FMU - FACULDADES METROPOLITANAS UNIDAS
Dayane C. Sandi
Cristiano Ferreira
Lucas Marchetti
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL
PARA ONG (Organização não Governamental)
SÃO PAULO
2013
Dayane C. Sandi
Cristiano Ferreira
Lucas Marchetti
IMPLANTAÇÃO DE SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL
PARA ONG (Organização não Governamental)
PESQUISA E DISSERTAÇÃO
PROJETO INTEGRADO 2º SEMESTRE
FACULDADES METROPOLITANAS UNIDAS
PROFESSOR MARCELO H. SANTOS
SÃO PAULO
2013
Sumário
1. INTRODUÇÃO .................................................................................................................... 5
1.1 Problemática ............................................................................................................... 6
1.2 Objetivo ....................................................................................................................... 7
1.3 Metodologia ................................................................................................................ 7
1.3.1 Pesquisas de Campo ........................................................................................... 8
1.3.2 Consultas aos Sistemas ...................................................................................... 8
1.3.3 Estudos Teóricos ................................................................................................. 8
1.4 Contribuições para a Academia............................................................................. 9
2. SOBRE ONGS (ORGANIZAÇÕES NÃO GOVERNAMENTAIS) ....................................... 9
2.1 SOBRE A ASSOCIAÇÃO DE PAIS E AMIGOS DOS EXCEPCIONAIS (APAE) ....... 10
2.2 O QUE É A APAE? .................................................................................................... 11
2.3 ESTRUTURAS DA APAE .......................................................................................... 11
3. SOBRE ERP ( SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL ) ................... 12
3.1 A IMPORTANCIA DO ERP ........................................................................................ 13
3.1.1 VANTAGENS DO ERP:....................................................................................... 13
3.1.2 DESVANTAGENS DO ERP: ................................................................................... 13
3.2 CUSTOS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP .............................................. 14
4. SOBRE A ENTREVISTA DA ONG .................................................................................. 15
5. Desenvolvimento do Sistema ....................................................................................... 17
5.1 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO DE PESSOAS ................... 18
5.2 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO FINANCEIRA .................... 19
5.2.1 INSERÇÃO E INCLUSÃO DE DADOS NO SETOR FINANCEIRO ..................... 20
5.3 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO ORÇAMENTARIA ............. 20
Referências bibliográficas ................................................................................................ 21
Resumo
Entendemos que a necessidade de trazer a informatização a departamentos
escassos desse recurso é algo mais do que necessário, não só falando da
questão social, mas é também um extenso campo de estudo para
especialistas em tecnologia. Coletando esses dados vimos que é um grande
desafio trazer todas essas informações ainda desorganizadas para dentro de
um sistema como o ERP, que é preciso ter uma extensa pesquisa para
embasamento teórico quanto a funcionalidade do sistema e também quanto
as questões sociais das entidades.
Podemos identificar nessa fase a velocidade da troca de informação que
ocorrerá durante a elaboração do projeto, ou seja, já temos a ciência de será
preciso retornar vários comandos ao começo para recriá-los ou configurá-los
novamente conforme a necessidade do sistema, em questão as informações
que nele deverão ser inclusos para garantir a utilidade de seu funcionamento.
A questão tecnologia tem uma exigência grande em conhecimentos técnicos
de Banco de Dados, afinal o ERP é um integralizador de distintos bancos de
dados
que
nos
solicitará
sempre
a
manutenção,
em
busca
das
transformações para se adequarem aos novos dados. Em busca de saciar
esse conhecimento para chegar ao objetivo final, a fundamentação teórica
nos dará toda a base na questão de traçar uma rota para esse aprendizado.
Dessa maneira buscaremos a entrega do projeto feito com qualidade e
embasamento seguro para a análise da veracidade das informações nele
contidas.
1. INTRODUÇÃO
Para iniciarmos a elaboração do projeto, avançamos para uma pesquisa
inicial através de uma visão institucional. E analisando as opções percebemos
a carência existente nas instituições filantrópicas, governamentais ou não, de
uma informatização que ajude a mesma a organizar-se. Entendemos que se
trata, além de um trabalho do qual o cliente tem a necessidade imediata de
uma solução para organização, é também um campo amplo de informações e
espaços disponíveis para serem organizados através da tecnologia da
informação.
Durante os estudos de disponibilidade de sistemas para integrar diversas
informações de departamentos distintos, chegamos ao consenso de que o
ERP, (Enterprise Resource Planning), é o sistema adequado para a iniciação
deste projeto de informatização, e concluímos que o seu objetivo é
informatizar uma instituição, governamental ou não, voltada ao atendimento
de menores carentes, especificamente os que se encontram sob tutela do
Estado para adoção.
Nas últimas décadas, muito tem se falado dos sistemas integrados do tipo
ERP ou simplesmente ERP, definido como um integrador de dados e
processos de uma organização em um único sistema. O objetivo do ERP não
é somente unir as informações, mas também às estabelecer e organizar;
possibilitando dessa forma a automatização e armazenamento de todos esses
dados, tornando fácil a manutenção das mesmas para todos os diversos
níveis funcionais.
O ERP é a evolução de um antigo sistema criado em meados dos anos 60, o
MRP, (Material Requirement Planing), que é era um sistema voltado ao
atendimento de um setor específico dentro de uma organização, como por
exemplo, Departamento Pessoal ou Recursos Humanos. Ele não tinha uma
funcionalidade integralizadora, como hoje o ERP aplica dentro das
organizações.
Não existem registros exatos da criação do ERP, mas pesquisas apontam
que ocorreu durante meados de 1979, quando a empresa alemã SAP,
5
(Systeme Anwendunge, und Produkt in Datenverarbeuitung), desenvolveu a
primeira versão de um software ERP, o R/2. A chegada desse novo sistema
corporativo de informações ao Brasil ocorreu nos anos noventa, quando
empresas estrangeiras, que já trabalhavam com esse método super eficaz,
aportaram no Brasil com suas filiais.
Desde sua chegada o ERP nas organizações é de suma importância, uma
vez que o mesmo monitora todo o processo empresarial desde o inicio até a
sua conclusão, acompanhando e disponibilizando detalhes de cada fase
desse. É um sistema que permite monitoramento em tempo real de dados de
departamentos integrados de uma empresa ou instituição, essa é a definição
por nós encontrada que melhor se encaixa a esse software.
Retirado de Wikipédia, a enciclopédia livre.
Acessado
Sab, 28 de Setembro de 2013
1.1 Problemática
Para individualizarmos a questão da problemática do projeto, buscamos em
nossas pesquisas iniciais, analisar a precária situação da organização de
informações nas Instituições Filantrópicas. Decidimos, portanto, entrar com
esse projeto, a fim de quebrar o paradigma dos papéis estocados em arquivos
e trazermos a informatização á áreas escassas desses de recursos
tecnológicos.
As Instituições sofrem com a falta de recursos e dessa maneira podemos
entrar com acesso oferecendo ajuda e tendo o conhecimento acadêmico
colocado em prática, através de um trabalho social, em busca de melhorias e
qualidade de informação.
Uma vez que as instituições não governamentais dispõem de pouca verba,
muitas vezes utilizam diversos programas diferentes para gerir seus setores,
nem sempre interligados, gerando certas dificuldades e perda de informações,
assim como muitas informações desnecessárias e múltiplas, tornando suas
rotinas mais complicadas e trabalhosas. Durante o trabalho visamos encontrar
uma forma de interligar os setores da instituição facilitando sua gestão com a
utilização de um sistema ERP formulado de acordo com as necessidades da
ONG para agilizar na comunicação dos setores.
6
1.2 Objetivo
Suprir as necessidades de informação integrada da Instituição é o objetivo
final do sistema a ser elaborado neste projeto.
O ERP é um sistema de suporte de informações nas questões de
acompanhamento de dados, ele traz tudo o quanto for solicitado sobre cada
setor específico, conforme essas informações são disponibilizadas pelo
Centro de Processamento de Dados responsável pela manutenção do
sistema local. Ocorre que esse monitoramento impede perdas significativas
dentro da Instituição, pois podemos controlar de maneira melhor cada parte
do processo, não da adoção diretamente, mas de todos os outros que
envolvem os indivíduos atuantes dela.
Por se tratar de uma Instituição de receita limitada, como a maioria das
filantrópicas, identificamos recursos disponíveis para o desenvolvimento no
ERP que podem impedir danos que vem a ocorrer durante um determinado
processo da Instituição. É possível encontrar setores que com deficiência de
profissionais ou recursos, e também aperfeiçoar os processos de todos os
setores através de uma consulta direta. Por exemplo, no caso de uma tomada
de decisões dentro do setor financeiro, mantedor dessa Instituição, o qual
poderá afetar diretamente ela, são emitidos relatórios e controles de valores
que auxiliarão os gestores nesse tipo de processo.
O ERP trará a Instituição segurança e praticidade no gerenciamento dos
dados, por isso destacamos que é o projeto viável a ser desenvolvido para
estabelecer uma organização dentro do quadro das informações solicitadas e
enviadas a ele para armazenamento. Voltamos todos os detalhes iniciais
desse projeto, apresentados aqui, á esse objetivo final, aperfeiçoar o
manuseio de informações dentro de todos os setores dessa Instituição
Filantrópica, a fim de educar os profissionais da área, á trabalhar com
processos diretos da tecnologia e fazer com que eles usem o monitoramento
em tempo real para o bom andamento da administração.
1.3 Metodologia
7
A pesquisa será efetuada em diferentes âmbitos como: livros e internet a
respeito de sistemas ERP, serão feitas pesquisas diretamente em ONGs,
para buscar as deficiências e assim tentar desenvolver um sistema que supra
de forma satisfatória e com um bom custo beneficio. Podendo ser utilizada
dissertações a respeito do tema para complementar o trabalho.
A construção do sistema se deve á essa oferta de dados os quais precisam
ser organizados, e para chegarmos a esses dados desenvolvemos um
método de pesquisa que segue nos tópicos á seguir.
1.3.1 Pesquisas de Campo
Iniciamos uma pesquisa de campo através de um contato com diversas
Instituições do segmento de assistência social ao menor carente, ou em
condições de tutela. Esse contato é para analisarmos como está o acesso a
elas e as informações disponíveis. A pesquisa será feita através de análise de
processo de todos os departamentos, verificando quais são as suas funções,
rotina de processos e qual o objetivo final de cada um deles. Verificaremos
com a gestão das Instituições quais são as dificuldades encontradas nos
processos, assim como a disponibilidade de recursos para poder organizar as
informações. É importante verificar qual é a procedência desses recursos; do
governo ou se são em sua maioria mantidas por doações, de maneira a
darmos ênfase a principal mantenedora e assim alinhar o sistema conforme a
prioridade de trabalho.
1.3.2 Consultas aos Sistemas
Verificaremos sistemas disponíveis que agem na organização da mesma
forma que o nosso projeto tem o intuito de agir. É possível, dessa forma,
construir uma visão de como é feito, manuseado e administrado pelos seus
gerenciadores.
1.3.3 Estudos Teóricos
Entraremos com estudo teórico do sistema ERP, através da bibliografia
disponível existente, tanto livros, quanto artigos, monografias e também os
8
arquivos disponíveis na rede de internet, que estão livres para consulta.
Também buscaremos pesquisas teóricas sobre a administração dessas
entidades no Brasil e no Mundo, assim como a maneira de cada
departamento trabalhar em específico e os recursos disponíveis para manter
esse tipo de instituição no Brasil.
1.4 Contribuições para a Academia
Com o desenvolvimento deste trabalho iremos aperfeiçoar e adquirir mais
conhecimento na área, possibilitando assim um maior crescimento profissional, ao
mesmo tempo em que poderemos colaborar de alguma forma com o crescimento e
desenvolvimento da instituição podendo proporcionar alguma melhora se utilizando
dos conhecimentos adquiridos durante o curso e colocando os em prática no
decorrer do trabalho.
2. SOBRE ONGS (ORGANIZAÇÕES NÃO GOVERNAMENTAIS)
Segundo constatado em pesquisas efetuadas em diversos meios chegamos à
conclusão de que as Organizações não governamentais (ONGs) fazem parte
do chamado Terceiro setor e é um grupo social organizado sem fins
lucrativos, caracterizado por ações de solidariedade particulares ou públicas,
não tendo como principal objetivo a geração de lucros e, que havendo
geração de lucros, os mesmos sejam destinados para o fim a que se dedica a
organização, não devendo o lucro ser repassado aos proprietários ou
diretores da organização.
ONGs são constituídas pela sociedade civil com o objetivo de solucionar
alguns problemas da sociedade, podendo ser ele econômico, ambiental,
social, e etc, ou também como forma de reivindicação de direitos e melhorias
ou a fiscalização do poder público.
As organizações no geral são utilizadas como um meio de suprimir as
deficiências do Estado com relação à assistência e resolução dos problemas
9
na área a qual ela se destina, podendo também trabalhar junto com o Estado
na resolução desses problemas, elas possuem funções importantes na
sociedade apesar de muitos acreditarem que com a intervenção de ONGs o
governo
acaba
deixando
de
dar
atenção
necessária
às
suas responsabilidades para com a sociedade.
As ONGs têm a capacidade de despertar o civismo e a cooperação social
uma vez que grande parte de sua mão-de-obra são voluntários e seus
recursos são obtidos através de doações de empresas privadas, população
em geral e financiamentos do governo. Se tornando uma forte ferramenta de
mobilização social. As organizações acabam contribuindo para a manutenção
da democracia uma vez que possibilita a manifestação dos interesses
das minorias.
As organizações não governamentais começaram a ganhar força após o
período da Ditadura Militar (1964-1985). Quando aconteceu o processo de
redemocratização política.
Vale lembrar que nem toda associação sem fins lucrativos da sociedade civil
é uma Ong.
“O estudo realizado pelo IBGE com apoio da ABONG, GIFE, IPEA e Cempre1 intitulado “As
Fundações Privadas e Associações sem Fins Lucrativos no Brasil 2002” é usado como
critério para classificação das ONGs o fato de serem “organizações institucionalizadas,
privadas, não distribuidoras de lucro, auto administradas, e voluntárias.” Sendo assim, ficaram
excluídas as organizações que não tenham alguma das características citadas, utilizando
como forma de exemplo, partidos políticos, fundações hospitalares, e etc.”.
Retirado de http://advivo.com.br/comentario/re-os-novos-controles-publicos-7
2.1 SOBRE A ASSOCIAÇÃO DE PAIS E AMIGOS DOS EXCEPCIONAIS
(APAE)
Beatrice Bemis, vinda dos Estados Unidos, onde era membro do corpo
diplomático norte-americano e mãe de uma portadora de Síndrome de Down.
Não conformada com a inexistência de Associações de Pais e Amigos no
brasil. Decidiu unir-se a um grupo de pais, amigos, professores e médicos de
10
excepcionais, que incitados por ela resolveram então fundar a primeira
Associação de Pais e Amigos dos Excepcionais – Apae do Brasil no Rio de
Janeiro. A primeira reunião de Conselho Deliberativo ocorreu em março de
1955.
O Movimento se expandiu por todos os Estados. Hoje, passados 53 anos
desde sua fundação, já existem mais de duas mil Apaes, espalhadas pelo
Brasil. Este crescimento se deu graças à atuação da Federação Nacional e
das Federações. Estas, através de congressos, encontros, palestras etc,
sensibilizam a sociedade em geral, viabilizando os mecanismos que garantam
os direitos da cidadania da pessoa com deficiência. A Apae, é constituída e
integrada por pais e amigos de alunos portadores de necessidades especiais,
e conta com a colaboração da sociedade em geral, enfim, de todos que
acreditam e lutam pela causa da pessoa com deficiência.
A entidade defronta-se com as mais diversas dificuldades, essencialmente no
que diz respeito a pessoal e a questão financeira.
2.2 O QUE É A APAE?
É uma ONG que presta serviços nas áreas de saúde, educação e assistência social.
Com a intenção de contribuir para a inclusão social de pessoas com deficiência
intelectual e autismo além de prestar apoio aos seus familiares.
2.3 ESTRUTURAS DA APAE
Existem 4 níveis de estrutura:
A APAE do Município: onde os pais e amigos que a compõem atuam, no Município
em que a entidade se localiza, para garantir que a pessoa portadora de deficiência
tenha seus direitos assegurados.
FEDERAÇÃO NACIONAL DAS APAE’s: a nível Brasileiro, as APAE’s estão
organizadas em torno da Federação Nacional das APAE's, que é responsável pelo
direcionamento dos trabalhos do movimento no contexto nacional.
FEDERAÇÃO DAS APAE’s NO ESTADO: as APAE’s se organizam em Federações
em seus Estados que será responsável pelo trabalho de realização dos direitos do
portador de deficiência no âmbito estadual.
11
DELEGACIA REGIONAL: todas as microrregiões do Brasil se organizam em
Delegacias Regionais. Os presidentes, diretores, professores, pais e alunos devem
ter programação de reuniões, cursos, encontros, festivais, olimpíadas, nas suas
regiões. Tornando mais fácil conseguir grande participação. O Delegado Regional é
eleito pelas APAE’s da microrregião.
3. SOBRE ERP ( SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO EMPRESARIAL )
Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (SIGE ou SIG), em inglês
Enterprise Resource Planning (ERP), são sistemas que interligam todos os
dados de uma empresa, a fim de armazena-los em um só sistema. Esse
sistema pode interligar diversos setores, como Administração, Gestão
Pessoal, Orçamentaria, Financeiro, RH, Compras, Vendas, entre outros.
Os sistemas ERP englobam todos os passos da operação realizadas na
empresa,
desde
as
compras,
provisões,
prevenções,
planejamento,
manufatura, formação de preços, contas a pagar e receber, gastos, processos
contábeis, controle de estoque, administração de contratos, venda de serviços
ou serviços prestados e todos os níveis de comércio, passando pela gestão
eficaz dos relacionamentos com clientes e fornecedores, pós-venda, análise
de resultados e muitos outros fatores personalizados, altamente adaptáveis a
qualquer empresa, em qualquer ramo de negócios.
“A empresa de consultoria Deloitte Consulting(1998), definiu ERP como sendo um pacote de
software de negócios que permite a uma companhia automatizar e integrar a maioria de seus
processos de negócio, compartilhar práticas e dados comuns através de toda a empresa e
produzir e acessar informações em tempo real."
Retirado
de
http://www.profissionaldeti.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=133:historia-eevolucao&catid=55:erp&Itemid=97
12
3.1 A IMPORTANCIA DO ERP
Uma vez que a empresa adquire um sistema ERP, a mesma garante maior
confiabilidade dos seus dados, pois passarão a ser monitorado em tempo
real, além da diminuição do retrabalho, o sistema é simples, prático, ágil e
eficaz. O sistema faz com que todos os setores possam interagir assim as
informações da empresa caminham de forma mais rápida.
Ao se desfazer de todo o processo de produção, que seria manual, antes do
uso do ERP, a empresa tem mais recursos e tempo para se planejar, diminui
gastos desnecessários e repensa de forma inteligente na tomada de decisão
em relação à produção.
A tomada de decisões também adquire uma nova dinâmica. Caso a empresa
deseja fazer alguma mudança em algum produto ou serviço, com o ERP,
todos os setores serão informados e se preparam de forma integrada para tal
mudança. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possível sem
a presença do sistema.
3.1.1 VANTAGENS DO ERP:

Excluir o uso de obras manuais.

Melhorar o andamento das informações e da qualidade dentro da organização
(eficiência).

Agilizar o processo para tomada de decisão.

Reduzir o tempo de resposta ao mercado.

Diminuir as incertezas tornando as atividades mais eficazes.

Metodos Práticos (codificadas no ERP) para processos internos da empresa.

Diminuir o tempo dos processos gerenciais.
3.1.2 DESVANTAGENS DO ERP:

Se o Sitema for muito complexo a empresa se torna dependente do
fornecedor do pacote.
13

Aquisição de melhores práticas aumenta o grau de imitação e padronização
entre as empresas do mesmo ramo.

Aumento da carga de trabalho dos servidores da empresa e extrema
dependência dos mesmos.
3.2 CUSTOS DA IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA ERP
O custo para implantar um sistema ERP dependerá do número de licenças,
de módulos que serão adquiridos, da dificuldade das operações da empresa,
da quantidade de horas do desenvolvimento do sistema e da quantidade de
horas de treinamento dos usuários no sistema se caso necessário.
3.3 MÉTODOS DE IMPLANTAÇÃO
Essa etapa coloca em desenvolvimento os módulos do sistema de uma
empresa. Envolvendo o parâmetro do sistema, uma eventual customização, o
treinamento dos usuários e a disponibilização de suporte.
A implantação de um ERP vai depender do porte e estrutura da empresa, da
quantidade de processos que deverão ser modificados e dos recursos
disponíveis. Um modelo de implantação básica de um sistema pode ser
dividido em planejamento, solução, construção e testes, somente depois
dessas etapas os softwares poderão ser usados.
“Laudon e Laudon (2001) definem Implementação tem como objetivo único
colocar o novo processo em funcionamento e em uso. Tem como uma das partes do seu
processo a implantação, está última tem objetivo a disponibilização de uma rotina de trabalho
ou de um processo para o usuário final. A implementação vai alem da implantação e para se
obter êxito é necessário o convencimento junto aos usuários de que utilizar o novo processo
e/ou rotina lhes trarão benefícios, ou seja, terão vantagens com sua utilização. Para alcançar
este objetivo, pessoas responsáveis por implementação, passam aos usuários, após a
implantação, treinamentos, manuais, palestras, etc, tudo para garantir que o processo seja
utilizado.”
14
Retirado de http://www.profissionaldeti.com.br/index.php?option=com_content&view=article&id=137:implantacaoe-implementacao&catid=55:erp&Itemid=97
4. SOBRE A ENTREVISTA DA ONG
No dia 19 de outubro de 2013 foi entrevistada a Diretora Sonia
Associação dos Pais e Amigos dos Excepcionais, com perguntas objetivas a
fim de encontrar as principais dificuldades no gerenciamento dos serviços
rotineiros da Instituição.
Abaixo a entrevista:
Questão 1: O que é a APAE e Em que consiste seu Trabalho?
Sonia: A Associação dos Pais e Amigos dos Excepcionais (Apae)
trabalha com a habilitação e reintegração de crianças, jovens e adolescentes
portadores de necessidades especiais, como Síndrome de Down, paralisia
cerebral, atraso no desenvolvimento psicomotor e neuropsicomotor, seqüelas
de meningite, rubéola, entre outros. A associação é uma entidade filantrópica,
sem fins lucrativos, que possui uma equipe composta por professores,
monitores, entre outros profissionais.
Questão 2: Quantos funcionários trabalham na instituição?
Sonia: Trabalham 19 profissionais.
Questão 3: Quais cursos são oferecidos?
Sonia: Inclusão da Pessoa com deficiência Intelectual.
Questão 4: Quantos setores têm na instituição?
Sonia: Consiste em cinco setores, Financeiro, Recursos Humanos,
Administrativo, Contábil.
Questão 5: Quais destes setores acima, se tornariam mais práticos se fossem
interligados e por quê?
Sonia: Seriam todos, por ter um melhor controle, sem precisar gerenciar só
uma parte dos setores.
15
Questão 6: Existe alguma restrição quanto ao acesso aos setores?
Sonia: Temos,seriam apenas os diretores e coordenadores dos setores
que poderiam ter apenas acesso ao todo setores.
Questão 7: Qual a frequência da atualização dos dados?
Sonia: As atualizações são feitas pelo menos uma vez por mês.
Questão 8: Como é realizado o controle de faltas dos Funcionários e dos
Alunos?
Sonia: Controle dos funcionários é feito a partir de um Livro de Ponto.
Controle dos alunos é feito a partir de um diário, o alunos abaixo de 75% de
presença, tem uma chance de perder a vaga na instituição, pela procura da
vaga.
Questão 9: Quais dados são necessários para efetuar uma matrícula?
Sonia: Os dados são: nome, data de nascimento, nome da mãe, nome do pai,
endereço, bairro, cidade, telefone de contato, telefone de recado, grau de
escolaridade, exames que consta a deficiência e qual nível.
Questão 10: Existe alguma restrição quanto ao acesso das informações da
instituição?
Sonia: Sim, para não haver possibilidades de se perderem dados
existem três pessoas, que possui acesso, seria mais fácil de identificar, assim
criando um login e senha.
Questão 11: Existe algum programa que faça o controle de dados da
escola?
Sonia: Não, os dados são guardados em fichas e no programa Word e
Excel.
Questão 12: Possui algum equipamento para o uso do programa?
Sonia: Sim, existem cinco computadores para instalação do programa.
Questão 13: Possui algum conhecimento em informática?
16
Sonia: Temos dois Profissionais com conhecimento avançado e três
funcionários com conhecimento básico.
Questão 14: Caso haja a necessidade de equipamentos, a instituição terá
condições de adquiri-los?
Sonia: Sim, a instituição disponibiliza a verba.
Questão 15: Existe alguma preferência entre um programa mais
Dinâmico ou Visual?
Sonia: Que tenha a combinação das duas possibilidades.
Mediante as informações obtidas através desta pesquisa, constatou-se
que os recursos não são eficazes, e alguns problemas foram identificados,
como: fácil acesso de funcionário aos dados da instituição, o arquivamento de
fichas são inadequados, pois pode haver perda de dados e requer tempo, não
tem o devido controle de falta de alunos e funcionários da instituição.
Para sanar as dificuldades encontradas, está sendo proposto um
software que realizasse o gerenciamento do setor, irá torna-lo mais prático e
eficiente, redução de perda de dados, diminuição do tempo nas busca das
informações, controle eficaz de faltas, proporcionando mais segurança dos
dados e informações com mais eficiência.
5. Desenvolvimento do Sistema
Nesse capitulo daremos uma breve explicação de como pretendemos que o
sistema seja desenvolvido, explicando sobre seu funcionamento em cada
área e a ligação entre elas. Lembrando que por ser apenas um esqueleto
durante o decorrer do curso podem e irão ocorrer mudanças no projeto de
desenvolvimento de acordo com necessidade.
O sistema será desenvolvido em uma plataforma simples e de fácil
entendimento, visando não haver a necessidade de treinamento de pessoal
para o seu manuseio, pretendemos fazer a gestão de um ou mais setores,
dividindo-os em categorias com um sistema instalado em pelo menos uma
maquina de cada setor possibilitando o acesso. Com o login sendo controlado
17
com a criação de contas de acesso pessoal para cada usuário, limitando e
controlando o acesso, garantindo assim, uma maior segurança dos dados.
Veja exemplificação:
Setor “A”
Administ
ração
Gestão de
pessoas
Gestão de
pessoas
Financeira
Orçamentari
a
Na imagem acima falamos do setor administrativo da ONG e dividimos em
sub- setores ou áreas, que no caso são controlados pela parte administrativa,
porem não necessariamente pelos mesmos funcionários, uma vez que, cada
subsetor tem sua forma de organização, cadastro, manutenção e etc.
Contando com a hipótese de que eles não estejam interligados.
Com a implantação do sistema, desenvolveríamos um software onde seriam
criados logins e senhas para os funcionários, voluntários e demais pessoal
conforme necessidade, possibilitando na hora da liberação do login
determinar suas limitações de acesso, dando liberdade de controle de acordo
com a necessidade de cada funcionário de utilizar as informações contidas
em determinada seção.
As telas do sistema se abririam em janelas diferentes e individuais, para
agilizar caso haja necessidade do usuário ter acesso simultâneo a mais áreas
que são administradas pelo software.
5.1 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO DE PESSOAS
Uma vez que a gestão de pessoas cuida diretamente do controle de pessoal,
se faz necessário um software que agilize o processo de cadastro, exclusão,
busca de pessoal cadastrado, para facilitar e agilizar o processo do setor.
18
Pensando nisso, seria criada uma tela de cadastro para a seção de gestão de
pessoas, onde ficariam registrados os dados dos funcionários, voluntários, e
etc.
Criaríamos um sistema de busca para facilitar o acesso aos dados das
pessoas cadastradas caso haja a necessidade de fazer alterações ou até
mesmo exclusões, seria desenvolvido para essa seção a opção de
modificação de dados cadastrados, inserção de novos dados, exclusão e
adição de usuarios, ainda na parte de cadastro, pensamos em incluir um
sistema pratico que tenha um auto completar juntamente com o banco de
dados dos correios para quando forem efetuar o cadastro de endereço só
necessitarem de colocar o cep e automaticamente o endereço seria
preenchido agilizando o processo de cadastro.
Ao final do cadastro, havendo a necessidade de liberar acesso ao software na
tela de criação de logins, bastaria ser inserido o código identificador que é
gerado no cadastro, para que o sistema criasse o usuário e senha, ficando a
critério do responsável pelo setor escolher a opção de limitações de acordo
com o nível de necessidade do usuário.
Esse login poderia ser criado a qualquer momento, não ficando limitado
somente ao ato do cadastro, facilitando, caso haja alguma necessidade de
inserir pessoal no decorrer do tempo.
5.2 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO FINANCEIRA
Na parte financeira o sistema vai contar com calculadora, opção de cadastro
de contas a pagar, contas pagas, gastos mensais e anuais podendo ser
especificados em forma de tabela, com a possibilidade de criação de gráficos
mensais, anuais, para elaboração de relatórios e prestação de contas.
Incluiríamos também, um controle de doações, para facilitar a distribuição
para os setores que necessitarem de orçamento, ficando esses setores
cadastrados no sistema, com suas respectivas necessidades, facilitando na
divisão orçamentaria.
19
5.2.1 INSERÇÃO E INCLUSÃO DE DADOS NO SETOR FINANCEIRO
O sistema contaria com a facilidade de inserção e exclusão a qualquer
momento dos seguintes itens:

Necessidades orçamentaria de cada setor.

Distribuição de orçamento mensal, trimestral ou anual.
Ficando esses dois primeiros sob responsabilidade do setor orçamentário,
uma vez, que o setor financeiro só teria acesso ao valor total necessário para
orçamentos de cada área da instituição.
Quanto a área financeira seriam os seguintes itens:

Contas pagas.

Contas a pagar.

Distribuição financeira para orçamento.

Dados para geração de notas, comprovantes e tudo quanto for pertinente ao
setor financeiro.

Controle de dinheiro em caixa.

Saída e entrada de dinheiro.

Setores com necessidades a serem supridas.
Gerando assim, um controle maior sobre o que acontece em todo o setor
financeiro.
5.3 FUNCIONAMENTOS DO SOFTWARE PARA GESTÃO
ORÇAMENTARIA
A parte orçamentaria cuida da distribuição do orçamento liberado para
manutenção, inclusão, aquisição e etc.
Com isso, na area de gestão orçamentaria o sistema vai contar com a
possibilidade de cadastrar todas as áreas da instituição, seus setores, suas
necessidades, sejam elas com material, pessoal ou etc. Facilitando a
distribuição de forma correta do orçamento disponível em caixa.
No sistema o usuário terá acesso ao cadastro dos seguintes itens:
20

Manutenção: onde ficaram cadastrados todos os itens necessários para a
manutenção da instituição, podendo ser incluído e excluído a qualquer
momento os itens que ali constarem.

Aquisição: onde ficaram cadastrados todos os itens que são necessário
serem adquiridos e de quanto em quanto tempo cada item necessita de
reposição, facilitando no controle de intens em estoque evitando gastos
desnecessários para aquele período.
Entre outros que possivelmente acabem por ser necessários.
Ainda no setor orçamentário, para facilitar, o sistema contaria com a
possibilidade de calculo médio gasto por cada setor que utiliza o orçamento,
com isso a instituição conseguiria um controle mais amplo de quanto cada
area gastou em determinado período e quantos dos gastos serão
permanentes ou esporádicos.
5.4 CONSIDERAÇÕES FINAIS SOBRE O DESENVOLVIMENTO DO
SISTEMA
Ao fim do desenvolvimento do sistema esperamos conseguir agilizar a
comunicação entre os setores da área administrativa com a criação de pelo
menos um modulo de gestão.
Com isso a instituição ganharia maior controle e agilidade nos processos
administrativos, uma vez que, todos os dados estariam separados e
cadastrados em seus devidos setores, contando com a utilização do sistema
para fazer a gestão destes setores e unifica-los possibilitando que um usuário
com plenos poderes de login tenha acesso a todas as áreas, tendo total
controle, sobre o que acontece com todo o setor que utiliza o sistema, que
geraria, mensal ou anualmente um gráfico demonstrativo dos gastos de cada
setor no geral.
Referências bibliográficas
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21
http://www.apaebrasil.org.br/
http://www.significados.com.br/ong/
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DELOITTE
Consulting.
Artigo
.
Disponível
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www.profissionaldeti.com.br.
Acessado em 28 de SETEMBRO de 2013
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