POLÍTICA do OpenLine do Airbus Group
Organização de Ética & Compliance do Airbus Group
Versão 6 – 27 de Outubro de 2014.
1/ Introdução
O Airbus Group está comprometido com o cumprimento integral das leis e com altos
padrões éticos de conduta nos negócios conforme disposto nos Padrões de Conduta nos
Negócios , Nossos Princípios de Integridade e políticas relacionadas. Ética & Compliance é
de responsabilidade de cada pessoa da empresa e se reflete não somente nas relações
interpessoais, mas também no relacionamento com clientes, fornecedores, acionistas e
outros stakeholders.
O Airbus Group também está comprometido com o desenvolvimento de uma cultura de livre
manifestação na qual todos os empregados sintam-se à vontade para expressar suas
opiniões e preocupações, fazer perguntas, apontar anomalias ou relatar aquilo que
percebem ser uma violação das nossas regras e processos, das leis e dos nossos Padrões
de Conduta nos Negócios e Princípios de Integridade.
Existem muitos canais através dos quais os empregados podem se manifestar: supervisores
imediatos, membros da organização de ética & compliance, dos recursos humanos, do
jurídico ou da alta administração da empresa.
O Airbus Group encoraja a livre manifestação e proíbe a retaliação.
No entanto, reconhecendo que os empregados possam temer retaliações no caso de se
manifestarem, o Airbus Group disponibilizou para eles um canal seguro e confidencial
chamado OpenLine.
O OpenLine é totalmente opcional e voluntário e não acarretará consequências para os
empregados que não o utilizarem.
O objetivo desta Política do OpenLine é esclarecer como o sistema funciona, bem como
definir seu escopo e as garantias que foram introduzidas para a proteção dos usuários do
sistema e das informações pessoais nele contidas.
2/ Principais características do OpenLine do Airbus Group
Visando garantir a confidencialidade do sistema, o Airbus Group decidiu terceirizar sua
gestão. O Airbus Group escolheu o prestador de serviços externo “Deloitte”, localizado fora
da União Européia, na África do Sul. Os alertas serão processados em um ambiente seguro,
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Documento traduzido do inglês, cuja versão é a única válida
por um número restrito de pessoas do prestador externo de serviços, devidamente
treinadas. A informação fornecida pelos empregados do Airbus Group por meio do
OpenLine, incluindo dados pessoais, serão capturados localmente e armazenados apenas
na França, nos servidores da Deloitte França.
Ao utilizar o sistema, os empregados estarão em contato diretamente com o prestador de
serviço, por telefone ou pelo site.
3/ Agindo de Boa Fé
Usuários do OpenLine devem agir de boa-fé e não devem fazer falsas acusações
intencionalmente ao relatarem uma preocupação (o empregado não pode inventar o
relatório ou falsificar uma informação).
A boa-fé configura-se quando o relato é feito sem malícia ou sem se considerar benefícios
pessoais e quando a reclamação tenha uma base razoável para que possa ser considerada
verdadeira.
Qualquer empregado que propositadamente fizer afirmações ou comunicações falsas ou
enganosas, de má-fé, pode estar sujeito a medidas disciplinares, de acordo com as leis e
regulamentos nacionais aplicáveis.
Qualquer empregado que fizer uma afirmação ou comunicação de boa-fé não estará sujeito
a nenhuma medida disciplinar, mesmo se tais afirmações e comunicações forem depois
comprovadas como imprecisas.
4/ Definição de um Alerta
Um alerta é uma preocupação relatada que tenha sido feita por um empregado identificado,
agindo de boa-fé, através do OpenLine.
5/ Responsabilidade
A organização de Ética & Compliance do Airbus Group é responsável pela atualização desta
política e pela supervisão da gestão de alertas feitos em conformidade com ela.
A Organização de Ética & Compliance do Airbus Group é também responsável pela
comunicação com todas as partes envolvidas no tratamento dos alertas recebidos e por dar
retorno ao empregado que fez o alerta, o mais rápido possível.
6/ Confidencialidade
Os usuários do sistema de alerta deverão identificar-se para o prestador de serviço externo.
O prestador de serviço transmitirá o alerta sem divulgar a identidade da pessoa que o
relatou.
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Os usuários, no entanto, podem solicitar que a sua identidade seja divulgada para o Airbus
Group.
Se este for o caso, o Airbus Group fará todo o esforço necessário para proteger a identidade
da pessoa que fez o alerta. Todos os relatórios serão mantidos confidenciais, na medida do
possível, sempre tomando as medidas necessárias para a condução de uma investigação
completa e eficaz, ou em razão de uma solicitação da justiça.
7/ Escopo do OpenLine do Airbus Group
No estágio atual, os alertas relatados pelo OpenLine do Airbus Group tratam de assuntos
relacionados à contabilidade, questões financeiras, corrupção e práticas anticoncorrenciais,
divulgação de informação confidencial, conflito de interesse, segurança do produto,
qualidade e assédio.
A utilização do OpenLine está restrita aos empregados de todas as empresas controladas
pelo Airbus Group, localizadas na França, Alemanha, Espanha, Reino Unido, Austrália,
Brasil, Canada, China, México e Arábia Saudita1.
8/ Proteção contra Retaliação
Não será tolerada retaliação por qualquer empregado da empresa, e/ou pela própria
empresa, direta ou indiretamente, contra qualquer pessoa que, de boa-fé, relatou um alerta
ou forneceu assistência aos responsáveis pela investigação das alegações, Da mesma
forma, não será tolerado qualquer tipo de assédio contra um empregado, ou consequências
prejudiciais para a sua função, como resultado do relato de boa-fé de um alerta.
9/ Gravação dos alertas e relatórios
Os usuários do sistema podem criar um alerta de dois modos:
1.
Ligando para um numero específico de telefone, ou
2.
Acessando o site dedicado ao OpenLine.
Os alertas serão recebidos pelo prestador de serviços externo e os relatórios serão
comunicados à Organização de Ética & Compliance do Airbus Group.
Esses relatórios conterão somente informações apresentadas de forma objetiva,
diretamente relacionadas ao escopo do sistema de alerta e estritamente necessárias para a
verificação dos fatos alegados.
Os relatórios fornecidos à Organização de Ética & Compliance do Airbus Group não
conterão nenhum elemento que possa identificar o empregado.
1
India foi acrescentada a partir de 1º de Junho de 2015.
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Porém, a identidade de um empregado será fornecida à Organização de Ética & Compliance
do Airbus Group se uma das condições abaixo ocorrer:
(1)
O empregado deu previamente seu consentimento verbal ou escrito para que
o prestador de serviços externo informe sua identidade ao Airbus Group.
(2)
O Airbus Group fornece ao prestador de serviços evidências por escrito de
um processo judicial que exija a comunicação da identidade do empregado.
(3)
O Airbus Group demonstra ao prestador de serviços que as alegações são
mal intencionadas.
10/ Procedimento da Investigação
Todos os relatórios de alerta são enviados para a Organização de Ética & Compliance do
Airbus Group, exceto aquelas relacionadas a assédio, que são encaminhadas ao consultor
de Ética & Compliance em RH que coordena a gestão do alerta juntamente com o
responsável local de RH.
Na hipótese do relatório ser consistente, ele é enviado à Divisão e/ou ao Chefe de Ética &
Compliance pertinentes.
Eles conduzirão uma análise e avaliação iniciais do relatório e decidirão quem deve tomar
conhecimento da denúncia e a resposta apropriada, em tempo hábil.
Depois da revisão da consistência/gravidade da denúncia, decide-se se a questão será ou
não investigada. A Divisão/Chefe de Ética & Compliance reportará a decisão à Organização
de Ética & Compliance do Airbus Group. O Chefe de Alegações de Compliance administrará
as denúncias que não forem encaminhadas a uma Divisão/setor, ou que foram
encaminhadas a várias, ou a pedido.
Caso se decida pela investigação, um grupo restrito de investigação é formado. Em alguns
casos, a Auditoria interna e especialistas forenses podem ser solicitados a conduzir as
investigações.
Caso recomendações ou ações corretivas sejam necessárias, elas serão decididas pelo
nível adequado da administração da empresa. A organização de Ética & Compliance do
Airbus Group é responsável por fiscalizar as medidas corretivas, que podem incluir
procedimentos disciplinares, de acordo com a legislação nacional aplicável.
11/ Presunção de Inocência
Qualquer empregado envolvido em um alerta reportado será presumido inocente até que as
alegações sejam provadas.
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12/ Comunicação e Resposta
A Organização de Ética & Compliance do Airbus Group ou a equipe de compliance notificará
qualquer pessoa envolvida em um alerta tão logo a decisão de que a denúncia será
investigada seja tomada, de modo a permitir que a pessoa envolvida exerça seus direitos,
inclusive seus direitos de defesa.
Porém, a Organização de Ética & Compliance do Airbus Group tem o direito de adotar
medidas preventivas, como, por exemplo, ações necessárias para prevenir a destruição de
provas relevantes para a investigação, antes de notificar a pessoa envolvida.
A equipe de investigação pode atender e comunicar-se com a pessoa que fez o alerta por
meio do prestador de serviços externo.
A Organização de Ética & Compliance do Airbus Group dará um retorno, assim que
possível, ao empregado que fez o alerta por meio do prestador de serviços externo.
O prestador de serviços, por sua vez, indagará o empregado sobre a resposta recebida.
13/ Administração dos Registros e Direitos de Acesso
Informações fornecidas relacionadas a um alerta considerado infundado ou sem provas
serão destruídas ou arquivadas imediatamente.
Informações fornecidas relacionadas a um alerta considerado consistente e abrangido pelo
escopo do sistema não serão mantidas por um período que exceda dois meses a partir da
data em que os procedimentos da investigação foram concluídos, exceto nos casos em que
medidas disciplinares e/ou processos judiciais tenham sido iniciados contra a pessoa
envolvida, ou contra a pessoa que relatou o alerta ou um terceiro. Depois desse período, a
informação será arquivada.
De acordo com a legislação nacional aplicável, a pessoa envolvida tem o direito de acessar
os dados que dizem respeito a ela e a solicitar que estes dados sejam corrigidos ou
apagados, conforme o caso.
Uma pessoa envolvida não pode obter informações sobre terceiros como, por exemplo, a
identidade da pessoa que fez a denúncia, com base nesse direito de acesso.
14/ Detalhes para Contato
Um empregado do Airbus Group pode contatar o OpenLine através:
-
Do website do OpenLine: www. airbusgroupopenline.com disponível em inglês,
alemão, francês, espanhol, mandarim, árabe e português.
-
Dos seguintes números
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País
Mundo
França, Alemanha,
Reino Unido
Australia
Número gratuito
Número pago
+27 (0)315715424
+33 (0)567804343
Espanha, 00 800 27 00 00 07
Brasil
Canada
China
México
Arabia Saudita
18 00 24 91 39
080 08 91 87 15
18 55 22 53 002
4001200144
0018005140205
800-844-4045
O OpenLine está disponível em inglês 24h durante os 7 dias da semana.
Para o francês, alemão, espanhol e português um operador estará disponível das 7:00 às
16:00 (CET), com uma caixa de mensagens automática funcionando fora destes horários.
O atendimento em mandarim está disponível durante o horário comercial chinês das 8:00 às
17:00 MYT (UTC +8), com a opção de atendimento em inglês 24h, 7 dias da semana.
Empregados da Arábia Saudita podem deixar mensagens em uma caixa de mensagens em
árabe ou utilizar a linha em Inglês 24h, 7 dias da semana.
Para mais informações, entrar em contato com o Executivo-Chefe de Compliance do Airbus
Group:
Mr. Pedro Montoya
Group Ethics and Compliance Officer
Airbus Group
4, rue du Groupe d'Or
31701 Blagnac Cedex
France
15/ Informação específica por país
Antes de usarem o OpenLine, os funcionários do Airbus Group localizados na Franca ou na
Austrália devem ler também a Nota de Informação Nacional, de acordo com as leis locais.
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