LICENCIATURA EM CIENCIAS E TECNOLOGIAS DA DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO
PROJECTO DE ARQUIVO
FICHA TRABALHO
Data de entrega
Data apresentação:
TEMA: As fases de gestão da informação: Recepção e Produção - Circulação e
Incorporação.
Aplicar estas fases de gestão de informação no caso prático a estudar – A informação produzida /
acumulada pela Associação de Estudantes da ESEIG.
Questões orientadoras
1. Definir os conceitos das fases de gestão da informação enumerados.
2. Descrever detalhadamente cada um deles aplicando-os ao caso de estudo Associação de
Estudantes da ESEIG.
2.1 Aplicar procedimentos e metodologias ao caso de estudo: (Estudo da documentação
fornecida - Actualização da documentação (adaptação de questionário fornecido)
• Diagnosticar e fazer uma análise de necessidades
- Caracterização do organismo
- Caracterização do sistema de arquivo
- Identificação de recursos
- Definição de um programa de intervenção (avaliação intercalar)
• Recolha, análise e Levantamento da produção documental, (folha de recolha de dados:
Recenseamento/Levantamento sistemático de assuntos):
- Descrever o fluxo informacional (circulação dos documentos)
- Consultar plano de classificação/classificador e da lista de processos
3. Reformulação/ Elaborar do plano de classificação
- Caracterizar funções meio e funções fim
- Definir noções de unidades arquivísticas
- Definir critérios para a constituição de séries e sub-séries
- Classificação por conjuntos de séries
- Codificação
4. Apresentação e implementação do plano de classificação
5. Elaborar formulários específicos para todas estas fases de gestão de informação
6. Elaborar instrumentos de acesso à informação
7. Apresentar relatório de metodologias e procedimentos para aprovação
8. Consultar e referir legislação consultada
Resultado final
-- Apontar os objectivos e a forma racional de proceder a um recenseamento da documentação;
- Descrever os procedimentos para conduzir um recenseamento documental;
- Assegurar que a informação e os documentos necessários estejam facilmente acessíveis;
- Assegurar que a informação e os documentos tenham uma boa utilização;
- Usar equipamentos, mobiliário e locais para armazenagem dos documentos, de acordo com a natureza
e a utilização dos mesmos.
- Concepção e Implementação das fases de gestão de informação atrás referidas no caso de estudoAEESEIG
Bibliografia recomendada
- CRUZ MUNDET, José Ramón – Manual de Archivistica. Salamanca : Fundacion German Sanchez Rui
Pérez, 1994. ISBN 84-86168-94-5.
- PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo
– Manual para a gestão de
documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998.
- PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação
acumulada.. Lisboa: IAN/TT, 1998.
- SILVA,Armando Barreiros Malheiro da-Das ciências documentais à ciência da informação:ensaio
epistemológico para um novo modelo curricular.Porto: Afrontamento ,2002.(Biblioteca das ciências do
homem/Plural ).ISBN972-36-0622-4.
- DOYLE, Murielle; FRÉNIERE, André - La preparacion de manuales de gestion de documentos para las
administraciones publicas: un estudio del RAMP. Paris: UNESCO, 1991
- CASAS de BARRÁN, Alicia [et. al.] - Gestión de documentos del sector público desde una perspectiva
archivística. I [Em linha]. Montevideo: Universidad de la República / Archivo General; Consejo
Internacional de Archivos; International Reccords Management Trust, 2003. [Consult. 5 de Nov. de 2003].
p. 49-81. Disponível na WWW:
URL:http://www.irmt.org/download/DOCUME%7E1/EDUCAT%7E1/MPSR/libro%20alicia%20casas.pdf
ROUSSEAU, Jean Yves; COUTURE, Carol – Os fundamentos da disciplina Arquivística. Lisboa:
Publicações D. Quixote, 1998 (Nova Enciclopédia, 56). Ver capítulo 2 - 61-73; capítulo 5: pags.
137-149; capítulo 8: pags.227-236
- ISO 15489-1 - Information and documentation – Records Management Part 1: General - NP 44381:2005
- ISO 15489-1 - Information and documentation – Records Management Part 2: Guidelines / NP 44382:2005
Bibliografia complementar
COUTURE, Carol- les archives au Xxe siècle: une réponse aux besoins de l’administration e de la
recherche. e imp. Montreal: Université de Montreal, 1995. ISBN 2-89119-026-2;
Records Management
Handbook. Aldershot: Gower, 1989. ISBN 0-566-05666-6
Records Management: integrated information systems. New Jersey: Prentice Hall, 1992. ISBN 0-13769936-0
ROBERGE, Michel – La Gestion de l’information administrative: application globale, systémique e
systématique. Quebéc: Documentor, 1992. ISBN 2-89123-122-8.