Faculdade de Ciências Médicas de Lisboa
Melhorar a gestão
dos recursos pedagógicos e científicos
passando pelos directores das várias dezenas de departamentos, retornando em sentido inverso até à primeira. Era,
como se compreende, um processo muito moroso e impreciso. Segundo o Professor Miguel Xavier, membro da
direcção da FCML, “Sabia-se o número de alunos, o
número de reprovações, o número de desistências, mas
aquilo que se produzia do ponto de vista científico não se
conseguia saber.”
Fazia falta um processo automatizado que reunisse informação proveniente de diversas fontes – departamentos,
docentes e serviços administrativos –, capaz de, em seguida, produzir os indicadores esperados, permitindo realizar
uma gestão mais eficiente e eficaz dos recursos pedagógicos e científicos da FCML.
Professor Miguel Xavier, membro da direcção da FCML
A
Faculdade de Ciências Médicas de Lisboa
(FCML), integrada na Universidade Nova de
Lisboa, é uma escola que ministra disciplinas do
ensino pré-clínico e faz formação pós-graduada
sob a forma de mestrados vários e doutoramentos na área das ciências biomédicas. Tem protocolos com vários hospitais da região de Lisboa, onde é feito
o ensino clínico: S. Francisco Xavier, Egas Moniz, Pulido
Valente, Instituto Português de Oncologia, S. José, Desterro,
Capuchos, D. Estefânia, Maternidade Alfredo da Costa. A
sua população escolar ronda os mil alunos.
O problema
Os responsáveis da FCML deparavam-se com a inexistência
de um sistema de registos que suportasse as avaliações,
tanto internas como externas, a que a Faculdade foi sendo
sujeita nos últimos anos e que permitisse, a par, o estabelecimento de uma elencagem da sua produtividade científica, isto é, o número de artigos, publicações e capítulos de
livros científicos produzidos no seu seio (um dos “produtos” de uma instituição de ensino superior; o outro são os
alunos formados). O método utilizado para estas ocorrências baseava-se em pedidos que percorriam a escala
hierárquica da FCML, desde a direcção até aos assistentes,
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Cadernos Link - Casos de sucesso
A solução
Depois desta constatação, deu-se o primeiro passo para
ultrapassar o problema: formou-se um grupo de trabalho
interno encarregado de conceptualizar o processo mais
conveniente. Atendendo ao universo que se iria servir da
futura solução, logo aí se colocou um objectivo, expresso
por Miguel Xavier: “O sistema teria de ser simples e de fácil
utilização, que não obrigasse ao conhecimento de linguagens de programação.” Seguiu-se a construção de uma lista
com os parâmetros e indicadores necessários para monitorizar a actividade científica desenvolvida na FCML. Esta
lista foi a base do caderno de encargos posto mais tarde a
concurso público, onde se valorizava a descentralização,
com a informação a ser enviada de um qualquer ponto de
acesso remoto, e a facilidade de utilização. A soma destas
permitiria alimentar o repositório central instalado na
FCML. Refere o docente: “Se toda a gente fizesse isso, o
processo ficaria totalmente descentralizado e escusávamos
de andar com a cadeia de «este-pede-a-este, este-pedeàquele». Assim, cada um seria responsável pelos seus
dados.”
Apresentaram-se quatro empresas ao concurso. Na fase de
apreciação das propostas, a comissão encarregada dessa
tarefa solicitou a todos os concorrentes que promovessem
uma pré-demonstração ao vivo do que viria a ser a solução
final. A proposta da link consulting ganhou pontos decisivos nessa altura. Refere o Professor Miguel Xavier: “A Link
não só nos apresentou aquilo que nós pedimos como nos
apresentou mais – a possibilidade de criação de páginas web
para os vários departamentos da Faculdade.” Pesando não
só a qualidade intrínseca da proposta relativa ao solicitado
no caderno de encargos – “O modelo de introdução dos
dados da produção científica era muito simples”, acrescenta Miguel Xavier – como a introdução de um editor para as
páginas web, uma forma de as uniformizar com facilidade,
a FCML decidiu a favor da link consulting.
O Sistema Integrado de Organização da Informação
A implementação do Sistema Integrado de Organização da
Informação (SIOI) da FCML, o nome escolhido para o projecto, iniciou-se em Agosto de 2004. Para cumprir os objectivos propostos, a link consulting materializou um sistema
integrado, constituído pelo sistema Fenix (desenvolvido
pelo Instituto Superior Técnico em open-source) e pelo
Hyperion Intelligence (uma solução de Business Intelligence
da Hyperion). No que diz respeito ao Fénix, este sistema já
tinha implementadas várias funcionalidades para cumprir o
segundo objectivo definido, tendo sido adaptado para
cumprir a parte relativa à introdução dos dados. O Hyperion
forneceu a capacidade de análise, apresentação e distribuição dos indicadores pelos utilizadores, funcionalidades
solicitadas pela FCML.
A formação de um grande número de utilizadores foi a
outra vertente realizada pela link consulting. Embora não
tenha atingido a totalidade das centenas de docentes da
FCML, por condicionalismos próprios à actividade destes,
abriu caminho para a continuação da tarefa por parte das
estruturas da escola.
A parte técnica da link consulting completou-se em
Dezembro de 2004. Aquilo que Miguel Xavier designa de
“implementação no terreno”, o caminho para retirar todo o
potencial do SIOI, está em curso e inclui duas componentes: a técnica e a estratégica. Esta segunda respeita à
mudança cultural necessária para que o sistema seja adoptado, de facto, por quem tem de o fazer. A direcção da
Faculdade, refere Miguel Xavier, programou diversas iniciativas para atingir esse objectivo no prazo de um ano. Uma
destas iniciativas foi a criação de um núcleo de apoio à
investigação, encarregado da formação, implementação e
monitorização do sistema.
Um balanço
Apesar de longo, o caminho começou a ser percorrido. E
permite, já, comparações com a situação anterior. Tem a
palavra o professor Miguel Xavier: “Eu posso dizer que a
solução da Link veio proporcionar-nos a capacidade de juntar
a facilidade inexcedível na introdução dos dados da produção
científica com um elevado nível de análise discriminativa dos
mesmos.” Em consequência, abriram-se novas perspectivas em três áreas: “Primeiro, conseguimos uma janela de
comunicação actualizada com os alunos; segundo, conseguimos ter a produção científica toda junta e descentralizada; terceiro, conseguimos monitorizá-la. Em termos de
direcção da Faculdade é muito importante, permite-nos ter
uma noção actualizada das áreas mais produtivas.”
Jorge Carvalho, gestor do
projecto da Link Consulting
“Um balanço muito positivo”
Para Jorge Carvalho, gestor de projecto na link
consulting e responsável pelo desenvolvimento do
SIOI na Faculdade de Ciências Médicas de Lisboa,
o aspecto mais saliente do trabalho residiu na
integração de duas aplicações “que não tinham
nada em comum e juntas corresponderam aos
requisitos que eram pedidos. Foi uma novidade este
tipo de integração entre uma aplicação claramente
comercial e uma aplicação de open source.”
O sucesso alcançado permite-lhe uma visão optimista para o futuro,
expressa na possibilidade de se virem a abrir outras portas no universo das
escolas de ensino superior em Portugal.
Em relação à link consulting, enquanto equipa no terreno e
empresa, Miguel Xavier releva “a capacidade de comunicar
conceitos académicos exactamente no mesmo comprimento de onda. Isso é uma mais-valia enorme. Estamos muito
contentes e ficámos com uma boa relação.”
E a seguir?
Quando o SIOI tiver atingido o patamar de usabilidade
desejado, a FCML prevê a sua interligação a outras aplicações informáticas que correm nas secções de pessoal,
académica e de contabilidade. Este cenário deverá cumprir-se
em 2006. Segundo o Professor Miguel Xavier, “A metodologia já está instalada. Desde que tenha as chaves de acesso
às outras aplicações, a ferramenta que lê e integra o que
analisa no actual SIOI fá-lo-á igualmente num ambiente
mais amplo.”
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