Generis consolida servidores de e-mail
e simplifica administração com a solução
Microsoft Exchange Online
Uma das coisas que nos interessou nesta solução foi o facto
de deixarmos de ter preocupações com a redundância
da informação, backups e eventuais downtimes devido
a operações regulares de administração.
Nuno Carvalho, Director de TI da Generis
Cliente: Generis
País: Portugal
Indústria: Farmacêutica
Perfil do Cliente
A Generis é uma empresa que tem como principal
objectivo colocar ao dispor da classe médica e seus
doentes, o maior portfólio de medicamentos genéricos em Portugal.
Situação do negócio
A necessidade de consolidação de três servidores de
email fisicamente dispersos, com o downtime inevitável colidia com o facto de a Generis ser uma empresa
que funciona 24 horas por dia, 7 dias por semana e na
qual o e-mail é uma ferramenta de trabalho fundamental.
Solução
A opção por uma solução baseada em Microsoft Exchange Online resolveu todos os problemas da Generis, ao permitir uma migração gradual e sem downtime de mais de duas centenas de caixas de correio.
Benefícios
 Migração gradual e sem downtime
 Processo de administração simplificado
 Redução de custos com hardware, licenciamento e
recursos humanos adicionais
 Evolução simples através de solução escalável à
medida das necessidades
A Generis tem como principal objectivo colocar ao dispor da classe médica e seus doentes o maior portfolio de medicamentos genéricos em Portugal.
A Generis Farmacêutica, S.A. foi constituída no segundo semestre de 2001
e iniciou actividade de promoção e comercialização de medicamentos
genéricos em Junho de 2002.
A empresa é participada a 100% pelo grupo Generis, que opera há mais
de 25 anos no mercado hospitalar Português, sendo n.º 1 no ranking das
empresas nacionais em vendas hospitalares e líder nacional de vendas em
oncologia.
O objectivo até final de 2010 passa pela colocação no mercado Português de mais de 200 medicamentos genéricos, consolidando assim a
posição de liderança neste segmento de mercado.
Situação
O ano de 2009 foi extremamente importante para a Generis, uma vez que foi realizada
uma fusão com outra empresa farmacêutica
do grupo, a Farma APS, bem com a aquisição de uma fábrica a uma empresa concorrente.
“Nas caixas de correio que já
migrámos notámos de imediato que o spam baixou dramaticamente, nalguns casos
para cerca de menos 90% (…).
Beneficiamos do facto de o
Exchange Online integrar já o
Microsoft Forefront, o que nos
garante, sem acréscimo de
custos, uma solução robusta e
fiável de protecção antivírus
no e-mail enviado e recebido”.
Nuno Carvalho, Director de TI da Generis
Assim, ao nível do departamento de tecnolo-gias de informação, colocaram-se alguns
desafios que era preciso resolver, como explica o director de TI da Generis, Nuno Carva-lho: “Ficámos com três redes informáticas distintas e,
apesar de serem
todas
baseadas
em
plataformas
Microsoft, isto significava servidores
Exchange diferentes, domínios diferentes e localizações físicas diferentes”.
O principal problema é que “a
Generis é uma
empresa que funciona 24 horas por
dia, 7 dias por semana, 365 dias por
ano, porque além
das áreas administrativa e comercial, possui
uma importante componente de produção”. Na prática isto significa que qualquer tempo de paragem no sistema de email, ainda que por pouco tempo, tem um
impacto significativo na produtividade e
operacionali-dade da empresa.
Ao abordar o problema da forma tradicional, Nuno Carvalho admite que “a solução
não era fácil, não era economicamente viável e iria implicar o shutdown do sistema
durante algum tempo, o que também não
era aceitável”. Contudo, adiar a solução do
problema também não era possível, uma
vez que no âmbito de um processo mais
vasto de reestruturação, mais de 90 pessoas
que estavam na sede da empresa no Beloura Office Park têm de passar para as instalações da Generis na Amadora, que estão a
sofrer obras de expansão, até ao final de
2010.
Neste contexto, em meados de Outubro, a
administração deu ao departamento de TI
um prazo até 15 de Dezembro para implementar uma solução que fosse capaz de
unificar num só, os três sistemas separados
de correio electrónico que até então estavam em funcionamento, para um total de
225 caixas de e-mail – uma tarefa agravada
pelo facto de Nuno Carvalho não contar
com mais ninguém além de si próprio no
departamento de TI da Generis.
Solução
Imediatamente após a administração da
Generis ter imposto o prazo limite para a
unificação do sistema de e-mail, Nuno Carvalho abordou a Microsoft no sentido de
tentar encontrar uma solução para o problema, uma vez que todos os servidores de
e-mail estavam a funcionar sobre plataformas Microsoft Exchange – embora com
versões distintas.
“[Sem a solução Exchange Online] os custos iriam ser muito
maiores: em quebras de produtividade, em investimento
de hardware e em recursos
humanos. De outra forma era
impossível o projecto ser feito
com apenas uma pessoa e um
pequeno apoio de uma empresa externa, a ArtSecrets, como
foi o caso.”
Nuno Carvalho, Director de TI da Generis
Este responsável admite que não tinha
equacionado originalmente a possibilidade
de optar por uma solução que não passasse
por servidores físicos.
mente com a largura de banda disponível”,
algo que a Generis está prestes a resolver
com a instalação de linhas de telecomunicações simétricas de maior capacidade.
A Microsoft apresentou então à Generis a
sua oferta de serviços online, designadamente o Microsoft Exchange Online, para
solução imediata do problema da Generis,
juntamente com o Sharepoint Online e os
restantes serviços Online da Microsoft, os
quais estão a ser já equacionados para implementação futura.
Benefícios
Nuno Carvalho admite que esta solução implica de alguma forma uma ruptura cultural
na abordagem da empresa aos seus sistemas de informação – nos quais há sempre
cuidados acrescidos com a segurança e
confidencialidade dos dados. “Para esta decisão, que acabou por nos resolver todos os
nossos problemas, contou de forma decisiva
a mudança de administração em Julho passado, a qual tem um espírito muito aberto
em termos de tecnologias e procura sempre
formas de rentabilizar ao máximo a produtividade das pessoas”.
A Generis tem como política na área de TI
reduzir ao máximo a intervenção de empresas externas e, como neste tipo de soluções,
a Microsoft só tem uma intervenção directa
com o cliente a partir dos 250 utilizadores,
procuraram como parceiro de implementação a ArtSecrets, uma empresa na qual a
Generis deposita a maior confiança e que já
prestava serviços no campo da gestão documental.
A solução começou a ser implementada em
finais de Outubro, tendo passado pela migração gradual de todas as caixas de correio
electrónico para o Exchange Online sem necessidade de qualquer downtime no sistema.
“Neste momento [Novembro de 2010] estamos na fase de exportação das caixas”, explica Nuno Carvalho. “Só temos tido limitações ao nível da nossa própria capacidade
de upload, mas que se prende exclusiva-
Nuno Carvalho não tem dúvidas ao afirmar
que seria impossível cumprir a data-limite
imposta pela administração através de uma
solução tradicional que envolvesse a migração entre servidores físicos sem um prolongado downtime do sistema. “Além disso, os
custos iriam ser muito maiores: em quebras
de produtividade, em investimento de
hardware e em recursos humanos. De outra
forma era impossível o projecto ser feito
com apenas uma pessoa e um pequeno
apoio de uma empresa externa, a ArtSecrets, como foi o caso”.
Por outro lado, numa empresa como a Generis, onde as considerações com segurança
e confidencialidade dos dados são tão importantes, os ganhos são consideráveis.
“Uma das coisas que nos interessou nesta
solução foi o facto de deixarmos de ter preocupações com redundância da informação,
backups e eventuais downtimes devido a
operações regulares de administração”, refere o director de TI da Generis.
“Com esta solução baseada em Microsoft
Exchange Online”, explica, “temos total redundância dos dados, disponibilidade 24
horas por dia, 365 dias por ano; os dados
são replicados em 16 servidores geograficamente dispersos por todo o mundo. Não
tenho dúvidas de que temos mais segurança e menor riscos na nuvem do que com
uma solução interna”.
Mas há outro aspecto relacionado com a
segurança em que surge um benefício imedi-ato. “Nas caixas de correio que já migrámos notámos de imediato que o spam baixou dramaticamente, nalguns casos para
cerca de menos 90%”, garante Nuno Carvalho.
Sobre a Microsoft
Fundada em 1975, a Microsoft (Nasdaq
"MSFT") é líder mundial em software, serviços e soluções para ajudar as pessoas e
empresas a alcançarem todo o seu potencial.
Para Mais Informação
Para mais informações sobre os produtos e
serviços Microsoft, por favor ligue para o
serviço de apoio a clientes da Microsoft
Portugal, pelo número 808 22 32 42. Para
aceder a informação sobre a Microsoft
Corporation pela Web consulte:
www.microsoft.com.
Para aceder ao site da Microsoft Portugal
consulte: www.microsoft.com/portugal.
Para conhecer outras referências
de sucesso visite a página:
www.microsoft.com/portugal/
business/default.mspx.
Descubra o Cloud Power em
www.microsoft.com/pt-pt/cloud.
Para mais informações sobre os produtos e
serviços da Generis visite o Website em:
www.generis.pt.
“Além disso, beneficiamos do facto de o
Exchange Online integrar já o Microsoft Forefront, o que nos garante, sem acréscimo
de custos, uma solução robusta e fiável de
protecção antivírus no e-mail enviado e recebido”.
quer lugar vai também contribuir para uma
redução nos custos, uma vez que a força de
venda constitui cerca de 1/3 do total dos
colaboradores da Generis – cerca de 80 pessoas, entre elementos do departamento de
marketing, comercial e delegados.
Além de se evitar o investimento em hardware adicional e as preocupações com a sua
gestão e administração, com esta solução
de Exchange Online “só temos de pagar os
valores relativos às caixas que usamos, nem
mais nem menos, porque não é preciso licenças para o Exchange Server nem nos temos de preocupar com problemas de software anti-spam e antivírus que acabam por
onerar as soluções de e-mail internas”.
“Estas pessoas andam constantemente na
rua e um dos problemas que tínhamos era o
facto de o acesso ao nosso servidor Exchange ser feito através de POP3, por intermédio de uma solução de comunicações
3G, que é sempre mais cara”, explica Nuno
Carvalho. “Agora, em qualquer lugar que os
nossos colaboradoras tenham acesso a uma
rede Wi-Fi, ou até em casa, podem facilmente aceder ao seu e-mail através do
Outlook”.
Jorge Alves, Data Research Manager da Generis, dá também uma visão positiva da solução, do ponto de vista do utilizador: “A
maior vantagem é que agora temos sempre
o e-mail todo connosco – basta uma ligação
à Internet para sincronizar toda a informação sem necessidade de ligações complicadas através de VPNs; além disso, podemos
até usar qualquer máquina, porque com o
Outlook Web Access temos tudo o que precisamos e com uma interface que é muito
semelhante à do Outlook”.
Outra grande vantagem, de acordo com
Nuno Carvalho, foi a redução do consumo
energético. “Esta solução vai permitir termos
menos 3 servidores e respectivas soluções
de backup a consumir electricidade 24 horas por dia, 365 dias por ano”.
Outra redução de custos tem a ver com a
mobilidade da força de vendas da Generis.
A facilidade de acesso ao e-mail em qual-
Software e Serviços
Microsoft Business Productivity Online
Suite
− Exchange Online
 Microsoft Windows Server 2008 R2

“A grande preocupação de todos os gestores de TI são os e-mails”, refere. “É complicado gerir um servidor de e-mail e numa
empresa como esta, que funciona 24 horas
por dia, qualquer downtime para gestão de
bases de dados de Exchange é danosa,
mesmo quando era feita durante o fim-desemana, para provocar o menor impacto
possível”.
Neste sentido, o responsável de TI da Generis mostrou-se surpreendido pela facilidade
de administração da solução Exchange Online. “Qualquer pessoa, mesmo que não tenha experiência anterior de mexer em Exchange, não tem qualquer dificuldade em
administrar; se não fosse esta solução, seria
certamente preciso contratar mais pessoas
para o departamento de TI”.
Nuno Carvalho crê que esta não será a última incursão da Generis no mundo dos serviços online da Microsoft. nquanto tira já
partido do armazenamento gratuito Skydrive, que faz parte dos serviços Windows Live,
este responsável equaciona a utilização de
uma solução de colaboração e partilha de
documentos mais robusta baseada no Sharepoint Online.