Relatório
Anual de
2010
Atividades
Arquivo
Detalhamento das atividades realizadas pelo APERJ durante o ano de
2010.
Público
do
Estado do Rio
de Janeiro
1
Governo do Estado do Rio de Janeiro
Secretaria de Estado da Casa Civil
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES
2010
Paulo Knauss de Mendonça
Diretor Geral
Preservando a Memória do Estado
2
ARQUIVO PÚBLICO DO ESTADO DO RIO DE JANEIRO
RELATÓRIO ANUAL
DE
ATIVIDADES
2010
3
ÍNDICE
APRESENTAÇÃO ..................................................................................
5
I
REALIZAÇÕES.......................................................................................
9
1
PROJETOS CONCLUÍDOS...................................................................
9
1.1
"Memorial do Estado do Rio de Janeiro"..............................................
9
1.2
"Restauração,
Acondicionamento
e
Informatização
da
Documentação do Fundo: Presidência da Província do Rio de
Janeiro (1757-1889)"................................................................................
2
PROJETOS EM DESENVOLVIMENTO.............................................
2.1
"Programa de Gestão de Documentos do Rio de Janeiro" PGDRJ...............................................................................................................
2.2
10
12
12
"Governadores em Foco: A Construção da Imagem dos Chefes de
Governo do Estado da Guanabara e do novo Estado do Rio de
Janeiro na Coleção Fotográfica oficial (1960-1999)"...........................
2.3
"Tratamento Técnico do Fundo Presidência da Província"/
Convênio CONARQ – COLUSO /UERJ................................................
2.4
14
"Migrantes no Estado do Rio de Janeiro" / Convênio CONARQ –
COLUSO /UERJ.......................................................................................
2.5
13
14
"Memória Iconográfica, Sonora e Audiovisual do Estado do Rio de
Janeiro".....................................................................................................
15
3
PROJETO APROVADO.........................................................................
16
3.1
"Preservação dos Acervos das Casas de Detenção do Rio de Janeiro
e Niterói"...................................................................................................
16
4
CONSELHO ESTADUAL DE ARQUIVOS - CONEARQ................
16
5
PARTICIPAÇÃO
E
REPRESENTAÇÃO
DO
APERJ
EM
CONGRESSOS, SEMINÁRIOS E ENTREVISTAS............................
17
4
6
CONVÊNIOS............................................................................................
22
6.1
Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro..................................
22
6.2
Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes ......................
22
6.3
Family Search International....................................................................
23
6.4
Museu Imperial.........................................................................................
23
6.5
Centro de Pesquisa e Documentação do Jornal do Brasil – CPDoc
JB................................................................................................................
23
II
RELATÓRIOS SETORIAIS..................................................................
24
1
Divisão de Gestão de Documentos...........................................................
24
2
Divisão de Documentação Permanente...................................................
30
3
Divisão de Preservação de Documentos..................................................
38
4
Divisão de Acesso à Informação..............................................................
43
5
Divisão de Administração........................................................................
50
6
Assessoria Jurídica...................................................................................
60
7
Assessoria de Informática........................................................................
65
8
Assessoria Técnica....................................................................................
69
III
PLANEJAMENTO DE ATIVIDADES..................................................
71
Anexo 1......................................................................................................
83
Anexo 2 .....................................................................................................
89
Anexo 3 ......................................................................................................
93
5
APRESENTAÇÃO
O ano de 2010 representou um período de projeção institucional do Arquivo Público
do Estado do Rio de Janeiro, que reflete o dinamismo do trabalho de todas as suas divisões
técnicas, priorizando o tratamento dos acervos mais antigos e a documentação fotográfica e a
implantação do Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro.
Nesse sentido, foi ampliada e aprofundada a interação com as instituições e a
sociedade. O APERJ produziu 1 exposição, 2 seminários, 1 curso e 1 lançamento de catálogo,
preparou a edição de 3 livros a serem lançados no próximo ano, além de seu trabalho ter
ganhado visibilidade por meio várias inserções na imprensa e na TV. Em termos
institucionais, talvez, seja necessário destacar o estabelecimento de parcerias institucionais. O
convênio com o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro é importante por favorecer a
integração entre Poder Executivo e Poder Judiciário; os convênios com o Arquivo Público
Municipal de Campos dos Goytacazes importam por confirmar possíveis de pontes entre a
esfera estadual e municipal; os convênios com a Family Search International e o Museu
Imperial representam possibilidades de intercâmbio técnico entre instituições públicas e
privadas no campo do tratamento documental.
Além disso, o processo de captação de recursos por meio de projetos se desenvolveu
com parcerias institucionais consistentes. Tanto a aproximação com a Petrobrás, como com a
FAPERJ, a FINEP e o Fundo de Direitos Difusos do Ministério da Justiça, deve garantir um
aumento significativo de recursos captados. Interessa destacar, principalmente, o fato de que
as linhas de financiamento exploradas representam um alto grau de inserção no quadro
institucional.
6
Certamente, porém, essa projeção é resultado da consolidação de um trabalho técnico
consistente que se desenvolve na instituição. A conclusão do projeto de tratamento técnico do
fundo Presidência de Província, especialmente no campo da preservação e conservação de
documentos, assim como a publicação on line dos catálogos dos fundos DOPS-GB e DOPSRJ e de 4 coleções privadas e o início da difusão de documentos de coleções privadas on line,
no portal Memórias Reveladas, bem como o lançamento do catálogo on line do acervo da
Biblioteca do APERJ, atestam a qualidade do trabalho técnico realizado no APERJ. Os
projetos, ora em desenvolvimento, apenas confirmam essa evidência. A credibilidade
profissional pode ser conferida pela doação de três coleções privadas de destaque, importantes
para a história política recente do Brasil e que já despertaram interesse por parte da pesquisa
histórica.
Acrescente-se, ainda, que a equipe do APERJ também conseguiu ao longo deste ano
desenvolver estudos técnicos relevantes para o debate profissional. Em seminário nacional
sobre a questão de acesso a documentos do período de regime militar, entre 1964 e 1985,
coube ao APERJ apresentar os resultados de enquete que permitiu caracterizar o quadro geral
do tratamento dado pelos arquivos públicos estaduais no país. Além disso, a retomada das
pesquisas sobre história administrativa levou ao convite do Arquivo Nacional para coorganizar um seminário sobre o tema a ser realizado no próximo ano. No campo da
conservação de documentos, iniciou-se uma colaboração com serviço de controle de pragas e
vetores urbanos da Fundação Oswaldo Cruz que promete resultados de interesse geral para as
instituições que preservam acervos em papel e que são ameaçadas por pragas xilófagas.
Certamente, pode-se indicar que o modelo de gestão implantado favoreceu esse
ambiente de afirmação profissional da instituição. A gestão por projetos tem contribuído para
garantir resultados consistentes, atingindo as metas previstas no plano de ação anual,
estabelecendo previsão de recursos e produtos, fixando, cronograma e ordem do processo de
trabalho, garantindo possibilidade de auferir resultados e produtividade. Por sua vez, a política
de recursos humanos tem favorecido esse desenvolvimento técnico, oferecendo condições
para que os servidores se capacitem e se especializem nas suas áreas de trabalho. A política de
investimento em informática visa atualizar processos de trabalho com os recursos
tecnológicos contemporâneos, mas igualmente pretende promover a interface web para a
difusão da informação arquivística. Por fim, o fortalecimento das equipes e a
7
institucionalização de fóruns de tomada de decisões, como a Comissão de Acesso a
Documentos Sigilosos e a Comissão de Preservação de Documentos, favorecem a construção
do espírito de corpo e uma construção coletiva do trabalho, afirmando uma marca profissional
da instituição.
É preciso destacar com ênfase a importância do desenvolvimento do Programa de
Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro – PGD-RJ que se baseia na atividade do
conjunto de comissões de avaliação de documentos instaladas nos 115 órgãos da
administração pública estadual. O seu funcionamento por meio de instrumentos técnicos
modernos, que tem a informática como base, representa também uma inovação no campo da
gestão documental em termos operacionais, permitindo ganhar em escala. O desenvolvimento
do PGD-RJ representa a afirmação do papel do APERJ como coordenador técnico dos
arquivos da administração pública estadual, confirmando sua missão institucional. Mas, além
disso, o PGD-RJ atesta que o Poder Executivo estadual tem afirmado seu compromisso com a
preservação de documentos públicos e com o acesso à informação e a transparência de
Estado, favorecendo tomadas de decisões, a economia e a eficiência da administração pública.
Ao lado disso, a dinamização do Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ indica
que atualmente o Estado do Rio desenvolve ações no sentido de afirmar uma política
arquivística estadual. Assim, é importante salientar a edição das primeiras resoluções do
Conselho, bem como a instauração da primeira Câmara Setorial dedicada aos Arquivos
Municipais. Essas realizações ao lado da colaboração com o Tribunal de Justiça no campo da
preservação e difusão dos acervos cartorários,, preparam o terreno para estender a ação de
promoção dos arquivos no plano estadual para além do Poder Executivo estadual, indo ao
alcance não apenas das demandas da eficiência da administração pública, mas igualmente de
demandas gerais da sociedade.
Não há como deixar de anotar que todas as ações desenvolvidas no ano de 2010
participam do movimento mais largo de redefinição institucional do APERJ. Nesse ano,
completou-se outro passo decisivo nesse processo com a conclusão do projeto Memorial do
Estado do Rio de Janeiro, apoiado pela Lei Estadual de Incentivo à Cultura, com patrocínio
da Souza Cruz e promoção da Associação dos Arquivistas Brasileiros, sob a coordenação da
FGV-Projetos, que tinha como metal principal apresentar o projeto da nova sede do APERJ e
8
preparar as bases para captação de recursos por meio da Lei Federal de Incentivo à Cultura
para garantir sua execução. Com a conclusão desse projeto, completa-se mais um passo no
plano de redefinição institucional do APERJ, que é peça fundamental na afirmação de um
política de arquivos à altura da importância histórica do estado do Rio de Janeiro.
Rio de Janeiro, 30 de dezembro de 2010
Paulo Knauss de Mendonça
Diretor Geral
9
I – REALIZAÇÕES
Este relatório descreve as atividades executadas pelo Arquivo Público do Estado do
Rio de Janeiro, através de suas Divisões e Assessorias, durante o ano de 2010, identificadas
de acordo com o Regimento Interno.
São funções do APERJ: a implementação da política estadual de arquivos, a gestão da
documentação produzida pela Administração Pública do Poder Executivo Estadual, o
recolhimento dos documentos considerados de valor permanente, o tratamento técnico, a
preservação e a divulgação do patrimônio documental estadual, garantindo pleno acesso à
informação, visando apoiar as decisões governamentais de caráter político-administrativo, o
cidadão na defesa de seus direitos e de incentivar a produção de conhecimento científico e
cultural.
1 PROJETOS CONCLUÍDOS
1.1 "Memorial do Estado do Rio de Janeiro"
Este projeto foi realizado por meio da Lei Estadual de Incentivo à Cultura, com apoio
da Souza Cruz, no valor de R$ 270.000,00, tendo a Associação dos Arquivistas Brasileiros
como proponente e a FGV-Projetos como coordenação executiva. O escopo do trabalho
envolveu diferentes consultorias especializadas com a finalidade de provocar a redefinição da
missão institucional e apresentar estudos para a nova sede do APERJ, chamada de Memorial
do Estado do Rio de Janeiro. No campo da arquivologia, o relatório apresentado buscou
fornecer parâmetros para a reorganização da missão institucional e do trabalho técnico do
APERJ. No campo jurídico, o relatório apresentado apresenta elementos para redefinição do
modelo institucional do APERJ. No campo da história, foi realizado workshop com
convidados que baseou relatório que indica orientações gerais em termos de conteúdo a serem
trabalhados no desenvolvimento dos programas públicos do APERJ. No campo da
museografia foi apresentado estudo preliminar sobre a concepção da futura área de exposição
do Memorial do Rio de Janeiro, futura sede do APERJ. No campo da arquitetura, foi
desenvolvido ainda estudo de identificação de edificações históricas da cidade do Rio de
10
Janeiro para abrigar a nova sede do APERJ, que contribuiu para a opção em torno de um
terreno livre e para construção inteiramente nova, onde atualmente se encontra a sede do
Depósito Público, na rua Joaquim Palhares, Cidade Nova, no bairro do Estácio. Ao lado disso,
nessa mesma área a consultoria elaborou o programa arquitetônico do novo APERJ. Ao final,
desenvolveu-se concurso fechado em que três escritórios de arquitetura cariocas apresentaram
estudos preliminares de projeto arquitetônico para a nova sede. Tendo reunido uma comissão
julgadora de especialistas, chegou-se a indicação do projeto selecionado. Finalmente, foi
realizada a inscrição de novo projeto para Lei de Incentivo à Cultura federal (Lei Rouanet).
Além disso, foram preparados materiais de divulgação – book promocional e slideshow
animado. Toda a prestação de contas foi encaminhada. Paralelamente a isso foram
completadas todas as iniciativas necessárias à regularização da propriedade, permitindo a
captação de recursos.
1.2 “Restauração, Acondicionamento e Informatização da Documentação do Fundo:
Presidência da Província do Rio de Janeiro (1757-1889)”.
Este Projeto contou com o patrocínio da Petrobras, por meio do apoio da Lei de
Incentivo à Cultura – Ministério da Cultura e foi realizado durante os meses de setembro de
2009 a outubro de 2010. Teve seu orçamento inicial alterado, de R$ 128.743,24 para R$
91.236,49, em virtude de cortes efetuados pelo MINC, referentes à aquisição dos
equipamentos de informática e do mobiliário específico, solicitados.
A escolha desse acervo deu-se em virtude de reunir documentos relevantes para o
estudo da História e da sociedade fluminense a partir da segunda metade do século XVIII,
constituindo um inestimável patrimônio que cabe preservar e tornar acessível a todos os
cidadãos. Sua divulgação é também uma das preocupações do APERJ, traduzida através da
organização de exposições e da publicação de livros. Os documentos, em sua totalidade, são
11
manuscritos que ao longo do tempo foram trocados entre os diversos órgãos administrativos e
a Presidência da Província do Rio de Janeiro. Essa documentação integra um grande conjunto
de 90 metros lineares de documentação textual, além de 15 metros lineares de documentação
iconográfica. Em 12 de agosto de 1834, através da Lei nº 16, a monarquia brasileira ao criar
as Assembléias Provinciais, através do Ato Adicional de 1834, conferiu maior autonomia às
Províncias, possibilitando o estabelecimento de uma administração pública mais orgânica em
cada unidade política do Império. Conseqüentemente, a Província do Rio de Janeiro, passou a
acumular conjuntos documentais produzidos pelos órgãos provinciais e que mais tarde viriam
a integrar o acervo do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.
Ao longo do projeto foram tratados 282 códices e 75 mapas e plantas, de acordo com
as prioridades identificadas por ocasião da submissão do projeto. Segue, abaixo, as tabelas
com os números finais do projeto, conforme o tratamento realizado:
Códices
Mapas e plantas
Códices tratados
282
Documentos tratados
75
Tratados contra fungos
95
Tratados contra fungos
04
Higienizados
282
Higienizados
75
Reparos nas folhas
234
Tratamento químico
12
Reforço de lombada
239
Reparos de suporte
28
Costuras refeitas
166
Velatura
6
Acondicionados
282
Acondicionados
75
Como a apresentação do projeto à PETROBRAS ocorreu no mês de janeiro de 2006,
esperava-se que a data de início pudesse acontecer em janeiro de 2007, sua conclusão estaria
prevista para doze meses depois, isto é, em dezembro do mesmo ano. Porém, tendo em vista
as alterações ocorridas em virtude das eleições de 2007, o projeto só foi efetivado no mês de
setembro de 2009 e concluído, com a saída dos profissionais, em agosto de 2010.
12
2 PROJETOS EM DESENVOLVIMENTO
2.1 “Programa de Gestão de Documentos do Rio de Janeiro” – PGD-RJ.
Este Programa de Gestão de Documentos está inserido em carteira de projetos
prioritários e estruturantes do Governo do Estado do Rio de Janeiro, composta por 43
projetos, fazendo parte do projeto de número 41, “Modernização da Gestão da
Documentação Pública do Estado do Rio de Janeiro e Reestruturação do Arquivo Público”,
tem por um de seus objetivos, modernizar o processo de gestão documental do Estado do Rio
de Janeiro e a atuação do Arquivo Público.
O PGD-RJ envolve todas as entidades da administração direta e indireta do governo, a
partir da publicação do Decreto nº 42.002 de 24 de agosto de 2009, que determinou a criação
das Tabelas de Temporalidades e Planos de Classificação da atividade fim e a revisão da
Tabela de Temporalidade e Plano de Classificação da atividade meio, já existente.
O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro coordena este trabalho juntamente
com Secretaria de Estado da Casa Civil, sob a orientação metodológica da Universidade
Federal Fluminense. Para sua realização foram nomeadas 115 Comissões de Gestão de
Documentos, representantes dos órgãos que compõem o Executivo Estadual, que
identificaram as competências, funções e atividades de cada órgão, com a alimentação do
módulo 1 do Sistema de Identificação de Tipologia Documental, desenvolvido pelo Centro de
Tecnologia da Informação e Comunicação do Estado do Rio de Janeiro - PRODERJ.
Com as informações deste módulo inseridas na base de dados, passou-se ao módulo 2,
cuja alimentação está a cargo de servidores escolhidos pelas Comissões de Gestão estando
relacionada ao tipo documental produzido ou recebido pelos órgãos, na execução. Os
relatórios resultantes da alimentação dos dois módulos darão origem às Tabelas de
Temporalidade das atividades meio e fim, além dos respectivos Planos de Classificação.
O PGD-RJ é composto por 1 coordenadora geral, 4 coordenadores, 115 comissões, 30
subcomissões, 575 gestores e 4.025 operadores. Neste ano concluiu-se as seguintes etapas:
•
Exposição do programa para as comissões nomeadas;
13
•
Treinamento e inserção no sistema das atribuições e tipologias;
•
Validação dos dados e emissão de relatórios;
•
Divulgação do PGD para o TCE/PE, TCE/AM e no Seminário Bibliocontas/RJ
•
Publicado Decreto sobre a informatização de documentos e processos administrativos
no Governo do Rio de Janeiro;
•
Realizadas 580 reuniões e 435 treinamentos com as comissões do PGD;
•
Desenvolvidos os módulos I e II do sistema de identificação das tipologias
documentais;
•
Elaborados os manuais do sistema de identificação das tipologias;
•
Realizado o curso “Fundamentos Teóricos para Elaboração dos Instrumentos de
Gestão de Documentos“, com a participação de 230 servidores;
•
Realizado o “I Seminário de Estudos Arquivísticos : a gestão documental no contexto
da administração pública estadual do Brasil”, com participação de 240 pessoas;
•
Inseridas 683 competências, 530 funções, 3.085 atividades e 2.786 associações no
sistema de tipologias;
2.2 “Governadores em Foco: A Construção da Imagem dos Chefes de Governo do
Estado da Guanabara e do novo Estado do Rio de Janeiro na Coleção Fotográfica oficial
(1960-1999)”.
Projeto apresentado à Fundação Carlos Chagas Filho de Amparo à Pesquisa do Estado
do Rio de Janeiro – FAPERJ. O projeto previsto para ser desenvolvido em 36 meses tem
como objeto de estudo a construção da imagem dos chefes de governo estadual a partir da
análise da coleção de fotografias da Coordenaria de Comunicação Social – CCS do Governo
do Estado do Rio de Janeiro, existente no Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro APERJ.
Esse conjunto documental é composto por aproximadamente 50 mil itens
documentais, divididos entre negativos, contatos e fotografias ampliadas, além de fichas
remissivas e de controle, produzidos pelo serviço oficial a serviço dos governadores do antigo
estado da Guanabara e do novo estado do Rio de Janeiro, abarcando o período entre 1960 e
1999, na seqüência dos governos de Carlos Lacerda a Marcello Alencar.
14
2.3 “Tratamento Técnico do Fundo Presidência da Província” / Convênio CONARQ –
COLUSO /UERJ
O objetivo do projeto é organizar, preservar e disponibilizar o acervo da Presidência
da Província do Rio de Janeiro à consulta e vem sendo desenvolvido desde 2004 através do
Convênio CONARQ – COLUSO /UERJ.
Durante o ano de 2010, foram realizadas as seguintes atividades: descrição de códices
e documentos avulsos em planilhas, alimentação da base de dados, revisão das unidades de
descrição e inserção das séries dos documentos. Contando com dois estagiários, sob a
supervisão de dois funcionários, a atividade de tratamento arquivístico deverá ser encerrada
em fevereiro de 2011. Para o próximo ano pretende-se realizar a migração da base de dados
atual para a base ICA-AtoM.
2.4 “Migrantes no Estado do Rio de Janeiro” / Convênio CONARQ – COLUSO /UERJ
Iniciado em março, o projeto tem como o objetivo organizar, preservar e divulgar a
história dos movimentos migratórios no Estado do Rio de Janeiro, nos séculos XIX e XX,
mediante a constituição de uma base de dados sobre o tema a ser disponibilizada na internet.
A primeira atividade desenvolvida pelo projeto foi de mapeamento e identificação dos
conjuntos documentais existentes no APERJ pertinentes ao tema. Durante esse processo foi
identificado um conjunto documental significativo (cerca de 8 metros lineares) sobre a função
de controle de registro de estrangeiros, pertencentes ao Fundo Departamento Geral de
Investigações Especiais – DGIE, ainda não tratado.
Visando iniciar o projeto com essa documentação optou-se por organizar e descrever o
material, que passou a constituir a Série Controle de Registro de Estrangeiros do Fundo
DGIE. A Série foi ordenada em função da tipologia documental e, internamente, os dossiês,
encontram-se em ordem cronológica. Desta forma, foram tratados e acondicionados 569
dossiês e 33 códices perfazendo um total de 602 notações totalizando 39 caixas.
Atualmente, o projeto encontra-se em fase de notação e numeração dos documentos
tendo em vista a digitalização a ser feita a partir de fevereiro de 2011 através de convênio
15
firmado entre o APERJ e a Family Search International. Em seguida, serão iniciadas a
descrição arquivística dos documentos, a elaboração do instrumento de pesquisa e a
alimentação da base de dados.
O tratamento técnico da Série Controle de Registro de Estrangeiros contou
inicialmente apenas com um funcionário e um estagiário. A partir de julho, mais um
estagiário foi incorporado à equipe. Tendo em vista que a meta previa duas bolsas de estágio,
durante 12 meses, não foi possível cumpri-la em sua totalidade.
2.5 “Memória Iconográfica, Sonora e Audiovisual do Estado do Rio de Janeiro”
Com financiamento da Fundação Carlos Chagas Filho de Amparo à Pesquisa do
Estado do Rio de Janeiro – FAPERJ, este projeto tem por finalidade criar suporte ao
desenvolvimento de estudos e pesquisas históricas, por meio de ações de conservação e
preservação que possibilitem o armazenamento e acondicionamento adequados dos
documentos iconográficos, sonoros e audiovisuais do Arquivo Público do Estado do Rio de
Janeiro – APERJ visando sua disponibilização ao usuário.
Assim sendo, com um orçamento de R$ 282.788,00, o projeto prevê a aquisição de
mobiliário para a área de depósito desse acervo em substituição aos armários atualmente em
uso; a higienização e acondicionamento dos documentos iconográficos, sonoros e
audiovisuais e a elaboração de um inventário sumário e topográfico de todo o material. Tratase de investimento importante na infra-estrutura da pesquisa no Estado do Rio de Janeiro com
o propósito de estimular a pesquisa científica e os estudos analíticos de fontes documentais
inéditas e atuar como mecanismo para promover a produção do conhecimento histórico. O
período para desenvolvimento é de julho 2010 a junho 2011.
16
3 PROJETO APROVADO (aguardando liberação de recursos)
3.1 “Preservação dos Acervos das Casas de Detenção do Rio de Janeiro e Niterói”
Projeto submetido ao Fundo de Defesa de Direitos Difusos – CFDD / Ministério da
Justiça, com o valor aprovado de R$ 348.640,00, em fase de liberação dos recursos. Tem
como objetivo a preservação dos acervos das Casas de Detenção do Rio de Janeiro e de
Niterói sob a guarda do APERJ, mediante as seguintes ações: desinfestação, higienização,
organização, acondicionamento, microfilmagem e digitalização dos documentos.
A documentação dos dois fundos documentais abrange o período compreendido entre
1860 e 1970 e é constituída, em sua maioria, por volumes de códices referentes a matrículas
prisionais de homens, mulheres, menores e escravos; fichas criminais; correspondência;
alvarás e fotografias.
O desenvolvimento do projeto propiciará a preservação, à longo prazo, dos acervos
arquivísticos das instituições prisionais mais antigas do país bem como facultará o seu acesso
à comunidade de pesquisadores, gestores públicos e cidadãos. O prazo para desenvolvimento
está compreendido entre janeiro 2011 e março 2012.
4 CONSELHO ESTADUAL DE ARQUIVOS – CONEARQ
O Conselho Estadual de Arquivos reuniu-se nos dias 24 de maio e 31 de agosto, na
Secretaria de Estado da Casa Civil, no Auditório Militar da Subsecretaria Militar da Casa
Civil, no Palácio Guanabara, ocasiões em que se decidiu pela extensão do prazo de trabalho
da Comissão Especial para Assuntos Normativos, para examinar a minuta de criação de um
Sistema Estadual de Arquivos que atenda às especificidades e necessidades do Estado do Rio
de Janeiro e, pela elaboração das duas primeiras Resoluções emanadas do Conselho.
O CONEARQ aprovou o texto da Resolução nº 1, elaborado pela Comissão Especial
para Assuntos Normativos, que dispõe sobre as medidas a serem observadas exclusivamente
pela Comissão Especial de Reparação, no âmbito da Secretaria de Estado de Assistência
17
Social e Direitos Humanos na transferência e no recolhimento de acervo documental para o
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.
Ficou decidido, ainda, pela criação da Câmara Setorial de Arquivos Municipais, com a
finalidade de elaborar estudos e implantação de normas necessárias ao incentivo de criação de
Arquivos Municipais, tendo sido indicados para sua composição, Ana Célia Rodrigues,
Professora Doutora da Universidade Federal Fluminense – UFF; Carlos Roberto Bastos
Freitas, Diretor do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes; Michele Freire de
Queiroz, Arquivista responsável pelo Arquivo da Câmara Municipal de Macaé; e Célia Maria
Leite Costa, Diretora Técnica do Museu da Imagem e do Som. A primeira reunião aconteceu
no dia 17 de dezembro às 14 horas, na sede do APERJ.
5 PARTICIPAÇÃO E REPRESENTAÇÃO DO APERJ EM CONGRESSOS,
SEMINÁRIOS E ENTREVISTAS

Reunião preparatória da Pré-Conferência Setorial de Arquivos da II Conferência Nacional
de Cultura. Rio de Janeiro/ RJ, 12 de janeiro de 2010.
Promoção: Fundação Casa de Rui Barbosa.

Pré-Conferência Setorial de Arquivo da Conferência Nacional de Cultura. Rio de Janeiro/
RJ, 24 a 26 de fevereiro de 2010.
Promoção: Ministério da Cultura, Hotel Intercontinental.

Cerimônia de Entrega de Coleção Digitalizada de Documentos da Polícia Política sobre o
Rio Grande do Sul do acervo do APERJ. Porto Alegre/ RS, 29 de março de 2010.
Promoção: Arquivo Histórico do Rio Grande do Sul.

Curso Gestão de Documentos - PGD RJ. Rio de Janeiro/ RJ, 6, 7 e 8 de abril de 2010.
Promoção: Governo do Estado do Rio de Janeiro e Arquivo Público do Estado do Rio de
Janeiro.

IV CNCTI - Reunião Setorial de Patrimônio Cultural preparatória para IV Conferência
Nacional de Ciência, Tecnologia e Inovação. Rio de Janeiro/ RJ, 9 de abril de 2010.
Promoção: MAST - Museu de Astronomia e Ciências Afins.

Entrevista para a TV FUTURA. Rio de Janeiro/ RJ, 20 de abril de 2010.

Palestra na Universidade Federal Rural do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro/ RJ, 10 de maio
de 2010. Campus Seropédica da UFRJ.
18

Participação em Painel, no Seminário Memórias Reveladas - Arquivos da ditadura e
democracia: a questão do acesso - apresentação mesa de debate I. Rio de Janeiro/ RJ, 11 a
13 de maio de 2010.
Promoção: Arquivo Nacional.

II Reunião do Conselho Consultivo do Centro de Referência das Lutas Políticas no Brasil
(1964-1985) – Memórias Reveladas. Rio de Janeiro/ RJ, 13 de maio de 2010.
Promoção: Arquivo Nacional.

Reunião no APERJ de diretores de arquivos públicos estaduais vinculados ao Projeto
Memórias Reveladas. Rio de Janeiro/ RJ, 13 de maio de 2010.
Promoção: APERJ e Arquivo Nacional.

Visita do presidente da OAB-RJ - dr. Wadih Damous, ao Arquivo Público do Estado do
Rio de Janeiro - APERJ. Rio de Janeiro/ RJ, 14 de maio de 2010.
Promoção: APERJ.

Palestra e participação em seminário do Museu d. João VI na Escola de Belas Artes da
UFRJ. Rio de Janeiro/ RJ, 18 e 19 de maio de 2010.
Promoção: UFRJ.

Entrevista ao jornal Tribuna do Advogado - OAB RJ. Rio de Janeiro/ RJ, 25 de maio de
2010.

Palestra sobre Arte e Política no Parque Lage. Rio de Janeiro/ RJ, 25 de maio de 2010.

Palestra em evento sobre história fluminense do Museu do Ingá. Niterói / RJ, 26 de maio
de 2010.
Promoção: Museu do Ingá - Niterói.

IV CNCTI - Apresentação em Sessão Temática da IV Conferência Nacional de Ciência,
Tecnologia e Inovação. Brasília/ DF, 26 a 28 de maio de 2010.
Promoção: Ministério da Tecnologia.

Palestra na Universidade Federal de Goiás. Goiânia/ GO, 1 e 2 de junho de 2010.
Promoção: UFG.

Colóquio Imagem e Política: Fotografias de Arquivo - Coordenação de mesas. Niterói/ RJ,
8 e 9 de junho de 2010.
Promoção: UFF/ Campus Gragoatá e APERJ.

III Encontro Técnico dos Integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo –
SIGA, da administração pública federal. III Seminário “A Gestão de Documentos
19
Arquivísticos na Administração Pública Federal”. III Sessão Plenária – a Administração
Pública em Debate – construindo os instrumentais técnicos: o Código de Classificação e a
Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo. Palestra: “Entre a
memória e gestão documental: a História e a avaliação de documentos”. Participação em
mesa -redonda da Assessora Técnica, Maria Teresa Bandeira de Mello. Brasília/ DF, 23
de junho de 2010.
Promoção: Arquivo Nacional/ Auditório D. João VI da Imprensa Nacional – Brasília.

Palestra na Universidade Federal de Ouro Preto. Mariana/ MG, 7 e 8 de julho de 2010.
Produção: UFOP, Campus Mariana.

Aula Magna do Curso de Especialização em Administração Pública. Rio de Janeiro/ RJ,
13 de julho de 2010.
Produção: CEPERJ.

Participação no Fórum Nacional de Museus, promovido pelo Instituto Brasileiro de
Museus / Ministério da Cultura. Brasília/ DF, 14 e 15 de julho de 2010.
Produção: Ministério da Cultura.

Participação em Mesa-redonda do Encontro Regional de História na UniRio. Rio de
Janeiro/ RJ, 19 a 23 de julho de 2010.
Produção: ANPUH- Rio.

Reunião do Grupo de Trabalho de História Oral do Centro de Referência das Lutas
Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias Reveladas. São Paulo/ SP, 30 de julho de
2010.
Produção: Arquivo Nacional.

Palestra no Instituto de Arte da Unicamp. Campinas/ SP, 5 e 6 de agosto de 2010.
Produção: Unicamp.

Conferência no Encontro de Pós-Graduação em História na Universidade Federal de Santa
Catarina. Florianópolis/SC, 9 e 10 de agosto de 2010.
Produção: UFSC.

Participação em Mesa-Redonda em Simpósio da Associação de Historiografia e Teoria da
História na Universidade Federal de Ouro Preto. Mariana/ MG, 16 a 19 de agosto de 2010.
Produção: UFOP, Campus Mariana.

Reuniões do Conselho Nacional de Arquivos / CONARQ. Rio de Janeiro/ RJ, 18 e 19 de
agosto de 2010.
20
Produção: Arquivo Nacional.

Reunião do Grupo de Trabalho de História Oral do Centro de Referência das Lutas
Políticas no Brasil (1964-1985) – Memórias Reveladas, Rio de Janeiro/ RJ, 20 de agosto
de 2010.
Produção: Arquivo Nacional.

Filmagem e depoimento gravado para TV FIOCRUZ, no APERJ. Rio de Janeiro/ RJ, 20
de agosto de 2010.
Produção: Casa de Oswaldo Cruz/ Fiocruz.

Entrevista ao jornal O GLOBO no APERJ. Rio de Janeiro/ RJ, 23 de agosto de 2010.
Produção: Secretaria de Estado da Casa Civil/ O GLOBO.

Participação em Mesa-Redonda sobre Arquitetura de Arquivos no Congresso Nacional de
Arquivologia da Associação dos Arquivistas Brasileiros. Santos/SP, 24 a 27 de agosto de
2010.
Produção: AAB.

Cerimônia de doação da Coleção Vera Silvia Magalhães realizada no APERJ. Rio de
Janeiro/ RJ, 30 de agosto de 2010.
Produção: APERJ.

IV reunião do Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ, realizada no Palácio
Guanabara. Rio de Janeiro/ RJ, 31 de agosto de 2010.
Produção: Secretaria de Estado da Casa Civil e APERJ.

IV Seminário de Historia das Doenças. Mesa redonda: Fontes e Informação para Estudos
das Doenças. 01 de setembro de 2010.
Produção: Casa de Oswaldo Cruz/Fiocruz.

Entrevista à TV Bandeirantes no APERJ. Rio de Janeiro/ RJ, 01 de setembro de 2010.
Produção: TV Bandeirantes.

Entrevista por telefone à Radio FM Roquette Pinto. Rio de Janeiro/ RJ, 02 de setembro de
2010.
Produção: Radio FM Roquette Pinto.

I Wokshop Internacional de Arquitetura da Informação e Multimodalidade: texto e
imagem. Palestra: “Imagem e Texto na História” realizado na Faculdade de Ciência da
Informação (FCI/ UnB), 10 de setembro de 2010.
Produção: FCI/ UnB.
21

Palestra no III Encontro de estudos sobre ambiente construído do Brasil do século XIX.
Rio de Janeiro/ RJ, 10 de setembro de 2010.
Produção: Fundação Casa de Rui Barbosa.

Realização de Curso sobre Memória e Cidade e Participação em mesa-redonda em evento
sobre Fontes Históricas na Universidade Federal do Rio Grande do Norte. Natal/ RN, 12 a
18 de setembro de 2010.
Produção: UFRN.

Palestra sobre os Símbolos da República – realizado no Museu da República. Rio de
Janeiro/ RJ, 24 de setembro de 2010.
Produção: Museu da República.

Coordenação de sessão de comunicações no Encontro de Estudos de História Fluminense.
Niterói/ RJ, 5 de outubro de 2010.
Produção: Museu do Ingá - Niterói.

Conferência no Arquivo Público do Paraná. Curitiba/ PR, 20 de outubro de 2010.
Produção: Arquivo Público do Paraná.

Participação na X Reunião da Comissão Luso-Brasileira para Salvaguarda e Divulgação
do Patrimônio Documental / COLUSO). Rio de Janeiro/ RJ, 26 a 29 de outubro de 2010.
Produção: Arquivo Nacional e Serviço Documentação Geral da Marinha.

Palestra em cerimônia de Lançamento de catálogo on line da Coleção Bibliográfica
Robespierre Martins Teixeira do acervo do APERJ. Rio de Janeiro/ RJ, 7 de dezembro de
2010.
Produção: Colégio Pedro II – Unidade Humaitá e APERJ.

Participação em reunião do Conselho Nacional de Arquivos / CONARQ. Rio de Janeiro/
RJ, 8 de dezembro de 2010.
Produção: Arquivo Nacional.

Presença em Encontros Técnico para política de digitalização e preservação de acervos e
conteúdos culturais. Rio de Janeiro/ RJ, 9 e 10 de dezembro de 2010.
Produção: Rede Nacional de Ensino e Pesquisa e Ministério da Cultura, Hotel Everest.

Participação em Mesa-Redonda do Encontro de Museus promovido pela UniRio. Rio de
Janeiro/ RJ, 14 de dezembro de 2010.
Produção: Museu Histórico Nacional.
22
6 CONVÊNIOS
6.1 Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro
Convênio de Cooperação Técnica e Científica entre o Arquivo Público do Estado do
Rio de Janeiro e o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, para o desenvolvimento
de ações voltadas para a valorização e proteção do acervo documental cartorário das
serventias responsáveis pelo expediente dos serviços extrajudiciais e dos distribuidores do
Estado, e para o aperfeiçoamento das condições que permitam o conhecimento e a
preservação do patrimônio documental existente no Estado do Rio de Janeiro.
O Convênio abrange a gestão, a preservação, o recolhimento e o acesso aos
documentos anteriores a 1908, existentes no acervo dos Cartórios de Serviços Extrajudiciais e
dos Distribuidores do Estado do Rio de Janeiro.
6.2 Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes
Elaborado o primeiro termo aditivo ao Convênio de Cooperação Técnica e Científica
celebrado entre o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro e o Arquivo Público
Municipal de Campos dos Goytacazes, com a interveniência da Fundação Cultural Jornalista
Oswaldo Lima, firmado em 18 de maio de 2009, a fim de prorrogar o prazo de vigência.
Este convênio teve por objetivo digitalizar, transcrever e publicar os originais do
documento “Descripção n.º 236 Geographica, Pulitica e Cronographica do Districto dos
Campos Goitacaz que por ordem do Illustrissimo e Excelentíssimo Senhor Luiz de
Vasconsellos e Souza do Conselho de Sua Magestade, Vice Rey, e Capitão General do Mar, e
Terra do Estado do Brazil, etc. se escreveo para servir de explicação ao Mappa
Topographico do mesmo Terreno, que debaixo da dita ordem se levantou. Por Manoel
Martinz do Couto Reys Capitão de Infantaria do Primeiro Regimento desta Praça. Rio de
Janeiro 1785”, sob a guarda do Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes.
Este trabalho teve como resultado a elaboração de um livro, cuja publicação será
realizada no início do próximo ano pelo município de Campos dos Goytacazes.
23
6.3. Family Search International
Acordo de Cooperação Técnica firmado entre o Arquivo Público do Estado do Rio de
Janeiro e a Family Search International para o desenvolvimento de um programa de criação
de arquivos eletrônicos de imagens digitais (digitalização) de documentos de entrada e
permanência de estrangeiros no Rio de Janeiro; processos e certificados de naturalização
provenientes de diversos órgãos da estrutura administrativa do Estado, tais como o Serviço de
Registro de Estrangeiros e a Delegacia de Estrangeiros, abrangendo o período de 1910 a 1980,
que se encontram sob a guarda do APERJ. As imagens digitais irão constituir base de dados
de apoio a estudos de genealogia e sobre movimentos migratórios.
6.4 Museu Imperial
Convênio de Cooperação Técnica e Científica firmado entre o Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro e o Museu Imperial para o desenvolvimento da indexação das
informações contidas na cópia dos microfilmes da coleção de documentos coloniais da
capitania do Rio de Janeiro, que foram transferidos do Arquivo Histórico Ultramarino para o
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro em 1998, no âmbito do Projeto Resgate de
Documentação Histórica Barão do Rio Branco, correspondentes aos documentos que se
encontravam no Arquivo da Marinha e Ultramar de Lisboa, produzidos entre 1616 e 1757,
visando à elaboração de índices e verbetes para a publicação de catálogos, bem como a
integração do Rio de Janeiro às publicações já realizadas em outros Estados. Trata-se de fonte
de valor incalculável para os pesquisadores interessados no período citado.
6.5 Centro de Pesquisa e Documentação do Jornal do Brasil – CPDoc JB
Acordo de Cooperação Técnica firmado entre o Arquivo Público do Estado do Rio de
Janeiro e o Centro de Pesquisa e Documentação do Jornal do Brasil – CPDoc JB para o
desenvolvimento de projeto de recuperação e preservação do acervo histórico do Jornal do
Brasil. No âmbito deste acordo o APERJ atuará como consultor técnico para a elaboração de
projetos de captação de recursos visando implementar o referido projeto.
24
II - RELATÓRIOS SETORIAIS
1 DIVISÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
ASSESSORIA TÉCNICA
Os seguintes órgãos foram acompanhados pela assessoria da Divisão de Gestão de
Documentos do APERJ, ao longo deste ano:

Companhia de Transportes sobre Trilhos do Estado do Rio Janeiro – RIOTRILHOS 12/01/2010
Visita realizada tendo em vista a necessidade de reconhecimento preliminar do acervo,
averiguando-se tipologia documental, data limite, suporte, condições de armazenamento e
guarda para um posterior possível recolhimento da documentação ao Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro.
O acervo, segundo as informações obtidas remonta à década de 1970 e está
fisicamente divido em várias salas do prédio onde está lotada a companhia, o que dificulta o
acesso e a recuperação rápida da informação. O arquivo possui em média: 72 metros lineares
de documentos textuais e 55.000 plantas de engenharia; 120.000 fotos de implementação de
projetos e negativos, documentos filmográficos, fitas VHS, rolos de vídeo e DVDs, disquetes,
folders e transparências que ainda não estão quantificados. Todos relativos a atividade fim do
órgão. A recuperação da informação é feita através de fichas remissivas, mesmo estando
grande parte da documentação digitalizada e o restante microfilmado. O acesso é
disponibilizado através dos originais e é freqüentemente consultado por engenheiros técnicos
da RIOTRILHOS e do METRÔRIO, para a elaboração de novos projetos.
Tendo em vista o desenvolvimento do Programa de Gestão de Documentos do Rio de
Janeiro, o órgão, integrante do programa, está elaborando com auxilio do APERJ a sua tabela
de temporalidade da atividade finalística, o que levará a adequada avaliação e destinação final
da documentação produzida e/ou acumulada, para desta forma, recolher, depois de avaliada a
documentação permanente ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.
25

Instituto Pereira Faustino – IPF - 11/08/2009
A visita teve como objetivo estudar a viabilidade de continuidade de funcionamento
deste arquivo no local onde se encontra até o momento. Os responsáveis pela documentação
acreditam que o local não está nas devidas condições para acondicionar da melhor forma a
documentação acumulada, que possui grande valor técnico probatório.
O acervo é composto por registros civis do início do século XX até a década de 70
quando houve a fusão do Estado do Rio de Janeiro com o Estado da Guanabara, extinguindose o Instituto Pereira Faustino e mantendo o Instituto Félix Pacheco, que existe até a
atualidade e é responsável pelo IPF. O acervo está em galpão com em média 2500 metros
lineares de documentação textual e iconográfica referentes à atividade-fim do órgão antes de
ser extinto, tais como: prontuário de identificação civil e criminal, fotos de registro geral e
fichas papiloscópicas. Grande parte da documentação está acondicionada em caixas de
papelão, e em gavetas de ferro, além de arquivos de aço onde estão acondicionadas as fotos de
registro geral. Estão organizadas no modo alfa-numérico e a recuperação feita por meio de
fichas remissivas. Por ser uma documentação de identificação civil e criminal é pesquisada
pela polícia civil, através do Instituto de Identificação Felix Pacheco ao qual está subordinado.
A freqüência de uso neste acervo é em média de 400 a 500 solicitações por semana. O local
de armazenamento deste acervo não se encontra em condições de manter a documentação em
bom estado de preservação, devido aos problemas apresentados acima. Para salvar o que
ainda existe é necessário obras emergenciais ou a mudança de local, que neste caso é o mais
indicado.
26

Departamento Geral de Ações Sócio Educativas – DEGASE – 13/08/2009
O principal objetivo da visita foi estudar a viabilidade da criação de um espaço onde
será instalado um Centro de Documentação e Pesquisa (CDOP), com oficinas para os
adolescentes em conflito com a lei, que estão sob custódia do órgão em questão. O espaço
pretendido para a construção do CDOP é um galpão de aproximadamente 120m2, onde
deverão ficar documentos referente às
atividade-meio e fim, e que estarão na fase
intermediária e permanente. Este espaço também deverá ser utilizado para as oficinas citadas
acima. A realização deste projeto é necessária para unificar a documentação produzida pelo
DEGASE, que está dispersa em várias unidades no Estado do Rio de Janeiro, em um só local.
Essa ação propiciará o acesso de forma eficiente e não deixará que a informação se perca com
eventuais mudanças. Outro fator decorrente deste projeto é a profissionalização, que visa a
ressocialização dos adolescentes em conflito com lei.
ARQUIVO INTERMEDIÁRIO
Tratamento Técnico Documental

Fundo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro
O Fundo é formado pela documentação produzida nos diversos setores do Arquivo
Público, contendo variada tipologia documental: relatórios de atividades, relatórios de visitas
técnicas, processos, projetos, correspondência, recortes de jornais, entre outros. Neste ano
foram compostas 10 caixas com aproximadamente 30 processos cada. Cada processo foi
identificado em planilha específica para o Fundo, de acordo com a Norma Brasileira de
Descrição Arquivística (NOBRADE) e foram inseridas na base de dados, as informações de
cerca de 300 processos. Tendo-se em vista que a DGD recebe periodicamente documentos
dos outros setores do Arquivo, o tratamento do Fundo APERJ é considerado de rotina, sendo
tratado na medida em que é transferido ao arquivo intermediário.

Fundo Departamento de Educação – Série Mapa de Frequência Escolar
O Fundo é formado por documentos estatísticos de diversas cidades do antigo Estado
do Rio de Janeiro, relativos às escolas primárias, rurais, urbanas, isoladas, anexas, mistas ou
27
não, subvencionadas, particulares e públicas. A série documental que vem sendo trabalhada é
de Mapa de Frequência Escolar. Neste ano o acervo foi trabalhado por um grupo de
estagiários da Universidade Federal Fluminense, já que a nossa equipe estava envolvida 100%
com o Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro. O período do estágio
foi de somente três meses fazendo com que o tratamento técnico relativo a este fundo tivesse
uma queda em comparação com os anos anteriores. Foram identificados 5.238 itens
documentais relativos aos mapas de freqüência dos municípios de São Sebastião do Alto,
Sapucaia e Saquarema totalizando 157 dossiês. O tratamento técnico dado à documentação
dos três municípios teve diversas etapas:
 Higienização mecânica, com a retirada de sujidades, tais como clipes, grampos e
resíduos de poeira e insetos;
 Identificação e separação por unidades de descrição, ou seja, por escolas com a
formação de dossiês ordenados cronologicamente;
 Acondicionamento em caixas de polipropileno;
 Identificação em planilha de acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística
– NOBRADE, que contém os campos: Caixa, Título, Anos, Distrito, Dimensão e
Notas.
As informações destes municípios ainda não estão em bases de dados devido ao curto
período de estágio dos alunos da Universidade citada anteriormente.
APOIO À PESQUISA
A Divisão de Gestão de Documentos realizou neste ano aproximadamente 56
pesquisas internas atendendo principalmente a demanda da Assessoria Jurídica. No ano,
houve um aumento significativo nas pesquisas externas, isto é, de órgãos da administração
pública. Com o acervo da Secretaria de Justiça, Série Documental Processos, totalmente
tratado atendemos a demanda do Estado com eficácia e rapidez. O quadro abaixo reflete o
aumento em comparação aos anos anteriores a este tratamento, tendo sido efetuados 300
atendimentos neste ano. Os órgãos que mais utilizam este serviço de atendimento são a
Secretaria de Administração Penitenciaria, a Secretaria da Casa Civil e a Rio Previdência.
28
ATENDIMENTO EXTERNO
PROCESSOS
300
46
62
48
0
0
0
0
2007
2008
2009
2010
PROJETO

Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro – PGD-RJ
O Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro está inserido no
Projeto Estratégico 41 do Governo do Estado do Rio de Janeiro, envolve todas as entidades da
administração direta e indireta do Poder Executivo estadual e pro meio da publicação do
Decreto nº 42.002 de 24 de agosto de 2009 determinou a criação das tabelas de
temporalidades e planos de classificação da atividade fim e a revisão da tabela de
temporalidade e plano de classificação da atividade meio.
O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro através da Divisão de Gestão de
Documentos (DGD) coordena este trabalho junto a Secretaria de Estado da Casa Civil e com
apoio metodológico da Universidade Federal Fluminense. O Programa está sendo
desenvolvido totalmente pelo Estado e tem custo zero. Os Planos de Classificação e as tabelas
de Temporalidade serão elaboradas por comissões nomeadas em Diário Oficial pelas próprias
entidades citadas acima.
O trabalho foi divido em dois módulos: o primeiro consistiu na identificação das
atribuições dos órgãos: competências, funções e atividades e o segundo na identificação das
29
tipologias documentais. Esta identificação está sendo feita através de um sistema via web
desenvolvido pelo (PRODERJ).
Este ano a equipe da DGD coordenou cerca de 42 comissões que já concluíram o
módulo 1, realizando reuniões, treinamentos, e todo tipo de auxilio solicitado pelos membros
das comissões formadas. O módulo dois já está se iniciando, porém em média somente 10
comissões estão nesta etapa.
Este gráfico demonstra o trabalho elaborado pela equipe de Gestão com estas
comissões.
Evolução das Comissões PGD-Rio
Módulo1
Inserção de Dados 1
42 39
10
Treinamento Módulo 2
Inserção 2
2
O PGD-RJ junto com o APERJ e a Secretaria de Estado da Casa Civil promoveu em
novembro o I Seminário de Estudos Arquivísticos – A gestão documental no contexto da
administração pública estadual do Brasil, que contou com a presença de teóricos
internacionais e nacionais renomados como Antonia Herrera Heredia, Joaquin Llansó, Renato
Tarciso Sousa, dentre outros. Neste seminário foram apresentados modelos de gestão
aplicados em vários estados do Brasil e metodologias para esta aplicação. A equipe da DGD
participou da organização e apresentou o Programa de Gestão Documental do Estado do Rio
de Janeiro – PGD-RJ explicitando o que foi feito até o presente momento.
Mariana Batista do Nascimento
Diretora de Divisão
Matrícula: 923978-1
30
2 DIVISÃO DE DOCUMENTOS PERMANENTES
DOCUMENTOS ESCRITOS
Tratamento Técnico

Fundo Casa de Detenção de Niterói - CDN
Foi finalizado o tratamento técnico do Fundo Casa de Detenção através da definição
do quadro de arranjo, da organização, do acondicionamento e da descrição dos documentos.
Para a execução desta última atividade, foram confeccionadas planilhas específicas,
contemplando todos os níveis de descrição de documentos arquivísticos, com base nas
diretivas da Norma Brasileira de Descrição Arquivística – NOBRADE. Essas planilhas
servirão como padrão para a atividade de descrição arquivística no APERJ. Além disso, a
meta também inaugurou a utilização da base ICA-AtoM na instituição visando sua utilização
como sistema integrado de arquivos. O quadro de arranjo estabeleceu 14 séries, contemplando
81 dossiês, distribuídos por cerca de 1,5 metros lineares de documentos pertencentes ao
Fundo.

Projeto “Memórias Reveladas”
Foi finalizada a revisão da descrição da base do Fundo Departamento de Ordem
Política e Social do Estado do Rio de Janeiro (DOPS-RJ), através da descrição do nível dossiê
o que implicou na quantificação da Série Prontuários, a maior série do fundo, com cerca de
1.500 dossiês. Posteriormente, passou-se à revisão do nível série e, em seguida, do nível
fundo. Foram elaborados os inventários topográficos das coleções particulares Daniel Aarão
Reis Filho, Jair Ferreira de Sá, Ângela Borba e Jean Marc von der Weid e do Fundo DOPSGB restando apenas o topográfico do fundo DOPS-RJ. Além disso, foram inseridas no banco
de dados Memórias Reveladas, as imagens referentes aos documentos digitalizados da
Coleção Jean Marc von der Weid.

Fundo Presidência da Província - PP
31
Foi dada continuidade à revisão da descrição da base de dados do Fundo Presidência
da Província. Além disso, foi aplicado o quadro de arranjo para a documentação com o
estabelecimento de séries definidas a partir de critérios que combinaram a estrutura
organizacional final da Presidência da Província do Rio de Janeiro e as funções, atribuições e
competências do órgão administrativo. Dessa forma, foram constituídas as seguintes Séries:
Secretaria da Presidência da Província; Diretoria de Fazenda; Diretoria de Instrução
Pública e Diretoria de Obras Públicas. Tendo em vista a existência de uma organização
física anterior e o grande volume do acervo, optou-se pela aplicação do quadro de arranjo
apenas no instrumento de pesquisa, ou seja, na base de dados. Dessa forma, as séries
estabelecidas foram inseridas em 1.317 notações do banco de dados. Foram ainda
identificados e separados 38 códices provenientes do Depósito Público da Corte que
constavam da base do Fundo Presidência da Província. As dificuldades encontradas na revisão
da base de dados, na definição das séries e na história administrativa da Presidência da
Província acarretaram um atraso no cronograma, não permitindo que fosse iniciado o
desenvolvimento do vocabulário controlado previsto. Para as atividades de tratamento técnico
do Fundo Presidência da Província, a equipe do APERJ contou com o apoio de dois
estagiários do Convênio COLUSO..

Fundo Depósito Público da Corte
Conforme apontado anteriormente, foram retirados tanto do arranjo físico quanto
intelectual do Fundo Presidência da Província, 38 códices pertencentes ao Fundo Depósito
Público da Corte. Essa ação, que não estava prevista, implicou na descrição do material no
nível de fundo nos termos da NOBRADE. Em interface com a Assessoria de Informática, foi
desenvolvida uma base de dados ACCESS para o Fundo contendo: título; notação; conteúdo,
ano de produção final e inicial e notas. Em seguida, os dados que constavam da base da
Presidência da Província foram migrados para esta nova base. Foi também elaborada uma
tabela de equivalência entre as notações anteriores e as novas notações atribuídas.
Coleções Particulares
Foi realizada a identificação sumária, para controle interno, de três coleções
particulares doadas ao APERJ neste ano: Robespierre Martins Teixeira, Silas Ayres de Mattos
32
e Vera Silvia Araújo Magalhães. Essa identificação contemplou os seguintes itens: volume
(aproximado); dimensões; suportes e datas-limite do material. Foi feita uma lista preliminar
das coleções Robespierre Martins Teixeira e Silas Ayres de Mattos e conferida a listagem
recebida da coleção Vera Silvia Araújo Magalhães. Está previsto no plano de ação de 2011 o
tratamento técnico das coleções particulares Robespierre Martins Teixeira e Silas Ayres de
Mattos.
DOCUMENTOS ESPECIAIS
Tratamento Técnico

Fundo Divisão de Polícia Política e Social - DPS
De acordo com o planejamento, estavam previstos para 2010 a definição do arranjo e a
descrição dos documentos fotográficos do Fundo DPS. Entretanto, devido ao número
reduzido de funcionários do Serviço e ao desenvolvimento de outras atividades que não
estavam previstas, a meta não foi alcançada. Dessa forma, foram realizadas durante o ano de
2010 as seguintes atividades: leituras de bibliografia específica sobre o tema; estudos e
pesquisas na base de dados da documentação textual e no inventário do Fundo com o objetivo
de apreender o contexto histórico e o contexto de produção e acumulação dos documentos. O
resultado foi uma proposta preliminar de arranjo com a definição de séries e dossiês e a
separação dos documentos de acordo com esse quadro. Foi também iniciada a ordenação
física da Série Retratos.

Fundo Assessoria de Imprensa e Divulgação – AID
Para o ano de 2010, foi prevista a elaboração de artigos pelas bolsistas, além de um
instrumento de pesquisa relacionado aos negativos e uma cartilha paradidática. Além das
metas previstas terem sido alcançadas, o projeto Governadores em Foco teve outros
desdobramentos: reordenação das caixas e do seu conteúdo; confecção de etiquetas com
novas numerações até o governo Nilo Batista; apresentação do trabalho “Administração da
Imagem dos Governadores” no Colóquio Imagem e Política, produção de artigo referente ao
tema apresentado; elaboração da história administrativa do Fundo Assessoria de Imprensa e
Divulgação; digitalização de parte do acervo dos governos de Negrão de Lima, Raimundo
33
Padilha, Chagas Freitas, Geremias Fontes, Leonel Brizola e Faria Lima. Por fim, foi feita a
seleção de fotografias para a divulgação do acervo do APERJ, além da apresentação das
bolsistas na Semana de Iniciação Científica da Universidade Federal Fluminense, sendo que
um dos trabalhos foi selecionado entre os 10 melhores da área de Ciências Humanas,
concorrentes ao Prêmio Vasconcelos Torres.

Fundo Baixada Viva
O planejamento para este Fundo previa a conferência dos mapas e revisão da base de
dados do Fundo Baixada Viva. Meta alcançada.

Mapas sem identificação de proveniência
O planejamento previa a identificação de aproximadamente 150 mapas que estavam
armazenados juntos aos mapas do Fundo Baixada Viva e que não possuem identificação de
proveniência. Meta alcançada. A partir desta identificação foi possível, elencar os mapas que
pertencem ao Fundo Baixada Viva.

Fundo Departamento Geral de Investigações Especiais - DGIE
Apesar de não estar prevista, foi feita a listagem, contendo número da caixa e
respectivos documentos referentes a este fundo (300), com o objetivo de submeter este acervo
a um tratamento de preservação.

Fundo Presidência da Província - PP
Foi feita a listagem dos noventa mapas pertencentes ao Fundo Presidência da
Província bem como a identificação e separação das cópias.
ESTUDOS E PESQUISA

História administrativa da Presidência da Província do Rio de Janeiro
Meta não prevista no plano de ação. Foi iniciada a revisão e atualização da história
administrativa da Presidência da Província elaborada pelo APERJ, com apoio da Fundação de
Amparo À Pesquisa do Estado do Rio de Janeiro, em 2004. Esta atividade, que teve início em
34
julho, deslocou um funcionário da Divisão para a tarefa atrasando, dessa forma, o cronograma
de tratamento técnico do Fundo Presidência de Província e o início da construção do
vocabulário controlado previsto. O trabalho foi iniciado pelos itens referentes aos órgãos
administrativos que não constavam da história administrativa existente até então. Dessa
forma, foram contemplados os seguintes órgãos: Inspetoria de Imigração, Instituto Vacínico,
Instituições Religiosas, Administração dos Correios, Casa de Detenção de Niterói, Arquivo
Estatístico, Secretaria de Polícia e Geografia e Estatística. O trabalho envolveu pesquisa nas
Coleções de Leis da Província do Estado do Estado do Rio de Janeiro e na Coleção Geral de
Leis; pesquisa nos relatórios dos Presidentes da Província, leitura de bibliografia específica
sobre o tema; pesquisa na documentação do Fundo PP e na internet. A seguir passou-se para a
edição e organização do texto envolvendo organização da bibliografia, correção das notas,
correção e ajustes no texto. A edição final, para publicação, deve encerrar no início de janeiro.

Projeto Fotografia e Comunismo
O planejamento previa uma exposição e mostra de filmes sobre Ruy Santos. A
exposição Ruy Santos: Imagens Apreendidas foi inaugurada em 04 de maio de 2010, no
Centro Cultural da Justiça Federal, e permaneceu até 13 de junho deste ano. A mostra de
filmes foi realizada no mesmo local, com a exibição em 15 de maio de Sol sobre a Lama. No
dia 22 de maio foram exibidos São Paulo a Luis Carlos Prestes, O Saci, O Coronel Delmiro
Gouveia: o homem e a terra, O Homem e o Limite e Jorge Amado. Além disso, foi produzido
o artigo “Ruy Santos: fotógrafo do PCB”, de autoria de Teresa Bastos para o livro que está
sendo organizado pelo professor Paulo Knauss. A pesquisadora apresentou no XV Encontro
Anual da Sociedade Brasileira de Estudo de Cinema e Audiovisual (SOCINE), realizado no
período de 06 a 09 de outubro deste ano, na cidade de Recife (PE), o trabalho intitulado “De
Prisioneiro à Testemunha: limites e poderes do retrato policial”, que será publicado na revista
anual da entidade. A pesquisadora também escreveu o artigo “Imagens Secretas: fotografias
da polícia política no acervo do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro”, publicado na
Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. A bolsista Thaís Lopes, vinculada ao
referido projeto, apresentou o trabalho “Retratos da Repressão: o mito da identidade nos
arquivos da polícia política”, na Jornada Científica da Universidade Federal do Rio de
Janeiro.
35

Estudo documental
Foi elaborado o artigo “Memórias num bordado: traços de Genny Gleiser no Arquivo
Público do Estado do Rio de Janeiro”, que será publicado pelos Cadernos de Pesquisa do
Centro de Documentação e Pesquisa em História da Universidade Federal de Uberlândia.

Comunicações em eventos científicos
1) 21º UERJ sem muros - Apresentação de pôster do projeto Tratamento Técnico do Fundo
Presidência da Província do Rio de Janeiro do Convênio Convênio CONARQ – COLUSO
/UERJ, pelos estagiários Suelen Pacheco Ronconi e Gabriel Mourão Peçanha. Outubro, 2010.
2) 21º UERJ sem muros - Apresentação de pôster do projeto: Projeto Migrantes no Estado do
Rio de Janeiro, Convênio CONARQ – COLUSO /UERJ, pelos estagiários Cristiane Nunes e
Gabriel Alencar. Outubro, 2010.
3) XX Seminário de Iniciação Científica - Prêmio Vasconcellos Torres UFF
Apresentação dos trabalhos de 3 integrantes da equipe da Divisão.
 "Memória dos fotógrafos de Governo: a construção da imagem dos governadores do
Estado da Guanabara e do novo Estado do Rio de Janeiro (1960-1999)."
 "Governadores em foco: a construção da imagem dos chefes de governo do Estado da
Guanabara e do novo Estado do Rio de Janeiro na Coleção Fotográfica Oficial (19601999)."
 "A memória do Poder: um estudo sobre a produção fotográfica das agências do Estado
da Guanabara e o Novo Estado do Rio, ao longo dos últimos quarenta anos do século
XX."
CERTIDÕES DE DOCUMENTOS PROBATÓRIOS
Foram produzidas 8 certidões por extrato referentes aos registros paroquiais de terra
do Fundo Presidência da Província atendendo à solicitação dos pesquisadores. Elaborou-se
ainda um modelo para ambos os documentos com o auxílio da Assessoria Jurídica.
36
MOVIMENTAÇÃO DE ACERVO
Atendimento
Entre janeiro e novembro de 2010 foram atendidos 3.031 pedidos provenientes da Sala
de Consulta e da Assessoria Jurídica ocorrendo uma diminuição em relação ao ano passado
que foi de 3.625 pedidos. Em função do atendimento às demandas de pesquisas foram
trocados 139 invólucros das pastas do Fundo Polícias Políticas. Foi realizada ainda a
movimentação de caixas e códices para a conservação e digitalização.
As coleções
movimentadas foram Jair Ferreira de Sá e Ângela Borba, além dos Fundos Casa de Detenção
de Niterói, Presidência da Província e Polícias Políticas.
OUTRAS ATIVIDADES

Colaboração com instituições externas
- Seleção de fotografias e objetos tridimensionais para a Revista de História da Biblioteca
Nacional, em edição sobre o Integralismo.
- Auxílio na pesquisa e seleção realizadas por Marcelo Zelic, do Grupo Tortura Nunca Mais –
Seção São Paulo, de 15 fitas VHS, com conteúdos diversos, para digitalização.

Serviços realizados para o APERJ (publicidade, eventos etc.)
Foram realizadas visitas guiadas; seleção de vinte e duas imagens para a campanha de
divulgação do APERJ, no contexto do projeto da nova sede; seleção de dez fotografias
solicitadas pela Revista Senatus – publicação do Senado Federal - em comemoração aos
cinqüenta anos da instalação do Poder Legislativo em Brasília; Seleção de imagens para a
exposição “Imagens Apreendidas”, organizado pela pesquisadora Teresa Bastos; elaboração,
por Cláudia Calmon, de um texto sobre as polícias políticas para o catálogo da exposição;
participação de Bruno Norbert e Cláudia Calmon da montagem da exposição; seleção de
fotografias para a apresentação de Maria Teresa B. de Mello do trabalho “Imagens da Polícia
Política no acervo do APERJ”, no Colóquio Imagem e Política, realizado na UFF;
apresentação de trabalho “A Administração da Imagem dos Governadores” no Colóquio
Imagem e Política, realizado na UFF, por Cláudia Calmon; contagem de aproximadamente
37
700 documentos referentes ao Fundo Vera Silvia Magalhães; Bruno Norbert acompanhou a
visita de jornalistas de “O Globo” e representantes da Casa Civil à Permanente e ao SDE,
além de separar documentos para os visitantes fotografarem. A partir da seleção feita pelos
visitantes, enviou fotografias de diversos fundos para o responsável pela matéria, além de
sugerir outras imagens; Bruno Norbert, a pedido de “O Globo”, enviou mais 7 fotografias
para a versão on line do jornal; Bruno Norbert, Clarissa Ramos e Thaís Valvano selecionaram
10 fotografias do Fundo AID, para a comunicação de Maria Teresa Bandeira de Mello sobre
“Fontes para a História da Saúde no Acervo do APERJ”; Bruno Norbert e as as estagiárias
Clarissa Ramos e Thaís Valvano participaram da preparação para a visita da Rede
Bandeirantes de Televisão à Permanente, com o objetivo de realizar uma reportagem sobre o
acervo do APERJ.
José Edson Schümann de Lima
Diretor de Divisão
Matrícula 00/5013677-9
38
3 DIVISÃO DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
PRESERVAÇÃO DIGITAL

Projeto “Memórias Reveladas”
Digitalização das coleções particulares Jair Ferreira de Sá, Daniel Aarão Reis e
Ângela Borba. Disponibilização das coleções à consulta na base de dados do Projeto
Memórias Reveladas - cerca de 24.052 imagens foram digitalizadas e editadas; conversão
para pdf de 9.344 imagens do Fundo Jean Marc van der Weid. Projeto em desenvolvimento.

Fundo Polícias Políticas, Setor Integralismo
Finalização da digitalização e edição de 1.325 documentos iconográficos;
disponibilização do material para a consulta em meio digital e preservação dos originais
fotográficos.
 Documentos tridimensionais
Fotografação de 69 objetos tridimensionais sob guarda da Divisão de Documentos
Permanentes / Serviço de Documentos Especiais e disponibilização das imagens à consulta
em meio digital.
 Documentos cartográficos do Fundo Presidência de Província
Digitalização e edição de 70 mapas; disponibilização do material à consulta em meio
digital.
 Fundo Divisão de Polícia Política e Social
Conclusão da digitalização prevista do acervo. iconográfico. Foram digitalizados 200
documentos fotográficos.
39
Outras atividades:

Identificação e avaliação de documentação digital – doação recebida de Sra. Vera
Silva Magalhães.

Edição de tabelas dos manuscritos da cidade de Campos para publicação.

Fotografação de tridimensionais – Foram feitas 76 de um total de 170 objetos,
aproximadamente, do Fundo Polícias Políticas. Destes, 94 já foram fotografados
anteriormente em boa resolução não sendo necessária a captura de novas imagens.

Fotografação de acervo, locais de guarda, atividades da preservação e eventos
internos – imagens usadas para compor relatórios técnicos produzidos pelos técnicos
do Arquivo.

Coleção Terceiro Milênio – Preservação de objetos sonoros. Encaminhamento de 7
discos da citada coleção, para reformatação no Museu da Imagem e do Som.

Instalação da Micro-filmadora para mapas – montagem e instalação de
equipamento doado pelo Arquivo Nacional, assim como a adequação da sala para o
recebimento da mesma.

Digitalização de 549 imagens diversas - atendendo a solicitações do Gabinete,
Divisão de Documentos Permanentes e Divisão de Acesso à informação.
CONSERVAÇÃO
Projeto "Restauração, Acondicionamento e Informatização da Documentação do Fundo
Presidência da Província do Rio de Janeiro"
Tratamento de higienização, estabilização e acondicionamento, de 282 códices e 70
mapas. Iniciado em setembro de 2009, o projeto superou as metas propostas. Ao seu
término, foram contabilizados 382 códices e 95 mapas tratados e acondicionados.
Fundo Polícias Políticas, Setor Estudantil
Tratamento de higienização, estabilização e acondicionamento de 70 pastas
de
documentos textuais em 45 caixas. Esta atividade foi interrompida devido à necessidade de se
40
revisar a numeração dos documentos. Feito isso, não foi possível sua continuidade por
escassez de mão de obra.
Projeto “Desinfestação do Acervo da Casa de Detenção do Rio de Janeiro”
Coordenação e acompanhamento do trabalho de desinfestação, higienização e
acondicionamento de 516 códices contaminados por insetos. Este projeto foi apresentado este
ano e será realizado em 2011, por empresa especializada e será acompanhado por técnicos da
Divisão de Preservação de Documentos.
Outras atividades:

Fundo Polícias Políticas - Higienização, limpeza química e acondicionamento de têxtil
[Toalha de Geny Gleyser]; higienização e acondicionamento de 41 têxteis (flâmulas e
bandeiras); restauração do folheto “Resoluções Adoptadas pelo 5º Plenum do Partido
Comunista do Brazil”.

Fundo Casa de Detenção de Niterói – Higienização e acondicionamento de 11 códices.

Fundo Presidência de Estado – Higienização, estabilização e acondicionamento de quatro
documentos.

Coleção Família Bustamante – Higienização e acondicionamento de tridimensionais.

Fundo Presidência de Província – Diagnóstico dos documentos avulsos.

Fundo da Delegacia Geral de Investigações Especiais – Diagnóstico e elaboração de
proposta de tratamento para a continuidade do projeto Memórias Reveladas.

Coleção Terceiro Milênio – Higienização, estabilização das capas originais e
acondicionamento de 7 discos de metal revestidos de acetato de celulose e laca, que seguiram
para reformatação.
O Serviço de Conservação também realizou atividades além do tratamento do acervo
permanente. Foram realizados procedimentos de conservação em 4 documentos recebidos em
doação - “Imagens do Sigma”, “O General Góes depõe...”, em um livro ilustrado com
imagens do Estado do Rio de Janeiro de 1922 e uma coleções de impressos com imagens da
Corte.
41
Faz parte do serviço de conservação a confecção de encadernações e embalagens de
acondicionamento - foram confeccionadas 11 encadernações com espiral, 3 blocagens de
guias de remessa, e 3643 invólucros para o acondicionamento de documentos.
SERVIÇO DE REPROGRAFIA
Foram reproduzidas aproximadamente 2.200 imagens em 56 pedidos de pesquisa da
sala de consulta.
OUTRAS ATIVIDADES
A Divisão de Preservação de Documentos auxiliou ainda na montagem da exposição
“Ruy Santos – Imagens Apreendidas” de curadoria de Teresa Bastos, na qual foram feitas a
montagem das fotografias expostas, colocação destas em molduras, higienização e montagem
dos
documentos
iconográficos
e
textuais
expostos
em
vitrina, desmontagem
e
acondicionamento das fotografias após o término da exposição.
A Divisão de Preservação de Documentos realizou também visitas técnicas com
elaboração de laudos de conservação das áreas de guarda de instituições como a RIO
TRILHOS, da RIOPREVIDÊNCIA, do Serviço de Identificação Policial e do CPDocJB. Ao
Arquivo do Museu Imperial de Petrópolis, foi feita visita técnica com o intuito de conhecer o
trabalho realizado com o acervo documental e museográfico, que está sendo digitalizado.
Auxiliamos ainda a elaboração de projeto para a instalação de um laboratório de Conservação
na futura Biblioteca Estadual do Rio de Janeiro.
Durante este ano, iniciamos uma parceria técnica com o Setor de Entomologia da
Fiocruz, onde cedemos material coletado em nosso acervo e instalações para serem analisados
pelos biólogos da instituição, Dra. Jane Costa e Dr. Sandor.
De resto, cabe destacar o papel da divisão na coordenação dos trabalhos da Comissão
de Preservação de Documentos. Nesse sentido, foram realizadas duas ações principais:
42

Oficina de Conscientização para Preservação
Nos meses de maio e junho deste ano foram realizadas duas séries de palestras
informativas sobre Preservação. A primeira teve por objetivo informar sobre a importância
dos procedimentos de higienização realizados na documentação, reconhecimento e distinção
entre sujidades, infestações de fungos e de insetos. A segunda série de palestras abordou
questões sobre biossegurança e manuseio seguro ao técnico e ao documento e o correto
acondicionamento do acervo.

Atualização dos dados para Plano de Preservação
Levantamento de dados sobre as áreas de guarda (condições climáticas externas,
internas, mobiliário, acondicionamento do acervo, etc).
Ivy Souza da Silva
Diretora da Divisão de Preservação de Documentos
Matricula 949407-1
43
4 DIVISÃO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
APOIO À PESQUISA
Esta ação tem a finalidade de manter e ampliar o atendimento ao usuário, prestando
informações e orientação quanto à realização de consultas e pesquisas ao acervo arquivístico e
bibliográfico. Em 2010, foram inscritos 286 pesquisadores, sendo 193 novos pesquisadores
(67,48%) e 93 antigos pesquisadores (32,52%). O total de inscritos representou um acréscimo
de 4% em relação a 2009. Foram realizados 1.430 atendimentos, sendo 1.134 na Divisão de
Acesso à Informação (DAI) e 296 atendimentos efetuados por meio de mensagens eletrônicas
avulsas, bem como as informações de caráter geral prestadas por telefone. O atendimento
presencial gerou 2.603 requisições de documentos e 283 requisições de serviços. Destas
requisições de serviços 109 representam os pedidos de pesquisa no “fichário DOPS” (560
nomes pesquisados), 71 para avaliação de prontuários e 103 para reprodução de documentos.
Em 2010, o fundo arquivístico mais consultado foi o “Fundo Polícias Políticas do Rio
de Janeiro” com 67% das requisições.
Desse fundo, o setor mais consultado foi
“Comunismo” com 14,83% das requisições. Em 2009, o mesmo fundo representou 70,55%
das requisições, tendo o setor “Informações” como mais consultado com 17,87% das
requisições.
A diminuição de alguns itens verificada na tabela 1 (Apoio à Pesquisa) foi motivada pela
grande movimentação do acervo do Fundo Polícias Políticas do RJ realizada em 2009 pelo
pesquisador Cláudio Beserra de Vasconcelos (militares cassados pós-64) e Luciana Lombardo
(livros apreendidos), ambos totalizando em torno de 972 requisições.
44
Tabela 1 - Apoio à Pesquisa
PROCEDIMENTO
2009
2010
VARIAÇÃO
275
286
4%
Atendimentos presenciais realizados
1.354
1.134
-16,2%
Solicitações de documentos
4.075
2.603
-36%
305
283
-7%
1.031
560
-46%
Pesquisadores inscritos
Requisições de serviços
Temas pesquisados no fichário DOPS
Tabela 2 - Movimentação dos Conjuntos Documentais por Fundos
2010
FUNDOS / COLEÇÕES
2009
QUANTIDADE DE
REQUISIÇÕES
%
QUANTIDADE DE
REQUISIÇÕES
Polícias Políticas RJ (*)
1.744
67,00
2.874
Presidência da Província - PP
530
20,36
571
Biblioteca
116
4,46
398
Presidência de Estado - PE
93
3,57
81
Casa de Detenção
58
2,23
115
Daniel Aarão Reis Filho
20
0,77
17
MFALD
20
0,77
6
Jean Marc
11
0,42
1
Jair Ferreira de Sá
8
0,31
5
Angela Borba
3
0,12
5
0
0
2
2.603
100
4075
Coordenadoria de Comunicação
Social - CCS
TOTAL
(*) Abrange todos os fundos das polícias políticas.
45
Tabela 3 - Movimentação dos Conjuntos Documentais por Setores do Fundo Polícias
Políticas RJ
SETORES
QUANTIDADE DE
REQUISIÇÕES
%
SETORES
QUANTIDADE DE
REQUISIÇÕES
%
COMUNISMO
221
14,83
RECORTES DE JORNAIS
10
0,67
DOPS
157
10,54
MILITAR
8
0,54
INFORMAÇÕES
137
9,19
NORTE AMERICANO
8
0,54
SECRETO
136
9,13
PRONTUÁRIO GB
8
0,54
DGIE
131
8,79
SINDICÂNCIA
8
0,54
GERAL
104
6,98
DISTRITOS
7
0,47
ADMINISTRAÇÃO
85
5,70
ESPANHOL
7
0,47
ESTADOS
75
5,03
ESPIONAGEM
7
0,47
ESTUDANTIL
75
5,03
SINDICATOS
5
0,34
INTEGRALISMO
67
4,50
SUL AMERICANO
5
0,34
40
2,68
CERTIDÕES
4
0,27
PREVENTIVO
23
1,54
DECLARAÇÕES
4
0,27
ALEMÂO
21
1,41
ITALIANO
4
0,27
DIVERSOS
20
1,34
CUBA
3
0,20
POLÍTICO
17
1,14
INGLÊS
3
0,20
CONFIDENCIAL
15
1,01
3
0,20
MUNICÍPIOS
15
1,01
AUSTRÍACO
2
0,13
14
0,94
AVERIGUAÇÕES
1
0,07
INQUÉRITO
13
0,87
FRANCÊS
1
0,07
TERRORISMO
12
0,81
GUANABARA
1
0,07
ALVARÁS
10
0,67
JAPONÊS
1
0,07
1490
100
BOLETIM
RESERVADO
INFORMAÇÕES
SOLICITADAS
INVESTIGAÇÃO
POLICIAL
TOTAL
46
Gráfico 1: pesquisadores inscritos 2006 a 2010
Gráfico 2: atendimentos mensais ao público durante o ano de 2010
Gráfico 3: requisições de documentos 2010
47
Gráfico 4: requisições de serviços 2010
DOCUMENTAÇÃO BIBLIOGRÁFICA
Tratamento Técnico
 BibLivre / APERJ
No exercício de 2010 foram catalogados e incluídos na base BibLivre 10.207 volumes
(exemplares), totalizando, até este ano, 20.427 volumes inseridos na base. O inventário conta
com 2.868 títulos de livros, folhetos, teses e material especial, 1.526 títulos de periódicos e 80
títulos de artigos de periódicos, totalizando, em 2010, 4.474 títulos inseridos na base. Em
2009, foram inseridos na base 1.537 títulos. Em 2010, 2.937 títulos inseridos, representando
um acréscimo de 91% em relação a 2009.
 Editora Terceiro Milênio
 Periódicos - ordenados alfabeticamente por título e acondicionados em 180 caixasbox, com colocação de etiquetas nas caixas para identificação do número do
periódico. Estão catalogados até a letra “m” com inserção de 949 títulos, 6.725
números (exemplares) na base do Sistema BibLivre, representando 72% (130
caixas) do acervo de periódicos.
 Recortes de Jornais - 1.618 pastas - acondicionadas em 179 caixas-box.
 Folhetos - 436 pastas - acondicionadas em 72 caixas-box.
 Textos – 210 pastas - acondicionadas em 19 caixas-box.
48
 Biblioteca CIDE
Formalizado a doação do acervo com a assinatura do termo de doação. A fase de
identificação do acervo foi prejudicada por motivo de obras na sala destinada à guarda do
material e falta de pessoal. Executada a identificação da Coleção de Diários Oficiais doados,
incorporados ao acervo da Biblioteca APERJ. A atividade teve como produto o instrumento
de doação do acervo com o inventário do acervo.
 Periódicos Alternativos
Esta ação teve o objetivo de inserir na base do Sistema BibLivre 176 títulos, 1.783
números de periódicos provenientes das Coleções Particulares sob a custódia do APERJ, ou
seja, relacionados nas coleções Angela Borba, Jean-Marc van der Weid, Daniel Aarão Reis e
da Biblioteca do APERJ, bem como da inclusão de 184 títulos, 664 números de periódicos
provenientes do Movimento de Emancipação do Proletariado – MEP, doados pela
pesquisadora Maria Célia Fernandes. A ação teve como resultado o catálogo disponível para
consulta online na base BibLivre.
 Coleção Bibliográfica Robespierre Martins Teixeira
Este acervo bibliográfico foi doado por Paulo Luiz Martins Teixeira, filho do titular. O
tratamento técnico desta coleção não estava contemplado no “Plano de Ação 2010”. Recebeu
tratamento técnico com carimbo de doação e número de identificação no acervo. Inserido na
base do Sistema BibLivre com 651 títulos, 809 volumes. O produto final foi o catálogo
disponível para consulta online na base BibLivre, lançado publicamente em cerimônia no dia
7 de dezembro de 2010, no Colégio Pedro II – Unidade Humaitá.
Além dos resultados apresentados, é preciso acrescentar que está em fase final o
processo de encadernação total da Coleção de Diários Oficiais junto à Imprensa Oficial,
restando 25 meses de publicação para o término do serviço.
De resto, foram recebidas por doação de Silvia de Moura as coleções de periódicos:
 JÁ. Rio de Janeiro: Tarso de Castro, 1971.
 MOVIMENTO. São Paulo: Edição S.A., 1975-1977.
 O PASQUIM. Rio de Janeiro: Codreci, 1969-1979.
 OPINIÃO. Rio de Janeiro: Inubia, 1972-1977.
49
Cabe destacar que neste ano não se alcançou a meta de implementar uma política de
descarte de acervo bibliográfico, conforme estava previsto em plano de ação.
DIFUSÃO CULTURAL
Neste ano, a Divisão conseguiu implantar este serviço, que reúne atividades que visam
difundir a missão do Arquivo do Estado do Rio de Janeiro, seus produtos e promover eventos
culturais, implementados pela própria instituição ou em parceria com outros órgãos e
entidades do Poder Publico ou agentes culturais. Tem sido responsável pela realização de
seminários, exposições, bem como a edição de publicações e manutenção de visitas técnicas.
 Exposição “Ruy Santos: imagens apreendidas”, realizada no Centro Cultural Justiça
Federal - 27 de abril a 13 de junho de 2010
 Colóquio “Imagem e política: fotografias de arquivo”, realizado na Universidade
Federal Fluminense - 8 e 9 de junho de 2010
 Jornada “Gestión de Documentos”, realizada no Arquivo Nacional - 1º de novembro
de 2010
 I “Seminário de Estudos Arquivísticos: a gestão documental no contexto da
administração pública do Brasil”, realizado no Tribunal de Contas do Estado do Rio
de Janeiro - 3 a 5 de novembro de 2010
 Lançamento do “Catálogo online da Coleção Robespierre Martins Teixeira”, realizado
no Colégio Pedro II - Humaitá II - 7 de dezembro de 2010
 Preparação de originais e de diagramação do livro “Manuscritos de Manoel Martins do
Couto Reis 1785 : descrição geográfica, política e cronográfica do Distrito dos
Campos dos Goytacazes. (lançamento previsto para março de 2011). Trata-se de ação
em convênio com o Arquivo Público Municipal de Campos de Goytacazes, que deve
garantir a impressão.
Johenir Jannotti Viégas
Diretor da Divisão de Acesso à Informação
Matrícula 936647-7
50
5 DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO
PROTOCOLO
O Serviço de Protocolo da Divisão de Administração e Finanças – DAF do Arquivo
Público do Estado do Rio de Janeiro – APERJ, em 2010, trabalhou com a meta de implantar o
Sistema UPO de Controle e Acompanhamento de Processos e Documentos dos Órgãos do
Estado do Rio de Janeiro, no Arquivo Público. Assim, o controle de todos os processos
criados pelo APERJ em 2010, já estão informatizados e todas as divisões têm pelo menos um
usuário do sistema, que recebeu treinamento presencial, e está apto a atualizar o sistema com
as tramitações dos processos. Com isso o andamento dos processos pode ser acompanhado
pela internet e os responsáveis podem verificar quanto tempo é gasto em cada atendimento de
cada processo.
 Autuação de processos
Até novembro de 2010 o Protocolo do APERJ, autuou 401 processos, sendo 99
processos administrativos, 188 Processos de pesquisas probatórias, 114 Avaliações de
Prontuário e Reprodução de Documentos, quando o consulente solicita acesso ou reprodução
de documentos do acervo do APERJ
.
51
 Controle de visitantes
Até novembro de 2010, foram registrados 1703 visitantes.
 Distribuição de correspondência
Até novembro de 2010 foram emitidas 265 guias de remessa de documentos.
O Protocolo do APERJ esteve, em 2010, responsável por receber, registrar e guiar as
turmas de alunos que visitam o Arquivo. Foram 7 visitas guiadas ao APERJ. E também
esteve responsável em pelo recebimento, registro no livro de protocolo e distribuição das
doações de acervos recebidas em 2010.
RECURSOS HUMANOS
O Serviço de Recursos Humanos trabalhou 2010 com objetivo de atualizar o banco de
dados e pastas de servidores do APERJ. Essa meta foi integralmente cumprida, permitindo um
melhor controle do envio mensal de as folhas de frequência, a escala de gozo de férias,
preparação de ofícios de freqüência dos servidores cedidos de outras instituições distribuição
de contracheques, produção de crachás para estagiários e prestadores de serviço. Cabe
ressaltar uma maior integração com a gerência de pessoas da Secretaria de Estado da Casa
Civil.
Buscou-se, ainda, perseguir a meta de promover ações para integrar as equipes do
APERJ. A meta foi cumprida mantendo painel de notícias animado constantemente, com
divulgação e organização de confraternização em torno dos aniversariantes do mês e de festa
de fim de ano. Outra ação nesse sentido foi voltada para a promoção de campanha de
conscientização coletiva sobre consumo de papel.
Ao lado disso, continuou sendo incentivada a formação continuada dos profissionais
do APERJ. Para verificar se tinha alcançado o objetivo, de comprometer seu pessoal com sua
qualificação, a Divisão de Administração e Finanças do Arquivo Público realizou, durante o
mês de novembro, uma pesquisa, perguntando aos servidores que trabalharam no APERJ,
quantos cursos de capacitação, eles haviam cursado em 2010. Essa pesquisa foi feita através
de formulário eletrônico enviado por e-mail para todos os servidores do APERJ.
52
Dos 22 servidores que responderam a pesquisa (dois servidores foram substituídos
durante este ano e um esteve de licença durante a pesquisa.), oito não participaram de
nenhuma atividade de capacitação e, apenas dois não fizeram nenhum curso nos últimos dois
anos. Dois estão cursando pós-graduação em Administração Pública. E uma das servidoras
está concluindo um curso de mestrado em história.
Além disso, os trabalhadores do Arquivo, assistiram diversas palestras, no I Seminário
de Estudos Arquivìsticos, realizado pelo APERJ, em novembro. O Arquivo enviou também,
seis funcionários para participar do Congresso Nacional de Arquivologia, que este ano,
aconteceu em Santos, SP. Onde eles conheceram novas tecnologia na área de arquivos.
Permitiu também que uma servidora participasse do Congresso Brasileiro de Arquivologia, no
Espirito Santo.
Ao analisar os dados da pesquisa, concluímos que o Arquivo atingiu seu objetivo de
despertar interesse de sua equipe em se qualificar. Observamos apenas, alguns ajustes que
podem ser feitos no programa de capacitação do APERJ.
Resultado da pesquisa sobre capacitação APERJ/2010
1 - Fez algum curso de aprimoramento em 2010?
Sim 59%
Não 41%
53
2 - Quantos?
Cursos em
2010
um
dois
três
quatro
mais de
quatro
3 - Qual tipo de aperfeiçoamento?
Cursos em
2010
servidores
Curso de
capacitação
5
Mestrado
1
Participação em
Congresso
5
Pós-graduação
2
% dos que
fizeram
curso
23%
5%
23%
9%
9
3
1
0
% dos que
fizeram
curso
41%
14%
5%
0%
0
0%
servidores
54
4 - Qual a área do curso?
Cursos em 2010
servidores
% dos que
fizeram
curso
Administração
Arquivologia
História
Bibliografica
Digitalização
Informática
5
23%
6
27%
0
1
0
0%
5%
0%
CONTROLE DE MATERIAL
O serviço de almoxarifado do Arquivo Público, em 2010, continuou a utilizar o
Sistema de Controle de Material de Consumo – ECM desenvolvido pelo PRODERJ,
implantado no segundo semestre de 2009. Por meio desse sistema passamos a conhecer
melhor nossos principais consumos:
Material
Unidade
Consumo mensal
Copos plásticos
cento
23
Luvas de procedimento
cento
5
Papel A4
resma
10
Papel toalha
milheiro
31
Além desse sistema a Divisão de Administração do Arquivo, passou a utilizar também
o Sistema Integrado de Gestão de Aquisições – SIGA, para efetuar solicitações de compras e
de serviços, para atender as necessidades do APERJ. Por meio do sistema, adquirimos um
conjunto de cadeiras para a sala de reuniões, uma bomba d’água, as novas persianas da Sala
de Consulta, instalamos itens de segurança no elevador , etiquetas que são usadas pela
Divisão de acesso a informação, no BIBLIVRE e estamos aguardando a entrega de lápis 6B e
fita mágica. Nesse sentido, cabe destacar o movimento de integração da administração do
55
controle de material no APERJ ao sistema estadual coordenado pela Secretaria de Gestão e
Planejamento.
Em 2010, o Almoxarifado trabalhou com a meta de iniciar uma campanha de
conscientização dos servidores no uso da ferramenta PDF para diminuir o número de
impressões e consequentemente o consumo de papel. O que foi feito. E implantamos ainda,
junto com a Assessoria de Informática, a utilização de uma bandeja na impressora da
administração, com papel para reutilização do verso, para impressões de formulários internos
ou para material para leitura. A campanha foi acompanhada ainda de cartazes e stickers,
chamando atenção e dando visibilidade à ação.
BENS PATRIMONIAIS
O serviço de Patrimônio do Arquivo Público, em 2010, manteve os bens patrimoniais
sob responsabilidade do Arquivo em bom estado de conservação. Providenciou a inclusão no
patrimônio da Secretaria de Estado da Casa Civil, unidade orçamentária a qual o Arquivo faz
parte, dos bens adquiridos pelo Projeto Criação de Laboratório Para Digitalização de
Documentos – FAPERJ, valor total de R$ 285.228,00. Incluiu também no Patrimônio da Casa
Civil a Micro-filmadora doada pelo Arquivo Nacional e 20 estantes doadas pelo Tribunal de
Justiça. Preparou a prestação de conta anual referente aos Bens Patrimoniais para o Tribunal
de Contas. Localizou e organizou os bens que necessitam de baixa no Patrimônio, por estarem
fora de uso. Em 2011, o APERJ irá migrar o seu banco de dados de patrimônio para um
sistema do PRODERJ, o CPE – Sistema de Controle de Patrimônio do Estado.
SEGURANÇA E MANUTENÇÃO PREDIAL
 Melhoria de instalações
1. A contratação dos projetos de detecção e combate a incêndio e de ventilação para os
depósitos do APERJ, que serão executados em 2011. Solicitação atendida com apoio
da SUPEM / Casa Civil.
2. Foram realizadas duas limpezas de caixa d’água, duas dedetizações contra baratas,
uma desratização, mantendo com isso, o prédio que o APERJ, ocupa livre de ratos e
baratas.
56
3. Adequação de área para receber a micro-filmadora, providenciando cortinas, pintura e
modificação de divisórias e instalações elétricas, na sala do Laboratório de
Digitalização e Microfilmagem.
4. Pequenas reformas de emergência, co apoio da SUPEM com cessão de dois
funcionários, por dois meses, para resolver problemas que permaneceram após a
grande reforma que o prédio passou em 2008/2009. Resultados: fechamento de
buracos nas paredes por onde, morcegos entravam nos depósitos de documentos;
impermeabilização de pequena área do telha do prédio anexo; reforma de vitrines do
hall do APERJ; fechamento com portão de ferro e telas de metal de entrada dos
depósitos do anexo, permitindo uma melhor ventilação.
5. Instalada nova programação visual, com identificação das salas, sinalização de
banheiros, extintores de incêndio e rotas de fuga, realizada com a colaboração da
Subsecretaria de Comunicação Social da Casa Civil,
6. Colocação de um novo letreiro indicativo na fachada do APERJ (encontra-se em fase
de licenciamento na Prefeitura do Rio de Janeiro).
Novo Portão de Ferro e Telas
Novo Portão de Ferro
Placas de Identificação das Salas
Placas de Identificação dos
Depósitos
57
Novo Letreiro (Concepção Artística)
Micro-filmadora doada pelo Arquivo
Nacional
 Gestão de Contratos
A Diretora da Divisão de Administração é gestora dos contratos de manutenção dos
elevadores, de vigilância, de limpeza, de telefonia e fiscaliza os serviços prestados através
desses contratos, cobrando das empresas sempre o melhor serviço.
 Controle de consumo
A administração monitora as contas de consumo do APERJ, verificando grandes variações
no consumo e orientando os usuários para evitar desperdícios. Em 2010, a conta de telefone
manteve a média de consumo mensal, com 17 linhas instaladas, valor de R$ 104,71. Na conta
de luz manteve a média mensal de R$ 3.342,29. E o consumo de água manteve a média de R$
666,83 por mês.
58
Finanças
A Divisão de Administração do APERJ apóia o Gabinete e as demais Divisões, na
elaboração das propostas, na execução financeira e na prestação de contas dos diversos
projetos de captação de recursos que o Arquivo participa.
 Projeto Criação de Laboratório Para Digitalização de Documentos – FAPERJ 2008.
A DAF finalizou a prestação de contas do Projeto de Criação de Laboratório Para
Digitalização de Documentos, este ano, providenciando a inclusão dos bens adquiridos no
Patrimônio da Secretaria de Estado da Casa Civil.
 Projeto
Presidência
de
Província
–
Restauração,
acondicionamento
e
informatização da documentação do fundo Presidência da província do Rio de
Janeiro (1757 – 1889) – PETROBRAS – 2009/2010.
No Projeto Presidência de Província, a Divisão de Administração e Finanças do
APERJ, participa na execução financeira, realizando e registrando todos os pagamentos,
controlando o saldo bancário, preparando a prestação de contas. E no controle dos bens de
consumo adquiridos para execução do Projeto.
 Projeto para preservação dos acervos das Casas de Detenção do Rio de Janeiro e
Niterói existentes no APERJ- 2011.
A execução do projeto para preservação dos acervos das Casas de Detenções,
existentes no APERJ, esta prevista para 2011, a captação de recursos será feita através de
convênio entre Governo do Estado do Rio de Janeiro e o Ministério da Justiça, já aprovado
pelo Conselho Federal Gestor do Fundo de Defesa de Direitos Difusos. Neste Projeto, a
Divisão de Administração apoiou a Assessoria Técnica do Arquivo, na elaboração do
orçamento e na inclusão da proposta para o financiamento no portal dos convênios SICONV.
 Projeto
para
Preservação
do
Acervo
da
Editora
Terceiro
Milênio:
microfilmagem, digitalização e disponibilização na internet do acervo em portal
temático.
59
No Projeto Terceiro Milênio, ainda em fase de captação de recursos, junto a FINEP,
financiadora de estudos e projetos, vinculada ao MCT, a Administração participou auxiliando
a Assessoria Técnica, na elaboração do orçamento, no preenchimento do formulário
eletrônico e no encaminhamento da proposta a FINEP.
Por fim, cabe destacar que este ano a Divisão de Administração obteve para o APERJ
parecer favorável do Procurador do Estado Subsecretário Jurídico da Casa Civil para realizar
a cobrança do serviço de digitalização e reprodução de documentos do APERJ. A solicitação
baseada no processo foi encaminha à Secretaria de Estado de Fazenda.
Inês Oswaldo Cruz
Diretora de Divisão
Matrícula: 921.637-5
60
6 ASSESSORIA JURÍDICA
PESQUISA PROBATÓRIA
Em 2010, a Assessoria Jurídica do APERJ atendeu a 269 processos de pesquisa
probatória (habeas data), o que corresponde a uma média pouco superior a 22 processos
mensais; perfazendo um total de 1.701 notações copiadas, além de 211 Prontuários RJ, 122
Prontuários GB, e 56 Prontuários dos fundos DESIPE e Ilha Grande, tendo sido realizadas e
entregues 5.856 cópias autenticadas. Comparativamente no ano anterior, foram atendidos
menos 15 processos.
AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS
Controle de acesso
A ASJUR, por possuir um membro integrante na Comissão de Acesso a documentos
sigilosos, criada pela Resolução Casa Civil n.º 39, de 19 de setembro de 2007, e alterada pela
Resolução Casa Civil n.º 174, de 27 de janeiro de 2010, tornou-se responsável por auxiliar o
controle do acesso a determinados documentos, como é o caso dos Prontuários GB e RJ.
Em 2010 foram atendidos 38 processos de solicitação de acesso a 237 Prontuários. Em
147 houve autorização para consulta; em 21 houve necessidade de tarjeamento na cópia de
alguns documentos; e 69 (não puderam ser liberados à consulta, em atendimento ao disposto
na legislação. Em comparação ao ano anterior, foi atendido um número maior de processos
(55 no total), mas para solicitação de consulta de apenas 172 Prontuários.
Controle de reprodução
Em 2010, foram protocolados e encaminhados à ASJUR 61 (sessenta e um) processos de
solicitação de reprodução de documentos e imagens contidas em mais de 170 (cento e setenta)
notações, prontuários e bancos de dados, acarretando a reprodução de cerca de 1.370 (um mil,
trezentos e setenta) documentos e imagens. Comparativamente, em 2009, foram autuados
menos 7 processos, gerando um número significativamente menor de reproduções de
documentos e imagens.
61
Nesse sentido, ressalta-se um aumento da demanda em relação à avaliação de documentos
para fins de acesso controlado ou de reprodução.
ANÁLISE JURÍDICA
Emissão de Pareceres
A ASJUR/APERJ fornece suporte jurídico-legal, com atendimento a consultas e
emissão de pareceres, além de prestar informações e orientações à Direção Geral e a todas as
demais Divisões. Entre outros diversos trabalhos desenvolvidos pela ASJUR em 2010, no mês
de outubro foi elaborado parecer jurídico acerca de proposta de ato normativo encaminhado
pelo Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ, tratando do acesso a documentos
produzidos e acumulados por órgãos de inteligência e informação, especificamente os
relacionados ao período do regime militar no Brasil. Atualmente encontra-se em andamento a
elaboração da minuta final de Decreto Estadual para prosseguimento do processo em
comento.
Elaboração de atos normativos
1. Minuta de Acordo de Cooperação Técnica e Científica entre o Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro e a Family Search International, com o objetivo de
desenvolver a criação de arquivos eletrônicos de imagens digitais de documentos de
entrada e permanência de estrangeiros no Rio de Janeiro; processos e certificados
de naturalização provenientes de diversos órgãos da estrutura administrativa do
Estado, tais como o Serviço de Registro de Estrangeiros e
a
Delegacia
de Estrangeiros, do período de 1910 a 1980, que se encontram sob a guarda do
APERJ.
2. Minuta de Termo de Doação de uma Micro Filmadora Planetária de Mapas Kodak
MRG – 1, do Arquivo Nacional ao APERJ.
3. Minuta de Convênio de Cooperação Técnica e Científica entre o Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro e o Museu Imperial, com a proposta de desenvolver a
indexação das informações contidas na cópia dos microfilmes da coleção de
documentos coloniais da capitania do Rio de Janeiro, que foram transferidos do
Arquivo Histórico Ultramarino para o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro
62
em 1998, visando à elaboração de índices e verbetes para a publicação de catálogos,
bem como a integração do Rio de Janeiro às publicações já realizadas em outros
Estados.
4. Despachos e termos de cessão de direitos para uso de imagens para exposição
produzida pelo Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, intitulada “Ruy Santos:
Imagens Apreendidas”, ocorrida entre os dias 27 de abril a 13 de junho de 2010, no
Gabinete Fotográfico do Centro Cultural da Justiça Federal; e da exposição “A Res
Publica Brasileira”, de longa duração, inaugurada no Museu da República/RJ, e
iniciada em março de 2010.
5.
Minuta de Resolução para constituir a Comissão de Política de Preservação do
Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, para deliberar sobre ações preventivas
de conservação e preservação de documentos custodiados pelo APERJ.
6.
Primeiro termo aditivo ao Convênio de Cooperação Técnica e Científica celebrado
entre o Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro e o Arquivo Público Municipal
de Campos dos Goytacazes, com a interveniência da Fundação Cultural Jornalista
Oswaldo Lima, com a finalidade de prorrogar o prazo de vigência do Convênio
firmado em 18 de maio de 2009, objetivando a digitalização, transcrição e publicação
de documentos sob a guarda do Arquivo Público Municipal de Campos dos
Goytacazes.
7. Termo de Recolhimento para guarda permanente no Arquivo Público do Estado do
Rio de Janeiro do acervo documental produzido e acumulado pela Comissão Especial
de Reparação da Secretaria de Estado de Assistência Social e Direitos Humanos, além
da respectiva Autorização de Acesso aos documentos recolhidos.
8. Convênio de Cooperação Técnica e Científica entre o Arquivo Público do Estado do
Rio de Janeiro e o Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro, com o objetivo de
valorizar e proteger o acervo documental cartorário das serventias responsáveis pelo
expediente dos serviços extrajudiciais e dos distribuidores do Estado. Também foi
elaborado o respectivo Termo de Recolhimento.
9. Termos Aditivos aos Contratos de Prestação de Serviços e Compromissos de Estágio
firmados para a restauração, acondicionamento e informatização da documentação que
integra o Fundo Presidência da Província do Rio de Janeiro (1757-1889.
63
10. Revisão das Normas Institucionais de Consulta ao acervo do APERJ, com o auxílio de
outras Divisões.

Apoio ao Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ
1. Elaboração de três Deliberações do Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ: a
de nº 03, de 17 de maio de 2010, constituindo a Comissão de Assuntos Normativos, no
intuito de elaborar estudos, discutir legislação arquivística do Estado do Rio de
Janeiro, propor políticas e diretrizes para viabilizar a estruturação de um sistema
estadual de arquivos, visando à normatização da gestão documental no âmbito dos
órgãos e entidades da administração pública estadual; a de nº 4, de 28 de outubro de
2010, constituindo a Câmara Técnica de Arquivos Municipais, com a finalidade de
elaborar estudos e implantação de normas necessárias ao incentivo de criação de
Arquivos Municipais; e a de nº 5, prorrogando por 180 dias o prazo previsto no artigo
5º da Deliberação CONEARQ Nº 03, que constituiu a Comissão Especial para
Assuntos Normativos.
2. Elaboração de duas Resoluções do Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ: a de
nº 1, de 31 de agosto de 2010, dispondo sobre a adoção das Resoluções nº 2, de 18 de
outubro de 1995, nº 10, de 6 de dezembro de 1999, e nº 31, de 28 de abril de 2010, do
Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ; e a de nº 2, de 31 de agosto de 2010,
dispondo sobre as medidas a serem observadas pela Comissão Especial de Reparação,
no âmbito da Secretaria de Estado de Assistência Social e Direitos Humanos na
transferência e no recolhimento de acervo documental para o Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro.
3. Participação nas VIII e IX reuniões do Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ,
realizadas, respectivamente, nos dias 24 de maio e 31 de agosto.

Elaboração de estudos
Foi desenvolvida enquete respondida por diversos Arquivos Públicos brasileiros sobre o
acesso a documentos e redação o texto apresentado sobre “Procedimentos adotados pelas
entidades custodiadoras: Panorama Nacional”, abordando nele os aspectos históricos e
64
jurídicos sobre o tema, bem como um comparativo com os métodos utilizados por diversas
instituições estaduais.
Assim, verifica-se uma afirmação do papel da ASJUR, com significativa elevação do
número de processos e elaboração de atos normativos em comparação aos anos anteriores.
Camila da Costa Oliveira Corrêa Alves
Assessora Jurídica
Matrícula n.º 921.517-9
65
7 ASSESSORIA DE INFORMÁTICA
Os serviços da Assessoria de Informática seguiram as metas traçadas no Plano de
Ação descrito no Relatório Anual de 2009. As metas foram atingidas com exceção do Projeto
de disponibilização do Ica-AtoM na Web, em virtude da não disponibilização da versão final
que ainda se encontra em desenvolvimento.
A Assessoria de Informática do APERJ desempenhou todas as tarefas de sua
competência durante o ano de 2010, desenvolvendo ainda tarefas de suporte técnico à
Assessoria de Informática da Casa Civil na Administração dos Servidores de Rede e Proxy de
Internet (Linux).
Foi solicitado o aumento do link de Internet passando de 2MB para 10MB, preparando
a veiculação dos serviços Web (BIBLIVRE e Ica-AtoM) e transmissão de dados junto ao
PRODERJ
A Assessoria de Informática do APERJ em conjunto com a Divisão de Administração
implantou o projeto de economia de papel instalando impressoras de arquivos PDF nos micros
e difundiram a reciclagem do papel através do uso de papéis de rascunho.
 Apoio técnico
A Assessoria de Informática efetuou durante o ano de 2010 mais de 400 atendimentos
de apoio técnico, conforme gráfico por mês:
66
 Controle de impressão
Foi efetuado o monitoramento das mesmas impressoras do ano passado e este ano de 1
(uma) impressora de aluguel. Detectamos queda no número de impressões relativo ao ano
passado. Observemos o gráfico:
O Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro realizou aproximadamente ±16.300
impressões nas 3 (três) primeiras impressoras e ±32.800 na última. A soma deste número
corresponde a quantidade de papel utilizado neste ano até a presente data que é de 49.100
folhas.
Hoje nós adquirimos toners compatíveis com a marca do produto e não suprimento
original, por isso não podemos assegurar a quantidade com exatidão, mas podemos estimar
para mais. As tabelas abaixo revelam as quantidades necessárias hoje:
Impressora HP2605 (Gabinete)
Impressora HP3005 (Permanente)
toner
unidades
toner
unidade
preto
4
preto
3
amarelo
3
azul
3
magenta
3
67
Impressora HP2430 (Sala de Consulta)
toner
unidade
preto
2
 Controle de acessos ao site institucional
O gráfico mostra o acesso ao site do APERJ durante o ano de 2010:
Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov
Visitantes
Número de
únicos
visitas
Jan
960
Fev
Mês
Páginas
Hits
Bytes
1148
7301
45185
419.59 MB
986
1129
6390
40463
412.06 MB
Mar
1358
1614
9604
56081
544.30 MB
Abr
946
1106
6102
39996
395.58 MB
Mai
1142
1399
8692
53823
626.28 MB
Jun
749
883
3713
28621
360.84 MB
Jul
1295
1550
9133
40484
383.41 MB
Ago
1628
1918
10780
49710
448.61 MB
Set
1515
1811
9770
43361
406.76 MB
Out
1429
1749
8824
41839
441.67 MB
Nov
904
1084
5645
29689
452.34 MB
Total
12912
15391
85954
469252
4.78 GB
Concluímos que o acesso ao site está sendo feito com melhor qualidade. O número de
visitantes praticamente não variou, o número de visitas também, o número de páginas
68
visitadas diminuiu, mas observamos um aumento no acesso ao conteúdo das páginas do site.
que passou de 422.258 acessos do ano passado para 469.252 deste ano.
Vale ainda destacar que a maior procura foi ao Seminário de Estudos Arquivísticos /
Jornada de Gestión de Documentos, seguida por documentação textual. Em seguida,
aparecem os temas e a quarta página mais acessada do site é a de publicações.
André Luiz Pessino
Assessor de Informática
Matrícula: 887.282-2
69
8 ASSESSORIA TÉCNICA
ACOMPANHAMENTO DE PROJETOS
Projeto concluído
 “Restauração, Acondicionamento e Informatização da Documentação do Fundo:
Presidência da Província do Rio de Janeiro (1757-1889)”, com apoio da
PETROBRÁS.
Projeto aprovado (aguardando liberação de recursos)
 “Projeto Preservação dos Acervos das Casas de Detenção do Rio de Janeiro e Niterói”,
com o apoio do Fundo de Direitos Difusos do Ministério da Justiça.
Projetos em desenvolvimento
 “Programa de Gestão de Documentos do Estado do Rio de Janeiro” – PGD-RJ.
 “Governadores em Foco: A Construção da Imagem dos Chefes de Governo do Estado
da Guanabara e do novo Estado do Rio de Janeiro na Coleção Fotográfica oficial
(1960-1999)”, em parceria com o LABHOI/UFF e com apoio da FAPERJ.

Projeto “Tratamento Técnico do Fundo Presidência da Província”, no âmbito do
convênio com CONARQ – COLUSO /UERJ
 Projeto “Migrantes no Estado do Rio de Janeiro”, no âmbito do convênio com
CONARQ – COLUSO /UERJ
 “Projeto Memória Iconográfica, Sonora e Audiovisual do Estado do Rio de Janeiro”,
com apoio da FAPERJ.
RELAÇÕES INSTITUCIONAIS
Convênios
 Tribunal de Justiça do Estado do Rio de Janeiro
 Arquivo Público Municipal de Campos dos Goytacazes
Assessoria técnica
 Instituto Pereira Faustino – IPF
Visita realizada em 11 de agosto, por solicitação do órgão, no sentido de que o APERJ
encaminhasse Parecer Técnico que embasasse a continuidade de funcionamento deste arquivo
70
no local onde se encontra até o momento. Os responsáveis pelo acervo acreditam que o local
não possui condições adequadas de armazenamento que possam manter sua integridade física.
 Departamento Geral de Ações Sócio Educativas – DEGASE – 13/08/2009
O principal objetivo da visita foi estudar a viabilidade da criação de um espaço onde
será instalado um Centro de Documentação e Pesquisa (CDOP), com oficinas para os
adolescentes em conflito com a lei, que estão sob custódia do órgão em questão.
PARTICIPAÇÃO EM COMISSÕES E CONSELHOS
 Comissão de Acesso a Documentos Sigilosos do APERJ
Formada por funcionários do APERJ para analisar as solicitações de pesquisa e consulta a
documentos de acesso controlado
 Comissão de Preservação de Documentos do APERJ
Formada por funcionários do APERJ para a discussão de uma política de preservação de seu
acervo.
 Conselho Consultivo de Memórias Reveladas: Centro de Referência das Lutas
Políticas no Brasil (1964-1985). Arquivo Nacional / Casa Civil da Presidência da
República
Representante do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro como membro titular e
suplente
 Conselho Estadual de Arquivos – CONEARQ.
Representante do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro como membro titular e
suplente.
 Comissão Especial para Assuntos Normativos do Conselho Estadual de Arquivos.
 Comissão Especial para a implantação da Política de Arquivos do Conselho Estadual
de Arquivos.
Carla Regina Petrópolis Vieira de Castro Freitas
Assessora Chefe
Matrícula: 932.956-6
III – PLANEJAMENTO DE ATIVIDADES
PLANO DE AÇÃO 2011
DIVISÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS
Ação / Projeto (em
ordem de
prioridade)
Programa de Gestão
Documental – PGD /
Rio
Fundo Departamento
de Educação
Breve descrição do
projeto/atividade
Identificação de
tipologias
documentais no
sistema – atividademeio e finalização do
Módulo 2
Identificação,
ordenação,
acondicionamento e
alimentação de base
de dados da Série
mapa de freqüência
escolar
Prazo de execução:
(meses de início e
fim)
Janeiro - outubro
Janeiro - julho
Produtos/Serviços a
serem alcançados
Outros setores
envolvidos
Comentários (observações
breves sobre recursos
humanos, tecnológicos e
materiais)
Sistema de
identificação de
tipologias relativas à
atividade-fim
preenchido por 42
comissões de
avaliação de
documentos. Análise
de relatórios finais de
atividade-meio.
Secretaria de Estado
da Casa Civil;
Secretaria de Estado
de Planejamento e
Gestão; Secretaria de
Estado de Fazenda; e
42 comissões de
avaliação de
documentos.
Tipologias documentais da
SEPLAG E SEFAZ para a
revisão da tabela e plano de
classificação de documentos.
Preenchimento de todas as
tipologias documentais
produzidas de acordo com as
atividades desempenhadas por
42 comissões.
Finalização do
tratamento técnico de
6 municípios
Divisão de
Preservação de
Documentos
Recolhimento à Divisão de
Documentos Permanentes
72
DIVISÃO DE DOCUMENTOS PERMANENTES
Ação / Projeto (em
ordem de
prioridade)
Delegacia Geral de
Investigações
Especiais / DGIE Série Controle de
Estrangeiros
Presidência da
Província
(COLUSO)
Breve descrição do
projeto/atividade
Finalização do tratamento
técnico: descrição
arquivística e alimentação
da base ICA-AtoM;
Constituição de base de
dados temática;
Digitalização dos
documentos pela
Family Search.
Migração da base de dados
existente para
a base ICA-AtoM
Prazo de
execução: (meses
de início e fim)
Produtos/Serviços a
serem alcançados
Outros setores
envolvidos
Comentários (observações
breves sobre recursos
humanos, tecnológicos e
materiais)
Janeiro dezembro
Instrumento de pesquisa;
base de dados disponível
para a consulta;
7m lineares de
documentos digitalizados.
Assessoria Técnica;
Divisão de Preservação
de Documentos e Divisão
de Acesso à Informação;
Assessoria de
Informática
Janeiro –
dezembro
Base de dados
disponibilizada à consulta
1 funcionário da Divisão
para supervisão e 2
estagiários COLUSO
(depende de renovação) e
para acompanhamento da
atividade desenvolvida por
Family Search, por
convênio.
1 funcionário da Divisão
para supervisão e 2
estagiários COLUSO
(depende de renovação).
2 funcionários da Divisão.
Presidência do
Estado
Identificação sumária da
parcela não-tratada e
revisão do instrumento de
pesquisa existente.
Avaliação sumária do
estado de conservação.
Janeiro –
dezembro
Instrumento de pesquisa
preliminar.
Assessoria Técnica;
Divisão de Acesso à
Informação; Assessoria
de Informática
Assessoria Técnica;
Divisão de Preservação
Casas de Detenção
de Niterói e Rio de
Janeiro
Tratamento técnico:
revisão da organização e
do instrumento de
Abril - dezembro
Instrumento de pesquisa;
base de dados e
disponibilização para a
Assessoria Técnica;
Divisão de Preservação
de Documentos e Divisão
1 funcionário da Divisão.
73
pesquisa existente
consulta
de Acesso à Informação
Coleções
Particulares
Robespierre Martins
Teixeira e Silas
Ayres de Mattos
Tratamento técnico de
organização: identificação,
arranjo e descrição
arquivística.
Janeiro - abril
Instrumento de pesquisa;
base de dados e
disponibilização para a
consulta
Assessoria Técnica;
Divisão de Preservação
de Documentos; e
Divisão de Acesso à
Informação.
1 funcionário da Divisão.
Fundo DPS
Arranjo e descrição dos
documentos fotográficos
Janeiro dezembro
Assessoria Técnica;
Divisão de Acesso à
Informação
1 funcionário da Divisão.
Resgate da
Documentação
Colonial da
Capitania do Rio de
Janeiro
Revisão de verbetes de
descrição de documentos e
indexação onomástica e
toponímica, visando
publicação em livro.
Janeiro dezembro
Instrumento de pesquisa
em base de dados e
disponível para a consulta;
e tabela de equivalência.
Originais prontos para
produção editorial e
gráfica.
Assessoria Técnica;
Museu Imperial /
Ministério da Cultura.
Essa ação depende de
cessão de 1 funcionário do
Museu Imperial, cedido por
meio de convênio.
Governadores em
Foco
(Fundo AID)
Tratamento técnico:
Conferência de
equivalência entre
negativos e cópias-contato
Pesquisa de análise das
imagens sobre os
governadores no Salão
Verde do Palácio
Guanabara
Transferência dos
documentos para
invólucros e mobiliário
novos
Janeiro –
dezembro
Instrumento de pesquisa
disponível; Tabela de
equivalência entre
negativos e contatos;
Artigo sobre os
governadores no Salão
Verde do Palácio
Guanabara.
Assessoria Técnica;
Divisão de Preservação
de Documentos; e
LABHOI-UFF.
1 pesquisadora e dois
bolsistas PIBIC/CNPq-UFF.
Janeiro dezembro
Acervo acondicionado e
armazenado
Assessoria Técnica;
Divisão de Preservação
de Documentos
1 funcionário da Divisão.
Memória
Iconográfica, Sonora
e Audiovisual do
Estado do RJ
74
Fotografia e
Comunismo:
imagens da polícia
política no APERJ
Organização e
sistematização das fichas
do acervo de retratos.
Janeiro - julho
Fichas do acervo de
retratos organizadas e
sistematizadas.
Assessoria Técnica; e
ECO-UFRJ
1 bolsista PIBIC-FAPERJ.
Normatização de
procedimentos
técnicos
arquivísticos
Definição de
procedimentos
padronizados para todas as
etapas de tratamento
técnico: desde a
recepção/ingresso de
documentos na Divisão até
a descrição arquivística.
Janeiro dezembro
Manual de Procedimentos
Técnicos da Divisão
Assessoria Técnica;
Divisão de Gestão de
Documentos
Toda a equipe da Divisão.
Bancos de imagens e
bases de dados da
Sala de Consulta
Avaliação e padronização
dos bancos de imagens e
bases de dados
disponibilizados à
consulta.
Janeiro –
dezembro
Bancos de imagens e bases
de dados padronizadas de
acordo com a NOBRADE
1 funcionário da Divisão.
Plano estratégico de
tratamento técnico
do acervo do APERJ
Estabelecimento de
prioridades de tratamento
técnico do acervo levandose em consideração
diversos critérios tais
como: data de ingresso;
estado de conservação;
demanda de consulta;
projetos institucionais.
Janeiro dezembro
Política de tratamento
técnico do APERJ
definida.
Assessoria Técnica;
Divisão de Acesso à
Informação; Divisão de
Preservação de
Documentos; Assessoria
de Informática
Assessoria Técnica;
Divisão de Acesso à
Informação; e Divisão de
Preservação de
Documentos.
Toda a equipe da Divisão.
75
DIVISÃO DE PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS
Ação / Projeto (em
ordem de
prioridade)
Breve descrição do
projeto/atividade
Prazo de
execução:
(meses de início
e fim)
Produtos/Serviços a
serem alcançados
Outros setores
envolvidos e forma de
envolvimento
Memórias
Reveladas
Tratamento digital das coleções
particulares Daniel Aarão Reis
e Ângela Borba e conversão
das coleções para o formato
PDF.
Janeiro - junho
Assessoria Técnica;
Assessoria de
Informática;
Divisão de Documentos
Permanentes.
Memória
Iconográfica, Sonora
e Audiovisual
do Estado do Rio de
Janeiro
Plano de Preservação
do APERJ
Troca do mobiliário, do
acondicionamento e
higienização do acervo do
Serviço de Documentos
Especiais.
Elaboração de planejamento e
implantação de ações de
preservação programadas.
Janeiro - outubro
Total de 30.118 arquivos
digitalizados, editados e
convertidos. Coleções
disponíveis à consulta na
base de dados do projeto
Memórias Reveladas.
Acervo iconográfico,
todo reacondicionado e
em novo mobiliário.
Janeiro - julho
Documento de referência
e ações de implantação.
Casa de Detenção de
Niterói e Rio de
Janeiro
Desinfestação e higienização a
ser realizada por empresa
especializada e
acondicionamento de 516
códices.
Março - agosto
Liberação do acervo
(516) códices à consulta
devidamente tratado.
Comentários
(observações breves
sobre recursos
humanos, tecnológicos
e materiais)
Captura das imagens
feitas em parceria com
o AN e conversão e
edição feitas no APERJ
Divisão de Documentos
Permanentes.
1 técnico e estagiários
da Divisão.
Divisão de
Administração;
Divisão de Gestão de
Documentos;
Divisão de Documentos
Permanentes
Assessoria Técnica,
Divisão de Documentos
Permanentes e Divisão
de Administração.
2 técnicos da Divisão.
O projeto será
executado por empresa
especializada nesse tipo
de serviço a ser
contratada.
76
Ação / Projeto (em
ordem de
prioridade)
Breve descrição do
projeto/atividade
Prazo de
execução:
(meses de início
e fim)
Produtos/Serviços a
serem alcançados
Outros setores
envolvidos e forma de
envolvimento
Polícias Políticas /
Setor Estudantil
Tratamento de estabilização e
acondicionamento de
documentos.
Janeiro dezembro
Disponibilização à
consulta de 70 pastas de
documentos.
Setor Comunismo /
Fundo Polícias
Políticas.
Revisão de imagens já
digitalizadas e conclusão da
digitalização.
Janeiro fevereiro
Disponibilização de
aproximadamente 150
imagens para consulta e
reprodução.
Documentos
tridimensionais
Digitalização de 71 objetos
tridimensionais depositados no
SDE.
Março - maio
Disponibilização à
consulta do material
tratado.
Folhetos e Livros
Raros
Digitalização de folhetos e
livros raros do acervo da
Biblioteca do APERJ
disponíveis para consulta na
base BibLivre / APERJ
Junho - dezembro
Disponibilização à
consulta na base
BibLivre / APERJ de
1.500 imagens referentes
a folhetos e livros raros
do acervo da Biblioteca
do APERJ.
Assessoria Técnica;
Divisão de Documentos
Permanentes; Divisão
de Acesso à
Informação.
Assessoria Técnica;
Assessoria de
Informática; Divisão de
Documentos
Permanentes; e Divisão
de Acesso à
Informação.
Assessoria Técnica;
Assessoria de
Informática; Divisão de
Documentos
Permanentes; Divisão
de Acesso à
Informação.
Assessoria Técnica;
Assessoria de
Informática; Divisão de
Acesso à Informação.
Comentários
(observações breves
sobre recursos
humanos, tecnológicos
e materiais)
2 técnicos da Divisão.
1 técnico da Divisão.
1 técnico da Divisão.
1 técnico e estagiários
da Divisão.
77
DIVISÃO DE ACESSO À INFORMAÇÃO
Projeto/Ativida
de (em ordem
de prioridade)
BibLivre /
APERJ
Editora Terceiro
Milênio
Livros
apreendidos do
Fundo Polícias
Políticas do RJ
Folhetos e
Livros Raros
Breve descrição do
projeto/atividade
Catalogação do acervo da
Biblioteca do APERJ na
base do Sistema BibLivre e
incorporação de acervo de
livros doados pela antiga
Fundação CIDE.
Catalogação do acervo
“Coleção de Periódicos”
com inclusão de novos
títulos na base do Sistema
BibLivre. Planejamento e
tratamento inicial de pastas
temáticas da coleção.
Catalogação do acervo com
inclusão na base do Sistema
BibLivre.
Identificação de folhetos e
livros raros do acervo da
Biblioteca do APERJ para
Prazo de
execução:
(meses de
início e fim)
Produtos/Serviços a serem
alcançados
Outros setores
envolvidos e forma
de envolvimento
Comentários
(observações breves
sobre recursos
humanos, tecnológicos e
materiais sobre o
projeto/atividade)
Janeiro dezembro
1.200 novos títulos incluídos
no catálogo da base de dados
do Sistema BibLivre para
consulta online e inventário
do acervo de livros doados
pela antiga Fundação CIDE.
Assessoria Técnica;
Assessoria de
Informática; Divisão
de Preservação de
Documentos.
Atividade desenvolvida
por 1 bibliotecários e 1
estagiários de
biblioteconomia e 1
VEP.
Janeiro dezembro
700 novos títulos incluídos no
catálogo da base de dados do
Sistema BibLivre para
consulta online.
Plano de tratamento das
pastas temáticas.
Assessoria Técnica;
Assessoria de
Informática; Divisão
de Preservação de
Documentos;
Secretaria de Estado
de Cultura.
Desenvolvimento com a
colaboração com a
Secretaria de Estado de
Cultura que fornece 1
bibliotecário e 1
estagiário de
biblioteconomia para o
trabalho.
Junho dezembro
650 novos títulos incluídos no
catálogo da base de dados do
Sistema BibLivre para
consulta online.
Junho dezembro
Disponibilização à consulta
na base BibLivre / APERJ de
1.500 imagens referentes a
Assessoria Técnica;
Assessoria de
Informática; Divisão
de Preservação de
Documentos.
Assessoria Técnica;
Assessoria de
Informática; Divisão
Atividade desenvolvida
por 1 bibliotecários e 1
estagiários de
biblioteconomia.
1 técnico e estagiários da
Divisão.
78
Jornada de
estudos
Programa
Editorial do
APERJ
digitalização e inclusão de
imagens na base BibLivre /
APERJ
Organização e produção de
jornada de estudos temática
em torno do projeto
“Memória Iconográfica,
Sonora e Audiovisual
do Estado do Rio de
Janeiro”
Lançamento de 3 livros com
acompanhamento de
produção editorial de 2
livros.
folhetos e livros raros do
acervo da Biblioteca do
APERJ.
2º semestre
1 Jornada Temática Arquivos
e Fotografia realizada.
Janeiro dezembro
Livros a serem lançados:
Manuscritos de Couto Reis;
Roteiro dos Sete Capitães;
História administrativa da
Província do Rio de Janeiro;
Imagem e política
Divisão de
Preservação de
Documentos.
Assessoria Técnica;
Divisão de
Documentos
Permanentes; e
Divisão de
Preservação de
Documentos.
Assessoria Técnica.
1 funcionário da Divisão.
1 funcionário da Divisão.
79
DIVISÃO DE ADMINISTRAÇÃO
Projeto/Atividade
(em ordem de
prioridade)
Breve descrição do
projeto/atividade
Conta APERJ
Implantação de conta
para pagamento de
serviços de reprografia e
criação de rotina
administrativa.
Controle do
Patrimônio
Sistema de
Ventilação, de
Detecção e
Combate á
Incêndio
Programa de
Estágio do APERJ
Implantação do Sistema
de Controle de
Patrimônio do Estado
CPE.
Contratação de obra de
instalação do sistema de
ventilação forçada nos
depósitos de acervo
documental e de detecção
de incêndio.
Implantação de Programa
de Estágio no âmbito de
convênio com a UFF.
Prazo de execução:
(meses de início e
fim)
Produtos/Serviços a
serem alcançados
Outros setores
envolvidos e forma de
envolvimento
Janeiro- julho
Conta bancária aberta
e rotina de
arrecadação
implantada, com
divulgação a usuários.
Secretaria Estadual de
Fazenda.
Secretaria de Estado da
Casa Civil.
Janeiro – dezembro
Banco de dados sobre
patrimônio do APERJ
disponível ao acesso.
PRODERJ
Janeiro - dezembro
Sistema de ventilação
e de detecção de
incêndio nos depósitos
de acervo documental
instalados.
SUPEM / Casa Civil
Janeiro - dezembro
15 estagiários em
exercício nos diversos
projetos de ação do
APERJ.
Secretaria de Estada da
Casa Civil; e UFF
Comentários
(observações breves
sobre recursos
humanos, tecnológicos
e materiais sobre o
projeto/atividade)
Depende de contratação
de serviços pela
SUPEM / Casa Civil.
80
ASSESSORIA DE INFORMÁTICA
Projeto /
Atividade (em
ordem de
prioridade)
Portal APERJ
Breve descrição do projeto /
atividade
Prazo de
execução:
(meses de
início e fim)
Desenvolvimento de portal
eletrônico para divulgação das
ações do APERJ e difusão de seu
acervo.
Janeiro dezembro
Portal disponível na
internet.
Janeiro dezembro
Disponibilização via
web do acervo do
Divisão de Documentos de
APERJ através de
Permanentes
uma plataforma
universal.
Ica-AtoM / APERJ
Disponibilização da base IcaAtoM / APERJ na Web.
Totens de
Informação
Instalação e disponibilização de
totens de informação para
entretenimento de convidados e
divulgação do acervo.
Janeiro - julho
Produtos / Serviços Outros setores envolvidos e
a serem alcançados
forma de envolvimento
3 totens de
informação
instalados.
Comentários
(observações sobre
recursos humanos,
tecnológicos, e
materiais sobre o
projeto / atividade
Todas as divisões e
assessorias.
PRODERJ
A base será alimentada
de acordo com
disponibilidade de
pessoal.
Será solicitado ao
PRODERJ, 3 (três)
totens e configuração
com o site do APERJ,
BIBLIVRE e Ica-AtoM.
81
DIREÇÃO-GERAL, ASSESSORIA TÉCNICA E ASSESSORIA JURIDICA
Projeto / Atividade
(em ordem de
prioridade)
PGD-RJ
Presidência de
Província
Memorial do Rio
Breve descrição do projeto /
atividade
Prazo de
execução:
(meses de
início e fim)
Acompanhamento do
desenvolvimento do Programa de
Gestão de Documentos do Estado
do Rio de Janeiro.
Janeiro dezembro
Acompanhamento final da
administração do projeto.
Janeirofevereiro
Acompanhamento do
desenvolvimento do projeto de
construção da nova sede.
Governadores em
Coordenação da última etapa do
Foco
projeto com lançamento de site
do projeto no portal APERJ e
lançamento de livro.
Memória
Coordenação do projeto que
Iconográfica, Sonora envolve a troca do mobiliário, do
e Audiovisual
acondicionamento e higienização
do Estado do Rio de
do acervo do Serviço de
Janeiro
Documentos Especiais.
Janeiro dezembro
Janeiro dezembro
Janeirooutubro
Produtos / Serviços a
serem alcançados
Comentários
(observações sobre
Outros setores envolvidos recursos humanos,
e forma de envolvimento
tecnológicos, e
materiais sobre o
projeto / atividade
Subsecretaria de Gestão da
Casa Civil; EGP-RJ;
PRODERJ; todas as
comissões de avaliação de
documentos envolvidas.
Apresentação de
relatórios finais de
atividades meio e
atividades fins de 42
comissões.
Relatório final e
prestação de contas
Divisão de Administração;
apresentados ao
e Ministério da Cultura.
Ministério da Cultura.
Recursos captados e
Subsecretaria de Gestão da
projetos executivos para
Casa Civil; e FGVobra contratados.
Projetos.
Site acessível na web e
Divisão de Acesso à
livro lançado. Relatório
Informação / Serviço de
Recursos da
científico e financeiro
Difusão Cultural;
FAPERJ garantidos.
apresentado à FAPERJ. LABHOI-UFF; FAPERJ.
Jornada de Estudos
realizada e relatório
científico e financeiro
apresentado à FAPERJ.
Divisão de Documentos
Permanentes; Divisão de
Preservação de
Documentos; e FAPERJ.
Recursos da
FAPERJ já
disponíveis.
82
Casa de Detenção de
Niterói e Rio de
Janeiro
Desinfestação e higienização a
ser realizada por empresa
especializada e
acondicionamento de 516
códices.
Janeiro dezembro
Documentos
Recolhimento e disponibilização
Cartorários do Estado para consulta de documentos de
do Rio de Janeiro
cartórios fluminenses
Janeiro dezembro
Produção e lançamento de 4
livros (Manuscritos de Couto
Reis; Roteiro dos Sete Capitães;
História administrativa da
província do Rio de Janeiro; e
Imagem e política) e lançamento
do Prêmio de Pesquisa APERJ.
Janeiro dezembro
Coordenação dos trabalhos do
Conselho Estadual de Arquivos.
Janeiro dezembro
Programa Editorial
do APERJ
CONEARQ
Relatório final de
prestação de contas
apresentado.
Ministério da Justiça; EGPRio; Secretaria de Estado
da Casa Civil.
Divisão de Gestão de
Documentos; Divisão de
Documentos Permanentes;
500 códices recolhidos e
Divisão de Preservação de
disponíveis à consulta
Documentos; Tribunal de
Justiça - RJ; e Corregedoria
de Justiça - RJ
Divisão de Acesso à
Informação / Serviço de
Lançamento de 4 livros Difusão Cultural; Prefeitura
e lançamento do Prêmio
de Campos dos
de Pesquisa APERJ
Goytacazes; Prefeitura de
Macaé; Imprensa Oficial;
FAPERJ.
3 reuniões regimentais
realizadas; publicação
Divisão de Gestão de
de resoluções e
Documentos; e Secretaria
acompanhamento de
de Estado da Casa Civil.
comissões e câmaras
Recursos
disponíveis.
Todos os livros
serão apoiados por
parcerias
institucionais.
ANEXO 1
84
Governo do Estado do Rio de Janeiro
Secretaria de Estado da Casa Civil
Conselho Estadual de Arquivos
RESOLUÇÃO nº 1, de 29 de dezembro de 2010
Dispõe sobre as medidas a serem observadas pela Comissão
Especial de Reparação, no âmbito da Secretaria de Estado de
Assistência Social e Direitos Humanos na transferência e no
recolhimento de acervo documental para o Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro
O PRESIDENTE DO CONSELHO ESTADUAL DE ARQUIVOS - CONEARQ, no
uso de suas atribuições previstas no item III, do artigo 2º, de seu Regimento Interno, de
conformidade com deliberação do Plenário, em sua IX Reunião Ordinária, realizada em 31 de
agosto de 2010 e,
Considerando que a Constituição Federal de 1988, no § 2º do artigo 216, dispõe que
cabe à Administração Pública a gestão da documentação governamental e as providências
para franquear sua consulta a quantos dela necessitem;
Considerando que o artigo 1º da Lei nº 5.562, de 20 de outubro de 2009, dispõe que é
dever dos órgãos e entidades da Administração Pública Estadual a gestão documental e a
proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à
cultura, ao desenvolvimento social, educacional e científico e como elementos de prova e
informação do Estado e do cidadão, para a efetividade dos direitos e garantias individuais e
coletivos;
Considerando que o Conselho Estadual de Arquivos - CONEARQ, órgão colegiado
vinculado à Secretaria de Estado da Casa Civil, criado pelo Decreto nº 29.387, de 15 de
85
outubro de 2001, tem por finalidade elaborar e implementar políticas públicas voltadas para a
gestão, preservação e acesso dos documentos de arquivos, de forma a garantir seu pleno uso
administrativo, científico e cultural e favorecer o cidadão no exercício de seus direitos;
Considerando a necessidade de orientar os órgãos e entidades da Administração
Pública do Estado do Rio de Janeiro em relação à transferência e ao recolhimento de seus
acervos à instituição arquivística pública, cumprida sua finalidade administrativa nos arquivos
correntes;
Considerando que a transferência e o recolhimento de acervos, corretamente
operacionalizados, são fundamentais para garantir melhores condições de guarda e
preservação dos documentos, bem como seu acesso,
RESOLVE:
Art. 1º Regular os procedimentos a serem adotados pela Comissão Especial de
Reparação, criada no âmbito da Secretaria de Estado de Assistência Social e Direitos
Humanos através da Lei nº 3.744, de 21 de dezembro de 2001, e o Decreto n. 41.851, de 05 de
maio de 2009, no encaminhamento dos conjuntos documentais produzidos a partir dos
requerimentos de indenização, a título de reparação material por torturas físicas e/ou
psicológicas sofridas por pessoas detidas nas dependências de qualquer órgão público da
administração direta ou indireta do Estado do Rio de Janeiro, entre 1º abril de 1964 e 15 de
agosto de 1979, ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro - APERJ.
Art. 2º Os acervos documentais supramencionados, a serem transferidos e/ou
recolhidos ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, pela Comissão Especial de
Reparação da Secretaria de Estado de Assistência Social e Direitos Humanos, deverão estar
organizados, higienizados, acondicionados e acompanhados de instrumento descritivo que
permita sua identificação e controle.
§ 1º Considera-se transferência a passagem de documentos de um arquivo corrente
para o arquivo intermediário, onde aguardarão sua destinação final: eliminação ou
recolhimento para guarda permanente e considera-se recolhimento a entrada de documentos
para guarda permanente em instituições arquivísticas públicas.
86
§ 2º Os documentos devem estar arrolados em instrumento descritivo, conforme
modelo anexo.
Art. 3º A transferência e/ou o recolhimento do acervo da Comissão Especial de
Reparação da Secretaria de Estado de Assistência Social e Direitos Humanos deverão ser
precedidos de:
a) comunicação oficial ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro quanto ao acervo que
se pretende transferir ou recolher, solicitando, se necessária, orientação técnica;
b) higienização do acervo, liberando-o de poeira e de outros resíduos estranhos aos
documentos; e organização do mesmo, segundo critérios técnicos de identificação,
classificação, arranjo e descrição, conforme orientação do APERJ;
c) acondicionamento dos documentos textuais em caixas-arquivo de tamanho padrão (0,18m
de largura por 0,31m de altura e 0,42m de comprimento ou 0,14m de largura por 0,27m de
altura e 0,39m de comprimento), produzidas em material inerte ou alcalino. Caixas-arquivo
comerciais não alcalinas poderão ser usadas desde que a embalagem interna seja em papel
alcalino. Documentos que excedam ao padrão convencional deverão ser acondicionados em
embalagens adequadas às suas dimensões. Documentos audiovisuais, cartográficos,
micrográficos e informáticos deverão ser acondicionados em estojos ou caixas de material
inerte ou sem acidez;
d) identificação das unidades de acondicionamento com etiquetas contendo o nome da
Comissão Especial, datas-limite e número da unidade de acondicionamento em ordem
seqüencial;
e) destinação de recursos humanos, materiais e financeiros necessários à consecução dos
procedimentos previstos nas alíneas anteriores, bem como para o transporte e alocação do
acervo nos depósitos do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro.
Art. 4º A formalização da entrada do referido acervo no Arquivo Público do Estado do
Rio de Janeiro dar-se-á com a assinatura, pelas partes, do Termo de Transferência ou de
Recolhimento.
87
Art. 5º Fica assegurado ao Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro, conforme
disposto na Lei nº 5.562, de 20 de outubro de 2009, promover o acesso, a divulgação e a
publicação de quaisquer documentos do acervo recolhido, nos termos da legislação vigente.
Art. 6º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
.
ARTHUR VIEIRA BASTOS
Secretario de Estado Chefe da Casa Civil
Presidente do Conselho Estadual de Arquivos
CONEARQ
88
ANEXO
Órgão de proveniência
Órgão de procedência
Tipo e número de embalagens
utilizadas no transporte (caixas,
pacotes, containers
Gênero do documental
Espécie documental
Tipo documental
Datas- limite
Número ou
Nome / Conjuntos Documentais
Nº do processo
Data
Código de
classificação
____________________________
Recebido em: ___/____/_____
Assinatura e matrícula do emitente
Assinatura e matrícula do responsável
Data: ___/____/_____
_______________________________
89
ANEXO 2
90
Perfil do Pesquisador 2010
Gráfico 1: sexo
Em 2010 55% dos pesquisadores
do Arquivo Público do Estado do
Rio de Janeiro foram compostos
por pessoas do sexo feminino,
uma diferença de 10 pontos
percentuais em relação ao sexo
masculino.
Gráfico 2: idade
A faixa etária de pesquisadores do
Arquivo Público do Estado do Rio
de
Janeiro
alcançou
uma
predominância de 33% na faixa
entre 26 a 35 anos de idade. Não
houve pesquisador na faixa até 17
anos.
91
Gráfico 3: domicílio
Em 2010 o Arquivo Público do
Estado do Rio de Janeiro recebeu
pesquisadores de outros países. O
Brasil
representou
a
maior
concentração com 95%. Entre os
outros países 3% são dos Estados
Unidos.
Gráfico 4: escolaridade
Entre os pesquisadores do Arquivo
Público do Estado do Rio de Janeiro em
2010, 67 % possuem ou estão fazendo
curso
superior,
sendo
44%
com
graduação, 23% cursando a graduação,
18% com mestrado e 14% com
Doutorado.
92
Gráfico 5: área do conhecimento
No ano de 2010, 92% dos pesquisadores
do Arquivo Público do Estado do Rio de
Janeiro
são
das
áreas
de
Ciências
Humanas e Sociais.
Gráfico 6: como tomou conhecimento do APERJ
93
ANEXO 3
94
JORNAL TRIBUNA DO ADVOGADO - OAB RJ / 25 DE MAIO DE 2010
95
O GLOBO ON LINE - DIGITALIZAÇÃO DE ACERVO / 28 DE AGOSTO DE 2010
96
97
O GLOBO ON LINE - DOAÇÃO DE ACERVO / 28 DE AGOSTO DE 2010
98
REPORTAGEM O GLOBO / 29 DE AGOSTO DE 2010
INTRANET GOVERNO DO RIO DE JANEIRO - RÁDIO FM
ROQUETE PINTO / 02 DE SETEMBRO DE 2010
Programa Primeira Página, Quadro Fato do Dia, da Rádio FM Roquete Pinto,
marcada para quinta-feira, dia 02 de setembro, às 09h45min, com 5 minutos de
duração.
Entrevista com Paulo Knauss sobre acervo digitalizado
02/09/2010 09:50:44
Paulo Knauss é diretor-geral do Arquivo Público do Estado do Rio de Janeiro
Roquete Pinto
Painel da Manhã (07h00)
Aumenta a procura por acervo digitalizado no Rio. O Arquivo Público do
Estado vem investindo nos últimos anos na restauração e digitalização do
material, que cada vez mais vem atraindo público. No ano passado o arquivo
registrou quatro mil e setenta e cinco solicitações, um aumento 75,2% na
demanda em relação a 2008. A maioria contam a história da sociedade
fluminense e conduzem para o caminho que leva ao conhecimento de fatos
marcantes ocorridos desde o tempo da Presidência da Província no século XIIX.
Em entrevista concedida à Rádio Roquette Pinto FM, Paulo knauss, diretorgeral do Arquivo Público do Rio de Janeiro, fala sobre o assunto. O Arquivo
Público do Rio de Janeiro fica na Praia de Botafogo, 480 e atende o público
todos os dias de nove às cinco, na sala de consulta, onde o pesquisador tem que
se apresentar fazendo apenas um cadastro. Paulo Knauss (diretor-geral do Arquivo Público do Rio de Janeiro).
100
REPORTAGEM JORNAL DESTAK / 27 DE SETEMBRO DE 2010
101
INTRANET GOVERNO DO RIO DE JANEIRO - JORNADA E SEMINÁRIO 3, 4 e 5 DE NOVEMBRO DE 2010
PROGRAMA DO EVENTO
JORNAL O FLUMINENSE - I SEMINÁRIO DE ESTUDOS ARQUIVISTICOS / 01 DE
NOVEMBRO DE 2010
NOTÍCIAS - DIÁRIO OFICIAL D.O. / 17 DE NOVEMBRO DE 2010