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APE - Apostila de Procedimento Específico
Assunto: Prestação de Contas
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Introdução ........................................................................................................................................................................ 3
Acesso .............................................................................................................................................................................. 3
Guia Dados....................................................................................................................................................................... 3
Duplicatas Cobradas ........................................................................................................................................................ 4
Cheques Cobrados ........................................................................................................................................................... 7
Boletos ............................................................................................................................................................................. 7
Cheques Recebidos .......................................................................................................................................................... 8
Conta Corrente de Clientes .............................................................................................................................................. 9
Confirmação de Duplicatas............................................................................................................................................ 10
Confirmação de Cheques Devolvidos............................................................................................................................ 10
Totalização..................................................................................................................................................................... 11
Totalização (Carga)........................................................................................................................................................ 11
Fechamento .................................................................................................................................................................... 12
Exceções ........................................................................................................................................................................ 12
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Introdução
O sistema da Sensum possui um módulo específico para o recebimento de valores. Este módulo é conhecido pelo nome
de Prestação de Contas ou Lote de Recebimentos.
O controle de prestação de contas é um módulo especifico para o gerenciamento de cobranças e seus respectivos
pagamentos (depósito, recebimento de cheques e dinheiro, cobrança de cheques) bem como possibilitar a consulta de outras
informações do sistema Sensum NXS – Finanças.
Em outras palavras, este módulo consiste em “baixar” as duplicatas geradas no contas a receber permitindo definir como o
cliente pagou mesmo que este pagamento seja com formas de recebimento diferentes. Ex: O cliente pagou metade em
dinheiro e metade em cheque.
Acesso
Acesse o módulo através da aba Finanças.
Esse acesso pode ser realizado através do menu do sistema: A Receber – Controles – Prestação de contas.
Ou através do ícone com o nome “Prestação de Contas”
Irá aparecer a seguinte tela:
Perceba que a navegação dos dados incluídos segue o padrão do sistema, para iniciar o procedimento de recebimento clique
no botão Incluir na parte debaixo da janela.
Guia Dados
Na guia Dados existem os seguintes campos:
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Atenção: “Para que o preenchimento dos campos siga a ordem correta utilize a tecla TAB para mudar de campo”.
PC nº: Código interno da prestação de contas. A cada nova prestação de contas é gerado um código automático e seqüencial,
o usuário não precisa digitar esse valor.
Data: Data de emissão da Prestação de Contas, geralmente a data atual ou data do recebimento;
Referente ao mês: Mês a que se refere a prestação de contas, esse preenchimento é utilizado para o registro da competência
desta receita;
Ano: Ano relativo ao mês selecionado anteriormente, também utilizado para o registro da competência;
Tipo: Você pode criar uma classificação de tipos que se adapte à sua empresa. Para cadastrar um tipo, clique no botão ao
lado do campo, esse campo não é obrigatório, podendo ficar em branco caso a empresa não necessite classificar os
recebimentos;
Representante: Representante responsável pela prestação de contas, seja o vendedor interno/externo ou o responsável pelo
recebimento;
Observações: Campo para a inclusão de informações adicionais, caso haja necessidade de preenchimento;
Após o preenchimento dessa guia, o sistema passará para a aba Duplicatas Cobradas, o usuário pode tomar duas direções
ou localizar uma ou várias contas a receber para baixar ou receber um arquivo de retorno do banco.
Duplicatas Cobradas
Baixar contas a receber
Para localizar a duplicata a ser baixada clique no botão ao lado do campo Duplicatas
O sistema exibe a localização de clientes, onde o usuário deve localizar o cliente, clicar sobre ele e teclar ENTER;
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Atenção: Nesse ponto o sistema pode agir de duas formas diferentes conforme a configuração usada nos usuários e senhas, a
inclusão pode ser simples ou em lote.
No caso de ser em lote o sistema exibirá a tela abaixo, onde o usuário deve selecionar as duplicatas ou os cheques devolvidos
que estão sendo recebidos, note que o campo valor recebido está marcado, é nesse campo que o usuário informará que valor
foi pago pelo usuário:
Se o campo Valor Recebido for preenchido com um valor diferente do total das cobranças selecionadas, o sistema solicitará ao
usuário para informar uma justificativa dessa diferença (Ex: pagamento parcial, desconto, crédito,...).
Ao colocar um recebimento menor que o valor selecionado o sistema apresentará a seguinte mensagem:
Se o usuário optar por NÃO, o sistema solicitará o usuário e senha de um usuário que possua liberação para dar descontos, e
assim prosseguir com a operação, caso contrário um título complementar deverá ser gerado.
Se o usuário optar por gerar um título complementar o sistema solicitará um vencimento para o título que será gerado com o
valor da diferença informada.
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Assim como o desconto na duplicata complementar deve ser informada a justificativa dessa diferença.
Caso no cadastro de usuários e senhas estiver para uma inclusão simples no Prestação de Contas o usuário preencherá no
formulário os seguintes campos:
Duplicata: Número da duplicata cobrada. O número da duplicata é composto geralmente pelo número da fatura original, letra
da parcela e série. Caso não saiba o número, utilize o botão de busca ao lado do campo;
Vencimento em: Data de vencimento registrado na duplicata;
Recebido em: O usuário deverá preencher com a data de recebimento da duplicata;
Valor recebido: O usuário informará o valor total recebido para pagamento da duplicata;
Obs: No caso do valor recebido ser diferente do valor devido os seguintes campos devem ser preenchidos.
Saldo: Valor resultante da Diferença entre o valor devido e o recebido;
Justificativa: Quando houver um valor de saldo, o sistema solicitará, através deste campo, a inclusão de uma justificativa;
Proceder: A opção “Desconsiderar a diferença”, não realiza nenhum tipo de operação com o saldo, simplesmente ignorando
este valor. A opção “Gerar título complementar”, lança um título no contas a receber, no valor do saldo. E a opção “notificar o
representante”, lança o valor do saldo no relatório de “diferenças apuradas”, para consulta do representante;
Para finalizar este procedimento clique no botão “inclui”
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Cheques Cobrados
No caso ainda da inclusão não ser por lote o usuário utiliza a aba Cheques Cobrados para receber um cheque devolvido de um
cliente, nessa abas temos os seguintes campos:
Nr Interno: Campo para a digitação do cheque a ser incluído;
Recebido em: Data de recebimento do cheque.
Valor Recebido: Valor recebido pelo cheque devolvido.
Justificativa: No caso de diferença entre o valor cobrado e o valor recebido, informe uma justificativa para essa diferença.
Proceder: A opção “Desconsiderar a diferença”, não realiza nenhum tipo de operação com o saldo, simplesmente ignorando
este valor. A opção “Gerar título complementar”, lança um título no contas a receber, no valor do saldo. E a opção “notificar o
representante”, lança o valor do saldo no relatório de “diferenças apuradas”, para consulta do representante;
Outra forma de gerar a cobrança é através dos boletos para isso o sistema possui na aba Duplicatas Cobradas, um botão para
a inclusão dos arquivos de retorno, segue explicação:
Boletos
Quando o sistema da Sensum está homologado junto ao banco utilizado para gerar boletos, o sistema pode gerar e imprimir os
boletos de cobrança, essas cobranças geram um arquivo chamado de Remessa que é o arquivo a ser enviado para o banco,
assim que esta cobrança é quitada o banco gera um arquivo chamado de Retorno que é o arquivo utilizado pelo Prestação de
Contas para realizar a baixa das contas a receber geradas a partir de um boleto.
Para realizar o procedimento de recebimento do arquivo de retorno após incluir clique no botão “Importar retorno de cobrança
bancária”.
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Após clicar neste botão selecione o banco ao qual será realizado o recebimento do arquivo de retorno, nesse ponto o
procedimento pode variar conforme o banco selecionado, ao receber o arquivo de retorno o sistema exibirá a aba “Duplicatas
Cobradas” com os títulos que foram gerados pelo sistema e que já tenham sido recebidos.
Se neste arquivo constar algum título que possua uma ocorrência específica, essa ocorrência é exibida na aba “Ocorrências”.
Para finalizar o procedimento do recebimento do arquivo de retorno o sistema exibe a aba depósito para que o valor que foi
recebido seja indicado em que banco foi feito esse recebimento.
Para preencher esta aba depósitos certifique-se de que estejam preenchidos os seguintes campos:
Depositado em: Data do depósito dos valores.
Referente a: A que se refere este depósito.
Valor Depositado: Total do valor do depósito e/ou recebimento.
Conta Corrente: Conta ao qual será adicionado o valor do depósito.
Após estes campos estarem preenchidos clique no botão incluir
Cheques Recebidos
O módulo de Prestação de Contas permite incluir os cheques recebidos para o pagamento de um determinado título, após a
identificação dos títulos na aba Duplicatas Cobradas, clique na aba Cheques Recebidos e preencha os seguintes campos:
Nesta guia serão relacionados os cheques recebidos, cadastrados no contas a receber, incluídos na prestação de contas.
Nr Cheque: Campo para a digitação do CMC7 (numeração em código, na parte inferior do cheque) do cheque a ser incluído;
Cliente: Por padrão o sistema trará o cliente da guia DADOS;
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Representante: Por padrão o sistema trará o representante da aba DADOS;
Vcto médio (Dup. e Chq.): Este campo é a média entre as datas de vencimento do primeiro e último vencimento das
duplicatas e cheques cobrados juntos. (exemplo: primeiro vencimento é 01/03/12 e último vencimento é 10/03/12, então a
média será no dia 05/03/12). OBS: Este campo é apenas informativo. Este campo está disponível mediante marcação nas
propriedades do Prestação de Contas.
Banco: Informe o nome do banco ao qual o cheque pertence, geralmente o sistema já traz esse campo preenchido.
Emissão: Data de emissão do cheque.
Depositar em: Data prevista para o depósito do cheque em questão.
Valor: Valor inscrito no cheque que está sendo inserido.
Cidade: Cidade do cheque.
Data Base: Neste campo é sempre sugerido a data base do cheque lançado anteriormente (caso seja o primeiro será sugerido
o vencimento médio que vem do campo "Vcto médio (Dup. e Chq.)"). Este campo esta disponível mediante marcação nas
propriedades do Prestação de Contas.
Emitente: Nome do emitente do cheque, não precisa ser necessariamente o cliente que deu o cheque (no caso dos cheques
de terceiros).
C.N.P.J.: CNPJ do emitente do cheque, no caso de pessoa jurídica.
C.P.F.: CPF do emitente do cheque, no caso de pessoa física.
Área: Área do sistema em que o cheque será lançado.
Conta Corrente de Clientes
Nesta guia serão relacionados os créditos para a empresa (guia Crédito Recebido) e débitos para a empresa (guia Crédito a
Lançar) lançados nas contas correntes de clientes.
Um crédito lançado pode ser usado como base para um crédito recebido (botão Localizar os créditos lançados deste cliente) e,
se necessário, impresso como Vale Compras (modelo nas propriedades do módulo).
Ex: Se o valor recebido por um cliente for maior do que o devido, este saldo (diferença) pode ser lançado como um crédito para
este cliente, para isso usa-se o conta corrente do cliente para o registro do crédito na aba Créditos a Lançar, quando o cliente
quer fazer uso do seu crédito ou pagou com vale-compras, então o valor deve ser registrado na aba Crédito Recebido.
Tanto em uma aba, quanto na outra deve-se seguir o preenchimento dos seguintes campos:
Cliente: podem ser gerados créditos / débitos para mais de um cliente na mesma prestação de contas;
Descrição: breve descrição do lançamento (informações indicando a origem de créditos e débitos nas informações
complementares);
Valor: valor absoluto da operação.
Para que a inclusão seja realizada clique no botão
.
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Quando uma cobrança de duplicatas ou de cheques devolvidos é realizada pela pessoa de um entregador ou motorista, essa
cobrança pode ser registrada em uma prestação de contas vinculada a uma carga para indicar a saída e o recebimento da
mesma. Quando se trata de saída o sistema utiliza dois módulos para registrá-los sendo eles confirmação de duplicatas e
confirmação de cheques devolvidos.
Confirmação de Duplicatas
Neste módulo o sistema permite cadastrar as Duplicatas que o entregador/motorista está levando para cobrar no cliente.
Para registrar a duplicata preencha os seguintes campos:
Duplicata: informe ou localize a duplicata que o motorista levará para cobrança;
Cobrança: se necessário altere o tipo de cobrança registrado na duplicata;
Nosso Número: o sistema informará o registro do nosso número, se acaso este for um campo preenchido, nesse caso se o
documento for um boleto este número estará presente;
Vencimento: o sistema informará o vencimento da duplicata que está sendo cobrada;
Motivo: Este campo deve ser preenchido com o motivo pelo qual esta cobrança está sendo enviada pelo motorista.
Para que a inclusão seja realizada clique no botão
.
Confirmação de Cheques Devolvidos
Neste módulo o sistema permite cadastrar os cheques devolvidos que o entregador/motorista está levando para cobrar no
cliente.
Na inclusão de cheques basta informar ou localizar/selecionar o cheque que está sendo levado pelo entregador/motorista.
Para que a inclusão seja realizada clique no botão
.
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Totalização
Nessa aba são informadas as totalizações emitidas nas demais abas do módulo o campo Dinheiro pode ser digitado
manualmente, sendo que a conta corrente de débito do mesmo deve ser configurado nas propriedades (configurações) do
prestação de contas.
O campo “Subtotal” é formado pelos “Depósitos” mais “Dinheiro” mais “Cheques Recebidos” mais “Despesa de Viagem”. O
campo “Total” é o “Subtotal” menos o “Troco” mais o “Vale do Motorista”. O fechamento de uma prestação de contas só pode
ser realizado se não existirem diferenças entre valores cobrados e recebidos.
Totalização (Carga)
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A guia "Totalização (Carga)", só será habilitada quando a prestação de contas estiver vinculada a uma carga. O campo
“Subtotal” é formado pelo “Total da carga” menos “Duplicatas/Cheques confirmados, menos os juros (ou mais os descontos),
menos o total em “Dinheiro”, menos os “Cheques Recebidos” mais “Despesa de Viagem”. O campo “Total” é o “Subtotal”
menos o “Troco” mais o “Vale do Motorista”.
Fechamento
Após todos os procedimentos realizados no Prestação de Contas o usuário pode gravar os recebimentos realizados, porém
enquanto não for realizado o fechamento nenhuma operação será realizada.
ATENÇÃO: PARA REALIZAR O FECHAMENTO É NECESSÁRIO QUE NÃO HAJA DIFERENÇAS ENTRE OS VALORES
RECEBIDOS E OS VALORES COBRADOS.
Ao realizar a gravação da Prestação de Contas, clique no botão “Fechamento” na parte inferior esquerda da tela e o sistema
iniciará o processo de fechamento, solicitando a confirmação do usuário, pois uma vez fechada a prestação de contas NÃO
PODE SER REABERTA.
Exceções
Quando a opção: Outras Opções > Configurações > 1> “A data de recebimento não pode ser menor que a data de
fechamento”, estiver habilitada, o programa irá verificar se as duplicatas e cheques cobrados possuem a data de recebimento
menor que a data de fechamento. Neste caso, o programa alertará o usuário e não permitirá o fechamento até que as
pendências sejam resolvidas.
Quando a opção: Outras Opções > Configurações > 1> “No fechamento, permitir a realização do depósito dos cheques
recebidos”, estiver habilitada, o programa irá trazer a tela de depósito (tela que está no menu “Cheques recebidos – Depósito
ou desconto”), já com os cheques “bons para depósito” relacionados, sendo possível realizar o depósito dos cheques por área
de trabalho.
Quando a opção: Outras Opções > Configurações > 2> “Ao gravar a Prestação de Contas, sugerir o Fechamento desta”,
estiver habilitada, o programa irá sugerir o fechamento no momento de gravar a prestação de contas, sem a necessidade de
clicar no botão Fechamento.