DESCRIÇÃO DA SOLUÇÃO DE GESTÃO DE DOCUMENTOS BANCÁRIOS
A solução é composta por dois módulos (BackOffice e FrontOffice) a serem instalados no servidor do
Cliente e nas multifuncionais respectivamente.
O Módulo de Backoffice permite aos administradores do sistema a introdução, alteração e eliminação das
operações que podem ser efectuadas, assim como os documentos que estão associados a cada uma delas.
Permite ainda, verificar que operações estão com todos os elementos e aquelas que ainda necessitam de
novos documentos digitalizados, assim como verificar quem foi o responsável pela digitalização e em que
data.
O administrador do sistema pode verificar se os documentos das operações estão completos através da
impressão de relatórios com toda a informação sobre as mesmas. (Nº da Operação, Dados do Cliente,
Data da Operação, Tipo de Operação, Documentos Digitalizados e sua localização, Responsável pela
Digitalização, etc)
O Módulo de FrontoOffice a ser instalado em cada Multifuncional começa por pedir o código de acesso
ao utilizador.
Após a verificação do utilizador pede ao mesmo para seleccionar a operação pretendida.
Estas opções foram previamente definidas pelo administrador no BackOffice, ajustando o n.º de botões de
acordo o nº de operações que foram definidas.
Se a opção for “ANEXAR DOCUMENTOS” é assumido que é uma operação existente, caso contrário é
assumido que é uma nova operação
I - ANEXAR DOCUMENTOS
Esta opção permite a introdução do n.º do processo no qual se vão anexar os documentos aparecendo
automaticamente os dados dos cliente, tipo de operação e responsável, assim como os documentos que
foram anteriormente digitalizados.
No caso, do utilizador não saber o n.º do processo permite a procura do cliente através do B.I., NIF, Nº
CONTA ou NOME e aparecem todos os processos associados a este cliente seleccionando então o
utilizador o processo pretendido.
Por fim selecciona DIGITALIZAR para iniciar a digitalização dos novos documentos
II – NOVA OPERAÇÃO
De acordo, com o tipo de operação previamente aparece de forma automática e sequencial o nº de
processo, a descrição da operação previamente escolhida e o nome do utilizador.
De seguida terá que indicar o cliente que irá ficar associado á operação, tendo novamente á disposição a
procura por B.I., NIF, N.º CONTA e NOME.
Por fim selecciona DIGITALIZAR para iniciar a digitalização dos documentos
Nesta fase o utilizador indica que documento irá digitalizar. Os documentos associados a cada operação
foram previamente introduzidos pelo Administrador do sistema no BackOffice.
O utilizador coloca os documentos a digitalizar na Multifuncional e estes são digitalizados para uma
subpasta, com o n.º do processo da operação, de uma pasta previamente definida pelo Administrador no
BackOffice.
Os documentos na pasta ficam com o nome do documento que foi previamente definido pelo
Administrador e de acordo com a seguinte nomenclatura
(ex. Documento: IRS – 10 Págs. e foi previamente definido para este documento o nome IRS.tif..
São então criados 10 ficheiros com os seguintes nomes: IRS_1_10; IRS_2_10,…, IRS_10_10)
Por fim após a digitalização o utilizador retorna á opção de escolha da operação ou sai do sistema
retornando á opção de introdução de código de utilizador.