MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
FUNDAÇÃO UNIVERSIDADE FEDERAL DA GRANDE DOURADOS
PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO
INSTRUÇÃO NORMATIVA PRAD Nº 001, DE 19 DE DEZEMBRO DE 2012
Aprova sobre o Manual de Orientações para
Celebração e Execução de Convênios, Acordos de
Cooperação Técnica e Termos Congêneres (anexo
único).
O Pró-Reitor de Administração, no de suas atribuições legais, e
considerando a necessidade de normatizar procedimentos para celebração de convênios,
acordos de cooperação técnica e termos congêneres, RESOLVE aprovar o Manual de
Orientações para tal finalidade.
Prof. Sidnei Azevedo de Souza
Pró-Reitor de Administração
ANEXO ÚNICO
MANUAL DE ORIENTAÇÕES PARA CELEBRAÇÃO E EXECUÇÃO DE
CONVÊNIOS, ACORDOS DE COOPERAÇÃO TÉCNICA E TERMOS
CONGÊNERES
1.
DAS DISPOSIÇÕES PRELIMINARES
Os Convênios e Termos congêneres atuam como mecanismos de integração e
desenvolvimento da Universidade, proporcionando à comunidade universitária o
perfeito convívio social e a integração com instituições públicas ou organizações
particulares, para a realização de objetivo de interesses comuns.
As presentes orientações objetivam instruir procedimentos para a realização de
Convênios, Acordos de Cooperação Técnica, e respectivos Termos Aditivos, oferecendo
aos interessados diretos - Unidades Acadêmicas e Órgãos da Administração Central da
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UFGD - informações que possibilitem a melhoria da capacidade institucional e
individual
de
efetivá-los.
São
conhecimentos
específicos
necessários
ao
desenvolvimento de atividades relativas à elaboração, execução, gestão e prestação de
contas de Convênios, Acordos de Cooperação Técnica, Acordos de Cooperação
Internacionais, ou ainda, Contratos de Apoio Operacional para a execução de atividades
voltadas ao Ensino, à Pesquisa e à Extensão, celebrados com as Fundações de Apoio,
Instituições Públicas ou Privadas, contribuindo, assim, significativamente para
organização dos encaminhamentos necessários em cada caso.
Este manual não deve ser entendido como um instrumento de burocratização,
mas como mecanismos que contribua para disciplinar procedimentos, auxiliar na
elaboração de projetos, acompanhar a tramitação de processos e a execução dos
convênios, bem como, incentivar e apoiar, no limite de sua competência, todas as ações
no sentido de dinamizar a produção científica, tecnológica e cultural da UFGD.
A identificação dos possíveis convênios e congêneres, no que concerne ao
julgamento de sua oportunidade e conveniência, compete principalmente aos
interessados diretos, que conhecem os objetivos a serem alcançados e a forma de atingilos, restando à Divisão de Convênios providenciar os encaminhamentos necessários, em
acordo com o presente manual.
A publicação destas orientações expressa o interesse da UFGD em levar à
comunidade universitária orientações básicas destinadas a facilitar as tarefas em suas
unidades e pessoas envolvidas em atividades relacionadas ao convênio, facilitando sua
tramitação, homogeneizando rotinas por meio de modelos de casos, sendo que sua
utilização não exclui, em nenhuma hipótese, a análise jurídica da Procuradoria Federal
junto à UFGD, como determina a legislação em vigor, levando-se em conta,
principalmente a Portaria Interministerial MPOG/MF/CGU Nº 507, de 24/2011.
2.
DA DEFINIÇÃO DE CONVÊNIO E CONTRATO
Convênio
Segundo a Portaria Interministerial nº 507/2011, convênios são acordos ou
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ajustes que disciplinam transferências de recursos financeiros de dotações consignadas
no Orçamento Fiscal e da Seguridade Social da União e tenha como partícipe, de um
lado, órgão ou entidade da administração pública federal, direta ou indireta, e, de outro
lado, órgão ou entidade da administração pública estadual, do Distrito Federal ou
municipal, direta ou indireta, consórcios públicos, ou ainda, entidades privadas sem fins
lucrativos, visando à execução de programa de governo, envolvendo a realização de
projeto, atividade, serviço, aquisição de bens ou evento de interesse recíproco, em
regime de mútua cooperação;
Acordo de Cooperação Técnica
São ajustes firmados com entidades públicas e/ou privadas com objetivos da
execução de projetos específicos, seja de ensino, pesquisa, extensão ou de
desenvolvimento institucional, sem movimentação financeira.
Estágios
Acordo de Cooperação Técnica firmado entre a instituição de ensino e a unidade
concedente, com objetivo de estabelecer e possibilitar a realização de estágios
curriculares supervisionados obrigatórios ou não obrigatórios por alunos matriculados e
frequentes nos cursos de graduação ofertados pela UFGD, nas áreas de atuação e
interesses comuns.
A realização dos estágios de que trata este Acordo de Cooperação não geram
qualquer vínculo de natureza trabalhista, e devem estar pautados na Lei 11.788/2008.
Os estágios dependerão de prévia formalização, em cada caso, do competente
Termo de Compromisso e/ou Plano de Atividades de Estágio, assinados entre a
Universidade, a Concedente e o Aluno. Para cada aluno estagiário, deverá ser assinado
um Termo de Compromisso.
Os estágios Curriculares Supervisionados, obrigatórios ou não, devem
compatibilizar-se com a linha de formação do aluno-estagiário, possibilitando que este
desenvolva atitudes, hábitos, e valores profissionais; exercite e aprimore seus
conhecimentos no ambiente real de trabalho, integrando e interagindo a aprendizagem
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acadêmica com resoluções de situações-problema reais.
Contratos com Aplicação de Recursos Financeiros, celebrados diretamente
com Fundação de Apoio
Esta modalidade de convênio é formalizada diretamente com Fundação de
Apoio, com vistas à execução de projetos de ensino, pesquisa, extensão e
desenvolvimento institucional, com lastro nas Leis nº 4.320/1964, 8.666/1993,
8.958/1994, Decretos nº 93.872/1986, 94.664/1987, 5.205/2004, 6.170/2007, Portarias
MEC/MCT nºs 3.185/2004 e 475/2008, Lei n° 8.958, de 1994, pelo Decreto nº 7.423 e
pela Portaria bem como pela Resolução COUNI Nº. 92 DE 14/07/2011.
Acordos de Cooperação Internacionais
Acordo de cooperação técnico-científica e cultural firmado entre a Universidade
e as instituições de outros países, visando ao intercâmbio de recursos humanos e
acadêmicos, para o desenvolvimento das atividades de ensino, em nível de graduação e
de pós-graduação.
A cooperação compreenderá a transferência de conhecimentos e experiências
e/ou qualquer outra atividade de interesse comum nos campos do ensino, da pesquisa,
da extensão e da administração universitária, envolvendo docentes, técnicoadministrativos, alunos de graduação e de pós-graduação. Os Acordos de Cooperação
Internacionais depende da formalização de Termos Aditivos e respectivo Plano de
Trabalho para a execução de cada uma das ações a serem executadas.
Termo Aditivo
Documento que visa à exclusão, alteração ou inclusão de alguma cláusula no
sentido de complementar informações nos diversos instrumentos assinados, sem
modificação do objeto pactuado, devendo ser especificado com clareza, as modificações
pretendidas em relação ao instrumento jurídico avençado.
Os Termos Aditivos deverão ser celebrados na vigência do documento original.
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3.
DOS
REQUISITOS
E
TRAMITAÇÃO
NECESSÁRIOS
PARA
FORMALIZAÇÃO DE CONVÊNIOS, ACORDOS E PROTOCOLOS DE
INTENÇÕES
A Unidade da UFGD interessada em celebrar o Acordo de Cooperação Técnica
ou o Ajuste, deverá formalizar solicitação a Divisão de Convênios, expondo os motivos
que o justifiquem, demonstrando, o interesse institucional e os benefícios advindos da
celebração.
Deve acompanhar a solicitação o Plano de Trabalho ou Projeto Básico,
minudenciando as atividades a serem desenvolvidas no âmbito do ajuste, bem como,
informando os dados dos partícipes, inclusive com os contatos para estabelecer as
tratativas.
Nos casos de Acordos de Cooperação que visam Estágios, esses podem ser
solicitados pelas Unidades Acadêmicas, pelos Coordenadores de Curso ou Presidente da
Comissão de Estágios dos respectivos cursos, incluindo justificativa, minuta do Acordo
de Cooperação Técnica devidamente preenchida com os dados da concedente do
Estágio, e contatos para os estabelecimentos das tratativas.
Todas as solicitações de Acordos de Cooperação Técnicas obedecerão a
encaminhamentos diversos, com intuito de consultar as partes interessadas ou
envolvidas a fim de manifestar o efetivo interesse na celebração do ajuste.
Após autorização da Chefia Imediata, a Divisão de Convênios instruirá o
processo e dará os encaminhamentos para análises e manifestação das partes
interessadas, inclusive com parecer jurídico, quando couber, até a apreciação pelo
Conselho Universitário.
Verificada a viabilidade legal, com o competente parecer, o processo será
devolvido para a Divisão de Convênios. Esta, diante dos pareceres favoráveis,
providenciará as assinaturas, o registro, as publicações de Extratos no Diário Oficial da
União, e, ainda, a final tramitação para a designação do gestor.
A Unidade interessada em executar Projeto seja de ensino, pesquisa, extensão ou
desenvolvimento institucional com participação da Fundação de Apoio, deverá tramitar
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nas instâncias da UFGD a aprovação do Projeto, que após aprovado será enviado a
Divisão de Convênios para fins de celebração do Contrato com a Fundação de Apoio,
contendo ainda:
a) documento da Unidade interessada, solicitando o apoio da Fundação para a
gestão do Projeto, nos termos da Resolução COUNI Nº. 92 DE 14/07/2011;
b) proposta elaborada pela Fundação de Apoio a ser contratada, em resposta ao
documento citado no item anterior, incluindo memória de cálculo do valor
dos Custos Operacionais a ser cobrada pela gestão, cópia do estatuto, e cópia
do Registro de Credenciamento da Fundação, junto ao Ministério da
Educação e Ministério da Ciência e Tecnologia, além das certidões negativas
de débitos junto ao INSS, FGTS, Receita Federal.
4.
DOS
DOCUMENTOS
NECESSÁRIOS
À
FORMALIZAÇÃO
DE
AJUSTES:
a) termo de Abertura;
b) comunicação Interna da parte solicitante, requerendo a celebração do
Acordo e indicando o servidor que ficará como Gestor do Ajuste;
c) justificativas que embasem a celebração do Acordo;
d) plano de trabalho ou projeto básico, quando for o caso;
e) minuta do acordo de cooperação técnica ou contrato, elaborado pela Divisão
de Convênios;
f)
incluir ficha de cadastro no CNPJ;
g) certidões negativas de débitos junto ao INSS, FGTS e Receita Federal;
h) incluir Estatuto e ata de eleição de Presidente, no caso de Organizações Não
Governamentais ou Institutos;
i)
enumerar e rubricar todas as páginas do processo;
j)
consultar demais partes interessadas no Ajuste;
k) enviar o processo, com a documentação acima referida à Procuradoria
Jurídica para análise e parecer, quando for o caso;
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l)
encaminhar à Comissão Permanente de Convênios/COUNI;
m) encaminhar à SOC/UFGD para incluir na pauta do COUNI;
n) anexar Resolução do COUNI de aprovação do Acordo;
o) providenciar assinaturas das partes: Reitor, Testemunhas, Partícipes;
p) providenciar a publicação no Diário Oficial da União;
q) encaminha à Reitoria para emissão de portaria de designação de gestor;
r)
providenciar cópia das partes principais do Processo para Arquivo e
controle da Divisão de Convênio;
s)
encaminhar o Processo para a guarda do Gestor, com respectivo despacho e
orientações;
t)
acompanhar a execução e vigência do acordo.
A Unidade interessada em contratar Fundação de Apoio para a realização de
prestação de serviços relacionados a projetos, cursos ou eventos de ensino, pesquisa,
extensão
e desenvolvimento
institucional
deve encaminhar
a solicitação
à
PRAD/UFGD, anexando:
a) projeto básico devidamente aprovado pelas instâncias da UFGD, com
finalidades específicas e prazos determinados;
b) comunicação interna da Unidade, requerendo a celebração de contrato, e
apresentando justificativas que demonstre a importância da contratualização
e da necessidade do apoio da Fundação para a gestão do Projeto, nos termos
da Resolução COUNI Nº. 92 DE 14/07/2011;
c) ofício da PRAD para a Fundação de Apoio apresentando o Projeto e a
convidando a executá-lo;
d) proposta elaborada pela Fundação de Apoio a ser contratada, em resposta
ao documento citado no item anterior, incluindo memória de cálculo do
valor a ser cobrado pela gestão/serviço, discriminação dos serviços que
serão realizados, com seus respectivos valores estimativos (despesas de
custeio), cópia do estatuto, descrição detalhada das experiências e cópia do
Registro de Credenciamento da Fundação junto ao Ministério da Educação e
Ministério da Ciência e Tecnologia.
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e) a Divisão de Convênios enviará o processo à COGERM/PRAD com a
minuta do contrato, para que seja procedida a publicação de SIDEC de
contratação por dispensa de licitação;
f)
ao retorno do processo, a Divisão de Convênios o remeterá à PROJUR para
análise jurídica dos termos e condições.
g) verificada a viabilidade legal, com o competente parecer, e observadas as
orientações constantes, o processo seguirá para a manifestação da Comissão
Permanente de Convênios, e posteriormente para o Conselho Superior da
Universidade.
h) se aprovado por esta última instância, a Divisão de Convênios providenciará
as assinaturas, o registro, a publicação de seu extrato no Diário Oficial da
União, e, ainda, a tramitação para a designação do gestor.
5.
DA ASSINATURA DOS CONVÊNIOS, ACORDOS, PROTOCOLOS DE
INTENÇÕES, CONTRATOS E TERMOS ADITIVOS
Os dirigentes das Unidades Acadêmicas, ou qualquer servidor da UFGD, não
podem celebrar convênios, acordos de Cooperação Técnica, Termos Aditivos ou
Contratos com Fundação de Apoios em nome da UFGD. Somente o Reitor, por força de
poderes conferidos por Estatuto e Regimento interno da UFGD, tem competência para
firmá-los e, com isso, assumir compromissos em nome da Universidade, inclusive,
transferir ou receber recursos humanos, financeiros, bens móveis, imóveis ou serviço,
salvo nos casos de delegação expressa de competência.
Não é admissível a celebração dos instrumentos jurídicos de qualquer natureza
com efeito retroativo, regra essa acolhida pela jurisprudência do Tribunal de Contas e
decorrente da aplicação conjugada do parágrafo único do artigo 60 e do artigo 116 da
Lei nª 8.666/93.
Se não forem tomadas tais precauções e encaminhamentos supracitados, os
instrumentos jurídicos a rigor, não terão qualquer valor legal.
É obrigatória a celebração do Termo de Compromisso, vinculado aos Acordos
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de Cooperação Técnica que visam a Estágios Curriculares Supervisionados
Obrigatórios, sendo facultado aos Coordenadores de Cursos procederem à assinatura
destes em nome da UFGD;
Os Termos de Compromissos de Estágios Curriculares Supervisionados Não
Obrigatórios serão assinados pela Coordenadoria de Graduação.
6.
DA DESIGNAÇÃO DO GESTOR
Os gestores de Convênios e de Contratos são indicados pelos responsáveis das
Unidades interessadas (Pró-Reitorias, Diretor de Unidades Acadêmicas), desde que
integrantes do quadro permanente de pessoal da UFGD, tanto servidor docente quanto
servidor técnico-administrativo, não lhe cabendo remuneração de qualquer natureza por
tal atividade. A critério dos responsáveis pelas Unidades, poderá ser solicitado a
designação de um cogestor para auxiliar o gestor.
Para os Acordo de Cooperação Técnica de Estágios Curriculares, o gestor será
indicado pela Unidade Acadêmica solicitante, devendo o indicado ser docente
integrante do quadro permanente da instituição.
Os gestores dos Ajustes serão designados por meio de Portaria do Reitor.
Publicados no Boletim de Serviço da UFGD, e terão por atribuição acompanhar toda a
execução do instrumento jurídico, adotando as medidas administrativas necessárias ao
fiel cumprimento das disposições contidas nos mesmos.
A substituição do gestor só pode ser efetivada com a prévia concordância da
Unidade interessada. Quando isso ocorrer, obriga-se aquele a apresentar o relatório das
ações desenvolvidas e quando envolver recursos financeiros, a(s) prestação(ões) de
conta(s), no período de sua gestão. Deverá ser solicitada à Divisão de Convênios a
substituição de gestor nos casos de: exoneração, aposentadoria, licença e afastamento
integral para pós-graduação, bem como a imediata devolução dos processos que por
ventura estiverem em sua guarda.
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7.
DAS COMPETÊNCIAS DOS GESTORES
Os gestores designados para os Convênios sem movimentação financeira, de
estágios e de Acordo de Cooperação Técnico-Científico e Cultural, deverão:
a) conhecer detalhadamente o Acordo de Cooperação, suas cláusulas e
condições nele estabelecidas, observando seu fiel cumprimento;
b) todo e qualquer documento oriundo da execução das atividades deverá fazer
parte do processo, sendo que sua inserção deverá ser cronologicamente
sequencial, numeradas e rubricadas;
c) comunicar a seu superior hierárquico ou a Divisão de Convênios situações
que escapem a sua competência, propondo soluções ou providências
cabíveis;
d) anualmente e ao final da vigência do Acordo de Cooperação Técnica,
elaborar Relatório Técnico avaliando o acordo, mencionando ações
executadas no âmbito do mesmo;
e) em havendo interesse na prorrogação da vigência do presente Acordo, deve
se proceder o encaminhamento à Divisão de Convênios, 60 (sessenta) dias
antes da expiração, com devidas justificativas, de modo a fundamentar e
subsidiar a respectiva solicitação, além dos Relatórios Técnicos mencionado
no item anterior;
f)
não permitir que sejam executadas ações que extrapolem o objeto do
presente Acordo;
g) na eventual necessidade realizar ações nele não contempladas, desde que
não altere o objeto, pode ser solicitado a realização de Termo Aditivo ao
Acordo, desde que devidamente justificada;
h) solicitar, quando necessário, o aditamento do instrumento jurídico, dentro
do prazo de sua vigência, encaminhando justificativa fundamentada, para
ser analisada pelas instâncias
da Universidade relacionadas com o
convênio;
i)
inteirar-se da aprovação do termo de aditamento, junto às instâncias da
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Universidade, acompanhando o fluxo de trabalho, visando a não prejudicar
o atendimento do objeto pactuado;
j)
manter o presente processo sob sua guarda e responsabilidade, tramitando
pelas Unidades quando necessário ou remetendo a esta Divisão de
Convênios quando solicitado, sempre com as devidas documentações, os
quais não podem ser desanexados, em hipótese nenhuma;
k) o
extravio
do
presente
processo
poderá
acarretar
apuração
de
responsabilidade;
l)
a devida instrução processual permitirá e agilizará a verificação da execução
do Acordo de Cooperação;
m) desenvolver outras atividades consideradas relevantes para a consecução do
objeto do instrumento jurídico;
n) Encaminhar o processo à Divisão de Convênios, quando do encerramento
do instrumento jurídico, contendo todos os documentos originários da
execução do mesmo, os relatórios, termos de compromissos (quando de
atividades de estágio), para as providências pertinentes.
Os gestores designados para os Convênios que envolvam a transferência de
Recursos Financeiros, celebrado diretamente pela UFGD, deverão:
a) executar o Projeto/Plano de Trabalho objeto do Convênio, no tocante à
finalidade, ao conteúdo, aos recursos e aos prazos;
b) providenciar a solicitação de aquisição de materiais e/ou serviços, previstos
no Plano de Trabalho/Projeto, acompanhando as providências adotadas,
junto às Unidades envolvidas, bem como o pagamento pela COOF/PROAP;
c) atestar as notas fiscais, faturas ou documentos similares, de forma a
comprovar o recebimento dos materiais ou a prestação de serviços, de
acordo com o Plano de Trabalho aprovado;
d) em caso de necessidade de remanejamento de gastos constantes do Plano de
Trabalho/Projeto aprovado, o gestor, primeiramente, deverá justificar tal
providência solicitando oficialmente a autorização ao órgão concedente;
e) preparar os relatórios técnicos de execução parcial e final, para serem
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juntados à prestação de contas, contendo, no mínimo, avaliação dos
objetivos e metas estabelecidas e alcançadas e recursos aplicados;
f)
acompanhar a identificação patrimonial dos equipamentos adquiridos,
anexando ao relatório o número de identificação do Controle de Patrimônio
fornecido pela Divisão de Patrimônio da Pró-Reitoria de Administração;
g) solicitar, caso necessário, o aditamento do convênio, dentro do prazo de sua
vigência, encaminhando justificativa fundamentada, para ser analisada pelo
órgão concedente do recurso;
h) inteirar-se sobre a aprovação do termo de aditamento junto às instâncias da
Universidade, acompanhando o fluxo de trabalho, visando a não prejudicar
o atendimento do objeto do convênio;
i)
desenvolver outras atividades consideradas relevantes para a consecução do
objeto do convênio;
j)
encaminhar o processo à Divisão de Convênios, quando do encerramento do
convênio, para as providências pertinentes.
O gestor deverá subsidiar com informações relevantes à elaboração da prestação
de contas.
As prestações de contas, apresentadas pela Convenente, será analisada por
Comissão Especialmente constituída para esse fim, e se aprovada, assinada pelo
Ordenador de Despesa da UFGD, em conjunto com o gestor.
Os gestores designados para acompanhamento dos Contratos Celebrados
Diretamente com Fundação de Apoio, deverão:
a) zelar para que o Projeto/Plano de Trabalho, objeto do Contrato, seja
executado em conformidade com o aprovado pelas instâncias da UFGD,
tanto quanto à finalidade, como ao conteúdo, aos recursos e aos prazos;
b) providenciar para que a Fundação de Apoio movimente os recursos em
conta individualizada, ou seja, específica para cada Contrato;
c) encaminhar, oficialmente, à Fundação de Apoio solicitação de realização de
despesas, em conformidade com o previsto no cronograma de receitas e
despesas, juntando uma cópia deste pedido ao processo;
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d) em caso de necessidade de remanejamento de gastos constantes do Plano de
Trabalho/Projeto aprovado, o gestor, primeiramente, deverá justificar tal
providência solicitando oficialmente a autorização ao Conselho Superior da
Universidade, mediante a celebração de Termo Aditivo, evitando desta
forma a instauração da Tomada de Contas Especial e a eventual glosa dos
recursos;
e) exigir e receber as prestações de contas parciais e total formuladas pela
Fundação de Apoio, nos prazos definidos no contrato;
f)
analisar as prestações de contas (parciais e total), preparar os relatórios
técnicos de execução parcial e final, e submetê-los à aprovação por
Comissão especialmente constituída para esse fim;
g) atentar para que as prestações de contas de que trata o item anterior
contenham o detalhamento das receitas e das despesas do período e, no caso
de aquisição de equipamentos e materiais permanentes, relacioná-los com as
devidas especificações;
h) acompanhar a identificação patrimonial dos equipamentos adquiridos,
anexando ao relatório o número de identificação do Controle de Patrimônio
fornecido pela Coordenação de
Gestão de Recursos Materiais da Pró-
Reitoria de Administração;
i)
solicitar, caso necessário, o aditamento do contrato, dentro do prazo de sua
vigência, encaminhando justificativa fundamentada para ser apreciada pelas
instâncias da Universidade relacionadas com o contrato;
j)
inteirar-se da aprovação do termo de aditamento junto às instâncias da
Universidade, acompanhando o fluxo do trabalho, visando a não prejudicar
o atendimento do objeto do contrato;
k) desenvolver outras atividades consideradas relevantes para a consecução do
objeto do contrato;
l)
encaminhar o processo à Divisão de Convênios, quando do encerramento do
Contrato, contendo todos os documentos elencados nos itens anteriores, para
as providências pertinentes.
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8.
DA SÚMULA DA LEGISLAÇÃO QUE REGULA CONVÊNIOS,
CONTRATOS, ACORDOS
1. Lei n.º 8.666, de 21/06/1993 – Regulamenta o artigo 37, inciso XXI, da
Constituição Federal, institui normas para Licitações e Contratos de
Administração Pública. No Capítulo VI – Disposições Finais e Transitórias, o
artigo 116 estabelece os requisitos para a celebração de convênios.
2. Instrução Normativa STN n.º 1, de 15/01/1997 – Disciplina a celebração de
convênios de natureza financeira que tenham como objeto a execução de
projetos ou realização de eventos.
3. Lei n.º 11.788/2008 – Dispõe sobre os estágios de estudantes de
estabelecimentos de ensino superior, de ensino profissionalizante do 2º grau e
supletivo.
4. Lei nº 8.958, de 20/12/1994 – Dispõe sobre as relações entre as instituições
federais de ensino superior e de pesquisa científica e tecnológica e as
Fundações de Apoio e dá outras providências.
9.
DOS
PROCEDIMENTOS
A
SEREM
ADOTADOS
PARA
RECEBIMENTO DOS RECURSOS E PRESTAÇÃO DE CONTAS DE
FUNDAÇÃO DE APOIO
Abertura e Movimentação da Conta Bancária
Os recursos arrecadados serão depositados em conta bancária específica, aberta
pela Fundação de Apoio, identificada pela Fundação de Apoio, número do convênio ou
contrato/ano, e gestor, como segue: FUNDAÇÃO DE APOIO/Nº DO CONVÊNIO OU
CONTRATO-ANO/GESTOR.
Os saldos financeiros, enquanto não utilizados, deverão ser aplicados em Contas
Poupança de instituição oficial, quando a previsão de utilização dos recursos for igual
ou superior a 30 (trinta) dias; e, em Fundo de Aplicação Financeira, quando a previsão
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de uso dos mesmos verificar-se em prazos menores.
Não é permitida a utilização dos recursos financeiros a título de empréstimo
pessoal para reposição futura.
Utilização dos Recursos Financeiros
A utilização dos recursos deverá obedecer estritamente ao valor, a distribuição
por rubrica, aos itens e ao cronograma previamente aprovados no Projeto e/ou Plano de
Trabalho.
Alterações no valor, na rubrica, nos itens ou no cronograma deverão ser
justificadas pelo gestor, sendo que as solicitações devem ser encaminhadas,
formalmente, a Fundação de Apoio, com anuência da UFGD.
Na aquisição de materiais e bens duráveis ou na contratação de serviços, o gestor
deve seguir o princípio da economia de recursos, pelo menor preço, objetivando o
melhor aproveitamento do recurso arrecadado.
A Fundação de Apoio deverá observar as disposições contidas nas Leis Federais
n.º 8.666/93, de 21 de junho de 1993, e n.º 8.883/94, de 08 de junho de 1994, na
aquisição de qualquer bem ou serviço.
Todos os comprovantes de despesa (notas fiscais, faturas, recibos, etc.) devem
ser emitidos, sem rasuras ou borrões, em nome da Fundação de Apoio e com o número
do convênio ou contrato, contendo obrigatoriamente:
a) data de emissão;
b) descrição detalhada do bem adquirido ou do serviço prestado;
c) declaração expressa do recebimento dos recursos pelo fornecedor ou
prestador de serviço (carimbo de “Recebemos” ou a autenticação mecânica);
d) atestado, no verso, datado e assinado por duas pessoas vinculadas ao projeto
ou plano de trabalho, de que os bens foram recebidos ou de que os serviços
foram realizados;
e) número do cheque ou da ordem bancária que efetivou o pagamento.
Ocorrendo remuneração de pessoas físicas, deverá ser preenchido o formulário
Recibo de Pagamento e observada a legislação aplicável aos recolhimentos de encargos
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sociais e tributários compulsórios.
10.
DA PRESTAÇÃO DE CONTAS
A Prestação de Contas é obrigatória para todos aqueles que recebem dinheiro,
para utilização em benefício de projetos ou atividades. Os gestores necessitam
comprovar, por meio de documentos hábeis, a efetiva e correta aplicação dos
numerários arrecadados na finalidade originalmente proposta.
Para os convênios e/ou contratos de natureza financeira, celebrados entre a
UFGD e as Fundações de Apoio, para a realização de projetos de ensino, pesquisa,
extensão e desenvolvimento institucional, a prestação de contas, a ser encaminhada à
UFGD, por correspondência, assinada pela Fundação de Apoio e pelo gestor, deverá ser
composta dos originais (primeira via) dos seguintes documentos:
a) quadro demonstrativo de execução da receita e da despesa no período;
b) extrato da conta bancária referente ao período;
c) conciliação bancária;
d) canhotos dos cheques emitidos ou comprovantes de utilização de cartão
magnético;
e) relação de pagamentos efetuados no período, acompanhada da primeira via
da documentação comprobatória (notas fiscais, recibos, etc.), organizada em
ordem cronológica e segundo a natureza do gasto (material de consumo,
serviços de terceiros, etc.);
f)
relação de bens, equipamentos e materiais permanentes adquiridos,
produzidos ou construídos no período, além de assinar e anexar o necessário
Termo de Doação do Bem em favor da UFGD;
g) expedientes relativos à observância à Lei n.º 8.666/93;
h) relatório de execução física e financeira.
Na última prestação de contas (final), além dos documentos acima referidos,
apresentar:
a) comprovante de depósito em conta bancária, em favor da UFGD, do saldo
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por ventura, não utilizado, feito no prazo de até 48 horas, após o término da
vigência do convênio ou contrato;
b) cheques não utilizados, com o carimbo (ou escrito) “CANCELADO”;
c) extrato bancário com saldo “zerado”.
Em caso de convênios ou contratos com período de vigência igual ou inferior a
seis meses, a prestação de contas deverá ser feita uma única vez, até trinta dias após o
término da vigência.
Em caso de convênios ou contratos com período de vigência superior a seis
meses, as prestações de contas serão mensais, salvo em situações definidas nos
convênios ou contratos.
A falta de apresentação da prestação de contas no prazo regulamentar implica
instauração de Tomada de Contas Especial, o que, além das sanções aplicadas ao gestor,
resulta em impedimento da Fundação de Apoio em celebrar novos convênios/contratos.
A Fundação de Apoio deverá restituir à UFGD o saldo de recursos, inclusive, os
rendimentos de aplicação financeira, quando da conclusão, denúncia, rescisão ou
extinção do instrumento.
A Prestação de Contas, se aprovada, será arquivada pela Divisão de Convênios
junto ao convênio/contrato, mantendo por cinco anos, contados do exercício em que for
aprovada pelo TCU. Tendo ocorrido aquisição de equipamentos e materiais
permanentes proceder à juntada de cópias dos Termos de Doação dos Bens à UFGD.
11.
DO RELATÓRIO TÉCNICO
O relatório técnico parcial dos projetos, com período de vigência igual ou
inferior a seis meses, deverá ser apresentado uma única vez, até trinta dias após o
término de sua vigência, juntamente com os demais formulários que integram a
prestação de contas. Em caso de convênios ou contratos com período de vigência
superior a seis meses, deverá ser apresentado mensalmente, salvo em situações que
estiverem definidas nos convênios ou contratos.
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12.
DA UTILIZAÇÃO DOS BENS ADQUIRIDOS
Os equipamentos e materiais permanentes, adquiridos com os recursos dos
projetos ou planos de trabalhos, serão encaminhados à Divisão de Patrimônio da PróReitoria de Administração, para fins de registro no patrimônio, juntamente com o
Termo de Doação emitido pela Fundação de Apoio.
13.
DA VIABILIZAÇÃO DE NOVOS PROJETOS
A apreciação de novos projetos, seja de ensino, pesquisa, extensão ou
administrativos, fica condicionada à inexistência de pendências relativas a projetos
anteriores.
14.
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
As prorrogações dos prazos dos convênios ou contratos deverão ser solicitadas,
com as devidas justificativas, com antecedência mínima de trinta dias do término da
vigência, ou conforme os prazos estipulados nesses instrumentos jurídicos.
É facultado à UFGD, a seu exclusivo critério, o direito de bloquear e de levantar
o saldo existente em estabelecimentos bancários, nos casos de infringência das normas,
falecimento do gestor ou diante de situações conjunturais.
A não observação de qualquer dispositivo deste Manual implicará suspensão das
atividades e penalidades previstas em lei.
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