versão
2.0
SIGMATE
SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIAIS DO ESTADO
Manual de Uso
SUPERINTEN DÊNCIA DE SUPRIMENTOS E LOG ÍSTICA
SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
Índice
CAPÍTULO 1. NOÇÕES DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS
1
A importância do almoxarifado.................................................................................................... 2
O Sistema de Gestão de Materiais do Estado................................................................................ 3
Terminologias utilizadas na Administração de Materiais .............................................................. 4
CAPÍTULO 2. CADASTRO, CREDENCIAMENTO E ACESSO DOS USUÁRIOS
6
Cadastrando no Portal de Sistemas............................................................................................... 6
Credenciamento dos usuários....................................................................................................... 8
Acessando o Sistema ................................................................................................................... 8
Esqueci minha Senha ou Usuário ................................................................................................. 9
CAPÍTULO 3. A SOLICITAÇÃO DE CONSUMO
10
Solicitando Materiais para Consumo.......................................................................................... 11
Acompanhando as Solicitações de Consumo nas Unidades Administrativas................................ 13
Atendendo as Solicitações de Consumo ..................................................................................... 14
Acompanhando as Solicitações de Consumo nos Almoxarifados ................................................ 16
CAPÍTULO 4. A SOLICITAÇÃO DE ABASTECIMENTO
17
Solicitando Materiais para Abastecimento.................................................................................. 18
Acompanhando as Solicitações de Abastecimento no Almoxarifado Solicitante.......................... 20
Atendendo as Solicitações de Abastecimento ............................................................................. 21
Acompanhando as Solicitações de Abastecimento no Almoxarifado Solicitado........................... 23
CAPÍTULO 5. RECEBENDO UMA AQUISIÇÃO
24
Registrando a entrada no sistema ............................................................................................... 24
Acompanhando suas entradas por aquisição ............................................................................... 28
CAPÍTULO 6. RELATÓRIOS
29
Inventário.................................................................................................................................. 29
Lote de Validade ....................................................................................................................... 31
Demonstrativo de Movimentação de Depósito............................................................................ 32
CAPÍTULO 7. ADMINISTRANDO OS ALMOXARIFADOS
34
Mantendo os Almoxarifados ...................................................................................................... 34
Mantendo Credenciamento dos Usuários.................................................................................... 35
Mantendo o Catálogo de Itens.................................................................................................... 39
Mantendo as Cotas de Consumo ................................................................................................ 41
Implantando novos Almoxarifados............................................................................................. 43
SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
Capítulo
1
Noções de Administração de Materiais
A Administração de materiais é uma das atividades de gestão mais importantes para as organizações.
A Administração de Materiais é definida como sendo um conjunto de atividades desenvolvidas
dentro da organização, de forma centralizada ou não, destinadas a suprir as diversas unidades,
com os materiais necessários ao desempenho normal das respectivas atribuições. Tais atividades
abrangem desde o circuito de reaprovisionamento, inclusive compras, o recebimento, a armazenagem dos materiais, o fornecimento dos mesmos às unidades requisitantes, até as operações gerais de controle de estoques etc.
É comum que a organização se questione sobre:
 Qual o valor do estoque atual da organização?
 Quantas unidades de cada produto existem em estoque?
 Quais são os materiais de maior valor no estoque?
 Quais materiais estão tendo maior saída?
 Qual a rotação do estoque?
 Que materiais devem ser eliminados do estoque?
 Qual o melhor momento para comprar?
Ela destina a dotar a administração dos meios necessários ao suprimento de materiais imprescindíveis ao funcionamento da organização, no tempo oportuno, na quantidade necessária, na
qualidade requerida e pelo menor custo.
Os estoques, bem administrados e adequados, trarão como resultados várias vantagens tais como:
 Reduz ou anula perdas e/ou furtos de materiais;
 Permite o conhecimento prévio das quantidades de materiais necessárias para atender a demanda para período de tempo futuro;
 Evita compras desnecessárias;
 Favorece o suprimento de materiais no momento oportuno;
 Permite traçar, de forma eficiente, estratégias de compras;
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 Promove aumento da rotação dos estoques;
 Favorece o estreitamento das parcerias comerciais entre a organização e seus principais fornecedores;
A importância do almoxarifado
O almoxarifado tem como objetivo maior de não permitir o desabastecimento, ou seja, fornecer
de forma contínua e ininterrupta materiais as diversas unidades.
Até meados do século passado, o Almoxarife ou Estoquista era visto como um mero guarda de
materiais, restrito a vigiar os estoques e de somente distribuí-los com autorização superior. Hoje,
o Almoxarife ou Estoquista é o responsável pelo almoxarifado devendo ser organizado para
manter com exatidão uma enorme diversidade de itens; observador e atento aos detalhes dos diversos tipos de materiais com os quais irá lidar; preciso, já que ele estará sempre envolvido com
cálculos, previsões de quantidades, códigos, etc. Desta forma, ele deixa de ser considerado um
simples estoquista e passa a ser um verdadeiro gestor do almoxarifado.
O almoxarifado, na maioria dos órgãos, se constitui de um setor organizado para a execução de
quatros atividades básicas:

Recebimento:

Armazenagem:

Controle:

Distribuição:
consiste na inspeção e conferência do material e suas condições de aquisição, com o conseqüente aceite ou rejeição pelo almoxarifado. Nessa atividade, devemse conferir os dados do documento fiscal com a Autorização de Fornecimento de Material1, a quantidade e qualidade do material recebido. Esse procedimento é imprescindível
para perfeita identificação do material em comparação com os requisitos técnicos exigidos;
consiste em arrumar os materiais de forma mais racional, observando a
rotatividade, o peso/volume, a conservação e a natureza de cada material;
consiste no registro e eficiência da movimentação de estoque, sempre acompanhadas de documentos legais que comprovem a sua efetiva movimentação, bem como de ações relacionadas à sua gestão, manutenção e segurança;
consiste no atendimento da requisição (pedido oficial) dentro das possibilidades do estoque, conferindo os materiais a serem entregue e nunca sendo fornecido
material sem a competente requisição.
Autorização de Fornecimento de Material é o documento oficial que identifica o que deve ser entregue pelo fornecedor
de acordo com as condições comerciais pactuadas
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O Sistema de Gestão de Materiais do Estado
Desde meados de 2002, o Estado fornecia apenas uma solução para o controle de estoque: o Sistema de Gestão de Materiais do Estado – SIGMATE. Porém, a maioria dos órgãos estaduais
não a usava e aderiam a outras soluções de empresas privadas ou a controles manuais falhos, e
com isso, mais dispendiosas para os cofres públicos.
Os órgãos que usavam essa solução, a muito se queixavam da falta de confiabilidade, usabilidade
e objetividade do sistema, apresentando problemas como:
 Inúmeras inconsistências, como divergências na valorização do estoque decorrentes
de arredondamento no valor do produto;
 Inúmeras incoerências com a realidade, tais como: todas as movimentações eram baseadas em uma requisição, que necessitavam de uma autorização, para depois ser efetivada;
 Incluía procedimentos referentes ao sistema de compras, o que acarretava em entradas incoerentes do tipo “Fabricação Própria” com perdas de informações valiosas
para a gestão;
 Não fornecia base histórica das movimentações dos materiais para futuras consultas,
impedido principalmente a reimpressão dos documentos e o acompanhamento de
pedidos anteriores de uma unidade; etc.
Por isso, essa solução foi reformulada; seu escopo e objetivos redefinidos para se adequarem à
realidade e necessidade da administração pública. A nova versão do Sistema de Gestão de Materiais do Estado – SIGMATE – vem como uma solução corporativa mais completa e eficaz para
a administração de materiais de consumo para o Estado de Goiás integrando-se com o sistema
de compras (ComprasNet.GO) e com o Sistema de Programação e Execução Orçamentária e
Financeira (SiofiNet), com o objetivo de:
 Permitir uma gestão transparente e eficaz dos materiais de consumo adquiridos;
 Subsidiar a tomada de decisões referentes às compras de materiais de consumo;
 Possibilitar uma gestão integrada dos estoques de materiais de consumo do Governo
de Goiás.
Dentre algumas alterações que foram feitas nessa reformulação estão:
 Reformulação da entrada de aquisições integrado com o ComprasNet..GO;
 Notificação pró-ativa de vencimentos e pontos de ressuprimentação;
 Separação do Catálogo de Itens da Carga Inicial e incluído opção de natureza de
despesa;
 Remoção da figura do “Almoxarifado” e criação de depósitos hierárquicos;
 Remoção de atendimento parcial das requisições;
 Possibilidade de reenvio de requisições concluídas;
 Simplificação do atendimento das requisições;
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 Acompanhamento histórico e possibilidade de reimpressão das movimentações do
estoque;
 Substituição da Requisição de Transferência por Solicitação de Abastecimento com a
transferência automática de lotes e de prazos de validade entre depósitos;
 Reestruturação parcial dos perfis de usuários.
Obviamente essa solução que você está vendo se modificará, poderá ganhar mais algumas funcionalidades. Acreditamos que uma solução não nasce pronta, ela deve ser experimentada, amadurecida de acordo com as reais necessidades e não com fabulações de possíveis problemas e
sempre permanecer a mais enxuta e simples; uma solução nunca será conclusiva.
Por isso, contaremos com atualizações mais freqüentes dentro de problemas reais. Pra começar,
eis algumas que estamos trabalhando nesse momento:
 Permitir Ajustes no estoque;
 Categorização de itens;
 Novos tipos de Movimentação: Doações e Estorno;
 Permitir definir cotas para Solicitação de Abastecimento;
 Emissão de Relatórios gerenciais.
Terminologias utilizadas na Administração de Materiais
Artigo ou Item – designa qualquer
produto acabado que faça parte do estoque;
– identifica a medida, tipo de acondicionamento, características de apresentação física
do item (caixa, bloco, rolo, folha, litro, galão, resma, vidro, peça, quilograma, metro, etc);
Unidade
Estoque – conjunto de artigos existentes fisicamente no
almoxarifado à espera de utilização futura e que permite suprir regularmente os usuários, sem causar interrupções às unidades funcionais
da organização;
– quantidade de determinado item, com utilização certa, comprometida
previamente e que por alguma razão permanece temporariamente em almoxarifado. Está disponível somente para uma aplicação ou unidade funcional específica;
Estoque Reservado
Estoque Disponível
– é a quantidade de um determinado item existente em estoque, livre para
uso;
– é a menor quantidade de um artigo ou item que
deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência (falta) provocada
por consumo anormal ou atraso de entrega;
Estoque Mínimo ou Estoque de Segurança
– é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o Estoque de Segurança;
Estoque Máximo
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Ponto de Reposição ou Ressuprimentação – é a quantidade de um item em estoque que ao
ser
atingido requer a análise para reposição do mesmo;
– tempo decorrido desde a emissão da requisição de compra até o recebimento da mercadoria;
Tempo de Reposição
– consiste no lugar destinado à armazenagem em condições adequadas de produtos para uso interno.
Almoxarifado ou Depósito
Almoxarife ou Estoquista – responsável por executar as atividades do
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almoxarifado.
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Capítulo
2
Cadastro, Credenciamento e
Acesso dos Usuários
O SIGMATE é um dos sistemas que compõem a Intranet 1 do Estado. Essa Intranet chama-se
Portal de Sistemas e tem o objetivo principal de concentrar e controlar o acesso aos sistemas
corporativos.
Para você acessar o SIGMATE, você deve ser cadastro no Portal de Sistemas e devidamente
credenciado.
Cadastrando no Portal de Sistemas
O Portal de Sistemas usa uma base de dados de Pessoa Física para facilitar o cadastro do usuário.
Para se cadastrar:
1. Acesse a Portal de Sistemas usando navegador (Firefox ou Internet Explorer) a-
través do endereço: http://www.intra.goias.gov.br e clique no link Cadastro;
Rede interna de alguma instituição em que geralmente o acesso ao seu conteúdo é restrito. Metaforicamente interpretado
como "uma versão privada da Internet", confinada a uma organização.
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2. Informe seu nome completo e data de nascimento no formulário Identificação –
Pessoa Física e clique no botão Pesquisar, para que ele busque seus dados na base de
dados de Pessoa Física.
3. Informe seu CPF e clique no botão Confirmar para confirmar sua identificação.
4. Selecione um nome de usuário, defina uma senha e clique no botão Cadastrar para
concluir seu cadastro.
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Se ocorrer alguma divergência nos dados do seu cadastro você deve solicitar a atualização dos
seus dados na base de Pessoa Física, a equipe de gestão do SIGMATE através do e-mail [email protected] com os seguintes dados: nome completo, CPF, nome dos pais e data de
nascimento.
Credenciamento dos usuários
O Portal de Sistemas é composto por vários sistemas, cada qual com sua respectiva equipe gestora para oferecer suporte aos seus usuários, uma das tarefas dessas equipes é fornecer acesso a esses usuários.
A equipe do SIGMATE conta com uma pessoa em cada órgão responsável pelo sistema. Esse
responsável nos solicitará a liberação do usuário ao sistema de acordo com seu respectivo perfil,
e configurará o sistema adequadamente para o seu caso.
Acessando o Sistema
O acesso ao SIGMATE é feito através do Portal de Sistemas, a partir do nome de usuário e senha criados pelo mesmo.
Para acessar o SIGMATE:
1. Acesse o Portal de Sistemas usando o navegador (Mozilla Firefox ou Internet Ex-
plorer) através do endereço http://www.intra.goias.gov.br e informe seu nome de
usuário e senha previamente cadastrados e clique no botão Entrar;
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2. Acesse o SIGMATE através do link Sistema de Gestão de Materiais do Estado;
Esqueci minha Senha ou Usuário
Se você esqueceu seu usuário basta seguir o procedimento de cadastro no Portal de Sistemas.
Após o 3º procedimento, será exibida a confirmação do seu cadastro e seu nome de usuário.
Agora se esqueceu sua senha, você deve contatar a Central de Atendimento através do telefone
(62) 3269-4101 e solicitar a redefinição da senha do Portal de Sistemas.
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Capítulo
3
A Solicitação de Consumo
A Solicitação de Consumo é o objeto que permite distribuir materiais para as unidades administrativas com o objetivo de que estas executem suas atividades sem descontinuidade.
Uma Solicitação de Consumo pode estar no seguinte status:
 Aberta: a solicitação foi criada no sistema, mas não foi enviada ao almoxarifado;
 Aguardando Autorização: a solicitação já foi enviada ao almoxarifado, mas não teve
uma resposta do mesmo;
 Disponível para entrega: a solicitação teve uma resposta positiva e está disponível
para a entrega ao solicitante. Nesse momento os itens são reservados, mas continuam no estoque do almoxarifado;
 Entregue: a solicitação foi entregue ao solicitante e foi dada baixa no estoque dos itens autorizados;
 Não Autorizada: a solicitação não teve nenhum item atendido;
 Cancelada: a solicitação foi abandonada pelo solicitante. Se ela estava Disponível
para entrega, os itens reservados retornam para o estoque.
Os Solicitantes de Consumo podem criar, enviar e acompanhar as solicitações feitas para os
Almoxarifados destinadas a atender uma Unidade Administrativa.
Quando as solicitações são enviadas para o Almoxarifado, os Estoquistas as analisam e atendem conforme a disponibilidade em estoque de cada produto. Nos produtos com controle de lote de validade, o sistema automaticamente dá baixa no(s) lote(s) mais próximo(s) de vencer.
Para ajudar no uso racional dos materiais pelas Unidades Administrativas, o SIGMATE oferece
um controle através da definição de cotas de consumo para as unidades administrativas (chamada Cota por Unidade Administrativa) e do acompanhamento do uso dessa cota no momento da análise das Solicitações de Consumo.
Porém, podem existir situações extraordinárias e eventuais em que uma Solicitação de Consumo
não deve ser contabilizada na cota da unidade, por se tratar de caso excepcional. Por exemplo,
uma Unidade Administrativa realizará um evento e necessitará de pastas e canetas para distribuir
aos participantes.
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Solicitando Materiais para Consumo
Para criar uma Solicitação de Consumo:
1. Acesse o Menu Solicitações  Solicitação de Consumo;
2. Clique no Botão Nova Solicitação para abrir o formulário Solicitar Material – Consu-
mo em branco;
3. Preencha os Dados da Solicitação. Informe se a solicitação é excepcional ou não,
se for justifique; informe o conjunto depósito solicitado - Unidade Administrativa
solicitante; e informe pra quando se necessita desse material – orientamos que se peça com pelo menos um dia de antecedência;
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4. Inclua os produtos com suas respectivas quantidades e unidades. Se você souber o
código do item basta informá-lo; senão você clica no ícone
(pesquisa), informe
uma prévia do nome do produto, clique no botão Pesquisar, e clique na linha do item
desejado. Depois, informe a quantidade desejada e a unidade e por fim clique no botão Incluir;
5. Envie a solicitação para o almoxarifado clicando no botão Enviar e confirmando a
finalização da solicitação clicando no botão Ok. Se ocorrer tudo bem exibirá a mensagem de confirmação na listagem.
Se você deseja excluir algum item adicionado, basta selecioná-lo, marcando a caixa de seleção na
listagem dos itens adicionados e clicar no botão Remover Itens Selecionados.
Se você deseja salvar a solicitação para concluí-la posteriormente, clique no botão Salvar e depois
no botão Voltar; e se deseja desistir da solicitação, clique no botão Excluir.
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Acompanhando as Solicitações de Consumo nas Unidades Administrativas
Os Solicitantes de Consumo podem acompanhar o trâmite das Solicitações de Consumo para as
Unidades Administrativas de sua responsabilidade, filtrá-las, imprimi-las, reenviar as solicitações
já concluídas e excluir as solicitações em aberto.
Figura 1 Tela de acompanhamento das Solicitações de Consumo pela Unidades Administrativa
Você pode filtrar as solicitações de algumas formas: através de seu identificador, do Depósito –
Unidade Administrativa, do status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções através do formulário Pesquisar.
Para visualizar e/ou imprimir uma solicitação clique no ícone
(imprimir) da mesma.
Reenviar uma solicitação consiste em abrir o formulário Solicitar Material – Consumo com uma nova solicitação aproveitando os itens solicitados a um Almoxarifado. Para isso, clique no ícone
(reenviar) de uma solicitação concluída.
Apenas as solicitações em aberto podem ser editadas e excluídas. Para editar uma solicitação, clique no ícone
(editar). E para excluí-las, você deve selecioná-las através da caixa de seleção e
clicar no botão Excluir.
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Atendendo as Solicitações de Consumo
Para atender uma Solicitação de Consumo:
1. Acesse o Menu Saídas  Atender Solicitação de Consumo;
2.
Clique no ícone
(editar) para abrir o formulário
Atender Solicitação de Consumo;
3. Autorize a Solicitação de Consumo informando a quantidade autorizada e a previ-
são de atendimento observando a Quantidade Solicitada, a Quantidade Disponível 1,
a Quantidade a Atender 2 e a Cota de Consumo 3 da unidade administrativa. O estoquista não poderá autorizar uma quantidade superior à solicitada e disponível no almoxarifado e deve usar o campo de observação para justificar o não atendimento ou
o atendimento parcial de um item da solicitação;
A Quantidade Disponível é a quantidade em estoque no almoxarifado menos o que foi disponibilizado para entrega, ou
seja, menos o que já foi reservado para as solicitações tanto de consumo quanto de abastecimento.
1
A Quantidade a Atender é a somatória da quantidade de um item em todas as solicitações, tanto de consumo quanto de
abastecimento, que estejam Aguardando Autorização, inclusive a que está sendo autorizada no momento.
2
A Cota de Consumo é uma definição de quanto uma unidade administrativa pode consumir daquele item dentro de um
período e o que já foi consumido por ela no mesmo.
3
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4. Disponibilize a Solicitação para entrega clicando no botão Disponibilizar, para que
sejam reservados os itens para o solicitante e o mesmo possa acompanhar o que será
entregue ao mesmo. Nos casos onde o estoquista não autorizar nenhum item da solicitação ou se ele for entregar sem fazer a reserva, deve-se clicar no botão Finalizar;
5. Entregue a solicitação disponibilizada selecionando-a e clicando no botão Entregar
para dar baixa no estoque de acordo com as quantidades reservadas na autorização;
6. Imprima o documento de comprovação de saída dos materiais clicando no ícone
(imprimir) da respectiva solicitação. Obs.: o documento só tem validade com a
assinatura da pessoa que está retirando o material.
No momento da autorização da Solicitação de Consumo, o Estoquista pode salvar as autorizações sem mudar o estado da solicitação através do botão Salvar, ou retorna a listagem das solicitações clicando no botão Voltar. Também pode imprimir a Solicitação de Consumo para fazer a
separação do material clicando no botão Imprimir.
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Acompanhando as Solicitações de Consumo nos Almoxarifados
Os Estoquistas podem acompanhar as Solicitações de Consumo através de filtros, autorizá-las,
imprimi-las, cancelar as não finalizadas e entregar as reservadas.
Figura 2 Tela de acompanhamento das Solicitações de Consumo pelo Almoxarifado
Você pode filtrar as solicitações de algumas formas: através de seu identificador, do Depósito, do
status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções através do formulário Pesquisar.
Para visualizar e/ou imprimir uma solicitação clique no ícone
(imprimir) da mesma.
Uma solicitação só pode ser autorizada se estiver no estado Aguardando autorização e então você
pode clicar no ícone (editar), onde será aberto o formulário Atender Solicitação de Consumo.
Apenas as solicitações no estado Disponível para entrega e Aguardando autorização podem ser canceladas. Para cancelar uma solicitação, clique no ícone (cancelar).
As Solicitações de Consumo que estão no estado Disponível para entrega, podem ser finalizadas em
lote, bastando selecioná-las na caixa de seleção e clicar no botão Entregar.
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Capítulo
4
A Solicitação de Abastecimento
A Solicitação de Abastecimento é o objeto que permite abastecer os almoxarifados ligados a
um centro de distribuição. Isto é, essa solicitação ocorre entre almoxarifados organizados hierarquicamente, dentro do mesmo órgão.
Nessa solicitação teremos duas figuras distintas: o almoxarifado solicitante e o almoxarifado solicitado.
Da mesma forma da Solicitação de Consumo, a Solicitação de Abastecimento pode estar no seguinte status:
 Aberta: a solicitação foi criada no sistema, mas não foi enviada para o almoxarifado
solicitado;
 Aguardando Autorização: a solicitação já foi enviada ao almoxarifado solicitado,
mas não teve uma resposta do mesmo;
 Disponível para entrega: a solicitação teve uma resposta positiva e está disponível
para a entrega ao solicitante. Nesse momento os itens são reservados, mas continuam no estoque do almoxarifado solicitado;
 Entregue: a solicitação foi entregue ao solicitante, foi dada baixa no estoque dos itens autorizados no almoxarifado solicitado e dado entrada no estoque no almoxarifado solicitante;
 Não Autorizada: a solicitação não teve nenhum item atendido;
 Cancelada: a solicitação foi abandonada pelo solicitante. Se ela estava Disponível
para Entrega, os itens reservados retornam para o estoque do almoxarifado solicitado.
No almoxarifado solicitante, os Estoquistas podem criar, enviar e acompanhar as solicitações
feitas para os almoxarifados solicitados.
Quando as solicitações são enviadas para o almoxarifado solicitado, os Estoquistas deste as analisam e atendem conforme a disponibilidade em estoque de cada produto. Nos produtos com
controle de lote de validade, o sistema automaticamente dá baixa no(s) lote(s) mais próximo(s) de
vencer.
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
Solicitando Materiais para Abastecimento
Para criar uma Solicitação de Abastecimento:
1. Acesse o Menu Solicitações  Solicitação de Abastecimento;
2. Clique no Botão Nova Solicitação para abrir o formulário Solicitar Material – Abaste-
cimento em branco;
3. Preencha os Dados da Solicitação. Informe se a solicitação é excepcional ou não,
se for justifique; informe o depósito solicitante; informe o depósito solicitado; e informe pra quando se necessita desse material – orientamos que se peça com pelo
menos um dia de antecedência;
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
4. Inclua os produtos com suas respectivas quantidades e unidades. Se você souber o
código do item basta informá-lo; senão você clica no ícone
(pesquisa), informe
uma prévia do nome do produto, clique no botão Pesquisar, e clique na linha do item
desejado. Depois, informe a quantidade desejada e a unidade e por fim clique no botão Incluir;
5. Envie a solicitação para o almoxarifado solicitado clicando no botão Enviar e con-
firmando a finalização da solicitação clicando no botão Ok. Se ocorrer tudo bem exibirá a mensagem de confirmação na listagem.
Se você deseja excluir algum item adicionado, basta selecioná-lo, marcando a caixa de seleção na
listagem dos itens adicionados e clicar no botão Remover Itens Selecionados.
Se você deseja salvar a solicitação para concluí-la posteriormente, clique no botão Salvar e depois
no botão Voltar; e se deseja desistir da solicitação, clique no botão Excluir.
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
Acompanhando as Solicitações de Abastecimento no
Almoxarifado Solicitante
No almoxarifado solicitante, os Estoquistas podem acompanhar o trâmite das Solicitações de
Abastecimento para os almoxarifados de sua responsabilidade, filtrá-las, imprimi-las, reenviar as
solicitações já concluídas e excluir as solicitações em aberto.
Figura 3 Tela de acompanhamento das Solicitações de Abastecimento pelo Almoxarifado Solicitante
Você pode filtrar as solicitações de algumas formas: através de seu identificador, do Depósito Solicitante, do status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções através do formulário
Pesquisar.
Para visualizar e/ou imprimir uma solicitação clique no ícone
(imprimir) da mesma.
Reenviar uma solicitação consiste em abrir o formulário Solicitar Material – Abastecimento com uma
nova solicitação aproveitando os itens solicitados a um Almoxarifado. Para isso, clique no ícone
(reenviar) de uma solicitação concluída.
Apenas as solicitações em aberto podem ser editadas e excluídas. Para editar uma solicitação, clique no ícone
(editar). E para excluí-las, você deve selecioná-las através da caixa de seleção e
clicar no botão Excluir.
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
Atendendo as Solicitações de Abastecimento
Para atender uma Solicitação de Abastecimento:
1. Acesse o Menu Saídas  Atender Solicitação de Consumo;
2.
Clique no ícone
para abrir o formulário Atender Solicitação de Abastecimento;
3. Autorize a Solicitação de Abastecimento informando a quantidade autorizada e a
previsão de atendimento observando a Quantidade Solicitada, a Quantidade Disponível 1, a Quantidade a Atender 2. O estoquista não poderá autorizar uma quantidade
superior à solicitada e disponível no almoxarifado e deve usar o campo de observação para justificar o não atendimento ou o atendimento parcial de um item da solicitação;
A Quantidade Disponível é a quantidade em estoque no almoxarifado menos o que foi disponibilizado para entrega, ou
seja, menos o que já foi reservado para as solicitações tanto de consumo quanto de abastecimento.
1
A Quantidade a Atender é a somatória da quantidade de um item em todas as solicitações tanto de consumo quanto de
abastecimento que estejam Aguardando Autorização, inclusive a que está sendo autorizada no momento.
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
4. Disponibilize a Solicitação para entrega clicando no botão Disponibilizar, para que
sejam reservados os itens para o solicitante e o mesmo possa acompanhar o que será
entregue ao mesmo. Nos casos onde o estoquista não autorizar nenhum item da solicitação ou se ele for entregar sem fazer a reserva, deve-se clicar no botão Finalizar;
5. Entregue a solicitação disponibilizada selecionando-a e clicando no botão Entregar
para dar baixa no estoque de acordo com as quantidades reservadas na autorização;
6. Imprima o documento de comprovação de saída dos materiais clicando no ícone
(imprimir) da respectiva solicitação. Obs.: o documento só tem validade com a
assinatura da pessoa que está retirando o material.
No momento da autorização da Solicitação de Abastecimento, o Estoquista pode salvar as autorizações sem mudar o estado da solicitação através do botão Salvar, ou retorna a listagem das solicitações clicando no botão Voltar. Também pode imprimir a Solicitação de Consumo para fazer
a separação do material clicando no botão Imprimir.
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
Acompanhando as Solicitações de Abastecimento no
Almoxarifado Solicitado
No almoxarifado solicitado, os Estoquistas podem acompanhar as Solicitações de Abastecimento através de filtros, autorizá-las, imprimi-las, cancelar as não finalizadas e entregar as reservadas.
Figura 4 Tela de acompanhamento das Solicitações de Abastecimento pelo almoxarifado solicitado
Você pode filtrar as solicitações de algumas formas: através de seu identificador, do Depósito solicitante, do status, e entre um período. Isso é feito combinando as opções através do formulário
Pesquisar.
Para visualizar e/ou imprimir uma solicitação clique no ícone
(imprimir) da mesma.
Uma solicitação só pode ser autorizada se estiver no estado Aguardando autorização e então você
pode clicar no ícone (editar), onde será aberto o formulário Atender Solicitação de Abastecimento.
Apenas as solicitações no estado Disponível para entrega e Aguardando autorização podem ser canceladas. Para cancelar uma solicitação, clique no ícone (cancelar).
As Solicitações de Abastecimento que estão no estado Disponível para entrega, podem ser finalizadas em lote, bastando selecioná-las na caixa de seleção e clicar no botão Entregar.
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
Capítulo
5
Recebendo uma Aquisição
Uma das atividades do almoxarifado é o recebimento do material, sendo o papel do Estoquista
inspecionar e conferir o material e suas condições de aquisição, com o conseqüente aceite ou rejeição do almoxarifado.
É imprescindível a inspeção do material entregue pelo fornecedor em comparação com os requisitos técnicos exigidos, onde o Estoquista deve fazer:
 Conferência documental: confronto das informações da Nota Fiscal com os da
Autorização de Fornecimento de Material, verificando as condições comerciais pactuadas;
 Conferência quantitativa: contagem do material recebido em confronto com a Autorização de Fornecimento de Material e, principalmente, com a Nota Fiscal;
 Conferência qualitativa: verificação da qualidade do material entregue pelo fornecedor em relação às especificações contidas na Autorização de Fornecimento de Material;
Registrando a entrada no sistema
Depois das conferências acima e respectivo aceite, o Estoquista registrará a entrada desse material adquirido no almoxarifado através do sistema. Portanto:
1. Acesse o Menu Entradas  Aquisição;
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2. Clique no botão Nova Aquisição para abrir o formulário Receber Aquisição;
3. Informe o depósito, selecionando-o no combo de acordo com o credenciamento do
estoquista;
4. Informe os empenhos, preenchendo o campo com a dotação compactada e o nú-
mero e clicando no botão Adicionar para cada empenho associado à Nota Fiscal; Se a
compra foi feita usando Fundo Rotativo ou Adiantamento os dados do Fornecedor
e do processo do SEPNET deverão ser informados. Se necessário, você pode remover um empenho clicando no ícone (excluir) do respectivo;
5. Valide os dados do fornecedor. Se ele não foi carregado automaticamente você de-
ve preenchê-lo.
6. Informe os dados da nota fiscal de acordo com o tipo da Nota Fiscal (Eletrônica
ou Convencional) - se for eletrônica, informe apenas a chave de acesso, se for uma
convencional informe apenas o seu número;
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7. Valide o número do processo do SEPNET. Se ele não foi carregado automatica-
mente você deve preenchê-lo.
8. Inclua os produtos recebidos com suas respectivas quantidades e os valores totais.
Se você souber o código do item basta informá-lo; senão você clica no ícone
(pesquisar), informe uma prévia do nome do produto, clique no botão Pesquisar, e
clique na linha do item desejado. Depois, informe a quantidade recebida, a unidade
de movimentação e o valor total desse item e por fim clique no botão Incluir. Se você
desejar, pode remover os itens lançados selecionando-os na listagem e clicando no
botão Remover Itens Selecionados;
9. Inclua os lotes de validade para cada item clicando no botão Informar Lote de cada
item com essa configuração habilitada. Para cada lote diferente de um item, informe
o número do lote, a data de validade e a quantidade de itens do respectivo lote e clique no botão Incluir, validando a quantidade recebida com o total recebido nos lotes.,
para depois clicar no botão Fechar. Se você desejar, pode remover os lotes lançados
selecionando-os na listagem e clicando no botão Remover Itens Selecionados;
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10. Finalize a entrada clicando no botão Finalizar para que esses itens entrem no esto-
que do almoxarifado.
Nesse instante, a entrada pode ser salva para atualizar os dados da mesma sem mudar seu status.
Para isso, você poder clicar no botão Salvar. Você também pode imprimir o documento, clicando
no botão Imprimir Documento, excluí-la clicando no botão Excluir, e abandoná-la clicando no botão
Voltar para retornar a tela de acompanhamento das entradas de aquisição.
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Acompanhando suas entradas por aquisição
Uma entrada de aquisição pode estar aberta ou finalizada, sendo que a última foi incluída em estoque.
Figura 5 Tela de acompanhamento das entradas por aquisição
Você pode filtrar as entradas de algumas formas: do Depósito recebedor, do status, e entre um
período. Isso é feito combinando as opções através do formulário Pesquisar.
Para visualizar e/ou imprimir uma entrada clique no ícone
(imprimir) da mesma.
Uma entrada só pode editada ou excluída se estiver no estado Aberta. Para editá-la clique no ícone (editar) da respectiva entrada e será aberto o formulário Receber Aquisição. A exclusão ocorre em lote, onde você deve selecioná-las na caixa de seleção e clicar no botão Excluir.
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Capítulo
6
Relatórios
Os relatórios disponíveis, hoje, são apenas de nível operacional do almoxarifado, ou seja, do seu
dia-a-dia. Logo, somente os Estoquistas tem acesso a esses relatórios. São eles Inventário, Lote
de Validade e Demonstrativo de Movimentação de Depósito.
Inventário
O inventário é o relatório que consta a relação de itens, suas quantidades, seus valores contábeis
que estão/estavam armazenados e sob a responsabilidade do almoxarifado em uma determinada
época.
Figura 6 Documento PDF do Relatório Inventário
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Para gerar esse relatório:
1. Acesse o Menu Relatórios  Inventário;
2. Preencha o formulário informando a data se for diferente da atual, o depósito, se
você deseja que apresentem itens com estoque zerado e itens somente ativos;
3. Clique no botão Gerar, e confirme para abrir o documento clicando no botão Ok.
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Lote de Validade
O relatório Lote de Validade é uma ferramenta para acompanhar o vencimento dos produtos definidos para ter esse tipo de controle no Catálogo de Itens. Ele apresenta a relação de itens e lotes
com seus respectivos prazos de validade e saldo.
Figura 7 Documento PDF do Relatório de Lote de Validade
Para gerar esse relatório:
1. Acesse o Menu Relatórios  Lote de Validade;
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2. Preencha o formulário informando a quantidade de dias a vencer se for necessário,
o depósito e se quiser informe o item que deseja acompanhar;
3. Clique no botão Gerar, e confirme para abrir o documento clicando no botão Ok.
Demonstrativo de Movimentação de Depósito
Esse relatório Demonstrativo de Movimentação de Depósito apresenta uma síntese das entradas e saídas
dentro de um período.
Figura 8 Documento PDF do Relatório Demonstrativo de Movimentação de Depósito
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Para gerar esse relatório:
1. Acesse o Menu Relatórios  Demonstrativo de Movimentação de Depósito;
2. Preencha o formulário informando o período e o depósito;
3. Clique no botão Gerar e confirme para abrir o documento clicando no botão Ok.
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Capítulo
7
Administrando os Almoxarifados
Em geral, os Gestores no Órgão são os responsáveis pela administração dos almoxarifados de
seus respectivos órgãos. A administração do sistema compreende em:
 Definir os almoxarifados;
 Credenciar os usuários que solicitarão material para consumo e os estoquistas
responsáveis pela movimentação de materiais nos almoxarifados;
 Definir o catálogo de itens em um almoxarifado;
 Definir as cotas de consumo para cada unidade administrativa;
 Implantar novos almoxarifados no órgão;
Mantendo os Almoxarifados
Os almoxarifados ou depósitos são as unidades responsáveis pelo armazenamento, distribuição e
recebimento de materiais no sistema. Na maioria dos órgãos, essa gestão é bem simples. Muitas
vezes, tendo apenas um almoxarifado. Em alguns, há a necessidade de um centro de distribuição
para fornecer aos almoxarifados independentes dentro de uma hierarquia entre eles.
Para criar um almoxarifado:
1. Acesse o Menu Administração  Depósito;
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2. Clique no Botão Novo para abrir o formulário Depósito em branco;
3. Preencha o formulário informando o nome, o telefone, a unidade administrativa e,
se houver, o depósito superior - observando para não gerar uma referência cíclica
onde o pai aponta para o filho e vice-versa;
4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão do almoxarifado, depois no botão
OK na confirmação de sucesso;
Um almoxarifado pode ser editado clicando sobre o seu nome, alterando os dados e clicando no
botão Alterar.
Mantendo o Credenciamento dos Usuários
No sistema existem quatro perfis de usuários: Solicitante de Consumo, Estoquista, Gestor do Órgão e
Gestor do Sistema.
O Solicitante de Consumo é o responsável por solicitar materiais para consumo de sua unidade administrativa no exercer de suas atribuições.
O Estoquista é o responsável por receber, armazenar, controlar e distribuir os materiais no almoxarifado, ou seja, ele é responsável por toda movimentação de material do almoxarifado.
O Gestor do Órgão é o responsável por toda administração dos almoxarifados num órgão especifico. Em geral, é ele também o responsável por difundir os padrões e a sistemática de utilização do
SIGMATE e fornecer o suporte aos seus usuários.
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O Gestor do Sistema é o responsável pela gestão do sistema, de propor (juntamente com os Gestores
dos Órgãos) e desenvolver melhorias e funcionalidades no sistema; de oferecer suporte quanto ao
funcionamento do sistema; de conceder acesso ao sistema e suas respectivas funcionalidades a
todos os usuários, conforme a solicitação dos Gestores do Órgão.
Como visto no Capítulo 2 - Cadastro, Credenciamento e Acesso dos Usuários, os Gestores do Órgão são
os responsáveis por coordenar o acesso ao sistema pelos usuários.
Eles devem nos enviar um e-mail para [email protected] com os dados dos usuários
nome completo, CPF, nome de usuário1 e respectivo perfil para que seja liberado o acesso do
usuário no sistema. Após a resposta do Gestor do Sistema liberando o acesso ao sistema, eles devem fazer o credenciamento do mesmo no sistema.
Credenciando um Solicitante de Consumo
Para credenciar um Solicitante de Consumo:
1. Acesse o Menu Administração  Credenciamento  Solicitantes de Consumo;
1
Nome de Usuário ou Login de Acesso é o identificador de quem acessará o Portal de Sistema.
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2. Clique no botão Novo para abrir o formulário Solicitantes de Consumo em branco;
3. Preencha o formulário informando o usuário, o depósito, a unidade administrativa
e como será a visualização das solicitações. Para informar o usuário você deve buscar
pelo seu nome; A visualização das solicitações pode ser: Apenas as próprias (do usuário
solicitante), Unidade Administrativa (de todos os usuários que solicitam em nome da
unidade administrativa especificada) e Unidade Administrativa e Subordinadas (de todos
os usuários que solicitam em nome da unidade administrativa e suas subordinadas);
4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão do credenciamento do usuário, de-
pois no botão OK na confirmação de sucesso.
O Gestor do Órgão pode ativar / desativar o credenciamento e a visualização das solicitações clicando sobre o nome do usuário.
O Gestor do Órgão também pode filtrar os credenciamentos através do depósito, unidade administrativa e pelo nome do usuário.
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Credenciando um Estoquista
Para credenciar um Estoquista:
1. Acesse o Menu Administração  Credenciamento  Estoquistas;
2. Clique no botão Novo para abrir o formulário Estoquistas em branco;
3. Preencha o formulário informando o usuário e o depósito. Para informar o usuário
você deve buscar pelo seu nome;
4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão do credenciamento do usuário, de-
pois no botão OK na confirmação de sucesso.
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
O Gestor do Órgão pode ativar / desativar o credenciamento clicando sobre o nome do usuário.
O Gestor do Órgão também pode filtrar os credenciamentos através do depósito e pelo nome do
usuário.
Mantendo o Catálogo de Itens
O Catálogo de Itens é onde definimos os itens que estarão disponíveis em um almoxarifado.
Para criar um item no catálogo do almoxarifado:
1. Acesse o Menu Administração  Catálogo de itens;
2. Clique no botão Novo para abrir o formulário Catálogo em branco;
3. Preencha o formulário informando o depósito, o item adquirido no ComprasNet., a
unidade de medida de distribuição do item, a natureza de despesa1, a descrição do
1
Natureza de Despesa é uma informação contábil que identifica a finalidade da aquisição de um item
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órgão, as informações de gestão do item (quantidade mínima1, máxima2, ponto de
ressuprimentação3, quantidade de dias para reposição4), o local de armazenagem5 e se
o item necessita de controle de validade;
4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão do item no catálogo do depósito,
depois no botão OK na confirmação de sucesso.
O Gestor do Órgão pode filtrar o Catálogo de Itens pelo depósito e pelo código do item e são apresentados, distintamente, os itens inativos ou desabilitados em vermelho.
O Gestor do Órgão pode excluir um item que não tenha tido nenhuma movimentação, bastando
apenas selecioná-lo e clicar no botão Excluir.
Também pode editar a natureza de despesa, a descrição do órgão, as informações de gestão do
item, o local de armazenagem e definir se o item está: Ativo, Inativo (o uso do item foi descontinuado dentro do almoxarifado) ou Desabilitado (o item foi desabilitado para as solicitações de consumo e abastecimento). Para editar o item deve-se clicar no nome do item, alterar o formulário e
clicar no botão Alterar.
Quantidade Mínima é a menor quantidade de um artigo ou item que deverá existir em estoque para prevenir qualquer eventualidade ou emergência (falta) provocada por consumo anormal ou atraso de entrega
1
Quantidade Máxima é a quantidade necessária de um item para suprir a organização em um período estabelecido mais o
Estoque de Segurança
2
Ponto de Ressuprimentação é a quantidade de um item em estoque, que ao ser atingida, requer a análise para reposição
do mesmo.
3
Quantidade de dias para a reposição é o tempo decorrido desde a emissão da requisição de compra até o recebimento da
mercadoria
4
5
Local de Armazenagem é usado quando existe um endereçamento das prateleiras e materiais no almoxarifado
40
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Mantendo as Cotas de Consumo
Para ajudar no uso racional dos materiais pelas Unidades Administrativas, o SIGMATE oferece
um controle através de cotas de consumo para as unidades administrativas e do acompanhamento do uso dessa cota no momento da análise das Solicitações de Consumo.
Tratar as cotas de todos os itens do almoxarifado em todas as unidades administrativas torna-se
inviável, por isso, recomendamos o uso das cotas para os produtos de maior movimentação, o
que fica em torno de 20% dos itens de todo o almoxarifado.
Para definir uma cota:
1. Acesse o Menu Administração  Cota por Unidade Administrativa;
2. Clique no botão Nova para abrir o formulário Cota da Unidade Administrativa por Item
em branco;
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3. Preencha o formulário informando a unidade administrativa, o item e sua respectiva
unidade de movimentação, a quantidade e o período de acordo com a necessidade e
a movimentação do item pela unidade administrativa;
4. Clique no botão Incluir para solicitar a inclusão da cota para a unidade administrati-
va, depois confirme clicando no botão Sim.
O Gestor do Órgão pode filtrar as Cotas de consumo pela unidade administrativa ou pela descrição
do item. E clicando sobre o nome do item você pode editar a quantidade e o período da cota.
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Implantando novos Almoxarifados
A implantação de um novo almoxarifado envolve um conjunto de atividades:
1. Criar o almoxarifado;
2. Definir seu Catálogo de Itens;
3. Credenciar os usuários solicitantes e estoquistas;
4. Realizar um balanço e efetuar a Carga Inicial no Sistema;
5. Definir cotas de consumo para as unidades (opcional).
A Carga Inicial é um procedimento em que lançamos a posição do estoque no inicio da operação
do sistema para um almoxarifado. Para fazermos a Carga Inicial:
1. Acesse o Menu Entradas  Carga Inicial;
2. Selecione o depósito novo e clique no botão Pesquisar;
3. Clique no botão Nova Entrada para abrir o formulário Carga Inicial em branco;
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4. Inclua os produtos informando o item, a quantidade, a unidade de movimentação e
o valor unitário de cada um deles. Se você souber o código do item basta informá-lo;
senão você clica no ícone
(pesquisa), informe uma prévia do nome do produto,
clique no botão Pesquisar, e clique na linha do item desejado. Depois, informe a quantidade, a unidade de movimentação e o valor total desse item e por fim clique no botão Incluir;
5. Volte para a listagem dos itens após concluir a inclusão de todos os itens que tem
em estoque, clicando no botão Voltar;
6. Inclua os lotes de validade para cada item clicando no botão Informar Lote de cada
item com essa configuração habilitada. Para cada lote diferente de um item, informe
o número do lote, a data de validade e a quantidade de itens do respectivo lote e clique no botão Incluir, validando a quantidade recebida com o total recebido nos lotes,
para depois clicar no botão Fechar. Se você desejar, pode remover os lotes lançados
selecionando-os na listagem e clicando no botão Remover Itens Selecionados;
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SIGMATE – SISTEMA DE GESTÃO DE MATERIA IS DO ESTAD O
7. Finalize a Carga Inicial clicando no botão Finalizar Carga Inicial para que esses itens
entrem no estoque do almoxarifado.
Antes de finalizar a Carga Inicial, o Gestor do Órgão pode excluir os itens já lançados selecionando-os e clicando no botão Remover Itens Selecionados.
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