TUTORIAL PRESTAÇÃO DE CONTAS
SUMARIO
1. Acesso ao Agilis.........................................................................................................................2
2. Elaborar Prestação de contas......................................................................................................4
3. Inclusão do Material Permanente...............................................................................................6
4. Inclusão do Material de Consumo..............................................................................................8
5. Inclusão de Serviços de Terceiros.............................................................................................10
6. Inclusão de Despesas com Transportes.....................................................................................11
7. Inclusão de Manutenção e/ou Diárias........................................................................................13
8. Inclusão dos Recursos Liberados...............................................................................................14
9. Exemplo de gastos Compatíveis com os recursos liberados......................................................18
10. Exemplo de gastos Menores que os recursos liberados..............................................................19
11. Exemplo de gastos Maiores que os recursos liberados...............................................................20
12. Formuláriosde Encaminhamento................................................................................................22
13. Detalhes sobre a apresentação da Documentação.......................................................................25
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Acessar o sistema Agilis:
http://internet.aquila.fapesp.br/agilis/
Caso não seja cadastrado, acessar "Cadastre-se no sistema"
Preencher os campos solicitados e dar prosseguimento.
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http://internet.aquila.fapesp.br/agilis/
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Acessar o numero do processo na aba "Processos - Meus Processos"
Clicar em Elaborar Prestação de Contas
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Clicar em Parcial da Prestação de Contas e selecionar o numero da Parcial
- Parcial 1: é utilizada caso seja a primeira prestação de contas utilizando o Sistema Agilis.
- Parcial 2(e demais): é utilizada referente as Prestações de Contas subsequentes.
Marcar Reserva Técnica (Pesquisador Bolsista),
Selecionar o Tipo de Despesa(Material permanente, Material de Consumo,Serviços de Terceiros, despesas com Transportes,
manutenção e/ou Diárias),
Exemplo da Inclusão de Material Permanente:
Clicar em "Incluir",
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Preencher os Dados referente a nota fiscal:
Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronológica das notas fiscais, e cada item da nota fiscal deve ser relacionado um a
um.
O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes).
Apos inclusão do item, clicar em Voltar.
Para acessar o item material de consumo, clicar novamente Voltar: e selecionar Material de Consumo -> Prosseguir -> Incluir
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Preencher os dados da nota
fiscal
Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronologica das notas fiscais.
O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes).
Apos inclusão do item, clicar em Voltar.
Para acessar item Serviços de Terceiros, clicar novamente Voltar: e selecionar Serviços de terceiros-> Prosseguir -> Incluir
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Serviços de Terceiros é destinado aos seguintes Pagamentos:
- Taxas de inscrição;
- Seguro Saude/Viagens Internacionais;
- Serviços realizados por pessoa fisica(sem CNPJ) - utilizar anexo 9.
Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronologica das notas fiscais/recibos.
O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes).
Apos inclusão do item, clicar em Voltar.
Para acessar item Despesas com Transportes, clicar novamente Voltar: e selecionar Despesas com Transportes -> Prosseguir -> Incluir
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Exemplo das Informações presentes no recibo Fiscal que devem ser inseridas no Agilis
Numero do recibo: 061699
Data: 29/01/2014
Valor: R$53,00
Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronologica das notas fiscais/recibos.
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O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes).
Apos inclusão do item, clicar em Voltar.
Para acessar item Manutenção e/ou Diárias, clicar novamente Voltar: e selecionar Manutenção e/ou Diárias -> Prosseguir -> Incluir
No item "Nota Fiscal Nº" pode ser preenchido "Recibo Fulado de Tal" ou "Diarias Fulano de Tal"
Obs: o numero da pagina é de acordo com a ordem cronologica das notas fiscais/recibos.
O numero de cheque é referente a projetos de pesquisa regulares(docentes).
Apos inclusão do item, clicar em Voltar.
Para acessar item Recursos Liberados, clicar novamente Voltar: e selecionar Recursos Liberados -> Prosseguir -> Incluir
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Para Obter o Extrato com as Liberações de verba efetuadas clicar em Extrato Financeiro
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Selecionar Reserva Tecnica incluir a data de inicio do Período de Vigência da prestação de contas, e clicar em "Gerar Extrato".
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Incluir os dados das liberações gerados pelo Extrato Financeiro na Tela abaixo
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EXEMPLO DE GASTOS COMPATIVEIS COM AS LIBERAÇÕES DE RECURSOS
Apos a inclusão de todos os dados(despesas e liberações), retornar ao balancete e clicar em finalizar.
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EXEMPLO DE GASTOS MENORES QUE OS RECURSOS LIBERADOS
Apos a inclusão de todos os dados(despesas e liberações), retornar ao balancete e clicar em finalizar.
Obs*:Caso o valor das despesas seja menor do que o valor das liberações, efetuar deposito na conta corrente da Fapesp:
Banco do Brasil - Agência Lapa 6807-1 - Conta Corrente130.001-6 - Identificador 3 deve constar Numero do processo ou CPF;
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EXEMPLO DE GASTOS MAIORES QUE OS RECURSOS LIBERADOS
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Apos a inclusão de todos os dados(despesas e liberações), retornar ao balancete e clicar em finalizar.
Caso o valor das despesas seja maior do que o valor das liberações, devera ser escolhida uma das Opções:
1- Houve complementação com recursos de outras fontes(Caso as despesas tenham sido arcadas pelo Bolsista, e ele não deseja o
reembolso).
2- Está sendo Solicitado Reembolso(Caso tenha restado Saldo da Reserva Tecnica, e o bolsista queira solicitar o Reembolso).
Obs: A Imagem anterior refere-se a solicitação de reembolso.
Clicar em Finalizar e Imprimir
Datar e Assinar tanto o Bolsista/Outorgado quanto o Orientador/Responsavel
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Preencher o anexo I - Formulario para Encaminhamento de Prestação de Contas
http://www.fapesp.br/docs/formularios/arquivos/anexo1_MPC.doc
Bolsista/Beneficiário ->
No item Objeto marcar as seguintes
Opções:
Entrega da Prestação de Contas;
Da reserva técnica, Pesquisador;
De outras verbas(BEPE);
Solicitação de Reembolso(se for o
caso);
Em Documentos Entregues marcar as
seguintes Opções:
Balancete;
relação dos gastos por elemento de
despesa;
Documentos Comprobatórios de
despesas;
Obs:No caso de não ter utilizado a
reserva tecnica não marcas nenhum dos
itens acima.
No item Devolução do saldo
remanescente, se houver devolução
assinalar "Sim" e efetuar deposito na
conta corrente da Fapesp:
Banco do Brasil - Agência Lapa 6807-1
- Conta Corrente130.001-6 Identificador 3 deve constar Numero
do processo ou CPF;
No item Outros deve constar Recibo de
deposito em Anexo,
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- O termo deve ser encaminhado quando houver material permanente tais como equipamentos e livros, devendo estes ser
descriminados em termos distintos(um para equipamentos e outro para os livros).
- devendo ser entregue em duas vias(uma sera enviada para a Fapesp e outra para o Outorgado)
- link para download do termo:
http://www.fapesp.br/reservatecnica/doutorado/modelo_termo_de_transferencia-03-2012.doc
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DETALHES DA APRESENTAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
A documentação deve ser enviada em uma única via, SEMPRE a 1ª via original.
Todos os comprovantes de despesas com aquisição de bens e serviços para utilização nas pesquisas financiadas pela FAPESP deverão
ser solicitados aos fornecedores/prestadores de serviços em nome do Outorgado, constando, no corpo da nota, a indicação “Processo
FAPESP nº __/ ______-___”, NUNCA em nome da FAPESP. Nos casos de pesquisas financiadas com recursos de Convênios ou
Acordos de Cooperação, deverá constar, também, o número e nome do Convênio ou do Acordo de Cooperação.
Todo comprovante em tamanho A4 ou maior (ex.: DANFE, cotação de preço, consulta aos cadastros fiscais públicos), deverá ser
apresentado na posição “retrato”(vertical), ordenado sequencialmente, de forma individual sem ser colado em outra folha de papel. Os
comprovantes nesta situação não deverão ser colados ou grampeados em outra folha nem entre si.
Nos casos em que o comprovante for menor que o tamanho A4 (ex.: Recibo de Pedágio, Cupom Fiscal, Bilhete de Passagem Aérea,
Rodoviária, Duplicata, Boleto Bancário, etc), deverá ser colado em uma folha de tamanho A4, na posição “retrato” (vertical),
respeitando as possíveis anotações no verso do mesmo e mantendo margem para furação. Cada folha de papel deverá conter somente
umdocumento.
Após o recebimento da Prestação de Contas pela FAPESP, caso sejam identificados documentos em desacordo com as normas
descritas acima, a documentação poderá ser devolvida ao Outorgado para organização e adequação às normas.
Classificar os documentos por elemento de despesa (material permanente, de consumo, serviços de terceiros, despesas de transporte e
diárias) e, posteriormente, colocá-los em ordem cronológica. Cada página deverá ser numerada, sendo esta numeração a identificação a
ser registrada no Modelo 3 – Relação dos Documentos Comprobatórios de Despesas. Deve-se evitar dobrar documentos e Notas
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Fiscais; apenas aquelas maiores que uma folha A4 devem ser dobradas; evitando ainda utilizar grampos e clipes para fixação de
documentos.
Não são aceitos comprovantes de despesas que apresentem alterações, emendas ou rasuras que prejudiquem a clareza, sem a devida
carta de correção emitida pelo fornecedor.
Em todo comprovante de despesa deverá constar, obrigatoriamente, a discriminação completa da despesa, quantidades e valores.
O Outorgado deve manter, para seu controle, cópia dos documentos apresentados na Prestação de Contas. A FAPESP não fornecerá
cópia dos mesmos.
No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termosensível, providenciar fotocópia do documento e encaminhar anexo ao
original na Prestação de Contas.
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