Manual de Comunicação do IFSP – campus São Carlos
INTRODUÇÃO
Este documento visa estabelecer os procedimentos para a comunicação institucional
no campus São Carlos do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de São Paulo.
Considerando que não há na estrutura administrativa da unidade setor ou servidor com
atribuições específicas de comunicação, este documento tem ainda o objetivo de estabelecer
os serviços e produtos informacionais, os fluxos, as responsabilidades, os prazos e os
procedimentos adequados para dotar o campus dos produtos de comunicação adequados.
A Coordenadoria de Comunicação Social (CCS) do Instituto Federal de Educação,
Ciência e Tecnologia de São Paulo (IFSP), lotada em São Paulo, é responsável pela
comunicação de todos os campi da Instituição. Assim, a referência para os produtos de
comunicação do IFSP campus São Carlos é a CCS.
A Comunicação no campus ficará a cargo do servidor Anderson Luís Petroni
(conteúdo informacional) e Rodrigo Henrique Ramos (disponibilização no Portal
Institucional) e será hierarquicamente subordinada à Gerência Educacional do campus. Esta
equipe de comunicadores poderá ser reformulada quando necessário.
O presente documento busca suprir as necessidades mais urgentes da Comunicação do
campus, não obstante a necessidade de avaliar periodicamente a possibilidade da criação de
uma estrutura administrativa com este fim específico. Procura-se ter os pés fixos em nossa
realidade e nas dificuldades pontuais do momento, mas mantendo a visão no horizonte,
almejando apontar caminhos diante da expansão.
Espera-se desta forma contribuir para a comunicação entre os setores do campus e
entre o campus e sua comunidade, além de buscar uma maior inserção da instituição na mídia.
Passando então ao escopo principal deste documento, apresentamos os produtos e
serviços de comunicação desenvolvidos, as responsabilidades, prazos e procedimentos.
PORTAL INSTITUCIONAL
O Portal do IFSP – campus São Carlos é um meio de comunicação direcionado à
comunidade interna e externa da instituição. Localmente, a equipe de comunicação gerencia o
conteúdo das notícias, os materiais de divulgação institucional, destaques, pesquisas e
releases divulgados no Portal. São divulgadas notícias institucionais, atividades e eventos
abertos ao público, pesquisas desenvolvidas no âmbito da instituição, além de informações
culturais. As notícias são atualizadas semanalmente e podem remeter a outros links.
Serão divulgadas no portal somente atividades, pesquisas e eventos acadêmicos,
regulamentados pelas unidades responsáveis (programas de pós-graduação, pró-reitorias,
departamentos, etc.), além de notícias relacionadas ao IFSP e direcionadas aos públicos
interno e externo da Instituição. Os textos encaminhados para divulgação poderão ser editados
conforme interesse da instituição.
Não serão divulgados no Portal Institucional conteúdos provenientes de solicitações de:
• Divulgação de material de interesse individual ou particular;
• Divulgação de notícias das entidades de representação profissional e estudantil, já que
as entidades possuem seus próprios meios de divulgação;
• Divulgação de estágios para graduação e oportunidades para pós-graduandos em
empresas privadas. Solicitações dessa natureza serão encaminhadas à Coordenadoria
de Extensão do campus;
• Divulgação de cursos e oportunidades que não estejam relacionados ao IFSP ou
instituições parceiras e que não tenham vínculo acadêmico, de ensino, de pesquisa ou
extensão;
• Divulgação de eventos (workshops, palestras, seminários, minicursos, fóruns, dentre
outros) que não estejam relacionados ao IFSP ou às instituições parceiras e que não
tenham seu conteúdo relacionado com atividades acadêmicas;
• Divulgação de eventos culturais que não tenham parceria, realização ou apoio do
IFSP ou que a comunidade universitária não tenha condições especiais para o evento
(descontos integrais ou parciais).
ENVIO DE E-MAILS PARA GRUPOS ESPECÍFICOS (MAILING)
Cada público (alunos, técnico-administrativos, professores) possui um mailing
específico para envio de informações, para que a mesma informação seja enviada para muitos
receptores ao mesmo tempo.
Esta ferramenta é destinada à comunicação de assuntos de cunho estratégico,
informativo e administrativo, sem periodicidade fixa.
São pertinentes a este formato as solicitações de:
• Pedidos de divulgação de Portarias do Gabinete da Reitoria e das diretorias gerais
dos campi;
• Informes da Reitoria, pró-reitorias, diretorias gerais dos campi e CCS.
Informes de caráter excepcional e/ou emergencial de interesse exclusivo da
comunidade acadêmica do campus (como alteração de salas de aula, cancelamentos ou
alterações de aulas, etc.) devem ser enviados pelos responsáveis por estas
informações/alterações para os interessados, através da lista de e-mails disponível no servidor
institucional (na pasta \\ifspserver\PUBLICO\COMUNICAÇÃO) ou diretamente para as
turmas interessadas via Moodle.
REDES SOCIAIS: FACEBOOK E TWITTER INSTITUCIONAIS
O IFSP segue as diretrizes para o uso seguro das redes sociais na Administração
Pública Federal da Norma Complementar nº 15/IN01/DSIC/GSIPR, do Conselho de Defesa
Nacional (CDN). Em linhas gerais, o documento traz informações sobre conceitos e
definições; princípios e diretrizes; e responsabilidades para aquelas unidades do Governo
que possuam estratégias nessa área. Entre os princípios e diretrizes, a norma estabelece que os
perfis institucionais mantidos nas redes sociais devem ser administrados por servidores
ocupantes de cargo efetivo ou por equipe mista, desde que sob responsabilidade de um
servidor.
Facebook
O IFSP possui uma página oficial no Facebook (IFSP – campus São Carlos
https://www.facebook.com/pages/IFSP-Campus-S%C3%A3o-Carlos/133304420070300)
direcionada aos públicos interno e externo, com foco na divulgação de eventos, oportunidades
e assuntos de interesse geral, sem periodicidade fixa. A equipe de comunicação do campus é
responsável por determinar qual conteúdo será direcionado para publicação no Facebook.
As políticas de divulgação do Facebook estão especificadas pela própria rede social.
Assim, não temos a gerência sobre a difusão das informações publicadas. Apenas o conteúdo
das publicações da página oficial do IFSP é de responsabilidade local.
A equipe de comunicação do campus não se responsabiliza pelas demais páginas
criadas nesta rede ou pelos comentários de outros usuários.
As mensagens e comentários realizadas em nossa página oficial no Facebook não são
respondidos.
Twitter
O IFSP possui uma conta oficial no Twitter (@ifspsaocarlos). Através desta
ferramenta são divulgadas chamadas curtas direcionadas aos públicos interno e externo da
Universidade, com foco na divulgação de eventos, oportunidades e assuntos relacionados a
atividades acadêmicas e institucionais do IFSP, sem periodicidade fixa. A equipe de
comunicação do campus é responsável por determinar qual conteúdo será direcionado para
publicação no Twitter.
As políticas de divulgação do Twitter estão especificadas pela própria rede social.
Assim, não temos a gerência sobre a difusão das informações publicadas. Apenas o conteúdo
das publicações do Twitter oficial é de responsabilidade local.
A equipe de comunicação do campus não se responsabiliza pelas demais contas
criadas nesta rede ou pelos comentários de outros usuários.
Os replies realizados em nosso Twitter não são respondidos.
IMPRENSA: RELEASES E NOTAS
Os releases, press-releases ou sugestões de pauta, como também são conhecidos, são
textos enviados para a imprensa local, regional e nacional (contatos cadastrados no mailing)
com o objetivo de informar os jornalistas dos mais diversos setores de cobertura sobre temas
do IFSP que interessam à sociedade em geral. O objetivo é que se tornem notícia nos
veículos. O foco desse trabalho é ampliar a inserção de notícias sobre o IFSP na mídia,
promover a transparência das atividades da instituição e contribuir para uma imagem positiva
do instituto. A elaboração do texto é feita visando um público mais amplo, às vezes alheio ao
cotidiano do IFSP.
São pertinentes a este formato as solicitações de:
• Divulgação de eventos, pesquisas, prêmios, serviços e informações de interesse das
comunidades interna e externa;
Notas à imprensa: contém informações destinadas aos veículos de imprensa que
representam um posicionamento oficial da instituição sobre um determinado assunto. De
caráter emergencial e estratégico, as notas à imprensa são definidas pela Direção do campus.
EVENTOS
Conforme Portaria nº 777, de 20 de fevereiro de 2013, é de responsabilidade da
Coordenadoria de Comunicação Social ou setor equivalente nos campi a organização da
cerimônia de Colação de Grau, contando com o apoio da Coordenadoria de Apoio ao
Estudante, quando houver.
Para os demais eventos do campus, quando não forem nomeadas comissões
específicas para a organização, ficará a cargo da Direção solicitar a colaboração de servidores
para desenvolver as atividades de organização do evento.
FOTOGRAFIA
Serviço destinado à documentação fotográfica de eventos relacionados ao IFSP.
As coberturas fotográficas de eventos relacionados ao IFSP devem ser solicitadas com
antecedência mínima de uma semana à equipe de comunicação do campus, através do e-mail
[email protected] .
Quando não for possível à equipe realizar a cobertura fotográfica solicitada, a máquina
fotográfica do instituto poderá ser solicitada pelo próprio servidor para cobertura do evento.
PRODUTOS INSTITUCIONAIS
A divulgação das atividades desenvolvidas no IFSP, bem como as ações de reforço da
sua imagem, também são realizadas por meio da confecção dos produtos institucionais.
A CCS, em São Paulo, é responsável pelos procedimentos editoriais dos materiais
de divulgação institucional. Assim, as solicitações locais destes produtos devem ser
encaminhadas diretamente para o contato: [email protected]
CLIPPING
A CCS, em São Paulo, é responsável pelo Clipping (registro de todas as informações
que foram divulgadas sobre o IFSP na mídia local, regional e nacional). A pesquisa é
disponibilizada no site http://www.ifsp.edu.br/index.php/comunicacao/ifsp-na-midia.html.
Além de quantificar a eficácia dos releases enviados à imprensa, o clipping facilita a
busca por informações divulgadas sobre a instituição.
Procedimentos para solicitar divulgações
As solicitações de divulgações, publicações e sugestões de pauta devem ser feitas
exclusivamente através do e-mail [email protected]. Não poderão ser enviadas
solicitações de divulgações diretamente ao suporte.
O solicitante da divulgação deverá encaminhar o texto para publicação (notícia) no
formato estabelecido (Anexos 1 a 4) para o e-mail supracitado. A equipe de comunicação será
responsável pela análise, revisão de conteúdo e divulgação/ disponibilização da publicação
nos meios que considerar cabíveis, considerando os interesses da instituição.
O e-mail da comunicação será aberto as segundas e quartas, das 16h às 18h, e sextasfeiras, das 8h às 10h da manhã. As publicações solicitadas que estiverem no formato
estabelecido serão encaminhadas para divulgação e publicadas no mesmo dia. Solicitações
com dados de contato ausentes ou informações insuficientes podem atrasar o atendimento.
Solicitações de publicações que não estiverem no formato estabelecido serão devolvidas para
que o solicitante as reformule.
Poderão ser enviadas diretamente ao e-mail do suporte, em caráter de urgência,
publicações referentes a concursos públicos e processos seletivos, com datas estabelecidas e
publicadas em Diário Oficial.
Demais casos de urgência devem ser encaminhados à Direção do campus, que poderá
encaminhar a solicitação diretamente ao e-mail do suporte.
Formatos e modelos para elaboração das publicações pelo solicitante
1. As publicações (notícias) devem conter título, corpo do texto, e, se houver anexos, a
indicação (no texto) dos locais de acesso ao anexo;
2. Os títulos devem ser concisos, escritos em CAIXA ALTA, negrito, e centralizados;
3. O arquivo contendo o texto da notícia deve ser enviado na extensão .doc;
4. Os arquivos contendo os anexos devem ser enviados na extensão .pdf (exceto nos
casos em que o usuário final precise editar o arquivo; neste caso, o anexo deverá ser
enviado na extensão .doc);
5. Nos anexo 1 a 4 deste documento podem ser encontrados modelos de textos enviados
para publicação no Portal Institucional;
6. Outros modelos podem ser encontrados no site do IFSP, em notícias similares à do
solicitante.
REFERÊNCIAS
Universidade Federal de São Carlos. Manual de instruções dos produtos / serviços da
CCS. São Carlos: Coordenadoria de Comunicação Social, [201-].
Universidade Tecnológica Federal do Paraná. Manual de instruções: comunicação da
DIRCOM. Curitiba: Diretoria de Gestão da Comunicação, [201-].
ANEXO 1 – MODELO DE DIVULGAÇÃO DE EVENTO
IFSP BIRIGUI SEDIA O 4º CONGRESSO DE INICIAÇÃO CIENTIFICA E
TECNOLOGICA DO IFSP
Ocorre nos dias 21 e 22 de agosto de 2013 o 4o Congresso de Iniciação Científica e
Tecnológica do IFSP, no campus Birigui.
O objetivo do evento é a divulgação dos resultados de projetos de pesquisa que vem
sendo desenvolvidos pelos estudantes, bem como o treinamento na apresentação e discussão
dos trabalhos.
Todos os estudantes com projeto de Iniciação Científica, bolsistas ou não do IFSP
(bolsas institucionais), PIBIC, PIBIC-EM e PIBITI, deverão apresentar seus resultados em
sessões temáticas, tanto sob a forma de painel como apresentação oral.
INSCRIÇÕES
A inscrição deve ser realizada pelos próprios alunos-autores no seguinte endereço:
http://www.inovaifsp.com.br/congresso.asp?menu=9 no período de 22 de abril a 27 de maio
de 2013. Neste mesmo período devem ser enviados o artigo e o painel do trabalho.
Este evento é aberto a todas as instituições de ensino superior.
INFORMAÇÕES
Informações detalhadas e modelos de projeto e painel podem ser encontradas no site
do evento: http://www.inovaifsp.com.br/congresso.asp?menu=9
Todos os alunos do IFSP e egressos podem participar, como ouvintes ou participantes
do evento. Inscrevam-se!
ANEXO 2 – MODELO DE DIVULGAÇÃO DE RESULTADOS
RESULTADO FINAL PROCESSO SELETIVO - CONTRATAÇÃO PROFESSOR NA
ÁREA DE LETRAS
Conforme publicado no Diário Oficial da União nº 132, seção 3, de 11 de julho de
2013, divulgamos o resultado final do processo seletivo para contratação de professor
temporário na área de letras. Processo regido pelo edital 191, de 19/06/2013.
Acesse aqui o resultado.
ANEXO 3 – MODELO DE DIVULGAÇÃO RELACIONADA A PROCESSOS
SELETIVOS / EDITAIS
INFORMAÇÕES SOBRE O SISU
As inscrições para o Sistema de Seleção Unificada (SiSU) do segundo semestre vão
de 10 a 14 de junho de 2013, exclusivamente pela internet.
Para se inscrever no Sisu 2º/2013 é preciso ter feito a prova do Enem 2012, com nota
diferente de zero na redação. É preciso ter em mãos o número de inscrição e a senha no Enem
2012. Não é possível participar utilizando número de inscrição e senha cadastrados em outras
edições do Enem.
Os interessados em concorrer a uma vaga nas Instituições de Ensino Superior que
adotam o SiSU deverão fazer a inscrição através do site:http://sisu.mec.gov.br/.
Para maiores informações e inscrições, acesse: http://sisu.mec.gov.br/
Acesse aqui o edital completo do SISU.
Acesse aqui o edital completo do IFSP.
ANEXO 4 – MODELO DE DIVULGAÇÃO COM ENTREVISTA
ALUNO DO IFSP - SÃO CARLOS APRESENTA PROJETO EM CONFERÊNCIA
INTERNACIONAL DE COMPUTAÇÃO
O projeto "Estação Meteorológica de Baixo Custo, utilizando Arm cortex M4 (LM4F120) e
Arduino Nano", do aluno do curso de Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistemas,
José Tadeu Aldrigue, foi apresentado no Embedded System Conference Brazil 2013.
O evento, que ocorreu nos dias 27 e 28 de Agosto, no Transamérica Expo Center, em São
Paulo, trata especificamente de sistemas embarcados e tecnologias relacionadas a robótica e
instrumentação médica, e é um importante evento da área, constituindo-se como o maior
evento de Design Eletrônico da América Latina.
José Tadeu comemorou esta conquista, e falou sobre seu projeto: “Nesta plataforma, é
realizado o monitoramento de temperatura de 3 diferentes sensores, monitoramento de
humidade, luminosidade e pressão atmosférica. Todos estes valores são então formatados em
um protocolo de comunicação e enviados via rádio para uma estação de recepção, estação esta
que deve estas conectada via porta USB a um computador Desktop, Notebook, Netbook ou
até mesmo um Tablet (via comunicação bluetooth ou USB). Uma vez recebidos os dados,
estes são armazenados em um banco de dados, de onde é possível realizar a consulta das
variações dos dados coletados. Estes dados são disponibilizados em forma gráfica, para
melhor compreensão do usuário.”
A participação do aluno como monitor e em IC (Iniciação Científica) no IFSP e o apoio dos
professores foi fundamental para esta conquista. É um aprendizado que, segundo ele, abre
portas para a Pós-Graduação. “Eu estou particularmente satisfeito, pois estou colhendo os
frutos de muita dedicação com aquilo que gosto de fazer, que é trabalhar com Sistemas
Embarcados. Ainda há muito a se batalhar, mas o importante é que o início já está bem
estruturado” – enfatiza José Tadeu.