Sobre o módulo Documentos Não Protocolados do sistema
E-Protocolo
Este módulo tem como objetivo o controle informatizado de
documentos não protocolados, emitidos e recebidos nos órgãos
da Administração Pública Estadual, desde o cadastro até o
arquivamento dos mesmos.
Um documento (digital ou digitalizado), obrigatoriamente com
extensão pdf, é anexado ao criar novo cadastro e a tramitação
ocorre eletronicamente. Este documento pode já estar assinado
digitalmente ou ser assinado no sistema.
Outros arquivos também poderão ser vinculados ao
documento, tais como planilhas, imagens, etc... para justificar,
comprovar ou explicar o documento. Estes arquivos podem ser
de qualquer extensão.
Antes de tramitar (encaminhar) o documento para o seu
destinatário poderá ser gerado pendências à uma ou mais
pessoas para solicitar informações, ou assinatura, ou
conferência, etc...
O que é uma pendência?
Pendência é uma ação solicitada para uma ou mais pessoas
sobre um documento.
A localização atual do documento não será alterada ao gerar
uma pendência.
Enquanto houverem pendências abertas o documento não pode
ser encaminhado.
Uma pendência poderá ser recusada ou concluída pela pessoa
a quem ela foi destinada, ou pelo responsável do local desta
pessoa.
Concluir Pendência
Na na tela inicial, na aba Pendências, clicar no ícone Concluir.
É obrigatório informar um texto que justifique a conclusão
desta pendência.
Para alterar o campo e apresentar a lista completa dos registros
existentes, clicar em
Na seção Arquivo somente é permitido extensão pdf, já na
seção anexos não há restrição.
Na seção anexos podem-se inserir arquivos que ajudem no
entendimento do documento, ou que sejam comprovações
legais. Por exemplo: em um requerimento de inclusão de
dependente, inclua a certidão de nascimento digitalizada.
Na seção Destino informe para quem o documento será
encaminhado.
No campo Destinatário se a pessoa para quem o documento
precisa ser encaminhado não estiver na lista, entrar em contato
com a Coordenadoria de Administração de Serviços da SEAP
para a atualização ser realizada.
Pesquisar Documento
Acessar a opção de menu Documentos > Pesquisar
Documentos.
Um documento poderá ser protocolado, ou ser inserido em um
protocolo já existente no sistema. Mas após esta vinculação
nenhuma ação poderá ser realizada com o documento. A partir
deste momento as ações serão realizadas com o protocolo.
Antes de concluir, clicar na identificação do documento
(coluna documento) para visualizar todas as suas informações,
realizar o download do arquivo principal ou dos arquivos
auxiliares denominados anexos. Neste momento também
poderá ser anexado outro arquivo para justificar, comprovar ou
explicar a conclusão da pendência.
Como Acessar o Sistema
Recusar Pendência
Solicitar acesso ao sistema para a Coordenadoria de
Administração de Serviços da SEAP.
Utilizar Navegador Mozilla Firefox 16.0.1 ou superior.
Endereço de acesso ao sistema:
http://www.eprotocolo.pr.gov.br
Na na tela inicial, na aba Pendências, clicar no ícone Recusar.
É obrigatório informar um texto que justifique a recusa desta
pendência.
Se o usuário não for responsável pelo local ele somente
visualizará os documentos que foram cadastrados por ele, que
foram encaminhados para ele ou se ele tiver com alguma
pendência ainda em aberto.
Antes de recusar, clicar na identificação do documento (coluna
documento) para visualizar todas as suas informações, realizar
o download do arquivo principal ou dos arquivos auxiliares
denominados anexos.
Após clicar em Pesquisar, no resultado da pesquisa, algumas
ações podem ser realizadas para este documento, conforme a
situação dele e as permissões do usuário.
Para acessar o sistema é necessário que o usuário seja
primeiramente autenticado, utilizando mesmo login e senha
utilizados para login no Expresso.
Tela Inicial do Sistema
Ao acessar o sistema será exibida as opções de menus com as
funcionalidades disponíveis, as pendências e documentos
atribuídos ao usuário logado.
Incluir Documento Simplificado
Acessar a opção de menu Documentos > Incluir Documento
Simplificado.
Os campos que possuem a imagem
no seu lado direito são
de preenchimento assistido, ou seja, após digitar algumas
letras o sistema mostra os registros existentes que iniciam com
estas letras.
É necessário preencher ao menos um campo de pesquisa.
Se o usuário logado for responsável por um local, ele
visualizará e poderá realizar ações com os documentos
destinados à funcionários deste local.
Exibir Documento
Além de visualizar todas as informações do documento, todo o
histórico das tramitações, todas as pendências em abertas,
concluídas ou recusadas, nesta tela é possível realizar o
download do arquivo e dos anexos.
Alterar Documento
Esta ação somente estará habilitada quando o documento foi
criado pelo usuário logado, estiver com ele (localização atual)
ou o usuário logado for responsável pelo local atual.
Secretaria de Estado da Administração e da
Previdência - SEAP
Nesta tela poderá ser adicionado mais anexos ao documento,
adicionar novas pendências ou encaminhá-lo.
Se o usuário logado for o responsável pelo cadastro e o
documento estiver com ele (localização atual), ele poderá
excluir o documento atual e adicionar nova versão (essa
operação ficará registrada no sistema).
Encaminhar Documento
Esta ação somente estará habilitada quando o documento
estiver com o usuário logado (localização atual) ou ele for
responsável pelo local atual do documento.
Cancelar Documento
Esta ação somente estará habilitada se o usuário logado
pertencer ao grupo 'Gestor Documento' (pessoa(s) responsável
por este módulo no órgão).
O motivo do cancelamento é obrigatório.
Nenhuma ação poderá ser realizada com um documento
cancelado, mas ele continuará no sistema e disponível para
consultas.
Protocolar Documento
Esta ação somente estará habilitada quando o documento
estiver com o usuário logado (localização atual) ou ele for
responsável pelo local atual do documento.
Para realizar esta operação o usuário também precisará ter
permissão de cadastro de protocolo.
Finalizar Documento
Esta ação somente estará habilitada quando o documento
estiver com o usuário logado (localização atual) ou ele for
responsável pelo local atual do documento.
Documentos Não Protocolados
Cartão de Referência do Funcionário