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AVANÇO INFORMÁTICA
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Material Desenvolvido para a Célula Materiais
Autor: Equipe Avanço
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MANUAL COTAÇAO WEB
Avanço Informática
Manual Cotação Web
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Índice __________________________
Conectando no Site ........................................................................................................................................ 03
Como Cadastrar um Novo Vendedor ........................................................................................................... 05
Alterando Dados do Fornecedor .................................................................................................................. 06
Como digitar os Preços na Cotação ............................................................................................................ 07
Rotina de Cotação e Geração de Pedidos ................................................................................................... 10
Definir Período para a Cotação ........................................................................................................... 10
Geração dos Produtos para a Cotação ........................................................................................................ 10
Geração Manual dos Produtos ............................................................................................................ 11
Geração á partir do Coletor ................................................................................................................. 12
Geração á partir da Sugestão ............................................................................................................. 13
Exportação dos Produtos para Cotação Web ............................................................................................. 14
Sistema de Cotação Web ............................................................................................................................... 15
Como entrar no Site ............................................................................................................................ 15
Incluindo Usuário ................................................................................................................................. 15
Alterando dados da Empresa ........................................................................................................................ 16
Como importar o Arquivo de Produtos para a Cotação ............................................................................. 17
Envio de E-mail para os Fornecedores e Baixa da Cotação Finalizada ................................................... 18
Importação do Arquivo dentro do Sistema Retaguarda ............................................................................ 22
Digitação de Preços no Integral (Retaguarda) ............................................................................................ 23
Relação de Ganhadores, Empates e Itens sem Proposta .......................................................................... 25
Rotina para Desempate ................................................................................................................................. 27
Geração de Pedidos a partir da Cotação ..................................................................................................... 28
Alterar um Pedido de Fornecedor ................................................................................................................ 29
Excluir um Pedido .......................................................................................................................................... 31
Reemitir um Pedido ........................................................................................................................................ 32
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1- Conectando no Site_________________________________________
O Fornecedor receberá um E-mail contendo seu Usuário e Senha para Login no Sistema de
Cotação Web. Apenas o Vendedor que está no Cadastro do Sistema Retaguarda receberá
esse e-mail e acesso.
Assim, esse Usuário será responsável por Cadastrar os demais Vendedores de sua Empresa
(mesmo CNPJ).
A partir do momento que for cadastrando os novos Vendedores, esses passarão a ter acesso
no Sistema de Cotação.
Abaixo mostraremos o modelo de E-mail que será recebido quando a Cotação do Cliente
estiver liberada para inicio das digitações. Basta clicar no link de acesso ao Site.
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Após acessar o Link, aparecerá essa imagem abaixo.
Entre com seu Login e Senha recebidos no E-mail.
Após o Login o Sistema apresentará a tela abaixo.
 Dica: A Versão do Mozilla deve ser 4 ou Superior
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2- Como Cadastrar um Novo Vendedor___________________________
Entre na opção “Cadastro de Fornecedor” e depois clique na aba “Usuários”
Acione o botão Incluir Usuário e preencha os campos. Para não ter problemas com logins
iguais entre outros fornecedores, estabeleça a regra de sempre informar o e-mail do
Vendedor como login.
Preencha todos os dados do Fornecedor
Em seguida clique em Gravar
Após a gravação, esse Fornecedor já estará liberado para entrar com seu Login no Sistema de
cotação e passará assim a receber em seu e-mail as novas cotações dos clientes que subirem
para sua empresa
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3- Alterando Dados do Fornecedor______________________________
Para alterar dados do Fornecedor vá até a aba Localizar
O Sistema disponibiliza 3 Filtros
Código
CNPJ
Nome
Insira um deles e de Enter
Selecione o Registo com duplo clique e vá a alterar (Ctrl + E)
Altere as informações necessárias e clique me Gravar
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4- Como digitar os Preços na Cotação___________________________
Entre na opção “digitação de preços”
Na parte superior o usuário terá botões para navegar entre as cotações e atualizar a página.
Ou ainda
se quiser, poderá na aba “localizar” verificar qual a cotação que deseja digitar.
Caso queira informar prazos, basta preencher os campos “prazo 1, prazo2, prazo3” (Seta 01
da (imagem a seguir).
Se desejar informar o mesmo prazo para todos os itens, basta clicar na seta verde ao lado dos
prazos.
Se quiser informar individualmente, dê dois cliques na coluna de prazo de cada item.
Caso não queira informar prazo nenhum, deixe em branco.
Caso não tenha nenhum item de seu interesse, basta passar para a próxima página, clicando
na navegação de páginas (Seta 02 da imagem a seguir).
Para digitar os valores, dê dois cliques na linha do produto na coluna “Valor Unitário” (Seta 03
da imagem a seguir) e vá preenchendo os preços e dando enter para passar no próximo item.
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Quando acabar a cotação, caso queira emitir um relatório para uma visualização rápida de tudo
que digitou, basta clicar no botão “relatório”.
Se quiser finalizar, basta clicar no botão “Finalizar” e seu cliente já receberá o aviso que sua
cotação foi finalizada. Lembrando que é possível digitar novos preços ou alterar os já digitados,
mesmo com sua cotação já finalizada, basta finalizar novamente após as alterações. Se o
cliente ainda não tiver baixado a cotação, suas alterações entrarão normalmente na coleta.
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Para sair do Sistema, basta clicar no botão sair.
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5- Rotina de Cotação e Geração de Pedidos_______________________
5.1-
Definir Período para a Cotação_____________________________________
Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho:
Adm materiais
Gestão de compras
Coleta de preços
Período
Manutenção
Preencha os campos acima da seguinte forma:
Data Inicial: Informe a Data Inicial para a Cotação
Data Final: Informe a Data Final da Cotação (lembrando que uma cotação não pode ter início e
término no mesmo dia. Deve haver sempre um dia de diferença no período.
Observação: Informe qualquer Observação. (Campo não Obrigatório)
6- Geração dos Produtos para a Cotação_________________________
Temos 3 opções para gerar os itens para a coleta. Podemos fazer via coletor de dados,
coletando os itens que deseja informar na cotação, também temos a opção de fazer
manualmente, informando item a item, ou ainda pela forma que sempre sugerimos, que seria a
partir da sugestão de compras.
Segue abaixo como proceder nas três opções, sendo do cliente a escolha que melhor lhe
atender.
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6.1-
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Geração Manual dos Produtos________________________________
Administração de Materiais
Gestão de Compras
Coleta de Preços
Manutenção Coleta
Pedido por Loja
Manter loja (S para uma única filial, N para escolher a filial que deseja pedir)
Preencha os campos acima da seguinte forma:
Data Início: Informe a Data de Início do período que definiu para sua Cotação
Comprador: Informe o Comprador (Campo não Obrigatório)
Loja: Informe a Loja
Item: Informe o Código do Item ou vá até o campo Descrição para pesquisar. Caso pressionar
F2 nesse campo, abrirá uma tela lhe mostrando os Itens já digitados
Descrição: Pressione F2 nesse campo para buscar o nome do item por ordem alfabética ou
F11 para fazer uma busca avançada
Qt Pedido: Informe à quantidade que deseja pedir
Após Digitar todos os Itens, saia da rotina com a Tecla Esc. Seu arquivo já estará pronto para
exportar aos Fornecedores.
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6.2-
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Geração á partir do Coletor___________________________________
Administração de Materiais
Gestão de Compras
Coleta de Preços
Manutenção Coleta
Gera a partir do Coletor
Essa rotina é utilizada quando o usuário coleta na loja os itens que precisam comprar e depois
já importa diretamente para o retaguarda para fazer a cotação dos mesmos.
Tem um problema nessa questão, pois o usuário estará apenas pedindo itens que estão na
loja, aqueles que não têm nenhuma quantidade no estoque não será possível sua geração,
uma vez que não terá feito sua busca no coletor para inclusão na lista, tendo assim que pedir
esses itens sem quantidade pela rotina de digitação manual, informada anteriormente
Preencha os campos acima da seguinte forma:
Data Início: informe a data inicial do período
Arquivo: Informe o nome do arquivo gerado pelo coletor, salvo dentro de /u/rede/trb
Tipo Arq: informe qual o tipo de coletor utilizado (cipher lab, lucas, semco..)
Ao fazer a importação, os itens serão inseridos no arquivo gerado para exportação aos
Fornecedores
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6.3-
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Geração á partir da Sugestão______________________________________
Para utilização dessa rotina, o cliente deverá estar em dia com seu estoque e com a rotina de
Cálculo do Estoque min/máx.
Administração de Materiais
Gestão de Compras
Coleta de Preços
Manutenção Coleta
Geração a partir da Sugestão
Preencha os campos acima da seguinte forma:
Filial: Informe a filial
Data: Informe a data inicial do período
Fornecedor: Dê enter para todos os itens de todos os fornecedores, ou informe um fornecedor
e o Sistema irá buscar a tabela de itens vinculados daquele fornecedor específico.
Só Princ: Informe N, para buscar todos os itens do fornecedor. Se marcar S, o Sistema fará a
leitura apenas dos itens em que o fornecedor estiver marcado no cadastro como principal.
Seção/Grupo: dê enter direto para o Sistema buscar todos. Caso queira informar apenas uma
determinada faixa de setor, preencha com os grupos desejados.
Comprador: Dê enter direto para buscar itens de todos os compradores, caso preencha para
apenas um determinado comprador, o Sistema vai buscar só os itens do mesmo.
Suspensos: Marque S para enviar os itens suspensos para a cotação
Aplicação: Se a loja trabalhar com aplicação nos itens, pode selecionar a aplicação desejada.
Para enviar todos basta dar enter.
Linha: Se a loja trabalhar com linha nos itens, pode selecionar a aplicação desejada. Para
enviar todos basta dar enter.
Unid: Defina C para unidade de compra ou V para unidade de venda
Categoria: Selecione a categoria de seus itens, para enviar os itens de todas as categorias,
marque de A a Z.
Após gerar essa rotina, o arquivo de cotação estará pronto para ser enviado aos Fornecedores.
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7- Exportação dos Produtos para Cotação Web____________________
Administração de Materiais
Gestão de Compras
Coleta Preços
Exportação Net
Exportação
Preencha os campos acima da seguinte forma:
Período: Informe a data inicial da cotação
Enviar qtd: Se marcar S, vai ser enviado aos fornecedores à quantidade dos produtos que
você deseja pedir. Caso marque N, serão enviados os itens sem a quantidade.
Fornecedor: caso deseje selecionar um fornecedor, informe qual deseja, caso contrário dê
enter para buscar todos.
Após confirmar a rotina, o Sistema vai gerar 3 arquivos, coleta.txt (modelo antigo), coleta.xml
(modelo novo), coleta.zip (modelo novo compactado). O arquivo que será utilizado é coleta.zip.
Esse arquivo sobe compactado para a web, e dentro do banco de dados do servidor, ele
descompacta automaticamente, fazendo com que o upload fique mais rápido.
O arquivo se encontra dentro de /u/rede/web (ex: L:\web)
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8- Sistema de Cotação Web____________________________________
8.1-
Como entrar no Site______________________________________________
O cliente receberá um e-mail contendo o link para o site da cotação seguido de usuário e
Senha para Login no Sistema.
Assim, esse Usuário será responsável por Cadastrar os demais Usuários de sua Loja
(mesmo CNPJ). A partir do momento que for cadastrando os novos usuários, esses passarão a
ter acesso no Sistema de cotação.
8.2-
Incluindo Usuário________________________________________________
Clique em Incluir Usuário
Coloque as informações do Usuário e em seguida clique em Gravar
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9- Alterando dados da Empresa_________________________________
Caso necessite alterar algum dado referente ao Cadastro de sua Empresa, entre no campo
Cadastro de Cliente, clique no botão de alteração.
Após executar todas as alterações, clique no botão Gravar
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10- Como importar o Arquivo de Produtos para a Cotação___________
Para importar um arquivo clique em Anexar Arquivo para Envio
Automaticamente o Sistema mostrará uma tela para importação do arquivo.
Clique em Selecionar Arquivo
Selecione o arquivo a ser importado
Clique em Upload
O Sistema vai processar o arquivo de acordo com a tela acima.
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O Sistema apresentará a mensagem de Coleta anexada com Sucesso!
Clique em OK
11- Envio de E-mail para os Fornecedores e Baixa da Cotação Finalizada__
Após o Sistema carregar a importação, a cotação estará pronta para ser enviada aos
Fornecedores.
Selecione qual a cotação deseja enviar no e-mail, utilizando os botões de navegação das
coletas, como mostra a imagem abaixo.
O usuário tem a opção de selecionar os fornecedores que receberão o e-mail da cotação
individualmente ou enviar para todos.
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Para enviar E-mail para todos os Fornecedores clique em Convidar Fornecedores por E-mail
Para enviar E-mail individualmente vá ao campo Enviar E-mail e clique em cada Fornecedor
individualmente.
Observe que o status para todos os Fornecedores é de E-mail não enviado.
Ao enviar o E-mail, esse status mudará automaticamente. Assim o usuário saberá para quem
foi ou não enviado o E-mail da Cotação.
Após o envio, o Sistema mostrará o símbolo da Avanço na tela e em seguida a confirmação de
envio para todos os Fornecedores.
Confirme o quadro clicando em OK
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.
Observe que o Status do E-mail foi modificado para todos os Fornecedores que o E-mail foi
enviado.
Nesse momento cada fornecedor recebeu um e-mail com o convite para sua cotação.
De acordo que forem finalizando suas cotações, o cliente receberá um e-mail informando que o
“fornecedor x” terminou sua digitação.
Caso queira acompanhar via Sistema, basta observar a coluna “Status Fornecedor” (seta 2 da
imagem anterior). Quando um fornecedor terminar sua digitação e finalizar, esse status mudará
automaticamente para “Cotação finalizada”
Caso deseja bloquear a cotação, basta ir ao botão “bloquear esta coleta” (seta 3 da imagem
anterior). Assim nenhum fornecedor poderá digitar preços nela.
Para baixar a cotação, clique no botão “baixar esta cotação” (seta 4 da imagem anterior).
Aparecerá um quadro pedindo confirmação, marque ok, para confirmar.
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Após confirmar, aparecerá o símbolo da Avanço processando o arquivo e logo após abrirá o
quadro de seu navegador para salvar o arquivo. Lembrando que esse arquivo (digitado.zip)
deverá ser salvo dentro de /u/rede/web (ex: L:\web)
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12- Importação do Arquivo dentro do Sistema Retaguarda___________
Adm materiais
Gestão compras
Coleta preços
Exportação net
Importação
Confirme a importação
Nesse momento todos os preços digitados pelos seus fornecedores estarão dentro do Sistema
retaguarda.
Caso algum Fornecedor não tenha utilizado a Cotação Web, porém tenha lhe passado uma
listagem com seus valores, o Sistema que ela seja digita de forma manual dentro do Integral,
de acordo com o processo abaixo.
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13- Digitação de Preços no Integral (Retaguarda)___________________
Adm materiais
Gestão de compras
Coleta preços
Manutenção
Fornecedores – preços
Digitação de preços
Dados referentes à tela acima:
Data Início: Informe a Data Inicial do Período
Fornecedor: Informe o fornecedor que deseja fazer a digitação. Caso não saiba o código, pode
consultar por nome no campo “nome”.
Prazo: Informar os prazos do fornecedor, caso não tenha, deixe em branco
Item: Automaticamente aparecerão os itens da cotação, de acordo que for informando os
valores, o Sistema vai buscando o próximo item. Caso quiser buscar pelo nome, basta dar F2
para consulta.
Preço: Informe o valor do produto
Após confirmar as digitações, basta dar Esc para sair e o fornecedor já está no mesmo arquivo
de preços que os demais.
Pronto, agora podemos definir os ganhadores.
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14- Definir ganhadores Automático_______________________________
Administração de Materiais
Gestão de compras
Coleta preços
Definir ganhadores
Automático
Informe a data inicial do período e confirme. O Sistema vai ler os valores e gravar o ganhador
de cada item.
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15- Relação de Ganhadores, Empates e Itens sem Proposta__________
Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho:
Adm materiais
Gestão de compras
Coleta preços
Resultado da coleta
Dados referentes à tela acima:
Data início: Informe a data inicial da coleta
Modelo: Informe o modelo desejado (modelo sugerido = 1)
Preço: Informe valor que deseja consultar no relatório. (sugerido = 3)
Linha: Caso queira apenas uma determinada linha, informe nesse campo. Se quiser todos os
itens, apenas confirme o campo em branco.
Comprador: Informe o comprador se desejar que o relatório mostre apenas itens de um
determinado comprador, caso contrario dê enter direto e o relatório informará todos os itens.
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A tela no final da geração ficará congelada conforme a imagem informada acima.
Basta dar enter para sair da tela.
Para visualizar os produtos sem proposta, basta verificar o spool “s0001”
Para visualizar os produtos empatados, basta verificar o spool “e0001”
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16- Rotina para Desempate_____________________________________
Adm materiais
Gestão de compras
Coleta preços
Definir ganhadores
Individual
Por item
Dados referentes à tela acima:
Data: Informe a data inicial da cotação
Loja: dê enter em branco nesse campo
Forn: Sistema mostra um quadro contendo os fornecedores empatados para o item, informe o
fornecedor que deseja ser o ganhador e altere os valores para que ele possa ganhar, ou
informe um valor maior para os outros, fazendo com que ele ganhe por ser o menor preço
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17- Geração de Pedidos a partir da Cotação________________________
Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho:
Adm materiais
Gestão de compras
Coleta preços
Relatórios
Emitir pedido
Dados referentes à tela acima:
Data início: Informe a data inicial do período da cotação
Gravar ped: Marque S para gerar os pedidos
Modelo: 1
Linha: dê enter direto
Comprador: dê enter direto
Fornecedor: dê enter direto
Nesse momento o Sistema irá gerar todos os itens com seus respectivos fornecedores
ganhadores No meu exemplo, o nome que dei ao meu relatório foi “cotação”. Segue abaixo
como exemplo.
Observe que no cabeçalho, aparece o número do pedido (ex. acima: 1747).
Com esse número é possível alterar seu pedido, excluir, reemitir, enfim, ter acesso a todos os
detalhes.
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18- Alterar um Pedido de Fornecedor_____________________________
Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho:
Adm materiais
Gestão de compras
Pedido fornecedor
Alterar pedido
Alterar pedido
Informe o número do pedido que deseja alterar e vai alterando os campos que desejar.
Para chegar até os itens, basta passar a primeira tela (imagem 1) que aparece confirmando os
campos.
Ao chegar à tela dos itens (imagem 2), dê F2 no campo item para visualizar os itens que foram
inseridos no pedido. Dê enter no item que deseja alterar e ele abrirá para alteração.
Ao terminar as alterações, dê esc para sair
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O Sistema automaticamente vai para o campo de confirmação do Contas a Pagar (imagem3),
faça as alterações desejadas e dê enter para confirmar todo o pedido (imagem 4).
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19- Excluir um Pedido__________________________________________
Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho:
Adm materiais
Gestão de compras
Pedido fornecedor
Excluir/baixar/estornar
Exclui
Individual
Digite o número do pedido e confirme a exclusão na parte inferior da tela
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20- Reemitir um Pedido_________________________________________
Para acessar essa rotina siga o seguinte caminho:
Adm materiais
Gestão de compras
Pedido fornecedor
Reemitir pedido
Individual
Informe o número do pedido que deseja reemitir e confirme.
Se desejar, pode gerar o spool em pdf e enviar por e-mail ao fornecedor
Basta abrir o spool e pressionar P de pdf. Ao abrir o quadro, configure com tamanho 7, de
acordo com exemplo abaixo.
O arquivo será gerado em /u/rede/rel-pdf (ex: L:\rel-pdf)
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