POLÍTICA DE RESERVAS E INFORMAÇÕES GERAIS
ESCRITÓRIO PORTO DIGITAL SÃO PAULO SP
Válida a partir de 26/06/2012
DEFINIÇÕES E RESPONSABILIDADES
o PORTO DIGITAL: também chamado NGPD, mantém contratado o
ESCRITÓRIO SP, junto ao OPERADOR SP.
o ESCRITÓRIO SP: escritório para uso compartilhado pelas empresas
EMBARCADAS, localizado na cidade de São Paulo–SP.
o SOFTEX RECIFE: é o representante local da operação, a quem cabe
operar as reservas do SERVIÇO PADRÃO, para uso do ESCRITÓRIO SP.
o OPERADOR SP: a empresa VBA é o operador imobiliário em São Paulo e
responsável direto pelo gerenciamento dos serviços no local.
o EMBARCADAS: são as empresas usuárias do ESCRITÓRIO SP, que por
serem embarcadas no Porto Digital, estão aptas a se beneficiar dos
serviços oferecidos.
o PONTO DE TRABALHO: compreende um conjunto formado por mesa
individual e cadeira sob rodízios, com acesso a internet sem fio e pontos
elétricos disponíveis, de uso compartilhado pelas EMBARCADAS, na sala
do ESCRITÓRIO SP;
o SERVIÇO PADRÃO: resume um conjunto padrão de serviços (detalhes a
seguir), oferecidos às embarcadas e incluídos no uso dos PONTOS DE
TRABALHO, com custos subsidiados pelo PORTO DIGITAL.
o SERVIÇOS EXTRAS: resume um conjunto extra de serviços (detalhes a
seguir), de acordo com portfólio adicional de espaços e facilidades,
disponibilizado
diretamente
pelo
OPERADOR
SP
às
empresas
EMBARCADAS.
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SERVIÇO PADRÃO – INFORMAÇÕES GERAIS
o ENDEREÇO: O ESCRITÓRIO SP Está localizado na cidade de São Paulo–
SP, com endereço à Av. Paulista, 2.073, sala 1703, 17º andar, torre
HORSA II e com recepção e atendimento administrativo pelo OPERADOR
SP, na sala 1702.
o INSTALAÇÕES: O espaço descrito acima é composto por 09 PONTOS DE
TRABALHO individuais e mesa de reuniões, localizada no mesmo
ambiente, com capacidade para 04 pessoas.
o USUÁRIOS: Apenas empresas EMBARCADAS estão aptas a utilizar o
ESCRITÓRIO SP, de acordo com lista fornecida pelo PORTO DIGITAL e
controlada pelo SOFTEX RECIFE.
o RESERVAS: As reservas para uso do ESRITÓRIO SP, para uso de
PONTO(S) DE TRABALHO pelas EMBARCADAS deverão ser realizadas
junto ao SOFTEX RECIFE, através do (telefone 81-3224-4251 / e-mail
[email protected] / pessoa: Manoel Borba Filho) no horário das 9:00h às
17:00h, em dias úteis;
o RESERVAS: As reservas dos SERVIÇOS EXTRAS deverão ser realizadas
diretamente junto ao OPERADOR SP (detalhes a seguir);
o ANTECEDÊNCIA DAS RESERVAS: As reservas junto ao SOFTEX
RECIFE deverão ser realizadas com no mínimo 72h (em dias úteis) de
antecedência em relação à data de uso do ESCRITÓRIO SP;
o DISPONIBILIDADE: As reservas junto ao SOFTEX RECIFE estarão
sujeitas a disponibilidade e respeitarão reservas anteriores previamente
realizadas;
o PADRÃO OFERECIDO: O SERVIÇO PADRÃO, observados os limites
definidos abaixo, compreende:
1. A utilização de pontos de trabalho individuais por colaboradores das
EMBARCADAS;
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2. A utilização da mesa de reunião localizada no mesmo ambiente, para
até 04 pessoas;
3. O uso da TV LED 32”, disponível na mesa de reuniões,
exclusivamente para apresentações;
4. O consumo de energia elétrica;
5. O uso de rede sem fio de banda larga para conexão à internet;
6. Os serviços de conservação e limpeza do ambiente, de acordo com
rotinas do OPERADOR SP;
7. O uso de sanitário unissex exclusivo, com acesso localizado no
interior do ESCRITÓRIO SP;
8. O uso de equipamentos de telefone em ramais analógicos,
disponíveis em cada ponto de trabalho;
9. O uso de material básico de escritório (canetas, lápis, papéis de
anotações);
o TAXA DE USO E CONSERVAÇÃO: Para efetivação de reservas pelo
SOFTEX RECIFE do SERVIÇO PADRÃO, em favor da EMBARCADA, será
cobrada uma Taxa de uso e conservação e manutenção no valor de R$
50,00 (cinquenta Reais) / por ponto de trabalho / por diária de uso;
o DIÁRIA DE USO: As reservas do SERVIÇO PADRÃO ocorrerão sempre na
forma de diárias, sendo vedado o fracionamento deste período, para efeito
do recolhimento da Taxa de conservação e manutenção;
o INFORMAÇÕES PARA RESERVA: A EMBARCADA, no ato da reserva do
SERVIÇO PADRÃO, deverá informar seus dados para faturamento de
serviços extras (Razão Social, CNPJ e Endereço da Empresa) e o nome
do(s) colaborador(es) (com identidade) que irão utilizar o(s) ponto(s).
o ENTIDADES DE REPRESENTAÇÃO: As entidades de representação, o
NGPD, o SOFTEX RECIFE e a ASSESPRO, deverão submeter-se, como
as empresas EMBARCADAS, às disponibilidades do sistema de reserva;
o CHECK-IN: Para inicio de uso do ESCRITÓRIO SP, na data reservada da
1ª diária de cada período, a EMBARCADA deverá OBRIGATORIAMENTE
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fazer seu check-in na recepção e atendimento administrativo do
OPERADOR SP, na sala 1702;
o ACESSO A SALA: O recolhimento da chave para uso do ESCRITÓRIO SP
somente será autorizada mediante a confirmação da reserva pelo SOFTEX
RECIFE ao OPERADOR SP e acontecerá no ato do check-in;
o CUSTOS SERVIÇOS EXTRAS: No ato do Check-in a EMBARCADA
deverá solicitar informações sobre as políticas, custos dos SERVIÇOS
EXTRAS oferecidos, inclusive para uso dos telefones ramais fixos
disponíveis na sala;
o INTERNET SEM FIO: No ato do Check-in a EMBARCADA deverá solicitar
informações sobre nome de da rede sem fio e senha para uso da conexão
à internet disponível no ESCRITÓRIO SP;
o CHECK-OUT: Ao final de cada diária de uso do ESCRITÓRIO SP, a
EMBARCADA deverá OBRIGATORIAMENTE fazer seu check-out na
recepção e atendimento administrativo do OPERADOR SP, na sala 1702;
1. Caso alguma EMBARCADA saia depois do horário de atendimento do
OPERADOR IMOBILIÁRIO, a mesma deverá fazer o check-out no dia
seguinte;
2. Caso alguma EMBARCADA saia depois do horário de atendimento do
OPERADOR IMOBILIÁRIO, e a mesma não retornará para o
ESCRITÓRIO SP, ficará obrigada a realizar o cheque-out em Recife,
diretamente com o SOFTEX RECIFE.
o DEVOLUÇÃO DA CHAVE: Ao final de cada diária de uso, a última
EMBARCADA a deixar a sala deverá devolver a chave do ESCRITÓRIO
SP na recepção e atendimento administrativo do OPERADOR SP, na sala
1702;
1. Caso alguma EMBARCADA saia depois do horário de atendimento do
OPERADOR IMOBILIÁRIO, a mesma deverá devolver a chave no dia
seguinte as 08:00 da manhã;
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2. Caso alguma EMBARCADA saia depois do horário de atendimento do
OPERADOR IMOBILIÁRIO, e a mesma não retornará para o
ESCRITÓRIO SP, ficará obrigada a devolver a chave na sede do
SOFTEX RECIFE.
o PAGAMENTO SERVIÇOS EXTRAS: No ato do Check-out caberá a
EMBARCADA arcar com os custos cobrados pelos SERVIÇOS EXTRAS
prestados pelo OPERADOR SP;
o HORÁRIO DE ATENDIMENTO:
1. A sala estará disponível 24 horas por sete dias da semana;
2. O atendimento pelo OPERADOR IMOBILIÁRIO será efetuado de 2ª a
6ª feira, em horário das 8:00h às 20:00h, e sábados em horário das
08:00h às 12:00h, exceto feriados;
3. O Acesso à portaria do Conjunto Nacional fora do horário comercial,
só ocorrerá mediante autorização prévia, com antecedência mínima
de 72h (em dias úteis)
o MESA DE REUNIÃO COMPARTILHADA: Para cada reserva diária de uso
de, no mínimo, 01 PONTO DE TRABALHO, a EMBARCADA poderá
solicitar, desde que haja disponibilidade, reserva de meia diária (Turno da
Manhã e Turno da Tarde) de uso da mesa de reunião para 04 pessoas,
combinada com o uso da TV LED de 32”, sem custo adicional;
o MESA DE REUNIÃO: As reservas para uso da mesa de reunião deverão
ser respeitadas pelos usuários dos PONTOS DE TRABALHO individuais,
nos dias e momentos em que mais de uma EMBARCADA esteja
compartilhando os serviços do ESCRITÓRIO SP;
o USO DAS ÁREAS EXTERNAS: Não são permitidas reuniões, ligações em
celulares ou discussões de qualquer tipo, tratando de assuntos ou negócios
das EMBARCADAS, nas áreas externas ao ESCRITÓRIO SP, quais sejam
nos corredores de circulação, nas salas de espera, nos saguões do edifício
ou elevadores.
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o LIMITES DAS RESERVAS: São considerados limites de reservas e uso
para cada EMBARCADA:
1. No
máximo
02
pontos
de
trabalho
poderão
ser
utilizados
simultaneamente, por uma mesma EMBARCADA, num mesmo dia;
2. No máximo 05 dias consecutivos poderão ser utilizados, por uma
mesma EMBARCADA, independente do número de pontos de
trabalho ocupados em cada dia;
3. No máximo 10 dias a cada mês poderão ser utilizados, por uma
mesma EMBARCADA, independente do número de pontos de
trabalho ocupados em cada dia;
o TARIFAÇÃO TELEFÔNICA: A tarifação telefônica de ligações efetuadas a
partir do ESCRITÓRIO SP não esta incluída no SERVIÇO PADRÃO
oferecido
e
será
cobrada
diretamente
pelo
OPERADOR
SP
da
EMBARCADA, no ato do check-out;
o REGISTRO DE ENDEREÇO: AS EMBARCADAS não poderão utilizar o
endereço do ESCRITÓRIO SP como seu endereço filial, comercial ou
fiscal.
o REGISTRO DE ENDEREÇO: Caso uma EMBARCADA tenha interesse em
dispor de endereço filial, comercial ou fiscal, a OPERADORA SP poderá
ser consultada e prover estes serviços diretamente.
SERVIÇOS EXTRAS – INFORMAÇÕES GERAIS
o RESERVAS: As reservas para uso dos SERVIÇOS EXTRAS (detalhes a
seguir), facilidades adicionais agregados ao uso do ESRITÓRIO SP,
deverão ser realizadas diretamente junto ao OPERADOR SP, através do
(telefone 11 3373-7505 / e-mail [email protected] / pessoa: Sr.
Leonardo) no horário das 9:00h às 17:00h, em dias úteis;
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o CUSTOS EXTRAS: Os SERVIÇOS EXTRAS tem custos que deverão ser
arcados pelas EMBARCADAS de acordo com regras específicas do
OPERADOR SP;
o ATENDIMENTO: O OPERADOR SP está localizado na cidade de São
Paulo–SP, com endereço à Av. Paulista, 2.073, sala 1702, 17º andar, torre
HORSA II, no mesmo pavimento onde se encontra o ESCRITÓRIO SP.
o REGRAS DE RESERVA: São regras gerais para reservas de SERVIÇOS
EXTRAS e das salas e equipamentos associados a estes serviços:
1. TABELA DE SERVIÇOS E PREÇOS: A solicitação de reserva de
SERVIÇOS EXTRAS estará sempre condicionada à tabela serviços e
respectivos preços do OPERADOR SP (ANEXO 1);
2. RESERVAS NOTURNAS: Reservas de salas com início em 1/2 hora
quebrada, somente serão aceitas a partir das 9:30hs, sendo que o
período reservado, sempre será no mínimo de 1h.
3. RESERVAS
EM
FIM
DE
SEMANA:
Reservas
em
períodos
extraordinários (semana após as 22hs e sábados após as 12hs) terão
acréscimo de 50% sobre o valor da tabela do operador. Domingos e
feriados terão acréscimo de 100% sobre valor da tabela do operador.
4. POLÍTICA DO OPERADOR SP: Para os SERVIÇOS EXTRAS, as
regras próprias do OPERADOR SP prevalecerão sobre estas, assim
como as mesmas podem ser alteradas por este, segundo seus
critérios e a qualquer tempo;
5. ANTECEDÊNCIA
DAS
RESERVAS:
As
reservas
junto
ao
OPERADOR SP deverão ser realizadas com no mínimo 72h (em dias
úteis) de antecedência em relação à data de uso do SERVIÇO
EXTRA pretendido;
6. DISPONIBILIDADE: As reservas junto ao OPERADOR SP, para os
SERVIÇOS EXTRAS, estarão sujeitas a disponibilidade;
7. USUÁRIOS: Os critérios para possíveis usuários e reserva dos
SERVIÇOS EXTRAS, seguem as regras e critérios específicos do
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OPERADOR SP, inclusive a tabela de custos praticados para estes
serviços.
8. TARIFAS DE TELEFONIA: A empresa pagará pelas ligações e pelas
transferências de chamadas realizadas nas salas oferecidas como
SERVIÇOS EXTRAS, tais quais minutos de tarifas locais, regionais,
celulares, DDD e DDI, registrados em Software de tarifação no valor
indicado na tabela de preços do operador.
9. SINAL DA RESERVA: Garantia de reserva de serviços extras:
Pagamento de 50% dos valores previstos, diretamente com o
operador, na data da reserva do serviço.
10. CONFIRMAÇÃO DA RESERVA: Em interesse duplo de reservas, o
primeiro interessado deverá efetuar depósito de 100% do valor para
garantia do uso, ou perderá a data para o segundo interessado que
também deverá efetuar o pagamento integral.
11. PRÉ-RESERVAS: Pré-reservas deverão ser confirmadas até 10 dias
úteis antes da data do evento, para clientes contratuais e 15 dias para
clientes eventuais.
12. SALDO DA RESERVA: O saldo devedor (50%) será pago em espécie
ou
transferência
bancária
confirmada,
no
início
do
evento,
diretamente com o operador.
13. FORMA DE PAGAMENTO: Os pagamentos deverão ser efetuados
em espécie, pelo contratante ou de seu representante legal.
14. CHEQUES: Pagamentos ou depósitos efetuados em cheques terão
validade para o bloqueio de serviços extras, somente após a
compensação do cheque.
15. CHEQUES DE TERCEIRO: Não serão aceitos cheques de terceiros
ou cheques pré-datados.
16. PERÍODO DE USO: Períodos eventuais (part-time) gozarão de
descontos proporcionais de acordo com a quantidade utilizada,
segundo critérios específicos do OPERADOR SP;
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17. USO ADICIONAL: As reservas de salas serão contadas a partir do
horário de abertura da sala e cobradas sempre pelas horas inteiras do
período reservado acrescidas efetivamente utilizadas a mais;
18. CUSTO ADICIONAL: Reservas que ultrapassarem mais de 10mim e
até 40mim do horário reservado, serão cobradas com (½) meia hora
adicional e acima de 40minutos serão cobradas com 01 hora
adicional.
19. POLÍTICA DE DEVOLUÇÃO: Reservas confirmadas e canceladas
perderão o direito a devolução do sinal.
Comunicados de
cancelamento ou alterações de reservas, datas ou tipo de salas, em
prazo inferior ou igual há 03 dias útil anteriores ao dia do evento,
serão cobrados nos valores totais.
20. INÍCIO DO USO: Será cobrado o tempo de sala para configurações
gerais e/ou para acomodação de pessoal participante antes do evento
recomendando-se 01 hora antecipada.
21. TEMPO DE USO: O operador não se responsabilizará por perdas de
tempo dentro do horário reservado.
22. SOLICITAÇÃO DE EQUIPAMENTOS: Equipamentos deverão ser
confirmados com no mínimo uma semana de antecedência.
Solicitações imediatas estarão sujeitas a disponibilidade dos recursos.
23. TAXA DE EQUIPAMENTOS EXTERNOS: A instalação de tela de
projeção pelo cliente e/ou uso de equipamento próprio será cobrada a
taxa de R$ 30,00.
24. TAXA DE COFFE-BREACKS EXTERNOS: Coffee-breaks trazidos
pelo cliente será cobrada taxa de limpeza de R$ 30,00 por coffeebreak.
25. PARTICIPANTES DE COFFE-BREACK: A contratante deverá
informar o nº de participantes para os coffee-breaks, com no mínimo
de 48 h de antecedência e sendo que estes serão sempre cobrado
pelo número de participantes pré-estabelecidos e/ou excedentes.
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26. COFFE-BREACKS
ESPECIAIS:
Coffee-breaks
especiais
estão
sujeitos à aprovação prévia por parte da do operador.
27. Eventos ou reuniões com 04 ou mais participantes que se servirem
dos coffee-breaks das recepções, será cobrado o valor de coffeebreak por participante.
28. REFEIÇÕES NAS SALAS: É terminantemente proibido consumir
qualquer tipo de alimento no interior das salas locadas, que não
sejam os espaços designados pelo operador, para esta finalidade.
29. RESTRIÇÃO AO FUMO: Conforme lei estadual é terminantemente
proibido fumar no interior das salas ou do edifício, devendo ser
utilizada a área definida para esta finalidade, localizada no térreo do
edifício.
30. LIMITE DE CAPACIDADE DE EVENTOS: Anúncios e divulgações do
local para reuniões abertas, entrevistas, seleção de R.H, dinâmica de
grupos ou qualquer outro tipo de evento que gere acumulo de
pessoas, deverão ser previamente aprovados pelo operador.
31. INÍCIO DE USO DAS SALAS: Acúmulo acima de 05 pessoas na
recepção ou no saguão do edifício acarretará na abertura de sala
adicional adequada, sendo cobradas as horas de uso da empresa
responsável.
DAS SANÇÕES
o DECLARAÇÃO
DE
CONHECIMENHO:
as
empresas
usuárias
EMBARCADAS, e seus representantes ou colaboradores, declaram
conhecer as regras Política de Reservas e uso do ESCRITÓRIO SP;
o IMPEDIMENTO DE USO: As empresas que não cumprirem as regras desta
Política de Reservas e uso não poderão mais utilizar o escritório de São
Paulo do Porto Digital.
o PERDA DA CHAVE: A EMBARCADA pagará uma taxa de R$20,00 (vinte
reais) para repor a chave perdida.
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