SAP-DocuSign Signer Guide
(Document Version: May 22)
Guia do Signatário SAP – DocuSign
Índice
1.
Guia do Signatário SAP – DocuSign® ........................................................................................................... 2
2.
Receber uma notificação por e-mail ............................................................................................................... 2
3.
Assinar o documento ...................................................................................................................................... 3
4.
Outras opções ................................................................................................................................................. 4
4.1
Terminar mais tarde ............................................................................................................................... 4
4.2
Imprimir, assinar, digitalizar e carregar ................................................................................................. 5
4.3
Atribuir a outra pessoa ........................................................................................................................... 6
4.4
Recusar a assinatura............................................................................................................................... 7
5.
Transferir ou imprimir todos os documentos.................................................................................................. 8
6.
Carregar uma assinatura digitalizada ou fotografada ..................................................................................... 8
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1.
Guia do Signatário SAP – DocuSign®
Este guia fornece informações sobre como assinar electronicamente um documento utilizando o
Serviço DocuSign®. A assinatura electrónica oferece-lhe um método rápido, fácil e seguro para
receber, assinar e devolver documentos de um remetente, sem necessidade de presença física
ou de envio constante de documentos de um lado para o outro. Para obter mais informações,
visite o Portal de Suporte DocuSign® Support (www.docusign.com).
Recomendamos que grave o Contrato definitivo assinado com DocuSign sempre em conjunto com o
Resumo DocuSign
na sua unidade local ou sistema de gestão de contratos.
2.
Receber uma notificação por e-mail
Este processo é iniciado ao receber um e-mail a solicitar que assine electronicamente um
documento. O e-mail é enviado por DocuSign® ( [email protected]) em nome da SAP e contém
uma mensagem do remetente e um link para abrir um envelope electrónico que contém o
documento.
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Depois de abrir o e-mail, clique em Rever documentos para aceder aos documentos. É aberta uma
nova janela do browser que efectua a ligação à página Web segura DocuSign® Online Signing
Service.
3.
Assinar o documento
Clique no botão
no canto superior direito do ecrã para abrir a primeira página do
documento. Depois de rever todo o documento, clique no marcador Assinar
adicionar a sua assinatura.
para
Nota: alguns campos, por exemplo, os campos Data da assinatura, são preenchidos
automaticamente com base nas informações de que o sistema dispõe. Esta informação não
pode ser alterada ou modificada.
Se esta for a sua primeira experiência a assinar com DocuSign, ser-lhe-á pedido para Adoptar a sua
assinatura quando clica num marcador Assinar. Verifique se o seu nome e iniciais estão correctos.
Se não estiverem, altere-os conforme necessário. Existem 4 opões para adoptar uma assinatura:




Clique em Adoptar e assinar para aceitar a assinatura e iniciais padrão e prosseguir para a etapa
seguinte.
Clique em Mudar o estilo e seleccione um script pré-formatado diferente, fornecido por
DocuSign.
Clique em Desenhar: desenhe a sua assinatura e iniciais, utilizando o rato ou o seu dedo num
ecrã táctil.
Também é possível carregar uma assinatura digitalizada ou fotografada. No entanto, esta
opção
está limitada apenas a signatários com uma conta DocuSign®. (Consulte as instruções na
secção 6.)
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Depois de concluir a adição de informação em todos os marcadores necessários no documento, clique
no botão
no canto inferior direito do ecrã. É exibida uma janela de pop-up, que indica
que concluiu o processo de assinatura e que pode inscrever-se para uma conta DocuSign® gratuita e
gravar o documento na sua conta. Também pode carregar a sua assinatura personalizada se optar por
criar uma conta de signatário.
Quando todos os documentos do envelope estiverem concluídos, receberá um e -mail a
confirmar que todas as partes concluíram o processo de assinatura do documento, com uma
cópia anexada do PDF do documento concluído e um resumo que indica o Certificado de
Conclusão, o Controlo de Registos e os Eventos de Signatário.
4.
Outras opções
Depois de rever o documento, se clicar no botão OUTRAS ACÇÕES no canto superior direito do
ecrã, terá acesso a várias outras opções que poderá realizar no documento:
4.1
Terminar mais tarde
Esta opção permite que assine mais tarde, se ainda não estiver pronto para assinar o documento.
Pode voltar ao documento mais tarde, utilizando o link incluído na notificação por e-mail. Se tiver
uma configuração de conta de signatário, também encontraria os seus envelopes no DocuSign®.
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4.2
Imprimir, assinar, digitalizar e carregar
Esta opção permite-lhe assinar em papel, caso não o queira fazer de forma electrónica.
a. Se clicar em Imprimir e assinar, será exibida uma nova janela de pop-up, onde lhe será
perguntado se quer devolver os documentos assinados mediante Carregar ou por Fax.
b. Seleccione uma das opções e clique em Continuar. É exibida a janela seguinte.
c. Clique no botão TRANSFERIR para transferir o documento e gravá-lo na sua unidade local.
Depois, imprima, assine e digitalize o documento para DocuSign quando estiver pronto.
Clique em DEVOLVER DOCUMENTO quando estiver pronto. É exibida a janela seguinte.
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d. Por fim, clique em CARREGAR UM FICHEIRO e em CONCLUIR.
Nota:se tiver transferido um documento mas quiser carregá-lo para DocuSign mais tarde, pode
reabrir o documento clicando em “Rever documento” na notificação por e-mail na sua caixa de
entrada.
4.3
Atribuir a outra pessoa
Esta opção permite enviar o documento a outra pessoa para que ela o assine.
a. Clique em Atribuir a outra pessoa; é exibida uma nova janela pop-up. Insira o nome e o
endereço de e-mail do novo signatário, assim como uma mensagem para o criador do
envelope a explicar o motivo para a mudança da responsabilidade de assinatura.
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b. Verá uma nova janela que indica que a responsabilidade de assinatura foi alterada
e será adicionado como destinatário com conhecimento do envelope. Clique em
Sair.
c. O novo signatário receberá uma notificação por e-mail que indica que lhe
reatribuiu o envelope.
d. O criador do envelope receberá uma notificação por e-mail sobre a mudança do
signatário. O signatário recém-atribuído assina o documento como habitualmente e
será enviada para si uma cópia quando todas as partes tiverem concluído o processo
de assinatura.
Nota: se quiser reatribuir a sua responsabilidade de assinatura, utilize a opção fornecida no
DocuSign e clique no botão “Atribuir a outra pessoa” em “Outras acções”. Não deve
encaminhar a sua notificação por e-mail ou permitir que outra pessoa aceda à sua caixa de
entrada do e-mail para assinar o contrato. Isso pode ter como consequência que outra pessoa
poderia assinar com as suas credenciais, sem que essa alteração fosse visível no
contrato/resumo assinado por DocuSign.
4.4
Recusar a assinatura
Esta opção permite-lhe anular o documento e torná-lo inacessível a outros signatários, ou solicitar
alterações ao documento, enviando directamente o seu pedido ao remetente.
Nota: recomendamos vivamente que contacte o remetente antes de anular um documento, pois
essa acção originará que toda a transacção seja fechada e resultará no atraso da transacção, uma
vez que todas as etapas de assinatura anteriores são canceladas.
a. Clique em Recusar a assinatura; é exibida uma nova janela.
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b. Clique em Continuar para anular o documento; clique em Terminar mais tarde para
solicitar alterações; clique em Cancelar para voltar ao documento.
5.
Transferir ou imprimir todos os documentos
Se quiser transferir ou imprimir todos os documentos no envelope:
6.

Clique no ícone
para imprimir todos os documentos.

Clique no ícone
PDFs separados.
para transferir todos os documentos num PDF combinado ou em
Carregar uma assinatura digitalizada ou fotografada
(Só para signatários com uma licença DocuSign® ou com uma conta de signatário)
a. No domicílio DocuSign, clique no botão “Editar” no seu cartão de identificação DocuSign.
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b. Isso fará com que aceda ao ecrã “Gerir identidade”. Clique em “Editar”.
c. É exibida a página “Gerir assinaturas”. Pode adicionar uma nova assinatura ou editar uma
assinatura existente. Clique em “Editar”.
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d. Na parte superior do ecrã seguinte, tem a opção para “carregar” uma assinatura
digitalizada. Clique no botão “Carregar”.
e. Verá que a caixa da assinatura está destacada por um quadrado amarelo. Clique no botão
“Procurar” para seleccionar o ficheiro da imagem digitalizada ou fotografada da sua
assinatura.
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f.
Após alguns segundos, a sua assinatura digitalizada ou fotografada aparecerá na caixa de
assinatura. Outro quadrado amarelo será destacado em volta da caixa das iniciais. Clique no
botão “Procurar” para seleccionar o ficheiro da imagem digitalizada ou fotografada das suas
iniciais. Quando tiver terminado, clique no botão “Adoptar” para adoptar as imagens
digitalizadas ou fotografadas como a sua assinatura DocuSign.
g. Então, será redireccionado para um ecrã que mostra a sua nova assinatura e iniciais.
Clique em “Concluído” para completar o processo de definição de assinatura.
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