Exelon Corporation
Utilidades Públicas
Estudo de caso
Ajudando a Exelon na redução dos
custos todos os anos com a melhora
da eficiência e da sustentabilidade.
“A Xerox está trabalhando em um
número de áreas para nos ajudar a
sermos uma empresa mais eficiente.”
– Joseph Lasky,
Vice-Presidente,
IT Infrastructure and Operations,
Exelon
Histórico
O desafio
Uma divisão importante da Exelon, uma
das companhias de energia líderes do país,
enfrentou um desafio comum hoje em dia
a várias empresas. Ela desejava obter mais
controle sobre sua extensa infraestrutura de
escritório, reduzir os custos e ser mais benéfica
para o meio ambiente.
A divisão tinha mais de 2.700 dispositivos de
documento de 35 fabricantes no ambiente
de escritório. O agendamento de serviços e
suprimentos era demorado. Além disso, os
líderes da divisão não tinham facilidade para
calcular e controlar os custos totais, já que as
decisões de compra não eram centralizadas.
Em 2003, a Exelon se comprometeu
voluntariamente com a meta de redução das
emissões do programa Climate Leaders da
EPA. Com o programa Exelon 2020 lançado
em 2008, a família Exelon de empresas traçou
um curso para ter um futuro de índice baixo de
carbono. O plano líder de indústria tem o intuito
de reduzir por volta de 2020 as emissões de
gases de efeito estufa em mais de 15 milhões
de toneladas.
Então eles decidiram tratar da situação de
forma que pudessem melhorar a eficiência e
reduzir os custos. Mas os líderes concluíram
que não tinham internamente a especialidade
em gerenciamento de documentos para
analisar a infraestrutura e desenvolver um
plano de otimização eficaz. Assim, chamaram
especialistas da Xerox para realizarem uma
Avaliação de documentos de escritório (ODA Office Document Assessment) detalhada com
base na metodologia Lean Six Sigma.
Foi a primeira etapa no desenvolvimento de
uma parceria estratégica de longo prazo, que
ajudaria a Exelon a concretizar economias
substanciais, melhorar a abordagem de
sustentabilidade e transformar os principais
processos de negócio na empresa.
Otimização do escritório.
Transformação dos processos de negócios.
A solução
Os resultados
Analisamos com cuidado a necessidade de
serviços de documento da divisão e avaliamos
todos os custos em equipamentos, serviços,
suporte e suprimentos.
O projeto de otimização inicial reduziu em 80%
o número total de dispositivos de documentos
no ambiente de escritório da divisão. Ele
também racionalizou o número de modelos
e melhorou a taxa crucial de empregado por
dispositivo para aproximadamente 12:1.
Os resultados dessa análise revelaram uma
grande oportunidade de melhoria.
A taxa geral de empregado por dispositivo
indicava ineficiência na alocação dos
equipamentos de escritório.
Além disso, alguns dispositivos de documento
no ambiente de escritório não forneciam os
recursos avançados de digitalização necessários
para os fluxos de trabalho digitais altamente
eficientes.
Após uma análise cuidadosa das descobertas
da ODA, começamos a trabalhar de perto
com o cliente para desenvolver um plano
de otimização eficaz, projetado para reduzir
custos, melhorar a eficiência e a produtividade
e diminuir o impacto da divisão no meio
ambiente. Um componente importante do
plano consistia na substituição de dispositivos
antigos e ineficientes por modernos sistemas
multifuncionais em rede.
Após a implementação bem sucedida,
ajudamos outras divisões da Exelon a avaliarem
e otimizarem as infraestruturas de escritório.
Então fornecemos serviços de gerenciamento
abrangentes com base na terceirização.
Esses serviços na empresa inteira abarcavam
equipamentos, suporte ao usuário final e uma
abordagem proativa para a manutenção no
local e suprimentos.
Também desenvolvemos uma série de soluções
inovadoras para melhorar os principais
processos de negócio orientados a documentos
em Contas a pagar, no departamento jurídico e
em outras áreas operacionais.
Os ganhos na eficiência ajudaram a divisão a
economizar aproximadamente 20% no primeiro
ano, com reduções adicionais de gastos
provenientes das melhorias contínuas ano
após ano.
Após a introdução na empresa inteira do
processo de otimização de escritórios, a Exelon
reduziu em 48% os custos gerais de serviços de
documento por empregado—outra importante
medição de eficiência baseada na metodologia
Lean Six Sigma.
Com melhorias na qualidade dos dispositivos
de documentos, serviço e suporte, o cliente
também aumentou o tempo em operação dos
equipamentos em 98%.
Além disso, o esforço de otimização dos
escritórios da empresa contribuiu com grande
importância para o programa ambicioso de
sustentabilidade corporativa da Exelon.
• A instalação de sistemas multifuncionais
avançados equipados com recursos de
digitalização ajudou a empresa a aumentar
o uso de documentos digitais e reduzir o
consumo de papel.
• O amplo uso de tecnologia eficiente em
termos de energia reduziu as emissões de gás
com efeito estufa e o consumo de energia.
• Práticas ecológicas inteligentes de escritório,
como a impressão em frente e verso e a
reciclagem de cartucho de toner, também
contribuíram para a empresa diminuir o
impacto sobre o meio ambiente.
Outra melhoria de processo para a divisão
nuclear altamente regulada ajudou a acelerar
a integração de contratados externos,
economizando para a Exelon consideráveis
dólares por ano.
Sobre os Serviços Xerox. A Xerox Corporation é líder mundial no processo de negócios,
tecnologia da informação e serviços de terceirização de documentos. Nossa combinação
exclusiva de especialidade industrial e capacidades de fornecimento global ajuda você a reduzir
custos, simplificar processos operacionais e aumentar a receita e ao mesmo tempo libera o
caminho para que você se concentre no que faz de melhor: o seu verdadeiro negócio.
Para obter mais informações sobre como ajudamos empresas de energia e utilidades,
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nos Estados Unidos e/ou em outros países. 06/12 D233
Resumo do estudo de caso
O desafio
• Taxa de empregado por dispositivo
ineficiente
• Processos de negócios demorados
• Necessidade de melhorias em
sustentabilidade
A solução
• Avaliação de documentos de escritório
com base em Lean Six Sigma
• Plano abrangente de otimização de
escritório
• Sistemas multifuncionais em rede com
recursos avançados de digitalização
• Gerenciamento proativo de
manutenção, serviços e suprimentos
• Transformação do processo de negócio
com base em fluxos de trabalho de
documentos digitais
• Tecnologia eficiente em termos de
energia e práticas de documento mais
ecológicas
Os resultados
• 80% de redução dos dispositivos de
documentos
• 48% de redução na empresa do custo
por empregado
• 98% de tempo em operação dos
equipamentos
• Processos de negócios mais rápidos e
eficientes
• Economia anual considerável
• Eliminação de 55 toneladas de gases de
efeito estufa
• Conservação de 727 milhões de BTUs
• Consumo reduzido de papel