Treinamento Sistema Imobilis – Módulo II
Imobilis – Módulo II
Preparação de recibos
Recibos> Reajuste
Informe o mês para que o sistema verifique
de acordo com o cadastro, quais são os
contratos que serão reajustados.
Maior índice p/ reajuste – Para os
inquilinos que possuem no cadastro o índice
correspondente à zero, preencha o campo em
questão e o sistema irá atualizar os inquilinos
de índice zero de acordo com o informado.
Botão Verificar Atrasados – Exibe relatório
com os contratos que ainda não foram
reajustados.
Clique no botão “Continuar”
reajuste.
para gerar o
Serão listados os contratos com data de
reajuste dentro do período informado.
Utilize os botões na parte inferior da tela:
Marcar – Seleciona os contratos para
participarem do processamento do reajuste.
Marcar todos – Seleciona todos os contratos
que estão na tela.
Editar valor – Abrirá a tela ao lado, para que o valor seja alterado.
Abrir Cadastro – Abrirá o cadastro do inquilino com dados da locação.
Cartas Aviso – Abrirá a tela ao lado para ser gerada a carta.
Data da Carta – Informe à data que constará na carta.
Arquivo – Nesse campo será selecionado o
arquivo contendo o texto da carta.
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A carta deverá ser redigida utilizando as variáveis do sistema, clicando no
botão ”?” será aberta a tela abaixo com a legenda das variáveis.
As variáveis deverão ser colocadas no espaço a ser preenchido
automaticamente pelo sistema, por exemplo.
São Paulo, <%dia%> de <%mes%> de <%ano%>.
Desta forma ao imprimir a carta o sistema preencherá:
São Paulo, 10 de setembro de 2012.
De acordo com as variáveis utilizadas o sistema irá preencher as
informações necessárias para compor a carta.
Ao fazer o texto uma única vez, o mesmo poderá ser utilizado nos próximos meses.
Botão Relatório – Imprime relatório contendo os reajustes a serem processados. Esse relatório não poderá ser
impresso após o processamento do reajuste, aconselhamos que o mesmo seja impresso antes de clicar no botão
processar.
Ao processar o reajuste, o sistema atualizara automaticamente o valor do aluguel no cadastro do inquilino.
Recibos> Geração de Lançamentos
Nessa tela serão feitos os lançamentos avulsos a serem inclusos nos recibos dos inquilinos.
Aqui poderão ser feitos lançamentos parcelados com vencimentos mensais. Lembrando que o aluguel de cada inquilino
é lançado automaticamente pelo sistema.
Os lançamentos podem ser lançados de forma individual ou por filtragem, veremos a seguir.
Competência – Informe mês e ano do lançamento.
Conta – Clique no botão de pesquisa para selecionar
a conta do plano de contas a ser feito o lançamento.
Referência – Informe o histórico o qual se refere à
cobrança.
Valor – Informe o valor da cobrança
Qtde de meses – Coloque o numero de parcela que
esse valor será lançado, em caso de mais de uma
parcela selecione o “Tipo do histórico” para completar
o histórico da cobrança.
Por Filtragem
Utilizando a opção “por filtragem” o lançamento será feito para
todos os inquilinos que foram selecionados para participar da
“Geração de lançamentos” (opção marcada no cadastro do
inquilino).
As outras opções “Tipo de correspondência” também podem
ser utilizadas para essa filtragem, nesse caso o sistema
vai selecionar os inquilinos de acordo a opção de
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correspondência do cadastro (correio, administração ou mãos).
Por Inquilino
Esse lançamento será feito para o inquilino selecionado, clique no botão de pesquisa para procurar o inquilino
correspondente.
Ao clicar no botão “Processar” serão listados todos
os inquilinos selecionados.
Clique no botão “Gravar”.
Recibos> Relatório de Lançamentos
Informe a competência e / ou uma faixa de inquilinos para gerar
o relatório.
Observação: Caso você queira conferir todos os lançamentos já
realizados para um determinado inquilino, não preencha o
campo “competência”, preencha apenas um inquilino para
imprimir um relatório individual contendo todos os lançamentos.
Recibos> Manutenção de Lançamentos
Nessa tela você poderá realizar alterações
dos lançamentos já realizados ou novos
lançamentos.
Informe o código do inquilino
competência correspondente.
e
a
Utilize os botões “Adicionar”, “Editar” e
“Remover” para ser feita a ação. Ao terminar
e gravar o processo de um lançamento utilize
o botão “terminado” para limpar a tela e
continuar a fazer lançamentos para outro
inquilino.
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Quando o inquilino já tem lançamentos para o período informado, os mesmos serão listados na tela.
Selecione o lançamento a ser editado e clique no botão “editar”, será aberta a tela de edição. Ao terminar a alteração,
clique no botão “gravar”.
Para incluir novo lançamento, clique no
botão “adicionar” para ser aberta a tela ao
lado.
Informe a conta do plano de contas, a
referência e o valor da cobrança.
Clique em “Gravar”.
No fim de todo o processo, clique no botão
“Terminado” para iniciar o processo com
outro inquilino.
Recibos> Exclusão de Lançamentos
Nessa tela poderão ser excluídos lançamentos individuais
ou lançamentos de determinada faixa de inquilinos.
Informando somente a competência, serão excluídos todos
os lançamentos de todos os inquilinos até a data informada.
Acrescentando o código reduzido, serão excluídos todos os
lançamentos que utilizaram esse código.
Para excluir lançamentos de somente um inquilino, informe
o código do inquilino e o código reduzido.
Observação
–
Qualquer
opção
selecionada
será
considerada para exclusão de todos os lançamentos já
gravados até o período informado.
Caso queira excluir um lançamento específico, utilize a tela
anterior “manutenção de lançamentos”.
Recibos > Controle de Carnê
Nessa tela o usuário tem a possibilidade de gerar os boletos em forma de carnê, facilitando o controle e garantindo
facilidade ao gerar os boletos de IPTU por exemplo.
Para realizar consultas do carnê de IPTU basta preencher o
código do imóvel ou inscrição imobiliária - Informe o
código do imóvel que serão gerados os carnês.
Em caso de carnês já gerados, os mesmos serão listados e
poderão ser editados, clicando no botão “Editar Carnê”.
Para gerar novos carnês, clique no botão “Novo Carnê”.
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Aba Carnê Recebimento
Título do Carnê – Informe ao que refere-se o carnê.
Conta – Selecione a conta do plano de contas para ser feito
o lançamento.
Valor da parcela – Informe o valor da cobrança, em caso
de parcelamento coloque o valor individual de cada parcela.
Histórico – Descreva o histórico que deverá constar na
impressão dos carnês.
Quantidade de parcelas – Informe o número total de
parcelas.
Parcela inicial –– Informe o número da parcela atual, ou seja, se for o primeiro pagamento informe “1”. Caso essa
cobrança seja antiga, e está sendo lançado nesse sistema após os primeiros pagamentos, informe a parcela atual
corresponde, por exemplo, se a próxima cobrança for da parcela 4/8, informe “4”.
Vencto parcela inicial – Informe o vencimento da parcela.
Tipo de Histórico – Escolha o complemento de histórico que irá aparecer no carnê.
Preencha os campos e clique no botão “Continuar”.
Aba Parcelas
Exibe todas as parcelas do carnê em questão e
permite alterações ou exclusões.
Continuar p/ ConPag – Envia as despesas
lançadas para o módulo contas a pagar.
Aba Carnê de Pagamento
Clique no botão continuar para gerar as parcelas
no sistema Conpag.
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Aba Dados Conpag
Conta – Informe
pagamento.
a
conta
de
despesa
do
Credor e Favorecido – Informe o Credor e o
favorecido.
Selecione o “Tipo de pagamento” e “Tipo de
documento”.
Contrapartida – Corresponde ao código da conta
bancária onde será realizado o débito.
Recibos> Preparação de Recibos
Competência – Informe o mês para geração dos recibos.
Considerar inquilinos com cobrança judicial – Selecionando essa
opção o sistema irá gerar recibo para inquilinos que possuam
cobrança judicial.
Reprocessar recibos preparados – Selecione essa opção quando
houver necessidade de refazer os recibos que já foram processados.
Esse procedimento substitui os recibos da competência em questão
gerados anteriormente.
Especificar faixa de vencimento para processar – Informe a
faixa de vencimento para que o sistema gere os recibos somente da
faixa em questão. Caso o campo não seja preenchido o sistema irá
gerar os recibos de todos os inquilinos.
Especificar faixa de inquilinos para processar – Selecione a faixa
de inquilinos para geração de recibos.
Ao clicar no botão “processar” serão
listados os recibos gerados.
Os recibos poderão ser editados antes
de sua impressão, clicando no botão
“Editar Recibo”.
Para imprimir os recibos clique no
botão “imprimir os recibos”.
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Recibos> Relação de Recibo
Nessa tela o usuário tem a possibilidade de
imprimir diversos tipos de relatórios, que podem
ser filtrados por competência, faixa de
vencimento ou faixa de inquilinos.
Recibos> Manutenção de Recibo
Nessa tela poderão ser alterados os
valores dos recibos já preparados.
Código do Inquilino – Informe o
inquilino corresponde.
Selecionar por – Escolha a situação
do recibo.
Ordenado por – Selecione a opção
correspondente.
Serão listados os recibos dentro dos
filtros aplicados. Utilize os botões na
parte inferior da tela, para efetuar a
ação necessária:
Editar- Habilita os campos para
realizar as alterações dos dados do
recibo.
Imprimir recibo – Abre a tela para impressão do recibo.
Baixar Recibo – Efetuar a baixa do recibo (creditando o pagamento).
Cancelar recibo – Cancela a cobrança do inquilino.
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Recibos> Impressão de Recibo
Informe a faixa de “vencimentos” e o
“tipo de correspondência” para filtrar os
recibos.
Não considerar Recibos em aberto
até – informe a data para que o sistema
não liste os recibos devedores até a data
informada.
Carregar selecionado os inquilinos
COM ENVIO por e-mail
Ou seja, clicando nessa opção, ao
carregar os boletos, o sistema já marcará
para envio/impressão todos que estão
com a opção selecionada no cadastro de
inquilino.
Carregar selecionado os inquilinos
SEM ENVIO por e-mail
Já nessa opção, o sistema irá marcar
todos os que não estão com a opção
selecionada no cadastro de inquilino.
Tipo de correspondência – Utilize as opções de filtragem para os tipos de correspondências utilizados no cadastro
do inquilino: Correio, Administradora, mãos
Tipo de impressão – Utilize as opções de filtragem para os tipos de impressão do recibo marcados no cadastro do
inquilino, aba valores, as opções disponíveis são: local e Remessa para banco.
Para iniciar o processo de impressão clique no botão “Avançar”.
Conta bancária para impressão
dos boletos – Selecione a conta que
será utilizada para creditar os valores
dos recibos pagos.
Configure o “Local de Pagamento” e
“Mensagem” que serão impressos no
boleto.
Definir nova mensagem de multa
– O sistema possui uma mensagem de
multa
padrão,
caso
queira
personalizar a mensagem, selecione
essa opção e digite a mensagem no
campo correspondente.
Tipos de Impressão:
-
Laser – Imprime o boleto no formato padrão, na impressora local da administradora.
Laser Administradora – Modelo recibo para recebimento no local, não imprime código de barras.
Arquivo – Gera um arquivo para impressão em gráfica especializada.
E-mail – Envia todos os recibos marcados para o e-mail cadastrado do inquilino.
Remessa p/ banco registro ou impressão – Gera o arquivo para ser enviado ao banco.
Impressora:
-Modo Simples – Para impressão somente “frente” ou tipo PDF.
-Modo duplex vertical ou horizontal – Para impressão “frente e verso”.
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Recibos> Impressão de Recibo Segunda Via
Aba Opções
Indique o “local de pagamento” e a “mensagem”, a
fim de instruir o caixa e o inquilino quanto ao
pagamento do boleto.
Utilize as demais opções para configurar a impressão
do boleto. Após clique no botão “Avançar”.
Aba Seleção
Informe o código do inquilino e o recibo, as informações do
recibo serão preenchidas automaticamente.
Selecione a conta bancária para impressão do boleto.
Para editar o recibo, clique no botão na parte inferior da tela.
Para enviar via email, selecione a opção.
Ao clicar no botão “processar” será aberta a tela a seguir.
Via email
Informe o nome e o email da administradora.
No campo “Logotipo” deverá ser informado o caminho
do logotipo, solicite ao instrutor do treinamento.
Informe o “Título do Email” e clique no botão “Enviar”,
será encaminhado diretamente para o email do
cadastro.
Clicando duas vezes no email do inquilino, o campo
ficará disponível para alteração.
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Recibos> Cancelamento de Recibo
Para retornar um recibo cancelado, informe o numero do
recibo, o sistema irá preencher automaticamente as demais
informações, para confirmar clique no botão “Processar”.
Recibos> Retornar Recibo Cancelado
Para retornar o recibo cancelado, poderá ser utilizada a tela
ao lado.
Esse procedimento somente será aceito quando o inquilino
ainda não tiver sido baixado.
Ao informar o inquilino, serão listados, ao lado esquerdo da
tela, os recibos cancelados.
Selecione o recibo que retornará, e clique no botão
“Selecionar”, quando o recibo passar para o lado direito da
tela, clique no botão “processar”.
Recibos> Ficha Financeira do Inquilino
Nessa tela poderá ser visualizada a ficha
financeira do inquilino, ou seja, o histórico
de cobranças desde seu cadastro.
O filtro será
necessidade.
aplicado
conforme
sua
Selecionar por – Selecione nessa opção se
deverão listar os recibos à vencer, vencidos
ou todos.
Ordenado por – Escolha a opção da
sequencia em que eu serão listados os
recibos, pela competência, vencimento ou
valor.
Utilize os botões na parte inferior da tela,
caso queira executar algum tipo de ação
como: “Editar”, “Imprimir Recibo”, “Baixar
Recibo”, “Cancelar Recibo”.
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Recibos> Protocolo de entrega
O sistema disponibiliza a impressão de protocolo, contendo a
discriminação do recebimento, bem como alguns filtros que poderão
facilitar a impressão.
Utilize as abas, na parte superior da tela, para selecionar qual categoria
será impresso o protocolo: “Inquilino”, “Proprietário”, “Fiador” e
“Corretora”.
Poderá ser utilizado o botão “Seleção por inquilino” ou “Seleção por
faixa”.
Na seleção por inquilino o usuário deverá informar o código do inquilino
e clicar no botão “Incluir”, nessa opção poderão ser inclusos quantos
inquilinos quiser.
Na opção por faixa, o usuário irá informar o primeiro e o ultimo código
que o sistema deverá considerar para impressão, desta forma serão
listados os inquilinos que pertencerem à faixa selecionada.
Seleção de endereços:
Utilize os parâmetros para configurar a impressão do protocolo.
Referência – Digite a referência desse protocolo, poderá ser escrito um pequeno texto contendo discrições para
assinatura do recebimento.
Espécie – Especifique a que se refere esse recebimento.
Somente os ativos – Ao selecionar essa opção o sistema não irá considerar os inquilinos que já foram baixados.
Esses padrões de utilização se aplicam as demais abas da tela.
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