FEIRAS
para
quem
visita
Para consultar,
checar e guardar
Ao se preparar para visitar uma feira,
não é difícil esquecer alguma coisa
importante. Eis aqui uma lista de
tarefas básicas para tirar máximo
proveito desses eventos — antes,
durante e depois:
Para QUEM VAI visitar
ANTES
Um mês antes
O QUE
FAZEr para
APROVEITAR
MELHOR
FEIRAS
para
quem
expõe
( ) Definir com os funcionários uma
meta para a feira — a empresa precisa encontrar um novo fornecedor
para um produto específico ou apenas pesquisar lançamentos?
( ) Se a feira acontecer numa cidade
diferente da sua, procurar agências
especializadas em turismo de negó-
Para consultar,
checar e guardar
Ao se preparar para expor numa
feira, não é difícil esquecer alguma
coisa importante. Eis aqui uma lista
de tarefas básicas para tirar máximo
proveito desses eventos — antes,
durante e depois:
Para QUEM VAI EXPOR
ANTES
Um ANO antes
O QUE
FAZEr para
APROVEITAR
MELHOR
( ) Reservar o lugar do estande. Os
melhores locais (geralmente, os
corredores centrais) acabam rapidamente. Para aproveitar descontos ou
parcelar o pagamento, costuma-se
confirmar a participação logo que os
espaços começam a ser negociados
(normalmente, um ano antes)
cios para informar-se sobre possíveis
pacotes ao evento. Comparar as propostas com as eventualmente oferecidas pelos próprios organizadores
da feira. Muitos fazem parcerias com
agências locais para dar descontos
em estadias nos hotéis próximos do
local da exposição
15 dias antes
( ) Entrar no site do evento para
pesquisar sobre os expositores. O
objetivo é selecionar os que apresentam mais chances de atender à meta
estabelecida pela empresa para
aquele evento. Os principais organizadores em geral trazem a relação
das empresas que irão expor, com o
setor e região de atuação e tipos de
clientes atendidos.
( ) Anotar num caderno as perguntas
que não podem deixar de ser feitas
Três meses antes
( ) Calcular a quantidade de produtos que se pretende vender durante
os dias de feira e nos dois meses
seguintes ao evento
( ) Preparar os estoques de maneira
a ser possível atender a todos os
pedidos previstos para a feira sem
atrasos. Três meses é um prazo
razoável para pedir que os fornecedores antecipem o envio de matérias-primas e contratar mão-de-obra
extra, se necessário
( ) Preparar o material de divulgação
para o evento, como catálogos com
amostras dos produtos e folhetos,
que devem conter informações institucionais, relação dos principais clientes atendidos e dados dos produtos expostos. O material deve estar
em português e em inglês — sobretudo se o evento receber estrangeiros
aos potenciais fornecedores, como
prazo para entrega das mercadorias
ou o perfil das empresas que ele
costuma atender
Uma semana antes
( ) Escolher entre os profissionais da
equipe os que devem ir ao evento e
comunicá-los
( ) Verificar no mapa do evento a
localização no pavilhão dos fornecedores que mais interessam à empresa
e fazer uma lista com a melhor ordem
para as visitas, de forma a evitar
muito vai-e-vem
No dia
( ) Escolher um sapato confortável.
Dependendo do tamanho da feira, é
possível que o percurso total chegue
a vários quilômetros num único dia.
Esse cuidado simples não deve ser
Um mês antes
( ) Enviar um aviso da participação
da empresa na feira para os principais clientes. No convite, informar
sobre os lançamentos previstos, indicar a localização do estande e os
horários em que os donos do negócio ou os principais vendedores
estarão disponíveis para conversas
15 dias antes
( ) Buscar material de divulgação na
gráfica para evitar imprevistos e correria de última hora
( ) Providenciar materiais de escritório
como blocos, canetas, porta-cartões e
calculadoras
( ) Calcular o número de funcionários
necessários para prestar atendimento
no estande e escolher entre os profissionais os mais indicados para a função (preferencialmente, os melhores
subestimado, sobretudo pelas mulheres que não gostam de abrir mão
do salto — o mau humor para negociações decorrente de um sapato
desconfortável pode estragar o
investimento feito na feira
( ) Levar bloquinho e caneta para
anotar dados importantes dos fornecedores. Isso ajudará a selecionar
os melhores ao final do evento
( ) Separar um traje social para eventuais jantares, almoços ou happy
hours com fornecedores e outros
contatos comerciais
o final do evento. É provável que
quem não fez grandes vendas durante os dias de evento esteja mais
flexível para negociar
Anotações
DEPOIS
De uma semana
até um mês depois
( ) Quem não conseguir fechar negócios durante a feira, deve procurar os
fornecedores selecionados logo após
vendedores e aqueles com facilidade
de comunicação). Se for necessário,
contratar mão-de-obra temporária
em empresas especializadas
Uma semana antes
( ) Treinar recepcionistas e vendedores para que possam explicar
sobre os produtos e serviços aos visitantes — principalmente se forem
terceirizados ou que não participam
do dia a dia da empresa
( ) Definir uma escala para garantir
que o estande sempre tenha um
vendedor e profissional de plantão e
comunicá-la a todos
( ) Reservar um espaço de mais ou
menos 2 metros quadrados no
estande para serviços de copa e
estocagem de produtos
( ) Providenciar uma mesa com
cadeiras ou um sofá confortável para
Fontes: Brasil Trade Shows, Conceito Brazil, Daniela
Mascarenhas Cardoso, Francal Feiras, Insper, Reed
Exhibitions Alcantara Machado, Sebrae, Ubrafe
as conversas de prospecções e negociações no estande
DEPOIS
Três dias depois
( ) Enviar um e-mail de agradecimento aos clientes que compareceram no estande
( ) Junto com o agradecimento,
enviar orçamentos ou informações
aos que pediram mais dados sobre
os produtos para fechar negócio
Uma semana depois
( ) Convidar clientes prospectados
na feira para almoços, jantares ou
uma visita à fábrica
Fontes: Brasil Trade Shows, Conceito Brazil, Daniela
Mascarenhas Cardoso, Francal Feiras, Insper, Reed
Exhibitions Alcantara Machado, Sebrae, Ubrafe