Corticeira Amorim ‐ Revestimentos Solução de Workflow e Gestão Documental potencia maior eficiência e automatização de processos na Amorim Revestimentos Sumário “A automatização que permite esta solução é muito importante num contexto de
País crescimento do negócio e de complexidade da actividade, em que as exigências de
Portugal eficiência, rapidez e optimização dos processos são muito claras.” Sector Indústria de Cortiça Perfil do Cliente A Amorim Revestimentos é líder mundial na produção e distribuição de revestimentos em cortiça e cortiça com madeira. A origem da Unidade de Negócios Revestimentos remonta a 1978, com a criação da Ipocork – Indústria de Pavimentos e Decoração, S.A., uma unidade fabril destinada à produção de parquet com incorporação de cortiça. A Amorim Revestimentos, formada em Janeiro de 1996, surgiu da fusão das empresas Inacor, S.A. e Ipocork, S.A. Situação de Negócio A Amorim Revestimentos pretendia agilizar a gestão administrativa da empresa e optimizar processos de negócio. As tarefas administrativas eram realizadas com base em documentos em papel e em que a tramitação era baseada no fluxo físico de documentos. Fernando Neves, Director Financeiro da Unidade de Negócio Revestimentos da CORTICEIRA AMORIM SGPS, S.A. Remontando a sua origem a 1870, o Grupo Amorim é hoje uma das maiores, mais
empreendedoras e dinâmicas multinacionais de origem portuguesa. Líder mundial da
indústria da cortiça, o Grupo tem investido em áreas como a imobiliária, a energia, o turismo, o sector financeiro e o desenvolvimento de produtos naturais de excelência,
mantendo‐se atento e interessado em oportunidades de investimento. Integrada no Grupo, em concreto na Corticeira Amorim, surge a Amorim Revestimentos
que actua na produção e distribuição de revestimentos em cortiça e cortiça com madeira
para os mercados Europeu, Norte‐Americano e Asiático. Conta com 488 colaboradores e um volume de negócios de 78,5 milhões de euros, em 2008. Aos sistemas de informação de gestão é exigida maior sistematização, monitorização e capacidade de maximizar a integração e a automatização de processos. É também exigida
capacidade para suportar o crescimento acelerado do negócio, tendo sido identificada a Solução necessidade clara de agilização dos processos de gestão administrativa, nomeadamente Solução Informática de Workflow e Gestão Documental dos processos Contas a Pagar. www.link.pt Page | 1
Situação Tradição, qualidade e inovação Consciente deste desafio de imprimir uma pretendia uma maior sistematização, caracterizam a maior empresa nova dinâmica aos processos Contas a automatização e monitorização dos fluxos transformadora de produtos de Pagar, a Amorim Revestimentos pretendia associados ao macro‐processo Contas a cortiça do mundo, que disponibiliza uma solução que contribuísse para uma Pagar, suportando neste sistema a inúmeros produtos e soluções maior transparência, eficência e tramitação de tarefas e documentos empregando esta versátil matéria‐
optimização das tarefas. Procederam a electrónicos, por oposição à situação prima, gerando um volume de uma consulta de mercado a empresas de anterior, em que essas tarefas eram negócios superior a 440 milhões de referência na área de consultadoria em realizadas com base em documentos em tecnologias de informação e optaram pela papel e em que a tramitação é baseada no Link Consulting, pela qualidade da fluxo físico de documentos. proposta apresentada. euros em mais de cem países, contribuindo para conservação e preservação de um habitat único – o montado de sobro. Corticeira Amorim, Grupo Amorim. Ao longo da execução do macro‐processo Foi implementado o projecto de Contas a Pagar existem tarefas e automatização de processos de negócio automatismos que são realizados em transversais à empresa, especificamente o sistemas envolventes como sejam o ERP grupo de processos Contas a Pagar, que (Enterprise Resource Planning ou Sistemas engloba: Integrados de Gestão Empresarial) ou sistema de gestão de RH (Recursos a) requisição, encomenda, recepção, conferência e aprovação de facturas e pagamentos; E outros como: b) requisição e aprovação de viagens e divisas, c) manutenção de fornecedores Humanos). Este projecto está enquadrado num maior que inclui a aplicação deste tipo de conceitos de automatização de processos noutras companhias do Grupo como sejam a Amorim & Irmãos e Amorim Cork Composites. Esta solução não irá necessariamente substituir algumas (aprovação de novos fornecedores e tarefas, já suportadas em sistemas de manutenção dos existentes) informação, mas sim complementa a sua Solução Informática de Workflow e Gestão Documental Com esta solução o Grupo Amorim, do qual faz parte a Amorim Revestimentos, tramitação no contexto do processo global interligando igualmente várias tarefas ou actividades manuais, como seja o tratamento de não conformidades na recepção de bens ou serviços. www.link.pt Page | 2
“A desmaterialização dos A solução da link criou uma plataforma processos, a sua maior fluidez e para gestão e acompanhamento destes rapidez optimiza a função processos, desde o levantamento da administrativa da empresa, libertando tempo para tarefas de maior valor acrescentado”
“As soluções da Link contribuíram para uma maior transparência, eficiência do processo de compra” Financeiro da Unidade de Negócio Revestimentos da CORTICEIRA AMORIM SGPS, S.A. Integração das áreas funcionais ƒ
Melhor controlo das operações ƒ
Optimização dos processos ƒ
necessidade, encomenda, recepção de Integração dos sistemas ƒ
Redução de custos mercadoria, recepção, conferência e ƒ
Maior celeridade processual aprovação de facturas, aprovação de ƒ
Agilidade nos processos pagamentos e gestão de fornecedores. É ƒ
Possibilidade de aprovação em qualquer parte do mundo uma solução colaborativa assente numa plataforma de workflow em que os Fernando Neves, Director ƒ
colaboradores terão de responder e/ou executar tarefas no objectivo do processo. ƒ
Sempre disponivel ƒ
A formalização dos circuitos de autorização e aprovação ƒ
Sendo um objectivo do Grupo Amorim A capacidade de gestão ao nível do processo ƒ
A digitalização dos suportes físicos suportar o macro‐processo Contas a Pagar dos processos de negócio, nas três empresas mencionadas, existiu introduzindo, nos procedimentos da naturalmente um esforço de organização, formulários electrónicos uniformização dos processos das várias para a captura de dados que companhias envolvidas, com o objectivo alimentam os processos de normalizar boas práticas e preparar ƒ
operacionais e de gestão recolhidos sinergias na implementação das fases ao longo da execução do processo, subsequentes. permitindo actuação em pontos Optimização é, assim, uma palavra‐chave do investimento nesta solução. Com ela, é A obtenção de indicadores chave ƒ
A segurança de execução do processo: assegurada maior eficiência operacional e ‐ Redução do número de erros acrescido controlo das operações. operacionais, ‐ Melhor rastreio Benefícios ƒ
Maior eficiência e automatização de processos www.link.pt Page | 3