aplicação
Prática
da Administração
Farmacêutica
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
1
Instituto BULLA
(62) 3932 4140
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2
aplicação
Prática
da Administração
Farmacêutica
METODOLOGIAS ADMINISTRATIVAS PARA APERFEIÇOAR A GESTÃO DE FARMÁCIAS E DROGARIAS
Professores: Rodrigo Magalhães
Cadri Awad
abril, 2014
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
3
sumário
5
7
10
55
57
PROGRAMA DA DISCIPLINA
INTRODUÇÃO
ASPECTOS PRÁTICOS DA ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA NA FARMÁCIA OU DROGARIA
FACILITAÇÃO DA ADMINISTRAÇÃO FARMACÊUTICA: A INFORMÁTICA NA FARMÁCIA
CONCLUSÃO
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1. PROGRAMA DA DISCIPLINA
APLICAÇÃO PRÁTICA DA ADMINISTRAÇÃO
FARMACÊUTICA EM FARMÁCIAS E DROGARIAS
•
•
Ementa
•
•
•
Propostas de Metodologias e Protocolos administrativos para a gestão de
Farmácias e Drogarias.
Cuidados necessários para a abertura ou aquisição de Farmácias ou
Drogarias.
Estudo das Margens de Lucro e dos custos dos Medicamentos. Simulações
de vendas e lucros obtidos.
Critério de Avaliação
Estabelecida pela Instituição de Ensino e conforme o perfil da aula ministrada.
Bibliografia Utilizada
•
•
Objetivo Geral
•
•
Demonstrar formas e métodos para administrar Farmácias e Drogarias.
Demonstrar a Farmácia como um negócio deverá ser conduzido,
utilizando técnicas administrativas para alcançar o sucesso na profissão
Farmacêutica.
•
•
•
Objetivos específicos
•
•
•
Administração dos Principais Setores da Farmácia ou Drogaria (Financeiro,
Crediário, Estoque, Compras, Caixas, Vendas, Contabilidade).
Conhecimento das Margens de Lucro que são proporcionadas por
medicamentos e produtos em Farmácia.
Definições das principais despesas e obrigações tributárias e fiscais que
incidem na Farmácia ou Drogaria.
•
•
•
•
Conteúdo Programático
•
•
Demonstrar a distribuição dos valores originados pelas vendas da
Farmácia.
Composição de Margens de Lucro da Farmácia; Demonstração de Lucros e
Perdas (DLP); Fluxo de Caixa (FC); Demarcação das Despesas mais comuns
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em Farmácia.
Simulações com modelos propostos, de Farmácias com diversos
patamares de vendas e margens de lucro.
Formas de realizar Controles de Vendas a Crediário; Controle de Compras;
Controle de Caixa; Controle sobre as Vendas. Os Indicadores Operacionais.
5
PARENTE, Juracy. Varejo no Brasil: Gestão e Estratégia. 1(a) ed. Atlas, 2000.
ANGELO, Claudio FelWisoni, SILVEIRA, Jose Augusto e FÁVERO, Luiz Paulo.
Finanças no Varejo: Gestão Operacional. São Paulo, 3(a). ed. Saint Paul
Editora, 2006.
MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. São Paulo, 9(a). ed. Atlas, 2003.
PADOVEZE, Clóvis Luis. Introdução á Administração Financeira. São Paulo,
Thomson, 2005.
CHRISTOVÃO, Daniela e WATANABE, Marta. Guia Valor Econômico de
Tributos. São Paulo, Ed. Globo, 2002.
DRUCKER, Peter Ferdinand. Prática da Administração de Empresas. 13(a)
ed. Thompson, 2003.
FALCONI, Vicente. O Verdadeiro Poder. 1(a) ed. INDG, 2009.
Revista ABCFARMA - 56(ª) ed.ABCFARMA, 2009.
Sites Pesquisados:
www.sebraego.com.br
www.sefaz.go.gov.br
www.abcfarma.ogr.br
www.anvisa.gov.br
www.sebraesp.com.br
www.abcfarma.org.br
1. PROGRAMA DA DISCIPLINA
Curriculum dos Professores
DR. RODRIGO MAGALHÃES
DR. CADRI AWAD
email: [email protected]
email: [email protected]
FORMAÇÃO ACADÊMICA
• Farmacêutico Bioquímico formado pela Universidade Federal de Goiás.
• MBA em Gestão Avançada de Varejo Farmacêutico pela Gama Filho - RJ.
• Pós-graduação em Administração de Empresas.
• Docência de Nível Superior.
• Especialista em Manipulação Magistral Alopática e Homeopatia.
• Mestrando em Executivo de Administração de Empresas.
FORMAÇÃO ACADÊMICA
• Farmacêutico com Habilitação em Farmácia Industrial pela Faculdade de
Farmácia da Universidade Federal de Goiás.
• MBA em Gestão Avançada de Varejo Farmacêutico pela Gama Filho - RJ
• MBA Executivo em Liderança e Gestão Empresarial pelo IPOG (em
andamento).
EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL
• Atual Diretor do Instituto BULLA – Empresa especializada em Varejo
Farmacêutico que presta serviços de consultoria, capacitação e soluções
voltadas para o mercado.
• Pharma & Cia – 15 anos, onde ocupei a Diretoria Comercial da empresa.
• Integrante da Grupo de Trabalho sobre Farmácia do Conselho Federal de
Farmácia.
• Consultor de empresas e Palestrante para o Mercado Farmacêutico
• Professor das Faculdades Oswaldo Cruz nas disciplinas de Gestão de
Farmácias e Drogarias e Marketing Aplicado ao Mercado Farmacêutico.
• Coordenador da Pós-graduação em Assuntos Regulatórios com Ênfase
em Registro de Produtos - Incursos.
• Conselheiro do Conselho Regional de Farmácia de Goiás.
• Empresário, palestrante e consultor de varejo farmacêutico. Nos últimos
anos ministrou cursos, palestras e consultorias em todos os Estados da
Federação.
EXPERIÊNCIA PROFISSIONAL
• Atual diretor do Instituto BULLA (mpresa especializada em Varejo
Farmacêutico que presta serviços de consultoria, capacitação e soluções
voltadas para o mercado.
• Atual diretor e proprietário das Farmácias Cristo Redentor e Santa Fórmula
na cidade de Santa Helena de Goiás.
• Integrante da Comissão Técnica em Farmácia Comunitária do Conselho
Federal de Farmácia (CFF).
• Foi consultor técnico do SEBRAE-Go por vários anos.
• Ex-Diretor e fundador da Rede Econômica de Farmácias do Sudoeste
Goiano.
• Vasta experiência prática e teórica em Administração Farmacêutica e
Tributação Contábil para Farmácias e Drogarias.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
6
2. INTRODUÇÃO
USOS DA ADMINISTRAÇÃO FARMACÊUTICA
O item XII e XIII do art 4º da Lei nº 5.991 de 1973, define ervarnaria como
“estabelecimento que realize dispensação de plantas medicinais” e postos
de medicamentos e unidades volantes como “estabelecimento destinado
exclusivamente à venda de medicamentos industrializados em suas
embalagens originais e constantes de relação elaborada pelo órgão sanitário
federal, publicada na imprensa oficial, para atendimento a localidades
desprovidas de farmácia ou drogaria.
Desde a Revolução Industrial do século 18 e 19 sabe-se que Administrar bem
é a fórmula principal do sucesso de qualquer empreendimento. Na atividade
Farmacêutica não é diferente. Saber ou não administrar tecnicamente uma
Farmácia pode significar o sucesso ou o fracasso.
A Administração Farmacêutica utiliza as técnicas da Administração de
Empresas para aperfeiçoar a gestão da Farmácia e torná-la mais eficiente e
arrojada.
O que é Administrar?
A Administração consiste em gerência, controle e direção de empresas públicas
ou privadas, tendo como objetivo maior a produtividade e a lucratividade.
Para se chegar a isto, o administrador avalia os objetivos organizacionais e
desenvolve as estratégias necessárias para alcançá-los.1
A Administração Farmacêutica define regras, procedimentos e métodos para
cada setor da Farmácia, dentre eles, o financeiro, de estoques, de crediário, de
vendas, de caixas, etc. A Farmácia torna-se mais viável financeiramente para o
Farmacêutico/Farmacista e de melhor qualidade na prestação de serviço para a
comunidade na medida em que utiliza técnicas adequadas da Administração.
Quem administra, estuda com antecedência como vai enfrentar os problemas
e cria metodologias para cada setor envolvido.
Legislação: Definição de farmácia e drogaria
Administrar uma
empresa é o oposto de
“tocar uma empresa”...
A item X do art. 4º da Lei nº 5.991 de 1973 define farmácia – como
“estabelecimento de manipulação de fórmulas magistrais e oficinais, de
comércio de drogas, medicamentos, insumos farmacêuticos e correlatos,
compreendendo o de dispensação e o de atendimento privativo de unidade
hospitalar ou de qualquer outra equivalente de assistência médica”, e
define ainda no item XI do art. 4º da Lei nº 5.991 de 1973 a drogaria como
“estabelecimento de dispensação e comércio de drogas, medicamentos,
insumos farmacêuticos e correlatos em suas embalagens originais.
Quando se “toca uma empresa”, o empresário tem que contar com a sorte e os
acertos aleatórios. Não existem protocolos de procedimentos e nem políticas
adotadas acerca dos problemas. A sorte irá definir o sucesso.
O item XVI do art. 4º da Lei nº 5.991 de 1973, define distribuidor, representante,
importador e exportador como “empresa que exerça direta ou indiretamente
o comércio Fabricante Atacadista Varejista Consumidor atacadista de drogas,
medicamentos em suas embalagens originais, insumos farmacêuticos e de
correlatos.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
1 Fonte: Site do Conselho Regional da Administração (CRA-Go)
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2. INTRODUÇÃO
Conceitos de Administração e Gestão
Conforme a moderna Administração Empresarial , também na Farmácia as
funções do Administrador vão além de gerir o próprio negócio, também a
responsabilidade de atendimento ao cliente e as decisões administrativas.
SIGNIFICADO DA PALAVRA “ADMINISTRADOR”
Pessoa que administra dirige, governa, coordena, estabelece metodologias e
diretrizes.1
A importância da Administração Farmacêutica
A Farmácia se diferencia do mercado varejista tradicional. O seu produto
é diferente, o seu pessoal é diferente, e as suas necessidades e dificuldades
também são diferentes.
SIGNIFICADO DA PALAVRA “GESTOR”
Aquele que gere ou administra bens próprios ou alheios. Gerente, feitor.
Administrador. 2
Na prática, o papel do Farmacêutico é ser além de agente da saúde, também
um Administrador.
O Farmacêutico e Farmacista também é Administrador
Administrar bem a Farmácia, é que irá definir o sucesso profissional do
Farmacêutico/Farmacista que trabalha na Farmácia Comunitária. Para “extrair”
sua remuneração, o Farmacêutico/Farmacista necessita ser“gestor”da Farmácia.
Conseguir transformar o “conhecimento em saúde” em “remuneração digna e
ética” é o desafio.
O desafio: Transformar o conhecimento sobre saúde em valores financeiros,
como forma de sua remuneração.
Análise prática da Farmácia atual
O serviço do Farmacêutico está inserido na Margem de Lucro da Farmácia,
e portanto é dela que deverá buscar a sua remuneração. A partir desse
entendimento, podemos inferir a necessidade do Farmacêutico conhecer bem
as Margens de Lucro que regem o negócio de Farmácia.
Significado da Administração Farmacêutica
É a Administração Empresarial voltada para a Farmácia e o Farmacêutico.
Utiliza-se dos recursos e métodos utilizados para a Gestão Empresarial, em
favor da Farmácia.
Na prática atual, os descontos oferecidos comumente nas Farmácias, são
valores que seriam da remuneração do Farmacêutico pelos seus serviços. Cabe
ao Farmacêutico alterar essa realidade de forma gradativa.
Os princípios da Administração Empresarial foram incorporados na
Administração Farmacêutica, que contém especificidades para o segmento de
Farmácia.
Inicie na Farmácia sendo competitivo em preços com os concorrentes.
Intensifique os Serviços Farmacêuticos para depois, aos poucos ir retirando os
descontos ou administrando-os de forma que não sejam comprometedores
para o resultado financeiro da Farmácia. Os clientes que se beneficiam dos
Serviços Farmacêuticos deixarão de visar somente os descontos. Esta é a forma
prática de vender agregando valor no trabalho do Farmacêutico.
Aplicações de Técnicas Administrativas, permite melhorar a Gestão da
Farmácia, e tornar o empreendimento mais lucrativo e de grande sucesso
profissional para o Farmacêutico.
1 Fonte: Dicionário Aurélio
2 Fonte: Dicionário Aurélio
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2. INTRODUÇÃO
Análise prática do mercado de Varejo Farmacêutico atual
O Varejo Farmacêutico atual é focado apenas no lado Comercial puro: retira-se
os serviços e transforma-os em descontos.
Grandes redes utilizam este modelo, estruturado somente nos preços. O nicho
de mercado aparece para a pequena Farmácia justamente oferecendo Serviços
Farmacêuticos aliado a técnicas de Administração Farmacêutica: isto aumenta
a competitividade da Farmácia e o inevitável acontece: Ganha-se Mercado...
A dica é:
faça competição com
Preços com as grandes
redes de Farmácias e
capriche no que ela
tem de ponto fraco: a
Prestação de Serviços
Farmacêuticos.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
9
3.
aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
Objetivos
Num momento em que o varejo farmacêutico brasileiro atinge o auge da
sua competitividade e patamares nunca antes experimentado no passado,
a Gestão do varejo farmacêutico nunca esteve tão importante quanto na
atualidade.
Este manual tem como objetivo familiarizar o Farmacêutico com a utilização
de métodos e técnicas da Administração empresarial para que possa se ter
uma visão clara e objetiva do desempenho de sua Farmácia como empresa,
demonstrando de forma prática como realizar a Administração Financeira em
uma Farmácia Comunitária.
Os Farmacêuticos são chamados neste momento a entender e a praticar mais
profissionalmente não somente as ações de saúde que fazem parte de suas
atividades diárias, mas também os conceitos administrativos, como forma de
prosperar e obter uma remuneração mais justa e ética.
Esta é a primeira e a mais importante área da Administração Farmacêutica,
porque norteia e dá as diretrizes para a boa Gestão Farmacêutica, atingindo as
demais áreas da Farmácia.
Fazer o trabalho junto da comunidade, ter reconhecimento das pessoas e
das autoridades, não são suficientes se a Farmácia não tiver rentabilidade e
auto-sustentação financeira. Mais ainda, o Farmacêutico deve ser remunerado
a altura dos demais profissionais da área da saúde, para não se ver refém de
situações que possam colocar em cheque a sua ética profissional e a motivação
pelo seu trabalho.
A “Administração Financeira” da Farmácia é a parte primária da Gestão
Administrativa.
Métodos de Análise e Indicadores
Vários autores especializados em Administração de Varejo, indicam modelos
básicos e importantes para a disposição dos dados obtidos pela empresa, de
forma que possam ser analisados e mensurados. Esta análise e mensuração,
leva a processos de tomada de decisão que viabilizam o crescimento e o
fortalecimento da empresa.
O Farmacêutico na Farmácia Comunitária tem a difícil tarefa não somente
de transformar “conhecimento em saúde” e, ainda, ter uma remuneração
financeira justa e ética. Isso é possível, no entanto, requer do Farmacêutico
um maior aprofundamento na prática da Administração Farmacêutica na
Farmácia.
Um método clássico e básico, consiste em dispor os dados da empresa, de
forma organizada e concisa, seguindo um formato pré-definido:
A história de Farmácias bem sucedidas, mostra que invariavelmente existem
duas colunas de sustentação para o seu sucesso:
• Gestão Administrativa.
• Atendimento ao Cliente.
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É O DEMONSTRATIVO DE LUCROS E PERDAS (DLP).
O DLP da Farmácia segue o mesmo padrão proposto para as demais empresas
de varejo, e o seu preenchimento é suficiente para demonstrar ao Farmacêutico
se a sua Farmácia é ou não viável do ponto de vista financeiro (ou econômico).
Mais ainda, através dele é possível levantar onde está o problema, e a partir daí
traçar planos estratégicos de melhoria e viabilidade da Farmácia.
10
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
Para preencher o DLP acima proposto o Farmacêutico irá necessitar de alguns
dados que deverão ser levantados dentro de um determinado período de
funcionamento da Farmácia, que geralmente é mensal. Os dados a serem
obtidos seriam:
Um DLP simplificado, possui o modelo de uma tabela onde são dispostos os
dados obtidos pela Farmácia, e é composto pelas seguintes operações:
CÁLCULO
($)
(-)
(=)
(-)
(=)
(-)
(=)
DESCRIÇÃO DAS OPERAÇÕES
Vendas Brutas
Descontos concedidos na Venda
Vendas Líquidas
Custo da Mercadoria Vendida (CMV)
Lucro Bruto
Despesas Operacionais Fixas e Variáveis
Lucro Operacional
•
•
•
•
De posse desses valores, a inserção deles no DLP irá demonstrar qual seria o
Lucro Operacional da Farmácia. Este valor, quando muito baixo ou negativo,
indicará ao Farmacêutico que ele deverá tomar providencias administrativas
em relação ao negócio. Situações, tais como: Baixas Margens de Lucro obtidas
ou de excesso de Despesas, poderão facilmente comprometer a a saúde
financeira da empresa.
Inserindo-se os valores de cada operação, e efetuando-se os cálculos indicados,
obtém-se o resultado financeiro da Farmácia.
Um DLP mais completo detalha um pouco mais os valores e indica para o
empresário Farmacêutico, quais as variáveis estão pesando mais no resultado
financeiro da Farmácia:
CÁLCULO
($)
(-)
(=)
(-)
(=)
(-)
(=)
(-)
(=)
(+)
(-)
(=)
Vejamos a seguir, como são e como obter ou calcular cada uma desses valores
que compõe o DLP:
DESCRIÇÃO DAS OPERAÇÕES
Vendas Brutas
Descontos concedidos na Venda
Vendas Líquidas
Custo da Mercadoria Vendida (CMV)
Lucro Bruto
Despesas Operacionais Variáveis
Margem de Contribuição
Despesas Operacionais Fixas
Lucro Operacional
Receita Não Operacional
Despesa Não Operacional
Lucro Líquido Final
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Total das Vendas Brutas (a Preço de Venda Oficial).
Total dos Descontos concedidos nas Vendas (para clientes).
Total das Despesas Variáveis.
Total das Despesas Fixas.
• Vendas Brutas
Os medicamentos tem um Preço de Venda Oficial definido pelo Governo
Federal. Como valor da Venda Bruta, deverá ser considerada a venda dos
medicamentos a Preço de Venda Oficial, ou seja, sem levar em consideração os
descontos concedidos na venda.
Para o restante dos produtos que são comercializados pela Farmácia, também
deverá ser considerado o Preço de Venda que foi calculado, contendo a Margem
de Lucro determinada na entrada do produto. Também para esse grupo de
produtos, não deverá ser considerado os descontos concedidos na venda.
11
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
• Descontos concedidos nas Vendas
para exibir tais informações em função de problemas com software, falta de
entradas e saídas no sistema informatizado de todos os produtos em função
de sonegação ou deficiências em seus processos.
Consiste na somatória total de todos os descontos que foram concedidos
durante as vendas, para o período. Esses descontos incidiram sobre o Preço de
Venda dos produtos.
Outro grande problema é que muitos dos softwares utilizados apresentam
inconsistências ou falhas em seus bancos de dados e isto gera relatórios
equivocados de estoque, ora para mais ora para menos e isto também dificulta
o cálculo do CMV pelo método clássico.
• Vendas Líquidas
É o valor total das Vendas Brutas se subtraindo os descontos concedidos nas
Vendas. O valor de Venda Líquida representa o valor real que foi pago pelo
cliente. A sua somatória no período, representa, teoricamente, o que foi
apurado pela Farmácia.
O Método das Margens de Lucro tem a desvantagem de se obter uma valor
aproximado, não tendo assim, uma precisão total. Contudo, ele oferece um
bom parâmetro para o gestor e através dele é possível conhecer o CMV do
período. Apesar da falta de exatidão neste método, estudo do Instituto
Bulla já constatou que na prática esta forma de cálculo não compromete a
interpretação e obtenção dos resultados propostos.
• Custo da Mercadoria Vendida (CMV)
Este valor poderá ser obtido através da somatória dos produtos vendidos no
período, a Preço de Custo de Compra, ou seja, pelo valor de aquisição dos
produtos, já levando em consideração os descontos obtidos na compra desses
produtos. Caso não seja possível a obtenção do CMV na Farmácia Comunitária,
através do sistema informatizado, a forma calculada poderá ser utilizada.
A seguir comentaremos com mais detalhes o cálculo das Margens de Lucro e o
que denominamos de “Composição das Margens de Lucro na Farmácia.
Este valor, também, poderá ser calculado de duas maneiras:
• Lucro Bruto
• MÉTODO CLÁSSICO CONTÁBIL
CMV = (Estoque Inicial do Período + Compras ocorridas no Período) – Estoque
Final do Período.
É o Lucro que sobra para o Farmacêutico pagar todas as Despesas da Farmácia
e, ainda, remunerar-se. Para chegar ao Lucro Bruto, é retirado apenas os valores
dos descontos concedidos nas vendas e também o Custo da Mercadoria
Vendida. É desse valor que deverão ser pagas todas as despesas que ocorrem
na Farmácia.
• MÉTODO RETIRANDO AS MARGENS DE LUCRO
CMV= Venda Bruta Total – Margens de Lucro (%)
Chamamos de Ponto de Equilíbrio Operacional, quando a Venda Bruta Total
alcança um determinado patamar em que o Lucro Bruto conseqüente, seja
capaz de pagar todas as despesas que normalmente ocorrem na Farmácia.
O Método Clássico Contábil exige que o gestor saiba com exatidão o valor do
seu estoque a Preço de Custo Compra no início e no final do período. Eis aqui
o grande problema, pois, grande parte das farmácias possuem dificuldades
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3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
• Despesas Operacionais Variáveis
Venda Bruta. Ela não está intimamente ligada ao patamar de Venda Bruta.
Se por acaso a Venda Bruta dobrar em um determinado mês, o “aluguel” não
irá aumentar na mesma proporção, assim como os outros tipos de despesas
fixas. É comum entre farmacêuticos e farmacistas uma certa confusão entre
estas despesas, já que os seus valores podem ser diferentes entre o passar dos
meses. É preciso sempre lembrar que estas despesas não variam conforme
venda.
São as despesas que variam conforme o montante de venda da Farmácia. É
comum muitos Farmacêuticos ficarem em dúvida quanto a esse grupo de
despesas, visto que estas possam variar o seu valor de um mês para o outro.
Contudo, as Despesas Variáveis estão intimamente atreladas ao valor do
faturamento da Farmácia. Sendo assim, se ocorrer do valor da Venda Bruta
dobrar em um determinado mês, também as Despesas Variáveis dobrarão
mais ou menos no mesmo ritmo. É o caso de alguns Impostos como o ICMS,
das Comissões pagas a funcionários sobre as vendas, etc. Essas despesas são
ditas “Operacionais” porque elas derivam das “Operações” de compra e vendas
efetuadas pela Farmácia no período. Ou seja, não são despesas alheias ao
funcionamento da Farmácia.
Exemplo: Se vendermos mais não significa que o valor da taxa de água ou
energia também será maior. Outra forma de explicar esta categorização
é lembrar que os grandes especialistas da administração nos ensina que
despesas que não variam mais do que 10 a 15% de um mês para o outro
também podem ser classificadas como fixas. Portanto, lembre-se sempre que
se as despesas não variam conforme a venda e não oscilam muito elas sempre
se enquadram nesta categoria.
• Margem de Contribuição
É calculada retirando-se do Lucro Bruto as Despesas Variáveis. A Margem de
Contribuição representa o resultado financeiro da Venda Bruta, após a retirada
dos “descontos concedidos na venda”, do “CMV” e das “Despesas Variáveis” (que
é representada, principalmente, pelos impostos).
• Lucro Operacional
É o Lucro Resultante de todas as operações da Farmácia no período
(mês, trimestre ,ano,etc). Representa o valor que sobrou para remunerar
o “investimento” do Farmacêutico. Este valor deverá ser calculado
percentualmente, para que se tenha a noção de retorno que a Farmácia esta
proporcionando.
Conceitualmente, é tudo que sobra para pagar as Despesas Fixas da Farmácia.
Consiste em um tipo de Lucro que serve de visualização, para mostrar ao
Farmacêutico quanto é o valor disponível para o pagamento de suas despesas
fixas. A demonstração desse valor em percentual é muito importante para
que o Farmacêutico passe a ter noção de qual o percentual máximo que suas
despesas fixas poderão chegar.
Esse Lucro é “Operacional” porque ele é totalmente resultante somente das
operações de compra e de venda de produtos da Farmácia.
• Receita Não Operacional
• Despesas Operacionais Fixas
Representa os valores obtidos no período, que não sejam provenientes das
operações de compra e venda de produtos, efetuadas pela Farmácia. Podem
ser categorizados como os valores obtidos pela aplicação financeira do Capital
São as despesas mais comuns existentes na Farmácia. Elas são representadas
pelo valor pago de Aluguel, Telefone, Energia, Água, Mensalidades diversas,
etc. Sua característica principal é que não aumenta conforme o aumento da
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
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3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
• Lucro Líquido Final
de Giro da Farmácia, pela venda de um bem móvel ou imóvel da empresa, ou
outra procedência.
Este tipo de Lucro Líquido é “Ajustado” conforme as Receitas e a Despesas Não
Operacionais. Ele não representa o Lucro que foi derivado das operações de
compra e venda da Farmácia no período, pois, leva também em consideração
as operações extras e alheias ao funcionamento normal da Farmácia. Exemplo:
No caso da realização de “Compras Extras” para aproveitar preços e fazer
estocagem ou realização de “investimentos ou retiradas dos sócios” este
resultado pode ficar negativo ou excessivamente positivo quando as receitas
não operacionais forem muito altas. É muito importante analisar o Lucro
Líquido ajustado, mas é preciso compreender que não o consideramos para
efeito de análise de viabilidade da Farmácia.
É importante a sua existência, principalmente para contemplar as inserções
de Capital dos acionistas (ou proprietários) na Farmácia. Qualquer dinheiro
que venha de fora, ou seja, que não for proveniente da operação da farmácia,
deverá ser inserido nessa categoria.
É comum em Farmácia, a realização de compra mensal de produtos, acima da
quantidade definida pelo CMV. Quando isso ocorre, haverá a injeção de um
“valor extra” para o pagamento das compras. Este “incremento de estoque” ou
seja aumento de capital investido, deverá ser considerado como uma “Receita
Não Operacional”, porque não foi fruto das operações normais ocorridas no
período pela Farmácia.
Separar o Lucro Operacional e Lucro Líquido é uma forma didática de
compreender a diferença entre os resultados que a farmácia apura antes e
depois das receitas e despesas não operacionais. Do contrário, durante o
período de uma reforma, troca de mobiliário e equipamentos, modernização
do layout interno e externo poderíamos interpretar que o lucro realizado
pela empresa estivesse ruim, mas logicamente quando separamos da forma
proposta aqui, entendemos perfeitamente como ficam os resultados da
empresa antes e depois de tais intervenções.
• Despesa Não Operacional
Assim, como a Receita Não Operacional, deriva de valores obtidos no período
que não sejam provenientes das operações da Farmácia. Como exemplo, podem
ser categorizados como os valores pagos em “Benfeitorias” (investimentos) na
Farmácia. Ainda, os valores extras retirados pelos proprietários durante o mês
(fora do Pró-labore), valores pagos de “Multas Fiscais”, etc... são exemplos de
Despesa Não Operacional.
• Análise do DLP
O DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) demonstra se as políticas de Compra
e de Descontos para os clientes está correta e suportável pela Farmácia.
Quando as Margens de Lucro obtidas com a compra não estão suportando
os descontos concedidos na venda, o resultado do Lucro Operacional do DLP
ficará negativo. O DLP mostra também se o patamar de Despesas está dentro
dos limites esperados.
O pagamento de “Compras Extras” com a finalidade de incremento do estoque,
conforme foi dito anteriormente, caracteriza uma Despesa Não Operacional.
Este procedimento é necessário para se preservar a demonstração do Lucro
Operacional no período. Dessa forma, qualquer valor pago que não foi oriundo
das operações ocorridas no período, deverá ser adicionadas nesta categoria de
despesa.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
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3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
• Método da Análise do DFC
(Demonstrativo de Fluxo de Caixa)
Na análise do DLP podemos observar que em alguns casos o Lucro Bruto é
relativamente alto e bom, porém, o Lucro Operacional é negativo ou ínfimo.
Isto demonstra claramente que as Despesas da Farmácia deverão ser revistas
e deverá ser traçado um plano estratégico de redução de despesas para que a
Farmácia seja viável financeiramente.
Assim, como o DLP é capaz de demonstrar uma série de dados sobre a
Farmácia, o preenchimento, pelo menos, mensal do Demonstrativo de Fluxo
de Caixa (DFC) pelo Farmacêutico, irá demonstrar algumas situações sobre a
saúde financeira da Farmácia.
Em Resumo:
O DLP mostra a
“Viabilidade da
Farmácia”.
A sua conformação segue as mesmas características do quadro ou tabela do
DLP, conforme a demonstrado a seguir:
CÁLCULO
(=)
(-)
(=)
(-)
(=)
(-)
(=)
(+)
(-)
A Farmácia só poderá continuar de portas abertas se o DLP for positivo.
Mesmo sendo positivo, o valor do Lucro Operacional deverá ser maior do que
o rendimento financeiro do valor de mercado.
Portanto, mensalmente, o gestor deverá preencher e analisar o DLP de sua
Farmácia para que tenha a certeza do sucesso financeiro do seu negócio.
Desvios ou discrepâncias nos valores do DLP devem ser tratadas com
seriedade e, ainda, tomadas todas as medidas para que sejam corrigidas. Só
assim, a Farmácia será forte e se manterá no mercado.
Para preencher o DFC acima proposto o Farmacêutico irá necessitar de alguns
dados que deverão ser levantados dentro de um determinado período de
funcionamento da Farmácia, que geralmente, é mensal. Os dados a serem
obtidos seriam:
•
•
•
•
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
DESCRIÇÃO DAS OPERAÇÕES
Receita Líquida Financeira Operacional
Fornecedores Pagos (efetivamente no período)
Lucro Bruto
Despesas Operacionais Variáveis
Margem de Contribuição
Despesas Operacionais Fixas
Lucro Operacional
Receita Não Operacional
Despesa Não Operacional
15
Receita Líquida Financeira Operacional.
Fornecedores Pagos efetivamente no período.
Total das Despesas Variáveis.
Total das Despesas Fixas.
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
• Análise do DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa)
De posse desses valores, a inserção deles no DFC (Demonstrativo de Fluxo de
Caixa), irá demonstrar qual seria o Lucro Operacional da Farmácia, conforme a
movimentação financeira efetiva que ocorreu no período.
O DFC mostra, na prática, se o “Gerente da Farmácia” seja ele o Farmacêutico
ou outro colaborador ou mesmo o proprietário, está conseguindo reproduzir
o planejado no DLP. Por isso, dentro da lógica, a Farmácia somente continua
funcionando se o DLP for positivo, e sendo assim, o DFC também deveria
se positivo. Se isso não estiver ocorrendo é em razão de que não se está
conseguindo seguir o que foi planejado.
Diferente do DLP, o Demonstrativo de Fluxo de Caixa trabalha com os valores
“em dinheiro” das Vendas e das Compras (ou valores efetivamente pagos aos
fornecedores) que ocorreram no período. Ele leva em consideração não as
“Vendas” que podem ter sido “A Vista ou A Prazo”, mas apenas ou tão somente
o que entrou em “dinheiro” ou por “via bancária” (cartões) no caixa da Farmácia,
no período.
O resultado do DFC deverá ser visto com uma atenção especial, principalmente
para o “Valor Comprado de Fornecedores” bem como para o prazo de
pagamento junto aos mesmos e, quanto ao Valor Recebido ou a receber no
Crediário/convênios. Estes dois fatores é que são determinantes por desviar
os resultados para menor ou para maior no Demonstrativo de Fluxo de Caixa.
Para exemplificar, um valor comprado a maior do que o estipulado no CMV do
DLP certamente irá contribuir para diminuir o DFC. Da mesma forma, um valor
recebido a menor do que o que foi vendido no DLP, irá contribuir da mesma
forma, para diminuir o resultado do DFC.
Para se obter o valor da “Receita Líquida Financeira Operacional” da Farmácia,
o Farmacêutico deverá somar todos os valores que entraram em dinheiro no
período, seja no caixa e também que foram sendo depositados diretamente
na conta corrente da Farmácia. Os valores pagos a “Fornecedores” referem-se
somente ao valor que saiu da conta corrente ou do caixa da Farmácia para
pagar as compras que foram efetuadas, sejam elas realizadas em qualquer
data do período em análise.
Uma Farmácia com um DFC negativo, fala a favor de que necessitará que seja
injetado mais Capital de Giro. A continuidade do DFC negativo ao longo dos
meses (DFC Acumulado), certamente irá exigir um novo investimento em
Capital de Giro no contas a receber de clientes. Nota: O que faz uma empresa
encerrar as suas atividades é a falta de liquidez, ou seja, a falta de caixa. Esta
falta de caixa é demonstrada no Fluxo de Caixa Acumulado.
Não se leva em consideração aqui, qual foi a data da compra, mas sim o que
efetivamente foi pago a fornecedores dentro do período (mês) que se esta
analisando.
Os demais dados e a forma de calcular os valores dos campos, seguem a
mesma sistemática, que foi dito anteriormente em relação ao DLP.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
16
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
Vejamos no Exemplo a seguir, de uma Farmácia normal que não trabalha com
produtos manipulados, e que obteve o seguinte DLP, em um determinado
período:
O Gráfico abaixo mostra que podemos fatiar os resultados do DLP desta
farmácia da seguinte forma:
DEMONSTRATIVO DE LUCROS E PERDAS (DLP)
REPRESENTATIVIDADE
SOBRE VENDA BRUTA (%)
DESCRIÇÃO DAS OPERAÇÕES
VALORES DO MÊS (R$)
VENDAS BRUTAS (R$)
34.050,00
DESCONTOS CONCEDIDOS NA VENDA (R$)
4.021,31
100,00
11,81
VENDAS LÍQUIDAS (R$)
30.028,70
88,19
CUSTO DA MERCADORIA VENDIDA (CMV) - (R$)
18.165,01
53,35
LUCRO BRUTO
11.863,68
34,84
CUSTOS OU DESPESAS OPERACIONAIS VARIÁVEIS (R$)
2.266,73
6,66
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (R$)
9.596,95
28,18
DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS (R$)
5.414,00
15,90
LUCRO OPERACIONAL (R$)
RECEITAS NÃO OPERACIONAL (R$)
4.182,95
10,00
12,28
0,03
DESPESAS NÃO OPERACIONAL (R$)
60,00
0,18
4.132,95
12,14
LUCRO LÍQUIDO
(LUCRO LÍQUIDO FINAL AJUSTADO) (R$)
OBS.: Os valores foram
arredondados.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
17
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
Essa mesma Farmácia teve no mesmo período analisado o seguinte DFC
(Demonstrativo de Fluxo de Caixa):
Fatiando o resultado do DFC (Demonstrativo de Fluxo de Caixa) desta Farmácia,
temos o gráfico abaixo:
DEMONSTRATIVO DE FLUXO DE CAIXA (DFC)
DESCRIÇÃO DAS OPERAÇÕES
VALORES DO MÊS (R$)
REPRESENTATIVIDADE
SOBRE VENDA BRUTA (%)
RECEITA LÍQUIDA FINANCEIRA OPERACIONAL (R$)
26.500,00
17.000,00
100,00
64,15
CUSTOS OU DESPESAS VARIÁVEIS PAGAS NO MÊS (R$)
9.500,00
2.266,73
35,85
8,55
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (R$)
7.233,27
27,30
DESPESAS FIXAS PAGAS NO MÊS (R$)
5.414,00
20,43
RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA
OPERACIONAL (R$)
1.819,27
6,87
RECEITA NÃO OPERACIONAL
10,00
0,04
DESPESA NÃO OPERACIONAL
60,00
0,23
1.769,27
6,68
FORNECEDORES PAGOS EFETIVAMENTE NO MÊS (R$)
LUCRO BRUTO (R$)
RESULTADO DO FLUXO DE
CAIXA AJUSTADO (R$)
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
18
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
EM RESUMO, ANALISANDO OS DOIS QUADROS,
PODEMOS OBSERVAR QUE O RESPONSÁVEL POR ESTA
FARMÁCIA DEVERÁ NO PRÓXIM O PERÍODO, FICAR
ATENTO EM “MELHORAR O RECEBIMENTO DAS VENDAS
A PRAZO”, E POR OUTRO LADO “REALIZAR MELHOR
AS COMPRAS DE FORNECEDORES” CONFORME O
DETERMINADO NO CMV DO DLP.
• Análise comparativa do DLP e do DFC para esta Farmácia
Ao verificar o DLP desta Farmácia, observamos que ela apresentou um lucro
operacional no período de aproximadamente 12,0%. Isto é, as vendas Brutas
ocorridas, foram suficientes para pagar os “descontos concedidos na venda”,
e também pagou o “Custo da Mercadoria Vendida” e, ainda, pagou todas as
“Despesas” (sejam elas Fixas e Variáveis), chegando a um Lucro Operacional de
12,0%. O DLP mostrou que esta Farmácia apresentou viabilidade dentro do
período em questão.
Quando analisamos em conjunto com o DFC (Demonstrativo de Fluxo de
Caixa) percebemos que o valor da “Venda Líquida” que houve no DLP não se
verificou no DFC (em forma de “Receita”). Perceba que a “Venda Líquida” no
DLP foi de R$ 30.028,70 e que a “Receita Total” no DFC foi de R$ 26.500,00. Isto
representou uma redução de R$ 3.528,70 no valor em dinheiro que entrou
no período. Tal fato se deve as vendas a prazo que diminuíram o volume da
Receita. Mesmo havendo os “recebimentos das vendas a prazo” eles não foram
suficientes para alcançar o valor da “Venda Líquida”, portanto, a redução da
Receita em relação as Vendas Líquidas leva a uma diminuição do Lucro Líquido
no período.
Conclusão:
O DLP demonstrou que a Farmácia foi viável no período e que poderia
apresentar um Lucro Líquido de 12,0% sobre a Venda Bruta. Contudo, por
deficiência operacional, os valores obtidos não acompanharam o projetado
no DLP, e a Farmácia obteve apenas um Lucro Líquido Operacional de
aproximadamente 7,0%.
Existem casos em que uma Farmácia apresenta um DLP favorável no período,
mas que o DFC se mostra desfavorável ou negativo neste mesmo período.
A acumulação destes valores ao longo do período, leva a Farmácia a um
problema de Capital de Giro, sendo obrigada a levantar Capital externo para
se manter.
Ao comparar o DFC e o DLP desta Farmácia no período analisado, verificamos
que o valor para pagamento aos Fornecedores (pagamentos efetivos ocorridos
no período) foi menor do que o projetado pelas vendas no DLP. Esta informação
nos leva a crer que esta farmácia apresentou um decréscimo momentâneo no
estoque, visto que o valor pago a fornecedores não foi suficiente para cobrir
o que foi vendido. Este fato, por outro lado, contribuiu para aumentar o Lucro
Operacional do DFC.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
19
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
EXEMPLO Nº 01
Vejamos no quadro ao lado um exemplo numérico, utilizando um período
mais amplo, em que ocorreram tais disparidades entre o DLP e o DFC. Analise
os resultados e veja o que podemos concluir dessa Farmácia.
Analisando comparativamente o período acima dos resultados desta Farmácia,
observamos que o DLP apresentou um valor de Lucro Líquido Acumulado da
ordem de R$ 74.367,91 no final do período (em 12 meses). Por outro lado, o
DFC apresentou um valor “negativo” de Lucro Líquido Acumulado da ordem
de R$ 26.147,29. Ou seja, apesar de fechar o ano com Lucro Operacional,
financeiramente a Farmácia acabou o ano com um “Saldo de Caixa”
desfavorável. Uma diferença importante nos resultados, quando considerado
que o investidor terá que repor o valor negativo do Caixa, para continuar as
suas operações no próximo período (ou ano). Isto quer dizer, que para começar
um novo período (ou um novo ano), terá que haver um novo investimento de
Capital de Giro no Caixa da Farmácia, para que ela continue a suas operações.
Este déficit de Fluxo de Caixa, foi ocasionado primeiramente pelas Receitas
que ficaram menores do que as Vendas Líquidas.
Infere-se que isto ocorreu em decorrência de que os pagamentos da “Vendas
a Prazo” não entraram no período. Por outro lado, as “Compras Pagas para
Fornecedores” também foram bem maiores do que o projetado pela Venda
Bruta. Portanto, ficou dinheiro investido em estoque.
DEMONSTRATIVO DE
LUCROS E PERDAS (DLP)
JAN
VENDAS BRUTAS (R$)
37.626,72
39.081,99
DESCONTOS CONCEDIDOS NA
VENDA (R$)
6.915,20
20
ACUMULADO
12 MESES
44.747,12
...
52.858,92
48.213,10
552.687,00
6.858,52
10.154,26
...
5.824,06
4.614,46
101.119,53
30.711,52
32.223,47
34.592,86
...
47.034,86
43.598,64
451.567,47
9.875,20
10.690,03
11.674,00
...
14.616,76
12.648,36
141.377,41
LUCRO BRUTO (R$)
20.836,32
21.533,44
22.918,86
...
32.418,10
30.950,28
310.190,06
DESPESAS OPERACIONAIS
VARIÁVEIS (R$)
3.328,72
2.773,26
2.027,28
...
4.432,58
4.449,47
37.853,10
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (R$)
17.507,60
18.760,18
20.891,58
...
27.985,52
26.500,81
272.336,96
DESPESAS OPERACIONAIS
FIXAS (R$)
15.676,49
12.922,78
15.053,46
...
17.835,00
19.104,70
197.969,05
LUCRO OPERACIONAL (R$)
1.831,11
5.837,40
5.838,12
...
10.150,52
7.396,11
74.367,91
RECEITAS NÃO OPERACIONAL (R$)
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
DESPESAS NÃO OPERACIONAL (R$)
0,00
0,00
0,00
0,00
74.367,91
0,00
0,00
0,00
LUCRO LÍQUIDO
(FINAL AJUSTADO) - (R$)
1.831,11
5.837,40
5.838,12
...
10.150,52
7.396,11
ACUMULADO DLP
1.831,11
7.668,51
13.506,63
...
66.971,81
74.367,91
DEMONSTRATIVO DE FLUXO
DE CAIXA (DFC)
JAN
FEV
MAR
...
NOV
DEZ
ACUMULADO
12 MESES
22.897,18
27.589,13
26.484,48
...
31.263,46
39.065,57
369.175,70
12.928,79
12.715,52
10.015,04
...
16.359,68
14.092,70
159.500,84
LUCRO BRUTO (R$)
9.968,39
14.873,61
16.469,44
...
14.903,78
24.972,87
209.674,86
DESPESAS VARIÁVEIS PAGAS
NO MÊS (R$)
3.328,72
2.773,26
2.027,28
...
4.432,58
4.449,47
37.853,10
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (R$)
6.639,67
12.100,35
14.442,16
...
10.471,20
20.523,40
171.821,76
15.676,49
12.922,78
15.053,46
...
17.835,00
19.104,70
197.969,05
-9.036,82
-822,43
-611,30
...
-7.363,80
1.418,70
-26.147,29
RECEITA NÃO OPERACIONAL
0,00
0,00
0,00
...
0,00
0,00
0,00
DESPESA NÃO OPERACIONAL
0,00
0,00
0,00
...
0,00
0,00
0,00
-9.036,82
-822,43
-611,30
...
-7.363,80
1.418,70
-26.147,29
-9.036,82
-9.859,25
-10.470,55
...
-27.565,99
-26.147,29
RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA
AJUSTADO (R$)
ACUMULADO FLUXO
CAIXA
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
DEZ
VENDAS LÍQUIDAS
DESPESAS FIXAS PAGAS
NO MÊS (R$)
RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA
OPERACIONAL (R$)
OBS.: Foram suprimidos alguns valores intermediários do período. Farmácia com Grupo de Medicamentos Manipulados.
NOV
MAR
CUSTO DA MERCADORIA VENDIDA
(CMV)-(R$)
RECEITAS LÍQUIDA FINANCEIRA
OPERACIONAL (R$)
FORNECEDORES PAGOS
EFETIVAMENTE NO MÊS (R$)
Esta análise leva à conclusão de que a Farmácia é viável, porém não está sendo
administrada de forma eficaz eficiente, fazendo com que haja deficiência no
Fluxo de Caixa. O dinheiro que deveria estar no Caixa da Farmácia, está alocado
em “Estoque” e em “Contas a Receber”.
...
FEV
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
EXEMPLO Nº 02
Vejamos agora no quadro ao lado outro exemplo numérico, também em um
período mais amplo (de 12 meses), em que ocorreram disparidades entre
o DLP e o DFC, dentro de outro cenário. Analise os resultados e veja o que
podemos concluir sobre essa Farmácia em questão.
Percebam no exemplo proposto, que essa Farmácia apresenta um resultado
de DLP “negativo” para o período, e por outro lado, apresenta um resultado de
Fluxo de Caixa altamente favorável e positivo.
Analisando esse fato, verificamos que isto ocorreu por uma série de desvios
Gerenciais:
1. Os “Pagamentos a Fornecedores” no período ficaram muito abaixo do
projetado para as compras, o que compromete a reposição da mercadoria
vendida (projetada no DLP). Foram adquiridos quase R$ 50.000,00 a menos.
Isto indica que parte do dinheiro que deveria estar em estoque foi movido
para o Caixa (ou Conta Corrente) da Farmácia.
2. A “receita financeira” foi muito maior que a Venda Líquida. Foram quase R$
88.000,00 de dinheiro que entrou para o caixa da Farmácia no período e tal
fato se deve aos valores recebidos de período anterior.
3. Os “Descontos Concedidos” estão acima do que a Farmácia pode suportar,
pois, a “Margem de Contribuição” que sobra na operação não é suficiente para
cobrir todas as Despesas (Fixas e Variáveis).
OBS.: Foram suprimidos alguns valores intermediários do período. Farmácia não possui Grupos de Medicamentos Manipulados.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
21
DEMONSTRATIVO DE LUCROS
E PERDAS (DLP)
JAN
FEV
MAR
...
NOV
DEZ
ACUMULADO
NO PERÍODO
DE 12 MESES
VENDAS BRUTAS (R$)
32.897,18
27.589,13
33.484,48
...
31.263,46
39.065,57
386.175,70
DESCONTOS CONCEDIDOS NA
VENDA (R$)
7.500,56
6.858,52
10.154,26
...
5.824,06
4.614,46
88.048,06
VENDAS LÍQUIDAS
25.396,62
21.298,81
25.850,02
...
24.135,39
30.158,62
298.127,64
CUSTO DA MERCADORIA VENDIDA
(CMV)-(R$)
17.435,51
14.622,24
17.746,77
...
16.569,63
20.704,75
204.673,12
LUCRO BRUTO (R$)
7.961,12
6.676,57
8.103,24
...
7.565,76
9.453,87
93.454,52
DESPESAS OPERACIONAIS
VARIÁVEIS (R$)
2.467,29
2.069,18
2.511,34
...
2.344,76
2.929,92
28.963,18
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (R$)
5.493,83
4.607,38
5.591,91
...
5.221,00
6.523,95
64.491,34
DESPESAS OPERACIONAIS FIXAS (R$)
6.480,74
5.435,06
6.596,44
...
6.158,90
7.695,92
76.076,61
LUCRO OPERACIONAL (R$)
-986,92
-827,67
-1.004,53
...
-937,90
-1.171,97
-11.585,27
ACUMULADO
-986,92
-1.814,59
-2.819,12
0,00
-10.413,30
-11.585,27
DEMONSTRATIVO DE
FLUXO DE CAIXA (DFC)
JAN
FEV
MAR
...
NOV
DEZ
ACUMULADO
NO PERÍODO
DE 12 MESES
RECEITAS LÍQUIDA FINANCEIRA
OPERACIONAL (R$)
33.987,00
28.889,13
30.456,00
...
29.654,00
40.876,00
387.046,13
FORNECEDORES PAGOS
EFETIVAMENTE NO MÊS (R$)
12.928,79
12.715,52
10.015,04
...
14.359,68
14.092,70
154.348,77
LUCRO BRUTO (R$)
21.058,21
16.173,61
20.440,96
...
15.294,32
26.783,30
232.697,36
DESPESAS VARIÁVEIS PAGAS
NO MÊS (R$)
2.467,29
2.069,18
2.511,34
...
2.344,76
2.929,92
28.963,18
LUCRO BRUTO (R$)
7.961,12
6.676,57
8.103,24
...
7.565,76
9.453,87
93.454,52
MARGEM DE CONTRIBUIÇÃO (R$)
18.590,92
14.104,43
17.929,62
...
12.949,56
23.853,38
203.734,19
DESPESAS FIXAS PAGAS
NO MÊS (R$)
6.480,74
5.435,06
6.596,44
...
6.158,90
7.695,92
76.076,61
RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA
OPERACIONAL (R$)
12.110,18
8.669,37
11.333,18
...
6.790,66
16.157,46
127.657,57
RECEITA NÃO OPERACIONAL
0,00
0,00
0,00
...
0,00
0,00
0,00
DESPESA NÃO OPERACIONAL
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
0,00
RESULTADO DO FLUXO DE CAIXA
AJUSTADO (R$)
12.110,18
8.669,37
11.333,18
...
6.790,66
16.157,46
127.657,57
ACUMULADO
12.110,18
20.779,55
32.112,73
0,00
111.500,11
127.657,57
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
• Conclusão
Esta Farmácia, apesar de ter fechado o período (ano) com um bom Caixa (tem
dinheiro no Conta Corrente), apresenta-se inviável para continuar funcionando
da forma em que se encontra. Medidas importantes deverão ser tomadas
como:
Fica claro então, que a busca de uma administração financeira eficaz para
a Farmácia deverá ser de um DLP positivo que satisfaça os objetivos dos
investidores; e que exista uma equiparação mais ou menos constante e
uniforme do Fluxo de Caixa em relação ao DLP projetado. Este deverá ser o
foco do Farmacêutico na Gestão Financeira da Farmácia.
I. Redução das Despesas (principalmente Fixas que respondem por quase 20%
das Vendas Brutas).
• Composição das Margens de Lucro em Farmácia
Comunitária
As Margens de Lucro em Farmácia Comunitária, dependem de algumas
variáveis que são previsíveis para o Farmacêutico e, por isso, possível de
serem planejadas e calculadas com antecedência. Dessa forma, é possível
dentro de uma realidade prática, fazer uma “Simulação” do valor percentual
da sua “Margem Bruta de Lucro” que poderá ser obtida para uma determinada
Farmácia. Sabendo dessa Margem em percentual, ficará mais claro para o
Farmacêutico fazer a Gestão Financeira e Administrativa da Farmácia.
II. Redução do nível de Descontos concedidos na Venda.
III. Providenciar ajuste nas Compras, de modo que ocorra a reposição da
Mercadoria Vendida nos parâmetros do projetado no DLP.
Um cenário provável para o próximo período, é o de que essa Farmácia iria
consumir todo o seu Fluxo de Caixa para repor o Estoque, e não mais iria haver
a entrada de “recebíveis” no mesmo patamar que houve no último período.
Podemos inferir, que a inviabilidade dessa Farmácia iria ter seu desfecho no
período vindouro, caso nenhuma ação de ajuste seja tomada.
• Entendendo a Composição da Margem Bruta de Lucro
ESTUDO DAS MARGENS DE LUCRO OFICIAL
É interessante notar que em relação aos dois exemplos apresentados; que a
Farmácia nº 01 tem apenas uma ingerência quanto ao Fluxo de Caixa, e que
apesar das dificuldades do momento é possível se recompor. Já no exemplo da
Farmácia nº 02 o problema não é aparente, porque há muito dinheiro em Caixa,
no entanto, a sua situação tende a ser mais grave e deverá ser buscada uma
solução mais séria, sob pena da Farmácia ir a falência. Um resultado negativo
consistente no DLP demonstra inviabilidade das operações da Farmácia.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
O Governo Federal através de determinações técnicas (através do seu órgão
denominado CMED); define os índices a serem aplicados para a obtenção dos
valores de Preço de Venda para os vários grupos de medicamentos.
Dessa forma, esse órgão define junto da indústria que produz o medicamento,
um “Preço de Custo Oficial”. Para o varejo de medicamentos, esse mesmo
órgão define alguns índices que variam conforme o valor do ICMS cobrado
nos Estados da Federação, para a obtenção do “Preço de Venda Oficial”. Dessa
forma, as Farmácias no Brasil, trabalham com medicamentos que tem um
“Preço de Custo Oficial” definido, e também com um “Preço de Venda Oficial”,
22
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
Para obter um “Preço de Venda” de determinado medicamento, precisamos
primeiramente classifica-lo dentro de uma das Listas de Comercialização da
CMED. Uma vez encontrado de qual lista o medicamento pertence, pegase o Preço de Custo do Medicamento (Preço Fábrica) e divide-se pelo índice
proposto da lista, dentro da faixa de ICMS do seu Estado.
que também foi previamente definido. A diferença entre esses dois preços: O
“Preço de Venda Oficial” e o “Preço de Custo Oficial”, é o que denominaremos
aqui de “Margem de Lucro Oficial”.
Para encontrarmos a “Margem de Lucro Oficial” teremos que entender a
forma como foi proposto os índices pela CMED (Câmara de Medicamentos
do Ministério da Saúde). Este órgão classificou os medicamentos dentro de
três listas diferentes, e determinou um índice de divisão para cada uma delas:
Lista Positiva, Lista Negativa e Lista Neutra. O objetivo dessas listas foi agrupar
os produtos conforme o local de incidência do imposto PIS/COFINS, de forma
que na lista positiva o imposto deverá ser pago já na indústria.
Exemplo:
Um medicamento que pertence a Lista Positiva e será comercializado num
Estado da Federação em que o ICMS é de 17% terá o seguinte cálculo:
PREÇO FÁBRICA / 0,7234 = PREÇO DE VENDA OFICIAL
Na lista negativa, esse imposto não será cobrado. E na lista neutra, o imposto
deverá ser pago na venda, sendo recolhido pelo varejista normalmente da
forma que sempre foi anteriormente (pago pela Farmácia após a venda do
medicamento).
Em valores numéricos, se o Preço de Fábrica deste medicamento é de R$ 10,00,
então teremos encontrado um Preço de Venda Oficial de R$ 13,82. Podemos
concluir com estes índices que o Governo propõe uma “Margem de Lucro” prédefinida para cada Lista de Comercialização conforme o Estado da Federação
em que nos encontramos.
A tabela como os índices definida pela CMED foi a seguinte:
ICMS
LISTA
POSITIVA
LISTA
NEGATIVA
LISTA
NEUTRA
19%
0,7234
0,7523
0,7071
18%
0,7234
0,7519
0,7073
17%
0,7234
0,7515
0,7075
12%
0,7234
0,7499
0,7084
0%
0,7234
0,7465
0,7103
Estas “Margens de Lucro” também são denominadas I.V.A. (Índice de Valor
Agregado), que é um termo mais técnico que é largamente utilizado por
representantes do Governo, ligados ao setor.
Vejamos a seguir um comparativo entre esses índices definidos e os valores
em percentual de “Margem de Lucro” sobre o “Preço de Custo Fábrica”:
Margens de Lucro (I.V.A.) sobre o Preço de Custo Oficial de Fábrica
Fonte: Resolução CMED nº 02 de 11/03/2009
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23
DESCRIÇÃO LISTAS
DE COMERCIALIZAÇÃO
ÍNDICES CMED
(DIVISÃO)
I.V.A. SOBRE PRC
CUSTO FÁBRICA (%)
NEGATIVA
0,7515
33,06
POSITIVA
0,7234
38,23
NEUTRA
0,7075
41,34
Fonte: CMED/2009
Os índices refletem então qual é a “Margem
de Lucro” que é conseguida junto a cada Lista
de Comercialização. Esta “Margem de Lucro” é
representada na tabela acima sobre o percentual
existente com relação ao Preço de Custo Fabrica
(ou Preço de Custo Oficial) dos medicamentos.
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
È necessário se ter em mente que, para o varejista de medicamentos é mais
importante conhecer a sua “Margem de Lucro” que incide sobre o “Preço de
Venda” dos medicamentos e não a que incide sobre o “Preço de Custo” dos
medicamentos. Como já é conseguido um “Preço de Venda Oficial” através dos
índices que foram propostos pela CMED; fica muito mais fácil poder serem
calculados sobre as “Margens de Lucro” que são conseguidas sobre o Preço de
Venda Oficial. Vejamos na tabela a seguir:
Ao analisarmos uma revista de preço que normalmente é divulgada ao varejo
farmacêutico, podemos observar o seguinte perfil de participação de produtos
de cada uma das Listas de Comercialização da CMED:
Margens de Lucro (I.V.A.) sobre o Preço de Venda Oficial
DESCRIÇÃO LISTAS
DE COMERCIALIZAÇÃO
ÍNDICES CMED
(DIVISÃO)
I.V.A. SOBRE PRC
VENDA (%)
NEGATIVA
0,7515
24,84
POSITIVA
0,7234
27,65
NEUTRA
0,7075
29,24
Fonte: CMED/2009
Dessa forma, vemos que o percentual representado sobre Preço de Venda
Oficial, é bem inferior ao que obtemos quando comparamos ao Preço de Custo
Oficial.
Fonte: Revistas de Preços de Venda Oficial, distribuída para o comércio varejista farmacêutico Nov/2009.
Apesar da maioria dos medicamentos que estão presentes nas revistas de
preços pertencerem a Lista Positiva da CMED (aproximadamente 60%),
observamos que existe variação no perfil de comercialização destas listas para
cada farmácia.
• Considerações sobre a participação das Listas de
Comercialização da CMED nas vendas da Farmácia
Os medicamentos que estão dispostos nas Listas de Comercialização da
CMED não apresentam perfil de venda igualitário dentro da Farmácia. Os
medicamentos que estão agrupados na Lista Positiva da CMED normalmente
são os medicamentos de “uso contínuo”, que por esse motivo tendem a serem
mais vendidos. Esses medicamentos da Lista Positiva, são medicamentos que
normalmente possuem um valor agregado de venda um pouco maior.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
• Estudo dos Grupos de Produtos em Farmácia Comunitária
Podemos agrupar os produtos na Farmácia Comunitária de forma que possam
refletir a “Margem de Lucro” que possam oferecer sobre o “Preço de Venda
Oficial”. Uma forma lógica a ser proposta é dividir os produtos existentes em 5
grupos, da seguinte forma:
24
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
I. Medicamentos de Marca: Referências e Populares.
II. Medicamentos de Marca: Similares.
III. Medicamentos Genéricos.
IV. Perfumarias e Correlatos.
V. Produtos Manipulados.
Verificando estritamente sob o ponto de vista da “Margem Bruta” sobre o “Preço
de Venda Oficial”, por exemplo as Farmácias que vendem maior quantidade
dos grupos de “Perfumarias/Correlatos” e também dos “Produtos Manipulados”
tendem a obter médias de “Margem de Lucro” maiores, quando calculadas
somente do ponto de vista das “Margens Oficiais de Lucro”. Os medicamentos
“Genéricos e Similares” possuem praticamente a mesma margem que os
medicamentos de marca de Referencia/Populares, quando analisados levando
em consideração somente a “Margem de Lucro Oficial”.
Dentro de cada um desses grupos de produtos, notamos certa predominância
de venda de produtos, constantes nas Listas de Comercialização da CMED.
Como cada Lista de Comercialização já é conhecida a sua “Margem de Lucro”
sobre o Preço de Venda Oficial, podemos calcular de forma aproximada, uma
média de “Margem de Lucro” para cada grupo:
GRUPOS
PREDOMINÂNCIA
DE LISTAS
% MÉDIO DE LUCRATIVIDADE
CONFORME I.V.A. (SOBRE PRC
VENDA OFICIAL)
MEDIC. MARCA:REFERÊNCIA/
POPULARES
NEGATIVA/POSITIVA
26,50
MEDIC. MARCA:SIMILARES
POSITIVA/NEGATIVA
26,54
MEDIC. GENÉRICOS
POSITIVA/NEGATIVA
27,26
PERFUMARIAS/
CORRELATOS
LIBERADOS/NEUTRA
37,50 (*)
PROD. MANIPULADOS
LIBERADOS
-
Dizemos que este calculo é ainda limitado para a prática corrente da Farmácia,
pois foi levado até agora em consideração somente as “Margens Oficiais”
que são ditadas pela CMED. O mercado físico, prevê descontos “extras” em
determinados produtos que podem ampliar essas margens.
• Estudo dos Descontos obtidos na Compra (acréscimo da
Margem de Lucro Oficial)
A própria concorrência de mercado na rede atacadista de medicamentos, faz
com que sejam ofertados “descontos extras” para o varejista na compra desses
produtos. Podemos perceber que, conforme o grupo de medicamentos,
ocorre um desconto que incide sobre o “Preço de Custo Oficial” ou “Preço de
Custo Fabrica” dos medicamentos.
29,45
RESULTADOS E MÉDIAS
Esses descontos, podem ser menores ou maiores conforme a pressão de
mercado de momento, e também, pode variar conforme a quantidade
adquirida pelo varejista. Em termos gerais, para um dado momento que foi
pesquisado, foi possível mensurar e iremos demonstrar a título de ilustração,
como se comportaram esses descontos junto aos fornecedores:
(*) Leva em consideração uma média utilizada no mercado varejista.
Não foram considerados os produtos manipulados que tem o seu preço Liberado.
Verificamos que no quadro anterior, foi possível encontrar uma “Margem de
Lucro Média”, que é incidente sobre o Preço de Venda Oficial dos produtos
de uma Farmácia. Deve ser lembrado porém, que esse percentual esta
estritamente ligado ao tipo de movimentação da Farmácia, e deverá variar
conforme a venda de um ou de outro grupo.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
25
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
Descontos Médios obtidos dos Fornecedores por Grupos de
medicamentos
GRUPOS
DE MEDICAMENTOS
VARIAÇÃO DOS DESCONTOS
DE COMPRAS PRATICADOS NO
MERCADO PELOS FORNECEDORES
(SOBRE O CUSTO OFICIAL) (%)
MÉDIA OBTIDA DE DESCONTOS
DE COMPRAS PRATICADOS
NO MERCADO PELOS
FORNECEDORES (SOBRE O
CUSTO OFICIAL) (%)
MEDIC. MARCA:REFERÊNCIA/
POPULARES
DE 0,00 ATE 9,00
4,50
MEDIC. MARCA:SIMILARES
DE 30,00 ATE 78,00
62,50
MEDIC. GENÉRICOS
DE 18,00 ATE 72,00
60,00
PERFUMARIAS/
CORRELATOS
LIBERADOS/NEUTRA
LIBERADOS/NEUTRA
Utilizando-se os percentuais obtidos na pesquisa, somados com a “Margem
de Lucro Oficial” (incidente sobre o Preço de Venda Oficial mostrada
anteriormente); podemos realizar um cálculo final onde é possível demonstrar
agora, como ficariam as “Margens de Lucro Média”, incidentes sobre o Preço de
Venda Oficial após os descontos obtidos junto aos fornecedores:
Lucro Bruto por Grupos
Fonte: Pesquisa de Mercado: Atacado Centro-Oeste do Brasil Nov/2009.
Vejamos no gráfico esses percentuais extras de desconto praticados
sobre o Preço de Custo Oficial:
Média Geral de Lucro Bruto obtida entre os Grupos para Farmácia sem Manipulação.
“Lembramos que esses percentuais são aproximados e podem não representar
as condições de mercado de diversas regiões do país, e, ainda, podem variar
conforme o volume comprado pelo varejista. Os valores apresentados são
ilustrativos e representam valores médios conseguidos em um dado momento,
e em uma dada região, que podem ser alterados, para mais ou para menos.” Se
considerarmos uma venda uniforme de todos esses grupos (o que dificilmente
ocorre na prática corrente), chegamos a um valor médio de “Margem de Lucro
Bruta” sobre o “Preço de Venda Oficial” de aproximadamente 52,66% (para uma
Farmácia que não trabalha com produtos manipulados).
“Como foi citado, esses
percentuais podem variar
conforme as condições de
mercado e também, conforme
as regiões do país e ainda,
conforme o volume comprado
pelo varejista.”
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
26
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
No entanto, podemos observar que na prática diária, a maioria das Farmácias,
trabalham com uma margem igual ou um pouco inferior a esta aqui
demonstrada.
Vejamos um exemplo numérico:
• Calculando a obtenção do CMV (%)
GRUPOS
Existem duas formas possíveis de cálculo para se obter o CMV sobre a Venda
Bruta ocorrida em uma Farmácia:
MÉTODO CLÁSSICO CONTÁBIL
CMV= (ESTOQUE INICIAL + COMPRAS) – ESTOQUE FINAL
DESCONTOS
DE COMPRAS
PRATICADOS NO
MERCADO PELOS
FORNEC. (%)
DESCONTOS
DE COMPRA
CUSTO MERC.
PRATICADOS NO VENDIDA COM
MERCADO PELOS
O DESC. DE
FORNEC. (R$)
COMPRA (R$)
CUSTO MERC.
VENDIDA COM
O DESC. DE
COMPRA (%)
14.301,00
26,50
10.511,24
4,50
473,01
10.038,23
70,19
MARCA: SIMILARES
8.172,00
26,54
6.003,15
62,50
3.751,97
2.251,18
27,55
GENÉRICOS
4.086,00
27,26
2.972,16
60,00
1.783,29
1.188,86
29,10
PERFUMARIAS
CORRELATOS (*)
7.491,00
37,50
4.681,88
0,00
0,00
4.681,88
62,50
34,05
85,71
4,87
0,00
0,00
4,87
14,29
34.084,05
29,08
24.173,28
24,85
6.008,27
18.165,01
53,29
RESULTADOS E MÉDIAS
Exemplo numérico de uma Farmácia “Sem Manipulação”. Montante de venda por Grupos foi aleatória. (*) Margem de Lucro dos
Manipulados e Perfumarias foi inserida de forma aleatória para exemplificação.
No quadro acima de exemplo numérico de uma Farmácia com um perfil de
venda total de aproximadamente R$ 34.000,00; foi disposto o valor de venda
total de cada grupo. Em seguida aplicando os índices do governo (CMED) que
já são conhecidos, encontramos o Custo da Mercadoria Vendida, porém sem
levar em consideração os descontos obtidos junto aos fornecedores.
Um outro método que poderá ser utilizado é o seguinte:
MÉTODO RETIRANDO AS MARGENS DE LUCRO
CMV= VENDA BRUTA TOTAL – MARGENS DE LUCRO (%)
Na coluna a seguir, são mostrados (a título de exemplificação), os valores
de descontos obtidos junto aos fornecedores e logo a frente, os valores de
desconto em reais (R$) que os fornecedores concederam de desconto para
cada grupo. Realizando a subtração deste desconto do “Custo da Mercadoria
Vendida sem os Descontos de Compra”, obtivemos o “Custo da Mercadoria” já
com os descontos de compra. No quadro, é demonstrado esse valor em reais
(R$) e em percentual (%).
Ao conhecer-se as Margens de Lucro dos produtos, incidentes sobre o Preço
de Venda Bruto, é possível obter-se o Custo da Mercadoria Vendida (C.M.V.).
Desta forma, ao separar o faturamento de vendas de cada Grupo de produtos
descritos anteriormente e subtrair a sua Margem de Lucro, que foi calculada
levando em consideração os índices oficiais e os descontos obtidos dos
fornecedores; é possível encontrar o Custo da Mercadoria.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
MERC. VENDIDA
SEM O DESC. DE
COMPRA (R$)
CUSTO
MARCA:REFERÊNCIA/
POPULARES
MANIPULADOS (*)
Este método, esbarra em um problema comum nas Farmácias Comunitárias,
que é a obtenção do valor do Estoque no início e no final do período
(geralmente do mês) em termos absolutos e com valores de confiança. É um
método que pode ser utilizado somente se o Farmacêutico estiver certeza da
sua exatidão ou seja,ter um sistema (software) confiável.
LUCRATIVIDADE
VALOR VENDA CONFORME I.V.A.
BRUTA POR (SOBRE PRC VENDA
GRUPO (R$)
BRUTA) (%)
27
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
• Estudo dos Descontos obtidos na Venda
Atualmente, as Farmácias tem sido muito agressivas nos descontos oferecidos
ao consumidor. A competição de mercado e a pressão por maiores vendas,
levaram a um achatamento da Margem de Lucro Final (ou Margem de Lucro
Líquida), em razão dos altos descontos concedidos na venda ao cliente.
GRUPOS
Esses descontos, deverão sempre serem definidos segundo uma política prédefinida, sendo mais viável a sua administração por grupos de produtos. A
administração dos descontos também por grupos de produtos é melhor aceita,
visto que os índices (ou I.V.A.) podem ser melhor trabalhados também pelos
grupos de produtos, e ainda, os descontos obtidos junto aos fornecedores
seguem o agrupamento de produtos.
LUCRO
BRUTO POR DESC.
LUCRO
MÉDIA DE
BRUTO POR GRUPOS OFERIDOS
LUCRATIVIDADE
NA
DESC.
SEM
GRUPOS
CONFORME
CUSTO MERC.
DESC. P/ VENDA P/ OFERIDOS
VALOR VENDA I.V.A. (SOBRE VALOR BRUTO VENDIDA COM SEM DESC.
P/ CLIENTES CLIENTES CLIENTES NA VENDA
PRÉ VENDA)
DE LUCRO
O DESC. DE
BRUTA POR
(%)
(R$)
(%)
(R$)
(%)
(R$)
COMPRA (%)
GRUPO (R$)
REFERÊNCIA/
POPULARES
14.301,00
26,50
3.789,77
70,19
4.262,77
29,81
10,00
1.430,10
SIMILARES
8.172,00
26,54
2.168,85
27,55
5.920,82
72,45
15,00
1.225,80
GENÉRICOS
4.086,00
27,26
1.113,84
29,10
2.897,14
70,90
15,00
612,90
PERFUMARIAS/
CORRELATOS (*)
7.491,00
37,50
2.809,13
62,50
2.809,13
37,50
10,00
749,10
MANIPULADOS
(*)
34,05
85,71
29,18
14,29
29,18
85,71
10,00
3,41
34.084,05
29,08
9.910,77
53,29
15.919,04
46,71
11,80
4.021,31
RESULTADOS
E MÉDIAS
Exemplo numérico meramente ilustrativo. Valores exemplificados para Farmácia SEM Manipulação.
Esses descontos concedidos na venda são extremamente variáveis, até mesmo
dentro de um mesmo bairro.
• Estudo das Margens de Lucro Bruto
A dica principal é:
As “Margens de Lucro” em Farmácia, para o caso dos medicamentos, que são a
maioria dos produtos vendidos em Farmácias; são afetadas por três variáveis
,que norteiam e no final, formam a Margem praticada pelo varejo Farmacêutico.
Conforme foi demonstrado anteriormente. Essas três variáveis são:
Defina um percentual de desconto para
cada “Grupo de Produto”, e realize o calculo da média final entre os grupos. Essa
média final, é que será importante como acompanhamento administrativo,
pois entra na redução da “Margem de Lucro Final” obtida pela Farmácia. Ao
calcular essa média de desconto entre os Grupos, lembre-se que terá que
levar em consideração o “Peso de cada Grupo” (média ponderada) na venda
total. Portanto, não é só tirar a média simples entre os 5 grupos, mas sim tem
que se levar em consideração a quantidade vendida de cada grupo. A título
de exemplificação numérica, iremos demonstrar os descontos concedidos por
grupos de produtos, para a mesma Farmácia anteriormente descrita, com um
faturamento aproximado de R$ 30.000,00/mês:
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
I. Os I.V.A. ou índices de comercialização, ditados pelo Governo Federal (através
da CMED), que acabam por impor uma margem de lucro sobre o preço de
venda.
II. Os “Descontos obtidos junto aos Fornecedores”, que incidem sobre os
produtos, aumentando um pouco as margens de lucro impostas pelo Governo
Federal.
III. Os “Descontos concedidos aos Clientes”, que retiram parte dessas margens
de lucro conseguidas.
28
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
Dessa forma, para o caso de um medicamento, sabendo-se o seu Preço de
Custo Oficial, é possível realizar um calculo reverso, encontrando assim o seu
Preço de Custo Real (de compra) e portanto, conhecendo a Margem de Lucro
Final do produto. Vejamos um exemplo numérico:
PRODUTO
PREÇO
CUSTO
OFICIAL
(R$)
DESCONTO
OBTIDO
JUNTO AO
FORNEC. (%)
PREÇO
CUSTO REAL
(R$)
XYZ
10,00
55,00
4,50
I.V.A. SOBRE
PREÇO CUSTO
OFICIAL (%)
33,06
PREÇO
VENDA
OFICIAL
(R$)
DIFERENÇA
ENTRE PRC
VENDA OF. E
PRC CUSTO
REAL (R$)
DIFERENÇA
ENTRE PRC
VENDA OF. E
PRC CUSTO
REAL (%)
MARGEM
LUCRO
SOBRE
PRC
VENDA (%)
DESC. NA
VENDA
(R$)
DESC. NA
VENDA
(R$)
MARGEM
LUCRO FINAL
SOBRE
PRC. VENDA
(%)
13,30
8,80
66,16
66,16
15,00
1,99
60,21
GRUPOS
VALOR BRUTO
DE LUCRO (R$)
CUSTO
LUCRO
LUCRO
LUCRO
LUCRO
CUSTO MERC.
MERC.
BRUTO POR BRUTO POR
DESC.
BRUTO POR BRUTO POR
VENDIDA
VENDIDA
GRUPOS
GRUPOS
OFERIDOS
GRUPOS
GRUPOS
COM O DESC. COM O DESC. SEM DESC. SEM DESC. NA VENDA COM DESC. COM DESC.
DE COMPRA DE COMPRA P/ CLIENTES P/ CLIENTES P/ CLIENTES P/ CLIENTES P/ CLIENTES
(R$)
(%)
(R$)
(R$)
(%)
(R$)
(R$)
REFERÊNCIA/
POPULARES
42,00
14.301,00
26,50
3.789,77
10.038,23
70,19
4.262,77
29,81
10,00
2.832,67
19,81
SIMILARES
24,00
8.172,00
26,54
2.168,85
2.251,18
27,55
5.920,82
72,45
15,00
4.695,02
57,45
GENÉRICOS
12,00
4.086,00
27,26
1.113,84
1.188,86
29,10
2.897,14
70,90
15,00
2.284,24
55,90
PERFUMARIAS/
CORRELATOS (*)
22,00
7.491,00
37,50
2.809,13
4.681,88
62,50
2.809,13
37,50
10,00
2.060,03
27,50
MANIPULADOS (*)
0,10
34,05
85,71
29,18
4,87
14,29
29,18
85,71
10,00
25,78
75,71
100,10
34.084,05
29,08
9.910,77
18.165,01
53,29
15.919,04
46,71
11,80
11.897,73
34,91
RESULTADOS
E MÉDIAS
Exemplo numérico de produto aleatório.
% MÉDIO DE
% MÉDIO
LUCRATIVIDADE
DE VENDA
CONFORME I.V.A.
MENSAL POR VALOR VENDA
(SOBRE PRC
GRUPO
POR GRUPO (R$)
VENDA)
Exemplo de valores ilustrativos. Demonstração da Composição da Margem de Lucro Final em Farmácia SEM Manipulação.
Veja no exemplo que a “Margem de Lucro Final” foi definida por três parâmetros:
O I.V.A., o desconto do fornecedor e o desconto concedido na venda.
Analisando o quadro acima, verificamos que a “Margem de Lucro Final” (ou
Lucro Bruto), foi calculado conforme o Grupo de Produto. Essa sistemática
permite conhecer melhor as variáveis que compõe as “Margens de Lucro”
conforme foi dito anteriormente; e portanto facilita o calculo final.
• Estudo da Composição das Margens de Lucro em Farmácia
O estudo da “Composição das Margens de Lucro” em Farmácia se torna
interessante porque, conhecendo-se a venda de cada Grupo de Produtos,
pode-se chegar ao “Lucro Final”, com um desvio de calculo muito baixo ou
insignificante. Realizando os cálculos de forma inversa, podemos chegar a
um valor muito próximo do “Lucro Bruto” (ou Lucro Final) da Farmácia. É desse
“Lucro Bruto” que será possível pagar todas as Despesas da Farmácia, e ainda
no final remunerar o investidor ou proprietário da empresa.
Como já são é conhecida as “Margens de Lucro” para cada grupo, e, também,
a partir delas foi possível calcular o C.M.V. (Custo da Mercadoria Vendida); a
simples subtração desses dois itens permite se chegar ao “Lucro Bruto Final”.
È notório que, este valor deverá se alterar de uma Farmácia para outra.
As Farmácias possuem algumas variáveis que lhe são próprias, e que irão
influenciar na “Composição Final da Margem de Lucro”.
Essas variáveis são mais precisamente:
Vejamos um exemplo numérico utilizando a mesma venda anteriormente
demonstrada, de uma Farmácia com faturamento aproximado de R$
30.000,00/mês:
I. A diferenciação na quantidade de venda entre os Grupos de Produtos (perfil
de venda da Farmácia).
II. O Desconto obtido junto aos Fornecedores. Ele varia conforme o volume
de compra da Farmácia e também a sua posição geográfica e forma de
pagamento.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
29
3. aspectos práticos da administração
financeira na farmácia ou drogaria
III. O Desconto concedido na venda aos clientes. Conforme a pressão da
concorrência, cada Farmácia aumenta ou diminui esses descontos para os
clientes.
IV. O I.V.A. incidente sobre os produtos conforme a “Lista de Comercialização”
da CMED do Governo Federal. Essa variável é de menor grau de incidência, e
varia apenas conforme o estado da federação onde que a Farmácia se situa. Só
é considerada “variável” quando se compara Farmácias situadas em estados
diferentes.
Conhecendo-se a “Margem de Lucro Final” de sua Farmácia, você poderá
mensurar o percentual máximo que suas “Despesas” poderão alcançar, sempre
tendo como parâmetro a sua “Venda Bruta”. Saber esse limite para onde que
as “Despesas” poderão chegar, é de suma importância para que o empresário
possa projetar o seu “Lucro Líquido Final”, antes mesmo de operacionalizar o
seu negócio.
Saber esse limite para onde que as “Despesas” poderão chegar, é de suma
importância para que o empresário possa projetar o seu “Lucro Líquido Final”,
antes mesmo de operacionalizar o seu negócio. É importante, também, para
poder ir “ajustando” as suas “Despesas Totais” para dentro da sua realidade de
“Margem de Lucro”, para que não haja saldo negativo no seu DLP e também
no seu Fluxo de Caixa.
Todo Farmacêutico que atua em Farmácia Comunitária, deverá conhecer e
estudar qual é a “Margem de Lucro Final” da Farmácia em que atua; mesmo
que não seja ele o proprietário, é importante se preocupar em conhecer os
resultados da Farmácia. Afinal, a continuidade do funcionamento da Farmácia,
depende desses números.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
30
4.
A divisão da Farmácia em Setores de serviços, facilita a administração e
proporciona mais clareza na definição da metodologia operacional e/ou
administrativa. A setorização proposta, foi verificada após a observação de
várias empresas em que, se fazia necessário uma melhor administração. Tanto
pequenas Farmácias como grandes, deverão ser setorizadas. Uma só pessoa
ou uma só equipe, poderá tomar conta de um ou mais setores, dependendo
do tamanho da Farmácia.
METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Algumas definições são importantes para que seja realizado um bom trabalho
no setor de vendas:
a) Definir uma política de Preços, Prazos, e de Descontos;
b) Definir uma política de Produtos para foco de vendas;
c) Definir procedimentos de formas de vendas possíveis;
d) Definir os limites e procedimentos das ações de “Substituição” e de
“Indicação” de produtos;
e) Definir procedimentos em casos de “Reclamações de Clientes”;
f) Definir metas para a Equipe de Trabalho;
g) Definir as ações e forma de trabalho do Farmacêutico na Farmácia.
Proposta de Setorização da Farmácia:
I. Vendas
II. Caixas
III. Crediário
IV. Estoque
V. Compras
VI. Financeiro
VII. Contabilidade
VIII. Administrativo ou Diretoria
Vejamos algumas dicas
para cada uma dessas
definições:
SETOR DE VENDAS
A) DEFINIR UMA POLÍTICA DE PREÇOS, PRAZOS, E DE
DESCONTOS
O desafio na definição de uma política de vendas, é a de unir o Lucro e a Ética.
A melhor proposta de unificar Lucro e Ética, deverá ser: Criar protocolos de
atendimento; Programar diretrizes com foco em produtos; definir conceitos
básicos aos vendedores. Para o Setor de Vendas, o Farmacêutico deverá definir
com antecedência alguns parâmetros ou diretrizes que irão nortear o trabalho
dos vendedores da Farmácia. A idéia básica é a de que o Farmacêutico defina
conceitos e forma de atendimento que venham a proporcionar lucro nas
vendas, e ótimo atendimento ao cliente.
A definição da “Lista de Preços” que será utilizada pela Farmácia é de suma
importância, visto que os Preços de Venda Oficial (Preço Máximo ao Consumidor
– PMC), estarão constantes dessa lista. Como ás vezes ocorre validades
de preços diferentes entre as listas existentes no mercado, é importante
que o Farmacêutico verifique qual é a lista utilizada pelos concorrentes, e
adote o mesmo tipo de lista. Também a definição da “Margem de Lucro” ou
percentual de “Markup” que será aplicado para os produtos “Liberados” (por
exemplo no caso da perfumaria), deverá ser definido com antecedência. Para
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
31
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Exemplo dos principais Geradores de Tráfego:
isto, a utilização de modelos de estudo de Margens de Lucro e também da
simulação de DLP e DFC (conforme descrito anteriormente), irão nortear qual
o percentual necessário a ser aplicado, para que a Farmácia possa ser lucrativa.
A definição dos “Prazos para pagamento”, no caso de “venda a prazo” por
duplicatas (ou notas), deverá ser instituída tendo como base o prazo obtido
na compra. É sempre importante manter um equilíbrio entre o prazo obtido e
o prazo concedido.
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Em relação aos “Descontos” que serão oferecidos aos clientes; o seu estudo e
a sua definição com antecedência, será de suma importância para que todos
os colaboradores da Farmácia possam executar bem o seu serviço, e saber
atender o cliente. A utilização de modelos de estudo de Margens de Lucro
e de simulação de DLP e DFC (conforme descrito anteriormente), é que irão
definir os limites de descontos que poderão ser utilizados para cada grupo de
produtos.
Política de Descontos
PRECIFICAÇÃO - A percepção de baixo Preço pelo cliente, é vital para a
sustentabilidade da Farmácia. Devem existir duas classes de produtos distintas
na Farmácia:
•
•
•
Os Geradores de Tráfego
São os produtos de conhecimento do cliente (geralmente os de uso contínuo
– seja medicamento ou não). Servem para “atrair” o cliente. Característica
principal: maior desconto na venda
Existem dois métodos de PRECIFICAÇÃO dos produtos que levam o
cliente a percepção de barateiro:
Os Geradores de Renda
•
•
São os produtos desconhecidos pelo cliente (comprados eventualmente ou
em situações específicas).Característica principal: menor desconto na venda.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
Creme Dental
Fraldas
Absorventes
Populares: Biotônico, Elixir + Vitasaly + Castanha + Sal + Fruta + Água
Inglesa, etc.
Prazóis (Gastrite)
Cardíacos+Vasodilatadores+Anti-Hipertensivos
Anticoncepcionais + Repositores Hormonais
Miconazois (antimicóticos)
Comprimidos Populares (envelopes com 4 ou 10)
Anti-asmáticos (Salbutamol+Fortenerol+etc)
Tinturas p/ Cabelos
Controlados (de Uso Contínuo)
Reposição Calcio (Osteoporose)
Enxaguatório Bucal Popular (Cepacol + Clinerize + Plax)
Cialis + Viagra + Sildenafil
Anti Gripais já consagrados: (Naldecom, Cimegripe, Resfenol, Resfredyl,
Gripeol, Benegripe)
Anti-vertiginosos (Labirinto)
Colírios (Populares: Claril+Receituário:Timolol)
Genéricos Uso Contínuo (Percentual Mínimo)
O método do “Repasse dos Descontos Extras” que foram obtidos dos
fornecedores (RDE).
O método da “Distribuição dos Descontos por Classes” de Produtos (DDC).
OBS: Ambos visam a preservação da média de descontos que foi calculada no DLP.
32
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
O método do “Repasse dos Descontos Extras” que foram obtidos dos
fornecedores (RDE): o repasse ocorre somente com os descontos “extras”.
CANAIS DE VENDA
A Farmácia deve buscar sempre abrir novos canais de venda, como:
EXEMPLO – CASO DO DORFLEX
•
•
DORFLEX ENVELOPE C/ 10 COMPRIMIDOS
PREÇO DE VENDA OFICIAL: R$ 3,85
PREÇO DE CUSTO OFICIAL: R$ 2,89
PREÇO VENDA NO BALCÃO: R$ 3,85 – 10,0% = R$ 3,46
DESCONTO EXTRA OBTIDO NA OPL (FARMALINK/INTERNET) = 21,00%
PREÇO VENDA NO BALCÃO C/ REPASSE DO DESC. = R$ 3,46 – R$ 0,60 =
R$ 2,86
•
•
Programa Farmácia Popular do Governo Federal.
Convênios com as empresas de PBM (é uma sigla para Pharmacy Benefit
Management - o termo é traduzido para o português como “Programa de
Benefícios de Medicamentos”).
Pharmalink.
Programa Vale mais Saúde (Novartis).
Verificar sempre com os representantes de cada Laboratório fabricante, a
existência de Programa de Benefício ao Cliente.
B) DEFINIR UMA POLÍTICA DE PRODUTOS PARA FOCO DE
VENDAS
O método da “Distribuição dos Descontos por Classes” de Produtos (DDC): É
mensurado conforme o perfil de Venda Bruta da Farmácia, inserindo descontos
em cada produto conforme a Classe (Gerador de Tráfego ou Renda).
A separação dos produtos que irão ser alvo do “foco de vendas” é muito
importante para lucratividade da Farmácia. Escolher os produtos de alguns
laboratórios que apresentam maiores taxas de Margem de Lucro (geralmente
os medicamentos Genéricos e Similares), e depois preparar “listas” desses
produtos, e ainda dispor separadamente em prateleiras estrategicamente
localizadas dentro da Farmácia, irá melhorar o resultado financeiro. Geralmente,
a escolha do foco de vendas, nos produtos de apenas três laboratórios,
propiciam melhores ações de vendas e aumento da Margem de Lucro.
Distribuí descontos nos Produtos, separado-os como sendo:
• DA NECESSIDADE – Anti-hipertensivos, Anti-concepcionais, etc. (maiores
descontos).
• EMOÇÃO – Perfumes, Shampoos, etc. (menores descontos).
• ANGÚSTIA – Antibióticos, Anti-térmicos, Analgésicos p/ dor aguda, etc.
(desconto pequenos ou ausentes).
Preparar locais de exposição de produtos para venda espontânea: Vitaminas,
Suplementes, Alimentos Especiais, etc.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
33
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
C) DEFINIR PROCEDIMENTOS DE FORMAS DE VENDAS E
PAGAMENTO POSSÍVEIS
•
•
•
•
Deixar claro como é que poderão ser as vendas: por telefone, pela internet, com
cheques, a Cartão, etc; e as suas formas de pagamento que são importantes
no desempenho das vendas. Por exemplo a proibição de vendas de produtos
controlados pela portaria 344 por via telefone e internet e a proibição dessas
vendas via cartão, são exemplos de definições previas.
•
•
•
Dicas: Venda com Cheques somente com o cadastramento prévio do cliente;
Venda A Prazo somente após a liberação da concessão de crédito (vide critérios
para concessão de crédito ao cliente); não variar os descontos entre formas de
pagamentos (cartão, cheque, dinheiro, etc) porque causa repulsa do cliente;
etc.
•
E) DEFINIR PROCEDIMENTOS EM CASOS DE “RECLAMAÇÕES
DE CLIENTES”
D) DEFINIR OS LIMITES E PROCEDIMENTOS DAS AÇÕES DE
“SUBSTITUIÇÃO” E DE “INDICAÇÃO” DE PRODUTOS
Procedimentos para a “Devolução de Produtos”:
As “indicações” e as “substituições” que forem ocorrem durante as vendas,
deverão seguir um critério pré-definido pelo Farmacêutico responsável pela
Farmácia. Esses critérios deverão estar bem claros para todos os atendentes
de balcão, e listas contendo produtos para “indicação” deverão ser preparadas
e realizados os treinamentos necessários. Exemplo de critério para “Indicação
de Produtos”:
•
•
Estar com o Cupom Fiscal ou Nota Fiscal;
• A embalagem do produto não poderá estar violada ou suja ou deteriorada
(embalagem intacta);
• Ter sido comprado em no máximo 30 dias antes da data da devolução (a
compra tem que ter ocorrido nos últimos 30 dias);
• Não pode ser medicamento Controlado (é proibido por Lei Federal a
devolução de medicamento controlado).
Fazer a indicação ao cliente somente depois de oferecer ao cliente o
“Atendimento Farmacêutico”;
Indicar somente produtos que houve treinamento e que esta constando
na “lista de indicação” (de preferência os Medicamentos Isentos de
Prescrição ou MIP’s);.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
Ensinar claramente o “Modo de Uso” do produto ao cliente;
Explicar ao cliente que se sentir algum sintoma deverá retornar e falar com
o Farmacêutico.
Exemplo de critério de “Substituição de Produtos em Receituários”:
O substituto deverá conter os mesmos princípios ativos (sais) e ainda
apresentar a mesma dosagem que o produto receitado;
O produto deverá ser mais barato (custar menos ao cliente) que o produto
receitado;
O produto substituto deverá ser um Genérico;
Substituições realizadas por atendentes, somente aquelas definidas
antecipadamente pelo Farmacêutico, em Listas e Treinamento.
Fixar o Carimbo ou Selo de Substituição na Receita assinado pelo cliente
e Farmacêutico.
34
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
F) DEFINIR METAS PARA A EQUIPE DE TRABALHO
•
•
•
A definição de metas poderá ser em valores ou em número de unidades
vendidas ou até mesmo em número de clientes atendidos. O estabelecimento
de metas, tendo como base o histórico da Farmácia, é uma forma de
crescimento que não pode ser deixada de lado pelo Farmacêutico. As metas
ajudam a melhorar o desempenho administrativo da Farmácia.
G) DEFINIR AS AÇÕES E FORMA DE TRABALHO DO
FARMACÊUTICO NA FARMÁCIA
OBS: Indicação somente da “Tabela de Produtos para Indicação”, que foi
previamente montada pelo Farmacêutico e a Diretoria da Farmácia (não
esqueça que tem que unir ética com lucro).
O Farmacêutico tem que tomar a posição de ser o líder da equipe de vendas.
Função do Farmacêutico na Farmácia: Motivar a equipe a vender mais com
ética e presteza. Função do Farmacêutico para com o Cliente: Ajudar na solução
dos seus problemas de saúde e na utilização dos medicamentos.
SETOR DE CAIXAS
O Farmacêutico tem que ajudar a Gerenciar a Farmácia. Ele também deverá ter
conhecimento de Administração.
A forma moderna de fechamento dos valores de caixas na Farmácia; utiliza o
fechamento pelo registro das vendas no sistema informatizado (Cupom Fiscal).
A diferença é ajustada pelo Cofre da Gerência.
O Administrador deverá definir claramente a “Forma de Atendimento ao
Cliente” a ser realizada pelo Farmacêutico. Exemplo de Protocolo a ser utilizado
pela Farmácia em relação a indicação de medicamento praticada pelo
Farmacêutico:
A Estatística é que diz se deverá haver cobrança de valores dos funcionários
responsáveis pelo Caixa. O envelope com os valores originado no Caixa vai
direto para o Banco. A conferência do dinheiro existente dentro do envelope,
será realizada pelo Caixa do Banco, e não pela Gerência da Farmácia.
Qualquer diferença a menor ou a maior que ocasionar no fechamento do Caixa,
deverá ser “ajustada” no cofre da Gerência. Assim, se ocorreu falta de dinheiro
no fechamento, o responsável pelo Caixa irá “completar” o valor necessário para
enviar ao banco, com o dinheiro proveniente do Cofre da Gerência. No final
de cada período (semana ou mês), será levantada a somatória das diferenças,
Quando e Como o Farmacêutico deverá indicar um medicamento - O
Farmacêutico somente deverá indicar um medicamento ao cliente nos
seguintes casos:
• Diagnóstico da doença ou sintoma for visível.
• Baixa complexidade da doença ou sintoma.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
Quando o Farmacêutico sentir segurança em qual medicamento deverá
indicar.
Por solicitação do Cliente, e atender as outras condições acima.
Nos demais casos que não preencherem os requisitos acima, o
Farmacêutico deverá encaminhar o cliente a um médico. Neste caso,
converse com o cliente forneça a ele o nome do profissional que mais
encaixa para o seu caso (conforme a lista de médicos por especialidade
previamente montada).
35
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
SETOR DE CREDIÁRIO
que irão dizer se o valor esta ou não dentro do esperado. Diferenças mensais
acumuladas menores do que 1% sobre o valor total movimentado pelo caixa,
geralmente podem ser suportadas pelas despesas fixas da Farmácia.
Dois tipos de Contas de Clientes deverão existir em uma Farmácia:
CONCEITO DE “COFRE GERÊNCIA”
•
•
•
Conta Corrente Simples – é a conta corrente de compra acumulativa, do
cliente (normalmente pessoa física), aonde é anotada cada compra. Deve ser
acumulado valores de compra, aonde o cliente poderá ir pagando o seu todo,
ou parcialmente.
Serve para efetuar movimentação de dinheiro dentro da Farmácia.
O valor para “Troco” de clientes, para iniciar o dia, deverá ser proveniente
do “Cofre Gerência”. Retorna no final do dia ou no fechamento do caixa.
Cédulas de “trocados” (menor valor) ficam no “Cofre Gerência” e são
emprestadas para o Caixa que devolve cédulas “maiores”.
Conta Corrente Convênio – é a conta corrente de compra em que ocorre um
“Fechamento” no final de cada período (geralmente mês). Transcorre como
uma Conta Corrente Simples, com a inserção de valores acumulativos, mas no
final de cada período ocorre um Fechamento. As datas base de fechamento
deverá ser escolhida pelo cliente (geralmente pessoa jurídica) e deverá ser
escolhida pelo cliente (geralmente pessoa jurídica) e deverá ser demarcadas
datas de cinco em cinco dias: 05, 10, 15, 20, 25, 30.
CONCEITO DE “RETIRADAS” E “SUPLEMENTOS”
•
•
Retiradas: são valores que saem do caixa para alguma finalidade. Devem
ser documentadas com Nota Fiscal ou Recibo se foi destinada a pagamento
de Despesas ou Fornecedores ou Vales para Funcionários.
Suplementos: são valores que entram no caixa provenientes do “Cofre
Gerência” ou do “Cofre Administrativo”. Deve ser pago no final do
período. É uma movimentação simples e não requer ser documentado
(movimentação financeira).
As vendas a Crediário, deverão ser administradas visando previamente que
“haverá atrasos nos pagamentos e inadimplências”. Esta é uma realidade que
a Farmácia não tem como evitar. Não realizar vendas “a prazo” é uma grande
perda de vendas, portanto fazer a sua correta administração é importante e
vital para o sucesso da Farmácia.
Em relação as operações de Caixa, definir como ocorrerá e treinar os
Colaboradores:
• Como poderá haver “Recebimento Parcial” de Duplicata.
• Quando for “Recebimento Parcial” qual Duplicata deverá ser quitada
primeiro.
• Como proceder em caso de Recebimentos com Cartão.
• Como proceder em caso de Recebimentos com Cheque Pré-datado.
• Como proceder em caso de Recebimentos com parte em Dinheiro e Parte
em Cartão ou Cheque.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
Um bom método de administração das vendas “A Prazo” com Duplicatas
ou Cheques, é a formação de uma “Conta Lastro”. Consiste em depositar em
uma Conta Corrente Bancária, o equivalente a 3% de toda venda a prazo (em
duplicata ou cheque) que ocorreu na Farmácia durante o mês. É como se fosse
um seguro que a Farmácia esta pagando para não haver perda nas vendas a
prazo. A regra consiste em criar um fundo, para pagar os títulos não recebidos
após 120 dias do seu vencimento. O título vencido e não pago, passa por 3
36
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Todas as vendas a Crediário deverão ter uma data de vencimento pré-fixada,
e cada venda se transforma, no caso de venda “A Prazo” em um título. Esse
título poderá ser uma Duplicata (ou as vulgarmente chamadas notinhas) ou
um Cheque. Ao passar da Data de Vencimento, esse título deverá seguir um
caminho de fases. Um título deverá passar por 3 fases distintas, que compõe a
Cobrança. A cobrança deverá ter um “inicio” um “meio” e um “fim”. Não poderá
ser indefinidamente, e a sua administração correta é vital para o sucesso da
Farmácia.
fases de cobrança (descritos a seguir) e na última fase, será pago pelo “Lastro”
(ou conta de Provisão ou ainda denominada de Fundão), pelo valor original (ou
valor base de custo). Este procedimento tem resultado prático, e se mostrou
eficaz desde que haja um critério na abertura de cadastros de novos clientes.
Os critérios de abertura de novos Cadastros para clientes, compreendem 5
filtros que deverão ser seguidos rigorosamente. Os 5 Filtros para ATIVAR um
novo Cadastro são:
•
•
•
•
•
•
Comprovar o Endereço e o Telefone do novo Cliente.
Comprovar a existência do Local de Trabalho.
Comprovar as Referências (Bancária, Comercial e Pessoal).
Comprovar o SPC/SERASA.
Comprovar inexistência de informações negativas com os Funcionários,
Gerentes e Diretoria;
Verificar presença do nome na Lista de Inadimplentes e certificar da
inexistência nas ficha de clientes, com nome abreviado ou outro CPF/
CNPJ.
AS TRÊS FASES DA COBRANÇA SÃO:
Fase nº 01 ou “Preâmbulo”
Inicia após a Data do Vencimento, e consiste na fase da “Aviso ao Cliente” sobre
o vencimento do Título. Nesta fase, o cliente ainda não é “suspenso” para efetuar
compras na Farmácia. Não é considerada uma “cobrança” propriamente dita,
mas sim apenas um aviso de vencimento. Ele inicia no dia posterior a data do
vencimento, e finaliza com 30 dias após o seu inicio. Se não pago, após o 31º
dia de vencimento, o título vai para a segunda fase.
A não aprovação do Cadastro por qualquer um dos 5 filtros (associados ou
não), deverá ser inserida na Ficha do Cliente no sistema informatizado, como
“Observações Gerais” do Cadastro.
Fase nº 02 ou “Cobrança”
É a fase em que ocorre verdadeiramente a “Cobrança” do título, com incidência
de juros e multa por atraso. Nesta fase o cliente é “suspenso” e não poderá mais
realizar compras, sem antes quitar os títulos em atraso. Esta fase deverá durar
aproximadamente 90 dias seguidos. Nesta fase, uma pessoa (cobrador) deverá
visitar pessoalmente o cliente devedor, para tentar solucionar o débito. A multa
por atraso deverá ser no valor da comissão do cobrador, e os juros incidentes
poderão ser negociados. Esta fase termina após 100 dias de iniciada. Se não
pago, o título vai para a última fase.
Várias estatísticas foram realizadas e ficou provado que, se aplicados
corretamente os 5 filtros do cadastro, o “Lastro” sempre poderá arcar com os
valores dos títulos inadimplentes.
Dessa forma, ocorre que a Farmácia não estará tendo perdas (ou prejuízos) com
a venda a prazo, o que faz do crediário uma excelente forma de alavancagem
de vendas.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
37
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Fase nº 03 ou “Inadimplência”
Nesta fase não ocorre mais a cobrança por parte da Farmácia. O título deverá
ser pago pelo “Lastro” (ou Fundão), realizando o cálculo pelo preço de custo
(compra) dos produtos. Nesta fase, o cliente continuará indefinidamente
bloqueado para compras, e na sua ficha deverá constar como “Inadimplente”.
Se o cliente chegar nesta fase, nunca mais voltará a ser “reativado”.
crescente, e que o valor recebido se manterá. Neste caso ainda, lembramos
que a observância dos 5 filtros é vital para o equilíbrio da gangorra.
NOTA
• Deverá existir sempre um valor financeiro suficiente para servir de lastro,
para que o valor de venda a prazo seja aumentado. Não aumento número
de clientes sem Capital de Giro disponível.
• Se não houver valor financeiro disponível no Capital de Giro, não permita
que fichas de novos clientes sejam preenchidas. Coloque aviso no
crediário.
• A implementação correta dessa metodologia, é que leva a venda por
crediário ao lucro. Seja implacável na sua execução. Seja detalhista e
acompanhe de perto para que as operações sejam realizadas dentro
da política descrita. Faça POP’s para que os funcionários sigam, e realize
treinamentos.
Um cliente Inadimplente deverá ser considerado bloqueado indefinidamente.
O título então deverá ser retirado de dentro do fichário da Farmácia e
encaminhado para um escritório terceirizado de cobrança. Para a Farmácia o
título já foi pago, e não mais irá figurar no “Contas a Receber”. Geralmente, no
escritório terceirizado de cobrança é negociado um percentual que varia de 25
a 50% de comissão sobre o valor recebido do título. Ocorrendo o recebimento,
o valor recebido pelo título, deverá ser depositado na Conta Lastro, e não mais
pertence a Farmácia.
Um dos indicadores que mais deverá ser observado na Farmácia, é a correlação
entre o “Valor Vendido” e o “Valor Recebido” mensalmente. Vulgarmente,
chamamos esta correlação de “Gangorra do Crediário”, e ela indica que deverá
na maioria dos meses, haver uma certo “equilíbrio” entre os dois valores.
SETOR DE ESTOQUE
POLÍTICA DE INVENTÁRIOS E DESVIOS DE ESTOQUE
Sempre que houver um valor maior de “Vendas” do que de “Recebimentos” no
mês, isso indica que o “Capital de Giro” da Farmácia teve que arcar com essa
vendas. Isto ocasionou diminuição do Capital de Giro. Do contrário, sempre
que haver ocorrido o oposto, indicará que houve aumento do capital de giro,
mas que no futuro irá haver menos valor a receber.
Um dos critérios mais importantes na Farmácia, é fazer com que o estoque
virtual (presente no sistema informatizado) esteja em concordância com o
estoque físico.
A correta concordância entre os dois, propicia uma melhor compra e um
melhor resultado financeiro final para a Farmácia.
O ideal para qualquer Farmácia, é que haja um equilíbrio mensal entre os
dois valores, com um “leve” valor a maior para o lado do “Valor Vendido”.
Este procedimento assegurará que haverá sempre uma “base de clientes”
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Diariamente deverá ser realizada a conferência de estoque. O ideal é que,
aleatoriamente sejam contados no mínimo 10 produtos que serão lançados
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
em uma planilha, e verificada a diferença encontrada. No final do período
(normalmente no final do mês), se houver diferenças acumuladas que perfazem
mais de 1% do valor total do estoque, será necessário realizar um novo
inventário geral. Diferenças de até 1% é normal para o varejo farmacêutico, e
as correções diárias deverão ser capazes de “ajustar” as discrepâncias.
validade, compreende que a data atual deverá ser inferior a metade desta data
de validade.
Este critério é importante, porque em muitos casos, o produto tem uma Data
de Validade pequena, e instituir um critério definido em prazos, pode fazer
com que a Farmácia não obtenha o produto no mercado.
Os desvios de estoque deverão ser calculados pelo seu valor de custo, e
lançados nas planilhas de Despesas Operacionais Fixas dentro do mês em que
foram detectadas.
O controle de Lotes de Produtos deverá ser realizado pela Farmácia, como
forma de poder realizar a “rastreabilidade” do produto que foi vendido.
As diferenças de estoque somente poderão ser rateadas entre os funcionários
da Farmácia, após reuniões de esclarecimento devidamente documentadas.
A alteração de preços dos produtos, deverá ocorrer de forma que, somente
deverá haver alteração, após a mudança de etiquetas com os preços dos
produtos expostos ao alcance do cliente. A alteração de preços através de
arquivo eletrônico de preços, deverá ser realizada com cuidado visto que
poderá haver discrepâncias de preços, principalmente nos produtos que
possuem embalagens múltiplas.
A CONFERÊNCIA DOS PRODUTOS NA ENTRADA DE
MERCADORIAS
A conferência de produtos na Entrada de Mercadorias, é de vital importância.
Dois itens que deverão ser observados, são a quantidade física que chegou
(comparando com a Nota Fiscal dos produtos), e a Data de Vencimento do
produto. Um bom critério de verificação de data de vencimento, para ser
instituído em Farmácias, é o critério do 50%. Este critério quer dizer que,
somente será aceito produto entrar na Farmácia, que tenha “pelo menos” 50%
da data de validade.
CADASTRAMENTO DE PRODUTOS
CUIDADOS E DETALHES - O cadastramento de produtos em sistema
informatizado, deverá seguir padrões técnicos definidos. O formato da
descrição do produto é de suma importância para não haver duplicidades e
nem dificuldades na Entrada dos Produtos. Seguir sempre a mesma forma de
descrição, e definir as abreviações para que não haja dificuldades nas pesquisas
dos produtos pela descrição.
A “Data de Validade” é o período que compreende entre a data da fabricação
do produto e a data do vencimento do produto. Assim, 50% da data de
validade, compreende que a data atual deverá ser inferior a metade desta data
de validade.
GUARDA DE PRODUTOS NAS PRATELEIRAS VENCE PRIMEIRO NA
FRENTE - A observância da colocação dos produtos pelo estoquista, é de
total importância para a correta movimentação do estoque. Os produtos que
chegaram por último (ou seja mais atual) deverão ser colocados atrás dos
produtos que já estão nas prateleiras. Este conceito, deverá ser claramente
A “Data de Validade” é o período que compreende entre a data da fabricação
do produto e a data do vencimento do produto. Assim, 50% da data de
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
SETOR DE COMPRAS
definido dentro da Farmácia, para que os produtos com data de vencimento
mais próximas sejam vendidos primeiramente.
A definição da forma de compras de produtos para a Farmácia, e os chamados
“Estoques Reguladores”, são de suma importância para o sucesso operacional
e financeiro da Farmácia.
OPERAÇÃO DE “DEVOLUÇÃO DE PRODUTOS” COM A NF-E - Com o
advento da Nota Fiscal Eletrônica, todos os produtos deverão ter a sua
operação de entrada sendo realizada, mesmo que necessite ser devolvido ao
fornecedor. Dessa forma, uma Nota Fiscal de Devolução deverá posteriormente
ser emitida para o Fornecedor.
O método de compra de uma Farmácia deverá compreender duas formas
distintas:
1) O MÉTODO PELO ESTOQUE MÍNIMO E MÁXIMO (OU
MÉTODO DO ESTOQUE REGULADOR).
Como a Nota Fiscal Eletrônica é encaminhada primeiramente ao Fisco Estadual
antes de ser enviada para a Farmácia; o simples fato de não haver o aceite por
parte da Farmácia, não quer dizer que houve o cancelamento da necessidade
da entrada. Este procedimento certamente será detectado pelo Fisco em
razão da ausência do lançamento da Entrada na Contabilidade, e irá ocasionar
multa. Portanto, realizar a entrada e emitir a Nota Fiscal de Devolução é o
procedimento correto.
Este é o método de uso rotineiro, para repor a mercadoria vendida. É definido
antecipadamente um valor de Estoque Mínimo e um valor de Estoque Máximo.
Quando o estoque chega ao valor do Estoque Mínimo é disparada a compra,
para atingir novamente o Estoque Máximo.
O Estoque Mínimo e Máximo deverá ser atribuído inicialmente baseado em
um histórico de vendas ou poderá ser atribuído aleatoriamente por uma
pessoa que esteja habituada com o giro do estoque.
ETIQUETAÇÃO DOS PRODUTOS (VERIFICAR PRODUTOS NA
PRATELEIRA) - Principalmente os produtos da Entrada que são expostos
ao alcance do público, deverão ser etiquetados com o Preço de Venda, antes
de serem alocados nas prateleiras. Atenção especial também quando ocorre
alteração dos valores dos Preços de Venda desses produtos, que deverão ser
substituídas as etiquetas inclusive dos produtos que já estavam em estoque (e
não somente dos que chegaram na entrada). Este procedimento é de suma
importância, visto que disparidades de preços entre os produtos podem
resultar inclusive em multas pelo PROCON.
A definição de um Estoque Mínimo e Máximo, deverá levar em consideração o
tempo de reposição do Estoque realizada pelo Fornecedor. Para Fornecedores
que gastam maior tempo de reposição, aumentar os Estoques Reguladores.
2) O MÉTODO PELA ESTATÍSTICA DE VENDAS (OU MÉTODO
DO HISTÓRICO DE VENDAS).
Este método deverá ser utilizado quando se pretende aumentar os Estoques
da Farmácia. Serve para o caso de “promoções” ofertadas pelos Fornecedores,
e para ocasiões em que se faz necessário um aumento de estoques.
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
PRAZO OBTIDO NA COMPRA
Consiste em fazer um cálculo retroativo de vendas (geralmente nos últimos
3 meses ou no mesmo mês do ano anterior), e calcular um estoque para um
determinado número de dias (geralmente 30 ou 60 dias).
Muito se diz sobre os critérios de prazos na aquisição ou compra de produtos
para Farmácia. Alguns chegam a afirmar com veemência de que comprar
somente á vista é que leva o empresário esta inserido, e qual é a realidade do
negócio.
Normalmente os sistemas informatizados possibilitam esse tipo de cálculo, e
executam a Estatística de Venda, com a formação de Estoque para um número
de dias pré-definido.
O que mais importa para o empresário de Farmácia, é a “concordância” entre
o prazo adquirido na compra com o prazo concedido na venda. Para que isso
ocorra com a maior perfeição possível, é necessário primeiramente que haja
uma “constância” nos prazos de compras. Sem isto, fica difícil se estabelecer
um prazo para a venda.
Em Farmácias, na prática, uma boa maneira de se utilizar essa opção de
compras, é quando os Laboratórios ou Distribuidoras aumentam os descontos
em determinados produtos. Para aproveitar o preço, podemos realizar a
Estatística de Venda. Calculamos o pedido verificando as vendas de cada
produto nos últimos 90 dias, e fazendo um estoque que dure pelo menos
30 dias. Isto quer dizer que, nos próximos 30 dias não irá sair o produto nas
compras diárias pelo método do Estoque Mínimo e Máximo, porque foi feito
estoque extra para o produto.
Sendo assim, para cada Grupo de Produtos, negocie um prazo definido. Um
bom critério que atualmente o mercado aceita é o seguinte:
• Medicamentos de Marca: Referencia e Populares >>> 30 dias de prazo.
• Medicamentos de Marca: Similares >>>>> 60 dias de prazo.
• Medicamentos Genéricos: 60 dias de prazo.
• Perfumarias e Correlatos: 30 dias de prazo.
• Matéria-Prima de Manipulação: 30 dias de prazo.
•
Se assim for negociado com os fornecedores, esforce-se para que haja
mensalmente a replicação desses prazos. Não aceite nem a mais e nem a
menos, para que não haja distorção no seu Fluxo de Caixa.
Em compras de Farmácia, se busca negociar “descontos” em produtos que
pertencem aos grupos de Referência (Marca), os Similares e ainda os Genéricos.
Isto se faz necessários porque estes produtos, tem um Preço Oficial de Custo,
definido pela CMED (órgão do Governo Federal que controla os preços dos
medicamentos). Dessa forma, negociar os descontos sobre o preço oficial de
custo, é a necessidade do comprador da Farmácia.
Para produtos que pertencem aos grupos de Perfumarias e Correlatos, e
também para as Matérias-Primas, é necessário que haja uma “comparação de
preços”. No caso desses produtos, não existe um preço oficial de custo definido
pelo Governo Federal, o que faz com que os preços desses produtos possam
oscilar no mercado.
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Dessa forma, conceder um prazo na venda de 30 dias está em concordância
com o prazo obtido na compra.
Procure negociar o prazo com cada fornecedor, de forma que haja uma
“constância” no prazo concedido, a cada compra realizada. Não permita que
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
o fornecedor fique alterando os prazos. Esta alteração de prazos, ocasiona as
chamadas “sobreposição” de pagamentos, e gera inevitavelmente problemas
de Fluxo de Caixa futuros.
Quando o desconto é do tipo Comercial, é importante lembrar de que o
desconto poderá vir de várias formas no corpo da Nota Fiscal ou DANFE:
1) Desconto no Preço do Produto diretamente: é quando o fornecedor já aplica
o percentual de desconto sobre o Preço de Custo Oficial do produto, e insere o
valor de compra final no documento fiscal;
Em relação ao desconto concedido pelo fornecedor, é tradicional o
representante do distribuidor mencionar o tipo de desconto que o empresário
de Farmácia prefere. Existem dois tipos básicos:
2) Desconto em campo do documento fiscal postado logo a frente do Preço
de Custo Oficial. Neste caso, o documento fiscal vem com o Preço de Custo
Oficial, e logo a frente vem o desconto destacado. Geralmente é melhor se dar
a preferência para este tipo de fornecedor;
1) O Desconto Comercial.
2) O Desconto Financeiro.
O Desconto Comercial, se refere ao local em que o desconto concedido para o
produto, vem inserido no corpo da Nota Fiscal, ou seja, ele vem destacado em
algum lugar da Nota Fiscal fazendo com que o valor final da Nota seja menor.
O Desconto Financeiro, se refere a quando o desconto concedido para o
produto, vem inserido na “fatura” ou seja, geralmente no “Boleto Bancário”
que acompanha a Nota Fiscal. O desconto financeiro é calculado segundo
instruções fornecidas no próprio Boleto, e concedido em campo apropriado
do Boleto, reduzindo assim o seu valor.
3) Desconto em campo do documento fiscal postado no rodapé de totalização.
Neste caso, o fornecedor insere o Preço de Custo Oficial no documento fiscal,
e concede um desconto geral sobre o “Valor Total dos Produtos”, originando
um “Valor Total da Nota Fiscal”. A dificuldade deste tipo de desconto, é que
não se sabe ao certo o percentual de desconto concedido para cada produto
que compõe o documento fiscal. Obtém-se através de calculo apenas um
desconto médio para os produtos, o que muitas vezes dificulta a composição
do Preço de Venda ou da Margem de Lucro Bruto.
Qual seria a importância de um e de outro?
DESCONTOS OBTIDOS NA COMPRA
Para a pequena Farmácia que está no sistema de tributação “SIMLES”, não
há nenhuma diferença. Não existe implicação nenhuma no percentual
de descontos, mas existe diferença apenas para as Farmácias que estão
enquadradas no regime de Tributação do Lucro Real ou no Lucro Presumido.
Para as Farmácias que faturam mensalmente um valor superior a R$ 150 mil
reais, e que portanto esta no regime de apuração do ICMS por débito e crédito;
a forma de desconto Financeiro é melhor porque no final, gera mais crédito de
ICMS que a outra forma.
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Varias são as formas pelas quais o fornecedor oferece os descontos nos
medicamentos, para o Farmacêutico. Na maioria das vezes o que se pretende
com essas “variâncias” nas formas de apresentar o desconto, é camuflar o real
desconto que esta sendo concedido.
Seja de qualquer forma que possa ser apresentado o desconto, o importante
é que o Farmacêutico saiba calcular o quanto em percentual esta sendo
concedido de desconto, em relação ao preço de Custo Oficial do produto.
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Portanto, seja qual for a forma que esta sendo apresentado o desconto,
transforme sempre o valor do desconto em percentual incidente sobre o preço
de Custo Oficial.
Os quadros ao lado mostram formas pelas quais os fornecedores comumente
ofertam os descontos, e quais são os percentuais que incidem sobre o preço
de custo oficial. Note que para utilização nos cálculos da Margem de Lucro da
Farmácia, irá ser necessária a média de descontos que foi obtida sobre o Preço
de Custo Oficial dos produtos.
Vejamos abaixo algumas formas de apresentação dos descontos pelos
fornecedores, e a sua representação em termos de desconto percentual sobre
o preço de Custo Oficial dos produtos:
O Farmacêutico deve ter em mente que, ele terá que alcançar “metas” de
descontos para cada grupo de produtos existente na Farmácia. Sendo assim,
as compras deverão ser pautadas nesse sentido, visto que as médias de
descontos de cada grupo deverão ser alcançadas no final de cada mês.
Representação em quantidade ofertadas e percentual dos descontos:
QUANT. PROD. CHEGA
NA FARMÁCIA
PERCENTUAL
OBTIDO DE DESC.
SOBRE O PRC
VENDA (%)
1
2
50,00
1
1,5
3
60,00
1
2
3
66,67
OFERTA PELO
REPRESENTANTE
QUANT.
COMPRA
1+1
1
1+1,5
1+2
BONIFICAÇÃO
EM QUANT.
DESCONTOS DE ORDEM TRIBUTÁRIA OU FISCAL
É comum os fornecedores oferecerem descontos de compensação de
diferenças de ICMS ocorridas entre um estado e outro da federação.
Esses descontos são chamados de “repasse” e normalmente incidem como um
desconto global em percentual sobre o total da Nota Fiscal de compra.
Esses descontos somente tem validade para utilização como compensação em
valores de ICMS, quando a Farmácia esta sob o regime tributário de Lucro Real
ou Lucro Presumido. Quando a Farmácia esta enquadrada sob o regime do
“SuperSimples”, esta compensação de diferença de ICMS não irá ser utilizada,
e portanto o desconto de “repasse”, poderá ser visto como um desconto extra
que foi oferecido pelo fornecedor. Nestes casos, é um desconto comum, e deve
compor a média de desconto obtido pela Farmácia. A exceção ocorre quando,
a Farmácia esta em um estado da federação aonde se pratica o recolhimento
antecipado do ICMS, o que chamamos de Substituição Tributária. Nestes casos,
o desconto de “repasse” irá auxiliar na diminuição do imposto que foi cobrado
na Nota Fiscal de Entrada dos produtos, e portanto não poderá ser visto como
um desconto extra, mesmo se a Farmácia estiver no “SuperSimples”.
Representação em valores de descontos e percentual real praticado:
REPRESENTATIVIDADE DO DESCONTO
SOBRE O PRC CUSTO OFICIAL (%)
REPRESENTATIVIDADE DO DESCONTO
SOBRE O PRC CUSTO OFICIAL (%)
1+1
55,00
1+1,5
57,00
1+2
60,00
1+2
62,00
1+2
65,00
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
POLÍTICA DE MARKUP CONFORME O GRUPO
POLÍTICA DE DESCONTOS
Conforme foi dito anteriormente na “Composição das Margens de Lucro”, a
política de preços a ser adotada segue as “Listas de Comercialização da CMED”
para o caso dos medicamentos, que estão dispostos em Listas Positivas,
Negativas e Neutras.
Os descontos a serem concedidos para o cliente, deverão ser estudados
na planilha de “Composição de Margem de Lucro”, e verificado qual o valor
que poderá ser inserido (no máximo), que ainda projeta um Lucro Final
representativo, após o pagamento das despesas.
Para os medicamentos manipulados um bom markup é ainda recomendado
o índice 7 de multiplicação sobre o valor da matéria prima, que projeta uma
Margem de Lucro sobre o Preço de Venda, da ordem de aproximadamente
85,00%. Este percentual no entanto, deverá ser revisto e ser lançado no DLP
e no DFC de cada Farmácia, para se obter o resultado final de Lucro Líquido.
Para os medicamentos, buscar descontos “extras” junto aos fornecedores e
fabricantes, e repassar para o cliente em forma de descontos, preservando a
margem definida na planilha de “Composição de Margem de Lucro”, é uma
medida razoável e indicada, para poder ganhar mercado.
Outra dica, é inserir na promoção os produtos de “fundo de estoque” que não
tem giro há mais de 180 dias, com descontos máximos.
Este índice, dependendo da Farmácia, deverá ser alterado para cima ou para
baixo, dependendo dos resultados obtidos.
A mídia irá anunciar descontos de “até” o desconto máximo que está definido
nesses produtos.
Para as perfumarias e correlatos, um bom markup é recomendado o índice
de 60,00% sobre o Preço de Custo Compra. Atente-se para o fato de que
vários grupos de perfumarias não poderão ser inseridos este markup, pois o
mercado concorrente não permite. A melhor forma de se descobrir quais são
estes produtos, é fazendo uma pesquisa de preços entre os seus concorrentes,
e verificar os preços praticados, e a partir do seu Preço de Venda (gerado com o
markup de 60,00%), conceder descontos promocionais. Produtos que deverão
fazer parte desta lista são: Fraldas, Tinturas, Esmaltes, Descolorantes, etc. Cada
Farmácia terá que estudar qual é o seu markup ideal, tendo como base o índice
anteriormente apresentado. Ajustes para baixo (e eventualmente para cima),
poderão ser efetuados, dependendo de cada realidade de mercado em que a
Farmácia esta inserida.
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DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA
Refere-se ao valor máximo estipulado para a compra de mercadorias durante
o mês. Este valor equivale ao “C.M.V.” (ou Custo da Mercadoria Vendida), que
foi calculado anteriormente na planilha de “Composição de Margens de Lucro
e CMV”.
Mensalmente deverá ser estipulado o CMV do mês anterior, e a compra
ocorrida no mês em andamento deverá seguir cuidadosamente os valores de
cada grupo de produtos. Quando ocorre uma superação do CMV, quer dizer
que esta se fazendo estoque além do necessário, e parte do Capital de Giro
esta sendo consumido em estocagem desnecessária. Quando ocorre o inverso,
compras abaixo da Dotação Orçamentária (CMV), que dizer que o estoque esta
diminuído, e que isso poderá se refletir no volume de venda futura.
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Cabe ao Setor de Compras da Farmácia, repor a mercadoria vendida no mês
anterior, de forma a suprir os estoques. Para que não haja compras fora do
necessário, de forma a comprometer o Capital de Giro ou deixar que ocorram
faltas de produtos, é necessário se definir uma Dotação Orçamentária de
compra para cada mês do ano. A utilização desta forma de controle, leva
a Farmácia a uma melhor estocagem e consequentemente a melhores
patamares de vendas, sem comprometimento do Capital de Giro.
Dessa forma, no final do mês, um relatório de Despesas por Categorias, será
de suma importância para a obtenção dos valores para o preenchimento da
Planilha de geração do DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) e do DFC
(Demonstrativo de Fluxo de Caixa).
O GERENCIAMENTO DO COFRE ADMINISTRATIVO DA
FARMÁCIA
O Setor financeiro deverá ter na sua retaguarda um Cofre Administrativo,
aonde deverão ocorrer pagamentos e entradas de dinheiro em espécie.
SETOR FINANCEIRO
Algumas operações de pagamento de despesas em dinheiro e ainda
“suprimentos” do cofre da gerência, deverão sair deste controle financeiro.
Utilize sempre um software de Gerenciamento de Contas Bancárias, para fazer
o acompanhamento da conta da Farmácia. Existem alguns deles disponíveis no
mercado atualmente. Todos eles permitem fazer reconciliações automáticas
(ler o extrato bancário), e conferir o saldo durante a operação. Sugestão de uso:
Money (Microsoft).
Ao realizar o pagamento de uma Despesa, o encarregado financeiro deverá
“classificar” a despesa dentro de uma Categoria própria (vide relação dos Tipos
de Despesas na planilha Painel de Controle para Farmácias). A Categorização
das Despesas, permite fazer um acompanhamento mais específico dos gastos,
facilitando a verificação do que poderá ser minimizado.
O Gerenciamento de Contas Corrente Bancárias, deverá ser feito utilizando-se
um sistema informatizado que tenha função de “Gerenciador Financeiro”. Todos
os Pagamentos a Fornecedores (pagamento futuro e presente), Despesas, e
Depósitos, realizados em Conta Corrente Bancária, deverão ser inseridos neste
Gerenciador. Diariamente, deverá ser realizada uma “conciliação” dos valores
de saldo da Conta Corrente Bancária, com o saldo do Gerenciador Financeiro.
Este procedimento garantirá a exatidão da movimentação de valores e a
certeza de que não houve nenhuma operação errônea por parte do banco.
Todo pagamento de Despesa deverá ser “documentado” através de Nota Fiscal
para produtos adquiridos, ou de “Recibo”, para o caso de prestação de serviço.
Os “Recibos” deverão conter obrigatoriamente todos os dados do prestador
de serviço. Isto é necessário para que, o Setor de Contabilidade possa realizar
o seu lançamento no Livro Caixa.
CONFERÊNCIA DOS VALORES DE VENDA E CAIXA
Diariamente o encarregado pelo Setor Financeiro deverá confrontar os valores
das vendas que foram originadas no sistema informatizado da Farmácia, com
os valores que foram depositados pelo Caixa da Farmácia, na Conta Corrente
Bancária. Não poderá haver diferenças entre esses valores, devendo para cada
Outra importância deverá ser salientada, corresponde ao controle de
Despesas. As várias categorias de despesas deverão ser cadastradas dentro do
Gerenciador Financeiro, e cada pagamento deverá ser atribuído a uma delas.
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Caixa que foi fechado na Farmácia, haver um deposito ocorrido na Conta
Corrente. A sincronia desses valores irá garantir que todo o dinheiro originado
das vendas (e que foram emitidos os Cupons Fiscais), foram fielmente
depositados na Conta Corrente da Farmácia; ou seja, que não houve desvios
de verbas.
Cupons Fiscais, evitando assim disparidades financeiras que iriam ocasionar
multas fiscais futuras.
O Saldo de Fluxo de Caixa da Farmácia, é obtido através do calculo dos dados
financeiros originados da Conta Corrente e da Conta Cofre da Farmácia.
SINCRONISMO COM A CONTABILIDADE
Como as diferenças de Caixas são tratadas no Cofre da Gerencia (vide descrição
no Setor de Caixas), os valores fechados em cada Caixa deverão ser registrados
na Conta Corrente da Farmácia.
Todas as operações de pagamentos efetuadas pelo Setor Financeiro,
deverão ser devidamente documentados (com Notas Fiscais ou Recibos)
e encaminhados para o setor de contabilidade. Assim como, todos os
valores gerados das vendas (com emissão dos Cupons Fiscais) deverão ser
depositados em Conta Bancária da Farmácia. A observância desses dois
parâmetros, garantirão que os dados financeiros estejam em sincronia com os
dados Contábeis, fazendo com que fiquem em concordância fiscal. Todas as
Farmácias, seja ela enquadrada em qualquer regime de tributação, devem ter
os dados financeiros em concordância com os dados contábeis, sob pena de
serem punidas pelo Fisco Estadual ou Federal.
PAGAMENTO DAS OBRIGAÇÕES MENSAIS (DESPESAS) E
BOLETOS BANCÁRIOS
Cada obrigação de pagamento de qualquer origem deverá ser agendada pelo
encarregado do Setor Financeiro. É recomendado que se utilize a facilitação de
agendamento, que são oferecidos pelo sistema bancário.
Os boletos bancários que acompanham as Notas Fiscais de Entrada de
produtos, deverão ser agendados para pagamento, no ato da entrada da Nota
Fiscal. Dessa forma, evita-se que haja discrepâncias e problemas perca do
prazo para pagamento.
Todos os pagamentos efetuados deverão estar documentados (documentos
válidos para o Fisco). Caso seja “Recibos” de pessoas físicas prestadores de
serviço, deverão estar com todos os dados necessários (CPF, Endereço, Telefone,
etc). Para todos os casos que envolvem pagamentos a pessoas jurídicas, deverá
haver a presença da Nota Fiscal (mesmo sendo prestação de serviço). Portanto,
esteja sempre atento a este requisito para não ter problema futuro.
IMPORTÂNCIA DOS DADOS ORIGINADOS
A somatória da Receita Total e da Despesa Total, obtida dentro do mês, é de
grande importância para o calculo dos resultados financeiros da Farmácia.
Para que estes dados possam ser confiáveis e fidedignos, é necessário que a
Farmácia possua uma Conta Corrente bancária que seja somente destinada
a ela. Não é concebível que se utilize essa conta corrente para qualquer outra
operação que não seja originada da Farmácia. Este procedimento irá facilitar a
obtenção de dados importantes que foram mencionados anteriormente, além
de ficar em consonância com os valores que foram originados na emissão dos
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
SETOR DE CONTABILIDADE
imposto federal deverá seguir os procedimentos apropriados de calculo. Os
impostos e encargos incidentes neste tipo de regime são:
REGIMES TRIBUTÁRIOS SUJEITOS
Dependendo da Farmácia e do seu faturamento, ela deverá estar sob um dos
regimes de apuração tributária:
Estadual:
1) SIMPLES Nacional ou SUPERSIMPLES;
2) Lucro Presumido;
3) Lucro Arbitrado;
4) Lucro Real.
Federal:
•
•
•
•
•
•
Normalmente, a maioria das Farmácias estão enquadradas no SIMPLES
Nacional, pois tem um faturamento anual inferior a R$ 2,4 milhão. O percentual
de imposto a ser pago para as Farmácias que se enquadram no SIMPLES,
deverá seguir a “Tabela do SIMPLES Nacional” descrita anteriormente.
PIS
COFINS
Imposto de Renda
Contribuição Social
INSS da Empresa
O regime de Lucro Arbitrado só é realizado em condições específicas em que
o fisco estadual ou federal impõe a determinada empresa ou a determinado
segmento.
O procedimento contábil é de simples execução: basta verificar no mês em
questão qual foi o faturamento acumulado no ano, e consultar a “Tabela do
SIMPLES”, buscando o percentual apropriado. Este percentual é calculado
sobre a Venda Líquida da Farmácia, ou seja sobre a somatória das Leituras “Z”
da impressora fiscal. É um percentual que normalmente fica abaixo de 11,00%,
o que projeta um valor condizente com a realidade das Farmácias. A título de
comparação, as Farmácias norte-americanas tem uma incidência de imposto
que equivale ao Simples, próximo de 9,25% sobre a Venda Líquida.
È importante frisar que, em qualquer tipo de regime tributário que a Farmácia
estiver, a movimentação Financeira deverá estar em concordância com a
escrituração contábil. Dessa forma é de suma importância que o empresário
de Farmácia, separe muito bem a movimentação da empresa da sua
movimentação bancária pessoal. Em algum momento da vida da empresa,
a fiscalização irá confrontar a escrituração contábil com a movimentação
ocorrida nas contas correntes da Farmácia. A discrepância entre as duas leva
a multas, e em muitos casos ao desenquadramento da Farmácia do sistema
SIMPLES Nacional.
Empresas que faturam acima do limite suportado pela Tabela do SIMPLES,
poderão optar pelo regime de Lucro Presumido ou Lucro Real. São regimes
de tributação mais complexos que despendem maior controle por parte da
Farmácia e por parte do contador responsável. Em ambos os regimes, o cálculo
do ICMS (imposto estadual), deverá seguir o sistema de débito e crédito, e o
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
ICMS
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Ademais a dica é, sonegar não compensa. Seja em qualquer regime tributário
que a Farmácia estiver enquadrada, o percentual economizado em impostos
(no caso de sonegação), não compensa frente aos valores que poderão ser
aplicados de multa, e alia-se a isto, a falta de controle interno que gera, quando
se pratica este tipo de procedimento.
Este procedimento, reduz o valor da guia de recolhimento do SIMPLES
mensalmente pago pela Farmácia. Esta informação deverá ser levada ao
Contador, por parte do Farmacêutico.
Para as Farmácias que estão nos outros regimes tributários, se faz necessário
os relatórios de vendas dos produtos que incidem o PIS/COFINS, tanto nas
Compras dos Produtos, quanto nas Saídas dos Produtos (vendas). De posse
deste relatório (somente das Listas Neutra e Liberados), é que o Contador irá
realizar o calculo do imposto, pelo sistema de débito e crédito.
Em alguns estados da federação, existem as chamadas “Substituições
Tributárias” (ou ST). Este tipo de tributação estadual é uma forma de cobrança
do ICMS, que não implica no recolhimento juntamente com a alíquota paga
mensalmente na guia do SIMPLES; e sim na cobrança do imposto na Nota
Fiscal de Compra da mercadoria. Nesta forma de recolhimento, o calculo do
imposto é realizado dentro da Nota Fiscal de aquisição dos produtos, e o valor
final pago já esta incluso do valor do ICMS. Nestes casos, a guia paga pelo
SIMPLES refere-se apenas aos impostos federais, excluindo-se o ICMS Estadual.
O LIVRO DE DUPLICATAS. A RELAÇÃO DE CHEQUES E OS
COMPROVANTES DE CARTÃO
É importante ser gerado mensalmente um tipo de relatório em que são descritas
todas as operações de vendas em que o pagamento não ocorreu “A Vista”. Este
relatório deverá contemplar as formas de pagamento em: Duplicatas, Cheques
Pré-datados, Comprovantes de Vendas a Cartão de Crédito.
RELAÇÃO DE VENDAS DE PRODUTOS POR LISTAS DE
COMERCIALIZAÇÃO
Mensalmente é necessário que o Farmacêutico, encaminhe para o Contador,
uma relação do que foi vendido durante o mês, que são constantes das Listas
Positiva e Negativa (da CMED). Este relatório se faz necessário para que haja
a chamada “segregação” das vendas. Isto quer dizer que ao gerar a guia do
SIMPLES o Contador deverá informar ao fisco (no sistema gerador da guia
denominado de PGDAS), qual foi o valor das vendas dos produtos que estão
na condição de “não tributados para o PIS/COFINS”. Do valor total da guia
gerada, irá ser descontado o valor desses produtos, que não são tributados
por esses impostos. Isto evita que a Farmácia que esta enquadrada no SIMPLES
seja bi-tributada no pagamento desses impostos.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
Este relatório deverá ser repassado ao contador, a fim de que faça a escrituração
dessas vendas, demonstrando ao fisco que as mesmas não geraram valores
financeiro em Conta Corrente.
Por outro lado, deverá também ser emitido relatório de todas as vendas a
prazo que foram “recebidas” no mês, e repassado ao contador, para a mesma
finalidade.
O INVENTÁRIO - PERIODICIDADE MENSAL
O relatório de inventário a Preço de Custo Médio dos produtos, deverá ser
encaminhado ao contador mensalmente, para que possa haver um correto
trabalho de formação do estoque contábil. Mesmo que, por lei do Simples
Nacional, o inventário possa ser apresentado apenas anualmente; a sua
48
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
CUIDADOS COM BLOCOS, IMPRESSORA FISCAL (LEITURA
Z), MAPA DE CAIXA. EMITIR VENDAS OU NOTA FISCAL
DIARIAMENTE
determinação mensal é importante para que o empresário possa acompanhar
a evolução do seu estoque. Um possível “ajuste” poderá ainda ser realizado
ao longo dos meses se haver este tipo de necessidade. Um aumento ou uma
diminuição abrupta nos valores do inventário, deverão ser prontamente
verificados antes do findado o ano.
Recentemente, e mais precisamente a partir de Janeiro/2009, as Secretárias da
Fazenda de cada estado da federação, instituiu a obrigatoriedade da Nota Fiscal
Eletrônica para o segmento varejista farmacêutico. Isto quer dizer que, para
toda compra realizada pelas Farmácias nos estados, irá ser emitida uma Nota
Fiscal Eletrônica que deverá ser autorizada previamente pelo Fisco Estadual,
de forma informatizada. Dessa forma, fica impossível que outra empresa utilize
o CNPJ da Farmácia compradora, e que se possa sonegar o imposto, sem que
o Fisco saiba.
Todos os Blocos de Nota Fiscal existentes na Farmácia, sejam eles usados ou
ainda em branco, deverão ser guardados com o máximo cuidado. Blocos que
se extraviam, podem ocasionar multas enormes, aplicadas pelo Fisco Estadual.
A confecção de um “arquivo permanente”, em caixa adequadas, para a guarda a
longo prazo deverá ser considerada, visto que estes documentos deverão ficar
guardados por no mínimo de 5 anos. Emita Cupom Fiscal de todas as vendas
efetuadas, sem exceção. Não permita vendas por Cartão de Crédito ou Débito,
sem o acionamento do TEF em concomitância com a impressão do Cupom
Fiscal. Esta operação é foco do fisco Estadual e eles estão constantemente
realizando averiguações. Comparações dos valores financeiros repassados
pelas administradoras de cartões com o valor contabilizado pela Farmácia, são
comuns de serem realizadas pelos fiscais.
Aliado a isto, o SINTEGRA é um método de informação mensal em que o
contador deve transmitir ao Fisco Estadual, toda a escrituração de Notas
Fiscais. A confrontação entre essas duas entidades, permite ao Fisco Estadual,
obter informação precisa sobre todas as transações que a Farmácia realizou,
com um máximo de detalhes.
A emissão da Leitura “Z” da impressora fiscal, deverá ocorrer diariamente e
nunca deverá ser omitida. Toda impressora fiscal tem um dispositivo que
emite a leitura “Z” a meia noite de cada dia. Isto só não ocorrerá se a mesma
estiver desligada. Portanto atente-se para este fato e verifique o modo de
funcionamento da sua impressora fiscal.
Portanto, o Farmacêutico deverá sempre exigir o DANFE (Documento Auxiliar
da Nota Fiscal Eletrônica), na operação de entrada da mercadoria na Farmácia.
Cuide para que seja conferidos corretamente os dados do documento, e
qualquer disparidade solicite ao Contador da Farmácia que faça notificação
no site do Fisco Estadual. Nunca e em nenhuma hipótese aceite mercadoria
alguma na Farmácia sem a devida Nota Fiscal de compra. O risco não compensa!
A emissão de documentos fiscais diariamente é de suma importância, para
que o fisco não possa realizar multa na Farmácia. Sendo assim, mesmo nos dias
em que a impressora fiscal estiver com defeito ou na falta de energia elétrica,
os blocos de Nota Fiscal manual, deverão ficar sobre o balcão, e todas as
vendas realizadas deverão ser criteriosamente emitidas notas de venda. Dica:
se ao iniciar o dia, tiver algum dinheiro em caixa para troco, e não tiver havido
nenhuma venda: Emita Nota Fiscal de venda do valor que esta em caixa. Caso
venha algum fiscal e verificar que não há o funcionamento da impressora fiscal
A NOTA FISCAL ELETRÔNICA (NF-E) E O SÍNTEGRA
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
e que existe dinheiro em caixa, ele aplicará multa por sonegação de impostos.
Sendo assim, emita Nota Fiscal para acobertar o valor do dinheiro que esta em
caixa.
O Farmacêutico deverá ficar atento e informar-se mais a respeito do que
poderá ser realizado.
Para as Farmácias cuja impressora ainda emite “Fita Detalhe” (espécie de 2ª via
do Cupom Fiscal), estas deverão ser cuidadosamente guardadas e não poderão
ser extraviadas. Guardar em arquivo apropriado por prazo mínimo de 5 anos.
As impressoras fiscais mais atuais, não emitem esta “Fita Detalhe” pois elas
possuem um disco rígido interno, aonde são gravadas imagens dos Cupons
Fiscais emitidos.
O Setor Contábil poderá ser encarregado do fechamento da Folha de
Pagamento dos funcionários, e das demais questões referentes ao Rh (Recursos
Humanos), como Férias, Benefícios diversos concedidos aos funcionários, etc.
Para tanto, o empresário de Farmácia deverá encaminhar planilha ou relatório
com os valores das “Comissões dos Funcionários”, e ainda com as “Horas Extras”
realizadas por cada um deles durante o mês.
CONTROLE DE FOLHA DE PAGAMENTO E RH
A IMPORTÂNCIA DE ARQUIVAR OS DOCUMENTOS (ANUAL E
PERMANENTE)
Qualquer manutenção ou intervenção realizada nas impressoras fiscais, deverá
ser realizada por técnicos credenciados pela SEFAZ. Cuidado especial deverá
ser prestado nos lacres dessas impressoras, que não poderão ser violados.
Mantenha a guarda nos lacres das impressoras, e caso sejam rompidos
acidentalmente no balcão, peça ao Contador que tome as medidas necessárias
(elas deverão ser urgentes).
Toda Farmácia deverá ter um local isolado e devidamente fechado para
a guarda de documentos fiscais. Normalmente os documentos fiscais
necessitam ser guardados por 5 anos. Alguns deles, como os “Livros Razão”,
documentos do “INSS” da empresa e de funcionários, deverão ser guardados
indefinidamente (por tempo indeterminado).
CONSULTORIA CONTÁBIL - FARMÁCIA FATURAMENTO
MAIOR DO QUE R$ 150 MIL/MÊS
Assim, é sugerido que a Farmácia confeccione caixas apropriadas (de madeira
ou metal ou plásticas), sendo uma para cada ano anterior no total de 6 caixas,
para a guarda desses documentos. Sempre no novo ano que se inicia, poderá
ser utilizada a caixa mais antiga e assim sucessivamente. Essas caixas deverão
ser cuidadosamente fechadas, para que não haja a invasão de insetos e
roedores.
Farmácias que tenham um faturamento próximo desse valor mensal, e que
projeta faturamento anual próximo a R$ 1,8 milhão de reais, deverá procurar
ajuda de consultoria contábil especializada. Os valores incidentes de impostos
pelo Lucro Real ou pelo Lucro Presumido podem ficar muito além dos 10,00%
sobre a Venda Líquida Total. Isto poderá comprometer a viabilidade da
Farmácia, pois ela terá concorrentes que estarão no Simples, recolhendo um
percentual abaixo de 10,00%. Um ajuste contábil verificando as especificidades
da Farmácia se faz necessário para que, utilizando as condicionantes da lei, se
possa reduzir o valor pago, e assim viabilizar a Farmácia.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
Uma das caixas deverá conter os documentos permanentes. No total serão 6
caixas a serem devidamente guardadas e cuidadosamente controladas para
não haver perda dos documentos. Não deixe que os documentos da Farmácia
fique de posse do Contador ou de outros. O próprio Farmacêutico deverá fazer
a guarda de todos eles.
50
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
A análise do DLP e
do DFC deverá ser no
mínimo mensal.
VERIFIQUE PERIODICAMENTE O TRABALHO DO CONTADOR
Uma boa prática de saber se o Contador esta em dia com os lançamentos
Contábeis e Fiscais, é solicitar o “Relatório de Fechamento Contábil” de cada
mês. Neste relatório deverá vir descrito todas as operações (vendas, compras,
despesas, etc) que ocorreram na contabilidade do mês anterior. A ausência
deste relatório indica atraso nos registros contábeis, que na maioria das vezes
são realizadas somente a emissão das guias fiscais para pagamento; ficando
esses registros em descoberto sendo passíveis de multas fiscais.
Anualmente ou semestralmente, contrate um “auditor contábil” para fazer
a verificação do período anterior. Esta prática, evita problemas com a
contabilidade e futuras multas fiscais decorrentes de erros cometidos pelo
Contador da Farmácia.
Utilize um sistema informatizado de boa qualidade para obter os dados
necessários para a obtenção desses dois indicadores. A preparação de uma
planilha de calculo prévia será de grande importância para a obtenção desses
quadros.
DEFINIÇÃO DA DOTAÇÃO ORÇAMENTÁRIA PARA O SETOR DE
COMPRAS
Cabe ao diretor da Farmácia, definir o valor de Compras do mês para cada
grupo, e acompanhar a sua evolução no período. Um valor abaixo ou acima
da “Dotação Orçamentária” irá influenciar diretamente no Fluxo de Caixa e
ocasionará problemas para a administração.
SETOR ADMINISTRATIVO
ANÁLISE PERIÓDICA DO DLP E DO DFC
Dentre os vários indicadores que um administrador tem a sua disposição,
sem dúvida alguma, o DLP (Demonstrativo de Lucros e Perdas) e o DFC
(Demonstrativo de Fluxo de Caixa), são os mais importantes. A sua observância
periódica (no mínimo mensal); demonstra ao Diretor da Farmácia como está
o resultado e a viabilidade da Farmácia. Mostra se as ações implementadas
quanto a Descontos, Crediários, Compras, Vendas, Financeiro, Contabilidade,
etc. estão em consonância com os objetivos traçados.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
INDICADORES OPERACIONAIS OU SETORIAIS E FINANCEIROS
Além do DLP e do Fluxo de Caixa, outros Indicadores Operacionais deverão ser
analisados pelo Diretor da Farmácia, como forma de aprimorar os processos e
procedimentos realizados.
A administração responsável de uma empresa exige o constante
acompanhamento das operações. Consequentemente, o dirigente da Farmácia
deve se preocupar com as tendências e o grau de eficiência e lucratividade de
sua empresa. Uma forma de mensurar a liquidez, o grau de endividamento e
a lucratividade de uma empresa é realizar uma análise dos índices financeiros.
Essa análise serve como base para o planejamento financeiro e fornece um
instrumento para monitorar o seu desempenho.
51
4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
Os índices de atividades determinam a rapidez com que uma empresa pode
gerar caixa se houver necessidade. Evidentemente, quanto mais rápido uma
empresa puder converter os estoques e contas a receber em caixa, melhor
para ela.
Os índices operacionais e financeiros utilizam resultados extraídos dos
Demonstrativos de Lucro e Perdas e do Balanço Patrimonial para sinalizar o
desempenho operacional e financeiro de uma instituição varejista.
A análise de índices ajuda a revelar a condição global de uma empresa.
Auxilia analistas e investidores a determinar se a empresa está sujeita ao
risco de insolvência e se está bem em relação ao seu setor de atividade ou
aos seus concorrentes. Os investidores consultam os índices para avaliar
melhor o desempenho e o crescimento da empresa. Conseqüentemente,
os índices financeiros medíocres geralmente levam a custos mais elevados
de financiamento, enquanto bons índices muitas vezes significam que os
investidores estarão dispostos a colocar recursos à disposição da empresa
com custos mais razoáveis. Os bancos usam os índices para determinar se
concedem crédito e, em casos positivos, qual o valor disponibilizado.
Uma análise dos índices facilita a avaliação da empresa, e reflete seu
desempenho e saúde financeira, servindo, portanto, para alertar sobre
problemas a serem corrigidos.
Os dirigentes utilizam os índices financeiros para monitorar as operações,
assegurando-se de que suas empresas estão usando os recursos disponíveis
de forma eficaz, e para evitar a insolvência.
Exemplo de Índices Financeiros:
• Índices de Liquidez
• Índice de liquidez corrente
• Índice de Liquidez Seca
• Índice de liquidez Geral
• índice de liquidez imediata
A idéia é descobrir se a posição financeira e operacional da empresa está
melhorando com o passar do tempo e se seus índices globais estão melhores
ou piores que os índices dos concorrentes. Quanto esses índices ficam abaixo
de certos padrões, é responsabilidade do dirigente retomar o controle antes
que surjam problemas sérios.
Os índices de atividade medem a velocidade com que as várias contas são
convertidas em vendas ou caixa – entradas ou saídas.
A análise dos índices permite-nos um melhor entendimento das relações entre
o balanço patrimonial e o demonstrativo de resultados.
Os índices de atividades determinam a rapidez com que uma empresa pode
gerar caixa se houver necessidade. Evidentemente, quanto mais rápido uma
empresa puder converter os estoques e contas a receber em caixa, melhor
para ela. Para o cálculo de cada índice existe uma fórmula apropriada.
Embora exista um número substancial de índices avulsos, eles geralmente
são agrupados em cinco categorias principais:
• índices de liquidez;
• Índices de atividades;
• Índices de endividamento;
• Índices de rentabilidade;
• índices de mercado de ações.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
Os índices de atividade são:
• Ciclo de Caixa
• Giro de caixa
• Giro do estoques
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
•
•
•
•
AVALIAÇÃO DO CREDIÁRIO
Período médio de estoque
Prazo médio de recebimento
Prazo médio de pagamento
Giro do ativo
O administrador deverá ficar atento quanto aos resultados demonstrados
pela concessão de crédito e recebimentos das vendas a prazo efetuadas pela
Farmácia. Notadamente, o a inclinação da “Gangorra do Crediário” deverá ser
acompanhada mensalmente, como forma de preservar o Capital de Giro e
também de tornar as vendas a prazo lucrativas para a Farmácia.
Outros índices
são igualmente
importantes:
CONTROLE DE ESTOQUE
Outros indicadores como: Ticket Médio, Número de Cupons Fiscais emitidos,
Número de clientes atendidos, etc; também são de grande importância para
mensurar os resultados da Farmácia.
Um fator importante para a Farmácia e manter sempre um estoque no nível
ideal, que não ocorra faltas e nem perdas de produtos. A mensuração e o
acompanhamento do valor de estoque deverá ser uma constante da direção
da Farmácia. Valores altos de estoque em relação a venda implicam em “perdas
financeiras” seja por vencimento de produtos, ou seja por dinheiro paralisado
sem necessidade (perdas financeiras). Baixos índices de estoque, irão
certamente implicar em menores vendas ocasionadas pela falta de produtos.
O estoque ideal deverá ser sempre avaliado em relação ao volume de vendas
do mês anterior. Para um determinado volume de vendas, o estoque ideal
estaria entre 1,5 a 2,5 vezes o valor total desta venda. O estoque sempre deverá
ser mensura a Preço de Custo Real (Preço de Custo Compra).
A análise do negócio com a demonstração da viabilidade da Farmácia, deverá
ser uma preocupação constante do administrador. A verificação constante,
com acompanhamento do DLP e do DFC, e dos Índices mencionados, irão
clarear as tomadas de decisão da diretoria, e notadamente assegura uma
ótima lucratividade para a Farmácia.
A verificação dos produtos que participaram da venda do mês; servirá para
mensurar o foco dos vendedores nos produtos de maior lucratividade. A
observação constante pelo administrador irá assegurar que os vendedores
estejam focando nos produtos de maior interesse da Farmácia.
Índices de Lucratividade (rentabilidade):
• Margem bruta de lucro
• Margem de lucro líquido
CONTROLE DE VENDAS
Outro ponto a ser considerado como encargo da Diretoria, é a preparação de
constantes treinamentos gerenciais, que levarão a uma perfeição operacional
cada vez maior.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
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4. METODOLOGIAS OPERACIONAIS E ADMINISTRATIVAS
DEFINIDAS POR SETOR DA FARMÁCIA
CONTROLE DE COMPRAS
ACOMPANHAMENTO CONTÁBIL
Autorizar a realização de pedidos extras de produtos (para incrementação do
estoque), utilizando verbas adicionais, é tarefa exclusiva do administrador da
Farmácia. Aproveitar produtos que estejam com descontos extras, e identificar
oportunidades de alavancagem de lucratividade, faz parte da observação do
administrador no setor de compras.
A leitura do “Razão Contábil” ou do “Relatório Mensal Contábil”, por parte do
administrador é importante para que tenha a certeza de como esta sendo
realizado o trabalho contábil da Farmácia. A verificação do “Saldo de Caixa
Contábil” é importante, para que a Farmácia possa demonstrar valores viáveis
para o fisco.
ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO
Acompanhar o pagamento dos impostos fiscais, de forma a ter noção dos
valores que deveriam ser recolhidos, é importante para a segurança de que
a Farmácia não irá pagar valores desnecessários em impostos e taxas. O
administrador deverá saber calcular previamente os valores a serem pagos em
impostos e contribuições.
O administrador da Farmácia deverá acompanhar os valores existentes no
financeiro: saldo de conta corrente, valor do capital de giro, e saldo do cofre
administrativo.
Assegurar que o encarregado financeiro esta realizando as devidas conferências
dos valores gerados no caixa com os depósitos realizados, também é trabalho
importante do administrador.
O acompanhamento dos valores das despesas totais deverá ser seguido de
perto pelo administrador.
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
54
5.
A FACILICTAÇÃ0 Da ADMINISTRAÇÃO FARMACÊUTICA: A
INFORMÁTICA NA FARMÁCIA
Dificilmente de outra forma se daria para fazer uma administração séria e
responsável, hoje na atualidade. A gama de produtos e a dinâmica do negócio
de Farmácia, impõe a utilização de ferramenta de informática.
são, na verdade, especificações sobre o sistema que deverão ser expostas de
forma detalhada e objetiva. Cada item da “Matriz de Aderência” deverá ser
atendido pelo sistema que se esta prospectando.
O investimento em
um bom sistema
de informática
para a Farmácia,
é fundamental e
decisivo para que
o Farmacêutico
tenha sucesso no seu
empreendimento.
Nunca veja um sistema procurando analisar “tudo o que ele faz”. Essa forma de
prospecção de sistemas é errônea e fatalmente leva a decisão errada, levada
pela falsa impressão de que o sistema “tem tudo”. Na maioria das vezes os
sistemas, tem muitos itens inseridos sem utilidade prática para a sua Farmácia,
pois não raras são as vezes que eles foram originados de outros setores do
varejo, e que sofreram algumas alterações para ser utilizado em Farmácia.
Sendo assim, a utilização da “Matriz de Aderência” é a metodologia mais
adequada a ser utilizada.
Ao prospectar um software para a Farmácia, veja também quem foi o
idealizador do sistema. Qual a experiência da empresa desenvolvedora e qual
o seu nível de conhecimento acerca da profissão Farmacêutica.
Integração entre os Setores: Quando se faz a integração e a consolidação dos
dados entre os setores da Farmácia, obtém-se informações importantes para
a tomada de decisão. Um bom sistema deverá integrar os diversos setores da
Farmácia.
Dados administrativos: Um sistema só tem razão de existir se for capaz de
fornecer dados confiáveis e objetivos sobre a administração da Farmácia.
Em todos os setores que foram descritos até aqui, a participação de um bom
sistema de software é fundamental. Fornecer dados claros e objetivos e facilitar
a administração da Farmácia é o papel principal de um sistema.
Quando se insere todas as Vendas e todas as Entradas de Produtos em um
sistema informatizado, quer dizer que o sistema foi alimentado de dados. Se isso
ocorreu, o sistema tem a obrigação de fornecer dados concretos e confiáveis,
Ao escolher um sistema, a metodologia adequada para se adquirir o sistema
certo para uma Farmácia, é organizando o que chamamos de “Matriz de
Aderência”.
A “Matriz de Aderência” consiste em inserir em uma “tabela” todos os requisitos
necessários que sejam importantes para que se tenha no novo sistema, que
vem de encontro com as necessidades da Farmácia. Os requisitos ali descritos
A P L I C AÇ ÃO P R ÁT I C A DA A D M I N I S T R AÇ ÃO FA R M AC Ê U T I C A
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5. A FACILICTAÇÃ0 Da ADMINISTRAÇÃO FARMACÊUTICA: A
INFORMÁTICA NA FARMÁCIA
Adquirir um software é atualmente um investimento importante e não
uma despesa qualquer. É como se, para o seu negócio funcionar bem, você
precisasse investir em uma máquina. O software é uma máquina de informação
de dados que é imprescindível na Farmácia moderna.
e mais: espera-se uma análise crítica do sistema em relação ao negócio que é
controlado. Se o sistema não atende a estas necessidades, substitua o software
da Farmácia e procure um que realmente atenda a essa premissa.
Estrutura básica: Um Banco de Dados Profissional deverá acompanhar
a arquitetura do sistema que é utilizado pela Farmácia. Normalmente,
encontramossistemasparaFarmáciassendocomercializadosnomercado,que
não possuem um Banco de Dados profissional. Esses sistemas são compostos
apenas de “arquivos” que armazenam os dados.
É válido lembrar que, para realizar na prática uma boa administração, em
concordância com o planejado e para se obter os resultados esperados, deverá
haver uma ferramenta que facilite esse processo. Assim como um marceneiro
tem nas ferramentas uma facilitação para o seu trabalho, o administrador
deverá contar também com uma ferramenta de facilitação. A complexidade
das operações, e a natureza de todas elas, requer processamento ágil e
eficiente. Dessa maneira, sistema informatizado é de vital importância para
auxiliar o Administrador da Farmácia a executar a sua tarefa.
E esses “arquivos” de estrutura simples, não são suficientemente robustos
para suportar o volume de dados de uma Farmácia, mesmo que ela seja de
pequeno porte. O negócio Farmácia tem uma série de especificidades que,
irá exigir um processamento intenso do sistema, o que acaba corrompendo
esses “arquivos”. Portanto, ao adquirir um sistema, verifique a existência de um
Banco de Dados Profissional.
Outra estrutura básica de um software, é que ele funcione em rede. Redes são
interligações entre computadores. Atualmente, restringir os computadores
apenas em um certo ambiente não é mais aceitável. Os sistemas deverão
interligar computadores a distância via internet. As Farmácias necessitam
desse recurso.
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6. conclusão
Para gerir uma Farmácia de forma que ela seja viável financeiramente, e
que produza resultados sólidos, deverão ser utilizados métodos de gestão e
técnicas de administração, que aqui foram descritas.
Na Farmácia utilize de técnicas e metodologias cada vez mais aprimoradas de
Administração Farmacêutica em todos os Setores, e não se deixe levar pela
facilidade da improvisação.
Invariavelmente as Farmácias de sucesso possuem:
Utilize software especializado para o ramo de Farmácia, e que propõe
um “Modelo de Gestão”, de modo a facilitar o trabalho administrativo do
Farmacêutico.
Eficiência no
Atendimento ao Cliente
utilizando os “Serviços
Farmacêuticos”
+
Metodologia de
Administração
Farmacêutica.
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VALORIZE O NEGÓCIO:
A Farmácia é rentável, depende unicamente de que o Farmacêutico aplique
técnicas administrativas para conseguir bons resultados. É um negócio viável
e de boa lucratividade.
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institutobulla.com.br
Edição de Arte: Núcleo Estratégico
www.nucleoestrategico.com
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