PODER JUDICIÁRIO
TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 4ª REGIÃO
PORTARIA Nº 7.666, DE 15 DE DEZEMBRO DE 2014.
(Texto compilado com as alterações promovidas pela Portaria nº 3.326/2015)
Regulamenta os processos de Auditoria, Fiscalização e
Inspeção Administrativa a serem desenvolvidos pela
Secretaria de Controle Interno deste Tribunal.
A PRESIDENTE DO TRIBUNAL REGIONAL DO TRABALHO DA 4ª REGIÃO, no uso de
suas atribuições legais e regimentais,
CONSIDERANDO o que prevê a Resolução CNJ nº 86/2009, que trata da organização e
do funcionamento das unidades ou núcleos de controle interno dos tribunais,
disciplinando as diretrizes, os conceitos e as normas técnicas necessárias à sua
integração;
CONSIDERANDO o contido no item I, alíneas “j” e “k”, do Parecer nº 2/2013SCI/Presi/CNJ, o qual sugere providências para a implantação e funcionamento das
unidades de controle interno nos tribunais;
CONSIDERANDO o disposto na Resolução CNJ nº 171/2013, a qual dispõe sobre
normas técnicas de auditoria, inspeção administrativa e fiscalização nas unidades
jurisdicionais vinculadas ao Conselho Nacional de Justiça;
CONSIDERANDO que, para efeito da Resolução CNJ nº 171/2013, Auditoria é exame
sistemático, aprofundado e independente para avaliação da integridade, adequação,
eficácia, eficiência e economicidade dos processos de trabalho, sistemas de informações
e controles internos administrativos;
CONSIDERANDO que, segundo o art. 20 da Resolução CNJ nº 171/2013, o processo de
auditoria compreende as atividades de planejamento, execução, comunicação dos
resultados e monitoramento dos trabalhos;
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CONSIDERANDO que, para efeito da Resolução CNJ nº 171/2013, Fiscalização é
técnica de controle utilizada para comprovar se o objeto dos programas institucionais
existe, corresponde às especificações estabelecidas, atende às necessidades para as
quais foi definido e atende à legislação, guarda coerência com as condições e
características pretendidas e se os mecanismos de controle administrativo são eficientes
e permitem a avaliação dos resultados;
CONSIDERANDO que, para efeito da Resolução CNJ nº 171/2013, Inspeção
Administrativa é técnica de prevenção e controle utilizada para suprir omissões e lacunas
de informações, esclarecer dúvidas ou apurar denúncias quanto à legalidade e à
legitimidade de fatos e atos praticados por agentes responsáveis no âmbito das unidades
jurisdicionadas ao Conselho Nacional de Justiça,
RESOLVE:
Capítulo I
Auditoria
Seção I
Planos
Art. 1º Os Planos de Auditoria serão elaborados e apresentados ao Presidente do
Tribunal, conforme dispõem os arts. 9º a 13 da Resolução CNJ nº 171/2013.
Art. 2º O Presidente do Tribunal aprovará os Planos de Auditoria ou determinará a sua
retificação.
Art. 3º Os Planos de Auditoria serão divulgados no site deste Regional até o décimo dia
útil de dezembro de cada ano.
Parágrafo único. Caso sejam necessárias alterações nos Planos de Auditoria, posteriores
à sua publicação no site do TRT da 4ª Região, serão eles republicados.
Seção II
Execução
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Art. 4º Para execução das auditorias, será necessária a sua previsão no Plano Anual de
Auditoria – PAA.
Art. 5º Inicialmente, o Comunicado de Auditoria será entregue ao Diretor da Secretaria da
unidade auditada, em expediente próprio, contendo, além dos elementos do art. 30 da
Resolução CNJ nº 171/2013, o objetivo geral e específico dos trabalhos, a unidade ou a
atividade a ser auditada, a deliberação que originou a auditoria, bem como o seu período.
Art. 6º O processo administrativo de auditoria conterá todos os documentos relativos à
auditoria, compilados em ordem cronológica, ressalvados aqueles cuja omissão antes da
publicação do Relatório Final de Auditoria se justifique pela necessidade do fator
surpresa.
Art. 7º À Secretaria de Controle Interno compete elaborar o Programa de Auditoria, o qual
deve contemplar as informações disponíveis e necessárias ao desenvolvimento de cada
trabalho, à determinação da sua natureza, extensão e profundidade, considerada a visão
geral do objeto a ser auditado, evidenciando:
I – o objetivo e o escopo da auditoria;
II – o universo e a amostra a serem examinados, quando couber;
III – os procedimentos e as técnicas a serem utilizados, os critérios de auditoria, as
informações requeridas e suas fontes; e
IV – as etapas a serem cumpridas com o respectivo cronograma e a quantificação dos
recursos necessários à execução do trabalho.
Art. 8º Serão utilizadas as técnicas de auditoria previstas no art. 32 da Resolução CNJ nº
171/2013.
Parágrafo único. No curso da auditoria, caso entenda necessário, a Secretaria de
Controle Interno poderá emitir a Requisição de Documentos ou Informações prevista no
art. 31 da Resolução CNJ nº 171/2013.
Seção III
Achados de Auditoria
Art. 9º Achado de Auditoria deve ser entendido como qualquer fato significativo, digno de
relato na auditoria, constituído de quatro atributos: situação encontrada, critério, causa e
efeito.
Parágrafo único. O achado de auditoria pode ser negativo, quando revela impropriedade
ou irregularidade, ou positivo, quando aponta boas práticas de gestão.
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Art. 10. Os Achados de Auditoria serão descritos pela equipe designada para a auditoria
no Relatório Preliminar.
Art. 11. Será assegurado à unidade auditada prazo para manifestação sobre o Relatório
Preliminar, entre 10 e 30 dias, a ser definido pela Secretaria de Controle Interno, de modo
fundamentado, conforme a complexidade, a abrangência e a natureza dos trabalhos
executados.
§ 1º O prazo estipulado pela Secretaria de Controle Interno para manifestação da
unidade auditada é prorrogável uma vez por igual período.
§ 2º No prazo para manifestação sobre o Relatório Preliminar, a unidade auditada poderá
requerer reunião técnica com a equipe de auditoria para debate, justificativa e
regularização dos Achados de Auditoria antes da elaboração do Relatório Final.
Art. 12. Caso não haja manifestação da unidade auditada, o Relatório Preliminar será
convertido em Relatório Final de Auditoria, mediante certidão do titular da Secretaria de
Controle Interno.
Art. 13. Após a manifestação da unidade auditada sobre o Relatório Preliminar, será
elaborado o Relatório de Auditoria, contendo os resultados dos exames baseados em
lastro documental comprobatório, que expresse a exatidão dos dados e a precisão das
proposições, explicitados nos seguintes itens:
I – deliberação que autorizou a auditoria;
II – objetivo, metodologia e escopo da auditoria;
III – técnicas de auditoria utilizadas e limitações encontradas;
IV – fatos relevantes constatados;
V – recomendações necessárias para as não conformidades evidenciadas.
Art. 14. Lavrado o Relatório de Auditoria, a Secretaria de Controle Interno encaminhará o
processo administrativo ao Presidente do Tribunal para decisão, dando ciência à unidade
auditada.
Seção IV
Monitoramento da Implementação da Recomendação
Art. 15. O monitoramento das auditorias consiste no acompanhamento das providências
adotadas pela unidade auditada em relação à decisão do Presidente do Tribunal no
processo administrativo de auditoria.
Art. 16. O cumprimento da decisão do Presidente do Tribunal pelas unidades auditadas
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será monitorado pela equipe designada para a efetivação da auditoria, mediante o
preenchimento da Matriz de Monitoramento.
Art. 17. Esse processo será feito 90 dias depois do encaminhamento do processo
administrativo de auditoria para monitoramento, o qual sucederá a decisão do Presidente
do Tribunal, e repetido 180 e 360 dias após essa data, caso não implementadas as
recomendações de auditoria pela unidade auditada.
Art. 18. Ao final de cada monitoramento, a Secretaria de Controle Interno encaminhará os
autos do processo administrativo de auditoria ao Presidente do Tribunal para decisão,
dando ciência à unidade auditada.
Capítulo II
Fiscalização
Art. 19. A proposta de fiscalização será elaborada pela da Secretaria de Controle Interno,
de modo fundamentado, e submetida à aprovação do Presidente do Tribunal.
Parágrafo único. A não aprovação da proposta de fiscalização pelo Presidente do
Tribunal importará no seu arquivamento.
Art. 20. O Presidente do Tribunal pode determinar a fiscalização, independentemente de
proposta da Secretaria de Controle Interno, sempre que entender necessário.
Art. 21. O procedimento de fiscalização tem início com a elaboração pela Secretaria de
Controle Interno da Matriz de Planejamento que contemple, pelo menos:
I – o objeto do programa institucional fiscalizado;
II – as especificações, as necessidades e a legislação a que esse objeto deve atender;
III – os mecanismos administrativos de controle e avaliação de resultados a serem
avaliados;
IV – as técnicas e os critérios utilizados para a fiscalização;
V - as etapas a serem cumpridas com respectivo cronograma e a quantificação dos
recursos necessários à execução do trabalho.
Art. 22. A fiscalização deve ser executada nos termos da Matriz de Planejamento.
Art. 23. Concluídos os procedimentos previstos na Matriz de Planejamento, cabe à
Secretaria de Controle Interno a elaboração de Relatório Preliminar no prazo de até 60
dias.
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Art. 24. À unidade fiscalizada é facultado apresentar manifestação sobre o Relatório
Preliminar, no prazo de 10 a 30 dias, a ser fixado pela Secretaria de Controle Interno, de
modo fundamentado, segundo a complexidade, a abrangência e a natureza dos trabalhos
desenvolvidos
§ 1º O prazo estipulado pela Secretaria de Controle Interno para manifestação da
unidade fiscalizada é prorrogável uma vez por igual período.
Art. 25. Caso não haja manifestação da unidade fiscalizada, o Relatório Preliminar será
convertido em Relatório Final de Fiscalização, mediante certidão do titular da Secretaria
de Controle Interno.
Art. 26. A manifestação da unidade fiscalizada deve ser analisada pela Secretaria de
Controle Interno, que elaborará o Relatório Final de Fiscalização no prazo de 60 dias.
Art. 27. Elaborado o Relatório Final de Fiscalização, a Secretaria de Controle Interno
encaminhará o processo administrativo para o Presidente do Tribunal para decisão,
dando ciência à unidade fiscalizada.
Capítulo III
Inspeção Administrativa
Art. 28. A proposta de inspeção administrativa será elaborada pelo titular da Secretaria
de Controle Interno, de modo fundamentado, e submetida à aprovação do Presidente do
Tribunal.
Parágrafo único. A não aprovação da proposta de inspeção administrativa pelo
Presidente do Tribunal importará no seu arquivamento.
Art. 29. O Presidente do Tribunal pode determinar a inspeção administrativa,
independentemente de proposta da Secretaria de Controle Interno, sempre que entender
necessário.
Art. 30. Aprovada ou determinada a inspeção administrativa pelo Presidente do Tribunal,
compete à Secretaria de Controle Interno elaborar Matriz de Planejamento, com
indicação do objetivo e detalhamento dos pontos a serem inspecionados, dos recursos
humanos e materiais a serem mobilizados e da estimativa do custo.
Art. 31. A inspeção administrativa deve ser executada nos termos da Matriz de
Planejamento.
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Art. 32. Concluídos os procedimentos previstos na Matriz de Planejamento, cabe à
Secretaria de Controle Interno a elaboração de Relatório Preliminar no prazo de 60 dias.
Art. 33. À unidade inspecionada é facultado apresentar manifestação sobre o Relatório
Preliminar, no prazo de 10 a 30 dias, a ser fixado pela Secretaria de Controle Interno, de
modo fundamentado, segundo a complexidade, a abrangência e a natureza dos trabalhos
desenvolvidos.
Parágrafo único. O prazo estipulado pela Secretaria de Controle Interno para
manifestação da unidade inspecionada é prorrogável uma vez por igual período.
Art. 34. Caso não haja manifestação da unidade inspecionada, o Relatório Preliminar
será convertido em Relatório Final de Inspeção mediante certidão do titular da Secretaria
de Controle Interno.
Art. 35. A manifestação da unidade inspecionada deve ser analisada pela Secretaria de
Controle Interno que elaborará o Relatório Final de Inspeção no prazo de 60 dias.
Art. 36. Aprovado o Relatório Final de Inspeção, o titular da Secretaria de Controle
Interno encaminhará o processo administrativo para o Presidente do Tribunal para
decisão, dando ciência à unidade inspecionada.
Capítulo IV
Disposições Finais
Art. 37. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação.
CLEUSA REGINA HALFEN
Presidente do TRT da 4ª Região/RS