A Necessidade de Organização dos Controles Financeiros para
uma Melhor Gestão de Empresas de Pequeno Porte
Nilséia Reinert
Graduada em Administração pela Universidade Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE.
Geysler Rogis Flor Bertolini
Docente do Curso de Administração da UNIOESTE,
Membro do Grupo de Pesquisa em Comportamento Político.
Resumo: Este artigo tem o propósito de enfatizar a necessidade de organização dos
principais controles financeiros utilizados pelas organizações de pequeno porte. Sabendo que
para haver possibilidade de uma gestão eficaz e de um planejamento financeiro das
organizações, é preciso possuir indicadores e informações da real situação interna. Buscouse na literatura conceitos e recomendações de utilização dos controles contas a pagar,
contas a receber, controle de estoques e de caixa. Para verificar a necessidade de
organização do controles financeiros, foi realizado um estudo de caso numa empresa de
pequeno porte do ramo de materiais para construção, para avaliar a utilização dos controles
pesquisados. Constatou-se que a empresa não possui nenhum registro de caixa, de contas a
pagar e a receber, e que possui um sistema de controle de estoques ineficaz. Verificou-se com
a avaliação que há necessidade de implantação de um sistema de controle financeiro na
organização, visto que os controles feitos até o presente momento, não têm sido o suficientes
para uma administração eficaz.
Palavras-chave: Controles Financeiros; Gestão; Planejamento.
1-Introdução
De acordo com Weston e Brigham (2000), a administração financeira tem ganho
grande importância nas empresas atualmente e os controles são essenciais para uma boa
administração, sendo que a falta destes controles pode até mesmo levar a empresa a falência.
Sem controle a empresa não sabe quando e quanto entrará de dinheiro em caixa com
exatidão, e assim não tem como programar as contas a pagar, correndo o risco de acumular
dívidas em uma época em que não haverá entradas suficientes para liquidá-las. Muitas vezes
nesta situação, as empresas apelam para empréstimos em bancos, pelos quais pagam altos
juros para manter o seu crédito com os fornecedores, desta maneira a empresa pode entrar em
uma estrada sem saída, acumulando cada vez mais dívidas.
De acordo com Hoji (1999), a função do administrador financeiro de uma empresa
além de tomar decisões de investimentos e de financiamentos, é analisar o controle financeiro,
ou seja, coordenar, monitorar e avaliar as atividades da empresa através de dados financeiros.
2-Controle como Auxílio à Gestão
Para o administrador realizar com eficiência os objetivos organizacionais
adequadamente, ele deve exercer quatro funções: planejar, organizar, liderar e controlar,
afirmam Bateman e Snell (1998). Porém as três primeiras funções não funcionarão
adequadamente se a última, o controle, não for executada com eficiência.
Segundo Ross et al. (1995), o controle é o ato de medir as realizações e de verificar
se as mesmas estão sendo executadas de acordo com o planejamento adotado pela
organização, mostrando os problemas se porventura, forem constatados.
Controle é uma função do processo administrativo, que mediante a comparação com
padrões previamente estabelecidos, procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das
ações com a finalidade de realimentar os tomadores de decisões, para que eles possam corrigir
ou reforçar esse desempenho ou até mesmo interferir em funções do processo administrativo
para ter certeza de que os resultados satisfaçam aos desafios e a meta da empresa. Este artigo
aborda questões sobre o controle financeiro, fundamental para o andamento adequado de
qualquer empresa.
2.1-Controles Financeiros
Administrar os recursos financeiros de uma empresa é uma das mais importantes
atividades que o empresário tem no seu dia-a-dia. Rose (1971), afirma que as finanças que
representam o dinheiro na empresa formam a base de toda estrutura de qualquer atividade
empresarial. É do controle financeiro que depende a sorte de qualquer empresa, porém em
muitas empresas ele recebe muito pouca atenção até que ocorram dificuldades que obrigam a
empresa a dar mais atenção a movimentação do dinheiro.
Resnik (1990) diz que os controles decisivos em uma pequena empresa estão
relacionados ao caixa, ao estoque, contas a pagar e as contas a receber, são esses controles que
fornecem as informações necessárias para utilização dos instrumentos da gerência financeira,
ou seja, analisar o capital de giro, o fluxo de caixa e apurar resultados.
2.1.1-Controle de Caixa
O controle de caixa tem a finalidade de manter registro de todos os recebimentos e
pagamentos da empresa que ocorrem diariamente, diz Li (1977). O Registro diário de caixa
constituiu-se numa seqüência de gastos e recebimentos efetuados durante um determinado
período. Um investimento de capital é caracterizado por um determinado gasto inicial e um
fluxo de recebimentos futuros. Dessa forma, pode-se dizer que, ao ser realizado um
investimento, os gastos e recebimentos dele provenientes originam um fluxo de caixa.
Administrar o caixa significa controlar sua disponibilidade com base em uma
compreensão e planejamento das necessidades financeiras, afirma Resnik (1990). A
responsabilidade pela administração de caixa começa com o cálculo de estimativas de entrada
e desembolso de dinheiro. A análise e o planejamento do fluxo de caixa são ferramentas
básicas para administração de uma pequena empresa, evidenciando o comportamento das
entradas e desembolsos de recursos, de modo a proporcionar análises importantes sobre o
comportamento da empresa, quanto a sua saúde financeira.
O fluxo de caixa de uma empresa é o conjunto de entradas e saídas de recursos ao
longo de um determinado período, ele consiste na representação dinâmica da situação
financeira de uma empresa, considerando todas as fontes de recursos e todas as aplicações em
itens do ativo, de acordo com Zdanowicz (1995). Ou seja, ele é uma demonstração para o
apoio da gerência financeira, com projeções da movimentação de dinheiro da empresa para os
próximos períodos.
Iudícibus (2000) diz que existem dois tipos de controle de caixa basicamente, o de
fundo fixo e o de caixa flutuante. No de fundo fixo, é definido uma quantia fixa em caixa
suficiente para pagamentos de diversos dias e periodicamente é feito prestação de contas do
valor desembolsado. No caixa flutuante, há os recebimentos e pagamentos em dinheiro, em
seu saldo também pode ter vales adiantamentos para despesas, cheques, etc.
2.1.2-Controle de Estoques
Algumas providências que devem ser tomadas para controlar os estoques, conforme
Sanvicente (1997), é fazer relatórios regulares indicando os principais problemas em relação
ao aproveitamento do investimento de recursos em estoques, deve-se também dar mais ênfase
aos itens que participam mais significativamente em termos de investimento total. A
preocupação no controle de estoques deve ser com as unidades físicas, pois o controle do
preço unitário em estoque não compensa o esforço burocrático exigido e finalmente efetuar
contagens físicas periodicamente, por amostragem e separar os registros de recebimentos e
expedição atribuindo-os a setores ou funcionários diferentes.
As empresas que possuem controle permanente, baseada em preço de venda, têm a
sistemática facilitada por possuírem saldos disponíveis a qualquer momento, segundo
Iudicibus (2000). A manutenção de um adequado controle da movimentação em quantidade e
valor dos estoques é essencial não só para fins gerenciais e de controle interno como para
espelhar corretamente seus reflexos e resultados na contabilidade. O autor diz também que se
a empresa tiver um controle eficaz dos estoques pode evitar a contagem física das
mercadorias na data do balanço.
De acordo com Tung (1976), os estágios de controle de estoque são: compras,
recebimento, inspeção, armazenagem e entrega. Todo recebimento, entrega ou ajuste feito no
depósito deve ser registrado.
O objetivo principal do controle de estoque segundo Mcculers e Daniker (1978) é a
minimização do custo total. Existem dois tipos de custos, o de aquisição e o de manutenção.
Os de aquisição envolvem as despesas realizadas na obtenção do item para o estoque e os de
manutenção são as despesas para manter o estoque.
Alguns conselhos de Tung (1976) para haver um bom controle são, atribuir a
responsabilidade sobre o estoque a apenas uma pessoa; treinar os funcionários sobre a
política, objetivo e sistema de controle da empresa; fornecer meios adequados de trabalho
para manuseio e estocagem dos produtos, desenvolver um registro que indique prontamente
os pontos cruciais dos estoques; guardar com cuidado todos os itens e permitir sua saída
somente com requisição devidamente autorizada e providenciar contagem física
periodicamente.
2.1.3-Contas a pagar
O controle de contas a pagar proporciona uma visualização global dos compromissos
assumidos pela empresa, permitindo acompanhar de forma fácil os pagamentos a serem
efetuados em determinado período.
O responsável pelas contas a pagar tem por objetivo verificar, controlar e processar
os pagamentos de contas (as notas fiscais, recibos, faturas de fornecedores, etc.), através da
emissão de autorização de pagamentos e respectivo cheque, diz Silva (1993), O autor
aconselha que ambos os documentos devem ser assinados pelo principal responsável pelo
setor de finanças. Também deve ser elaborado um demonstrativo dos compromissos a vencer
para efeito de controle de vencimentos e de disponibilidades de recursos na ocasião dos
pagamentos.
O controle das contas a pagar de acordo com apostila SEBRAE (2000), serve para
avaliar as melhores oportunidades de assumir novos compromissos, de maneira a não
centralizar muitos pagamentos em determinadas datas. O controle deve ser preenchido de
acordo com o vencimento, sendo que o ideal é que a organização dos compromissos seja feita
mês a mês, ou seja, compras com vencimento em janeiro devem ser registradas em um
controle, compras em fevereiro em outro, e assim, respectivamente. Este controle possibilita
que o empresário fique permanentemente informado sobre vencimento dos compromissos,
como estabelecer prioridades de pagamento e o montante dos valores a pagar.
2.1.4-Contas a receber
Normalmente as contas a receber são representadas por faturas ou duplicatas e são
relacionadas com as receitas da empresa. A correta administração das contas a receber pode
resultar em melhorias das operações, no entanto, se os candidatos a crédito e os métodos de
cobrança não forem escolhidos corretamente, poderá haver redução nos recebimentos de
caixa, o que poderá fazer com que a firma procure capital adicional para financiar as vendas.
Tung (1976), diz que a empresa deve ter um sistema de registro capaz de reduzir ao
mínimo os riscos de perda. Esse sistema deve separar as funções de crédito a ser concedido,
verificar periodicamente as parcelas vencidas e registrar atrasos de pagamentos.
O adequado planejamento de contas a receber de acordo com Mccullers e Daniker
(1978), produzirá informação que satisfará as necessidades não somente do departamento de
crédito, mas também o de vendas, de comercialização e outros serão beneficiados com a
informação gerada por um sistema de contas a receber, mas além disso, o adequado
planejamento desse sistema é um pré-requisito para que os usuários externos adquiram
confiança na integridade de informações.
Conforme apostila SEBRAE (2000), o controle de contas a receber exige que as
vendas a prazo do dia e os recebimentos sejam oportunamente informados aos responsáveis
pelo seu preenchimento. Os lançamentos das vendas a prazo devem ser realizados conforme o
mês de vencimento, e as baixas, de acordo com os recebimentos. A quantidade de controles,
sua organização e gerenciamento devem ser estabelecidos de acordo com as necessidades e
possibilidades de uso de cada empresa. Com o controle de contas a receber, pode-se conhecer
o montante dos valores a receber, as contas vencidas e a vencer, clientes que não pagam em
dia e como programar as cobranças.
3-Verificação da utilização dos controles da organização
Para poder verificar a necessidade do uso de controles financeiros, foi realizada uma
pesquisa em uma pequena empresa na cidade de Cascavel, estado do Paraná, em sede própria
familiar. Foi optado pelo anonimato para preservar a empresa. A empresa foi aberta em maio
de 1991, sendo uma empresa que trabalha no ramo de varejo de materias de construção,
acabamento, ferragens em geral e atacado de areia e pedra, possui mais de mil e quinhentos
itens para vendas no varejo, entre eles areia, pedra, cimento, cal, tijolos, tintas, material
hidráulico e elétrico, cerâmicas etc. Conforme pesquisa realizada, pode-se constatar que a
empresa possui pouco controle sobre suas finanças de um modo geral.
Quanto ao controle de caixa, a organização não possui nenhum registro de entradas e
saídas de recursos, sendo assim, não é possível fazer um planejamento financeiro, que é de
grande importância para o andamento da empresa. O primeiro passo é organizar a empresa de
maneira que os dados sejam gerenciados de forma correta. É necessário fazer um sistema
eficaz de controle, com relatórios diários de caixa, devendo estes serem divididos em três
partes, entradas, saídas e o saldo atual e anterior.
A empresa já possui um sistema de controle de estoques, no entanto foi observado que
o sistema é trabalhoso e não tem sido suficientemente eficaz nos seus resultados. Para que
todas as saídas de mercadorias sejam lançadas no sistema, todas as vendas devem ser
registradas manualmente, somente no fim do dia que são passadas para o sistema, no entanto
algumas vezes não é feito o registro manual de saída de mercadorias causando falhas no saldo
diário do estoque. Neste caso, o controle de estoque deve ser readequado de forma que as
mercadorias não deixem de ser lançadas.
Apesar de não haver um controle de contas a pagar de acordo com as sugestões da
literatura, a empresa paga todas as suas contas em dia. A pessoa responsável pela organização
das contas já sabe quais os melhores dias para agendar os pagamentos. No entanto, Iudícibus
(2000) aconselha que a empresa tenha um sistema de controle dessas contas constando data de
emissão, vencimento, valor e o nome do fornecedor, proporcionando então uma visualização
global dos compromissos assumidos pela empresa e permitindo acompanhar de forma fácil os
pagamentos efetuados.
A empresa não tem um grande volume de vendas à prazo, sendo que a maior parte
delas são feitas através de empresas financeiras. As vendas a prazo feitas diretamente com a
loja não possuem um sistema de controle, portanto existe dificuldade para saber com precisão
o montante de contas a receber em um determinado período, os clientes em atraso com os
pagamentos e os que sempre pagam em dia. Sem o controle fica difícil fazer um planejamento
contando com as entradas de vendas a prazo. Neste caso a empresa deve implantar um
controle constando também as vendas feitas através das financeiras, que facilitaria a
programação de pagamentos e cobranças constando nome do devedor, data da venda e do
vencimento e o valor a receber.
Para implantar todos esses controles adequadamente, é aconselhável informatizar a
empresa, esta é uma solução que tem como objetivo viabilizar um atendimento rápido, seguro
e qualificado, facilitando o desenvolvimento das funções administrativas. Para isso a empresa
não precisaria investir em equipamentos, pois já possui um computador e duas impressoras,
uma a jato de tinta e uma matricial, que serviria para emissão de notas fiscais, basta para os
responsáveis analisarem a melhor forma para implantar os controles.
4-Conclusão
Conclui-se que para uma gestão eficaz da saúde financeira das empresas, é
necessário a utilização eficiente de controles financeiros, sem os quais empresas podem
contrair altos prejuízos e chegarem a uma posição que pode se tornar sem volta. Tendo como
base a pesquisa realizada, verificou-se a necessidade de implantação de um sistema de
controle financeiro na organização, visto que os controles feitos até o presente momento, não
têm sido o suficiente para uma administração eficaz.
Este sistema pode ser montado através de planilhas simples no Excel, aplicativo que
a empresa já possui, adaptando-os conforme a necessidade da empresa. Se a empresa preferir,
ela pode adquirir um software pronto, no qual ela vai apenas lançar os dados da empresa.
Existem diversos modelos de sistemas e diversos valores, alguns podem ser baixados da
internet por valores irrisórios ou até mesmo gratuitamente por certo tempo, no entanto não
existe garantia, e o suporte é dado através de telefone ou e-mail. Também é possível adquirir
um sistema através de empresas especializadas, que dão suporte técnico, nota fiscal e garantia,
o valor pode variar de R$ 500, 00 (quinhentos reais) a R$ 10.000,00 (dez mil reais).
Esses sistemas geralmente emitem relatórios automaticamente, quando o estoque já
está no saldo mínimo e o pedido deve ser feito, quando existem contas a receber ou a pagar
vencidas, emitem notas fiscais, enfim, passam a fornecer os dados que o usuário necessita,
automatizando os processos e rotinas administrativas, garantindo que os dados sejam
rapidamente transformados em informações, e ainda podem ser adaptados de acordo com a
necessidade do cliente.
Para facilitar a implantação dos controles e não haver mais perda de tempo é
aconselhável que seja adquirido pela empresa um software de controles financeiros
apropriado para seu porte, registrado, com garantia e auxílio no caso de dúvidas ou problemas
com o controle. Este sistema poderá ter um custo maior, no entanto é mais seguro do que os
que não tem garantia, é mais difícil a perda de dados e já está pronto para que os dados sejam
lançados.
Antes de organizar os dados no sistema, é necessário organizar a parte física da
empresa, ou seja, verificar todas as contas a pagar e receber de forma que fique fácil o
lançamento no sistema, fazer um novo balanço das mercadorias e organizar também o caixa
da empresa. Pode-se chegar a estas conclusões verificando na literatura a otimização do uso
dos controles financeiros. Conclui-se que há necessidade da verificação dos controles
financeiros pelas empresas, pois como no caso da empresa pesquisada, é preciso implantá-los
e gerenciá-los para o bem da empresa.
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