MANUAL PRÁTICO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS DOS CURSOS DE
PÓS – GRADUAÇÃO DA UFC
Senhores Coordenadores de Pós-Graduação da UFC
Com o objetivo de dar mais celeridade no atendimento das diversas solicitações
feitas a esta Pró-Reitoria, cujas despesas sejam por conta de recursos de convênios
firmados entre a UFC e os órgãos de fomento à pós-graduação no país, em especial, a
FUNDAÇÃO CAPES,
vimos apresentar aos senhores coordenadores
este
Manual
Prático de Procedimentos Administrativos, que irá auxiliá-los na formulação dos pedidos
de: compra de material, solicitação de passagens, diárias e hospedagens, ajuda de custo
para estudantes, etc., evitando desta forma que, por falta de alguma informação
necessária ou algum procedimento incorreto, sua solicitação possa ser inviabilizada.
Esperamos que este manual possa contribuir para o desenvolvimento das
atividades administrativas dos cursos de pós-graduação, além de fortalecer ainda mais, o
bom relacionamento que procuramos ter com cada um dos que fazem a pós-graduação
na Universidade Federal do Ceará.
Fortaleza, 15/04/2008.
Pedro Carlos G. de Lima
Diretor do Núcleo de Acompanhamento de Projetos
INFORMAÇOES IMPORTANTES
1
•
As solicitações deverão ser encaminhadas através de ofício, assinado pelo
Coordenador ou Vice-Coordenador do Cursos de Pós- Graduação, ao Pró-Reitor
de Pesquisa e Pós-Graduação da UFC.
•
Deverá ser informado no ofício a fonte de recursos que custeará as
despesas(Proap, PQI, Etc.)
•
Quando da abertura do processo, deve-se dar saída do mesmo, no sistema
Argos, para o Código VA11 - Seção de Acompanhamento de Projetos e em
seguida encaminha-se o documento para a PR/PPG.
•
Os fornecedores de materiais e prestadores de serviços em geral devem ser
cadastrados no SICAF(Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores do
Governo Federal).
001 – Solicitação de Diárias de professores e técnicos
da UFC
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001.1 – Diárias para pesquisa de campo
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio,
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário, motivo da viagem;
período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); local do deslocamento; como
será custeada a passagem; nº. do CPF do beneficiário e dados bancários.
001.2 – Diárias para participação em eventos no País.
001.2.1 – Com apresentação de trabalhos
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio,
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário, motivo da viagem;
período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); local do evento; como será
custeada a passagem; nº. do CPF do beneficiário, dados bancários.
- Devem ser anexados ao oficio de solicitação: Resumo do trabalho que
será apresentado e cópia da carta de aceitação do trabalho.
Observação
1. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem
como nos sábados, domingos e feriados, deverá ser obrigatoriamente justificado.
001.2.2 – Participação de reuniões, palestras e outros eventos
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio,
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; motivo da viagem;
período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); o local do evento; como será
custeada a passagem; nº. do CPF do beneficiário, dados bancários
- Anexar, sempre que possível, cópia da carta de convocação ou convite
para participação do evento.
Observação
2. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem
como nos sábados, domingos e feriados, deverá ser obrigatoriamente justificado.
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001.3 – Diárias para participação de professores em eventos no Exterior
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG na forma de
processo, com oficio assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso
solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; motivo da viagem;
local do evento; quantidade de diárias a serem pagas(máximo 7 por evento); período da
viagem(sempre posterior a data de solicitação); nº. do CPF e dados bancários do
professor.
- Devem ser anexados ao oficio de solicitação: Resumo do trabalho que
será apresentado; cópia da carta de aceitação do trabalho; copia de documento
comprovando que a solicitação de passagem aérea internacional foi deferida ou obteve
parecer favorável quanto ao mérito do pleito pela Capes ou por qualquer outra agencia
publica de fomento à pós-graduação; cópia da Portaria que autoriza o afastamento do
professor, com ônus Capes, devidamente publicada no DOU.
001.4 – Diárias de Professor Visitante
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG na forma de
processo, com oficio assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso
solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; motivo da vinda do
professor; quantidade de diárias a serem pagas(Máximo 15 diárias); período em que o
professor realizará atividades na UFC(sempre posterior a data de solicitação); Nº do CPF
e dados bancários do professor.
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002 – Solicitação de Passagens aéreas
002.1 – Para professores visitantes
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio,
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do professor visitante, trecho da
passagem; E-mail e nº. do CPF do professor visitante; motivo da vinda; período em que o
professor realizará atividades na UFC; o código de reserva da passagem, horário e
número do vôo, nome da pessoa que efetuou a reserva.
Observação
3. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem
como nos sábados, domingos e feriados, deverá ser obrigatoriamente justificado.
4. É obrigatório a devolução dos canhotos de embarques no prazo máximo de
05(cinco) dias após o retorno.
002.2 – Para professores, técnicos e alunos de pós-graduação da
UFC participarem de eventos no país.
002.2.1 – Com apresentação de trabalhos
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio,
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; trecho da
passagem; nº. do CPF do professor; motivo da viagem; período do evento; código de
reserva da passagem, horário e número do vôo, nome da pessoa que efetuou a reserva.
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- Devem ser anexados ao oficio de solicitação: Resumo do trabalho que
será apresentado e cópia da carta de aceitação do trabalho.
Observações:
5. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem
como nos sábados, domingos e feriados, deverá ser obrigatoriamente justificado.
6. É obrigatório a devolução dos canhotos de embarques no prazo máximo de
05(cinco) dias após o retorno.
002.2.2 – Participação de reuniões, palestras e outros eventos
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio,
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário, trecho da
passagem; nº. do CPF do beneficiário; motivo da viagem; período do evento; código de
reserva da passagem, horário e número do vôo, nome da pessoa que efetuou a reserva.
- Anexar, sempre que possível, cópia de carta de convocação ou convite
para participação do evento.
Observações:
7. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem
como nos sábados, domingos e feriados, deverá ser obrigatoriamente justificado.
8. É obrigatório a devolução dos canhotos de embarques no prazo máximo de
05(cinco) dias após o retorno.
003 – Solicitação de Hospedagem
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio,
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
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- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário, período de
hospedagem e o motivo da vinda a UFC.
Observações:
9. Nos casos em que o período de afastamento iniciar-se a partir de sexta-feira, bem
como nos sábados, domingos e feriados, deverá ser obrigatoriamente justificado.
004 – Solicitação de Auxilio Financeiro a
Estudantes(ajuda de custo)
004.1 – Para realização de trabalho de campo
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; valor a ser pago;
motivo da viagem; período da viagem(sempre posterior a data de solicitação); local da
viagem; nº. do CPF e dados bancários do beneficiário.
004.2 – Para participação em eventos no país
004.2.1 – Com apresentação de trabalhos
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
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- No oficio deverá ser informado: Nome do beneficiário; motivo da viagem;
período do evento(sempre posterior a data de solicitação); o local do evento; nº. do CPF
e dados bancários do beneficiário.
- Devem ser anexados ao oficio de solicitação: Resumo do trabalho que
será apresentado e cópia da carta de aceitação do trabalho.
004.2.2 – Participação de palestras, cursos, treinamento e
outros eventos
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG através de oficio
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio deverá ser informado: o motivo da viagem; o período do
evento(sempre posterior a data de solicitação); o local do evento; nº. do CPF e dados
bancários do beneficiário.
- Anexar, sempre que possível, cópia de carta de convocação ou convite
para participação no evento.
005 - Compra de material ou prestação de serviços
005.1 – Compra de material
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG sob a forma de
processo, com oficio(modelos em anexo) assinado pelo coordenador ou vicecoordenador do curso solicitante.
- Devem ser anexados ao oficio de solicitação:
relação do material,
propostas de preços(no mínimo 03(três) do material a ser adquirido.
- As propostas de preços devem ser originais e em papel timbrado da
empresa, deverão ser assinadas pelo gerente ou representante legal e apresentar nº. do
CNPJ, telefone para contato, apresentar a marca dos produtos, a quantidade e o preço
unitário, o valor total da proposta, validade da proposta e prazo de entrega dos produtos.
Observações:
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1 – Quando o material for de difícil disponibilidade no mercado, como por exemplo: gases
especiais, poderá ser anexado somente uma proposta de preço, desde que o
coordenador de pós-graduação
justifique oficialmente que foram contatadas várias
empresas(citar o nome das empresas contatadas), mas que somente a empresa “X”
apresentou proposta.
OBS 2 – Quando tratar-se de material exclusivo,
alem da proposta de preço,
a
coordenação de pós-graduação deverá anexar ao oficio, cópia da Carta de Exclusividade
expedida por órgão de registro do comercio do local em que a compra será realizada,
pelo Sindicato, Federação ou Confederação Patronal, ou, ainda, pelas entidades
equivalentes.
005.2 – Prestação de Serviços por Pessoa Física ou Jurídica
005.2.1 – Serviços de Pessoas Físicas
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG sob a forma de
processo, com oficio
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso
solicitante.
- Devem ser anexados ao oficio de solicitação:
no mínimo 03(três)
propostas de preços dos serviços a serem executados; comprovante de que o
proponente que apresentar a proposta mais vantajosa esteja cadastrado no INSS como
trabalhador autônomo..
- As propostas de preços devem ser originais e devidamente assinadas
pelos proponentes, devendo constar nome, endereço, data de nascimento, nº. do
PIS/PASEP, nº. do CPF; nº. da Carteira de Identidade; nº. de telefone para contato; dados
bancários,
discriminar detalhadamente os serviços; informar o valor da proposta;
validade da proposta e prazo de execução dos serviços.
- Quando tratar-se de recuperação de bens, alem das informações acima,
deve ser informado o nº. de tombamento; a quantidade e o preço unitário de cada item.
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005.2.2 – Serviços de Pessoas Juridica
- As solicitações devem ser encaminhadas a PR/PPG sob a forma de
processo, com
oficio
assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso
solicitante.
- Devem ser anexados ao oficio de solicitação: no mínimo 03(três)
propostas de preços dos serviços a serem executados.
- As propostas de preços devem ser originais e em papel timbrado da
empresa,
assinadas pelo gerente ou
representante legal; apresentar nº. do CNPJ;
telefone para contato; discriminar detalhadamente os serviços; informar o valor total da
proposta; validade da proposta e prazo de execução dos serviços.
- Quando tratar-se de recuperação de bens, alem das informações acima,
deve ser informado o nº. de tombamento; a quantidade e o preço unitário de cada item..
OBS – Quando tratar-se de serviço cuja a execução só possa ser efetuada por empresa
ou representante
exclusiva,
alem da proposta de preço,
a coordenação de pós-
graduação deverá anexar ao oficio, cópia da Carta de Exclusividade.
005.2.3 – Inscrição em Congressos
- As solicitações devem ser encaminhadas à PR/PPG sob a forma de processo,
com ofício assinado pelo coordenador ou vice-coordenador do curso solicitante.
- No oficio, além de informações sobre quem participará do evento, a coordenação
deverá informar também, o nome, CNPJ e Telefone/fax da entidade que o estiver
promovendo, bem como o valor da inscrição a ser paga.
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