Ministério das Relações Exteriores
Secretaria de Controle Interno
Coordenação-Geral de Auditoria
RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO
EXERCÍCIO
: 2013
PROCESSO
: 09144.000037/2014-14
RELATÓRIO
: 06/2014
UNIDADE JURISDICIONADA
: Escritório de Representação na Região
Nordeste (ERENE)
MUNICÍPIO - UF
: Recife-PE
I - INTRODUÇÃO
Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET nº 22,
de 07 de fevereiro de 2014, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente
Relatório de Auditoria, que examina os atos e os fatos de gestão, praticados no período
de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2013, sob a responsabilidade do dirigente da
Unidade em referência.
2.
Os trabalhos de auditoria interna nas contas da Unidade limitaram-se à
análise dos registros contábeis e da correspondente documentação encaminhada à
Secretaria de Controle Interno do Ministério das Relações Exteriores. Os exames de
Auditoria, com o objetivo de analisar os registros contábeis decorrentes da execução
físico-financeira, foram realizados à distância, em decorrência de restrições
orçamentárias.
3.
Cabe também registrar que os documentos para análise foram solicitados
pela equipe de Auditoria em 15 de maio de 2014, estipulando a data de 29 de maio para
a chegada e o início dos trabalhos, porém somente foram recebidos no dia 21 de julho
do corrente, o que impactou negativamente na análise dos documentos, na obtenção de
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comentários do Gestor e na avaliação do Controle Interno.
4.
A não realização dos trabalhos in loco e o atraso no envio dos
documentos impedem a avaliação das causas que contribuíram para as diversas falhas
verificadas e registradas no corpo do Relatório, mormente os parágrafos 16, 17, 20 e 25.
5.
Os exames foram efetuados por amostragem, de acordo com as normas
de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.
II - TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA
6.
A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício, despesas no valor
nominal de R$ 240.328,73 (duzentos e quarenta mil, trezentos e vinte e oito reais e
setenta e três centavos), que correspondem a 0,01% do montante das despesas realizadas
pelo Itamaraty, no País e no exterior.
III - RESULTADO DOS EXAMES
7.
Não há ocorrência de atos de Gestão relacionados aos itens 5, 7 e 10 do
Anexo IV da DN/TCU nº 132/2013.
Item 1. Avaliação, considerando a natureza jurídica e o negócio da unidade
jurisdicionada, da conformidade das peças exigidas nos incisos I e II do art. 13 da
IN TCU nº 63/2010 com as normas que regem a elaboração de tais peças.
8.
A Unidade elaborou as peças a ela atribuídas, de acordo com as normas
do Tribunal de Contas da União, para o exercício de 2013. As peças contemplaram os
formatos nos termos da IN/TCU nº 63/2010.
Item 2. Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial
quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos estabelecidos no PPA
como de responsabilidade da UJ auditada, dos objetivos estabelecidos no plano
estratégico, da execução física e financeira das ações da LOA vinculadas a
programas temáticos, identificando as causas de insucessos no desempenho da
gestão.
9.
Segundo registro do Relatório de Gestão do Exercício de 2013, o item é
"Não aplicável à natureza jurídica da UJ, pois esta Unidade segue as normas do
Regimento Interno da Secretaria de Estado (RISE). Ademais, os eventos são marcados
e definidos com poucos meses, ou até poucas semanas, de antecedência, o que faz que
as atividades sejam planejadas e organizadas conforme a demanda".
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Item 3. Avaliação dos indicadores instituídos pela unidade jurisdicionada para
aferir o desempenho da sua gestão.
10.
Considerando a informação anterior de que as atividades da Unidade são
realizadas mediante demanda, não foram instituídos indicadores para aferir o
desempenho da sua gestão.
Item 4. Avaliação da gestão de pessoas contemplando, em especial:
a) adequabilidade da força de trabalho da unidade frente às suas atribuições;
11.
A Unidade registrou no Relatório de Gestão do Exercício de 2013 a
informação a seguir, sem, no entanto, efetuar análise crítica, em inobservância ao
previsto na Decisão Normativa TCU nº 127, de 15 de maio de 2013:
"Do ponto de vista de pessoal, o ERENE perdeu um Oficial e
Chancelaria removido para Brasdesarm, Genebra, e recebeu um
arquivista, removido de Consbras Ciudad Del Este. Assim, em razão de
considerável intervalo entre a saída de um e a chegada de outro
administrativo, a organização contábil foi comprometida. O ERENE
permanece, ainda, deficiente de lotação, particularmente diante da
ampliação dos serviços".
12.
Segundo os dados do Relatório de Gestão, a Unidade contava, em 2013,
com uma força de trabalho composta por 4 (quatro) servidores do Quadro e 7 (sete)
estagiários.
13.
Embora tenham sido constatadas diversas falhas, comentadas nos
parágrafos 16, 17, 20 e 25, é impossível à equipe de Auditoria, pela não realização dos
trabalhos in loco, concluir que devam ser imputadas, em sua totalidade, à questão de
deficiência de lotação.
b) observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal,
bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadorias, reformas e pensões;
c)
consistência dos controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas;
d) tempestividade e qualidade dos registros pertinentes no sistema contábil e nos
sistemas corporativos obrigatórios;
e) qualidade do controle da unidade jurisdicionada para identificar e tratar as
acumulações ilegais de cargos; e
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14.
Os atos relativos à admissão, remuneração, cessão, requisição, concessão
de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos, bem como
registros nos sistemas corporativos obrigatórios e controles, estão reportados no
Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do Serviço Exterior
– DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos humanos do MRE, no
Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 212 da Portaria Ministerial nº 212, de
30/04/08.
f) Ações e iniciativas da unidade jurisdicionada para a substituição de
terceirizados irregulares, inclusive estágio e qualidade de execução do plano de
substituição ajustado com o Ministério do Planejamento.
15.
A Unidade conta com uma equipe de 7 (sete) estagiários. Todo o
processo de contratação é realizado pela área de recursos humanos na Secretaria de
Estado. Inexistem servidores terceirizados contratados formalmente atuando na UG.
16.
Registra-se a seguinte informação do Chefe da Unidade, inserida no
Relatório de Gestão: “Cabe assinalar que os gastos referentes a salário do motorista e
combustível do veículo oficial, bem como os salários dos auxiliares de limpeza do
recinto do Escritório permanecem sendo assumidos pelo Chefe da Unidade”.
17.
No entendimento da equipe de Auditoria, tal situação afronta os
normativos vigentes, pois ao utilizar recursos particulares para pagar despesas públicas,
concretiza-se a confusão entre o público e o privado e cria-se situação de potencial dano
ao Erário, com a contratação, de forma irregular, tanto do motorista quanto dos
auxiliares de limpeza.
Item 6. Avaliação da gestão de compras e contratações, especialmente no que diz
respeito à:
a) regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por
inexigibilidade e dispensa de licitação;
18.
As despesas correntes da Unidade mais representativas foram com
pagamento da locação do imóvel oficial e do respectivo condomínio. Analisando os
Elementos de Despesa constantes do Balancete, verificou-se que o gasto mais
representativo foi o realizado com manutenção do veículo oficial, que importou em dois
pagamentos no valor total de R$ 9.277,74.
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19.
Analisados os processos de pagamento nº 062/2013 e nº 07/14, foi possível
constatar as seguintes falhas:

Os processos não estão com as páginas devidamente numeradas, o que contraria
o parágrafo 4º do art.22 da Lei 9.784 de 28.01.1999;

A Unidade realizou despesas com o pagamento de manutenção e conservação no
veículo oficial Peugeot, utilizando o inciso II do art. 24 da Lei 8.666/93,
totalizando o valor de R$ 9.277,74, sendo a primeira despesa realizada no dia
22/10/2013 e a segunda no dia 31/12/2013. Ao realizar tais despesas sem o
devido procedimento licitatório, a Unidade incorre em fracionamento de
despesa, contrariando os ditames da Lei 8.666/96, e foge as determinações do
TCU contidas na letra “d" do item 2, da Decisão nº 197/97 – Plenário, e letra “a"
do item 8.4 da Decisão 155/2001 – Segunda Câmara, ambas do Tribunal de
Contas da União.

Não consta do processo de pagamento o documento de solicitação do serviço
conforme prevê o item 3.10 da Decisão 653/1996 TCU – Plenário; e

Não consta no processo evidência de que tenha sido realizada a pesquisa de
preços, o que contraria o item 3.22 da Decisão 653/1996 – Plenário do Tribunal
de Contas da União.
b) Utilização de critérios de sustentabilidade ambienta na aquisição de bens e
contratação de serviços e obras; e
20.
A Unidade preencheu o Quadro 18 – Gestão Ambiental e Licitações
Sustentáveis. Porém, no espaço que deveria constar análise crítica por parte do
Ordenador de Despesa, foi inserida a seguinte informação: “Considerações Gerais. As
respostas a este questionário foram feitas com base em avaliação do servidor
responsável pela área de administração, contabilidade e processos licitatórios da UG",
o que, em conjunto à informação dos parágrafos 2, 3 e 4, impossibilita o processo de
avaliação por parte dos auditores.
c) qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de
compras e contratações.
21.
Na avaliação da equipe de Auditoria, é certa a existência de falhas na
condução do processo licitatório em questão, porém não é possível inferir que tenha
sido a prática adotada para os demais processos, dada a impossibilidade de análise de
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um maior número de processos e a ausência de justificativa do Gestor, além do que já
foi explicitado nos comentários dos parágrafos 2, 3 e 4.
Item 8. Avaliação objetiva sobre a área de TI.
22.
Conforme descrito no Relatório de Gestão do Exercício de 2013, "A
gestão de Tecnologia da Informação do Ministério das Relações Exteriores está a
cargo do Departamento de Comunicações e Documentação (DCD) do Ministério das
Relações Exteriores. Este Escritório limita-se à implementação das diretrizes mediante
aquisição de equipamentos de TI para atividades de rotina".
Item 9. Avaliação da gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ,
no mínimo, quanto à correção dos registros contábeis; à estrutura tecnológica e de
pessoal para administrar o patrimônio e à qualidade dos controles internos
administrativos instituídos pela UJ para a referida gestão.
23.
A UG, embora ocupe imóvel alugado, não registrou no Relatório de
Gestão do Exercício de 2013 as informações previstas no Anexo II da Decisão
Normativa TCU nº 127, de 15 de maio de 2013.
Item 11. Avaliação da qualidade e da suficiência dos controles internos
administrativos instituídos pela unidade jurisdicionada com vistas a garantir que
seus objetivos estratégicos sejam atingidos, considerando os seguintes elementos
do sistema de controles internos da UJ.
a) Ambiente de controle;
b) Avaliação de risco;
c) Atividades de controle;
d) Informação e Comunicação;
e) Monitoramento.
Comentário da Auditoria
24.
Ademais das falhas verificadas e registradas nos parágrafos 16, 17 e 20,
foi possível perceber na documentação analisada:
a) ocorrência de pagamentos efetuados fora do prazo de vencimento,
ocasionando a incidência de multas e de juros não contabilizados
corretamente;
b) diversas contas contábeis com saldos não justificados;
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c) discrepância entre os saldos contábeis e os saldos do Inventário Físico
da totalidade das Contas Patrimoniais;
d) despesas efetuadas sem empenho prévio;
e) ausência de baixa tempestiva de adiantamentos concedidos a título de
Suprimento de Fundos;
f) ausência de atesto com indicação de que as chamadas telefônicas
foram realizadas atendendo ao interesse público;
g) inscrição de despesas em Restos a Pagar sem comprovação de que
existiam despesas assumidas a ser pagas, o que ocasionou perda de
recursos orçamentários para o Itamaraty; e
h) não realização de procedimentos de conformidade de registro de
gestão na maioria dos dias.
25.
As falhas acima mencionadas farão parte de relatório interno a ser
encaminhado à UG, com indicação detalhada das falhas apuradas e dos levantamentos a
serem efetuados, para verificação das providências e ajustes necessários. Como
resultado dos trabalhos, também, será verificada pelo Controle Interno a necessidade de
realização de auditoria in loco.
Síntese das irregularidades cometidas por responsáveis não arrolados, conforme
parágrafo 7º do artigo 10 da DN TCU nº 132/2013
26.
Conforme informado no parágrafo 16, "os gastos referentes a salário do
motorista e combustível do veículo oficial, bem como os salários dos auxiliares de
limpeza do recinto do Escritório permanecem sendo assumidos pelo Chefe da
Unidade".
Comentário da Auditoria
27.
Repete-se, a seguir, o comentário exarado no parágrafo 17: "No
entendimento da equipe de Auditoria, tal situação afronta os normativos vigentes, pois
ao utilizar recursos particulares para pagar despesas públicas, concretiza-se a
miscelânea entre o público e o privado e cria-se situação de potencial dano ao Erário,
com a contratação, de forma irregular, tanto do motorista quanto dos auxiliares de
limpeza".
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Recomendação
28.
O Dirigente Máximo da Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior deve
adotar providências imediatas para sanar a irregularidade ora apontada.
IV - CONCLUSÃO
29.
Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o
presente processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVAS do
processo de contas da Unidade Gestora.
Brasília-DF, em 25 de julho de 2014.
L
Analista de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
V
Técnico de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – X
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