Ministério das Relações Exteriores
Secretaria de Controle Interno
Coordenação-Geral de Auditoria
RELATÓRIO DE AUDITORIA DE GESTÃO
EXERCÍCIO
: 2013
PROCESSO
: 09144.000035/2014-17
RELATÓRIO
: 02/2014
UNIDADE JURISDICIONADA
: Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior (SGEX)
UNIDADE(S) GESTORA(S)
: 2400.09 – Departamento do Serviço Exterior
2400.10 – Departamento de Comunicações e
Documentação
2400.13 – Divisão de Serviços Gerais
2400.05 – Coordenação-Geral de Orçamento e
Finanças
2400.21 – Coordenação de Patrimônio
MUNICÍPIO - UF
: Brasília - DF
I – INTRODUÇÃO
Em atendimento à determinação contida no Memorandum CISET nº 22, de 7 de
fevereiro de 2014, do Secretário de Controle Interno, apresentamos o presente Relatório de
Auditoria, que examina os atos e os fatos de gestão praticados no período de 1º de janeiro a 31 de
dezembro de 2013, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade em referência.
2.
As contas da Unidade Jurisdicionada são apresentadas de forma individual. A
Coordenação de Orçamento e Finanças (COF) e A Coordenação de Patrimônio (CPAT) não
foram objeto de Auditoria. Os trabalhos de Auditoria interna nas contas do Departamento do
Serviço Exterior, do Departamento de Comunicações e Documentação e da Divisão de Serviços
1
Gerais realizaram-se por ocasião do levantamento do Processo de Contas Anual e foram
desenvolvidos in loco, na sede das Unidades Gestoras, onde se encontram arquivadas as
primeiras vias dos processos de pagamento e demais documentos que comprovam a execução
orçamentária, financeira e patrimonial.
3.
Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza do gasto e sua
representatividade, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.
II – TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA
4.
A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício sob exame, despesas no valor
nominal de R$ 684.040.867,12 (seiscentos e oitenta e quatro milhões, quarenta mil, oitocentos e
sessenta e sete reais e doze centavos. O total das despesas das Unidades sob exame neste
Relatório corresponde a 26,44% do montante das despesas realizadas pelo Itamaraty, no País e
no exterior, assim discriminadas: R$ 58.534.282,39 (cinquenta e oito milhões, quinhentos e trinta
e quatro mil, duzentos e oitenta e dois reais e trinta e nove centavos) a Divisão de Serviços
Gerais, R$ 22.827.772,70 (vinte e dois milhões, oitocentos e vinte e sete mil, setecentos e setenta
e dois reais e setenta centavos o Departamento de Comunicação e Documentação e R$
602.678.812,03 (seiscentos e dos milhões, seiscentos e setenta e oito mil, oitocentos e doze reais
e três centavos) o Departamento do Serviço Exterior.
III - RESULTADO DOS EXAMES
5.
Com base nos exames realizados na documentação comprobatória dos atos e dos
fatos de gestão, que deram origem ao presente processo, e, em cumprimento ao disposto no
Anexo IV da Decisão Normativa TCU nº 132/2013, apresentamos as seguintes observações:
6.
Não há ocorrência de atos de gestão relacionados aos itens 5, 7, e 10 do Anexo IV
da DN/TCU 132/2013.
Item 1 - Avaliação, considerando a natureza jurídica e o negócio da unidade
jurisdicionada, da conformidade das peças exigidas nos incisos I e II do art. 13 da IN TCU
nº 63/2010 com as normas que regem a elaboração de tais peças.
7.
A Unidade elaborou todas as peças a ela atribuídas pelas normas do Tribunal de
Contas da União para o exercício de 2013. As peças contemplaram os formatos e conteúdos
2
obrigatórios nos termos da IN/TCU nº 63/2010, DN/TCU nº 127/2013 e da Portaria TCU nº
175/2013.
Item 2 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em especial quanto
à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos estabelecidos no PPA como de
responsabilidade da UJ auditada, dos objetivos estabelecidos no plano estratégico, da
execução física e financeira das ações da LOA vinculadas a programas temáticos,
identificando as causas de insucessos no desempenho da gestão.
Divisão de Serviços Gerais
8.
Por se tratar de Unidade Gestora responsável pela execução de atividades-meio
necessárias à gestão e à administração do Ministério das Relações Exteriores, e "em razão da
natureza de suas atividades, a unidade não possui atribuição relativa a atividade finalística e,
por essa razão, não tem relação direta com as metas sob responsabilidade do Ministério das
Relações Exteriores no PPA 2012-2015".
9.
A Divisão de Serviços Gerais estabeleceu suas metas de acordo com os objetivos
realizados em 2011 e 2012. Assim, foram estabelecidas as seguintes metas: 1) assinatura de 30
contratos; 2) renovação dos contratos em vigor por meio de Termos Aditivos, quando houver
interesse da Administração; e 3) execução de, no mínimo, 95% do orçamento previsto para a
unidade. Todas essas metas foram cumpridas de forma satisfatória.
10.
Destaca-se no Relatório de Gestão do Exercício de 2013 que:
"foram realizados 74 processos de dispensa, sendo 10 deles por meio do procedimento de
cotação eletrônica, com base no artigo 24 da Lei n° 8.666/93. O Setor de Garagem e
Oficina atendeu, ao longo do ano, a aproximadamente 5.500 pedidos de transporte de
serviço e representação. Também foram registradas 96 autorizações de manutenção
preventiva e corretiva de veículos. O Setor de Telefonia recebeu aproximadamente 370
requisições de instalação de ramais e aparelhos telefônicos, além das solicitações de
assistência técnica rotineiras. O Setor de Apoio Administrativo atendeu o total de
aproximadamente 1900 chamados. Os pedidos envolviam, entre outros assuntos, serviços
de bombeiro hidráulico, carpintaria, chaveiro, instalações elétricas, manutenção e
reforma de mobiliário, pintura, vidraçaria e climatização. A Gráfica deu provimento a
aproximadamente 1900 requisições registradas ao longo do período, relativas a serviços
de fotocópia, encadernação, confecção de maços diplomáticos, entre outros trabalhos.
No Almoxarifado, houve consolidação do novo modelo de gestão de materiais de
3
consumo e Permanente, baseada no parâmetro just in time, que permitiu a redução do
espaço para alocação de material por meio de uma política de estoque mínimo; O Setor
de Contratos geriu os 86 contratos. Estabeleceu-se como prioridade, para a DSG, a
manutenção da estrutura de apoio administrativo da unidade, considerando as
recomendações da auditoria e as novas demandas da Secretaria de Estado das Relações
Exteriores"
11.
Como avaliação final, a Unidade Gestora registrou no Relatório de Gestão que:
"levando-se em conta a comparação entre as metas físicas e financeiras de 2011 e 2012 com as
metas físicas e financeiras realizadas em 2013, o desempenho da UJ foi satisfatório e esteve
dentro dos parâmetros estabelecidos".
12.
Com base na análise das despesas realizadas pela Unidade Gestora, a Auditoria
constatou que os gastos foram realizados visando a atender as atividades inerentes aos objetivos
e às metas traçadas pela Unidade. Cabe destacar, no entanto, que a UJ poderia aprimorar o
processo de elaboração de suas metas, de forma a permitir a medição de resultados que
contribuam para a melhoria da gestão do MRE.
Departamento de Comunicações e Documentação
13.
Conforme explicitado no Relatório de Gestão, a Unidade executa a sua
programação orçamentária e financeira em gastos no Brasil e no exterior. Vale frisar que os
gastos executados no exterior não estão reportados no Balancete da UG, mas, sim, no das
diversas Unidades Gestoras que fazem a execução no exterior. De uma previsão de R$ 39
milhões, foram efetivamente provisionados R$ 34,9, sendo 29,5 milhões para gastos de custeio e
5,4 milhões para gastos de capital. Para gastos no Brasil foram destinados 20,5 milhões para
custeio e 2,4 milhões para gastos de capital. Destaca-se, ainda, que ao final do exercício de 2012,
o Departamento de Comunicações e Documentação fixou nove metas, devidamente detalhadas
no Relatório de Gestão, muitas das quais não puderam ser cumpridas integralmente por questões
relacionadas ao contingenciamento de recursos orçamentários imposto ao Ministério das
Relações Exteriores. Citem-se como exemplo:

Meta 2: compra unificada de computadores e equipamentos de rede Situação real:
"(...)Além disso, considerando o grave contingenciamento orçamentário, em 2013, que
causou a suspensão do programa (...)"
4

Meta 3: assunção dos contratos de internet: Situação real: "Por razões orçamentárias, não
foi possível avançar significativamente (...)"

Meta 9 – licitação e contratação de serviço continuado de digitalização de documentos:
Situação real: "(...) em função das restrições orçamentarias, não foi possível assumir
despesa com (...)"
14.
Outra dificuldade encontrada pela Unidade, mais amplamente comentada no
capítulo próprio, foi com relação à falta de recursos humanos, principalmente no que se relaciona
a aspectos qualitativos da Unidade. Pode-se ainda observar a preocupação da Unidade em
reduzir custos nas contratações, seja mediante a diminuição, a eliminação ou a racionalização de
serviços.
15.
Em resumo, foi possível verificar, com base na análise das despesas realizadas
pela Unidade Gestora e em seu Relatório de Gestão, que os gastos foram realizados visando a
atender aos seus objetivos e metas, e que as metas não foram integralmente alcançadas devido a
restrições orçamentárias e à falta de recursos humanos devidamente qualificados em Tecnologia
da Informação.
16.
Há que se registrar, também, que a avaliação da equipe de Auditoria relativa ao
cumprimento de metas e à execução de despesas prende-se aos aspectos licitatórios e
administrativos, já que os limitados conhecimentos de TI da equipe, que pouco ultrapassam o
domínio do editor de texto, impedem análise qualitativa mais aprofundada.
Departamento do Serviço Exterior
17.
Nos termos do artigo 47 do Decreto nº 7.304, de 22 de setembro de 2010, compete
ao Departamento do Serviço Exterior planejar, coordenar e supervisionar as atividades de
formulação e execução da política de pessoal, os processos de remoção e lotação, inclusive em
seus aspectos de pagamentos e de assistência médica e social.
18.
Com base nos exames dos atos de gestão orçamentária, financeira e operacional,
as metas estabelecidas para atender a ação de capacitação de servidores podem ser consideradas
satisfatórias. Os indicadores gerenciais das demais ações para mensurar os resultados
quantitativos e qualitativos mencionados no Relatório são meramente descritivos e, na opinião da
auditoria, não permitem avaliação objetiva da gestão.
5
19.
Conforme de Relatório de Gestão, página 93, o Departamento do Serviço Exterior
não tem responsabilidade na gestão de Programas de Governo inscritos na Lei do Plano
Plurianual (PPA).
Item 3 - Avaliação dos indicadores instituídos pela unidade jurisdicionada para aferir o
desempenho da sua gestão, pelo menos, quanto à:
 capacidade de representar, com a maior proximidade possível, a situação que a UJ
pretende medir e de refletir os resultados das intervenções efetuadas na gestão;
 capacidade de proporcionar medição da situação pretendida ao longo do tempo, por
intermédio de séries históricas;
 confiabilidade das fontes dos dados utilizados para o cálculo do indicador,
avaliando, principalmente, se a metodologia escolhida para a coleta, processamento
e divulgação é transparente e reaplicável por outros agentes, internos ou externos à
unidade;
 facilidade de obtenção dos dados, elaboração do indicador e de compreensão dos
resultados pelo público em geral;
 razoabilidade dos custos de obtenção do indicador em relação aos benefícios para a
melhoria da gestão da unidade.
Divisão de Serviços Gerais
20.
A Unidade, "em razão da natureza de suas atividades", não criou indicadores para
avaliação de suas ações. Conforme consta do Relatório de Gestão, o parâmetro utilizado para a
avaliação foi a comparação entre as metas físicas e financeiras de 2011 e 2012 com as metas
físicas e financeiras realizadas em 2013. O desempenho da UJ foi satisfatório e esteve dentro dos
parâmetros estabelecidos, considerando-se, no entanto, a observação da Auditoria quanto ao
parágrafo 12.
Departamento de Comunicações e Documentação
21.
Na análise crítica dos Controles Internos, a Unidade registrou:
"Planeja-se iniciar, contudo, no exercício de 2013, a elaboração de métodos que
permitam mensurar empiricamente e acompanhar a evolução dos riscos que a
Unidade jurisdicionada se sujeita na execução de seus planos de ações".
Destaca-se também, ao final do Relatório, na seção "Conclusões", o seguinte
registro: "(...) O aperfeiçoamento da gestão de tecnologia da informação, nos
moldes recomendados pelos órgãos de controle externo e interno, receberá, como
sempre, máximo zelo dessa unidade jurisdicionada, tendo em vista, sobretudo,
seus pronunciados e abrangentes efeitos positivos sobre a consecução de metas e
6
planos de ação. O refinamento de mecanismos de controle interno, apoiados por
indicadores objetivos, e à luz de sua percebida relevância para o
acompanhamento e o ajuste da execução de objetivos estratégicos, absorverá
esforços crescentes dessa unidade jurisdicionada.(...)".
22.
Portanto, tal como ocorrido em exercícios anteriores, ao não ter criado nem
elencado os indicadores ou parâmetros usados para avaliar o desempenho da gestão quanto à
utilidade e mensurabilidade, a Auditoria não pôde manifestar-se sobre a qualidade e
confiabilidade dos dados.
Departamento do Serviço Exterior
23.
Não há informações no Relatório de Gestão sobre os indicadores utilizados para
avaliar o desempenho da gestão da Unidade.
Item 4 - Avaliação da gestão de pessoas contemplando, em especial:
a) adequabilidade da força de trabalho da Unidade frente às suas atribuições
Departamento do Serviço Exterior
24.
De acordo com os registros existentes no SIAPE, a folha de pagamentos do
Itamaraty era composta, em 31/12/2013, segundo a situação jurídica dos servidores, de:
Quadro 1 – Quantidade de servidores segundo a situação jurídica
Situação
Quantidade
Ativo Permanente
3.770
Aposentado
1.147
Requisitado
14
Cedido
109
Estagiário
444
Beneficiário de Pensão
1.007
Total
6.491
25.
Segundo cargos, a composição dos ativos era:
7
Quadro 2 – Quantidade de servidores segundo os cargos
Cargo
Quantidade
Diplomata
1478
Oficial de Chancelaria
820
Assistente de Chancelaria
597
Outras categorias
875
Total
3770
26.
A Auditoria entende que, com a força de trabalho existente, a Unidade realizou
satisfatoriamente as tarefas institucionais da Unidade.
Divisão de Serviços Gerais e Coordenação-Geral de Patrimônio
27.
A Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores dispunha, em
31 de dezembro de 2013, de um total de 48 servidores do quadro permanente do MRE, sendo
cinco diplomatas, 11 oficiais de chancelaria, 13 assistentes de chancelaria e 19 servidores dos
PCCs/PGPEs, enquanto a CPAT disponha de uma diplomata, quatro oficiais de chancelaria e
dois assistentes de chancelaria.
28.
Os servidores da DSG estão distribuídos em 12 setores, além do setor
administrativo, cujas atribuições estão listadas a seguir:

Setor de Projeto Básico (SPB): elaborar as especificações técnicas necessárias à
composição dos processos licitatórios da DSG;

Setor de Compras (SCO): 1) providenciar a aquisição de material permanente e de
consumo, bem como a contratação de serviços de terceiros, destinados às unidades
administrativas do MRE no Brasil; 2) adquirir, no Brasil, material padronizado para os
Postos no exterior; e 3) manter cadastro de fornecedores;

Setor de Contratos (SCT): 1) elaborar minutas de contratos e manter a guarda dos
instrumentos contratuais firmados com fornecedores de bens e de serviços; e 2)
providenciar os cálculos de reajuste de preços contratados e fornecer subsídios para as
contratações a serem realizadas;

Setor de Controle Financeiro (SCF): emitir e controlar a documentação necessária para o
pagamento, pelo MRE, dos bens adquiridos e dos serviços prestados;
8

Setor de Moradias Funcionais (SMF): promover os trâmites necessários à ocupação e
desocupação de unidades da União, em Brasília, para a moradia de servidores do quadro
do Serviço Exterior Brasileiro;

Almoxarifado (ALMOX): 1) receber, controlar a qualidade, armazenar e distribuir
material de consumo e permanente; 2) estimar necessidades de reposição de estoques; 3)
elaborar demonstrativo periódico da movimentação de material; e 4) realizar o controle
financeiro do estoque;

Seção de Apoio Administrativo (SAA): 1) executar os serviços de manutenção, reforma e
reparos de materiais e equipamentos; e 2) gerir e executar a conservação dos prédios da
SERE;

Setor de Portaria e Limpeza (SPL): 1) executar os serviços de recepção e portaria; 2)
receber e controlar jornais e demais publicações; 3) supervisionar e acompanhar o
desempenho dos serviços contratados de recepção, limpeza, contínuos e copa; e 4) propor
a alienação ou a baixa de material;

Setor de Garagem e Oficina Mecânica (GAO): 1) coordenar, controlar e fazer executar as
atividades de transporte; 2) promover serviços de manutenção de veículos; 3) controlar,
requisitar e armazenar peças e acessórios; e 4) supervisionar e acompanhar serviços
terceirizados de motoristas;

Setor de Telefonia (STEL): 1) supervisionar e manter em funcionamento a rede
telefônica do MRE; e 2) acompanhar e supervisionar os serviços contratados para a
manutenção, remanejamento e instalação de aparelhos e sistemas telefônicos;

Seção de Guarda e Proteção (SGP): 1) encarregar-se da segurança física dos prédios,
dos equipamentos e do material permanente da SERE e da prevenção de incêndios; 2)
controlar a entrada e saída de pessoas, veículos e material; e 3) supervisionar e
acompanhar o desempenho dos serviços de vigilância contratados;

Gráfica (GRAF): executar os serviços gráficos e o controle dos equipamentos e dos
estoques de material gráfico.
Comentário da Auditoria
29.
Durante os trabalhos de Auditoria, foi possível perceber que tanto a DSG quanto a
CPAT se ressentem do reduzido número de servidores em seus setores, agravado, muitas vezes,
pela dinâmica de concessão de missões transitórias e de remoções. Porém, mais do que a urgente
recomposição da força de trabalho é necessário implementar o imediato aprimoramento no que
9
toca aos procedimentos de capacitação, gestão do conhecimento e supervisão do trabalho.
Determinadas áreas da Unidade são responsáveis por tarefas que exigem conhecimentos de
legislação específica (Setor de Contratos, Setor de Compras e Setor de Moradia, entre outros) e
sofrem com a falta de capacitação e de conhecimento das rotinas da área. Outros setores que
podem não exigir aprofundado conhecimento de legislação, exigem, no entanto, conhecimento
das rotinas e experiência de quem comanda, por lidarem com grande quantidade de pessoas, de
materiais e de serviços (SAA/Almoxarifado/Limpeza/Garagem). Tais setores sofrem igualmente
com a rotatividade de seu quadro de servidores.
30.
Para exemplificar a questão da carência, transcreve-se a seguir, trecho do
Relatório de Gestão – Exercício 2013 que aborda a situação do Setor de Contratos:
"O Setor de Contratos geriu os 86 contratos sob responsabilidade da Divisão de forma
eficiente, a despeito do déficit crônico de pessoal especializado. Além de não ter havido
aumento do número de funcionários em relação ao exercício anterior, houve
substituições no Setor em razão da rotatividade natural do quadro do MRE, que transita
entre os Postos no Exterior e a Secretaria de Estado. Outra dificuldade enfrentada pelo
setor decorreu do corte orçamentário que atingiu o MRE em 2013, que reduziu
sensivelmente a disponibilidade de cursos de aperfeiçoamento para funcionários da área
administrativa, o que se refletiu em déficit na especialização dos funcionários recémchegados. Para ajudar a solucionar esse problema, que não é exclusivo do Setor de
Contratos, a DSG está iniciando projeto que deverá permitir a lotação de Gestores
especializados nas áreas mais sensíveis da Divisão."
31.
Em resposta a uma das solicitações de Auditoria, o Setor informou que: "Em
consequência, o Setor de Contratos iniciará o ano de 2014, com apenas três servidores para
supervisionar noventa contratos, o que significa a altíssima taxa de trinta contratos por
gerente".
32.
A avaliação da equipe de Auditoria, corroborando a da Unidade, é de que a atual
força de trabalho da UJ não é adequada para o desempenho de suas atribuições com eficiência,
eficácia e efetividade.
Departamento de Comunicações e Documentação
33.
O Departamento de Comunicações e Documentação contou, ao longo de 2013,
com cinco servidores do quadro do MRE, mais seis servidores do Ministério do Planejamento,
10
Orçamento e Gestão (MP) aprovados em concurso para analista de TI. Esses 11 servidores
encarregaram-se, em menor ou maior grau, de tarefas administrativas e técnicas. A Unidade, no
Relatório de Gestão, registrou que ainda apresenta séria deficiência em recursos humanos para
manter o bom desempenho do planejamento, da gestão e do controle das contratações. A gestão
de rede com 227 postos em 150 países, com crescentes requisitos de segurança, requer a
alocação imediata de mão de obra qualificada em TI, preferencialmente das carreiras do MRE,
ou analistas de TI do MP.
Comentário da Auditoria
34.
Ao longo do Relatório de Gestão do Exercício de 2013, em diversas
oportunidades, foram destacadas pela Unidade as dificuldades na implementação e
acompanhamento de projetos face ao reduzido número de servidores especializados em TI. Em
consequência, a avaliação da equipe de Auditoria, corroborando a da Unidade, é de que a atual
força de trabalho não é adequada para cumprir corretamente com suas atribuições.
b) observância da legislação sobre admissão, remuneração, cessão e requisição de pessoal,
bem como, se for o caso, sobre concessão de aposentadorias, reformas e pensões;
Departamento do Serviço Exterior
Cadastramento no SISAC
35.
A Unidade tem disponibilizado ao Controle Interno, tempestivamente, os atos de
admissão e concessão de aposentadoria e pensão ocorridos no exercício, para fins de registro no
SISAC, conforme a Instrução Normativa TCU nº 55/2007.
Cadastro
36.
A Unidade tem mantido atualizado o cadastro de dependentes dos servidores. Já o
cadastro dos beneficiários de pensão e aposentados não tem sido periodicamente atualizado,
visto que a Unidade não tem realizado, anualmente, sempre no mês de aniversário, atualização
cadastral dos beneficiários de pensão e inativos, condição necessária para a continuidade do
recebimento do provento.
37.
A Secretaria de Gestão Pública do Ministério do Planejamento tem alertado sobre
a existência de servidores que não atendem à convocação para recadastramento dentro dos
11
prazos legalmente estabelecidos. Nesse caso o MPOG tem suspendido os pagamentos dos
proventos quando as Unidades não tomam providências para os recadastramentos no prazo legal.
38.
A Auditoria constatou que a Unidade não tem mantido atualizados os dados
cadastrais pessoais de servidores e de pensionistas, o que tem dificultado a localização de
inativos e beneficiários de pensão. Notificações encaminhadas pelo correio a aposentados e
pensionistas têm sido devolvidas ao destinatário com a observação "destinatário desconhecido".
39.
A Auditoria entende que a Unidade deve manter os dados cadastrais e funcionais
atualizados. A falta de atualização pode causar o pagamento indevido de vencimentos e
proventos, além de poder vir a onerar o seguro do Plano Complementar de Assistência Médica
do Serviço Exterior (PCAMSE).
c)
consistência dos controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas;
Departamento do Serviço Exterior
40.
Os exames feitos por amostragem revelam que as principais fragilidades
relacionadas aos controles internos administrativos, no âmbito da gestão recursos humanos
correspondem a:
a)
Falta de controle da frequência de servidores e estagiários;
b)
Pagamento indevido a servidor afastado para o tratamento de assuntos
particulares
c)
Pagamentos indevidos de proventos de aposentados e pensionistas;
d)
Pagamento a servidor falecido;
e)
Falta de controle da reposição ao Erário de valores recebidos
indevidamente por servidores, aposentados e beneficiários de pensão civil;
f)
Falta de controle dos comprovantes de viagens realizadas; e
g)
Falta de controle dos bilhetes aéreos não utilizados.
Frequência
41.
Apurou-se que a Unidade não controla satisfatoriamente a frequência dos
servidores, o que tem contribuído para o pagamento de vencimentos e de vantagens a servidores,
bem como pagamento de bolsa a estagiários, que faltam, sem justificativa, ao trabalho.
12
42.
A Unidade informou, no Relatório de Gestão, que o controle de ponto eletrônico
será implantado ainda em 2014, para controlar a frequência dos servidores e dos estagiários.
Reposição ao Erário
43.
A Auditoria verificou que houve redução da incidência de pagamentos
simultâneos. Os desembolsos indevidos têm sido identificados, e a Unidade tem aberto processo
administrativo, conforme a Orientação Normativa nº 5, de 21 de fevereiro de 2013.
44.
Com relação aos pagamentos indevidos de proventos e de vencimentos, no Brasil
constatou-se que a efetivação dos ressarcimentos pode vir a ser comprometida, uma vez que a
Unidade não acompanha as reposições ao Erário.
e) qualidade do controle da Unidade Jurisdicionada para identificar e tratar as
acumulações ilegais de cargos;
45.
Com base nos exames dos atos de gestão de recursos humanos e nas consultas
feitas na trilha de auditoria n° 34 do DW SIAPE - Existência de servidores ativos ou aposentados
com Indício de acumulação, a Auditoria não identificou a ocorrência de acumulações ilegais de
cargos.
f) ações e iniciativas da unidade jurisdicionada para a substituição de terceirizados
irregulares, inclusive estágio e qualidade de execução do plano de substituição ajustado
com o Ministério do Planejamento.
Divisão de Serviços Gerais
46.
Os terceirizados que atuam na Unidade, em número de 42, estão divididos em três
contratos. Inexistem terceirizados irregulares.
Item 6 – Avaliação da gestão de compras e contratações, especialmente no que diz respeito
à:
a) regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições feitas por
inexigibilidade e dispensa de licitação;
Departamento do Serviço Exterior
47.
A Equipe de Auditoria analisou duas licitações na modalidade de pregão
Eletrônico realizadas pela Unidade no exercício de 2013. Uma visando à contratação de
13
empresa de turismo para serviços de Agenciamento de Viagens e outra visando à contratação
de empresas especializadas para a prestação do serviço de transporte internacional de bagagem
e de automóvel. A Auditoria considerou que ambos os certames seguiram as determinações
impostas pela Lei n° 8.666/93.
Departamento de Comunicações e Documentação
48.
Foram analisados pela equipe de Auditoria:

Termo Aditivo ao contrato 6/2012 firmado com a Cast Informática S/A, no valor de R$
3.569.940,00, que elevou o valor do contrato para R$ 7.139.880,00;

Contrato 1/2013, firmado com a AMC Informática para serviço de impressão corporativa
com o fornecimento e manutenção de equipamentos e programas de computador com
valor estimativo anual R$ 1.264.441,15;

Contrato 8/2013 para serviços especializados em produtos Microsoft, firmado com a
HEPTA Tecnologia e Informática Ltda, no valor de R$ 1.417.350,00;

Termo Aditivo nº 1 ao Contrato 4/2011, firmado com a Allen Rio Serv. e Com. de
Produtos de Informática no valor de R$ 1.310.915,55, cujo objeto é a contratação de
empresa especializada para subscrição de licenças de software aplicativos e sistemas
operacionais destinados às estações de trabalho e servidores;

Contrato nº 6/2014, firmado com a ACECO TI, no valor de R$ 5.972.450,00, cujo objeto
é a construção da Sala Cofre certificada;

Contratação da Fundação Getúlio Vargas, para participação de servidor no curso de
especialização de MBA em Planejamento Orçamento e Gestão Pública;

Contratação do Instituto Superior de Administração e Economia do Mercosul para
participação de servidor no V Módulo Internacional em Gerenciamento de Projeto.
49.
Foram analisados, ainda, diversos outros processos de pagamento de menor
monta, não derivados das contratações citadas acima.
Comentário da Auditoria
50.
Após realização dos trabalhos de análise, a equipe de Auditoria encaminhou
Solicitações de Auditoria à Unidade, solicitando esclarecimentos e providências.
14
51.
À exceção dos comentários constantes dos parágrafos seguintes, a Unidade
respondeu tempestivamente aos questionamentos, e os demais esclarecimentos e providências
implementadas pela Unidade serviram para esclarecer as dúvidas levantadas pela equipe de
Auditoria, sem necessidade de ressalvas ou recomendações.
Achado 1
52.
Com relação ao contrato nº 8/2013, firmado com a HEPTA TECNOLOGIA, a
equipe de Auditoria apontou, na Solicitação de Auditoria encaminhada, as seguintes situações:
53.
Ao analisar os documentos do Pregão Eletrônico nº 7/2013, que originou o
Contrato DCD 8/2013, cujo objetivo era a contratação de serviços especializados em produtos
Microsoft, a Consultoria Jurídica – CJ recomendou em seu parecer, à página 107, item 33, "que a
administração avalie se não seria o caso de desconsiderar os preços cotados por estas empresas
para fins de média aritmética", pois o preço cotado pela empresa HEPTA para o item 1 foi de R$
1.703.472,56, enquanto o preço da segunda empresa era de R$ 800.853,30, e o preço da terceira
empresa era de R$ 577.500,00. A Consultoria Jurídica recomendou, ainda, desconsiderar o preço
apresentado pela empresa Allem, para o item 2, R$ 624.000,00, pois o preço da segunda empresa
era de R$ 420.000,00 e o da terceira de R$.214.800,00. Por estarem muito superiores aos preços
das demais empresas, essas cotações estavam inflando o preço médio a ser fixado para o pregão.
54.
Se atendida a orientação da CJ, o preço médio para o item 1 seria de R$
689,176,70 e o do item 2, R$ 317.400,00. No entanto, os dados constantes do processo revelam
que não foi atendida a recomendação. Foram mantidos para a formação do preço médio,
portanto, os preços foram considerados elevados, o que acabou gerando um preço médio de R$
1.027.275,29 para o item 1 e de R$ 419.600,00 para o item 2.
55.
Verifica-se que a vencedora para os dois itens foi a empresa HEPTA, que
apresentou preço final de R$ 1.021.350,00 para o item 1 e de R$ 396.000,00 para o item 2,
ambos bem acima do que seria o preço médio, levando-se em consideração a orientação da CJ.
56.
Considerando que os valores contratados foram bastante superiores ao que deveria
ter sido o preço médio, caberia à Unidade informar o motivo da não adoção da proposta da
Consultoria Jurídica.
15
Manifestação do Gestor
57.
Vale dizer que o DCD considerou sim tal recomendação da Consultoria Jurídica,
mas decidiu não segui-la por razões técnicas. Das 3 pesquisas de preços apresentadas, apenas a
mais alta descrevia o objeto requerido com precisão. Dessa forma, as duas mais baixas não
pareciam merecer total confiança da equipe técnica. Assim, optou-se por manter a pesquisa de
preços mais alta na formação do preço médio a fim de se obter preço o mais próximo possível da
realidade de mercado.
58.
A estratégia do DCD se mostrou válida no momento da licitação, como demonstra
o preço final obtido. Aliás, vale dizer, ainda, que uma das empresas que havia mandado proposta
de preços menor, a empresa ALLEN Rio Serviços e Comércio de Produtos de Informática Ltda
participou do certame, e, na licitação, apresentou proposta consideravelmente maior, perdendo a
licitação para a empresa HEPTA.
Comentário da Auditoria
59.
A equipe de Auditoria discorda do posicionamento adotado pela Unidade, pois, se
as respostas apresentadas não descreviam o objeto requerido com precisão, caberia repetir o
processo de consulta. Ao não proceder da forma sugerida, descumpriu-se a recomendação da
Consultoria Jurídica e o artigo 15 da Lei nº 8.666/93, já que o processo foi conduzido sem que
houvesse a efetiva pesquisa de preços, com pelo menos três pesquisas válidas.
Recomendação
60.
Atentar, doravante, para o cumprimento dos procedimentos licitatórios
estabelecidos na Lei nº 8666/93.
Divisão de Serviços Gerais
61.
A Unidade registrou em seu Relatório de Gestão do Exercício de 2013 a
existência de "86 contratos sob responsabilidade da Divisão. Durante os trabalhos de Auditoria,
se verificou-se que o número já importava em 93 contratos".
62.
Foram objeto de análise pela equipe de Auditoria os seguintes contratos:

Contrato nº 01/2011: serviços de vigilância armada e desarmada, firmado com a Sitran
Emp. de Segurança Ltda., no valor de R$ 10.749.593,28;
16

Contrato nº 19/2009: serviços de Terceirizados (Contínuos/Recepcionistas/Copeiros),
firmado com a PH Serviços Administração, no valor de R$ 9.888.877,97;

Contrato nº 25/2010: serviços de limpeza e de conservação, firmado com a Presta
Construtora Serv., no valor de R$ 5.759.277,06;

Contrato nº 11/2012: serviços de promoção e de assessoria em eventos, firmado coma
Uma Marketing de Eventos Ltda., no valor de R$ 4.023.999,63;

Contrato nº 08/2013: serviços de reforma e de fabricação de móveis, firmado com a Citel
Construtora, Comércio e Serviços Gerais, no valor de R$ 3.800.346,00;

Contrato nº 31/2013: serviços de Assessoria/Consultoria em Engenharia/Arquitetura,
firmado com a J. F. Engenharia Ltda., no valor de R$ 1.829.999,43;

Contrato nº 20/2011: serviços de manutenção de ar-condicionado do Palácio Itamaraty,
firmado com a Betta Inst. Manutenção Com., no valor de R$ 1.731.800,28;

Contrato nº 25/2012: serviços de Brigada de Incêndio Particular, firmado com a Capital
Service Serviços Profis., no valor de R$ 1.234.570,44;

Contrato nº 34/2010: serviços de modernização dos elevadores do Anexo I, firmado com
a Thyssenkrupp Elevadores S/A, no valor de R$ 1.091.599,95;

Contrato nº 02/2011: serviços de modernização dos elevadores do Anexo II, firmado com
a Thyssenkrupp Elevadores S/A, no valor de R$ 835.000,00;

Contrato nº 21/2010: serviços de distribuição de publicidade, firmado com a EBC
Empresa Brasil Com., no valor de R$ 1.125.000,00;

Contrato nº 35/2010: serviços de modernização dos elevadores do Palácio Itamaraty,
firmado com a Atlas Schindler Elevadores, no valor de R$ 600.000,00;

Contrato nº 29/2010: serviços de manutenção de ar-condicionado do MRE (à exceção do
Palácio do Itamaraty), firmado com a Polo Engenharia Ltda., no valor de R$ 530.648,75;

Contrato nº 19/2013: serviços de implantação de sistema de frequência dos servidores do
MRE, firmado com a TOTVS, no valor de R$ 483.000,00;
63.
O total da amostra selecionada é R$ 43.683.712,79.
64.
Ademais dos processos acima citados, foram objeto de avaliação, por parte da
equipe, diversos processos de pagamentos, que resultaram, em sua maioria, em pequenas
impropriedades, já comunicadas, à exemplo de anos anteriores, à DSG, para ajustes necessários.
Ressalte-se
que,
conforme
detalhado
no
paragrafo
115,
houve
pagamento
de
multas/juros/atualização monetária, encargos financeiros, no valor total R$ 514.384,43, sendo
17
que apenas em um processo de pagamento à CEB, registrado no parágrafo, constatou-se
pagamento no valor de R$ 417.644,31.
65.
Na avaliação da equipe de Auditoria, não foram evidenciadas falhas durante os
processos licitatórios e de contratação. No entanto, as diversas falhas registradas a seguir,
algumas até com dano ao Erário, sejam anteriormente constatadas em processos de contas, sejam
em processos de apuração em curso, revelam que a gestão e a fiscalização apresentam
deficiências de controle, que, em grande parte, podem ser atribuídas à questão de pessoal.
Achado 2
Contrato nº: 00019/2009
Contratado: PH Serviços e Administração Ltda.
66.
Após a conclusão do Pregão nº 08/2009, verificou-se que, dos quatro itens
licitados, a Empresa PH Serviços e Administração Ltda., com a qual foi assinado o Contrato nº
19/2009, foi a vencedora dos itens um e dois. O trabalho da Auditoria teve sua abrangência a
partir do quarto Termo Aditivo, assinado em 17/04/2012, no qual se verificou o aumento
quantitativo dos serviços objeto da contratação.
Quarto Termo Aditivo ao Contrato nº 19/2009
Contratado: PH Serviços e Administração Ltda.
Objeto: Aumento quantitativo do Contrato no percentual de 24,68%, nos termos do artigo 65, I,
da Lei nº 8.666/93, devido ao aumento da demanda por contínuos, copeiros e recepcionistas.
Fundamento Legal: Artigo 65, I, da Lei nº 8.666/93.
Vigência: 17/04/2012 a 25/05/2012
Valor: 0,00
Data da assinatura: 17/04/2012
67.
Em 17/04/2012, a DSG assinou o quarto Termo Aditivo ao Contrato nº 19/2009, a
fim de suprir a demanda por contínuos, copeiros e recepcionistas no âmbito do contrato. O
número de recepcionistas passou de 75 para 110; o número de contínuos passou de 198 para 223;
os copeiros passaram de 14 para 19. O aumento foi calculado com base na média dos percentuais
de cada item (24,68%). No entendimento da Auditoria, o método de cálculo utilizado não se
revelou o mais adequado, uma vez que o tipo de licitação escolhido no processo foi "por item".
Na licitação desse tipo, a Unidade deveria aplicar, individualmente, os percentuais de aumento
para cada item, o que não ocorreu.
18
68.
Considerando os percentuais separadamente, o acréscimo do item recepcionista
foi de 46,67%. Esse percentual ultrapassou o limite estabelecido no artigo 65, inciso I da Lei nº
8.666/93. A esse respeito, discorre o doutrinador Marçal Justen Filho sobre a licitação por itens:
“Consiste na concentração, em um único procedimento, de uma pluralidade de certames,
de que resultam diferentes contratos. A licitação por itens corresponde na verdade, a
uma multiplicidade de licitações, cada qual com existência própria e dotada de
autonomia jurídica, mas todas desenvolvidas conjugadamente em um único procedimento
documentado nos mesmos autos. Poderia aludir-se a uma hipótese de "cumulação de
licitação" ou "licitações cumuladas”, fazendo-se paralelo com a figura da cumulação de
ações conhecida no âmbito do Direito Processual" (Comentários à Lei de Licitações e
Contratos Administrativos, 13ª. ed.- São Paulo; Dialética, 2009, pág. 266).
69.
Assim, nas licitações por itens, os acréscimos quantitativos previstos no art. 65, I,
da Lei nº 8.666/93devem basear-se no valor global de cada item, mesmo que reunidos em um
único instrumento contratual, pois representam relação contratual própria. Esse é o entendimento
constante do parecer do Tribunal de Contas da União, in verbis: "Serão proporcionais aos itens,
etapas ou parcelas os acréscimos ou supressões de quantitativos que se fizerem necessários nos
contratos".
70.
Portanto,
“Diante da necessidade de se acrescer ou suprimir quantidade de parte do objeto
contratado, deve a Administração considerar o valor inicial atualizado do item, etapa ou
parcela para calcular o acréscimo ou a supressão pretendida". (Licitações e Contratos –
Orientações Básicas, 4ª edição – 2010 – pág. 803)
Manifestação do Gestor
71.
No que se refere ao aumento do número de recepcionistas do Ministério durante a
vigência do contrato com a PH Service (que, como auferiu a CISET, chegou a 46,67%), o
entendimento da Divisão foi que o acréscimo estava em conformidade com a legislação vigente,
já que não ultrapassou os 25% do valor global do contrato. Esse entendimento foi partilhado pela
Consultoria Jurídica do MRE, que, à época, não interpôs óbice ao incremento proposto pela
DSG.
19
Comentário da Auditoria
72.
Ao contrário do entendimento da Unidade, o acréscimo de 46,67% no item
recepcionista do contrato ultrapassou o limite estabelecido no artigo 65, inciso I da Lei nº
8.666/93. Conforme já observou o Controle Interno, o método utilizado para efetuar o cálculo
(valor global do contrato) não se coaduna com tipo de licitação escolhido quando da realização
do processo licitatório (menor preço por item).
73.
Tampouco se sustenta a afirmação de que esse entendimento foi partilhado pela
Consultoria Jurídica (CJ). No parágrafo 6º do parecer emitido em 15/03/2012, a CJ assim se
manifestou: "É importante registrar que o art. 65, § 1o da lei nº 8.666/93 somente admite a
alteração quantitativa no limite de 25% do valor inicial atualizado do contrato. Outro não é o
entendimento do Egrégio Tribunal de Contas da União”.
74.
Na leitura do Controle Interno, a CJ ponderou cuidadosamente acerca da
possibilidade da alteração do contrato, o que poderia figurar implícito como uma ressalva ou
advertência à pretensão da DSG.
Recomendação
75.
Acatar, como mandatórios, os acréscimos quantitativos no limite de 25% previstos
no § 1º, artigo 65 da Lei nº 8.666/93, aplicado individualmente a cada item do contrato, em
observância ao tipo de licitação escolhido quando da realização do processo licitatório.
Achado 3
Sexto Termo Aditivo
Objeto: Acréscimo quantitativo de 0,06% do valor atualizado do contrato, perfazendo,
juntamente com o acréscimo do 4º Termo Aditivo, um total de 24,79%; prorrogação da vigência
do contrato por mais doze meses, ou seja, até 25 de maio de 2014.
Fundamento Legal: art. 65, I, "a", c/c 1 art.. 57, II, da Lei nº 8.666/1993.
Vigência: 26/05/2013 a 25/05/2014
Data publicação: 28/05/2013
Valor total: R$ 9.882.488,33
Data de assinatura: 23/05/2013
Data da publicação: 28/05/2013
76.
O Sexto Termo aditivo foi assinado com a finalidade de prorrogar a vigência do
Contrato nº 19/2009 por mais doze meses e de aumentar o valor do contrato em 0,06%, em
decorrência da inclusão, nos salários de duas recepcionistas, do adicional de insalubridade. Essas
20
empregadas, contratadas pela empresa PH Serviços e Administração Ltda., prestam serviços no
Serviço de Assistência à Saúde (SAMS) do MRE. A concessão desse adicional foi objeto de
solicitação da Chefe do Serviço de Assistência Médica e Social (SAMS).
77.
O pedido daquele setor motivou o MRE a solicitar à empresa PH a contratação de
Perícia Médica do Trabalho para verificar se as condições do SAMS, de fato, ensejariam o
acréscimo pretendido para dois postos de trabalho. A Consultoria Jurídica do MRE, por meio do
Parecer CONJUR/CGDA nº 23/20129, às páginas 3630-3633 do processo, observou que:
“para caracterizar e classificar a insalubridade, em consonância com as normas
baixadas pelo Ministério do Trabalho, far-se-á necessária perícia médica por
profissional competente devidamente registrado no Ministério do Trabalho e Emprego.
No caso dos autos, o laudo foi produzido por Engenheiro de Segurança do Trabalho.
Porém, conforme NR 15: 15.4.1.1.: cabe à autoridade regional competente em matéria de
segurança e saúde do trabalhador, comprovada a insalubridade por laudo técnico de
engenheiro de segurança do trabalho ou médico do trabalho, devidamente habilitado,
fixar adicional devido aos empregados expostos à insalubridade quando impraticável a
sua eliminação ou neutralização”. A DSG, após a recomendação da CJ, informou que
entrou em contato com o Ministério do Trabalho e constatou que aquele órgão não mais
realiza perícias médicas para verificar insalubridade de pessoal que não seja servidor
público. Recomendou que o próprio MRE contratasse uma empresa para realizar a
perícia. A conclusão do estudo revelou que: ‘os funcionários e empregados que exercem
suas funções e atividades no SAMS (...) fazem jus ao adicional de insalubridade de grau
médio incidindo 20% sobre o salário mínimo”.
78.
Verificou-se que, para realizar o laudo técnico, a DSG pagou à empresa Certa
Empreendimentos Comércio e Serviços Ltda. o valor de R$ 5.600,00. A perícia realizada pela
empresa, além das salas do SAMS, incluiu as dependências da oficina de marcenaria e da oficina
de estofaria, localizadas no subsolo do Anexo I do MRE.
79.
Consta do Memoramdum DSG/SCT/62, de 6/5/2013, parágrafo 3, que:
"(...) para corroborar com o laudo técnico, a Sra. Chefe do SAMS encaminhou ao SCT
cópias dos contracheques da AC GTF e da Auxiliar de Enfermagem DSO (fls.46954696). As duas servidoras, lotadas no SAMS, recebem adicional de insalubridade, pelas
mesmas razões constantes do laudo técnico".
21
80.
Assim, além das duas servidoras do MRE, a partir de maio de 2013, duas
recepcionistas passaram a receber o adicional de insalubridade por exercer suas atividades no
SAMS.
81.
Além disso, o Departamento do Serviço Exterior, ao qual o SAMS é subordinado,
fez a seguinte referência ao reforço de lotação, no Relatório de Gestão do Exercício de 2013, p.
94:
“Por fim, cumpre registrar a lotação no SAMS de um Assistente de Chancelaria e de
uma
Oficial
de
Chancelaria
recém-chegada
do
exterior,
para
auxiliar
administrativamente no agendamento de perícias e na organização do Serviço Médico
do MRE”.
82.
No entendimento da Auditoria, a lotação de novos servidores no SAMS, com
direito ao recebimento de adicional de insalubridade, resultará em ônus adicional para o MRE.
Sugere-se que seja verificada a possibilidade de as atribuições das funcionárias terceirizadas
serem incorporadas por esses servidores do Quadro, que poderiam suprir as demandas do SAMS.
Tal medida representaria, portanto, economicidade para o MRE.
83.
Cabe destacar que o SAMS/MRE tem tido atuação reduzida nos últimos anos,
devido à carência de profissionais de saúde, e tem dado prioridade ao atendimento de perícias
médicas e, esporadicamente, realiza vacinações para faixas etárias específicas, em campanhas
governamentais.
84.
Diante do exposto, a Auditoria é de parecer que a DSG deve avaliar junto ao DSE
a necessidade, a conveniência e a oportunidade de continuar mantendo funcionárias terceirizadas
prestando serviços ao SAMS, em homenagem ao princípio da economicidade a ser observado
pelos órgãos da Administração Pública.
Manifestação do Gestor
85.
Seguindo a orientação da CISET, a DSG consultará o DSE sobre a necessidade de
manter no SAMS as duas recepcionistas que fazem jus ao adicional de insalubridade em seus
vencimentos.
22
Comentário da Auditoria
86.
Na consulta realizada pela DSG por meio do Mini-memo de 14/07/2012, o DSE
informou que
"As atribuições das duas recepcionistas, atualmente no SAMS são diversas das três
Assistentes de Chancelaria. Como resultado, a manutenção das duas é necessária ao
bom andamento das rotinas daquela Unidade, principalmente no âmbito do Subsistema
Integrado de Assistência à Saúde do Servidor - SIASS – no que se refere à realização de
perícias médicas.
Importante acrescentar que, ainda que fosse possível transferir as atribuições das
recepcionistas terceirizadas por servidores do quadro, tal procedimento não seria viável,
já que duas Assistentes de Chancelaria daquela Unidade acabam de ser removidas no
último mecanismo."
87.
As justificativas apresentadas pelo DSE demonstram que as empregadas
terceirizadas vêm realizando serviços institucionais a cargo do DSE, o que constitui desvio de
função dos terceirizados, conforme os termos do artigo 1º do Decreto nº 2.271/97. Portanto, no
entendimento da Auditoria, os argumentos do Departamento de Pessoal não são suficientes para
elidir a impropriedade apontada no presente relatório.
Recomendação
88.
Evitar a alocação de empregados terceirizados para realizar tarefas inerentes às
atividades institucionais do MRE, em atendimento ao artigo 1º do Decreto nº 2.271/97.
Achado 4
89.
No que se refere ao exame dos processos de pagamento relativos à contratada, a
Auditoria verificou que a Relação dos Trabalhadores constante da Guia de Recolhimento do
FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP), na qual são discriminadas as contribuições
relativas a Seguridade Social e FGTS, não é individualizada por categoria de trabalhadores ou
itens do contrato, o que dificulta a conferência dos montantes dos recolhimentos feitos pela
empresa e dos depósitos devidos.
90.
Com relação ao FGTS, constatou-se que a empresa contratada não elabora Guia
de Recolhimento do FGTS (GRF) específica para o Contrato com o MRE, em inobservância à
letra "b”, do item 5.7.5 da Cláusula Quinta do Contrato. Tampouco o valor constante da Guia da
23
Previdência Social (GPS) permite identificar se, no montante recolhido pela empresa contratada,
estão incluídos todos os depósitos devidos a cada empregado que presta serviço ao MRE.
91.
Com relação aos processos de pagamento dos serviços realizados, a Auditoria não
encontrou os comprovantes de Recolhimento à Previdência Social (GPS), referentes aos meses
de competência fevereiro e março de 2013.
Manifestação do Gestor
92.
A Unidade não se pronunciou sobre os itens acima.
Comentário da Auditoria
93.
A Auditoria observa que a ausência das informações nas Guias de FGTS e de
INSS específicas para o Contrato com o MRE, além de caracterizar descumprimento de cláusula
contratual, não permite verificar se a empresa contratada efetuou os depósitos e os recolhimentos
devidos a todos os empregados que prestam serviços ao MRE.
94.
Quanto à ausência dos comprovantes de Recolhimento à Previdência Social
(GPS), referentes aos meses de competência fevereiro e março de 2013, tal fato deveria
constituir impedimento para efetuar o pagamento dos serviços prestados pela contratada em
meses subsequentes. A omissão da Unidade sujeita o MRE à responsabilização subsidiária em
eventuais ações trabalhistas.
Recomendação
95.
Exigir da empresa contratada todos os comprovantes de recolhimentos do FGTS e
do INSS com a identificação dos valores devidos aos empregados da empresa contratada, a fim
de evitar futura e eventual responsabilização subsidiária da Administração Pública, nos termos
da Súmula nº 331, do TST.
Achado 5
96.
Para subsidiar a análise da execução do contrato, a Auditoria solicitou ao fiscal os
seguintes documentos:
a) Cópia do contrato e seus aditivos;
b) Relação dos empregados com a respectiva lotação;
c) Cópia das carteiras profissionais;
24
d) Folhas de ponto do mês de setembro/2013; e
e) Resumo de frequência.
97.
Foram entregues à Auditoria os seguintes documentos em poder do preposto da
empresa, já que não foi possível encontrar registro de algum tipo de controle exercido pelo fiscal
do contrato:
a) Relação dos empregados com a respectiva lotação; e
b) Folhas de ponto do mês de setembro/2013.
Manifestação do Gestor
98.
A Unidade não se manifestou acerca da inexistência dos documentos solicitados
para análise.
Comentário da Auditoria
99.
A Auditoria observa que os documentos solicitados, além de outros instrumentos
técnicos de controle, são essenciais para o exercício das funções atribuídas ao fiscal do contrato.
100.
Tendo em vista a ausência desses instrumentos de controle e de manifestação do
gestor, a análise da execução do contrato pelo Controle Interno ficou prejudicada.
Recomendação
101.
Determinar ao fiscal do contrato que observe as normas constantes do Anexo IV
da IN/MPOG/nº6, de 23/12/2013 (Guia de Fiscalização dos Contratos de Prestação de Serviços
com Dedicação Exclusiva de Mão de Obra), instrumento mínimo obrigatório para o desempenho
das funções que lhe foram delegadas, sob pena de responsabilização por eventual dano ao Erário.
Achado 6
102.
Em visita in loco ao Setor de Apoio Administrativo (SAA), observou-se que o
empregado AFL, contratado pela empresa PH Serviços e Administração Ltda. para executar os
serviços de contínuo, se encontra naquele setor realizando trabalho próprio de vidraceiro. A
Auditoria observa que o salário inerente à categoria de vidraceiro é superior ao de contínuo, além
de evidenciar desvio de função. Ademais, esse funcionário corre o risco de sofrer algum tipo de
acidente de trabalho não coberto pelo contrato. Na ocorrência dessa eventualidade, a
Administração poderá ser responsabilizada e sofrer as sanções penais cabíveis.
25
Manifestação do Gestor
103.
Quanto ao desvio de função do contínuo AFL (parágrafo 75), a Seção de Apoio
Administrativo informou que o fato ocorreu em situações esporádicas, atendendo a necessidades
urgentes da Unidade. Foi ressaltado para a chefia da SAA que esse tipo de desvio não pode
voltar a ocorrer com nenhum funcionário terceirizado, independentemente da situação em
apreço.
Comentário da Auditoria
104.
A Unidade não afirmou objetivamente se o empregado já foi afastado da função
de vidraceiro e se já foi providenciada a contratação de empresa especializada para atender a
demanda do MRE.
105.
Ressalte-se que, além do risco de acidente e do desvio de função já citados,
durante o período em que o contínuo executou os serviços de vidraceiro, deixou de fazê-lo no
setor para o qual foi contratado, o que leva à presunção de que tais serviços seriam prescindíveis.
Recomendação
106.
Providenciar, se ainda não o fez, a contratação de empresa especializada para
execução dos serviços de vidraceiro, a fim de evitar desvios de função de funcionários
terceirizados para serviço diverso e potencial risco de acidentes, sem descartar a possibilidade de
prejuízos ao Erário.
Achado 7
107.
Em entrevista realizada com o fiscal designado pelo Chefe da DSG, a Auditoria
verificou que o controle e o acompanhamento do contrato não atendem ao que dispõe a
IN/MPOG/02/2008.
108.
Ao iniciar a entrevista, o fiscal convocou o preposto da empresa contratada para
participar da reunião, por entender que ele estaria mais bem preparado para responder sobre a
execução do contrato. Durante a entrevista, o fiscal do contrato se reportou ao preposto da
Empresa PH para esclarecer os pontos levantados pela equipe de Auditoria.
26
109.
Pôde-se observar que o fiscal executa as atividades de sua competência em
parceria com o preposto da empresa contratada, o que não constitui uma boa prática, tendo em
vista que ambos representam interesses divergentes.
Manifestação do Gestor
110.
A Unidade não se manifestou.
Comentário da Auditoria
111.
A Auditoria observa que o servidor designado para fiscalizar o Contrato não
possui capacitação técnica suficiente para desempenhar a tarefa inerente a essa função, conforme
exige a norma, o que pode comprometer os resultados da execução do contrato e acarretar
prejuízo ao Erário. A esse respeito, o TCU assim se manifestou por meio do item 9.2.3 do
Acórdão nº 2.632/2007 – Plenário:
“9.2.3. Organize a gestão dos contratos de modo que sejam designados,
formalmente, servidores públicos qualificados que serão responsáveis pela
execução de atividades e/ou pela vigilância e garantia da regularidade e
adequação dos serviços (...).”
112.
A Auditoria é de parecer que, em nome da supremacia do interesse público, a
Administração não pode assumir posição passiva e aguardar que o contratado cumpra, com
eficiência e eficácia, todas as suas obrigações contratuais, sem o devido acompanhamento e
supervisão.
113.
Além da falta de capacitação técnica para fiscalizar o presente contrato, que
possui número significativo de funcionários e alto valor envolvido na sua execução, o servidor é
responsável pela fiscalização de outros dez contratos, o que deve ser melhor equacionado pela
Administração, a fim de evitar erros insanáveis no futuro e prováveis prejuízos ao Erário.
Recomendação
114.
Capacitar o servidor designado para fiscalização do contrato, bem como provê-lo
de instrumentos técnicos para exercer essa atribuição de forma efetiva e garantir tempo
necessário para que a execução do objeto contratado seja acompanhada/supervisionada de forma
satisfatória.
27
Achado 8
115.
O Processo de Pagamento nº 800080 é relativo a pagamento, no valor de R$
465.853,82, efetuado à CEB – Distribuição S.A. No entanto, os pontos a seguir relatados
carecem de justificativa e/ou de esclarecimento:
a)
A Carta nº 0673/2012, folha 16 do processo, trata da cobrança do valor de
R$ 832.723,87, sendo que o não pagamento "implicará em adoção de medidas
cabíveis, bem como a suspensão do fornecimento de energia”. Não foi encontrado
outro processo de pagamento pelo valor da diferença, ou qualquer justificativa
para a ausência de pagamento desse valor;
b)
A DSG, por meio de oficio cuja cópia está à folha 17 do processo,
reconhece a existência de faturas em aberto. No entanto, inexiste no processo
demonstração da existência de faturas não pagas e do motivo da ausência de
pagamento à época, já que se trata de faturas vencidas em diversos períodos,
algumas dos anos de 2005, 2008, 2011 e 2012;
c)
As faturas vencidas no exercício de 2005 são relativas apenas a multas por
atraso, atualização monetária e juros. Não constam na fatura nem no processo
indicação de quando venceu a fatura, quando foi paga ou qual o valor do consumo
efetivo;
d)
R$ 418.575,84 (que equivalem a 90% do valor total pago à CEB) referem-
se a juros, multas e atualização monetária, o que configura dano ao Erário. No
entanto, inexiste evidência de que tenha sido aberto processo para: i) apurar a
correção do valor cobrado; ii) os responsáveis pelo atraso do pagamento, inclusive
pelo atraso das faturas sobre as quais não foram cobrados juros; iii) os motivos da
ausência de pagamento; e iv) responsabilização dos responsáveis; e
e)
O registro contábil não evidencia que foi efetuado pagamento de multa, e
seu valor foi descrito como sendo correspondente, em sua totalidade, a serviços
prestados. Tal procedimento afeta a transparência das Demonstrações Financeiras
da Unidade, e já foi, em diferentes oportunidades, objeto de recomendação do
Controle Interno.
116.
Conforme o Anexo I deste Relatório, e a exemplo de anos anteriores, diversos
outros processos de pagamentos contêm, agregados ao valor do principal, a cobrança de juros,
multas ou acréscimos por conta de pagamentos efetuados fora do prazo de vencimento. Os
28
registros contábeis, tampouco, evidenciam o pagamento dos juros e multas. Igualmente, e por se
tratar de dano ao Erário, não se verificaram providências para apuração de responsabilidade nem,
quando aplicável, para o ressarcimento ao Tesouro Nacional do valor do dano apurado.
Manifestação do Gestor
117.
O processo de pagamento à CEB nº 800080 (Parágrafo 15 da Solicitação 6) teve
início com a cobrança de R$ 832.723,87, referentes a faturas abertas, juros e multas por atraso de
diversos exercícios anteriores (as faturas vão de 2005 a 2012). Após a apuração, por parte da
DSG, das faturas efetivamente não pagas, chegou-se ao valor de R$ 463.191,31, que foi quitado
por meio de pagamento efetuado em 21/01/2013. Embora não esteja explícito no processo, boa
parte desse valor refere-se, de fato, a juros e multas por atraso.
118.
Nos exercícios recentes, a DSG tem buscado evitar ao máximo os atrasos,
especialmente no pagamento de serviços essenciais e que ocasionam multas, como os contratos
de fornecimento de energia elétrica, de água e esgoto e de telecomunicações. Nos processos
mencionados no Parágrafo 16 da Solicitação 6, todavia, as multas e juros foram efetivamente
pagos, para evitar a interrupção dos serviços, o que paralisaria completa ou parcialmente o
trabalho da Secretaria de Estado.
119.
Como recomendado pela CISET, a Administração orientou o setor competente a
abrir processo de reposição ao erário pelo pagamento de juros e multas a concessionárias de
serviços públicos. Em razão da escassez crônica de funcionários no setor, todavia, e da recente
remoção do servidor responsável por esses processos, o assunto não pôde, até a presente data, ser
levado adiante.
Comentário da Auditoria
120.
A equipe de Auditoria discorda do Gestor quando ele afirma que:
a)
"Embora não esteja explícito no processo, boa parte desse valor refere-se,
de fato, a juros e multas por atraso". As letras "c" e "d" do achado detalham,
inclusive, o valor pago a título de juros e multa. Verificou-se que o Gestor não se
manifestou quanto à contabilização equivocada utilizada para o registro das
multas e juros pagos, o que afeta a correção e transparência das Demonstrações
Financeiras.
29
b)
"Nos exercícios recentes, a DSG tem buscado evitar ao máximo os
atrasos, especialmente no pagamento de serviços essenciais e que ocasionam
multas, como os contratos de fornecimento de energia elétrica, de água e esgoto e
de telecomunicações". Na prática, conforme demonstrado a seguir, de forma
sintetizada, a irregularidade ocorre desde 2007:

Exercício de 2007, pagos R$ 241,32

Exercício de 2008, pagos R$ 23.418,86

Exercício de3 2009, pagos R$ 10.343,68

Exercício de 2010, pagos R$ 24.664,97

Exercício de 2011, pagos R$ 26.526,70

Exercício de 2012, pagos R$ 73.291,79

Exercício de 2013, pagos R$ 513568,56, , sendo R$ 416.828,20 no
processo acima mencionado e mais R$ 96.740,36 em processos diversos da CEB,
TIM, OI, etc.
121.
Do valor total de juros, multas, atualização monetária, encargos financeiros pagos,
no exercício de 2013, R$ 514.301,19, ocorreram na gestão dirigente máximo da UJ, que esteve
em exercício até o dia 14 de julho de 2013, e os restantes, R$ 83,24, na gestão do atual dirigente.
122.
Considerando que o pagamento de juros e multa poderá configurar dano ao
Erário, apurado inicialmente e de imediato por meio de providências administrativas internas, e,
em seguida, com Instauração da Tomada de Contas Especial caso não haja recomposição do
dano, a justificativa de" Em razão da escassez crônica de funcionários no setor, todavia, e da
recente remoção do servidor responsável por esses processos, o assunto não pôde, até a
presente data, ser levado adiante," poderá vir a responsabilizar, com base no Artigo 3º da
Instrução Normativa nº 71/2012, do Tribunal de Contas das União, o dirigente máximo pela
intempestividade das providências.
Recomendação
123.
Tendo por base os comentários da equipe de Auditoria acima expostos, cabe
recomendar ao Dirigente Máximo da UJ:
30
a) adotar providências para que os pagamentos passem a ser efetuados
tempestivamente, a fim de que não mais incidam juros, multas e correção
monetária;
b) quanto aos pagamentos de juros e multas já ocorridos no atual exercício de
2014, ou que venham ainda a ocorrer, efetuar os registros contábeis de forma
fidedigna, de forma que reflitam fielmente os pagamentos realizados; e
c) que, com base na Instrução Normativa/TCU nº 71/2012, sejam instaurados, de
imediato, processos apuratórios visando a apurar as responsabilidades por
eventuais danos ao Erário.
b) utilização de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens e contratação
de serviços e obras;
Departamento de Comunicações e Documentação
124.
A Unidade destaca no Relatório de Gestão a dificuldade encontrada para adotar os
critérios de sustentabilidade na totalidade de suas aquisições e contratações, devido a
dificuldades com recursos humanos e falta de parâmetros. No entanto, a Auditoria verificou que
a Unidade, sempre que possível, procura pautar a redação dos editais nos referidos critérios.
Como exemplo, cita-se o processo licitatório para contratação de telefonia móvel (Pregão
Eletrônico DCD nº 04/2013), no qual o item 4 do documento editalício reza, ipsis litteris em seu
item 4.3 - Equipamentos – Descrição e quantidade: “4.3. A composição das baterias dos
aparelhos devem respeitar os limites máximos de chumbo, cádmio e mercúrio admitidos na
Resolução CONAMA nº 401, de 4 de novembro de 2008”.
125.
A Unidade destacou, ainda, que: "No que se refere à gestão dos processos de
planejamento para aquisição de bens e contratação de serviços, o Departamento de
Comunicações e Documentação, com vistas a ampliar de forma qualitativa e quantitativa a
incorporação de critérios de sustentabilidade ambiental aos seus procedimentos, está atento à
evolução dos mecanismos de certificação existentes no mercado, bem como à redução dos
custos para instituição de mecanismos de verificação interna".
Departamento do Serviço Exterior
126.
No que tange à análise dos critérios de sustentabilidade ambiental, verificou-se
que, com base nas análises, feitas por amostragem, dos processos administrativos de licitações e
31
dos contratos e com base nas informações constantes no Relatório de Gestão do exercício de
2013, que a Unidade adota parcialmente os critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição
de bens e na contratação de serviços.
Divisão de Serviços Gerais
127.
A Unidade destacou no Relatório de Gestão do Exercício de 2013 a efetiva adoção
das seguintes medidas, o que foi comprovado pela equipe de Auditoria no dia a dia e durante a
análise de processos:
"Com a adesão do MRE ao Projeto Esplanada Sustentável, coube à DSG implementar
medidas de economia para atingir as metas estabelecidas pelo programa. Para tanto, a
Divisão fez campanhas para estimular a economia de água e de energia elétrica, que
incluíram avisos periódicos nos meios de comunicação interna do MRE e o desligamento
de metade dos elevadores do Ministério fora dos horários de pico de consumo. As
medidas implementadas foram, em geral, muito bem sucedidas, resultando em mais de
10% de economia nas despesas com esses dois itens."
c) qualidade dos controles internos administrativos relacionados à atividade de compras e
contratações.
Departamento de Comunicações e Documentação
128.
Durante os trabalhos, foi possível verificar a excelência dos controles internos da
Unidade, tanto no momento das compras e das contratações, quanto durante a execução dos
contratos. Em diversas ocasiões, foi possível verificar a atuação firme dos fiscais em ações como
glosas efetuadas ou devoluções de faturas para correção.
Divisão de Serviços Gerais
129.
Com relação à qualidade dos controles internos, as diversas falhas registradas ao
longo do Relatório evidenciam a existência de fragilidades.
Item 8 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da UJ.
130.
Conforme registrado no Relatório de Auditoria de Gestão nº 01/2011, Achado 10 -
Plano Diretor de Tecnologia da Informação – PDTI:
"O Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação, instituído pela Portaria nº 325, de
32
2 de junho de 2009, tem como finalidade a definição e o planejamento de todas as ações
relacionadas à Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) do MRE. O inciso II do
art. 2º estabelece como uma de suas atribuições aprovar o Plano Diretor de Tecnologia
da Informação, e submetê-lo à homologação do Secretário-Geral.
Quanto ao período de vigência e de revisões, o PDTI estabelece que o Plano vigorará de
2010 a 2014 e que serão realizadas revisões entre janeiro e março de cada ano de sua
vigência. Ademais, atribui à Divisão de Informática (DINFOR) a responsabilidade de
realizar as revisões, cuja aprovação está a cargo do Comitê Estratégico de Tecnologia
da Informação."
131.
Durante os trabalhos de auditoria de gestão do exercício de 2013, constatamos a
realização da II Reunião do Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação (CETI), com o
objetivo de deliberar sobre a atualização das ações constantes do PDTI. Entretanto, observamos
que não foi publicado o novo PDTI com as ações atualizadas, permanecendo a inexistência de
documento que balize o MRE para as contratações ou aquisições na área de TI.
132.
Em 29 de novembro de 2013 realizou-se a II Reunião do Comitê Estratégico de
Tecnologia da Informação (CETI), em que se deliberou sobre a governança institucional na área
de TI. Entre as várias resoluções definidas na reunião, destacam-se:

curso básico de navegação segura na Internet, para proteção do usuário de rede;

instalação da sala cofre;

aquisição de solução para monitoramento de ataques;

definir calendário de reuniões trimestrais do CETI;

unificação das áreas de TI do MRE (DCD, DPR, CCPC), incluindo, no PTDI, sua
implementação até 2016.
133.
Em meados de maio de 2014, ocorreu um ataque cibernético aos servidores do
correio eletrônico através do chamado phishing. É o tipo de fraude por meio da qual o golpista
tenta obter dados pessoais e financeiros de um usuário, utilizando-se de mensagens que tentam
convencer o usuário a realizar tarefas inerentes às atividades da organização, direcionando-o para
sítios fraudulentos, onde, normalmente, precisam informar credenciais de algum sistema válido.
O Centro de Tratamento de Incidentes de Segurança de Redes de Computadores da
Administração Pública Federal, do Departamento de Segurança da Informação e Comunicações,
do Gabinete de Segurança Institucional da Presidência da Republica, em seu Alerta nº 04/2014,
sugere ações para mitigar esse tipo de problema, entre elas orientações direcionadas aos usuários
33
de Internet. Percebeu-se que, apesar da aprovação do Comitê pela realização do curso básico de
navegação segura na Internet para proteção do usuário de rede, até 14/06/2014 o curso não se
concretizou, o que, na avaliação da Unidade e do Controle Interno, pode ter contribuído para a
efetivação do referido ataque.
134.
Consta, na Ata, a aprovação, pelo Comitê, de aquisição de itens referentes à
modernização da organização de segurança através de hardware e software específicos para esse
fim. Esse fato demonstra a preocupação do Comitê em prover a Unidade de mecanismos que
permitam a atualização do parque tecnológico na área de segurança.
135.
Entretanto, na mesma reunião, não se chegou a consenso a respeito da Política de
Segurança da Informação e Comunicações (POSIC), que permitiria a implementação das
soluções técnicas de segurança da informação.
136.
Considera-se grande avanço o comparecimento de todos os Subsecretários-Gerais
na reunião do CETI, o que permitiu uma decisão efetiva dos assuntos tratados pelo Comitê.
Apesar da decisão quanto à periodicidade trimestral das reuniões, observou-se que até,
18/06/2014, não foi realizada a II reunião, que deveria ter ocorrido até o final de março do
corrente.
137.
O item do PDTI referente à unificação das áreas de TI do MRE (DCD, DPR e
CGPC), com implementação até 2016, não teve decisão definitiva pelo Comitê. Ficou registrada
a necessidade de se conhecer melhor o funcionamento e o orçamento das áreas de TI hoje
existentes no MRE, bem como os custos de eventual unificação e o tempo necessário para esse
processo. Consideramos que, independentemente da efetiva unificação, o DCD é a unidade que
detém a responsabilidade regimental de coordenar as atividades relacionadas com tecnologia da
informação, conforme explicitado abaixo, e, portanto, qualquer contrato referente a esses
assuntos deveria, necessariamente, ser de conhecimento do DCD e passar por análise técnica do
Departamento.
"Art. 183. Compete ao Departamento de Comunicações e Documentação:
I - prover e administrar os meios e sistemas corporativos para tratamento da
informação do Ministério das Relações Exteriores e gerir os recursos aplicados
aos sistemas corporativos de tratamento da informação no Ministério nas áreas
de
tecnologia
da
informação,
comunicações
e
gestão
documental;
34
II - coordenar todas as atividades relacionadas com tecnologia da informação e
comunicações no âmbito do Ministério, inclusive a capacitação de servidores em
informática e o atendimento aos usuários, de modo a assegurar a otimização de
uso dos sistemas disponíveis (...)"
Comentário da Auditoria
138.
Abstraindo-se os aspectos técnicos de TI, que escapam ao conhecimento da
equipe de Auditoria, o DCD requer, na avaliação do Controle Interno, maior atenção das
instâncias superiores do Ministério, devido às implicações a que estão sujeitas as atividades de
sua competência. Essa importância foi comprovada pelo primeiro ataque sofrido à rede, ao final
do ano passado e o segundo, em proporções mais graves, em maio de 2014.
139.
A avaliação da Auditoria está baseada nos seguintes aspectos: a) não realização de
cursos de prevenção sugeridos durante a reunião do CETI; b) cortes orçamentários, conforme
consta do Relatório de Gestão em um orçamento já reduzido, o que, quando não impede, atrasa a
modernização do parque tecnológico; c) ausência de realização das reuniões do CETI, na
periodicidade programada; d) falta de publicação do novo PDTI, e) não unificação das áreas de
TI, com contratos de serviços espalhados em diversas subsecretarias do Ministério, mesmo que
alguns contratos impactem fortemente na área de Tecnologia de Informação (SGEB/DPR/ABC);
f) ausência de consenso na Política de Segurança da Informação e Comunicações (POSIC).
140.
Registre-se, ainda, que, corrobora a opinião da Auditoria, a avaliação realizada
pelo Tribunal de Contas da União, no exercício de 2012, que classificou o Itamaraty em 23º
lugar, entre 24 ministérios, quanto à governança de TI, conforme consta da Ata da II Reunião do
Comitê Estratégico de Tecnologia de Informação (CETI).
Item 9 - Avaliação da gestão do patrimônio imobiliário de responsabilidade da UJ, no
mínimo, quanto à correção dos registros contábeis; à estrutura tecnológica e de pessoal
para administrar o patrimônio e à qualidade dos controles internos administrativos
instituídos pela UJ para a referida gestão.
141.
A Unidade tem sob sua responsabilidade a administração de 103 imóveis próprios
nacionais no exterior, todos devidamente registrados no SPIUNET, de 4 próprios nacionais no
Brasil, e de 523 imóveis no Brasil, cedidos pela Secretaria do Patrimônio da União, destinados à
moradia de servidores do quadro do Serviço Exterior Brasileiro.
35
142.
A Avaliação da equipe de Auditoria é que os controles empregados estão aquém
do mínimo necessário para a boa e correta administração dos imóveis, seja quanto à atuação da
Secretaria do Patrimônio da União, no que se refere à atualização do SPIUNET para que reflita
corretamente o valor real dos imóveis no exterior, seja quanto à atuação da UJ, sobretudo no que
se refere à qualificação dos funcionários envolvidos nas tarefas de controles dos imóveis cedidos
pela SPU, no Brasil, enormemente afetados pela rotatividade e pela falta de capacitação e de
supervisão. A seguir, detalham-se, separadamente por exterior e por Brasil, os achados da equipe
de Auditoria:
Exterior
Achado 9
143.
Discrepâncias entre os dados do SIAFI e o SPIUNET foram registradas
na Tomada de Contas Anual da SGEX, dos exercícios de 2005 e de 2010, (grifo da auditoria)
sem que até o presente momento tenham sido adotadas providências pela Secretaria do
Patrimônio da União para sua correção, conforme a seguir:
Tomada de Contas Anual da SGEX - Exercício de 2005:
"31. Apesar dos esforços empreendidos pela Unidade junto a Secretaria de Patrimônio,
verificou-se que continua a existir discrepância, no Registro Imobiliário Patrimonial
(RIP), entre os dados do SIAFI e o Demonstrativo extraído do SPIU.
3.1.1 - Manifestação do Gestor
32. Os Postos que até o momento não enviaram o Inventário de Bens Imóveis relativos ao
exercício de 2005 são: Embaixadas em Abidjã, Ancara, Bissau, Bruxelas, Dacar,
Georgetown, Lagos, México, Moscou, Nairobi, Oslo, Paramaribo, Paris, Tel Aviv, Viena
e Washington, além dos Consulados em Iquitos e Sta. Cruz de la Sierra e dos ViceConsulados em Letícia, Sta. Elena do Uairén e Pacaraima. Segue anexa cópia da
Circular Telegráfica n° 58855, expedida em 31 de março de 2006, cobrando a remessa
do Inventário de Bens Imóveis de 2005. Em relação à discrepância, no Registro
Imobiliário Patrimonial (RIP), entre os registros do SIAFI e o demonstrativo extraído do
SPIU, informo que o Diretor do Departamento de Administração enviou, no dia 13 de
dezembro de 2005, o Ofício n° 082 DA/CPAT/CISET-MRE/APAT à Secretaria de
Patrimônio da União (SPU) reiterando a necessidade de medidas urgentes por parte
daquela Secretaria para corrigir o programa sob sua responsabilidade, o que não foi
feito até o momento. Não obstante, esta Coordenação conseguiu que os seus servidores
36
que operam o SPIUnet recebessem treinamento por parte da SPU, o que ocorreu no
início de 2006;
3.1.2 - Comentário da Auditoria
33. A auditoria entende que medidas saneadoras para corrigir as falhas não dependem
exclusivamente de ações administrativas da Unidade. No entanto, o Departamento de
Administração deve continuar a reiterar junto à Secretaria de Patrimônio da União o
imperativo da adoção de providências para que o SPIUNET seja aperfeiçoado com vista
a atender as necessidades do MRE."
144.
Na Tomada de Contas Anual, relativa ao exercício de 2010, das Embaixadas que
foram integradas ao SIAFI fez-se constar informação abaixo reproduzida, relativa a
impropriedades cujo saneamento dependeria de ação da Secretaria do Patrimônio da União, o
que, até o presente momento não ocorreu:
Tomada de Contas Anual de Embaixadas Integradas ao SIAFI - Exercício de
2010:
"O imóvel Próprio Nacional ocupado pela Embaixada do Brasil em Buenos Aires, não
está registrado no Balanço Patrimonial da Unidade, mas, sim, na Unidade Gestora
240021- Divisão de Coordenação Administração dos Postos no Exterior (parágrafos 30
a 32).
Deixa-se de indicar o nome do responsável no Itamaraty, pois conforme informado no
parágrafo 27 do Relatório, a responsabilidade pelas alterações no SPIUnet é de
competência da Secretaria de Patrimônio da União/SPU."
Brasil
145.
A Divisão de Serviços Gerais gerencia, por meio do Setor de Moradias
Funcionais, um total de 527 imóveis localizados no Distrito Federal, cedidos em caráter precário
pela Secretaria de Patrimônio da União, e em nome desta inscritos no SpiuNet, para uso
habitacional dos servidores do quadro do Serviço Exterior Brasileiro. Cabe destacar que os
achados 11 e 14, analisados mais adiante, já foram objeto de recomendação do Controle Interno
em processos de contas anual e do Tribunal de Contas da União, por meio do Acórdão nº
1.358/06 – Primeira Câmara, tendo sido este, inclusive, citado em processo de contas anterior da
UJ.
37
Achado 10
146.
Observa-se que alguns servidores, entre eles os abaixo relacionados,
permaneceram ocupando imóveis funcionais e usufruem/usufruíram concomitantemente dos
benefícios referentes à ajuda de custo e Residência Funcional no exterior;
a) Servidora em Missão Transitória em Brasemb Paramaribo, de 13/04/2012 a 10/04/2014;
Manifestação do Gestor
147.
Conforme previsto no Art. 12°, da Portaria de dezembro de 2009,"o
permissionário em Missão Transitória com período superior a 1 ano deverá optar entre o
recebimento do auxílio moradia no exterior ou a manutenção do imóvel funcional". A Divisão de
Serviços Gerais formalizará consulta à Divisão de Pagamentos a fim de verificar se consta
registro naquela divisão sobre manifestação por parte da servidora sobre a opção de manter a
ocupação do imóvel funcional situado na SQS 207 I 204 após o prazo limite estipulado, em
detrimento do recebimento da ajuda de custo no exterior.
b) Servidor em Missão Transitória em Consbras Ciudad del Este, desde 28/08/2013;
Manifestação do Gestor
148.
De acordo com o Art. 12°, da Portaria de 21 de dezembro de 2009, deduz-se que o
servidor poderá manter por até um ano a posse do imóvel funcional em que reside juntamente
com o recebimento da ajuda de custo para custeio de Residência Funcional no exterior.
149.
À luz do exposto, entende-se que o servidor SFD terá até o dia 27/08/2013 para
informar se manterá a posse do imóvel funcional ou se permanecerá exclusivamente com a
possibilidade de receber a ajuda de custo para manutenção de Residência Funcional no exterior.
c) Servidor em Missão Transitória em Brasemb Dili, de 17/12/2012 a 1/08/2013;
Manifestação do Gestor
150.
De acordo com o Art. 12º, da Portaria de 21 de dezembro de 2009,"o
permissionário em Missão Transitória com período superior a 1 ano deverá optar entre o
recebimento do auxílio moradia no exterior ou a manutenção do imóvel funcional". Em
consequência, deduz-se que o servidor poderá manter por até um ano a posse do imóvel
38
funcional em que reside juntamente com o recebimento da ajuda de custo para custeio de
Residência Funcional no exterior.
151.
À luz do exposto, entende-se que o servidor JDG teria até o dia 16/12/2013 a
possibilidade de manter a posse do imóvel funcional juntamente com o recebimento da ajuda de
custo para manutenção de Residência Funcional no exterior. No entanto, o período em questão
foi inferior ao prazo limite de um ano, pois se esgotou em 1/08/2013, pouco mais de quatro
meses antes do termo final.
d) Servidor em Missão Transitória em Brasemb Havana, de 11/11/2013 a 30/05/2014;
Manifestação do Gestor
152.
O caso do servidor (...) é semelhante ao mencionado no item "c". Entende-se que
o servidor (...) teria até o dia 10/11/2014 a possibilidade de manter a posse do imóvel funcional
juntamente com o recebimento da ajuda de custo para manutenção de Residência Funcional no
exterior. No entanto, o servidor encerrou a Missão transitória cerca de quatro meses antes do
prazo limite de um ano para que fosse necessário realizar a opção prevista no Art. 12°, da
Portaria de 21 de dezembro de 2009.
Pergunta da Auditoria
153.
Quais são as providências dessa Unidade quanto aos servidores ocupantes de
imóveis funcionais designados para missão transitória, com mudança de sede, que têm direito à
percepção de ajuda de custo e auxílio para pagamento de residência funcional no exterior?
Manifestação do Gestor
154.
Antes da realização da Missão Transitória, o servidor é obrigado a apresentar no
Setor de Moradias Funcionais documentação comprobatória de que quitou todas as taxas que são
de sua responsabilidade.
155.
Em caso de extrapolação do prazo de um ano da Missão Transitória, sem que haja
manifestação expressa do servidor sobre a opção pela devolução do imóvel funcional, o Setor de
Moradias Funcionais seguindo a interpretação de que o servidor em Missão Transitória optou
pela não percepção do auxílio moradia no exterior em coordenação com a Divisão de
39
Acompanhamento e Coordenação Administrativa dos Postos no Exterior (DAEX), unidade
responsável pelo referido pagamento.
156.
Com o objetivo de evitar eventuais falhas no processo de comunicação entre as
divisões da SERE e os servidores em Missão Transitória, a Divisão de Serviços Gerais proporá a
DAEX, que seja feita consulta formal ao servidor em Missão Transitória, com distribuição
DAEX/DSG, trinta dias antes de completar o prazo limite de um ano para que seja esclarecida a
escolha entre continuar a receber o auxílio moradia no exterior ou manter a posse do imóvel
funcional no Brasil.
157.
Ademais, será inserida Nota na Bola do Dia sobre a necessidade imperiosa de se
observar o prazo estabelecido no Art. 12° da Portaria de 21 de dezembro de 2009.
Comentário da Auditoria
158.
O artigo 12 da Portaria nº 805/2009, alterada pela Portaria nº 331/2012, estabelece
que: "O permissionário em Missão Transitória com período superior a 1 ano deverá optar entre
o recebimento do auxílio moradia no exterior ou a manutenção do imóvel funcional".
Inicialmente, a equipe de Auditoria entende que é equivocada a interpretação do Gestor quando
permite que a opção pelo auxílio moradia no exterior ou permanência com o imóvel funcional
seja feita durante a Missão Transitória, ao final do prazo limite de um ano. A opção, pelo
servidor, por um dos dois benefícios deveria ocorrer no momento em que pleiteou a Missão, pois
caso contrário, configura obtenção de duplo benefício: o da moradia funcional no Brasil e o do
auxílio moradia no exterior (Residência Funcional).
159.
Entende a equipe de Auditoria, ainda, que é incorreta a manutenção de imóvel
funcional pelo servidor designado para Missão Transitória de duração superior ou inferior a 12
meses. Com base no Artigo 23 da Lei nº 5.809/1972, abaixo transcrito, o servidor recebe ajuda
de custo – indenização paga adiantadamente ao servidor para custeio das despesas de viagem, de
mudança e da nova instalação –, e auxílio para Transporte de Bagagem e/ou Residência
Funcional, em caso de mudança de sede, o que, de acordo com a lei, é incompatível com a
manutenção de imóvel funcional no Brasil, caracterizando duplo benefício:
"Artigo 23. O servidor tem direito à ajuda de custo de exterior:
40
I - em missão permanente: quando a remoção ou a movimentação importarem em
mudança de sede concomitante ao desligamento da organização onde exerce suas
atividades;
II - em missão permanente ou transitória: quando deslocado com a sua organização ao
ser esta transferida de sede, desde que não seja em caráter periódico; e
III - em missão transitória: quando a remoção ou a movimentação importarem em
mudança de sede." (grifo da Auditoria)
Recomendação
160.
O Dirigente Máximo da UG deverá realizar consulta à Consultoria Jurídica e/ou
ao órgão normativo do SIPEC, para que seja averiguada a legalidade da concessão simultânea de
benefício no exterior inerente à mudança de sede e o benefício do uso de imóvel funcional no
Brasil. O resultado da consulta deve ser encaminhado ao Controle Interno para fins de
acompanhamento da implementação da recomendação.
Achado 11
161.
No relatório de imóveis desocupados, do Sistema de Moradias Funcionais,
constam 40 unidades desocupadas, dentre as quais uma desde 2009, uma desde 2012, dez desde
2013 e vinte e oito desde 2014, destas, cinco desde janeiro, oito desde fevereiro, cinco desde
março e nove desde abril. Observa-se dano ao Erário pela não percepção da taxa de ocupação e
pelo pagamento da taxa de condomínio pelo Erário;
Manifestação do Gestor
162.
Além de disponibilizar na Intratec lista das unidades habitacionais desocupadas, o
Setor de Moradias Funcionais tem se empenhado no intuito de informar e oferecer diretamente
aos servidores interessados os referidos imóveis funcionais. No entanto, em função de inúmeras
questões de ordem objetivas e subjetivas, como tamanho do imóvel, localização, vizinhança,
estado de conservação, existência de foco de escorpiões identificados na Superquadra em que
está localizado o imóvel, os servidores consultados preferem esperar mais tempo na lista até que
lhes sejam oferecidos apartamentos com características julgadas adequadas. O Setor de Moradia
Funcional, em consequência, passa a oferecer as unidades disponíveis, por ordem de prioridade,
aos demais servidores listados com o intuito de identificar interessados.
41
163.
Vale ressaltar que a legislação que regulamenta a ocupação de imóveis funcionais,
com exceção dos casos de solicitação de auxílio moradia em lugar da posse de apartamento
funcional, não obriga os servidores interessados em imóveis funcionais a escolherem
determinada unidade que lhes sejam oferecidos pelo Ministério das Relações Exteriores. Os
nomes permanecem nas listas, com base na antiguidade, e os interessados continuam a ser
consultados sempre que novas unidades são disponibilizadas. Naturalmente, enquanto o servidor
que rejeitou um apartamento oferecido pela Divisão de Serviços Gerais não ocupar um imóvel
funcional, continua a arcar, em caráter provado, com todos os custos relativos à sua moradia.
Achado 12
164.
De acordo com a metodologia atual de gestão da fila de espera, não é possível
verificar o histórico de concessão de imóveis, pois os dados são sobrepostos na Intratec.
Tampouco foi possível obter informações sobre que imóveis foram oferecidos para ocupação e a
que servidores houve o oferecimento. Atualmente, de acordo com a lista publicada na Intratec,
nesse aspecto, há apenas a possibilidade de verificar a precedência na fila de espera e quem se
encontra atualmente com chaves de imóveis, para visitação;
Manifestação do Gestor
165.
Serão tomadas providências para que haja registro, tanto no sistema de
informações do Setor de Moradias Funcionais quanto nas listas publicadas na Intratec, do
histórico de concessão de imóveis e sobre o histórico de imóveis que foram oferecidos a cada
servidor. Serão incluídas, ademais, informações sobre os imóveis que deverão ficar disponíveis
em decorrência do próximo plano de remoções de diplomatas, oficiais de chancelaria e
assistentes de chancelaria.
Achado 13
166.
Ao analisar a lista da fila de espera para ocupação de imóvel funcional, publicada
na Intratec, foi observado que há servidores inscritos há vários anos que ainda não foram
contemplados. A esse respeito, muito agradeceria informar sobre a sistemática adotada para
oferecimento dos imóveis, o histórico do oferecimento das chaves, bem como se há situações em
que o (a) servidor (a) perde a preferência na oferta de imóveis disponíveis pela recusa sistemática
de ocupar um dos imóveis disponíveis, passando, por exemplo, a figurar no final da fila;
42
Manifestação do Gestor
167.
Conforme mencionado no item sete, entende-se que a legislação que regulamenta
a ocupação de imóveis funcionais, com exceção dos casos de solicitação de auxílio moradia em
lugar da posse de apartamento funcional, não obriga os servidores interessados em imóveis
funcionais a escolherem determinada unidade que lhes sejam oferecidos pelo Ministério das
Relações Exteriores. Os nomes permanecem nas listas, com base na antiguidade, e os
interessados continuam a ser consultados sempre que novas unidades são disponibilizadas.
Naturalmente, enquanto o servidor que rejeitou um apartamento oferecido pela Divisão de
Serviços Gerais não ocupar um imóvel funcional, continua a arcar, em caráter privado, com
todos os custos relativos à sua moradia.
168.
Conforme orientação da CISET, serão inseridos no Sistema de informação do
Setor de Moradias Funcionais e nas listas da Intratec o histórico de apartamentos funcionais
oferecidos a cada servidor.
Comentário da Auditoria
169.
A não ocupação de imóveis funcionais gera dano ao Erário, pois, durante o
período em que o imóvel fica desocupado, há ausência de percepção da taxa de ocupação, além
de caber ao Ministério pagar a taxa condominial, que, caso o imóvel estivesse ocupado, seria
paga pelo servidor.
170.
O quadro a seguir revela que, com relação a 12 (doze) imóveis que estavam
desocupados à época dos trabalhos de auditoria, deixou o Tesouro de receber, apenas no
exercício de 2013, R$ 11.403,00 com Taxa de Ocupação. Efetuou, ainda, pagamento de taxas
Condominiais, no montante de R$ 10.665,00. Os dois valores somados implicam em R$
22.068,00, que podem ser considerados dano ao Erário.
171.
Vale ainda registrar, com relação ao pagamento de taxas condominiais, que, no
valor supracitado estão sendo considerados somente os valores pagos em três das doze unidades
habitacionais, já que, com relação a nove dos imóveis, não foram localizados comprovantes de
pagamentos a título de taxas condominiais no exercício de 2013, o que deverá ser justificado
pela Unidade.
43
Quadro 3: Gastos efetuados pelo MRE com imóveis desocupados (Exercício 2013)
*Em R$
Localidade
Nr. quartos
SHCES 1205 A 201
3
SHCES 1307 B 401
3
SHCGN 716 A 506
2
SQN 105 H 108
2
SQN 216 E 406
3
SQN 409 G 106
3
SQN 409 O 301
3
SQN 411 N 207
3
SQS 207 E 112
3
SQS 210 J 604
2
SQS 411 I 106
2
SRES 03 CJ. A CS 03 CV
0
Desocupado desde
31/05/2012
30/06/2013
31/08/2013
31/12/2013
31/12/2013
31/07/2013
30/09/2013
31/03/2013
31/12/2013
30/09/2013
31/03/2013
01/09/2009
Taxa de ocupação
não recolhida em
2013
Condomí-nio
pago pela ug
em 2013
Valor do dano
ao erário
1.428,00
1.295,00
2.723,00
732,00
732,00
628,00
628,00
235,00
235,00
288,00
288,00
935,00
935,00
561,00
561,00
1.683,00
4.133,00
437,00
437,00
747,00
747,00
1.917,00
1.812,00
TOTAL DO DANO AO ERÁRIO
Fonte: Sistema de Moradias Funcionais, Portaria SPU nº 27/2010 e SIAFI
172.
2.450,00
6.920,00
8.837,00
1.812,00
22.068,00
Por outro lado, os controles atuais, embora muito superiores em comparação aos
disponíveis sete anos atrás, ainda não atingiram a organização e transparência necessárias, que
poderão ser conseguidas caso efetivadas as mudanças mencionadas pelo Auditado nos
comentários acima.
173.
Finalmente, parece ser urgente modificar o sistema de oferecimento dos imóveis
vagos, pois é contraditória a situação de uma lista de espera de aproximadamente 400
(quatrocentos) servidores e a existência de 40 imóveis sem ocupação, sendo um desde 2009, um
desde 2012 e dez desde 2013. Cabe destacar que, ao final dos trabalhos de Auditoria, o número
de imóveis desocupados caiu para 32. Dos imóveis recém-ocupados nos últimos 30 dias, 100%
foram devolvidos pelos antigos ocupantes a partir de janeiro de 2014.
174.
A equipe de Auditoria foi informada de que a sistemática atual de oferecimento
dos imóveis funcionais é feita por contato telefônico da UG com os servidores inscritos,
seguindo a ordem de prioridade da lista de espera. Observou-se que não há mecanismos que
garantam uma rotina diária eficaz de oferecimento de chaves aos servidores. Consequentemente,
44
muitos servidores que aguardam por imóvel funcional há anos não recebem a chance de visitação
dos imóveis desocupados.
175.
A Auditoria sugere, quando da análise das prováveis mudanças que venham a ser
implementadas, que seja avaliada a possibilidade de que, quando o imóvel estiver vago, haja
oferecimento imediato a todos os servidores inscritos no Sistema de Moradias Funcionais, por
meio de publicação nos sistemas de comunicação internos (“Bola do Dia”) das características do
imóvel disponível, com prazo de manifestação (que também ocorreria por meio eletrônico) de
interesse de visitação e possível ocupação, por exemplo, de 48 horas. Após esse prazo, cada
servidor teria um prazo máximo, talvez de 24 horas úteis, para visitar o imóvel disponível e se
manifestar formalmente sobre sua ocupação ou não. Em caso de não haver interesse ou
manifestação no prazo estabelecido, caberia ao próximo da lista de prioridade usufruir do mesmo
prazo e assim, sucessivamente, até o final da fila, se for o caso. Dessa forma, a UG poderia
aprimorar o mecanismo de ocupação de imóveis funcionais, permitindo que um maior número de
servidores tenha acesso ao benefício.
176.
Nessa nova concepção, haveria a possibilidade de elaboração de lista de
candidatos por imóvel desocupado, e não mais uma lista geral, seguindo o mesmo critério de
antiguidade. Tal mudança permitiria que todos os servidores inscritos tivessem a oportunidade
real de participação no processo de concessão de imóveis funcionais, o que hoje, aparentemente,
não ocorre.
Recomendação
177.
O dirigente máximo da UJ deverá determinar a imediata realização de estudos
com o propósito de: a) eliminar ou diminuir a níveis mínimos as perdas ao Erário; b) alterar o
sistema de comunicação e de concessão de imóveis aos servidores, objetivando aumentar o grau
de transparência e de confiabilidade no sistema; e c) apurar o motivo pelo qual não foram
efetuados pagamentos de taxas condominiais e de manutenção durante o exercício de 2013 em
relação a nove imóveis. O Controle Interno, para fins de monitoramento e comunicação ao
Tribunal de Contas da União, deverá ser informado do andamento das providências.
Achado 14
178.
Solicita-se realizar gestões junto à Secretaria de Patrimônio da União do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SPU/MP) a fim de obter o relatório atualizado
45
de situação de débitos de taxa de ocupação relativa a todos os imóveis administrados pelo MRE
ano a ano. O Relatório deverá ser encaminhado a esta equipe de Auditoria até o prazo
estabelecido na Solicitação de Auditoria.
Manifestação do Gestor
179.
Infelizmente, ainda não foi possível ao Setor de Moradias Funcionais obter as
informações solicitadas. Fará, no entanto, gestões junto à Secretaria de Patrimônio da União do
Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão (SPU/MP) para que os dados sejam
encaminhados com a máxima brevidade.
Comentário da Auditoria
180.
Posteriormente ao recebimento da resposta do gestor, houve o recebimento, por
meio eletrônico, em 16 de julho do corrente, de dois relatórios de débitos pendentes de
pagamento da Secretaria de Patrimônio da União do Ministério do Planejamento, Orçamento e
Gestão (SPU/MP), que se encontram anexos (Anexo II). Os débitos em aberto, ocorridos desde
1995, totalizam R$ 412.471,00 (quatrocentos e doze mil reais e quatrocentos e setenta e um
reais). Há 27 servidores com débitos de 10 ou mais taxas, chegando a 82 meses de pendências,
como é o caso de uma assistente de chancelaria removida para o exterior desde 27 de junho do
corrente.
181.
Considerando que os imóveis foram cedidos pela SPU/MP e que se encontram sob
administração do Ministério, é possível inferir que a responsabilidade pelo não recebimento dos
R$ 412.471,00, que se caracterizam como dano ao Erário, é do Itamaraty. Ressalte-se que
durante os trabalhos de Auditoria não foram encontradas cobranças aos servidores que estão
inadimplentes e que, devido à inexistência de relatórios e de acompanhamento junto à SPU, o
setor responsável – Setor de Moradias Funcionais – desconhecia a existência dos débitos.
182.
Por fim, os fatos apontam para a existência de uma inércia administrativa, pois
todos os normativos estabelecem que os servidores com atraso superior a 90 dias, quanto aos
encargos dos imóveis perdem o direito ao uso, o que deve ocorrer por meio de processo próprio.
No entanto, segundo o relatório da SPU/MP, chega a existir caso de servidor com 82 meses de
atraso, outros com atraso superior a 10 meses e não se tem conhecimento de nenhum processo
aberto para o cancelamento do direito de uso.
46
Recomendação
183.
Cabe ao Dirigente Máximo da UG determinar ao Ordenador de Despesa a
instauração de providências imediatas para:
a) iniciar os procedimentos necessários para que sejam efetivadas as
comunicações aos inadimplentes relacionados no relatório da SPU;
b) acompanhar a evolução da liquidação das pendências;
c) promover a devida rescisão da permissão de uso, após dar ciência ao ocupante,
com a devida cobrança de juros de mora e correção monetária;
d) estabelecer rotina para solicitação trimestral, junto à SPU/MP, do relatório de
débitos;
e) que, entre a documentação de quitação necessária para a devolução dos imóveis
à UG seja incluída consulta á SPU/MP quanto à inexistência de atraso no
pagamento de taxas; e
f) que seja aperfeiçoada a rotina de comunicação e de acompanhamento quando
da realização de missões transitórias, pois, como se depreende do relatório, os
débitos de volumes mais elevados surgem a partir do momento em que o servidor
se afasta do país para cumprir missão transitória, ocasião na qual o servidor passa
a não ter contracheque no Brasil e, portanto, não há mecanismos de desconto da
taxa de ocupação diretamente no contra-cheque em reais (consignação) e muitas
vezes não existe comunicação à SPU/MP para emissão de boleto de cobrança.
Além disso, não há acompanhamento se de fato os boletos de cobrança emitidos
foram pagos pelos servidores durante missão no exterior.
Achado 15
184.
De acordo com as notificações nº 11/2011 e nº 1/14, que encaminham documento
que trata da existência de débitos de taxa ordinária do condomínio do apartamento 307 do Bloco
A da SHCGN 716, ocupado pela servidora (...), observa-se que a inadimplência remonta a
janeiro de 2010, totalizando R$ 16.799,51. De acordo com o Decreto nº 980/93, o atraso superior
a três meses acarretaria perda do pleno direito a permissão de uso de imóvel residencial. Nesse
caso, não se observou providências dessa Divisão nesse sentido.
47
Manifestação do Gestor
185.
A última notificação acerca do assunto foi entregue a servidora (...) no dia 21 de
maio de 2014, quando foi reiterado que deveria apresentar, com a máxima urgência, documentos
comprobatórios de quitação das taxas ordinárias de condomínio em atraso relativas ao
apartamento nº 307, da SHCGN 716, Bloco A.
186.
Nova correspondência será encaminhada até o dia 20 de junho de 2014,
estabelecendo prazo improrrogável de cinco dias úteis para que a servidora regularize a situação.
187.
Caso a Senhora (...) descumpra a instrução, o assunto será encaminhado
imediatamente à Consultoria Jurídica com pedido para que a Advocacia Geral da União tome as
medidas legais cabíveis para a reintegração de posse do imóvel em questão.
188.
Convém ressaltar que, para que haja o processamento de pagamentos de taxas
extraordinárias, sob responsabilidade do Ministério das Relações Exteriores, o Setor de Moradias
Funcionais depende das informações emitidas pelos diversões condomínios.
189.
Da mesma forma, quando os condomínios informam sobre o atraso no pagamento
de taxas ordinárias, sob responsabilidade do permissionário, o Setor de Moradia Funcional tem
notificado o servidor para que a situação seja regularizada. No caso em tela, houve mais de uma
comunicação à servidora (...).
190.
A Divisão de Serviços Gerais redobrará os cuidados para que não sejam tolerados
atrasos no pagamento de taxas ordinárias de condomínio por prazo superior a três meses. Uma
vez informada pelos condomínios acerca de atrasos, tomará as providências legais para que seja
implementada ação de despejo.
Comentário da Auditoria
191.
A inércia do gestor no que se refere à devida rescisão da permissão de uso quando
o permissionário possui débitos, por mais de 3 meses, existentes em relação aos imóveis
funcionais ocupados, além de configurar descumprimento à norma, gera potencial dano ao Erário
e responsabilidade solitária quanto ao pagamento das taxas em atraso.
48
Recomendação
192.
Cabe ao Dirigente Máximo da UJ, por ter sido verificado descumprimento ao
Decreto nº 980/93, determinar:
a)
a instauração de providências imediatas para o cancelamento do direito de
permissão do uso do imóvel residencial; e
b)
que o Ordenador de Despesa implemente controles para que, na ocorrência
de novos casos, seja dado cumprimento tempestivo aos dispositivos do Decreto nº
980/93.
Achado 16
193.
Foi fornecida à equipe de Auditoria lista de cinco servidores que recebem
Auxílio-Moradia e de dois servidores em processo de concessão do auxílio. Solicita-se informar
se não havia imóveis disponíveis para ocupação no momento da concessão do auxílio e se
atualmente nenhum dos 40 imóveis desocupados poderia ser oferecido aos dois servidores cujo
processo de concessão está em fase de elaboração;
Manifestação do Gestor
194.
Não havia imóveis disponíveis com o número de cômodos que atenderia as
necessidades dos servidores, todos eles diplomatas, titulares de DAS 4 ou superior, com direito a
ocuparem imóveis com quatro quartos. A solicitação do Auxílio Moradia foi consequência da
indisponibilidade de unidades habitacionais com as características desejadas.
Achado 17
195.
Foi observado que com no mínimo 30 dias da data de assinatura do contrato de
locação do servidor (...) havia imóveis funcionais, inclusive de três quartos, disponíveis para
ocupação, o que não justificaria, de acordo com a legislação em vigor, a concessão do Auxílio
Moradia;
Manifestação do Gestor
196.
Como no item anterior, os imóveis disponíveis na ocasião não atendiam as
necessidades do servidor em questão.
49
Comentário da Auditoria
197.
A lei que disciplina a concessão de Auxílio Moradia não estabelece o número de
quartos do imóvel disponível para ocupação como critério de concessão do Auxílio, tampouco
faculta sua concessão a critérios subjetivos, como a 'necessidade do servidor'. Portanto, não há
respaldo legal para o pagamento de Auxílio Moradia no caso concreto.
198.
Ademais, consulta ao Cadastro de Dependentes do SIAPE, revela que, dos sete
servidores beneficiados com o recebimento de Auxílio Moradia, apenas um deles, tem
registrados três dependentes (cônjuge e dois filhos), três deles têm registrado apenas um
dependente, ao passo que os três restantes não têm nenhum dependente registrado no referido
cadastro.
199.
Portanto, de acordo com o item IV do Artigo 6º da Portaria nº 805, de 21 de
dezembro de 2009, que reza: "Servidores com 3 ou mais dependentes poderão ocupar
apartamento de 4 quartos , de acordo com a disponibilidade de imóveis" apenas um dos sete,
atende este critério, mesmo assim, o texto é claro quando diz "poderia" e não deverá". Portanto,
aparentemente, dada a existência de imóveis disponíveis, sob a responsabilidade do Itamaraty,
parece carecer de legalidade a concessão do pagamento de Auxílio Moradia, na forma como está
sendo efetuado, o que, se comprovada a ilegalidade ficará caracterizada a situação de dano ao
Erário.
Achado 18
200.
Por fim, cabe destacar a necessidade de estudar de forma mais aprofundada a
legalidade da concessão de Auxílio Moradia ao Conselheiro MRTS, que recebe o referido
Auxílio desde 1º de dezembro de 2011 e encontra-se cedido à Vice-Presidência da República,
desde 25 de agosto de 2011, portanto, não ocupando nenhum cargo de DAS no MRE, que é um
dos requisitos indispensáveis para concessão de Auxílio Moradia.
Recomendação
201.
Recomenda-se ao Dirigente Máximo da UG a realização de estudos, imediatos,
para apurar possíveis irregularidades na concessão de Auxílio Moradia, conforme registrado nos
achados 16, 17 e 18. Caso seja confirmada a situação de ilegalidade, ficará configurada a
50
situação de dano ao Erário, cabendo então o imediato ressarcimento dos valores, sob pena de
instauração de procedimento apuratório e/ou Tomada de Contas Especial. O Controle Interno,
para fins de monitoramento e comunicações ao Tribunal de Contas da União, deverá ser
informado do andamento das providências.
Item 11 Avaliação da qualidade e suficiência dos controles internos administrativos
instituídos pela unidade jurisdicionada com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos
sejam atingidos, considerando os seguintes elementos do sistema de controles internos da
UJ:
a) Ambiente de controle;
b) Avaliação de risco;
c) Atividades de controle;
d) Informação e Comunicação;
e) Monitoramento.
Divisão de Serviços Gerais
202.
A Divisão de Serviços Gerais fez constar o seguinte comentário na avaliação de
seu Controle Interno:
"Análise Crítica: O Sistema de Controle da UJ é prejudicado pela alta rotatividade dos quadros e pela
dificuldade, que intensificou-se no exercício de 2013, de qualificar adequadamente os servidores por
meio de cursos externos. Ainda assim, o sistema de informações interno e a análise e avaliação de riscos
funcionam adequadamente, dentro das possibilidades da UJ".
203.
As diversas falhas registradas ao longo do Relatório da Auditoria de Gestão –
Exercício 2013, em grande parte, repetição de impropriedades e irregularidades, já apontadas em
relatório de auditorias de anos anteriores, levam equipe de Auditoria a concordar em parte com a
avaliação do Gestor. Discorda-se no que se refere à avaliação de riscos, com fundamento em
diversas situações apontadas ao longo do relatório de auditoria de gestão, que se traduziram, se
traduzem e, se nenhuma providência for tomada, continuarão a se traduzir em danos ao Erário.
204.
Com o intuito de destacar a necessidade de urgente atuação por parte das
instâncias superiores, repete-se observação que constou do Relatório de auditoria da Tomada de
Contas do exercício de 2012, que, por sua vez, repetia situação encontrada no exercício de 2011:
"15. Cabe repetir observação constante do parágrafo 84 do Relatório da Tomada de
Contas de Exercício de 2011, que, por sua continuidade, impactam negativamente os
Controles Internos da Unidade"84. Os controles internos da DSG são prejudicados pela
51
grande rotatividade de seus servidores, que, periodicamente, são transferidos do setor,
como é típico da carreira do serviço exterior, o que fragiliza os controles e o
monitoramento das ações da Unidade. A inexperiência de novos funcionários no setor,
sem a devida capacitação e supervisão, aumenta o risco de ocorrência de
impropriedades”.
16. A esse respeito, a equipe de Auditoria entende que parece necessário que a política
de remoção de servidores do Ministério passe a contemplar a disponibilidade de tempo e
recursos para o treinamento dos servidores que assumem novas responsabilidades, bem
como a criação de mecanismos que permitam a rotatividade entre servidores de áreas
afins, o que reduziria as dificuldades de adaptação a novas funções".
Departamento de Comunicações e Documentação
205.
Na opinião da equipe de Auditoria, segundo pôde ser observado quando da análise
dos processos de pagamentos, análise da execução dos contratos, visitas in loco e avaliação do
Relatório de Gestão, os controles instituídos pela Unidade são satisfatórios.
Departamento do Serviço Exterior
206.
Os dados extraídos do Relatório de Gestão do Exercício de 2013, item 3, páginas
39 e 40, que tratam da autoavaliação do Gestor sobre os controles administrativos internos da
UJ, revelam que os componentes de "Avaliação de Controle", "Avaliação de Riscos",
"informação e Comunicação" e "monitoramento" receberam alta pontuação, o que não
corrobora o entendimento da auditoria de que os controles são frágeis e carecem de
aprimoramento.
207.
Existem fragilidades dos controles, que são, em grande, parte motivadas devido
a ausência de interface entre as unidades administrativas.
Quadro 4 – Níveis de Avaliação
Níveis de Avaliação
1
2
3
4
Ambiente de Controle (9 questões)
Avaliação de Risco (9 questões)
5
9
1
1
3
4
Procedimentos de Controle (4 questões)
4
Informação e Comunicação (5 questões)
5
Monitoramento (3 questões)
3
52
TOTAL
1
1
3
25
% (nível de avaliação)
3,3%
3,3%
10,0%
83,4%
Escala de valores da Avaliação (Portaria TCU nº 175/2013):
(1) Totalmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente não observado no contexto da UJ.
(2) Parcialmente inválida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UJ, porém, em sua minoria.
(3) Neutra: Significa que não há como avaliar se o conteúdo da afirmativa é ou não observado no contexto da UJ.
(4) Parcialmente válida: Significa que o conteúdo da afirmativa é parcialmente observado no contexto da UJ, porém, em sua maioria.
(5) Totalmente válido. Significa que o conteúdo da afirmativa é integralmente observado no contexto da UJ. Níveis de Avaliação:
Item 12 - Situações constatadas em exercícios anteriores, registradas em relatórios das
auditorias de tomadas de contas anuais encaminhados ao TCU, que se repetem ou não
foram corrigidas.
Divisão de Serviços Gerais
Achado 19
208.
Ao se verificar o Balancete da Unidade, constatou-se, a exemplo de anos
anteriores, a existência de diversas contas com erros de registro, e outras sem movimentação há
mais de 12 meses e cujos saldos já deveriam estar zerados, conforme a relação abaixo. Como
resultado, tal situação afeta as Demonstrações Financeiras da Unidade, do Ministério e, por
consequência, a qualidade do Balanço Geral da União, que acaba por replicar os registros
incorretos:

1.1.2.4.4.00.00 ADIANTAMENTO - SUPRIMENTO DE FUNDOS

1.1.2.6.4.00.00 RESTITUIÇÕES EFETUADAS A CLASSIFICAR

1.1.3.1.8.04.00 MATERIAIS DE TELECOMUNICAÇÕES

1.2.1.2.2.00.00 DEPÓSITOS JUDICIAIS

1.4.2.1.1.01.00 EDIFÍCIOS

1.4.2.1.1.91.00 OBRAS EM ANDAMENTO

1.4.2.1.2.95.00 IMPORTAÇÕES EM ANDAMENTO - BENS MÓVEIS

1.9.9.1.1.06.00 SUPRIMENTO DE FUNDOS

1.9.9.7.2.04.00 CONTRATOS DE FORNECIMENTO DE BENS

1.9.9.7.2.02.00 CONTRATOS DE SERVIÇOS

2.1.1.2.3.01.00 RECURSOS FISCAIS - DARF A EMITIR

2.1.1.2.3.02.00 RECURSOS PREVIDENCIÁRIOS - GPS A EMITIR

2.1.1.2.3.03.00 RECURSOS FISCAIS ESTADUAL/MUNICIPAIS

2.1.1.4.5.00.00 DEPÓSITOS RETIDOS SOBRE FORNECEDORES

2.1.1.4.9.15.00 DEPÓSITOS POR DEVOLUÇÃO DE VALORES
53

2.1.2.1.1.02.00 DE EXERCÍCIOS ANTERIORES

2.1.2.6.1.00.00 GRU-VALORES EM TRÂNSITO PARA ESTORNO DESPESA.

2.1.2.6.4.01.00 GRU A CLASSIFICAR - VALORES EM TRÂNSITO

2.1.2.6.8.01.00 SAQUE - CARTÃO DE PAGTO DO GOV. FEDERAL

2.1.2.6.8.02.00 FATURA - CARTÃO DE PAGT. GOV. FEDERAL.

3.3.3.9.0.67.01 DEPÓSITOS COMPULSÓRIOS
Manifestação do Gestor
209.
O Setor de Controle Financeiro da DSG e o Setor de Contabilidade da COF estão
trabalhando para solucionar os erros de registro e para zerar os saldos das contas que não são
movimentadas há mais de 12 meses (Parágrafo 2 da Solicitação 6).
Comentário da Auditoria
210.
Verificou-se também que permanecem sem implementação as recomendações que
vêm sendo efetuadas ao longo dos últimos exercícios, especificamente em relação à conciliação
entre os saldos contábeis das contas patrimoniais, de responsabilidade da DSG, e os saldos
físicos apurados por meio dos Inventários Anuais, de responsabilidade da CPAT.
Manifestação do Gestor
211.
A conciliação entre os saldos contábeis patrimoniais e os saldos físicos apurados
nos Inventários Anuais da CPAT (Parágrafo 3 da Solicitação 6) tem diversas pendências em
razão de carência crônica de pessoal no Setor de Controle Financeiro da DSG, que atualmente
conta com apenas um servidor. Cabe sugerir, ademais, que a própria CPAT capacite seus
servidores na utilização do SIAFI, de modo a passar a realizar essa conciliação por conta própria,
o que evitaria atrasos e discrepâncias no processo.
212.
O Resumo da Movimentação Mensal do Almoxarifado relativo a 31/12/2013,
quando comparado aos registros do SIAFI na mesma data, conforme abaixo, revela a existência
de discrepâncias, sem justificativa, na maioria das contas:
54
Quadro 5 – Discrepâncias contábeis nas contas de almoxarifado
*Em R$
Conta
07
10
16
17
19
21
22
23
24
26
28
29
36
39
41
42
50
TOTAL
Saldo RMA –
12/2013
31.010,88
921,40
273.448,17
123.785,31
399,68
45.409,82
5.057,07
16.223,81
20.012,71
122.202,04
324,71
496,10
3.000,00
780,51
354,53
961,70
72.899,22
717.287,66
Saldo SIAFI
12/2013
38.874,21
921,40
190.739,96
126.400,28
429,68
47.686,99
6.130,83
13.707,48
20.820,26
85.732,99
414,27
0,00
3.000,00
780,51
369,00
961,70
78.398,39
615.367,95
–
Diferença
12/2013
-7.863,33
0,00
82.708,21
-2.614,97
-30,00
-2.277,17
-1.073,76
2.516,33
-807,55
36.469,05
-89,56
496,10
0,00
0,00
-14,47
0,00
-5.499,17
101.919,71
–
Manifestação do Gestor
213.
As discrepâncias encontradas entre o Resumo da Movimentação Mensal do
Almoxarifado e os registros do SIAFI (Parágrafo 10 da Solicitação 6) já vêm de alguns anos.
Segundo a DSG apurou, isso se deu em razão de problemas com o programa utilizado pelos
funcionários pelo Almoxarifado, que por vezes ocasiona erros nos registros de entrada e saída de
bens, resultando nas discrepâncias em questão.
Comentário da Auditoria
214.
A Unidade, em seus comentários, concorda que tais situações perduram há anos.
No entanto, mesmo que, a exemplo de anos anteriores, a Unidade tenha informado que irá adotar
providências visando à solução de alguns casos, a falta de atendimento aos comentários, registros
e recomendações da Auditoria, repetidos ao longo de vários exercícios, denota a ineficácia das
ações do gestor para a solução dos pontos levantados.
215.
Tais discrepâncias, no entendimento da equipe de Auditoria, afetam a clareza, a
transparência e a confiabilidade das Demonstrações Financeiras, requerendo, por parte da
Subsecretaria-Geral, a tomada de decisões em conjunto com a Divisão de Serviços Gerais, para
sanar, de vez, as pendências. Seguem, a título de ilustração, alguns comentários registrados no
55
Relatório de Auditoria da Tomada de Contas da Divisão de Serviços Gerais, relativo ao exercício
de 2007:
"Achado 63. Em cumprimento a diversos Mandatos de Penhora, a Unidade efetuou
pagamentos a título de Depósitos Judiciais, no montante de R$ 494.997,20,
contabilizando os valores pagos no Elemento de Despesa 333.90.67-02 – Depósitos
Judiciais. Devido a eventos contábeis do sistema SIAFI, a utilização da referida conta
gerou automaticamente registros na conta 12.1.2.0.00-00 Depósitos Judiciais. No
entanto, por tratar-se de penhora sobre valores relativos a serviços prestados pelas
empresas, a contabilização correta seria nesse Elemento de Despesa e não no de
despesas de depósitos judiciais. Torna-se, pois, necessária, a adoção de medidas que
corrijam os valores registrados na conta 1.2.1.2.0.00.00. Com relação à conta
333.90.67-02, não será possível o ajuste, em vista do encerramento do exercício de 2007
(Processos 900932, 900933, 901135 a 901144, 901336 a 901355 e 901617).
Manifestação do Gestor
64. A DSG concorda com a posição da auditoria sobre qual elemento de despesa deveria
ser utilizado pela Unidade nesse caso, qual seja, aquele correspondente ao serviço
prestado. A DSG ressalta, entretanto, que a única forma de vincular o documento SIAFI
ao código gerado pela Caixa Econômica Federal, e, assim, depositar a quantia na conta
da CEF, é o por meio de registro da despesa com o elemento correspondente a depósitos
judiciais. Não se encontrou outra forma de efetuar o procedimento, daí o registro nessa
conta contábil.
Comentário da Auditoria
65.
O Gestor deverá buscar junto ao Setor de Contabilidade da CISET as
orientações técnicas que lhe permitam regularizar o registro efetuado de forma indevida.
Recomendação
66.
Após realizar os ajustes contábeis, encaminhar cópia da Nota de
Lançamento para a Auditoria."
(...)
"249.
Cabe também registrar que, entre as recomendações não implementadas,
consta a que trata dos registros físicos e financeiros e dos registros contábeis
relacionados ao Patrimônio do Itamaraty. Ao responder à observação do Controle
Interno, quando da TCA/2006, o Gestor assim se pronunciou: "Unidade está ciente de
que se trata de situação antiga e que necessita ser regularizada. Está de acordo com
solução apontada pela Coordenação de Patrimônio de que cada UG dê baixa no SIAFI
dos respectivos bens baixados no inventário do MRE pela CPAT. Essa baixa será
efetuada pelo Setor de Controle Financeiro da DSG. Entretanto, a atual lotação da DSG
56
não permite a correção das baixas passadas no curto prazo. A Unidade se concentrará
inicialmente em fazer a baixa dos bens a partir de 2007.
250.
A Auditoria está plenamente de acordo com o Gestor quando, em sua
manifestação, ressalta que "Unidade está ciente de que se trata de situação antiga e que
necessita ser regularizada”. No entanto, apesar das reiteradas observações do Controle
Interno, constantes dos Relatórios Anuais de Auditoria, as falhas repetem-se. Como
exemplo, reproduz-se a seguir, observação sobre o tema, feita no Relatório da Tomada
de Contas Anual de 1999."
(...)
"43.
A Conta Contábil 11.318.00.00 - Estoques Internos – Almoxarifado,
registra em 31/12/07 saldo de R$ 1.479.525,21. O Resumo Mensal do Almoxarifado, na
mesma data, registra saldo de 1.614.037,77, ou seja, diferença de R$ 134.575,58. Na
documentação encaminhada ao Controle Interno, não existe menção, nem justificativa,
quanto à diferença ora apontada.
Manifestação do Gestor
44.
A diferença apontada entre o saldo apresentado no Relatório Mensal de
Movimentações do Almoxarifado (RMMA) relativo ao mês de dezembro de 2007 e o
saldo da Conta Contábil Estoques Internos Almoxarifado, tem como origem o
lançamento de materiais recebidos e ainda não pagos naquele mês. Quanto ao saldo a
maior do RMMA em relação à conta Almoxarifado, informo que o assunto está sendo
objeto de análise com vistas à identificação da origem da diferença entre as compras da
DSG e o recebimento, estocagem e distribuição do material.
Comentário da Auditoria
45.
No entendimento da equipe de Auditoria, não procede a manifestação do
Gestor, pois, ao receber material no mês de dezembro, mesmo sem efetuar pagamento, a
Unidade deveria ter inscrito a despesa em Restos a Pagar e realizado o registro nas
contas patrimoniais. Ademais, já deveriam ter constado no RMMA do mês de dezembro
as justificativas relacionadas a eventuais discrepâncias constatadas pela própria
Unidade.
Recomendação
46.
Encaminhar ao Controle Interno o resultado dos trabalhos realizados
pela UG para apuração das diferenças. Ademais, implementar, como rotina mensal,
conferência entre os saldos do SIAFI e os saldos do RMMA, justificando e corrigindo
tempestivamente eventuais diferenças."
216.
No entendimento da equipe de Auditoria, a permanência e repetição dos erros ao
longo dos anos, além de afetar as Demonstrações Financeiras da Unidade e do Ministério com
57
registros equivocados e não certificados, evidenciam o não cumprimento, por parte da DSG, das
recomendações a ela dirigidas, e que o monitoramento pelo Controle Interno, por si, não é capaz
de sanar as impropriedades apontadas.
Recomendação
217.
O Dirigente Máximo da UJ deverá adotar providências junto à Divisão de
Serviços Gerais, quer seja reforçando a lotação de pessoal, quer seja com ações de capacitação
que resultem na efetiva solução das pendências apontadas.
Departamento de Comunicações e Documentação
218.
Com relação ao Capítulo do Relatório de Gestão das Recomendações Expedidas
pelo Órgão de Controle Interno, a Unidade fez constar:
"Recomendação
Reitera-se recomendação de que a Unidade deve proceder à implementação de medidas
que regularizem a situação contábil/patrimonial dos bens do Itamaraty, propiciando
condições para que o Controle Interno possa manifestar-se quanto aos registros
contábeis, quando das Tomadas de Contas Anuais.
Providências Adotadas
Setor Responsável pela Implementação Código SIORG
Coordenação-Geral de Planejamento Administrativo 015971
Justificativa para o seu não Cumprimento
Por mais que o DCD tenha envidado esforços no sentido de regularizar as contas
patrimoniais, tal medida ainda não logrou êxito. A regularização do inventário e
patrimônio é de competência da CPAT/DA e não do DCD. A CPAT tem competência
regimental para essa finalidade e conta ou deveria contar com funcionários
especializados para tanto. O DCD, nesse sentido, não pode descurar de suas obrigações
regimentais e invadir competência de terceiros, aliás, nem conta com funcionários
excedentes e muito menos especializados para tanto. Ainda assim, na tentativa de
cumprir a recorrente recomendação do órgão de controle interno, o DCD tem tentado se
coordenar com a CPAT, para viabilizar a regularidade da situação patrimonial do
Departamento.
Análise Crítica dos Fatores Positivos/Negativos que Facilitaram/Prejudicaram a
Adoção de Providências pelo Gestor
O fato de a unidade jurisdicionada não ter competência regimental para atendimento da
58
recomendação e, por conseguinte, nem funcionários aptos a efetuar as tarefas impõe a
necessidade de coordenação com a área responsável, a saber, CPAT/DA".
Comentário da Auditoria
219.
É possível constatar, pela resposta apresentada, que não foi implementada a
observação do Controle Interno relacionada à necessidade de regularizar discrepâncias nos
registros contábeis da Unidade. A responsabilidade pela correção dos próprios registros
contábeis cabe ao DCD, e não à CPAT. Sugere-se, como ponto inicial para solução da pendência
que perdura por vários exercícios, que, inicialmente, seja feito levantamento nos Processos de
Pagamento e nos registros contábeis efetuados no SIAFI, a fim de que se identifiquem os bens
que foram registrados como adquiridos pela Unidade; que, em seguida, com apoio da CPAT, se
verifique se todos os bens identificados encontram-se em uso na Unidade, mediante confrontação
entre Inventários e Termos de Responsabilidade. Terminado o processo e não havendo
divergência entre os bens identificados e sua existência na Unidade, o caminho mais apropriado
seria a transferência contábil dos referidos bens para a DSG, unidade responsável por congregar
em suas contas os ativos patrimoniais do Ministério.
Item 13. Situações não contempladas nos demais itens do relatório de auditoria de gestão,
identificadas e analisadas pelo órgão de controle interno, que, na opinião desse órgão de
controle, afetem o julgamento da gestão dos responsáveis arrolados no processo de contas.
Departamento do Serviço Exterior
220.
Os trabalhos da Auditoria concentraram-se na análise da folha de pagamentos,
concessão de vantagens, estagiários, fornecimento de passagens aéreas, ensino de idiomas, que
foram as despesas de maior representatividade da Unidade no exercício sob análise.
221.
A folha de pagamento representou o maior gasto da Unidade. No exercício sob
análise, foram gastos R$ 541.975.813,15 com o pagamento de pessoal e encargos sociais, que
representou 89,93% das despesas realizadas pela Unidade no exercício sob análise.
222.
Com o objetivo de avaliar a existência de eventuais inconsistências de
informações do cadastro funcional, de pagamentos indevidos de vencimentos e vantagens no
Brasil e de pagamentos simultâneos no Brasil e no Exterior, a Auditoria utilizou o Extrator de
Dados SIAPE, sistema desenvolvido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados –
SERPRO.
59
223.
A Auditoria analisou, também, os gastos com a aquisição de passagens aéreas,
tanto no Brasil e Exterior, que representou 4,92% dos gastos realizados pela Unidade em 2013.
Achado 20 - Controle de devolução de canhotos de embarque
224.
Não obstante os esforços realizados pela Unidade para atender as recomendações
constantes dos relatórios de auditoria de anos anteriores, os controles administrativos de
devolução de bilhetes utilizados e de canhotos de embarque não atendem plenamente a
recomendação constante do Relatório de Auditoria Complementar referente ao exercício de
2012: "Exigir de todos os servidores, no prazo máximo de cinco dias contados do retorno da
viagem, a devolução dos cartões de embarque e/ou os bilhetes não utilizados, conforme a
previsão legal".
225.
Cumpre ressaltar que o controle de bilhetes utilizados e dos respectivos cartões de
embarque, previsto no artigo 4º da Portaria n° 205 de 22/04/2010, além de compor o processo de
prestação de contas, permite o acompanhamento e o exame da despesa efetivamente realizada
com emissão de bilhetes aéreos, bem como o reaproveitamento dos minguados recursos
orçamentários e financeiros destinados a cobrir despesas com passagens aéreas, concessão de
diárias e ajuda de custo. Seguem alguns exemplos de recursos que podem ser reaproveitados:
a) Diárias - Devolução de recursos em razão de cancelamento ou de redução de
permanência em missão no Brasil e exterior;
b) Ajuda de custo – Restituição dos valores destinados a atender despesas com
ajuda de custo decorrente de cancelamento de missão permanente e transitória;
e
c) Passagens aéreas - Reembolso de valores dos bilhetes eventualmente emitidos
e não utilizados, por parte da Agência de Turismo.
226.
A Auditoria verificou que as medidas anunciadas pelo Gestor mencionadas no
Despacho ao Memo CISET/162/213, que consistem em enviar mensagem de correio eletrônico
ao e-mail institucional de todos os servidores que não cumprem o dever legal de prestar contas
dos bilhetes, bem como em promover alteração no formulário PPV (com a inclusão de campo no
qual o setor competente informa, no momento do cálculo dos custos da missão, se prestou contas
dos bilhetes em sua missão anterior), não surtiram integralmente os efeitos desejados.
60
Atualmente, portanto, não é possível afirmar se todos os servidores devolveram os bilhetes
utilizados e os comprovantes de viagem.
227.
Considerando que o Sistema de Requisição de Passagens Aéreas – SISREQ,
destinado ao controle de autorização e de emissão de bilhetes aéreos, tem se revelado forte
instrumento de controle de bilhetes emitidos, a equipe de Auditoria é de parecer que, sem
prejuízo das medidas ora adotadas, a Unidade deveria avaliar a possibilidade de que o referido
sistema fosse aperfeiçoado, de modo a comtemplar também o controle da devolução dos bilhetes
utilizados e dos documentos que comprovam efetivamente a despesa realizada com passagens
aéreas. Dessa forma, o próprio sistema poderia gerar relatório com lista nominal de servidores
que não apresentaram os comprovantes de viagens.
Manifestação do Gestor
228.
As medidas adotadas recentemente pela DPAG, como o envio de correio
eletrônico a servidores que não prestaram contas de bilhetes utilizados e a inclusão de campo
específico sobre o tema no formulário PPV, aumentaram sobremaneira a quantidade de prestação
de contas de bilhetes aéreos, utilizados ou não.
Comentário da Auditoria
229.
Assim como registrado Auditoria no exercício de 2012, as medidas adotadas pela
Unidade são insuficientes para cumprir as normas legais. Desse modo, a Auditoria ratifica
entendimento que, ao término das missões eventuais ou transitórias, a Unidade deve exigir a
apresentação dos cartões de embarque ou a apresentação dos bilhetes não utilizados, nos temos
da Portaria n° 205 de 22/04/2010. Anote-se que o Tribunal de Contas da União tem ressaltado a
necessidade da comprovação das viagens, a saber:
Acórdão nº 4805/2009 - TCU - 2ª Câmara:
1.5.1.4. exija dos prepostos a anexação dos cartões de embarque das viagens realizadas
ou as respectivas justificativas, em complemento aos bilhetes de passagem, nas
prestações de contas, abstendo-se de conceder diárias e passagens a servidor enquanto
pendente a sua prestação de contas de viagem anteriormente realizada, de forma que em
todos os processos de concessão de diárias realizados pela Unidade faça constar
informações quanto ao tipo de transporte utilizado (fluvial, terrestre ou aéreo) e se a
viagem será realizada com veículo oficial ou particular, de maneira a subsidiar o correto
61
cálculo das diárias devidas ao servidor, em conformidade com a Ordem de Serviço n.º
04/SQGEP/GAB/2006;
230.
A Auditoria verificou, por amostragem, que diversos processos de pagamento de
concessão de diárias não contêm documentos suficientes que comprovem que o servidor realizou
a missão a que foi designado, como por exemplo:
Quadro 6 – Processos de pagamento de diárias sem comprovação suficiente
Requisição
PPV
Beneficiário
Trecho
40061
COR/02
SLP
Curitiba -Brasília-Curitiba
800931
43064
COR/01
ALB
Caiena-Brasília-Caiena
800931
43435
DEI/9
EVG
Brasília-Rio de Janeiro-Brasília
800931
43140
DE II/07
FAM
Brasília-São Paulo-Curitiba-Brasília
800931
43193
C/64
FLL
Brasília-Salvador-Brasília
800931
43211
DOC/047
JMF
Brasília-Uberlândia-Brasília
800931
43212
DOS/15
JMG
800931
43025
DAF II/6
AAS
43177
DAM II/12
ENL
Brasília-Rio de Janeiro-Brasília
Tripoli-Brasília-São Paulo-Rio de
Janeiro-Trípoli
Santa Cruz de la Sierra-Cuiabá-Santa
Cruz de la Sierra
43262
DEUC/004
AJS
Brasília-Recife-São Paulo-Brasília
800950
231.
OB
800950
800950
Apesar de o artigo 4º da Portaria MP nº 205, de 22/4/2010, determinar que o
servidor apresente, no prazo máximo de cinco dias contados do retorno da viagem, além do
bilhete de passagem e do relatório de viagem, o original ou segunda via dos canhotos de cartões
de embarque ou recibo do passageiro obtido quando da realização do check-in via internet, ou
declaração fornecida pela empresa de transporte, a Unidade não tem exigido dos servidores o
cumprimento da referida Norma.
232.
A impropriedade continua a existir, apesar de o Controle Interno ter registrado em
Auditorias de Prestação de Contas de exercícios anteriores que a Unidade nem sempre exige a
comprovação da realização das viagens.
233.
O Tribunal de Contas da União tem determinado às Unidades Gestoras que sejam
incluídos nos processos de concessão de diárias e de passagens os cartões de embarque ou
equivalentes, para demonstrar o período da viagem, e a documentação capaz de comprovar a
efetiva participação do beneficiário no evento a que o servidor foi designado (Acórdão nº
248/2009 – Plenário e Acórdão nº 643/2014 – Plenário).
62
234.
Devido ao exposto, a Auditoria entende que a Unidade deve providenciar as
comprovações das viagens realizadas no exercício de 2013, cujos documentos comprobatórios
ainda não foram anexados aos processos de pagamento, e exigir, com mais rigor, de todos os
servidores que recebem diárias do Ministério das Relações Exteriores, as comprovações das
viagens realizadas, no prazo estabelecido por aquela norma legal, a fim de evitar a reincidência
da impropriedade.
Manifestação do Gestor
235.
Muito embora a citada portaria determine que o servidor apresente documentos
comprobatórios da viagem, a lei estabelece que o servidor deve receber as diárias a que faz jus
antes mesmo de sua partida, objetivo que almeja a DPAG. Nesse sentido, não parece ser correto
vincular o pagamento de diárias à apresentação dos comprovantes de embarque. A fim de
atender às determinações dos órgãos de controle, a DPAG tem reiterado, com certa frequência, a
obrigatoriedade, por parte do servidor beneficiário de passagens aéreas concedidas pela
Administração, da prestação de contas dos bilhetes, sejam utilizados, sejam não utilizados total
ou parcialmente. Tais ressalvas são, constantemente, objeto de notas no Boletim Diário da
Intratec, de Circulares Telegráficas (vide, dentre outras, Circtels 75383, 79219, 84377, 85177 e
91553) e de Circulares Postais. Verificou-se nos últimos 2 anos, ainda, que a inclusão de campo
referente à prestação de contas no verso do formulário PPV ampliou sobremaneira a
apresentação de documentos comprobatórios de embarque – ou de não utilização de bilhetes –
referentes a missões eventuais. Além de comprovar que a missão foi, de fato, realizada, maior
controle possibilitou que a DPAG aumentasse o número de pedidos de reembolso de bilhetes não
utilizados à Trips. Ressalte-se, por fim, que tais documentos constam dos processos de concessão
de diárias e de passagens, nos termos sugeridos por essa Auditoria.
Comentário da Auditoria
236.
A comprovação de que as viagens foram realizadas é obrigatória para todos os
servidores da Administração Pública Federal. Tal entendimento foi ratificado pelo Acórdão
4805/2009, 2ª Câmara, quando o Tribunal de Contas da União determinou que:
"exija dos prepostos a anexação dos cartões de embarque das viagens realizadas ou as
respectivas justificativas, em complemento aos bilhetes de passagem, nas prestações de
contas, abstendo-se de conceder diárias e passagens a servidor enquanto pendente a sua
prestação de contas de viagem anteriormente realizada".
63
Recomendação
237.
a)
Exigir de todos os servidores, no prazo máximo de cinco dias contados do
retorno da viagem, a devolução dos cartões de embarque e/ou os bilhetes não
utilizados, conforme a previsão legal; e
b)
Abster-se de conceder diárias e passagens a servidor enquanto pendente a
prestação de contas de viagem anteriormente realizada.
Achado 21 – Remarcação de bilhete aéreo
238.
Constatou-se que a TRIPS tem desmembrado viagens, contrariando instruções do
MRE, como, por exemplo, o ocorrido na remoção ex officio da servidora (...) da Embaixada do
Brasil em Lima para a Embaixada do Brasil em Maputo, conforme o Boletim de Serviço n° 124,
de 01/07/2013.
239.
Para mandar emitir as passagens aéreas, a Divisão de Pagamentos expediu em
24/07/2013 a autorizações nº 45155, 45157, 45158 e 45159 para a servidora (...) e seus
dependentes viajarem no dia 27/08/2013 de Lima para Maputo.
240.
A Auditoria apurou que, apesar das autorizações terem sido ponto a ponto,
conforme reza o contrato, a TRIPS desmembrou os bilhetes em duas passagens, sendo uma de
Lima para o Rio de Janeiro, no dia 23/08/201 e outra de São Paulo para Maputo, no dia
27/08/2013. Devido à parada no Rio de Janeiro, não programada, a Unidade pagou à TRIPS a
importância de R$ 157,39, com taxas de embarque e encargos.
241.
Ademais, devido ao desmembrado da viagem em dois trechos, a Unidade pagou a
mais à TRIPS a importância de R$ 139,96, referente às emissões do segundo bilhete aéreo para
os quatro passageiros. Tal pagamento teria sido evitado caso a companhia tivesse emitido, para
cada passageiro, um único bilhete, partindo de Lima com destino para Maputo.
242.
A Auditoria entende que eventuais alterações de percurso ou de datas e de
horários de deslocamento, quando não autorizados ou determinados pela Administração, são de
inteira responsabilidade do servidor, eximindo-se a Administração Pública de qualquer
responsabilidade. Por esse motivo, o Controle Interno entende que os gastos acima mencionados
foram irregulares. Assim, o Erário deve ser ressarcido da importância de R$ 297,35, referente à
soma de R$ 157,39 mais R$ 139,96.
64
Manifestação do Gestor
243.
Não há, s.m.j., que se falar em ressarcimento ao Erário, visto que as passagens
emitidas pouparam recursos dos cofres públicos. Como demonstrado no comparativo de valores
examinados por essa Auditoria, caso a emissão fosse um bilhete único de Lima a Maputo, na
opção com menor tempo de deslocamento – a que faz jus o servidor, de acordo com a Portaria
505/MPOG -, a Administração teria pago o valor total de R$ 8.875,53 para cada bilhete adulto e
de R$ 2.866,61 para o bilhete infantil, resultando na soma total de R$ 29.493,20. A alteração
efetuada pela servidora, qual seja a parada no Rio de Janeiro, juntamente com as taxas de
embarque e de agenciamento que dela decorreram, custou, no total dos 4 bilhetes, R$ 24.795,91.
Desse modo, a DPAG entende que a alteração gerou economia de R$ 4.697,29 ao Erário, e não
gasto excedente de R$ 297,35, como apontado por essa Auditoria.
Comentário da Auditoria
244.
A Unidade não comprovou, mediante cotações, que o valor da passagem em voo
direto Maputo-Lima era superior do que a passagem Maputo-Rio de Janeiro, e posteriormente
São Paulo-Lima, com parada de 4 dias no Rio de Janeiro, nem apresentou autorização da
Administração para a modificação de datas e itinerário, que foi feita pela servidora, conforme
atesta a Unidade.
245.
A Auditoria entende que as eventuais alterações de percurso ou de datas e horários
de deslocamento, quando não autorizadas ou determinadas pela Administração, serão de inteira
responsabilidade
do
servidor,
eximindo-se
a
Administração
Pública
de
qualquer
responsabilidade. Por esse motivo a servidora de arcar com as despesas com taxas de embarque
não previstas.
Recomendações
246.
a)
Observar que as alterações de viagens somente podem ser feitas mediante
o consentimento da Administração;
b)
Providenciar o ressarcimento ao Erário da importância de R$ 297,35,
indevidamente gasta; e
c)
Encaminhar ao Controle Interno a GRU comprovando o recolhimento.
65
Achado 22 - Pagamento de multa devido a remarcação de bilhete aéreo
247.
No relatório de Tomada de Contas da Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior,
exercício de 2011, o Controle Interno comunicou o Departamento do Serviço Exterior que os
pagamentos de multas para a remarcação de bilhetes deveriam ocorrer após a apresentação de
devidas justificativas. Nesse sentido, o Controle Interno recomendou à Unidade anexar aos
processos de pagamentos as devidas justificativas.
248.
A Auditoria, ao analisar, por amostragem, os processos de pagamento de
passagens aéreas no Brasil e no Exterior, constatou que a Unidade continua a pagar multas e
taxas motivadas pela remarcação de bilhetes aéreos sem a devida justificativa anexada ao
processo, como, por exemplo:
Quadro 7 – Autorizações para remarcação de bilhetes aéreos sem justificativa
*Em R$
Autorização
249.
Valor
44488
1.092,30
44489
1.092,30
44494
1.358,68
40416
40,00
44445
341,24
44520
1.920,32
43798
150,00
44068
1.372,00
44281
430,00
44603
980,00
42659
309,00
42630
595,00
43135
256,00
A esse respeito, verificou-se que no dia 16/05/2013 foi emitido o E-TKT-
230.4747.173202, referente às autorizações n° 43580 e 43581, de 13/05/2013, para a servidora
GLG e sua dependente viajarem de Brasília para Toronto. Pelo serviço, a TRIPS cobrou do MRE
a importância de R$1.570,00 por cada bilhete aéreo emitido.
250.
No dia 31/05/2013, após a emissão da passagem, a SERE informou ao Consulado-
Geral em Toronto que o início da missão da Assistente de Chancelaria (...) estava prorrogado
para o dia 03/06/2013, conforme o Despacho-telegráfico n° 164.
66
251.
As autorizações n° 44039 e 44040 foram expedidas para a Assistente de
Chancelaria (...) e sua dependente viajarem para Toronto no dia 16/06/2013. Há que se observar
que, para o caso, a TRIPS não cobrou nada pela remarcação dos bilhetes.
252.
Apesar de terem sido emitidos os bilhetes (E-TKT-230.4747.326325 e E-TKT-
230.4747.326326), a Auditoria constatou que ambas não embarcaram para Toronto. Não se
encontra anexado ao processo de pagamento porque motivo pelo qual a Sra. (...) e sua
dependente não viajaram para Toronto no dia 16/06/2013.
253.
Apurou-se que, em 20/06/2013, três dias após a data prevista para a Sra. (...) e sua
dependente embarcarem para Toronto, foi concedida licença médica de 10 dias para a servidora,
a partir de 18/06/2013, conforme Boletim de Serviço n° 117.
254.
Por fim, no dia 27/06/2013 foram emitidas novas passagens no valor de R$
1.562,90 cada bilhete, para a servidora (...) e sua dependente viajarem para Toronto, conforme ETKT-230.4747.512591 e 230.4747.512592 (autorizações n° 44546 e 44548).
255.
A Auditoria entende que, a fim de economizar recursos públicos e evitar gastos
desnecessários com multas e/ou emissão de novos bilhetes, a Unidade deve planejar melhor o
período para a realização das missões, e mandar emitir bilhetes aéreos somente após certificar-se
que a viagem será realizada na data prevista. Eventuais pagamentos de multas e remarcações
devem obrigatoriamente ser justificados.
Manifestação do Gestor
256.
Todas as autorizações listadas por essa Auditoria apresentam justificativas cujos
documentos de referência podem ser encontradas no campo "Referência" e no campo
"Observações" das telas do SISREQ anexas às faturas.
257.
Em casos de missões eventuais, as remarcações foram ensejadas após o trâmite e a
aprovação, por instâncias superiores do Ministério, de uma Retificação de Dados (PPV 2); no
que tange a missões transitórias, as alterações foram resultado de alterações no período da
missão, resultantes da necessidade de serviço; no que diz respeito a remoções, as remarcações
são fruto de prorrogação do prazo de partida, seja por razões de serviço, seja por motivos de
saúde.
67
258.
No caso mencionado por essa Auditoria, referente à AC (...), como essa própria
Unidade fez constar, as passagens aéreas foram alteradas, incialmente, em razão de prorrogação
da missão transitória e, em seguida, por motivos de saúde. Ao contrário do indicado por essa
Auditoria, não foram concedidos, por meio das autorizações 44546 e 44548, novos bilhetes, mas
remarcados os bilhetes já emitidos (segunda remarcação), os quais haviam sido objeto das
autorizações 43580 e 43581.
259.
Caso a DPAG acate a sugestão dessa Auditoria de somente mandar emitir bilhetes
aéreos após certificar-se que a viagem será realizada - o que parece algo bastante difícil de
gerenciar, tendo em vista incidentes a que todos os servidores estão sujeitos e necessidades de
serviço imprevisíveis e emergenciais -, eventual certeza de embarque apenas seria possível em
data bastante próxima à consecução do ato, o que, seguramente: 1) elevaria o risco de não haver
vaga no voo inicialmente desejado; e 2) implicaria classes tarifárias financeiramente muito mais
onerosas, desrespeitando-se, assim, o princípio da economicidade. Por esses motivos, e tendo em
vista as severas restrições orçamentárias impostas ao Ministério das Relações Exteriores nos
últimos exercícios, a DPAG solicita que os servidores, sempre que possível, submetam suas
reservas de passagens aéreas à aprovação com antecedência mínima de 30 dias.
260.
Há que se ressaltar, ainda, que a DPAG consiste em unidade de pagamento e
gestão de contratos. Por conseguinte, não compete à DPAG ingerir sobre datas e agendas de
missões eventuais de outras Unidades. Antes da autorização da emissão de bilhetes por parte da
DPAG, todos os detalhes das missões eventuais são definidos pelas unidades responsáveis e
aprovados pelas instâncias superiores do Itamaraty. Nesse sentido, caso a um servidor designado
em missão eventual tenham sido concedidos bilhetes aéreos de ida e de volta, e esse servidor
venha a ter o cronograma de sua missão alterado por razões de serviço, nada mais natural que
sua passagem, após aprovação das instâncias superiores, seja remarcada com ônus ao Erário.
Comentário da Auditoria
261.
A Auditoria entende ser indispensável que as Unidades Administrativas melhor
planejem suas missões, uma vez que o cancelamento de viagens ocorrido após a emissão de
bilhetes aéreos causa prejuízo ao Erário.
262.
Do mesmo modo, devem ser evitadas alterações do itinerário ou remarcações de
datas e horários das viagens, que podem causar prejuízo ao Erário após o faturamento dos
68
bilhetes. Caso tais fatos ocorram, a Unidade deve apresentar justificativa, que deve ser anexada
ao processo de pagamento.
Recomendações
263.
a)
Planejar melhor as missões realizadas no Brasil e no Exterior, de modo a
evitar o pagamento de multas motivadas por remarcação de bilhetes;
b)
Abster-se de efetuar pagamento de multas, haja vista inexistir norma legal
que o ampare; e
c)
Justificar todas as multas eventualmente pagas, motivadas por remarcação
de bilhetes.
Achado 23 – Ressarcimento dos valores dos bilhetes aéreos emitidos e não utilizados
264.
No exercício de 2013, a Unidade encaminhou à agência de turismo responsável
pela emissão de bilhetes aéreos do Itamaraty 23 (vinte e três) ofícios, pelos quais solicitou a
devolução dos créditos relativos a bilhetes não utilizados. Segundo os dados constantes nos
processos administrativos encaminhados pela DPAG, a TRIPS restituiu ao MRE, mediante
crédito em faturas, a importância de R$ 1.298.611,11.
265.
No que tange à implementação da recomendação feita no exercício anterior:
"Solicitar tempestivamente à empresa de turismo responsável pela emissão dos bilhetes aéreos
os reembolsos referentes aos trechos não utilizados", verificou-se que a Unidade tem-se
esforçado em solicitar tempestivamente à TRIPS os ressarcimentos. Entretanto, a referida
agência de viagem tem demorado em responder as demandas da DPAG, contrariando o disposto
o item 6.1.12 do Contrato DSE nº 03/2013, que determina como encargo da Contratada:
"reembolsar ao CONTRATANTE o montante correspondente ao preço da passagem aérea, em
virtude de não utilização do bilhete, subtraído o valor, devidamente comprovado, referente à
multa de reembolso e demais taxas fixadas por dispositivos legais que regulam a matéria, no
prazo máximo de 30 (trinta) dias".
266.
O procedimento adotado pela DPAG de apenas solicitar aos servidores que
informem o mais brevemente possível eventuais cancelamentos de missão e não utilização dos
bilhetes aéreos é insuficiente. Para que o reembolso possa ser efetuado de maneira tempestiva a
DPAG deve exigir, com maior rigor, que as prestações de contas das viagens sejam realizadas no
prazo previsto no artigo 4º da Portaria/MPOG nº 205, de 22/4/2010.
69
267.
Os pedidos de ressarcimento encaminhados à TRIPS devem ser tempestivos e a
Unidade deve exigir que a TRIPS reembolse ao MRE, no prazo estabelecido no Contrato, o valor
da passagem aérea em virtude de não utilização do bilhete aéreo, observadas as multas e taxas
incidentes sobre o valor cobrado pelo bilhete aéreo.
268.
Tal como em exercícios anteriores, verificou-se que as solicitações de reembolso
de créditos de bilhetes referentes a viagens não realizadas ocorreram, em geral, somente após a
comunicação dos servidores de que missões foram canceladas, ou que trechos de viagens
programadas não foram realizados. Contudo, apurou-se que, muitas vezes, em tais processos de
pedidos de ressarcimento, inexiste o motivo pelo qual as viagens não foram realizadas. Dessa
forma, a Unidade limita-se a informar o cancelamento ou reitinerização de missões sem informar
o motivo. (Ofícios 25, 35, 43, 44, 52, 55, 63, 72, 88, 100, 101, 107, 108, 109, 124 e 155). Além
disso, apurou-se que o valor solicitado sempre é inferior ao que é ressarcido, não sendo
informado, nos processos de pedido de ressarcimento, o motivo de tal diferença, o que contraria
o item 6.1.12 do Contrato DSE nº 02/2013.
269.
No que tange à realização de missão eventual, transitória, permanente e vindas
periódicas autorizadas pelo DSE, a auditoria entende que, de modo a racionalizar os gastos
públicos e, assim, evitar gastos desnecessários, a Unidade deverá melhor planejar períodos e
avaliar a necessidade das viagens para realização de missões ou vindas periódicas.
270.
Com relação ao planejamento das missões das demais unidades do Ministério que
escapam ao controle da Unidade Gestora, faz-se necessário recomendar ao DSE que, em atenção
aos normativos que exigem planejamento de concessão de diárias e passagens e diante das
restrições orçamentárias impostas ao Itamaraty, que passe a informar as demais unidades que
compõem a estrutura do Ministério, por meio de Circular telegráfica e/ou Memorandum, da
necessidade de melhor programar as missões e de comunicar tempestivamente à DAPG o
cancelamento de viagens, de modo assegurar o reaproveitamento dos recursos no decorrer do
exercício de competência.
271.
Registre-se, ainda, que os eventuais cancelamentos deverão ser amplamente
justificados, já que poderão resultar em perdas significativas ao Erário. Como exemplo, podemos
citar o expediente que devolve o bilhete n° 006 4186 279018, PPV SGEB n° 21, de 19/08/2013,
trecho Brasília-Washington-Brasília, no valor de R$ 10.722,00, que não informa o motivo do
cancelamento da missão.
70
272.
Como demonstração, a Auditoria verificou, por amostragem, que o Erário perdeu
R$ 55.739,92 com cancelamentos das missões após a emissão dos bilhetes aéreos:
Quadro 8 – Cancelamentos de missões
Em R$
Valor
faturado
Diferença
Valor
entre valor
reembolsado faturado e
reembolsado
4.401,44
1.836,56
5.730,11
1.779,89
9.686,48
1.650,52
775,26
1.473,74
4.250,24
1.425,76
883,21
1.360,79
6.568,82
1.284,18
7.114,74
1.273,26
13.602,34
1.188,66
13.602,34
1.188,66
4.974,28
1.180,72
Servidor
Trecho
Número do
bilhete
ALG
RDC
RCA
ERF
RCL
HLG
DCC
RGD
CCG
MFL
IMA
Luanda/Kinshasa/Luanda
BsB/Cidade do Mexico/BsB
Genebra/Riade/Genebra
BsB/RJ/BsB
BsB/NY/BsB
BsB/SP/BsB
Pequim/Denpasar/Pequim
BsB/Lima/BsB
BsB/NY/BsB
BsB/NY/BsB
BsB/Barcelona/BsB
083 3509 368232
957 2378 445265
125 3509 460861
GOL - H8U9MV
006 4747 669235
957 2467 467861
618 4747 390109
957 2378 947476
957 2378 728400
957 2378 947402
047 2645 303557
6.238,00
7.510,00
11.337,00
2.249,00
5.676,00
2.244,00
7.853,00
8.388,00
14.791,00
14.791,00
6.155,00
JBS
CHM
VCA
AAP
CFG
CLB
VSG
JHB
HMR
RDP
AAM
CLB
BsB/Caracas/BsB
BsB/Washington/BsB
BsB/RJ/BsB
BsB/SP/BsB
BsB/SP/BsB
BsB/Georgetown/BsB
RJ/BsB/RJ
BsB/Montevideu/BsB
BsB/SP/BsB
BsB/SP/BsB
BsB/RJ/BsB
BsB/Manaus/BsB
957 2378 445286
957 2378 947445
GOL - GFBK6N
957 2467 467834
957 2467 467835
001 4186 481706
GOL - GDBS7G
GOL - G7G3PL
957 2464 482634
957 2464 482635
GOL - 069CGB
957 2473 166949
4.975,00
11.870,00
1.178,00
1.664,00
1.664,00
10.603,00
1.685,00
1.550,00
1.497,00
1.497,00
1.501,00
2.778,00
3.819,29
10.753,66
173,77
661,85
661,85
9.606,67
711,61
579,20
598,00
598,00
619,61
1.897,71
1.155,71
1.116,34
1.004,23
1.002,15
1.002,15
996,33
973,39
970,80
899,00
899,00
881,39
880,29
RFL
FLL
EAL
CRM
CLB
ANF
DNS
JEG
LHJ
LFC
ARA
BFF
BsB/Washington/BsB
BsB/Paramaribo/BsB
BsB/Montevideu/BsB
RJ/BsB
BsB/Caracas/BsB
BsB/Washington/BsB
BsB/Washington/BsB
BsB/Washington/BsB
BsB/Washington/BsB
Roma/Turim/Roma
BsB/Washington/BsB
BsB/SP/BsB
957 2378 728341
957 2379 550864
GOL - C9RISS
GOL - GY6LVS
957 2379 362651
957 2378 728342
957 2378 728345
957 2378 728344
957 2378 728343
055 3509 296527
006 4186 279018
957 2478 187186
11.879,00
3.074,00
1.681,00
978,00
12.168,00
6.039,00
6.039,00
6.039,00
6.039,00
907,00
10.722,00
1.360,00
11.014,72
2.240,75
847,83
150,03
11.345,96
5.220,65
5.220,65
5.220,65
5.220,65
107,56
9.933,69
649,63
864,28
833,25
833,17
827,97
822,04
818,35
818,35
818,35
818,35
799,44
788,31
710,37
PAS
CLB
ERF
CLB
BsB/SP/BsB
BsB/SP/BsB
BsB/SP/BsB
BsB/SP/BsB
1.226,00
1.178,00
1.178,00
1.649,00
524,16
476,18
476,18
947,97
701,84
701,82
701,82
701,03
APG
BsB/Montevideu/BsB
GOL - BDK9JD
957 2464 482629
957 2464 482631
957 2467 467900
GOL HFVWFA
1.204,00
516,77
687,23
71
AJF
BsB/SP/BsB
957 2464 482684
1.596,00
918,21
677,79
RGD
CLB
ISC
LCG
JLB
CLG
DFM
GMO
FLL
MLC
HSF
LCR
BsB/SP/BsB
BsB/RJ/BSB
BsB/Montevideu/BsB
BsB/RJ/BsB
BsB/Buenos Aires/BsB
BsB/SP/BsB
BsB/RJ/BsB
BsB/RJ/BsB
BsB/Fortaleza/BsB
BsB/NY/BsB
BsB/Washington/BsB
RJ/BsB/RJ
GOL - NK134B
GOL - JFINND
957 2378 614675
GOL - DENY8A
957 2378 947453
957 2471 512449
GOL - ZYMJYV
957 2466 297053
957 2473 166972
957 2379 550914
006 4186 404240
GOL - IJ3LQH
1.087,00
973,00
2.495,00
914,00
3.360,00
1.109,00
895,00
961,00
1.737,00
10.281,00
5.028,00
2.134,00
417,60
356,03
1.880,29
300,28
2.772,61
523,21
316,61
393,42
1.169,73
9.725,82
4.482,06
1.588,68
669,40
616,97
614,71
613,72
587,39
585,79
578,39
567,58
567,27
555,18
545,94
545,32
LSM
FRA
HOL
MLC
AOS
HMG
EC
MFB
PEM
CT
FSM
PLD
PRC
Joanesburgo/Umtata/Joanesburgo
BsB/SP/BsB
BsB/SP/BsB
BsB/Foz do Iguaçu/BsB
Nairobi/Entebbe/Nairobi
Pequim/Chongqing/Chengdu/Pequim
Buenos Aires/El Calafate/Buenos Aires
BsB/SP/BsB
Toquio/Fukuoka/Toquio
Mexico/Villahermosa/Mexico
Quito/BsB/Quito
Lima/Iquitos/Lima
BsB/GYN/BsB
083 2644 976286
GOL - YB8TNS
957 2473 166971
957 2473 166950
057 3509 296480
999 3509 296576
044 3509 213203
957 2459 895857
131 4747 255065
139 4747 512484
133 4747 741196
045 4747 913916
957 2462 339648
1.094,00
817,00
953,00
932,00
1.838,00
2.365,00
1.821,00
735,00
1.590,00
790,00
6.099,00
1.480,00
428,00
549,11
277,61
446,13
433,51
1.392,68
1.920,71
1.414,12
423,54
1.290,33
534,99
5.853,86
1.236,20
185,07
544,89
539,39
506,87
498,49
445,32
444,29
406,88
311,46
299,67
255,01
245,14
243,80
242,93
LGP
JLB
CRZ
MBA
MAS
CLG
DCC
CLB
CPC
FLL
BsB/Montevideu/BSB
BsB/Buenos Aires/BsB
BsB/RJ/BsB
Toquio/Tokushima/Toquio
Windhoek/Ondangwa/Windhoek
BsB/GYN/BsB
Pequim/Ulan Bator/Pequim
BsB/Corumba/BsB
BsB/Montevideu/BSB
BsB/NY/BsB
957 2380 256460
957 2379 180248
957 2448 263045
131 3509 368364
057 4747 913957
GOL - PCE17J
999 4747 847568
AZUL -I8FMVZ
957 2380 256472
957 2379 550865
1.931,00
1.978,00
328,00
1.362,00
1.194,00
378,00
1.521,00
3.544,00
1.808,00
7.031,00
1.690,61
1.760,20
134,31
1.171,19
1.025,79
217,15
1.377,09
3.474,31
1.767,95
7.014,02
240,39
217,80
193,69
190,81
168,21
160,85
143,91
69,69
40,05
16,98
Total
281.211,00
273.
225.471,08
55.739,92
Note-se, ainda, que em algumas ocasiões, a TRIPS indefere por completo a
solicitação de reembolso. Nesses casos, as perdas foram totais:
Quadro 9 – Indeferimentos de solicitações de reembolso
*Em R$
Nome
Trecho
HLJ
Monróvia/SP/Monróvia
MMA
BSB/Washington/BSB
Número do
bilhete
125 4747
669203
Valor total Valor
Observações
faturado
reembolsado
Bilhete não reembolsável. Vinda
27.764,00 0,00
quadrimestral não realizada
001 3509
10.567,00
0,00
Bilhete não reembolsável. Missão
72
460880
274.
não realizada
Segundo a DPAG, existem, ainda, pedidos de reembolso referentes a missões
canceladas sem resposta da TRIPS, dentre eles:
Quadro 10 – Pedidos de reembolso sem resposta da TRIPS
*Em R$
Nome
BPV
LAS
AMN
CBC
Número do
bilhete
006
4186
BSB/Washington/BSB 279017
Moscou/Vladivostok/ 057
4747
Moscou
512417
GOL
BSB/SP/BSB
WHJP3K
957
2473
BSB/SP/BSB
166906
Techo
275.
Valor total
Expediente
faturado
Ofício nº 124/2013 enviado à
10.722,00
em 25/10/2013.
Ofício nº 72/2013 enviado à
7.013,00
em 11/07/2013.
Ofício nº 43/2013 enviado à
1.045,00
em 10/05/2013.
Ofício nº 124/2013 enviado à
500,00
em 25/10/2013.
Agência TRIPS
Agência TRIPS
Agência TRIPS
Agência TRIPS
Finalmente, a Auditoria constatou que a TRIPS indeferiu pedido de ressarcimento
dos bilhetes abaixo relacionados, pois, segundo aquela agência de viagens, a validade dos
bilhetes estava expirada, já que os servidores demoraram muito tempo para devolver bilhetes
aéreos não utilizados.
Quadro 11 – Pedidos de ressarcimento de bilhetes com validade expirada
*Em R$
Nome
CEN*
ISC
Trecho
Lisboa/São Tome
BsB/Genebra
Data do
Voo
4-jul-11
8-ago-11
Data da
Valor
Número do
devolução Solicitação Passageiro
Total
Bilhete
bilhete
à TRIPS
Faturado
27-jun-13 17-out-13 Serviçal
047 9464 035082 5.065,00
26-fev-13 Dependente 047 2956 543210 4.246,00
Total
(*) A serviçal não viajou na ocasião prevista por problema de visto.
9.311,00
Manifestação do Gestor
276.
A DPAG reforçará os pedidos para que a Agência de Viagens responda
tempestivamente às solicitações de reembolso de bilhetes não utilizados ou parcialmente
utilizados.
73
277.
Cumpre recordar que os valores ressarcidos, na maioria dos casos, são inferiores
ao montante solicitado, o que é prática comum das companhias aéreas e está de acordo com a
política de reembolso aplicável a cada bilhete aéreo.
278.
A DPAG insiste que as remarcações ou cancelamentos de bilhetes aéreos ocorrem
em razão de, ou necessidade de trabalho, ou por motivos de saúde. Ambos fogem da
competência desta Divisão, uma vez que as remarcações são autorizadas por outras áreas do
MRE.
279.
De todo modo, novas circulares telegráficas e postais serão elaboradas, no sentido
de reforçar aos servidores a necessidade de comunicar à DPAG eventual não utilização, parcial
ou integral, de bilhetes aéreos.
280.
Alternativamente, a Agência de Viagens será consultada a fim de estudar a
possibilidade de que a própria agência informe a não utilização de bilhetes aéreos.
Comentário de Auditoria
281.
A Auditoria reitera o entendimento quanto à necessidade das unidades que
compõem a estrutura do Ministério melhor planejarem suas missões eventuais, transitórias e
permanentes, bem como as vindas periódicas previstas na Lei n° 5.809/72, visto que
cancelamentos ou remarcações causam prejuízo ao Erário.
282.
Do mesmo modo, a Unidade deve exigir dos servidores a apresentação dos cartões
de embarque ou a declaração da companhia aérea transportadora da viagem realizada, nos termos
da Portaria n° 205 de 22/04/2010, de modo possibilitar à Administração a identificação
tempestiva das viagens realizadas ou não.
Recomendação
283.
a)
Exigir dos servidores, no prazo máximo de cinco dias contados do retorno
da viagem, a devolução dos cartões de embarque e/ou os bilhetes não utilizados,
conforme previsto Portaria n° 205 de 22/04/2010;
b)
Solicitar tempestivamente à empresa de turismo responsável pela emissão
dos bilhetes aéreos os reembolsos referentes aos trechos não utilizados; e
c)
Justificar a ocorrência do cancelamento de viagens após o pagamento dos
bilhetes aéreos.
74
Achado 24 – Pagamentos indevidos de Diárias
284.
Constatou-se, também por amostragem, que foram aparentemente pagas diárias
relacionadas a viagens canceladas, a saber:
Quadro 12 – Pagamento de diárias para viagens canceladas
PPV
DTS/15
DOM
II/35
285.
Data
Servidor
Trecho
26/07/2013
APG
Brasília/Montevidéu/Brasília
02/07/2013
CLG
Brasília-São Paulo-Brasília
Autorização
Valor
16688
US$ 1.361,95
R$ 678,65
O pagamento de diárias, em 15/08/2013, ao servidor APG poderia ter sido evitado
caso a DPAG tivesse observado que em 05/08/2013 o servidor devolveu, por mini-memo, os
bilhetes não utilizados.
Manifestação do Gestor
286.
No caso do pagamento de diárias em favor de APG, o setor de PPV Exterior, por
lapso, não teve conhecimento do mini-memo por meio do qual o servidor devolveu os bilhetes
não utilizados. Por esse motivo, não foi aberto processo de reposição ao Erário, o que será feito
tempestivamente.
287.
Em relação às diárias pagas indevidamente ao servidor CLG, abriu-se processo de
reposição ao Erário (09047.001544/2013-17), o qual foi encerrado após pagamento por parte do
servidor, ocorrido em 01/08/2013.
Comentário da Auditoria
288.
Os argumentos apresentados pelo Gestor reforçam o entendimento da Auditoria
de que são frágeis os controles da Unidade. A Auditoria é de parecer que fatos semelhantes
podem ter ocorrido, já que a verificação foi feita por amostragem.
289.
A Unidade deve aprimorar os controle e providenciar o imediato ressarcimento ao
Erário no valor de R$ 3.726,69, referente à taxa de R$ 2,238 para cada dólar americano, que é a
cotação em 18/07/2014 segundo o Banco Central do Brasil.
75
290.
Outros casos podem existir, já que o Gestor reconhece que não teve o
conhecimento de que a viagem do APG foi cancelada, apesar daquele servidor ter encaminhado à
DPAG, em 05/08/2013, os bilhetes não utilizados.
Recomendação
291.
a) encaminhar ao Controle Interno as comprovações das devoluções ao Erário de
US$ 1.361,95 e R$ 678,65 dos servidores APG e CLG, respectivamente; e
b) Aprimorar os controles de pagamento de passagens e diárias.
Achado 25 – Diárias pagas por longos períodos
292.
Apurou-se que a Unidade continua a pagar diárias por longos períodos para a
realização de tarefas administrativas, contrariando determinação do Tribunal de Contas da União
que tem entendido que essas diárias, ao mesmo servidor, devem ser tratadas de modo
excepcional, sendo devidamente justificadas.
293.
A esse respeito, apurou-se que pelo PPV DSE nº 04, de 15/01/2013, o servidor
GGC, lotado na Embaixada em Roma, foi chamado, pela Secretaria de Estado, para assumir,
interinamente, a Chefia de Unidade Organizacional Meio (DSG), no período de 16/02/2013 a
18/04/2013.
294.
Devido a essa chamada a serviço, a Unidade desembolsou R$ 3.504,00 de
passagem aérea para o percurso Roma-Brasília-Roma, além de R$13.659,100 com o pagamento
de diárias, num total de R$17.163,10 (2013OB800726).
295.
A Auditoria entende que a Secretaria de Estado deveria quando necessário, lotar
interinamente Unidades Organizacionais com servidores do Quadro de Pessoal do Itamaraty, que
estão em exercício na Secretaria de Estado.
296.
A solicitação de vinda para o Brasil, de servidores em exercício no exterior, além
de ser cara, haja vista a necessidade de pagamento de diárias e passagens internacionais,
prejudica os Postos, que passam a ficar sublotados.
297.
Do mesmo modo, pelo PPV DA nº 48, de 11/06/2013, a servidora NBL, lotada na
Embaixada em Paris, foi chamada pela SERE, para auxiliar o acompanhamento de obras em
andamento no Itamaraty, no período de 09/09/2013 a 07/11/2013 (2013OB801861). Pela
76
passagem aérea (trecho Paris-Brasília-Paris) foi desembolsada a importância de R$4.661,00,
além do pagamento de R$ 13.659,10 com diárias. O desembolso total foi de R$ 18.320,10.
298.
Pelo Acórdão TCU n°1322/2008 - Segunda Câmara, o Tribunal de Contas da
União determinou que Instituto Nacional do Seguro Social - INSS: "crie sistemática que permita
a identificação dos trabalhos desenvolvidos, por cada servidor beneficiário, como resultado dos
deslocamentos nos casos de diárias por longos períodos".
Manifestação do Gestor
299.
No caso do PPV DSE/04, a chamada a serviço teve prazo de cerca de dois meses
por relevantes razões de serviço e em função da carência estrutural de pessoal habilitado e com
experiência administrativa na SERE para assumir, interinamente, a chefia da Divisão de Serviços
Gerais (DSG), que como é do conhecimento da CISET, trata-se de Divisão complexa e muito
peculiar em função de sua pesada rotina administrativa e financeira. Adicionalmente, tratou-se
de servidor que foi removido para a SERE no âmbito do mecanismo de remoções seguintes para
ser lotado na DSG com vistas a dar continuidade ao trabalho iniciado durante a missão eventual.
A DPAG efetuou o pagamento das diárias conforme definido no PPV, o qual fora devidamente
autorizado pelas instâncias superiores do Ministério. Em relação ao PPV DA/48, sugere-se que a
consulta seja efetuada diretamente à Unidade responsável pelo estabelecimento da missão.
Ressalte-se, uma vez mais, que, após aprovação das instâncias superiores do Itamaraty, à DPAG
não compete ingerir sobre datas e agendas de missões eventuais de outras Unidades, à exceção
de casos de ilegalidade ou de descumprimento das normas administrativas.
Manifestação da Auditoria
300.
A Unidade não informou o motivo de ter chamado a servidora NBL, lotada na
Embaixada em Paris, para auxiliar o acompanhamento de obras em andamento no Itamaraty.
301.
A Auditoria mantém o entendimento de que as chamadas de servidores lotados no
Exterior para exercerem tarefas administrativas são onerosas, além de desfalcarem a lotação nos
postos. Além de passagens internacionais e diárias no Brasil, a Unidade tem de continuar a
efetuar o pagamento da remuneração, em dólares americanos, do servidor no exterior.
Recomendações
302.
a)
Evitar pagamento de diárias por longos períodos; e
77
b)
Evitar a chamada de servidores lotados no exterior para exercerem tarefas
administrativas.
Achado 26 - Contrato 10/2010 - Centro de Integração Empresa-Escola – CIEE
303.
No que concerne à contratação de seguro contra acidentes pessoais, a Lei nº
11.788/2008 e a Orientação Normativa/SRH/Ministério do Planejamento nº 7, de 30 de outubro
de 2008 (inciso IV, artigo 9º), preveem que os órgãos e entidades da Administração Pública
direta, autárquica e fundacional podem oferecer estágio, observadas diversas obrigações, entre as
quais a contratação de seguro contra acidentes pessoais, em favor do estagiário, cuja apólice
deve ser compatível com valores de mercado.
304.
Entretanto, o item 1.6 da Cláusula Sétima do Contrato 01/2010 se limita a
informar que cabe à empresa contratada, na qualidade de agente de integração de estágio,
providenciar seguro contra acidentes pessoais em favor do estudante. Não há informação sobre o
valor mínimo corrente de mercado para a indenização a constar do Certificado Individual de
Acidentes Pessoais.
305.
Registre-se, ainda, que não se localizou nos autos do processo a apólice
correspondente ao seguro contra Acidentes Pessoais em favor dos estagiários. Conforme carta de
13 de agosto de 2013 (folha 844), a empresa contratada informou à Unidade que todos os
estagiários segurados pela apólice nº 93.01.407.032.00 da Liberty Seguros S/A foram
transferidos para apólice nº 850.579 da Bradesco Vida e Previdência S/A, bem como orientou
sobre a impressão do novo certificado de seguro a ser acostado ao Contrato. Ressalte-se que a
apresentação da apólice de seguro em tela pela contratada é condição essencial para a celebração
do contrato.
Manifestação do Gestor
306.
(...) será determinado, para o próximo processo licitatório de contratação de
agente de integração de estágio, o valor mínimo de mercado para indenização que deverá constar
do Certificado Individual de Acidentes Pessoais em favor dos estagiários. Esclareço ainda que
foi solicitado ao Centro de Integração Empresa-Escola – CIEE uma via da apólice nº 850.579 da
Bradesco Vida e Previdência S/A. Um certificado desse seguro pode ser visualizado e impresso a
qualquer tempo pela DTA no portal do CIEE (cópia anexa).
78
Comentário da Auditoria
307.
Embora o Gestor declare que providências serão adotadas para que, doravante,
tais impropriedades não se repitam, a Auditoria faz a seguir recomendações à Unidade, com
vistas a acompanhar a efetiva implementação das ações da Unidade para corrigir as falhas.
Recomendações
308.
Fazer constar do Termo de Referência e de Termo de Contrato de prestação de
serviços por agente de integração de estágio, o valor mínimo corrente de mercado da apólice de
seguro contra acidentes pessoais em favor dos estagiários, conforme prescreve o inciso IV, artigo
9º. da Lei nº 11.788/2008.
309.
Anexar aos autos do processo administrativo a apólice correspondente ao seguro
contra Acidentes Pessoais em favor dos estagiários.
Achado 27 - Pagamento indevido de Bolsa de Estágio
310.
A Unidade efetuou indevidamente o pagamento de bolsa-auxílio e de auxilio
transporte aos estudantes após o desligamento do programa de estágio, conforme demonstra o
Quadro a seguir.
Quadro 13 – Pagamentos a estagiários após o desligamento
NOME
DATA DA
EXCLUSÃO
FOLHA DE
PAGAMENTOSIAPE
TDC
10.05.2013
Junho a Outubro/2013
BSS
25.03.2013
Março/2013
KOM
03.05.2013
Agosto/2013
JCP
15.12.2013
Fevereiro/2014
GAH
27.04.2013
Setembro/2013
RPS
24.04.2013
Setembro/2013
AVA
29.06.2013
Setembro/2013
MPW
10.07.2013
Agosto/2013
311.
Faz-se necessário recomendar à DTA:
79
a) Informar ao Controle Interno acerca das medidas adotadas quanto à efetiva
restituição ao Erário dos valores recebidos indevidamente pelos estagiários após o encerramento
das atividades de estágio; e
b) Formalizar, se ainda não o fez, processo administrativo de reposição ao Erário,
no qual deverá ser apensada a notificação feita aos devedores e as demais informações sobre o a
quitação do débito.
Manifestação do Gestor
312.
Observo que todo o processo de contratação, concessão de recesso e desligamento
dos estagiários deve ser subsidiado pelas unidades organizacionais. A estrita observância das
regras prescritas pelas instruções normativas mencionadas na presente auditoria depende da
participação efetiva dos supervisores e das unidades envolvidas no programa de estágio. Nesse
sentido, será reiterada às unidades da SERE e as Escritórios Regionais a necessidade do
cumprimento rigoroso das regras relativas a contratação, concessão de recesso e desligamentos
dos estagiários.
313.
As providências sugeridas pela Auditoria já estão em andamento, uma vez que
tais falhas foram detectadas quando do próprio processo de avaliação interna do Programa de
Estágio. Em observância ao prescrito no parágrafo 24, determinei a criação de pastas
individualizadas de processos de restituição ao Erário, bem como o acompanhamento detido das
ordens de reembolso.
Comentário da Auditoria
314.
A responsabilidade pelo pagamento indevido de bolsa estágio, após o termino do
encerramento do Termo de Compromisso firmado entre o estudante, o CIEE e as unidades do
Ministério, não pode ser atribuída somente aos Chefes das Unidades Administrativas e aos
supervisores de estágio. A Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento é responsável pela
inclusão e exclusão dos dados pessoais e financeiros dos estagiários no SIAPE. A não
apresentação da folha de ponto do estagiário pelas unidades administrativas é motivo para a
exclusão do estudante da folha de pagamento.
315.
Ressalte-se, ainda, que a Divisão de Treinamento e Aperfeiçoamento é
responsável pelo gerenciamento do contrato e deve acompanhar os pedidos de prorrogação e
80
rescisão antecipada de contratos de estágio, irregularidade escolar, pendências de entrega de
documentos, bem como verificar os resultados dos acompanhamentos de estágio.
316.
Sem prejuízos das medidas anunciadas pelo Gestor para corrigir as
impropriedades, a Auditoria faz a seguir as seguintes recomendações ao Departamento do
Serviço Exterior.
Recomendações
317.
a) Manter controle rigoroso da apresentação de folhas de ponto dos estagiários por
parte das unidades administrativas responsáveis pela supervisão de estágio;
b) Verificar mensalmente se os nomes dos estagiários ativos constantes dos
relatórios fornecidos pelo CIEE guardam conformidade com os dados da folha de
pagamento do SIAPE.
Achado 28 – Concessão de Auxílio Moradia
318.
No que tange à análise dos documentos arquivados na Pasta A/Z relativos à
concessão de auxílio-moradia aos servidores, a equipe de Auditoria tece os seguintes
comentários:
a) Não se localizaram, nos documentos arquivados na Pasta, a Portaria de
nomeação dos servidores CLR, PAP, SLP, DWV e IPB;
b) Os Embaixadores CLR, PAP e SLP apresentaram declarações de próprio
punho nas quais atestaram não possuir imóveis em Florianópolis, Porto Alegre
e Curitiba;
c) O Embaixador DWV declarou em 20/4/2012 não ser proprietário, promitente
comprador, cessionário ou promitente cessionário de imóvel residencial na
Bahia e informou ainda, que providenciaria, quando convocado, as certidões
negativas junto aos cartórios de registro de imóveis de Salvador;
d) O Embaixador IPB. e cônjuge não se manifestaram sobre o assunto.
Tampouco apresentaram certidões negativas de propriedades nos cartórios de
imóveis de Recife.
319.
Registre-se que, no ato do requerimento de auxílio-moradia, o servidor deverá
apresentar, além do contrato de locação, a certidão negativa de propriedade de imóveis emitida
81
pelos cartórios de imóveis do local onde for exercer o cargo em comissão ou função de confiança
do Grupo-Direção e Assessoramento Superiores – DAS, níveis 4,5 e 6. Assim, as declarações
apresentadas pelos servidores não substituem os documentos hábeis para comprovar os requisitos
exigidos nos normativos legais que regem a concessão do benefício.
320.
Portanto, faz-se necessário recomendar à Unidade que adote as providências
necessárias no sentido de solicitar aos servidores que recebem ou receberam o auxílio-moradia, a
certidão negativa emitida pelos cartórios de registro de títulos e cartório de registro de imóveis
do local onde os servidores exercem ou exerceram o cargo, na qual conste a informação de que o
servidor, companheiro ou cônjuge não são proprietários, promitentes compradores, cessionários
ou promitentes cessionários de imóvel. Anoto, ainda que os servidores não podem ser
proprietários de lote edificado sem averbação de construção, em observância no inciso II, artigo
3º Orientação Normativa/MP/nº 10/2013, combinado com o artigo o inciso III, artigo 60-B da
Lei nº 8.112/90.
Manifestação do Gestor
321.
Em relação aos documentos não localizados na Pasta A/Z de nossa Unidade
Gestora, será providenciado uma via de cada documento citado nos comentários desta CISET.
Comentário da Auditoria
322.
A falta da Portaria de nomeação dos servidores CLR, PAP, SLP, DWV e IPB para
ocuparem cargo em comissão ou função de confiança, impede a Auditoria de verificar a regular
exatidão da concessão do benefício, já que os servidores somente passarão a ter direito a receber
o auxílio-moradia após serem nomeados para exercer cargo Grupo-Direção e Assessoramento
Superiores - DAS, níveis 4, 5 e 6, no local para onde tenham se deslocado por interesse da
Administração.
323.
A Auditoria entende ter sido inapropriado o pagamento de auxílios moradia aos
servidores CLR, PAP, DWV e SLP sem terem apresentado de documentos necessários para
receber as indenizações.
324.
Há que se observar que, conforme art 13 da Orientação Normativa nº 10, de 24 de
abril de 2013, "Caberá aos dirigentes dos órgãos e entidades integrantes do SIPEC, ao
ordenador de despesas e ao servidor beneficiado observar a aplicação desta Orientação
82
Normativa, bem como das normas que regulamentam o auxílio-moradia, sob pena de
responsabilidade administrativa, civil e criminal".
Achado 29 - Concessão de Auxílio Moradia – Ressarcimento de despesas
325.
No que tange à análise dos processos de pagamento de ressarcimentos de despesas
comprovadas pelos servidores com aluguel de moradia e/ou com hospedagem administrada por
empresa hoteleira, a Auditoria verificou que:
a) Não se localizou nos autos dos processos cópia da nota de empenho
correspondente à concessão do auxílio-moradia;
b) Não há numeração de páginas do processo, em desacordo com o disposto no
artigo 22 da Lei nº 9.874/1999 (Processos n.º 182 e 264/2013);
c) A Unidade deixou de anexar nos autos do processo 49/2013 o recibo emitido
pelo locador do imóvel ou por seu procurador, de modo a comprovar o
ressarcimento da despesa com locação do imóvel;
d) Não há, no processo 300/2013, documento que comprove a efetiva
transferência eletrônica do valor do aluguel para a administradora do imóvel.
Consta somente, no boleto bancário correspondente ao pagamento do aluguel
do mês de maio de 2013, anexo ao processo, a seguinte expressão: "agendado
em 27/05/13", grafado manuscritamente.
e) Os documentos (ordem bancária, autorização de pagamento, entre outros)
anexos aos autos do processo 182/2013, fazem referência à indenização de
moradia de 20 dias do mês de fevereiro de 2013. No entanto, o comprovante
de transferência eletrônica indica que o ressarcimento da despesa se refere ao
valor desembolsado pela servidora para atender o pagamento do aluguel
correspondente ao período de 20 a 31/03/2103.
f) A Unidade deixou, ainda, de apensar aos processos 182 e 286/2013 os boletos
bancários correspondentes ao aluguel do imóvel, de modo a comprovar a
ausência de inclusão de eventuais despesas ao valor de R$ 2.083,98, tais como
taxas de IPTU ou de condomínio, não previstas nos normativos legais;
g) Não se localizou no processo 596/2013 o comprovante correspondente à
transferência eletrônica do valor do aluguel para a administradora do imóvel,
o que contraria o disposto no artigo 4º da Orientação Normativa MP/Nº
10/2013 com alterações feitas pela Orientação Normativa MP/Nº2/2014.
83
h) Não constam dos autos do processo 458/2013 o boleto bancário e o
documento que comprove a efetiva transferência eletrônica do valor do
aluguel do imóvel correspondente ao mês de julho/2013. Os comprovantes de
despesas anexos ao processo são idênticos aos documentos que deram origem
ao pagamento de ressarcimento com locação de imóveis do mês de junho
(Processo nº 370/2013).
Manifestação do Gestor
326.
Em relação à análise dos processos de pagamento de ressarcimento de despesas
comprovadas pelos servidores, solicitaremos ao Setor de contabilidade que providencie toda a
documentação necessária para suprir as lacunas observadas nos processos relacionados no item
10 da referida Auditoria.
327.
Esta Unidade Gestora passará a seguir todas as recomendações para a formação e
manutenção dos processos administrativos relacionados à concessão do auxílio-moradia e
orientará nosso Setor de contabilidade na formação dos processos de pagamento quando o
crédito do ressarcimento for realizado por meio de Ordem bancária.
Comentário da Auditoria
328.
A Auditoria considera inapropriados os pagamentos de auxílio-moradia realizados
pela Unidade, já que é benefício de caráter indenizatório e consiste no ressarcimento das
despesas comprovadamente realizadas pelo servidor com aluguel de moradia ou com meio de
hospedagem administrado por empresa hoteleira, para servidor que tenha se deslocado do local
de residência ou de seu domicílio para ocupar cargo em comissão ou função de confiança do
Grupo-Direção e Assessoramento Superiores – DAS, níveis 4, 5 e 6, Cargo de Natureza
Especial, de Ministro de Estado ou equivalentes, desde que preenchidos os requisitos dispostos
no art. 60-B da Lei nº 8.112, de 1990.
329.
Há que se ressaltar que, em virtude do fato de o auxílio-moradia estar
condicionado à comprovação das despesas pelo servidor, caso este venha a alugar imóvel cujo
valor seja inferior ao estabelecido na norma, o ressarcimento será no valor efetivamente
comprovado.
84
Recomendação
330.
Efetuar o pagamento do auxílio-moradia somente após o servidor comprovar o
pagamento da integralidade do aluguel pactuado ao locador do imóvel.
Achado 30 - Pagamentos indevidos de proventos e de vencimentos, no Brasil
331.
Com relação à análise dos processos de Reposição ao Erário decorrentes de
pagamentos indevidos de proventos e de remuneração, a Auditoria tece os seguintes
comentários:
332.
Processo n° 09047.000209/2013-18, referente à solicitação de ressarcimento de
ajuda de custo paga a maior ao servidor GHS. Consta que, em 26/08/2013, foi encaminhado para
a Consultoria Jurídica expediente solicitando parecer conclusivo sobre a aplicabilidade do art.
26, I, "b", da Lei n° 5.809/72, ao caso em questão. Não consta nos autos do Processo qualquer
informação sobre a emissão do parecer pela CONJUR;
333.
Processo n° 09047.001440/2013-11, referente à solicitação de ressarcimento de
proventos e de gratificação natalina pagos a maior ao servidor JGP, falecido em 06/11/2012. Não
consta nos autos comprovante de notificação formal da beneficiária da pensão instituída pelo exservidor.
334.
No relatório de Tomada de Contas relativo ao exercício de 2012, o Controle
Interno registrou que, apesar de o servidor JGP, inativo, ter falecido no início de novembro de
2012, recebeu os proventos referentes aos meses de novembro e dezembro daquele ano, além da
gratificação natalina integral, também referente a 2012.
335.
Em parte, ausência de suspensão dos pagamentos de proventos por parte da
DPAG pode ser justificada, haja vista que a Unidade somente teve conhecimento do falecimento
do servidor em 10/1/2013, pelo telegrama n°15, expedido pela Embaixada em Oslo.
336.
A Auditoria entende que, a fim de evitar pagamentos indevidos de salários e
proventos, bem como parcelas de seguro, a Unidade deve expedir Circular Telegráfica a todos os
Postos no exterior, lembrando a necessidade de comunicar à DP/DPAG, tempestivamente, os
óbitos de servidores, pensionistas e dependentes, ocorridos fora do Brasil. O Processo encontrase sem conclusão desde 15/7/2013.
85
337.
Processo n° 09047.001290/2013-11, referente à solicitação de ressarcimento de
proventos pagos à pensionista HDM, já falecida em 31/05/2013. Não consta nos autos do
processo a notificação encaminhada aos sucessores da ex-pensionista. O Processo encontra-se
sem solução desde 28/06/2013.
338.
Processo n° 09047.00522/2013-13, referente à solicitação de ressarcimento de
gratificação natalina paga a maior ao servidor FGA, em gozo de licença para trato de assuntos
particulares, sem solução desde 27/06/2013. Consta nos autos do Processo carta expedida ao
servidor, que foi devolvida por ter sido encaminhada a destinatário desconhecido. A devolução
poderia ter sido evitada caso a Unidade mantivesse atualizados os dados pessoais do servidor.
339.
A Unidade deve observar que o Controle Interno recomendou, no relatório de
Auditoria de Tomada de Contas de 2012, que a Unidade deve: "antes de conceder a servidores
ativos qualquer tipo de afastamento legal sem vencimento, deve interromper o pagamento da
respectiva remuneração, observando que todas as dívidas eventualmente existentes, no Brasil e
no Exterior, devem ser quitadas integralmente, de modo a evitar a existência de passivos".
340.
Processo n° 09047.001483/2013-12, referente à solicitação de ressarcimento de
vencimentos pagos a maior ao servidor RPH, após seu falecimento ocorrido em 27/06/2012. Não
consta nos autos do Processo que o beneficiário da pensão instituída pelo ex-servidor foi
notificado pessoalmente ou por via postal, com aviso de recebimento – AR, conforme determina
o ar. 9º, § 2º da Orientação Normativa nº 5, de 21 de fevereiro de 2013. O caso encontra-se sem
solução desde 26/07/2013.
341.
Processo n° 09047.001562/2013-15, referente à solicitação de ressarcimento de
proventos pagos à pensionista FAB, falecida em 10/02/2013. Consta nos autos do Processo que o
Banco do Brasil conseguiu reverter aos cofres públicos parte da quantia devida, ficando pendente
de quitação a importância de R$ 5.182,31. Consta que o notário da sucessão da pensionista,
MGN, Département du Calvados – França, recebeu, em 14/02/2014, expediente da DPAG
solicitando a quitação da quantia ainda devida.
342.
Processo n° 09047.001799/2013-12, referente à solicitação de ressarcimento de
proventos pagos à servidora aposentada IKS. Segundo o SIAPE, a inativa faleceu 27/06/2013
sem instituir pensão. O Processo encontra-se sem solução desde 16/09/2013;
86
343.
Processo n° 09047.0011948/2013-19, referente à solicitação de ressarcimento de
proventos pagos à pensionista MCG. Consta nos autos do Processo Notificação encaminhada à
pensionista, recebida em 19/02/2014.
344.
A auditoria entende que o dirigente de recursos humanos deve, nos termos do art.
7 da orientação normativa MPOG n° 5, de 21 de fevereiro de 2013, emitir, imediatamente,
decisão devidamente fundamentada, e dar ciência ao interessado, concedendo-lhe, de acordo
com o artigo 10 do mesmo normativo, o prazo de dez dias para recorrer, haja vista que o prazo
de quinze dias consecutivos, contados do recebimento da notificação para manifestar-se por
escrito, expirou. O caso encontra-se sem solução desde 19/2/2014.
345.
Processo n° 09047.000553/2013-15, referente à solicitação de ressarcimento de
proventos e gratificação natalina pagos a maior ao pensionista, falecido em 01/10/2012, MJJ.
Não consta nos autos do processo comprovação de notificação ao inventariante ou do
administrador provisório do espólio e/ou dos herdeiros/sucessores.
346.
O Processo para o ressarcimento dos valores pagos indevidamente encontra-se
sem solução desde 10/06/2013;
347.
Em relação ao Processo n° 09047.000285/2013-15, referente à solicitação de
ressarcimento de proventos pagos indevidamente à pensionista CB, consta nos autos do Processo
que a pensionista, ao se recadastrar, comprovou ter se casado em 24/05/1999, data a partir da
qual o pagamento proventos deveria ter sido interrompido. Consta nos autos do Processo que a
senhora CB recebeu notificação em 10/8/2012 para providências, não tendo, até o momento,
quitado a dívida. O Processo de ressarcimento encontra-se sem solução desde 10/8/2012;
348.
Processo n° 09047.001495/2013-12, referente à solicitação de ressarcimento de
proventos pagos indevidamente à servidora inativa KRM, devido a revisão de aposentadoria. A
servidora aposentou-se por invalidez com proventos integrais, quando, de acordo com o
entendimento da Unidade, deveria ter ido para a inatividade com proventos proporcionais, visto
que, segundo junta médica, a doença que motivou a aposentadoria não estava especificada em
Lei.
349.
Cabe observar que, segundo o Processo n° 002.939/2011-8, o Tribunal de Contas
da União, em sessão da Segunda Câmara realizada 19/04/2011, julgou legal a aposentadoria da
servidora KRM.
87
350.
A Auditoria entende que a Unidade deve consultar a CONJUR a fim de certificar-
se de que o caso se enquadra no § 4° do artigo 3º da Orientação Normativa nº 5, de 21 de
fevereiro de 2013, que isenta de responsabilidade os servidores que receberam de boa-fé
remuneração ou proventos em decorrência de errônea ou inadequada interpretação da lei por
parte da Administração Pública.
351.
Não há ainda, nos autos dos processos, informações sobre o expediente que
enviou para Auditoria de Recursos Humanos do órgão central do SIPEC o relatório contendo a
relação de processos instaurados para a reposição de valores ao Erário, visto que o dia 15 de
janeiro de cada ano é a data final para o encaminhamento daquela documentação para o
Ministério Planejamento, Orçamento e Gestão.
Manifestação do Gestor
352.
Pelo Despacho ao Memorando CISET 96, de 25/07/2014, a Unidade assim se
manifestou:
"a) Processo nº 09047.000209/2013-18 – GHS: Parecer CONJUR/CGDA nº 461/2013
concluiu que não houve pagamento indevido e que não há que se falar em restituição dos
valores pagos (anexo I dos autos).
Providência a serem tomadas: Anexar, ao processo, toda a documentação relativa ao
encerramento do processo.
b) Processo nº 09047.001440/2013-11 – JGP: Ofício expedido ao Banco do Brasil;
Providências a serem tomadas: Expedir ofício ao BB, reiterando o pedido formulado
anteriormente.
c) Processo nº 09047.001290/2013-11 – HDM: Ofício expedido ao Banco do Brasil;
Providências a serem tomadas: Expedir ofício ao BB, reiterando o pedido formulado
anteriormente.
d) Processo nº 09047.000522/2013-13 – FGA: Consta que o servidor encontra-se em LIP
e que a notificação foi devolvida pela ECT.
Providências a serem tomadas: Reenviar nova Notificação.
e) Processo nº 09047.001483/2013-12 – RPH: Ofício expedido ao Banco do Brasil. O
ex-diplomata não instituidor de pensão.
Providências a serem tomadas: Expedir ofício ao BB, reiterando o pedido formulado
anteriormente.
88
f) Processo nº 09047.001562/2013-15 – FAB: Expedida notificação e GRU para o
cancelamento da dívida , no valor de R$ 5.182,31 (cinco mil cento e oitenta e dois reais
e trinta e um centavos), (Anexo II dos autos).
Providências a serem tomadas: Expedir nova Notificação, enviando Guia de
Recolhimento da União – GRU.
A ex-pensionista residia no exterior quando do seu falecimento.
g) Processo nº 09047.001799/2013-12 – IKS: Ofício expedido ao Banco do Brasil.
Providências a serem tomadas: Expedir ofício ao BB, reiterando o pedido formulado
anteriormente.
h) Processo nº 09047.0011948/2013-19 – MCG: Pensionista notificada em 19//02/2014.
Providências a serem tomadas: Expedir nova notificação;
i) Processo nº 09047.000553/2013-15 – MJJ: Consta Notificação ao Banco Itaú.
Providências a serem tomadas: Expedir novo ofício ao Banco Itaú.
j) Processo nº 09047.000285/2013-15 – CB: Ação Ordinária nº 000085703.2013.403.6004, movida pela interessada na Justiça Federal no Mato Grosso do Sul
(Anexo III dos autos);
k) Processo nº 09047.001495/2013-12 – KRM: Consta Notificação à servidora, datada
de 24/07/2013.
Providências a serem tomadas: Acatar sugestão formulada pela CISET".
Comentário da Auditoria
353.
A Unidade não tem providenciado tempestivamente a reposição ao Erário de
valores recebidos indevidamente por servidores ativos, por aposentados e por beneficiários de
pensão civil.
354.
O Gestor não esclareceu por que motivo os processos de ressarcimento ao Erário
ficaram tanto tempo paralisados na Divisão de Pagamentos. Do mesmo modo, a Unidade não
informou o número do expediente que encaminhou à Auditoria de Recursos Humanos do órgão
central do SIPEC o relatório contendo a relação de processos instaurados para a reposição de
valores ao Erário, o que vem a demonstrar que a Unidade não tem observado os normativos
legais para a reposição de valores ao Erário.
355.
A Unidade continua a efetuar pagamentos indevidos, sem adoção de medidas
tempestivas com vistas a ressarcir ao Erário. As observações feitas pela Auditoria indicam que os
processos permanecem por longos períodos sem solução de continuidade. Portanto, não há
acompanhamento eficiente do andamento dos processos de devolução de recursos.
89
356.
Ademais, constatou-se que a Unidade não tem adotado as medidas necessárias
para manter os cadastros pessoais dos servidores atualizados, o que tem dificultado à Unidade
expedir eventuais notificações.
Recomendações
357.
a) Manter os cadastros pessoais e funcionais atualizados;
b) Encaminhar à Auditoria de Recursos Humanos do órgão central do SIPEC, até
o dia 15 de janeiro de cada ano, relatório que contenha a relação de processos
instaurados para a reposição de valores ao Erário, bem como a demonstração dos
valores efetivamente ressarcidos e dos valores cujo pagamento foi dispensado,
com fundamento no § 4º do art. 3º, para fins de acompanhamento e controle,
conforme prevê o artigo 12 da Orientação Normativa nº 5, de 21 de fevereiro de
2013;
c) Antes de conceder a servidores ativos qualquer tipo de afastamento legal sem
vencimento, deve interromper o pagamento da respectiva remuneração,
observando que todas as dívidas eventualmente existentes, no Brasil e no Exterior,
devem ser quitadas integralmente; e
d) Acompanhar o andamento dos processos de restituição ao Erário.
Item 14 – Síntese das irregularidades cometidas por responsáveis não arrolados, conforme
o §7º do artigo 10 da DN TCU nº 132/2013
358.
Durante os trabalhos de auditoria foram identificadas situações, a seguir
relacionadas, que podem vir a caracterizar irregularidades passíveis de instauração de
procedimentos apuratórios que, na opinião da Auditoria, não podem ser atribuídas aos
responsáveis titulares e seus substitutos arroláveis (artigo 10, caput, da IN TCU nº 63/2010).
Ressalte-se que tais situações foram objeto de pedido de esclarecimentos por parte dos gestores e
de recomendações específicas no presente relatório.
Divisão de Serviços Gerais
Achado 31
359.
O Contrato nº 31/2013, firmado com a J. F. Engenharia Ltda., para assessoria e
consultoria nas áreas de engenharia e arquitetura, prevê a existência de 6 profissionais lotados no
90
SARQ, o que, conforme constatado pela equipe de Auditoria, efetivamente ocorre. No entanto,
conforme se verifica no quadro (anexo III), o valor dos salários pagos, apurado após análise da
documentação constante dos processos de pagamentos, é inferior ao cotado na proposta da
empresa. Na hipótese de tal situação corresponder à realidade, caracterizar-se-ia enriquecimento
ilícito por parte da empresa, que auferiria recursos sem a devida contrapartida, inclusive
encargos sociais. Ademais, a folha de pagamento não consta do processo, o que configura falha
na fiscalização do contrato: sem a folha de pagamento não seria possível realizar o atesto da nota
fiscal e enviar os recursos para pagamento.
Manifestação do Gestor
360.
O SARQ, responsável pela fiscalização do contrato com a JF Engenharia
(Parágrafo 2 da Solicitação 7), cobrou oficialmente da empresa uma justificativa para a
discrepância entre os salários propostos e os efetivamente pagos, segundo a documentação
constante dos processos. Tão logo a Empresa envie resposta oficial, SARQ e DSG tomarão as
medidas legais cabíveis.
Comentário da Auditoria
361.
Conforme o quadro presente no anexo III, constata-se, no exercício de 2013, a
ocorrência de pagamentos no montante de R$ 89.260,97, valor que, segundo o entendimento da
equipe de Auditoria, configura dano ao Erário, em virtude do descumprimento do que estava
previsto nos Termos de Referência e no Contrato. Ao valor ora mencionado cabe acrescentar os
pagamentos já efetuados no exercício, que, até o mês de maio passado, importavam em R$
223.152,41, o que resulta em um dano ao Erário de R$ 312.413,38, considerando apenas sete
meses de execução contratual.
362.
Cabe trazer ao conhecimento da Unidade, ainda, que, conforme o processo TC
015.868/2013-3, a Empresa Cast Informática ingressou com representação no Tribunal de Contas
da União contra o Ministério das Relações Exteriores, mais precisamente, o Departamento de
Comunicações e Documentação, por discordar de glosa efetuada em fatura por conta de
"discrepância observada entre os salários dos técnicos informados na planilha de composição de
custos de mão de obra, apresentada na licitação e aqueles constantes dos demonstrativos de
salários encaminhados com as faturas mensais". Destaca-se, no processo, o parágrafo 35, que cita
que o Termo de Referência dispõe que a planilha de formação de preços é parte integrante da
91
proposta e tem caráter vinculante, inclusive em relação aos salários. Assim, não pode a empresa
alegar que desconhecia tal disposição. Admitir a posição do representante seria permitir que a
Administração fosse iludida e houvesse o enriquecimento sem causa da contratada.
363.
No parágrafo 40, do processo supra referido ficou registrado que: "Em vista do
exposto a CAST deve cumprir com os termos do Edital e do Termo de Referência que o integra e
manter os salários ali informados. A glosa, portanto, seria legitima (...)".
Recomendação
364.
Cabe ao dirigente máximo da UJ determinar à Divisão de Serviços Gerais – DSG,
a adoção de providências imediatas para a obtenção do ressarcimento dos valores pagos a maior,
no montante de R$ 312.413,38, bem como, tendo por base o Acórdão TCU 1.233/08 – Plenário,
efetuar, por meio de Aditivo, o reequilíbrio econômico-financeiro do contrato em favor do
Ministério.
Achado 32
365.
O Contrato nº 29/2010, firmado com a Polo Engenharia Ltda., para manutenção
de condicionadores de ar e outros aparelhos, encontra-se no 4º Termo Aditivo, vigente até
9/8/14, e prevê equipe residente de 14 profissionais. Entre os profissionais elencados no Termo
de Referência, deve haver um Engenheiro Mecânico (que, conforme proposta da empresa, tem
salário básico de R$ 4.022,10). Nos processos de pagamento examinados, entre eles os de
números 801289, 800555, 800426 e 800017, não há referência ao Engenheiro Mecânico,
diferentemente dos outros profissionais, que constam nas folhas de pagamento apresentadas pela
empresa e examinadas pela equipe de Auditoria.
Manifestação do Gestor
366.
Segundo o SARQ, embora não haja referência ao Engenheiro Mecânico na folha
de pagamento da Polo Engenharia Ltda. (Parágrafo 3 da Solicitação 7), os serviços têm sido
prestados ao MRE nos termos exigidos pelo Termo de Referência. Segundo o Setor, a empresa já
foi cobrada e deverá enviar os comprovantes de pagamento do profissional em questão relativos
a todos os meses em que o serviço foi prestado.
Comentário da Auditoria
92
367.
A equipe de Auditoria, baseada no Termo de Referência, entende que o modelo de
contrato firmado exige a presença física de 14 profissionais, entre eles o Engenheiro. A ausência
da comprovação da presença dos profissionais nos processos de pagamento revela existência de
falha na fiscalização do contrato, pois as faturas não poderiam ser atestadas sem a comprovação
do pagamento dos salários nos níveis acordados para a totalidade dos profissionais.
Recomendação
368.
Cabe recomendar ao dirigente máximo da UJ que, em um primeiro momento, atue
junto à Divisão de Serviços Gerais para a obtenção da comprovação da presença do Engenheiro
Mecânico durante o exercício de 2013, por meio das folhas de presença obtidas dos registros das
catracas eletrônicas de acesso ao MRE, acompanhadas das respectivas Folhas de Pagamento e
comprovante de qualificação profissional. Os documentos obtidos devem ser encaminhados para
análise pelo Controle Interno. Em seguida, determinar à Ordenadora de Despesa a adoção de
providências que impeçam o pagamento de faturas sem que haja o cumprimento da totalidade
das obrigações contratuais, comprovando, por meio das folhas de pagamento no caso de se tratar
de contratos de prestação de serviço com cessão de mão de obra, que os salários efetivamente
pagos são os estabelecidos no processo licitatório, e que a empresa, com relação aos empregados
cedidos, encontra-se em dia com as obrigações pecuniárias e previdenciárias.
Achado 33
369.
Conforme o Termo de Referência e o Contrato nº 20/11, firmado com a Betta Inst.
Manutenção, para manutenção de aparelhos de ar condicionado instalados no Palácio do
Itamaraty, devem fazer parte da equipe residente 10 profissionais com qualificações diferentes.
Embora a equipe trabalhe normalmente preenchendo o livro de ocorrência, não constam dos
processos de pagamento os seguintes documentos: relação nominal dos profissionais, folha de
pagamento, comprovantes de pagamento de encargos, comprovantes de recolhimento de FGTS e
previdência social, comprovantes de fornecimento de vales-transporte e de vales-alimentação. A
ausência desses documentos prejudica a fiscalização da execução do contrato relativamente aos
aspectos da (a) comprovação de que o recolhimento dos encargos sociais esteja sendo executado
de forma tempestiva; e (b) da comprovação de que os salários pagos estão exatamente de acordo
com os valores apresentados na proposta da empresa. Essas falhas, no entendimento da equipe de
Auditoria, além de impedirem a correta fiscalização do cumprimento de cláusulas contratuais,
93
configuram motivo suficiente para que as faturas apresentadas pela empresa não sejam atestadas
e pagas pelo fiscal do contrato.
Manifestação do Gestor
370.
O SARQ cobrou da Betta Inst. Manutenção toda a documentação faltante dos
processos de pagamento mencionados (Parágrafo 4 da Solicitação 7). O Setor também alterou
seus procedimentos internos e passará a exigir a apresentação da documentação completa antes
de atestar os serviços das empresas sob sua fiscalização, conforme recomendação da CISET.
Recomendação
371.
Cabe recomendar ao dirigente máximo da UJ que atue junto à Divisão de Serviços
Gerais para a obtenção da comprovação da presença dos 10 profissionais elencados no Termo de
Referência durante o exercício de 2013, por meio das folhas de presença obtidas dos registros
das catracas eletrônicas de acesso ao MRE, acompanhadas das respectivas Folhas de Pagamento
e comprovante de recolhimentos de Encargos Sociais, tais como FGTS e INSS. Os documentos
obtidos devem ser encaminhados para análise pelo Controle Interno.
Achado 34
372.
O Contrato 8/2013, firmado com a CITEL Construtora Comércio e Serviços
Gerais para reforma e fabricação de móveis, encontra-se, devido a diversos problemas na sua
execução, em processo de rescisão. Embora exista relato de prejuízos causados pela empresa
devido à má execução de serviços, não se localizou no processo qualquer providência adotada
pela Unidade no tocante à garantia apresentada pela empresa, que tinha vencimento em janeiro
passado.
Manifestação do Gestor
373.
O processo de rescisão do contrato com a CITEL (parágrafo 6 da Solicitação 7)
arrastou-se por vários meses, desde o primeiro atraso de salários por parte da empresa, em julho
de 2013. Naquela ocasião, a Administração decidiu aplicar multa no valor de R$ 38.003,46,
equivalente a 1% do valor do contrato. Após recebimento da defesa prévia da empresa, contudo,
em agosto de 2013, e mediante comprovação da regularização dos pagamentos de salários e
demais direitos trabalhistas, a aplicação da multa em questão foi suspensa, mantendo-se apenas
pena de Advertência, e o contrato seguiu em vigor.
94
374.
Tendo em vista a verificação de novos atrasos, tanto no pagamento de salários
quanto na entrega dos materiais e serviços solicitados, foi realizada, em outubro de 2013, reunião
com representantes da empresa, na qual se decidiu pela rescisão do contrato por acordo entre as
partes. Em carta datada do mesmo mês, a Citel admitiu a inviabilidade econômica da
manutenção do contrato, mas condicionou a assinatura da rescisão à suspensão de todas as
penalidades à empresa.
375.
Por não concordar com as condições impostas pela Citel, a Administração decidiu
rescindir unilateralmente o contrato e novamente iniciar processo de aplicação de multa, por
reincidência no atraso dos salários e obrigações trabalhistas, no valor de R$ 38.003,46. Decidiuse, também, aplicar a penalidade de suspensão do direito de licitar e impedimento de contratar
com o Ministério das Relações Exteriores pelo prazo de 02 anos.
376.
Por contar com escassez de pessoal no Setor de Contratos, todavia, o novo
processo de penalização tardou a ser iniciado. A notificação de penalização à CITEL foi
concluída somente no dia 30 de janeiro, quando a vigência do contrato e, portanto, a validade da
garantia contratual já havia expirado.
Comentário da Auditoria
377.
No entendimento da equipe de Auditoria, a situação de escassez de pessoal
mencionada na Manifestação do Gestor não justifica a ausência de abertura imediata de processo
para o recebimento de multa, direito da União estabelecido em contrato, exigível quando há
descumprimento contratual. Ademais do não recebimento da multa, não ficou claro se foi
aplicada a penalidade de suspensão do direito de licitar e impedimento de contratar do Ministério
das Relações Exteriores pelo prazo de dois anos.
Recomendação
378.
O dirigente máximo da UJ deverá adotar providências junto ao Ordenador de
Despesas para que, se for o caso, verifique junto à Consultoria Jurídica a possibilidade de iniciar
processo para cobrança da multa de R$ 38.003,46, e aplicação de penalidade de limitação do
direito de licitar e contratar com o MRE pelo prazo de dois anos, em razão da inexecução
contratual. O resultado da consulta, assim como o das providências tomadas devem ser enviados
ao Controle Interno para fins de acompanhamento da implementação da recomendação.
95
Achado 35
379.
Com relação ao processo que contém o contrato nº 35/2010, firmado com a Atlas
Shindler, embora conste registro de falhas na execução do contrato (apontadas pela empresa que
auxilia o SARQ na fiscalização), além de pedido de aplicação de penalidade pela inexecução de
prazos contratuais (solicitada pelo fiscal do contrato), inexiste, no processo em questão,
evidência de que tenham sido aplicadas as penalidades previstas. Ademais, não se localizou no
processo o Certificado Definitivo de Conclusão do Serviço, item previsto nas Cláusulas 5.3 e
10.8 do contrato;
Manifestação do Gestor
380.
Sobre o Contrato 35/2010, com a Atlas Shindler (Parágrafo 7 da Solicitação 7), a
Administração enviou o pedido de penalização ao Setor de Contratos. Por carência de pessoal,
todavia, o processo ainda não pôde ser levado adiante. De acordo com o SARQ, o Certificado
Definitivo de Conclusão do Serviço ainda não foi entregue por um desencontro de datas com a
empresa responsável. Ainda de acordo com o SARQ, o procedimento será feito com a brevidade
possível e, tão logo seja concluído, o Certificado será incluído no processo.
Comentário da Auditoria
381.
Repete-se o Comentário do ponto anterior, no sentido de que a situação de
escassez de pessoal não justifica a ausência de abertura tempestiva de processo visando ao
recebimento de multa, direito da União estabelecido em contrato, exigível na ocorrência de
descumprimento contratual.
Recomendação
382.
O dirigente máximo da UJ deverá adotar providências junto ao Ordenador de
Despesas para que, se for o caso, verifique junto à Consultoria Jurídica a possibilidade de iniciar
processo para cobrança da multa, solicitada pelo fiscal em decorrência de descumprimentos
contratuais. O resultado da consulta, assim como o das providências tomadas devem ser enviados
ao Controle Interno para fins de acompanhamento da implementação da recomendação.
96
Achado 36
383.
Observou-se, durante a análise do contrato nº 01/2011, firmado com a SITRAN –
Empresa de Segurança Ltda., que, do total da mão de obra contratada para execução de
vigilância diurna desarmada (cuja jornada de trabalho é de 12 horas em uma escala de 12 por 36
horas), 13 empregados executam, de fato, serviços de recepcionista, divididos pelas diversas
entradas do MRE: Palácio, anexos, Instituto Rio Branco e ABC. Ao verificar-se o custo de um
vigilante da SITRAN, considerando salário, adicional de risco de vida e encargos, tem-se o valor
final de R$ 4.507,10. Na mesma linha, o salário de uma recepcionista, contratada pela PH,
acrescido dos encargos sociais, atinge o valor de R$ 2.710,33, ou seja, diferença, por posto de
trabalho, de R$ 1.796,77, que resulta em diferença mensal de R$ 23.357,98 e diferença anual de
R$ 280.295,77.
384.
No Relatório de Auditoria relativo ao exame da gestão da Subsecretaria-Geral do
Serviço Exterior no exercício de 2006, esta secretaria manifestou-se nos seguintes termos:
"... Verificou-se que, por força de previsão contratual, trabalham nas portarias do
Ministério "guardetes", que, em realidade, executam serviços de recepcionistas. Em
todas as portarias, também por previsão contratual, trabalham vigilantes armados. Em
atendimento ao princípio da economicidade, a Unidade deveria examinar a possibilidade
da substituição das vagas de "guardetes" por recepcionistas."
385.
Na ocasião, foi feita recomendação que, aparentemente, não foi implementada:
"... Em nome do princípio da economicidade e considerando os valores envolvidos, a
Unidade deve envidar esforços para regularizar a situação apontada pela Auditoria."
386.
Essa recomendação, caso implementada há 7 anos atrás, resultaria em economia
de recursos no montante de R$ 1.962.070,41.
387.
No mesmo diapasão, o Tribunal de Contas da União, por meio do Acórdão nº
288/2014-TCU-Plenário, dispôs que se
"realizem estudos, conforme as necessidades específicas do órgão, visando otimizar a
ocupação nos postos de vigilância de forma a extinguir aqueles que não forem
essenciais, substituir por recepcionistas aqueles que tenham como efetiva atribuição o
atendimento ao público (grifo nosso) e definir diferentes turnos, visando eliminar postos
de escala 12 x 36 que ficam ociosos nos finais de semana". (item 9.1.5)
97
Manifestação do Gestor
388.
Quanto às "guardetes" que ocupam postos nas diversas entradas do MRE
(parágrafos 10 a 14 da Solicitação 7), a Administração avaliará a possibilidade de substituí-las
por recepcionistas da Empresa Manchester e, caso não haja nenhum empecilho, realizará os
ajustes necessários por Termo Aditivo, quando da próxima prorrogação do contrato com a
SITRAN.
Comentário da Auditoria
389.
O comentário da equipe de Auditoria não difere do que já fora apontado nas
contas da Unidade do exercício de 2006, de que a situação, como se encontra, tem como
consequência dano ao Erário ao ocasionar desembolsos de recursos financeiros e orçamentários
em montante superior ao que seria efetivamente necessário. O dano em si, como apontado no
achado, apenas no exercício de 2013, foi da ordem de R$ 280.295,77.
Recomendação
390.
O dirigente máximo da UJ deverá determinar ao Ordenador de Despesas, na
mesma linha do que já foi recomendado pelo Tribunal de Contas da União, que se ultime a
avaliação a ser realizada com vistas a ajustar o Termo Aditivo quando da próxima prorrogação, o
que deverá ocorrer em janeiro de 2015. Cabe ainda lembrar a necessidade de agilizar os estudos
para, caso assim seja decidido, acrescer o quantitativo de recepcionistas no Termo de Referência
que se encontra em andamento, na contratação de empresa que virá substituir a empresa PH
Serviços de Administração Ltda.
Departamento do Serviço Exterior
Achado 37
391.
Conforme dados extraídos do SIAPE, a estudante EMG, CPF xxx.623.831-xx,
cumpriu estágio no Itamaraty no período de 15.12.2010 a 01.01.2013, com carga horária inicial
de 20 horas e, posteriormente, de 30 horas semanais, conforme ilustra o quadro a seguir.
98
Quadro 14 – Pagamentos à estudante EMG
*Em R$
EXERCÍCIO
BOLSA ESTÁGIO
AUX ÍLIO TRANSPORTE
CARGA HORÁRIA
TOTAL
2012
5.331,98
1.584,00
30
6.915,98
2013
6.240,00
1380
30
7.620,00
2014
*1.560,00
0
0
1.560,00
TOTAL GERAL
13.131,98
2.964,00
16.095,98
*Valor correspondente ao pagamento de Bolsa de estágio e de dois períodos adquiridos de recesso em pecúnia, após o desligamento do
contrato.
392.
Nos levantamentos feitos com base nos exames dos atos de gestão orçamentária e
financeira registrados nos sistemas SIAFI, SIAPE, sistemas institucionais e em outros controles
administrativos adotados pela Unidade para gerenciar a concessão e o pagamento de bolsa
estágio, a equipe de Auditoria constatou que a Senhora EMG, CPF xxx.623.831-xx, recebeu
pagamento de bolsa de estágio, concedido pelo Ministério, concomitantemente ao pagamento
pelo exercício do cargo de contínuo na empresa PH Serviços e Administração, no âmbito do
contrato firmado com a Divisão de Serviços Gerais. Os documentos anexos às folhas 20 a 22, 50,
84 e 176 dos autos processo DSG/800013 comprovam que a prestadora de serviços terceirizados
cumpria regularmente contrato de trabalho de 44 horas semanais desde 09.11.2010.
393.
As atividades de prestação de serviço terceirizado de contínuo e de bolsista não
são compatíveis. Ademais, há conflito entre a jornada de estágio e a de prestador de serviço
terceirizado. De um lado, a Unidade que recebe estagiário é responsável pelo controle da carga
horária semanal estabelecida em contrato, bem como proporcionar ao bolsista experiência prática
mediante efetiva participação nos planos e projetos da Unidade Organizacional, aliando-se à área
de formação profissional do estudante prevista no Termo de Compromisso de Estágio. Por outro
lado, há obrigatoriedade da empresa PH Serviços e Administração disponibilizar, por 44 horas
semanais, empregado para prestação de serviços no cargo de contínuo, conforme prescreve o
item 1.2.2., cláusula primeira do objeto do Contrato 19/2009.
394.
Note-se, ainda, que é imperiosa a fiscalização, por parte do supervisor do estágio,
da compatibilidade entre as atividades desenvolvidas no estágio com aquelas previstas no Termo
de Compromisso de Estágio firmado entre o CIEE, o Ministério e o estudante.
395.
Note-se, ainda, que é imperiosa a fiscalização, por parte do supervisor do estágio,
da compatibilidade entre as atividades desenvolvidas no estágio com aquelas previstas no Termo
de Compromisso de Estágio firmado entre o CIEE, o Ministério e o estudante.
99
Manifestação do Gestor
396.
Sobre os parágrafos 335 a 338, que tratam do pagamento de bolsa estágio à
Senhora EMG, CPF xxx.623.831-xx, concomitantemente ao recebimento de salário pelo
exercício do cargo de contínua na empresa PH Serviços e Administração, encaminho, anexa a
este Despacho, cópia de expediente datado de 01/12/2010, por meio do qual a Subchefia da
Divisão de Operações de Promoção Comercial - DOC solicita à Chefia da DTA a contratação da
Senhora Elen como estagiária.
397.
Observo que o mini-memo de solicitação de estágio não informava que a Senhora
EMG já ocupasse vaga de trabalho na empresa PH, razão pela qual a DTA encaminhou o pedido
ao CIEE, que, tendo verificado a situação estudantil regular da candidata, emitiu Termo de
Compromisso. Como foi observado pela Auditoria no parágrafo 19, fica claro o conflito entre
jornadas simultâneas de 20 horas semanais de estágio (30 horas a partir de 09/09/2011 a pedido
da DOC) e 44 horas semanais como contínua. Destaco, a esse respeito, que a irregularidade foi
constatada pela DTA em dezembro de 2012 e informada às unidades que incidiam nessa prática.
A detecção desse problema só foi possível àquele momento, porque a DTA possuía acesso ao
Programa "Safe Acess" (controle da catraca eletrônica), prerrogativa de que já não dispõe esta
Divisão.
398.
Nas palavras do documento CISET 04/2014, "a Unidade que recebe estagiário é
responsável pelo controle da carga horária semanal estabelecida em contrato, bem como
proporcionar ao bolsista experiência prática mediante efetiva participação nos planos e
projetos da Unidade Organizacional, aliando-se à área de formação profissional do estudante
prevista no Termo de Compromisso de Estágio". Assim, no que concerne à responsabilidade do
Departamento do Serviço Exterior sobre o Programa de Estágio, permito-me sugerir a Vossa
Excelência encaminhar à chefia da unidade de lotação da Senhora Galvão Fonseca à época
informação sobre a gravidade dos fatos ocorridos, que desvirtuam o propósito educativo do
estágio.
Comentário da Auditoria
399.
O pagamento irregular de bolsa de estágio, concedida pelo Ministério,
concomitantemente ao pagamento pelo exercício do cargo de contínuo na empresa PH Serviços e
Administração, no âmbito do contrato firmado com a Divisão de Serviços Gerais, à Senhora
100
EMG, CPF xxx.623.831-xx, deve ser objeto de processo apuratório com vistas a identificar o
provável dano ao Erário e os agentes responsáveis pela supervisão do estágio e pela fiscalização
do contrato que deram causa ao dano. Ademais, cabe ao dirigente máximo da UJ identificar se
existem outros casos de irregularidade similares ao caso em tela.
400.
Cabe esclarecer que a própria UJ deve comunicar à chefia da unidade de lotação
da Senhora Galvão Fonseca à época da ocorrência do fato o resultado do processo apuratório,
não cabendo a esta Secretaria o encaminhamento, àquela unidade, de informações sobre o fato
ocorrido.
Recomendação
401.
Realizar imediato processo apuratório com vistas a identificar o provável dano ao
Erário e os agentes responsáveis pela supervisão do estágio e pela fiscalização do contrato que
deram causa ao dano. Ademais, cabe ao dirigente máximo da UJ aprimorar seus mecanismos de
controle e identificar se existem outros casos de irregularidade similares ao caso em tela e
encaminhar ao Controle Interno o resultado dos trabalhos realizados pela UG para apuração e
restituição ao Erário dos valores indevidamente percebidos.
Item 15 - Ofícios encaminhados pelo Tribunal de Contas da União e respondidos pela UJ
Divisão de Serviços Gerais
402.
Verificou-se que os ofícios a seguir relacionados enviados pelo Tribunal de
Contas da União foram objeto de resposta, conforme demonstra o Quadro a seguir:
Quadro 15 – Ofício do TCU respondidos pela Unidade
Ofício nº 0450/2013, de 11/06/2013 e Ofício nº 55, de 24/01/2013,
sobre desaparecimento de bens (TC 017176/2012-3)
Ofício nº 319/2013, de 17/07/2013 sobre cadastramento de
convênios –SICONV (TC010133/2013-5)
Ofício nº 487/2013, de 16/10/2013, relativo à TCE da SITRAN
(TC 005470/2013)
Ofício nº 1085, de 21/11/2013 (TC 27876/2011-0)
403.
Respondido pelo Ofício nº 23, de 16/05/2013
Respondido pelo Ofício nº 34, de 31/07/2013
Respondido pelo Ofício nº 56 de 25/11/2013
e Ofício12, de 15/04/2014.
Respondido pelo Ofício nº 9, de 26/03/2014
Com relação ao Ofício nº 231/2013, Acórdão nº 1309/2013, o TCU analisou as
providências adotadas pelo Itamaraty. As providências foram acatadas pelo Tribunal, exceto a do
subitem 1.8.1.2, conforme evidenciado no Acórdão nº 8207/13, por meio do qual determinou que
101
a UJ informasse sobre os resultados dos trabalhos da comissão administrativa instituída, quando
da apresentação da Tomada de Contas Anual.
404.
A UJ em seu Relatório de Gestão, à página 189, atendendo à determinação do
Tribunal, informou sobre o andamento do Processo. Acrescente-se a informação de que, em 28
de fevereiro de 2014, a JLE Comércio Representação e Serviços Ltda. encaminhou solicitação de
prorrogação de prazo de 120 dias, pois a empresa de auditoria contratada para analisar as
planilhas não havia concluído os trabalhos. Por meio do Ofício nº 11/2014, de 14 de março, a UJ
autorizou a prorrogação do prazo.
405.
A UJ, em atenção ao item 1.6.2 do Acórdão nº 412/2014, Ofício nº 238/2014, de
26/02/2014, atendeu à determinação do Tribunal de Contas, fazendo constar da página 9, do
Relatório de Gestão, as informações solicitadas.
IV – CONCLUSÃO
406.
Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o presente
processo, concluímos pela REGULARIDADE COM RESSALVAS do processo de contas da
Unidade Jurisdicionada.
Brasília-DF, em 25 de julho de 2014.
S
Analista de Finanças e Controle
Matrícula SIAPE - X
M
Analista de Finanças e Controle
Matrícula SIAPE - X
E
Analista de Finanças e Controle
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L
Analista de Finanças e Controle
Matrícula SIAPE - X
V
Técnica de Finanças e Controle
Matrícula SIAPE - X
U
Técnico de Finanças e Controle
Matrícula SIAPE - X
102
H
Técnico de Finanças e Controle
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M
Técnica de Finanças e Controle
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N
Técnica de Finanças e Controle
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103