PROCEDIMENTO PARA VIAGENS E TREINAMENTO
Data - 24/04/2015
Procedimento do Sistema Gestão da Qualidade
FL. 01 / 08
REVISÃO: 06
1 – OBJETIVO
Este documento tem como objetivo estabelecer critérios para a emissão de bilhete de passagem aérea, reserva
de hotel e locação de veículos para Serviço e/ou Treinamento em âmbito do território nacional ou no
exterior.
2 – APLICAÇÃO
Este documento é Corporativo e aplicável a todos as que utilizem dos serviços descritos no processo.
3 – CONFIDELIDADE
Usar sem restrição nas Empresas.
4 – RESPONSABILIDADE / DISTRIBUIÇÃO
É de responsabilidade da Gerência Financeira manter este procedimento atualizado e distribui-lo.
5 – CONCEITUAÇÃO/REGRAS GERAIS
Viagem a Serviço e/ou Treinamento - é todo o deslocamento de Dirigentes, Empregados e demais pessoas
designadas pela Empresa, a serviço ou em treinamento, para fora da sua sede de trabalho, no âmbito do
território nacional ou no exterior.
Autorização de Viagem – Formulário que deverá ser preenchido na Intranet (Formulários Corporativos) através
do qual o solicitante ou viajante informará a data e local da viagem para que a Secretária da Reitoria possa
realizar a emissão das passagens aéreas, fazer reserva de hotel e locação de veículo.
Para outras despesas pertinentes ao objetivo da viagem, como lavanderia, somente será autorizado a partir
do 3º (terceiro) dia de viagem.
Secretária Reitoria – responsável em intermediar junto as agências de viagens credenciadas a emissão do
bilhete aéreo, reserva de hotel e locação de carro.
Nota: Antes de solicitar os serviços da Secretária da Reitoria, analisar a possibilidade de uma
videoconferência.
5.1 – Procedimento do Solicitante
O solicitante deverá encaminhar e-mail para [email protected] contendo informações sobre a
viagem de forma clara e objetiva. Formulários preenchidos de forma incompleta ou que gerem dúvidas não
serão aceitos.
Todas as solicitações correspondentes a passagem aérea, reserva de hotel e locação de veículo, terão que ser
lançadas em formulários específicos, disponíveis na Intranet/Formulários Corporativos).
Na narrativa da solicitação será necessário especificar:
- o que está autorizado a faturar;
- centro de custo;
APROVADO POR: João Paulo
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- natureza orçamentária;
- motivo da viagem;
- todos os dados pessoais do passageiro (nome completo, RG, CPF, endereço, etc.)
Todas as solicitações de reservas/emissão terão que ser lançadas no mesmo dia ou no máximo no dia seguinte.
Quando houver bloqueio de verba e necessitar do aguardo de aprovação da Gerência/Diretoria, informar a
Secretária da Reitoria.
Os viajantes deverão observar a data e horário do embarque. A perda do voo deverá ser justificada
imediatamente ao Gestor da Unidade. Caso fique demonstrado que a perda se deu em razão da negligência
do funcionário, o valor correspondente a multas e/ou diferença de preço de passagem, será descontado
diretamente do colaborador.
O Gestor após ser informado sobre o incidente deverá enviar e-mail para a Diretoria solicitando autorização para
emissão de uma nova passagem. A Secretária da Reitoria somente providenciará a emissão após autorização da
Diretoria.
As solicitações de viagens deverão ser programadas com maior antecedência possível, respeitando o prazo
mínimo de 30 dias de antecedência a fim de conseguirmos melhores preços. Eventuais exceções deverão ser
aprovadas pela Reitoria.
As solicitações de Passagens Aéreas, reservas de hotéis e locação de veículos deverão ser efetuadas pela
Secretária da Reitoria no horário comercial.
6 – APROVAÇÃO
VIAGENS INTERNACIONAIS A SERVIÇO OU TREINAMENTO.
VIAGENS NACIONAIS A SERVIÇO – Newton Paiva
VIAGENS DE DIRETORES
Reitoria
Reitoria
Reitoria
7 – OPERACIONALIDADE
A compra de passagens aéreas e reserva de hotéis deverão ser efetuadas exclusivamente por meio das
agências de viagens conveniadas (no mínimo duas agências).
As classes de voos são determinadas a partir da tabela abaixo:
FUNCIONÁRIOS
Presidente, Vice-presidente e Diretores.
Gerentes.
Demais Viajantes.
NACIONAL
Econômica
Econômica
Econômica
CLASSE VOOS
INTERNACIONAL
Acima de 8 mil km
Econômica
Econômica
As solicitações de passagens aéreas deverão ser feitas através de envio de e-mail para
[email protected], com as seguintes informações:
Nome Completo do Viajante: (da mesma forma que está no RG)
Data de Ida:
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Data da volta:
Cidade:
Motivo da viagem: (detalhar o motivo)
Centro de Custo / natureza orçamentária:
Informar qual filial da Newton Paiva será faturada:
A alteração de classe de voo (upgrade) somente será permitida em situações especiais e mediante prévia
aprovação da Reitoria.
•
Os bilhetes de passagem aéreas deverão ser obtidos em conformidade com as instruções abaixo:
a) É regra que a Secretária da Reitoria consulte a(s) agência(s) autorizada(s), ou as Companhias
aéreas: AZUL, TAM, GOL, Caso nenhum dos voos citados atenda devido ao horário ou falta de
opções poderá escolher as CIA AVIANCA/ TRIP/ WEBJET.
b) A Secretária da Reitoria encaminhará a as opções de voo nas datas solicitadas, o solicitante deverá
analisar e selecionar o voo que atenda às suas necessidades, porém priorizando as opções com valores
menores, com a escolha feita deverá reencaminhar a informação para o e-mail:
[email protected]
c) O solicitante deverá também, dentro da possibilidade, escolher a mesma Cia, visando gerar uma taxa
única de cobrança (D.U ou FEE).
d) A Secretária da Reitoria efetuará a reserva aérea e se observar outras opções de voos próximos ao que
o solicitante escolheu com valores menores, enviará para conhecimento como sugestão, no qual o
solicitante deverá verificar a possibilidade de alteração.
Nota: As Passagens aéreas são intransferíveis depois de reservada/emitida.
Todas as passagens são reservadas via sistema que a Agência disponibiliza para a empresa, nesse sistema é
gerado um localizador com prazo de emissão, que será enviado ao solicitante para que se programe com o prazo
e os valores a serem lançados via sistema TOTVS.
Em hipótese alguma a Secretária da Reitoria estará autorizada a realizar emissões de Passagens aéreas,
reservas de hotel ou locações de carro sem solicitações no sistema TOTVS ou aprovação via e-mail da Reitoria.
Após a emissão todas as Cias têm um prazo estabelecido para solicitar o cancelamento, os valores de multas e
acréscimos são diferentes para cada Cia e para cada bilhete emitido, diante disto, essa informação será dada no
ato do cancelamento
É de responsabilidade do Viajante se programar quanto ao seu horário de embarque para que não haja
imprevistos, como por exemplo: chegar atrasado - isso acarretará multa de no show, e outros valores como
remarcação para próximo voo. (Item 5.1).
Horários de Check-in presencial:
•
•
Voos nacionais: com 2 horas antes do voo marcado
Voos internacionais: 3 horas antes do voo marcado
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Prazo de reserva:
•
•
TAM somente 12 horas do mesmo dia efetuada a reserva, ou seja, emissão no mesmo dia da reserva
AZUL, GOL, AVIANCA/ TRIP/ WEBJET não geram reserva com prazo a partir da data, somente com 24
horas da data marcada.
7.2. CANCELAMENTO DA VIAGEM
A informação deverá ser encaminhada a Secretária da Reitoria com no mínimo 05 horas de antecedência do
horário do voo, devendo ser apresentado o motivo do cancelamento para que seja providenciado o reembolso
do bilhete não utilizado, total ou parcialmente.
8 – HOTEIS
8.1 RESERVAS DE HOTEL
Solicitações de reserva de hotel deverão ser feitas através
[email protected], contendo as seguintes informações:
de
envio
de
e-mail
para
Nome completo do hospede:
Entrada (check-in) / Saída (Check-out):
Cidade:
Motivo da viagem: (detalhar o motivo)
Centro de Custo / natureza orçamentária:
Informar em qual filial da Newton Paiva será faturada:
Qual meio de condução: (carro/ moto ou caminhão, caso for caminhão enviar metragem).
a) As reservas serão realizadas somente em hotéis conveniados e deverão ser feitas pelas pessoas
autorizadas com o auxílio de agência de viagem, observando-se a categoria e preços oferecidos;
b) Sob circunstâncias específicas e, desde que a diária do hotel não exceda a categoria autorizada, os
funcionários poderão hospedar-se em hotéis de classe mais alta, mediante prévia autorização da
Reitoria Newton Paiva;
c) As agências de viagem deverão faturar as despesas de hotéis, inclusive de extras (quando
Previamente autorizadas), diretamente contra a empresa requisitante;
d) Ligações particulares somente poderão ser realizadas em casos extremos pelo
menor tempo possível. Em caso de abuso, os valores serão descontados do funcionário.
e) É proibido o consumo de alimentos de Frigobar. Caso haja serão descontadas dos funcionários.
f) Despesas de Lavanderia somente serão autorizadas a partir do terceiro dia de hospedagem e com
previsão de longa duração de estadia.
g) Caso o solicitante possua o endereço especifico onde realizará o trabalho ou treinamento, deverá enviar
a Secretária da Reitoria para facilitar a cotação.
h) Hotéis também tem prazo de solicitação de cancelamento, no ato solicitar essa informação.
i) Se o funcionário viajar com Carro ou Caminhão, deverá comunicar o horário previsto que o mesmo irá
realizar o check-in para que a pessoa responsável comunique o hotel ou a agência, evitando transtornos.
Também deverá informar o meio de transporte, pois nem todos os hotéis comportam estacionamento
para caminhão de porte grande.
j) A categoria de Hotel padrão autorizada pelo Grupo é de 3 á 4 estrelas, em caso de super lotação ou
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evento na cidade, somente será liberada categoria acima de 4 estrelas com a autorização prévia da
Reitoria.
9 – LOCAÇÃO DE VEÍCULO
As solicitações de reserva de locação de veículo deverão ser feitas através de envio de e-mail para
[email protected], com as seguintes informações:
Nome completo do condutor:
Informar se houver condutor adicional:
Data da retirada:
Data da devolução:
Cidade:
Motivo da viagem: (detalhar o motivo)
Centro de Custo / natureza orçamentária:
Informar em qual filial da Newton Paiva será faturada:
Todos os veículos alugados deverão ser do tipo econômico.
Elevação de tipo de veículo alugado poderá, sob certas circunstâncias, ser aprovada pelo gestor
imediato.
As locações de veículos deverão ser feitas pelo departamento de viagens diretamente com as
agências de Viagens autorizadas, observando-se os preços oferecidos.
Em caso de Multa de Transito o condutor assumirá a responsabilidade, identificando-se como tal.
A Multa será descontada em folha de pagamento do condutor/infrator.
Em toda a locação de veículo é realizado um check-list na entrega junto com o condutor, esse
check-list mostra ao condutor que o carro está em perfeitas condições de rodagem.
Na devolução do veículo é realizado outro chek-list, o condutor deverá entregar o veículo nas
mesmas condições em que o mesmo foi retirado, com o tanque cheio e sem nenhuma avaria.
Em caso de avarias algumas locadoras enviam diretamente à empresa ou à agência.
Caso o dano ao veículo tenha sido ocasionado em razão de dolo ou culpa do colaborador, as despesas
cobradas pela agencia serão de inteira responsabilidade do funcionário.
11 – Viagens, Estadias de Convidados, Visitantes ou Candidatos a Emprego
Manter o mesmo procedimento do item 7 e 8.
12 – PRESTAÇÃO DE CONTAS
Deverá ser feita via Formulário (Intranet/Formulários Corporativos) vide item 5.1 a Solicitação de Viagem
e Treinamento, lançar com antecedência antes da emissão da NF, para não gerar demora na solicitação
de verba.
12-1. NOTAS FISCAIS/ POSTERIORES
É de obrigação de todos os solicitantes lançar todas as despesas via Sistema TOTVS das solicitações
referentes a Passagem Aéreas e Terrestres.
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É obrigatório lançar no dia seguinte ou no próximo dia, e se houver bloqueio de verba avisar o
autorizador.
NOTA1 - Quando a Secretária da Reitoria receber as notas fiscais e não houver lançamento da mesma no
sistema, esta enviará e-mail comunicando o responsável para que lance a despesa no prazo máximo de 12
horas, obedecendo os procedimentos do departamento financeiro, após o comunicado, caso este não seja
cumprido, o departamento autorizado devolverá a NF ao solicitante para que tome as devidas providências.
Na falta de verba a autorizada irá comunicar via e-mail ao solicitante para que providencie a verba para lançar
a diferença de uma prorrogação terrestre ou outros itens inclusos no faturamento
(lavanderia/estacionamento).
13 – COMPETÊNCIAS
13.1. Da Presidência
Aprovar as Diretrizes;
Autorizar as viagens aéreas nacionais e internacionais a serviço e aprovar as respectivas prestações
de Contas dos Diretores, Gerentes, Empregados e Prestadores de Serviços;
13.2. Da Reitoria
Aprovar as viagens aéreas em 1° nível, depois de inseridas no TOTVS;
13.3. Da Secretária da Reitoria
Firmar e gerenciar convênios com agências de viagens;
Propor à Presidência, para fins de aprovação, as alterações referentes a esta diretriz e seus anexos,
que se fizerem necessárias;
13.4. Do Departamento Financeiro
Efetuar os adiantamentos solicitados;
Receber, conferir e dar providências necessárias às prestações de contas.
14 – DISPOSIÇÕES GERAIS
Para terceiros que prestam serviços à NEWTON PAIVA e às suas Empresas Controladas, a concessão
de bilhetes de passagem e o reembolso das despesas com táxi, alimentação e hospedagem devem
ocorrer de acordo com o estabelecido em contrato firmado entre a NEWTON PAIVA ou com as
empresas controladas e o contratado ou mediante autorização da Reitoria da Newton Paiva,
conforme for o caso. As referidas despesas, para fins de reembolso, devem ser comprovadas
através de Notas Fiscais, recibos ou “declaração” emitida pelo viajante;
As alterações de rota de viagem necessitam de prévia aprovação;
Para as viagens autorizadas e sem adiantamento de numerário, o ressarcimento das despesas
realizadas e comprovadas deverá ser solicitado pelo viajante, na ocasião do seu retorno, através
de prestação de contas com a devida aprovação.
15 – PENALIDADES
O funcionário que vier a desrespeitar esse Procedimento sofrerá as sanções disciplinares previstas em lei, ou
seja, advertência por escrito, suspensão por um, dois ou três dias e nas reincidências, possibilitará a
empresa a aplicação de uma Justa Causa.
APROVADO POR: João Paulo
PSGQ – 08.02.01