Tratamento de Denúncias
A Norma Corporativa estabelece diretrizes quanto ao Tratamento de Denúncias relativas
ao descumprimento de dispositivos legais, regulamentares, fraudes, erros nos controles
internos ou nas atividades de contabilidade e auditoria do Consolidado EconômicoFinanceiro Votorantim.
Descrição da Norma
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Ambiente Regulatório
 Os órgãos reguladores brasileiros - Conselho Monetário Nacional - CMN e Conselho
Nacional de Seguros Privados - CNSP - em suas resoluções 3198/2004 e 118/2004,
respectivamente, determinam ao Comitê de Auditoria "estabelecer e divulgar
procedimentos para recepção e tratamento de informações acerca do
descumprimento de dispositivos legais e normativos aplicáveis à instituição, além
de regulamentos e códigos internos, inclusive com previsão de procedimentos
específicos para proteção do prestador e da confidencialidade da informação"
 A SOX outorgou idêntica competência aos comitês de auditoria pela legislação
internacional, Lei Sarbanes-Oxley, seções 301 e 806, no que se refere a erros nas
áreas de contabilidade e de auditoria.
 Em seus normativos, as autoridades brasileiras de supervisão determinam ainda
que, na eventual existência ou evidências de erros ou fraudes relevantes ou
irregularidades que coloquem em risco a continuidade das instituições sob sua
supervisão, o fato deverá ser a elas comunicado pelo Comitê de Auditoria, no prazo
máximo de três dias úteis da identificação.
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Canais de Comunicação
 O Comitê encoraja todos os colaboradores e terceiros a lhe comunicarem quaisquer
indícios ou evidências da existência, no Consolidado, de situações ou fatos da
categoria daqueles que aqui se trata.
 O Comitê de Auditoria garante a confidencialidade das informações prestadas,
assim como repudia qualquer tipo de retaliação ao colaborador e/ou terceiros
envolvidos na denúncia e aprova os meios para garantir esta proteção a seu
critério.
 As denúncias podem ser realizadas através dos seguintes canais que o Comitê de
Auditoria coloca à disposição dos interessados:


Correio eletrônico externo: [email protected];
Correio eletrônico interno: #Comite-Auditoria
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Recebimento e Tratamento das Denúncias
3.1
O Comitê de Auditoria é responsável por recepcionar toda e qualquer denúncia.
 O Comitê de Auditoria deve manter controle atualizado das denúncias recebidas, de
forma que possa ser evidenciado o histórico de atendimentos, com toda a
documentação e as providencias adotadas pelo Comitê.
3.2
Esta norma aplica-se ao recebimento de denúncias relativas aos seguintes temas:
 Inobservância de dispositivos legais e normativos, inclusive regulamentos e códigos
internos, que regulam a atividade das instituições do Consolidado Econômico
Financeiro Votorantim;
 Aplicação incorreta de práticas contábeis;
 Evidências de fraude ou erro na elaboração, revisão, auditoria ou divulgação de
quaisquer demonstrações ou relatórios financeiros do Consolidado Financeiro;
 Indícios de deficiências observadas nos sistemas de controles internos que
suportam as atividades de contabilidade e auditoria;
 Existência de divergências nas demonstrações contábeis que possam afetar a
situação econômico-financeira do Conglomerado.
3.3
O Colaborador que tomar conhecimento de fatos ou indícios que se enquadrem
nas situações descritas no item anterior, deve reportar suas preocupações ao
Comitê de Auditoria.
Nota: O teor das denúncias deve ser, sempre, o mais completo possível, possibilitando,
assim, que se inicie o necessário processo de investigação. Os colaboradores que optarem
pelo anonimato na denúncia devem demonstrar cuidado especial na apresentação dos
fatos, juntando, sempre que possível, documentos que comprovem suas afirmações
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Denúncias de Terceiros
Qualquer pessoa que tenha conhecimento de fatos que envolvam situações objeto
da presente Política deve encaminhar ao Comitê de Auditoria suas preocupações
através dos meios de comunicação aqui relacionados
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Averiguação das Denúncias
Todas as denúncias recebidas são analisadas e avaliadas pelo Comitê de Auditoria,
que as encaminha para averiguação na forma que, segundo seu entendimento,
melhor atender à Organização. Caso se configure situação enquadrada na
regulamentação vigente, o Comitê procede à comunicação aos órgãos de
supervisão
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Guarda das Denúncias
O Comitê de Auditoria é responsável por manter em boa ordem as denúncias
recebidas e as respectivas providências adotadas.