A Importância da Auditoria Interna no Sistema de Cadastros de uma
Cooperativa de Crédito
Área: Ciências Contábeis
Categoria: PESQUISA
Sidnei Celerino da Silva
Universidade Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE
Rua Universitária, 2069 – Jardim Universitário – Cascavel-Pr.
E-mail: [email protected]
João Paulo Santos Jordan
Universidade Estadual do Oeste do Paraná – UNIOESTE
Rua Universitária, 2069 – Jardim Universitário – Cascavel-Pr.
E-mail: [email protected]
Resumo
A presente pesquisa teve como objetivo evidenciar a importância da auditoria interna no
ambiente de cadastro (físico e informatizado) de clientes de instituição financeira, buscando
com isso, revelar pontos críticos neste contexto, e as conseqüências decorrentes da
inexistência da figura da auditoria interna. O estudo caracteriza-se por uma pesquisa
descritiva e empregou quanto ao delineamento o estudo de caso. A pesquisa foi realizada em
uma unidade de atendimento de uma cooperativa de crédito, localizada na região Oeste do
Estado do Paraná (Brasil), sendo empregados questionários e entrevistas para coleta de dados.
O trabalho verificou que o contexto pesquisado está suscetível a ocorrência de erros e fraudes
no tocante a informações, do cadastro de associados, incoerentes com a realidade. Neste
quadro, identificou que entre as várias conseqüências negativas geradas pelo cadastro
incoerente dos clientes de uma instituição financeira, as que mais trazem prejuízos à entidade
é o risco do crédito e o crime de lavagem de dinheiro. Por fim, constatou-se a importância da
atuação da auditoria interna, a qual, na visão dos gestores, tem um papel relevante na gestão e
controle da entidade observada, sendo considerada imprescindível para o ramo, pois é através
dela que é possível mensurar o nível de qualidade dos controles internos, visualizar pontos
fracos, obter respostas para as causas de problemas e comunicar a direção da cooperativa, e,
consequentemente, a auditoria (interna e externa) gera transparência e segurança para o
investidor e possibilita a manutenção da qualidade, competitividade e continuidade dos
negócios.
Palavras-chave: Auditoria Interna; Controle Interno; Cooperativismo de Crédito.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
A Importância da Auditoria Interna no Sistema de Cadastros de uma
Cooperativa de Crédito
Área: Ciências Contábeis
Categoria: PESQUISA
Resumo
A presente pesquisa teve como objetivo evidenciar a importância da auditoria interna no
ambiente de cadastro (físico e informatizado) de clientes de instituição financeira, buscando
com isso, revelar pontos críticos neste contexto, e as conseqüências decorrentes da
inexistência da figura da auditoria interna. O estudo caracteriza-se por uma pesquisa
descritiva e empregou quanto ao delineamento o estudo de caso. A pesquisa foi realizada em
uma unidade de atendimento de uma cooperativa de crédito, localizada na região Oeste do
Estado do Paraná (Brasil), sendo empregados questionários e entrevistas para coleta de dados.
O trabalho verificou que o contexto pesquisado está suscetível a ocorrência de erros e fraudes
no tocante a informações, do cadastro de associados, incoerentes com a realidade. Neste
quadro, identificou que entre as várias conseqüências negativas geradas pelo cadastro
incoerente dos clientes de uma instituição financeira, as que mais trazem prejuízos à entidade
é o risco do crédito e o crime de lavagem de dinheiro. Por fim, constatou-se a importância da
atuação da auditoria interna, a qual, na visão dos gestores, tem um papel relevante na gestão e
controle da entidade observada, sendo considerada imprescindível para o ramo, pois é através
dela que é possível mensurar o nível de qualidade dos controles internos, visualizar pontos
fracos, obter respostas para as causas de problemas e comunicar a direção da cooperativa, e,
consequentemente, a auditoria (interna e externa) gera transparência e segurança para o
investidor e possibilita a manutenção da qualidade, competitividade e continuidade dos
negócios.
Palavras-chave: Auditoria Interna; Controle Interno; Cooperativismo de Crédito.
1 INTRODUÇÃO
O cooperativismo de crédito vem se expandindo de forma rápida e abrangente no
Brasil, atraindo cada vez mais a atenção das pessoas que necessitam dos serviços bancários,
porém com o diferencial de se tornarem sócios da instituição financeira, obtendo produtos e
serviços a um custo consideravelmente reduzido em relação ao dos bancos comerciais, bem
como, a participação solidária nos resultados da cooperativa.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
Os gestores da cooperativa, por sua vez, devem estar atentos à capacidade operacional,
e isso inclui o sistema de cadastros dos associados, o qual deve suprir o processo de
atendimento, de informações precisas e confiáveis.
Um sistema de cadastro contendo informações consistentes e precisas é de suma
importância para o processo operacional, gerencial e contábil de qualquer empresa. No
contexto financeiro, onde estão inseridas as cooperativas de crédito, tal condição é essencial.
O cadastro de um associado é a base, o fundamento para toda e qualquer operação que
venha a ser realizada no decorrer de sua permanência na cooperativa de crédito. A partir do
cadastro, determinam-se várias condições importantes para tomada de decisões, das quais
destacam-se: o perfil do associado; o grau de risco na concessão de crédito e,
conseqüentemente a possibilidade de inadimplência; a realização de operações suspeitas, não
condizentes com sua renda declarada, podendo caracterizar-se como lavagem de dinheiro,
entre outras condições.
O estudo buscou, especificamente, demonstrar a importância da auditoria interna sobre
os cadastros de associados em uma cooperativa de crédito, levando em consideração os
preceitos básicos, regras internas de cadastro, e o impacto de cadastros incorretos no sistema
de atendimento. Neste sentido, o problema do estudo consiste na seguinte questão: Qual a
importância da auditoria interna no sistema de cadastros de uma cooperativa de crédito?
A pesquisa foi desenvolvida em uma unidade de atendimento de uma cooperativa de
crédito localizada na região oeste do Estado do Paraná, no período de maio a outubro de 2008.
Em relação à metodologia, o trabalho, quanto aos objetivos, caracteriza-se como pesquisa
descritiva, e como procedimento principal, empregou o estudo de caso. Quanto à abordagem
do problema, a pesquisa realizada foi qualitativa. O estudo por observar uma única entidade,
por um lado descreve características relevantes da área delimitada, por outro, os resultados do
estudo refletem somente o contexto pesquisado, razão pelo qual, não se estendem a outras
realidades, logo, não poderão ser considerados integralmente para outras entidades do mesmo
ramo ou como base para novos estudos.
2 REVISÃO DA LITERATURA
2.1 Introdução
Toda organização empresarial, ao apresentar demonstrativos contábeis, deve fazê-lo
com o maior grau de precisão, buscando demonstrar a real situação da empresa, e
conseqüentemente, ganhar a confiança de seu público externo, quer sejam investidores,
clientes ou fornecedores.
Como existem inúmeras transações financeiras, e, sem um parâmetro para avaliar se as
demonstrações realmente refletem a atual situação da organização, torna-se difícil mensurar a
qualidade dessas informações.
É neste contexto que surge a importância da auditoria (interna e externa). Elas vêm
com o intuito de apurar a efetividade dos controles internos e a integridade das demonstrações
contábeis das organizações. Assim, num primeiro momento, a pesquisa apresenta e discute a
visão dos autores sobre o cooperativismo de crédito no Brasil, papel da auditoria e controle
interno em instituições financeiras e objetivos e procedimentos de auditoria em sistemas de
cadastros informatizados.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
2.2 O Cooperativismo de Crédito no Brasil
O cooperativismo de crédito é utilizado nos países mais desenvolvidos do mundo,
como alavanca para o crescimento econômico, atuando como instrumento de organização
econômica da sociedade.
Segundo Schardong (2002), esse sistema de crédito chegou ao Brasil, trazido da
Europa pelo Padre Theodor Amstad, com o objetivo de reunir as poupanças das comunidades
de imigrantes e colocá-las a serviço de seu próprio desenvolvimento, constituindo a primeira
cooperativa da espécie nos fins do ano de 1902, no interior do estado do Rio Grande do Sul.
Atualmente o cooperativismo de crédito está bastante difundido no Brasil. Deixou de
ser prioritariamente voltado ao setor agrícola, atingindo todos os setores produtivos, quais
sejam: comércio, indústria, serviços, autônomos, entre outros.
O sistema oferece vários atrativos em relação aos serviços bancários convencionais,
tais como: baixo custo de manutenção das contas-correntes, ou até mesmo sua isenção total,
tarifas reduzidas, juros menores para empréstimos aos associados, e o principal diferencial
está na participação nos resultados da cooperativa, ocasião em que se apuram os lucros ou
prejuízos, sendo creditado ou debitado, conforme a situação, valor correspondente a
participação de cada associado, mediante valor de cotas integralizadas e sua movimentação
financeira ao longo do exercício apurado.
Os “atrativos” oferecidos são viabilizados através da cota-participação de seus
associados, que, ao adentrarem na cooperativa, devem integralizar capital social, valor o qual
é utilizado para subsidiar custos e investimentos da cooperativa, bem como, fomentar
empréstimos e serviços a um custo reduzido para seus associados.
Observando a filosofia das cooperativas de crédito, pode-se verificar que o princípio
básico, e, como o próprio nome traduz, é a cooperação, a união de esforços para obter
benefícios comuns a todos os envolvidos – diga-se associados – e que vem possibilitando a
inclusão, no sistema financeiro e creditício, de públicos até então dispensados ou ignorados
pelas grandes instituições financeiras.
2.2.1 Cenário Atual do Ramo Cooperativista de Crédito no Brasil
O segmento de cooperativas de crédito no Brasil está bastante difundido, e vêm
ampliando sua participação no mercado financeiro de forma rápida e expressiva, ao contrário
das demais instituições financeiras (bancos múltiplos e comerciais).
A afirmação acima é confirmada por Pinheiro (2007), conforme apresenta a figura 1, a
qual compara a evolução de algumas instituições do sistema financeiro – bancos múltiplos,
bancos comerciais e cooperativas de crédito – no período compreendido entre os anos de 1997
a 2006.
Ano/Qtde 1997
1998
1999
Tipo
180
174
169
Banco múltiplo
36
28
25
Banco comercial
1.120
1.198
1.253
Cooperativas de
crédito
Fonte: Adaptado de PINHEIRO (2007:12)
2000
164
28
1.311
2001
153
28
1.379
2002
2003
143
23
1.430
Figura 1 – Evolução das instituições financeiras no Brasil.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
141
23
1.454
2004
139
24
1.436
2005
138
22
1.439
2006
137
21
1.452
Nota-se uma expressiva retração da quantidade de bancos múltiplos e comerciais em
relação a grande expansão das cooperativas de crédito no período apurado.
E é neste cenário de expressivo desenvolvimento e ampliação, que se propõe o
presente estudo a avaliar a importância da auditoria interna quanto ao sistema informatizado
de cadastros de associados.
2.2.2 Normas Relativas às Cooperativas de Crédito
As cooperativas de crédito, assim como as demais instituições financeiras em
operação no país, são normatizadas pelo Banco Central do Brasil (BCB), através de
resoluções e circulares definidas pelo Conselho Monetário Nacional (CMN).
A Resolução 3442/2007 do BCB dispõe sobre a constituição, a autorização para
funcionamento, o funcionamento, as alterações estatutárias e o cancelamento de autorização
para funcionamento de cooperativas de crédito.
O BCB analisa os pedidos de constituição de cooperativas de crédito, os quais devem
atender a condições básicas que caracterizam a atividade, tais como:
a) Comprovação das possibilidades de reunião, controle, realização de operações e
prestação de serviços na área de atuação pretendida, bem como, se for o caso, de
manifestação da respectiva cooperativa central, quando se tratar de cooperativa
singular filiada;
b) Apresentação de estudo de viabilidade econômico-financeira, bem como, de um
plano de negócios abrangendo um horizonte de, no mínimo, três anos de
funcionamento.
Após analisar a solicitação de constituição de cooperativa de Crédito, e, havendo
parecer favorável por parte do BCB, os interessados deverão formalizar o pedido de
autorização para funcionamento no prazo máximo de 90 dias, contados a partir da
comunicação do BCB.
Quanto às condições para admissão de sócios, as cooperativas de crédito deverão
definir em seu estatuto qual ou quais setores da sociedade participarão de seu quadro
societário, devendo observar os critérios definidos pelo Art. 12 da referida Resolução, os
quais estão organizados da seguinte forma:
I. Empregados, servidores e pessoas físicas prestadoras de serviço em caráter não eventual, de
uma ou mais pessoas jurídicas, públicas ou privadas, definidas no estatuto, cujas atividades
sejam afins, complementares ou correlatas, ou pertencentes a um mesmo conglomerado
econômico;
II. Profissionais e trabalhadores dedicados a uma ou mais profissões e atividades, definidas no
estatuto, cujos objetos sejam afins, complementares ou correlatos;
III. Pessoas que desenvolvam, na área de atuação da cooperativa, de forma efetiva e
predominante, atividades agrícolas, pecuárias ou extrativas, ou se dediquem a operações de
captura e transformação do pescado;
IV. Pequenos empresários, microempresários ou microempreendedores, responsáveis por
negócios de natureza industrial, comercial ou de prestação de serviços, incluídas as
atividades da área rural objeto do inciso III;
V. Empresários participantes de empresas vinculadas direta ou indiretamente a sindicatos
patronais ou associações patronais, de qualquer nível, em funcionamento, no mínimo, há
três anos, quando da constituição da cooperativa;
VI. Livre admissão de associados.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
O BCB pode aprovar condições de admissão em que coexistam grupos de associados
de diversas origens, desde que as respectivas definições sejam isoladamente enquadráveis nos
incisos I a V.
Compete à cooperativa definir qual seu foco de atuação quanto ao segmento
econômico que pretende atingir. Normalmente essa condição é a base para constituição de
uma cooperativa de crédito, pois é o momento em que pessoas ou grupos de um mesmo
segmento econômico se unem, com objetivos comuns, para formar a cooperativa.
A referida norma trata, ainda, sobre a questão da auditoria externa nas cooperativas de
crédito, as quais devem zelar pela realização da auditoria.
De acordo com a Resolução 3442/2007, são objetos da auditoria externa nas
cooperativas de crédito:
I. As demonstrações contábeis relativas às datas-base de 30 de junho e 31 de
dezembro de cada ano, nas cooperativas centrais de crédito e nas cooperativas
singulares de livre admissão, de empresários e de pequenos empresários,
microempresários e microempreendedores;
II. As demonstrações relativas ao encerramento do exercício social, nas demais
cooperativas singulares.
As demonstrações contábeis relativas a encerramento de exercício, acompanhadas do
respectivo relatório de auditoria, devem ser divulgadas pela cooperativa com antecedência
mínima de dez dias da data de realização da respectiva Assembléia Geral Ordinária,
mantendo-se os demais relatórios resultantes da auditoria externa à disposição dos associados
que os solicitarem.
2.2.3 Normas Referentes aos Cadastros
O cadastro do associado de uma cooperativa de crédito, ou de um cliente de qualquer
outra instituição financeira, deve ser elaborado e mantido com o maior rigor nas informações
registradas, pois é a partir do cadastro que se desenrola toda movimentação financeira do
associado.
Um exemplo prático quanto à importância de dados coerentes no cadastro, diz respeito
à concessão de crédito ao associado, seja na forma de empréstimo pessoal, financiamento para
compra de automóveis ou para aquisição de materiais de construção: para se determinar o
perfil do associado, bem como, sua capacidade financeira quanto a quitação de obrigações
decorrentes da contratação de crédito, deverá se atentar para a confirmação de todas as
informações por ele – o associado – prestadas, as quais: informação de emprego e renda,
endereço residencial, consulta aos sistemas de proteção ao crédito, entre outras.
Em relação à situação da concessão de crédito, a principal conseqüência com relação a
um cadastro incoerente, seria a grande probabilidade de inadimplência do associado para com
a cooperativa, fato que, se isolado e, dependendo do volume de crédito concedido ao
associado, não traria maiores prejuízos à entidade. Porém, se a falta de controle quanto à
qualidade do cadastro se tornar a regra, certamente a cooperativa de crédito sofrerá grande
perda de recursos com a inadimplência, encarecendo os custos dos produtos e serviço aos
demais associados, e ainda, conforme a extensão da inadimplência, ao final do exercício gerar
prejuízo ao invés de lucro, o qual seria rateado entre todos os associados.
Outra situação que merece especial atenção – e isso vale para todas as instituições
financeiras – é com relação ao crime de lavagem de dinheiro, o qual é tratado pela Lei
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
9.613/1998, a qual o conceitua como o ato de ocultar ou dissimular a natureza, origem,
localização, disposição, movimentação ou propriedade de bens, direitos ou valores
provenientes, direta ou indiretamente, de crime:
1. de tráfico ilícito de substâncias entorpecentes ou drogas afins;
2. de terrorismo;
3. de terrorismo e seu financiamento;
4. de contrabando ou tráfico de armas, munições ou material destinado à sua
produção;
5. de extorsão mediante seqüestro;
6. contra a Administração Pública, inclusive a exigência, para si ou para outrem,
direta ou indiretamente, de qualquer vantagem, como condição ou preço para a
prática ou omissão de atos administrativos;
7. contra o sistema financeiro nacional;
8. praticado por organização criminosa;
9. praticado por particular contra a administração pública estrangeira.
O crime de lavagem de dinheiro se caracteriza pela utilização do sistema financeiro
para dar aparência lícita ao dinheiro proveniente dos crimes citados acima.
A Lei 9.613/1998 trata, em seu Capítulo VI, Artigos 10 e 10-A, sobre a identificação
dos clientes e a manutenção de seus cadastros, conforme incisos abaixo, os quais devem ser
observados pelas instituições financeiras:
I.
Identificarão seus clientes e manterão cadastro atualizado, nos termos de
instruções emanadas das autoridades competentes;
II.
Manterão registro de toda transação em moeda nacional ou estrangeira, títulos e
valores mobiliários, títulos de crédito, metais, ou qualquer ativo passível de ser
convertido em dinheiro, que ultrapassar limite fixado pela autoridade competente e
nos termos de instruções por esta expedida;
III.
Deverão atender, no prazo fixado pelo órgão judicial competente, as requisições
formuladas pelo Conselho de Controle de Atividades Financeiras (COAF), que se
processarão em segredo de justiça.
A referida Lei ainda prevê que os cadastros dos clientes de instituições financeiras –
aplicando-se também às cooperativas de crédito – deverão ser conservados durante o período
mínimo de cinco anos a partir do encerramento da conta ou da conclusão da transação
efetuada.
O BCB, a fim de acompanhar e fiscalizar as operações com indícios de crime de
lavagem de dinheiro, mantém registro centralizado formando o cadastro geral de correntistas e
clientes de instituições financeiras, bem como por seus procuradores.
As instituições financeiras deverão estar atentas às movimentações financeiras de seus
clientes, informando ao Banco Central do Brasil a ocorrência de movimentações suspeitas; e,
caso infrinjam as determinações do BCB, poderão sofrer advertências, multas, ou até mesmo
a cassação da autorização para operação ou funcionamento.
O crime de lavagem de dinheiro, como pôde-se observar, traz graves conseqüências à
instituição financeira que o viabilizou, por isso devem prevalecer controles rigorosos a
respeito do cadastro e das movimentações do cliente ou associado, a fim de se evitar tais
situações.
Existem outras situações e conseqüências relativas ao cadastro incoerente de clientes
de instituições financeiras, porém foi dada ênfase especial às questões da concessão de crédito
e crime de lavagem de dinheiro, por serem as mais comuns, e que geram maiores
conseqüências ao sistema financeiro nacional.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
2.3 Auditoria e Controle interno em Instituições Financeiras
A auditoria e o controle interno nas instituições financeiras utilizam-se dos mesmos
fundamentos gerais da auditoria, porém com maior ênfase em suas características peculiares.
A Resolução 2267/1996 dispõe sobre a auditoria independente nas instituições
financeiras e demais entidades autorizadas a funcionar pelo BCB, com exceção das
cooperativas de crédito, que são normatizadas por resolução própria.
A referida Resolução prevê a obrigatoriedade das instituições financeiras em ter suas
demonstrações financeiras, inclusive as notas explicativas exigidas pelas normas legais e
regulamentares vigentes, auditadas por auditores independentes registrados na Comissão de
Valores Mobiliários.
Já a Resolução 3056/2002, também do BCB, trata sobre a auditoria interna das
instituições financeiras, a qual, quando exercida na própria unidade da instituição (não
terceirizada), deverá estar diretamente subordinada ao conselho de administração ou, na falta
desse, à diretoria da instituição.
A referida norma ainda trata sobre a o papel da auditoria e do controle interno, conforme
tratou-se a seguir.
2.3.1 Papel do Controle interno
A atividade principal das instituições financeiras é a captação de recursos de seus
clientes, seja por depósitos à vista (conta corrente) ou à prazo (poupança), e posterior
aplicação desses recursos no mercado interbancário, a fim de se obter lucro, subtraindo-se do
montante obtido com a negociação dos valores no mercado interno, o valor pago, à título de
rendimentos, ao cliente da instituição.
Em função de ser uma atividade que envolve inúmeras transações financeiras, tais
como: depósitos, transferências, liquidações, pagamentos, entre outras, bem como, e
principalmente por lidar com dinheiro de terceiros, o papel do controle interno é de suma
importância para atestar se os procedimentos instituídos são seguidos com rigor, observando a
ocorrência de fraudes e erros nessas transações.
Embora tenham sido evidenciadas as transações com moeda, é importante ressaltar
que o princípio dessas transações se dá pela abertura da conta (corrente, poupança ou
investimento) do cliente na instituição – o cadastro, propriamente dito.
O cadastro de um cliente deve ser fundamentado por meio de procedimentos
estabelecidos pela entidade, a fim de se estabelecer diretrizes e parâmetros para a inclusão
deste com confiabilidade nas informações a seu despeito.
Cabe ao controle interno elaborar procedimentos a fim de se padronizar todo o
processo interno da instituição, de forma a propiciar confiabilidade nos processos e,
conseqüentemente, nos resultados que estes viabilizarão.
É importante ressaltar que com um controle interno efetivo e de qualidade, se viabiliza
também, uma auditoria, tanto interna quanto independente, de qualidade.
2.3.2 Normas do CMN Sobre Controle Interno
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
A Resolução 3056/2002 dispõe sobre normas do controle interno das instituições
financeiras.
Segundo a Resolução mencionada acima, os controles internos, cujas disposições
devem ser acessíveis a todos os funcionários da instituição de forma a assegurar que sejam
conhecidas a respectiva função no processo e as responsabilidades atribuídas aos diversos
níveis da organização, devem prever:
I. A definição de responsabilidades dentro da instituição;
II. A segregação das atividades atribuídas aos integrantes da instituição, de forma a
que seja evitado o conflito de interesses, bem como meios de minimizar e
monitorar adequadamente áreas identificadas como de potencial conflito da
espécie;
III. Meios de identificar e avaliar fatores internos e externos que possam afetar
adversamente a realização dos objetivos da instituição;
IV. A existência de canais de comunicação que assegurem aos funcionários, segundo o
correspondente nível de atuação, o acesso a confiáveis, tempestivas e
compreensíveis informações consideradas relevantes para suas tarefas e
responsabilidades;
V. A contínua avaliação dos diversos riscos associados às atividades da instituição;
VI. O acompanhamento sistemático das atividades desenvolvidas, de forma a que se
possa avaliar se os objetivos da instituição estão sendo alcançados, se os limites
estabelecidos e as leis e regulamentos aplicáveis estão sendo cumpridos, bem
como a assegurar que quaisquer desvios possam ser prontamente corrigidos;
VII. A existência de testes periódicos de segurança para os sistemas de informações,
em especial para os mantidos em meio eletrônico.
Ainda de acordo com a Resolução 3056/2002, os controles internos devem ser
periodicamente revisados e atualizados, de forma a que sejam a eles incorporadas medidas
relacionadas a riscos novos ou anteriormente não abordados.
2.3.3 Papel da Auditoria Interna
O papel da auditoria interna também é tratado pela Resolução 3056/2002 do BCB, a
qual prevê que a auditoria interna deve fazer parte do sistema de controles internos das
instituições financeiras.
De acordo com a Resolução 3056/2002, a atividade da auditoria interna, quando não
executada pela própria instituição ou de instituição integrante do mesmo conglomerado,
poderá ser exercida:
I. Por auditor independente devidamente registrado na Comissão de Valores
Mobiliários (CVM), desde que não aquele responsável pela auditoria das
demonstrações financeiras;
II. Pela auditoria da entidade ou associação de classe ou de órgão central a que filiada
à instituição;
III. Por auditoria de entidade ou associação de classe de outras instituições autorizadas
a funcionar pelo Banco Central do Brasil, mediante convênio, previamente
aprovado por este, firmado entre a entidade que é filiada à instituição e a entidade
prestadora do serviço.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
Quando a auditoria interna for executada nas condições acima expostas, deverá o
responsável por sua execução reportar-se diretamente ao conselho de administração ou, na
falta desse, à diretoria da instituição.
As formas de execução de auditoria interna constantes nos itens II e III somente
poderão ser exercidas por cooperativas de crédito e por sociedades corretoras de títulos e
valores mobiliários, sociedades corretoras de câmbio e sociedades distribuidoras de títulos e
valores mobiliários não integrantes de conglomerados financeiros.
Quando a auditoria interna for executada pela própria instituição, deverá essa estar
diretamente subordinada ao conselho de administração ou, na falta desse, à diretoria da
instituição.
Por fim, a referida Resolução ainda dispõe sobre a obrigatoriedade das instituições
financeiras manterem a disposição e garantir o acesso irrestrito do BCB aos papéis de
trabalho, relatórios e quaisquer outros documentos elaborados pela auditoria interna da
instituição.
2.4 Auditoria de Sistemas de Informação
Antes de aprofundar a seção em questão, necessária se faz conhecer o conceito de sistemas, o
qual é afirmado por Imoniana (2008, p.16), como o “conjunto de elementos inter-relacionados
com um objetivo: produzir relatórios que nortearão a tomada de decisões gerenciais”.
A auditoria de sistemas de cadastro fundamenta-se em princípios semelhantes às
demais formas de auditoria, só que com um enfoque nos sistemas informatizados.
Segundo Gil (1993), a área de Auditoria de Sistemas compreende a terminologia, os
conceitos e as técnicas de três áreas distintas de conhecimentos, quais sejam:
auditoria;
sistemas de informações;
processamento eletrônico de dados.
A auditoria de sistemas, segundo Pinho (2007), consiste numa ação conjunta de
revisão e avaliação da qualidade de controle interno de sistemas informatizados, cobrindo os
aspectos de planejamento, iniciação, execução e registro de transações, o qual deve atender
aos seguintes aspectos:
fidelidade da informação em relação ao dado;
segurança física;
segurança lógica;
confidencialidade;
segurança ambiental;
obediência à legislação em vigor;
eficiência;
eficácia;
obediência às políticas da alta administração.
Quanto à aplicação da auditoria em sistemas informatizados, Imoniana (2008:16)
afirma:
A auditoria em ambiente de tecnologia não muda a formação exigida para a
profissão de auditor, apenas percebe que as informações disponíveis em
forma de papel são agora guardadas em forma eletrônica e que o enfoque da
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
auditoria teria que mudar para se assegurar de que essas informações em
forma eletrônica sejam confiáveis antes de emitir sua opinião.
A auditoria de sistemas é uma ramificação que vem evoluindo devido ao crescimento
das atividades empresariais, acompanhadas da evolução tecnológica.
Os motivos que levam uma empresa a contratar auditoria de sistema são variados,
destacando-se os mais relevantes tem-se: falhas no desenvolvimento e implantação de
sistemas; redução da evidência para auditoria; falhas na utilização de sistemas, tanto por parte
de usuários, como de processamento; fenômenos naturais e acidentes; fraudes e sabotagens.
2.4.1 Objetivos da Auditoria
Inevitavelmente os procedimentos internos das organizações voltaram-se, quase que
em sua totalidade, à informatização das informações. Essa prática comum nos dias de hoje,
trazem uma preocupação quanto à qualidade dessas informações, bem como, à segurança e
confiança no sistema, principalmente quanto à ocorrência de erros e fraudes.
São objetivos da auditoria de sistemas, conforme Pinho (2007:135), os seguintes:
Garantir segurança dos registros;
Assegurar confiabilidade das transações;
Verificar a eficiência e a eficácia dos sistemas;
Prestar assessoria aos auditores contábeis no decorrer dos exames;
Examinar os controles manuais, ou seja, a forma como os usuários
operam;
Avaliar os controles automatizados;
Testar detalhadamente as transações e balanços;
Revisar o desenho dos sistemas e programas a fim de que se tenha
controle do caminho da auditoria e haja avaliação da eficiência das
rotinas;
Avaliar a confiabilidade e confidencialidade das informações;
Examinar a segurança física;
Verificar se está havendo obediência à legislação vigente;
Detectar fraudes.
É visível a adequação, ao ambiente informatizado, dos objetivos de auditoria de
controles internos, aplicados, neste caso, aos meios possibilitados pela tecnologia de
informação.
2.4.2 Procedimentos de Auditoria
Assim como nas demais ramificações da auditoria, os procedimentos para atuação nos
sistemas de informações utilizam-se da revisão e avaliação dos controles internos.
Os procedimentos utilizados para realização da auditoria de sistemas, segundo Pinho
(2007) são:
a) inspeção física: avaliação de aspectos relacionados a hardware e à segurança
física;
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
b) entrevista: obter informações no que diz respeito à segurança física e à lógica dos
sistemas;
c) análise lógica da programação: verificação para se certificar de que os comandos
dados ao computador estão em conformidade com as documentações dos sistemas
aplicativos;
d) rastreamento e mapeamento (tracing mapping): aponta com dados estatísticos
algumas funções não executadas, tempo de utilização de máquinas, a quantidade
de vezes que as funções foram executadas, dentre outros registros;
e) simulação: consiste na simulação de operações normais com o objetivo de verificar
dados recorrentes que são inconsistentes;
f) snapshot: permite a visualização das partes da memória do computador que
contém os dados utilizados pelo processo de decisão, no momento em que está
sendo tomado;
g) análise de Log: permite analisar a utilização do computador no que diz respeito a
programas e arquivos do sistema de informação. São observados aspectos tais
como a identificação de usuários que usaram programas e quais foram usados; e o
tempo utilizado;
h) test decks: consiste em dados preparados para simular todos os tipos de transações
e testar os controles programados, devendo o processamento no computador ser
efetuado sob o controle do auditor.
De acordo com as conceituações e afirmações acima, pode-se constatar algumas
peculiaridades com relação à auditoria em ambientes informatizados, principalmente no que
se refere à informática e termos utilizados por esta área, devendo o auditor possuir
conhecimento aprofundado sobre a área.
2.4.3 Execução da Auditoria
Assim como em outros nichos de atuação, a auditoria em sistemas informatizados
também segue o plano pré-estabelecido, a fim de direcionar sua execução.
A execução da auditoria de sistemas se dá através dos seguintes procedimentos, de
acordo com Pinho (2007, p.139):
Preencher questionários de controle interno específicos, os quais
abrangem os controles sobre procedimentos, transações e arquivos
mestres;
Preparar testes de auditoria para verificar os aspectos de controle;
Desenvolver procedimentos alternativos de auditoria quando a evidencia
para a auditoria for inadequada;
Preparar relatório sobre deficiências de controle.
Os relatórios são preparados de acordo com a orientação geral de auditoria, abordando
a situação constada nas áreas auditadas.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
3 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
3.1 Caracterização da Empresa
O presente estudo foi realizado numa unidade de uma cooperativa de crédito de livre
admissão, localizada na região oeste do Paraná, fundada há aproximadamente 25 anos, sendo
que inicialmente era voltada exclusivamente ao crédito rural, e ao longo do tempo expandiu
seu horizonte de atuação, abrangendo atualmente associados de todos os segmentos
econômicos.
A unidade pesquisada possui 550 associados, entre pessoas físicas e jurídicas, e
disponibiliza os mais diversos serviços bancários, tais como: conta-corrente, poupança,
aplicações e investimentos, seguros, cartões de crédito, empréstimos, entre outros.
Os serviços são prestados tanto na própria unidade, quanto via Internet, onde o
associado tem acesso a transações, extratos e informações gerais a respeito de sua conta.
Com relação aos recursos humanos disponibilizados, a referida unidade de
atendimento conta com 07 funcionários, todos efetivos.
3.2 Descrição do Funcionamento do Sistema de Cadastro
O processo relativo à admissão de um novo associado constitui-se nas etapas a seguir
mencionadas:
I. Confecção de pré-cadastro (processo) com as informações do interessado;
II. Pesquisa de referências comerciais e pessoais;
III. Pesquisa de informações relacionadas ao crédito, tais como o banco de dados
disponibilizado pela SERASA S/A, e o Serviço Central de Proteção ao Crédito –
SCPC, o qual normalmente é regionalizado e funciona na estrutura das associações
comerciais locais;
IV. Análise do processo por comissão especialmente constituída para esse fim;
V. Processo reprovado: interessado não é admitido como sócio e é comunicado a
respeito;
VI. Processo aprovado: efetiva-se o cadastro do interessado, que a partir de então,
passará a ser associado da cooperativa.
A confecção do pré-cadastro se dá com a visita do interessado em se associar à
cooperativa, momento este em que o interessado apresenta seus documentos pessoais,
comprovantes de endereço e de renda, sendo então solicitadas informações adicionais, tais
como: referências comerciais e pessoais, bem como, procura-se obter a informação quanto às
necessidades do possível associado, e seu potencial frente a prospecção de negócios futuros.
Neste ponto já se traça o perfil do solicitante.
A segunda fase consiste em levantar informações a respeito de sua idoneidade,
momento no qual são feitas consultas às referências pessoais – pessoas que o pretendente
indicou para confirmar seus dados – e às referências comerciais, que consistem em confirmar
informações referentes ao comprometimento do interessado quanto a liquidação de obrigações
ligadas ao crédito, junto a estabelecimentos comerciais indicados pelo próprio interessado.
Na seqüência se procedem às consultas aos sistemas de proteção ao crédito,
verificando o histórico do interessado, e se este possui alguma restrição. Habitualmente se
consultam os serviços oferecidos pelo SERASA e SCPC.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
Montado o processo de cadastro do interessado em se associar a cooperativa, o mesmo
é encaminhado a uma comissão especial, composta pelo gerente comercial e outros dois
funcionários da unidade, os quais analisarão o cadastro e as informações obtidas através das
consultas. Neste momento se avalia o perfil do interessado, sua idoneidade, e seu potencial
frente a cooperativa.
Havendo restrições ao crédito, ou verificação de má-fé nas informações prestadas pelo
interessado, o seu pedido é indeferido pela comissão, sendo o mesmo informado a respeito.
Sendo aprovada a solicitação de admissão na entidade, processa-se então, o cadastro
definitivo do interessado, que a partir de então, passará a ser associado da cooperativa.
O cadastro definitivo consiste em registrar no sistema informatizado, todas as
informações do associado, consideradas úteis pela cooperativa, tais como: nome, filiação, data
de nascimento, endereço residencial e comercial, telefones para contato, dados do vínculo
empregatício, renda mensal, dependentes, bens declarados, entre outros.
Após a inclusão do cadastro do associado no sistema informatizado, são impressos
formulários personalizados, com as informações constantes do cadastro, formulários os quais
o associado deve assinar, e após, serão arquivados junto às cópias dos documentos
apresentados.
Na unidade pesquisada é destinado espaço exclusivo à guarda do cadastro físico
(documentos) em armários próprios para este fim. Os cadastros físicos são divididos em:
pessoa física, pessoa jurídica, avalistas e poupadores.
Os cadastros são obrigatoriamente atualizados: semestralmente (pessoas jurídicas) e
anualmente (pessoas físicas).
A atualização cadastral também se dá quando o associado solicita algum produto ou
serviço da cooperativa, como por exemplo, a obtenção de empréstimo pessoal.
3.2 Auditoria do Sistema de Cadastros da Empresa Pesquisada
A unidade pesquisada é integrante de uma cooperativa de crédito que abrange vários
municípios da região oeste paranaense, sendo que cabe ao núcleo administrativo, localizado
na sede da cooperativa, auditar as unidades que compõem a cooperativa.
A auditoria interna é executada por uma profissional do controle interno da
cooperativa, a qual, fundamentada por manuais de procedimentos e papéis de trabalho,
percorre todas as unidades da entidade, numa freqüência de pelo menos cinco vezes no
decorrer do ano, a fim de evidenciar a eficiência e eficácia do controle interno da unidade
auditada.
Durante o a realização da auditoria interna na unidade, procura-se observar os
procedimentos efetivos, compará-los com os manuais que os fundamentam, verificar os
cadastros físicos e informatizados, seguindo um check-list, o qual nada mais é que um papel
de trabalho, onde são anotados pontos conforme e não conforme.
Os relatórios de auditoria são formatados de forma sintética, demonstrando o escopo
da auditoria e os resultados obtidos. Sua apresentação é dada em reunião mensal, à direção da
cooperativa, a qual toma as decisões pertinentes ao aprimoramento de pontos falhos no
controle interno, bem como, manutenção dos pontos positivos evidenciados.
Após análise dos relatórios pela direção da cooperativa, esta aponta os ajustes
necessários no sistema de cadastro dos associados, os quais serão incluídos no escopo da
auditoria interna, como itens a auditar em uma próxima realização de auditoria, momento no
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
qual será averiguada a real implementação do ajuste apontado pela direção, com base na
auditoria anterior.
Nota-se que há sempre uma renovação e atualização do escopo da auditoria interna,
em conseqüência da busca constante do aperfeiçoamento dos processos internos, os quais são
revistos e adaptados às necessidades da organização.
3.3 Respostas às Questões do Estudo
O presente estudo, com o objetivo abranger a questão problema, delineou duas
questões, as quais foram elencadas abaixo, sendo aplicado, para obtenção destas, um
questionário narrativo às pessoas-chave envolvidas no processo, bem como, uma entrevista
com o gerente da unidade pesquisada.
Tanto o questionário, quanto à entrevista, buscaram obter a opinião dos envolvidos no
processo quanto à importância da auditoria interna naquele contexto. Buscou-se, também,
através da experiência destes profissionais, abordar questões relativas às conseqüências de um
cadastro incoerente com a realidade do associado, para em seguida, abordar a questão
principal.
As questões, e respectivas respostas, a que o estudo se ateve foram as seguintes:
1. Quais as conseqüências de um cadastro incoerente numa cooperativa de
crédito?
2. Qual a importância da auditoria interna sobre o cadastro de associados de uma
cooperativa de crédito?
De acordo com as entrevistas realizadas, respostas obtidas pelo questionário aplicado
aos envolvidos, bem como, pela fundamentação obtida na pesquisa à legislação do setor
financeiro, pôde-se concluir que, entre as várias conseqüências negativas geradas pelo
cadastro incoerente dos clientes de uma instituição financeira, as que mais trazem prejuízos à
entidade são: o risco do crédito e o crime de lavagem de dinheiro.
Constatou-se que, em decorrência da inobservância dos procedimentos instituídos para
a seleção de novos associados, bem como, a confecção e manutenção de seus cadastros,
podem ocorrer situações que fogem ao controle da entidade, o qual se refere a utilização, por
associado, da cooperativa para o crime de lavagem de dinheiro.
Outro fato questionado durante as entrevistas, foi com relação à concessão de crédito
ao associado, e ao possível risco envolvido.
Com relação a este ponto, foi constado que a conseqüência maior, decorrente do
cadastro incoerente, foi a inadimplência de associados que contrataram produtos de crédito,
como por exemplo: empréstimos pessoais, financiamento de automóveis, entre outros.
Também, neste caso, a conseqüência – inadimplência – se deu em função de falha no
processo de confirmação de dados comerciais e de renda do associado quando da contratação
dos produtos de crédito, situação em que deve-se ter cuidado redobrado quanto a capacidade
de endividamento do contratante.
O risco do crédito, que pode-se traduzir na impossibilidade de liquidação da obrigação
do contratante, neste caso o associado, com a contratada, a cooperativa de crédito, é um fato
que ocasiona desequilíbrio no patrimônio da entidade, afetando, conseqüentemente, os demais
associados, uma vez que as responsabilidades são divididas a todos, seja na distribuição de
lucros ou na execução de prejuízos.
Quanto à questão principal do estudo: 2. Qual a importância da auditoria interna
sobre o cadastro de associados de uma cooperativa de crédito?
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
Acerca da referida questão, e, influenciados pelas conseqüências de um cadastro
incoerente no contexto da cooperativa de crédito, ficou evidenciado durante as entrevistas, e
através do questionário aplicado aos colaboradores envolvidos no processo de cadastros, a
grande importância que os mesmos reservam ao papel da auditoria interna naquela entidade.
Foi possível perceber a visão otimista que os colaboradores têm em relação a auditoria
interna, bem como, o seu comprometimento em relação aos procedimentos adotados pela
cooperativa com relação ao cadastro de seus associados. Esta evidência se confirma com o
relato do gerente da unidade estudada, quando questionado sobre qual visão têm em relação
ao papel da auditoria interna em sua organização.
[…] A auditoria interna realmente tem papel muito importante em nossa
entidade. É através dela que podemos mensurar nosso nível de qualidade,
visualizar pontos fracos, obter respostas para as causas de problemas, e
poder atuar diretamente nelas. Bem, de forma geral, a auditoria possibilita
retratar a situação presenciada naquele momento, apresentando-a a direção
da cooperativa, a qual certamente utilizará as considerações advindas dos
relatórios da auditoria para a revisão de conceitos, aprimoramento de
práticas, etc.
A auditoria interna é uma atividade indispensável no contexto estudado, o qual,
obrigatoriamente, segue normas rígidas emanadas pelos órgãos reguladores do Sistema
Financeiro Nacional – SFN.
A importância da auditoria interna se revelou pela busca constante na qualidade das
informações dos cadastros de seus associados, evitando as conseqüências evidenciadas no
item anterior.
Sem a existência da auditoria interna na entidade estudada, certamente esta não
resistiria ao peso da concorrência do setor, o qual preza pela qualidade dos serviços e
produtos oferecidos.
A afirmação acima se confirma, quando o entrevistado foi indagado a imaginar sua
entidade sem a existência da auditoria interna, conforme abaixo:
É impossível de se imaginar. Hoje em dia, a auditoria se tornou uma
necessidade para as empresas que querem se manter atuantes e competitivas.
Partindo de uma visão macro: os investidores não investem em ações de
empresas com operações suspeitas ou não confiáveis, decorrentes da
inexistência de auditorias; para uma visão micro: da mesma forma, o
associado tem que confiar na cooperativa, nos seus números e resultados, e
essa confiança, com certeza, é construída em grande parte, pela atuação da
auditoria. […] Sem a existência da auditoria, tanto interna quanto externa,
em nossa cooperativa, certamente nossa qualidade decairia com o passar do
tempo, e conseqüentemente, não haveria continuidade de nossas atividades,
pois o mercado impõe qualidade.
Por mais que a cooperativa criasse e implantasse procedimentos referentes ao cadastro
de seus associados, tais procedimentos não teriam a menor valia se não fossem verificados
freqüentemente pela auditoria interna, a fim de se obter respostas quanto a sua eficiência e
eficácia.
A resposta afirmativa acerca da referida questão aplicada, revelou também uma
mudança na cultura das empresas, e seus colaboradores, com relação ao papel da auditoria
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
interna e externa, que atualmente, é fator determinante para a continuidade da organização
empresarial num mercado cada vez mais agressivo e em busca de qualidade total.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
Concluindo o presente estudo, pôde-se ter uma noção mais apurada sobre o papel da
auditoria interna numa organização empresarial, mais especificamente, no contexto do
cooperativismo de crédito.
Observou-se que a auditoria interna tornou-se, ao longo da história, cada vez mais
importante e indispensável para a continuidade de diversos setores num mercado competitivo
e constantemente renovado.
Obteve-se a resposta a principal questão do estudo: “qual a importância da auditoria
interna no sistema de cadastros de uma cooperativa de crédito?”, e essa resposta além de
positiva, propiciou, também, uma reflexão quanto à cultura acerca de sua existência e atuação:
a auditoria, tanto interna quanto externa, não está para policiar ou punir as pessoas envolvidas
nos processos, mas sim, para lapidar e aprimorar processos, viabilizando tanto o sucesso da
organização na qual está inserida, como também, possibilitando a qualificação dos recursos
humanos.
Ao término do presente estudo podem-se elencar algumas contribuições que o mesmo
proporcionará ao contexto pesquisado:
a) Agrega novos subsídios aos estudos sobre auditoria interna em instituições
financeiras, principalmente em cooperativas de crédito;
b) Constatou que, embora a empresa observada possua um bom nível de controle
interno, e papel atuante da auditoria interna, o sistema de cadastros ainda permite
manipulação das informações;
c) identificou que houve evolução na cultura empresarial com relação a importância
dada ao papel da auditoria, tanto interna quanto externa, a qual é tida, atualmente,
como a ferramenta que possibilita atingir e manter determinado nível de qualidade,
e, por conseqüência, viabiliza a continuidade da organização.
O estudo possibilita apresentar algumas recomendações para a empresa observada,
entre elas:
a)Treinamento dos colaboradores quanto aos procedimentos de controle e auditoria
internos, propiciando a estes conhecer os objetivos, atuação e importância destas
ferramentas da contabilidade na gestão, segurança e continuidade da entidade,
permitindo aos colaboradores atuar com a mesma visão dos auditores, no sentido de
buscar sempre a qualidade na execução de suas tarefas;
b)Revisão dos procedimentos adotados quanto ao cadastro de seus associados,
fundamentada em ferramentas tecnológicas, como por exemplo, a digitalização dos
documentos físicos, e conseqüente extinção destes, a fim de possibilitar melhor
navegabilidade nos bancos de dados, bem como, permitir mais agilidade na
execução de auditorias.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009
Recomenda-se como proposta para novos estudos, a ampliação desta pesquisa
envolvendo outras formas de instituição financeira, a fim de se possibilitar comparação dos
resultados frente aos contextos pesquisados, e, a partir de então, determinar a importância da
auditoria, tanto interna quanto externa, neste segmento econômico.
REFERÊNCIAS
BANCO CENTRAL DO BRASIL - BCB. Resolução 2267, de 29 de Março de 1996. Dispõe
sobre a auditoria independente nas instituições financeiras. Disponível em:
<https://www3.bcb.gov.br >. Acesso em: 03 out. 2008.
_____________. Resolução 3056, de 19 de Dezembro de 2002. Dispõe a auditoria interna
das instituições financeiras e demais instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central
do Brasil. Disponível em: < https://www3.bcb.gov.br >. Acesso em: 03 out. 2008.
_____________. Resolução 3442, de 28 de Fevereiro de 2007. Dispõe sobre a constituição e
o funcionamento de cooperativas de crédito. Disponível em: < https://www3.bcb.gov.br >.
Acesso em: 03 out. 2008.
BRASIL. Lei nº 9.613, de 03 de Março de 1998. Dispõe sobre os crimes de "lavagem" ou
ocultação de bens, direitos e valores; a prevenção da utilização do sistema financeiro para os
ilícitos previstos nesta Lei. Disponível em: <http://www.susep.gov.br>. Acesso em: 03 out.
2008.
GIL, Antonio de Loureiro. Auditoria de Computadores. 2. ed. São Paulo: Atlas, 1993.
IMONIANA, Joshua Onome. Auditoria de Sistemas de Informação. 2. ed. São Paulo:
Atlas, 2008.
PINHEIRO, Marcos Antonio Henriques. Cooperativas de Crédito: história da evolução
normativa no Brasil. 5. ed. Brasília: BCB, 2007.
PINHO, Ruth Carvalho de Santana. Fundamentos de Auditoria: auditoria contábil: outras
aplicações de auditoria. São Paulo: Atlas, 2007.
SCHARDONG, Ademar. Cooperativa de Crédito: instrumento de organização econômica
da sociedade. Porto Alegre: Riegel, 2002.
Cascavel – PR – 22 a 24 de junho de 2009