M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES
SECRETARIA DE CONTROLE INTERNO
SUBSECRETARIA DE AUDITORIA
PROCESSO
: 01
UNIDADE JURISDICIONADA : Subsecretaria Geral do Serviço Exterior
UNIDADE GESTORA
: 240009 - Departamento do Serviço Exterior
: 240010 - Departamento de Comunicação e
Documentação
: 240013 - Divisão de Serviços Gerais
OBJETIVO DA AUDITORIA
: Tomada de Contas Anual
EXERCÍCIO
: 2010
Relatório Sintético de Auditoria de Gestão nº 01/2011
I – INTRODUÇÃO
Em atendimento à determinação contida no Memorandum
CISET/005, de 2 de janeiro de 2011, do Secretário de Controle Interno,
apresentamos o presente Relatório Sintético de Auditoria, que trata dos exames
realizados sobre os atos e fatos de gestão, praticados no período de 1º de janeiro a
31 de dezembro de 2010, sob a responsabilidade dos dirigentes da Unidade de
referência.
2.
As contas da Unidade Jurisdicionada estão sendo apresentadas de
forma consolidada. A Coordenação-Geral de Orçamento e Finanças-COF e a
Coordenação do Patrimônio - CPAT não foram objeto de Auditoria. Os trabalhos
1
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
de Auditoria interna nas contas das Unidades Gestoras, Departamento de
Comunicações e Documentação-DCD, Divisão de Serviços Gerais-DSG e
Departamento do Serviço Exterior-DSE, realizaram-se por ocasião do
levantamento de Tomada de Contas e foram desenvolvidos in loco, na sede das
Unidades Gestoras, onde se encontram arquivadas as primeiras vias dos
processos de pagamento e demais documentos que comprovam a execução
orçamentária, financeira e patrimonial.
3.
Os exames foram efetuados por amostragem, segundo a natureza do
gasto e sua representatividade, de acordo com as normas de auditoria aplicáveis
ao Serviço Público Federal.
II – TOTAL E REPRESENTATIVIDADE DA DESPESA REALIZADA
4.
A Unidade Jurisdicionada realizou, no exercício sob exame,
despesas no valor nominal de R$ 669.497.699,44 (seiscentos e setenta e nove
milhões, quatrocentos e noventa e sete mil, seiscentos e noventa e nove reais e
quarenta e quatro centavos). O total das despesas das Unidades sob exame neste
Relatório corresponde a 31,09 % do montante das despesas realizadas pelo
Itamaraty, no País e no exterior, assim discriminadas: R$ 18.644.059,45,
referentes ao Departamento de Comunicações e Documentação-DCD, R$
53.371.529,19
referentes
à
Divisão
de
Serviços
Gerais-DSG
e
R$
597.482.110,80 referentes ao Departamento do Serviço Exterior-DSE.
III – RESULTADO DOS EXAMES
5.
Com base nos exames realizados na documentação comprobatória
dos atos e fatos de gestão que deram origem ao presente processo e em
cumprimento ao disposto no Anexo VI da Decisão Normativa TCU nº 110/2010,
apresentamos a seguir as seguintes observações:
2
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
UNIDADE GESTORA: 240009 – DEPARTAMENTO DO SERVIÇO
EXTERIOR
6.
Os trabalhos da auditoria concentraram-se na análise da folha de
pagamento e no transporte de bagagem, que foram despesas de grande
representatividade da Unidade no exercício sob análise.
7.
Com relação à folha de pagamento, a Auditoria verificou que a
Unidade gastou, em 2010, com o pagamento de pessoal e encargos sociais, a
importância de R$ 519.270.111,71, ou seja, 86,91% das despesas realizadas pela
Unidade.
8.
Para tanto, a Auditoria, utilizou o Extrator de Dados SIAPE,
sistema desenvolvido pelo Serviço Federal de Processamento de Dados –
SERPRO, com o objetivo de avaliar a existência de eventuais inconsistências de
informações do cadastro funcional, de pagamentos indevidos de vencimentos e
vantagens no Brasil e de eventuais pagamentos simultâneos no Brasil e no
exterior.
9.
A Auditoria seguiu, também, as trilhas de auditoria existentes no
DW – Data Warehouse do SIAPE, com a finalidade de melhor conciliar dos
dados da folha de pagamento no Brasil com os dados da folha de pagamento no
Exterior, bem como para verificar a ocorrência de possíveis pagamentos
indevidos.
10.
Não há ocorrência de atos de Gestão relacionada aos itens 8 e 13
3
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
do anexo III da DN/TCU nº 110/2010.
III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em
especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas
(físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício,
identificando as causas de insucessos no desempenho da ação
administrativa.
11.
O Departamento do Serviço Exterior, deu continuidade, no
exercício de 2010, ao cumprimento de suas tarefas institucionais relacionada no
artigo 212 da Portaria n° 212, de 10 de abril de 2008: “Compete ao
Departamento do Serviço Exterior a saber: recrutamento de pessoal; planejar,
coordenar e supervisionar as atividades de formulação e execução da política de
pessoal, os processos de remoção e lotação, inclusive em seus aspectos de
pagamentos e de assistência médica e social, observando a orientação do órgão
central do SIPEC, ao qual se vincula tecnicamente como órgão setorial”.
12.
As despesas realizadas pela Unidade destinaram-se a cumprir suas
responsabilidades institucionais, segundo competência estabelecida pelo Decreto
nº 5.979, de 6 de dezembro de 2006, alterado pelo Decreto n° 7.304, de 22 de
setembro de 2010, e pelo Regimento Interno da Secretaria de Estado – RISE.,
conforme Portaria nº 212, de 30 de abril de 2008.
13.
A Auditoria apurou que, dentre as tarefas realizadas em 2010, a
Unidade deu continuidade ao recadastramento dos dependentes dos servidores,
que resultou na exclusão de diversos beneficiários irregularmente cadastrados,
dentre eles, mais de 500 filhos e/ou enteados, maiores, que não comprovaram
condição de estudante, de um irmão, de 15 menores pobres sob guarda, de um
neto e de 16 pais/mães que não comprovaram dependência econômica dos
servidores, o que pode a vir refletir-se, na diminuição das despesas no exterior,
como despesas médicas, passagens e folha de pagamento.
4
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
14.
Apurou-se, também, que a unidade tem dado continuidade ao
recadastramento de beneficiários de pensão, o que tem permitido identificar
pensionistas falecidos, não alcançados pelo cruzamento de dados entre as bases
do SIAPE e do cadastro de óbitos, que possibilitou a exclusão de pensionistas já
falecidos.
15.
A auditoria verificou, entretanto, que apesar dos esforços da
Unidade em interromper o pagamento de vencimentos e vantagens, na folha de
pagamento no Brasil, dos servidores removidos para o Exterior em Missões
Permanentes e/ou Transitórias, continuam a ocorrer pagamentos simultâneos nas
folhas de pagamento no Brasil e no Exterior.
16.
A esse respeito, apurou-se que tem havido delonga nos pedidos de
ressarcimento aos servidores referentes a recebimentos indevidos, possibilitando
os servidores optarem por descontos em folha de pagamento, no limite de 10%
dos salários.
17.
Há que se observar que, caso o pagamento indevido identificado
vier a ocorrer no mês anterior ao do processamento da folha, a reposição poderá
ser feita imediatamente, em uma única parcela, conforme § 2o do art. 46 da Lei
8.112/90, possibilitando a reposição imediata ao Erário do valor total pago a
maior.
III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à
mensurabilidade e à utilidade do indicador, utilizados pelas unidades
jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão
18.
As informações constantes do Relatório de Gestão descrevem as
atividades realizadas para cumprir a missão institucional do Departamento do
Serviço Exterior. Não há no documento, informações e indicadores para avaliar a
Unidade Gestora.
5
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III.3 - Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da
UJ.
19.
Apesar de o serviço de transporte de bagagem ter representado o
percentual de 27,857% das despesas realizadas pelo Departamento do Serviço
Exterior, no exercício de 2010, excluída as despesas com vencimentos e
vantagens de pessoal, verificou-se que a Unidade não possui controle
informatizado das remoções efetuadas.
20.
O fluxo de informações ente as unidades que compõem o DSE
não é plenamente satisfatório, pois continua a haver pagamento indevido de
vencimento e vantagens a servidores.
21.
A Unidade dispõe de Sistemas de controle de requisição de
bilhetes de passagens
aéreas (SISREQ); sistema de transporte de bagagem
(SISMEX), que não são interligados ao CGRH, Sistema de Gestão de Recursos
Humanos, que está sendo aperfeiçoado gradativamente pelo Sistema SGDP, o
que dificulta a confrontação entre os dados pessoais e funcionais dos servidores
com os atos de concessão de vantagens previstas nos normativos do serviço
exterior.
III.4 - Avaliação da situação das transferências mediante convênio, contrato
de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso
ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício
de referência.
22.
No item 6 do Relatório de Gestão, constam informações sobre
transferências feitas à Fundação de Seguridade Social - GEAP no valor de R$
752.794,00. A Auditoria entende que tais contratos não podem ser classificados
como convênio, acordo, ajuste, termo de parceria ou outros instrumentos
congêneres, nos termos do artigo 1º do Decreto nº 6.170/07, e do art. 1º da
Portaria Interministerial MP/MF/CGU n° 127/08.
6
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III.5 – Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos
licitatórios realizados por UJ
23.
A Unidade prorrogou em 14/12/2009, mediante o Quinto Termo
Aditivo à Ata de Registro de Preços nº 03/2007, a vigência dos serviços
realizados por empresas especializadas na prestação de serviços de transporte de
bagagem e de automóvel, porta a porta, de Brasília para o exterior e do exterior
para Brasília, que foram analisados por amostragem.
Número
Quinto Termo Aditivo à Ata de Registro de
Preços nº 01/2007 do Pregão nº 02/2007
Quinto Termo Aditivo à Ata de Registro de
Preços nº 03/2007 do Pregão nº 02/2007
Quinto Termo Aditivo à Ata de Registro de
Preços nº 04/2007 do Pregão nº 02/2007
Quinto Termo Aditivo à Ata de Registro de
Preços nº 05/2007 do Pregão nº 02/2007
Quinto Termo Aditivo à Ata de Registro de
Preços nº 06/2007 do Pregão nº 02/2007
Quinto Termo Aditivo à Ata de Registro de
Preços nº 06/2007 do Pregão nº 02/2007
Quinto Termo Aditivo à Ata de Registro de
Preços nº 07/2007 do Pregão nº 02/2007
24.
Contratado
Unitrans
Mudanças
e
Transportes Ltda.
Brazil Relocation & Services
Ltda.
G-Inter
Trasnsportes
Internacionais Ltda.
Transportes Geriais Botafogo
Ltda.
Cosmopolitanr
Trasnsportes
Ltda.
Cosmopolitanr
Trasnsportes
Ltda.
Quavis Transportes Modernos
Ltda.
Valor
Vigência
R$ 2.950.087,97 14/12/09 - 15/12/10
R$ 2.736.767,54 14/12/09 - 15/12/10
R$ 2.000.000,00 14/12/09 - 15/12/10
R$ 3.601.492,15 14/12/09 - 15/12/10
R$ 4.612.993,28 14/12/09 - 15/12/10
R$3.670.000,00 14/12/09 - 15/12/10
R$ 5.480.500,00 14/12/09 - 14/11/10
A Auditoria registra as seguintes observações relacionada à
contratação direta de transporte de bagagem no Território Nacional.
Contratação direta – Transporte de bagagem
25.
Achado 1 - Conforme demonstrado a seguir, a contratação de
serviço de transporte interestadual de bagagem dos servidores removidos tem
sido feita continuadamente com base no Artigo 24, Inciso II da Lei nº 8.666/93.
A contratação direta de forma sucessiva caracteriza fracionamento de despesa e
evidencia fuga do processo licitatório:
(R$)
NOTA DE EMPENHO
EMPRESA
PAGAMENTO - NOTA DE SISTEMA
Nº
DATA
Nº
DATA
VALOR
LOGISTICA
2010NE000044
18.02.10
2010NS001393
14.05.10
6.900,00
COSMOPOLITAN TRANSPORTES LTDA – EPP
2010NE000045
18.02.10
2010NS000750
23.03.10
2.513,00
COSMOPOLITAN TRANSPORTES LTDA - EPP
2010NE000046
18.02.10
2010NS002714
23.08.10
6.290,00
MUNDIAL RESIDENCE IMOBILIARIA E
7
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
COSMOPOLITAN TRANSPORTES LTDA – EPP
2010NE000225
19.02.10
2010NS003253
15.09.10
2.520,00
MUNDIAL RESIDENCE IMOBILIARIA E
LOGISTICA
2010NE000119
09.04.10
2010NS001403
14.05.10
2.499,00
BRAZIL RELOCATION & SERVICES LTDA
2010NE000224
19.07.10
2010NS002251
19.07.10
5.130,00
CASA FORTE TRANSPORTES LTDA
2010NE000206
07.07.10
2010NS002252
20.07.10
1.400,00
LOGISTICA
2010NE000236
03.08.10
2010NS002594
16.08.10
1.380,00
TRANSPORTES GERAIS BOTAFOGO LTDA
2010NE000237
03.08.10
2010NS002713
20.08.10
4.380,00
MUNDIAL RESIDENCE IMOBILIARIA E
AAC TRANSPORTES E MUDANCAS LTDA - EPP I
2010NE000250
16.08.10
2010NS003395
04.10.10
3.815,00
NOVO LAR MUDANCAS E TRANSPORTES LTDA
2010NE000296
06.10.10
2010NS004070
39.11.10
5.900,00
TRANSQUAVIS TRANSPORTES ESPECIAIS LTDA
2010NE000304
19.10.10
2011NS000672
05.04.11
1.800,00
CONFIANCA MUDANCAS E TRANSPORTES LTDA
2010NE000350
02.12.10
2011NS000234
17.02.11
2.930,00
TOTAL
47.457,00
Manifestação do Gestor
26.
As contratações de transporte de bagagem dentro do território
nacional têm sido efetuadas com base no artigo 24, inciso II, da Lei nº 8.666/93,
hipótese de dispensa de licitação em razão do valor da despesa. Tal opção,
porém, não caracteriza fracionamento de despesa ou fuga do processo licitatório
como previsto no artigo 23, parágrafo 5º, da Lei 8.666, de 1993. Isso porque a
Lei define expressamente as hipóteses em que as contratações devem ser feitas
em conjunto ou ter seus valores somados:
27.
a) parcelas de uma mesma obra ou serviço, que formem um todo;
28.
b) obras e serviços da mesma natureza e no mesmo local, que
possam ser realizadas conjunta e concomitantemente, sempre que o somatório de
seus valores caracterizar mudança na modalidade de licitação.
29.
As contratações em questão não se enquadram em nenhuma das
hipóteses legais. Não são parcelas de uma mesma obra ou serviço e, ainda que
sejam serviços similares, possuem características essenciais distintas, i.e. as
mudanças são realizadas para pares de cidades distintos. Esse entendimento
encontra amparo no Parecer CONJUR/CGDA/Nº. 126/2011, exarado pela
8
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Consultoria Jurídica deste Ministério. Assim, não há que se falar em
fracionamento ou fuga à modalidade de licitação adequada.
30.
Na listagem de contratações diretas realizadas no exercício de
2010, pode-se observar que a remoção dos servidores foi publicada em datas
variadas (abril, junho, julho, setembro e outubro) e para Escritórios localizados
em diversas cidades (doc. anexo).
31.
Em alguns casos, ainda, há um componente de imprevisibilidade
quanto a essas contratações. Se por um lado é possível fazer um planejamento
considerando os claros de lotação, por exemplo, há contingências imprevisíveis
podem acarretar a necessidade de remoção de servidores ou prorrogação de
servidores já removidos. Dessa forma, a contratação individualizada das
mudanças não pode ser imputada a falta de planejamento da Administração.
Comentário de Auditoria
32.
As razões apresentadas pelo Gestor, embora justifiquem a tomada
de decisão, não legitimam os atos de gestão e não restou comprovada a vantagem
da contratação individualizada. Com a criação dos diversos Escritórios de
Representação nos Estados, as despesas com transporte de bagagem tem-se
elevado, nos últimos exercícios. Portanto, no caso em tela, a despesa foi
cumulativa ao longo do exercício financeiro e ultrapassou o limite estabelecido
no artigo 24, inciso II da Lei nº 8.666/93.
33.
Sobre a hipótese ou não do fracionamento ou fuga à modalidade de
licitação, objeto dos principais argumentos apresentados, vale transcrever o teor
das orientações sobre o assunto mencionadas no Manual de Orientações e
Jurisprudência do TCU, 4ª edição – Revista atualizada e ampliada, páginas 104 e
105:
9
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
“Fracionamento da despesa, à luz da Lei de licitações, caracterizase quando se divide a despesa para utilizar modalidade de licitação
inferior a recomenda pela legislação para o total da despesa ou para
efetuar contratação direta”.
“(...) Pela legislação pertinente, não se considera fracionamento a
contratação de parcelas da mesma natureza específica que possam ser
executadas por pessoas ou empresas de especialidade diferente daquela
do executor da obra ou serviço”. (Grifo da Auditoria).
34.
Portanto, a Auditoria mantém o entendimento de que, atualmente,
as despesas supramencionadas são passíveis de licitação e não se enquadram na
exceção à hipótese do não fracionamento da despesa. O objeto da licitação é a
prestação de serviços de transporte de mobiliário e de bagagem interestadual e os
serviços são executados por empresas de especialidade única. A realização de
licitações distintas para a contratação de serviços de igual natureza não parece ser
o procedimento adequado. A exemplo das licitações para a contratação de
serviços de transporte internacional, deverá constar do edital do certame
licitatório, a cidade de origem, com exigência de cotação de preços por cidade de
destino e a adjudicação por região.
35.
Cumpre esclarecer que o Parecer CONJUR/CGDA/Nº.126/2011,
mencionado pela Unidade diz respeito a análise jurídica acerca da possibilidade
de adesão à Ata de Registro de Preços nº 02/2010, relativa ao Pregão Eletrônico
nº 25/2009, do Comando Militar do Oeste 9ª região Militar, para a prestação de
serviço de transporte internacional de bagagem. Sobre o assunto, a Consultoria
Jurídica, assim se pronunciou:
36.
“De acordo com a cópia da Ata de Registro de Preços, fls. 52/54, o
objeto da contratação não se encontra expressamente definido, fazendo-se
remissão ao disposto no Termo de Referência que não consta dos autos. Foi
10
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
juntada apenas a Proposta Final de Preços, às fls.50, que apresenta no item 2, a
seguinte descrição: “Serviços de transporte rodomarítimo internacional de bens
móveis e bagagens, com origem nos Estados do Mato Grosso, Mato Grosso do
Sul ou cidade de Aragarças/GO”.
37.
Já o serviço pretendido por este Ministério é o transporte
internacional de bagagens, com origem em Brasília, em direção à Londres,
Paris, Bruxelas, Faro, Haia e Lisboa. Percebe-se que o serviço previsto na Ata
de Registro de Preços 02/2010, realizada pelo Comando Militar do Oeste-9ª
Região Militar, não se identifica com o serviço objetivado pelo Ministério das
Relações Exteriores. Portanto, se o itinerário é diferente, não será possível
utilizar o referido item do registro de preços. A utilização do registro por uma
outra entidade pressupõe a adequação do objeto licitado. Isso porque existiu
uma licitação e a contratação encontra respaldo apenas nos limites do objeto
licitado”.
Recomendação
38.
Planejar previamente os gastos anuais, de modo a evitar o
fracionamento de despesas, observando que a despesa cumulativa ao longo do
exercício financeiro não deve ultrapassar o valor limite de dispensa de licitação,
previsto na Lei nº 8.666/93.
III.6 - Avaliação da gestão de recursos humanos
a)
39.
Força de trabalho
Segundo o SIAPE, em 31/12/10, havia no Itamaraty 3.569
servidores ativos, assim distribuídos:
CARGO
TERCEIRO SECRETÁRIO
SEGUNDO SECRETÁRIO
PRIMEIRO SECRETÁRIO
CONSELHEIRO
QUANTIDADE
378
227
253
280
11
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
MINISTRO DE SEGUNDA CLASSE
MINISTRO DE PRIMEIRA CLASSE
DIPLOMATAS
214
171
1523
OFICIAL DE CHANCELARIA
ASSISTENTE DE CHANCELARIA
870
666
OUTRAS CATEGORIAS
510
TOTAL
40.
Em 31/12/2010, 100 servidores estavam cedidos a outros órgãos:
TOTAL CEDIDO
CARGO
TERCEIRO SECRETARIO
SEGUNDO SECRETARIO
PRIMEIRO SECRETARIO
CONSELHEIRO
MINISTRO DE SEGUNDA CLASSE
MINISTRO DE PRIMEIRA CLASSE
ADMINISTRADOR
ARQUIVISTA
TÉCNICO EM COMUNICAÇÃO SOCIAL
AGENTE DE PORTARIA
DATILÓGRAFO
TELEFONISTA
OFICIAL DE CHANCELARIA
ASSISTENTE DE CHANCELARIA
TOTAL
41.
3569
QUANTIDADE
4
3
3
15
15
10
1
1
1
2
1
2
28
14
100
Existiam, também, na folha de pagamento do Itamaraty, 19
servidores requisitados de outros órgãos.
42.
De acordo com o §1o do Artigo 2o da Lei n° 11.907/2009, a Carreira
de Oficial de Chancelaria é composta de 1.000 (mil) cargos, e a Carreira de
Assistente de Chancelaria de 1.200 (mil e duzentos) cargos, distribuídos nas
Classes A, B, C e Especial, conforme regulamento.
43.
Segundo o anexo III da Lei n° 11.440/2006, alterado pela Lei n°
12.237/2010, a quantidade fixada para a carreira de Diplomata é a seguinte:
12
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
QUANTITATIVO DE CARGOS DO QUADRO ORDINÁRIO DA CARREIRA DE DIPLOMATA
DENOMINAÇÃO
MINISTRO DE PRIMEIRA CLASSE
MINISTRO DE SEGUNDA CLASSE
CONSELHEIRO
PRIMEIRO-SECRETÁRIO
SEGUNDO-SECRETÁRIO
TERCEIRO-SECRETÁRIO
TOTAL
No DE CARGOS
130
169
226
880
1.405
QUANTITATIVO DE CARGOS DO QUADRO ESPECIAL DA CARREIRA DE DIPLOMATA
DENOMINAÇÃO
MINISTRO DE PRIMEIRA CLASSE
MINISTRO DE SEGUNDA CLASSE
CONSELHEIRO
PRIMEIRO-SECRETÁRIO
TOTAL
44.
No DE CARGOS
75
85
100
40
300
Assim, o número de servidores do quadro do serviço exterior está
dentro dos limites autorizados por Lei.
III.7 - Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e
recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI,
quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas
do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em
cada caso
45.
Os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em Sessão
Ordinária da 1ª Câmara, em 30/11/2010, proferiram o Acórdão nº 8.072/2010,
pelo qual julgaram as contas referentes ao exercício de 2003 regulares com
ressalva, dando quitação aos responsáveis, determinando, inter alia, ao
Departamento de Serviço Exterior - DSE que:
46.
3.8. reitere o cumprimento das recomendações feitas pela Secretaria
de Controle Interno quanto às providências adotadas com vistas à cobrança
judicial da dívida do ex-servidor Ricardo do Nascimento Saturnino perante à
Fazenda Nacional.
13
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
47.
b) comprove a adoção das medidas visando ao ressarcimento dos
valores pagos aos servidores Zacharias Bezerra de Oliveira e Márcia Valéria
Costa Brandão, cedidos aos governos do Ceará e do Distrito Federal,
respectivamente, se ainda não o fez, informando ao Tribunal, na próxima
prestação de contas anual, as medidas adotadas;
48.
A Equipe de Auditoria verificou que o Departamento do Serviço
Exterior não implementou a determinação do TCU referente à cobrança judicial
da dívida do ex-servidor Ricardo do Nascimento Saturnino perante à Fazenda
Nacional. Após requerer o desligamento voluntário, o ex-servidor não pôde ser
localizado, para receber cobrança da divída.
49.
Com relação às cessões dos servidores Márcia Valéria Costa
Brandão e Zacharias Bezerra de Oliveira, no valor total de R$163.851,14,
encerradas em 14 de fevereiro de 2003 e 23 de maio de 2004, respectivamente, a
Unidade informou que, tendo em vista não terem surtido efeito as tentativas de
cobrança dos reembolsos devidos na esfera administrativa, os casos foram
encaminhados à Consultoria Jurídica, com vistas a proceder a cobrança judicial.
III.8 – Avaliação quanto à conformidade da inscrição de Restos a Pagar no
exercício de referência, nos termos do artigo 35 do decreto 93.872/86, ou
legislação que o altere.
50.
Verificou-se
que
os
valores
inscritos
correspondem
aos
compromissos efetivamente assumidos no exercício de 2010, em observância ao
princípio da anualidade orçamentária.
III.9 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo,
verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências
devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos
ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas
implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro
14
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas
apresentadas pelos responsáveis.
51.
A Equipe de Auditoria não identificou irregularidade praticada
pela Unidade no exercício de 2010, que tenha resultado em dano ou prejuízo.
III.10 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou
prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas
justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis,
conforme Quadro III.A.1, e fazendo constar avaliação conclusiva
b)Vencimento e Vantagens
52.
Achado 2 - A) Continuam a ocorrer pagamentos simultâneos nas
folhas de pagamento no Brasil e no exterior. A Auditoria entende que a
impropriedade poderia ser evitada caso a SERE informasse ao EFNY, nas fichas
Cadastrais-Financeiras dos servidores que estão sendo removidos para o exterior,
os valores recebidos a maior, a fim de habilitar o Escritório Financeiro a efetuar
os ajustes.
Manifestação do Gestor
53.
Em seu relatório, a CISET aponta a ocorrência de pagamentos
simultâneos nas folhas de pagamento no Brasil e no exterior. Quanto à
sistemática de conciliação mensal das folhas Brasil e Exterior, cabe ressaltar que
as folhas são processadas em sistemas distintos, que não se encontram totalmente
unificados. Isto não corresponde a dizer que não há conciliação, mas sim que o
procedimento de conciliação é feito pelos servidores lotados na Divisão de
Pagamentos (DPAG) e no Escritório Financeiro (EFNY) sem o intermédio de
sistema específico.
54.
De modo a evitar a permanência de servidores nas duas folhas,
todos os meses, após o fechamento das folhas, a DPAG encaminha para o
endereço eletrônico do Escritório Financeiro lista nominal das inclusões e
15
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
exclusões realizadas pela Folha Brasil durante aquele mês. Este envio é
comunicado ao Posto por meio de despacho telegráfico, a exemplo do despacho
telegráfico 4239, de 23 de fevereiro de 2011. De posse desta lista, o Escritório
Financeiro pode proceder à nova verificação. Ainda que as folhas estejam
fechadas, eventuais erros constatados podem ser corrigidos por emissão e/ou
bloqueio de ordem bancária de pagamento. De igual maneira e de modo a
acelerar o acesso à informação dos dados registrados no SIAPE, a Divisão de
Pagamentos inscreveu funcionários em curso de extrator que se realizaria no mês
passado e que, infelizmente, foi cancelado pelo Ministério do Planejamento,
Orçamento e Gestão. Tão logo possível, os referidos funcionários participarão do
treinamento.
55.
No mesmo sentido, a Divisão de Pagamentos tem envidado
esforços no sentido de adequar as datas de início e término das missões
transitórias às datas limites de inclusão/exclusão da folha em dólares,
estabelecidas pelo Escritório Financeiro como o dia 20 de cada mês. Nesse
sentido, foi expedida a circular telegráfica 71474/09, que instruiu os postos no
exterior a informar, até o último dia útil anterior ao dia 20, a permanência no
posto dos servidores, bem como foi solicitado à Divisão do Pessoal que as
designações sejam feitas, quando possível, antes do prazo limite para o
fechamento das folhas. Obedecida essa recomendação, a DPAG poderia
processar as inclusões e exclusões em seu mês de efetiva ocorrência, o que
evitaria pagamentos a maior que gerem a necessidade de repor ao Erário por
impossibilidade de exclusão da folha no Brasil ou no exterior.
56.
Quanto à transferência de dívidas entre as folhas, a Divisão de
Pagamentos tem por procedimento padrão informar ao Escritório Financeiro
eventuais débitos de servidores removidos para a realização dos devidos ajustes.
Quando um servidor é enviado em missão transitória de curta duração, i.e.
16
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
missões com duração inferior a três meses, no entanto, os acertos são realizados
no momento de retorno à folha no Brasil.
57.
Cabe observar que a DPAG está em processo de revisão de seus
procedimentos internos com vistas ao aprimoramento dos serviços prestados e,
nesse contexto, verificará a necessidade de alteração nos procedimentos de
inclusão e exclusão nas folhas no Brasil e Exterior.
58.
De todo modo, nos casos de falha do procedimento descrito acima,
a Divisão de Pagamentos vem instaurando procedimentos administrativos com
vistas à cobrança dos valores eventualmente pagos a maior.
Comentário da Auditoria
59.
A Auditoria entende ser imperativo incluir nas Fichas Cadastrais-
Financeiras, transmitida ao EFNY os valores recebidos a maior no Brasil pelos
servidores que estão sendo removidos.
60.
O fechamento da folha de pagamento no SIAPE tem ocorrido em
aproximadamente 10 dias antes do fechamento da folha de pagamento no
exterior, o que permite à DPAG informar ao EFNY registros na folha de
pagamento que não podem ser alterados.
61.
Com relação às dívidas contraídas no Brasil por servidores
removidos em Missão Transitória de curta duração, no entendimento da
Auditoria carece de amparo legal o critério adotado pela Unidade de somente
começar os descontos na ocasião do retorno dos servidores ao Brasil.
17
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação
62.
a) Incluir nas Fichas Cadastrais-Financeiras transmitidas ao
Escritório Financeiro em Nova York os valores pagos à maior; na folha de
pagamento do SIAPE;
63.
b) Instruir o EFNY a providenciar imediatamente os descontos dos
valores recebidos a maior na folha de pagamento do SIAPE dos servidores
removidos para o exterior em Missões Transitórias ou Permanentes.
64.
i) O servidor Oto Agripino Maia, removido em 25/07/2010, em
Missão Permanente, para a Embaixada em Atenas, recebeu simultaneamente sua
remuneração nas folhas de pagamento no Brasil e no exterior. A Auditoria
entende que o servidor deve repor ao Erário a importância de R$ 25.722,19,
referente a 6/30 da remuneração recebida na folha do SIAPE do mês de julho,
acrescida da remuneração integral recebida em agosto.
Manifestação do Gestor
65.
No caso do servidor Oto Agripino Maia, a Administração já iniciou
as providências para que o servidor reponha ao Erário os valores recebidos a
maior.
Comentário da Auditoria
66.
A Unidade deixou de informar porque motivo não providenciou o
ressarcimento ao Erário da importância de R$ 25.722,19, referente ao pagamento
simultâneo no Brasil e Exterior, ocorrido há quase um ano.
67.
Caso a Unidade fosse mais ágil poderia cobrar as dívidas referentes
a pagamentos em duplicidade numa única parcela, em consonância com o § 2º do
art. 46 da Lei n° 8.112/90 que determina: “Quando o pagamento indevido houver
18
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
ocorrido no mês anterior ao do processamento da folha, a reposição será feita
imediatamente, em uma única parcela”.
Recomendação
68.
a) Providenciar o ressarcimento ao Erário da importância de R$
25.722,19, referente a pagamento recebido a maior pelo servidor Oto Agripino
Maia.
69.
b) Interromper imediatamente o pagamento de vencimentos e
vantagens no Brasil a servidores removidos para o Exterior, em missão
Permanente ou Transitória.
70.
ii) A servidora Fabiana Muniz de Barros Moreira, removida em
30/04/2010, em Missão Permanente, da Embaixada em Luanda para a
Embaixada em Washington, recebeu simultaneamente, nas folhas de pagamento
no Brasil e no exterior, o período compreendido entre os meses de maio a agosto
de 2010. Segundo o SIAPE, houve pagamento indevido na folha de pagamento
no valor de R$ 43.234,08, que deve ser reposto ao Erário;
Manifestação do Gestor
71.
Para cobrança dos valores pagos a maior pela servidora Fabiana
Muniz de Barros Moreira (item a, ii), a Administração instaurou o processo
administrativo nº 193/2010, que foi encerrado após a quitação do débito pela
servidora (doc. anexo).
Comentário da Auditoria
72.
Os comprovantes apresentados pelo Gestor demonstram a falta de
tempestividade da Unidade para cobrar a dívida, pois somente em 20/10/2010 a
servidora Fabiana Muniz de Barros Moreira, removida em 30/04/2010, recebeu a
comunicação da DPAG de que havia recebido indevidamente a importância de
19
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
R$ 43.234,08, referente ao período compreendido entre os meses de maio a
agosto de 2010.
Recomendação
73.
a)
Interromper imediatamente o pagamento de vencimentos e
vantagens no Brasil a servidores removidos
para o Exterior, em missão
Permanente ou Transitória;
74.
b)
Incluir nas Fichas Cadastrais-Financeiras os valores pagos à
maior na folha de pagamento do SIAPE.
75.
iii) O servidor Rodrigo Moraes Abreu, removido em 24/08/2010,
em Missão Transitória, da SERE para a Delegação do Brasil Junto à UNESCO,
em Paris, recebeu simultaneamente, nas folhas de pagamento no Brasil e no
exterior, o período compreendido entre 24 a 30 de agosto. A Auditoria entende
que o servidor deve repor ao Erário a importância de R$ 2.307,38, referente a
7/30 da remuneração recebida na folha de pagamento no Brasil no mês de agosto
de 2010.
Manifestação do Gestor
76.
Quanto ao pagamento realizado a maior ao servidor Rodrigo
Moraes Abreu (item a, iii), no valor de R$ 11.992,07 (onze mil, novecentos e
noventa e dois reais e sete cêntimos), em razão de percepção simultânea de
valores nas folhas de pagamento no Brasil e no exterior no período
compreendido entre 24 e 30 de agosto (inclusive adiantamento de gratificação
natalina, PSS e IRRF sobre gratificação natalina), foi providenciado o
ressarcimento de R$ 9.684,09 (nove mil, seiscentos e oitenta e quatro reais e
nove centavos) na folha suplementar de setembro passado. A Administração já
iniciou as providências para a cobrança do saldo, de R$ 2.307,98 (dois mil
trezentos e sete reais e noventa e oito centavos) (doc. anexo).
20
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Comentário da Auditoria
77.
A
Unidade
não
informou
porque
motivo
não
cobrou
tempestivamente a importância de R$ 2.307,98, paga ao servidor Rodrigo
Moraes Abreu simultaneamente na folha de pagamento no Brasil e no exterior
em agosto de 2010.
Recomendação
78.
a)
Cobrar do servidor Rodrigo Moraes Abreu a importância de
R$ 2.307,98, paga indevidamente;
79.
b)
incluir nas Fichas Cadastrais-Financeiras os valores pagos a
maior na folha de pagamento do SIAPE.
80.
iv) A servidora Bianca Xavier de Abreu, removida em 28/08/2010,
em Missão Permanente, da SERE para a Representação Conf. Desarmamento em
Genebra, recebeu na folha de pagamento no Brasil o período compreendido entre
28 a 30 de agosto de 2010. A Auditoria entende que a servidora deve repor ao
Erário a importância de R$ 981,25, referente a 3/30 da remuneração do mês de
agosto de 2010;
Manifestação do Gestor
.81.
No caso da servidora Bianca Xavier e Abreu (item a, iv), que em
razão de pagamento simultâneo nas folhas de pagamento no Brasil e no exterior
no período compreendido entre 28 e 30 de agosto (incluindo adiantamento de
gratificação natalina, PSS e IRRF sobre gratificação natalina), recebeu o valor de
R$ 10.527,14 (dez mil, quinhentos e vinte e sete reais e quatorze centavos) foi
providenciado o ressarcimento de R$ 9.545,89 (nove mil, quinhentos e quarenta
e cinco reais e oitenta e nove centavos) na folha suplementar de setembro. A
21
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Administração já iniciou as providências para a cobrança do saldo, de R$ 981,25
(novecentos e oitenta e um reais e vinte e cinco centavos) (doc. anexo).
Comentário da Auditoria
82.
A Unidade não informou porque não cobrou da servidora Bianca
Xavier de Abreu importância de R$ 981,25, ocorrido devido a pagamento
simultâneo na folha de pagamento no Brasil e no exterior, em agosto de 2010.
Recomendação
83.
a)
Cobrar da servidora Bianca Xavier de Abreu a importância de
R$981,25, paga indevidamente;
84.
b)
Incluir nas Fichas Cadastrais-Financeiras o valores recebidos
a maior na folha de pagamento do SIAPE.
85.
Achado 3 -B)
A Equipe de Auditoria constatou, em exame
por amostragem, a existência de servidores que foram removidos para o exterior
e receberam gratificação natalina a maior.
86.
A impropriedade poderia ter sido evitada, caso a Unidade passasse
a incluir nas guias cadastrais-financeiras encaminhadas ao EFNY todas as
informações necessárias à inclusão do servidor na folha de pagamento no
exterior, notadamente os saldos das dívidas contraídas no Brasil, a fim de
habilitar o Escritório a efetuar, na folha de pagamento no exterior, os descontos
referentes aos recebimentos a maior ocorridos no Brasil, em conformidade com
as recomendações feitas pelo Controle Interno, registradas em relatórios de
auditoria de Tomada de Contas de exercícios anteriores da Subsecretaria-Geral
do Serviço Exterior e do Escritório Financeiro em Nova York.
22
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
87.
i) O servidor Vicente dos Reis Silva recebeu em janeiro de 2010
50% do adiantamento da gratificação natalina, referente ao exercício de 2010.
88.
Apesar de ter sido removido para o Consulado-Geral em Lagos, em
1°/02/2010, a DPAG não informou na Guia Cadastral-Financeira, encaminhada
ao Escritório Financeiro pelo Despacho-Telegráfico 3519, de 19/02/2010, que o
servidor já havia recebido 50% da gratificação natalina.
Manifestação do Gestor
89.
No caso do servidor Vicente dos Reis Silva (item d, ii), no
momento de sua exclusão da folha, a Divisão de Pagamentos entendeu que não
havia necessidade de informar o EFNY acerca de débito referente ao
Adiantamento de Gratificação Natalina que lhe foi paga em janeiro de 2010, mês
anterior à sua exclusão da folha, vez que sua missão estava programada para
terminar em abril daquele ano e, sendo assim, eventuais ajustes seriam feitos na
folha de pagamentos de novembro. Com a transformação de sua missão
transitória em permanente, no entanto, tornou-se necessária a instauração de
processo administrativo para que o servidor reponha ao Erário o montante de R$
1.066,98 (mil e sessenta e seis reais e noventa e oito cêntimos) (doc. anexo).
Comentário da Auditoria
90.
A Auditoria entende que a DPAG deve passar a informar ao EFNY
os valores de gratificação natalina antecipados aos servidores removidos em
missões transitórias ou permanentes, de modo a permitir àquele Escritório efetuar
a restituição ao Erário dos valores pagos a maior.
Recomendação
91.
Efetuar a cobrança da gratificação natalina, no valor de R$1.066,98
pago a maior ao servidor Vicente dos Reis Silva.
23
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
92.
Achado 4 - C)
Segundo o disposto no art. 44, inciso I da Lei
nº 8.112/90:
“art. 44 - O servidor perderá:
I - a remuneração do dia em que faltar ao serviço, sem motivo
justificado”.
93.
Verificou-se que, em certos casos, como por exemplo, as ausências
continuadas do APO Gilberto Felipe dos Santos, a Unidade tem efetuado
descontos em folha de pagamento, parceladamente, referentes aos dias que o
servidor falta ao serviço. A Auditoria entende inexistir embasamento legal para
tal procedimento.
94.
A Unidade tem indeferido atestados médicos apresentados fora do
prazo de cinco dias, estabelecido pelo artigo 4º, § 4º do Decreto nº 7.003, de
09/11/2009, sem, entretanto, adotar providências para descontar da remuneração
dos servidores as ausências ao serviço sem motivo justificado.
95.
A Auditoria entende que a Unidade deve cumprir o disposto no §°
5° do artigo 4º, do Decreto 7.003, de 09/11/2009, que determina: “A não
apresentação do atestado no prazo estabelecido no § 4º, salvo por motivo
justificado, caracterizará falta ao serviço, nos termos do art. 44, inciso I, da Lei
nº 8.112, de 11 de dezembro de 1990
Manifestação do Gestor
96.
Em casos de falta injustificada publicada no Boletim de Serviço, a
DPAG tem efetuado os devidos descontos na folha de pagamentos dos servidores
Esta reposição ao erário dos valores pagos indevidamente é feita conforme o
disposto na Lei nº 8.112/90,
24
Art. 46. As reposições e indenizações ao erário, atualizadas até 30 de
junho de 1994, serão previamente comunicadas ao servidor ativo,
aposentado ou ao pensionista, para pagamento, no prazo máximo de
trinta dias, podendo ser parceladas, a pedido do interessado.
§ 1º O valor de cada parcela não poderá ser inferior ao correspondente
a dez por cento da remuneração, provento ou pensão.
§ 2º Quando o pagamento indevido houver ocorrido no mês anterior ao
do processamento da folha, a reposição será feita imediatamente, em
uma única parcela.
§ 3º Na hipótese de valores recebidos em decorrência de cumprimento a
decisão liminar, a tutela antecipada ou a sentença que venha a ser
revogada ou rescindida, serão eles atualizados até a data da reposição.
97.
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Quando a falta é referente ao mês anterior ao processamento da
folha, a reposição é feita em parcela única mediante inclusão de desconto na
remuneração do servidor. Quando, no entanto, há demora na publicação das
faltas injustificadas, seja em razão de processamento de pedido de licença
médica, seja por demora na comunicação da falta à Divisão do Pessoal pela
unidade de lotação do servidor, é permitido o parcelamento do montante total da
reposição.
98.
Caso, no entanto, a Auditoria entenda descabido tal procedimento,
a DPAG modificará sua rotina de modo que desconto em razão de falta
injustificada seja sempre realizado em parcela única.
99.
Quanto ao indeferimento de atestados médicos apresentados fora
do prazo de cinco dias, nos termos do disposto no Decreto nº 7.003/2009, cabe
esclarecer que, após o indeferimento, abre-se prazo de 30 (trinta) dias para
interposição de recurso, conforme art. 108, da Lei 8.112/90.
100.
Na hipótese de o servidor apresentar justificativa aceitável nos
termos do §° 5°, do artigo 4º, do referido Decreto, as faltas injustificadas não são
publicadas. Caso não haja apresentação de justificativa ou recurso, as faltas
injustificadas são publicadas pela Divisão do Pessoal e, posteriormente, o valor
correspondente é descontado em folha de pagamentos.
25
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
101.
Até o momento foram indeferidos 22 requerimentos de licença
médica com fundamento na apresentação do atestado fora do prazo. Em nove
casos, o pedido de reconsideração foi deferido. Um dos casos foi encaminhado à
Corregedoria, oito casos estão em fase de notificação, dois casos aguardam o
decurso do prazo para recurso e em dois casos expirou-se o prazo para
apresentação de recurso e encaminhamento interno está sendo preparado para
publicação das faltas e respectivo desconto em folha.
102.
Nestes primeiros meses, optou-se por realizar a notificação pessoal
do servidor antes da publicação das faltas. No entanto, após ampla divulgação do
prazo para apresentação do atestado, inclusive por publicações sucessivas na
"Bola do Dia", a partir do próximo mês a etapa da notificação pessoal será feita
por meio de publicação no Boletim de Serviço, o que trará maior celeridade ao
processo.
103.
Foi elaborado, inclusive, um modelo de encaminhamento interno
de faltas injustificadas, preenchido pelos setores da Divisão do Pessoal, que, após
a publicação das faltas no Boletim de Serviço, é entregue à Divisão de
Pagamentos para que seja processado o desconto (doc. anexo).
104.
A realização dos descontos pela Divisão de Pagamentos apenas
depois da publicação das faltas, garante o devido cumprimento de que todas as
etapas do processo administrativo, incluindo o direito à ampla defesa e ao
contraditório. Por fim, cabe ressaltar que, a DPAG registrou desconto em folha
nos casos de faltas publicadas no Boletim de Serviço.
Comentário da Auditoria
105.
A Auditoria entende que a Unidade não pode parcelar os
valores referentes a faltas injustificadas, uma vez que não existe amparo legal
para tal procedimento. Segundo o art. 44 da Lei nº 8.112/90, “o servidor perderá
26
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
a remuneração do dia em que faltar ao serviço, sem motivo justificado”, sem
permitir parcelamentos.
106.
Cabe observar que, O Gestor deve ater-se estritamente ao que
estabelece a legislação, conforme ensinamento do Prof. Diógenes Gasparini: “O
agente da Administração Pública está preso à lei e qualquer desvio de sua
competência pode invalidar o ato e tornar seu autor responsável, conforme o
caso, disciplinar, civil e criminalmente”.
Recomendação
107.
Efetuar os descontos referentes às faltas não justificadas em uma
única parcela.
III.11 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas
apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades verificadas na
auditoria de gestão e incluídas no relatório de auditoria de gestão do
exercício.
108.
A avaliação da Auditoria está informada nos parágrafos 33, 34, 35,
36, 37, 59, 60, 61,66, 67, 72, 77, 82, 90, 105 e 106.
III.12 - Avaliação quanto à objetividade dos critérios adotados para a
aferição da qualificação técnica e capacidade operacional para o
chamamento público de convenentes com entidades privadas sem fins
lucrativos, conforme Art. 5º do Decreto 6.170/2007.
109.
O convênio firmado pela Unidade não se enquadra no disposto no
art. 1º §1º, inciso I, do Decreto n° 6.170/2007.
III.13 - Avaliação objetiva sobre a atualização das informações referentes a
contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres disponíveis,
respectivamente, no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais
– SIASG e no Sistema de Gestão de Convênios, Contratos de Repasse e
27
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Termos de Parceria – SICONV, conforme estabelece o § 3º do art. 19 da Lei
nº 12.309, de 9 de agosto de 2010.
110.
A Unidade realiza convênio médico firmado com a GEAP que não
é enquadrado como instrumento destinados à “execução de programa de
governo, envolvendo a realização de projeto, atividade, serviço, aquisição de
bens ou evento de interesse recíproco, em regime de mútua cooperação”,
condição indispensável para os seus registros no SICONV. Quanto aos contratos,
verificou-se que as informações estão sendo registradas no SIASG, exceto os
serviços de transporte de bagagem.
111.
A Unidade, alertada da impropriedade, informou que A Divisão
tomou nota da observação da auditoria e procederá à alteração imediata de seus
procedimentos. Em paralelo, designará servidores para publicar, ainda que
retroativamente, todos os contratos de transporte internacional de bagagem
assinados neste exercício no prazo de 60 (sessenta dias).
III.14 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações
estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao
tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles
existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos
alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais
previstas.
112.
Os servidores do Departamento do Serviço Exterior fizeram
entrega da declaração de bens e rendas.
III.15 - Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção
de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de
tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem
como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis
descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº
1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia
da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao
Decreto nº 5.940/2006.
28
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
113.
A aquisição de bens ligados à tecnologia da informação (TI) é
atribuição do Departamento do de Comunicação e Documentação – DCD e as
questões de sustentabilidade ambiental cabem à Divisão de Serviços Gerais. As
atividades da Unidade, na sua quase totalidade, referem-se à contratação de
serviços terceirizados para atender a eventos realizados no âmbito do MRE, e não
se estabeleceu padrão para adoção de critérios de sustentabilidade.
III.16 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de
responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de
propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao
estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a
manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de
Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, quando de
uso obrigatório pela UJ.
114.
A Coordenação de Patrimônio – Unidade Gestora 240021 é a
unidade responsável pela administração do patrimônio imobiliário do MRE.
III.17 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI)
da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos
envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade
para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a
contratação e gestão de bens e serviços de TI.
115.
A gestão de tecnologia da informação (TI) na Secretaria de Estado
das Relações Exteriores encontra-se centralizada no Departamento de
Comunicações e Documentação, Unidade Gestora 240010. Na execução de suas
atividades, a Unidade utiliza apenas os sistemas WEB, disponibilizados pelo
Governo Federal, SIAFI, SIASG, Comprasnet, e a rede interna do MRE.
29
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
UNIDADE
GESTORA:
240010
–
COMUNICAÇÕES E DOCUMENTAÇÃO
116.
DEPARTAMENTO
DE
Com base nos exames realizados na documentação comprobatória
dos atos e fatos de gestão, que deram origem ao presente processo, e em
cumprimento ao disposto no Anexo III da Decisão Normativa TCU nº 110/2010,
apresentamos as seguintes observações:
III.1 - Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em
especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas
(físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados para o exercício,
identificando as causas de insucessos no desempenho da ação
administrativa.
117.
Segundo o Relatório de Gestão e o SIAFI, a Unidade utilizou os
recursos alocados por intermédio da Coordenação-Geral de Planejamento
Administrativo, para implementação dos objetivos e metas do Programa de
Trabalho a seguir relacionado:
Programa 0750 – Apoio Administrativo
Ação 2000 – Administração da Unidade
PETRES – 04681
Programa de Trabalho- 07122075020000001
118.
A partir da análise das despesas realizadas pela Unidade Gestora e
de seu Relatório de Gestão, constatou-se que os gastos foram realizados visando
a atender aos objetivos e metas da Unidade.
III.2 - Avaliação dos indicadores de gestão, pelo menos quanto à
mensurabilidade e à utilidade do indicador, utilizados pelas unidades
jurisdicionadas para avaliar o desempenho da gestão
119.
Tal como ocorrido em exercícios anteriores, a Unidade não elencou
os indicadores ou parâmetros usados para avaliar o desempenho da gestão,
quanto à utilidade e mensurabilidade. Portanto, a Auditoria não pode se
manifestar sobre a sua qualidade e confiabilidade.
30
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III.3 - Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da
UJ.
120.
Com base na Auditoria realizada, verificou-se, por amostragem,
que a Unidade dispõe de controles internos satisfatórios. As atividades
desenvolvidas são avaliadas, no que se relaciona às questões administrativas,
financeiras e patrimoniais, pela Secretaria de Controle Interno - CISET. Com
relação à execução dos contratos, a UJ recebe das empresas contratadas relatórios
que demonstram os serviços executados. As falhas observadas durante os
trabalhos foram levadas ao conhecimento do Gestor, que se comprometeu a
adotar providências para as devidas correções.
III.4 – Avaliação, por amostragem, da regularidade dos processos
licitatórios realizados por UJ, incluindo os atos relativos à dispensa e à
inexigibilidade de licitação, selecionados pelo OCI com base nos critérios de
materialidade, relevância e risco.
121.
Nos contratos examinados, abaixo relacionados não se encontraram
indícios de irregularidades:
Contratado: DHL EXPRESS (BRAZIL) LTDA
Período: 01 / 2009 a 01 / 2010 - Modalidade: Contrato nº : 00008 / 2008
Termo Aditivo 00002 / 2009 - Nº do Processo: 09020.000011/2008
Data da publicação: 21/12/2009 - CNPJ/CPF Contratado: 58.890.252/0001-13
Objeto: Prorrogar até 18/12/2010 a vigência do Contrato DCD 8/2008
Vigência: 18/12/2009 a 18/12/2010 - Valor total: 3.053.602,08
Data de assinatura: 18/12/2009
Contratado: DHL EXPRESS (BRAZIL) LTDA
Período: 01 / 2010 a 01 / 2011 - Termo Aditivo 00003 / 2010 Nº do Processo: 09020000011200816 - Data da publicação: 06/12/2010 CNPJ/CPF Contratado: 58.890.252/0001-13
Objeto: Adicionar Postos na tabela de destinatários:
Fundamento Legal: Inciso II, Art 57, Lei 8.666/93
Valor total: 522.336,74
Contratado: DHL EXPRESS (BRAZIL) LTDA
Período: 01 / 2010 a 01 / 2011 - Modalidade: Contrato nº : 00008 / 2008
Termo Aditivo 00004 / 2010 - Nº do Processo: 09020000011200816
Data da publicação: 17/12/2010
CNPJ/CPF Contratado: 58.890.252/0001-13
31
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Objeto: Remessa global de Malas Diplomáticas Prorrogação De Vigência.
Data de assinatura: 10/12/2010
Contratado: SYSTEM TECNOLOGIA DA INFORMACAO-LTDA
Período: 01 / 2009 a 01 / 2010 - Nº do Processo: 09020.000039/2009
Modalidade de Licitação: Pregão nº: 00022 / 2009 - Data da publicação: 24/12/2009
CNPJ/CPF Contratado: 05.704.797/0001-21
Objeto: Aquisição de 1 (um) sistema se armazenamento de dados centralizado.
Registro de Preços nº 3/2009, conforme Termo de Referência do Pregão
Eletrônico nº 22 /2009 do Inep - Fundamento Legal: Lei 8.666/93
- Vigência: 23/12/2009 A 23/12/2010 - Valor total: 2.377.000,00 - Data de assinatura: 23/12/2009
Contratado: SYSTEM TECNOLOGIA DA INFORMACAO -LTDA
Modalidade: Contrato nº : 00002 / 2010 - Nº do Processo: 09020.000039/2009
Modalidade de Licitação: Pregão nº: 00022 / 2009 - Data da publicação: 25/03/2010
CNPJ/CPF Contratado: 05.704.797/0001-21
Objeto: Aquisição de 8 Gavetas (Shelves) Netapp Ds14mk4fc dompletas
Vigência: 23/03/2010 a 23/03/2011 - Data de assinatura: 23/03/2010
Contratado: STI - SYSTEM TECNOLOGIA DA -INFORMACAO LTDA
Período: 01 / 2010 a 01 / 2011 - Modalidade: Contrato nº : 00009 / 2010
Nº do Processo: 09020000039200918 - Modalidade de Licitação: Pregão nº: 00022 / 2009
Data da publicação: 12/08/2010
Objeto: Fornecimento de 16 Gavetas de Discos Magnéticos
para armazenamento de dados Corporativos,
Fundamento Legal: Lei 10.520/02, Dec. 5.450/05
Vigência: 10/08/2010 a 31/12/2010 - Valor total: 2.512.000,00
Data de assinatura: 10/08/2010
Contratado: POLITEC TECNOLOGIA DA INFORMACAO -S/A
Período: 01 / 2009 a 01 / 2010 - Modalidade: Contrato nº : 00002 / 2009
Nº do Processo: 09020000020200815
Modalidade de Licitação: Pregão nº: 00010 / 2008
Data da publicação: 25/02/2009
CNPJ/CPF Contratado: 01.645.738/0001-79
Atendimento e Suporte Operacional aos Usuários dos Sistemas Informatizados,
Fundamento Legal: Lei 8.666/93 - Vigência: 23/01/2009 a 23/01/2010
Valor total: 1.670.000,00 - Data de assinatura: 23/01/2009
Contratado: ALFA ENCADERNADORA LTDA ME
Período: 01 / 2010 a 01 / 2011 - Modalidade: Contrato nº : 00010 / 2010
Nº do Processo: 09020000009201011 - Data da publicação: 16/08/2010
Modalidade de Licitação: Dispensa de Licitação nº: 00010 / 2010
CNPJ/CPF Contratado: 04.569.998/0001-09
Francisco Azeredo da Silveira.
Fundamento Legal: Lei 8666/93, Art 24 Inc II
Vigência: 06/08/2010 a 31/12/2010 - Valor total: 7.944,60
Data de assinatura: 06/08/2010
32
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III.5 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a
força de trabalho existente e a observância à legislação sobre admissão,
remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre
concessão de aposentadoria, reforma e pensão
122.
Os atos relativos à admissão, remuneração, cessão, requisição,
concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos,
estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora
Departamento do Serviço Exterior – DSE (240009), à qual compete gerenciar a
política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o
artigo 212 da Portaria Ministerial 212, de 30.04.08.
III.6 - Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e
recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI,
quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas
do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em
cada caso.
123.
Os Ministros do Tribunal de Contas da União, reunidos em sessão
da Primeira Câmara, realizada em 09/11/2010, ao julgar as contas da
Subsecretaria-Geral do Serviço Exterior relativas ao exercício de 2005,
proferiram o Acórdão n° 7344/2010 - TCU - 1ª Câmara, no qual julgaram
regulares com ressalvas as contas de Maria Elisa de Bittencourt Berenguer,
dando-lhe quitação com a seguinte determinação: item 9.5 “determinar ao
Departamento de Comunicações e Documentação (DCD) do Ministério das
Relações Exteriores que se abstenha de manter prestação de serviço sem
cobertura contratual, a exemplo do que ocorreu com o pagamento à empresa
Pegasus Telecon S/A.”
124.
No exame, por amostragem, realizado pelo Controle Interno, não se
evidenciou a repetição da irregularidade apontada pelo TCU. A Unidade vem
envidando esforços para dar cumprimento às recomendações do Controle
33
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Interno, notadamente aquelas relacionadas às impropriedades de natureza formal
que não constituem prejuízos ao Erário.
III.7 - Avaliação quanto à conformidade da inscrição de Restos a Pagar no
exercício de referência, nos termos do artigo 35 do decreto 93.872/86, ou
legislação que o altere.
125.
As despesas inscritas em Restos a Pagar correspondem
efetivamente aos compromissos assumidos pela Unidade Gestora, no exercício
de 2010, e guardam conformidade com o disposto no artigo 35 do Decreto nº
93.972/86.
III.8 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo,
verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências
devidamente caracterizadas, indicando os atos de gestão ilegais, ilegítimos
ou antieconômicos, os responsáveis, o valor do débito e as medidas
implementadas com vistas à correição e ao ressarcimento, conforme Quadro
III.A.1, acompanhada de avaliação conclusiva sobre as justificativas
apresentadas pelos responsáveis.
126.
Achado 5:
Na fatura paga à Empresa Brasileira de Correios e
Telégrafos
verificou-se
o
acréscimo
de
valores
discriminados
como
complementação financeira. Não constam dos autos por qual motivo o valor foi
cobrado nem a justificativa para o pagamento. Ademais, a contabilização do
valor dos juros pagos deveria ter sido efetuada no subitem específico do
elemento de despesa, ao invés de ter sido englobada no subitem da despesa
principal (Processo de pagamento nº 123/10).
127.
Achado 6:
A Unidade pagou o valor de R$ 442,99, referente a
multas por atraso nos pagamentos dos meses de fevereiro e setembro, em
inobservância ao item “b” do Acórdão 4/1995 – Plenário. Inexiste, no processo,
justificativa para o pagamento fora do prazo. Ademais, a contabilização do valor
da multa paga deveria ter sido efetuada no subitem específico do elemento de
34
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
despesa, ao invés de ter sido englobada no subitem da despesa principal (procs.
nºs 18 e 114/10).
Manifestação do Gestor
128.
Por atraso no trâmite interno de faturas, houve juros e multa. Este
Departamento envidará o máximo esforço para que isso não torne a ocorrer. A
contabilização dessas ocorrências já passou a seguir as orientações do
Memorandum CISET nº 90.
III.9 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou
prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas
justificativas não tenham sido acatadas, indicando os responsáveis,
conforme Quadro III.A.1, e fazendo constar avaliação conclusiva
129.
Achado 7. Não se verificou, nos processos de pagamentos,
relativos ao Contrato nº 02/2009, a existência de relação detalhando os nomes
dos técnicos que integram a equipe, letra “p” da cláusula 16 do contrato, o que,
no entendimento da equipe de auditoria, impede a comprovação do cumprimento
das obrigações previstas na letra “m” da mesma cláusula. Ressalte-se que a
empresa, no que tange ao recolhimento do FGTS, apresenta apenas a Guia de
Recolhimento do FGTS, sem anexar a relação nominal que comprove os
beneficiários do recolhimento.
Manifestação do Gestor
130.
A relação requerida pela letra “p” da cláusula 16 tem a finalidade
de produzir crachás para que os funcionários tenham permissão de acesso ao
Ministério. A guia de recolhimento do FGTS, por seu turno, comprova a quitação
dos deveres trabalhistas da empresa, conforme requerido pela letra “m” da
mesma cláusula. Se a empresa não entrega relação mensal, entende-se que os
funcionários já têm seus crachás de entrada. De toda sorte, cabe ao Itamaraty
observar a conduta da empresa com quem tem contrato, fato que se encerra com
a entrega da guia quitada do FGTS, e não, pela natureza contratual, fiscalizar as
35
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
obrigações trabalhistas da empresa para com cada funcionário terceirizado, que
muitas vezes têm alta rotatividade na empresa.
131.
Achado 8. - Constatou-se que, no exercício de 2010, a Unidade
adquiriu diversos bens móveis, entre eles, conforme registrados nas contas de
despesas: Aparelhos e Utensílios Domésticos, Equipamentos de Processamento
de Dados, Máquinas e Equipamentos Energéticos, Equipamentos para Áudio,
Vídeo e Foto, e Mobiliários em Geral. No entanto, nas contas contábeis do
Grupo 14 – Contas Patrimoniais, todas as aquisições foram registradas na conta
1.4.2.1.2.35.00, que indica a aquisição de Equipamentos de Processamento de
Dados.
Manifestação do Gestor
132.
Serão observadas as recomendações da CISET para os registros nas
contas de despesas.
133.
Esta Unidade Gestora segue à disposição da Coordenação de
Patrimônio para a implementação de quaisquer providências indicadas pela
Secretaria de Controle Interno.
134.
As demais falhas constatadas nas análises feitas nos contratos e
termos aditivos firmados, inventário patrimonial, balancete, bem como nas
análises por amostragem nos processos de pagamento relativos à contratação de
serviços e fornecimento de material, entre outros, constituem questões formais ou
pontuais que não resultaram em dano ao Erário. A Unidade apresentou
justificativas e comprometeu-se a adotar as medidas necessárias para corrigir ou
evitar a repetição das falhas registradas nos achados não consignados neste
relatório. A implementação das recomendações feitas à Unidade será objeto de
monitoramento pelo Controle Interno, no decorrer do exercício de 2011.
III.10 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas
apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades verificadas na
36
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
auditoria de gestão e incluídas no relatório de auditoria de gestão do
exercício.
Comentário da Auditoria
135.
Com relação aos parágrafos 126 e 127, a Unidade deve,organizar e
planejar melhor suas atividades rotineiras, de modo pagar os compromissos
essenciais dentro do prazo estabelecido nas faturas, evitando pagamentos de juros
e multas que acarretam prejuízo ao Erário.
Recomendação
136.
Empresa
Efetuar o recolhimento aos cofres públicos dos valores pagos à
Brasileira
de
Correios
e
Telégrafos,
correspondentes
a
complementações financeiras e juros, respectivamente, nos valores de R$
2.557,25 e R$ 442,99, incorridos por atraso no pagamento das faturas.
Comentário da Auditoria
137.
Com relação ao parágrafo 129, a equipe de auditoria ressalta o
Enunciado nº 331 do Tribunal Superior de Trabalho, parcialmente transcrito a
seguir, que o obriga, para evitar a responsabilidade solidária em caso de
inadimplência da contratada, a verificar se o recolhimento mensal está sendo
realmente efetuado em nome de todos os trabalhadores que prestam serviço no
MRE, o que, não se comprova apenas com a guia quitada do FGTS:
“TST Enunciado nº 331
I - A contratação de trabalhadores por empresa interposta é ilegal, formando-se
o vínculo diretamente com o tomador dos serviços, salvo no caso de trabalho
temporário (Lei nº 6.019, de 03-01-74).
II - A contratação irregular de trabalhador, através de empresa interposta, não
gera vínculo de emprego com os órgãos da Administração Pública Direta,
Indireta ou Fundacional (Art. 37, II, da Constituição da República).
37
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III - Não forma vínculo de emprego com o tomador a contratação de serviços de
vigilância (Lei nº 7.102, de 20-06-1983), de conservação e limpeza, bem como a
de serviços especializados ligados à atividade-meio do tomador, desde que
inexistente a pessoalidade e a subordinação direta.
IV - O inadimplemento das obrigações trabalhistas, por parte do empregador,
implica a responsabilidade subsidiária do tomador dos serviços, quanto àquelas
obrigações, inclusive quanto aos órgãos da administração direta, das
autarquias, das fundações públicas, das empresas públicas e das sociedades de
economia mista, desde que hajam participado da relação processual e constem
também do título executivo judicial (art. 71 da Lei nº 8.666, de 21.06.1993).
(Alterado pela Res. 96/2000, DJ 18.09.2000”
Recomendação
138.
Adotar, doravante, providências para que, juntamente com as
faturas mensais, seja entregue a relação dos contratados que prestam serviços ao
MRE, a Guia comprovando o recolhimento do FGTS e a relação nominal dos
beneficiários dos recolhimentos. Tendo em poder a referida documentação, deve
o Gestor comprovar a sua regularidade e, só após esse procedimento, autorizar o
pagamento da fatura.
Comentário da Auditoria
139.
Com relação ao parágrafo 131, a situação relatada revela a
recorrência de fatos registrados nos relatórios das tomadas de Contas Anuais
realizadas na Unidade nos exercícios de 2006 e 2005, abaixo transcritos, no
tocante à falta de verificação da existência física dos bens (Inventário
Patrimonial), que não foi corrigida pelo Gestor:
38
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
“660.
No Relatório de Auditoria nº 10/2006, referente à Tomadas de
Contas Anual, relativa ao exercício de 2005, o Controle Interno formulou 13
(treze) recomendações à Unidade. O relatório foi encaminhado ao Diretor do
DCD, mediante Memorandum CISET/139, de 21 de julho de 2006, no qual o
Secretário de Controle Interno solicitava providências com vistas à
implementação das recomendações propostas. As informações constantes do
despacho de resposta do Diretor do DCD e os exames realizados na presente
auditoria evidenciam o atendimento às recomendações formuladas, excetuandose as seguintes:
i) “1.1.3 Recomendação da Auditoria: Adotar providências no sentido de
conciliar física e financeiramente os bens e saldos sob a responsabilidade
da Unidade. O Controle Interno deve ser informado tão logo adotadas as
providências para as verificações que se fizerem necessárias.
Informação do Gestor: A Unidade Gestora está à disposição da
Coordenação de Patrimônio para a implementação de quaisquer
providências indicadas pela Secretaria de Controle Interno. Como a
gestão do patrimônio da Casa, no entanto, é feita de forma integrada por
aquela Coordenação, a UG não tem condições de efetivar formas
isoladas de controle. Não se furtará, claro está, a fazê-lo, caso chamada a
colaborar por aquela Unidade”.
140.
A ausência de providências por parte do Gestor que permitam a
equipe de auditoria atestar a correção das contas patrimoniais, impede que o
Controle Interno certifique a regularidade plena das contas.
Recomendação
141.
Adotar providências junto ao Departamento de Administração para
regularização das contas patrimoniais constantes das contas da UJ.
III.11 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações
estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao
tratamento das declarações de bens e rendas, destacando os controles
existentes na UJ para garantir que as autoridades e servidores públicos
alcançados pela referida norma estejam cumprindo as exigências legais
previstas.
142.
A Unidade fez entrega ao Departamento do Serviço Exterior da
Declaração de bens e rendas.
39
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III.12 - Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção
de critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de
tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem
como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis
descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº
1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia
da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao
Decreto nº 5.940/2006.
143.
Por meio de adesão à Ata de Registro de Preços nº 125/2009 do
IBGE, a Unidade fez aquisição junto à ABC Importação e Exportação Ltda,
Contrato nº 13/2010, de 50 (cinqüenta) unidades de Netbooks. A Portaria que
normatizou a adoção, para a realização de licitações, dos critérios de
sustentabilidade ambiental, foi expedida pelo MPOG posteriormente à realização
da Ata de Registro de Preços realizada pelo IBGE. Portanto, o referido normativo
não se aplica a essa aquisição realizada pelo DCD. Não se lançou edital no
exercício, de modo a incluir o referido normativo.
III.13 – Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de
responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de
propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao
estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a
manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de
Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, quando de
uso obrigatório pela UJ.
144.
A Coordenação de Patrimônio – Unidade Gestora 240021 é a
unidade responsável pela administração do patrimônio imobiliário do MRE.
III.14 – Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI)
da UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos
envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade
para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a
contratação e gestão de bens e serviços de TI.
145.
Compete ao Departamento de Comunicações e Documentação do
MRE o planejamento, o controle e a execução dos investimentos nas áreas de
40
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
tecnologia da informação e de comunicações, bem como da gestão documental
na Secretaria de Estado nos postos no exterior.
146.
Por meio do Acórdão nº 758/2011 – Plenário, o Tribunal de Contas
da União realizou auditoria no DCD, para avaliar os controles gerais de
tecnologia da informação no Itamaraty . Durante os trabalhos, o TCU observou
que o MRE foi fiscalizado no âmbito da FOC de 2007 (TC 026.179/2007-8).
Observou, ainda, que, ao comparar a situação atual com a anterior, percebem-se
importantes mudanças, tais como: a definição das atribuições da Divisão de
Informática no Regimento Interno, a criação do Comitê Estratégico de TI e a
publicação do Plano Diretor de Tecnologia da Informação. Não obstante a
existência desses avanços, a equipe do TCU verificou que é possível aperfeiçoar
ainda mais a gestão e o uso da TI no MRE. Na realização dos trabalhos pelo
Tribunal, foram encontradas diversas falhas no processo de planejamento de TI,
que, segundo aquela Corte, afetam o processo de contratação e sua gestão, além
da própria prestação dos serviços em apoio à atividade finalística da Unidade.
Destacam-se entre elas:
147.
- falhas no Processo de Planejamento Estratégico de TI (o PDTI),
que deve estar em consonância com a Instrução Normativa SLTI/MPOG nº
4/2010, artigo 4º;
- Inexistência de plano anual de capacitação do pessoal de TI;
- não centralização do orçamento de TI do Ministério no DCD;
- falhas no primeiro software de gerenciamento de projetos de TI e
o segundo não está estabelecido;
- Inexistência de Política de Segurança da Informação; e
- forte relação entre as falhas associadas à governança de TI e as
impropriedades encontradas nos contratos analisados.
41
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
148.
Além dessas observações de irregularidades e precariedades no
sistema, o TCU propôs melhorias, formulou determinações, recomendações e
alertas e encaminhou o processo ao DCD. Por meio do Ofício nº
42/CISET/QITC/QIAU, de 2 de junho de 2011, o Controle Interno encaminhou à
Corte de Contas as medidas a serem implementadas pelo DCD e demais
informações pertinentes.
42
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
UNIDADE GESTORA: 240013 – DIVISÃO DE SERVIÇOS GERAIS
149.
Não há ocorrência de atos de Gestão relacionados aos itens 4, 8, 13
e 14 do anexo III da DN/TCU nº 110/2010.
III.1 – Avaliação dos resultados quantitativos e qualitativos da gestão, em
especial quanto à eficácia e eficiência no cumprimento dos objetivos e metas
(físicas e financeiras) planejados e/ou pactuados, apontando as causas que
prejudicaram o desempenho da ação administrativa e as providências
adotadas.
150.
A Unidade utilizou, para implementação de suas atividades, o
programa e as ações relacionados:
Programa 0750 - Programa de Apoio Administrativo
Ação 2000 - Administração da Unidade
Programa 0794 - Gestão do Patrimônio Público
Ação 4852 - Transações Imobiliárias de Interesse Público
(PTRES - 004681 e 021479)
151..
Uma vez que se trata de unidade responsável pela execução de
atividades-meio, não há área específica responsável pela condução dos
programas. Toda a atividade da Unidade, em todas as suas áreas, está direcionada
para a condução dos programas e ações.
152.
Em suma, a Unidade visa a zelar pela infra-estrutura da Secretaria
de Estado das Relações Exteriores, bem como gerir, supervisionar e executar
atividades relacionadas com a administração de material e do patrimônio,
incluindo a aquisição no Brasil de material padronizado para os Postos no
43
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
exterior e serviços gerais de apoio administrativo no Brasil e de apoio à
Comissão Permanente de Inventário.
153.
As metas e objetivos propostos foram atingidos. A fim de cumprir
as funções de sua alçada, A DSG recebeu, no exercício de 2010, R$
53.927.554.91 em créditos orçamentários. Desse total foram aplicados R$53.37
1.529,19,0 que resultou na aplicação de 98,96% do orçamento recebido.
154.
Com base na análise das despesas realizadas pela Unidade Gestora,
constatou-se que os gastos foram realizados visando a atender as atividades
inerentes aos objetivos e metas da Unidade.
III.2 – Avaliação dos indicadores de gestão utilizados pelas unidades.
155.
Conforme descrito no item 6 – Indicadores de Desempenho - do
Relatório de Gestão de 2010, a Unidade é responsável pela execução de
atividades-meio. Assim, não estabeleceu indicadores de gestão, apenas metas
para o exercício. Portanto, a equipe de Auditoria não pôde emitir avaliação sobre
os indicadores.
III.3 - Avaliação sobre o funcionamento do sistema de controle interno da
UJ
156.
Ao avaliar os controles internos da Unidade, a equipe de Auditoria
verificou que não são satisfatórios, conforme descrição a seguir:
a)
O Setor de Almoxarifado continua apresentando controles
internos
insuficientes.
Das
recomendações
realizadas
pela
Auditoria na Tomada de Contas Anual -TCA de 2009, grande parte
das
impropriedades
foram
sanadas,
entretanto
o
sistema
44
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
informatizado de controle de estoque não é satisfatório conforme
descrito no parágrafo nº. 16.
b)
O princípio da anualidade do orçamento não vem sendo
obedecido pela Unidade, conforme já informado na TCA de 2008 e
descrito no Achado 9 deste relatório.
c)
O
Controle
Patrimonial
não
vem
sendo
realizado
satisfatoriamente, o que já havia sido constatado nas TCA’s de
vários exercícios anteriores, conforme relatado no Achado 17.
d) A abertura de Inquérito Administrativo e/ou Tomadas de Contas
Especiais para apuração e ressarcimento de valores aos cofres
públicos não estão sendo realizadas tempestivamente pelo Gestor
da Unidade nos casos como os relacionados nos Achados 10 e 11.
e) A execução e fiscalização de contratos apresentam falhas como
podemos verificar nos achados 12, 13 e 15, onde não se constatam
procedimentos de controles insatisfatórios.
III.4 - Avaliação da regularidade dos processos licitatórios, dos atos relativos
a dispensa e inexigibilidade de licitação.
157.
A equipe de Auditoria analisou os processos licitatórios e os atos
relativos a dispensa e inexigibilidade de licitação a seguir relacionadas:
45
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
PROCESSOS N.º’s
09013.000123/2008-15
09013.000144/2009-11
09013.000300/2009-11 (apenso)
09013.00009/2009-17
09013.000173/2008-19
09013.000074/2008-11
09013.000075/2008-14
09013.000076/2008-18
09013.000051/2008-14
09013.000028/2009-19
09013.000004/2009-19
09013.000112/2008-19
09013.000097/2008-17
09013.000035/2008-13
EMPRESAS CONTRATADAS
CAB – Comissária Aérea de
Brasília Ltda.
Control Teleinformática Ltda.
FT Com. de Equip. e Sistemas de
Segurança Ltda.
Atelier Arte Antiga (Acássia
Fernandes de Oliveira)
Banco do Brasil
Caixa Econômica Federal
Empresa Brasileira de Correios e
Telégrafos – ECT
Agência Estado
Wanjour Com. Metais e Jóias
Ltda-EPP
JLE Comércio Representação e
Serviços Ltda.
PH Servs. e Adminstr. Ltda e
HIGITERC–Higien e terceiriza.
Michelangelo Com. de Painéis e
outras 13 empresas.
Federal Distrib. de Petróleo e
outras 6 empresas.
09013.000013/2009-18
HBL Carimbos e Placas Indústria
e Comércio LTDA – ME
09013.00106/2009-18
ITIBAN Com. Utilid. Domést. e
outras 4 empresas
OBJETOS
CONTRATUAIS
Serviços nas aeronaves da Força Aérea
Brasileira,
Adesão ao Sistema de Registro de Preços
Inexig. Licitação n.º
02/2009
Contrato n.º 20/2009
Aquisição de Cartões de Controle de Acesso as
dependências do Ministério
Restauração do quadro “Madruga”, de Antonio
Bandeira
Concessão de uso da área pelo Banco do Brasil
Concessão de uso da área pela CEF
Concessão de uso da área pela– ECT
2009NE900151 (Inexig.
Licitação n.º 04/2009)
(Inexigibilidade de
Licitação n.º 01/2009)
Contrato n.º 12/2009
Contrato n.º 11/2009
Contrato n.º 13/2009
36.650,00
Serviços noticiosos on-line nacionais e
internacionais
Confecção de Escudos de Armas da República
Contrato n.º 9/2009
28.492,80
Contrato n.º 14/2009
31.898,00
Contrato n.º 15/2009
381.000,00
Prest. de serv. de forn., colocação e reposição de
vidros no MRE e no Instituto Rio Branco.
Contratação de empresa para prestação. serviços
de Motoristas, Contínuos, Copeiros e
Recepcionistas.
Aquisição material permanente
(eletrodomésticos e eletrônicos)
Aquisição de Gasolina Comum, Álcool, Diesel,
Óleos Lubrificantes, Gás Liquefeito, Água
Mineral, Café Moído e etc.
Serv. de conf. de carimbos em madeira e
automáticos, prensas de selo seco, placas e
plaquetas em acrílico
Aquisição de material de consumo (copos p/água
e outros)
CONTRATOS N.º’s
Pregão Eletrônico n.º
08/2008 – Contratos n.º’s
VALOR R$
20.000,00
1.899.858,46
5.800,00
2.600,00
3.250,00
-
5.948.751,48
Pregão Eletr. n.º 03/2008 –
Contrato n.º
Pregão n.º 24/2008
220.606,10
Pregão n.º 05/2009 –
Contrato n.º 10/2009
105.932,40
Pregão n.º 11/2009
549.061,89
29.527,30
46
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
PROCESSOS N.º’s
09013.000130/2008-17
09013.000108/2008-18
09013.000149/2009-11
09013.000094/2008-16
09013.000281/2009-13
EMPRESAS CONTRATADAS
QUICKPRESS Gráfica e Editora
LTDA – ME
ProRoupas Confecções e outras 4
empresas.
Manchester Serviços Ltda.
FRANCAR – Auto Peças Ltda –
EPP
A&C Eventos e Promoções Ltda.
09013.000341/2009-14
Eaton Power Solution Ltda.
09013.000013/2008-11
Multiplex Telecomunicações e
Teleinformática Ltda.
DLF – Engenharia Comércio e
Representação Ltda.
09013.000172/2009-12
09013.000232/2009-13
S/N.º
0571/2009
09013.000128/2009-11
09013.002994/200909013.000007/2008-12
SIEMENS ENTERPRISE
COMMUNICATIONS – .
FUNAG
CONCREMAT ENGENHARIA
E TECONOLOGIA S/A
2MM ELETRO
TELECOMUNICAÇÕES
COMÉRCIO
REPRESENTAÇÃO LTDA.
OBJETOS
CONTRATUAIS
Álbuns de fotografias contendo 20 pág. Na cor
verde e dizeres em dourado.
Uniformes para vigilância, portaria, motorista,
artífice, segurança e assist. médica e social
Serviços de limpeza, conservação e asseio
Contrat. de Empresa espec. para manut.
preventiva e corretiva, veículos oficiais
Serviços de organização de eventos nacionais e
internacionais a serem realizados em território
nacional para o MRE.
Manut. Prevent. e corretiva, com repos. de peças,
de No-Break –POWERWARE UPS 800 kVA
série 5000
Prest. serv. continuados de manutenção corretiva
da rede telefônica interna
Prest. de serv. de assist. técnica, operação,
manut. preventiva e corretiva, e microbiológico
preventivo da água dos sistemas
Forn. de equip. e licenças para upgrade da
central telefônica da Marca Siemens
Cessão de uso de área
Serviços de consultoria e fiscalização, da
construção do edifício Anexo III - MRE.
Manutenção preventiva e corretiva das
instalações elétricas prediais e da iluminação dos
estacionamentos, dos seguintes edifícios do
MRE em Brasília: Palácio do Itamaraty, seus
Anexos I e II e Instituto Rio Branco.
CONTRATOS N.º’s
VALOR R$
Pregão n.º 01/2009
2.998,80
Pregão n.º 09/2009
113.415,40
Contrato Emergencial
n.º 21/2009
Contrato n.º 07/2009
427.368,46
048/2006
(Prorrogação – Pregão)
07/2006
122.211,40
243.005,92 Anual Serv. Perm
3.692.639,60
Anual Estimado
Serv. Eventuais
63.349,08
(anual)
32/2008
177.349,92
34/2005
474.960,00
008/2009-(Inexigibilidade de Licitação)
Contrato n.º 36/2005
Pregão Eletrônico n.º
13/2009
Pregão (Contratos n.º’s
027 e 028/2008)
166.973,00
1.987.000,00
236.800,00
47
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
09013.000102/2009-13
CVA – ADMINISTRAÇÃO DE
IMÓVEIS LTDA
OBJETOS
CONTRATUAIS
Serviços de manutenção dos Sistemas de
combate a incêndios do MRE.
Prestação dos serviços de entrega de jornais e
revistas.
Contratação emergencial de empresa
especializada nos serviços de limpeza,
conservação e asseio
Locação de imóvel para acomodação da Agência
Brasileira de Cooperação – ABC/MRE.
09013.000102/2009-13
PÓRTICO – ADMINISTR. DE
IMÓVEIS
RPA CONSTRUÇÕES E
PARTICIPAÇÕES LTDA.
Locação de imóvel para acomodação da Agência
Brasileira de Cooperação – ABC/MRE.
Locação de imóvel para acomodação da Agência
Brasileira de Cooperação – ABC/MRE.
09013.000061/2008-17
ALVES & GARCIA Restaurante
Ltda.
Contratação de empresa especializada em
exploração dos serviços de restaurante por quilo.
09013.000085/2009-14
ADA Engenharia, Consultoria,
Projetos e Certificações Ltda.
ADA Engenharia, Consultoria,
Projetos e Certificações Ltda.
BETTA – Instalação, Manutenção
e Comércio Ltda.
Serviços de locação de sistema de No-break
PROCESSOS N.º’s
09013.000181/2009-11
09013.000005/2010-13
09013.000332/2009-15
09013.000102/2009-13
09013.000245/2009-17
09013.000293/2009-13
EMPRESAS CONTRATADAS
Triunfo Comércio e Serviços
Ltda.
LOGGOS – Jornais, Revistas e
Publicações Ltda.
Manchester Serviços Ltda.
Serviços de locação de sistema de No-break
09013.000280/2009-11
PRÓ – Jardins Empreiteira de
Obras Ltda.
Instalação do novo sistema de ar condicionado e
resfriamento evaporativo VRV no Palácio
Itamaraty
Manutenção dos jardins e espelhos d’água do
MRE
09013.000059/2010-11
Siemens Enterprise
Communications
Manutenção da Central telefônica digital de
Comunicação Siemens
CONTRATOS N.º’s
VALOR R$
Contrato n.º 38/2006
314.162,12
Contrato n.º 03/2007
386.817,12 (Val.
Global estimado)
427.368,46
e
489.965,05
31.055,60
Contr.s Emergenciais n.º
37/2009 e
Nº 23/2010
Dispensa de Licitação
n.º 107/2009 (Contrato
n.º 24/2009)
Disp. Licitação n.º 109/
2009 (Contr.25/2009)
Declaração de Dispensa
de Licit. n.º 108/2009
(Contrato n.º 26/2009)
Pregão Eletrônico n.º
19/2008
(Contrato n.º 31/2008)
Contrato Emergencial
n.º 16/2009
Contrato Emergencial
n.º 34/2009
Concorrência n.º
02/2008 (Contrato n.º
08/2009)
Termo Aditivo ao
Contrato n.º 38/2007
Inexig. licitação n.º
05/2008
Contrato n.º 14/2008
62.111,20
31.055,60
2% s/ o
faturamento
mensal bruto
38.400,00
38.400,00
2.983.421,57
77.078,50
(Mensal)
556.236,00
48
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
S/N.º
AMC Informática Ltda.
09013.000249/2009-11
Climática Engenharia Ltda.
OBJETOS
CONTRATUAIS
Adesão à Ata de Registro de Preços n.º 70/2007
– Pregão Eletrônico n.º 43/2007 – GRA/MF/SP Locação de impressoras.
Serviços de manutenção de ar condicionado
09013.000334/2009-12
SITRAN – Empresa de Segurança
Ltda.
Serviços de vigilância masculina e feminina
armada e desarmada
09013.000020/2010-11
SUBLIME – Serviços Gerais
Ltda.
S/N.º
A & C Eventos e Promoções
Ltda.
Serviços de Guias para visitação do Palácio do
Itamaraty e recepção de autoridades Brasileiras e
Estrangeiras na Sala do Itamaraty no aeroporto
JK, em Brasília.
Concessão de área (espaço físico)
S/N.º
TRIPS Passagens e Turismo Ltda.
Concessão de área (espaço físico)
Contrato n.º 49/2006
09013.000083/2008-11
Feix Eletrônica e Inf. e outras 17
empresas.
Diversos Materiais Adquiridos
09013.000073/2010-15
Aníbal Jose de Oliveira ME Solar Novo Horizonte
Serviço de Marcenaria e Divisórias
Pregão Eletrônico para
Registro de Preços n.º
23/2009
Contrato nº 19/2010
PROCESSOS N.º’s
EMPRESAS CONTRATADAS
CONTRATOS N.º’s
VALOR R$
Sistema de Registro de
Preços – Contrato n.º
029/2008
Pregão Eletrônico n.º
26/2007
(Contrato n.º 36/2007)
Pregão Eletrônico n.º
35/2005
(Contato n.º Pregão n.º
6/20082/2006)
Pregão Eletrônico n.º
6/2008
(Contrato n.º 18/2008)
2.391.548,16 (24
(vinte e quatro
meses)
487.106,64
Contrato n.º 49/2006
2% da fatura
mensal do bruto
dos serviços
0,10% do valor
líquido de cada
fatura
Diversos
418,354,35
(Mensal)
5.020.252,20
(Global)
375.880,56
R$
1.124.000,00
49
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
158.
Os processos de licitação analisados foram formalizados em
conformidade com a legislação pertinente, e contêm pareceres favoráveis da
Consultoria Jurídica do MRE.
III.5 - Avaliação da gestão de recursos humanos, destacando, em especial, a
força de trabalho existente e a observância à legislação sobre admissão,
remuneração, cessão e requisição de pessoal, bem como, se for o caso, sobre
concessão de aposentadoria, reforma e pensão.
159.
A Divisão de Serviços Gerais do Ministério das Relações
Exteriores dispõe de um total de 57 servidores, sendo 3 diplomatas, 13 oficiais de
chancelaria, 14 assistentes de chancelaria e 27 servidores dos PCCs/PGPEs.
160.
Além disso, a DSG conta com 5 (cinco) estagiários de curso
superior, em regime de 6 horas diárias, contratados por meio da Divisão de
Treinamento e Aperfeiçoamento do MRE.
Informações sobre os Contratos de Terceirização de mão-de-obra
161.
Em 2010, a Divisão de Serviços Gerais, por meio do seu Setor de
Contratos, acompanhou 12 contratos cujos objetos envolvem serviços de
terceirização de mão-de-obra.
162.
Os contratos contemplados envolvem a prestação dos seguintes
serviços e emprego de mão-de-obra:
a) serviços de manutenção hidráulica – 7 empregados;
b) serviços de manutenção elétrica – 10 empregados;
c) serviços de marcenaria e lustração - 18 empregados;
d) serviços de estofaria e de inst. e manutenção de cortinas e persianas – 8
empregados;
50
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
e) serviços de instalação e manutenção de sistemas de climatização - 17
empregados;
f) serviços de motoristas - 75 empregados;
g) serviços de limpeza e conservação - 166 empregados;
h) serviços de recepção, copeiragem e apoio - 287 empregados;
i) serviços de jardinagem - 17 empregados;
j) serviços de segurança patrimonial - 179 empregados;
k) serviços de visitas guiadas e de recepção de autoridades - 15 empregados;
l) serviços de organização de eventos - 8 empregados.
163.
No total, o Ministério das Relações Exteriores contratou, no
exercício de 2010, 807 pessoas por meio de empresas terceirizadoras de mão-deobra.
164.
O Relatório de Gestão de 2010, da Unidade descreve a seguinte
situação: “Seria de todo útil que a UJ pudesse dispor de mais funcionários, com
capacitação adequada, em especial para acompanhar a gestão de contratos, a
elaboração de projetos básicos para licitações, a execução financeira e o
evolução das questões legais e jurídicas que envolvem a atuação da DSG. A
Unidade teve uma redução de sete servidores em comparação com o mencionado
no último relatório de gestão. Além disso, há que se considerar a realização de
missões eventuais para o Exterior, o que concorre para que a Divisão nunca se
encontre com seu quadro de servidores completo em atividade no Brasil. A DSG,
responsável por uma quantidade considerável de assuntos (para que se tenha
uma idéia, existem, no momento, 88 contratos em vigor), apresenta notável
carência de recursos humanos especializados.
165.
Desse modo, caso se queira efetivamente profissionalizar a gestão
da DSG, responsável, em grande parte, pelas atividades-meio da Secretaria de
Estado e, em menor grau, dos Escritórios Regionais que não são Unidades
51
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Gestoras, deve-se avaliar a conveniência de ampliar o quadro de funcionários.
inclusive com a lotação, em caráter permanente, de Advogado da União, para
acompanhar e responder a eventuais solicitações dos Órgãos de Controle, do
Poder Judiciário e do Ministério Público, além de prestar assessoria jurídica à
Divisão, e de servidor público especializado em contabilidade. Eventualmente,
caso a legislação assim o permita, poderia ser explorada a hipótese de lotar
Gestores Públicos, que possam ser cedidos ao Ministério das Relações
Exteriores pelo Ministério do Planejamento. Com isso, poder-se-ia modernizar a
gestão de serviços gerais do Ministério das Relações Exteriores.
166.
No que diz respeito, ainda, à avaliação de recursos humanos, deve-
se observar a situação das gratificações para os funcionários da DSG. Como se
sabe, foram alocadas em 2009, pelo Ministério do Planejamento, gratificações
temporárias dos Sistemas Estruturadores da Administração Pública Federal
(GSISTE) - SISG (Serviços Gerais). Destas, nem todas foram alocadas ao
Departamento de Administração e à DSG. Por exemplo, dez gratificações SISG
foram destinadas à entidade que não se encontra diretamente subordinada à
estrutura da DSG. Tais gratificações, em tese, deveriam ter sido concedidas a
funcionários da DSG, cujas atribuições são justamente, típicas de Serviços
Gerais, ao contrário daquelas da entidade que as recebeu. Recordo, neste
contexto, que a responsabilidade efetiva e pessoal dos funcionários da UJ, que
operam os sistemas SIASG e SIAFI, e na qual se incluem a fiscalização de
contratos, a realização de pregões e a execução financeira e orçamentária,
justificaria plenamente o recebimento desse estímulo financeiro adicional”.
167.
A questão da concessão da gratificação foi abordada no relatório de
auditoria da Unidade do exercício de 2009, entretanto como descreve o Gestor
não houve avanço.
52
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
168.
Na avaliação da Auditoria há necessidade de se dotar a Unidade de
recursos humanos mais qualificados, eliminando a rotatividade dessa mão de
obra. Situação essa que tem efetivamente prejudicado a execução dos controles
internos da Unidade.
169.
Os atos relativos a admissão, remuneração, cessão, requisição,
concessão de aposentadoria, reforma ou pensão, relativos a servidores públicos,
estão reportados no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora
Departamento do Serviço Exterior – DSE (240009), à qual compete gerenciar a
política de recursos humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o
artigo 213 da Portaria Ministerial 212, de 30.04.08.
III.6 - Avaliação do cumprimento pela UJ das determinações e
recomendações expedidas pelo TCU, pelo Órgão de CI e pela unidade de CI,
quando existir na estrutura do órgão, analisando as eventuais justificativas
do gestor para o descumprimento, bem como as providências adotadas em
cada caso..
a) Recomendações do Tribunal de Contas da União
Acórdão n° 6286/2010:
a) Descrição da determinação ou da recomendação:
170.
Determinar à Divisão de Serviços Gerais do Ministério das
Relações Exteriores que:
- proceda tempestiva e corretamente à alimentação dos documentos
no sistema SIASG/Comprasnet promovendo os registros das
contratações, alterações e rescisões sob sua responsabilidade;
- adote providências para assegurar a divulgação, na página oficial
do Ministério das Relações Exteriores, da totalidade das licitações,
53
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
contratações e concursos realizados e em andamento, em
conformidade com o estipulado na IN/98/99 TCU;
- preencha os campos previstos dos documentos do SIAFI com
descrição completa dos fatos originários da despesa (contrato,
objeto, licitação), utilizando-se quando necessário do campo
‘observações”, em obediência ao princípio da transparência e a fim
de aprimorar os controles interno da Unidade
- documente adequadamente todos os procedimentos realizados no
âmbito dos processos licitatórios, inclusive quanto às diligências
realizadas;
- exija, nos contratos de serviços continuados, a apresentação do
detalhamento analítico das variações de custo e os respectivos
documentos comprobatórios, inserindo no processo respectivo as
fundamentações da análise da Unidade;
- quando da proximidade das renovações contratuais, proceda aos
levantamentos de requisitos e as respectivas pesquisa de preços em
conformidade com os quantitativos realizados e expectativas de
aumento ou redução da demanda futura, de modo a aferir os valores
unitários com os preços praticados com os vigentes no mercado,
com a antecedência necessária à realização de Pregão, antes de
findo o período de contratação, se não assegurada a obtenção da
proposta mais vantajosa com prorrogação;
- determinar ao Controle Interno do Ministério das Relações
Exteriores que nas próximas contas avalie o cumprimento das
determinações supra;
- determinar a juntada de cópia deste acórdão, bem como do
relatório e do voto que fundamentam às contas anuais da Divisão
de Serviços Gerais do Ministério das Relações Exteriores
UG2400013 (consolidada na Subsecretaria-Geral de Serviço
Exterior - SGEX) dos exercícios de 2004 e 2005, TC54
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
012.776/2005-0 e TC-015.013/2006-4, para exame em confronto e
em conjunto.
b) Providências adotadas:
171.
Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de gestão da
Unidade do exercício de 2010: “As determinações e recomendações exaradas no
Acórdão 6286/2010, TCU — 1ª Câmara foram plenamente atendidas. Todos os
setores vinculados a esta Divisão foram instruídos a proceder, nos
procedimentos licitatórios vindouros, em conformidade com o exarado na
decisão mencionada. Ademais, foi dada ciência ao Departamento de
Comunicações e Documentação para que dê cumprimento à determinação de
publicar a totalidade das licitações, contratações e concursos realizados e em
andamento”.
Avaliação da Auditoria
172.
Dentro da amostragem realizada pela Auditoria constatou-se que
tais procedimentos tem sido razoavelmente realizados.
Acórdão n° 2814/2010
a) Descrição da determinação ou da recomendação:
173.
Determinar a Subsecretaria - Geral do Serviço Exterior- SGEX que:
- faça constar, nos processos de compra, os anexos à solicitação de material e/ou
serviço com as especificações necessárias à perfeita contratação do objeto.
b) Providências adotadas
174.
Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de gestão da
Unidade do exercício de 2010: “Os setores pertinentes foram instruídos a
atentar para o determinado no Acórdão nos procedimentos licitatórios
vindouros”.
55
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Avaliação da Auditoria
175.
Nos processos analisados constatou-se o cumprimento da
determinação
Acórdão nº. 1992/2011 TCU- 2ª Câmara
1.5. Determinação/Recomendações/Orientações:
1.5.1. Determinar à Secretaria de Controle Interno/MRE que, nas próximas
contas da Unidade:
1.5.1.1. informe se a SGEX/MRE concluiu as medidas necessárias ao
saneamento das impropriedades apontadas no Relatório de Auditoria de Gestão
01/2010
1.5.1.1. apresente informações sobre o efetivo cumprimento do determinado em
Acórdão 2080/2010 – TCU- 1ª Câmara, proferido nas contas da SGEX/MRE,
exercício de 2008.
Acórdão nº 2080/2010 – TCU- 1ª Câmara
1.5. Determinações/Recomendações/Orientações:
1.5.1. determinar a Divisão de Serviços Gerais que adote providências com vistas
à:
1.5.1.1. apuração dos fatos, identificação dos responsáveis e quantificação dos
varores devidos por conta de ligações telefônicas realizadas sem amparo em
interesse do serviço, originadas da linha 3411-8989 e direcionadas para telefones
celulares, no mês de janeiro de 2008;
1.5.1.2. adoção de providências para o ressarcimento das quantias devidas e, no
caso de inadimplemento dos responsáveis, a inscrição no Cadin, conforme artigo
50, 20, da IN TCU 56/2007;
1.5.1.3. apuração de pagamentos indevidos a título de impostos e/ou contribuição
inseridos em planilha de custo relacionados aos contratos firmados ou renovados
56
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
após maio de 2007, conforme indicado no achado 21, relacionado nos parágrafos
224 a 228 do Relatório de Auditoria 1/2009.
8.3. Análise da Auditoria
176.
Quanto às impropriedades apontadas no Relatório de Auditoria nº.
01/2010, parte delas foram sanadas. Entretanto aquelas não objeto de medidas
saneadoras ou que foram solucionadas parcialmente foram incluídas no presente
relatório, a saber:
177.
Item 1.5.1.1. e 1.5.1.2.- As providências estão relacionadas no
achado nº. 10 deste relatório.
178.
Item 1.5.1.3. - As providências estão relacionadas no achado nº. 09
deste relatório.
b) Recomendações do Órgão de Controle Interno
180.
Relativas à Tomada de Contas Anual do exercício de 2009:
1. Recomendação
1.1. Implementar rotina mensal para conferência dos saldos do SIAFI e dos
saldos do RMMA, corrigindo tempestivamente eventuais diferenças.
1.2. Providências: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “A rotina mensal de conferência dos
saldos do SIAFI e dos saldos do RMMA foram implementadas. No entanto, dado
o vulto de algumas discrepâncias que foram historicamente se avolumando, nem
sempre é possível realizar a equiparação dos saldos. Esse problema só
encontrará solução definitiva quando da instalação de novo sistema de controle
de estoques, objeto de processo licitatório em curso, e em cujo edital constará a
57
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
obrigatoriedade do saneamento das contas por parte do licitante vencedor do
certame”.
1.3. Análise da Auditoria
181.
A impropriedade não foi solucionada e consta do achado nº. XX
do presente relatório
2. Recomendação
2.1. Tomar as providências necessárias para sanear os materiais inservíveis, por
estarem vencidos ou em desuso.
2.2. Providências: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010:
“Os
materiais com data de validade
expirada foram doados. Já aqueles que ainda se encontram em condições de uso
estão sendo direcionados para fins alternativos (caso do papel vergê, o qual,
sendo utilizado como sucedâneo da guia separadora de arquivo, teve a previsão
de estoque reduzida de 23 para 3,25 anos) ou enviados para a reciclagem”.
2.3. Análise da Auditoria
182.
A Unidade tomou as providências necessárias, conforme
verificação realizada pela equipe de Auditoria.
3. Recomendação
3.1. Rever toda a sistemática de controle de material, que tem provado não ser
satisfatória. Constatou-se que há um total descontrole na contabilização dos
estoques de certos materiais.
3.2. Providência: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “A sistemática de controle de material
do Almoxarifado segue o mesmo padrão utilizado nos outros órgãos do serviço
58
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
público federal. No entanto, problemas com a operação desta sistemática já
haviam sido observados e providências estão sendo tomadas. A licitação para a
implantação de novo sistema de gestão de almoxarifado a ser realizada neste
ano e a inscrição em cursos de aperfeiçoamento dos servidores lotados no setor
são exemplos dos esforços empregados na especialização e fornecimento de
ferramentas adequadas de trabalho a esses servidores. Além disso, há estudos
em andamento para a contratação de pessoal terceirizado especializado para o
setor e para modificar a estrutura de atendimento a requisições de material e de
conferência de material movimentado, com o objetivo de promover maior rigor
no controle de estoques”.
3.3. Análise da Auditoria
183.
Não houve solução definitiva em relação a esta recomendação. As
informações constam do achado nº. 16 do presente relatório.
4. Recomendação
4.1. Tomar as previdências necessárias para garantir a segurança dos materiais
estocados, eliminando as fragilidades relatadas -
4.2. Providência: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “Foi instalado no acesso ao
Almoxarifado portão de ferro com grades com vistas a sanear a falha de
segurança apontada. Ademais, foi concluído processo de licitação para
instalação de câmeras de segurança, as quais se encontram em processo de
instalação”.
4.3. Análise da Auditoria:
184.
A Unidade vem tomando as medidas recomendadas que se
encontram em fase de implementação.
59
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
5. Recomendação
5.1. Adotar as providências necessárias para restituição dos imóveis ocupados
irregularmente,
5.2. Providência: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “O imóvel sito a SQN 313 B 107,
anteriormente ocupado pela servidora Maria das Graças Moraes de Matos, teve
sua permissão de ocupação cancelada em 31/10/2010, encontrando-se, portanto,
com a situação regularizada. Já o imóvel localizado na SQN 108 505, ocupado
pela servidora Rosines Teresinha Fabris Machado e Costa, embora tenha tido
permissão de uso cancelada em 31/01/2010, não foi ainda restituído por força de
medida liminar obtida pela servidora, exarada nos autos no Processo 168780.2010.4.01.3400, que se encontra em curso perante a 4ª Vara Federal do DF”.
5.3. Análise da Auditoria:
185
A Auditoria considera que a Unidade tomou as providências
necessárias à solução da impropriedade
6. Recomendação
6.1. Providenciar identificação padrão de veículo oficial
6.2. Providência: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “A irregularidade apontada já foi
saneada, com a instalação da identificação adequada no veículo”.
6.3. Análise da Auditoria:
186.
A impropriedade foi resolvida pelo gestor com a identificação do
veículo.
7. Recomendação
60
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
7.1. A equipe de auditoria reitera as recomendações de relatórios anteriores,
como, por exemplo, de que, “a Unidade deve proceder à implementação de
medidas que regularizem a situação contábil/patrimonial dos bens do
Ministério”.
7.2. Providência: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “O servidor Henrique das Chagas Pires
está tomando as previdências cabíveis para regularizar a situação
contábil/patrimonial dos bens do Ministério das Relações Exteriores, já havendo
regularizado entradas que equivalem a seis milhões de reais. Ressalte-se, porém,
que, dado o vasto período de tempo em que se avolumaram as discrepâncias, o
trabalho não pôde ainda ser concluído”.
7.3. Análise da Auditoria:
187.
A impropriedade não foi solucionada. As informações constam do
achado nº. 17 do presente relatório.
8. Recomendação
8 1. Recomenda-se que seja respeitado o princípio da anualidade da despesa,
empenhando a despesa como orçamento referente ao exercício de realização do
compromisso ou contrato.
8.2. Providência: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “A Unidade procura cumprir o
princípio da anualidade o tanto quanto possível. Ocorre que, nos últimos
exercícios, ainda que as propostas orçamentárias destinadas a abranger toda a
gama de serviços e materiais os quais a Unidade tem de fornecer a todo o
Ministério houvessem sido enviadas tempestivamente, cortes inesperados no
orçamento, que ocorreram sempre depois de assumidas todas as nossas
obrigações orçamentárias, forçaram a UJ a transferir despesas para o exercício
61
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
posterior. Não obstante, o problema está sendo gradualmente solucionado, tanto
que, para o ano de 2011, a quantidade de despesas de exercícios anteriores
pagas diminuiu consideravelmente”.
8.3. Análise da Auditoria:
188.
O procedimento continua sendo adotado pela Unidade a despeito
da recomendação da Auditoria e consta do achado nº. 21 do presente relatório.
9. Recomendação
9.1. A Unidade deverá instruir o setor competente a providenciar os recursos
orçamentários e financeiros com tempestividade e definir as prioridades de
pagamentos das despesas do órgão, bem como providenciar os documentos de
cobrança em tempo hábil, evitando, dessa forma, o pagamento de juros e multas
decorrentes dos atrasos, que representam prejuízo ao Erário.
9.2. Providência: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “O Setor Financeiro foi instruído sobre
a necessidade de efetuar os pagamentos tempestivamente, de firma a evitar a
incidência de multas e juros de mora sobre o valor devido”.
9.3. Análise da Auditoria:
189
O pagamento da multa por atraso continua sendo observado no
exercício de 2010 e foi objeto do achado nº. 14 do presente relatório.
10. Recomendação
10.1. Ressarcir aos cofres públicos os valores indevidamente pagos às empresas.
10.2. Providências: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “A Unidade está realizando
levantamento dos contratos assinados posteriormente à publicação do Acórdão
62
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
TCU n° 950/2007, e, em todos os casos em que este não houver sido respeitado,
efetuará a cobrança dos valores não recolhidos junto às empresas”.
10.3. Análise da Auditoria
190
Apesar de a Unidade informar a realização de levantamento dos
valores para a efetiva devolução dos recursos tal impropriedade persiste e foi
relatada no achado nº. 09 do presente relatório.
11. Recomendação
11.1. Recomenda-se que sejam tomadas medidas para o ressarcimento da
importância correspondente ao valor das ligações telefônicas de caráter
particular. Após a efetivação do ressarcimento, comunicar o fato a esta CISET.
11.2. Providências: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “Por conta da necessidade de se
estabelecer nexo de causalidade suficiente entre os fatos relatados e sua autoria,
a Unidade reiterou, por meio do Memorando DSG/37/2010, solicitação à
Corregedoria do Serviço Exterior para a realização de inquérito administrativo,
após o término do qual se efetuará a cobrança do ressarcimento devido”.
12. Recomendação
12.1. Caso não tenha sido realizado, abrir inquérito administrativo para apurar a
responsabilidade do servidor e providenciar a indenização do prejuízo causado à
União.
12.2. Providências: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “A Unidade encaminhou memorando
DSG/42/2010 à Corregedoria do Serviço Exterior, solicitando a realização de
procedimentos investigativos com vistas á apuração dos fatos relatados e das
eventuais responsabilidades”.
63
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
11.3. e 12.3 Análise da Auditoria
191
Concretamente não houve avanço no sentido de se ressarcir os
valores devidos e constam dos achados nº. 10 e 11 do presente relatório.
13. Recomendação
13.1. Providenciar o recolhimento aos cofres da União dos valores pagos ao
fornecedor sem o respectivo pedido do gestor.
13.2. Abster-se de pagar despesas sem comprovação efetiva do direito do credor.
13.3. Providências: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “A Unidade está tomando as
providências cabíveis no sentido de reaver as importâncias pagas indevidamente
à empresa JLE Comércio, Representação e Serviços. Ademais, os setores
responsáveis pela 1iquidação das faturas foram instruídos a atentar para a
regularidade das Ordens de Serviço, de forma a evitar a repetição da
irregularidade apontada”.
13.4. Análise da Auditoria:
192.
A Auditoria não foi informada quanto ao recolhimento do valor aos
cofres públicos e o tema voltou a ser abordado no achado nº 13 do presente
relatório.
14. Recomendação.
14.1. Atentar para, quando da realização dos pagamentos e retenções das
despesas, observar os valores a serem pagos e retidos, a fim de evitar pagamentos
superiores aos gastos realizados.
14.2. Providências: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “No caso específico analisado pela
64
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Secretaria de Controle Interno, as glosas exigidas foram realizadas na OB
2010OB801325 e na DAR 2010DR800357, documentos gerados em 31/08/2010.
Ademais, o Setor Financeiro foi instruído para atentar à regularidade das
despesas antes de efetuar os pagamentos nos casos similares ulteriores”.
14.3. Análise da Auditoria:
193.
A impropriedade foi considerada sanada pela Auditoria.
15. Recomendação
15.1. Rever a concessão de gratificação GSISTE/SISG a servidores que não
exercem funções dentro das Unidades do SISG.
15.2. Conceder a gratificação GSISTE apenas a servidores que exercem
atividades dentro de Unidades integrantes dos Sistemas Estruturadores, evitando
o descumprimento da legislação pertinente.
15.3. Providências: Segundo informações do Gestor inseridas no relatório de
gestão da Unidade do exercício de 2010: “A concessão de gratificações
GSISTE/SISG é, por força legal, atribuição da Secretaria- Geral das Relações
Exteriores, a qual foi delegada à Subsecretaria - Geral do Serviço Exterior.
Desta forma, esta Unidade não possui competência para modificar a atual
sistemática de concessão das referidas gratificações”.
15.4. Análise da Auditoria
194.
A Unidade será cobrada pela Ciset para tomar as providências
necessárias à regularização da impropriedade.
III.7 – Avaliação quanto a conformidade da inscrição de Restos a pagar no
exercício de referência, nos termos do art. 35, do Decreto 93.872/96 e do
Decreto 6752/2009, ou legislação que os altere.
65
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
195.
A equipe de Auditoria verificou que os Restos a Pagar Inscritos em
2009 correspondem a compromissos assumidos pelo gestor no exercício.
III.9 - Relação das irregularidades que resultaram em dano ou prejuízo,
verificadas por meio da auditoria de gestão e suportadas por evidências
suficientes, relevantes e confiáveis.
Achado 09 - Pagamento Indevido de Impostos/Tributos Inseridos em
Planilha de Custo.
196..
No Relatório de Auditoria de Gestão nº 01/2010, referente ao
exercício de 2009, os parágrafos 124 a 127 registram que a Unidade não vinha
observando o disposto no Acórdão nº 950/2007, que determinava não mais
constar dos orçamentos básicos das licitações e dos formulários para proposta de
preços as parcelas relativas a gastos com os tributos Imposto de Renda da Pessoa
Jurídica (IRPJ) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).
197.
Entretanto, nas propostas das empresas relacionadas no relatório
supracitado, constavam tais tributos ou percentuais acima do permitido pela
legislação. Ademais, quando do pagamento das faturas, o valor dos impostos
recolhidos pela Unidade aos cofres da União foi inferior ao previsto pela
legislação, o que ocasionou ganhos não previstos para as empresas prestadoras de
serviços ao MRE.
198.
A impropriedade não foi sanada no exercício de 2010.
Manifestação do Gestor
199.
Por meio do Despacho ao Memo CISET 174, de 11 de agosto de
2010, o gestor apresentou a seguinte manifestação:
66
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
200.
“Em relação ao pagamento indevido efetuado no âmbito do
Contrato n° 34/2007, será remetido à massa falida da empresa Capital, por meio
da Advocacia-Geral da União, requerimento formal solicitando o ressarcimento
ao Erário do montante”.
201.
No Relatório de Gestão da Unidade, o Gestor assim se manifesta:
202.
“A Unidade está realizando levantamento dos contratos assinados
posteriormente à publicação do Acórdão TCU n° 950/2007, e, em todos os casos
em que este não houver sido respeitado, efetuará a cobrança dos valores não
recolhidos junto às empresas”.
Comentário da Auditoria
203.
A solução definitiva não foi providenciada no sentido do
recolhimento das importâncias pagas indevidamente às empresas. Ainda não
houve ressarcimento dos valores aos cofres públicos.
Recomendação
204.
Ressarcir aos cofres públicos os valores indevidamente pagos às
empresas.
Achado 10 - Ligações Telefônicas de Interesse Particular.
205.
Com relação à recomendação constante do relatório de auditoria nº
01/2010, referente às contas do exercício de 2009, de ressarcimento da
importância correspondente ao valor das ligações telefônicas de caráter
particular, solicitou-se informação ao Gestor quanto aos resultados das medidas
adotadas pela DSG para ressarcimento da importância aos cofres públicos,
conforme preconiza o Acórdão nº 2080/2010-TCU - 1ª Câmara, datado de 27 de
abril de 2010. Passados mais de três anos da ocorrência do fato, não há conclusão
das apurações de responsabilidades.
67
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Manifestação do Gestor
206.
Por meio do Despacho ao Memo CISET 174, de 11 de agosto de
2010, o gestor apresentou a seguinte manifestação:
207.
“Em resposta ao Memorando DSG/05/2009, a Corregedoria do
Serviço Exterior alegou não possuir competência para conhecer da presente
causa, tendo em vista que o servidor que supostamente realizou as ligações
telefônicas sem amparo em razão de serviço não é integrante de carreira do
Serviço Exterior Brasileiro. Assim, decidiu-se que será aberto procedimento de
Tomada de Contas Especial no âmbito desta DSG para investigar formalmente o
caso. Uma vez finalizados os trabalhos, o relatório final da TCE será
encaminhado à CISET”.
208.
No Relatório de Gestão da Unidade, o Gestor assim se manifesta:
209.
“Por conta da necessidade de se estabelecer nexo de causalidade
suficiente entre os fatos relatados e sua autoria, a Unidade reiterou, por meio do
Memorando DSG/37/2010, solicitação à Corregedoria do Serviço Exterior para
a realização de inquérito administrativo, após o término do qual se efetuará a
cobrança do ressarcimento devido”.
Comentário da Auditoria
210.
Apesar de os gastos terem sido realizados em janeiro/2008, não há
informação das providências conclusivas no sentido de apurar a responsabilidade
pelas ligações e cobrar o ressarcimento ao MRE da despesa indevida.
68
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação
211.
Recomenda-se que sejam tomadas medidas para o ressarcimento da
importância correspondente ao valor das ligações telefônicas de caráter
particular. Após a efetivação do ressarcimento, comunicar o fato a esta CISET.
Achado 11 - Acidente com veículo oficial ocasionando perda total.
212.
Constou dos parágrafos 137 a 143 do relatório de auditoria do
exercício de 2009 a seguinte impropriedade: “Por meio do MINI-MEMO datado
de 14/01/2009, o Chefe do Setor de Transportes do MRE comunicou ao Chefe da
Divisão de Serviços Gerais a conclusão da perícia realizada pelo Instituto de
Criminalística da Polícia Civil do Distrito Federal, referente ao acidente com o
veículo GM/CORSA HATCH JOY, placa JFP-7966, ocorrido em 23 de junho de
2008, que resultou em perda total do veículo, conduzido por motorista oficial.
213.
O laudo pericial atribuiu a culpa pelo acidente ao motorista do
MRE, que, por conseguinte, perdeu a causa”.
214
A impropriedade persiste ainda no exercício de 2010.
Manifestação do Gestor
215.
Por meio do Despacho ao Memo CISET 174, de 11 de agosto de
2010, o gestor apresentou a seguinte manifestação:
216.
“Como no caso anterior, será aberto procedimento de Tomada de
Contas Especial para averiguação de responsabilidade sobre o caso. A
alienação do veículo, por sua vez, será realizada após o pleito eleitoral”.
217.
No Relatório de Gestão da Unidade, o Gestor assim se manifesta:
“A Unidade encaminhou memorando DSG/42/2010 à Corregedoria do Serviço
69
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Exterior, solicitando a realização de procedimentos investigativos com vistas à
apuração dos fatos relatados e das eventuais responsabilidades”.
Comentário da Auditoria
218.
No entender da Auditoria foi caracterizada a culpa do servidor a
partir do laudo pericial da Polícia Civil do DF, então há que se tomar
providências ágeis no sentido do ressarcimento do Erário.
219.
Outra medida necessária é a alienação do veículo danificado que se
encontra nas dependências do MRE, ocupando uma vaga de garagem e cada vez
mais se desvalorizando.
Recomendação
220.
Realizar procedimento administrativo urgente para concretização
da indenização do prejuízo causado à União.
221.
Providenciar imediata alienação do veículo danificado, que não tem
como ser reparado.
Achado 12- Serviços de instalação e reposição de vidros – Contrato nº 15/2009
222.
No Relatório de Tomada de Contas Anual da Unidade no exercício
de 2009, no achado 14 (parágrafos 154 e 155), a Equipe de Auditoria constatou
que a maioria das Ordens de Serviço não registra com exatidão o material
empregado nos serviços prestados, contrariando o edital e também o contrato
celebrado.
223.
A impropriedade persiste no exercício de 2010. Considerando que
o Gestor não apresentou as Ordens de Serviços que discriminasse os serviços
realizados nos pagamentos, concluiu-se que as despesas no valor de R$
70
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
50.962,49 foram pagam sem a devida comprovação conforme o quadro a seguir,
constante do parágrafo 161 do relatório supracitado:
Em R$
Nota
Fiscal
Data
Quantidade
m2 - NF
Descriminação
42,3
nº O.S
81
Quant.
Valor NF
O.S.
1,15
Valor O.S. Diferença
211
01/10/2009 Vidro laminado bronze de 6mm
212
13/10/2009 Vidro liso fumê de 10mm
32
-
-
4.032,00
0,00
4.032,00
212
13/10/2009 Vidro laminado bronze de 6mm
28
-
-
3.528,00
0,00
3.528,00
212
13/10/2009 Vidro temperado fumê de 10mm
21
-
-
3.528,00
0,00
2.646,00
212
13/10/2009 Vidro temperado incolor de 6mm
24
-
-
2.646,00
0,00
2.772,00
212
13/10/2009 Vidro temperado incolor de 8mm
22
-
-
2.772,00
0,00
2.772,00
213
03/11/2009 Vidro temperado incolor de 10mm
29
107
2,1
3.654,00
264,60
3.389,40
213
03/11/2009 Vidro temperado fumê de 10mm
28
-
-
3.528,00
0,00
3.528,00
226
16/11/2009 Vidro temperado incolor de 10mm
32
113
3,75
4.032,00
472,50
3.559,50
227
20/11/2009 Vidro laminado bronze 06mm
29
-
-
3.015,71
0,00
3.015,71
228
01/12/2009 Vidro laminado bronze de 6mm
58
121
13,5
6.031,42
1.403,87
4.627,56
228
01/12/2009 Vidro liso Fumê de 6mm
47
-
-
2.773,00
0,00
2.773,00
228
01/12/2009 Vidro liso incolor de 4 mm
62
-
-
744,00
0,00
744,00
229
07/12/2009 Vidro Temperado fume 10mm
34
-
-
4.886,14
0,00
4.886,14
229
07/12/2009 Vidro Temperado incolor 10mm
35
-
-
Total
224.
Na
sua
manifestação
por
meio
4.398,78
119,59
4.279,19
4.410,00
0,00
4.410,00
53.979,05
2.260,55
50.962,49
do
Memorando
DSG/23/QIAU/2010, o Gestor admitiu falhas no procedimento: “Reconheço,
contudo, que o procedimento adotado pelo SAA deve ser aperfeiçoado,
sobretudo no que se refere à medição do material empregado. Dessa forma, já
nos próximos dias, novo procedimento será posto em prática, quer irá sanar, de
forma definitiva, eventuais falhas encontradas pela equipe de auditoria.
225.
De acordo com a nova sistemática a ser adotada pela DSG, após a
emissão da Ordem de Serviço, cujo emissor deverá ser necessariamente
identificado, a empresa deverá enviar orçamento prévio em que discriminará
detalhadamente todo o material a ser utilizado naquele serviço específico e o
valor do serviço a ser realizado. Tal orçamento deverá ser aprovado pelo SAA
antes da execução do serviço. Após o serviço executado, ao emitir a Nota Fiscal,
a empresa deverá relacionar a quais Ordens de Serviço se refere aquela Nota
71
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Fiscal específica, que deverá necessariamente, refletir o valor exato dos
orçamentos pré-aprovados. Espera-se, assim, adotar procedimento que atenda a
todos os pontos do edital e do contrato e que permita tanto à DSG quanto à
auditoria aferir com exatidão o material empregado em cada serviço”
226.
Na conclusão do referido relatório, a Auditoria recomendou ao
Gestor o recolhimento aos cofres da União do valor de R$ 50.962,49, pago sem a
corresponde documentação comprobatória.
227.
Por meio do Despacho ao Memo CISET 174, de 11 de agosto de
2010, o Gestor assim se manifestou: “A DSG requererá à empresa JLE, por meio
de comunicação formal, a restituição ao Erário do montante pago.
Paralelamente, a fiscalização do Contrato está sendo feita de forma rigorosa,
com vistas à evitar incongruências semelhantes. A nova sistemática propugnada
na última manifestação desta UG já se encontra em fase de implementação”.
228.
No seu Relatório de Gestão do exercício de 2010 declarou que : “A
Unidade está tomando as providências cabíveis no sentido de reaver as
importâncias pagas indevidamente à empresa JLE Comércio, Representação e
Serviços. Ademais, os setores responsáveis pela 1iquidação das faturas foram
instruídos a atentar para a regularidade das Ordens de Serviço, de forma a
evitar a repetição da irregularidade apontada”.
229.
Até o momento, a CISET não foi informada quanto ao
recolhimento do valor aos cofres públicos.
230.
Nos trabalhos de Auditoria de Acompanhamento realizado no
segundo semestre de 2010, ao analisar parte das despesas de 2010, referentes ao
contrato em pauta, foi emitida a Nota de Auditoria nº. 05/2010, de 30/09/2010
com as seguintes observações:
72
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
231.
“Ao analisar os processos de pagamento referentes ao contrato
acima referenciado, constatou-se a apresentação das mesmas ordens de serviço
em diversos processos, conforme descrito no Quadro 01.
Quadro 01
Processo
NF
Observação
As OS nºs 142, 145, 146, 148, 151 e 153/2009 e 01, 04, 06, 07, 10 e 12/2010 não
foram acatadas, pois já tinham sido incluídas na NF nº 234, de 20/02/2010.
As OS de nºs 13 a 32/2010 não foram acatadas, pois já tinham sido incluídas na
236
NF nº 233, de 28/01/10, e 240, de 23/04/2010.
As OS nºs 144, 147, 150 e 152/2009 e 01, 02, 05, 09 e 11/2010 não foram
233
acatadas, pois já tinham sido incluídas na NF nº 235, de 08/02/2010.
241 Todas as OS anexadas já estavam incluídas na NF nºs 237, de 29/03/2010.
800304
235
800424
800142
800797
232.
Além disso, grande parte das ordens de serviço não registra o nome
do funcionário requisitante, nem a assinatura atestando o material empregado no
serviço realizado. Sem o preenchimento dos campos das ordens de serviço, não
há como identificar a quantidade de material empregada e tampouco a
metodologia utilizada pelo Chefe da SAA para avaliar e atestar o valor faturado.
233.
A equipe de auditoria também constatou a existência de serviços
prestados e materiais fornecidos e cobrados pela empresa, e que não foram
incluídos no edital de licitação e no contrato com a empresa (Quadro 02),
caracterizando realização de serviços e fornecimento de material sem cobertura
contratual.
Quadro 02
Nºdas OS
147/2009
148/2009
004/2010
010/2010
013/2010
Descrição do Serviço
Troca de paspatur de 3 quadros.
Troca de vidros e paspatur de quadros.
Conserto de esquadrias de alumínio.
Forn. e instal. de cabos de aço e lubrificação de balancim.
Vedação de janelas e restauração esquadrias de alumínio.
73
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
015/2010
024/2010
027/2010
031/2010
012/2010
051/2010
066/2010
072/2010
074/2010
075/2010
076/2010
077/2010
077/2010
234
Confecção de molduras em madeira.
Colocação de paspatur
Confecção de 7 quadros: molduras, vidros, paspatur e duratex.
Troca de vidro bronze 8 mm
Vidro bronze 8 mm
Emoldurar 15 quadros
Instalação de 15 m de esquadrilha de alumínio.
Instalação de 2 vidros laminados bronze 8 mm
Instalação de 2 vidros laminados bronze 8 mm
Instalação de 5 m de vidros laminados bronze 8 mm
Instalação de 3 vidros laminados bronze 8 mm
Instalação de 3 vidros laminados bronze 8 mm
Instalação de 16 m de vidros laminados bronze 8 mm
Tais serviços e materiais, mesmo constando das ordens de serviço,
não constam das notas fiscais da empresa. Por outro lado, são inclusos nessas
notas materiais que não foram discriminados nas ordens de serviço.
235.
Os processos relacionados no Quadro 03 resultaram no pagamento
de despesas sem a correspondente apresentação das ordens de serviço totalizando
pagamento indevido no montante de R$ 181.239,60. Dos valores das OS
anexadas foram deduzidas aquelas que se encontravam em duplicidade.
Quadro 03
NF nº
OS anexadas
Processo
NF
800142
233
375,0
21.983,94
18,3
1.259,15
20.724,79
800141
234
371,0
31.784,87
45,2
1.616,03
30.168,84
800304
235
388,0
28.404,02
21,0
763,79
27.640,23
800424
236
336,0
17.924,72
0,0
0,00
17.924,72
800606
237
457,0
29.746,38
40,9
7.175,73
22.570,65
800666
240
328,0
28.859,55
84,1
4.289,50
24.570,05
800797
241
256,0
24.939,92
0,0
0,00
24.939,92
801059
244
254,0
22.838,71 133,6
10.138,36
12.700,35
801172
247
343,0
23.895,87 343,0
23.895,87
0,00
3.108,0
230.378,00 686,1
49.138,40
181.239,60
Total
2
m
R$
m2
R$
Diferença R$
74
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
236.
Considerando as Notas Fiscais pagas até 31/07/2010, os itens
abaixo não tiveram nenhuma solicitação:
Quadro 04
m2 / Unid.
Ano
Itens Especificações
1
2
3
5
6
8
13
14
237.
Vidro liso, incolor, 5 mm, p/ tampo de mesa
Vidro liso, incolor, 4 mm.
Vidro liso, incolor, 5 mm.
Vidro liso, incolor, 8 mm.
Vidro liso, fumê, 5 mm.
Vidro canelado, incolor, 4 mm.
Vidro laminado, incolor, 6 mm.
Vidro liso, espelhado, 4 mm.
Total
Preço
Unitário
60
100
100
200
100
100
150
100
910
16,00
12,00
15,00
25,00
20,00
12,00
30,00
39,00
Preço
Ano
960,00
1.200,00
1.500,00
5.000,00
2.000,00
1.200,00
4.500,00
3.900,00
20.260,00
Realizado
m2 R$
0,0 0,00
0,0 0,00
0,0 0,00
0,0 0,00
0,0 0,00
0,0 0,00
0,0 0,00
0,0 0,00
0,0 0,00
Considerando as Notas Fiscais pagas até 31/07/2010, os itens
abaixo extrapolaram a estimativa para todo o exercício:
Quadro 05
Itens
15
17
19
20
21
22
Realizado
Excedente
m2 /
Preço
Especificações
Unid.
Preço Ano
m2
/
m2/
Unitário
Total R$
Total R$
Ano.
unid.
unid.
Vidro liso, espelhado, 5 mm.
100
4.200,00
113
4.746,00 13
546,00
42,00
Vidro temperado, fumê, 10 mm. 300 143,71
43.113,00
336
48.286,56 36
5.173,56
Regulagem de porta de vidro
100
4.000,00
138
5.520,00 38
1.520,00
40,00
temperado
Regulagem de janela de vidro
200
6.000,00
207
6.210,00
7
210,00
30,00
temperado
Fornecimento e instalação de
10
5.500,00
12
6.600,00
2
1.100,00
550,00
portas de vidro fumê temperado,
10 mm, 1,95 X 1,11m
Remanejamento e reposição de
200
8.000,00
323,2
12.928,00 123,20 4.928,00
40,00
vidros de divisórias tipo aquário
Total
910
1.129,20 84.290,56 219,20 13.477,56
75
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
238.
Com base nas observações anteriores, agradeceria informar:
a) A razão de os materiais e os serviços relacionados no quadro 02 não
terem sido incluídos no edital da licitação;
b) Como são pagos os serviços e materiais não previstos nos contratos,
bem como o modo de definir os seus custos;
c) A razão de não preenchimento de campos essenciais das ordens de
serviço;
d) A razão do pagamento de materiais inseridos nas notas fiscais e não
registrados nas ordens de serviço;
e) A razão de atesto nas notas fiscais, quando não há documentos que
permitam aferir os valores cobrados;
f) A razão de os materiais relacionados no quadro 04 não terem
utilização até 31/07/2010, se faziam parte da estimativa que serviu de
base à realização da licitação em março de 2009;
g) A razão de os materiais relacionados no quadro 05, já em
31/07/2010, extrapolarem os valores estimados para todo o exercício,
principalmente os itens 17, 19 e 22;
h) Quais foram os órgãos solicitantes dos serviços, os números das
salas, os nomes dos servidores solicitantes, as quantidades e as
medidas dos vidros aplicados, nas ordens de serviço nºs 92 a 95.
239.
Quando dos trabalhos de Auditoria de Tomada de Contas Anual do
exercício de 2010 a equipe de Auditoria constata que apesar das justificativas do
Gestor no tocante a correção da falhas na execução do Contrato nº. 15/2009, os
referidos documentos continuam a ser emitidos sem informações essenciais que
indiquem com precisão os serviços realizados. Verifica-se que o mesmo
funcionário da SAA/DSG é o requisitante de todos os Pedidos (O.S.), atestando
as mesmas, assim como as Notas Fiscais, sendo o servidor também fiscal do
Contrato. Não há segregação de função na solicitação dos serviços e na
liquidação da despesa, contrariando os normativos vigentes.
76
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
240.
Das O.S. não constam o local de instalação dos variados vidros
(Edifício ou anexo, andar, unidade administrativa, sala, e o atesto da Unidade
onde foi realizado o serviço). Assim as Ordens de Serviços limitam-se a
transcrever os valores das Notas Fiscais, contrariando os itens 6.1 e 6.5 do Termo
de Referência.
241.
A equipe entende que os campos “unidade requisitante” e “nome
do funcionário requisitante” referem-se à unidade administrativa do MRE que
solicita os serviços, exceção feita a serviços relacionados às áreas comuns do
MRE, que estão afetas diretamente à SAA.
242.
A Unidade deve informar a razão da inexistência da segregação de
funções na execução do contrato e da falta de detalhamento das ordens de
serviços, o que impede a Auditoria aferir a exatidão dos pagamentos realizados.
243.
Os pagamentos das Notas Fiscais, até 31/12/2010, ultrapassaram
em R$ 88.820,73, a estimativa para todo exercício, principalmente nos itens a
seguir relacionados:
Itens ESPECIFICAÇÕES
10
12
17
19
Vidro temperado, incolor, 8 mm.
Vidro laminado, bronze, 6 mm.
Vidro temperado, fumê, 10 mm.
Regulagem de porta de vidro
temperado
Total
244.
m2 ano
200
900
300
100
Previsão
Execução 2010
Preço
Preço Ano
m2
R$
Unitário
18.402,00
388,00
35.699,88
92,01
93.591,00 1.045,95
108.768,34
103,99
43.113,00
644,00
92.549,24
143,71
4.000,00
198,00
7.920,00
40,00
Excedente
m2
R$
188,00
145,95
344,00
98,00
17.297,88
15.177,34
49.436,24
3.920,00
775,95
85.831,46
A Unidade deve informar, em razão de tais valores, os locais de
utilização de tais vidros, especialmente o item 17, que excedeu em mais de 100
% a estimativa.
245.
O contrato atual iniciou sua vigência em 01/04/2009. Naquele
exercício, foram pagos à empresa na execução do contrato o valor total de R$
77
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
148.559,66, que representou uma média mensal de R$ 16.506,62. No exercício
de 2010, foram pagos R$ 470.278,73, com uma média mensal de R$ 39.189,90,
representando um aumento de 137,42 %, ou seja, mais que o dobro do valor pago
anteriormente. A Unidade deve informar onde foram realizados os serviços que
causaram o aumento tão significativo nos gastos”.
Manifestação do Gestor
246.
Em 11/10/2010, por meio de MINIMEMO, o Gestor apresentou as
seguintes justificativas quanto as questões contidas na Nota de Auditoria CISET
n° 5/2010, de 30 de setembro de 2010:
“Seguem, de acordo com o solicitado, respostas a cada um dos questionamentos
levantados pela Secretaria de Controle Interno do MRE:
2. A RAZÃO PELA QUAL OS MATERIAIS E OS SERVIÇOS RELACIONADOS
NO QUADRO N° 2 NÃO TEREM SIDO INCLUIDOS NO EDITAL DA
LICITAÇÃO:
Quando da elaboração do termo de referência, o Setor de Projeto Básico achou
por bem retirar a listagem detalhada do material que acompanha a instalação,
reparo e troca de vidros. No lugar dessa lista, optou-se por utilizar a expressão
“incluindo TODO o material necessário à correta execução dos serviços” (grifo
nosso), conforme item 3.1. do termo de referência.
2.1. Dessa maneira, os licitantes elaboraram suas propostas incluindo
integralmente no seu preço o custo dos materiais necessários à prestação do
serviço. Houve, inclusive, vistoria nas instalações do MRE. Apenas após a
homologação do certame e da adjudicação, o licitante vencedor declarou ter
tido entendimento diverso. Não houve, nem da parte dos outros licitantes nem da
dele, ressalte-se, recurso algum interposto quanto ao termo de referência
durante a licitação. Quando convocado para assinar o acordo, inicialmente, a
vencedora se recusou, alegando que o fornecimento, instalação e manutenção do
material de apoio não estava no TR. Com isso, o MRE ameaçou punir a empresa
nos termos das Leis 10.520/2002 e 8.666/1993 por recusa em assinar o contrato.
78
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Dessa forma, atualmente, na execução do serviço, a Contratada é obrigada a
fornecer TODO o material de apoio, conforme os textos do termo de referência e
de sua própria proposta que integram o contrato.
3. COMO SÃO PAGOS OS SERVIÇOS E MATERIAIS NÃO PREVISTOS NOS
CONTRATOS, BEM COMO O MODO DE DEFINIR OS SEUS CUSTOS:
Como dito anteriormente, todo o material de apoio já está incluído na proposta
da contratada, que compõe o contrato assinado. Assim, o material está
inteiramente coberto pelo acordo.
4. A RAZÃO DE NÃO PREENCHIMENTO DE CAMPOS ESSENCIAIS DAS
ORDENS DE SERVIÇO: Quando os serviços são solicitados, nem sempre se têm
as medidas de antemão. Nesses casos, a empresa, acompanhada de funcionário
da SAA, vai até o local para realizar as devidas medições. Ocorreram falhas por
parte da empresa em não preencher cuidadosamente todos os campos das ordens
de serviço. Entretanto, a SAA tem acompanhado o contrato e, sempre que
detectados os problemas, as OS e faturas são devolvidas à JLE para que sejam
corrigidas.
5. A RAZÃO DO PAGAMENTO DE MATERIAIS INSERIDOS NAS NOTAS
FISCAIS E NÃO REGISTRADOS NAS ORDENS DE SERVIÇO. O que tem
acontecido são erros na elaboração das notas fiscais por parte da JLE. Após o
resultado da primeira auditoria, o SCT e a SAA vêm realizando uma análise
ainda mais minuciosa, devolvendo, quantas vezes necessárias, as faturas à
empresa para correção. É somente com o devido preenchimento das OS que é
possível atestar a nota fiscal.
6. A RAZÃO DE ATESTO DAS NOTAS FISCAIS, QUANDO NÃO HÁ
DOCUMENTOS QUE PERMITAM AFERIR OS VALORES COBRADOS: Nem
todos os pedidos tem a necessidade de serem registrados por escrito. Segundo o
79
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
RISE (Regimento Interno da Secretaria de Estado das Relações Exteriores), em
seu art. 173, compete à SAA, em primeiro lugar, executar os serviços de
manutenção, reforma e reparo de materiais e equipamentos e, em segundo lugar,
gerir e executar a conservação dos prédios da SERE. Por esses motivos, ao
detectar algum vidro quebrado na fachada de qualquer dos edificios do MRE,
por exemplo, a SAA, de imediato, solicita à Contratada os devidos serviços de
reparo. Casos semelhantes são os de solicitações para instalação de aparelhos
de ar-condicionado. Pedidos dessa natureza envolvem a troca de vidros mas não
incluem esse detalhe nas ordens de serviço, que, nesse caso, são encaminhadas à
empresa que cuida da manutenção de condicionadores de ar.
7. A RAZÃO DE OS MATERIAIS RELACIONADOS NO QUADRO N° 4 NÃO
TEREM UTILIZAÇÃO ATÉ 31/7/2010, SE FAZIAM PARTE DA ESTIMATIVA
QUE SERVIU DE BASE À LICITAÇÃO EM MARÇO DE 2009: Procurou-se
colocar no termo de referência todos os tipos de vidros existentes no MRE para
que, havendo necessidade de trocá-los, os serviços pudessem estar cobertos pelo
contrato. O que ocorre é que, durante esse período, ainda não houve demanda
por esses itens. Como o serviço é por demanda, o fato de não terem sido
utilizados em nada onera o erário.
8. A RAZÃO DE OS MATERIAIS RELACIONADOS NO QUADRO 5, JÁ EM
31/7/2010, EXTRAPOLAREM OS VALORES ESTIMADOS PARA TODO O
EXERCÍCIO, PRINCIPALMENTE OS ITENS 17, 19 E 22: Não é possível
planejar com exatidão as demandas que vão surgindo ao longo da execução
contratual. Em virtude do crescimento do Ministério, da criação de novas
divisões, da reorganização dos espaços já ocupados etc., alguns itens têm tido
demanda maior que o estimado. A Presidência da República, por exemplo, teve
escritórios funcionando no MRE durante a reforma do Palácio do Planalto.
80
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
9. QUAIS FORAM OS ÓRGÃOS SOLICITANTES DOS SERVIÇOS, OS
NÚMEROS DAS SALAS, OS NOMES DOS SERVIDORES SOLICITANTES, AS
QUANTIDADES E AS MEDIDAS DOS VIDROS APLICADOS NAS ORDENS
DE SERVIÇOS 92 A 95:
* OS 92
unidade solicitante: Secretaria-Geral;
servidor solicitante: Embaixador Samuel Pinheiro Guirnarães;
quantidade: 4,56 m2 de vidro liso fumê de 6mm;
localização: Palácio Itamaraty, 2° andar;
* 0S 93
unidade solicitante: Departamento Cultural;
servidor solicitante: Ministra Eliana Zugaib;
quantidade: 1 ,98m2 de vidro transparente anti-reflexo de 2mm para quadros;
localização: Anexo II, 2° andar, sala 11;
* 0S 94
unidade solicitante: Divisão de Comunicações e Arquivo;
servidor solicitante: Secretário Igor de Carvalho Sobral;
quantidade: 1 ,36m2 de vidro liso incolor de 6mm;
localização: Anexo II, 1° subsolo, sala 11;
* 0S 95
unidade
solicitante:
Subsecretaria-Geral
de
Assuntos
Econômicos
e
Tecnológicos.
servidor solicitante: Embaixador André Mattoso Maia Amado;
quantidade: 1,15m2 de vidro liso incolor de 6mm;
localização: Anexo 1, Sala 224”.
81
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
247.
Por meio do Despacho ao Memo CISET/172, de 24 de junho de
2011, o Gestor apresentou as seguintes justificativas aos novos questionamentos
da Auditoria:
248.
“A Seção de Apoio Administrativo foi instruída a segregar as
funções na solicitação dos serviços e na liquidação da despesa, de acordo com
os normativos vigentes. Além disso, para facilitar o controle, a empresa JLE foi
novamente instruída a apresentar as faturas de forma legível, e não serão mais
aceitas documentos com informações manuscritas. As próximas ordens de
serviço conterão descrições mais claras em relação ao local em que o serviço foi
prestado e a descrição e quantificação do material utilizado. 1.
249.
Quanto à realização de gasto superior à estimativa constante no
Termo de Referência, o exame dos pedidos e das ordens de serviço permite se
concluir que esse aumento seguiu paralelamente o enorme crescimento da
demanda por serviços de vidraçaria no âmbito deste Ministério. De fato, foram
realizados, em 2010, um grande número de eventos internacionais que exigiram
esse tipo de serviço nas dependências do órgão: IBAS, BRICS, Cúpula do
CARICOM, reunião da CPLP, Posse da Presidenta da República, Presidência
Pró-Tempore do Mercosul, entre outros. Paralelamente, houve a mudança da
Agência Brasileira de Cooperação para as salas do edifício Via Office, o que
exigiu muitos gastos para o remanejamento do local desocupado.
250.
Houve, ainda, a publicação de um novo organograma do
Ministério, e essa nova estrutura importou igualmente a reformulação de vários
ambientes”.
82
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Comentário da Auditoria
251.
Ao avaliar as justificativas do Gestor, quanto aos questionamentos
da equipe de auditoria, expressos na NA nº.05/2010, encaminhadas pelo
MINIMEMO, datado de 11/10/2010, a Auditoria concluiu que:
a - (2) Serviços e materiais adquiridos e não inclusos no edital de Licitação
252.
Os serviços e materiais constantes do quadro 02 não se referem a
de complementos a instalações, reparo e troca de vidros com afirma o Gestor. Na
realidade, são aquisições de outros tipos de vidros e serviços não incluídos no
edital de licitação.
b - (3) Pagamento de serviços e materiais não previstos no contrato.
253.
Apesar da afirmação do Gestor de que os materiais estão incluídos
na proposta da contratada, a equipe não identificou na referida proposta,
indicação dos serviços e materiais, sequer os custos envolvidos.
c - (4) Não preenchimento dos campos essenciais das Ordens de Serviços.
254.
O Termo de Referência ao edital, parte integrante do Contrato,
deixa claro no seu item 6.5 que: “A metragem dos vidros utilizados deverá ser
determinada por escrito pela licitante vencedora, a cada Ordem de Serviço,
discriminando ainda sua especificação e o material empregado”.
255.
Na prática, não se constataram os efeitos dos pedidos de correção
das Ordens de Serviços-OS, como afirma o Gestor. Verifica-se o reiterado
procedimento da DSG de não preencher os campos da OS com informações
precisas e detalhadas, como estabelece o contrato e as exigências legais de
publicidade e de transparência dos atos e fatos administrativos.
d - (5) Pagamento de materiais não inseridos nas OS.
83
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
256.
Como informado no parágrafo anterior, não se constataram os
efeitos das medidas preconizadas pelo Gestor.
e - (6) Atesto de Notas Fiscais sem documentação que permita aferir os
valores cobrados.
257.
Contrariando a tese do Gestor de que é desnecessário que os
pedidos sejam registrados por escrito, a equipe de Auditoria entende que o artigo
37 da Constituição Federal deixa bem claro estabelece os princípios básicos da
Administração Pública: legalidade, moralidade, impessoalidade, publicidade e
eficiência. Além dos princípios previstos constitucionalmente, o Direito Público,
diferentemente do Direito Privado, possui como regra a solenidade das formas, já
que está voltada ao interesse público em geral. Este princípio abrange duas
idéias: o ato deve ser escrito, registrado ou publicado; e, a não consideração de
manifestação de vontade por meio do silêncio, só se podendo atribuir efeito
positivo se for expressamente fixado por lei. Assim, cabe ao Poder Público, ao
gerenciar os interesses da sociedade, seguir a solenidade das formas.
258.
A propósito, José Afonso da Silva (Curso de Direito Constitucional
Positivo, Malheiros, 2000, pág. 653) diz que: "A publicidade sempre foi tida
como um princípio administrativo, porque se entende que o Poder Público, por
ser público, deve agir com a maior transparência possível, a fim de que os
administrados tenham, a toda hora, conhecimento do que os administradores
estão fazendo."
259.
Hely Lopes Meireles no seu livro Direito Administrativo Brasileiro
esclare que: “A forma normal do ato de administração é a escrita, embora atos
existam consubstanciados em ordens verbais e até mesmo em sinais
convencionais, como ocorre com as instruções momentâneas de superior a
inferior hierárquico, com as determinações de polícia em casos de urgência e
com a sinalização do trânsito. O que convém fixar é que só se admite o ato
84
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
administrativo não escrito em casos de urgência, de transitoriedade da
manifestação da vontade administrativa ou de irrelevância do assunto para a
Administração”.
f - (7) Materiais previstos na licitação que não foram utilizados, até
31/07/2010.
260.
O Gestor afirma que a inclusão dos materiais na licitação foi feita
com base na existência do tipo de vidro nas instalações do MRE. Entretanto, não
levou em conta qualquer estatística de utilização de anos anteriores (séries
históricas), pois as quantidades foram superestimadas, considerando os valores
constantes do edital e a previsão para os demais itens.
g - ( 8) Materiais que extrapolaram a estimativa do exercício, em 31/07/2010.
261.
Considerando que as O.S não são preenchidas com todas as
informações essenciais, a Auditoria não tem com avaliar a exatidão da
justificativa do Gestor.
h - (9) detalhamento das OS nº. 92 a 95.
262.
Os quantitativos das OS indicados na justificativa do Gestor não
estão condizentes com os constantes das OS e da Nota Fiscal nº 247, de
01.07.2010, conforme demonstrado nos quadros a seguir:
OS
92
93
94
95
OS
Dados da OS constantes do MINIMEMO do Gestor
Valor
M2 indicados
Especificação
Unitário
Minimemo
Vidro liso, fumê, 6 mm.
59,00
4,56
Vidro liso, transparente, anti-reflexo,
10,00
1,98
2 mm (moldura)
Vidro liso, incolor, 6 mm.
40,82
1,36
Vidro liso, incolor, 6 mm.
40,82
1,15
Total
9,05
Valores constantes da Nota Fiscal nº 247/2010
Valor
M2 indicados
Especificação
Unitário Nota Fiscal
Valor Total R$
Minimemo
269,04
19,80
55,52
46,94
391,30
Valor Total R$
Nota Fiscal
85
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
92
93
94
95
Vidro temperado, fumê, 10 mm.
Vidro temperado, incolor, 10 mm.
Vidro liso, incolor, 6 mm.
Vidro laminado, bronze, 6 mm.
Total
263.
143,71
126,00
40,82
103,99
25,00
29,00
78,00
84,00
216,00
3.592,75
3.654,00
3.183,96
8.735,16
19.165,87
Assim, verifica-se que apenas a OS 94, segundo as justificativas do
Gestor, registra o mesmo material constante da Nota Fiscal, entretanto a
quantidade de m2 (metro quadrado) totalmente divergente nos dois documentos.
264.
Quantos aos demais itens, não coincidem nem o tipo de material
nem as quantidades registradas.
265.
Chegando-se ao raciocínio de que o valor de R$ 19.110,35 foi pago
sem a devida documentação comprobatória.
266.
Quanto às justificativas do Gestor sobre aos questionamentos da
equipe de auditoria, apresentadas por meio do Despacho ao Memo CISET/172,
de 24 de junho de 2011, a Auditoria faz a seguinte avaliação:
a) Preenchimento das OS e segregação das funções na execução
do contrato.
267.
O Gestor comprometeu-se a segregar as funções e preencher as OS
com as informações necessárias, a fim de dar maior transparência ao gasto
realizado. A equipe de Auditoria irá avaliar na próxima auditoria a sua
implementação.
b) Materiais adquiridos em quantidades acima da estimada na
licitação.
268.
O Gestor não respondeu ao questionamento da Auditoria, quanto ao
excesso de utilização de vidro temperado fumê, de 10 mm (item 17 do edital),
86
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
que ultrapassou em mais de 100 % (cem por cento) a estimativa inicial licitada,
sendo o item de maior preço unitário do contrato.
269.
A Auditoria não tem como avaliar a regularidade desta despesa,
tendo em vista a ausência de preenchimento correto das OS e a não indicação dos
locais de utilização dos materiais por parte do Gestor.
c) Aumento significativo dos gastos do MRE com o objeto do
Contrato.
270.
As justificativas do Gestor não podem ser avaliadas pela equipe de
Auditoria, considerando que as OS não são preenchidas com todas as
informações essenciais à identificação dos trabalhos realizados e os materiais
aplicados.
Recomendação
271.
Providenciar o recolhimento aos cofres da União dos valores pagos
ao fornecedor sem comprovação da execução dos serviços por OS, parágrafos
XX, XX e XX.
272.
Preencher todas as Ordens de Serviços com as informações
essenciais à identificação dos trabalhos realizados e os materiais aplicados.
273.
Melhorar a avaliação de utilização de materiais de uso contínuo nas
atividades de manutenção do MRE, a fim de que os editais contenham
quantidades estimadas mais próximas da realidade.
274.
Abster-se de pagar despesas sem a devida documentação
comprobatória, que indique precisamente os trabalhos realizados, a quantidade de
87
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
materiais utilizados, a Unidade do MRE onde foram realizados e o atesto da
responsável pela Unidade.
Achado 13
- Contrato nº 19/2010, com a empresa Aníbal José de Oliveira -
ME / SOLAR Comércio e Serviços.
275.
Por meio da Nota de Auditoria nº 04/2010, datada de 23/09/2010, a
equipe de Auditoria questionou o Gestor quanto à execução do contrato nº
19/2010, com a empresa Aníbal José de Oliveira - ME / SOLAR Comércio e
Serviços, observando que: “O item 7.4.2 do contrato e os itens 1.3 e 3.5 do
Termo de referência prevêem a disponibilização pela empresa contratada de 14
trabalhadores em tempo integral, nas dependências do MRE, para realização de
“serviços
continuados
de
marcenaria,
lustração,
envernizamento
e/ou
enceramento de lambris, móveis e portas de madeira, confecção e reparação de
móveis, remanejamento de divisórias e montagem de novas divisórias nas
dependências do MRE”.
277.
Assim, aplicam-se as disposições do art. 34 da IN/MPOG Nº
02/2008, a seguir transcrito: “A execução dos contratos deverá ser acompanhada
e fiscalizada por meio de instrumentos de controle, que compreendam a
mensuração dos seguintes aspectos, quando for o caso:
I – os resultados alcançados em relação ao contratado, com a
verificação dos prazos de execução e da qualidade demandada;
II - os recursos humanos empregados, em função da quantidade e
da formação profissional exigidas;
III - a qualidade e quantidade dos recursos materiais utilizados;
IV - a adequação dos serviços prestados à rotina de execução
estabelecida;
88
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
V - o cumprimento das demais obrigações decorrentes do
contrato; e
VI - a satisfação do público usuário.”
278.
Ressalte-se, também, que o art. 67 da Lei nº 8666/93 determina
que:”A execução do contrato deverá ser acompanhada e fiscalizada por um
representante da Administração especialmente designado, permitida a
contratação de terceiros para assisti-lo e subsidiá-lo de informações pertinentes
a essa atribuição.
§ 1oO representante da Administração anotará em registro próprio
todas as ocorrências relacionadas com a execução do contrato,
determinando o que for necessário à regularização das faltas ou
defeitos observados.
§ 2oAs decisões e providências que ultrapassarem a competência do
representante deverão ser solicitadas a seus superiores em tempo hábil
para a adoção das medidas convenientes”.
279.
Dessa forma, solicitou-se a disponibilização dos registros de
controle da fiscalização do referido contrato.
Mão de Obra
280.
A seguir relacionam-se os pagamentos efetuados à empresa no
exercício de 2010, onde se constata o aumento de 100% nas despesas, a partir do
novo contrato.
Ordem
Bancária
800079
800307
800544
Data Emissão Nota Fiscal
27/01/10
24/02/10
30/03/10
NF.526
NF.532
NF.541
Empenho
900011
900011
900011
Valor OB R$
38.354,66
43.377,29
43.377,29
Contrato
05/2005
05/2005
05/2005
89
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
800672
800857
801025
801138
27/04/10
26/05/10
29/06/10
26/07/10
NF.547
NF.627
NF.637
NF.645
900010
900010
900414
900414
Pagamentos em 2010
281.
42.830,52
41.848,67
87.454,72
87.454,72
05/2005
05/2005
19/2010
19/2010
384.697,87
Avaliando as planilhas de custo da empresa, referentes ao contrato
encerrado, nº 05/2005, e ao novo contrato, nº 19/2010, vigente a partir de
01/06/2010, constata-se que o quantitativo da mão-de-obra é o mesmo nos dois
contratos. Entretanto, o custo da mão-de-obra mensal e o custo total mensal
aumentaram em torno de 100%.
282.
Constatou-se que as Notas Fiscais nºs 627 e 637 registram a mesma
observação: “Retenção de 11% ref. 14 funcionários – Base de cálculo:
R$13.896,55.”
INSS = 13.896,55 x 11 = R$ 1.528,62
100
283.
Se a empresa está pagando, como declara, R$ 26.600,00 de mão de
obra, como consta de sua proposta do novo contrato, o recolhimento do INSS
deveria ter outra base de cálculo:
INSS = 26.600,00 x 11 = R$ 2.926,00
100
284.
A seguir relacionam-se os valores recolhidos ao INSS nos dois
contratos com a empresa:
Processo
Pagamento
Data Pagto
Nota
Fiscal
Contrato
Empenho
Nº
Valor INSS
11% R$
Guia de Pagamento
90
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
285.
800857
26/05/10
NF.627
05/2005
900010
1.528,62
2010GP800069
801025
29/06/10
NF.637
19/2010
900414
1.528,62
2010GP800086
Solicitou-se à Unidade justificar as situações acima referenciadas
relativas ao custo da mão-de-obra do contrato e apresentar à equipe de auditoria
as documentações adicionais:
286.
A relação com o nome, endereços e número da identidade de todos
os funcionários da empresa Aníbal José de Oliveira - ME / SOLAR Comércio e
Serviço, que têm acesso às dependências do MRE, como consta da cláusula
7.4.12 do contrato em vigor.
287.
A prova de regularidade para com a Seguridade Social dos
empregados, referente aos meses de maio, junho e julho/2010, como consta da
cláusula 7.4.22 do contrato em vigor e do § 5º, art. 34 da IN/MPOG nº 02/2008.
288.
Comprovante do recolhimento do FGTS dos empregados, referente
aos meses de maio, junho e julho/2010, como consta da cláusula 7.4.22 do
contrato em vigor e do § 5º, art. 34 da IN/MPOG Nº 02/2008.
Material Utilizado
289
Segundo o item 7.4.1, são deveres da contratada: “prestar os
serviços, objeto deste contrato, à medida que forem demandados pelo MRE...”,
sendo aplicados então os materiais necessários à realização das tarefas.
290.
A seguir relacionam-se os pagamentos realizados com base no
novo contrato, observando os preços da proposta apresentada pela empresa
vencedora e as Notas Fiscais nºs 637, de 22/06/2010, e 645, de 20/07/2010.
91
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Descrição
Percentual
Valor R$
Valor Mensal Mão de Obra e demais encargos
70,87
66.383,00
Material Utilizado
29,13
27.283,67
100
93.666,67
Total da Nota
291.
A empresa incluiu nas Notas Fiscais a importância correspondente
a 1/12 do valor estimado para utilização de material durante o exercício. No
entanto, não há no processo documentos comprobatórios da utilização desse
material.
292.
Dos processos de pagamentos vinculados ao contrato nº 05/2005,
não constam as ordens de serviços, com indicação dos serviços realizados, nem a
quantidade de materiais empregados.
293.
Solicitou-se a Unidade justificar as situações acima referenciadas e
apresentar à equipe de auditoria as documentações adicionais:
294.
Apresentar discriminação dos valores constantes das Notas Fiscais
nºs 0627 e 0645, indicando o valor da mão-de-obra, dos encargos sociais e taxa
de administração e os materiais utilizados, apresentando as Notas Fiscais dos
materiais utilizados.
295.
Apresentar também relatório detalhado indicando a que ordens de
serviços os materiais corresponderam, qual o produto final entregue e qual o
órgão solicitante.
296.
Em 2010, vários questionamentos da Auditoria foram respondidos,
apenas, parcialmente pelo Gestor, por meio de MINIMEMO, datado de
06/10/2010. Como continuasse a pendência quanto ao fornecimento de
92
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
documentação solicitada, a Auditoria voltou indagar ao Gestor quanto à execução
do contrato por meio da Nota de Auditoria nº 01/2011, de 25 de maio de 2011, a
seguir transcrito:
a) Mão de Obra
297.
Reitera-se a solicitação da manifestação do Gestor quanto às
variações dos custos da mão-de-obra, considerando o Acórdão n° 446/2011, a
seguir detalhado:
298.
O Acórdão n° 446/2011-TCU/Plenário, datado de 23.02.2011, TC-
010.327/2009-8, cujo relator foi o Ministro Ubiratan Aguiar, define claramente
que é necessário que o valor dos salários pagos aos profissionais contratados por
empresas para prestação de serviços à Administração corresponda ao do
orçamento constante nas propostas comerciais formuladas na licitação.
299.
A seguir transcrevemos parte do Acórdão acima referenciado:
“21. Aliás, esse meu entendimento não é novo e foi acolhido por esta Casa. Ao
relatar os processos TC-018112/2004-0 e TC-014.508/2007-5, já posicionei-me
no sentido de que os valores pagos a maior deveriam ser objeto de restituição ou
glosa, conforme trecho do voto condutor do Acórdão n° 1233/2008-Plenário,
relativo a esse último processo, que me permito referenciar:
(...)
8. De igual modo, as condutas das empresas contratadas em pagar salários
menores que os indicados nas planilhas constantes das propostas apresentadas
nas licitações ferem cláusulas contratuais, as quais estipulam expressamente que
tais planilhas constituem parte integrante dos instrumentos contratuais, devendo,
por isso, ser cumpridas fielmente pelas partes”.
300.
O Acórdão em tela apresenta a seguinte conclusão:
93
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
301.
“ACORDAM os Ministros do Tribunal de Contas da União,
reunidos em Sessão Plenária, diante das razões expostas pelo Relator, em:
9.1. determinar (...) que:
9.1.3. promova a imediata glosa dos valores abaixo descritos, em função do
superfaturamento advindo das diferenças entre a remuneração que as empresas
afirmaram que pagariam e o valor real recebido pelo profissional, (...)”.
302.
Avaliando as planilhas de custo da empresa, referentes ao contrato
encerrado, nº 05/2005, e do novo contrato, nº 19/2010, vigente a partir de
01/06/2010, constata-se que o quantitativo da mão-de-obra é o mesmo nos dois
contratos. Ressalte-se que os custos da mão-de-obra mensal incluindo as taxas,
impostos, encargos sociais, aumentaram em torno de 80,00 %. Entretanto,
manteve-se a base de cálculo do INSS, como no contrato anterior, em
R$13.896,55, o que pressupõe que os salários dos 14 funcionários continuaram
os mesmos até setembro de 2010, e mesmo em outubro, o reajuste de
contribuição aumentou apenas 3,24 % passando para 14.346,96.
303.
O item “taxas, impostos, encargos sociais e outros” da proposta
comercial referente ao contrato nº. 19/2010, apresenta um acréscimo de 172% em
relação à proposta constante do 7º Termo Aditivo do contrato anterior, que
definia os custos do contrato anterior até sua finalização, passando de R$
5.445,00 para R$ 14.800,00, apesar de que no item 3. ENCARGOS SOCIAIS
(INCIDENTES SOBRE O VALOR DA REMUNERAÇÃO) das duas propostas
apresentar a variação de apenas 10,61.
304.
O item “Vale transporte e Vale Refeição” registrou um acréscimo
de 163,53 % , passando de R$ 2.808,00 para R$ 7.400,00.
94
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
305.
A seguir relaciona-se a documentação adicional solicitada pela
Nota de Auditoria nº. 04/2010, de 23/09/2010, ainda não disponibilizada pelo
Gestor:
 A relação com os nomes, endereços e números das identidades de
todos os funcionários da empresa Aníbal José de Oliveira - ME /
SOLAR Comércio e Serviço que têm acesso às dependências do MRE,
como consta da cláusula 7.4.12 do contrato em vigor.
 A prova de regularidade para com a Seguridade Social dos
empregados, referente aos meses de maio, junho e julho/2010, como
consta da cláusula 7.4.22 do contrato em vigor e do § 5º, art. 34 da
IN/MPOG Nº 02/2008.
 Recolhimento do FGTS dos empregados, referente aos meses de
maio, junho e julho/2010, como consta da cláusula 7.4.22 do contrato
em vigor e do § 5º, art. 34 da IN/MPOG Nº 02/2008.
 Comprovantes de pagamento do vale refeição e vale transporte,
referentes aos meses de maio, junho e julho/2010.
c) Material Utilizado
306.
No contrato anterior, nº. 05/2005, parte do material utilizado era
fornecido pela empresa, já estando incluído no preço final, e os demais materiais
eram adquiridos anualmente pelo MRE, que os fornecia à empresa contratada, à
medida que serviços eram executados.
307.
Segundo o item 7.4.1 do contrato 19/2010, são deveres da
contratada: “prestar os serviços, objeto deste contrato, à medida que forem
95
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
demandados pelo MRE...”, sendo aplicados então os materiais necessários à
realização das tarefas.
308.
O Termo de Referência (anexo I do Contrato) apresenta uma
quantidade estimada dos serviços a serem realizados e dos materiais a serem
utilizados, segundo a tabela de preços apresentada pela empresa por ocasião da
licitação, que impactou inclusive a seleção da proposta vencedora. Por tratar-se
de uma estimativa, não significa que todos os serviços serão realizados nem
todos os materiais serão utilizados, portanto, como definido no item 7.4.1 do
contrato, os materiais deverão ser pagos à empresa somente no caso de uso dos
mesmos, com base na informação de sua utilização contida nas Ordens de
Serviços, obrigatoriamente emitidas para execução dos serviços requeridos.
309.
A parcela relativa à mão-de-obra será paga integralmente todo mês,
já que os funcionários, conforme previsto no contrato, estarão à disposição do
MRE.
310.
A empresa incluiu nas Notas Fiscais a importância correspondente
a 1/12 do valor estimado para utilização de material durante o exercício. No
entanto, não há no processo documentos comprobatórios da utilização desse
material.
311.
Dos processos de pagamentos realizados em 2010 vinculados ao
contrato nº 05/2005, não constam as ordens de serviços, indicando os serviços
realizados, nem a quantidade de materiais empregados.
312.
Nos processos nºs 801025 e 801138/2010, referentes aos
pagamentos dos serviços realizados nos meses de junho e julho de 2010, não
constam as ordens de serviços referentes aos serviços de marcenaria, cujo objeto
é a confecção de armários, estantes, molduras, balcões, caixas e outros trabalhos
96
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
artesanais, inclusive acabamento, e não estão discriminados os materiais
utilizados.
313.
As ordens de serviços anexadas aos processos nºs 801025 e
801138/2010 indicam apenas a realização de serviços de lustração e os materiais
utilizados, correspondendo apenas a thinners, seladores, vernizes e lixas,
materiais de baixo custo que, segundo a empresa, totalizariam os R$ 27.283,67.
Levando em conta os registros das O. S., os materiais utilizados não chegariam
sequer a 50% do valor cobrado.
314.
A equipe de Auditoria entende que, conforme definido no Termo
de Referência, apenas os materiais efetivamente utilizados e comprovados por
meio de orçamento apresentado pela empresa com referência à Ordem de Serviço
correspondente, deverão ser pagos à empresa.
315.
Reitera-se a solicitação de justificativas para as situações acima
referenciadas e apresentação à equipe de auditoria das documentações adicionais:

Discriminação dos valores constantes das Notas Fiscais nºs 0627 e
0645, indicando o valor da mão-de-obra, dos encargos sociais e taxa de
administração e os materiais utilizados.

Relatório detalhado indicando em que ordens de serviços os
materiais foram aplicados, e qual o produto final entregue e qual o órgão
solicitante.
Manifestação do Gestor
316.
Por meio de MiniMemo datado de 04 de outubro de 2010 o gestor
apresentou a seguinte justificativa:
317.
“A Administração (DSG). por meio de portaria, procede à
designação de um representante da Administração para gerenciamento,
97
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
acompanhamento e fiscalização dos contratos firmados com o MRE, para estar
de acordo com o que determina o artigo 67 da Lei 8.666/1993.
318.
A Nota de Auditoria CISET/04/2010, de 23/09/2010 transcreve o
parágrafo primeiro do artigo da Lei 8666/1993 com a determinação de que o
representante da Administração anotará em registro próprio todas as
ocorrências relacionadas com a execução do contrato, determinando o que for
necessário à regularização das faltas ou defeitos observados. Com relação a este
ponto, informo que usualmente, os registros em relação aos contratos são feitos
no próprio proccsso contratual, por meio de mini-memos, memorandos, cartas,
faxes, ou outros comunicados trocados entre as Partes. Não houve até o presente
momento, no processo do contrato n° 19/2010, como não houve no contrato
anterior com o mesmo objeto e coincidentemente com a mesma empresa,
nenhuma ocorrência com relação à falha ou defeito observado, donde a
inexistência de registros. Nunca houve até a presente data, reclamações por
parte do setor fiscal, ou usuários. com relação a inobservâncias às disposições
do art. 34 da IN/MPOG N° 02/2008. A atestação do senhor fiscal do contrato, na
fatura, comprova a adequação dos serviços prestados à rotina de execução
estabelecida bem como o cumprimento das demais obrigações decorrentes do
contrato. Dessa forma, todos os registros existentes de controle da fiscaIização
do referido contrato, encontram-se no próprio processo contratual.
319.
Com relação ao item Mão-de-Obra, conforme é do conhecimento
dessa Controladoria. toda licitação é precedida de pesquisa de preços de
mercado atualizada, de acordo com o serviço solicitado no Termo de Referência.
Compõe-se uma planilha orçamentária que faz parte do processo licitatório
interno. Esta documentação é submetida à apreciação da CONJUR. Uma vez
aprovados os termos o processo é encaminhado ao pregoeiro ou comissão de
licitação. O preço de um serviço contratado, após processo licitatório, com a
participação de várias empresas, com lances a menor no preço estimado, em
98
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
princípio não é discutido, desde que não seja considerado inexequível. Recordo
por oportuno, com relação ao contrato para prestação dos serviços de
marcenaria, que a contratação anterior não previa material e que nos moldes do
atual contrato, a empresa contratada deve fornecer todos os respectivos
materiais necessários à realização das tarefas, sejam eles ferramentais, de
insumo ou de reposição. conforme folhas iniciais (objeto) dos dois contratos em
anexo.
320.
A empresa está providenciando toda a documentação solicitada
que será, tão logo recebida, encaminhada a esta Controladoria.
321.
Com relação ao pagamento efetuado para essa empresa, ao
material utilizado e valor mensal de mão de obra e demais encargos, informo
que usualmente, neste contrato, como em outros semelhantes, o valor mensal
pago é fechado, de acordo com o resultado da licitação. ou seja naquele valor
homologado, que foi o menor valor global para a prestação dos serviços,
incluindo material e mão-de-obra. Não se trata de contratação com pagamento
por chamada ou por serviço. como nos casos de contratação de manutenção dos
veículos, de reposição de vidros, das trituradoras, das máquinas de escrever e
calcular, etc”.
322.
Por meio de MINIMEMO, datado de 10 de junho de 2011, o Gestor
apresentou a seguinte Manifestação: “Refiro-me à nota de auditoria CISET
01/2011, relativa à análise da execução do contrato n° 19/2010, com a empresa
Aníbal José de Oliveira — ME / SOLAR Comércio e Serviços.
323.
Em cumprimento às determinações da CISET quanto às pendências
relativas à mão de obra, encaminho em anexo os documentos apresentados pela
empresa. São eles: relação com nomes, endereços e números das identidades de
todos os funcionários da empresa que têm acesso às dependências do MRE
99
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
(anexo 1); prova de regularidade para com a Seguridade Social dos empregados
referente aos meses de maio, junho ejulho de 2010 (anexo II) comprovantes de
pagamento do vale refeição e vale transporte, referentes aos meses de maio,
junho e julho de 2010 (anexo III) recolhimento do FGTS dos empregados
referente aos meses de maio, junho e julho de 2010 (anexo IV). ,
324.
Quanto aos questionamentos sobre os materiais utilizados,
apresento as notas fiscais 0627 e 0645, acompanhadas das ordens de serviço e
da
discriminação dos valores de mão de obra, encargos sociais, taxa de
administração e materiais utilizados (anexo V).
325.
O relatório indicando em que ordens de serviços os materiais
foram aplicados, qual foi o produto final e qual foi o órgão solicitante (anexo VI)
foi elaborado a partir das ordens de serviço anexadas às notas fiscais e, nos
casos em que não há indicação do material gasto, a partir de estimativas
elaboradas em conjunto com a oficina de carpintaria. O relatório mostra uma
diferença entre o gasto de materiais comprovado pelas OS e o valor cobrado
pela empresa nas notas fiscais. Constatou-se, no entanto, que diversos serviços
foram efetuados sem que houvesse ordem de serviço correspondente. Para
determinar com maior precisão a quantidade de materiais utilizados no período
ao qual as notas fiscais 0627 e 0645 se referem, iniciou-se levantamento a partir
dos pedidos presentes nos minimemos arquivados no Setor de Apoio
Administrativo, que será encaminhado à CISET assim que finalizado.
326.
Para impedir que os problemas mencionados na nota de auditoria
se repitam, o preposto da empresa na oficina de carpintaria, senhor Raimundo
Nonato Matias, foi orientado a impedir que qualquer trabalho seja realizado
sem a apresentação da ordem de serviço correspondente e a preencher
corretamente o campo “Material Empregado” da OS, utilizando a nomenclatura
presente na proposta de preço da empresa. Criou-se, ainda, um controle de
100
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
entrada dos materiais pertencentes à empresa nas dependências do Ministério
(anexo VII), com o objetivo de auxiliar na conferência dos valores declarados na
nota fiscal”.
327.
Por meio de MINIMEMO, datado de 01de julho de 2011, o gestor
apresentou a seguinte Manifestação: “Refiro-me à nota de auditoria CISET
01/2011, relativa à análise da execução do contrato n° 19/20 10, com a empresa
Aníbal José de Oliveira - ME / SOLAR Comércio e Serviços.
328.
Envio em anexo relatório dos materiais comprovadamente
utilizados pela empresa nos meses de maio e julho de 2010. O relatório soma-se
ao anexo VI minimemo encaminhado à CISET em 10 de junho de 2011, que
quantificou os gastos materiais presentes nas ordens de serviços (OS). Verificouse, na ocasião, a existência serviços efetuados sem a respectiva OS. Para
determinar com maior precisão a quantidade de materiais utilizados no período,
o novo relatório acrescenta pedidos presentes nos minimemos arquivados no
Setor de Apoio Administrativo”.
Comentário da Auditoria
329.
A Unidade encaminhou à Equipe de Auditoria documentação que
inclui as folhas de pagamento, os recolhimento de encargos sociais e pagamento
de vale transporte e ticket alimentação dos meses de maio, junho e julho de 2010,
além de notas fiscais, requisições de serviço e quadros demonstrativos elaborados
pela DSG.
330.
Cabe ressaltar que os comprovantes de pagamentos dos
funcionários referentes ao mês de julho estavam incompletos. Nesses casos,
foram considerados os valores pagos em junho/2010, que, pela análise realizada,
se equiparam.
101
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
331.
Com base na documentação apresentada pelo Gestor a Auditoria
constatou que nas notas fiscais nº 637, de 22/06/2010 e 645, de 20/07/2010 da
empresa Aníbal José de Oliveira - ME / SOLAR Comércio e Serviços, inclui o
valor mensal de R$ 26.600,00, referente ao custo da mão de obra, conforme
definido em sua proposta. Entretanto, analisando as folhas de pagamento da
empresa, verifica-se que o valor pago mensalmente aos empregados não equivale
a esse valor, ficando bem abaixo.
332.
Apurou-se que, no mês de julho de 2010, o valor da folha foi de R$
13.645,02. Assim concluiu-se que o valor de R$ 12.954,98 não foi gasto com
salários de empregados. Em consonância com o Acórdão n° 446/2011TCU/Plenário, tal valor deverá ser glosado, isto é, deverá ser recolhido ao
Tesouro Nacional, assim com as diferenças de todos os meses em que os
pagamentos efetivos dos salários dos empregados forem inferiores aos R$
26.600,00 cobrados pela empresa e constantes das Notas Fiscais correspondentes.
333.
Ainda com base na documentação apresentada pelo Gestor, a
Auditoria constatou que, a Nota Fiscal nº 645, datada de 20 de julho de 2010,
inclui o valor mensal de R$ 27.283,67, referente ao custo dos materiais que, de
acordo com o contrato atual, deve ser fornecido pela empresa. Entretanto, o
Gestor apresentou quadro demonstrativo dos materiais utilizados nos serviços
demandados por Unidades do MRE, em que detalha a utilização de apenas R$
8.455,93, nas Requisições de Serviços relacionadas à referida Nota Fiscal. Assim
concluiu-se que o valor de R$ 18.827,74 foi pago à empresa, sem que houvesse a
utilização de qualquer material. Tal valor deverá ser glosado, isto é, deverá ser
recolhido ao Tesouro Nacional, assim como as diferenças de todos os meses em
que houve a cobrança do valor por parte da empresa, sem que fosse comprovada
a utilização do material.
102
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação:
334.
Estabelecer controles internos eficientes e transparentes, a fim de
evidenciar mensalmente, os valores efetivamente pagos pela mão de obra e
demonstrar os materiais comprovadamente utilizados nas demandas das
Unidades do MRE.
335.
Recolher ao Tesouro Nacional o valor de R$ 25.909,96, referente
aos valores não comprovados como efetivo pagamento de salários de
empregados, referente a Nota Fiscal nº 637, de 22/06/2010 e 645, de 20/07/2010,
assim com as diferenças de todos os meses em que houve a cobrança do valor por
parte da empresa, sem que fosse comprovado o pagamento em igual valor,
comprovado pela folha de pagamento de salários e pelo recolhimento dos
encargos sociais vinculado.
336.
Recolher o valor de R$ 18.827,00, ao Tesouro Nacional, referente à
Nota Fiscal nº 645, de 20 de julho de 2010, assim como as diferenças dos demais
meses em que o valor dos materiais comprovadamente utilizados forem
inferiores aos R$ 27.283,67, valor este que vem sendo cobrado pela empresa.
Achado 14 - Multas de Contas
337.
Conforme descrito nos Relatórios de Auditoria dos exercícios de
2007, 2008 e 2009, a Unidade vem pagando despesas telefônicas com atraso.
338.
Nas contas da EMBRATEL e TIM CELULAR, a seguir
relacionadas, foram observados pagamentos de multas e encargos financeiros por
atrasos nos pagamentos, no valor de R$ 24.664,97, conforme tabela a seguir:
Manifestação do Gestor
339.
“Na maior parte dos casos apontados, o pagamento de multa
deveu-se por atraso em a companhia telefônica enviar os documentos fiscais
103
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
dentro do cronograma acordado previamente com esta Unidade Gestora. No
caso dos Processos n° 199, 200, 576 e 583, a empresa apresentou a fatura após
a data de vencimento. Em relação aos Processos n° 199, 200, 576, 583, 579, 849
e 850, embora a empresa tenha enviado o documento fiscal antes da sua data de
vencimento, a entrega ocorreu nos últimos dias do mês, depois da data prevista
de entrega. Nesse período, os recursos desta Unidade Gestora encontram-se
quase que totalmente liquidados, o que é feito propositalmente para que ela não
fique sujeita às penalidades que ocorrem ao não se utilizar totalmente os
recursos repassados mensalmente pela unidade orçamentária deste Ministério.
No caso nos processos citados, não havia recursos restantes suficientes para a
quitação do pagamento, tendo sido esta UG obrigada a aguardar a chegada de
novos recursos. 1.
340.
Perante todas as dificuldades supracitadas, esta Unidade
designará servidor para acompanhar detidamente o cronograma de recebimento
de documentos fiscais das empresas de telefonia, desde a sua chegada na caixa
de Entrada deste órgão, passando pelas áreas de ateste e até o pagamento”.
Comentário da Auditoria
341.
No caso de atraso causado pela companhia telefônica no envio dos
documentos fiscais a Unidade deveria negociar o não pagamento da multa ou
então posteriormente solicitar a devolução do valor pago indevidamente,
considerando a negligência da empresa.
Recomendação
342.
Instruir
o
setor
competente
a
providenciar
os
recursos
orçamentários e financeiros com tempestividade e definir as prioridades de
pagamentos das despesas do órgão.
104
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
343.
Providenciar junto à empresa telefônica a entrega das contas em
tempo hábil para a sua quitação e no caso de atraso causado pela companhia
telefônica exigir a liberação do pagamento da multa.
Achado 15 - Contrato nº 12/2008 - GESTEMAQ - Comércio e Serviços de
Equipamentos Gráficos Ltda
344.
Analisou-se o Contrato nº 12/2008, realizado com a empresa
GESTEMAQ - Comércio e Serviços de Equipamentos Gráficos Ltda, no total de
R$ 33.649,00, cujo valor mensal é R$ 2.804,07, referente à prestação de serviços
de manutenção preventiva e corretiva das máquinas de escrever elétricas,
eletrônicas e manuais, e das máquinas de calcular elétricas e eletrônicas, com
reposição de peças, assinado em 3/3/2008. Constatou-se que o referido contrato
teve 2 aditivos, a saber:
1º Termo Aditivo
Valor: R$ 33.649,00
Assinatura: 02/03/2009
345.
O aditamento teve por objeto prorrogar a vigência do contrato por
mais 12 meses, mantidas as demais cláusulas do contrato original, inclusive o
preço praticado.
2º Termo Aditivo
Valor: R$ 33.648,84
Assinatura: 01/03/2010
346
A Unidade assinou o Segundo Termo Aditivo para prorrogar a
vigência do contrato até 02 de março de 2011. O valor do contrato permaneceu
sem qualquer alteração, bem como as demais cláusulas.
105
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
347.
Ao iniciar a análise do Segundo Termo Aditivo ao Contrato nº
12/2008, a Auditoria reportou-se ao contrato original para fazer algumas
observações julgadas pertinentes.
348.
O instrumento contratual originou-se da licitação na modalidade
pregão eletrônico.
349.
O Termo de Adjudicação do Pregão Eletrônico, bem como a
Planilha de Custos apresentados pela empresa vencedora fazem referência ao
item I (manutenção das máquinas de escrever) e o item II (manutenção das
máquinas de calcular) e, ainda, estima em 135 e 26, respectivamente, a
quantidade de chamadas por mês para cada item, o que equivale a 6.1 visitas por
dia para o item i, e 1.1 visita diária para o item II. A Planilha de Custos
apresentada pela empresa informa,ainda, que o valor unitário por chamada para a
manutenção corretiva e preventiva das máquinas de escrever elétricas, eletrônicas
e manuais é de R$ 17,06 e das máquinas de calcular elétricas e eletrônicas é de
R$ 19,22. Tais parâmetros exigidos na licitação demonstram que o regime de
execução é o de empreitada por preço unitário. A Cláusula Segunda do contrato
também confirma o regime de empreitada por preço unitário.
350.
A Auditoria verificou, entretanto, que o item 8.1.1 do Edital
determina que o julgamento das propostas seja feito em relação ao preço global.
Observou-se, ainda, que o valor de R$ 2.804,07, pago mensalmente à empresa, é
fixo, sem levar em conta a quantidade estimada de máquinas que são reparadas
durante o mês.
Manifestação do Gestor
351.
Em relação a discrepância entre o regime de execução estabelecido
no contrato e o valor fixo que estava sendo cobrado nos documentos fiscais
106
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
apresentados pela GESTEMAQ, esta Unidade Gestora calculará o montante pago
indevidamente e instará a empresa a ressarci-lo.
Comentário da Auditoria
352.
As providências adotadas pela Unidade deverão ser comunicadas
ao Controle Interno para análise.
Recomendação
353.
Rever os termos do contrato com a Empresa Gestmaq e, se
necessário, realizar nova licitação, a fim de ajustar-se ao regime de execução
mais apropriado em termos de economicidade e transparência, levando-se em
conta ainda, a real necessidade da Unidade quanto à manutenção das máquinas
de escrever e calcular existentes no MRE.
Analise do Segundo Termo Aditivo
354.
Não há, no processo, a Carta de Fiança Bancária que deveria ser
apresentada pela empresa por ocasião da assinatura do Segundo Termo Aditivo
ao contrato, conforme estabelece o item 15 do Edital do Pregão Eletrônico nº
37/2007.
Manifestação do Gestor
355.
A Carta de Fiança Bancária referente ao Segundo Termo Aditivo já
se encontrava apensada aos autos do processo (cópia em anexo). 1
Comentário da Auditoria
356.
A carta de fiança bancária a que se refere o Gestor da Unidade
destina-se a cobrir o Primeiro Termo Aditivo ao Contrato. A Auditoria observa
que a garantia deverá ter validade durante toda a vigência do contrato. Portanto, a
cada alteração do valor do contrato, ou prorrogação de sua vigência, a garantia
deverá ser renovada nas mesmas condições. Verificou-se, ainda, que a Unidade
107
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
não exigiu da empresa contratada a prestação de garantia quando da assinatura do
Quarto Termo Aditivo ao contrato.
Recomendação
357.
Exigir da empresa contratada a renovação da garantia, por meio do
Quarto Termo Aditivo, por ocasião da prorrogação do contrato.
358.
Para realizar o pagamento das despesas do contrato referentes às
parcelas do exercício de 2010, a Unidade emitiu a Nota de Empenho nº 2010NE
000013, no valor de R$ 7.000,00. Em vista do início do exercício, a Unidade
deveria proceder ao registro do contrato, por apostila, para indicar o programa de
trabalho, elemento de despesa, nº e valor da nota de empenho da despesa, para o
exercício de 2010, conforme dispõe o § 8º, artigo 65 da Lei nº 8.666/93.
Manifestação do Gestor
359.
No que tange ao apostilamento da Nota de Empenho n° 2010NE
000013, há no termo contratual cláusula estabelecendo que as despesas com o
objeto correrão, nos exercícios fiscais subsequentes, pela dotação orçamentária
correspondente. É de entendimento desta Unidade Gestora que essa disposição
supre a necessidade do apostilamento salientado no Memorando de referência,
uma vez que o custo de se fazer aquele procedimento é muito alto e não traz uma
vantagem concreta que compense o seu ônus.
Comentário da Auditoria
400.
Como é sabido, o orçamento da União é anual. Portanto, a dotação
orçamentária para cobrir as despesas do exercício em curso pode não ser a
mesma do ano anterior e, mesmo tratando-se de dotação orçamentária igual à do
exercício passado, a nota de empenho, obrigatoriamente, deve ser emitida no
exercício que se inicia, em atendimento ao princípio da anualidade do orçamento
e ao regime de competência para a despesa. No que se refere ao custo para a
108
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
realização do apostilamento, o argumento da Unidade não leva em conta que o
modo de efetuar tal registro na nota de empenho da despesa está previsto na Lei
nº 8.666/93, justamente para simplificar procedimentos.
Recomendação
401.
Atentar para o estabelecido no § 8º, artigo 65 da Lei nº 8.666, no
que se refere ao apostilamento dos contratos, uma vez que esse procedimento
dispensa a celebração de aditamentos.
402.
Os relatórios da empresa a que se refere o item 6.4.10 da Cláusula
Sexta do Contrato, referentes ao exercício de 2010, não estão arquivados na pasta
do contrato.
Manifestação do Gestor
403.
Em relação aos relatórios mensais que a empresa deve apresentar, a
GESTEMAQ foi instruída a regularizar imediatamente a situação.
Comentário da Auditoria
404.
O Controle Interno aguarda comunicação da Unidade sobre as
providências adotadas para sanar a impropriedade apontada.
Recomendação
405.
Tão logo sejam recebidos os relatórios da empresa contratada, deve
o Gestor encaminhá-los ao controle Interno, juntamente com o maço do contrato,
a fim de dar cumprimento ao item 6.4.10 da Cláusula Sexta daquele instrumento.
Execução do Contrato
406.
O item 6.4.10 do contrato estabelece que a empresa deverá
“encaminhar à Divisão de Serviços Gerais, no final de cada mês, por intermédio
109
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
do Chefe do SAA, relatório sobre o estado de conservação e operação das
máquinas, apontando eventuais falhas, bem como as respectivas indicações
corretivas e, descrevendo, de forma clara e precisa, todas as atividades
desenvolvidas durante o mês.” No mencionado relatório, a empresa declara que:
“realizamos manutenção preventiva nas máquinas de escrever elétrica e
eletrônica e nas calculadoras incluindo limpeza, calibração, ajustes, testes para
evitar a ocorrência de quebras ou defeitos, bem como garantir o contínuo e
perfeito funcionamento com segurança dos equipamentos.”
407.
No mesmo relatório, estão relacionados alguns equipamentos com
o nº de patrimônio e o nome da peça substituída. A Auditoria não encontrou, nos
processos de pagamento nem no maço do contrato, registro da efetiva realização
dos serviços declarados no relatório da empresa. Foram solicitadas ao fiscal do
contrato as ordens de serviço para conserto das máquinas. O mesmo delegou tal
tarefa ao seu funcionário, um contínuo do Ministério. O servidor apresentou
alguns papéis e dentre eles só havia três ordens de serviço, sem assinatura do
responsável pelo preenchimento. Como se pode observar, a ausência das ordens
de serviços não permite aferir a efetiva realização das manutenções e reparos,
como declarou a empresa em seus relatórios mensais.
Manifestação do Gestor
408.
Seguem em anexo as ordens de serviço que comprovam a
prestação da manutenção e reparo das máquinas de escrever e das máquinas de
calcular.
Comentário da Auditoria
409.
Cabe registrar inicialmente que os documentos enviados pela
Unidade dos exercícios de 2008, 2009 e 2011 não foram objeto de análise, tendo
110
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
em vista que a Auditoria refere-se ao exercício de 2010, nos quais se concentrou
a análise. Tais documentos serão restituídos oportunamente à Unidade.
410.
A Auditoria analisou dois maços de documentos encaminhados ao
Controle Interno informando que seriam do exercício de 2010. No primeiro,
foram encontradas OSs dos exercícios de 2008, 2009, 2010 e 2011. Desse
universo, somente 34 eram de 2010 e, nenhuma dessas se referia a conserto de
máquinas de calcular ou escrever, e sim de trituradoras. Já o segundo maço
tratava de documentos com o timbre da empresa intitulado “Ficha de
Atendimento Técnico”, usado para controle dos atendimentos realizados pela
empresa. Nesse maço, igualmente, os atendimentos feitos pela GESTEMAQ
referem-se, na sua grande maioria, a trituradoras que, além de não estarem
inseridas no escopo da Auditoria, não substituem as chamadas OSs que devem
ser objeto de controle da DSG. A ausência dos pedidos formais para realizar as
manutenções e reparos das máquinas, demonstra a total falta de controle e
transparência na execução do contrato.
Recomendação
411.
Providenciar a criação de controles efetivos para que os pedidos de
consertos e manutenções das máquinas de escrever e calcular sejam aceitos
somente por escrito e devidamente autorizados pelo fiscal do contrato.
412.
De acordo com a informação constante do Termo de Referência,
existem no Ministério 452 máquinas, sendo 278 de escrever e 174 de calcular. Já
na lista dos equipamentos, fornecida pela Coordenação do Patrimônio, há
registro de 338 máquinas de escrever e 174 máquinas de calcular, perfazendo um
total de 512. Como se pode observar, o quantitativo de máquinas, constante do
inventário do Ministério, não guarda conformidade com aquele informado no
Termo de Referência, para efeito de formulação da proposta das empresas,
quando da realização da licitação.
111
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
413.
A Auditoria realizou, por amostragem, uma verificação na
localização das máquinas da Portaria e do Almoxarifado. Segundo a lista dos
bens (inventário), existem na carga da Portaria 216 máquinas e 16 sob a
responsabilidade do Almoxarifado. No entanto, só foram localizadas 42
máquinas na Portaria. Segundo constatou a Auditoria, a maioria delas encontrase num depósito e algumas até no corredor do 1º subsolo. Todas se encontram
empoeiradas e amontoadas umas sobre as outras, o que demonstra seu desuso.
Quanto à verificação realizada no almoxarifado, de um total de 16 máquinas,
segundo o registro constante da Lista de Bens da CPAT, só foram encontradas
duas, que, por sua vez, também não são usadas e uma delas encontra-se ainda na
embalagem de compra. As demais (14 máquinas) não foram localizadas.
414.
A Auditoria indagou ao fiscal do contrato em qual setor estariam
localizadas as máquinas registradas na Listagem dos Bens fornecida pela CPAT
com os títulos “Temporário, Bens a Redistribuir e Destinados à Baixa”, o qual
não soube responder. O quadro abaixo demonstra a quantidade de máquinas com
essas denominações.
Equipamento
Máquina de escrever
Calculadora
415.
Temporário
38
43
Bens a redistribuir Destinado à baixa
138
19
47
7
Cabe registrar, por oportuno, que, com o advento da tecnologia da
informação, o MRE ao longo dos anos vem adquirindo computadores e
gradativamente, fazendo aquisições de equipamentos mais modernos e com
maiores recursos tecnológicos. Desse modo, presume-se que raríssimos são os
setores do Ministério que continuam usando as velhas máquinas de escrever e
calcular já obsoletas. Portanto, não se justificaria incluir todas elas no contrato,
cujo objeto é a manutenção corretiva e preventiva com reposição de peças.
112
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
416.
Poder-se-ia crer, em princípio, que a empresa vem cobrando por
serviços que efetivamente não são realizados integralmente, o que certamente
tem acarretado prejuízo ao Erário.
417.
No entendimento da Auditoria, o montante pago atualmente por
esses serviços poderia ser reduzido para um valor consideravelmente menor, em
atendimento ao principio da economicidade, que deve ser observado por todo
Administrador Público. Para tanto, a Unidade deveria realizar um levantamento,
em conjunto com a Coordenação de Patrimônio, com vistas a identificar aqueles
equipamentos que efetivamente estão sendo usados e realizar processo de baixa
ou doação daqueles considerados inservíveis para uso da Administração.
Manifestação do Gestor
418.
Sobre
a
suposta
discrepância
entre
o
quantitativo
de
equipamentos constante no Termo de Referência e a real quantidade de
equipamentos em carga no Ministério das Relações Exteriores, foi requerida a
Coordenação de Patrimônio lista de todas as máquinas de escrever e máquinas de
calcular presentes neste órgão (em anexo). A quantidade de equipamentos em
estado utilizável ("bom" e "regular") é de 414. O número guarda conformidade
com as 452 máquinas identificadas quando da celebração do instrumento
contratual, uma vez que é razoável que, de 2008 até hoje, o desgaste natural dos
equipamentos e o envio de máquinas para postos no exterior tenha diminuído em
38 a quantidade de aparelhos servíveis.
419.
Em relação às máquinas não localizadas, é possível que haja
discrepâncias entre a listagem de bens da Coordenação de Patrimônio e o real
quantitativo desses bens no Ministério. A Unidade Gestora trabalhará junto à
CPAT para sanar o problema.
113
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Comentário da Auditoria
420.
A Unidade não se manifestou sobre o efetivo uso das máquinas de
escrever e calcular pelas Unidades Administrativas do MRE, comprovadamente
obsoletas e não mais utilizadas por órgãos públicos e, tampouco, por empresas
privadas. Quanto à afirmação de que “em relação às máquinas não localizadas,
é possível que haja discrepâncias entre a listagem de bens da Coordenação de
Patrimônio e o real quantitativo desses bens no Ministério”, demonstra o
descaso e a falta de controle sobre a quantidade de equipamentos efetivamente
em uso para justificar a manutenção do contrato. Também não se justifica a não
localização das máquinas procuradas pela Auditoria que estão sob a
responsabilidade da DSG. Desse modo, evidencia-se a suspeita da cobrança,
pela contratada, de serviços que possivelmente não são realizados integralmente,
o que certamente tem acarretado prejuízo ao Erário.
421.
No que diz respeito à quantidade de máquinas existentes, a
Auditoria reafirma a necessidade urgente, num esforço conjunto com a CPAT, de
realizar um levantamento e consulta formal aos possíveis usuários sobre a real
utilização dessas máquinas, com vistas a identificar aqueles equipamentos que
efetivamente estão em uso na Secretaria de Estado e realizar processo de baixa
ou doação daqueles considerados inservíveis. Esse trabalho é imprescindível para
a continuidade do contrato atualmente mantido com a empresa contratada.
Recomendação
422.
a) Realizar, com a devida urgência, levantamento, em conjunto
com a Coordenação de Patrimônio, com vistas a identificar as máquinas de
escrever e de calcular existentes no Ministério e realizar processo de baixa ou
doação daquelas consideradas inservíveis para uso da Administração;
b) encaminhar comunicação formal às Unidades Administrativas do
Ministério, que ainda fazem uso dos referidos equipamentos com
consulta sobre a real necessidade das máquinas;
114
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
c) caso as unidades justifiquem o uso das máquinas, realizar nova
licitação, com as novas quantidades, e rescindir o contrato atualmente
em vigor;
d) aprimorar os controles internos para execução do contrato de
manutenção de máquinas de escrever e de calcular, a fim de atender ao
princípio da oportunidade, economicidade e transparência dos gastos a
cargo da DSG, e
e) realizar o levantamento dos valores pagos indevidamente à empresa
contratada, por serviços não prestados e recolher aos cofres públicos os
valores apurados.
III.10 - Falhas e irregularidades constatadas que não resultaram em dano ou
prejuízo e que ainda não tenham sido corrigidas pelo gestor ou cujas
justificativas não tenham sido acatadas.
ACHADO 16 – Diferença nos Registros Físico-Financeiros e Contábil do
Almoxarifado
423.
Impropriedade idêntica foi descrita no relatório de auditoria dos
exercícios de 2007, 2008 e 2009, entretanto no exercício sob análise, a conta
contábil 11.318.00.00 - Estoques Internos – Almoxarifado, registra em
31/12/2010 saldo de R$ 475.681,74, enquanto o Resumo Mensal do
Almoxarifado, na mesma data, registra saldo de R$ 1.138.227,30, ou seja, há
uma diferença de R$ 662.545,56, conforme descrição a seguir apresentada:
115
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Em R$
Conta
Balancete SIAFI em
31/12/2010 (A)
Descrição
1
COMBUSTIVEIS E LUBRIFICANTES AUTOMOTIVOS
3
COMBUSTIVEIS E LUBRIF. P/ OUTRAS FINALIDADES
7
GENEROS DE ALIMENTACAO
Inventário em
31/12/2010 (B)
Diferença
(A-B)
10.136,26
202,65
833,76
0,00
9.933,61
833,76
0,00
19.425,05
-19.425,05
9
MATERIAL FARMACOLOGICO
2.552,14
0,00
2.552,14
10
MATERIAL ODONTOLOGICO
2.434,33
123,00
2.301,33
16
MATERIAL DE EXPEDIENTE
88.174,12
285.218,35
-197.044,23
17
MATERIAL DE PROCESSAMENTO DE DADOS
4.810,00
313.153,71
-308.343,71
19
MATERIAL DE ACONDICIONAMENTO E EMBALAGEM
17.741,05
1.805,38
15.935,67
20
MATERIAL DE CAMA, MESA E BANHO
11.838,73
0,00
11.838,73
21
MATERIAL DE COPA E COZINHA
10.313,17
25.127,22
-14.814,05
22
MATERIAL DE LIMPEZA E PROD. DE HIGIENIZACAO
23
UNIFORMES, TECIDOS E AVIAMENTOS
24
MATERIAL P/ MANUT.DE BENS IMOVEIS/INSTALACOES
488,60
8.853,44
-8.364,84
59.147,01
93.293,01
-34.146,00
116.438,23
129.238,64
-12.800,41
25
MATERIAL P/ MANUTENCAO DE BENS MOVEIS
63.787,86
2.816,40
60.971,46
26
MATERIAL ELETRICO E ELETRONICO
40.156,97
77.457,54
-37.300,57
27
MATERIAL DE MANOBRA E PATRULHAMENTO
102,64
0,00
102,64
28
MATERIAL DE PROTECAO E SEGURANCA
29
MATERIAL P/ AUDIO, VIDEO E FOTO
4.027,97
0,00
4.027,97
280,00
10.339,94
-10.059,94
30
MATERIAL PARA COMUNICACOES
1.766,28
0,00
1.766,28
33
MATERIAL P/ PRODUCAO INDUSTRIAL
3.269,30
52.052,20
-48.782,90
36
MATERIAL HOSPITALAR
5.907,64
1.504,05
4.403,59
39
MATERIAL P/ MANUTENCAO DE VEICULOS
2.589,82
6.520,56
-3.930,74
40
MATERIAL BIOLOGICO
0,00
750,00
-750,00
41
MATERIAL P/ UTILIZACAO EM GRAFICA
937,00
0,00
937,00
42
FERRAMENTAS
805,43
2.216,45
-1.411,02
44
MATERIAL DE SINALIZACAO VISUAL E OUTROS
5.797,50
0,00
5.797,50
46
MATERIAL BIBLIOGRAFICO
1.152,11
1.978,95
-826,84
49
BILHETES DE PASSAGEM
537,00
0,00
537,00
50
BANDEIRAS, FLAMULAS E INSIGNIAS
19.656,82
96.550,76
-76.893,94
99
OUTROS MATERIAIS DE CONSUMO
0,00
9.600,00
-9.600,00
TOTAL GERAL
475.681,74
1.138.227,30
-662.555,56
424.
Além disso o sistema informatizado que controla o estoque do
almoxarifado é obsoleto e há anos não tem manutenção, o que vem ocasionando
diferenças inclusive entre os registros do sistema e as quantidades físicas dos
materiais. Tais diferenças em alguns itens podem ultrapassar 60% das
quantidades registradas.
Manifestação do Gestor
425.
Por meio do Despacho ao Memo CISET 174, de 11 de agosto de
2010, o gestor apresentou a seguinte manifestação:
116
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
426.
“A partir da recomendação da auditoria, que propugna uma rotina
mensal para conferência dos saldos do SIAFI e dos saldos do RMMA, esta
Unidade Gestora tem direcionado seus esforços para a identificação das causas
das discrepâncias identificadas nesses exames. A diferença dos saldos do RMMA
e do saldo da Conta Contábil dos Estoques Internos do mês de dezembro, por
exemplo, se deve a fatores como pagamento de notas fiscais lançadas em conta
do SIAFI diferente da Conta de Materiais de Consumo e lançamento de
empenhos de serviços como materiais de consumo, dentre outras falhas ainda
não plenamente identificadas pelo setor.
427.
Essa diferença existe há cerca de quatro anos e o Setor de
Almoxarifado tem encontrado dificuldades em manter sua rotina de
funcionamento e tratar desse problema simultaneamente. Por esse motivo, esta
Divisão implantará novo programa de gestão de almoxarifado, que incluirá
consultoria para proposição de medidas para o aperfeiçoamento dos processos
internos do Setor. Espera-se que a medida reduza as discrepâncias e, assim,
facilite a rotina propugnada pela CISET.
428.
Ainda sobre o mesmo problema, a manifestação desta UG,
constante do Relatório de 2009, de que “O Chefe do Setor de Almoxarifado (...)
informou-me cie que as discrepâncias apontadas pela auditoria foram
solucionadas”, não reflete a situação vigente de maneira completa. O Chefe do
Almoxarifado indica que, apesar de ter obtidos avanços, não logrou ainda
solucionar totalmente o problema. Regularizar essa questão continua como
prioridade para a melhoria das atividades do setor.
429.
Por fim, a respeito do saldo na conta 70, foi identificada uma
entrada incorreta de uma nota fiscal de serviço de confecção de insígnias como
117
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
material, O saldo foi regularizado em 31 de maio de 2010 pela nota de
lançamento 2010NL000181”.
430.
No Relatório de Gestão da Unidade, o Gestor assim se manifesta:
431.
“A rotina mensal de conferência dos saldos do SIAFI e dos saldos
do RMMA foram implementadas. No entanto, dado o vulto de algumas
discrepâncias que foram historicamente se avolumando, nem sempre é possível
realizar a equiparação dos saldos. Esse problema só encontrará solução
definitiva quando da instalação de novo sistema de controle de estoques, objeto
de processo licitatório em curso, e em cujo edital constará à obrigatoriedade do
saneamento das contas por parte do licitante vencedor do certame”.
Comentário da Auditoria
432.
A Auditoria entende que a Unidade ainda não tomou providência
efetiva para sanar as discrepâncias.
Recomendação
433.
Como a Unidade não realizou ação nesse período a fim de sanar a
impropriedade, mais uma vez recomenda-se a correção das divergênciass entre os
sistemas de controle e o SIAFI.
ACHADO 17 - Controle Patrimonial
434.
Desde a Tomada de Contas Anual referente ao exercício de 1999,
vem sendo relatada a falta de regularização da situação contábil/patrimonial dos
bens do Ministério das Relações Exteriores, no tocante aos registros físicofinanceiros e aos registros contábeis, sem que providências concretas sejam
tomadas pela Unidade para sua regularização e para adoção de procedimento de
controle que impeça a repetição da situação.
118
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Manifestação do Gestor
435.
Por meio do Despacho ao Memo CISET 174, de 11 de agosto de
2010, o gestor apresentou a seguinte manifestação:
436.
Com o objetivo de atualizar a situação contábil/patrimonial dos
bens do Ministério, a DSG designou servidor para realizar as providências de
baixa contábil. Ele tem mantido contatos constantes com a CISET, e a
colaboração entre as duas unidades tem logrado a identificação e a resolução de
várias pendências. No entanto, o progresso da operação depende, igualmente, do
fornecimento das informações necessárias por parte das unidades da Secretaria
de Estado.
437.
É oportuno mencionar que, durante esses trabalhos, foi identificada
a ocorrência reiterada de um problema que contribuiu para desatualizar os
registros. Bens permanentes que foram adquiridos por diversas Unidades
Gestoras do Ministério e colocados na carga da DSG ficavam pendentes
indefinidamente, tendo em vista que recebiam baixa à revelia da CPAT . A
Coordenação de Patrimônio esclareceu que não coloca mais bens adquiridos
pelas UGs do Ministério na carga desta Divisão.
438.
No Relatório de Gestão da Unidade, o Gestor assim se manifesta:
“O servidor Henrique das Chagas Pires está tomando as previdências cabíveis
para regularizar a situação contábil/patrimonial dos bens do Ministério das
Relações Exteriores, já havendo regularizado entradas que equivalem a seis
milhões de reais. Ressalte- se, porém, que, dado o vasto período de tempo em
que se avolumaram as discrepâncias, o trabalho não pôde ainda ser concluído”.
119
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Comentário da Auditoria
440.
A justificativa do gestor é a mesma do exercício anterior,
entretanto, não houve solução definitiva para a impropriedade relatada.
Recomendação
441.
A equipe de auditoria reitera as recomendações de relatórios
anteriores, como por exemplo de que “a Unidade deve proceder à
implementação de medidas que regularizem a situação contábil/patrimonial dos
bens do Ministério”.
Achado 18 - Serviços de Impermeabilização-Processo nº 449 e Processo s/ nº.
442.
Por meio do Ofício/MRE/DSG/07/2010, dirigido ao Ordenador de
Despesas do Colégio Militar de Brasília, a DSG manifestou interesse na adesão
ao item I da Ata de Registro de Preços, referente ao Pregão Eletrônico nº
18/2009, realizada por aquele órgão, para execução dos serviços de
impermeabilização em diversas áreas do Ministério, a saber:
1. Impermeabilização da cobertura de duas passarelas de ligação entre o
Palácio Itamaraty e o Anexo I, com 180 m2;
2. Impermeabilização de 950 m2 de laje de piso e de laterais de jardineiras
do espelho d’água do Palácio Itamaraty;
3. Impermeabilização de 1.060 m2 de laje de piso do estacionamento
(cobertura do subsolo) do Anexo I, incluindo três juntas de dilatação;
4. Impermeabilização de 1.686 m2 de lajes de piso e de laterais de
jardineiras do espelho d água do Palácio Itamaraty;
5. Impermeabilização de lajes de piso e de laterais de jardineiras do espelho
d’ água 03 do Palácio Itamaraty; e
6. Reforma geral da impermeabilização e proteção mecânica do jardim do 8º
andar.
120
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
443.
Para realizar os referidos serviços, a Unidade emitiu as notas de
empenho (ordinários) nº 190, de 10/03/2010, no valor de R$ 97.455,00, nº 206,
de 16/03/2010, no valor de R$ 75.027,00, e nº 661, de 30/07/2010, no montante
de R$ 67.818,00, sendo este último inscrito em Restos a Pagar e, ainda pendente
de pagamento. O total da despesa foi de R$ 142.845,00. A Auditoria verificou
que a Unidade transcreveu integralmente o histórico constante do item I da Ata
de Registro de Preços, o qual não guarda conformidade com os itens de 1 a 6
transcritos no parágrafo anterior. O mesmo histórico faz referência à
impermeabilização dos pavilhões do CMB, ou seja, Colégio Militar de Brasília.
Manifestação do Gestor
444.
Em relação à discrepância apontada no histórico da nota de
empenho, esta Unidade Gestora explica que não foi feita transcrição equivocada.
Na verdade, não foi feita transcrição alguma. Quando é feita adesão a uma ata de
registro de preços, o empenho é feito pelo SIASG. O comando utilizado é o "gera
minuta de empenho não participante", que implica em resgatar os termos exatos
da ata à qual se está aderindo. Assim, a descrição do empenho novo será igual à
descrição do empenho original, já que o comando do SIASG não possibilita
mudar o texto.
Comentário da Auditoria
445.
A Auditoria acata as justificativas da Unidade. Observa, no entanto,
que as informações sobre a descrição detalhada dos bens a serem adquiridos e/ou
os serviços contratados deverá constar na Nota de Empenho da Despesa no
campo destinado a “observações/finalidade”, a fim de atender o princípio da
transparência a que estão sujeitos todos os administradores públicos.
121
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação
446.
Quando da adesão às atas de registros de preços de outros órgãos,
fazer constar no campo “observações/finalidade” das notas de empenho o
histórico detalhado do bem adquirido ou do serviço prestado, em observância ao
princípio constitucional da transparência que norteia os atos de Gestão no âmbito
da Administração Pública.
447.
Não há no processo documento fiscal que comprove a realização
dos serviços no exercício de 2010 para justificar sua inscrição em Restos a Pagar.
Manifestação do Gestor
448.
Sobre a inexistência, no processo, de documento fiscal que
comprove a realização dos serviços em 2010 para justificar a inscrição em restos
a pagar, esta Unidade Gestora aguardava o término do serviço e o subsequente
envio da nota fiscal para que o débito referente fosse ou pago, ou inscrito em
restos a pagar processados. Como isso não ocorreu, o processo foi inscrito em
restos a pagar não-processados. De qualquer forma, a empresa Ener Power já
apresentou a última nota fiscal referente ao serviço prestado. 1.
Comentário da Auditoria
449.
Segundo definição do item 2.2. do Manual SIAFI, o conceito de
“Restos a Pagar” está ligado aos estágios da despesa pública, representados pelo
Empenho, Liquidação e Pagamento. Assim, a liquidação é o segundo estágio da
despesa e consiste na verificação do direito adquirido pelo credor, tendo por base
os títulos e documentos comprobatórios do respectivo crédito, após a entrega do
bem e/ou serviço, objeto do gasto. No encerramento do exercício devem ser
consideradas despesas realizadas, e, portanto, registrada a liquidação no sistema,
todas aquelas em que o credor, de posse do empenho correspondente, forneceu o
material, prestou o serviço ou ainda executou a obra e que tenha sido
devidamente atestada ou se encontra em fase de análise e conferência. Nesses
122
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
casos, independentemente do ateste, a despesa orçamentária, pelo princípio da
prudência, considera-se realizada. Desse modo, uma despesa que no momento do
processo de inscrição, não estava liquidada, mas entregue o material ou prestado
o serviço, será inscrita em restos a pagar não processados.
Assim, para que o
empenho pudesse ser inscrito em restos a pagar não processados, o serviço
deveria ter sido concluído, ainda em 2010, faltando apenas apurar o direito
adquirido pelo credor, ou seja, verificar se os serviços estavam de acordo com as
condições acordadas.
450.
Conforme informou o Gestor da Unidade, os serviços só foram
executados em 2011, o que não justificaria sua inscrição em restos a pagar. O
Gestor, ao afirmar que a empresa Ener Power já apresentou a última nota fiscal
referente ao serviço prestado, levou a Auditoria a solicitar novamente o processo
para análise. Do resultado da análise constatou-se que o documento fiscal possui
data de 22/09/2010, o que indica que os serviços foram prestados ainda naquele
exercício. Desse modo, o Gestor da DSG não esclareceu os motivos do não
pagamento da nota fiscal ainda em 2010, ou a sua inscrição em restos a pagar
processados. Também não restou clara a afirmação de que a Unidade
“aguardava o término do serviço e o subseqüente envio da nota fiscal para que o
débito referente fosse ou pago, ou inscrito em restos a pagar processados”.Se a
empresa apresentou a nota fiscal em setembro de 2010, o pagamento deveria ser
efetuado logo após a verificação da conformidade dos serviços prestados. A
Auditoria é de parecer que a empresa não esperaria aproximadamente 10 meses
para receber por um serviço já executado.
Recomendação
451.
Justificar o porquê do não pagamento, no exercício de 2010, das
despesas com impermeabilização de parte das dependências do Ministério já que
a nota fiscal da empresa possui data de 22/09/2010.
123
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
452.
Verificou-se que a Unidade não obteve o parecer da Consultoria
Jurídica, nem formalizou o termo de contrato para embasar a realização dos
serviços.
Manifestação do Gestor
453.
Quanto ao parecer da Consultoria Jurídica, era entendimento desta
Unidade Gestora à época que o processo de adesão a ata de registro de preços
não (Despacho ao memo CISET/172, de 14 de junho de 2011, 2) necessita de
aprovação do Consultor Jurídico, uma vez que o órgão que gerou a ata já obteve
o aval de sua própria Consultoria. De todo modo, esta Unidade irá obter
pareceres na ocasião de novas adesões a atas de registro de preço, adequando-se,
assim, ao recente entendimento jurisprudencial nesse sentido.
Comentário da Auditoria
454.
Cumpre registrar, primeiramente, que a Unidade não se manifestou
sobre a realização dos serviços de impermeabilização sem a formalização do
contrato. Tendo em vista a natureza dos serviços e a previsão de obrigações
futuras, a formalização do contrato seria obrigatória. Os serviços foram
contratados tão somente por meio da emissão das notas de empenho da despesa.
Além da inexistência de contrato formal, a despesa foi realizada sem o trâmite
processual necessário à contratação. Ressalte-se, por outro lado, que a análise
jurídica sobre a legalidade das contratações não constitui entendimento
jurisprudencial recente. Como pode ser observado, o parágrafo único do artigo 38
da Lei nº 8.666/93, determina que:“Parágrafo único. As minutas de editais de
licitação, bem como as dos contratos, acordos, convênios ou ajustes devem ser
previamente examinadas e aprovadas por assessoria jurídica da Administração.
(Redação dada pela Lei nº 8.883, de 1994).”
124
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação
455.
Depois de autorizada a adesão à ata de registro de preços elaborar
o texto da minuta do contrato e submeter o processo à análise jurídica para
emissão de parecer sobre a sua legalidade.
456.
Para efeito de cobrança dos impostos devidos, a empresa informou,
na Nota Fiscal, que, do total da Nota, 50% se refere ao valor da mão de obra e a
outra parte diz respeito ao material empregado, o que foi acatado pela DSG.
Entretanto, não há no processo, uma planilha pormenorizada para definir os
gastos efetivos com o material empregado e os gastos com mão de obra, para
justificar a cobrança dos impostos somente sobre os 50% do valor total da Nota
Fiscal.
Manifestação do Gestor
457.
Em relação à planilha necessária para definir os gastos efetivos
com o material empregado e os gastos com mão de obras para justificar a
cobrança dos impostos somente sobre os 50% do valor total da nota fiscal, esta
Unidade Gestora entende que se a empresa, ao prestar os serviços, fez uso de
material, sua obrigação é, de acordo com o regulamento distrital do ISS e a lei
federal do Imposto de Renda, informar o valor utilizado com material, pois o
desconto de ISS será feito somente sobre o valor do serviço, e o valor do imposto
de renda, CSLL, COFINS e PIS/PASEP será feito com a alíquota de 5,85%.
Nesse sentido, a Unidade não exigiu a planilha pormenorizada porque a empresa
emitiu a nota fiscal em conformidade com as suas obrigações junto ao Fisco.
Caso as informações constantes da nota fiscal eventualmente não estejam
corretas, entende-se que as autoridades fiscais sejam responsáveis pela
identificação e acionamento da empresa para a correção do problema.
125
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Comentário da Auditoria
458.
Na contratação da empresa para realização dos serviços de
impermeabilização, a planilha de custos não discriminava o valor do serviço e do
material empregado. Ora, se a Administração não contratou os serviços nessas
condições e se a empresa, tampouco, teria como comprovar que o material
empregado correspondia a 50% do valor total da nota fiscal, a DSG não poderia
acatar, para efeito de retenção, as informações registradas na nota fiscal pela
empresa. Ressalta-se, por oportuno, que, de acordo com o § 1º da Instrução
Normativa SRF nº 480, de 15 de dezembro de 2004, a Administração Pública
(substituto tributário) é responsável pela retenção e o recolhimento do Imposto
sobre a Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ), a Contribuição Social sobre o Lucro
Líquido (CSLL), a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social
(Cofins) e a Contribuição para o PIS/Pasep sobre os pagamentos que efetuarem
às pessoas jurídicas, pelo fornecimento de bens ou prestação de serviços em
geral, inclusive obras, observados os procedimentos previstos nesta Instrução
Normativa. Para tanto, ao efetuar tais retenções, a Administração deve fazê-lo de
acordo com as normas vigentes. A esse respeito a equipe de Auditoria transcreve
o artigo 1º, parágrafo 7º, inciso I da IN nº 480, que estabelece:
“§ 7º Para os fins desta Instrução Normativa considera-se
I - serviços prestados com emprego de materiais, os serviços contratados com
previsão de fornecimento de material, cujo fornecimento de material esteja
segregado da prestação de serviço no contrato, e desde que discriminados
separadamente no documento fiscal de prestação de serviços.” Segundo tal
definição, a Unidade deveria considerar o valor total do serviço e o percentual a
ser aplicado, segundo a tabela de retenção, Anexo I da referida Portaria seria de
9.45% – Outros Serviços, código da Receita – 6190, e não 5.85% - Serviço
prestado com emprego de materiais, código 6147, como fez a Unidade.
459.
Embora a retenção tenha sido feita corretamente, cabe a seguinte
orientação constante do Manual do Substituto Tributário do Imposto Sobre
126
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Serviços – ISS da Secretaria de Fazenda do DF, no item que trata dos pontos
mais consultados da tributação de serviços pelo ISS.
Construção Civil
460.
A Lei 3.247/2003 criou uma regra especial no caso de retenção do
ISS por parte dos substitutos tributários e responsáveis quando tomarem
serviços de construção civil descritos nos subitens 7.02 e 7.05 da lista de
serviços do anexo I do RISS. O parágrafo 11 do art. 8o do RISS reproduz a
redação da referida Lei que dispõe: “no caso dos serviços descritos nos subitens
7.02 (execução de obra) e 7.05(reparação e conservação de edifícios, etc.) da
Lista de Serviços o imposto retido será equivalente a 1% (um por cento) do
preço do serviço, sem qualquer dedução, impondo-se ao prestador do serviço o
ajuste na apuração normal do imposto”. Sendo assim, os substitutos tributários
do ISS e os responsáveis deverão adotar obrigatoriamente este procedimento.”
Como se pode observar, no caso do ISS, ainda que o contrato preveja o valor do
material, o substituto tributário deverá reter e recolher o percentual de 1% sobre a
valor total da nota fiscal. Observe-se que mesmo nos casos em que o valor do
material constante da nota fiscal esteja previsto em cláusula contratual, a base de
cálculo a ser considerada é o valor total da nota fiscal. Conclui-se, portanto, que
independentemente da informação na nota fiscal sobre a quantidade de material
empregado, a Administração deverá reter e recolher o percentual de 1% sobre o
total da nota fiscal sem qualquer dedução.
Recomendação
461.
Considerar, para efeito de retenção e recolhimento dos ISS, IR e
outros, devidos pela empresa contratada, o valor bruto da nota fiscal.
Achado 19 - Suprimento de Fundos/Cartão de Pagamento
Agentes Supridos:
- Marcelina F. Santos
127
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
- Gerôncio da Silva
- Floriano Regis
462.
A Auditoria analisou, por amostragem, os processos de pagamento
das despesas realizadas por meio de suprimento de fundos, e verificou que a
Unidade não tem observado as normas que instituíram, no âmbito da
Administração Direta, a utilização de adiantamentos por meio de suprimento de
fundos na modalidade Cartão de Pagamento – CPGE.
463.
Após análise da formalização dos processos de pagamento das
despesas, a Auditoria observou o seguinte:
a) ausência de documento que formalize a proposta de concessão
de suprimento de fundos, deixando de constar o disposto nos itens
5.1.1, 5.1.2, 5.1.3 e 5.1.4 do Manual Siafi, quanto aos aspectos da
finalidade, a justificativa da excepcionalidade, a especificação da
Natureza da Despesa e a indicação do valor total e por natureza de
despesa. Segundo o item 5.2 do referido dispositivo “está
disponível em conjunto com esta norma, no endereço eletrônico da
Secretaria do Tesouro Nacional do Ministério da Fazenda,
www.tesouro.fazenda.gov.br/programacao_financeira/execucao_fin
anceira.asp, modelo de formulário para utilização no momento da
proposta do suprimento de fundos”;
b) não há referência ao prazo máximo para utilização dos recursos,
nem ao prazo para prestação de contas. Tampouco há menção à
sistemática de pagamento, se somente fatura, ou também saque,
quando for movimentado por meio do Cartão de Pagamento do
Governo Federal, conforme o item 6.4.1, 6.4.2 e 6.4.3 do manual
Siafi;
128
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
c) não há, quando da entrega do numerário ao suprido, a definição
do limite de utilização do Cartão de Pagamento do Governo
Federal, que deverá ocorrer após a liquidação do empenho, nos
termos do item 7.2.1do Manual de Despesas da União;
Manifestação do Gestor
464.
Com relação às considerações da Auditoria sobre formalização de
processos de pagamento de despesas, cumpre observar o que segue:
465.
Os servidores responsáveis pela utilização e pagamento do cartão
corporativo estão sendo devidamente capacitados quanto ao imperativo de
observar o Manual SIAFI em sua integralidade. Vale sublinhar, por outro lado,
que foi respeitado o limite concedido pelo gestor ou ordenador no acesso ao
cartão pelo internet banking;
Comentário da Auditoria
466.
O Controle Interno verificará, por ocasião da próxima Auditoria, as
providências adotadas pela Unidade para sanar as impropriedades apontadas no
presente relatório.
Recomendação
467.
Formalizar adequadamente os processos de concessão dos
suprimentos de fundos concedidos no âmbito da Unidade, em observância à
legislação pertinente ao assunto.
d) não há no processo a motivação do ato, com registro das
demandas da Unidade, e a definição de valores compatíveis com a
demanda, vinculando o gasto com o suprimento de fundos;
129
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Manifestação do Gestor
468.
A Unidade entende que o ato é motivado por meio de expediente de
solicitação enviado por uma dada Unidade do Ministério;
Comentário da Auditoria
469.
A motivação do ato para concessão do suprimento de fundos é a
demonstração da necessidade feita pelo setor interessado para justificar o pedido
de suprimento de fundos.
Recomendação
470.
Autorizar a concessão de suprimento de fundos, somente após a
formalização do pedido pelo setor interessado, devidamente fundamentado e
autorizado pelo Ordenador de Despesas.
e) alguns processos não receberam numeração seqüencial e nem
tiveram suas páginas numeradas seqüencialmente, contrariando o §
4o do Artigo 22 da Lei nº 9.784, de 29 de janeiro de 1999, que
regula o processo administrativo no âmbito da Administração
Federal in verbis:
“Artigo 22
§
4º
O
processo
deverá
ter
suas
páginas
numeradas
seqüencialmente e rubricadas.”
Manifestação do Gestor
471.
A Unidade irá providenciar para que todas as páginas dos processos
analisados sejam numeradas seqüencialmente e rubricadas.
130
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Comentário da Auditoria
472.
O Controle Interno verificará, por ocasião da próxima Auditoria, as
providências adotadas pela Unidade.
Por ocasião da análise das despesas realizadas constatou-se que:
a) a concessão de suprimento de fundos não respeitou os estágios
da
despesa
pública:
empenho,
liquidação
e
pagamento,
contrariando o item 9.1 do Manual Siafi. Todos os empenhos foram
emitidos na modalidade ordinário, com datas posteriores ao
recebimento das faturas;
Manifestação do Gestor
473.
Com relação às considerações da Auditoria sobre despesas
realizadas, cumpre observar o que segue:
474.
Os servidores responsáveis pela utilização e pagamento do cartão
corporativo estão sendo devidamente capacitados quanto ao imperativo de
observar o Manual Siafi em sua integralidade, respeitando-se os ritos de
empenho, liquidação e pagamento.
Comentário da Auditoria
475.
A Auditoria verificará oportunamente as providências adotadas
pela Unidade.
b) nos pagamentos realizados pelo servidor Gerôncio da Silva, a
Auditoria verificou o pagamento de multas e encargos por atraso no
valor de R$ 4,13, na fatura com vencimento em 10/08/2010 e de
R$ 2,67, na fatura vencida em 10/09/2010, contrariando o item
4.1.3 do Manual SIAFI, in verbis: ”os valores pagos referentes à
multa/juros por atraso no pagamento da fatura deverão ser
131
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
ressarcidos ao erário público pelo ordenador de despesa ou quem
der causa, após apuração das responsabilidades”;
d) com relação ao mesmo processo de suprimento de fundos,
mencionado no parágrafo anterior, verificou-se débito, a título de
encargos e multa, no valor de R$ 1,81, constante da fatura com
vencimento em 10/08/2010;
Manifestação do Gestor
476.
No caso em exame, houve atraso no envio, à DSG, da fatura
anterior. A fim de evitar a ocorrência de cobrança de encargos por atraso de
pagamento de fatura, a Unidade já solicitou à Agência Governo do Banco do
Brasil acesso por meio eletrônico às faturas;
477.
No caso em exame, houve atraso no envio, à DSG, da fatura
anterior. A fim de evitar a ocorrência de cobrança de encargos por atraso de
pagamento de fatura, a Unidade providenciou junto à Agência Governo do Banco
do Brasil acesso por meio eletrônico às faturas;
Comentário da Auditoria
478.
A Unidade deve atentar para o cumprimento de suas atividades de
rotina de modo a evitar o atraso na quitação de seus compromissos,
principalmente aqueles decorrentes de Cartão de Pagamento do Governo Federal,
a fim de evitar cobrança de encargos e multas que acarretam prejuízos a erário.
Recomendação
479.
Efetuar o recolhimento aos cofres públicos dos valores pagos a
titulo de encargos e juros, respectivamente, nos valores de R$ 4,13 e R$ 2,67 e
R$ 1,81, incorridos, por atraso no pagamento das faturas.
c) apesar da anotação manuscrita na capa do processo s/ nº
concedido à servidora Marcelina F. Santos, referente à ordem
132
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
bancária nº 1231, de 12 de agosto de 2010, informando que o valor
de R$ 100,00 pago na fatura vencida em 10/08/2010 já havia sido
pago no cartão com vencimento para 10/07/2010, gerando um
crédito, a Auditoria não constatou a utilização desse “crédito”, que
caberia à Unidade justificar;
f) no processo nº 04/2010, no valor de R$41,40, não foi anexada a
nota de empenho da despesa nem a ordem bancária;
Manifestação do Gestor
480.
Parte do crédito foi descontado nas compras constantes da fatura de
10/09/2010, no valor de R$ 41,40. Tendo em vista que não houve mais gastos de
cartão corporativo pelo suprido em 2010, a Unidade exigirá do banco,
proximamente, desconto ou estorno em fatura;
481.
Não consta do Processo nº 04/2010 nota de empenho nem ordem
bancária pelo fato de o valor cobrado nessa fatura de vencimento em 10/09 ter
sido de R$ 0,00. Vale lembrar que o gasto de R$ 41,40 foi abatido do crédito de
R$ 100,00, como já explanado em relação à alínea anterior.
Comentário da Auditoria
482.
A Auditoria observa que o acompanhamento e a fiscalização dos
gastos com cartão de crédito é de inteira responsabilidade do Gestor da Unidade.
Recomendação
483.
Comunicar ao Controle Interno a efetivação do estorno ou
compensação do crédito nas próximas faturas no valor de R$ 58,60.
e) não há justificativa para o pagamento do valor de R$1,02,
constante da fatura com vencimento em 10/06/2010, paga por meio
133
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
da ordem bancária nº 916, de 10/06/2010, em nome do servidor
suprido Floriano Regis;
Manifestação do Gestor
484.
O pagamento no valor de R$ 1,02, R$ 0,02 são encargos
financeiros, e o restante R$ 1,00 não está de fato subsidiado por documento
fiscal. A fim de evitar o aumento progressivo de valores referentes a juros
gerados automaticamente pelo banco, a Unidade providenciou o pagamento da
fatura. Uma vez que o servidor já não é suprido por meio de cartão corporativo,
não há como o banco gerar crédito de R$ 1,00 em fatura, pelo que a Unidade
verificará se esse valor pode ser creditado em fatura em nome de outro suprido;
Comentário da Auditoria
485.
Para evitar que fatos dessa natureza voltem a ocorrer, a Unidade
deve realizar um controle mais efetivo dos gastos com cartão de crédito. Nesse
sentido, a Auditoria chama a atenção da Unidade para que observe as disposições
do artigo 8º da Portaria nº 41 MP, de 07 de março de 2005, que estabelece
normas para utilização do Cartão de Pagamento do Governo Federal: “Art. 8º O
contratado disponibilizará, em quaisquer de suas agências, até o dia 4 de cada
mês ou primeiro dia útil subseqüente, os demonstrativos e respectivas contas
mensais, fisicamente e/ou por meio eletrônico para acesso da Unidade Gestora.
(Redação dada pela Portaria MP nº 44, de 14 de março de 2006)”
Recomendação
486.
Enviar ao Controle Interno os comprovantes de recolhimento dos
referidos valores.
g) despesa realizada no valor de R$ 252,50, não foi comprovada
por meio de documento fiscal pertinente, devidamente atestado,
134
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
contrariando o item 1.5 do Manual Siafi. O referido valor consta da
fatura com vencimento em 10/08/2010 (Processo 4/2010); e
h) a Auditoria não identificou na fatura com vencimento em
10/07/2010, o débito do valor de R$ 72,50, referente ao
comprovante de despesa dos materiais adquiridos da empresa
Pioneira da Borracha, embora este valor conste da relação de
despesas registrada no Demonstrativo de Despesas (Processo nº
4/2010).
Manifestação do Gestor
487.
A despesa realizada no valor de R$ 252,50, constante da fatura com
vencimento em 10/08, referente ao suprido Gerôncio da Silva, faz parte da
prestação de contas que inclui as faturas com vencimento em 10/07 e 10/09. As
três faturas e todos os documentos fiscais referentes a compras realizadas no
período compõem um só maço processual. O total das três faturas é equivalente
ao de todas as notas fiscais anexas ao processo, comprovando, pois, todas as
despesas realizadas;
488.
Quanto à alínea "h": o valor da soma de todas as notas fiscais é o
mesmo apontado na fatura do cartão de crédito.
Comentário da Auditoria
489.
Quando da realização da análise, a fatura no valor de R$ 72,50 não
se encontrava anexada ao processo juntamente com o demonstrativo de despesa.
Após a observação da Auditoria, a Unidade reuniu em um único processo, a
documentação mencionada. Assim, a Auditoria considera sanada a falha
apontada no presente relatório sem prejuízo da recomendação no próximo
parágrafo.
135
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação
490.
Reunir, em um único processo de prestação de contas de
suprimento de fundos, todos os documentos apensados a cada fatura, de modo a
evitar a perda de notas fiscais, necessárias à comprovação da operação realizada.
491.
Observe-se, por oportuno, que a sistemática de utilização do cartão
de crédito corporativo não alterou os procedimentos legais para concessão,
aplicação e prestação de contas de suprimento de fundos. Para atender a
legislação sobre essa matéria, a Auditoria recomenda observar a Macrofunção
SIAFI 02.11.21 - Suprimento de Fundos, do Manual de Despesa da União.
Manifestação do Gestor
492.
Vale sublinhar que as faturas de cartão apresentam o valor total
despendido por cada suprido dentro do período apurado pelo banco (de cerca de
um mês), sem discriminar as pessoas jurídicas e físicas beneficiárias do uso do
cartão. Assim, a Unidade tem por prática juntar ao mesmo processo todas as
notas fiscais referentes ao uso do cartão durante o período de apuração.
493.
Cumpre salientar, por fim, que a Unidade tem envidado esforços no
sentido de evitar inconsistências nas despesas realizadas com cartão de crédito
corporativo, e as providências tomadas a respeito das amostras examinadas irão
ao encontro das pertinentes considerações da Auditoria.
Comentário da Auditoria
494.
O Controle Interno verificará, por ocasião da próxima Auditoria, as
providências adotadas pela Unidade.
136
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação
495.
Orientar o suprido por ocasião do recebimento de recursos a título
de Suprimento de Fundos a formalizar o processo de conformidade com as
normas vigentes e efetuar os pagamentos antes do vencimento das faturas, a fim
de evitar as inconsistências verificadas no presente relatório.
Achado 20 - Restos a Pagar
496.
a) Da análise realizada no processo nº 800131, referente ao
fornecimento de água mineral constatou-se que o material adquirido (garrafa de
500 ml de água mineral com gás) não teve passagem e registro pelo
almoxarifado.
Manifestação do Gestor
497.
Com relação às considerações da Auditoria sobre restos a pagar,
cumpre observar o que segue:
498.
O material adquirido foi atestado como recebido pelo Setor de
Portaria e Limpeza. A fim de sanar o ocorrido, a Unidade demandará o
recebimento também por parte do Almoxarifado, ainda que o material não fique
lá armazenado.
Comentário da Auditoria
499.
A Auditoria observa que o atesto do recebimento do material deve
ser realizado pelo servidor do almoxarifado. Receber é o ato que implica
conferência. No ato do recebimento, o servidor verificará se o material entregue
está em conformidade com os requisitos estabelecidos, quanto à especificação,
quantidade e qualidade. Daí a importância da passagem pelo almoxarifado, de
todas as aquisições realizadas, ainda que o controle e distribuição sejam
realizados por outro setor.
137
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação
500.
Atentar para a obrigatoriedade de criar práticas administrativas no
âmbito no MRE, a fim de tornar obrigatória a passagem, pelo almoxarifado, de
todos os materiais e bens adquiridos, para armazenamento ou para ser estocado
em outro setor, conforme determina o item 3 da Instrução Normativa/MARE nº
205/88.
501.
b) Da análise realizada no processo nº 800138, constatou-se que a
Unidade emitiu a Nota de Empenho 163, de 01/03/2010, em nome da empresa
Eletroelo Materiais Elétricos Ltda, para aquisição de ferramentas, com base no
processo licitatório na modalidade Pregão nº 17/2009 e Ata de Registro de Preços
nº 35/2009, de 19/10/2009. O material só foi entregue em 04/01/2011, ou seja, 10
meses após a emissão da nota de empenho. Tal procedimento demonstra o não
cumprimento da cláusula 13.2 da Ata de Registro de Preços, que estabelece que o
atraso injustificado no fornecimento do material por prazo superior a 30 dias
consecutivos caracteriza inexecução total do pactuado. Também a cláusula 10.2.1
informa que o atraso injustificado no fornecimento do material sem justa causa e
prévia comunicação ao MRE constitui motivo para rescisão do contrato. Há que
assinalar, por outro lado, que o fornecimento do material ocorreu após a vigência
da Ata de Registro de preços, que expirou em 18/10/2010.
Manifestação do Gestor
502.
A Unidade entende que, não obstante o descumprimento formal da
cláusula da Ata de Registro de Preços nº 35/2009, tendo a empresa interesse em
fornecer o material e a Unidade grande necessidade de recebê-lo, a opção por
aceitar o envio ainda que com atraso evitou prejuízo ao erário, por oneroso que
seria proceder a novo torneio licitatório. Registre-se também que o Almoxarifado
está sempre pronto à aplicação de multas e advertências, e, no vencimento de
notas de empenhos, não recebe materiais com atraso injustificado. O caso em
apreço configura exceção, pela necessidade do material e pela constatação de que
138
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
agindo dessa forma a Administração primou pelo princípio da economicidade,
tão caro à legislação sobre licitações;
Comentário da Auditoria
503.
A Unidade não justificou objetivamente os motivos que levaram a
empresa a entregar o material dez meses após a emissão da Nota de Empenho.
No que se refere à utilização da Ata de Registro de Preços nº 35/2009, não mais
vigente desde 18/10/2010, não encontra amparo na legislação sobre a matéria.
Por outro lado, não há sustentação jurídica a afirmação da Unidade de que tenha
primado pelo princípio da economicidade, uma vez que não realizou sequer, uma
pesquisa de preços para certificar-se de que estes estariam compatíveis com os
preços praticados no mercado, em atendimento ao princípio da economicidade.
Recomendação
504.
Evitar a utilização de atas de registro de preços não mais vigentes,
tendo em vista que tal procedimento se opõe ao princípio da legalidade e da
obrigatoriedade de utilização de processo licitatório para contratação de
fornecimento.
505.
c) Da análise realizada no processo nº 800149, referente ao
pagamento realizado à empresa Santa Clara Engenharia e Empreendimento, para
os serviços de fornecimento, instalação e manutenção de No Breaks e Banco de
Baterias com respectivas adaptações aos quadros e rede elétrica existentes,
constata-se que, na ordem bancária nº 149, de 08/02/2011, consta a seguinte
informação: “Pag. NF 306. O valor a ser retido de ISS seria de R$ 110,00, porém
como em pagamento anteriores 20100B01717 e 20100B01842 a retenção estava
incorreta. Está sendo feita a correção da presente e na subseqüente com a não
retenção do ISS”. Não restou claro, no entanto, quais valores foram descontados
a maior nos pagamentos referentes às ordens bancárias mencionadas e quais
valores devem ser descontados na futura NF. A Auditoria é de parecer que,
139
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
quando verificadas retenções incorretas, a Unidade deve manter um controle
desses ajustes, por meio de planilha, devendo anexá-la a cada processo de
pagamento ou informar à empresa que as retenções a maior serão descontadas
dos valores devidos, quando da sua declaração de ajuste anual. (Processo
nº800149).
Manifestação do Gestor
506.
Quanto à alínea "c": a Unidade irá elaborar planilha com a
discriminação das retenções de ISS, e informa que já implantou rotina de
elaboração de planilhas em casos cuja complexidade inspire discriminação
pormenorizada sobre os tributos retidos.
Comentário da Auditoria
507.
A Unidade não informou o valor indevido descontado dos
processos anteriores. Portanto, o Controle Interno fica impedido de avaliar se o
desconto estaria correto.
Recomendação
508.
Controlar, por meio de registro em planilhas, as compensações
devidas às empresas contratadas, quando ocorrer erros nos cálculos do ISS, e
anexá-las aos processos de pagamento.
Achado 21 - Despesas de Exercícios Anteriores
509.
Conforme demonstra o balancete da Divisão de Serviços Gerais, a
Conta Contábil 3.3.3.9.0.92.00 - Despesas de Exercícios Anteriores registra, em
31 de dezembro de 2010, um saldo de R$ 1.516.464,57. O total dos valores
registrados nessa Conta, pagos em 2010, refere-se a compromissos assumidos em
2009 que não foram precedidos de empenho, ainda no exercício de 2009.
140
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
510.
O artigo 23 do Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986,
determina que nenhuma despesa poderá ser realizada sem a existência de crédito
que a comporte, e o parágrafo único, artigo 73 do Decreto-Lei nº 200/67,
estabelece que tais despesas são passíveis de glosas.
511.
O Decreto nº 93.872, de 23 de dezembro de 1986 estabelece, em
seu artigo 24, que: “É vedada a realização de despesa sem prévio empenho (Lei
nº 4.320/64, art. 60)” e o art. 25 complementa: “O empenho importa deduzir seu
valor de dotação adequada à despesa a realizar, por força do compromisso
assumido”.
512.
A equipe de Auditoria verificou que os pagamentos efetuados em
2010 relativos a despesas do exercício anterior montaram a R$ 1.516.464,57.
Como se pode observar, a Unidade assumiu compromissos sem a devida
disponibilidade
orçamentária,
que
permitisse
a
emissão
de
empenho
anteriormente à realização das despesas.
513.
Registra-se que a impropriedade apontada pela equipe de Auditoria
foi objeto observação da Tomada de Contas do exercício de 2009 e anos
anteriores.
514.
Como se pode observar, em 2010, assim como em exercícios
anteriores, a Unidade continuou a inobservar o princípio da anualidade do
orçamento, previsto nos artigos 165 e 167 da Constituição Federal e no artigo 2º
da Lei Federal nº. 4.320, de 17 de março de 1964, como também o regime de
competência para a despesa pública, determinado pelo art. 50, inciso II da Lei
Complementar Federal nº 101, de 04 de maio de 2000.
515.
A equipe de Auditoria verificou, por outro lado, que a quase
totalidade das despesas empenhadas à conta de Exercícios Anteriores se refere a
141
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
contratos celebrados que, por imposição legal, só poderiam ser assinados após a
emissão da correspondente Nota de Empenho, conforme determina o artigo 30 do
Decreto nº 93.872/86, que reza: “Art. 30. Quando os recursos financeiros
indicados em cláusula de contrato, convênio, acordo ou ajuste, para execução de
seu objeto, forem de natureza orçamentária, deverá constar, da própria cláusula, a
classificação programática e econômica da despesa, com a declaração de haver
sido esta empenhada à conta do mesmo crédito, mencionando-se o número e data
da Nota de Empenho.”
516.
Registre-se, finalmente, que as despesas pagas à conta de
exercícios anteriores não se enquadram em nenhuma das hipóteses previstas no
artigo 22 do Decreto nº 93.872/86, que dispõe: “Art . 22. As despesas de
exercícios encerrados, para as quais o orçamento respectivo consignava crédito
próprio com saldo suficiente para atendê-las, que não se tenham processado na
época própria, bem como os Restos a Pagar com prescrição interrompida, e os
compromissos reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente,
poderão ser pagos à conta de dotação destinada a atender despesas de exercícios
anteriores, respeitada a categoria econômica própria.”
Manifestação do Gestor
517.
Após reexame pelo setor competente, ficou confirmado que os
contratos pagos em 2010 à conta de Exercícios Anteriores só foram assinados
após a devida emissão de nota de empenho.
518.
Ao assumir novas obrigações contratuais, esta Unidade Gestora
planeja seu cronograma de pagamento de acordo com a previsão de repasse anual
informado pela unidade orçamentária deste Ministério. Quando há qualquer
restrição na transferência desses recursos, o cronograma de pagamento não pode
ser cumprido integralmente. É o que vem acontecendo nesses últimos três anos,
após determinações do Ministério do Planejamento pela redução das despesas no
142
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
âmbito da Administração Pública Federal. Paralelamente, o Ministério das
Relações Exteriores vem crescendo constantemente nesses últimos anos,
resultado do aumento do quadro de pessoal e da abertura de postos no exterior. 1.
519.
A contração orçamentária obriga esta Unidade Gestora a
reescalonar o pagamento das obrigações assumidas e, em determinados casos e
especialmente no final do ano, faz-se necessário aguardar a vinda de novos
recursos. Assim, esses débitos são pagos à conta de EAN, como "compromissos
reconhecidos após o encerramento do exercício correspondente", de acordo com
o artigo 22 do Decreto n° 93.872/86.
Comentário da Auditoria
520.
No relatório de Auditoria do exercício de 2009, no que se refere ao
Achado 9 - Despesas de Exercícios Anteriores, a Auditoria observou que:
“109. No Balancete do exercício de 2009, a conta 3.3.3.9.0.92.00 –
Despesas de Exercícios Anteriores apresenta o valor de R$ 1.489.101,97.
Esse montante, pago em 2009, refere-se a despesas não empenhadas
regularmente em 2008.
112. A impropriedade já foi objeto de observação em trabalhos de
auditorias realizados anteriormente.
113. A equipe de Auditoria verificou os pagamentos efetuados em 2010
e constatou que, até 07/06/2010, o Sistema de Administração Financeira
do Governo Federal – SIAFI registrava gastos nas contas relativas a
despesas de exercícios anteriores no valor de R$ 1.008.974,89. Assim,
concluiu-se
que
a
Unidade
vem
sistematicamente
assumindo
compromissos sem que haja disponibilidade orçamentária, ou seja, vem
realizando despesa sem prévio empenho.”
143
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Na ocasião o Gestor assim se manifestou:
“114. A partir de julho de 2009, a Coordenação-Geral de Orçamento e
Finanças passou a distribuir os recursos financeiros a que esta Unidade
Gestora faz jus com maior regularidade do que no exercício anterior, o
que permitiu que os pagamentos fossem efetuados em ordem cronológica
e de forma tempestiva, após o devido ateste pelos fiscais responsáveis. O
contingenciamento de recursos por parte das autoridades monetárias no
final do exercício, contudo, resultou no pagamento de algumas despesas
no presente exercício como despesas de exercícios anteriores. De todo
modo, os pagamentos efetuados como despesas de exercícios anteriores,
foram em menor monta do que aqueles do exercício de 2008.”
521.
No Comentário da Auditoria foi feito o seguinte relato e
recomendação:
“116. Como se depreende da justificativa, a Unidade continuou em 2009
e, continua em 2010, contrariando o princípio da anualidade do
orçamento, previsto nos arts. 165 e 167 da Constituição Federal e no art.
2º da Lei Federal nº. 4.320, de 17 de março de 1964, assim como o regime
de competência, determinado pelo art. 50, inciso II da Lei Complementar
Federal nº 101, de 04 de maio de 2000.
117. Recomenda-se que seja respeitado o princípio da anualidade da
despesa, empenhando a despesa com o orçamento referente ao exercício
de realização do compromisso ou contrato.”
522.
Em resposta ao Memo CTSET 174, de 11 de agosto de 2010, a
DSG assim se manifestou sobre a implementação das recomendações do
Controle Interno:
“A DSG envida todos os esforços para que seja respeitado o
princípio da anualidade. Vale mencionar, no entanto, que os sucessivos
144
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
contingenciamentos orçamentários determinados pelas autoridades
monetárias dificultam a estrita obediência desse princípio.”
523.
No Relatório de Gestão referente à TCA do exercício de 2010, a
DSG afirmou que: “8.2. Providência: A Unidade procura cumprir o princípio da
anualidade o tanto quanto possível. Ocorre que, nos últimos exercícios, ainda
que as propostas orçamentárias destinadas a abranger toda a gama de serviços
e materiais os quais a Unidade tem de fornecer a todo o Ministério houvessem
sido enviadas tempestivamente, cortes inesperados no orçamento, que ocorreram
sempre depois de assumidas todas as nossas obrigações orçamentárias,
forçaram a UJ a transferir despesas para o exercício posterior. Não obstante, o
problema está sendo gradualmente solucionado, tanto que, para o ano de 2011,
a
quantidade
de
despesas
de
exercícios
anteriores
pagas
diminuiu
consideravelmente.
Comentário da Auditoria
524.
Em que pese as justificativas do Gestor da DSG, a Auditoria
observa que as despesas pagas à conta de exercícios anteriores foram, na grande
maioria despesas contratuais. Portanto, não se justifica o pagamento no exercício
seguinte, uma vez que no próprio contrato deve ser registrado o programa de
trabalho e elemento de despesa para atender o pagamento dos serviços
contratados. Observa-se, por outro lado, que em 2010, os pagamentos à conta de
exercícios anteriores superaram os de 2009. Portanto, a Auditoria reitera o
entendimento de que a Unidade vem descumprindo o princípio da anualidade do
orçamento a que se referem os artigos. 165 e 167 da Constituição Federal e no
art. 2º da Lei nº. 4.320, de 17 de março de 1964, bem como tem inobservado o
regime de competência, disposto no artigo 50, inciso II da Lei Complementar nº
101, de 04 de maio de 2000.
145
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Recomendação
525.
Evitar a assunção de compromissos sem que haja disponibilidade
orçamentária e conseqüentemente sem a emissão de empenho prévio em
contrariedade ao princípio da anualidade do orçamento, cuja prática se tem
observado na DSG, nos exercícios de 2008, 2009 e 2010.
III.9 - Avaliação individualizada e conclusiva sobre as justificativas
apresentadas pelos responsáveis sobre as irregularidades constantes do
relatório de auditoria de gestão.
526.
A avaliação da Auditoria sobre as justificativas apresentadas pelos
responsáveis quantos às irregularidades apontadas constam dos respectivos
achados, no tópico “Comentário da Auditoria”.
III.11 - Avaliação objetiva sobre a atualização das informações referentes a
contratos e convênios ou outros instrumentos congêneres disponíveis no
SISG e SICONV.
527.
A Unidade não realiza transferências de recursos mediante
convênios ou instrumentos congêneres disponíveis. Quantos aos contratos as
informações estão sendo registradas no SIASG.
III.12 - Avaliação objetiva sobre o cumprimento das obrigações
estabelecidas na Lei nº 8.730/1993 pela UJ, relacionadas à entrega e ao
tratamento das declarações de bens e rendas.
528.
Os atos relativos a cumprimentos dessa obrigação estão reportados
no Relatório de Auditoria de Gestão da Unidade Gestora Departamento do
146
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
Serviço Exterior – DSE (240009), à qual compete gerenciar a política de recursos
humanos do MRE, no Brasil e no exterior, conforme prevê o artigo 213 da
Portaria Ministerial 212, de 30.04.08.
III.13- Avaliação objetiva acerca da aderência da UJ em relação à adoção de
critérios de sustentabilidade ambiental na aquisição de bens, materiais de
tecnologia da informação (TI) e na contratação de serviços ou obras, bem
como sobre informações relacionadas à separação de resíduos recicláveis
descartados, em observância, respectivamente, à Instrução Normativa nº
1/2010 e a Portaria nº 2/2010, ambas da Secretaria de Logística e Tecnologia
da Informação do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão, e ao
Decreto nº 5.940/2006.
529.
A Auditoria verificou o que consta do próprio Relatório de Gestão
da Unidade:“No que toca à adequação ambiental das compras e licitações, a
Unidade ainda não logrou se adaptar às novas diretrizes emanadas pelo MPOG,
até mesmo pela luta de conhecimento e treinamento por parte de seus servidores
no que se relaciona ao tratamento dessa questão.
530.
Alguns avanços, no entanto, foram verificados. Foram realizadas
recentemente licitações para compra de torneiras automáticas para os lavatórios
e lâmpadas de baixo consumo. Ademais, no último processo de aquisição de
veículos para a frota do Ministério, realizada no exercício de 2009, foi
privilegiada a compra de veículos “Flex”, que, por poderem utilizar etanol como
combustível, que oferece maior economia e emitem um nível menor de
substâncias
poluentes.
A
Unidade
também
realiza
a
separação
e
encaminhamento para reciclagem de todo o papel utilizado no Ministério”.
147
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III.9 - Avaliação objetiva sobre a gestão do patrimônio imobiliário de
responsabilidade da UJ, classificado como “Bens de Uso Especial”, de
propriedade da União ou locado de terceiros, principalmente quanto ao
estado de conservação, valor do imóvel, despesas efetuadas com a
manutenção, inserção e atualização das informações no Sistema de
Gerenciamento dos Imóveis de Uso Especial da União – SPIUnet, quando de
uso obrigatório pela UJ.
531.
A Unidade não possui patrimônio imobiliário sob a sua
responsabilidade, cabendo à Coordenação de Patrimônio, UG 240005, essa
atribuição, segundo determinação do artigo 180 da Portaria Ministerial 212, de
30.04.08:
III.9 - Avaliação objetiva sobre a gestão de tecnologia da informação (TI) da
UJ, destacando o planejamento existente, o perfil dos recursos humanos
envolvidos, os procedimentos para salvaguarda da informação, a capacidade
para o desenvolvimento e produção de sistemas e os procedimentos para a
contratação e gestão de bens e serviços de TI.
532.
A gestão de tecnologia da informação (TI) na Secretaria de Estado
das Relações Exteriores, encontra-se centralizada no Departamento de
Comunicações e Documentação, Unidade Gestora 240010. Na execução de suas
atividades a Unidades utiliza apenas os sistemas WEB, disponibilizados pelo
Governo Federal, SIAFI, SIASG, Comprasnet, mais frequentemente e a rede
interna do MRE.
148
M. R. E.
Fl.:_____
C I S ET
III - CONCLUSÃO
533.
Tendo em vista os exames realizados no período a que se refere o
presente processo, concluo pela REGULARIDADE COM RESSALVA do
processo de contas da Unidade Gestora.
Brasília-DF, em
de julho de 2011.
Maria Joselina da Costa
Analista Finanças e Controle
Matricula SIAPE 1.097.738
Luiz Carlos Santhiago Fontes
Analista de Finanças e Controle
Matricula SIAPE 011017686
Susana Marques da Silva
Analista de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – 6092453
Jorge Luiz Teixeira de Albuquerque
Analista de Finanças e Controle
Matricula SIAPE – 6092939
Henrique Sampaio Machado
Técnico de Finanças e Controle
Matricula SIAPE 1.097.738
Vanda Lúcia Marques de Freitas
Técnico de Finanças e Controle
Matrícula SIAPE – 93445
Neci Coelho da Paz
Técnico de Finanças e Controle
Matricula SIAPE 93572
Ulysses Rodrigues dos Santos
Técnico de Finanças e Controle
Matrícula SIAPE – 93437
149