CONSOLIDAÇÃO DA M6 – AVALIAÇÃO
DE PROJETOS E DESPESAS TIC
Manual de apoio à utilização do
Formulário de Avaliação de Projetos e
Despesas TIC
www.ama.pt
Índice
1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e
Despesas TIC
3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
4. Anexos
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
2
Índice
1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas
TIC
2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e
Despesas TIC
3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
Anexos
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
3
Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
Fluxo de preenchimento
1 Preenchimento
da Informação
Base
2
Categorização
da Despesa
3 Caracterização
do Alinhamento
Estratégico
4 Caracterização
do Valor
Económico
5
Caracterização
do Risco
6
Submissão
da Despesa
Validação
Organização da Formulário
OP – Outros
Projectos
Índice
Informação
base
Redução
Remuneratória
Categorização
Valor
Económico
Gate 1
Valor
Económico
Gate 2
Restantes
Categorias
Alinhamento
Estratégico
Risco
Valor
Económico
Gate 3
TCO
Validação
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
4
Índice
1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de
Projetos e Despesas TIC
3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
Anexos
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
5
Ferramenta de Suporte
Abertura do Formulário e ativação de macros
1
2
3
1• Com a abertura do Formulário,
aparecerá um “Aviso de
Segurança”, devendo o
utilizador clicar em “Opções”.
2• Nas “Opções de Segurança”,
o utilizador deverá alterar a
seleção para “Activar este
conteúdo”.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
3• Clicar em “OK” e iniciar
preenchimento.
6
Índice - Descrição das folhas de suporte à avaliação de projetos e despesas TIC
• Folhas de suporte à
avaliação de projetos.
• Botão que permite
iniciar o
preenchimento da
informação base do
Projeto, abrindo a folha
de Excel respetiva.
• Instruções:
• Apenas deverão ser preenchidos os campos assinalados a
cinzento;
• As instruções específicas de preenchimento estão inseridas em
formato de Comentário ao longo do Formulário.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• Botões de acesso restrito
aos representantes TIC
interministeriais, ou para
avaliação ex-post
(quando aplicável).
7
1. Preenchimento da Informação Base (1/5)
Identificação do projeto/ despesa TIC
Identificação
prévia
Entidade/
Organismo:
Identificação prévia
dada
Entidade/
Organismo:
• Campos de resposta para recolha Identificação
projeto/
despesa
Identificação dodoprojeto/
despesa
de informação base do projeto/
despesa. Em particular:
•1 No campo “Organismo”, a
seleção está condicionada à
1
escolha do Ministério, sendo
possível inserir manualmente.
• Deverá ser também identificado
o NIF do organismo requerente.
•2 A resposta à questão da
“Despesa agregada” está
2
condicionada aos organismos
com UMCs.
•3 Em caso de manutenção de
uma solução análoga à
existente, deverá ser
3
respondida a questão de
análise de alternativas à
solução atual.
•4 Os documentos indicados no
campo “Anexos” deverão ser
enviados em conjunto com o
formulário.
•5 Caso exista lugar a um NCA,
deverá ser indicado o código
definido no EAMS no campo
“Código NCA”.
• Botão que permite iniciar a
categorização do projeto/ despesa,
abrindo a folha de Excel respetiva.
Campo de preenchimento obrigatório
Designação:
Designação:
Ministério:
Ministério:
N.º
CabimentoOrçamental:
Orçamental:
N.º Cabimento
Data
doPedido
PedidoInicial:
Inicial:
Data do
(1/3)
(1/3)
+ +-
-
+ +-
-
+ +-
-
• Botões que permitem adicionar
entidades - Ministério /
Organismo/ Área TIC - (máximo
de 2 entidades adicionais).
Organismo:
Organismo:
(1/3)
(1/3)
Organismo:
Organismo:
NIF:
NIF:
Interlocutores:
Interlocutores:
Nom
e
Nome
Telefone
Telefone
Em
ail
Email
Representante
Representante
Responsável
Responsável
ÁreaTIC:
TIC:
Área
(1/3)
(1/3)
Área
Área
TIC:TIC:
Interlocutor:
Interlocutor:
Nom
e
Nome
Telefone
Telefone
Em
ail
Email
Responsável
ResponsávelTécnico
Técnico
Despesaagregada?
agregada?
Despesa
objeto
contratação
encontra-se
em situação
de exceção
nº4
ou3º5 do
doDL
Artº
3º do DL
OOobjeto
dede
contratação
encontra-se
em situação
de exceção
segundosegundo
o nº4 ou 5odo
Artº
107/2012?
107/2012?
Caso se
encontre,
selecione
as opções corretas.
Caso
se encontre,
selecione
as opções
corretas.
• Campo para indicação de caráter
de excecionalidade:
• Ver detalhe no slide 11
Naturezadadadespesa:
despesa:
Natureza
Qual o
valor do
contrato Comentários
anterior Observações
(em
euros)?
Nos casos de manutenção
corretiva (ex. reparação) ou
Análise de alternativas à
renovação de software,
solução atual
foram analisadas alternativa
à solução atual?
Qual o
período de
contratação
a que se
refere (em
meses)?
Justificação
Valor do
contrato
anterior (se
aplicável)
Despesa
Projeto:
Despesaisolada/
isolada/
Projecto:
Classificação
dede
acordo
comcom
o Vocabulário
Comum:
Classificação
acordo
o Vocabulário
Comum:
Caracterização
genérica:
Caracterização
genérica:
Parecer
Parecerinicial/
inicial/
Reapreciação:
Reapreciação:
4
Candidatura
CandidaturaSAMA?
SAMA?
Anexos:
Anexos:
Quais?
Quais?
• Botão que permite abrir a folha de
apoio para validação das opções
de resposta.
Código
SAMA:
Código
SAMA:
Parecer inicial
Parecer
inicial
5
Código
NCA:
Código
NCA:
Validação
Validação
Clique para avançar
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
aaa
8
1. Preenchimento da Informação Base (2/5)
Identificação do projeto/ despesa TIC
6 Campo de preenchimento obrigatório
Identificação
prévia
Entidade/
Organismo:
Identificação prévia
dada
Entidade/
Organismo:
• Campos de resposta para recolha Identificação
projeto/
despesa
Identificação dodoprojeto/
despesa
de informação base do projeto/
7
despesa. Em particular:
9
•6 A resposta à “Identificação
prévia da Entidade/
Organismo” permite identificar
se o pedido é direcionado ao
cumprimento do DL 107/2012
ou exclusivamente ao
cumprimento do DL 36/2013.
•7 Campo destinado à inserção do
nome do projeto/ despesa.
•8 Campo “Nº Cabimento
Orçamental” destinado ao
12
dever de previsão da despesa/
projeto estabelecido na Lei de
Enquadramento Orçamental.
• Campo “Data do Pedido Inicial”
destinado à colocação da data
de submissão do pedido.
•9 Campo destinado à seleção do
Ministério responsável pelo
pedido a partir da lista.
• Campo para indicação da
12
16
“Natureza da despesa”.
16
• Identificar se se trata de um
Parecer inicial ou de uma
Repreciação
8
Designação:
Designação:
Ministério:
Ministério:
N.º
CabimentoOrçamental:
Orçamental:
N.º Cabimento
Data
doPedido
PedidoInicial:
Inicial:
Data do
+ +-
(1/3)
(1/3)
-
Organismo:
Organismo:
(1/3)
(1/3)
Organismo:
Organismo:
NIF:
NIF:
Interlocutores:
Interlocutores:
Nom
e
Nome
Telefone
Telefone
Em
ail
Email
10
Representante
Representante
+ +-
Responsável
Responsável
-
Área
ÁreaTIC:
TIC:
(1/3)
(1/3)
11
Área
TIC:TIC:
Área
Interlocutor:
Interlocutor:
Nome
Nom
e
Telefone
Telefone
Email
Em
ail
+ +-
ResponsávelTécnico
Técnico
Responsável
-
Despesa
Despesaagregada?
agregada?
OOobjeto
dede
contratação
encontra-se
em situação
de exceção
segundosegundo
o nº4 ou 5odo
Artº
107/2012?
objeto
contratação
encontra-se
em situação
de exceção
nº4
ou3º5 do
doDL
Artº
3º do DL
Caso
se encontre,
selecione
as opções
corretas.
107/2012?
Caso se
encontre,
selecione
as opções corretas.
Natureza
Naturezadadadespesa:
despesa:
Qual o
valor do
contrato Comentários
anterior Observações
(em
euros)?
Nos casos de manutenção
corretiva (ex. reparação) ou
Análise dedealternativas
renovação
software, à
solução
atual alternativa
foram
analisadas
à solução atual?
Qual o
período de
contratação
a que se
refere (em
meses)?
Valor do
contrato
Justificaçãoanterior (se
aplicável)
13
Despesa
Projeto:
Despesaisolada/
isolada/
Projecto:
Classificação
dede
acordo
comcom
o Vocabulário
Comum:
Classificação
acordo
o Vocabulário
Comum:
14
Caracterização
genérica:
Caracterização
genérica:
15
Parecer
Parecerinicial/
inicial/
Reapreciação:
Reapreciação:
Anexos:
Anexos:
Candidatura
CandidaturaSAMA?
SAMA?
17
Quais?
Quais?
Código
SAMA:
Código
SAMA:
Parecer inicial
Parecer
inicial
Código
NCA:
Código
NCA:
• Campos de resposta para recolha
de informação base do projeto/
despesa. Em particular:
10
• Campo destinado à
identificação dos interlocutores
do Organismo (representante e
responsável).
11
• Campo destinado à
identificação do interlocutor TIC
do Organismo responsável pelo
pedido de projeto/ despesa.
13
• Indicar se a avaliação é
relativa a uma despesa isolada
ou se é parte integrante de um
projeto.
14
• Inserir a classificação da
despesa de acordo com o
Código de Vocabulário
Comum constante no anexo
do Decreto-Lei n.º 107/2012.
15
• Efetuar a caracterização geral
do projeto/ despesa enquanto
enquadramento para permitir o
entendimento da necessidade.
17
• No campo “Candidatura
SAMA” Indica se foi pedida
aprovação SAMA e a respetiva
situação.
• No campo “Código SAMA”
inserir o nº de operação SAMA
(sempre que aplicável).
Validação
Validação
Clique para avançar
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
aaa
9
1. Preenchimento da Informação Base (3/5)
Identificação do projeto/ despesa TIC
Entidades obrigadas
exclusivamente ao cumprimento
do DL 36/2013
Entidades obrigadas ao
cumprimento do DL 107/2013 (e
DL 36/2013, em despesas/
projetos que envolvam uma
componente de software)
Entidades independentes
Setor empresarial público
Estabelecimentos do ensino superior
Administração direta e indireta do estado e outras entidades
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
10
1. Preenchimento da Informação Base (4/5)
Identificação do projeto/ despesa TIC
O objeto de contratação encontra-se em situação de exceção segundo o nº4 ou 5 do Artº 3º do DL 107/2012?
Caso se encontre, selecione as opções corretas.
Urgência imperiosa, ao abrigo da al. c) do n.º 1 do art.º 24 do CCP
Sim
1
Organism o
Sistem a
IGCP
Sistema Integrado de Gestão da Dívida e da Tesouraria do Estado
IGCP
Compensação bancária
IGCP
Cobranças do Estado
DGO
Sistema correspondente à Entidade Contabilística Estado
DGO
Sistema de gestão orçamental
ESPAP
Todos os sistemas
AT
Gestão de canais
AT
Gestão da relação
AT
Gestão de impostos
AT
Gestão aduaneira
AT
Gestão de processos
AT
Controlo de cumprimento
AT
Sistemas de Planeamento e Suporte à Gestão da AT
AT
Sistemas de Suporte ao Negócio da AT
2
RCM n.º 34/2013
RCM n.º 48/2012
Sistema crítico impactado no projeto (de acordo com o RCM n.º 48/2012 ou RCM n.º 34/2013)
Ministério
Sistem a
MAI
Gestão do Recenseamento
Eleitoral
MAI
MJ
2
Sistema de Apuramento dos
Resultados Provisórios das
Eleições
Sistema de Apuramento dos
Resultados Provisórios das
Eleições
• Campo para indicação do caráter de excecionalidade ao abrigo do números 4
ou 5 do Artº 3 do DL 107/2012
1•
Caso seja selecionada a opção “Sim”, é requerida a identificação do motivo
• A opção “Urgência Imperiosa…” obriga a anexação do respetivo despacho
comprovativo
•2 A opção “Sistema crítico impactado no projeto…” obriga a identificação do
sistema em causa a partir da lista de sistemas referida na RCM 48/2012 e na
RCM 34/2013 em complemento da 1ª
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
11
1. Preenchimento da Informação Base (5/5)
Validação e continuação do preenchimento
Informação Base
Dados em Validação
Resultado
Descrição do Erro
Identificação do projeto/ despesa
• Botão para
retornar à folha
de Informação
Base.
• Conjunto de
questões do
formulário em
validação,
separado por
vetor de
informação com
hyperlinks para
cada questão.
Designação
Campo por preencher.
N.º Cabimento Orçamental
Campo por preencher.
Data do Pedido Inicial
Campo por preencher.
Ministério
Campo por preencher.
Organismo
Campos por preencher.
Interlocutor (Organismo)
Dados dos interlocutores por preencher.
Área TIC
Nome da Área TIC por preencher.
Interlocutor (Área TIC)
Dados do Responsável Técnico por preencher.
Despesa agregada
-
Exceção do objeto de
contratação
-
Natureza da despesa
Campo por preencher.
Análise de alternativas à solução
atual
Campo por preencher.
Despesa isolada/ Projeto
Campo por preencher.
Classificação de acordo com o
Vocabulário Comum
Campo por preencher.
Caracterização genérica
Campo por preencher.
Parecer inicial/ Reapreciação
Campo por preencher.
Candidatura SAMA
Campo por preencher.
Anexos
Campo por preencher.
Código NCA
Projeto/ despesa sem código NCA associado.
• Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável.
Resultados possíveis:
• Opção de resposta válida;
• Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do
formulário;
• Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
12
2. Redução Remuneratória (1/2)
Recolha de informação sobre a Redução Remuneratória
Pedido de parecer para celebração / renovação de contrato de prestação de serviços
art.º 75.º da Lei nº 66-B/2012, de 31 de dezembro (LOE 2013) e art.º 3.º da Portaria n.º 16/2013, de 17 de janeiro
• Folhas de suporte à Redução
Remuneratória.
• Informação e preenchimento
semelhante à informação e
preenchimento exigidos pela
DGAEP.
Pedido de celebração / renovação de contrato de prestação de serviços
Ministério
Serviço
a preencher
a utoma ti ca men
te…
a preencher a utoma ti ca mente…
Código SIOE
NIPC
a preencher
a utoma ti ca mente…
Caracterização do pedido
Ti po de pedi do
Nº do(s ) proces s o(s ) a nteri or(es )
(obrigatório)
Des pa cho(s ) SEAP N.º(s )
Moda l i da de contra tua l
(obrigatório)
Outra s pres ta ções de s ervi ços
Ti po de a ti vi da de (obrigatório)
Área de a ti vi da de (obrigatório)
Des cri çã o da a ti vi da de a contra ta r (obrigatório)
• Caracterização do pedido.
a preencher a utoma ti ca mente…
Funda menta çã o da contra ta çã o externa (a us ênci a de s ubordi na çã o jurídi ca /i nconveni ênci a de RJEP) (obrigatório)
Da ta de i níci o
Da ta de fi m
Dura çã o em
di a s
Veri fi ca da a i nexi s tênci a de pes s oa l em SME a pto pa ra o des empenho de funções s ubja centes à pres ente
contra ta çã o
(obrigatório)
(obrigatório)
Valor do contrato anterior (caso tenha existido, com idêntico objeto e ou contraparte)
• Preenchimento da informação
respeitante aos contratos
anteriores (2011 e 2012).
Contra tos
a nteri ores
(obrigatório)
Va l or gl oba l do Uni da de de
contra to
contra ta çã o
Qua nti da de
contra ta da
Va l or
uni tá ri o
N.º de renova ções no a no de
referênci a
Reduçã o no contra to
a nteri or
Obteve pa recer
fa vorá vel ?
Monta nte da reduçã o
a l ca nça da
Reduçã o por a grega çã o/mes mo
pres ta dor/vá ri os contra tos de objeto
di ferente/s oma tóri o a nua l
Sujei to a reduçã o?
se existir
2012
2011
Valor do contrato e redução remuneratória
Va l or gl oba l do novo contra to
(s em IVA)
(obrigatório)
Uni da de de
contra ta çã o
Percentagem (%) Percentagem (%)
de redução
de redução
devida
aplicada
de Projetos e Despesas TIC
Qua nti da de
contra ta da
Modelo de Avaliação
Valor
unitário
13
Valor do contrato anterior (caso tenha existido, com idêntico objeto e ou contraparte)
Contra tos
a nteri ores
(obrigatório)
Va l or gl oba l do Uni da de de
contra to
contra ta çã o
Qua nti da de
contra ta da
Va l or
uni tá ri o
2. Redução Remuneratória (2/2)
2012
Recolha de informação sobre
a Redução Remuneratória
N.º de renova ções no a no de
referênci a
Reduçã o no contra to
a nteri or
Obteve pa recer
fa vorá vel ?
Monta nte da reduçã o
a l ca nça da
Reduçã o por a grega çã o/mes mo
pres ta dor/vá ri os contra tos de objeto
di ferente/s oma tóri o a nua l
Sujei to a reduçã o?
se existir
2011
Valor do contrato e redução remuneratória
• Informação respeitante ao
novo contrato.
Va l or gl oba l do novo contra to
(s em IVA)
Uni da de de
contra ta çã o
(obrigatório)
• Campos a amarelo indicam,
respetivamente:
• Valor unitário do presente
contrato (referente a período
tempo, peça ou outro);
• Os valores referentes aos
diferentes anos apenas são
comparáveis se as unidades de
contratação forem equiparáveis.
• Percentagem (%) de
redução devida, isto é, % de
redução a que o presente
contrato está obrigado;
• Percentagem (%) de
redução aplicada pelo novo
contrato de acordo com os
valores apresentados;
Qua nti da de
contra ta da
Valor
unitário
Percentagem (%) Percentagem (%)
de redução
de redução
devida
aplicada
Reduçã o remunera tóri a nã o a pl i cá vel
Jus ti fi ca çã o
Decl a ra çã o de Ca bi mento
Orça menta l
Jus ti fi ca çã o pa ra va ri a çã o de qua nti da de
(va l or uni tá ri o de referênci a , reduçã o proporci ona l e cá l cul os demons tra ti vos )
(enviar documento por E-mail)
(obrigatório)
Ti po de procedi mento
(códi go dos contra tos públ i cos )
(obrigatório)
Caracterização da contraparte
Identi fi ca çã o
NIF/NIPC
Ti po de enti da de
• Montante da redução
alcançada pelo novo
contrato face ao contrato
anterior.
DGAEP/AMA 2013 - v01.02
Continuar
Informação Base
• Preenchimento da informação
respeitante à contraparte.
• Botão que permite continuar o
preenchimento da informação base
do projeto/ despesa.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
14
3. Categorização da Despesa (1/2)
Aplicação dos critérios de atribuição de Categoria de projeto/ despesa TIC
• Campos de resposta aos
critérios de atribuição de
Categoria:
• Possibilidade de
seleção múltipla
de respostas;
• Seleção unitária de
respostas.
campo “Justificação” a aparecer consoante a
seleção dos objetivos
• Campos de justificação das
opções de resposta, a
preencher nos critérios
“Objetivo”, “Alcance dos
objetivos” e “Impactos
esperados”.
• Botão que permite iniciar a
caracterização do projecto/
despesa, direcionando o
utilizador para as folhas de
Excel respetivas de acordo com
a Categoria atribuída.
• Campo de atribuição
automática da Categoria
do projeto/ despesa.
• Botão que permite abrir a folha
de apoio para validação das
opções de resposta.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
15
3. Categorização da Despesa (2/2)
Validação e continuação do preenchimento
• Botão para
retornar à folha
de Categorização.
• Conjunto de questões do
formulário em validação,
separado por vetor de
informação com hyperlinks
para cada questão.
• Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do
erro, quando aplicável. Resultados possíveis:
• Opção de resposta válida;
• Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não
inviabilizam a finalização do formulário;
• Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para
finalização do formulário.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
16
4. Alinhamento Estratégico (1/6)
Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com os Objetivos do
Organismo
• Designação dos respetivos
indicadores e metas para os
quais o projeto/ despesa
contribui,
• Tabelas para evidenciação do
grau de contribuição do
projeto/ despesa para o
cumprimento dos Objetivos
do Organismo:
• Objetivos Estratégicos
• Objetivos Operacionais
• Objetivos de Evolução
Futura
Apenas solicitado no caso do
projeto/ despesa contribuir para
algum objetivo.
• Avaliação do grau de
contribuição para o alcance da
Meta.
• No que concerne aos
“Objetivos de Evolução
Futura” apenas será solicitada
a indicação do impacto do
projeto/ despesa nos objetivos
no caso da Organização ter
sido objeto de um Plano
Estratégico TIC.
• Campo para inserção de
comentários e justificações
sobre a contribuição do
projeto/ despesa para a meta
definida para o objetivo/
indicador (campo existente em
todos os tipos de objetivos).
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
17
4. Alinhamento Estratégico (2/6)
Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com os Objetivos do Ministério
• Tabela para evidenciação do grau de
contribuição do projeto/ despesa para o
cumprimento dos Objetivos
Específicos/ Plano Setorial do
Ministério e dos respetivos
indicadores e metas, e avaliação do
grau de contribuição para o alcance
da Meta.
• No caso do projeto/ despesa não
contribuir para nenhum objetivo,
selecionar “Não aplicável” na 1ª
linha da tabela.
• Campo para inserção de comentários e
justificações sobre a contribuição do
projeto/ despesa para a meta.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• No campo “Objetivos/
Indicadores” deverão ser
inseridos os objetivos
específicos do ministério e os
respetivos indicadores para os
quais o projeto/ despesa
contribui, bem como as
respetivas “Metas” e “Grau de
contribuição”.
18
4. Alinhamento Estratégico (3/6)
Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com os Objetivos do
Administração Pública (1/2)
• Campo para inserção de
comentários e justificações
sobre a contribuição do projeto/
despesa para as Grandes
Opções do Plano.
• Tabelas para avaliação do
grau de contribuição do
projeto/ despesa para as
Grandes Opções do Plano de
2010-2013 e de 2012-2015.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
19
4. Alinhamento Estratégico (4/6)
Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com os Objetivos do
Administração Pública (2/2)
• Tabela para avaliação do grau
de contribuição do projeto/
despesa para o alcance das
Metas definidas para os
objetivos/ indicadores do Mapa
estratégico para a Função
Informática da AP.
• Campo para descrição da
contribuição do projeto/
despesa para a meta definida
para o objetivo/ indicador.
• Campo para descrição da
previsão de publicação da
informação de negócio no
portal dados.gov.
• Campo para indicar se está
prevista e estruturada a
publicação da informação de
negócio gerada a partir da
utilização objeto de
contratação no portal
dados.gov.pt.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
20
4. Alinhamento Estratégico (5/6)
Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com as normas e guidelines
TIC de referência
Alinhamento Tecnológico
Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência
Alinhamento com a Medida 2 da RCM nº 12/2012 - Racionalização, organização e
gestão da função informática
Despesas/ projetos neste âmbito devem visar a racionalização da gestão informática ou a
centralização da função informática num único organismo no Ministério.
Alinhamento com a Medida 7da RCM nº 12/2012 Racionalização de comunicações
Despesas/ projetos em comunicações devem tender à centralização de contratos por
Ministério, tanto nas vertentes de voz como de dados.
Alinhamento com a Medida 8 da RCM nº12/2012 - Racionalização dos centros de
dados
Despesas/ projetos neste âmbito devem ser implementados como 1ª prioridade na cloud
computing da AP (nota: apenas os sistemas de segurança nacional poderão ser alojados
internamente, num datacenter único do Ministério).
Alinhamento com a Medida 10 da RCM nº12/2012 - Medidas de racionalização
transversais potenciadas pelas TIC
• Campos para avaliar o grau de
alinhamento do projeto/
despesa com as normas e
guidelines TIC de referência.
Despesas/ projetos com ERP’s na área financeira, RH ou de Avaliação de Desempenho,
requerem a apresentação de relatório de análise da ESPAP no sentido de comprovar que
essa solução é mais vantajosa do que as soluções partilhadas disponibilizadas pela
ESPAP (Gerfip, Gerhup e Geadap).
Alinhamento com a Medida 11 da RCM nº12/2012 - Interoperabilidade Na
Administração Pública
Despesas/ projetos relativos ao desenvolvimento de interfaces com sistemas de outros
organismos públicos, troca de SMS com outros organismos da AP ou cidadãos,
mecanismos de pagamentos multicanal, deverão como 1ª prioridade utilizar as
funcionalidades da iAP. (plataforma de interoperabilidade da AP).
Alinhamento com a Medida 12 da RCM nº12/2012 - Autenticação e assinatura
eletrónicas na Administração Pública
Despesas/ projetos de sistemas que requeiram autenticação e identificação eletrónica
deverão estar assentes obrigatoriamente num dos seguintes sistemas: Cartão de
Cidadão, Fornecedor de Autenticação da AP e Sistema de Certificação de Atributos
Profissionais do Cartão de Cidadão.
Alinhamento com a Medida 13 da RCM nº12/2012 - Racionalização da prestação
de serviços públicos por meios eletrónicos
• Campo para inserção de
comentários e justificações
sobre o alinhamento do
projeto/ despesa com as
normas e guidelines TIC de
referência.
Despesas/ projetos relativos à prestação de serviços públicos por meios eletrónicos,
sempre que se trate de desenvolvimento de portais, ou a prestação de serviços
relacionados com pagamentos ou SMS.
• Botão que permite abrir a folha
de apoio para validação das
opções de resposta.
Alinhamento com a Medida 14 da RCM nº12/2012 - Racionalização das TIC e
modernização administrativa dentro dos organismos públicos
Proibição de circulação de papel e centralização de serviços de impressão (sempre que a
aquisição respeite a equipamentos de impressão ou serviços associados, deverá ser
assegurado o cumprimento do rácio de até uma impressora por 25 funcionários).
Alinhamento com a Medida 15 da RCM nº12/2012 - Central eletrónica de Arquivo
do Estado
Visa a deslocalização dos diferentes arquivos em papel das várias instituições públicas
para uma única localização numa zona de baixo custo imobiliário. Esta deslocalização
seria acompanhada da digitalização do arquivo em formato digital, tornando o seu acesso
fácil, imediato e de baixo custo.
• Botão que permite avançar
para a caracterização na
vertente de Valor Económico,
abrindo a folha de Excel
respetiva de acordo com a
Categoria atribuída.
Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/2012 - Cloud Computing na
Administração Pública
Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops
deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP.
Demonstração do cumprimento do RNID – Regulamento Nacional de
Interoperabilidade Digital (Normas Abertas)
Obrigatoriedade de utilização do leque de formatos especificados no âmbito das Normas
abertas da AP (Lei n.º 36/2011)?
Descrição/ Comentários
Validação
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
Clique para avançar
21
4. Alinhamento Estratégico (6/6)
Validação e continuação do preenchimento
• Botão para
retornar à folha
de Alinhamento
Estratégico.
• Conjunto de
questões do
formulário em
validação,
separado por
vetor de
informação com
hyperlinks para
cada questão.
• Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do
erro, quando aplicável. Resultados possíveis:
• Opção de resposta válida;
• Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não
inviabilizam a finalização do formulário;
• Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para
finalização do formulário.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
22
5. Valor Económico – TCO (1/8)
Recolha de informação sobre o Total Cost of Ownership (TCO: apenas para as naturezas de
despesa “Aquisição de Software”; “Renovação de Licenciamento de Software” e “Projetos de
Consultoria TIC” nos casos em que envolva uma componente de software)
• Instruções:
• Instruções de apoio ao cálculo
do TCO;
• Apenas deverão ser
preenchidos os campos do
TCO assinalados a cinzento.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
23
5. Valor Económico – TCO (2/8)
Recolha de informação sobre o Total Cost of Ownership
Análise de Custo entre Softwares
Custos com Software proprietário
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource)
Grupo
Lote
• Campos para
identificação do
software em análise
Part Number
Part Number integrante do acordo quadro?
Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS)
• Informação referente à
fórmula de cálculo do
Custo com
Licenciamento
• Valor referente ao
custo total de
aquisição
(correspondente ao
valor do procedimento
aquisitivo)
Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do
software)
Categoria (definidas em catálogo)
Modelo de aquisição (tipo de contrato)
(a)
Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de
licenças necessárias)
(b)
Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por
utilizador] (valor anual proposto caso exista )
(c)
Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor
anual proposto caso exista)
(d)
Preço da instalação por unidade de licenciamento (preencher quando
aplicável)
(e)
Preço para o Estado da licença por CPU [ou por CORE ou por utilizador]
(multiplicar pelo n.º de unidades de licenciamento)
(f)
Preço para o Estado da licença por CAL
(a)*[(b)+(c)+(d)] ou
(a)*[(c)+(d)+(e)+(f)]
Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela
quantidade)
• Campos para
indicação da
quantidade de
licenças requeridas
0,00 EUR
Custo indireto de licenciamento (pré requisitos de software quando aplicável)
Custo de investimento em novo hardware
Custo unitário de serviços de instalação e configuração (valor hora)
• Valor referente à soma
dos custos de
operação
Custo de serviços de instalação e configuração (mutliplicar o custo unitário
pelo esforço total )
Custo de formação
Custo de aquisição (investimento)
0,00 EUR
Custo de serviços de manutenção e apoio técnico para 4 anos
Custos das atualizações para 4 anos
Custo de manutenção do hardware para 4 anos
Outros custos com serviços
Custo de operação (funcionamento)
0,00 EUR
TCO total a 4 anos
0,00 EUR
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• Campos para cálculo
dos custos, repartidos
entre custos de
aquisição e operação,
com rúbricas
detalhadas de custo.
• Os campos
assinalados a
branco são de
cálculo automático.
24
5. Valor Económico – TCO (3/8)
Recolha de informação sobre o Total Cost of Ownership
Custos com Opensource
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software proprietário)
• Campos para
identificação do
software em análise
Alternativa open source (preenchimento obrigatório - nome do software)
Fornecedor consultado
(g)
Quantidade (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias ou
subscrições necessárias)
• Campos para
indicação da
quantidade de
licenças requeridas
Custo unitário de licenciamento ou subscrição (preenchimento obrigatório)
(h)
(g)*(h)
Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela
quantidade)
0,00 EUR
Custo indireto de licenciamento (pré requisitos de software quando aplicável)
Custo de investimento em novo hardware
Custo unitário de serviços de instalação e configuração (valor hora)
Custo de serviços de instalação e configuração (mutliplicar o custo unitário
pelo esforço total )
Custo de formação
Custo de aquisição (investimento)
0,00 EUR
Custo de serviços de manutenção e apoio técnico para 4 anos
• Informação referente
à fórmula de cálculo
do Custo com
Licenciamento
Custos das atualizações para 4 anos
Custo de manutenção do hardware para 4 anos
Outros custos com serviços
Custo de operação (funcionamento)
0,00 EUR
TCO total a 4 anos
0,00 EUR
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• Campos para cálculo
dos custos, repartidos
entre custos de
aquisição e operação,
com rúbricas
detalhadas de custo.
• Os campos
assinalados a
branco são de
cálculo automático.
25
5. Valor Económico – TCO (4/8)
Validação e continuação ou finalização do preenchimento
• Botão para continuar o preenchimento do formulário no caso da entidade se
encontrar obrigada ao cumprimento do DL 107/2012 (no caso de se tratar de um dos
seguintes tipos de organismo: Outra entidade da Administração Direta, Administração
Indireta ou Setor Empresarial do Estado).
• Botão para validar e finalizar o formulário no caso da entidade não se encontrar
obrigada ao cumprimento do DL 107/2012 (no caso de se tratar de um dos seguintes
tipos de organismo: Empresas do Setor Empresarial de produção de bens e serviços
mercantis em regime de concorrência; Entidades administrativas independentes ou
Estabelecimentos de Ensino Superior).
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• Para os part numbers indicados
existe uma categoria de subprodutos
Microsoft que deverá ser selecionada.
26
5. Valor Económico – TCO (5/8)
Validação e continuação ou finalização do preenchimento
• Impedimento de continuidade dado o incorreto preenchimento da folha do TCO. Justificações mais frequentes:
Custos com Software proprietário
Custos com Software proprietário
1
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource)
Grupo
A
Lote
Lote 20 – Software de Desenvolvimento
de Aplicações de Desktop (Linux/ Unix)
Part Number
228-04528
Part Number integrante do acordo quadro?
Sim
1
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource)
Grupo
A
Lote
Lote 20 – Software de Desenvolvimento
de Aplicações de Desktop (Linux/ Unix)
Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS)
Part Number
228-04528
Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do
software)
Part Number integrante do acordo quadro?
Sim
Software Desenvolvimento Linux
Categoria (definidas em catálogo)
aa
Modelo de aquisição (tipo de contrato)
Select Plus
Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de
licenças necessárias)
Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS)
20
Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por
utilizador] (valor anual proposto caso exista )
100,00 EUR
Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor
anual proposto caso exista)
157,50 EUR
Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do
software)
Software Desenvolvimento Linux
Categoria (definidas em catálogo)
aa
Modelo de aquisição (tipo de contrato)
Select Plus
Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de
licenças necessárias)
Preço da instalação por unidade de licenciamento (preencher quando
aplicável)
Preço para o Estado da licença por CPU [ou por CORE ou por utilizador]
(multiplicar pelo n.º de unidades de licenciamento)
Preço para o Estado da licença por CAL
Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela
quantidade)
655,50 EUR
220
• Caso o modelo de aquisição seja “Select Plus” a
quantidade máxima aceite é de 149 unidades.
100,00 EUR
23.410,00 EUR
• Preenchimento
manual de células
pintadas a branco
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
27
5. Valor Económico – TCO (6/8)
Validação e continuação ou finalização do preenchimento
• Impedimento de continuidade dado o incorreto preenchimento da folha do TCO. Justificações mais frequentes:
Custos com Software proprietário
1
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource)
Grupo
A
Lote
Lote 20 – Software de Desenvolvimento
de Aplicações de Desktop (Linux/ Unix)
Part Number
228-04528
Part Number integrante do acordo quadro?
Sim
• Para lotes inferiores ao Lote 24 ou modelos de
aquisição Enterprise agreement é obrigatório
indicar o Preço Unitário de Renovação de Licença
ou Assistência pós-venda.
Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS)
Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do
software)
Software Desenvolvimento Linux
Custos com Opensource
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software proprietário)
Alternativa open source (preenchimento obrigatório - nome do software)
Fornecedor consultado
Custos com Software proprietário
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource)
Grupo
Lote
Lote 4 – Segurança de Desktop
(Windows)
Part Number
A07-54321
Part Number integrante do acordo quadro?
Sim
Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS)
Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do
software)
Categoria (definidas em catálogo)
Modelo de aquisição (tipo de contrato)
• Indicação de ausência de indicação da alternativa
open source ao software proprietário indicado
Enterprise agreement
Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de
licenças necessárias)
Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por
utilizador] (valor anual proposto caso exista )
Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor
anual proposto caso exista)
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
28
5. Valor Económico – TCO (7/8)
Validação e continuação ou finalização do preenchimento
•! Alertas resultantes da indicação de valores que superam os valores unitários de referência para a AP relativos a um determinado
part number.
Custos com Software proprietário
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource)
Grupo
Lote
Lote 4 – Segurança de Desktop
(Windows)
Part Number
A07-54321
Part Number integrante do acordo quadro?
Sim
Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS)
Core CAL + SQLCAL
Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do
software)
Windows xpto
Categoria (definidas em catálogo)
wxpto
Modelo de aquisição (tipo de contrato)
Enterprise agreement
Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de
licenças necessárias)
20
Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por
utilizador] (valor anual proposto caso exista )
99,50 EUR
Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor
anual proposto caso exista)
85,00 EUR
Preço da instalação por unidade de licenciamento (preencher quando
aplicável)
Preço para o Estado da licença por CPU [ou por CORE ou por utilizador]
(multiplicar pelo n.º de unidades de licenciamento)
Preço para o Estado da licença por CAL
Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela
quantidade)
3.690,00 EUR
• Proceder à revisão dos valores que se pretendem
alterar e avançar no fluxo de preenchimento do
formulário
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
29
5. Valor Económico – TCO (8/8)
Gravação e submissão do formulário
•! Garantir que o ficheiro é gravado
com permissão para macro excel –
extensão .xlsm
•! Garantir que o nome do ficheiro
mantém o prefixo “Mapa TCO de
Software”
•! Após gravar o ficheiro abrir-se-á
automaticamente o portal da AMA
para submissão do mesmo
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
30
5. Valor Económico – Gate 1 (1/3)
Recolha de informação sobre valor económico (Gate 1: apenas para a categoria OP – Outros
Projetos)
• Campo para inserção de
comentários e justificações
sobre as opções de
resposta
• Indicação da “Data de
início” e da “Duração
(meses)”.
• Botões que permitem
adicionar itens de
benefícios não
financeiros (máximo de 5
itens adicionais).
• Campos para cálculo dos
custos, repartidos entre
custos de aquisição e
operação, sem detalhe
adicional.
• Os campos assinalados
a branco são de cálculo
automático.
• Campos para cálculo dos
benefícios financeiros,
sem detalhe adicional.
• Os campos assinalados
a branco são de cálculo
automático.
• Campo para indicação da
taxa de custo de capital
considerada no cálculo do
Valor Atual, se aplicável.
• Botão que permite abrir a
folha de apoio para
validação das opções de
resposta.
• Campos para avaliação dos benefícios
não financeiros, considerando o impacto
para os colaboradores e cidadãos.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• Botão que permite avançar para a
caracterização na vertente de Risco,
abrindo a folha de Excel respetiva.
31
5. Valor Económico – Gate 1 (2/3)
Validação e submissão (1/2)
• Botão para
retornar à folha
de Valor
Económico –
Gate 1.
• Conjunto de
questões do
formulário em
validação,
separado por
vetor de
informação com
hyperlinks para
cada questão.
• Campos com o resultado da validação das opções de
resposta e descrição do erro, quando aplicável.
Resultados possíveis:
• Opção de resposta válida;
• Opção de resposta válida, mas com alertas
associados que não inviabilizam a finalização do
formulário;
• Opção de resposta não válida, com necessidade
de reformulação para finalização do formulário.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• Botão de reencaminhamento para o botão de
“Validar e Finalizar Formulário”:
• Se a totalidade das opções de resposta for
válida, será solicitada a gravação do
ficheiro (no formato .xlsm) e aberto o
portal online para submissão do pedido.
•! Nota: o template do Termo de
Responsabilidade (disponível no portal
online) deverá estar gravado na mesma
pasta do Formulário.
32
5. Valor Económico – Gate 1 (3/3)
Validação e submissão (2/2)
•! Garantir que o ficheiro é gravado
com permissão para macro excel –
extensão .xlsm
•! Garantir que o nome do ficheiro
mantém o prefixo “Formulario”
•! Após gravar o ficheiro abrir-se-á
automaticamente o portal da AMA
para submissão do mesmo
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
33
5. Valor Económico – Gate 2 (1/3)
Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 2)
• Indicação da “Data de
início” e da “Duração
(meses)”.
• Botões que permitem
adicionar itens de
custos de aquisição
e operação (máximo
de 5 itens adicionais).
• Campos para cálculo
dos custos, repartidos
entre custos de
aquisição e operação,
com rúbricas
detalhadas de custo.
• Os campos
assinalados a
branco são de
cálculo automático.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
34
5. Valor Económico – Gate 2 (2/3)
Recolha de informação sobre benefícios financeiros e não financeiros (Gate 2)
• Botões que permitem
adicionar itens de
benefícios
financeiros e não
financeiros (máximo
de 5 itens adicionais).
• Campos para cálculo
dos benefícios
financeiros, com
rúbricas detalhadas
de benefícios.
• Os campos
assinalados a
branco são de
cálculo automático.
• Campo para indicação da taxa
de taxa de custo de capital
considerada no cálculo do Valor
Atual, se aplicável.
• Campo para inserção
de comentários e
justificações sobre as
opções de resposta
• Botão que permite
abrir a folha de apoio
para validação das
opções de resposta.
• Campos para avaliação dos
benefícios não financeiros,
mediante o impacto para os
colaboradores e cidadãos.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• Botão que permite avançar para
a caracterização na vertente de
Risco, abrindo a folha de Excel
respectiva.
35
5. Valor Económico – Gate 2 (3/3)
Validação e continuação do preenchimento
• Botão para
retornar à folha
de Valor
Económico –
Gate 2.
• Conjunto de
questões do
formulário em
validação,
separado por
vetor de
informação com
hyperlinks para
cada questão.
• Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do
erro, quando aplicável. Resultados possíveis:
• Opção de resposta válida;
• Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não
inviabilizam a finalização do formulário;
• Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para
finalização do formulário.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
36
5. Valor Económico – Gate 3 (1/4)
Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 3)
• Indicação da “Data de
início” e da “Duração
(meses)”.
• Botões que permitem
adicionar perfis
necessários de recursos
internos e externos
(máximo de 8 perfis
adicionais).
• Campos para indicação
das necessidades de
FTEs – Recursos Internos,
na vertente de Aquisição e
Operação, para posterior
cálculo dos custos
associados.
• Campos para indicação das necessidades de FTEs – Recursos
Externos, para posterior cálculo dos custos associados a Serviços.
• Na vertente de Aquisição, o custo do serviço deverá ser o custo
total; na Operação, deverá ser o custo anual;
• Caso não exista detalhe sobre o perfil, colocar "Generalista".
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
37
5. Valor Económico – Gate 3 (2/4)
Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 3)
• Botões que permitem
adicionar ou remover
itens de custos de
aquisição e operação
(máximo de 5 itens
adicionais).
• Campos para cálculo dos
custos, repartidos entre
custos de aquisição e
operação, com rúbricas
detalhadas de custo e
campos de cálculo em
separado.
• Os campos assinalados
a branco são de cálculo
automático.
• Campo para inserção
de comentários e
justificações sobre
as opções de
resposta
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
38
5. Valor Económico – Gate 3 (3/4)
Recolha de informação sobre benefícios financeiros e não financeiros (Gate 3)
• Botões que permitem
adicionar itens de
benefícios financeiros e
não financeiros (máximo
de 5 itens adicionais).
• Campos para cálculo dos
benefícios financeiros,
com rúbricas detalhadas
de benefícios e campos
de cálculo em separado.
• Os campos assinalados
a branco são de cálculo
automático.
• Campos para avaliação
dos benefícios não
financeiros, mediante o
impacto para os
colaboradores e cidadãos.
• Campo para inserção
de comentários e
justificações sobre
as opções de
resposta
• Botão que permite abrir a
folha de apoio para
validação das opções de
resposta.
• Campo para indicação da
taxa de custo de capital
considerada no cálculo do
Valor Atual, se aplicável.
• Botão que permite avançar
para a caracterização na
vertente de Risco, abrindo
a folha de Excel respetiva.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
39
5. Valor Económico – Gate 3 (4/4)
Validação e continuação do preenchimento
• Botão para
retornar à folha
de Valor
Económico –
Gate 3.
• Conjunto de
questões do
formulário em
validação,
separado por
vetor de
informação com
hyperlinks para
cada questão.
• Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do
erro, quando aplicável. Resultados possíveis:
• Opção de resposta válida;
• Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não
inviabilizam a finalização do formulário;
• Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para
finalização do formulário.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
40
6. Risco (1/4)
Recolha de informação sobre risco organizacional e tecnológico
• Campos para avaliação
do risco organizacional,
inerente ao projeto/
despesa.
• Tabela para aferição da
relação com outros
projetos/ despesas.
• No caso de não
existirem projetos/
despesas
relacionadas, deixar
os campos em branco.
• Botões que permitem
adicionar projectos
(máximo de 5 itens
adicionais).
• Campos para avaliação
do risco tecnológico
inerente ao projecto/
despesa.
• Campo para inserção de
comentários e
justificações sobre as
opções de resposta
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
41
6. Risco (2/4)
Recolha de informação sobre risco de implementação/ instalação
• Campos para avaliação
do risco de
implementação/
instalação inerente ao
projeto/ despesa.
• Botão que permite abrir
a folha de apoio para
validação das opções
de resposta.
• Campo para inserção de
comentários e
justificações sobre as
opções de resposta
• Botão que permite
avançar para a
finalização do
formulário, abrindo a
folha de “Validação”.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
42
6. Risco (3/4)
Validação e submissão (1/2)
• Botão para
retornar à folha
de Risco.
• Conjunto de
questões do
formulário em
validação,
separado por
vetor de
informação com
hyperlinks para
cada questão.
• Campos com o resultado da validação
das opções de resposta e descrição do
erro, quando aplicável. Resultados
possíveis:
• Opção de resposta válida;
• Opção de resposta válida, mas
com alertas associados que não
inviabilizam a finalização do
formulário;
• Opção de resposta não válida,
com necessidade de reformulação
para finalização do formulário.
• Botão de reencaminhamento para o botão de
“Validar e Finalizar Formulário”:
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
• Se a totalidade das opções de resposta for
válida, será solicitada a gravação do
ficheiro (no formato .xlsm) e aberto o
portal online para submissão do pedido.
•! Nota: o template do Termo de
Responsabilidade (disponível no portal
online) deverá estar gravado na mesma
pasta do Formulário.
43
6. Risco (4/4)
Validação e submissão (2/2)
•! Garantir que o ficheiro é gravado
com permissão para macro excel –
extensão .xlsm
•! Garantir que o nome do ficheiro
mantém o prefixo “Formulario”
•! Após gravar o ficheiro abrir-se-á
automaticamente o portal da AMA
para submissão do mesmo
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
44
Índice
1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e
Despesas TIC
3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
Anexos
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
45
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (1/11)
Identificação prévia da Entidade/ Organismo:
Administração direta e indireta do estado e outras entidades
Identificação do projeto/ despesa
Designação:
Ministério:
• Exemplo de caracterização
genérica da despesa/ projeto –
enfoque na justificação da
necessidade para facilitação
do correto entendimento por
parte do avaliador.
N.º Cabimento Orçamental:
Manutenção Evolutiva e Governação/PISITI
(1/3)
Natureza da despesa:
-
Serviços
Comentários
Observações
Não aplicável
Valor do
contrato
anterior (se
aplicável)
Despesa isolada
Classificação de acordo com o Vocabulário Comum:
Caracterização genérica:
+
Presidência do Conselho de Ministros
Nos casos de manutenção
corretiva (ex. reparação) ou Sim, a presente despesa
configura alternativa à solução
renovação de software,
foram analisadas alternativa atual
à solução atual?
Despesa isolada/ Projeto:
#
data
Data do Pedido Inicial:
72XXXXXX -Y — Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio
CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS PARA APOIO À MANUTENÇÃO EVOLUTIVA E GOVERNAÇÃO DO PORTEFÓLIO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DA AMA.
AMA tem necessidade de garantir a capacidade de manutenção da qualidade dos seguintes sistemas de informação, assegurando os respectivos níveis de
serviço contratualizados junto das entidades clientes (internas ou externas) e a sua integração harmoniosa com sistemas de informação estratégicos em
desenvolvimento. Não dispondo de recursos próprios especializados em número suficiente, surge, assim, como necessária a contratação de serviços de
manutenção de software e de serviços de consultoria funcional capazes de suprir estas necessidades.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
46
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (2/11)
Da ta de i níci o
01-01-2013
Da ta de fi m
31-12-2013
Vi gênci a do
contra to em
di a s
Dura çã o em
di a s
Veri fi ca da a i nexi s tênci a de pes s oa l em SME a pto pa ra o des empenho de funções s ubja centes à pres ente
contra taçã o
(obrigatório)
(obrigatório)
364
254
Valor do contrato anterior (caso tenha existido, com idêntico objeto e ou contraparte)
Contra tos
a nteri ores
(obrigatório)
Va l or gl oba l do Uni da de de
contra to
contra taçã o
Qua ntida de
contra tada
Va l or
uni tári o
N.º de renova ções no a no de
referênci a
16.250,00 €
0
Obteve pa recer
fa vorá vel ?
Reduçã o no contra to
(enviar documento por Sujei to a reduçã o?
a nteri or
E-mail)
(obrigatório)
se existir
• Aplicação da redução
remuneratória a uma
determinada despesa/ projeto.
• Informação respeitante aos
contratos anteriores e ao
contrato atual.
2012
Si m
195.000,00 €
Mês .Homem
12
Nã o
Nã o
Si m
2011
Valor do contrato e redução remuneratória
Va l or gl oba l do novo contra to
(s em IVA)
(obrigatório)
Uni da de de
contra taçã o
Qua ntida de
contra tada
175.296,00 € Mês .Homem
12
Valor
unitário
Percentagem (%) Percentagem (%)
de redução
de redução
devida
aplicada
14.608,00 €
10,00%
10,10%
Reduçã o remunera tóri a nã o a pl i cá vel
Montante da reduçã o
a l ca nça da
Reduçã o por a grega çã o/mes mo
pres tador/vá ri os contra tos de objeto
di ferente/s oma tóri o a nua l
19.704 €
19.704,00 €
Jus tifi ca çã o
Decl a ra çã o de Ca bi mento
Orça mental
Jus tifi ca çã o pa ra va ri a çã o de qua ntida de
(va l or uni tári o de referênci a , reduçã o proporci ona l e cá l cul os demons tra tivos )
(enviar documento por E-mail)
(obrigatório)
Si m
Reduçã o proporci ona l
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
47
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (3/11)
• Categorização típica de um despesa
de manutenção aplicacional:
• Objetivo - Manutenção do
Negócio
• Alcance dos objetivos - Imediato
• Impactos esperados - Transversal
à AP (neste caso concreto).
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
48
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (4/11)
Objectivos do Organismo
• Nem sempre uma despesa de
manutenção contribui para o
cumprimento de objetivos
estratégicos definidos pelo
organismo. No caso concreto de
um serviço de manutenção
evolutiva, existe por norma uma
finalidade de evolução mais ou
menos significativa face ao ponto
de partida, pelo que poderá
existir contribuição direta para os
objetivos estratégicos do
organismo.
• É de importância vital a
justificação sucinta da
justificação da contribuição da
despesa em causa para o
cumprimento dos indicadores
descritos anteriormente para uma
boa compreensão por parte do
avaliador.
Objectivos Estratégicos
O projecto/ despesa contribui para objectivos estratégicos do Organismo?
Sim
Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos estratégicos para os quais contribui:
Objectivos / Indicadores
Meta
Grau de contribuição
Melhorar a qualidade da distribuição de serviços públicos
Acréscimo da qualidade percepcionada pelos Clientes (internos e externos)
> 80%
Total
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
Descrição/ Comentários
Estão previstas evoluções nos sistemas operacionais geridos no âmbito do serviço objecto de pedido de parecer prévio, cuja consecução
permitirá melhorar a Usabilidade dos sistemas e os tempos de resolução de pedidos, contribuindo desta forma para o indicador referido e
conforme dados da avaliação da qualidade de serviço regularmente realizada pela organismo.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
49
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (5/11)
Objectivos do Organismo
• Sempre que a necessidade de
adquirir um serviço de
manutenção aplicacional
evolutiva tenha sido prevista pelo
organismo, esta despesa deverá
inequivocamente contribuir para
o cumprimento dos objetivos e
indicadores operacionais. Caso
contrário significará que a
despesa em nada se enquadra
na operativa atual do organismo
ou que os objetivos e indicadores
estão desajustados da realidade
atual do organismo.
• Justificação do racional utilizado
para as estimativas avançadas
fazendo-se referência p.e. ao
Plano de Atividades do
Organismo (que para esse efeito
se deverá anexar).
Objectivos Operacionais
O projecto/ despesa contribui para objectivos operacionais do Organismo?
Sim
Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos operacionais para os quais contribui:
Objectivos / Indicadores
Grau de contribuição
Meta
Disponibilizar a nova versão dos Portais do Cidadão e da Empresa e a plataforma de suporte ao atendimento e relacionamento Multicanal com
a AP
Nº pilotos em modo multicanal (SAM e RES)
Data de disponibilização de componentes da Plataforma Multicanal integradas com CRM
Disponibilização do caderno de encargos para contratação dos respetivos serviços
5
Parcial
Mar-12
Total
CE
Total
10
Significativa
Disponibilizar mais serviços nos Portais do Cidadão e da Empresa
Nº de serviços
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
Descrição/ Comentários
Contribuição para os indicadores operacionais, conforme descrito no Plano anual de Actividades do organismo para 2012 que se anexa.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
50
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (6/11)
• Face à tipologia de despesa
(manutenção) considera-se não
haver contribuição para os
objetivos específicos do
Ministério.
Objectivos do Ministério
Objectivos Específicos
O projecto/ despesa contribui para objectivos específicos do Ministério?
Não
Objectivos da Administração Pública
• Indicação da contribuição para os
objetivos da Administração
Pública e respetiva justificação.
Obrigatoriedade publicação dados.gov
Está previsto que a informação de negócio gerada a partir da utilização do projecto/
despesa seja publicada no portal dados.gov?
Sim, e já se encontra especificado
Descrição/ Comentários
Foram criados os interfaces para publicação da informação relativa aos organismos utilizadores do serviço Gateway SMS da iAP e do
respectivo nº de utilizadores registados.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
51
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (7/11)
• Tipicamente, uma despesa de
manutenção deve estar
alinhada com as seguintes
normas e guidelines TIC de
referência.
Alinhamento Tecnológico
Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência
Alinhamento com a Medida 11 da RCM nº12/2012 - Interoperabilidade Na
Administração Pública
Despesas/ projetos relativos ao desenvolvimento de interfaces com sistemas de outros
organismos públicos, troca de SMS com outros organismos da AP ou cidadãos,
mecanismos de pagamentos multicanal, deverão como 1ª prioridade utilizar as
funcionalidades da iAP. (plataforma de interoperabilidade da AP).
Sim
Alinhamento com a Medida 12 da RCM nº12/2012 - Autenticação e assinatura
eletrónicas na Administração Pública
• A fundamentação do grau de
alinhamento tecnológico deverá
constar no respetivo caderno de
encargos ou, caso este não
exista, num outro documento que
o comprove (Memória Descritiva;
NCA; outro).
Despesas/ projetos de sistemas que requeiram autenticação e identificação eletrónica
deverão estar assentes obrigatoriamente num dos seguintes sistemas: Cartão de
Cidadão, Fornecedor de Autenticação da AP e Sistema de Certificação de Atributos
Profissionais do Cartão de Cidadão.
Alinhamento com a Medida 15 da RCM nº12/2012 - Central eletrónica de Arquivo
do Estado
Sim
Sim
Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/2012 - Cloud Computing na
Administração Pública
Não
Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops
deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP.
Descrição/ Comentários
A fundamentação das respostas dadas encontra-se especificada no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação
pretendido, que se anexa.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
52
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (8/11)
Custos
Data início (dd-mm-aaaa)
data
• Identificação dos custos globais de aquisição
consoante as necessidades intrínsecas à
despesa apresentada.
• É imperativo que sejam discriminados os custos
para comparação com valores de referência.
6
Duração (meses)
Necessidades de Recursos Internos
Perfil
Custo/ m ês
Alocação m ensal (%)
Aquisição (instalação/ implementação)
2.500,00 €
Coordenador Técnico
20%
Operação
• Identificação discriminada de todos os
custos de operação que a despesa implica
para os 3 anos subsequentes.
• Justificação do racional utilizado para todos
os custos de operação identificados.
Necessidades de Recursos Externos
Serviço
Custo do serviço, por
perfil
Perfil
Esforço hH
(custo total)
Aquisição (instalação/ implementação)
Estudos/ Consultoria
Gestor de Projecto
22.176,00 €
528,00
Estudos/ Consultoria
Consultor Tecnológico
84.480,00 €
4224,00
Estudos/ Consultoria
Arquitecto
26.400,00 €
1056,00
Estudos/ Consultoria
Consultor Estratégico
42.240,00 €
1056,00
Repartição temporal
(custo anual)
Operação
Indique os custos incrementais e a sua repartição temporal (em €):
Custo de Aquisição (Investimento)
Custos Globais de Aquisição
Total
Hardware
Comunicações
Software
Serviços
Trabalhos especializados (e.g.,
instalação)
Recursos
€
175.296
€
-
€
-
Outros
€
175.296
Recursos
€
175.296
Ano 2
Ano 3
Total
Hardware
Comunicações
-
€
300
300
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Software
Serviços
Trabalhos especializados (e.g.,
manutenção)
Recursos
€
€
Outros
Estudos/ Consultoria
€
-
€
-
€
-
€
-
Recursos
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Outros
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Outros
€
-
Recursos internos
€
-
€
-
Instalações físicas
€
1.500
€
-
€
3.000
€
1.800
€
-
€
-
€
1.800
€
1.800
€
-
€
-
€
180.096
Outros
Recursos internos
Ano 1
Recursos
Outros
Recursos
Custo de Operação (3 períodos)
Formação
Estudos/ Consultoria
Formação
-
Custo de Operação (Funcionamento)
+
€
-
€
-
Deslocações/ alojamento
Sub-total
Instalações físicas
+
Deslocações/ alojamento
-
Custos Totais
€
178.296
€
-
€
1.500
Descrição/ Comentários
Sub-total
(exclui Custos Internos)
Sub-total
(inclui Custos Internos)
€
175.296
€
178.296
Necessidade de ocupação de uma sala durante o período de tempo do projeto - estimada em 250€ por mês.
Alocação de 1 FTE a 20% do tempo para coordenação do projeto com um custo mensal de 2500€.
Utilização de equipamentos de comunicação com um custo estimado de 50€ por mês.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
53
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (9/11)
Benefícios
• Discriminação dos benefícios financeiros
decorrentes da despesa/ execução do
projeto em causa.
• Deverão ser calculados todos os benefícios
diretos e indiretos decorrentes da despesa.
Indique os benefícios incrementais e a sua repartição temporal (em €):
Repartição temporal
Benefícios financeiros (3 períodos)
Ano 1
Ano 2
€
70.000
Cobrança de novo serviço
€
Incremento do preço actual
€
Acréscimo de Receitas
€
Ano 3
€
Total
€
70.000
50.000
€
50.000
20.000
€
20.000
-
-
Outros
€
80.000
€
80.000
Equipamentos/ Hardware
€
10.000
€
10.000
Software
€
10.000
€
10.000
Serviços externos
€
60.000
€
60.000
-
Outros
• Identificação dos benefícios não financeiros
que a despesa/ projeto proporciona.
-
€
Diminuição dos Custos operacionais
-
€
€
Poupança de Custos com Pessoal
€
Poupança para os Cidadãos
€
Nº Cidadãos envolvidos
20.000
10.000
€
-
€
-
€
-
€
20.000
€
10.000
100.000
€
-
x
Valor médio hora/ cidadão
10
-
x
Nº Interacções anuais
0,50
-
x
Horas poupadas por transacção
0,02
-
Benefícios financeiros Totais
€
180.000
€
-
€
-
€
+
-
+
-
+
-
180.000
Benefícios não financeiros
Benefícios para os colaboradores
Impacto no clima organizacional
• A justificação do racional utilizado para
estimação dos benefícios identificados é
fundamental para compreensão do mérito
da despesa em termos financeiros.
Sem impacto
Benefícios para os cidadãos
Impacto no prazo de entrega
Reduzido
Impacto no prazo de resposta
Elevado
Impacto na disponibilidade do serviço
Elevado
Descrição/ Comentários
Pressupostos utilizados para estimativa de benefícios não financeiros: o número de cidadãos impactados para efeitos de poupança
consideram-se ~2% do universo de cidadãos que possuem o cartão do cidadão
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
54
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (10/11)
Risco Organizacional
Impacto do projecto/ despesa
Qual o grau de mudança que o projecto/ despesa vai trazer ao Organismo?
• Identificação do risco organizacional e, caso
se considere pertinente, respetiva
justificação.
Apenas em Sistemas de Informação
A que nível o projecto/ despesa tem impacto?
Transversal à AP
Qual o impacto do projecto/ despesa na Sociedade Portuguesa?
Muito significativo
Em que áreas o projecto/ despesa tem impacto?
Ambas
Relação com outros projectos/ despesas
Indique o tipo de relação com outros projectos/ despesas:
Designação
Tipo de relação
+
-
Descrição/ Comentários
• Identificação dos risco tecnológico e, caso
se considere pertinente, respetiva
justificação.
Risco Tecnológico
Interface com outros sistemas
Que tipo de interfaces com outros sistemas?
Interfaces com sistemas de múltiplos
Ministérios
Maturidade da solução/ tecnologia
Qual o grau de maturidade da solução/ tecnologia?
Maduro
Descrição/ Comentários
Apesar de existirem interfaces com múltiplos sistemas da AP, estes estão suportados pela plataforma de interoperabilidade e encontram-se
testtados e estabilizados, não se prevendo evoluções significativas a este nível.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
55
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
A. Manutenção aplicacional (11/11)
Risco de Implementação/ Instalação
Prazo
< 2 meses
Qual a duração prevista do projecto?
• Identificação dos risco de implementação/
instalação e, caso se considere pertinente,
respetiva justificação.
Nenhum ou pouco impacto
Qual o impacto do desvio no prazo de entrega?
Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus
benefícios potenciais?
Não
Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus
custos?
Não
Recursos
Sim
Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo?
Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em
projectos semelhantes?
> 75%
Entre 25 e 50%
Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio?
Um fornecedor externo envolvido
Quantos fornecedores externos estão envolvidos?
Qualidade
Não formalizada, mas utilizada no Organismo
Existem metodologias de gestão de projecto associadas?
Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e
constrangimentos?
Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto?
Parcialmente
Definidos e formalizados de forma clara e detalhada
Custos
Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis?
Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos?
Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e
auditáveis?
Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos?
Globalmente (> 90%)
Elevado
Parcialmente (entre 25 e 90%)
Elevado
Descrição/ Comentários
A quantificação dos riscos foi baseada na análise aos indicadores de gestão de risco documentados pela área na gestão operacional deste serviço
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
56
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (1/10)
Identificação prévia da Entidade/ Organismo:
Administração direta e indireta do estado e outras entidades
Identificação do projeto/ despesa
Designação:
Ministério:
(1/3)
#
N.º Cabimento Orçamental:
Definição e implementação da capacidade institucional para a gestão
sustentável de aproveitamentos hidroagrícolas
data
Data do Pedido Inicial:
Ministério da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território
+
-
+
-
Organismo:
(1/3)
Direcção Regional de Agricultura e Pescas do Norte
Organismo:
Interlocutores:
#
NIF:
Nom e
Telefone
Em ail
Representante
Nome
#
[email protected]
Responsável
Nome
#
[email protected]
Área TIC:
(1/3)
Área TIC:
Informática - Desenvolvimento de Software
Interlocutor:
Nom e
Responsável Técnico
Mome
Nos casos de manutenção
corretiva (ex. reparação) ou
Telefone
Não aplicável
renovação de software,
#
foram analisadas alternativa
à solução atual?
O objeto de contratação encontra-se em situação de exceção segundo o nº4 ou 5 do Artº 3º do DL 107/2012?
Caso se encontre, selecione as opções corretas.
Não
Despesa isolada/ Projeto:
Natureza da despesa:
Comentários
[email protected] Observações
Em ail
+
Não aplicável
-
Valor do
contrato
anterior (se
aplicável)
Caracterizar a despesa enquadrada nos objectivos
globais do projecto, incluindo apenas as parcelas de
custo relativas à parcela da despesa submetida.
Despesa isolada
Serviços
Classificação de acordo com o Vocabulário Comum:
Caracterização genérica:
• Exemplo de caracterização genérica
da despesa/ projeto – enfoque na
justificação da necessidade para
facilitação do correto entendimento
por parte do avaliador.
72XXXXXX -Y — Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio
Conceção e desenvolvimento do Sistema de Informação e Gestão de suporte à definição e implementação da capacidade institucional para a gestão
sustentável de aproveitamentos hidroagrícolas. Actualmente a DRAPN é responsável pela gestão das infraestruturas de rega de um conjunto de regadios
públicos da sua área de intervenção, pelo que tem em execução uma parceria com a Associação de Beneficiários do Vale da Vilariça (ABVV) no âmbito de uma
operação aprovada no ON2 - Eixo Prioritário V - Governação e Capacitação Institucional no valor de 656.817,58 euros (239.148,34 DRAPN e 417669,24 ABVV)
com um financiamento de 70 %. Esta operação resulta da necessidade urgente da DRAPN se capacitar no âmbito da gestão dos recursos, designadamente
da água, nesses empreendimentos hidroagrícolas, de forma a potenciar o investimento público que tem vindo a ser realizado nas infraestruturas que lhe estão
associadas (barragens). Trata-se de um projeto piloto e inovador que permitirá criar e desenvolver uma metodologia e um sistema de informação e gestão a
aplicar futuramente noutros regadios. O projeto assenta, assim, no desenvolvimento de um Sistema de Informação e de Gestão, que através de
funcionalidades específicas, permita habilitar ambos os parceiros, DRAPN e a ABVV, no desempenho dessa função. O sistema de informação em apreço
constitui a fase I da operação descrita, cuja aquisição é da responsabilidade da DRAPN, permitindo obter funcionalidades de gestão de informação, com
utilização de ferramentas SIG destinado a registar e gerir dados relativos aos prédios, parcelas, subparcelas, entidades singulares e coletivas, ocupação do
solo, culturas, previsões de colheita, infraestrutura da rede de rega e consumos de água .
A aplicação a desenvolver terá que garantir a disponibilização on-line de serviços, a automatização do processo de registo e divulgação das informações
recolhidas e a monitorização de indicadores de acessos e utilização.
Pretende-se não só que o sistema garanta o registo da informação relevante e a gestão da utilização da água, mas a criação de mecanismos de apoio à
decisão que contribuam para a reorganização da ocupação cultural, resultante da avaliação do potencial produtivo das diferentes subparcelas, como resultado
da identificação de um conjunto de variáveis físicas e ecológicas, condicionalismos estruturais e potencialidades subaproveitadas.
Para facilitar a avaliação do esforço previsto para o desenvolvimento deste sistema, a equipa de projeto (DRAPN e ABVV) elaborou um “Caderno de Conceitos
e Procedimentos” .
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
57
Critérios de atribuição de Categoria de projecto/ despesa
Dimensão
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (2/10)
Custo total estim ado
até 74.999 €
Entre 75.000 € e 199.999 €
>= 200.000 €
• Categorização típica de um projeto
de consultoria TIC:
• Objetivo - Redução de custos;
Aumento da qualidade dos
serviços; Modernização
administrativa; Redução de Risco
Operacional
• Alcance dos objetivos - Médio
Prazo (neste caso concreto)
• Impactos esperados - Vários
organismos do Ministério (neste
caso concreto).
Objectivo
Objectivo
Redução de custos
Justificação
Redução custos prevista com a concessão do perímetro de rega à
Associação Beneficiários
Aumento da qualidade dos
serviços
Justificação
Optimização da gestão dos recursos hidrícos - gestão mais racional da água
Modernização administrativa
Justificação
Capacitação da Organização com utilização de ferramentas SIG
Justificação
Minimização dos riscos de escassez de água para rega
Justificação
Prevê-se a conclusão da operação no final de 2013, com o sist. de
informação a funcionar com a informação base do Vale da Vilariça
Justificação
Maior impacto beneficiários do regadio do Vale da Vilariça; DGADR; CCDRN
e UTAD - Comissão Acompanhamento do projeto
Manutenção do Negócio
Redução de Risco
Operacional
Obrigatoriedade legal /
Compliance
Outro
Alcance dos objectivos
Alcance tem poral
Imediato (< 3 meses)
Curto Prazo (Entre 3 meses
e 1 ano)
Médio Prazo (Entre 1 a 2
anos)
Longo Prazo (> 2 anos)
Impactos esperados
Im pactos na AP
Organismo
Vários organismos no
Ministério
Transversal ao Ministério
Transversal à AP
Categoria
Campo de preenchimento automático
EV2 - Evoluções de Nível 2
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
Iniciar
caracterização
58
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (3/10)
Objectivos do Organismo
• Tipicamente um projeto de
consultoria TIC é realizado com a
finalidade de acrescentar algo de
novo ou fazer evoluir algo
existente, pelo que deverá existir
contribuição direta para os
objetivos estratégicos do
organismo.
Objectivos Estratégicos
O projecto/ despesa contribui para objectivos estratégicos do Organismo?
sim
Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos estratégicos para os quais contribui:
Objectivos / Indicadores
Meta
Grau de contribuição
Contrib uir para o reforço da competitividade e da sustentab ilidade do meio rural e das pescas
não definido
não mesurável
Parcial
não mesurável
Parcial
não mensurável
Parcial
Garantir a satisfação dos clientes
não definido
• Na justificação da contribuição da
despesa em causa para o
cumprimento dos indicadores
descritos anteriormente é
relevante a referência ao(s)
documento(s) onde estes
objetivos estão formalizados.
Otimizar a utlização dos recurusos internos
não definido
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
Descrição/ Comentários
A execução da operação, em particular a implementação do sistema de informação, permitirá contribuir para alcançar os objetivos estratégicos
(plurianuais) do organismo acima identificados. Podemos ainda acrescentar o seu contributo em planos de âmbito mais alargado. No âmbito
do "Plano de Acção da Agenda Global para o Ambiente 2010-2013" o projecto apresenta contributos relevantes ao nível dos objectivos:
promover a protecção e valorização dos recursos hídricos, assegurando a sustentabilidade e optimização da sua gestão e conservar o
património natural e a biodiversidade. Ao nível do primeiro objectivo, na medida em que fomenta a utilização sustentável da água e a
capacitação institucional ao nível do desenvolvimento de sistemas de informação e gestão com aplicação SIG e de formação e valorização
profissional nesta área. Ao nível do segundo objectivo, na medida em que irá possibilitar a gestão integrada da água promovendo a
complementaridade da utilização de recursos hídricos em função das disponibilidades e adequabilidade técnica, ambiental e económica.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
59
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (4/10)
• Neste caso concreto, a despesa
contribui adicionalmente para
evolução de curto prazo face ao
ponto de partida e o seu
resultado estava previsto também
nos objetivos operacionais do
organismo.
Objectivos do Ministério
Objectivos Específicos
O projecto/ despesa contribui para objectivos específicos do Ministério?
Sim
Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos específicos para os quais contribui:
Objectivos / Indicadores
Meta
Grau de contribuição
Transferência da gestão dos perímetros de rega para as Associações de Beneficiários (concessões)
Não definido
não mesurável
Parcial
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
Descrição/ Comentários
Em termos genéricos podemos dizer que a execução da operação está alinhada com os objetivos estratégico do MAMAOT no que se refere
à transferência da gestão dos perímetros de rega para os beneficiários através das suas Associações.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
60
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (5/10)
• Face à abrangência transversal a
todo o ministério dos resultados
previstos com o projeto,
considera-se que existe alguma
contribuição deste para os
objetivos traçados no Mapa
estratégico vigente para a
Função Informática da AP
(horizonte 2012-16).
• Nota: este grau de contribuição
visa valorizar o mérito da
despesa/ projeto em termos do
seu enquadramento nos objetivos
de M/L prazo da AP, devendo ser
vista como um incremento de
valorização e não como requisito
indispensável.
Objectivos da Administração Pública
Mapa estratégico para a Função Informática da AP
Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objetivos estratégicos para o período 2012-2016:
Objectivos / Indicadores
Meta (2012)
Contribuição para a Meta
OE 05. Aumentar o n.º de processos de negócio integralmente suportados em TIC
% de processos de negócio na área de suporte integralmente desmaterializados
Aumento (a definir)
Nula
% de processos com impacto direto nos cidadão e/ou empresas integralmente
desmaterializados
Aumento (a definir)
Total
OE 06. Garantir a prestação eficiente e eficaz de serviços TIC
1
Parcial
Redução (a definir)
Parcial
(a definir)
Parcial
50%
Nula
Redução (a definir)
Parcial
Aumento (a definir)
Nula
N.º de conjuntos de dados disponibilizados no portal dados.gov.pt
150
Nula
N.º de aplicações desenvolvidas a partir de software disponibilizado pelo Estado em
http://svn.gov.pt
10
Nula
Aumento (a definir)
Parcial
Organismos TIC com os processos alinhados com a Framework ITIL ou equivalente (N.º)
Recursos humanos TIC afetos à execução dos processos TIC (N.º)
OE 07. Criar e manter um modelo eficaz para a Governança das TIC
% de projetos TIC avaliados pela metodologia de avaliação de investimentos
% de projetos implementados não alinhados com as arquiteturas, normas e guidelines
de TIC definidas para a AP
OE 08. Melhorar o nível de competências TIC
Gap médio entre perfil de competências e competências reais afetas aos organismos
TIC
N.º de projetos de reengenharia de processos com valor económico superior a 50.000
euros totalmente suportados por recursos TIC internos
OE 10. Adoptar soluções que potenciem o crescimento económico
N.º de sistemas de informação do Estado suportados em soluções open source
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
61
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (6/10)
Alinhamento Tecnológico
Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência
• Tipicamente, um projeto de
consultoria TIC deve estar
alinhado com as seguintes
normas e guidelines TIC de
referência.
Alinhamento com a Medida 11 da RCM nº12/2012 - Interoperabilidade Na
Administração Pública
Despesas/ projetos relativos ao desenvolvimento de interfaces com sistemas de outros
organismos públicos, troca de SMS com outros organismos da AP ou cidadãos,
mecanismos de pagamentos multicanal, deverão como 1ª prioridade utilizar as
funcionalidades da iAP. (plataforma de interoperabilidade da AP).
Sim
Alinhamento com a Medida 12 da RCM nº12/2012 - Autenticação e assinatura
eletrónicas na Administração Pública
Despesas/ projetos de sistemas que requeiram autenticação e identificação eletrónica
deverão estar assentes obrigatoriamente num dos seguintes sistemas: Cartão de
Cidadão, Fornecedor de Autenticação da AP e Sistema de Certificação de Atributos
Profissionais do Cartão de Cidadão.
• A fundamentação do grau de
alinhamento tecnológico deverá
constar no respetivo caderno de
encargos ou, caso este não
exista, num outro documento que
o comprove (Memória Descritiva;
NCA; outro).
Sim
Alinhamento com a Medida 13 da RCM nº12/2012 - Racionalização da prestação
de serviços públicos por meios eletrónicos
Despesas/ projetos relativos à prestação de serviços públicos por meios eletrónicos,
sempre que se trate de desenvolvimento de portais, ou a prestação de serviços
relacionados com pagamentos ou SMS.
Sim
Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/2012 - Cloud Computing na
Administração Pública
Sim
Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops
deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP.
Demonstração do cumprimento do RNID – Regulamento Nacional de
Interoperabilidade Digital (Normas Abertas)
Sim
Obrigatoriedade de utilização do leque de formatos especificados no âmbito das Normas
abertas da AP (Lei n.º 36/2011)?
Descrição/ Comentários
A fundamentação das respostas dadas encontra-se especificada no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação
pretendido, que se anexa.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
62
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (7/10)
Custos
Data início (dd-mm-aaaa)
data
• Preenchimento da data de início
prevista para execução do
projeto e duração estimada do
contrato.
9
Duração (meses)
Necessidades de Recursos Internos
Perfil
Custo/ m ês
Alocação m ensal (%)
Aquisição (instalação/ implementação)
Técnico Superior
1.750,73 €
20%
Coordenador Técnico
2.814,90 €
20%
Técnico Superior
2.677,58 €
20%
Técnico Superior
3.089,52 €
20%
+
• Identificação dos custos globais de aquisição
consoante as necessidades intrínsecas à
despesa apresentada.
• É imperativo que sejam discriminados os custos
para comparação com valores de referência.
-
• Identificação discriminada de todos os
custos de operação que a despesa implica
para os 3 anos subsequentes.
• Justificação do racional utilizado para todos
os custos de operação identificados.
Operação
Técnico Superior
2.677,58 €
10%
Técnico Superior
1.750,73 €
15%
Necessidades de Recursos Externos
Custo do serviço, por
perfil
Perfil
Repartição temporal
Estudos/ Consultoria
Gestor de Projeto
19.800,00 €
360,00
Estudos/ Consultoria
Consultor Funcional
57.600,00 €
1440,00
Estudos/ Consultoria
Consultor Tecnológico
57.600,00 €
1440,00
(custo anual)
Operação
Indique os custos incrementais e a sua repartição temporal (em €):
Custos Globais de Aquisição
Custo de Aquisição (Investimento)
Esforço hH
(custo total)
Aquisição (instalação/ implementação)
Total
Hardware
Comunicações
Software
Serviços
Trabalhos especializados (e.g.,
instalação)
Recursos
€
135.000
€
-
€
-
€
135.000
Recursos
€
135.000
Recursos
€
-
€
-
€
18.599
-
Comunicações
€
-
Software
€
-
Serviços
Trabalhos especializados (e.g.,
manutenção)
Recursos
€
153.599
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Estudos/ Consultoria
€
-
€
-
€
-
€
-
Recursos
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Outros
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
€
-
6.364
€
6.364
€
€
Deslocações/ alojamento
€
€
153.599
-
6.364 €
Instalações físicas
Sub-total
+
135.000
€
Outros
Custos Totais
€
Total
€
Recursos internos
Instalações físicas
Deslocações/ alojamento
Sub-total
(exclui Custos Internos)
Sub-total
(inclui Custos Internos)
Ano 3
Outros
Outros
Recursos internos
Ano 2
Hardware
Recursos
Outros
Formação
Ano 1
Formação
Outros
Estudos/ Consultoria
Custo de Operação (3 períodos)
Custo de Operação (Funcionamento)
Serviço
19.093
-
€
6.364
€
6.364
€
6.364 €
19.093
€
6.364
€
6.364
€
6.364
€
172.692
Descrição/ Comentários
Para além do valor da aquisição do SI consideraram-se despesas com recursos humanos e deslocações. Não foram consideradas as
despesas de investimento com a aquisição de hardware e software;
O valor previsto para a aquisição de serviços do SI corresponde ao preço base, pelo que não inclui o IVA;
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
63
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (8/10)
Benefícios
Indique os benefícios incrementais e a sua repartição temporal (em €):
• Discriminação dos benefícios financeiros
decorrentes da despesa/ execução do
projeto em causa.
• Deverão ser calculados todos os benefícios
diretos e indiretos decorrentes da despesa.
Repartição temporal
Benefícios financeiros (3 períodos)
Ano 1
-
Incremento do preço actual
€
-
Outros
€
6.300
€
-
6.300
€
-
-
6.300 €
18.900
Equipamentos/ Hardware
€
Software
€
-
€
9.000
Serviços externos
€
€
3.000
€
3.300
€
3.000
€
3.300
3.000
-
€
3.300
€
9.900
Poupança de Custos com Pessoal
€
33.370 €
33.370 €
33.370
€
100.110
Poupança para os Cidadãos
€
10.000 €
18.000 €
35.000 €
Outros
Nº Cidadãos envolvidos
• Identificação dos benefícios não financeiros
que a despesa/ projeto proporciona.
-
€
Total
€
€
€
Ano 3
Cobrança de novo serviço
Diminuição dos Custos operacionais
€
Ano 2
€
Acréscimo de Receitas
500
€
600
5 €
700
5 €
63.000
-
x
Valor médio hora/ cidadão
x
Nº Interacções anuais
4,00
6,00
10,00
-
x
Horas poupadas por transacção
1,00
1,00
1,00
-
49.670 €
57.670 €
Benefícios financeiros Totais
€
5
74.670
-
€
+
-
+
-
+
-
182.010
Benefícios não financeiros
Benefícios para os colaboradores
Impacto no clima organizacional
Médio
Benefícios para os cidadãos
• A justificação do racional utilizado para
estimação dos benefícios identificados é
fundamental para compreensão do mérito
da despesa em termos financeiros.
Impacto no prazo de entrega
Médio
Impacto no prazo de resposta
Elevado
Impacto na disponibilidade do serviço
Elevado
Descrição/ Comentários
Como já foi referido a aquisição deste sistema de informação está inserida na execução de uma operação que visa a criação de um novo
modelo de gestão dos perímetros de rega, atualmente da responsabilidade total da Administração Pública e a sua transferência para as
Associações de Regantes. Não está só em causa a criação de uma nova ferramenta de gestão como da sua transferência para outra entidade
pelo que não não é fácil quantificar os benefícios quer a nível do orçamento do organismo, quer a nível do impacto nos cidadãos. Trata-se de
um projeto piloto, com aplicação no Vale da Vilariça, mas que será posteriomente adoptado em outros perímetros de rega na zona de
intervenção do organismo, pelo que os efeitos do investimento deverão ser avaliados num período temporal muito mais alargado (médido
longo prazo). No cálculo dos benefícios financeiros foram considerados a redução dos custos operacionais com 2 assistentes operacionais a
100 % (técnicos de campo); 1 assistente operacional a 10 % (topógrafo) e 1 técnico superior a 5%, ajudas de custo e deslocações respetivas.
Nos serviços externos foram considerados despesas de manutenção da rede de rega. Na poupança para os cidadãos estimaram-se as
interações on-line com o organismo/Associação com a correspondente poupança de deslocação (declarações da produção, declarações da
campanha de rega, faturações e pagamentos de taxas de utilização de água e taxas de conservação)
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
64
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (9/10)
Risco Organizacional
Envolvimento e compromisso
Qual o envolvimento da gestão de topo no desenvolvimento do projecto/ despesa?
Os principais stakeholders do projecto estão definidos e revelam compromisso?
• Identificação do risco organizacional e, caso
se considere pertinente, respetiva
justificação.
Muito envolvida
Sim
Impacto do projecto/ despesa
Qual o grau de mudança que o projecto/ despesa vai trazer ao Organismo?
A que nível o projecto/ despesa tem impacto?
Qual o impacto do projecto/ despesa na Sociedade Portuguesa?
Em que áreas o projecto/ despesa tem impacto?
Sistemas de Informação, Processos e Métodos de trabalho
Vários organismos no Ministério
Muito significativo
Ambas
Relação com outros projectos/ despesas
Indique o tipo de relação com outros projectos/ despesas:
Designação
Tipo de relação
Programa PRODER, medida 1.6.3 - Implementação de um sistema de telegestão e construçãoDependência/
de açude de derivação
Precedência, mas não se encontra no caminho crítico
+
• Identificação do risco tecnológico e, caso se
considere pertinente, respetiva justificação.
-
Descrição/ Comentários
No programa PRODER, medida 1.6.3, um investimento que totaliza cerca de 2.000.000,00 €, que prevê a automatização da rede de rega com
instalação de contadores e telegestão e o reforço dos caudais afluentes à Barragem da Burga, através de um açude de derivação a instalar na
Ribeira de Vilares, conduzindo a água em conduta fechada até à Barragem. Estes dois projetos são complementares, estando o desenvolvimento do
sistema em apreço destinado a potenciar o investimento no anterior.
Risco Tecnológico
Interface com outros sistemas
Que tipo de interfaces com outros sistemas?
Interfaces com sistemas do próprio
Organismo
Maturidade da solução/ tecnologia
Qual o grau de maturidade da solução/ tecnologia?
Médio
Descrição/ Comentários
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
65
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
B. Projeto de consultoria TIC (10/10)
Risco de Implementação/ Instalação
Prazo
Entre 6 e 12 meses
Qual a duração prevista do projecto?
• Identificação do risco de implementação/
instalação e, caso se considere pertinente,
respetiva justificação.
Interrupção ou grave distúrbios no negócio
Qual o impacto do desvio no prazo de entrega?
Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus
benefícios potenciais?
Sim, em mais de 20%
Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus
custos?
Sim, em mais de 20%
Recursos
Não
Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo?
Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em
projectos semelhantes?
Entre 25 e 50%
Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio?
Entre 25 e 50%
Mais do que um fornecedor externo envolvido
Quantos fornecedores externos estão envolvidos?
Qualidade
Não formalizada, mas utilizada no Organismo
Existem metodologias de gestão de projecto associadas?
Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e
constrangimentos?
Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto?
Não
Definidos e formalizados de forma clara e detalhada
Custos
Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis?
Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos?
Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e
auditáveis?
Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos?
Globalmente (> 90%)
Elevado
Não aplicável
Baixo
Descrição/ Comentários
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
66
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (1/10)
Identificação prévia da Entidade/ Organismo:
Administração direta e indireta do estado e outras entidades
Identificação do projeto/ despesa
Designação:
Ministério:
(1/3)
#
N.º Cabimento Orçamental:
Renovação de Serviço de Subscrições Autodesk 2013, Formação,
Integração das Fontes JAE e Gestor de Licenças para 3 anos
data
Data do Pedido Inicial:
Ministério da Economia e do Emprego
+
-
+
-
+
-
Organismo:
(1/3)
Estradas de Portugal S.A.
Organismo:
Interlocutores:
NIF:
#
Nom e
Telefone
Em ail
Representante
nome
#
[email protected]
Responsável
nome
#
[email protected]
Nom e
Telefone
Em ail
nome
#
[email protected]
Área TIC:
(1/3)
Área TIC:
Gabinete de Sistemas de Informação
Interlocutor:
Responsável Técnico
despesa:
O objeto de contratação encontra-se em situação de exceção segundo o nº4 ou 5Natureza
do Artº 3º doda
DL 107/2012?
Caso se encontre, selecione as opções corretas.
Natureza da despesa:
Renovação de licenciamento de Software
• Exemplo de caracterização genérica
da despesa/ projeto – enfoque na
justificação da necessidade para
facilitação do correto entendimento
por parte do avaliador.
Renovação de licenciamento de Software
Não
Nos casos de manutenção
corretiva (ex. reparação) ou Sim, a presente despesa
renovação de software,
configura alternativa à solução
foram analisadas alternativa atual
à solução atual?
Despesa isolada/ Projeto:
Não aplicável
Valor do
contrato
anterior (se
aplicável)
Despesa isolada
Classificação de acordo com o Vocabulário Comum:
Caracterização genérica:
Comentários
Observações
48XXXXXX -Y — Pacotes de software
Pretende-se com esta despesa realizar a renovação do licenciamento da atual solução de antivirus que a ULSNA, EPE dispões (ESET NOD32). Este
licenciamento será tanto para os postos clientes e servidores como para as próprias mailboxes dos colaboradores da ULSNA, EPE. Com a tendencia no
crecimento da informatização de todos os processos da ULSNA, EPE, principalmente os relacionados com a prestação de cuidados de saúde aos utentes, é
vital garantir a segurança dos dados electrónicos. Uma das principais ameaças é sem duvida os diversos agentes nocivos para os sistemas de informação
(virus, malware, spyware, trojans, ...). Existindo uma necessidade do contacto com a rede mundial (Internet) seja para consulta de informação através de sites
ou da troca de informação através de correio eletrónico, a segurança da informação deve começar logo no posto de trabalho.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
67
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (2/10)
Da ta de i níci o
01-01-2013
Da ta de fi m
Vi gênci a do
contra to em
di a s
01-01-2016
1095
Dura çã o em
di a s
Veri fi ca da a i nexi s tênci a de pes s oa l em SME a pto pa ra o des empenho de funções s ubja centes à pres ente
contra taçã o
(obrigatório)
(obrigatório)
762
Valor do contrato anterior (caso tenha existido, com idêntico objeto e ou contraparte)
Contra tos
a nteri ores
(obrigatório)
Va l or gl oba l do Uni da de de
contra to
contra taçã o
Qua ntida de
contra tada
Va l or
uni tári o
N.º de renova ções no a no de
referênci a
49,60 €
0
Obteve pa recer
fa vorá vel ?
Reduçã o no contra to
(enviar documento por Sujei to a reduçã o?
a nteri or
E-mail)
(obrigatório)
se existir
• Aplicação da redução
remuneratória a uma
determinada despesa/ projeto.
• Informação respeitante aos
contratos anteriores e ao
contrato atual.
2012
12.400,00 €
Peça
250
Si m
Si m
Si m
2011
Valor do contrato e redução remuneratória
Va l or gl oba l do novo contra to
(s em IVA)
(obrigatório)
Uni da de de
contra taçã o
624,00 € Peça
Qua ntida de
contra tada
250
Valor
unitário
Percentagem (%) Percentagem (%)
de redução
de redução
devida
aplicada
2,50 €
10,00%
94,97%
Reduçã o remunera tóri a nã o a pl i cá vel
Montante da reduçã o
a l ca nça da
Reduçã o por a grega çã o/mes mo
pres tador/vá ri os contra tos de objeto
di ferente/s oma tóri o a nua l
11.776 €
14.061,00 €
Jus tifi ca çã o
Decl a ra çã o de Ca bi mento
Orça mental
Jus tifi ca çã o pa ra va ri a çã o de qua ntida de
(va l or uni tári o de referênci a , reduçã o proporci ona l e cá l cul os demons tra tivos )
(enviar documento por E-mail)
(obrigatório)
Si m
Va l or uni tári o de referênci a
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
68
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (3/10)
Objectivo
Objectivo
Redução de custos
• Categorização típica de uma
despesa de aquisição/ renovação de
software:
• Objetivo - Redução de custos;
Manutenção de Negócio (neste
caso concreto)
• Alcance dos objetivos – Imediato
• Impactos esperados – Organismo.
Justificação
A aquisição deste licenciamento por um periodo de 3 anos reduz custos face
à renovação anual do mesmo licenciamento, como se podem ver nas
Justificação
Uma solução de antivirus visa garantir segurança aos postos de trabalho, os
quais sem uma solução de antivirus, poderão estar muitas vezes
Justificação
Após colocação do licenciamento a solução fica automáticamente em
produção.
Justificação
A solução adquirida é apenas para o organismo
Aumento da qualidade dos
serviços
Modernização administrativa
Manutenção do Negócio
Redução de Risco
Operacional
Obrigatoriedade legal /
Compliance
Outro
Alcance dos objectivos
Alcance tem poral
Imediato (< 3 meses)
Curto Prazo (Entre 3 meses
e 1 ano)
Médio Prazo (Entre 1 a 2
anos)
Longo Prazo (> 2 anos)
Impactos esperados
Im pactos na AP
Organismo
Vários organismos no
Ministério
Transversal ao Ministério
Transversal à AP
Categoria
Campo de preenchimento automático
IN1 - Intervenções de Nível 1
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
Iniciar
caracterização
69
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (4/10)
Objectivos do Organismo
Objectivos Operacionais
• No caso concreto de uma
renovação de software, deverá
inequivocamente contribuir para
o cumprimento dos objetivos e
indicadores operacionais. Caso
contrário significará que a
despesa em nada se enquadra
na operativa atual do organismo
ou que os objetivos e indicadores
estão desajustados da realidade
atual do organismo.
O projecto/ despesa contribui para objectivos operacionais do Organismo?
Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos operacionais para os quais contribui:
Objectivos / Indicadores
Meta
Grau de contribuição
Manter a qualidade do serviço prestado ao utente
Número máximo de interrupções do sistema de suporte à prestação dos serviços de
saúde
Tempo máximo de cada interrupção
5 por mês
Significativo
1h
Significativo
[ob jectivo]
[indicador]
• Justificação do racional da
contribuição da despesa em
causa para o cumprimento dos
indicadores descritos
anteriormente.
Sim
[meta]
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
[ob jectivo]
[indicador]
[meta]
Descrição/ Comentários
Considera-se que a renovação do software de anti virus possibilita uma redução signiticativa do número de interrupções do sistema dadas as
capacidades intrínsecas ao próprio software, bem como reduzir o tempo de indisponibilidade do serviço em eventuais interrupções.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
70
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (5/10)
• Tipicamente, para uma aquisição
ou renovação de software, esta
deve estar alinhada com as
seguintes normas e guidelines
TIC de referência.
Alinhamento Tecnológico
Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência
Demonstração do cumprimento do RNID – Regulamento Nacional de
Interoperabilidade Digital (Normas Abertas)
Sim
Obrigatoriedade de utilização do leque de formatos especificados no âmbito das Normas
abertas da AP (Lei n.º 36/2011)?
• A fundamentação do grau de
alinhamento tecnológico
deverá constar no respetivo
caderno de encargos ou, caso
este não exista, num outro
documento que o comprove
(Memória Descritiva; NCA;
outro).
Descrição/ Comentários
A fundamentação das respostas dadas encontra-se especificada no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação
pretendido, que se anexa.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
71
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (6/10)
Análise de Custo entre Softwares
• É necessário preencher o conjunto de
items que possibilite a identificação do
software proprietário, a quantidade a
comprar, bem como o respetivo preço
unitário, quer em termos diretos (custos de
aquisição), quer em termos indiretos (custo
de operação) para cálculo do custo total de
propriedade a 4 anos.
• Apenas deverão ser
preenchidas as células pintadas
a cinzento, ainda que não seja
obrigatório o preenchimento de
todas as células.
• Caso uma célula passe de
cinzento a branco, tal significa
que a mesma não se deve
encontrar preenchida.
Custos com Software proprietário
1
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource)
Grupo
AA
Lote
Lote 3 – Segurança de Servidor
10760050
Part Number
Part Number integrante do acordo quadro?
Não
Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS)
Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do
software)
Antivirus xpto
Categoria (definidas em catálogo)
aa
Modelo de aquisição (tipo de contrato)
Enterprise agreement
(a)
Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de
licenças necessárias)
(b)
Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por
utilizador] (valor anual proposto caso exista )
46,91 EUR
(c)
Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor
anual proposto caso exista)
25,75 EUR
(d)
Preço da instalação por unidade de licenciamento (preencher quando
aplicável)
(e)
Preço para o Estado da licença por CPU [ou por CORE ou por utilizador]
(multiplicar pelo n.º de unidades de licenciamento)
(f)
Preço para o Estado da licença por CAL
(a)*[(b)+(c)+(d)] ou
(a)*[(c)+(d)+(e)+(f)]
Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela
quantidade)
250
18.165,00 EUR
Custo indireto de licenciamento (pré requisitos de software quando aplicável)
Custo de investimento em novo hardware
Custo unitário de serviços de instalação e configuração (valor hora)
Custo de serviços de instalação e configuração (mutliplicar o custo unitário
pelo esforço total )
Custo de formação
Custo de aquisição (investimento)
18.165,00 EUR
Custo de serviços de manutenção e apoio técnico para 4 anos
Custos das atualizações para 4 anos
Custo de manutenção do hardware para 4 anos
624,00 EUR
Outros custos com serviços
Custo de operação (funcionamento)
TCO total a 4 anos
624,00 EUR
18.789,00 EUR
72
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (7/10)
• É necessário preencher o conjunto de items
que possibilite a identificação do software
alternativo open source, a quantidade a
comprar, bem como o respetivo preço
unitário, quer em termos diretos (custos de
aquisição), quer em termos indiretos (custo
de operação) para cálculo do custo total de
propriedade a 4 anos.
• Apenas deverão ser
preenchidas as células pintadas
a cinzento, ainda que não seja
obrigatório o preenchimento de
todas as células.
• Caso uma célula passe de
cinzento a branco, tal significa
que a mesma não se deve
encontrar preenchida.
Custos com Opensource
1
Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software proprietário)
Alternativa open source (preenchimento obrigatório - nome do software)
Alternativa antivirus xpto
Fornecedor consultado
Fornecedor open
Quantidade (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias ou
subscrições necessárias)
250
Custo unitário de licenciamento ou subscrição (preenchimento obrigatório)
0,00 EUR
Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela
quantidade)
0,00 EUR
Custo indireto de licenciamento (pré requisitos de software quando aplicável)
Custo de investimento em novo hardware
Custo unitário de serviços de instalação e configuração (valor hora)
Custo de serviços de instalação e configuração (mutliplicar o custo unitário
pelo esforço total )
Custo de formação
Custo de aquisição (investimento)
Custo de serviços de manutenção e apoio técnico para 4 anos
0,00 EUR
624,00 EUR
Custos das atualizações para 4 anos
Custo de manutenção do hardware para 4 anos
Outros custos com serviços
Custo de operação (funcionamento)
624,00 EUR
TCO total a 4 anos
624,00 EUR
73
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (8/10)
Custos
Data início (dd-mm-aaaa)
36
Duração (meses)
Indique os custos incrementais e a sua repartição temporal (em €):
Custo Globais de Aquisição
Custo de Aquisição (Investimento)
• Preenchimento da data de início prevista
para execução do objeto da contratação e
duração estimada do contrato.
data
Total
Hardware
Comunicações
Software
Serviços
Trabalhos especializados (e.g.,
instalação)
Estudos/ Consultoria
€
-
€
-
€
-
Formação
Recursos internos
Instalações físicas
Deslocações/ alojamento
Sub-total
(exclui Custos Internos)
Sub-total
(inclui Custos Internos)
+
-
Repartição temporal
• Células estão preenchidas
automaticamente com base nos valores
submetido na folha específica de cálculo do
TCO de software.
Custo de Operação (Funcionamento)
Custo de Operação (3 períodos)
Ano 1
Ano 2
Ano 3
Total
Hardware
€
-
Comunicações
€
-
Software
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
Recursos internos
€
-
Instalações físicas
€
-
Deslocações/ alojamento
€
-
€
Serviços
Trabalhos especializados (e.g.,
manutenção)
Estudos/ Consultoria
-
€
-
€
-
Formação
Sub-total
Custos Totais
€
-
€
208
€
208
€
208
€
624
€
208
€
208
€
208
€
624
+
-
Descrição/ Comentários
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
74
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (9/10)
• Discriminação dos benefícios
financeiros decorrentes da
despesa/ execução do projeto em
causa.
• Deverão ser calculados todos os
benefícios diretos e indiretos
decorrentes da despesa.
Benefícios
Indique os benefícios incrementais e a sua repartição temporal (em €):
Repartição temporal
Benefícios financeiros (3 períodos)
Ano 1
Ano 2
Ano 3
Diminuição dos Custos operacionais
• Identificação dos benefícios não
financeiros que a despesa/
projeto proporciona.
Total
€
Acréscimo de Receitas
€
6.400
€
6.400
€
6.400 €
19.200
Poupança de Custos com Pessoal
€
-
Poupança para os Cidadãos
€
-
Benefícios financeiros Totais
€
6.400
€
6.400
€
6.400 €
+
-
+
-
+
-
19.200
Benefícios não financeiros
Benefícios para os colaboradores
Impacto no clima organizacional
Médio
Benefícios para os cidadãos
• A justificação do racional utilizado
para estimação dos benefícios
identificados é fundamental para
compreensão do mérito da
despesa em termos financeiros.
Impacto no prazo de entrega
Médio
Impacto no prazo de resposta
Médio
Impacto na disponibilidade do serviço
Médio
Descrição/ Comentários
A nivel de custos operacionais considerei, caso não exista antivirus, uma média mensal de 15 incidentes com postos de trabalho, com um
tempo médio de resolução de 3 horas, cujo valor hora é de 5,71 euros. Considerei ainda os custos associados ao transporte dos postos de
trabalho entre os Centros de Saúde e Extensões de Saúde para a sede do organismo (gasoleo+ desgaste do veiculo + motorista). Tratando-se
de uma solução que visa garantir a disponibilidade dos postos de trabalho dos colaboradores, considero que a sua correta produção tem um
impacto médido tanto para todos os aspectos associados com a organização como para os aspectos relacionados com os cidadãos.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
75
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
C. Aquisição ou renovação de software (10/10)
Risco de Implementação/ Instalação
Prazo
Entre 6 e 12 meses
Qual a duração prevista do projecto?
• Identificação do risco de implementação/
instalação e, caso se considere pertinente,
respetiva justificação.
Interrupção ou grave distúrbios no negócio
Qual o impacto do desvio no prazo de entrega?
Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus
benefícios potenciais?
Sim, em mais de 20%
Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus
custos?
Sim, em mais de 20%
Recursos
Não
Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo?
Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em
projectos semelhantes?
Entre 25 e 50%
Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio?
Entre 25 e 50%
Mais do que um fornecedor externo envolvido
Quantos fornecedores externos estão envolvidos?
Qualidade
Não formalizada, mas utilizada no Organismo
Existem metodologias de gestão de projecto associadas?
Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e
constrangimentos?
Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto?
Não
Definidos e formalizados de forma clara e detalhada
Custos
Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis?
Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos?
Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e
auditáveis?
Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos?
Globalmente (> 90%)
Elevado
Não aplicável
Baixo
Descrição/ Comentários
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
76
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (1/9)
Administração direta e indireta do estado e outras entidades
Identificação prévia da Entidade/ Organismo:
Identificação do projeto/ despesa
Designação:
Ministério:
(1/3)
#
N.º Cabimento Orçamental:
Aquisição de Servidores
data
Data do Pedido Inicial:
Ministério da Solidariedade e Segurança Social
+
-
+
-
+
-
Organismo:
(1/3)
Instituto da Segurança Social, I. P.
Organismo:
Interlocutores:
#
NIF:
Nom e
Telefone
Em ail
Representante
Nome
#
[email protected]
Responsável
Nome
#
[email protected]
Nom e
Telefone
Em ail
Nome
#
[email protected]
Área TIC:
(1/3)
• Exemplo de caracterização genérica
da despesa/ projeto – enfoque na
justificação da necessidade para
facilitação do correto entendimento
por parte do avaliador.
Área TIC:
Instituto de Informática da Segurança Social
Interlocutor:
Responsável Técnico
O objeto de contratação encontra-se em situação de exceção segundo o nº4 ou 5 do Artº 3º do DL 107/2012?
Caso se encontre, selecione as opções corretas.
Natureza da despesa:
Aquisição de Hardware/ Equipamentos
Nos casos de manutenção
corretiva (ex. reparação) ou
Não aplicável
renovação de software,
foram analisadas alternativa
à solução atual?
Despesa isolada/ Projeto:
Comentários
Observações
Não aplicável
Valor do
contrato
anterior (se
aplicável)
Não aplicável
Despesa isolada
Classificação de acordo com o Vocabulário Comum:
Caracterização genérica:
Não
302XXXXX -Y — Equipamento e material informático
Aquisição e instalação de 8 Servidores para incrementar os tempos de resposta aos beneficiários ajustados aos novos objectivos de níveis de serviço, no
âmbito do trâmite de processos de pedidos de prestações sociais por parte dos utentes O Software de suporte já foi implementando no passado, não estando
a operar na sua máxima disponibilidade e performance, sobretudo nas horas de pico de utilizadores no sistema,o que não permite optimizar os tempos de
processamento e as janelas horárias para execução de rotinas batch de fim de dia. Esta falta de optimização leva à impossibilidade de implementar a melhoria
dos níveis de serviço ao cliente, e como consequência a implementação de serviços de valor acrescentado, como p.e. pedidos urgentes, que prevê arrecadar
uma receita anual de 20 mil euros ao ISS.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
77
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (2/9)
Objectivo
• Categorização típica de uma
aquisição de hardware ou
equipamentos:
• Objetivo - Aumento da qualidade
dos serviço (neste caso concreto)
• Alcance dos objetivos – Imediato
• Impactos esperados – Organismo.
Objectivo
Redução de custos
Aumento da qualidade dos
serviços
Justificação
Aumento da capacidade de resposta do sistema aplicacional, que prevê
disponibilizar serviços mais céleres aos utentes e consequentemente
Justificação
Os objectivos serão alcançados assim que a camada aplicacional esteja
assente no novo conjunto de servidores.
Justificação
Ao nível da Administração Pública, a instalação pretendida apenas tem
impacto no organismo.
Modernização administrativa
Manutenção do Negócio
Redução de Risco
Operacional
Obrigatoriedade legal /
Compliance
Outro
Alcance dos objectivos
Alcance tem poral
Imediato (< 3 meses)
Curto Prazo (Entre 3 meses
e 1 ano)
Médio Prazo (Entre 1 a 2
anos)
Longo Prazo (> 2 anos)
Impactos esperados
Im pactos na AP
Organismo
Vários organismos no
Ministério
Transversal ao Ministério
Transversal à AP
Categoria
Campo de preenchimento automático
EV1 - Evoluções de Nível 1
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
Iniciar
caracterização
78
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (3/9)
• Uma aquisição de hardware/
equipamento poderá contribuir
tanto para um objetivo de médio
prazo como para um objetivo
imediato. Neste caso concreto, a
finalidade é de evolução de curto
prazo face ao ponto de partida e
o resultado estava previsto nos
objetivos operacionais do
organismo, pelo que não há lugar
à contribuição para os objetivos
estratégicos do organismo,
apenas para os objetivos
operacionais.
Objectivos do Organismo
Objectivos Estratégicos
O projecto/ despesa contribui para objectivos estratégicos do Organismo?
Não
Objectivos Operacionais
O projecto/ despesa contribui para objectivos operacionais do Organismo?
Sim
Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos operacionais para os quais contribui:
Objectivos / Indicadores
• Na justificação da contribuição da
despesa em causa para o
cumprimento dos indicadores
descritos anteriormente é
relevante a referência ao(s)
documento(s) onde estes
objetivos estão formalizados.
Meta
Grau de contribuição
Assegurar os tempos de deferimento de processos de prestações imediatas
[N.º de requerimentos deferidos com tempo inferior ou igual ao prazo de referência/ Total
de requerimento] x 100
98%
Total
80%
Significativa
Assegurar os tempos de resposta a pedidos de contribuinte
N.º de processos de confirmação de doença na área clínica concluídos até ao prazo de
referência/ N.º de processos de confirmação de doença na área clínica concluídos x 100
Descrição/ Comentários
A presente despesa encontra-se prevista no Plano de Actividades do organismo para 2012 bem como os objectivos, indicadores e grau de
contribuição desta para o cumrpimentos dos objectivos (ver anexo)
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
79
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (4/9)
• Considera-se que existe
mapeamento direto da despesa
com o objetivo estratégico 02
traçado no Mapa estratégico
vigente para a Função
Informática da AP (horizonte
2012-16).
• Nota: este grau de contribuição
visa valorizar o mérito da
despesa/ projeto em termos do
seu enquadramento nos objetivos
de M/L prazo da AP, devendo ser
vista como um incremento de
valorização e não como requisito
indispensável.
Objectivos da Administração Pública
Mapa estratégico para a Função Informática da AP
Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objetivos estratégicos para o período 2012-2016:
Objectivos / Indicadores
Meta (2012)
Contribuição para a Meta
OE 02. Reduzir os custos de contexto
Tempo médio (em dias) para o licenciamento de atividades económicas
Tempo médio de espera (em minutos) nos balcões presenciais dos serviços do MF,
MSSS e MJ
Outros a definir
Redução (a definir)
Nula
Redução (a definir)
Significativa
(a definir)
Nula
Descrição/ Comentários
A contribuição do projecto para o objectivo OE 02 encontra-se jsutificado no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação
pretendido, que se anexa.
Obrigatoriedade publicação dados.gov
Está previsto que a informação de negócio gerada a partir da utilização do projecto/
despesa seja publicada no portal dados.gov?
Não aplicável
Descrição/ Comentários
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
80
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (5/9)
• Tipicamente, uma despesa de
aquisição de hardware ou
equipamentos deve estar
alinhada com as seguintes
normas e guidelines TIC de
referência.
Alinhamento Tecnológico
Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência
Alinhamento com a Medida 7da RCM nº 12/2012 Racionalização de comunicações
Despesas/ projetos em comunicações devem tender à centralização de contratos por
Ministério, tanto nas vertentes de voz como de dados.
Sim
Alinhamento com a Medida 8 da RCM nº12/2012 - Racionalização dos centros de
dados
• A fundamentação do grau de
alinhamento tecnológico deverá
constar no respetivo caderno de
encargos ou, caso este não
exista, num outro documento que
o comprove (Memória Descritiva;
NCA; outro).
Despesas/ projetos neste âmbito devem ser implementados como 1ª prioridade na cloud
computing da AP (nota: apenas os sistemas de segurança nacional poderão ser alojados
internamente, num datacenter único do Ministério).
Sim
Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/2012 - Cloud Computing na
Administração Pública
Não
Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops
deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP.
Descrição/ Comentários
A fundamentação das respostas dadas encontra-se especificada no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação
pretendido, que se anexa.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
81
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (6/9)
Custos
Data início (dd-mm-aaaa)
data
1
Duração (meses)
• Preenchimento da data de início prevista
para execução do objeto da contratação e
duração estimada do contrato.
Indique os custos incrementais e a sua repartição temporal (em €):
Custo de Aquisição (Investimento)
Custo Globais de Aquisição
Total
Hardware
€
25.000
Comunicações
€
7.000
€
20.000
€
20.000
€
1.000
Software
Serviços
Trabalhos especializados (e.g.,
instalação)
Estudos/ Consultoria
• Identificação dos custos globais de aquisição
consoante as necessidades intrínsecas à
despesa apresentada.
• Necessidade de discriminar os custos
respetivos.
Formação
Recursos internos
Instalações físicas
Deslocações/ alojamento
Sub-total
(exclui Custos Internos)
Sub-total
(inclui Custos Internos)
€
100
€
52.100
€
53.100
+
-
• Identificação discriminada de todos os custos
de operação que a despesa implica para os 3
anos subsequentes.
• Justificação do racional utilizado para todos
os custos de operação identificados.
Repartição temporal
Custo de Operação (Funcionamento)
Custo de Operação (3 períodos)
Ano 1
Ano 2
Ano 3
Total
Hardware
Comunicações
€
3.000
€
3.000
€
3.000
€
-
€
-
€
-
Software
Serviços
Trabalhos especializados (e.g.,
manutenção)
Estudos/ Consultoria
Formação
Recursos internos
€
1.000
€
1.000
€
1.000
Instalações físicas
€
500
€
500
€
500
-
€
9.000
€
-
€
-
€
-
€
-
€
-
€
3.000
€
1.500
€
Deslocações/ alojamento
Sub-total
Custos Totais
€
€
53.100
€
4.500
€
4.500
€
4.500 €
€
4.500
€
4.500
€
4.500
€
-
+
-
13.500
-
Descrição/ Comentários
O custo do procedimento apresentado nesta despesa engloba 25k do hardware que se pretende adquirir, bem como 20k de trabalho
especializado no âmbito da sua instalação e operacionalização. O custo de aquisição engloba ainda 1k representativo de 1FTE a 50% durante
o mês de instalação, bem como 100€ de apoio a deslocações.
Durante o 3 períodos de operação, o projeto incorrerá em 3k anuais de custos de comunicação, decorrentes da utilização normal dos
servidores. Encontrarar-se-á ainda alocado 1FTE pontualmente que se estima em 1k anual. A ocupação física dos servidores implica um custo
anual de 500€.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
82
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (7/9)
• Discriminação dos benefícios financeiros
decorrentes da despesa/ execução do
projeto em causa.
• Deverão ser calculados todos os benefícios
diretos e indiretos decorrentes da despesa.
Benefícios
Indique os benefícios incrementais e a sua repartição temporal (em €):
Repartição temporal
20.000 €
60.000
€
7.500
Poupança de Custos com Pessoal
€
-
Poupança para os Cidadãos
€
-
Acréscimo de Receitas
€
Diminuição dos Custos operacionais
€
Benefícios financeiros Totais
• Identificação dos benefícios não financeiros
que a despesa/ projeto proporciona.
Total
Ano 3
Ano 2
Ano 1
Benefícios financeiros (3 períodos)
€
20.000 €
2.500
€
22.500 €
20.000 €
2.500
€
22.500 €
2.500
22.500 €
+
-
+
-
+
-
67.500
Benefícios não financeiros
Benefícios para os colaboradores
Impacto no clima organizacional
Sem impacto
Benefícios para os cidadãos
Impacto no prazo de entrega
Impacto no prazo de resposta
Impacto na disponibilidade do serviço
Elevado
Médio
Reduzido
Descrição/ Comentários
• A justificação do racional utilizado para
estimação dos benefícios identificados é
fundamental para compreensão do mérito
da despesa em termos financeiros.
A aquisição e instalação dos 8 servidores propostos permitirá incrementar os tempos de resposta dos beneficiários, melhorando os níveis de
serviço ao cliente e, como consequência, a implementação de serviços de valor acrescentado. Decorre de tal facto uma receita anual no valor
de 20 mil euros (justificada no devido documento que segue em anexo).
Estima-se que a aquisição e instalação dos servidores permitirá reduzir custos operacionais no valor de 2500€ por ano, representativos do
custo de 0,2FTE.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
83
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (8/9)
Risco Organizacional
Envolvimento e compromisso
Qual o envolvimento da gestão de topo no desenvolvimento do projecto/ despesa?
• Identificação do risco organizacional e, caso
se considere pertinente, respetiva
justificação.
Os principais stakeholders do projecto estão definidos e revelam compromisso?
Sem envolvimento
Sim
Impacto do projecto/ despesa
Qual o grau de mudança que o projecto/ despesa vai trazer ao Organismo?
A que nível o projecto/ despesa tem impacto?
Qual o impacto do projecto/ despesa na Sociedade Portuguesa?
Em que áreas o projecto/ despesa tem impacto?
Apenas em Sistemas de Informação
Organismo
Pouco significativo/ Grupos específicos
Área de Negócio
Relação com outros projectos/ despesas
Indique o tipo de relação com outros projectos/ despesas:
Designação
• Identificação do risco tecnológico e, caso se
considere pertinente, respetiva justificação.
Tipo de relação
+
-
Descrição/ Comentários
Risco Tecnológico
Interface com outros sistemas
Que tipo de interfaces com outros sistemas?
Não tem interfaces
Maturidade da solução/ tecnologia
Qual o grau de maturidade da solução/ tecnologia?
Maduro
Descrição/ Comentários
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
84
Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
D. Aquisição de hardware ou equipamentos (9/9)
Risco de Implementação/ Instalação
Prazo
Qual a duração prevista do projecto?
• Identificação do risco de implementação/
instalação e, caso se considere pertinente,
respetiva justificação.
Qual o impacto do desvio no prazo de entrega?
< 2 meses
Perda de potenciais benefícios
Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus
benefícios potenciais?
Sim, até 20%
Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus
custos?
Não
Recursos
Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo?
Sim
Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em
projectos semelhantes?
Entre 25 e 50%
Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio?
Entre 25 e 50%
Quantos fornecedores externos estão envolvidos?
Um fornecedor externo envolvido
Qualidade
Existem metodologias de gestão de projecto associadas?
Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e
constrangimentos?
Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto?
Não existem
Não
Definidos e formalizados em termos genéricos
Custos
Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis?
Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos?
Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e
auditáveis?
Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos?
Globalmente (> 90%)
Elevado
Praticamente Inexistente (até 25%)
Médio
Descrição/ Comentários
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
85
Índice
1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e
Despesas TIC
3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa
Anexos
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
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Anexos
Folha de controlo de versões do documento
• Campo para registo
das evoluções do
documento em
termos de versões.
• Campo para registo
de documentos
relacionados com o
Formulário de
Avaliação de Projetos
e Despesas TIC.
• Campo para registo
do histórico de
aprovações das
versões do
documento.
Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC
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