CADASTRO
1 – FINALIDADE
Descrever o processo de receber, analisar documentos, aprovar e emitir Contrato.
2 – PROCEDIMENTOS
O setor de cadastro tem a finalidade de Incluir, Aprovar, Cadastrar seguro, Emitir e Atualizar o Contrato de Locação.
O cadastro tem o prazo de 48 (quarenta e oito) horas para análise dos documentos e emissão do Contrato, desde
que, a documentação esteja completa, de acordo com a Política de Crédito (PROCLOC0501.01) e normas da
empresa.
2.1 – Receber o processo para locação
Deverá ser verificado as seguintes questões:
- Acompanhamento de Processo (PROCLOC0407.01) devidamente preenchido, informando a data e horário em que
o documento foi recebido;
- Check List Locação devidamente preenchido, em caso de discordância no processo, os documentos serão
devolvidos para o Agente de Locação regularizar;
- Vistoria de Entrada - Conforme Procedimento de Locação (PROCLOC0406.01).
Conferir qual setor deve solicitar a Vistoria, na Assessoria os agentes pedem para Chaves e a Chaves pede para
Logística; Nas outras unidades o cadastro faz a solicitação;
- Documentos do inquilino;
- Documentos do fiador (se houver).
2.2 – Análise dos documentos
Deverão ser seguidos os seguintes passos:
2.2.1 – Consulta ao SPC (Serviço de Proteção ao Crédito)
Deverá ser impresso a consulta e anexada aos documentos apresentado pelo pretendente a locação.
Cliente sem restrição
Passar para próximo passo, Documentação
Cliente com restrição
Só poderão ser aprovados os documentos se o cliente regularizar a restrição.
De toda forma deve-se passar para próximo passo, análise da documentação, pois se houver a regularização os
documentos já estarão analisados.
OBS: Outros critérios de aprovação somente com a autorização do diretor da unidade.
2.2.2 – Documentação
- Os documentos já devem ter sido conferidos pelos agentes de locação e entregues com o Check List preenchido.
- O cadastro utilizará a regra da Política de Crédito (PROCLOC0501.01) para analisar e aprovar os documentos.
- Se a documentação estiver completa efetuar cadastramento no sistema, conforme item abaixo:
Negociação
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- Se no Acompanhamento de Processo (PROCLOC0407.01), informar que há negociação ou ao cadastrar houver
divergência de valores, verificar se há autorização, por escrito do proprietário.
Termo Aditivo de Contrato
Quando houver autorização assinada pelo proprietário do imóvel que envolva:
- Redução de aluguel por tempo determinado;
- Benfeitorias e/ou reparos acordados entre proprietários e inquilinos (encaminhar o processo de documentos do
inquilino e a pasta do imóvel, para que seja providenciado o Termo Aditivo).
Cadastro deve ter todos os modelos de TERMOS, apenas alterando as informações necessárias.
Com autorização
- Havendo a autorização, deve-se alterar o sistema e dar andamento ao cadastramento.
OBS: Em casos que o proprietário esteja fora do país ou em viagem, pode-se aceitar autorizações via email, desde
que seja autorizado e assinado pelo Diretor da Unidade.
Sem autorização
- Se não houver autorização o Setor de Cadastro deverá devolver o processo ao Agente de Locação para entrar em
contato com o proprietário e providenciar a autorização expressa.
Documentação incompleta
- Anotar os documentos faltantes no formulário de Acompanhamento do Processo (PROCLOC0407.01) no campo
DOCUMENTAÇÃO – FALTANTE.
2.2.3 – Confirmações
Na Proposta de Locação o pretendente a locação e o fiador deverão preencher o campo REFERÊNCIAS PESSOAIS.
Os contatos informados neste campo deverão ser confirmados pela atendente de cadastro e anotar as informações
levantadas no documento de Uso Exclusivo do Cadastro (Análise Cadastral) - PROCLOC0503.00
2.3 – Cadastramento em sistema
- Após verificação ao Serviço de Proteção ao Crédito(SPC) e da análise dos documentos, implantar no sistema,
através do caminho:
Cadastro > Pessoas
Cadastro > Contratos / Incluir Contrato
- Para toda e qualquer movimentação do Contrato (Aprovar / Emitir / Atualizar) o atendente do cadastro deverá seguir
a ordem do sistema.
Documentação faltante
- Após implantação dos dados do pretendente a locação, deverá ser registrada em sistema a informação dos
documentos faltantes.
- Essa inclusão é feita no sistema Apolar.Net:
Cadastro > Consulta Movimentos
- Nos Pontos de Locação ou outras Lojas, o processo ficará no Setor de Cadastro, mas o Agente de Locação é o
responsável em verificar a informação em sistema Apolar.Net – Cadastro > Consulta Movimentos e providenciar a
regularização dos documentos.
- Assim que o Agente de Locação regularizar os documentos e entregar o processo ao Setor de Cadastro, contará
mais 48 (quarenta e oito) horas para análise dos documentos e emissão do Contrato.
OBS: O Setor de Cadastro não poderá emitir o Contrato na falta de qualquer documento.
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Para qualquer exceção, deverá ter a autorização, por escrito, no Acompanhamento do Processo (PROCLOC0407.01)
do Diretor da Unidade.
Documentação completa
- Se a documentação estiver completa e for aprovada conforme Política de Crédito (PROCLOC0501.01), deverá ser
emitido o Contrato através do sistema Apolar.Net:
Cadastro > Contratos > Emitir Contrato
2.4 – Água e Energia Elétrica (Companhia de abastecimento de água / Companhia de energia elétrica).
É comunicado ao cliente que conforme o contrato de locação, é de responsabilidade do cliente a religação de energia
elétrica junto ao órgão competente.
No caso de haver pendência da companhia de abastecimento de água, verificar de quem é a responsabilidade, no
caso imóvel de angariação, o Setor de Relacionamento e Fidelização irá manter contato com o proprietário para que
quite o débito. Porém se o débito for de responsabilidade do inquilino anterior, o Setor de Relacionamento e
Fidelização irá solicitar o pagamento e o Cadastro avisará o cliente.
Após cadastrar no sistema, e emitir o Contrato.
2.5 – Jurídico
Contrato diferenciados
Quando há locações de grandes empresas em que houve negociação de cláusulas contratuais, o setor jurídico será
acinado.
2.6 – Liberação
- Após todos os documentos analisados e aprovados e feita à impressão do resumo de dados através do sistema
Apolar.Net:
Cadastro > Contratos > Visualização > Ficha de Resumo
2.7 – Emissão
É o momento de impressão do Contrato de Locação.
Os documentos a serem impressos são:
- Preâmbulo (Contrato de Locação de imóveis);
- Comunicado de ocupação de imóvel (em casos que forem edifícios);
- Cartão de visitas;
- Comunicado ao proprietário do imóvel (Remessa de Contrato);
- Envelope proprietário;
2.8 – Entrega do Contrato
Após o Contrato aprovado, o Setor de Cadastro entra em contato com o pretendente a locação avisando o cliente
para que venha retirar o Contrato de Locação.
O Setor de Cadastro deverá entregar os documentos para o cliente colher assinatura e reconhecer firma dos
envolvidos no processo.
Documentos que compõem o Contrato de Locação:
• Preâmbulo de Locação (impresso do sistema Apolar.net);
• Anexo do Contrato de Locação (PROCLOC504.04);
• Vistoria impressa.
• Termos aditivos (se houver)
• Todos os documentos deverão estar assinados e rubricados pelos inquilinos, fiadores e testemunhas.
Caução Imóvel / Veículo
O Setor de Cadastro faz a análise da documentação e confecciona o Contrato de Locação.
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Se contrato com fiança caução veículo
- Explicar que o mesmo deverá solicitar documentação atualizada, junto ao departamento de transito (Detran) que
solicitará uma nova vistoria do veiculo, devendo entregar cópia do documento até 30 dias após da assinatura do
contrato, conforme cláusula contratual.
Se contrato com fiança caução imóvel
- Explicar que o mesmo deverá solicitar documentação atualizada, junto ao cartório de registro de imóveis onde o
imóvel foi caucionado, devendo entregar o registro original junto com:
- Procuração do proprietário;
- Contrato de locação original assinado e reconhecido;
- Procuração do representante da empresa que assinou o contrato;
devendo entregar cópia do documento em até 30 dias após da assinatura do contrato, conforme cláusula
contratual.
2.9 – Entrega das chaves
Assim que o cliente vier devolver o Contrato, o Setor do Cadastro irá conferir as assinaturas e rubricas necessárias
para que as chaves sejam entregues ao inquilino.
Explicar a Declaração de entrega de chaves e colhem assinatura do inquilino.
O Setor do Cadastro deverá verificar com o cliente se ficou alguma dúvida sobre o Contrato e em seguida irá colher a
assinatura dos responsáveis pela unidade do negócio.
Será entregue ao cliente: uma das vias assinadas do Contrato de Locação, juntamente com a vistoria impressa/ CD
de fotos/ chaves / tartaruga de pano / cartão de visitas / controle remoto do referido imóvel (quando houver), Cartão
do inquilino, Manual do Inquilino e folder do seguro 24 horas da Marítima. Se o imóvel for em condomínio deverá ser
entregue também a Carta de Ocupação (FORLOC0506.00) para ser apresentado ao síndico ou porteiro.
Em Curitiba deverá ser entregue o Regulamento da Câmera de Mediação Arbitragem
Juntamente com a vistoria será entregue um formulário para contestação de vistoria de entrada (FORLOC0502.00).
Adicionar na Declaração de Entrega de Chaves: Entregar contestação em folha sulfite, em separado, com endereço
do imóvel e assinatura.
No ato do recebimento do Contrato de Locação, o Setor de Cadastro deverá atualizar o movimento do Contrato no
sistema, status da locação para Atualizado (Locado), imprimir e entregar o 1º boleto do aluguel ao cliente, explicando
para ele os valores, data de vencimento e local de pagamento.
Assim que o contrato for atualizado no sistema Apolar.net, o sistema envia automaticamente uma mensagem de
SMS e um email comunicando a locação ao proprietário.
O gerente do Setor de Relacionamento e Fidelização responsável pelo imóvel, e a corretora de seguros receberão
Resumo de Dados de Contrato de Locação.
O Setor de Cadastro irá separar as vias que deverão ser enviada para o proprietário e encaminhar todo o processo
para o arquivo.
Deverá ser enviada uma via do resumo de dados para o Setor de Relacionamento e Fidelização fazer o check list do
Contrato de Locação, avisando o proprietário que o imóvel foi locado, que irá receber o Contrato pelo correio, a data
do primeiro vencimento e a data do repasse, comunicar o proprietário dos benefícios oferecidos pela Apolar Imóveis.
3 – RESPONSABILIDADES
Na eventual ocorrência de falha humana, caracterizada por falta de atenção ou erro elementar, o colaborador que
originou a não conformidade será responsabilizado administrativamente, podendo ser advertido (verbal ou por
escrito), suspenso ou até mesmo demitido dependendo da gravidade ou repetição de não conformidade.
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