OpenOffice.org 1.1.0
Planilha
Setembro/2003
Versão 1.1
1
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2
OPENOFFICE.ORG 1.1.0
PLANILHA
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Gerência de Informática e Tecnologia da Informação
Gustavo Celso de Queiroz Mazzariol - [email protected]
Assistente da Gerência de Informática
Olga Massako Yamadera – [email protected]
Coordenadoria de Atendimento ao Cliente
Jair Ribeiro de Souza – [email protected]
Eliana Ferreira – [email protected]
Hermison Taylor da Silva – [email protected]
Luiz R.G. De Oliveira – [email protected]
Ricardo Sequeira Bechelli - [email protected]
Sônia Cristina dos Santos Moliterno – [email protected]
Tânia Vasconcelos Teruel – [email protected]
Consultoria e supervisão geral
Barros Martins Consultoria e Treinamento em Informática S/C Ltda.
Sandra Regina Marques de Barros - [email protected]
3
Índice geral
I - PRIMEIROS PASSOS ....................................................................................................................9
1 - Iniciando o OpenOffice.org Planilha.......................................................................................... 9
2 - Descrição da área de trabalho..................................................................................................... 9
3 – Menu Ver................................................................................................................................. 10
Zoom......................................................................................................................................... 11
Fontes de Dados........................................................................................................................ 11
Barra de Ferramentas................................................................................................................ 11
Barra de Status.......................................................................................................................... 11
Cabeçalhos de Linha e Coluna.................................................................................................. 11
Destacar Valores...................................................................................................................... 12
Visualizar quebra de página...................................................................................................... 12
Tela inteira ............................................................................................................................... 12
II - ABRIR E CRIAR DOCUMENTOS.............................................................................................12
Menu Arquivo ...............................................................................................................................12
1 - Criar uma nova planilha........................................................................................................... 12
2 - Abrir um Documento ...............................................................................................................13
3 – Assistente................................................................................................................................. 13
4 - Fechar um documento.............................................................................................................. 14
5 - Salvar........................................................................................................................................ 14
6- Salvar como............................................................................................................................... 14
7- Salvar tudo.................................................................................................................................14
8- Recarregar..................................................................................................................................15
9- Versões...................................................................................................................................... 15
10 – Exportar................................................................................................................................. 15
11 – Exportar como PDF............................................................................................................... 15
12 – Enviar.....................................................................................................................................16
13 – Propriedades...........................................................................................................................16
14 – Modelos................................................................................................................................. 16
15 – Visualizar página................................................................................................................... 16
16 – Configuração da impressora.................................................................................................. 16
17 – Sair......................................................................................................................................... 16
III - ENTRADA DE DADOS NA PLANILHA ................................................................................ 16
1 - Células..................................................................................................................................... 16
2 - Digitando dados em uma planilha............................................................................................ 18
Barra de fórmulas................................................................................................................. 18
Entrada de textos e números.................................................................................................19
IV- FÓRMULAS................................................................................................................................ 20
1 - Conceito de fórmulas................................................................................................................20
2 - Fórmulas e cálculos.................................................................................................................. 20
Sinal de igual.............................................................................................................................20
Operadores numéricos...............................................................................................................21
Adição ................................................................................................................................. 21
Subtração.............................................................................................................................. 22
Multiplicação........................................................................................................................22
Divisão..................................................................................................................................22
3- Trabalhando com porcentagens................................................................................................. 22
Porcentagem em uma tabela......................................................................................................22
Porcentagem de reajuste de valor..............................................................................................23
Percentual de desconto ............................................................................................................. 24
4
4 - Trabalhando com várias folhas de cálculo................................................................................24
5 - Funções.....................................................................................................................................26
Inserindo uma função................................................................................................................ 26
Categorias de funções................................................................................................................27
Todos.................................................................................................................................... 27
Banco de dados.....................................................................................................................27
Data & Hora......................................................................................................................... 27
Financeiro............................................................................................................................. 27
Informação............................................................................................................................27
Lógico...................................................................................................................................27
Matemático........................................................................................................................... 27
Matriz................................................................................................................................... 27
Estatística..............................................................................................................................28
Planilha................................................................................................................................. 28
Texto.....................................................................................................................................28
Suplemento........................................................................................................................... 28
Lista de Funções........................................................................................................................28
Algumas funções:......................................................................................................................28
Função Soma........................................................................................................................ 28
Função Média....................................................................................................................... 29
Função Mínimo.................................................................................................................... 29
Função máximo.................................................................................................................... 29
V - EDITANDO DOCUMENTOS.....................................................................................................29
1 - Desfazer, refazer ou repetir tarefas........................................................................................... 29
2 - Selecionar células.................................................................................................................... 30
Pelo mouse................................................................................................................................ 30
Pelo teclado............................................................................................................................... 30
3 - Cortar ....................................................................................................................................... 30
Pelo Menu................................................................................................................................. 31
Pelo Teclado..............................................................................................................................31
Pela Barra de Funções............................................................................................................... 31
4 - Copiar ...................................................................................................................................... 31
Pelo Menu...................................................................................................................................... 31
Pelo Teclado..............................................................................................................................31
Pela Barra de Funções............................................................................................................... 31
Pelo Marcador da Célula........................................................................................................... 32
Copiar fórmulas.........................................................................................................................33
Valor absoluto........................................................................................................................... 33
5 - Colar......................................................................................................................................... 34
Pelo Menu................................................................................................................................. 34
Pelo Teclado..............................................................................................................................34
Pela Barra de Funções............................................................................................................... 34
6 - Colar especial........................................................................................................................... 34
7- Selecionar tudo......................................................................................................................... 34
8 - Modificações............................................................................................................................ 34
Gravar........................................................................................................................................34
Proteger registro........................................................................................................................ 34
Mostrar as modificações........................................................................................................... 34
Aceitar ou rejeitar .....................................................................................................................34
Comentários.............................................................................................................................. 35
Mesclar documentos..................................................................................................................35
5
9 - Comparar documento............................................................................................................... 35
10 – Localizar & Substituir............................................................................................................35
11 - Navegador...............................................................................................................................36
12 - Cabeçalhos e rodapés..............................................................................................................36
13 - Preencher ............................................................................................................................... 36
14 - Excluir Conteúdo....................................................................................................................37
15 - Excluir Células....................................................................................................................... 37
16 – Planilha ................................................................................................................................. 37
Mover / Copiar...............................................................................................................................37
Navegar.......................................................................................................................................... 37
Excluir............................................................................................................................................37
17 - Excluir Quebra Manual......................................................................................................... 38
18 – Vínculos................................................................................................................................. 38
19 – Plug-in....................................................................................................................................38
20 – Editor de imagens.................................................................................................................. 38
21 – Objeto.....................................................................................................................................38
VI – FORMATAR..............................................................................................................................38
1 – Padrão...................................................................................................................................... 38
1 - Células...................................................................................................................................... 38
Número......................................................................................................................................39
Fonte..........................................................................................................................................39
Efeitos de Fonte.........................................................................................................................39
Alinhamento..............................................................................................................................39
Bordas....................................................................................................................................... 40
Plano de Fundo..........................................................................................................................40
Proteção da Célula.....................................................................................................................40
2 - Linha.........................................................................................................................................40
Pela Barra de Menus................................................................................................................. 40
Pela Planilha..............................................................................................................................41
3 -Coluna........................................................................................................................................41
Pela Barra de Menus................................................................................................................. 41
Pela Planilha..............................................................................................................................42
4 - Planilha..................................................................................................................................... 42
5 - Mesclar Células........................................................................................................................ 42
6 - Página...................................................................................................................................... 43
Gerenciar................................................................................................................................... 43
Página........................................................................................................................................ 43
Bordas....................................................................................................................................... 44
Plano de Fundo..........................................................................................................................44
Cabeçalho.................................................................................................................................. 44
Rodapé.......................................................................................................................................44
Planilha......................................................................................................................................44
7 – Mudar Caracter........................................................................................................................ 45
8 – Catálogo de estilos................................................................................................................... 45
9 – Estilista....................................................................................................................................45
10 - Formatação condicional..........................................................................................................45
VII - INSERIR.................................................................................................................................... 46
1 - Quebra no documento...............................................................................................................46
2 - Células...................................................................................................................................... 46
3 - Linhas....................................................................................................................................... 46
4 - Colunas..................................................................................................................................... 47
6
5 - Planilha..................................................................................................................................... 47
6 – Dados externos.........................................................................................................................47
7 - Caracter Especial...................................................................................................................... 47
8 – Hiperligação (Hyperlink)......................................................................................................... 48
Internet ..................................................................................................................................... 48
Correio & grupo de discussão ................................................................................................. 49
Documento .............................................................................................................................. 49
9 - Nomes.......................................................................................................................................50
Definir....................................................................................................................................... 51
Inserir........................................................................................................................................ 51
Criar...........................................................................................................................................52
10 - Anotação.................................................................................................................................52
11 - Figuras.................................................................................................................................... 52
12 - Objeto..................................................................................................................................... 53
Objeto OLE............................................................................................................................... 53
Plug-in....................................................................................................................................... 53
Applet........................................................................................................................................53
Fórmula..................................................................................................................................... 53
13 - Gráfico.................................................................................................................................... 54
Criar um gráfico através de uma tabela já existente..................................................................54
14 – Moldura flutuante.................................................................................................................. 55
VIII - FERRAMENTAS..................................................................................................................... 55
1 – Revisor ortográfico.................................................................................................................. 55
Verificar.................................................................................................................................... 55
Verificação Automática.............................................................................................................56
2 - Auditoria...................................................................................................................................56
3 – Autocorreção............................................................................................................................56
4 - Pesquisa.................................................................................................................................... 57
5 - Cenários.................................................................................................................................... 57
6 - Proteger Documento ................................................................................................................ 57
7 - Conteúdo da Célula.................................................................................................................. 58
Calcular Agora.......................................................................................................................... 58
Cálculo automático....................................................................................................................58
Auto-Inserir............................................................................................................................... 58
8 – Galeria......................................................................................................................................58
Inserindo uma figura................................................................................................................. 58
Importar imagens para a Galeria............................................................................................... 59
9 – Configurar................................................................................................................................ 60
10 – Opções................................................................................................................................... 60
IX - IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS........................................................................................... 61
1 - Definir a área de impressão...................................................................................................... 61
Definir....................................................................................................................................... 61
Adicionar...................................................................................................................................61
Remover.................................................................................................................................... 61
Editar......................................................................................................................................... 61
2 - Visualizar a impressão..............................................................................................................62
3 - Imprimindo documentos...........................................................................................................62
X - DADOS........................................................................................................................................ 63
1 - Definir Intervalo ...................................................................................................................... 63
2 - Selecionar intervalo.................................................................................................................. 63
3 - Classificar................................................................................................................................. 63
7
4 - Utilizar filtros........................................................................................................................... 64
AutoFiltro..................................................................................................................................64
Filtro Padrão..............................................................................................................................64
Filtro Avançado.........................................................................................................................64
5 - Subtotais................................................................................................................................... 65
6 - Validade....................................................................................................................................65
7 – Operações múltiplas.................................................................................................................65
8 – Consolidar................................................................................................................................66
9 – Estrutura de Tópicos................................................................................................................ 66
10 – Tabela Dinâmica................................................................................................................... 66
Inserir uma tabela dinâmica...................................................................................................... 66
Atualizar....................................................................................................................................70
Excluir....................................................................................................................................... 70
XI - JANELA......................................................................................................................................70
Nova janela.................................................................................................................................... 70
Dividir............................................................................................................................................70
Congela.......................................................................................................................................... 70
XII – AJUDA......................................................................................................................................70
1 - Conteúdo...................................................................................................................................71
2 – Ajudante...................................................................................................................................71
3 - Dica...........................................................................................................................................71
4 – Ativar Ajuda............................................................................................................................ 71
5 - Registro.....................................................................................................................................71
8
OpenOffice.org Planilha
O OpenOffice.org Planilha é a planilha de cálculos do OpenOffice.org. Este aplicativo possibilita
ao usuário a criação de relatórios, planilhas de contas, cálculos, gráficos, entre outras coisas.
Estes são alguns dos recursos que o OpenOffice.org Planilha oferece ao usuário. Similar ao
StarCalc, possibilita também a leitura de documento emitidos em outros aplicativos, tais como o
MS-Excel.
I - PRIMEIROS PASSOS
1 - Iniciando o OpenOffice.org Planilha
Para iniciar o OpenOffice.org Planilha no Windows 9.x/Me/XP, clique em
Iniciar/Programas/OpenOffice.org 1.1/Planilha, conforme o modelo abaixo:
2 - Descrição da área de trabalho
A planilha do OpenOffice.org Planilha possui 256 colunas nomeadas de A até Z, de AA até AZ,
de BA até BZ, e assim por diante até IV. Possui um total de 32.000 linhas, possuindo um total de
8.192.000 células.
A área de trabalho possui as seguintes barras de comandos:
1 - Barra de Títulos: mostra o nome do aplicativo e os botões para minimizar, maximizar/restaurar
e fechar o aplicativo (é opcional quando da utilização do OpenOffice.org como aplicativo);
2 - Barra de Menu: apresenta os nomes dos menus para acesso às listas de comandos e funções do
OpenOffice.org Planilha;
9
3 - Barra de Ferramentas: apresenta os botões para acessar os comandos básicos do
OpenOffice.org Planilha, tais como: abrir, guardar, cortar, copiar, colar etc.;
4 - Barra de Objetos: apresenta os botões para acessar os comandos de edição do texto, tais como:
tipo e tamanho de letras, estilos de parágrafos etc.;
5 - Barra de Ferramentas Principal: apresenta os botões para acessar os comandos de inserção de
tabelas, gráficos, corretor ortográfico etc.;
6 - Barra de Fórmula: apresenta as informações de uma determinada célula, fórmulas etc.;
7 - Barra de Endereçamento: possibilita o acesso à documentos diversos;
8 - Barra de Rolagem: possibilita o deslocamento através da planilha. As barras de rolagem são
na vertical e na horizontal;
9 - Célula: é a unidade de preenchimento de valores;
10 - Planilha ativa: é a planilha que está em uso. Quando abre-se um novo documento no
OpenOffice.org Planilha, assim como no MS-Excel e no StarCalc, aparecem sempre três
planilhas. Caso queira, pode-se trabalhar com as três ou com mais planilhas em conjunto (ver o
capítulo Inserir);
11 - Área da Folha: informa em qual célula o cursor está posicionado;
12 - Barra de Status: apresenta o número da página, zoom, tipo de texto etc.;
3
9
7
4
6
1
2
11
5
10
3 – Menu Ver
Este recurso possibilita reconfigurar a área de trabalho. Para
acioná-lo, clique na Barra de Menu em Ver.
10
8
12
Zoom
Possibilita ajustar o tamanho da área de trabalho.
A opção Variável possibilita ainda a escolha de qual tamanho de
área que se deseja trabalhar.
Fontes de Dados
Permite selecionar uma base de dados para extração e utilização
de seu conteúdo. Para acioná-lo, clique na Barra de Menu em
Ver
Fontes de Dados.
Barra de Ferramentas
Possibilita selecionar quais barras serão exibidas
na tela.
As barras assinaladas com o já estão ativadas.
Para desativá-las ou para ativar as demais, clique
na barra desejada.
Barra de Status
Esta função habilita, ou não, a exibição da Barra de Status, localizada na linha inferior da tela. Esta
barra possibilita a visualização do número da página, zoom, inserte (se está ligado ou não) etc.
11
Cabeçalhos de Linha e Coluna
Permite ativar a visualização do cabeçalho de linhas (1, 2, 3, 4...) e colunas (A, B, C, D...). É
importante deixar esta visualização sempre ativada, pois para trabalhar no OpenOffice.org
Planilha é fundamental visualizar as linhas e as colunas.
Destacar Valores
Ativa o destaque dos valores numéricos da planilha, facilitando a
visualização dos valores digitados e onde existem fórmulas.
Exemplo:
Os números apresentados em azul se referem a valores digitados, enquanto os números em verde se
referem a fórmulas. Caso não queria utilizar este recurso os números serão todos mostrados na cor
padrão do OpenOffice.org Planilha.
Observação: as cores são mostradas apenas na tela. Na impressão, serão com a cor padrão do
OpenOffice.org Planilha.
Visualizar quebra de página
Esta opção é útil quando da elaboração de planilhas e relatórios extensos, uma vez que facilita a
visualização da área que será impressa.
Tela inteira
Faz a mudança entre a visualização de tela inteira e normal.
Para voltar ao normal (quando a tela estiver inteira) clique neste botão, que aparecerá no canto
superior esquerdo da tela.
II - ABRIR E CRIAR DOCUMENTOS
Menu Arquivo
1 - Criar uma nova planilha
•
Na barra de Menu, selecione Arquivo
Novo
12
Planilha
2 - Abrir um Documento
Para abrir um documento:
Na barra de menu clique em Arquivo
Abrir.
Ou através do botão na barra de funções
Criar nova
pasta
Visualizar área de
trabalho
Um nível acima
Será aberta uma Janela solicitando a
localização do documento. Caso não esteja
disponível na pasta corrente, será
necessário localizá-lo.
Digitar o nome do
arquivo
Digitar o tipo de
software
Digitar a versão do
aplicativo
13
Lista
Detalhes
3 – Assistente
Permite a elaboração de documentos utilizando modelos disponíveis, tais como cartas, fax,
memorando, etc.
Para acessar o Assistente:
Na barra de menu, clique em Arquivo
Assistente
4 - Fechar um documento
•
na barra de Menu, clique em Arquivo
Sair.
Se o documento não estiver salvo, antes de fechálo, será aberta uma janela com as opções de:
salvar o documento (Salvar); não salvar
(Rejeitar) ou cancelar o fechamento do
documento (Cancelar), como mostra a figura:
5 - Salvar
Esta opção salva um documento já salvo anteriormente.
6- Salvar como
Criar nova
pasta
Visualizar área de
trabalho
Lista
Detalhes
Um nível acima
Para salvar um documento pela primeira
vez:
Na barra de Menu, clique em
Arquivo
Salvar Como.
Digitar o nome do
arquivo
Digitar o tipo de
software
Para salvar o documento com um novo formato,
deve-se seguir o mesmo procedimento.
Se quiser apenas salvar o documento, sem alterar o
formato, nome ou pasta, clique no botão
Salvar, na Barra de Funções.
Um recurso importante é o de Salvar o arquivo utilizando uma senha. Para isso, basta clicar na
opção Salvar com senha, na tela de Salvar como. Em seguida é só clicar em OK e aparecerá a tela
ao lado.
Coloque uma senha para o arquivo e, em seguida, clique em OK.
OBS.: não esqueça a senha do arquivo. Sem ela será impossível abri-lo.
7- Salvar tudo
Esta opção salva todos os documentos que estão sendo usados no momento.
14
8- Recarregar
Esta opção desfaz todas as alterações feitas no documento.
9- Versões
Salva e organiza múltiplas versões do corrente documento no mesmo arquivo. Você poderá abrir,
deletar e comparar previamente as versões.
10 – Exportar
Este recurso está em duplicidade (igual ao exportar como PDF).
11 – Exportar como PDF
– No menu principal clique em Arquivo
Exportar como PDF
Nesta tela, deve-se escolher o local onde deverá ser salvo o documento e em qual formato.
Este recurso possibilita gerar, a partir do OpenOffice.org, um documento no formato PDF(Portable
Document Format), utilizado pelo software Acrobat.
O formato PDF é o formato mais
utilizado por empresas, universidades e
instituições, para a distribuição de
documentos, relatórios, manuais e ebooks. Os arquivos em formato PDF
também possuem uma maior proteção
contra alterações que os arquivos
gerados a partir do OpenOffice.org,
Ms-Office, CorelDraw ou AutoCad.
Para fazer a leitura e impressão de
documentos PDF o software
recomendado é o Adobe Reader 6.0.
Formato
PDF
Este software, que existe em português, é distribuído gratuitamente pela empresa Adobe.
Para gerar um arquivo em formato PDF selecione Arquivo-Exportar para PDF. Em seguida será
aberta esta tela:
Nesta tela selecione a pasta destino e o nome do arquivo a ser gerado. Depois clique em Exportar
para continuar.
15
Nesta tela o usuário poderá escolher
quais as páginas do documento que
serão transformadas em PDF (Todas, um
intervalo de páginas e uma seleção) e
qual o grau de compressão – que pode
melhorar a qualidade de exibição do
arquivo – que dependerá do tipo de
atribuição a ser dada ao arquivo PDF.
Clique em Exportar para gerar o
arquivo PDF. Em seguida o arquivo será gerado automaticamente.
12 – Enviar
Este recurso salva o documento e envia por e-mail ou no formato PDF anexado.
13 – Propriedades
Exibe diversas informações sobre o documento corrente, como por exemplo: tipo de arquivo, local
onde foi salvo, tamanho, data da criação, etc.
14 – Modelos
Exibe o gerenciador de modelos do openoffice.org, com a opção de importação de outros modelos,
além de associar suas fontes de dados ao livro de endereços.
15 – Visualizar página
Exibe a página a ser impressa, com opção de zoom e de formatação de página.
16 – Configuração da impressora
Este recurso habilita a tela de impressão, com as opções de quantidade de cópias, impressão das
páginas desejadas, propriedades da impressora, etc.
17 – Sair
Fecha o documento corrente, exibindo uma mensagem se deseja salvar as alterações ou não.
III - ENTRADA DE DADOS NA PLANILHA
1 - Células
Células são as unidades de inserção de dados. Com o seu do preenchimento, pode-se inserir textos,
números, fórmulas ou funções.
Colunas
16
Linhas
Célula
ativa
Célula ativa: é a célula que está em edição, isto é, onde se está trabalhando.
Colunas e linhas: são as coordenadas utilizadas para a localização das células. As colunas são
apresentadas na vertical e são nomeadas por letras de A até Z e de AA até IV,
num total de 256 colunas. Já as linhas apresentadas na horizontal são
nomeadas por números, num total de 32.000 linhas.
Para trabalhar com uma planilha de cálculos, seja no OpenOffice.org Planilha, no StarCalc, no
Lotus 123 ou no MS-Excel é fundamental entender as coordenadas, para que se possa localizar o
conteúdo de células, bem como criar fórmulas e funções.
Para selecionar uma célula, clique sobre esta célula. Esta célula ficará ativa, conforme o exemplo a
seguir:
Perceba que a letra “B” aparece destacada em relação a
coluna “A”, tal como a linha “6” que aparece em destaque
em relação as demais linhas.
Para se movimentar entre as células existem três formas:
Usando o mouse:
Para selecionar uma célula através do mouse é muito simples: vá com o mouse na célula
desejada e clique nela com o botão esquerdo do mouse. Para se movimentar em outras partes da
planilha (que não aparecem na tela) utilize as barras de rolagem (que estão na parte inferior da
planilha e na margem direita da planilha).
Para usá-las clique na seta na barra de rolagem da margem direita para visualizar mais linhas e
na seta na barra de rolagem inferior
para visualizar mais colunas.
Usando o teclado:
Em alguns trabalhos, o uso do teclado é mais prático que o do mouse para movimentar-se:
Tecla
Seta 
Posição do Cursor
Célula para à direita
17
Tecla
Posição do Cursor
Seta 
Célula para a esquerda
Seta 
Célula para baixo
Seta 
Célula para cima
Enter
Célula inferior
Tab
Célula da direita
Ctrl + 
Primeira coluna da linha atual
Ctrl + 
Primeira linha da coluna atual
Page Up
Tela para cima
Page Down
Tela para baixo
Ctrl + Home
Célula A1
End
Posiciona o cursor no fim de uma linha
Home
Posiciona o cursor no início de uma linha
Usando a área da folha:
Clique na área de folha e digite em qual célula deseja ir e, em seguida, pressione
Enter. Automaticamente, o cursor irá para a célula desejada.
2 - Digitando dados em uma planilha
Barra de fórmulas
Com este recurso, sempre que for incluído um valor ou um texto numa célula, os dados digitados
aparecerão, automaticamente. Com esta barra, pode-se também visualizar os valores ou textos
incluídos numa determinada célula ou fazer correções nos valores incluídos nas células.
Barra de
fórmulas
A Barra de Fórmulas é composta por:
Linha de entrada - onde visualiza-se o conteúdo de uma célula, podendo-se editá-lo;
Função Automático - representada pelo
botão , permite criar fórmulas através da ajuda;
Função cancelar - representada pelo
botão, permite cancelar um texto ou uma fórmula que
estiver sendo digitada ou corrigida. Poderá ser utilizada também a tecla <ESC> do teclado;
Observação: esta função só é ativada quando há digitação de um texto ou fórmula numa célula;
Função aceitar - representada pelo
botão , permite aceitar um texto ou uma fórmula que
estiver sendo digitada ou corrigida. Poderá ser utilizada também as teclas <ENTER> ou <TAB>;
Observação: esta função só é ativada quando há digitação de um texto ou fórmula numa célula.
18
Quando não estiver sendo digitado um texto ou fórmula aparecerá
a seguinte barra de fórmulas:
No local onde apareceria o símbolo de cancelar e aceitar aparecem
agora outros dois símbolos, o de Soma e o de Função.
Soma - é representada pelo
somatória na planilha;
símbolo . Esta função facilita a utilização das funções de
Função - é representada pelo símbolo
. Este recurso facilita a operação de fórmulas.
Estes dois recursos serão melhor explicados no capítulo seguinte Fórmulas e funções.
Entrada de textos e números
Na área de trabalho poderão ser digitados caracteres, números, títulos etc., observando alguns
detalhes:
•
Torne ativa a célula onde deseja digitar, digite o texto e, ao terminar, clique em Enter ou Tab;
•
Se o texto digitado ultrapassar o tamanho da largura da célula ele
ocupará o espaço da próxima célula (se esta célula não possuir
nenhum texto ou valor). Exemplo:
No caso do exemplo anterior, o texto “Relação de produtos”, ultrapassou o espaço da célula A1 e
“invadiu” o espaço da célula A2. Isto não quer dizer que o texto está ocupando a célula A2.
Se houver a necessidade de
preencher a célula A2, o texto
digitado na célula A1,
desaparecerá da tela, mas
continuará ocupando a célula A1.
No caso da necessidade de
aumentar a largura da célula
consulte o capítulo Formatar
desta apostila.
Este é um exemplo de uma folha
de cálculo preenchida:
Pode-se perceber que na Barra de Fórmulas aparece o conteúdo da célula onde está posicionado o
cursor. Para corrigir um texto ou valor digitado em uma célula, clique em F2 ou dê um cliqueduplo na célula.
Em seguida, o texto ou valor preenchido será reeditado na barra de fórmulas. Para corrigi-lo utilize
as telas de backspace, as setas ( ou ) ou Delete. Após a correção, clique em Enter para
confirmar; ou em ESC para cancelar a correção.
19
No caso da necessidade de se excluir um conteúdo de uma
célula, deve-se clicar no botão Delete, do teclado, sobre a
célula. Aparecerá a seguinte caixa de diálogo:
Com esta caixa, pode-se escolher o que deverá ser excluído
da célula. Faça sua escolha e, em seguida, clique em OK.
IV- FÓRMULAS
1 - Conceito de fórmulas
Uma fórmula permite fazer uma
correlação entre a células,
possibilitando a realização de operações
matemáticas, entre outras opções.
O processo para introduzir uma fórmula
em uma célula é o mesmo utilizado
para o texto, só que na célula pode-se
ver o resultado e, na Barra de
Fórmula, a fórmula. Toda fórmula
deve ser iniciada com o sinal = , ou se
for omitido, o OpenOffice.org
Planilha interpretará a fórmula como um texto. Exemplo de uma fórmula: =B6*C6
Neste caso, pode-se ver que a fórmula foi digitada na célula D6. Assim o valor contido na célula C6
será multiplicado pelo valor contido na célula B6, sendo o resultado apresentado na célula D6.
Na montagem da fórmula, pode-se usar letras minúsculas e maiúsculas para as referências.
Uma vantagem em se trabalhar com fórmulas é o fato de se ter a atualização automática quando se
altera algum valor de uma célula pertencente à uma fórmula, isto é, se o valor da célula B6 for
alterado, automaticamente, o valor em D6 será mudado, pois este possui uma fórmula com
referência a B6.
2 - Fórmulas e cálculos
Sinal de igual
Este sinal (=) é de fundamental importância para a criação de
fórmulas. Para se criar uma fórmula se faz necessário digitar o
símbolo de igual antes da digitação da fórmula.
O sinal de igual também possibilita um link entre as células. Se for
digitado, por exemplo, =A2, na célula A1, (e clicar em <ENTER>),
ele copiará o valor da célula A2 para a A1, conforme o exemplo ao
lado:
Pode-se perceber que o valor mostrado na célula A1 é o mesmo da
célula A2, só que na barra de fórmulas aparece a fórmula utilizada. Este recurso pode ser muito útil
quando do trabalho entre folhas de cálculos (como será mostrado mais adiante), ou quando da
20
necessidade de mostrar um valor em vários pontos dentro de uma folha de cálculo.
Operadores numéricos
O OpenOffice.org Planilha possibilita a criação
de fórmulas utilizando vários operadores
numéricos: adição, subtração, multiplicação,
divisão e exponenciação.
Adição
O símbolo deste operador é “+”. Exemplo:
=B6+B12.
É possível também fazer operações de soma
utilizando várias células, utilizando o recurso de
AutoSoma.
O AutoSoma é caracterizado pelo botão
. Para acioná-lo, siga conforme o exemplo:
Posicione o cursor na célula em que deseja ver
o resultado da soma. Em seguida clique no
botão de
AutoSoma. Aparecerá esta tela:
Pode-se perceber que o OpenOffice.org
Planilha cria a fórmula (marca a área abrangida
pela fórmula), sendo que a fórmula irá aparecer
também na barra de fórmulas. Em seguida
clique em <ENTER> e aparecerá o resultado
da somatória. No caso de se desejar somar
apenas uma parte dos valores, digite =soma( ), sendo que na área entre parênteses deve-se marcar as
células que se desejam somar, conforme o exemplo abaixo:
Pode-se perceber que na fórmula (célula B13),
estão selecionadas somente algumas células e
na planilha estas mesmas células estão também
selecionadas. Para editar a célula corrente não
esqueça de clicar na tecla F2.
21
Subtração
O símbolo deste operador é o sinal de “-” .
Exemplo: =E7-E8. Ou conforme o exemplo:
Multiplicação
O símbolo deste operador é “* “. Exemplo:
=B6*C6, ou tal como no exemplo:
Neste exemplo foi possível fazer o cálculo do
total, em dinheiro, que foi vendido,
multiplicando o valor unitário à quantidade
vendida.
Divisão
O símbolo deste operador é “/” . Exemplo:
=B6/C6 ou tal como no exemplo:
Pode-se ver a fórmula na Barra de Fórmulas e
o valor obtido na célula D6.
3- Trabalhando com porcentagens
Porcentagem em uma tabela
A inserção de porcentagens numa tabela ou
num relatório facilita a leitura dos dados
inseridos na tabela. Para isso, usa-se esta
planilha como exemplo:
Nesta planilha temos um controle de vendas, sendo que nesta possui valores mensais e um valor
geral com o total vendido no período. O que será feito é calcular aqui a porcentagem referente ao
22
valor de quanto foi vendido por mês.
A fórmula básica é: clique primeiro com um
sinal de igual “=” no local que se deseja ver a
porcentagem. Em seguida, clique na célula se
quer saber a porcentagem, o divida pela célula
com o valor a ser comparado, multiplique por
100 e, para finalizar, clique em Enter. No
exemplo acima, foi montada esta fórmula: é
uma comparação entre o valor da célula B13
com a célula B15.
Como pode-se ver no exemplo, aparece o
valor da porcentagem na célula C13. Assim
em relação a tudo o que foi vendido nos meses de janeiro, fevereiro e março, o mês de janeiro
correspondeu a 33,06% do total.
Porcentagem de reajuste de valor
Assim como no exemplo acima, o reajuste de um valor, utilizando uma porcentagem é também
muito simples.
Segue exemplo:
Para calcular o reajuste de um valor simples:
clique na célula onde se quer visualizar o novo
valor com o sinal de igual “=”, em seguida,
clique no valor que será calculado, some ele
com ele mesmo e clique (ou digite) o valor da
porcentagem do aumento.
Nesta tabela precisa ser calculado como
reajustar o valor das mercadorias do mês de
janeiro para o mês de fevereiro.
Vamos usar esta mesma fórmula.
23
Como se pode ver neste exemplo, a fórmula
marcou as células que estavam em evidência.
Agora , ver o quadro já ajustado:
Neste quadro já pode-se ver o valor após o
reajuste.
Percentual de desconto
Da mesma forma que o cálculo do reajuste, é
possível calcular um percentual de desconto do
preço de um produto. Para fazer este cálculo,
deve-se usar a seguinte fórmula: clique na
célula que se deseja visualizar o novo valor
com o sinal de igual “=”, em seguida, clique na
célula em que tenha o valor a ser comparado
menos, entre parênteses, esta célula com o
valor a ser descontado ou conforme o modelo
ao lado:
4 - Trabalhando com várias folhas de cálculo
Um dos recursos interessantes e importantes do OpenOffice.org Planilha é a possibilidade de se
trabalhar com várias planilhas ao mesmo tempo, criando fórmulas que fazem vínculos entre elas.
Quando abre-se um documento novo, ele sempre terá três planilhas, sendo possível ao usuário
aumentar ou diminuir o número total de planilhas.
Este recurso é útil quando há necessidade de se fazer vínculos de trabalhos, produzindo rapidez e
qualidade no trabalho executado.
24
Exemplo: imagine uma empresa de transporte onde se precisa calcular o valor gasto com transporte
e com o pessoal nos três primeiros trimestres do ano. Para fazer este cálculo foram criadas três
planilhas, sendo a primeira com os gastos com os veículos, a segunda com os gastos com o pessoal
e a terceira com um relatório do gasto geral.
A primeira planilha refere-se aos custos dos veículos:
A segunda planilha refere-se ao custo com pessoal:
A terceira planilha refere-se ao relatório de gastos:
Para calcular o valor dos gastos é fácil: clique com o sinal de igual “ = “ na célula B4 na terceira
folha e, em seguida, clique na célula B7 da primeira planilha e clique em Enter.
25
Aparecerá esta tela:
Pode-se perceber então que na Barra de
Fórmulas aparece a fórmula =planilha1.B7, o
que representa o nome da planilha (no caso
planilha1) e a célula fonte desta planilha ( no
caso B7). Dessa forma, ao usar este recurso a
planilha de custos fica assim:
5 - Funções
Uma Função é um método utilizado para tornar mais fácil e rápido o processo de montagem de
fórmulas que envolvem cálculos mais complexos e vários valores. Existem funções para os cálculos
matemáticos, financeiros e estatísticos. Por exemplo, na função =SOMA(A1:A10), significa que a
função SOMA, somará os valores do intervalo A1 até A10, sem que precise informar célula por
célula. É importante lembrar que a função deverá iniciar com o sinal de igual “=”.
Inserindo uma função
Para inserir uma função pelo ajudante siga estes passos:
–
clique na célula que irá receber a função;
–
clique no botão de Assistente: Funções, conforme no exemplo:
Assistente:Funções
Ou clique na barra de Menu em Inserir-Função.
26
Será aberta a seguinte tela:
Nesta tela são mostradas
todas as funções
disponíveis, e divididas
por categorias.
Do lado direito da tela é
exibida as caracterísitcas
e aplicabilidades de cada
função.
Categorias de funções
Todos
Esta categoria é exibida quando da abertura dos recursos de função. Ele exibe todas as funções
disponíveis.
Banco de dados
Exibe as funções relacionadas ao uso de banco de dados.
Data & Hora
Exibe as funções relacionadas a datas (tais como ano, dia, semana) ou hora.
Financeiro
Exibe as funções relacionadas ao uso de aplicações financeiras.
Informação
Exibe funções relacionadas a informações sobre células, fórmulas, etc.
Lógico
Exibe funções relacionadas a comparações lógicas, tais como a função SE.
Matemático
Exibe funções relacionadas a operações matemáticas, tais como somar, dividir, multiplicar.
Matriz
Exibe funções relacionadas a evolução de dados entre valores, tais como cálculos de tendências e
frequências.
27
Estatística
Exibe funções relacionadas a cálculos estatísticos, tais como valores mínimos, máximos, etc.
Planilha
Exibe funções relacionadas a planilha, tais como número de colunas, linhas e planilhas.
Texto
Exibe funções relacionadas a um texto inserido na planilha, tais como comparações entre textos,
posição, etc.
Suplemento
Exibe funções relacionadas a comparações entre números.
Lista de Funções
Esta opção abre uma Barra de Navegação ao lado direito da tela, listando as funções disponíveis. No
topo da barra situada ao lado direito, pode-se escolher a categoria das funções por uma
“ComboBox”.
Dê um duplo clique na função desejada, para
inclui-la na célula ativa, ou clique no botão fx
situado ao lado da ComboBox.
Para habilitar a lista de Funções:
•
Clique na Barra de Menu em Inserir;
•
Clique em Lista de Funções.
Algumas funções:
Função Soma
Esta função tem por objetivo facilitar o trabalho
de somatória de valores. Para isso, clique no
campo em que deseja inserir a função e, em
seguida, faça como no exemplo ao lado:
Como pode-se perceber, a função SOMA foi
digitada na célula B12 tendo os valores a serem
somados de B6 a B10. Em seguida, tecle em
Enter para ter o resultado.
28
Função Média
Esta função tem objetivo de calcular a média
existente entre diferentes valores. Para acionar esta
função digite = média (valores) e tecle em Enter.
Ou como no exemplo:
Pode-se perceber que na célula B12 aparece a
média dos valores e na Barra de Fórmulas, a
fórmula com a função média.
Função Mínimo
Esta função tem o objetivo de informar o valor
mínimo existente em um grupo de valores. Para
acioná-la, digite = mínimo(valores) e tecle em
Enter. Ou como no exemplo a seguir:
Como se pode perceber, na célula B12 foi
registrado menor valor entre as células escolhidas.
Função máximo
Esta função tem por objetivo o maior valor
existente dentro de um grupo de valores. Para
acionar esta função digite = máximo(valores). Ou
como no exemplo:
Como pode-se perceber, na célula B12 foi
registrado maior valor entre as células escolhidas.
V - EDITANDO DOCUMENTOS
1 - Desfazer, refazer ou repetir tarefas
Esta opção permite desfazer uma determinada tarefa ou mesmo
voltar a uma tarefa que já tenha sido desfeito. Obs.: o item
Refazer só será ativado após o uso do item Desfazer.
Para acessar essa opção:
•
Clique na Barra de Menu em Editar;
•
Clique em Desfazer para desfazer uma ação ou Refazer
29
para refazer uma ação que foi desfeita.
Ou utilize os botões da Barra de Funções:
- botão Desfazer
- botão Refazer
2 - Selecionar células
Este recurso é importante para editar as células de uma planilha, uma vez que possibilita selecionar
células que poderão ser posteriormente: recortadas, copiadas, coladas ou deletadas.
Para selecionar as células, há dois caminhos:
Pelo mouse
•
Arraste o mouse, com o botão esquerdo
pressionado, sobre as células;
•
Se quiser selecionar uma linha ou uma coluna,
clique no número da linha ou na letra da coluna,
conforme exemplo:
Como pode-se ver no exemplo ao clicar na linha 5
foi selecionada toda a linha. Da mesma forma pode-se selecionar a coluna clicando na letra da
coluna.
Além disso, é possível selecionar toda a folha de cálculo clicando no botão que está localizado na
junção das linhas com as colunas.
Ao clicar neste botão
será selecionada toda a
planilha
Pelo teclado
•
com a tecla (SHIFT) pressionada, percorra com as teclas direcionadas (acima, abaixo, esquerda e
direita) sobre as células.
Para selecionar todo a tabela, pressione (CTRL)
(A), ou em Selecionar Tudo no menu Editar, na
Barra de Menu.
Exemplo de uma seleção:
3 - Cortar
Este recurso possibilita a movimentação de conteúdos de uma célula para outra. Quando recorta-se
uma ou mais células o seu conteúdo vai para a área de transferência do Windows, possibilitando sua
30
transferência (ou colagem) para uma outra célula.
Antes, porém, de acioná-lo, deve-se fazer a seleção do texto que deseja recortar.
Existem três formas de se recortar um texto:
Pelo Menu
•
Clique na Barra de Menu, em seguida em Editar
Cortar.
Pelo Teclado
Selecione as células a serem recortadas e, em seguida, utilize as teclas de atalho (CTRL) (X).
Pela Barra de Funções
Selecione as células a serem recortadas e clique no botão Cortar
na Barra de Funções.
Após recortá-las, o OpenOffice.org Planilha copia as células recortadas para a área de
transferência e em seguida apagará o conteúdo das células selecionadas, aguardando que seja
colocado em outro local.
Observação: se recortarmos outra seleção de células, o OpenOffice.org Planilha apagará a seleção
anterior da área de transferência.
4 - Copiar
Este recurso é idêntico ao Recortar, só com uma diferença: o OpenOffice.org Planilha não apaga
as células selecionadas, fazendo somente a sua cópia da seleção para a área de transferência.
Existem quatro formas de se copiar células:
Pelo Menu
•
Clique na Barra de Menu, em seguida em Editar -
Copiar.
Pelo Teclado
Selecione as células a serem copiadas e, em seguida, utilize as teclas de atalho (CTRL) ( C ).
Pela Barra de Funções
Selecione as células a serem copiadas e, em seguida, clique no botão Copiar na Barra de Funções.
31
Pelo Marcador da Célula
Um recurso interessante da Planilha é a possibilidade de se usar o Marcador da Célula como forma
de copiar um valor de uma célula para outra (ou para uma quantidade desejada) localizada à direita
e abaixo da célula.
Marcador
da célula
Para fazer a cópia, clique no marcador da célula e o
arraste para as células que desejar. A cópia, porém
só será feita para as células localizadas ao lado ou
abaixo da célula copiada.
Neste caso, o valor da célula A3 foi arrastado para
a célula A7. O quadrinho em amarelo mostra o
conteúdo da última célula copiada. Ao soltar o
botão do mouse o conteúdo será copiado para as
células marcadas:
Como pode-se ver, o OpenOffice.org Planilha
mudou o número do Documento. Isto se dá porque,
toda vez que é feita uma cópia utilizando o
marcador com valores, o OpenOffice.org
Planilha entende que este valor deva ser ajustado
por um (por exemplo: Documento 1, Documento
2, e assim por diante) - seja a cópia na vertical ou na horizontal.
Assim ao arrastar o conteúdo da célula A3 (Documento1) para a célula A7, o OpenOffice
Planilha.org alterou o conteúdo para Documento 5.
Para que isso não ocorra é necessário marcar um grupo de células com igual conteúdo, marcar este
grupo e arrastá-los até o local desejado.
32
Exemplo:
Como pode-se ver no exemplo, o conteúdo
copiado até a célula A9 não sofreu nenhuma
alteração.
Copiar fórmulas
Este recurso otimiza uma série de trabalhos a
serem executados. Isto se dá porque quando
elabora-se relatórios e planilhas, muitas vezes é
utilizada a mesma fórmula em vários pontos;
usando uma cópia das fórmulas pode-se reduzir
substancialmente o trabalho.
Nesta planilha foram calculadas as somatórias
totais do trimestre 01 (célula B7) e o total dos
salários (célula E4). Assim, em vez de construir
novas fórmulas para calcular os valores dos
outros campos é possível copiar as fórmulas para
estes campos, utilizando tanto o marcador da célula quanto o teclado, o mouse ou a Barra de Menu.
Quando copiadas, as fórmulas são mudadas automaticamente. Assim a fórmula que está na célula
B7 (soma B4: B6) ao ser copiada para a célula C7 é alterada para fazer a somatória da coluna
correspondente.
Valor absoluto
Existem porém, casos em que há a necessidade de
se fazer cópias de valores absolutos. Isto é,
quando é preciso ser feita uma cópia de uma
fórmula que deve manter as suas referências
iniciais.
Exemplo:
Nesta planilha é preciso calcular o valor da
porcentagem que cada produto representou, em
relação ao total apurado. Para calculá-la, deve-se
comparar o valor de cada produto com o total. O
total é, portanto, o valor absoluto. Se for feita uma cópia do valor sem marcar a célula
representativa do total (B13) como valor absoluto, o OpenOffice.org Planilha irá marcar outros
valores nas tabelas.
Para marcar a célula como valor absoluto, basta digitar o símbolo “$” antes e depois da letra da
célula, conforme no modelo acima. Em seguida, clique em Enter.
Assim ao se fazer a cópia da fórmula para uma outra célula, esta preservará a célula definida como
valor absoluto.
33
5 - Colar
Este recurso copia o conteúdo da área de transferência para a posição corrente do cursor, podendo
colar células, figuras, tabelas etc. Para colar, siga os passos a seguir:
Pelo Menu
•
Posicione o cursor no ponto em que deseja colar o texto;
•
Na Barra de Menu, clique em Editar
Colar.
Pelo Teclado
Selecione o ponto do texto onde deseja que seja feita a colagem e, em seguida, utilize as teclas de
atalho (CTRL) (V).
Pela Barra de Funções
Selecione o ponto do texto onde deseja que seja feita a colagem e, em seguida, utilize o botão colar
da Barra de Funções.
6 - Colar especial
Este recurso cola o conteúdo da área de transferência com várias opções de formatação de células,
como por exemplo: deslocamento de células, operações, etc.
7- Selecionar tudo
Este recurso faz a seleção de toda a planilha.
8 - Modificações
Este recurso é útil para visualizar as alterações feitas em um documento. Para acioná-lo, existem as
seguintes sub-opções:
Gravar
Permite salvar o registro das modificações feitas no documento. É importante observar que esta
opção é diferente de salvar o documento em um arquivo. Para executar esta opção:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Modificações
Gravar.
Proteger registro
Permite salvar o registro das modificações por meio de uma senha.
Mostrar as modificações
Permite visualizar as modificações do documento realizadas, sendo marcadas em torno das células
modificadas. Para executar esta opção:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Modificações
Mostrar.
Aceitar ou rejeitar
Esta opção abre uma caixa de diálogo, para que seja aceita ou não as modificações no documento.
Se for selecionada uma entrada na lista será possível confirmar as modificações no documento. Para
34
executá-la:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Modificações
Aceitar ou rejeitar.
Comentários
Permite criar um comentário para a célula corrente, porém, esta opção só está disponível se a célula
corrente for modificada e não estiver feita as gravações das modificações. Para executá-la:
•
Faça a gravação das modificações;
•
Faça as mudanças na planilha;
•
Clique numa das células que foram alteradas;
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Modificações
Comentários...
Em seguida, clique no retângulo e digite o seu comentário. Para finalizar, clique em outra célula.
Quando passar com o mouse sobre a célula alterada, o comentário poderá ser visualizado.
Mesclar documentos
Abre um arquivo selecionado na caixa de diálogo, onde pode-se ver as modificações de dois
arquivos e unir os documentos no documento corrente. Para executar esta opção:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Modificações
Mesclar documento.
9 - Comparar documento
Abre um arquivo selecionado na caixa de diálogo, mostrando a diferença entre dois documentos
fazendo as mudanças desejadas no documento corrente. Para comparar os documentos:
•
Clique na Barra de menu em Editar
Comparar documento.
10 – Localizar & Substituir
No OpenOffice.org Planilha tem-se a possibilidade de se localizar palavras ou trechos de textos de
forma rápida ou, até mesmo, a substituição destas palavras por outras.
Para fazer a procura no texto:
•
Na Barra de Menu, selecione
Editar – Localizar & Substituir
•
No campo Pesquisar por digite a
palavra ou do texto que deseja
localizar
•
No campo Substituir por digite a
palavra ou o texto que deseja
substituir
•
Clique no botão Localizar ou
Substituir caso queira localizar a
palavra ou o trecho do texto em
cada vez que ele aparece no texto
•
Clique no botão Localizar Tudo
ou Substituir Tudo caso queira
ver ou alterar as palavras ou o
trecho do texto de uma só vez.
35
Ou utilize, se preferir, as teclas de atalho (CTRL) (F).
11 - Navegador
Com o navegador, é possível ir percorrer o seu documento por uma
lista de planilhas, nomes de intervalos, áreas vinculadas, imagens,
etc. Para acioná-lo, utilize a tecla de atalho (F5) ou siga este passo:
•
Na Barra de Menu, Editar
Navegador.
Para fechar o Navegador, clique em F5 ou clique no botão fechar.
12 - Cabeçalhos e rodapés
Este comando permite definir e formatar o cabeçalho e o rodapé de
seu documento. Para acessá-lo:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Cabeçalhos & Rodapés.
A caixa de diálogo do cabeçalho e do rodapé é
dividida em três partes:
Estas 3 partes correspondem ao local onde será
incluído o cabeçalho ou o rodapé - à esquerda, à
direita ou no centro da folha.
A caixa é idêntica tanto para configurar o
cabeçalho quanto para configurar o rodapé. Para
escolher entre cabeçalho e rodapé,
clique
na barra.
Os botões que aparecem na parte inferior da
caixa de diálogo facilitam o trabalho de inserção
e configuração do cabeçalho e do rodapé,
possibilitando a mudança do tipo de letra, a
inserção de nomes, como: o nome do arquivo, o
nome da planilha, o dia, a data etc.
13 - Preencher
Este recurso possibilita uma cópia dos valores de células para outras células que estão localizadas
ao lado, acima ou abaixo da célula com o valor a ser copiado.
Para acioná-lo:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Preencher.
•
Escolha a opção de preenchimento de célula: embaixo, em cima ou em série.
36
14 - Excluir Conteúdo
Este recurso tem a mesma função da tecla DEL do teclado,
possibilitando a eliminação de um conteúdo de uma célula.
Para excluir:
–
selecione as células a serem excluídas;
–
depois clique na Barra de Menu em Editar
Conteúdo.
Excluir
Será exibida a tela de Excluir Conteúdo. Clique em OK para
eliminar o conteúdo da célula.
15 - Excluir Células
Este recurso possibilita a eliminação ou a movimentação de uma seleção de células, de linhas e/ou
colunas. As células abaixo ou à direita das células eliminadas serão movidas para o espaço vago.
Para isso:
•
Selecione a linha ou a coluna que deseja eliminar;
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Excluir Células.
Em seguida, a linha ou coluna selecionada será
eliminada. Caso não seja selecionada uma linha
ou uma coluna aparecerá a tela ao lado:
Neste caso, o OpenOffice.org Planilha irá
perguntar o que se deseja fazer. Assim, é só
selecionar a opção e clicar em OK.
16 – Planilha
Mover / Copiar
Na caixa de diálogo, pode-se especificar para onde a planilha será movida ou copiada. É possível
mover ou copiar o documento para um outro documento.
Para executar esta opção:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Planilha
Mover/copiar.
Navegar
Esta opção possibilita a navegação entre as planilhas.
Excluir
Esta opção possibilita a eliminação da planilha
corrente ou selecionada. Para executá-la:
•
Selecione a planilha que deseja eliminar;
•
Clique na Barra de Menus em Editar
Planilha
É só clicar em Sim para confirmar a eliminação da planilha.
37
Excluir
17 - Excluir Quebra Manual
Esta opção remove as quebras de linhas e de colunas inseridas no documento manualmente. Para
isso:
•
Ative a célula posterior as quebras de linha ou de coluna;
•
Clique na Barra de Menu em Editar
•
Clique no tipo de remoção de quebra que deseja eliminar.
Remover Quebra Manual;
18 – Vínculos
Este recurso possibilita a edição das propriedades dos vínculos inseridos no documento corrente.
Para isso:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Vínculos
19 – Plug-in
Este recurso possibilita a edição de um plug-in inserido no documento corrente. Plug-in's são
aplicativos que adicionam recursos ao programa. Para isso:
•
Clique na Barra de Menu em Editar
Plug-in
20 – Editor de imagens
Este recurso possibilita a edição das imagens inseridas no documento corrente. Para isso:
Clique na Barra de Menu em Editar
Editor de imagens
21 – Objeto
Este ítem permite editar e salvar objetos do tipo OLE no OpenOffice.org Planilha. Para executar
esta função selecione o objeto OLE, clique no menu Editar
Objeto.
VI – FORMATAR
1 – Padrão
Este recurso faz a formatação da planilha selecionada voltar à formatação padrão.
1 - Células
Neste comando pode-se definir as configurações de uma ou mais células especificadas, tais como o
tamanho e tipo da letra, o alinhamento, o plano de fundo, a borda etc.
Para acioná-lo:
•
Clique na Barra de Menu em Formatar
Células.
Em seguida, será aberta a janela de Atributos da célula, com várias pastas que permitem trabalhar
com a formatação das células. Conheça suas funções:
38
Número
Nesta pasta, o usuário pode definir o formato dos
números: formato de moeda, porcentagem, hora,
data, científico etc., além do idioma a ser usado
para a célula especificada.
Fonte
Nesta pasta, pode-se definir o tamanho da letra,
a fonte (tipo de letra), cor, o idioma, e os
atributos pertencentes ao efeito do caracter.
Efeitos de Fonte
Nesta pasta, pode-se definir alguns efeitos nos
caracteres.
Alinhamento
Nesta pasta, pode-se definir a posição
horizontal e vertical do texto na célula
(justificado, centrado, direita, esquerda), a
posição de escrita na célula (horizontalmente,
verticalmente ou inclinado).
39
Bordas
Nesta pasta, há a opção de configurar a borda
de uma ou mais células especificadas,
alterando a espessura da linha da borda, a
opção de sombra e a cor da linha.
Plano de Fundo
Nesta pasta, há a possibilidade de definir a cor
de fundo do caracter, diferente do padrão
branco. Exemplo:
Proteção da Célula
Nesta pasta, há a opção de ser feita uma
proteção na célula. Porém esta opção só terá
efeito se o documento for protegido
posteriormente. Por definição todas as células
são marcadas para serem protegidas ou criar
uma nova planilha.
Pode-se ainda omitir a impressão de células de
serem impressas, omitir a exibição de fórmulas
ou omitir tudo.
2 - Linha
Pela Barra de Menus
Esta opção permite formatar uma ou mais linhas
da planilha, quanto à altura, ocultamento ou não
de linhas. Para isso, clique numa célula (para
ajustar uma linha) ou num agrupamento de linhas
(para ajustar várias linhas ao mesmo tempo).
•
Altura - nesta tela, é possível ajustar a altura de uma ou mais linhas;
40
•
Otimizar altura - possibilita o ajuste de uma
célula que possua um valor ou texto maior que
a altura padrão;
•
Ocultar - possibilita o ocultação de uma linha
ou um grupo de linhas. Para visualizá-las de
novo clique no item Mostrar.
Pela Planilha
Pode-se ajustar a altura da linha utilizando-se também os recursos da Barra das Linhas na planilha.
Para isso:
•
Clique na divisão do número das linhas na planilha;
•
Arraste com o mouse mantendo o botão esquerdo pressionado na divisão das linhas para acima e
para baixo (para aumentar ou diminuir o tamanho das linhas).
Divisão do número:
Clique aqui
para ajustar
a linha
Para fazer um ajuste otimizado, isto é, ajustando a altura das linhas com a dos valores digitados,
clique duas vezes na divisão de linhas.
3 -Coluna
Pela Barra de Menus
Esta opção permite formatar uma ou mais colunas
de sua planilha, quanto à altura, ocultação ou não
de colunas. Para isso, clique numa célula (para
ajustar uma coluna) ou num agrupamento de
colunas (para ajustar várias colunas ao mesmo
tempo).
Ao clicar em Largura será aberta esta tela:
Nesta tela é possível ajustar a altura de uma ou
mais colunas, alterando o tamanho da largura na janela acima:
•
Otimizar largura - possibilita o ajuste de uma célula que possua um valor ou texto maior que a
largura padrão;
•
Ocultar - possibilita o ocultação de uma coluna ou um grupo de colunas. Para visualizá-las, dê
novo clique no item Mostrar.
41
Pela Planilha
Pode-se ajustar a largura da coluna utilizando-se também os recursos da barra das linhas na folha de
cálculo. Para isso:
•
Clique na divisão do número das colunas na folha de cálculo;
•
Arraste com o mouse mantendo o botão esquerdo do mouse pressionado na divisão das colunas
para acima e para baixo (para aumentar ou diminuir o tamanho das colunas).
Divisão do número:
Clique aqui para ajustar
a coluna
Para fazer um ajuste otimizado, isto é, ajustando à largura das colunas com a dos valores digitados,
clique duas vezes na divisão de colunas.
4 - Planilha
Este recurso permite mudar o nome, ocultar ou mostrar a planilha que estiver selecionada. Para
acessá-lo:
•
Clique na Barra de Menu em Formatar
Planilha.
Em seguida, aparecerá uma tabela com as seguintes opções:
A opção de Renomear possibilita mudar o nome
da folha de cálculo selecionada (ou ativa).
Em seguida, digite o novo nome da folha de
cálculo e clique em OK.
O recurso de Ocultar possibilita o ocultamento
da folha de cálculo que estiver selecionada. Para
visualizá-la de novo clique em Mostrar.
5 - Mesclar Células
Este recurso permite fazer a união entre as células determinadas pelo usuário. Para utilizá-lo:
•
Marque as células que deseja unir;
•
Clique na barra de Menu em Formatar
Mesclar células
Definir.
Em seguida, as células escolhidas serão, automaticamente, unificadas numa única célula, conforme
no exemplo:
Pode-se perceber que na linha 2 as cinco
primeiras células estão unidas numa única
célula, enquanto que as demais células
continuam como antes.
Para desfazer a união, siga os mesmos passos
utilizados para unir as células e clique em
Remover.
Células
formatadas
42
6 - Página
Neste item, pode-se formatar todas as operações pertencentes à página do documento como, as
margens, o plano de fundo, a borda das células, o tipo de papel, o cabeçalho, o rodapé etc. Assim,
para executá-la clique na Barra de Ferramentas em Formatar
Página.
Em seguida, aparecerão estes recursos:
Gerenciar
Esta pasta permite configurar o estilo de página.
Na área Contém é mostrado um resumo de todas
as configurações pertencentes à página.
Página
Esta opção permite configurar manualmente o
formato do texto de acordo com o tamanho da
folha utilizada na impressão e as configurações
que o usuário preferir, ou escolher uma
configuração pré-definida pelo OpenOffice.org
Planilha.
Nos campos Margem (Esquerda, Direita,
Superior, Inferior) é possível mudar as margens
da página. Este recurso é útil quando da
necessidade de se elaborar trabalhos que demandem uma configuração maior que a Padrão do
OpenOffice.org Planilha.
No campo Formato de papel, pode-se mudar o tamanho do papel padrão do OpenOffice.org
Planilha. Com os botões Vertical e Horizontal é possível mudar o formato da página, conforme o
exemplo abaixo:
Formato retrato
Formato paisagem
43
Bordas
Esta opção permite formatar um contorno para
página de acordo com a preferência do usuário,
ou com uma opção pré-definida. Também há
opções de tipo de cor de linha e sombreamento.
Este recurso é fundamental para a elaboração de
relatórios e planilhas.
Plano de Fundo
Nesta pasta pode-se mudar a cor de fundo,
diferente da tradicional cor branca, ou uma figura
que ficará por baixo do documento.
Cabeçalho
Esta pasta permite formatar um cabeçalho quanto
às seguintes configurações: espaçamento, altura,
ajuste dinâmico da altura etc. Possui também a
opção de contornos de cabeçalho e planos de
fundo do cabeçalho (cor ou uma imagem).
Rodapé
Esta opção permite formatar um rodapé quanto
às seguintes configurações: espaçamento, altura,
ajuste dinâmico da altura etc. Possui também a
opção de contornos de cabeçalho e planos de
fundo do cabeçalho (cor ou uma imagem).
Planilha
Nesta pasta pode-se escolher vários itens que
são visualizados na impressão, como a grelha, gráficos, fórmulas etc., a ordem de numeração das
páginas e a escala de impressão da página.
44
Observação: a linha de grade que será mostrada
na impressão é diferente da linha de grade
mostrada na tela.
7 – Mudar Caracter
Esta opção possibilita mudar os carecters de
uma célula para maiúscula ou minúscula.
Para utilizá-la:
•
Selecione a célula onde estão os caracteres;
•
Clique em Formatar
minúsculas.
Caixa/Caracteres. Depois escolha a opção de maiúsculas ou
8 – Catálogo de estilos
Essa opção permite que o usuário possa usar um modelo do OpenOffice.org Planilha para
trabalhar com estilos de página e de células.
Para utilizá-la:
•
Clique na Barra de Ferramentas, em Formatar
Catálogo de estilos.
.
9 – Estilista
Esta opção fornece os mesmos recursos que de
Catálogo de estilos, com uma diferença: a janela
não será fechada ao se efetuar as formatações. Pode-se abrir esta tela utilizando a tecla de atalho
(F11).
O OpenOffice.org Planilha permite criar novos estilos para que
sejam utilizados no documento.
Para isso:
•
Abra o Estilista;
•
Clique com o botão direito do mouse na janela do Estilista;
•
Clique em Novo;
•
Defina o nome do estilo na pasta Gerenciar no campo Nome;
•
Defina as configurações desejadas e pressione o botão OK.
10 - Formatação condicional
Esta opção possibilita definir o estilo de uma célula pelas condições pré-definidas. Para executá-la:
45
•
Clique na Barra de Menu em Formatar
Formatação condicional.
Será exibida esta tela:
Nesta tela o usuário poderá fazer uma formatação
entre uma célula ou uma agrupamento de células.
Ao final da formatação, clique em OK .
VII - INSERIR
1 - Quebra no documento
À medida em que preenchemos uma planilha, as quebras serão inseridas, automaticamente,
enquanto esta planilha está sendo preenchida. Esta função insere uma quebra de linha, quebra de
coluna ou quebra de página na posição corrente do cursor.
Para inserir quebra:
•
Na Barra de Menu, selecione Inserir
Quebra manual;
•
Escolha o item: uma quebra de página ou de coluna.
2 - Células
Esta opção possibilita a inserção de uma nova coluna ou linha na planilha. No caso da inserção de
uma linha, ela será incluída acima da célula que estiver ativada. Na inserção de uma nova coluna,
ela será incluída à esquerda da célula ativada.
Observação: as fórmulas serão reajustadas, automaticamente, com a inclusão de novas linhas e
colunas. Para inserir células:
•
Selecione a célula de onde será inserida a nova
linha ou coluna;
•
Clique na Barra de Menus em Inserir
Células.
Em seguida o usuário deve fazer a sua opção e
clicar em OK.
3 - Linhas
Esta opção insere uma linha em branco na planilha, acima da célula que estiver ativada. Para isso:
•
Selecione o cursor onde será incluída a nova linha;
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Linhas.
Em seguida, será incluída uma nova linha em branco.
46
4 - Colunas
Esta opção insere uma nova coluna em branco na planilha, a esquerda da célula que estiver ativada.
Para inserir uma nova coluna:
•
Selecione o cursor onde será incluída a nova coluna;
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Colunas.
5 - Planilha
Esta opção insere uma nova planilha no documento. Para isso:
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Planilha.
Em relação ao MS-Excel este recurso já possui
alguns avanços. Entre os quais existe a opção de
escolher quantas planilhas se deseja incluir, o
nome da planilha, e a opção de criar a partir de
um outro arquivo.
6 – Dados externos
Nesta tela, pode-se inserir dados de um outro
documento, porém para que este recurso
funcione devemos ...
7 - Caracter Especial
Esta opção insere um ou mais caracteres
especiais. Na caixa de diálogo (ver ao lado) é
possível visualizar várias fontes de textos
disponíveis. Para isso:
•
Na Barra de Menu, selecione Inserir
Caracter especial
•
Clique em um dos caracteres e em seguida em OK para inserir na planilha.
47
8 – Hiperligação (Hyperlink)
Uma hiperligação (ou hiperlink) é uma ligação entre um ponto de um documento a um outro ponto
seja do mesmo documento ou de um outro documento ou de um site da Internet. Este recurso é
muito útil, uma vez que auxilia o usuário quanto à navegação dentro do documento, facilitando a
abertura de assuntos correlatos.
Portanto a hiperligação é feita através de uma ligação entre dois pontos: um ponto de origem e outro
de destino. Exemplo:
Visite o site do Metrô de São Paulo. Lá você poderá encontrar tudo o que você precisa saber sobre
o melhor meio de transporte da cidade.
Neste exemplo, o nome “Metrô de São Paulo” aparece com uma cor azulada e sublinhada,
simbolizando uma hiperligação, que neste caso foi feita com o site do Metrô. Ao passar o mouse
sob o texto será mostrada hiperligação realizada:
Para fazer uma hiperligação, siga estes passos:
–
selecione o ponto do texto que será usado para fazer a hiperligação;
–
clique na Barra de Menu em Inserir-Hiperlink. Em seguida será aberta uma tela de
hiperligação.
As hiperligações podem ser feitas com Internet, Correio &grupo de discussão, Documento ou um
novo documento.
Internet
Este recurso possibilita fazer uma hiperligação entre um ponto de um documento à um site da
Internet. Para criar esta hiperligação, siga os passos descritos acima e em seguida clique na opção
Internet.
Será aberta a seguinte tela:
48
No campo Destino selecione
ou digite o site da Internet
que deseja fazer a
hiperligação.
No campo Texto será
exibido o texto selecionado
para a hiperligação.
Em seguida clique em
Aplicar para fazer a
hiperligação. Depois clique
em Fechar.
Correio & grupo de discussão
Este recurso possibilita fazer uma hiperligação entre um ponto de um documento à um email ou a
um grupo de discussão da Internet. Para criar esta hiperligação, siga os passos descritos acima e em
seguida clique na opção Correio & grupo de discussão.
Será aberta esta tela:
No campo Destinatário, o
usuário deverá preencher o
email a ser associado a
hiperligação.
No campo Texto será
exibido o texto selecionado
para a hiperligação.
Em seguida clique em
Aplicar para fazer a
hiperligação. Depois clique
em Fechar.
Documento
Este recurso possibilita fazer uma hiperligação entre um ponto de um documento à um outro ponto
deste ou de outro documento. Para criar esta hiperligação, siga os passos descritos anteriormente e
em seguida clique na opção Internet.
49
Será aberta esta tela:
No campo Documento, o
usuário deverá escolher em
qual documento deverá ser
feita a hiperligação. Caso
seja deixado em branco, o
documento será o que estiver
em edição.
Já o campo Destino no
documento registra o ponto
destino da hiperligação.
Ao lado deste campo, clique no botão Destino no documento
exibida a seguinte tela:
. Ao clicar neste botão será
Nesta tela, o usuário deverá escolher qual será o destino da sua
hiperligação. Os itens marcados com o sinal de possuem uma
referência, isto é o ponto que será o de destino
da hiperligação.
Estas referências podem ser de três tipos: Planilhas, Nomes de
intervalos, e intervalos de banco de dados. Para criar a hiperligação
clique na referência que desejar e em seguida em Aplicar e depois em
Fechar.
Sobre como criar um Nome de intervalo procure informação à
respeito no item Inserir-Nomes.
Na tela de Vínculo já será mostrado
destino do documento.
No campo Outras preferências há várias
opções de links, tais como inserir um
frame, se deseja que a hiperligação seja
através de um texto ou através de botão.
No campo Observação aparece a palavra
do texto onde está sendo feita a
hiperligação.
Uma vez estabelecido o destino do documento, o usuário deverá clicar em Aplicar para poder criar
a hiperligação. Depois clique em Fechar.
9 - Nomes
Esta opção possibilita a inserção de nomes nas células. Assim, por exemplo, ao invés de chamarmos
uma célula de A5, por exemplo, podemos chamá-la de “total”. Isto pode facilitar alguns trabalhos,
50
tais como na criação de fórmulas, funções e hiperligações.
Exemplo:
Para inserir um nome em uma célula siga estes passos:
•
Selecione uma célula (por exemplo a célula A2);
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Nomes.
Em seguida será aberta várias funções, tais como no exemplo:
Definir
Este recurso possibilita inserir um nome para a célula. Ao selecionar este item será aberta uma tela,
conforme no exemplo abaixo:
Na área Nome, digite um novo nome para a
célula selecionada. Em seguida, clique em
Adicionar e em OK.
Inserir
O item Inserir, possibilita que seja feita uma referência da célula que já possua o nome à uma
célula nova. A sua função é semelhante à do uso do símbolo de igual “=”, já mencionado no item de
Fórmulas.
Para executar esta função:
•
Selecione a célula onde deseja colar a referência de outra célula;
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Nomes
Inserir.
Em seguida, será mostrada a janela “Inserir nomes”. Neste campo, selecione o nome da célula
desejada.
Exemplo:
Vínculo
com a
célula
nomeada
Total
51
Criar
No item Criar, pode-se criar nomes de células a partir de células selecionadas. Para definir o nome
de uma célula a partir desta opção, precisa-se das condições determinadas a seguir:
•
Uma célula que conterá o nome da célula a ser chamada;
•
A célula que irá receber um novo nome;
•
Estas células precisam estar juntas.
A grande diferença desta opção para a de definir nomes, é que esta permite atribuir nomes a uma
lista de células simultaneamente, desde que as células estejam juntas. Assim teremos uma lista com
os nomes das células, e ao lado as células que irão receber os nomes.
Após selecionar as células, execute os seguintes passos para a atribuição de nomes a uma célula ou
uma a lista de células:
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Nomes
Criar.
Será aberta uma janela solicitando uma confirmação da posição dos nomes das células dentro das
células selecionadas. Escolha uma opção e clique em OK.
10 - Anotação
Esta opção insere um campo de notas para uma célula selecionada. Ao executá-la, será aberta uma
caixa de texto para que informe as anotações. Para encerrar a digitação, clique com o mouse fora da
caixa de texto. Para ativá-la:
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Anotação..
Observe que um ponto vermelho aparece
no canto superior direito da tela. Toda vez
que ele aparecer numa célula, é por que
ele possui uma anotação. A caixa de
texto, em amarelo, é a anotação feita na
célula. Para acioná-la, passe com o
mouse sobre a célula (não é necessário
clicar na célula).
Para editar ou eliminar a anotação, clique
na célula onde estiver marcada a anotação e siga os mesmo procedimentos de inserir a anotação.
Isto fará com que a anotação seja reeditada. Para alterar o conteúdo, é só redigitar. Já para eliminar
o conteúdo delete o mesmo utilizando Backspace ou a tecla DEL. Vale lembrar que este recurso é
idêntico ao recurso de Comentário, do MS-Excel.
11 - Figuras
Esta opção permite que o usuário insira uma figura na planilha, com as opções de procurar a figura
no Editor de Imagem do OpenOffice.org ou de uma outra pasta. Para isso:
52
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Figuras
Do Arquivo.
Este item possui duas opções: do ficheiro e do
editor de imagens. Ao acioná-lo, será aberta a
seguinte tela:
Nesta tela, pode-se escolher qual figura deseja
inserir na planilha.
Para maiores informações sobre como proceder
com a formatação das imagens, recomendamos a
apostila OpenOffice.org _Imagens.
12 - Objeto
Esta opção possui quatro sub-opções:
Objeto OLE
Esta opção insere no texto um objeto a partir de um documento feito no OpenOffice.org. Para
inserir isso:
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Objeto
Objeto OLE.
Plug-in
Um Plug-in é um programa anexado ao browser que roda arquivos tipo Applet.
Para inseri-lo:
•
Clique na Barra de Menu em Inserir
Objeto
Plug-in.
Applet
Permite ao usuário inserir um objeto do tipo Applet no documento que está sendo criado. Um
Applet é um programa que roda em cima do Browser.
Para inseri-lo:
•
Clique na barra de menu em Inserir
Objeto
Fórmula
Esta opção abre o editor de fórmulas para que seja
inserida uma fórmula no texto. Para isso:
•
Clique na barra de menu Inserir
Objeto
Fórmula.
53
Applet.
13 - Gráfico
Esta opção permite ao usuário inserir e configurar um gráfico no documento.
É possível inserir um gráfico de duas formas: através de uma tabela já existente, que deverá servir
de base para um gráfico e no caso de não ter uma tabela, através de um gráfico criado pelo
OpenOffice.org Planilha.
Criar um gráfico através de uma tabela já existente
•
Selecione uma tabela dentro da folha de
cálculo;
•
Clique na Barra de Menu Inserir
Gráfico.
Ou, pode-se acessar este comando
utilizando o botão na Barra de Ferramentas.
No campo “Área” já aparece selecionada a
tabela.
Agora, clique em Próximo.
Neste campo é possível escolher o tipo do
gráfico e a ordem dos dados: se serão em
linhas ou por colunas. Clique em Próximo.
Neste campo é possível acrescentar ao gráfico
itens como linhas de grelhas e variantes - que
são linhas que podem unir as colunas ou servir
como referência. Em seguida clique em
Próximo e aparecerá esta tela:
54
Nesta janela é possível incluir o título do
Gráfico, legenda, título do eixo do gráfico.
Em seguida, clique em Criar para criar o gráfico,
como no exemplo ao lado:
14 – Moldura flutuante
Esta opção abre um quadro para a visualização de outro documento. Para inserir um Frame no
documento:
•
Clique na Barra de Menu, em Inserir
Moldura flutuante.
Nesta janela deve ser digitado o nome do arquivo
e o da respectiva pasta. No caso da necessidade de
se localizar a pasta, clique no botão ao lado do campo conteúdo.
VIII - FERRAMENTAS
1 – Revisor ortográfico
Este recurso possibilita a verificação de erros de digitação ou de ortografia no texto. Para acessá-lo,
clique em Ferramentas na Barra de Menu e Verificação ortográfica. Existe duas opções:
Verificar
Faz a verificação de palavra por palavra do texto, permitindo ao usuário aceitar ou não tal correção
sugerida pelo OpenOffice.org Planilha. Pela tecla do atalho, pressione (F7). Se o usuário quiser ele
também pode acessar este comando utilizando o botão Verificar na Barra de Ferramentas.
55
Verificação Automática
Faz a verificação na medida que se digita o texto, grifando as palavras que necessitarem de correção
ortográfica. Se preferir, pode-se acessar este comando utilizando o botão Verificação
Automática, na Barra de Ferramentas.
2 - Auditoria
Este recurso possibilita a verificação de dados e fórmulas, os vínculos existentes, erros, dados
incompatíveis e possíveis mudanças. Para acioná-lo:
•
Clique na Barra de Menu em Ferramentas
Auditoria e
posicione o cursor para a direita e será aberta uma tela com os
seguintes recursos:
O recurso de Traçar predecessor possibilita mostrar o vínculo de uma célula a outras células, tais
como no uso de fórmulas. Para acioná-la, clique numa célula que contenha uma fórmula, em
seguida, em Traçar predecessor e aparecerá uma seta, tal como no exemplo abaixo:
No caso foi mostrado os precedentes e os
vínculos da célula E7. Já o item Traçar sucessor
mostra onde esta célula está vinculada e quais são
as fórmulas que estão vinculadas à ela. Para
remover as setas clique em Remover todos os
traços.
Os outros recursos possibilitam a análise de erros, dados incorretos, atualizações dos traços, etc.
3 – Autocorreção
Para acessar esta opção:
•
Na Barra de Menu, clique em Ferramentas
Autocorreção.
A seguir, aparecerão as pastas:
•
Substituir - possibilita a substituição de palavras que estejam no texto por outra que ele
determinar;
•
Exceções - possibilita assinalar quais são as palavras que não devem sofrer uma autocorreção;
56
•
Opções - possibilita a escolha de itens para fazer a autocorreção;
•
Aspas personalizadas possibilita a escolha do tipo das aspas.
4 - Pesquisa
Esta opção atribui um valor calculado a partir de uma célula definida que contém uma fórmula e
uma célula definida pelo usuário que faça parte da fórmula especificada, onde ele poderá mudar o
valor da célula para que se chegue na fórmula no valor desejado.
•
Clique na Barra de Menu em
Ferramentas
Resolver.
No campo “Célula de fórmula”, informe a
posição da célula que possui a fórmula.
No campo “Valor de destino”, informe o valor que a célula que possui a fórmula terá.
No campo “Célula variável”, defina a célula que mudará o valor para que a célula da fórmula
contenha o valor desejado.
5 - Cenários
Esta opção permite dar um nome para o
cenário e configurar o cenário, conforme
desejado. Para executá-la:
•
Clique na Barra de Menu em
Ferramentas
•
Cenário;
Selecione as opções desejadas e clique em
OK.
6 - Proteger Documento
A proteção de células é ativada para todas as células por padrão. Se apenas algumas células devem
ser protegidas, esta opção deve desabilitada.
•
Selecione toda a planilha;
•
Clique na Barra de Menu em Formatar
Células
•
Na janela aberta, selecione a aba Proteção de
célula;
•
Desmarque a célula Protegido
•
Clique em Ferramentas
•
Na janela aberta digite a senha e confirme.
OK
Proteção
Planilha
57
•
Repita o processo no caso da seleção da
opção proteção de Documento.
7 - Conteúdo da Célula
Esta opção permite algumas opções que visam facilitar a edição do documento.
•
Clique na Barra de Menu em Ferramentas
Conteúdo da Célula.
Será mostrado um submenu contendo os seguintes itens:
Calcular Agora
Esta opção faz a atualização dos cálculos das fórmulas usadas no documento.
Cálculo automático
Esta opção faz a atualização dos cálculos das fórmulas usadas na planilha, automaticamente, à
medida em que forem feitas alterações. Por definição, o OpenOffice.org Planilha assume esta
opção ativa.
Auto-Inserir
Conforme se digita uma palavra ou um texto, o OpenOffice.org Planilha, tenta “adivinhar” o
restante do texto, procurando nas outras células do documento aquela que poderia conter o mesmo
texto. Esta opção permite ativar ou desativar o recurso de auto-completar do texto.
8 – Galeria
Esta tela possibilita a visualização do “Gallery” ou seja, conjunto de efeitos, imagens, sons e
semelhantes, disponíveis para inclusão no texto.
Inserindo uma figura
Para acessar clique em Ferramentas-Galeria ou através do botão
Nesta tela clique numa figura
com o botão direito do mouse e
siga conforme o exemplo a
seguir:
Clique em Inserir-Copiar. Em seguida a figura será inserida no texto.
58
. Será aberta esta tela:
Exemplo:
Importar imagens para a Galeria
Este recurso possibilita importar figuras, ou um conjunto de figuras para a Galeria do
OpenOffice.org. Para isso, siga estes passos:
–
abra a Galeria;
–
clique no botão Novo tema.
Em seguida será aberta esta tela:
Na guia Geral o usuário poderá
escolher o novo nome do tema.
No guia Arquivos o usuário
poderá escolher a pasta de onde
deseja importar as figuras.
Exemplo:
59
Clique em Localizar arquivos
para localizar os arquivos que
deseja inserir. Será aberta uma tela
onde o usuário poderá escolher a
pasta onde estão arquivados estes
arquivos.
Clique em Adicionar ou
Adicionar todos para adicionar as
figuras.
Clique em OK para finalizar.
9 – Configurar
Para acionar este comando:
•
Na Barra de Menus clique em Ferramentas-Configurar
Nesta tela o usuário poderá alterar algumas
configurações exibidas no OpenOffice.org, tais
como botões, comandos, atalhos, etc. Este
recurso é de muita utilidade em caso de
necessidade de padronizar os recursos do
OpenOffice.org.
Observação: ESTE RECURSO SOMENTE
DEVE SER USADO POR USUÁRIOS
EXPERIENTES.
10 – Opções
Para acionar este recurso:
•
Na Barra de Menus, clique em Ferramentas
Opções.
Nesta tela é possível alterar algumas
configurações do OpenOffice.org. Assim como
no item anterior é RECOMENDÁVEL O USO
SÓ PARA USUÁRIOS EXPERIENTES.
60
IX - IMPRESSÃO DE DOCUMENTOS
1 - Definir a área de impressão
Nesta opção pode-se definir as células do documento que irão ser impressas. Este recurso possibilita
a escolha de dados que serão impressos na sua planilha.
•
Clique na Barra de Menu em Formatar
Intervalos de Impressão.
Definir
Para definir a área de impressão:
•
Selecione a área que deverá ser impressa, utilizando o mouse ou o teclado;
•
Clique em Formatar
Intervalo de impresssão
Definir.
A área marcada será definida por linhas verticais e horizontais, como no exemplo abaixo:
Área definida para
a impressão
Importante: Caso não seja definida uma área de impressão, o OpenOffice.org Planilha irá
imprimir todo o documento.
Adicionar
Este recurso possibilita adicionar células selecionadas na área de impressão.
Remover
Elimina a área de impressão que foi manualmente determinadas na planilha. Se forem removidas
todas as quebras de páginas de todas as folhas, a área de impressão é definida como automática,
mostrando todas as planilhas existentes.
Editar
Este recurso possibilita a edição da área de impressão, linhas ou colunas a serem repetidas.
61
O campo “Área de impressão” possibilita a edição da área definida para impressão. Neste campo
pode-se aumentar ou diminuir a área de
impressão definida pelo usuário.
O campo “Repetir linhas no topo” possibilita a
repetição de linhas em todas as páginas do
documento a ser impresso, tais como títulos.
Basta clicar no botão
, selecionar a linha a
ser repetida, clicar novamente no referido botão e
depois em OK.
O campo “Colunas à esquerda” possibilita a
repetição de colunas a serem repetidas em todas as páginas do documento a ser impresso.
Importante: Caso queira selecionar todas as planilhas, clique com o botão direito do mouse sobre o
nome da planilha e selecione a opção Selecionar todas as planilhas.
2 - Visualizar a impressão
Para visualizar o documento a ser impresso:
•
Na Barra de Menu, clique em Arquivo
Visualizar página.
Nesta tela é possível visualizar o
documento a ser impresso e também
alterar a configuração da página, tais
como margens e tamanho da planilha.
Para fazer as alterações, mudar de página
e dar um zoom na página (para aumentar
ou para diminuir a visualização da
página) utilize a Barra de Impressão.
Barra de
Impressão
–
botões de mudança de página: possibilita voltar uma página, ir uma página
adiante, ir para o início ou para o fim do documento.
- botões de zoom e tela inteira.
3 - Imprimindo documentos
Para a impressão de documentos existem duas formas:
62
•
Pelo botão Imprimir na barra de funções;
•
Ou pela Barra de Menu,clique em Arquivo
Imprimir. É necessário usar esta opção quando
houver a necessidade de impressão de várias cópias, configurar a impressora ou selecionar quais
as páginas que deverão ser impressas. Ao clicar neste sub-item aparecerá a seguinte tela:
Nesta tela, basta selecionar os itens que se
deseja alterar e clicar em OK para imprimir.
X - DADOS
1 - Definir Intervalo
Esta opção permite definir uma área de dados
atribuindo um nome para que sejam efetuadas
algumas operações nos dados (ordenação dos
campos, filtragem dos dados etc.).
•
Clique na Barra de Menu em Dados
Definir Intervalo.
Ao selecionarmos uma área de dados, será
definida a primeira linha de dados como
cabeçalho dos dados.
2 - Selecionar intervalo
Permite a seleção de uma área de dados que foi
criada anteriormente em Definir Intervalo.
Para executar esta função, siga os seguintes
passos:
•
Clique em Dados na Barra de Menu;
•
Clique em Selecionar Intervalo.
Informe a área de dados que deverá ser selecionada, após a escolha, clique no botão OK.
3 - Classificar
Esta opção ordena a coluna ou a linha selecionada pelo usuário. A ordenação pode ser numérica ou
alfanumérica, crescente ou decrescente.
63
•
Selecione as células que deseja ordenar;
•
Clique na Barra de Menu em Dados
Classificar.
Aqui, é possível escolher numa planilha, a ordem
em que os valores irão aparecer na tela.
4 - Utilizar filtros
Esta opção possibilita a pesquisa de valores utilizando filtros.
•
Selecione a área das células onde deseja fazer a pesquisa;
•
Clique na Barra de Menus em Dados
Filtro.
Em seguida, selecione uma das opções a seguir:
AutoFiltro
Esta opção faz do cabeçalho do texto selecionado uma camble box, isto é, cria uma seta no
cabeçalho de todas as colunas selecionadas, possibilitando ao usuário escolher os itens que desejar.
Exemplo:
Filtro Padrão
Abre uma Janela com as opções de qual tabela se
deseja fazer a pesquisa e qual o item a ser
procurado.
Filtro Avançado
Abre uma janela com os critérios de filtro para
uma pesquisa e qual o item a ser procurado.
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5 - Subtotais
Esta opção permite a criação de SubTotais, automaticamente, das células selecionadas.
•
Selecione as células que se deseja fazer os
subtotais;
•
Clique na Barra de Menu em Dados
Subtotais.
6 - Validade
Esta opção permite restringir os valores que serão digitados por uma condição que irá validar o
valor de entrada da célula. Caso o valor digitado seja invalidado, pode-se escolher entre mostrar
uma mensagem, executar uma macro, entre outras. Pode-se ainda mostrar ao usuário uma ajuda
sobre o conteúdo das células que irá ser digitado.
•
Selecione as células que se deseja fazer a
validação;
•
Clique na Barra de Menu em Dados;
•
Clique em Validade.
7 – Operações múltiplas
Esta opção permite aplicar a mesma fórmula para diferentes células, mas com diferentes parâmetros.
Para acessar esta opção:
•
Selecione a área da planilha;
•
Clique na Barra de Menu em Dados
Operações múltiplas.
Nesta tela o usuário deverá escolher as fórmulas,
bem como selecionar as linhas e colunas.
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8 – Consolidar
Este item possibilita consolidar os dados
selecionados.
9 – Estrutura de Tópicos
Este recurso possibilita ao usuário agrupar ou
desagrupar uma seleção.
•
Selecione a área da planilha que será agrupada;
•
Clique na Barra de Menu em Dados
Estrutura de Tópicos
Agrupar.
Em seguida, a área será agrupada conforme no
exemplo ao lado:
10 – Tabela Dinâmica
Inserir uma tabela dinâmica
Tabela Dinâmica é uma tabela interativa que faz a somatória de uma tabela pré-determinada. A
planilha abaixo será usada como exemplo:
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Para criar uma tabela dinâmica, siga estes passos:
–
selecione um intervalo de células de uma planilha;
–
clique em seguida na Barra de Menu em Dados – Tabela dinâmica – Iniciar – para criar uma
nova Tabela Dinâmica. Será exibida esta tela:
Nesta tela clique em Seleção atual e depois em OK. Será exibida a tabela do Assistente de dados.
Repare que nesta tela foram registradas, em forma de botões (ou campos), os nomes das colunas da
tabela.
Para listar a coluna, clique em um dos botões e arraste-o para o centro do assistente de dados. Para
arrastar, clique com o botão esquerdo do mouse sobre o campo que deseja inserir e mantendo-o
pressionado, arraste-o para a área de dados. O campo ficará com a forma definida abaixo:
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Na área de dados foi registrado o nome do campo. É possível arrastar mais alguns campos para a
área de dados. Exemplo:
Em seguida clique no botão Mais >> . Será aberta uma tela abaixo da tela de Assistente de dados:
Esta tela – Resultados – possibilita ao usuário escolher em qual lugar deverá ser exibido o resultado
da tabela dinâmica. Clique em Resultados em para definir o local onde será mostrado a soma da
tabela dinâmica.
Definir a planilha (se
será na planilha ativa ou
numa nova planilha
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Local da planilha
onde será exibida a
tabela dinâmica
Depois de selecionar o local, clique em OK para gerar a tabela dinâmica.
A tabela será gerada conforme o exemplo abaixo:
Filtro
Dados
Resultados
da tabela
dinâmica
Filtro – possibilita filtrar os resultados da tabela. Ao clicar neste botão será exibida esta tela:
Nesta tela o usuário pode fazer uma seleção dos dados que deseja filtrar (tais como valores)
constantes da tabela dinâmica.
Dados – como o próprio nome diz, representa a tabela dinâmica. Este item possibilita atualizar os
valores que estão sendo utilizados na tabela dinâmica. Para atualizar os valores, dê um duplo clique
sobre o campo de Dados.
Resultados da tabela dinâmica – Compreende a área criada da tabela dinâmica. Ao clicar com o
botão direito do mouse será aberta esta tela:
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Em Executar, o usuário poderá redefinir a sua
tabela dinâmica.
Em Atualizar poderá atualizar os valores da
sua tabela dinâmica.
Em Apagar poderá eliminar a tabela dinâmica.
Atualizar
Esta opção atualiza as tabelas dinâmicas que possuem ligações com a área corrente. Esta opção só
está disponível, se a tabela de origem dos dados estiver definida como área de dados, e se possuir
ligação com alguma tabela dinâmica.
•
Selecione a área que possui vínculos;
•
Clique na Barra de Menu em Dados -Piloto de dados - Atualizar área.
Excluir
Esta opção possibilita excluir uma tabela dinâmica inserida na sua planilha.
XI - JANELA
Essa opção permite ao usuário a visualização dos arquivos em que estiver trabalhando, abrindo
assim janelas de diferentes modos.
Nova janela
Esta opção possibilita a criação de uma nova
janela, ao lado do documento atual, com o
objetivo de possibilitar comparações.
Dividir
Divide a tela em duas partes, facilitando a digitação de planilhas complexas.
Congela
Congela uma parte da tela, facilitando a digitação de planilhas grandes.
XII – AJUDA
Para acessar esta opção, clique na barra de Menu em Ajuda. Aparecerá as
seguintes opções:
Observação importante: a opção de Ajuda do OpenOffice.org está em
inglês.
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1 - Conteúdo
Esta opção permite que o usuário esclareça suas
dúvidas utilizando o índice para procurar os
itens de ajuda no OpenOffice.org.
Ao selecionar este item aparecerá uma tela onde
pode se selecionar os recursos de ajuda. Para
sair da ajuda, clique no botão fechar.
2 – Ajudante
Esta opção ainda não está habilitada.
3 - Dica
Esta opção permite que o usuário consiga visualizar o que cada botão das barras de ferramentas é
capaz de fazer. Basta um simples posicionamento do mouse em cima dele.
4 – Ativar Ajuda
Quando esta opção estiver ativada, o usuário poderá ver apenas a função do botão (por enquanto em
inglês). Quando esta opção não estiver ativada, o usuário poderá ver a sua forma de utilização.
5 - Registro
Esta opção permite que o usuário conecte diretamente o site OpenOffice.org na Internet, para fazer
o registro do software OpenOffice.org.
6 – Sobre
Esta opção permite que o usuário acesse informações sobre o software OpenOffice.org, como a sua
versão, a empresa detentora dos direitos, etc.
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