Comitê para Democratização da Informática
APOSTILA DE EDITOR DE PLANILHAS:
Microsoft Excel
2005
SUMÁRIO
1. Introdução ao Excel .......................................................................................................4
2. Criando uma pasta de trabalho.......................................................................................4
2.1. Criando uma pasta de trabalho a partir de um modelo ..................................................7
2.2. Os elementos da janela do Excel..................................................................................8
2.3. Selecionar células ..................................................................................................... 10
2.4. Selecionando um grupo de células ............................................................................. 11
2.5. Digitando texto numa planilha ................................................................................... 13
2.6. Registrando números numa planilha .......................................................................... 15
2.7. Registrando datas numa planilha ............................................................................... 16
2.8. Registrando um grupo de dados ................................................................................ 17
2.9. Editando o conteúdo de uma célula ........................................................................... 19
2.10. Deslocando-se entre planilhas.................................................................................. 21
2.11. Nomeando e salvando uma pasta de trabalho........................................................... 22
2.11.1. Para salvar um arquivo Excel em formato diferente ................................................ 23
2.12. Abrindo uma pasta de trabalho ................................................................................ 27
2.13. Renomeando uma planilha ...................................................................................... 28
2.14. Visualizando e imprimindo uma planilha ................................................................... 29
2.15. Fechando uma pasta de trabalho e saindo do Excel................................................... 32
3. Como Editar e Formatar Planilhas ................................................................................. 33
3.1. Formatando dados numéricos.................................................................................... 33
3.2. Ajustando o tamanho de linhas e colunas................................................................... 36
3.2.1. Como ajustar a largura........................................................................................... 36
3.2.2. Como ajustar a altura............................................................................................. 37
3.3. Alinhando o conteúdo de células................................................................................ 38
3.3.1. Como alinhar para destacar elementos .................................................................... 38
3.3.2. Alinhamento vertical............................................................................................... 39
3.4. Localizando e substituindo conteúdo de células e formatos.......................................... 41
3.4.1. Como localizar e substituir ...................................................................................... 41
3.5. Inserir e excluir células, linhas e colunas .................................................................... 43
3.5.1. Como inserir linhas................................................................................................. 43
3.5.2. Como inserir colunas .............................................................................................. 44
3.6. Recortar, copiar, colar e apagar células ...................................................................... 46
3.6.1. Opções de botões e atalhos .................................................................................... 46
4. Como formatar células ................................................................................................. 47
Página 2
4.1. Formatar texto.......................................................................................................... 47
4.2. Formatar números .................................................................................................... 48
4.2.1. Botões de formatação ............................................................................................ 49
4.3. Adicionar bordas e sombreamento ............................................................................. 50
4.3.1. Como adicionar bordas........................................................................................... 50
4.3.2. Como adicionar sombreamento............................................................................... 52
4.4. Usar a AutoFormatação............................................................................................. 54
5. Como usar as opções de impressão .............................................................................. 55
5.1. Adicionando cabeçalho e rodapé................................................................................ 55
5.2. Configurando e limpando uma área de impressão ....................................................... 59
6. Como exibir dados de maneira mais eficiente ................................................................ 61
6.1. Ocultar e reexibir linhas e colunas.............................................................................. 62
6.2. Passando de uma planilha para outra......................................................................... 65
6.3. Adicionando e excluindo planilhas em uma pasta de trabalho ...................................... 65
6.4. Criando uma fórmula de referência ............................................................................ 67
6.4.1. Elementos de uma fórmula de referência................................................................. 67
7. Como trabalhar com gráficos........................................................................................ 69
7.1. Criando gráficos usando o assistente de gráficos ........................................................ 69
7.2. Movendo, mudando o tamanho e excluindo gráficos ................................................... 74
7.3. Modificar títulos e adicionar rótulos dos eixos no gráfico.............................................. 76
7.4. Mover e formatar elementos do gráfico ...................................................................... 78
7.5. Visualizar e imprimir gráficos ..................................................................................... 81
8. Como executar cálculos básicos.................................................................................... 85
8.1. Construir fórmulas .................................................................................................... 85
8.1.1. Tipos de operador.................................................................................................. 86
8.2. Métodos para criar fórmulas ...................................................................................... 87
8.2. Copiar fórmulas ........................................................................................................ 90
8.3. Usar as funções SOMA e AutoSoma ........................................................................... 91
8.3.1. A opção AutoSoma................................................................................................. 92
8.4. Usar a opção Inserir função....................................................................................... 94
8.5. Aplicar funções básicas de estatística ......................................................................... 96
9. Referência Bibliográfica .............................................................................................. 101
Página 3
1. Introdução ao Excel
Se você é uma pessoa entusiasmada com as facilidades criadas pela informática e sabe tirar o
melhor do desenvolvimento tecnológico, este curso foi feito na medida para você.
Principalmente se, de alguma forma, você lida com dados numéricos, planilhas, quadros e
gráficos. É isso mesmo!
O Microsoft Excel é um programa excelente para organizar, formatar e calcular dados numéricos.
Ele exibe dados num formato de linhas e colunas, com linhas de grade entre as linhas e as
colunas, semelhante a livros de contabilidade ou a papel milimetrado.
Este aplicativo é ideal para trabalhar com dados numéricos para contabilidade, pesquisa científica,
estatística e qualquer outra situação em que seja vantajoso organizar dados em formato de tabela.
Muitas vezes, os professores registram no Excel dados das notas dos alunos, assim como os
gerentes costumam utilizá-lo para armazenar listas de dados – como inventários ou fichas de
pessoal. Ao aprender mais sobre o Excel, você verá como ele facilita o cálculo de dados numéricos
e fornece dezenas de maneiras de organizar dados para apresentações, inclusive na forma de
gráficos e relatórios.
2. Criando uma pasta de trabalho
Iniciar o Excel é tão fácil quanto abrir qualquer outro programa do Microsoft Windows. Um método
comum é clicar no botão Iniciar, ir para Todos os Programas e escolher o Microsoft Excel no
submenu. Também é possível clicar num ícone de atalho, se houver um, na área de trabalho ou na
barra de inicialização rápida.
Ao ser iniciado, o Excel abre automaticamente uma pasta de trabalho em branco, intitulada
Pasta1. Esta é uma pasta padrão, como o documento 1 do Word, por exemplo. Uma pasta de
trabalho é um arquivo que pode conter várias planilhas. Por sua vez, uma planilha é uma grade de
linhas e colunas em que podemos digitar dados.
Um professor que usa o Excel pode, por exemplo, criar planilhas de notas na mesma pasta de
trabalho, com cada planilha armazenando os registros de um semestre da mesma turma.
Uma pasta de trabalho do Excel reúne planilhas que contêm dados correlatos. Após criadas, as
pastas de trabalho podem ser salvas como um arquivo único em seu disco rígido.
Página 4
Para criar uma pasta de trabalho no Excel vamos seguir os passos abaixo:
1. Na barra de tarefas do Windows, clique no botão Iniciar, vá até Programas e clique em
Microsoft Office e clique em Microsoft Office Excel 2000.
Figura 1:
2. O Excel será aberto com a Pasta1 pronta para ser usada.
Figura 2:
Página 5
3. Clique na Barra de Menu em Arquivo, escolha a opção Novo...
e clique em cima.
Aparecerá a caixa de diálogo de Novo. Escolha a opção Pasta de Trabalho e clique em
OK.
Figura3:
O Excel cria uma pasta de trabalho chamada Pasta2 e o painel de tarefas desaparece.
Figura 4:
4. No menu Arquivo, clique em Fechar. O Excel fecha a Pasta2, e a Pasta1 reaparece.
Página 6
Figura 5:
2.1. Criando uma pasta de trabalho a partir de um modelo
É possível criar quantas pastas de trabalho forem necessárias, mesmo que já existam várias
abertas. O Excel também fornece modelos para a criação de pastas de trabalho específicas. Para
criar uma pasta de trabalho baseada num modelo, faça:
1. Clique em Novo, no menu Arquivo, para abrir a caixa de diálogo de Novo.
Figura 8:
2. Na caixa de diálogo Novo, você escolhe a guia Soluções de planilha ou a guia Geral e
seleciona um dos modelos exibidos.
Página 7
Figura 9:
2.2. Os elementos da janela do Excel
Muitos desses elementos são semelhantes aos de outros programas do Windows. Antes de conferilos no quadro abaixo, preste atenção na imagem seguinte. Ela mostra alguns recursos importantes
do Excel: a janela da pasta de trabalho, a barra de menu principal, a barra de fórmulas, as barras
de ferramentas Padrão e Formatar, a caixa Digite uma pergunta e o painel de tarefas – estes
últimos novidades do aplicativo, incorporados ao Excel 2003.
Figura 10:
Página 8
Confira os elementos da barra de ferramentas do Excel:
Elementos
Barra de título
Barra de menu
Barras de
ferramentas
Descrição
Identifica o programa atual e o nome da pasta de trabalho
atual.
Lista os nomes dos menus no Excel.
Fornecem acesso rápido a funções de uso freqüente, como
formatar, alinhar e totalizar os valores as células. As barras de
ferramentas Padrão e Formatar aparecem como padrão.
Caixa de nome
Exibe o endereço da célula ativa.
Barra de fórmulas
Exibe o conteúdo da célula ativa.
Permite que você abra arquivos, cole dados a partir da Área
Painel de tarefas
de transferência, crie pastas de trabalho em branco e crie
pastas de trabalho do Excel com base em arquivos existentes.
Caixa “Digite uma
Exibe os tópicos de ajuda que combinam com sua indagação,
pergunta”
quando você digita uma pergunta na caixa.
Exibe informações sobre determinado comando. Também
Barra de status
indica o status (ativado ou desativado) das teclas Caps Lock
e Num Lock.
Incluem uma barra de rolagem vertical e uma horizontal e
Barras de rolagem
quatro setas de rolagem, cada uma usada para exibir áreas
diferentes da planilha.
Botão “Selecionar
tudo”
Guias de planillas
Seleciona todas as células de uma planilha.
Permite que você exiba planilhas da pasta de trabalho aberta.
Uma grade de colunas verticais (identificadas por caracteres
alfabéticos) e linhas horizontais (identificadas por dados
Planilha
numéricos). Colunas e linhas se cruzam para formar células.
Cada célula pode ser identificada por uma referência de célula
preenchida, ou endereço, constituído pelas coordenadas de
coluna e linha daquela célula – por exemplo, B3.
Célula ativa
Botão “Minimizar”
A célula, identificada por bordas grossas, que será preenchida
quando você digitar ou editar dados.
Minimiza a janela para um botão na barra de tarefas.
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Botão “Maximizar/
Alterna entre maximizar uma janela e restaurá-la a seu
Restaurar abaixo”
tamanho anterior.
Botão “Fechar”
Fecha a janela em que o botão aparece.
Uma pequena caixa do tipo pop-up que exibe o nome do
Dica de tela
objeto ou botão de barra de ferramentas se você apontar
para ela com o cursor.
2.3. Selecionar células
Antes de digitar dados numa planilha, você tem de identificar a célula em que vai colocá-los. Ao
fazer isso, você está selecionando essa célula.
É possível selecionar uma célula individual, uma linha, uma coluna ou grupos de células adjacentes
e não-adjacentes.
Para selecionar uma única célula, simplesmente clique sobre ela. Quando uma célula é
selecionada, ela aparece cercada por uma borda preta e se torna ativa, como mostra a figura
seguinte:
Figura 11:
Dica: É possível selecionar todas as células de uma planilha clicando-se no botão Selecionar
tudo, no canto superior esquerdo da planilha, como mostra a imagem abaixo. Também podemos
selecionar uma linha ou coluna numa planilha clicando no seletor da linha ou da coluna
correspondente.
Página 10
Seleccionar
Tudo
Figura 12:
2.4. Selecionando um grupo de células
Para selecionar um grupo de células, é preciso arrastar o cursor sobre o conjunto desejado. Ao
selecionarmos um grupo de células, a primeira escolhida se torna a célula ativa e aparece em
branco na tela, enquanto o grupo de células assume a cor azul.
Um grupo ou intervalo de células é normalmente identificado pelas referências da primeira e da
última células, com dois pontos entre elas. Por exemplo, o grupo vertical, que vai da célula A1 à
célula A9, é identificado como A1:A9. Da mesma forma, o grupo horizontal que vai da célula C3 à
célula G3 é identificado como C3:G3.
Grupos que se estendem ao longo de um bloco de colunas e linhas são identificados pelos
endereços das células nos cantos superior esquerdo e inferior direito daquele bloco C5:F9), como
mostra a figura seguinte.
1. Clique na célula E3, segure o botão do mouse, arraste o cursor para baixo até a célula E12
e solte o botão do mouse. O grupo ou intervalo E3:E12 fica selecionado e E3 continua
sendo a célula ativa.
Página 11
Figura 13:
2. Clique na célula A5, segure a tecla Shift e clique na célula H16. O grupo está selecionado,
e A5 permanece como a célula ativa.
Figura 14:
3. Clique na célula F17, segure a tecla Shift e aperte a seta para baixo quatro vezes. O
grupo de células de F17 a F21 (identificado como F17:F21) será selecionado.
Página 12
Figura 15:
2.5. Digitando texto numa planilha
Você pode digitar três tipos de dados numa planilha de Excel: textos, números e fórmulas. Para
digitar textos ou números numa célula, selecione a célula e digite a informação. À medida que
você digita, cada caractere aparece na Barra de fórmulas e na célula ativa, junto com o ponto
de inserção.
O ponto de inserção indica onde o próximo caractere será inserido.
Em uma célula, os textos aparecem justificados à esquerda. Se o texto digitado for maior do que a
largura definida da célula, ele pulará para a célula adjacente (se estiver vazia) ou aparecerá de
forma truncada (se a célula adjacente não estiver vazia). Internamente, no entanto, o texto é
armazenado em uma só célula e inclui cada caractere originalmente digitado.
Veja como digitar um texto numa planilha:
1. Clique na célula A1, digite Cursos e aperte Enter. O texto é registrado na célula A1, e A2
se torna a célula ativa.
Página 13
Figura 16:
2. Clique na célula A3, digite Windows e aperte Enter. A célula A3 contém a palavra
Windows e a célula ativa se move para A4.
3. Digite Word e aperte Enter. A palavra Word é registrada na célula A4.
Figura 17:
Página 14
2.6. Registrando números numa planilha
Um registro numérico contém alguma combinação dos algarismos de 0 a 9 e, opcionalmente, os
seguintes caracteres especiais:
Caractere
Usado para
+
Indicar um valor positivo.
- ou ( )
Indicar um valor negativo.
$
Indicar um valor monetário.
%
Indicar uma porcentagem.
/
Indicar uma fração.
.
Separar os dígitos do registro.
,
Indicar um valor decimal.
Exibir o registro em notação científica
E ou e
(exponencial).
Os caracteres especiais do Excel são como uma linguagem especial deste programa, que ativam
funções a serem executadas. Exemplo:
■
Se você deseja escrever um número negativo em uma planilha, digite o número entre
parênteses. Este aparecerá com um sinal de menos.
■
Para números positivos, não é preciso incluir o sinal de mais, pois o Excel não o
registra.
■
Ao incluir um sinal de cifrão, de porcentagem, uma barra, uma vírgula ou um símbolo
exponencial, o programa automaticamente designa um formato numérico para o
registro.
Como padrão, um registro numérico aparece justificado à direita numa célula. Se o número em
questão for maior do que a largura definida da célula, ele aparecerá como notação científica, com
sinal de jogo-da-velha (###) ou arredondado. Internamente, entretanto, o Excel armazena todos
os números como registrados originalmente.
Vamos ver agora um exemplo. Para realizar esse exemplo, abra a pasta que esta minimizada.
1. Clique na célula B3, digite 150,00 e tecle Enter. O número é registrado na célula B3 e
B4 se torna a célula ativa.
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2. Digite 220,00 e tecle Enter. O número é registrado na célula B4 e B5 se torna a célula
ativa.
Figura 18:
2.7. Registrando datas numa planilha
Esse registro pode ser apenas de números ou uma combinação de textos e de números. Por
exemplo, 22 de janeiro de 2005 ou 22/01/05.
As datas são consideradas números em série: são seqüenciais e podem ser somadas, subtraídas e
usadas em cálculos.
É preciso alguns cuidados para representar um ano com apenas seus dois últimos dígitos. Para o
Excel, anos de dois dígitos de 00 a 29 correspondem aos anos 2000 até 2029; anos de dois dígitos
de 30 a 99 são interpretados como 1930 até 1999. Portanto, para evitar confusões, o melhor é
digitar os anos sempre com quatro dígitos.
Como padrão, as datas aparecem justificadas à direita numa célula. Depois de registrar uma data
numa célula, o Excel pode reformatá-la e exibi-la de maneira diferente. A maneira como uma data
é representada numa célula é inicialmente baseada na configuração de data padrão de seu
computador.
Para registrar datas numa planilha, faça:
1. Clique na célula B1, digite Janeiro 2005 e tecle Tab. O Excel abrevia a data para Jan-05
e C1 se torna a célula ativa.
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2. Digite Fev 2005 e tecle Tab. O Excel usa a mesma formatação de data que a anterior e
Fev-05 é registrado na célula C1. D1 agora é a célula ativa.
Figura 19:
2.8. Registrando um grupo de dados
Para registrar um dado numa única célula, é preciso digitá-lo e depois teclar Enter. Quando há
vários registros consecutivos para serem feitos, pode-se selecionar o grupo de dados para que seu
registro seja mais rápido.
Vejamos como fazer para registrar um grupo de dados numa planilha:
1. Clique na célula C3, arraste o mouse com o botão esquerdo pressionado até a célula D4 e
solte-o aí. As células C3, C4, D3 e D4 são selecionadas.
Figura 20:
Página 17
2. Digite 130,00 e aperte a tecla Enter. O número é registrado na célula C3, e C4 se torna a
célula ativa.
Figura 21:
3. Digite 210,00 e aperte a tecla Enter. O número é registrado na célula C4, e D3 se torna
a célula ativa.
Figura 22:
4. Digite 140,00 e aperte a tecla Enter. O número é registrado na célula D3, e D4 se torna
a célula ativa.
5. Digite 190,00 e aperte a tecla Enter. O número é registrado, e C3 se torna a célula ativa.
Página 18
Figura 23:
2.9. Editando o conteúdo de uma célula
Você acabou de digitar alguns dados em uma célula, descobriu um erro e quer corrigi-lo. Com o
Excel é possível fazer isso sem dificuldade.
Para tanto, é preciso primeiro clicar duas vezes na célula ou clicar na célula e clicar na Barra de
fórmulas. Um desses comandos coloca o Excel em modo de Editar, o que você pode verificar
conferindo se a palavra Editar aparece na barra de status.
Em seguida, você aperta a tecla Delete ou a tecla Backspace e, na seqüência, digita as novas
informações. Quando o Excel está em modo de Editar, dois botões aparecem à esquerda da Barra
de fórmulas – Cancelar (um “X” vermelho) e Enter (um “V” verde):
Para cancelar um dado antes que ele seja efetivamente registrado na planilha, clica-se em
Cancelar ou aperta-se a tecla Esc.
Qualquer que seja o comando, ele apaga qualquer coisa que você tenha digitado e tira o Excel do
modo Editar. Também restaura o conteúdo anterior da célula ativa, se essa célula contiver dados.
Também é possível clicar no botão Enter para completar um registro.
Vamos ver no exemplo como fazer:
1. Clique na célula B3, posicione o cursor depois do 0 de 250 na Barra de fórmulas e
clique. O modo Editar é ativado e o ponto de inserção aparece como uma viga I.
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2. Aperte a tecla Backspace, digite 6 e aperte a tecla Enter. A célula B3 agora contém o
registro 156,00.
Figura 24:
3. Clique na célula C4, digite 230,00 e aperte a tecla Enter. A célula C4 agora contém o
registro 230,00.
Figura 25:
4. Clique na célula C3, digite 155,00 e clique no botão Cancelar na Barra de fórmulas. O
registro de dados é cancelado e o valor original é restaurado.
Página 20
Figura 26:
2.10. Deslocando-se entre planilhas
Cada pasta de trabalho do Excel, como já foi dito, é composta de planilhas individuais. Isso facilita
e torna mais flexível a organização de dados, pois permite que em uma mesma pasta de trabalho
sejam agrupadas várias planilhas.
Como padrão, uma pasta de trabalho nova contém três planilhas em branco. No entanto, caso seja
necessário, é possível adicionar mais planilhas e aquelas que não forem usadas podem ser
apagadas. A identificação das planilhas aparece nas guias ao longo da parte inferior da janela da
pasta de trabalho.
Figura 27:
Você irá exibir duas planilhas dentro da mesma pasta de trabalho.
1. Clique na guia Plan2, na parte inferior da janela da pasta de trabalho. A Plan2 e seu
conteúdo aparecem. A planilha está em branco.
Página 21
Figura 28:
2. Clique na guia Plan1, na parte inferior da janela da pasta de trabalho. A Plan1 e seu
conteúdo reaparecem.
Figura 29:
2.11. Nomeando e salvando uma pasta de trabalho
Ao terminar de registrar e editar dados em uma pasta de trabalho, é preciso nomeá-la e salvá-la
no disco rígido para que a informação esteja disponível na próxima vez em que você iniciar seu
computador.
Salvar pastas de trabalho do Excel é semelhante a salvar outros tipos de arquivo em programas do
Windows. Assim, na primeira vez que você salva seu material, é preciso nomeá-lo e especificar em
que pasta ele será salvo.
Página 22
É possível salvar seu material em Excel numa pasta no disco rígido de seu computador ou em um
disco rígido de outro computador, caso eles estejam conectados em rede. Você também pode criar
uma pasta para salvar seu material usando ferramentas dentro do Excel.
Como em outros programas do Windows, depois de salvar um arquivo, é só clicar no botão
Salvar, na barra de ferramentas Padrão, para salvar qualquer nova mudança feita em seguida. A
pasta de trabalho será salva com o mesmo nome e no mesmo lugar.
Se você quiser salvar seu material em Excel com outro nome ou em outra pasta, não há problema.
É possível fazer essas mudanças seguindo as mesmas etapas executadas para salvar a pasta de
trabalho pela primeira vez.
Como em qualquer outro arquivo do Windows, o nome de uma pasta de trabalho comporta no
máximo 255 caracteres, e não pode conter nenhum dos seguintes caracteres:
/\
<
?
|
;
2.11.1. Para salvar um arquivo Excel em formato diferente
Você criou um arquivo e quer diferenciá-lo dando-lhe um formato diferente? Isso é possível a
partir dos controles da caixa de diálogo Salvar como.
Esse recurso é útil quando você deseja compartilhar seu arquivo do Excel com alguém que usa um
programa de planilha diferente ou até mesmo um programa que não seja de planilha.
Página 23
Você irá salvar seu arquivo em uma pasta que vai criar dentro do Excel.
1. No menu Arquivo, clique em Salvar como. O Excel exibe a caixa de diálogo Salvar
como. Os arquivos e as pastas que aparecem nessa caixa de diálogo mostrarão a última
pasta que foi usada para salvar um arquivo em seu computador.
Figura 30:
2. Clique na seta para baixo de Salvar em e clique no ícone de seu disco rígido local –
provavelmente o drive C.
3. Clique duas vezes na pasta em que deseja salvar.
Figura 31:
Página 24
4. Clique no botão Criar nova pasta na caixa de diálogo. A caixa de diálogo Nova pasta
aparece.
Figura 32:
5. Digite Cursos 2005 e clique em OK. A caixa de diálogo Nova pasta se fecha e a caixa de
diálogo Salvar como exibe a pasta Cursos 2005. O nome Pasta1 aparece na caixa de
texto Nome do arquivo porque Pasta1 é o arquivo que está aberto.
Figura 33:
6. Selecione o texto na caixa de texto Nome do arquivo, digite Cursos de Informática e
clique em Salvar.
Figura 34:
O arquivo está nomeado e salvo.
Página 25
Figura 35:
7. No menu Arquivo, clique em Salvar como.
8. Na caixa de diálogo Salvar como, clique na seta para baixo em Salvar como tipo.
Figura 36:
9. Role para baixo e selecione a opção WK4 (1-2-3)(*.wk4).
Figura 37:
Página 26
10. Clique em Salvar. Seu arquivo agora está salvo com o mesmo nome, mas como uma
planilha do Lótus e, portanto, tem uma extensão de arquivo diferente.
Figura 38:
11. Feche a pasta de trabalho, mas mantenha o Excel aberto.
2.12. Abrindo uma pasta de trabalho
Após salvar uma pasta de trabalho do Excel, você pode reabri-la a qualquer momento para revisar
seu conteúdo e fazer mudanças.
O Excel registra as últimas quatro pastas de trabalho que você abriu e posiciona os nomes de
arquivos na parte inferior do menu Arquivo. Caso você queira abrir um arquivo que não esteja
nessa lista, o primeiro passo é acessar a caixa de diálogo Abrir.
Para abrir uma pasta de trabalho, faça:
1. Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão Abrir, para exibir a caixa de diálogo
Abrir.
2. Clique na seta para baixo em Examinar, clique no ícone de seu disco rígido, que salvou a
planilha e, clique duas vezes na pasta Cursos 2005. O conteúdo da pasta aparece na
caixa de diálogo Abrir.
Figura 39:
Página 27
3. Clique no arquivo Cursos de Informática e clique em Abrir. A caixa de diálogo Abrir se
fecha e o arquivo Cursos de Informática aparece.
Figura 41:
4. No menu Arquivo, clique em Fechar. O Excel fecha a pasta de trabalho Cursos de
Informática.
5. Clique em Arquivo na barra de menu. O Excel exibe uma lista de pastas de trabalho
recém-abertas na parte inferior do menu Arquivo.
Figura 42:
6. No menu Arquivo, clique em Cursos de Informática. O arquivo se abre.
2.13. Renomeando uma planilha
Como padrão, as planilhas em cada pasta de trabalho do Excel são nomeadas como Plan1, Plan2
e Plan3. Mas esses nomes não dizem nada sobre o conteúdo de seu arquivo. Por isso, é sempre
bom personalizar mais o nome de suas planilhas ou nomeá-las de acordo com o conteúdo que
têm. Por exemplo: Notas 1C, para o arquivo de Excel que contém as notas de seus alunos do 1o
Página 28
C. Assim, entre diversas planilhas de notas, você rapidamente saberá qual guarda as informações
que você deseja localizar.
Saiba como fazer isso.
1. Clique duas vezes na guia de planilha Plan1 para selecioná-la.
2. Digite Cursos de Informática e aperte a tecla Enter. A palavra digitada aparece na guia
de planilha. Sua planilha foi renomeada.
Figura 44:
2.14. Visualizando e imprimindo uma planilha
Quer conferir e imprimir o conteúdo da planilha que acabou de montar? Pois isso é muito fácil.
■
Para visualizar a planilha, acione a janela Visualizar impressão
, na caixa de diálogo
Imprimir: aí você terá uma visão de página inteira do arquivo e poderá conferir o formato,
o layout geral e o modo como ele sairá impresso.
■
Você encontrou um erro de ortografia e ficou preocupado? O melhor é examinar todo o texto
da planilha: basta clicar no botão Verificar ortografia
, na barra de ferramentas
Padrão, para começar a verificar os dados da planilha.
Agora, está tudo em ordem. Então, é só começar a impressão acionando a caixa de diálogo
Imprimir. Nessa caixa você encontra os comandos para mudar a maioria das configurações de
impressão, visualizar os dados e imprimir a planilha.
Página 29
Figura 45:
■
Os comandos disponíveis na janela Visualizar impressão aparecem como botões ao longo
do topo da janela. O número da página em que você está e o número total de páginas na
planilha aparece no canto inferior esquerdo da janela.
Quando seu trabalho estiver pronto para a impressão, você pode decidir imprimir a pasta de
trabalho inteira, uma folha individual dela ou somente um grupo determinado de dados. Também
é possível selecionar o grupo de células que deseja imprimir antes de exibir a caixa de diálogo
Imprimir ou, ainda, especificar nessa mesma caixa o grupo que quer imprimir.
Vamos ver com mais detalhes como fazer essa impressão.
1. Clique no botão Visualizar impressão
na barra de ferramentas Padrão. O arquivo
aparece na janela Visualizar impressão.
2. Clique em qualquer lugar da planilha. O fator Zoom é acionado e a visualização é
ampliada.
Página 30
Figura 46:
3. Clique em qualquer lugar da planilha novamente. O fator Zoom é novamente acionado e a
visualização, agora, é diminuída.
Figura 47:
4. Clique no botão Fechar na barra de ferramentas Visualizar impressão. A janela
Visualizar impressão se fecha.
5. No menu Arquivo, clique em Imprimir
. A caixa de diálogo Imprimir aparece.
Página 31
Figura 48:
6. Clique em OK. A planilha atual é impressa.
7. Clique no botão Salvar, na barra de ferramentas Padrão. A planilha é salva usando o
nome atual.
2.15. Fechando uma pasta de trabalho e saindo do Excel
Depois de salvar uma pasta de trabalho em seu disco rígido, você pode tirá-la da tela fechando a
janela dessa pasta de trabalho. Se ela ainda não tiver sido salva, o Excel vai perguntar-lhe se
deseja fazer isso antes de fechar a janela.
Ao terminar de usar o Excel, será preciso fechá-lo usando os comandos do Excel. Nunca desligue
seu computador enquanto um programa estiver rodando.
Página 32
3. Como Editar e Formatar Planilhas
O Microsoft Excel é um programa extremamente flexível. Isso você, com certeza, já percebeu. Ele
permite, por exemplo, que você mude facilmente a aparência de seus dados e a estrutura de suas
planilhas:
■
É possível mudar a maneira como os números são exibidos, para que sua notação seja
semelhante à dos números com que está trabalhando.
■
Também podemos alterar a largura das colunas, para que os dados registrados caibam
apropriadamente.
■
Além disso, podemos aumentar a altura de determinada linha, para chamar a atenção
sobre os dados nela contidos.
À medida que você trabalha com planilhas, freqüentemente vai sentir a necessidade de mover ou
copiar dados para outros lugares – uma ação que também é fácil de executar no Excel. Na
verdade, o Excel fornece inúmeras técnicas que você pode usar para copiar ou mover dados para
outro lugar numa mesma planilha ou até para outra planilha.
Podemos instruir o Excel a procurar por dados específicos numa planilha e depois exibir a célula
em que esses dados se encontram. Se você precisar substituir os dados por outros, o programa
também fornece uma maneira de fazer isso rápida e facilmente.
3.1. Formatando dados numéricos
Em geral, a maioria dos arquivos do Excel reúne dados numéricos. Esses dados podem incluir
valores financeiros, datas, frações, porcentagens e outras informações que freqüentemente
aparecem como uma mistura de números e de símbolos. O aplicativo permite, por exemplo, que
registremos valores monetários como números simples, pois ele se encarrega de incluir as
notações necessárias.
Para determinar a aparência dos dados numéricos com tranqüilidade, podemos selecionar uma das
opções do Excel para formatar números. Essas opções inserem e apagam automaticamente
símbolos e dígitos, adequando-os ao formato de números que escolhemos.
Como padrão, os dados que você registrar serão formatados com a opção Geral, que mostra os dados
exatamente como foram digitados. Ao registrar determinado número e incluir uma data ou um caractere
especial ($ % / , E ou e), o Excel formata a informação segundo a opção apropriada.
Se você quiser que os registros apareçam num formato diferente, poderá escolher uma das seguintes
opções, organizadas por categoria, como indica o quadro:
Página 33
Categoria
Aparência
Geral
Exibe dados exatamente como você os registra.
Número
Exibe duas casas decimais como padrão.
Moeda
Contabilidade
Data
Hora
Porcentagem
Fração
Científica
Texto
Especial
Personalizada
Exibe símbolos monetários e outros apropriados para várias regiões do
mundo (inclusive o euro).
Exibe símbolos monetários e alinha as casas decimais de registros
numa coluna.
Exibe dias, meses e anos em vários formatos, como 18 de maio de
2005, 18-Maio, ou 18/05.
Exibe horas, minutos e segundos em vários formatos, como 8:47 PM,
20:47 ou 8:47:56.
Multiplica os valores de células por 100 e exibe o resultado com um
sinal de porcentagem.
Exibe registros como frações em várias denominações e até em vários
graus de exatidão.
Exibe registros em notação científica ou exponencial.
Exibe registros exatamente como foram registrados, mesmo que o
registro seja um número.
Exibe e formata valores de listas e bancos de dados, como CEPs,
números telefônicos e números de Previdência Social.
Permite que você crie formatos que não estão disponíveis nas outras
categorias.
Você pode formatar uma célula antes ou depois de registrar um número. Na lista de Opções
de formatação, é possível escolher quantas casas decimais quer usar, selecionar símbolos
monetários internacionais e configurar o formato para números negativos.
Para fazer a formatação de números faça:
Selecione a célula que deseja formatar o numero.
Figura 49:
Página 34
Depois da célula estar selecionada, clique na Barra de Menu em Formatar e logo depois
em Células.
Figura 51:
Logo aparecerá a caixa de diálogo Formatar.
Figura 52:
Escolha qual a formatação de números que deseja na caixa de Categorias e então clique uma
vez em cima da opção escolhida.
Escolha na caixa ao lado do lado direito a opção da formatação do número e clique em cima e
logo após clique em ok.
Figura 53:
Página 35
3.2. Ajustando o tamanho de linhas e colunas
O registro em uma célula pode incluir até 32.000 caracteres. A largura de uma coluna padrão,
porém, é de apenas 8,43 caracteres. Por isso, se você registrar um valor que não caiba na largura
de coluna padrão, duas coisas poderão acontecer:
■
Para alguns formatos numéricos, o número “transborda” para dentro da próxima coluna.
■
Para outros formatos numéricos, um número que não caiba dentro de uma coluna é exibido
como uma série de sinais de jogo-da-velha (######), indicando que o número é longo
demais para a largura da coluna atual.
Por exemplo, se o diretor financeiro da fictícia Escola de Aperfeiçoamento precisasse inserir em
uma planilha de Excel o valor de gastos previstos com a construção da nova sede da entidade, o
número apareceria na célula como uma série de sinais de jogo-da-velha. Isso porque o total
previsto – por exemplo, R$ 12.400.450 – tem uma largura de 11 caracteres, grande demais para
caber dentro da largura de coluna padrão de 8,43 caracteres.
Dica: Quando um número aparece como uma série de sinais de jogo-da-velha, isso não afeta o valor,
que é armazenado internamente; você pode exibir qualquer um desses valores alargando a coluna para
que eles apareçam por extenso, tal como foram registrados.
Também pode acontecer de a largura da coluna padrão exceder o necessário. Por exemplo, para
registrar a participação dos alunos nas diferentes atividades para angariar fundos para a festa
de formatura, é preciso criar uma coluna que armazene apenas registros Sim ou Não para cada
participante. Nesse caso, a largura de coluna não precisa ser de 8,43 caracteres – três ou quatro
caracteres provavelmente serão o suficiente. Reduzindo a largura da coluna, você pode exibir mais
colunas em sua tela de uma vez.
3.2.1. Como ajustar a largura
O Excel fornece vários métodos para ajustar a largura de colunas. Você pode usar a caixa de
diálogo Largura de coluna (disponível no menu Formatar) para registrar a largura que
quiser. Você também pode arrastar o lado direito do seletor de coluna para a direita ou para a
esquerda a fim de aumentar ou diminuir a largura de coluna. Ao posicionar o cursor no lado
direito de um seletor de coluna, um cursor de tamanho aparece, indicando que você pode
mudar a largura da coluna.
Figura 54:
Página 36
Por exemplo, se você clicar no lado direito do seletor da coluna H e arrastar o seletor para a
direita, a coluna será alargada à medida que você arrasta.
A largura da coluna, em caracteres e pixels, vai aparecer numa Dica de tela acima do seletor
de coluna, à medida que você arrasta. De forma semelhante, se você arrastar o seletor de
coluna para a esquerda, a coluna vai ser estreitada à medida que você arrasta.
Figura 55:
Uma alternativa é fazer o Excel ajustar uma coluna automaticamente a fim de acomodar o
registro mais comprido na coluna, clicando duas vezes no lado direito de um seletor de coluna.
3.2.2. Como ajustar a altura
Você também pode ajustar a altura de determinada linha usando os mesmos métodos básicos.
Isto é, você pode usar a caixa de diálogo Altura de linha, também disponível no menu
Formatar, para especificar a altura de uma linha em pontos.
Figura 56:
Um ponto é igual a 1/72 de polegada. Portanto, a altura de linha padrão, de 12 pontos, é igual
a 1/6 de polegada (ou seja, aproximadamente 0,42 centímetro). Você também pode mudar a
altura de uma linha clicando na parte inferior do seletor de linha e arrastando-o para cima
ou para baixo.
Figura 57:
Você pode querer ajustar a altura de linha para acomodar caracteres maiores, como o título de
uma planilha ou títulos de linha que aparecem num tipo maior.
Página 37
3.3. Alinhando o conteúdo de células
Além de formatar números, você também pode mudar a maneira como eles se alinham, de
acordo com os lados das células. Você pode mudar o alinhamento horizontal de células
selecionadas para a esquerda, para a direita ou para o centro.
Dica: Os registros de texto geralmente são alinhados à esquerda da célula, horizontalmente, o
que quer dizer que o primeiro caractere aparece junto do lado esquerdo da célula. Os registros
numéricos geralmente são alinhados à direita, o que quer dizer que o último caractere na
célula aparece junto ao lado direito da célula. Numa célula alinhada pelo centro, os caracteres
nas células são centrados igualmente entre os lados esquerdo e direito da célula.
3.3.1. Como alinhar para destacar elementos
Geralmente, o alinhamento à direita funciona melhor para números, porque todos os números
numa coluna são alinhados nas mesmas posições do último dígito, como é mostrado abaixo:
Figura 58:
Entretanto, você pode querer alinhar os números à esquerda ou pelo centro, para obter um
efeito diferente:
■
Por exemplo, você pode querer alinhar datas à esquerda, porque a posição dos dígitos
das datas geralmente não é importante.
■
Ou você pode querer alinhar números pelo centro a fim de obter um visual estilizado.
Um efeito de alinhamento pelo centro pode realçar a aparência da coluna, como é
mostrado abaixo:
Figura 59:
Página 38
3.3.2. Alinhamento vertical
Você também pode mudar a maneira como um registro de célula é posicionado entre as partes
inferior e superior da célula, ou seja, o alinhamento vertical do conteúdo de células.
O alinhamento padrão para texto e números é inferior, o que significa que os caracteres são
colocados logo acima da parte inferior da célula. Você também pode mudar o alinhamento vertical
das células para inferior, superior ou central.
Dica: O alinhamento central geralmente é bom quando você quer aumentar a altura de uma
linha a fim de chamar a atenção para labels ou valores armazenados na linha, mas mantendo
os registros centrados entre as partes superior e inferior da linha.
Para você alinhar os elementos faça:
Seleciona as células que deseja alinha.
Figura 60:
Depois clique no Barra de Menu, Formatar, e Células.
Figura 61:
A caixa de diálogos Formatar abrirá, como vê na figura 62.
Página 39
Figura 62:
Clique na guia Alinhamento.
Figura 63:
No conteúdo da guia Alinhamento que aparecerá, clique na seta para baixo em Horizontal e
selecione Esquerda (recuo) na lista.
Figura 64:
Página 40
Clique na seta para baixo em Vertical e veja as opções da lista. As escolhas na lista Vertical
permitem que você alinhe os dados para cima e para baixo dentro da célula. O alinhamento
vertical fica mais aparente se suas linhas estiverem consideravelmente mais altas do que os
dados nelas contidos.
Figura 65:
Clique novamente na seta para baixo em Vertical para fechar a lista sem mudar o
alinhamento vertical.
Clique em OK. O Excel alinhará o conteúdo à esquerda das células selecionadas.
3.4. Localizando e substituindo conteúdo de células e formatos
Em uma planilha grande, o conteúdo de algumas linhas ou colunas pode não caber em uma
tela. Se você quiser localizar determinado item de dado que não esteja imediatamente visível,
poderá analisar a planilha visualmente para procurar o item.
Entretanto, com o Excel, há um modo bem mais fácil. Você pode usar a guia Localizar, da
caixa de diálogo Localizar e substituir
, acessível a partir do menu Editar, comando
Localizar.
Dica: Não importa que célula estará ativa. Se você não selecionar um grupo de células, o
Excel vai procurar a seqüência indicada pela planilha inteira.
Se o primeiro registro encontrado pelo Excel não for o que você estiver procurando, poderá
instruir o programa a buscar o próximo registro.
3.4.1. Como localizar e substituir
Quando edita planilhas, você pode precisar encontrar certa seqüência de caracteres dentro da
planilha e substituí-la por outra. Por exemplo, suponha que seja necessário alterar em uma
planilha todos os preços dos materiais de consumo que tinham casas decimais de 95 e, com a
elevação de preços, agora apresentam casas decimais de 99.
Dica: Para encontrar e substituir rapidamente todas as ocorrências de determinada seqüência
de caracteres em uma planilha use a guia Substituir da caixa de diálogo Localizar e
substituir.
Dica: Você pode usar um formato de texto distinto para identificar dados que pode ter de
mudar mais tarde ou que deseja marcar. Se já fez isso, no menu Editar/Localizar você pode
Página 41
então usar a caixa de diálogo Localizar formato, acessível por meio da caixa de diálogo
Localizar e substituir, a fim de procurar esses formatos específicos.
Para localizar e substituir faça:
No menu Editar da Barra de Menu, clique em Localizar. A caixa de diálogo Localizar e substituir
aparecerá.
Figura 66:
Na caixa de texto Localizar, digite a palavra que deseja encontrar. A seqüência de busca
que você deseja que o Excel localize foi registrada.
Clique na seta para baixo em Pesquisar e, se precisar, clique em Por linhas.
O Excel vai procurar em linhas sucessivas, em vez de em colunas sucessivas.
Clique na seta para baixo em Examinar e clique em Valores. O Excel vai procurar nas células
por valores, em vez de por fórmulas.
Dica: Se você estiver procurando um valor – de texto ou numérico – em vez de uma fórmula,
não deixe de clicar em Valores na caixa Examinar. Se Fórmulas estiver atualmente
selecionado na caixa Examinar e você quiser encontrar um valor, a pesquisa não vai localizar
nenhuma combinação.
Clique em Localizar próxima. O Excel selecionará a célula que contém a primeira ocorrência
que esta procurando.
Clique em Localizar próxima novamente. O Excel seleciona a célula que contém a próxima
ocorrência que esta procurando.
Na caixa Localizar, no canto direito em baixo há a opção de Substituir ..., clique nessa opção.
Figura 67:
Página 42
Abrirá uma outra caixa de diálogo. Coloque na caixa, onde está selecionado na figura 68, o
texto por qual quer substituir o texto que localizou.
Figura 68:
Clique em Substituir. O Excel substitui a primeira ocorrência teste por teste e localiza a
próxima ocorrência da seqüência de busca em Localizar Próxima, ou clique na opção
Substituir Tudo para que a ocorrência que procura seja substituída toda vez que for
encontrada.
Dica: Você também pode estreitar ainda mais o foco de uma pesquisa. Selecione o quadrinho
de confirmação Diferenciar maiúsculas de minúsculas para exigir que o texto nas células
combine os caracteres em caixa-alta e em caixa-baixa que você registrar para cada seqüência
de busca.
3.5. Inserir e excluir células, linhas e colunas
Depois de montar uma planilha, você pode querer inserir uma célula, coluna ou linha em
branco para criar espaço a fim de registrar informações adicionais. Por exemplo, se for preciso
adicionar novos itens à planilha que já está preenchida, será necessário inserir uma nova
linha ou nova coluna, ou até excluir uma linha ou coluna.
Você pode inserir novos itens em uma planilha usando o menu Inserir e pode apagá-los
usando o menu Editar.
Dica: Ao inserir uma célula ou um grupo de células numa planilha, você desloca as células
existentes naquela linha para baixo ou desloca as células existentes na coluna para a direita.
3.5.1. Como inserir linhas
Para adicionar uma ou mais linhas, comece selecionando o número de linhas que quer inserir.
Você faz isso clicando e arrastando ao longo de pelo menos uma célula para cada linha que
desejar adicionar. O número de linhas que você selecionar será, assim, inserido acima da
primeira linha que você tiver selecionado, como é mostrado nas figuras seguintes.
Página 43
Figura 69:
Figura 70:
Nesse exemplo, as células nas linhas 3, 4, 5 e 6 foram selecionadas, como é mostrado na
figura da esquerda. Quando se clicar em Linhas no menu Inserir, o Excel irá adicionar quatro
linhas novas − acima da linha selecionada em primeiro lugar, como mostra a figura da direita.
3.5.2. Como inserir colunas
Para inserir colunas, o procedimento é parecido. Se você quiser acrescentar uma ou mais colunas,
comece selecionando o número de colunas desejado. Você faz isso clicando e arrastando pelo
menos uma célula para cada coluna que deseja acrescentar. No exemplo seguinte, as células nas
colunas C e D foram escolhidas.
Figura 71:
Quando você clicar em Colunas no menu Inserir, o Excel irá adicionar duas novas colunas à
esquerda da coluna selecionada primeiro, como é mostrado na figura seguinte.
Figura 72:
Página 44
Como excluir uma célula, linha ou coluna
Para excluir uma célula, linha ou coluna basta seguir os procedimentos das estas anteriores.
Selecione a célula, linha ou coluna que deseja excluir.
Figura 73:
Depois de ter selecionado o que deseja excluir, basta clicar com o botão direito do mouse em
cima da seleção e clique em Excluir...
Figura 74:
Aparecerá uma caixa de diálogo com as opções de exclusão.
Figura 75:
Escolha a opção de exclusão que deseja e clique em OK.
Página 45
3.6. Recortar, copiar, colar e apagar células
Ao registrar dados numa planilha, muitas vezes você pode mudar de idéia sobre o local em que
colocou o conteúdo de uma célula, linha ou coluna.
Pode ocorrer também de você cometer um erro, registrando dados em determinada linha ou
coluna quando na realidade queria colocá-los em outra linha ou coluna.
Para mudar a maneira como colocou dados em sua planilha, não é necessário apagar os dados
existentes e depois redigitá-los em novos locais.
O Excel fornece recursos para mover o conteúdo existente de uma ou mais células para um local
diferente. Esse procedimento é chamado de recortar e colar, porque você recorta (remove)
dados de seu local original e depois cola (insere) esses dados em um local diferente.
Dica: Quando você recorta dados, o Excel os armazena na Área de transferência do Windows, um
local de armazenamento temporário na memória de seu computador. Os dados são removidos da
planilha, mas ainda estão disponíveis para você colá-los num local diferente. Você pode até colar dados
da Área de transferência em um arquivo criado por um aplicativo diferente, como o Microsoft Word
ou o Microsoft PowerPoint.
3.6.1. Opções de botões e atalhos
Ao apagar células, é possível especificar diversas ações, dependendo do que se deseja:
■
Apagar os valores armazenados nas células, mas manter a formatação.
■
Apagar quaisquer fórmulas armazenadas nas células.
■
Apagar a formatação nas células, mas manter os valores.
■
Apagar tudo nas células.
Quando movimenta dados dentro de uma planilha ou de uma planilha para outra, você os recorta
de uma célula ou grupo de células e os cola em outra célula ou grupo de células. Ao copiar dados,
você duplica os dados e os cola em outra célula ou grupo de células.
A barra de ferramentas Padrão do Excel fornece botões para os comandos Recortar, Copiar e
Colar, embora você possa executar esses mesmos comandos a partir do menu Editar ou com as
teclas de atalho.
Página 46
Confira na tabela:
Ícone
Atalho
CRTL+X
CRTL+C
CRTL+V
Ação
Recortar
Copiar
Colar
4. Como formatar células
Ao usar o Microsoft Excel, você tem algumas vantagens, como a capacidade de organizar dados no
formato de linha e coluna e, depois disso, efetuar cálculos em linhas específicas, colunas e células.
Essas opções são úteis se você estiver criando uma planilha só sua, se estiver interessado em ver
orçamentos ou previsões ou se estiver recalculando dados com base em diferentes projeções.
Dica: Para melhorar o design, você pode aumentar o texto dos títulos e formatar tanto os títulos
quanto às células preenchidas em negrito, itálico ou ambos. Você também pode formatar o texto
em diferentes fontes (estilos de digitação) e em diversas cores.
4.1. Formatar texto
Uma das maneiras mais fáceis de acrescentar uma formatação atraente ao conteúdo de uma
planilha é mudar o tipo e o tamanho da fonte de títulos selecionados, células preenchidas e
valores.
A fonte padrão do Excel é Arial, no tamanho de 10 pontos. Em tipografia, um ponto equivale a
1/29 de um centímetro. Portanto, os caracteres numa fonte de 10 pontos têm uma altura de cerca
de 2/5 de um centímetro.
A guia Fonte, da caixa de diálogo Formatar células (acessível a partir do menu Formatar),
contém opções para mudar a fonte, o estilo (como negrito ou itálico) e o tamanho em pontos de
um registro em uma célula.
Página 47
Figura 76:
Algumas das opções de formatação no Excel também aparecem na barra de ferramentas
Formatação. Observe como é a aparência dessa barra, pois você vai usá-la muito durante seus
projetos.
Figura 77:
4.2. Formatar números
Quando você digita números em células de planilhas, o Excel aplica como padrão o formato Geral
− o que significa que todos os registros numéricos e de texto aparecerão exatamente como você
os digitou.
Você pode usar a guia Número da caixa de diálogo Formatar células para mudar a maneira
como os números aparecem.
Por exemplo, você pode exibir números de muitos dígitos com pontos separadores entre casas de
milhares; pode exibir valores monetários com sinais de real e casas decimais para centavos; ou
pode exibir frações e até porcentagens.
Página 48
4.2.1. Botões de formatação
Alguns formatos numéricos podem ser aplicados mais facilmente a células selecionadas se você
usar a barra de ferramentas Formatação.
A tabela a seguir mostra alguns dos botões nessa barra de ferramentas nos quais você pode clicar
para formatar números.
Botão
Nome do botão
Descrição
Formata números com cifrão, ponto separador
Estilo de moeda
para milhar e vírgula seguida de duas casas
decimais.
Estilo
porcentagem
Separador
de Multiplica números por 100 e os exibe com o sinal
percentual.
de Insere pontos entre grupos de milhar.
milhares
Aumentar
decimais
Diminuir
decimais
casas Acrescenta uma casa decimal a cada vez que
você clica no botão.
casas Remove uma casa decimal a cada vez que você
clica no botão.
Para formata números com moedas e remover casas decimais:
1. Selecione o intervalo B4:E8 e, na barra de ferramentas Formatação, clique no botão
Estilo de moeda
. Os números nas células selecionadas aparecerão com cifrão, ponto
separador, vírgula separadora e duas casas decimais. Observe que nenhum dos números
inclui frações de um real; portanto, as casas decimais não são necessárias.
2. Clique no botão Diminuir casas decimais
duas vezes e clique numa célula vazia na
planilha. As casas decimais serão removidas do intervalo selecionado e a seleção será
desmarcada. Sua planilha deve estar semelhante à seguinte figura.
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4.3. Adicionar bordas e sombreamento
Quando quiser realçar o apelo visual de sua planilha, torná-la mais legível e enfatizar dados
específicos, você pode utilizar os recursos oferecidos pelo Excel para destacar informações, como
as bordas e o sombreamento.
■
Você pode utilizar esses recursos em torno de uma célula, de um intervalo de células ou de
uma planilha inteira.
■
Também pode usar bordas e sombreamento para separar claramente as seções de uma
planilha, como células preenchidas em linha ou coluna, ou totais.
4.3.1. Como adicionar bordas
O Excel fornece treze estilos de borda − inclusive linhas de várias larguras, linhas pontilhadas ou
tracejadas. Oferece também a opção de mudar a cor de uma borda.
Ao criar uma borda para uma célula ou seleção de células, você não precisa aplicar a borda a
todos os quatro lados. Você pode especificar que a borda seja aplicada a qualquer lado ou a uma
combinação de lados.
Por exemplo, você pode aplicar uma borda de duas linhas somente à borda inferior da primeira
linha de uma planilha a fim de separar o título do resto da planilha.
1. Selecione o intervalo as células que deseja colocar borda.
2. Na barra de ferramentas Formatação, clique na seta para baixo à direita do botão
Bordas. Um menu de estilos de linhas de borda e locais aparecerá, como você vê na
figura:
Figura 79:
3. Clique no botão Borda superior espessa
(é o quarto botão, na terceira linha).
Página 50
Figura 80:
Uma borda espessa será colocada ao redor de todos os lados das células selecionadas.
4. No menu Formatar, clique em Células e clique na guia Borda. A caixa de diálogo
Formatar células aparecerá, com a guia Borda destacada.
Figura 81:
5. Clique em OK e clique em uma célula em branco na planilha. A caixa de diálogo Formatar
células se fechará e a borda azul será colocada em torno das células destacadas da
planilha.
Página 51
4.3.2. Como adicionar sombreamento
Como ocorre com as bordas, você pode colocar sombreamento e padrões numa célula ou numa
seleção de células para destacar a seleção. O sombreamento pode ser feito com um tom de cinza
ou com uma cor.
Dica: Você pode clicar na seta para baixo à direita do botão Cor do preenchimento
na
barra de ferramentas Formatação e clicar em um tom de cinza ou em uma cor da paleta que
aparece. Embora as cores possam melhorar bastante a aparência de uma planilha, elas só
aparecerão no material impresso se você usar uma impressora colorida.
Se você tem uma impressora em cores ou planeja exibir sua planilha somente na tela, pode
combinar o sombreamento de cores com um padrão em células selecionadas. Mas, se o fizer,
assegure-se de que o texto nas células ainda esteja legível.
Padrões funcionam melhor com células preenchidas com uma fonte de tamanho grande ou em
negrito. Mas atenção: quando um padrão é aplicado a células com números, eles muitas vezes
podem ficar difíceis de ler.
Para adicionar sombreamento faça:
1. Selecione o intervalo onde irá adicionar sombreamento às células que deseja.
2. No menu Formatar, clique em Células e clique na guia Padrões. A caixa de diálogo
Formatar células aparecerá com a guia Padrões destacada, como é mostrado na figura
a seguir.
Figura 82:
Página 52
3. Na área Cor, clique no quadrinho amarelo na linha abaixo de cores.
4. Clique na seta para baixo em Padrão. Os padrões de preenchimento que você pode aplicar
às células aparecerão, como é mostrado na figura a seguir.
Figura 83:
5. Clique novamente na seta para baixo em Padrão. A lista de padrões se fechará, sem um
padrão ter sido selecionado.
Figura 84:
6. Clique em OK e clique numa área em branco da planilha. As células serão desmarcadas e
aparecerão com um sombreamento amarelo.
7. Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão de Salvar. A pasta de trabalho será
salva com o nome atual.
Página 53
4.4. Usar a AutoFormatação
O Excel permite formatar os dados em suas planilhas a partir de um modelo desenhado
profissionalmente. O recurso da AutoFormatação procura identificar células preenchidas em
linhas e colunas, totais e outros elementos da planilha. Então, automaticamente, o recurso
acrescenta diferentes cores, sombreamento e efeitos de fonte para proporcionar clareza e apelo
visual à planilha.
Dica: O recurso da AutoFormatação não funciona tão bem em planilhas mais complexas, que
possam ter níveis diferentes de células preenchidas e totais. Se você aplicar um estilo predefinido
e não gostar dos efeitos do design, poderá facilmente desfazê-lo, clicando no botão Desfazer
na barra de ferramentas Padrão.
Vamos lá, para usar a AutoFormatação, faca:
1. Selecione todas as células preenchidas em linhas, em colunas e células de dados serão
selecionadas.
2. No menu Formatar, clique em AutoFormatação. A caixa de diálogo AutoFormatação
aparecerá.
figura 85:
3. Role para baixo na lista de formatos, para exibir todas as opções. Escolha um dos estilos e
clique em OK.
4. Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão de Salvar. O arquivo será salvo com o
nome atual.
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5. Como usar as opções de impressão
Você já experimentou ler um texto longo na tela do computador? Não é das tarefas mais cômodas,
não é mesmo? Por isso, quando há muito material para ler, o melhor mesmo é imprimir tudo e
completar a tarefa no papel. E esse conselho vale também quando os documentos a serem lidos e
conferidos são planilhas do Microsoft Excel. Também nesse caso, as dificuldades e as soluções são
semelhantes.
O Excel possui diferentes recursos para facilitar e aprimorar a impressão de suas planilhas.
Com eles, é possível:
■
Ajustar os tamanhos das margens e mudar a orientação da planilha;
■
Aumentar ou reduzir o tamanho da planilha, para que todas as informações possam
caber em uma única página;
■
Centralizar o conteúdo em uma página, para que seja mais compreensível;
■
Definir quais partes de uma planilha serão impressas e quais serão mantidas em sigilo;
inserir quebras de página para melhorar a legibilidade.
Antes de experimentar esses recursos, porém, você aprenderá a adicionar cabeçalho e rodapé às
suas planilhas. Assim, será mais fácil mantê-las organizada, mesmo que elas sejam manuseadas e
lidas por mais de uma pessoa. Para não haver dúvida, lembre-se de que cabeçalhos e rodapés só
aparecem nas planilhas impressas.
5.1. Adicionando cabeçalho e rodapé
O cabeçalho, como o nome sugere, é aquela linha de texto que aparece na parte superior de cada
página de uma planilha impressa. O rodapé, por sua, é a linha de texto que aparece lá embaixo,
na parte inferior de seu documento Excel. Cabeçalhos e rodapés geralmente contêm informações
que indicam o número da página, o título da planilha e a data em que esta foi impressa.
Uma maneira de criar cabeçalhos e rodapés é escolher um modelo da lista de opções fornecida
pelo Excel. Elas incluem numeração das páginas, nomes das pastas de trabalho, nomes das
planilhas, nomes de autores, nomes de empresas e combinações delas. Todas essas opções estão
disponíveis tanto para cabeçalhos como para rodapés.
Página 55
Também é possível criar cabeçalhos e rodapés digitando o texto que deve aparecer ou clicando em
botões para inserir códigos que traduzirão suas combinações de dados, tendo por base as opções
fornecidas pelo Excel. Nesse caso, sempre que você imprimir a planilha, o Excel substituirá os
códigos com o nome da pasta de trabalho, o número da página atual, a data atual etc. Essa é uma
maneira fácil de assegurar que as informações dos cabeçalhos e rodapés estejam sempre
atualizadas.
Figura 86:
Os cabeçalhos personalizados são criados na caixa de diálogo Cabeçalho. Ela possibilita que você
adicione texto próprio ou use os botões da caixa para mudar a aparência do texto do cabeçalho.
Além disso, permite inserir data, hora ou número de página.
Mais que isso, o Excel 2003 oferece um recurso suplementar a ser usado na criação de cabeçalho
ou rodapé: a adição de imagens em suas planilhas. E o melhor é que essas imagens ainda podem
ser editadas para ficar do jeito que você quiser.
A inclusão de uma imagem em um cabeçalho ou rodapé de planilha aciona o botão Formatar
Imagem, que ficará disponível. Clicando sobre ele, será aberta uma caixa de diálogo com
ferramentas para editar a imagem.
As informações que forem colocadas na caixa Seção da esquerda ficarão alinhadas com a
margem esquerda da planilha; as informações pó na caixa Seção central ficarão centralizadas; e
assim por diante.
Como colocar cabeçalho, faca:
1. Abra a planilha q esta trabalhando.
2. No menu Exibir, clique em Cabeçalho e rodapé. A caixa de diálogo Configurar página
aparece, com a guia Cabeçalho/rodapé destacada, como mostra a figura seguinte.
Página 56
Figura 87:
3. Clique no botão Personalizar cabeçalho. A caixa de diálogo Cabeçalho aparece.
Figura 88:
4. Posicione o cursor dentro da caixa Seção da direita e clique no botão Data
. Um
código para a data é inserido.
Figura 89:
Página 57
5. Na caixa de diálogo Cabeçalho, clique em OK. A caixa de diálogo Cabeçalho se fecha. A
data atual aparece na caixa de visualização Cabeçalho, na caixa de diálogo Configurar
página.
Figura 90:
6. Clique na seta para baixo em Rodapé. Na lista que aparecer, role para baixo e clique em
Material de consumo.xls; Página 1. O rodapé que você escolheu aparece na caixa de
visualização Rodapé.
Figura 91:
7. Clique em OK. A caixa de diálogo Configurar página se fecha. O cabeçalho e o rodapé
aparecem numa cópia impressa da planilha, mesmo que você não os veja na tela.
8. Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão Visualizar impressão
. A planilha
aparece na janela Visualizar com o cabeçalho e o rodapé que você especificou.
Página 58
Figura 92:
9. Na barra de ferramentas Visualizar impressão, clique no botão de Fechar. A janela da
pasta de trabalho aparece.
10. Salve a pasta de trabalho.
5.2. Configurando e limpando uma área de impressão
É possível imprimir apenas uma área de uma planilha???
Sem dúvida! Se, por alguma razão, você decidir imprimir somente determinada área de sua
planilha, basta configurar a área de impressão para realizar essa tarefa. No entanto, se mudar de
idéia ou se desejar imprimir todo o material, será preciso, antes de tudo, limpar essa área de
impressão.
Configurar uma área de impressão é diferente de imprimir uma seleção usando a caixa de diálogo
Imprimir. Quando você configura uma área de impressão, somente as células dessa área serão
impressas, independentemente de quais células estejam selecionadas quando você clica no botão
Imprimir ou no comando Imprimir.
Página 59
Que tal experimentar essa impressão configurada? Vamos ver como faz:
1. No menu Arquivo, clique em Configurar página.A caixa de diálogo de mesmo nome
aparece com a guia Página destacada.
2. Na seção Dimensionar, clique na opção Ajustar para. Mantenha a configuração padrão
de 1 página de largura por 1 página de altura. A planilha é dimensionada para caber
em uma página.
3. Clique em OK.
4. Selecione as células que deseja imprimi-las.
Figura 93:
5. No menu Arquivo, vá até Área de impressão e clique em Definir área de impressão.
6. Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão Visualizar impressão
. A janela
Visualizar impressão aparece exibindo o que será impresso de sua planilha, conforme as
configurações atuais.
Figura 94:
Página 60
7. Na barra de ferramentas Visualizar impressão, clique no botão Imprimir e, na caixa de
diálogo Imprimir que aparecer clique em OK. A seleção é impressa.
Figura 95:
8. Gostou da experiência? Pois agora, volte ao menu Arquivo e, na Área de impressão,
clique em Limpar área de impressão. A área de impressão é limpa.
figura 95:
9. Salve a pasta de trabalho.
6. Como exibir dados de maneira mais eficiente
Muitas vezes as planilhas contêm tantos dados que se torna impossível ver todos de uma vez na
tela. Outras vezes acaba sendo necessário distribuir dados correlatos por várias planilhas e pastas
de trabalho.
Felizmente, o Excel fornece vários métodos para trabalhar com os conteúdos em planilhas grandes
ou com dados espalhados por várias planilhas e pastas de trabalho.
Esses métodos incluem:
■
Opções variadas de exibição;
■
A capacidade de acrescentar ou excluir planilhas em uma pasta de trabalho; e
Página 61
■
Maneiras de associar planilhas e pastas de trabalho.
As opções de exibição são especialmente úteis quando sua planilha contém muitos dados. Você
pode ampliá-la para aumentar as células e ver os conteúdos com mais facilidade, ou pode diminuíla para poder ver mais dos conteúdos ao mesmo tempo.
O recurso de ocultar e reexibir linhas de planilhas lhe permite concentrar-se em informações
específicas de sua planilha, escondendo dados irrelevantes. Quando quiser ver novamente essas
linhas e colunas, basta reexibi-las.
Outra opção interessante é congelar linhas e colunas, a fim de que elas sempre permaneçam em
exibição – independentemente de você rolar a planilha para baixo ou para o lado. Isso é útil
quando você quer manter células preenchidas de dados sempre visíveis. Você pode descongelar
as linhas ou colunas facilmente, a fim de restaurar o visual da planilha.
Dica: Se quiser incluir dados correlatos, mas um tanto diferentes, numa pasta de trabalho
existente, você pode acrescentar uma ou mais planilhas. Isso lhe permite manter os dados em
uma pasta de trabalho sem criar planilhas demasiado grandes ou complexas.
Você pode facilmente excluir planilhas que não são mais necessárias. Além disso, também é
possível associar planilhas diferentes em uma pasta de trabalho, incluindo numa célula fórmulas
que se referem a dados de uma ou mais planilhas. Você também pode, de forma semelhante,
associar uma ou mais pastas de trabalho.
Um aspecto importante, quando você trabalha com grandes quantidades de dados, é poder se
concentrar naqueles mais relevantes, como os que representem os gastos ou a receita
para determinados projetos. O Microsoft Excel oferece uma variedade de ferramentas para limitar
os dados exibidos em sua planilha.
6.1. Ocultar e reexibir linhas e colunas
Às vezes você tem mais linhas ou colunas numa planilha do que deseja ver ao mesmo tempo. Em
tais situações, você pode ocultá-las, para que não apareçam em sua tela ou em impressões da
planilha. Quando quiser vê-las novamente, você as reexibe.
Agora você vai ocultar e reexibir linhas e colunas em uma planilha.
1. Abra sua pasta de trabalho.
Página 62
2. Marque o seletor da coluna que deseja ocultar e arraste o cursor até o seletor da coluna
onde será oculta também.
Figura 96:
O Excel selecionará as colunas.
3. No menu Formatar, vá até Coluna e clique em Ocultar.
Figura 97:
O Excel ocultará as colunas. Observe que o preenchimento da coluna não mudará e mostrará
uma linha mais escura entre as colunas A e D.
Página 63
Figura 98:
4. Para que as colunas apareçam novamente, clique em Formatar/Colunas/Reexibir.
Figura 99:
5. As colunas tornam a aparecer.
Figura 100:
Página 64
6. Para fazer com que as linhas fiquem ocultas, basta fazer os passos acima, mas em vez de
escolher Coluna, escolher Linha.
6.2. Passando de uma planilha para outra
Armazenar dados correlatos de planilha em um arquivo de pasta de trabalho possui muitas
vantagens organizacionais.
Usando esse método de organização, você pode abrir todas as planilhas associadas numa pasta de
trabalho de uma só vez, o que economiza tempo e faz com que todos os dados necessários
estejam disponíveis para uma tarefa específica. Isso também lhe permite exibir rapidamente
informações correlatas e copiar os dados necessários de uma planilha para outra, sem precisar
abrir e fechar várias pastas de trabalho.
Você pode navegar de uma planilha a outra usando as guias de planilha, na parte inferior da
janela da planilha.
O responsável pela cantina usa várias planilhas em uma pasta de trabalho. Ele encomenda os
diversos alimentos de diferentes fornecedores: carnes; mantimentos; verduras, legumes e frutas.
Cada tipo de alimento pode ficar organizado em uma planilha separada, na mesma pasta de
trabalho. Assim é possível exibir cada planilha na pasta de trabalho Cantina clicando na guia de
planilha adequada.
6.3. Adicionando e excluindo planilhas em uma pasta de trabalho
Como padrão do Excel, cada pasta de trabalho nova contém três planilhas em branco. Se você não
precisar de todas as três planilhas, pode facilmente excluir as que são desnecessárias. Se quiser
mais planilhas, pode inserir quantas desejar. Também pode inserir e excluir planilhas de suas
pastas de trabalho existentes.
Por exemplo, o responsável pela cantina decide acrescentar outra planilha à pasta de trabalho
Cantina. Pelo fato de querer que essa nova planilha contenha sínteses de valores das outras três
planilhas, ele pode dar a ela o nome de Síntese.
Veremos como funciona essa opção.
1. Abra uma pasta de trabalho do Excel onde irá editar.
Página 65
2. Agora depois de aberto a pasta de trabalho, vamos acrescentar mais uma planilha.
3. Clique no menu Inserir, clique em planilha.
Figura 101:
4. O Excel irá inserir uma nova planilha chamada Plan1 (Planilha1) à esquerda de
Endereço.
Figura 102:
5. Selecione qualquer célula, digite Teste e aperte a tecla Enter.
Figura 103:
6. No menu Editar, clique em Excluir planilha. O Excel exibirá um aviso.
7. Clique em Excluir. O Excel excluirá a planilha nova e voltará a exibir a planilha
Consultores, Empresa e Endereço.
Página 66
6.4. Criando uma fórmula de referência
Numa pasta de trabalho com várias planilhas, você pode criar uma fórmula de referência quando
necessitar que uma célula em uma planilha se refira a dados em uma ou mais planilhas diferentes.
Assim, quando os dados forem ajustados em uma planilha, qualquer fórmula que faça referência a
esses dados também será ajustada. Usar fórmulas de referência é muito útil. Por exemplo:
■
Uma referência identifica uma célula ou um intervalo de células em uma planilha e
informa ao Microsoft Excel onde procurar pelos valores ou dados a serem usados em
uma fórmula.
■
Com referências, você pode usar dados contidos em partes diferentes de uma planilha
em uma fórmula ou usar o valor de uma célula em várias fórmulas.
■
Você também pode se referir a células de outras planilhas na mesma pasta de trabalho
e a outras pastas de trabalho.
Dica: Referências às células de outras pastas de trabalho são chamadas vínculos. Uma utilidade
das fórmulas de referência é criar uma planilha de síntese que totalize os valores de planilhas
diferentes num arquivo de pasta de trabalho.
6.4.1. Elementos de uma fórmula de referência
Como ocorre com qualquer fórmula, você pode especificar uma referência digitando as
coordenadas de célula. As referências na fórmula, entretanto, devem começar com o nome da
planilha à qual a fórmula está associada, seguido de um ponto de exclamação e, por último, das
coordenadas de célula. As referências são separadas por ponto-e-vírgula.
Veja o exemplo da seguinte fórmula e o que representa cada elemento:
=soma(Plan1!A1;‘Plan2’!B5)
=
Indica que esta célula vai fazer um cálculo utilizando fórmula.
soma
Tipo de cálculo que será executado.
(
Início da expressão.
Plan1
Nome da planilha na qual se vai buscar a referência.
!
Indicador de planilha de referência.
A1
Célula da planilha em que será buscado o valor para o cálculo.
;
Separador para indicar novas planilhas que possam existir na expressão.
‘
Indica início do nome de planilha composto.
Página 67
Plan2
Nome da segunda planilha dentro da expressão.
’
Indica fim do nome de planilha composto.
!
Indicador de planilha de referência.
B5
Célula da planilha na qual será buscado o valor para o cálculo.
)
Fim da expressão.
Para digitar essa expressão faça:
1. Abra a pasta de trabalho do Excel que irá digitar a expressão.
2. A pasta de trabalho aberto, agora vamos começar a digitar a expressão. Antes de digitar a
expressão, escolha a planilha q ira colocar a expressão.
3. Pronto, escolhido a planilha, agora sim iremos digitar a expressão. Clique em uma célula da
planilha escolhida.
4. Digite =soma(Empresa!A1;’ Consultores’!B5) e aperte a tecla Enter. O Excel registrará a
fórmula na célula e exibirá a soma dos valores que estão nas células A1, na planilha
Empresa, B5, na planilha Consultores.
Figura 104:
Página 68
Figura 105:
7. Como trabalhar com gráficos
Quadros, tabelas e gráficos! Cada vez mais, os livros, as revistas, os jornais e até o noticiário de
TV usa esses elementos para organizar, sintetizar e facilitar a transmissão de informações. É isso
mesmo! Tudo o que pode ajudar na comunicação e na transmissão de conhecimento é mais do
que bem-vindo hoje em dia. E os gráficos, principalmente, são o máximo – de fato. Com eles, é
possível sintetizar, realçar ou revelar tendências de dados que não seriam visíveis ou
compreensíveis de outra forma.
Mas o melhor disso tudo é que, com o Microsoft Excel, você pode não só acompanhar e trabalhar
com quantidades substanciais de dados, como também traduzir esses dados em diferentes
gráficos disponíveis no programa e criados automaticamente, a partir das instruções que o
acompanham.
7.1. Criando gráficos usando o assistente de gráficos
O Assistente de gráfico guia você no processo de criação de um gráfico. Ao completar cada
etapa, o Assistente o induz para sua próxima escolha. Para começar, você seleciona o tipo de
gráfico que deseja.
O Excel oferece 14 tipos de gráfico, cada qual com dois ou mais subtipos. Com o Assistente de
gráfico, você pode visualizar os tipos oferecidos e escolher o mais adequado para seus dados. Por
exemplo, as projeções de lucro e vendas são facilmente sintetizadas com um gráfico de colunas,
barras ou linhas, enquanto as despesas podem ser mais bem representadas como um gráfico de
pizza.
Página 69
Na tabela seguinte encontra-se uma breve descrição de cada tipo de gráfico à disposição no Excel:
Ícone
Nome do
gráfico
Colunas
Barras
Função
Compara valores individuais em relação ao tempo ou a outras
categorias e os representa por barras verticais.
Compara valores individuais em relação ao tempo ou a outras
categoria se os representa por barras horizontais.
Mostra a tendência de valores em relação ao tempo ou a outras
Linha
categorias e os resultados são apresentados como pontos ao longo de
uma linha.
Pizza
Dispersão
(XY)
Área
Rosca
Mostra valores como partes de um todo e os representa em fatias
Compara valores de dois conjuntos de dados em relação ao tempo ou
a outras categorias e os representa como pontos de dados, que
podem ser conectados por linhas.
Mostra a tendência de valores em relação ao tempo ou a outras
categorias e os representa por áreas sombreadas.
Mostra os valores como partes de um todo e os representa por
seções de uma tira circular.
Mostra a tendência de valores em relação a um ponto central e os
Radar
representa por pontos que se irradiam do centro, sendo que cada
categoria tem o próprio eixo. Linhas conectam todos os valores na
mesma série.
Mostra a tendência de valores em relação a dois conjuntos de dados
Superfície
e os representa em uma superfície 3D, que ilustra a relação entre os
conjuntos.
Bolhas
Compara três conjuntos de valores.
Mostra a tendência de conjuntos de valores em relação ao tempo. É
freqüentemente usado para ilustrar mudanças de preço de ações,
Ações
com marcadores para valores Altos, Baixos, de Fechamento e de
Abertura. A representação dos valores inclui pontos, linhas ou
colunas.
Cilindro
Compara valores individuais em relação ao tempo ou a outras
categorias e os representa por cilindros verticais ou horizontais.
Página 70
Cone
Pirâmide
Compara valores individuais em relação ao tempo ou a outras
categorias e os representa por cones verticais ou horizontais.
Compara valores individuais em relação ao tempo ou a outras
categorias e os representa por formas piramidais.
Agora vamos criar um gráfico com o assistente.
1. Abra o arquivo do Excel que quer colocar o gráfico.
2. Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão Assistente de gráfico
. A caixa de
diálogo Assistente de gráfico - etapa 1 de 4 - tipo de gráfico aparece.
figura 106:
3. Na lista Tipo de gráfico, escolha uma opção de gráfico.
4. Na caixa Subtipo de gráfico, clique no subtipo desejado, à direita da linha superior, e
clique em Avançar.
figura 107:
Página 71
5. A caixa de diálogo Etapa 2 de 4 - dados de origem aparece e você pode visualizar seu
gráfico.
figura 108:
6. Na guia Intervalo de dados, verifique se a opção Linhas está selecionada e clique em
Avançar. A caixa de diálogo Etapa 3 de 4 - opções de gráfico aparece.
figura 109:
Página 72
7. Na caixa Título do gráfico, digite o Título que deseja colocar no gráfico e clique em
Avançar.
figura 110:
A caixa de diálogo Etapa 4 de 4 - local do gráfico aparece.
figura 111:
8. Clique na opção Como objeto em e clique no botão Concluir. O gráfico aparece na
planilha.
Página 73
figura 112:
7.2. Movendo, mudando o tamanho e excluindo gráficos
Quando um gráfico é criado, você pode colocá-lo em qualquer lugar da planilha, mudar seu
tamanho ou excluí-lo. Muitas vezes é útil colocar o gráfico imediatamente antes ou logo depois dos
dados que ele sintetiza. Para maior legibilidade, os gráficos detalhados ou complexos precisam ser
maiores, enquanto os gráficos simples podem ser menores.
Para mover, mudar o tamanho ou excluir um gráfico, você precisa selecioná-lo. Para tanto, clique
na Área do gráfico, que é o plano de fundo ou a área em branco de um gráfico. Clicar em outras
áreas do gráfico pode selecionar somente certos elementos do gráfico.
Vamos ver como fazer:
1. Clique numa área em branco do gráfico para selecioná-lo.
2. Arraste o gráfico para uma posição abaixo dos dados e a esquerda da planilha.
Página 74
figura 113:
3. Arraste a alça de tamanho no canto direito do gráfico em direção à coluna que deseja,
para alargar o gráfico.
4. Em seguida, arraste a alça de tamanho inferior para baixo, para aumentar o comprimento
do gráfico.
figura 114:
5. Clique na Área do gráfico e aperte a tecla Delete. O gráfico desaparece da planilha.
6. Na barra de ferramentas Padrão, clique no botão Desfazer
. O gráfico reaparece na
planilha.
Página 75
7.3. Modificar títulos e adicionar rótulos dos eixos no gráfico
Gráficos são especialmente úteis para exibir dados estatísticos de uma forma que chame a
atenção. Títulos significativos e rótulos podem esclarecer o significado de um gráfico e realçar seu
impacto.
Ao criar um gráfico usando o Assistente de gráfico, rótulos de categoria e uma legenda serão
automaticamente acrescentados a ele, caso o intervalo de células selecionado contiver as
informações necessárias. Você também pode acrescentar título e rótulos dos eixos ou durante a
operação do Assistente ou depois, mudando as Opções de gráfico.
Vamos mudar o título do gráfico e adicionar os rótulos dos eixos.
1. Clique com o botão direito numa área em branco do gráfico e, em seguida, selecione
Opções de gráfico no menu-atalho. A caixa de diálogo Opções de gráfico aparece, com
a guia Título em exibição.
figura 115:
2. Na caixa Título do gráfico, digite Teste de Gráfico. O novo título aparece na
visualização do gráfico.
3. Na caixa Eixo das categorias (X), digite Ano Fiscal. O eixo Título aparece na
visualização do gráfico.
4. Na caixa Eixo dos valores (Y), digite Receita (em milhares) e clique em OK.
Página 76
figura
116:
figura 117
5. Clique com o botão direito no título do gráfico e clique em Formatar título de gráfico.
A caixa de diálogo Formatar título do gráfico aparece.
Página 77
figura 118
6. Clique na guia Fonte se for preciso e, na lista Tamanho, clique em 12 e, finalmente, em
OK. O título do gráfico aparece menor.
figura 119
7.4. Mover e formatar elementos do gráfico
Há várias maneiras de personalizar a aparência de um gráfico:
■
Mudando a posição do título ou da legenda, para aproveitar ao máximo a Área do
gráfico.
■
Adicionando rótulos a cada ponto de dados num gráfico de linha, para dar ênfase a
certos valores.
■
Chamar a atenção para uma fatia crucial de um gráfico de pizza, afastando essa fatia
do resto do gráfico.
Página 78
Outros tipos de gráfico oferecem diferentes opções de formatação.
Vamos ver como fazer:
1. Clique na guia de planilha Histórico de Despesas. Essa planilha contém um gráfico de
pizza.
figura 120
2. Arraste a legenda do gráfico para o canto inferior esquerdo da Área do gráfico.
3. Clique com o botão direito na legenda do gráfico e selecione Formatar legenda no menuatalho.
A caixa de diálogo Formatar legenda aparece.
figura 121
Página 79
4. Clique na guia Padrões, selecione o quadrado de confirmação Sombra e clique em OK.
A legenda aparece com uma borda sombreada.
figura 122
5. Clique na área da pizza e, em seguida, clique em sua menor fatia. Alças de tamanho
aparecem em torno da fatia.
figura 123
Página 80
6. Afaste (arrastando) a fatia para uma pequena distância da pizza. A fatia aparece separada do
resto da pizza.
figura 124
7. Salve e feche a pasta de trabalho.
7.5. Visualizar e imprimir gráficos
Esse recurso está disponível no Excel da mesma forma que o de visualizar e imprimir planilhas. O
comando Visualizar impressão exibe os gráficos exatamente como serão impressos – mesmo
que estejam embutidos ou em uma planilha de gráfico –, permitindo verificar sua aparência e
layout antes da impressão.
Os comandos Configurar página e Imprimir aparecem como botões ao longo da parte superior
da janela Visualizar impressão. O número da página atual e o número total de páginas
aparecem no canto inferior esquerdo da janela.
Para aumentar ou diminuir o zoom, basta clicar na página visualizada. Para fechar a janela de
Visualização, clica-se em Fechar.
Página 81
Figura 125:
O Excel possibilita a impressão de uma pasta de trabalho inteira, de uma única planilha numa
pasta de trabalho, de dados selecionados ou apenas de um gráfico:
■
Se um gráfico aparece como objeto numa planilha e você deseja imprimir alguns dados
junto com ele, é preciso selecionar as células que incluem o gráfico e os dados.
■
Se um gráfico aparece como objeto numa planilha e a intenção é imprimir somente ele,
é necessário selecionar o gráfico antes de escolher o comando Imprimir.
■
Se um gráfico está numa planilha de gráfico, basta ir para a planilha do gráfico e
escolher o comando Imprimir.
Figura 126:
Vamos agora visualizar e imprimir o gráfico:
Página 82
1. Clique numa área em branco da planilha. Em seguida, clique no botão Visualizar
impressão
, na barra de ferramentas Padrão. A planilha e o gráfico embutido
aparecem na janela de Visualização.
figura 127:
2. Clique no botão Imprimir, na barra de ferramentas de Visualização. A caixa de diálogo
Imprimir aparece e a janela de Visualização se fecha.
Figura 128:
Página 83
3. Revise suas configurações de impressão e clique em OK para imprimir o gráfico.
4. Clique numa área em branco do gráfico e, em seguida, clique no botão Visualizar
impressão. Apenas o gráfico aparece na janela de Visualização.
Figura 129:
5. Clique no botão Fechar.
6. Com o gráfico ainda selecionado, clique em Imprimir no menu Arquivo.
7. Revise suas configurações de impressão e clique em OK para imprimir o gráfico.
Página 84
8. Como executar cálculos básicos
Com o Microsoft Excel, é fácil executar cálculos comuns. Além de adição, subtração, multiplicação
e divisão, você pode calcular o total e computar a média de um grupo de valores.
Com cálculos básicos, você pode deduzir valores de lucro da receita e das despesas, por exemplo.
Esses são apenas alguns exemplos dos cálculos que o Excel pode executar.
Você vai aprender a executar cálculos básicos do Excel com fórmulas e funções. Vai também criar
e editar fórmulas, usar operadores matemáticos e utilizar as funções embutidas do Excel.
8.1. Construir fórmulas
Uma fórmula é a expressão escrita de um cálculo para ser executado pelo Excel. Quando você
registra uma fórmula em uma célula, ela é armazenada internamente, enquanto o resultado
calculado aparece na célula.
Uma fórmula é uma equação composta por dois elementos matemáticos:
■
Os operandos, que identificam os valores a serem usados no cálculo. Um operando pode ser
um valor constante, outra fórmula ou uma referência a uma célula ou a um grupo de células.
■
Os operadores, que especificam os cálculos que serão executados com os valores.
Para permitir que o Excel faça a distinção entre fórmulas e dados, todas as fórmulas começam
com um sinal de igual (=) ou um sinal de mais (+).
Para exibir uma fórmula, clique na célula contendo a fórmula. A fórmula vai aparecer na Barra de
fórmulas.
Figura 130:
Página 85
8.1.1. Tipos de operador
Você pode usar qualquer um dos seguintes operadores matemáticos em uma fórmula:
Operador
Significado
^
Exponenciação
*
Multiplicação
/
Divisão
+
Adição
-
Subtração
Dica: Quando uma fórmula contém dois ou mais operadores, as operações não são
necessariamente executadas na ordem em que se lê a fórmula – isto é, da esquerda para a direita.
A ordem em que as operações são executadas é determinada pelas prioridades de operação, como
definem as regras da Matemática.
Vale relembrar algumas das regras matemáticas:
■
A exponenciação é sempre executada antes de qualquer outra operação.
■
Multiplicação e divisão são as próximas na lista de prioridades, executadas
seqüencialmente da esquerda para a direita.
■
Por último, adição e subtração são executadas, novamente, da esquerda para a direita.
Por exemplo, considere a seguinte equação:
2+4*6/3-1=9
Primeiro, quatro é multiplicado por seis e o resultado é dividido por três. Dois é então somado
ao resultado e um é subtraído.
Dica: Operações contidas entre parênteses são completadas antes daquelas fora dos parênteses.
Você pode anular os padrões de prioridade das operações matemáticas usando parênteses.
Assim, a seguinte equação é calculada diferentemente da anterior:
(2 + 4) * 6 / (3 - 1) = 18
Nessa fórmula, dois e quatro são somados primeiro e o resultado é multiplicado por seis. Por
último, esse resultado é dividido pelo resultado de três menos um.
Página 86
8.2. Métodos para criar fórmulas
Criar uma fórmula é semelhante a registrar texto e números em células. Para começar, você
seleciona a célula em que deseja que a fórmula apareça. Então, você pode usar um de dois
métodos para criar a fórmula.
■
No primeiro método, você digita diretamente na célula a fórmula, inclusive
endereços de células, valores constantes e operadores matemáticos. Para marcar o
registro como uma fórmula, você começa digitando um sinal de igual.
■
No segundo método, você cola as referências de uma célula ou grupo de células na
Barra de fórmulas. Depois, completa a fórmula digitando quaisquer operadores,
valores constantes ou parênteses.
Dica: Ao construir uma fórmula, ela aparece na Barra de fórmulas e na célula. Quando você
completa a fórmula, o resultado é mostrado na célula, e a Barra de fórmulas exibe a fórmula em
si.
Agora, você vai abrir uma planilha e criar fórmulas básicas nela.
1. Abra o arquivo do Excel que tenha alguns números que possa criar fórmulas, ou uma nova
pasta de trabalho (ver cap.2.2).
figura 131:
2. Clique na célula C12 e digite =C4+C5+C6+C8+C9+C10.
Página 87
Figura 132:
3. Aperte a tecla Enter. O total de células aparecerá na célula que você colocou a fórmula.
Clique na célula C14, digite = e depois clique na célula C5 para que esta seja adicionada à
fórmula. A célula em que você clicar ficará com uma borda piscante.
Figura 133:
Digite /, clique na célula G5 e depois clique no botão Enter do teclado com o cursos ainda na
Barra de fórmulas.
Página 88
figura 134:
O Excel completará a fórmula e exibirá a razão entre as células C5 e G5 (R$ 0,82).
No menu Formatar, clique em Células. Mude para a guia Número, se for necessário, e clique
na opção que deseja de formatação de numero, na lista Categoria.
figura 135:
Escolha categoria de número que deseja e depois Clique em OK para aceitar. O valor em C14
aparece com a formatação escolhida.
Página 89
figura 136:
8.2. Copiar fórmulas
Muitas vezes você vai achar que uma fórmula semelhante é necessária em várias células
adjacentes. Por exemplo, se você tiver uma lista de itens e cada item contribuir para a renda total
de um ano, poderá querer adicionar os itens à renda total daquele ano. Para totalizar a renda de
anos consecutivos, você pode criar fórmulas para somar a renda de cada ano.
Felizmente, você pode evitar ter de registrar fórmulas repetidamente e economizar um tempo
considerável: é só copiar uma célula que contém uma função completa e colá-la nas células finais.
Você também pode usar a alça de preenchimento, que é o pequeno quadrado no canto inferior
direito da célula ativa, mostrado na imagem a seguir:
Agora você vai copiar fórmulas em sua planilha.
Clique na célula C13 e, no menu Editar, clique em Copiar. Uma borda piscante aparecerá em
volta da célula.
Clique na célula C14 e, no menu Editar, clique em Colar. A fórmula é colada na célula C14.
Página 90
figura 137:
Salve a planilha.
8.3. Usar as funções SOMA e AutoSoma
Um dos cálculos mais comuns executados em uma planilha é a adição de um grupo de células.
Você pode realizar essa operação criando uma fórmula que inclui cada label (conteúdo) de célula
separado pelo operador (+) de adição. Uma maneira mais fácil de chegar ao mesmo resultado é
usar a função SOMA.
Uma função possui dois componentes: o nome da função e, na maioria dos casos, uma lista de
argumentos.
Dica: A lista de argumentos, que fica entre parênteses, contém os dados que a função requer
para produzir o resultado. Dependendo da função, um argumento pode ser um valor constante,
uma referência de célula única, um grupo de células, um nome de grupo ou até outra função.
Quando uma função contém múltiplos argumentos, eles são separados por vírgulas.
Por exemplo, a função SOMA adiciona valores ou um grupo de células. Você registra o grupo de
células como um argumento da função e o Excel calcula o total do grupo. Uma função SOMA
típica, totalizando as células B5 até B10, tem a seguinte aparência: =SOMA(B5:B10).
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8.3.1. A opção AutoSoma
O Excel oferece um atalho para registrar funções SOMA a fim de totalizar grupos de células: é a
opção AutoSoma. Ao clicar no botão AutoSoma
, na barra de ferramentas Padrão, o Excel
totaliza as células diretamente acima ou à esquerda da célula contendo a função.
Dica: Se houver células não-numéricas dentro do grupo de células que você quer totalizar, o
AutoSoma vai, como padrão, calcular o total somente da célula ativa até a primeira célula nãonumérica. Para contornar esse problema, altere os argumentos a fim de incluir o grupo completo
de células ou selecione apenas o grupo de células que deseja totalizar.
A tarefa aqui é usar a AutoSoma para totalizar um grupo de células.
Vamos ver as opções de AutoSoma:
1. Se precisar, mude para outra pasta de que você tem e deseja editá-la.
2. Clique na célula G14 e clique no botão AutoSoma na barra de ferramentas Padrão.
figuras 138:
Uma fórmula SOMA aparecerá na célula E9 e na Barra de fórmulas, e o intervalo E5:E8 será
cercado por uma borda piscante.
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figura 139:
Aperte a tecla Enter. A fórmula será registrada na célula G14 e o resultado será exibido.
Clique na célula I14 e depois clique em AutoSoma. Uma fórmula SOMA será exibida na célula
I14 e na Barra de fórmulas, e o intervalo C14:H14 será cercado por uma borda piscante.
Figura 140:
Aperte a tecla Enter. A fórmula será registrada na célula I14, e o resultado será exibido.
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Figura 141:
Salve a pasta de trabalho e a mantenha aberta
8.4. Usar a opção Inserir função
Você pode registrar uma função numa célula da mesma forma como registraria qualquer fórmula:
oferece
digitando-a diretamente na célula ou na Barra de fórmulas. O botão Inserir função
uma terceira opção.
Aceitando argumentos e até funções adicionais, a caixa de diálogo Argumentos da função ajuda
você a criar fórmulas que contêm funções. Essa caixa de diálogo é especialmente útil quando uma
fórmula contém mais de uma função, como uma função dentro de uma função. Nesse caso, a
caixa de diálogo Inserir função lista cada uma delas.
A caixa de diálogo Argumentos da função lista os argumentos de cada função, uma descrição
de cada uma e seus argumentos, o resultado calculado de cada função e a fórmula geral.
Agora, você vai usar a opção Inserir função para registrar funções numa planilha.
1. Na pasta de trabalho que esta utilizando, clique na célula H14 e aperte a tecla Delete. A
fórmula será apagada da célula.
2. Clique no botão Inserir função
à esquerda da Barra de fórmulas. A caixa de diálogo
Inserir função se abrirá, como é mostrado na figura seguinte.
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figura 142:
3. Na lista Selecione uma função, clique em SOMA e depois clique em OK. A caixa de
diálogo Argumentos da função aparecerá, mostrando a função SOMA totalizando as
células H5:H13.
figura 143:
4. Clique em OK na caixa de diálogo Argumentos da função. A caixa de diálogo
Argumentos da função se fechará e o resultado do cálculo efetuado aparecerá na célula
H14.
5. Clique na célula C15. Digite =CONT.NUM( – é isso mesmo, digite apenas o parêntese de
abertura – e selecione as células C5:C17. As células A3 até A11 aparecem como
argumentos na função CONT.NUM)
6. Digite o parêntese de fechar ) e aperte a tecla Enter. O Excel contará 7 registros
numéricos nas células 5 até 11 da coluna 5.
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figura 144:
7. Salve a planilha.
8.5. Aplicar funções básicas de estatística
O Excel fornece centenas de funções, muitas das quais são muito específicas para certas tarefas
ou para pessoas em certas profissões. A maioria dos usuários percebe que algumas funções são
usadas o tempo todo e que muitas nunca são usadas. As funções básicas e as utilizadas com
maior freqüência do Excel são mostradas na tabela seguinte.
Função
Significado
Exemplo
Soma
Totaliza os argumentos numéricos.
=SOMA(B5:B10)
Média
Computa a média (média aritmética) dos =MÉDIA(B5:B10)
argumentos numéricos.
Cont.Num
Dentro de uma lista de argumentos, ela =CONT.NUM(B5:B10)
conta somente as células que contêm
números.
Mínimo
Retorna o menor número dentro dos =MÍNIMO(B5:B10)
argumentos.
Máximo
Retorna
o
maior
número
dentro
dos =MÁXIMO(B5:B10)
argumentos.
Agora você vai criar fórmulas usando as funções MÉDIA, MÍNIMO e MÁXIMO.
1. Na pasta de trabalho q esta utilizando clique em uma célula vazia, e clique no botão
Inserir função.
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figura 145:
2. Na caixa de diálogo Inserir função, clique em MÉDIA na lista Selecione uma função e
depois clique em OK.
figura 146:
3. Na caixa Núm1, clique no botão Fechar diálogo
. A caixa de diálogo Argumentos da
função se fechará, permitindo que você selecione o grupo de células do qual extrair a
média.
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figura 147:
4. Selecione as células C13;G13;H13 e clique no botão Expandir diálogo
na caixa de
diálogo Argumentos da função. A caixa de diálogo Argumentos da função aparecerá
com a função MÉDIA completa.
figura 148:
5. Na caixa de diálogo Argumentos da função, clique em OK. O número médio aparecerá
na célula G15.
6. Clique na Barra de fórmulas e selecione a palavra MÉDIA.
7. Clique na seta para baixo em frente a Funções, à esquerda da Barra de fórmulas (ela
estará exibindo o texto MÉDIA) e clique em MÁXIMO.
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figura 149:
A caixa de diálogo Argumentos da função se abrirá com o grupo usado anteriormente já
registrado.
8. Na caixa de diálogo Argumentos da função, clique em OK. O maior número das células
selecionadas antes aparecerá na célula G15.
figura 150:
9. Clique na célula G15, digite =MÍNIMO(G5:G11) e depois aperte a tecla Enter.
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figura 151:
O menor número das células selecionadas aparecerá na célula G16
.
Figura 152:
10. Salve o arquivo e feche.
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9. Referência Bibliográfica
Microsoft Unlimited Potential (UP) – Um programa de aprendizagem comunitário
Microsoft Word Version 2002 Step by Step Courseware Core Skills (Microsoft Press, 2004).
Treinamento Excel Básico – Divisão dos Serviços à Comunidade - Centro Computação Unicamp
Unicamp: 2002
Ana Gabos
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