UNIÃO EDUCACIONAL MINAS GERAIS S/C LTDA
FACULDADE DE CIÊNCIAS APLICADAS DE MINAS
Autorizada pela Portaria no 577/2000 – MEC, de 03/05/2000
BACHARELADO EM SISTEMAS DE INFORMAÇÃO
INFORMATIZAÇÃO DA SECRETARIA
DE UMA ESCOLA PARTICULAR
DE 1º E 2º GRAUS
DANILO FRANÇA MENDES
UBERLÂNDIA - MG
2005
DANILO FRANÇA MENDES
INFORMATIZAÇÃO DA SECRETARIA
DE UMA ESCOLA PARTICULAR
DE 1º E 2º GRAUS
Trabalho de Final de curso submetido à
UNIMINAS como parte dos requisitos para
a obtenção do grau de Bacharel em
Sistemas de Informação.
Orientador: Prof. MSc Silvio Bacalá Júnior
UBERLÂNDIA - MG
2005
DANILO FRANÇA MENDES
INFORMATIZAÇÃO DA SECRETARIA
DE UMA ESCOLA PARTICULAR
DE 1º E 2º GRAUS
Trabalho de Final de curso submetido à
UNIMINAS como parte dos requisitos para
a obtenção do grau de Bacharel em
Sistemas de Informação.
Orientador: Prof. MSc Silvio Bacalá Júnior
Banca Examinadora:
Uberlândia, 02 de julho de 2005.
Prof. MSc Silvio Bacalá Júnior (Orientador)
Prof. Esp. Márcio Caetano Reis
Profª. Drª Kátia Lopes Silva
UBERLÂNDIA - MG
2005
Dedico este trabalho à minha tia
Maria da Graça, que após a morte de minha
mãe tem cuidado de mim como um filho.
AGRADECIMENTOS
A Deus, em primeiro lugar.
À meu orientador Silvio Bacalá que me agüentou durante um ano,
sempre me mostrando caminhos e alternativas à todos os questionamentos
apresentados.
À minha tia Maria da Graça que não mediu esforços para dar-me
forças para seguir em frente, custeando grande parte de meus estudos.
Aos meus filhos, Felipe e Thaís, que conviveram nesses quatro
anos, com a falta de tempo e presença.
À minha saudosa Mãe, que mesmo só com suas lembranças, foi
fundamental para que pudesse chegar aonde cheguei.
À Iara, coordenadora da Escola na qual trabalho, que me deu o
empurrão para que entrasse na faculdade depois de tantos anos.
Aos meus amigos José Robson e Sérgio que estiveram sempre do
meu lado durante os quatro anos da faculdade.
Enfim, a todos meus familiares e amigos que com o carinho, o amor
e a presença, me apoiaram de uma forma ou de outra para que eu conseguisse
superar mais esta etapa.
SUMÁRIO
1.
INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 11
2.
A ROTINA DE UMA SECRETARIA ..................................................................... 14
3.
PROCEDIMENTOS DO SISTEMA .......................................................................... 18
4.
3.1.
CADASTRAMENTO DE ALUNOS ............................................................... 18
3.2.
CADASTRAMENTO DE TURMAS............................................................... 19
3.3.
CADASTRAMENTO DOS PROFESSORES................................................ 19
3.4.
CADASTRAMENTO DE DISCIPLINAS........................................................ 20
3.5.
LANÇAMENTO DE NOTAS ......................................................................... 20
3.6.
CONSULTA DE DADOS .............................................................................. 20
3.7.
GERAÇÃO DE BOLETINS E RELATÓRIOS .............................................. 21
3.8.
DATA MINING NO BANCO DE DADOS ...................................................... 21
ESTUDOS DE CASO............................................................................................... 22
4.1
LEVANTAMENTO DOS CASOS DE USO ................................................... 22
4.1.1
CADASTRAR ALUNO ...................................................................... 24
4.1.2
CADASTRAR TURMAS.................................................................... 25
4.1.3
CADASTRAR DISCIPLINAS ............................................................ 26
4.1.4
CADASTRAR PROFESSORES ....................................................... 27
4.1.5
VALIDAR MATRÍCULA..................................................................... 28
4.1.6
LANÇAR NOTAS E FALTAS ............................................................ 29
4.1.7
EMITIR BOLETIM ............................................................................. 30
4.1.8
RELATÓRIO DE ALUNOS SEM NOTAS ......................................... 31
4.1.9
EMITIR DECLARAÇÃO DE FREQÜÊNCIA ..................................... 32
4.1.10 EMITIR RELATÓRIO DE ALUNOS COM RECUPERAÇÃO ............ 33
4.1.11 EMITIR DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA............................... 34
4.1.12 EMITIR ATA DE NOTAS FINAIS...................................................... 35
4.1.13 EMITIR HISTÓRICO ESCOLAR....................................................... 36
4.2.
4.3.
DETALHAMENTO DOS CASOS DE USO................................................... 37
4.2.1
LANÇAMENTO DE NOTAS E FALTAS............................................ 38
4.2.2
EMISSÃO DE DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA .................... 39
4.2.3
EMISSÃO DA ATA ESCOLAR COM AS NOTAS FINAIS ................ 41
MODELO DE CLASSES DE NEGÓCIO ...................................................... 43
5.
MODELAGEM DO BANCO DE DADOS.................................................................. 45
6.
DIRETRIZES PARA IMPLANTAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO............................... 50
7.
6.1
HARDWARE + INVESTIMENTO ................................................................ 51
6.2
USUÁRIOS CONECTADOS AO SISTEMA ................................................ 52
6.3
CONHECIMENTO E TREINAMENTO DOS USUÁRIOS ............................ 52
6.4
MANUTENÇÃO DO SISTEMA .................................................................... 52
6.5
AMBIENTE + AQUISIÇÃO DE SOFTWARES ............................................. 53
6.6
LINGUAGEM DE DESENVOLVIMENTO .................................................... 54
6.7
SITUAÇÃO REAL ........................................................................................ 54
CONCLUSÃO E COMENTÁRIOS FINAIS............................................................. 56
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................. 57
RESUMO
A informatização de todos os departamentos das empresas na
atualidade já é uma realidade e de crescimento gradual e constante. Numa
Instituição de Ensino este processo não poderia deixar de acontecer, mas não
com a mesma velocidade que em outros setores, pois todos os programas que
surgem não tomam o cuidado em tentar se aproximar ao máximo dos
procedimentos efetuados pela secretaria de uma escola, o que dificulta e cria
barreiras na sua informatização, pela dificuldade que é gerada ao trabalho diário e
a não eficiência dos resultados obtidos. Neste trabalho foram feitas as análises
das rotinas mais comuns de uma secretaria levando-se em conta a maneira mais
ágil, rápida e eficaz para a obtenção de resultados, ponto extremamente
importante para o bom andamento e aproveitamento das informações geradas
pelo corpo docente e discente do colégio. Foram apresentadas as funcionalidades
mais comuns e propostas soluções para evitar o impacto dos usuários com os
programadores, apresentando também, modelagem do banco de dados e
soluções para implementação e implantação deste sistema.
ABSTRACT
The informatization of all the departments within institutions is
nowadays a reality that has being growing steadily. In a learning institution this
process could not fail to happen. Although it does so much slower than in any
other sector since the programs that are developed are not careful to follow the
procedures exercised in the operations department of a school. Therefore, the
difficulty to continue the daily work and the inefficiency of the obtained results
creates barriers in the informatization of learning institutions.
In this work the
most common routines of a school operations department were analyzed. The
manner in which to obtain the fastest and most efficient results was taken into the
utmost consideration. This point is extremely important for the smooth process
and absorption of information generated by teachers and students. The most
common functionalities and solutions were presented in order to diminish the
impact between users and programmers. Also presented, was the modeling of the
data bank and solutions for the implementation and installation of this system.
LISTA DE FIGURAS
FIGURA 1 – INTERAÇÃO DO USUÁRIO COM O SISTEMA ........................................... 23
FIGURA 2 – INTERAÇÃO DO USUÁRIO COM OS CASOS DE USO ............................. 23
FIGURA 3 – DIAGRAMA DE ATIVIDADES - LANÇAMENTO DE NOTAS E FALTAS..... 38
FIGURA 4 – DIAGRAMA DE ATIVIDADES EMISSÃO DE DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA ................................ 40
FIGURA 5 – DIAGRAMA DE ATIVIDADES EMISSÃO DE ATA ESCOLAR COM AS NOTAS FINAIS............................ 42
FIGURA 6 – MODELO DE CASSES DE NEGÓGIO ........................................................ 44
FIGURA 7 – RELACIONAMENTO ENTRE DUAS TABELAS........................................... 45
FIGURA 8 – EXEMPLO DE RELACIONAMENTO 1 PARA 1........................................... 46
FIGURA 9 – EXEMPLO DE RELACIONAMENTO 1 PARA MUITOS ............................... 46
FIGURA 10 – EXEMPLO DE RELACIONAMENTO MUITOS PARA MUITOS ................. 47
FIGURA 11 – MODELAGEM PROPOSTO PARA O SISTEMA ACADÊMICO ................. 47
LISTA DE TABELAS
TABELA 1 – CASOS DE USO DO SISTEMA ................................................................... 22
11
1. INTRODUÇÃO
Os avanços tecnológicos têm sido responsáveis por mudanças em
nossa sociedade. A informática é ferramenta obrigatória em praticamente todas
as profissões, posto que, com o uso dos computadores, é possível aumentar a
produtividade e melhorar a qualidade em qualquer ramo de atividade ou área do
conhecimento humano.
E na Educação, o que se ganha com a informatização das escolas?
Também a resposta é o aumento da produtividade e a melhoria da qualidade,
possibilitando um sistema de ensino-aprendizagem mais eficiente e otimizado.
Logicamente os benefícios são diferentes quando olhamos os diferentes setores
da escola. Uma maneira de se maximizar os benefícios da informatização é
analisá-los, separadamente, por setor e estabelecer planejamentos estratégicos
para sua viabilização.
A secretaria, objeto de estudo deste trabalho, deve ter à sua
disposição ferramentas de fácil utilização que lhe permitam incluir, acessar e
publicar dados pré-selecionados, como por exemplo, quantidade de aulas
ministradas pelo professor e o número de faltas dos alunos. Para melhorar a
qualidade desse tipo de trabalho, deve-se fazer a revisão dos dados antes de eles
serem incluídos no sistema, ou seja, o que foi digitado é comparado com
parâmetros aceitáveis para a eliminação de erros grosseiros de digitação.
O funcionamento de um estabelecimento escolar deve obedecer a
regras bastante claras e específicas, ditadas pela LDB 9.394/96 (Lei de Diretrizes
e Bases da Educação) e pela legislação dos Estados (do Ensino Fundamental em
diante) ou pela legislação dos Municípios (educação infantil: berçários, creches,
jardins, parquinhos, pré-escolas e quaisquer outras denominações).
Este trabalho tem como objetivo apresentar as rotinas e problemas
mais comuns de uma secretaria de um Colégio particular de 1º e 2º graus,
possibilitando facilitar e agilizar o desenvolvimento de futuros sistemas
acadêmicos. Com isso, são apresentados aos membros da área de informática,
12
procedimentos para análise e implementação de sistemas acadêmicos que
atendam, em sua plenitude, às instituições, não “forçando” na adaptação das
mesmas aos softwares já existentes ou aos que serão projetos a partir desta data.
Com as informações aqui apresentadas, será possível entender os
processos, procedimentos e rotinas do setor acadêmico das escolas de ensino
fundamental e médio, tornando qualquer implementação ou alteração na conduta
atual, uma forma menos agressiva e de maior adaptabilidade.
A secretaria da Instituição de Ensino é um dos departamentos mais
importantes e imprescindíveis para o perfeito funcionamento da Escola, pois além
de organizar toda a documentação dos alunos como documentos pessoais e
históricos de notas, faz todo o controle de notas e faltas de todos os matriculados.
Neste sentido, observa-se que não existem referências disponíveis
de como conduzir estes processos de maneira simples, organizada e de acordo
com as normas da SRE - Superintendência Regional de Educação, baseadas nas
Leis de Diretrizes e Bases.
Tendo vários contatos com programas acadêmicos de computador
chamados de softwares acadêmicos, percebe-se que existe uma dificuldade de
adaptação do programa com o processo utilizado pela escola, a qual acaba
precisando “enquadrar-se” no modo de trabalho do sistema e não o sistema ao
processo da escola.
Com este trabalho pretende-se fazer um elo entre os sistemas
(ferramentas) e as secretárias (quem realmente usará a ferramenta) para que
cada uma das partes entenda melhor os processos mais simples e mais rápidos
para a execução do trabalho de secretaria, possibilitando um ganho na qualidade
dos serviços oferecidos tanto aos alunos, quanto a seus responsáveis.
Experiência é fator primordial para a perfeita execução de qualquer
trabalho. É por intermédio de entrevistas com secretárias e diretoras que fará a
verificação real dos problemas e levantamento de sugestões e implementações
de sucesso nesta área.
13
A coleta de todos os dados necessários foi realizada in loco
considerando sempre as dificuldades oriundas da falta de planejamento,
organização e pesquisa de métodos mais eficientes para as situações e possíveis
soluções. A observação do trabalho diário da secretaria também foi utilizada como
fonte de informações para o levantamento de problemas e soluções. Foram
criados modelos de documentos contendo todos os dados necessários para o
arquivamento do histórico dos alunos e sua organização anual.
O autor deste trabalho, através de sua longa experiência no
processo de secretaria de escola particular de 1º e 2º grau, dará sua contribuição
àqueles que não tem a possibilidade de ter um contato tão de perto com estas
instituições.
O trabalho assim está dividido: no capítulo 2, será apresentada a
rotina de uma secretaria acadêmica e os seus problemas quanto a organização e
informatização das informações deste setor. Os procedimentos do sistema
baseados na rotina da secretaria serão tratados no capítulo 3. Já no capítulo 4
apresentar-se-á os estudos de caso para este sistema, ainda neste segmento,
será exemplificado, com diagramas de atividades de alguns dos estudos de caso
de uso e um modelo de classes de negócio. No capítulo 5 é apresentada a
modelagem do banco de dados da estrutura proposta para a secretaria do
colégio. Como o intuito também é apresentar experiências, no capítulo 6 é feito o
estudo de algumas soluções para o desenvolvimento, implementação e
implantação de um software acadêmico, finalizando com a conclusão de toda a
pesquisa referida neste trabalho.
14
2. A ROTINA DE UMA SECRETARIA
As Escolas particulares, de forma geral, têm suas Entidades
Mantenedoras, que é assim denominada a empresa ou organização, dotada de
Contrato Social (empresa) ou Estatuto (Organização não Governamental ou
Fundação) devidamente registrado em Cartório de Registro Civil ou na Junta
Comercial do Estado, cadastrada na Prefeitura da cidade onde está instalada e na
Receita Federal. Para efeitos legais, é quem mantém financeiramente e fornece a
estrutura administrativa para um estabelecimento educacional de qualquer nível,
da Educação Infantil ao Curso Superior.
A secretaria da Escola é o setor de maior importância no processo
de registro acadêmico, devido à necessidade de veracidade e autenticidade dos
dados e a não ocorrência de erros tanto de digitação quanto na organização das
informações contidas em todo o trabalho. É nela que acontecem as maiores
dificuldades num processo de informatização,
A secretaria de uma Escola mantém uma gama de serviços ou
procedimentos praticamente padronizados em sua forma de apoio à Instituição.
Dentre estes, devemos salientar alguns para que o todo processo seja entendido
de maneira clara.
•
Assiste administrativamente à Entidade Mantenedora, à Direção, à
Coordenação Pedagógica, ao corpo docente e discente, funcionários e aos
clientes (alunos e pais), dando suporte às informações geradas no Ensino e
fazendo um elo central e importante entre todos os envolvidos neste
processo.
O ponto de referência para todos os problemas é a secretaria, pois
ali é que pode-se realizar um elo de ligação entre todos os envolvidos direta ou
indiretamente nas atividades do processo acadêmico.
•
Cuida da guarda e preenchimento dos livros e documentos pertinentes às
rotinas da Escola e que não sejam da competência dos professores e
15
alunos. Estes documentos devem ser guardados corretamente e com muita
organização, pois eles têm que ficar retidos na Escola num prazo de 15
(quinze) anos para qualquer consulta futura.
O processo de documentação e arquivamento dos mesmos passa
periodicamente por conferências para averiguação de sua fácil disponibilidade e
verificação em consultas quando necessário. A limpeza e conservação são muito
importantes para a longevidade dos documentos arquivados.
•
Mantém os registros atualizados dos prontuários dos alunos, professores e
funcionários, cuidando para que todos os documentos sejam conferidos para
não haver nenhum tipo de dúvidas quanto à veracidade das informações
prestadas à Escola, além de efetuar a atualização periódica.
Após todas as impressões de qualquer documento deve ser
conferido por pelo menos duas pessoas para que não seja passível de erros
humanos, de digitação ou pelo processamento incorreto das informações,
principalmente aqueles que são advindas de outras instituições de ensino.
•
Provê o arquivamento dos registros das fichas de avaliações, fichas de
desenvolvimento e todo o material avaliativo de todos os alunos, separados
e organizados por período letivo seguindo o Regimento Escolar e o
planejamento da Instituição.
Não se deve esquecer que todos os documentos arquivados devem
ser datados corretamente e assinados pelos devidos responsáveis, direção,
secretária, professor ou responsável pelo aluno, dependendo do documento a ser
assinado, além, de verificar a legibilidade dos dados impressos ou escritos.
•
Faz o controle das ocorrências diárias da Escola: faltas dos alunos,
passeios, recados, ocorrência de doenças infecto-contagiosas em alunos e
funcionários, além de notificações aos responsáveis pelos alunos sobre
qualquer informação que se fizer necessária na comunicação entre pais –
escola - aluno.
16
Para cada ocorrência acontecida na escola poderá existir um tipo de
procedimento ou forma de documentação, mas sempre em qualquer forma, ela
deverá ser controlada e organizada pela secretaria, com o objetivo de
acompanhar todos os alunos em sua plenitude escolar e justificativas de ações a
serem tomadas.
•
Executa diariamente o controle dos diários de classe de cada turma e de
cada professor / disciplina, fornecendo aos professores as faltas de cada
aluno por período. Esse controle é feito através de chamada diária sala por
sala.
Possibilita um bom andamento no processo diário das turmas, não
deixando que nenhum controle deixe de ser feito ou ainda não seja feito
erroneamente. Através de controle por professor e/ou turma consegue a qualquer
momento apresentar à direção ou coordenação as informações da situação real
atual da Instituição de Ensino.
•
Expede documentos previamente solicitados pelo corpo docente ou discente
como
declarações, históricos escolares, boletins de notas e presenças,
transferência entre outros.
Com base nos dados existentes faz a emissão de todos os
documentos para uso externo ou interno, aferindo veracidade aos mesmos,
sempre datados e assinados.
•
Faz o envio, ao órgão supervisor competente (Secretarias de Educação e ou
Delegacias de Ensino) dos documentos de grade e calendário escolar,
relação de professores e suas devidas solicitações de autorização para
ministrar aulas, Regimento Escolar, Projeto Político Pedagógico e outros que
forem solicitados.
A Escola deve manter um contato permanente com os órgãos
responsáveis pelo controle municipal, estadual ou federal de ensino, para que
todo o processo seja feito de forma transparente e dentro das leis que regem o
negócio.
17
•
Confere os documentos recebidos no momento da transferência de alunos
de outras instituições, fazendo valer os direitos e deveres de ambas as
partes.
Para evitar fraudes e erros futuros, sempre que receber um
documento deve-se conferir minuciosamente todos os termos de documentos
recebidos pela Instituição.
18
3. PROCEDIMENTOS DO SISTEMA
A maioria dos problemas pode ter várias soluções, porém nem
sempre a solução adotada é a mais adequada e de menor impacto na sua
adoção. Por isso, com base em rotinas indicadas no capítulo anterior, será
apresentada uma abordagem, de forma fácil, didática e organizada, para
informatização da secretaria de um colégio, possibilitando um estudo mais
minucioso para o desenvolvimento de sistemas acadêmicos.
A descrição abaixo sugere procedimentos de ajustes aos processos
mais comuns na secretaria e que foram arranjados para facilitar o processo de
organização e consultas de qualquer membro da secretaria, coordenação,
diretoria e corpo docente e discente da Instituição de Ensino.
3.1. CADASTRAMENTO DE ALUNOS
O cadastramento dos alunos deve ser feito contendo todos os dados
pessoais, dados dos pais, com endereçamento completo para as séries iniciais.
Já no caso de alunos vindos de outras escolas, devem constar todas as
informações advindas do histórico escolar expedido pela Instituição da qual o
aluno se originou.
O aluno deverá receber um código de matrícula que o acompanhará
por toda a sua vida escolar, para facilitar na captura de qualquer campo que se
necessite no futuro. Para agilizar todo o processo de arquivamento, deverá
receber uma pasta de arquivo com o mesmo número. Este número será usado
em todos os cadastros posteriores, para criar um vínculo dos dados a cada aluno,
sem que estes sejam perdidos ou que fiquem sem utilidade.
No caso, do aluno solicitar transferência para outro colégio, este não
deverá ser excluído do sistema, mas apenas alterado seu status para inativo, pois
o aluno tem um período em que ele poderá vir a procurar a secretaria para
solicitar segunda via do histórico escolar, ou mesmo retornar à escola.
19
3.2. CADASTRAMENTO DE TURMAS
O cadastramento das turmas faz-se necessário para que se possa
aglomerar os alunos por turma ou sala, facilitando no controle de notas, faltas e
arquivamento de seus documentos.
Estas turmas deverão ser separadas por tipo de ensino, seguindo
denominação nacional em Ensino Infantil (séries iniciais), Ensino Fundamental (1ª
a 8ª série) e Ensino Médio (1º ao 3º ano). No caso, de ter mais de uma sala de
cada série, estas podem ser letradas ou numeradas.
Além destes dados básicos, podem-se cadastrar a localização física
da sala, nome do professor responsável e quantidade máxima de alunos por sala.
Na sala, cada aluno receberá um número de chamada que o definirá
numa ordem por ordem alfabética com todos os seus colegas de turma.
3.3. CADASTRAMENTO DOS PROFESSORES
O cadastro de professores é muito simples, contendo os dados
pessoais, filiação, documentação completa, endereçamento completo, dados
acadêmicos necessários à aplicação da lei que solicita que o professor tenha a
competência didática para o exercício de lecionar.
Em caso de múltiplas disciplinas, ou a não conclusão de um curso
de capacitação, ou lecionar um disciplina diferente de sua formação, o professor
deverá obter uma autorização junto à Superintendência de Ensino de seu
município ou região, o qual deverá ser renovada anualmente.
Para os professores formados deverá se cadastrar o número de
registro do seu diploma e ainda, constar todos os cursos e/ou especializações que
por ventura tenha realizado.
Para uso do setor pessoal da escola, deve-se cadastrar em quais
turmas são ministradas aulas e o total de aulas ministradas.
20
3.4. CADASTRAMENTO DE DISCIPLINAS
O cadastramento de disciplinas é necessário para que se possam
separar por série quais as disciplinas cada uma tem. Possibilita uma flexibilidade
na nomenclatura, ordem e carga horária individual das disciplinas de acordo com
a grade escolar definida por cada instituição de ensino, baseando-se nas Leis de
Diretrizes e Bases comuns.
3.5. LANÇAMENTO DE NOTAS
Com o cadastramento dos itens anteriores, o cadastramento das
notas torna-se mais organizado, uma vez que definida a turma, podem-se
cadastrar todas as notas por disciplina, seguindo a ordem de chamada dos
alunos.
As notas terão apenas um dígito decimal e para as disciplinas que
são avaliadas conceitualmente serão validadas as entradas como (E) Excelente,
(O) Ótimo, (MB) Muito Bom, (B) Bom, (R) Regular, (F) Fraco ou (I) Insuficiente.
As notas são cadastradas separadas por bimestre ou trimestre de
acordo com a escolha no Regimento Escolar do Colégio. Se existir o sistema de
recuperação paralela ou por período, a entrada de uma nova nota deve ser aceita.
3.6. CONSULTA DE DADOS
Com todos estes dados cadastrados e incluídos no sistema,
necessitamos efetuar consultas a dados específicos, de acordo com os cadastros
e com a vinculação entre todas as informações pelos campos principais como
aluno e/ou disciplina.
Estas consultas são de extrema relevância em todo o processo, pois
é por meio delas que todo o corpo docente e discente da instituição acompanhará
a evolução acadêmica, pedagógica e cultural dos alunos. Para a coordenação
21
pedagógica ou direção, torna-se possível acompanhar a trilha do conhecimento
dentro de seu parque educacional.
3.7. GERAÇÃO DE BOLETINS E RELATÓRIOS
A emissão de relatórios sobre tudo que está cadastrado é
indispensável para o arquivamento e para a apreciação da inspetora da Delegacia
de Ensino ou qualquer outra pessoa que necessite acompanhar o processo.
O boletim, relatório que consta as notas do aluno por disciplina, é
disponibilizado aos pais ou responsáveis pelo aluno para o acompanhamento
periódico de seu filho.
3.8. DATA MINING NO BANCO DE DADOS
Data Mining é o processo de canalização de informações através de
dados existentes, possibilitando um estudo das falhas, dificuldades, erros em
algum dos processos de apuração ou até mesmo digitação das notas e controle
de necessidades de reforços a alunos com alguma deficiência em algum
conteúdo específico.
Ele ainda possibilitará à direção uma visão geral de estatísticas em
forma de gráficos de todos os alunos e tudo a ele relacionado.
Num âmbito maior, possibilita a busca de informações sobre a
evasão de alunos, evolução dos alunos no aprendizado e dos professores em
relação ao seu próprio aprendizado.
22
4. ANÁLISE E PROJETO
4.1. LEVANTAMENTO DE CASOS DE USO
“A maior dificuldade em modelarmos um sistema não
está nos diagramas que temos que desenhar, no código que
devemos criar ou nas bases de dados que devemos projetar.
Na realidade está nos requisitos que devemos gerenciar.”
(MELO, pág. 43)
Um caso de uso descreve uma seqüência de ações que representam uma
situação perfeita (cenário principal) e cenários alternativos, com o objetivo de
demonstrar o comportamento de um sistema (ou parte dele), através de
interações com elementos externos, chamados de atores.
Para o desenvolvimento deste projeto propomos aqui alguns estudos de
caso de uso que serão extremamente necessários para a organização da
secretaria, demonstrando as funcionalidades do sistema.
Tabela 1 – Casos de Uso do Sistema
1.
Cadastrar alunos
2.
Cadastrar turmas
3.
Cadastrar disciplinas
4.
Cadastrar professores
5.
Validar matrícula
6.
Lançar de notas
7.
Emitir boletim
8.
Emitir ata final
9.
Relatório de alunos em recuperação
10.
Relatório de alunos sem notas
11.
Emitir Declaração de Freqüência
12.
Emitir Declaração de Transferência
13.
Emitir Histórico Escolar
23
Controle
Acadêmico
Usuário
Figura 1 – Interação do usuário com o sistema
A figura 1 mostra que a interação com o Controle Acadêmico é feita por um
usuário, que poderá ser a secretária ou uma supervisora.
Controle Acadêmico
Validar matrícula
Lançar notas
Emitir relatórios
<<include>>
Cadastrar alunos
Emitir boletins
Cadastrar disciplinas
Usuário
Emitir declarações
Cadastrar professores
Cadastrar turmas
Emitir históricos
Figura 2 – Visão de casos de uso do sistema
A figura 2 mostra que a visão geral da interação do usuário com os vários
casos de uso do sistema.
24
4.1.1 CADASTRAR ALUNO
Objetivo:
realiza o cadastramento prévio dos dados de um novo aluno
Ator:
secretária (usuário)
Cenário Principal:
1.
O usuário informa o ano de vigência escolar.
2.
O usuário informa os dados relativos à série a ser cursada:
2.1 Série
2.2 Turma
2.3 Data Matrícula / ativação
3.
O usuário informa os dados necessários para emissão de documentos:
3.1 Nome do pai
3.2 Nome da mãe
3.3 Data de nascimento
3.4 Local do nascimento
4.
O usuário confirma digitação.
5.
O sistema gera um número de matrícula para o aluno.
6.
O sistema fará o cadastramento dos dados do aluno, gerando campos para
a digitação das notas e faltas para as disciplinas da série informada
25
4.1.2 CADASTRAR TURMAS
Objetivo:
realiza o cadastramento das turmas disponíveis para a
matrícula dos alunos.
Ator:
supervisora (usuário)
Cenário Principal:
1.
O usuário informa a turma.
2.
O sistema checa se a turma já existe.
3.
O usuário informa, para cada turma a ser disponibilizada, os seguintes
dados (todos obrigatórios).
3.1 Código da turma
3.2 Série
3.3 Turma
3.4 Turno
3.5 Tipo de Ensino
3.6 Número máximo de alunos
3.7 Localização física da sala
4.
O sistema altera o status da turma para “ATIVO”.
5.
O sistema fará o cadastramento da turma.
Cenário Secundário:
2.
Turma já cadastrada.
2.1 Exibir mensagem de “turma já existente”.
2.2 Ir para 1.
26
4.1.3 CADASTRAR DISCIPLINAS
Objetivo:
realiza o cadastramento das disciplinas relacionadas na
grade curricular da instituição, para cada turma ou série.
Ator:
supervisora (usuário)
Cenário Principal:
1.
O usuário informa o código da turma.
2.
O sistema checa se a turma existe.
3.
O usuário informa as disciplinas.
4.
O sistema checa a existência da disciplina.
5.
Para cada disciplina o usuário informa:
5.1 Nome da disciplina e nome do professor
5.2 Carga horária anual e número de aulas semanais
5.3 Tipo de avaliação a ser adotada, podendo ser:
6.
5.3.1
Conceitual (ótimo, muito bom, bom, regular, fraco) ou
5.3.2
Valorizada por nota
O sistema fará o cadastramento das disciplinas, e só em seguida,
disponibilizará o cadastro de alunos e suas notas.
Cenário Secundário:
2.
Turma já cadastrada.
2.1 Exibir mensagem de “Turma já existente”.
2.2 Ir para 1.
4.
Disciplina já cadastrada.
4.1 Exibir mensagem de “Disciplina já existente”.
4.2 Ir para 3.
27
4.1.4 CADASTRAR PROFESSORES
Objetivo:
realiza o cadastramento dos professores da instituição.
Ator:
supervisora (usuário)
Cenário Principal:
1.
O usuário informa o professor.
2.
O sistema checa a existência do professor.
3.
O usuário informa para cada professor:
3.1 Nome do professor.
3.2 Formação acadêmica.
3.3 Número do registro.
3.4 Dados pessoais.
4.
O sistema define seu status com o “ATIVO”.
5.
O sistema gera um código de matrícula para o professor.
6.
O sistema fará o cadastramento do professor.
Cenário Secundário:
2.
Professor já cadastrado.
2.1 Exibir mensagem de “Professor já existente”.
2.2 Ir para 1.
28
4.1.5 VALIDAR MATRÍCULA
Objetivo:
verificar se o número de uma matrícula informada é válido
ou não.
Ator:
secretária (usuário)
Cenário Principal:
1.
O usuário informa o número da matrícula.
2.
O sistema verifica a existência da matrícula.
3.
O sistema retorna status de verificação com sucesso.
Cenário Secundário:
2.
Matrícula Inexistente
2.1 Se não existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificação da
digitação e nova entrada de dados.
2.2 Volta para 1
29
4.1.6 LANÇAR NOTAS E FALTAS
Objetivo:
realizar o cadastramento de notas, faltas e recuperações dos
alunos por período ou anual dos alunos.
Ator:
secretária (usuário)
Cenário Principal:
1.
O usuário informa as turmas a serem lançadas as notas.
2.
O sistema recupera as turmas informadas.
3.
O usuário informa o período que as notas pertencem (bimestrais, trimestrais,
recuperação, anual)
4.
O usuário informa as disciplinas a serem lançadas as notas.
5.
O sistema recupera as disciplinas informadas.
6.
Para cada aluno, o usuário informa:
6.1 O conceito, se a disciplina tiver notas conceituais, validando o tipo de
conceito a ser aceito.
6.2 A nota número, se a disciplina for numérica, validando para aceitar
apenas números.
6.3 Número de faltas do período.
7.
O sistema fará a consistência dos dados.
8.
O sistema fará o cadastramento das notas.
Cenário Secundário:
2.
Turma Inexistente
2.1 Se não existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificação da
digitação e nova entrada de dados.
2.2 Volta para 1
4.
Disciplina inexistente
4.1 Se não existir, retorna mensagem de erro, solicitando a verificação da
digitação e nova entrada de dados.
4.2 Volta para 3
30
4.1.7 EMITIR BOLETIM
Objetivo:
emitir, quando solicitado, todas as notas de um aluno ou
turma inteira.
Ator:
secretária (usuário)
Cenário Principal:
1.
O usuário informa a turma.
2.
O sistema busca todas as notas e faltas cadastradas de todas as disciplinas
relativas a turma informada.
3.
O sistema monta uma grade demonstrativa com as notas.
4.
O sistema mostra a grade do boletim na tela.
Cenário Secundário:
1.
Emitir boletim para aluno.
1.1 Usuário informa matrícula do aluno.
4.
Impressão do boletim.
4.1 O sistema confirma impressão
4.2
O sistema envia grade do boletim para impressora.
31
4.1.8 RELATÓRIO DE ALUNOS SEM NOTAS
Objetivo:
verificar num período os alunos que estão sem notas.
Ator:
supervisora (usuário)
Pré condição:
as notas do período têm que ter sido cadastradas.
Cenário Principal:
1.
O usuário informa período e turma desejada.
2.
O sistema percorre todos os dados relativos ao período e a turma informada.
3.
O sistema verifica a ausência das notas.
4.
O sistema gera uma visualização informando os alunos e as disciplinas cujas
notas estão sem notas cadastradas.
Observação:
1.
O usuário poderá informar todos os períodos e todas as turmas.
32
4.1.9 EMITIR DECLARAÇÃO DE FREQÜÊNCIA
Objetivo:
emitir um documento que comprove que o aluno está
matriculado e freqüente.
Ator:
secretária (usuário)
Pré condição:
aluno cadastrado
Cenário Principal:
1.
O usuário informa a matrícula do aluno
INCLUDED: Validar Matrícula
2.
O sistema verifica se o aluno está ATIVO.
3.
O sistema verifica o número de faltas
4.
O sistema gera um documento contendo:
4.1 Nome do aluno
4.2 Turma
4.3 Nome do pai
4.4 Nome da mãe
4.5 Data atual
5.
O sistema apresenta declaração na tela.
Cenário Secundário:
5.
Impressão da declaração.
5.1 O sistema confirma impressão.
5.2
O sistema envia dados para impressora.
33
4.1.10 EMITIR RELATÓRIO DE ALUNOS COM RECUPERAÇÃO
Objetivo:
gera um relatório com os alunos que não atingiram o valor
mínimo para cada disciplina.
Ator:
secretária (usuário)
Pré condição:
notas cadastradas
Cenário Principal:
1. O usuário informa o período e a turma.
2. O sistema analisa todas as notas cadastradas, quais estão abaixo do mínimo.
3. O sistema gera uma grade com todos os alunos, disciplinas e suas notas que
ficaram abaixo do desejado.
4.
O sistema apresenta relatório na tela.
Cenário Secundário:
4.
Impressão do relatório.
4.1 O sistema confirma impressão.
4.2
O sistema envia dados para impressora.
34
4.1.11 EMITIR DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA
Objetivo:
gerar um documento contendo todos os dados do aluno e
suas notas para efeito de transferência do aluno para outra
escola.
Ator:
supervisora (usuário)
Cenário Principal:
1.
O usuário informa a matrícula do aluno
INCLUDED: Validar Matrícula
2.
O sistema verifica se o aluno está ATIVO.
3.
O sistema busca todos os dados cadastrados.
4.
O sistema gera uma grade com todos os dados.
5.
O sistema confirma transferência do aluno:
5.1 Se sim, altera o status do aluno para “INATIVO”
5.1.1
O sistema apresenta a declaração na tela.
5.2 Se não, apenas mostra dos dados mas não permite impressão
Cenário Secundário:
5.1 Impressão da declaração.
5.1.1
O sistema confirma impressão.
5.1.2
O sistema envia dados para impressora.
35
4.1.12 EMITIR ATA DE NOTAS FINAIS
Objetivo:
gerar um relatório final com todos os alunos separados por
turma, contendo todas as notas, conceitos, disciplinas e as
faltas.
Ator:
supervisora (usuário)
Pré Condição:
todas notas e faltas cadastradas, sem nenhuma exceção.
Cenário Principal:
1.
O usuário informa a turma.
2.
O sistema faz a verificação de cadastro de notas e disciplinas de todos os
alunos.
3.
O sistema monta documento da Ata Anual.
4.
O sistema apresenta o documento na tela.
Cenário Secundário:
2.
Dados inconsistentes
2.1 O sistema emite uma mensagem de erro, informando o problema e
sugerindo a conferência dos dados.
2.2 Emite uma prévia da Ata para mostrando locais dos erros.
4.
Impressão do documento.
4.1 O sistema confirma impressão.
4.2
O sistema envia dados para impressora.
36
4.1.13 EMITIR HISTÓRICO ESCOLAR
Objetivo:
emitir todo o histórico de notas e faltas do aluno.
Ator:
secretária (usuário)
Pré Condição:
todas as séries e notas cadastradas.
Cenário Principal:
1.
O usuário informa a matrícula do aluno
INCLUDED: Validar Matrícula
2. O sistema faz o agrupamento em ordem de anuidade escolar contendo todos
os dados relativos àquela turma e instituição.
3. O sistema gera o relatório e confirma impressão.
Cenário Secundário:
2.
Notas de anos anteriores não foram cadastradas.
2.1 Solicitar cadastro dos dados.
2.2 Ir para 2.
37
4.2. DETALHAMENTO DOS CASOS DE USO
O diagrama de atividade serve para a modelagem de
aspectos dinâmicos de sistemas. Um diagrama de atividade é
essencialmente um gráfico de fluxo, mostrando o fluxo de
controle de uma atividade para outra. (BOOCH, pág. 255)
O diagrama de atividades completo é ligado a um
classificador, como um caso de uso, um pacote ou a
implementação de uma operação. (MELO, pág. 166)
Para apresentarmos os diagramas de atividades faremos menção
apenas de três dos 13 casos de uso, sendo escolhidos os que são de grande
importância, na funcionalidade geral do sistema, sendo o de Lançamento de
Notas e Faltas (tópico 4.1.6), Emissão de Declaração de Transferência (tópico
4.1.11) e o de Emissão da Ata Escolar com as Notas Finais (tópico 4.1.12).
Nos diagramas de atividades temos alguns símbolos:
Indica o início do fluxo de atividades;
Informa a ação a ser executada ou ação da mesma;
Indica o fluxo de um estado de uma atividade para outra;
Indica uma condição booleana, ou seja, de decisão podendo
apenas seguir apenas um dos caminhos apresentados no
diagrama; indica também a intercalação, que é o retorno de
dois caminhos para um novo caminho comum;
Indica fim do fluxo de atividades;
Mostra uma bifurcação indicando atividades que são iniciadas
ao mesmo tempo.
38
4.2.1. LANÇAMENTO DE NOTAS E FALTAS
O diagrama de atividades Lançamento de notas e faltas apresentado
na figura 3, mostra a seqüência mais prática e rápida, referenciando-se pelo
processo comum da secretaria acadêmica da escola.
Figura 3 – Diagrama de atividades
Lançamento de notas e faltas
39
A secretaria inicia com a digitação da turma, ou das turmas que se
deseja cadastrar as notas e faltas. A entrada de dados para várias turmas poderá
seguir o código de curinga na digitação * (asterisco).
Como por exemplo, para serem digitadas as notas de todas as
turmas da 1ª série, colocamos entramos com 1*.
Em seguida, informa-se o período relativo as notas a serem
digitadas, 1º trimestre, ou 1º bimestre, ou nota final, seguindo na digitação das
disciplinas referentes às notas.
Para as disciplinas conceituais digita-se o conceito, e para as outras
disciplinas, a nota numérica. Após este passo, informa-se o número de faltas e
confirma digitação.
O sistema fará a consistência dos dados digitados para que não
aconteçam erros de digitação.
4.2.2. EMISSÃO DE DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA
A emissão de declaração de transferência, apresentada na figura 4,
ocorre quando o aluno solicita sua saída da instituição. Este documento é exigido
para a sua matrícula em outra escola, pois é ela que informa a atual situação
escolar do aluno e atesta a veracidade de todos os dados.
Após a digitação da matrícula do aluno, faz-se a validação da
mesma, ao mesmo tempo em que se checa o status do aluno, pois para alunos
inativos, não podem ser impressas declarações de transferência.
Após todas as verificações, é gerada uma grade contendo todas as
notas, faltas e disciplinas cursadas pelo aluno.
40
Figura 4 – Diagrama de atividades
Emissão de Declaração de Transferência
O sistema confirma a transferência do aluno referido, e se
confirmado, altera o status do aluno para inativo, confirma a impressão e envia os
dados para impressora ou para a tela de acordo com a confirmação do usuário;
se não for confirmada a transferência, mostra-se apenas os dados na tela para
simples conferência.
41
4.2.3. EMISSÃO DA ATA ESCOLAR COM AS NOTAS FINAIS
A Ata Anual Escolar é o documento acadêmico mais importante pois
reúne num único lugar todos os alunos da turma, com suas notas e faltas finais,
além de da situação final dos alunos
Como mostra a figura 5, o usuário informa a turma desejada, o
sistema fará uma varredura em todos os dados cadastrados e verificará se há
algum dado inconsistente ou inexistente, como por exemplo, falta de alguma nota
ou erro de digitação.
Em seguida, é verificada o status. Se tudo estiver correto, uma grade
completa é gerada com todos os dados e confirmada a impressão do documento;
caso contrário, apenas é emitida uma mensagem de erro ao usuário informando
que algo está errado (espaços em branco) ou incompleto (notas de alguma
disciplina incompleta) ou inexistente (ausência de alguma nota ou número de
faltas), apresentando a seguir, a grade com os dados existentes é montada e
apresentada na tela, informando ao usuário os locais dos possíveis erros ou
ausências.
Mesmo impresso ou na tela, deve-se ter o cuidado de conferir tudo
novamente para que nada saia errado, pois isso poderá acarretar em problemas
futuros quando a escola for inspecionada, o que acontece com grande freqüência
pela Superintendência Regional de Educação.
42
Figura 5 – Diagrama de atividades
Emissão de Ata Escolar com as Notas Finais
43
4.3. MODELO DE CLASSES DE NEGÓCIO
O diagrama de classes apresenta um conjunto de classes,
colaborações e seus relacionamentos; eles são utilizados para fazer a
modelagem da visão estática do projeto de um sistema, mostrando a estrutura
interna do software (organização).
Uma classe é uma descrição de um conjunto de objetos que
compartilham as mesmas propriedades, operações e relacionamentos.
“Existem muitas outras operações a serem consideradas
para essas classes (...) porém tratam-se mais propriamente
de regra de negócios do que operações.” (BOOCH, pág. 111)
A figura 6 apresenta um modelo de classe de negócios proposto
para o Controle Acadêmico deste trabalho. Ele é composto de oito classes
interligadas entre si formando uma malha de informações muito importantes e
úteis ao sistema.
As classes alunos e notas são interações dependentes pois não há
notas sem alunos, por isso o símbolo losango preto foi colocado entre as classes.
44
Figura 6 – Modelo de Classes de Negócio
45
5. MODELAGEM DO BANCO DE DADOS
Para que se possa criar a modelagem do banco de dados é
necessário o entendimento de seu conceito. Pense em um banco de dados físico
como a realização concreta de um esquema, existente no mundo dos bits. Os
esquemas, com efeito, oferecem uma interface de aplicação para informações
persistentes; o modelo de um banco de dados físico representa o armazenamento
dessas informações nas tabelas de um banco de dados relacional ou nas páginas
de um banco de dados orientado a objetos.
Um banco de dados relacional, os dados relacionam-se por meio de
um elemento chave comum. No caso de tabelas de clientes e de seus pedidos,
por exemplo, podemos definir que o relacionamento seja efetuado por meio de um
código de cliente; esse campo é especial por para cada cliente teremos apenas
um código, contendo valores únicos e exclusivos.
Figura 7 – Relacionamento entre duas tabelas
Para que o relacionamento exista, o campo que será a ponte de
conexão entre as duas tabelas deverá existir nas duas tabelas, com as mesmas
características para se evitar problemas de inconsistências.
Ao efetuar-se o relacionamento, pode-se fazê-lo de três maneiras
diferentes, sendo “um para um”, “um para muitos” ou “muitos para muitos”.
Nesses tipos de relacionamentos simbolizamos a parte “um” do
relacionamento pelo número “1” e a parte “muitos” pelo símbolo de infinito “∞”.
Para as tabelas que têm um elemento chave o colocaremos em negrito nas
figuras.
46
A forma “um para um”, como mostra a figura 8, será utilizada quando
nas duas tabelas relacionadas o campo relacionado é um elemento de chave
comum de sua tabela. Por exemplo, temos uma tabela contendo os dados
pessoais do aluno e outra tabela contendo os documentos relativos a este aluno,
assim teremos apenas um registro na tabela de dados relacionada a cada registro
na tabela de documentos.
Figura 8 – Exemplo de relacionamento um para um
A forma “um para muitos” é a mais comum, como mostra a figura 9.
Nela, ligamos o elemento chave de uma tabela a outro campo em outra tabela,
porém nesta segunda tabela, o campo relacionado poderá se repetir em vários
registros. Por exemplo, temos uma tabela com os dados dos alunos e outra
contendo as notas obtidas durante o ano. Portanto, teremos para cada aluno
vários registros na tabelas de notas.
Figura 9 – Exemplo de relacionamento um para muitos
A figura 10, mostra a forma “muitos para muitos” que se dá através
uma tabela intermediária às tabelas relacionadas. Por exemplo: num sistema de
matrículas de alunos por disciplinas, cada aluno poderá estar matriculado em
várias disciplinas e cada disciplina poderá ter vários alunos matriculados.
47
Figura 10 – Exemplo de relacionamento muitos para muitos
Para a modelagem do sistema de informatização da secretaria de
uma escola particular, tema deste trabalho, é proposta a modelagem de dados
mostrada na figura 11.
Figura 11 – Modelagem proposta para o Sistema Acadêmico
48
O banco de dados contará com oito tabelas relacionadas de acordo
com a figura acima, onde contemplamos todos os tópicos necessários e
importantes para a secretaria e sua manutenção diária.
As tabelas proposta são descritas abaixo:
• TBL_Pai
responsável pelo arquivamento de todos os dados dos pais
dos alunos contendo Código, nome completo do Pai,
profissão, local de trabalho e telefone, celular, C.P.F. e email;
• TBL_Mãe
responsável pelo arquivamento de todos os dados das mães
dos alunos contendo Código, nome completo da Mãe,
profissão, local de trabalho e telefone, celular, C.P.F. e email;
• TBL_Alunos
arquiva os dados básicos dos alunos, como endereço, CEP,
bairro, data de nascimento, sexo, naturalidade, além de seu
número de matrícula, código de referência do pai e o código
da mãe, data de matrícula, alguma observação necessária,
turma e se está ou não ativo;
• TBL_Disciplinas
armazena todas as disciplinas ministradas pela escola de
acordo com a grade escolar, seus respectivos professores e
o tipo de notas a serem aceitas, podendo ser nota numérica
ou conceitual;
• TBL_Professor
responsável pelo armazenamento de todos os dados dos
professores, com o Código de cadastro, nome completo,
dados
pessoais
e
de
endereçamento,
escolaridade,
formação acadêmica, número de registro de autorização
para ministrar as aulas e se está ou não ativo;
49
• TBL_Notas
armazena o cadastro das notas e das faltas separadas por
disciplinas, por período de cada aluno; cada aluno terá
vários registros, sendo um para cada período e para cada
disciplina;
• TBL_Turmas
determina quais turmas e séries estão ativas para matricula
dos alunos, além de armazenar a carga horária anual,
número de dias letivos por ano, número máximo de alunos,
localização física no colégio, turno, tipo de ensino e se sua
ativação ou não;
• TBL_Bairros
contém um cadastro prévio de todos os bairros da cidade na
qual a instituição está situada, podendo ser adquirida em
qualquer prefeitura municipal, ou ainda, cadastrar bairros de
várias cidades e estados no caso de instituição com mais de
uma unidade.
50
6. DIRETRIZES PARA IMPLANTAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO
Antes de propor algumas soluções de implementação do Sistema
Acadêmico, aqui descrito, serão vistos alguns pontos importantes a serem
analisados, indagados e levados em consideração no momento da concepção e
implantação de qualquer software em todas as áreas de negócio na atualidade.
•
Quanto mais especializado é um sistema, menos capaz ele é de
se adaptar a circunstâncias diferentes.
•
Quanto mais “geral” menos otimizado para uma circunstância
específica.
•
Quanto mais otimizado para uma circunstância específica,
menos adaptável ele será a novas circunstâncias.
•
Quanto maior for um sistema, maior o número de seus recursos
que serão destinados à manutenção diária.
•
Pequenos sistemas exigem pouco esforço de manutenção.
•
Grandes sistemas exigem grande esforço de manutenção.
•
Os sistemas sempre fazem parte de sistemas maiores e sempre
podem ser divididos em sistemas menores.
•
Os limites dos sistemas não são fixos e imutáveis.
•
A definição do escopo do sistema é um processo decisório.
•
Os sistemas crescem.
•
Os sistemas não permanecem estáticos.
•
Os sistemas acrescem funções
necessidades reais ou imaginárias.
e
partes
a
partir
de
51
Ao se propor o desenvolvimento de um sistema acadêmico devemos
levar em consideração um grupo de fatores que somados farão a diferença.
Fatores que, se não analisados com clareza e eficiência, poderão lavar a um
resultado não satisfatório para o cliente Escola tanto para o desenvolvedor, que
terá que efetuar grandes alterações e/ou manutenções para adequar o sistema a
real situação do processo acadêmico numa Instituição de Ensino.
Veja os fatores importantes para análise, considerando sempre a
melhor facilidade ao processo da secretaria, adequação dos usuários e,
principalmente, visando um custo benefício para ambas as partes.
6.1 HARDWARE + INVESTIMENTO
Para
o
desenvolvimento
de
um
programa,
normalmente
o
desenvolvedor utiliza máquinas com mais potência de processamento e memória,
para que todos os testes e implementação sejam feitos de maneira produtiva e
eficaz ao mesmo. Porém, devemos levar em conta que nem toda empresa tem ou
necessita de máquinas tão possantes.
Para que este erro não aconteça é interessante verificar na
instituição de ensino os equipamentos existentes, a viabilidade e necessidade de
novos investimentos em hardware para só depois colocar o sistema em produção
e em teste.
Mas, se mesmo assim o sistema ficar lento ou moroso, tente criar
alternativas de divisão de processamentos em microcomputadores diferentes, por
exemplo, na secretaria colocarmos duas máquinas, a primeira para efetuar
cadastro e consultas, já a outra, para emissão de documentos e backups.
52
6.2 USUÁRIOS CONECTADOS AO SISTEMA
É importante que se saiba inicialmente a previsão de quantos
usuários terão acesso simultaneamente ao sistema para que se possa
disponibilizar recursos necessários para cada tarefa / atividade do sistema. Para
isso, devemos criar grupos de usuários com políticas de segurança e privilégios
específicos para cada funcionalidade do processo acadêmico, além de definir os
administradores responsáveis pela manutenção e backup dos dados do sistema.
De acordo, com o número de usuários podemos criar uma visão da
robustez e amplitude do programa, levando a análise de prováveis problemas
advindos do aumento excessivo ou até mesmo desordenado do número de
pontos de acesso ao sistema.
6.3 CONHECIMENTO E TREINAMENTO DOS USUÁRIOS
O sistema poderá conter todos os requisitos necessários para
efetuar todo o trabalho da secretaria, mas para que isso transcorra sem
problemas é importante que todos os usuários diretos tenham um conhecimento
em informática e, principalmente, de todo o funcionamento geral do sistema,
incluindo todos os procedimentos, consultas, relatórios, formulários existentes,
para que a qualquer solicitação se possa de forma ágil e simples retirar do
sistema o máximo em eficiência.
6.4 MANUTENÇÃO DO SISTEMA
Como foi mencionado no início deste capítulo, tem-se algumas
premissas importantes quanto à manutenção de um sistema, pois é ela que dará
a segurança na continuidade do processo como um todo. Esta manutenção
englobará uma cópia periódica e conferida dos bancos de dados, chamada de
backup; envolverá em pequenas correções, inclusões e/ou exclusões de
funcionalidades,
formulários
e/ou
relatórios,
por
exemplo,
quando
a
Superintendência Regional de Ensino ou alguma lei mudar algum procedimento
escolar.
53
Algumas manutenções podem ser automatizadas pelo sistema como
backup, formulários e relatórios parametrizados, entre outras maneiras de
possibilitar ao cliente a fazer tais modificações sem que tenha que pagar ao
desenvolvedor toda vez que tiver que alterar o sistema por mudanças desejadas.
Programas com baixa parametrização acabam sendo pouco viáveis,
devido ao preço das manutenções esporádicas efetuadas, além de ocorrer o risco
do desenvolvedor perder por algum motivo o programa fonte. Portanto, sempre
que possível, principalmente, em pequenos projetos é interessante viabilizar a
venda do código fonte ao cliente que facilite no momento das adaptações ou
manutenções do sistema.
6.5 AMBIENTE + AQUISIÇÃO DE SOFTWARES
A importância do conhecimento da instituição de ensino que irá usar
o programa é relevante, pois através destes dados criaremos uma situação
favorável ao ambiente já existente. Para isso devemos verificar o sistema
operacional utilizado, quais os programas já adquiridos pela escola, e até mesmo
a necessidade de aquisição de novos softwares.
Devemos analisar se a topologia de rede que é usada, isto se
tivermos uma rede na instituição, e caso isso ocorra, criarmos mecanismos para
que mesmo sem uma rede de computadores, possamos ter o sistema integrando
todos os pontos abordados pela secretaria.
Um exemplo a ser dado, é no caso de julgarmos necessário que o
banco de dados a ser trabalhado seja o SQL Server. Devemos lembrar que se a
instituição for de pequeno ou médio porte, isto será inviável, tornando o processo
de informatização da secretaria uma situação de conflitos de interesses entre o
desenvolvedor e o cliente.
54
6.6 LINGUAGEM DE DESENVOLVIMENTO
Com o crescimento da tecnologia no mundo temos a cada dia novas
e mais modernas linguagens para desenvolvimento, utilizando padrões, conceitos
e formas de programação diferenciadas.
Mesmo com esse avanço tecnológico devemos considerar o aspecto
do tempo de desenvolvimento, resultado desejado e, principalmente, custo de
manutenção, aquisição por parte do desenvolvedor destes softwares e
envolvimento do mercado com esta linguagem.
Podemos
ainda,
levar
em
consideração
linguagens
meio
esquecidas, ou menos usados pela grande maioria e que dá suporte a esta
aplicação, aqui proposta, de acordo com todas as regras de lógica e
programação. Falamos do VBA – Visual Basic for Aplications, linguagem
incorporada à uma ferramenta Microsoft (VB, Word, Excel, Access), com fácil
entendimento, desenvolvimento, manutenção e manipulação
Em contato com vários softwares acadêmicos percebi que aqueles
que mais se aproximavam do cotidiano de conhecimentos dos usuários foram
concebidos em Access, seja em forma de banco de dados propriamente ditos ou
apenas com o uso de sua interface, procedimento muito fácil e muito usado na
atualidade, levando-se em conta um baixo volume de dados e de uma pequena
quantidade de usuários simultâneos.
6.7 SITUAÇÃO REAL
O autor deste trabalho, com experiência de nove anos trabalhando
na área acadêmica, especificamente no departamento de informática de uma
instituição de ensino de 1º e 2º graus, conviveu com um sistema acadêmico, que
atende muito bem aos anseios da secretaria e da escola, no qual, durante todos
os primeiros quatro anos do sistema, foram feitas modificações e ajustes para o
perfeito ajuste e integração secretaria – sistema.
55
O sistema é composto por módulos e num ambiente cliente –
servidor. Tem-se em cada estação uma interface que chama Front-End que
apenas interage com os usuários em geral; na outra ponta, tem-se no servidor o
banco de dados físico que chama Back-End, que contem todos os dados /
cadastros gravados.
O programa utilizado foi o Microsoft® Access como base de dados e
também como linguagem de programação, mais especificamente o VBA - Visual
Basic for Aplications, pois como a escola tem um laboratório de informática para
uso acadêmico dos alunos, já possuíam licenças de uso do pacote Office da
Microsoft®, o que reduziu o custo da implantação do sistema em quase 60%
(sessenta por cento), além de facilitar todo o processo de treinamento pois todos
os usuários já tinham um bom contato com as outras ferramentas do pacote.
O conjunto de usuários que acessam o sistema é relativamente
reduzido, sendo apenas de cinco a seis. Mas vale ressaltar que no caso de
Escolas, raramente o sistema acadêmico será utilizado por um grupo superior a
doze usuários, pois quanto mais pessoas têm acesso ao sistema, maior poderá
ser a quantidade de erros humanos provocados a ele, e como ainda são
informações de extrema importância para o processo, deverá ter uma segurança
rígida no manuseio das mesmas.
Com o tempo, as secretarias foram treinadas para parametrizar o
sistema de forma a aproximar-se cada vez mais da perfeita forma de trabalho
diário, elevando a eficiência do departamento e agilizando o processo de controle
acadêmico.
Antes o processo exigia um número grande pessoas para
conferência de todos os documentos e informações que eram geradas, hoje, este
número além de reduzido, possibilita à direção da escola uma segurança e
agilidade em convergir e padronizar os procedimentos da secretaria.
Uma otimização do sistema seria a possibilidade de implementação
de uma procedimento de acesso as notas via Internet ou intranet, por exemplo.
56
7. CONCLUSÃO E COMENTÁRIOS FINAIS
Esta monografia tem o objetivo de apresentar a rotina de secretaria
de uma Instituição de Ensino de 1º e 2º graus, a todos que desejam conhecer e
desenvolver programas para auxiliar à informatização deste departamento tão
importante ao processo acadêmico de uma escola.
Por meio da análise de todos os tópicos aqui abordados é possível
se ter uma visão abrangente e, em alguns casos, bem aprofundada de todos os
procedimentos e funcionalidades do sistema.
Além da visão geral deste conhecimento, divulga-se a importância
de um planejamento e de um entrosamento entre o programador e a secretária,
reduzindo assim um grande impacto na informatização deste setor.
Em diversas situações a realidade de alguns colégios é bem
diferente ao proposto pelos desenvolvedores e igualmente diferente aos recursos
financeiros e investimentos pretendidos por ambas as partes. Portanto, um bom
entendimento e análise dos envolvidos no processo é a melhor saída, e que nem
sempre o mais moderno é a melhor ferramenta de trabalho.
Para exemplificar um dos problemas enfrentados pela secretaria de
escolas particulares, o autor ainda relata seu contato com um sistema que para
lançarmos uma nota de aluno devíamos clicar em onze opções diferentes, e no
caso de um erro de uma opção por descuido, ter-se-ia que reiniciar todo o
processo de cliques, ou seja mais onze cliques.
Conclui-se então que, quem desenvolve o programa deve pensar
também na facilidade e agilidade do trabalho a ser desenvolvido, e não apenas na
melhor forma de programar, atentando-se às rotinas e procedimentos das
secretarias garantindo um resultado satisfatório para todos os envolvidos no
processo acadêmico.
57
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
MELO, Ana Cristina. Desenvolvendo aplicações com UML / Ana Cristina Melo,
Rio de Janeiro: Brasport, 2002.
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