(Em vigor desde 16/03/2012) [Anexo III do Regulamento Interno] ORGANIZAÇÃO DOS SERVIÇOS ESCOLARES MANUAL DE PROCEDIMENTOS E Escola Secundária de Monção 403180 Escola Secundária de Monção 403180 1 Índice Organograma dos Serviços de Administração Escolar Pág. 2 Organograma dos Serviços de Ação Educativa Pág. 3 Linhas orientadoras da rede informática da escola Pág. 4 Regulamento dos Serviços de Administração Escolar Pág. 6 Localização e horário Pág. 6 Competências/Áreas funcionais Pág. 6 Política e procedimentos contabilísticos Pág. 12 Medidas de controlo interno Pág. 14 Normas de utilização das instalações da ASE (Ação Social Escolar) Pág. 16 Definição do conceito de arrecadação de receitas e da autorização de despesa Pág. 27 Assistentes operacionais Pág. 29 Planos de substituição por ausência temporária Pág. 39 Quadro legal Pág. 40 Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 2 Organograma dos Serviços Administrativos Chefe dos dos Serviços de Administração Escolar • Ismael Joaquim Sousa Ribeiro Lima Área de Alunos • Sandra Silva • Ana Maria Caldas Área de Pessoal • Lurdes Prado Gestão de contratos • Sandra Lourenço Contabilidade • Geni Fernandes Tesouraria • Helena Castro S.A.S.E. + G.I.A.E • Elisa Parente • Cesário Fernandes • Sandra Gonçalves • Alexandre Dias Cursos Financiados • Ismael Lima • Helena Castro • Sandra Silva Atendimento Geral / Arquivo / Expediente / CFVM • António Rodrigues Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 Organograma dos Serviços de Acção Educativa Encarregado de Coordenação dos Assistentes Operacionais • João Fernando Pinheiro Rodrigues Portaria • José Fernando Inácio e João Rodrigues Pavilhão 1 • Teresa Morais; Carmem Oliveira; Amélia Ferreira • Biblioteca/CRE: Margarida Barros Pavilhão 2 • Bonança da Rocha Pavilhão 3 • Manuela Pinto e Paula Figueiredo Pavilhão 4 • Espaço Lúdico: Sandra Ruivo • Bufete Geral: Ana Teresa Cruz Alves e Miguela Ponte • Cantina: António Presa; Ana Soares; Ana Pinto; Helena Fernandes; Conceição Fernandes Pavilhão 5 • Reprografia: Sónia Fernandes • Catarina Baptista e Augusta Parente Pavilhão Gimnodesportivo • Olívia Carvalho Espaços Exteriores • Nazaré Carreira; Margarida Alves Manutenção • José Marques Serviço Nocturno • José Fernando Peres Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 3 Escola Secundária de Monção 403180 I - Linhas mestras da rede informática da escola Para melhor gerir todos os dados e aplicações essenciais à boa gestão e administração de dados e aplicações informáticas da escola, vitais à boa gestão, foi definida uma política de acessos físicos e lógicos à rede 1. Separação Física de Redes O acesso físico à rede dos serviços está fisicamente separado do acesso físico da rede de alunos. 1.1. Rede Administrativa Apenas os postos de trabalho e a rede WI-FI ligados no P4, P5 e Portaria ligam à mesma rede física e partilham o mesmo acesso à internet, cujas ligações se encontram concentradas no bastidor à entrada do P5. O acesso à Internet é feito de forma partilhada, pelo ISP TELEPAC 1.2. Rede Pedagógica A rede para acesso dos alunos nas salas de aula, laboratórios e WI-FI à internet está fisicamente separada da rede de serviços administrativos, estando as ligações concentradas no bastidor da sala TIC e com um acesso partilhado à internet da RCTS. 1.3. Separação Lógica Os computadores do P4, P5 e Portaria, estão separados em dois tipos, Terminais do Servidor e Terminais Independentes. Os terminais ligados ao servidor da escola tem possibilidade de acesso a dados e programas de gestão e administrativos. Os terminais independentes são os computadores que estão instalados no P5, para que os professores, CE, CFVM possam trabalhar e aceder à Internet. Para aumentar a segurança, os endereços IP dos terminais do servidor funcionam numa gama de endereços diferente dos Terminais Independentes sendo desta forma, impossível aceder ao servidor a partir da rede WI-FI do P5 ou dos vários postos de trabalho independentes. Para aumentar ainda mais a segurança, foi instalado um FIREWALL (computador antigo com o SO Open Source IPCOP) junto do bastidor do P5, que separa a rede administrativa da restante, para evitar acessos indesejados. 2. Política de Backups Os backups são executados de duas formas: • Diariamente - Automatizados a partir do servidor para um espaço partilhado num dos postos de trabalho. • Mensal ou semanalmente: Manualmente é feito um backup de cada uma das aplicações para um disco externo que é guardado no cofre da escola. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 4 Escola Secundária de Monção 403180 3. Política de Acessos 5 3.1. Acessos ao Servidor Todos os utilizadores, para ligarem ao servidor e terem acesso aos dados e aplicações tem um login individual, ou seja, cada utilizador precisa de se identificar perante o sistema para entrar. O Coordenador TIC funciona também como administrador do sistema, criando ou eliminando utilizadores conforme é necessário. Apenas os directores de turma tem um utilizador comum DT a fim de minimizar a gestão de login´s. Cada utilizador está associado a um grupo com maiores ou menores direitos ou com acesso a determinadas partilhas ou não. Por exemplo, os funcionários da secretaria estão num grupo que lhes permite ter acesso aos programas da JPM-Abreu e aos documentos comuns, no entanto só tem acesso à pasta e programas de exames, os funcionários que trabalham com este serviço. 3.2. Acessos às Aplicações Depois de entrar no sistema com a sua senha, também as aplicações instaladas podem ter acessos diferenciados conforme o caso. O software de menor responsabilidade está aberto a todos, no entanto, a maioria tem acessos condicionados e diferenciados conforme o serviço do utilizador: ENES e ENEB: As permissões são estabelecidas pelo responsável técnico do ENES Programas da JPM Abreu: O Coordenador PTE tem acesso de administração e o Chefe de Serviços tem acesso a todas as operações excluindo a atribuição de acessos. GPV: O acesso é individual. - Os assistentes técnicos ligados ao sector de Pessoal só têm acesso aos cadastros; - Os assistentes técnicos ligados da área financeira tem acessos para processar vencimentos e extrair mapas legais GIAE: O acesso é individual e distinto conforme o tipo de utilizador, havendo nalguns casos cartões de funcionários que automaticamente permitem ou não efectuar determinadas operações SASE: Da responsabilidade do Assistente Técnico Cesário Fernandes Alunos: O acesso é individual. - Os directores de turma só podem aceder às turmas que administram. - A Assistente Técnica Sandra Silva é responsável pela gestão dos acessos dos professores CIBE e Contab: Da responsabilidade do Chefe de Serviços. II - Regulamento dos serviços administrativos 1. Os Serviços de Administração Escolar estão instalados no R/c do pavilhão 5 e organizados com atendimento personalizado, sendo o período de abertura às 9,00 horas e o seu encerramento às 17,30 Horas. Funciona em jornada contínua; às 16:30 horas encerra para o público, sendo o restante tempo utilizado na Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 execução das tarefas administrativas inerentes ao seu serviço. 2. Os serviços administrativos devem estar dotados de pessoal, instalações e equipamentos necessários ao seu bom funcionamento. 2.1. Compete aos serviços de Administração escolar: a) Atender e informar corretamente todos os que se lhe dirijam; b) As importâncias cobradas devem ser entregues à tesoureira; c) Adquirir nos termos da lei, e depois de autorizados pelo conselho administrativo, os materiais, equipamentos e serviços requisitados pelos diversos sectores da escola; d) Expor em local público as normas para preenchimento de documentos; e) Executar e fornecer aos diversos sectores os impressos de requisição a que se refere o presente regulamento; f) Receber e encaminhar os justificativos de faltas; g) Enviar a correspondência; h) Encaminhar a correspondência recebida para os respetivos destinatários; i) Prestar apoio de teor informativo à associação de pais e encarregados de educação, sempre que solicitado; j) Manter dossiês com a legislação e normas aplicadas ao processo educativo e aos seus agentes, de forma a serem consultados fácil e rapidamente; k) Manter atualizado o inventário dos equipamentos sob sua responsabilidade; l) Cumprir todas as disposições previstas na lei para o funcionamento dos serviços. 2.2. Os serviços de administração escolar destinam-se a apoiar o funcionamento da escola, nomeadamente no campo contabilístico e administrativo com vista à perfeita integração no Projeto Educativo do mesmo. 2.3. A distribuição de serviço é feita pelo Diretor e pelo Chefe dos Serviços de Administração Escolar, tendo em conta as funções de natureza executiva, enquadradas com instruções gerais e procedimentos definidos, relativas às áreas de atividade administrativa. 2.4. Os serviços de administração escolar são tutelados por um chefe, o qual depende hierárquica e funcionalmente do Diretor. Os restantes funcionários dependem hierarquicamente do Chefe dos Serviços; 2.5. O Chefe de Serviços de Administração Escolar, por inerência de funções, faz parte do Conselho Administrativo; 2.5.1. Ao Chefe de Serviços de Administração Escolar compete: • Na dependência da direcção executiva da escola, coordenar toda a actividade administrativa nas áreas da gestão de recursos humanos, da gestão financeira, patrimonial e de aquisições e da gestão do expediente e arquivo. • Dirigir e orientar o pessoal afecto ao serviço administrativo no exercício diário das suas tarefas • Exercer todas as competências delegadas pelo Diretor; • Assegurar a elaboração do projeto de orçamento da escola de acordo com as linhas orientadoras do Conselho Geral; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 6 Escola Secundária de Monção 403180 • Prestar todos os esclarecimentos ao Conselho Geral, sempre que este órgão o solicitar ou entender por 7 necessário; • Preparar e submeter a despacho do Diretor todos os assuntos respeitantes ao funcionamento da Escola; • Propor medidas tendentes à modernização e eficiência dos serviços; • Adoptar medidas que visem a conservação das instalações, do material e dos equipamentos; • Coordenar, de acordo com o conselho administrativo, a elaboração das contas de gerência; • Proceder à inventariação e cadastro do património no âmbito do CIBE; • Efectuar a conferência e o encerramento dos movimentos das folhas de cofre, assinando-a juntamente com a Tesoureira; • Elaborar as reconciliações bancárias do administrativo; • É o responsável financeiro, nos termos do n.º 3, do artigo 31.º, do Decreto Regulamentar n.º 84-A/2007, que institui o regime geral de aplicação do Fundo Social Europeu para o período de programação 2007 2013. 2.5.2. Os funcionários de administração escolar devem colaborar e participar ativamente com toda a comunidade educativa nas várias atividades culturais e outras, empenhar-se na criação de um ambiente de trabalho digno e saudável para assim contribuir para uma melhoria de qualidade, produtividade e incentivo ao respeito pelas regras de convivência, motivação e satisfação profissional; 2.5.3. As funções de todo o pessoal são estabelecidas através deste manual, sendo afixadas em painel próprio nos Serviços de Administração Escolar. 2.6. A ASE desenvolve as atividades estipuladas na lei, nomeadamente: Acidentes escolares; Papelaria; Bufete; Refeitório; Transportes; Subsídios, bolsas de mérito e outros de índole socioeconómica 2.7. À escola compete dar formação aos seus funcionários, programando as ações a efetivar na própria escola ou a ter lugar em instituições exteriores, sempre que se julgue útil e oportuno, e sempre que o Centro de Formação Vale do Minho as promova. 2.8. O assistente técnico de administração escolar desempenha, sob orientação do chefe de serviços de administração escolar, funções de natureza executiva, enquadradas com instruções gerais e procedimentos bem definidos, com certo grau de complexidade, relativas a uma ou mais áreas de actividade administrativa, designadamente gestão de alunos, pessoal, orçamento, contabilidade, património, aprovisionamento, secretaria, arquivo e expediente. A descrição das respectivas funções não prejudica que sejam atribuídas aos funcionários tarefas de idêntica Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 complexidade e responsabilidade não expressamente mencionadas. A descrição dos conteúdos funcionais não pode, em caso algum, constituir fundamento para o não cumprimento dos deveres de obediência, sigilo profissional e respeito. 2.8.1. À Área de Alunos compete: • Organizar e manter actualizados os processos relativos à gestão dos alunos • Providenciar o atendimento e a informação a alunos, encarregados de educação, pessoal docente e não docente e outros utentes da escola; • Preparar, apoiar e secretariar reuniões do órgão executivo da escola ou do agrupamento de escolas, ou outros órgãos, e elaborar as respectivas actas, se necessário. 2.8.1.1. A Assistente Técnica Ana Maria Brei Caldas Opera o programa JPM – Alunos para: Lançar e actualizar dados dos alunos Enviar as faltas dos alunos para os encarregados de educação Opera os programas ENES e ENEB, lançando os dados referentes a alunos e correctores e imprimindo documentos. Mantém actualizados os processos individuais dos alunos Passa certidões de habilitações, matrícula, frequência e Diplomas e preencher impressos (certificados de matrícula, pedidos de certidões, boletins de matrícula, inscrições de exame …) Elabora os cabeçalhos das folhas dos Livros de Termos Envia comunicações relativas aos alunos aos D.T. ou Professores Arquiva todos os documentos relativos à sua área funcional Opera o programa “Oficiar” para dar entrada ao correio Presta atendimento ao público, dando informações relativas à sua área operacional, quando solicitada. 2.8.1.2. A Assistente Técnica Sandra Filipa Rodrigues Ribeiro Silva Opera o programa “JPM - Alunos” realizando todas as operações administrativas que o mesmo disponibiliza; Opera os programas ENES e ENEB, lançando os dados referentes a alunos e correctores e imprimindo documentos; Passa certificados de matrícula, certidões de habilitações, cartas de curso e diplomas nos respectivos modelos; Faz a recepção e verificação das Inscrições para Exame (Nacionais, a Nível de Escola, Equivalência, Cursos Profissionais); Dá apoio administrativo aos processos de reapreciação e reclamação das provas de exame e pedidos de autorização, ao JNE, de condições especiais de exame Elabora e mantém actualizado o dossier dos Exames Nacionais Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 8 Escola Secundária de Monção 403180 Afixa as pautas de final de período e dos resultados dos exames nacionais Abre os cabeçalhos dos Livros de Termos Prepara os processos de atribuição de Equivalências Estrangeiras e de Equiparação de Estudos Analisa as actas das reuniões de avaliação e elabora uma análise estatística dos resultados de aprendizagem Prepara comunicações internas, de cariz administrativo, a alunos e directores de turma Prepara os contratos de formação e os regulamentos de estágio dos alunos dos cursos financiados Mantém actualizados os dossiers com as pautas e actas do Ensino Básico e Secundário Organiza, confere e arquiva documentos e materiais nos dossiers técnico-pedagógicos dos cursos financiados Organiza, confere e arquiva documentos e materiais nos dossiers técnico-pedagógicos dos cursos financiados e EFA; Organiza e arquiva a documentação nos dossiers do Conselho Geral e Conselho Pedagógico Prepara dossiers diversos para a Direcção Procede ao envio e correspondência diversa (Ofícios, Faxes e e-mail) Exporta para a MISI os dados relativos aos alunos Presta atendimento ao público, dando informações relativas à sua área operacional, quando solicitada. 2.8.2. À Área de Pessoal compete: • Organizar e manter actualizados os processos relativos à situação do pessoal docente e não docente, designadamente o processamento dos vencimentos e registos de assiduidade. • Providenciar o atendimento e a informação a pessoal docente e não docente e outros utentes da escola. 2.8.2.1. A Assistente Técnica Maria de Lurdes Rego Prado • Organiza, recepciona e envia os processos individuais do pessoal docente e não docente; • Prepara o processo de justificação de faltas para apresentar à Direcção; • Colabora com a Direção na emissão de pareceres sobre a acumulação de funções do pessoal docente; • Opera a aplicação GPV e assinala as faltas do pessoal docente e não docente; • Elabora, mensalmente, memorandos para a contabilidade; • Elabora, mensalmente, o mapa das horas extraordinárias e envia-o para a contabilidade; • Prepara o mapa de férias do pessoal docente e não docente; • Prepara o processo de validação do concurso do pessoal docente; • Mantém actualizados os registos biográficos do pessoal docente e não docente; • Prepara e imprime as listas de antiguidade do pessoal docente e não docente; • Prepara todos os procedimentos relativos aos contratos do pessoal docente e não docente; • Prepara certidões de teor e de tempo de serviço, termos de posse e nomeação e faz o envio de publicações para Diário da República; • Procede aos registos na CGA e Segurança Social; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 9 Escola Secundária de Monção 403180 • Prepara a documentação para solicitação de verificação de doença e Junta Médica do pessoal docente e 10 não docente; • Prepara os processos de aposentação do pessoal docente e não docente; • Prepara Ofícios, Faxes e correio electrónico relativas à sua área operacional; • Presta atendimento ao pessoal docente e não docente relativamente à sua área operacional. 2.8.3. Às áreas de Expediente Geral, Arquivo e Assessoria Administrativa do CFVM compete, respetivamente: • Expediente Geral: Assegurar o tratamento e divulgação da informação entre os vários órgãos da escola e entre estes e a comunidade escolar e demais entidades. • Arquivo: Organizar e manter atualizado o arquivo conforme o sistema de classificação em vigor e por áreas de actividade. • Assessoria Administrativa do CFVM: Dar apoio administrativo, sempre que possível nos SAE, ao funcionamento do Centro de Formação Vale do Minho. 2.8.3.1. O Assistente Técnico António José de S. Araújo Rodrigues • Faz a recepção e expedição da correspondência, classifica-a e faz o respectivo registo. • Opera o programa “Oficiar”. • Apresenta imediatamente ao chefe dos serviços administrativos a correspondência urgente. • Apresenta a restante correspondência ao chefe dos Serviços Administrativos para posterior accionamento • Procede à consulta do correio electrónico da escola várias vezes ao dia. • Lê, imprime, encaminha e arquiva o Diário da República. • Prepara e faz o envio de ofícios, faxes e correio electrónico utilizando os programas adequados (oficiar e correio electrónico). • Prepara declarações de presença, sempre que necessário. • Distribui, pelos locais próprios, informações internas e externas. • Faz atendimento e presta informação a alunos, encarregados de educação, pessoal docente e não docente e outros utentes da escola • Procede à transferência de documentação dos processos do arquivo de uso, a cargo da área, para o arquivo de consulta; • Garante a conservação e segurança da documentação do “Arquivo de uso” (activo) e do “Arquivo de consulta” (estático); • Faz a gestão, mantendo devidamente organizado, o arquivo morto; • Dá apoio à formalização de candidaturas dos Cursos do CFVM; • Preenche os formulários para acreditação das Acções ao CCPFC e DGRHE; • Redige ofícios, declarações e certificados de todo o Pessoal Docente e Não Docente que frequenta os Cursos; • Organiza os Dossiers da Formação. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 2.8.4. À Área de Contabilidade compete: • Recolher, examinar, conferir e proceder à escrituração de dados relativos às transacções financeiras e de operações contabilísticas • Desenvolver os procedimentos da aquisição de material e de equipamento necessários ao funcionamento das diversas áreas de actividade da escola 2.8.4.1. A Assistente Técnica: Geni Maria Ponte Cunha Fernandes No CONTAB – Contabilidade Pública/Educação: • Faz o registo e actualização de clientes e fornecedores; • Faz o registo dos movimento e/ou lançamentos de documentos na Contabilidade Orçamental e Patrimonial. No GPV - Gestão de pessoal e vencimentos: • Procede ao registo de ficheiros com dados referentes ao pessoal docente e não docente. Para a CGA – Caixa Geral e Aposentações: • Elabora a relação contributiva, mensal, na aplicação RCI para posterior emissão de guia de pagamento Para a Segurança Social: • Elabora a relação contributiva, mensal, para a Segurança Social na aplicação DRI para posterior emissão de guia de pagamento. Outras funções atribuídas. • Faz a escrituração do livro de contas correntes; • Confere diariamente, as verbas resultantes das receitas do dia anterior, para posterior depósito na CGD (carregamentos nos cartões, bufete, papelaria, reprografia e refeitório); • Faz a reconciliação bancária do ASE / Utiliza o programa GIAE; • Elaborar ofícios, faxes e correio electrónico relativos à sua área funcional; • Arquiva todos os documentos da sua área funcional; • Elabora as requisições para aquisição de produtos de higiene e administrativos. 2.8.4.2. A Assistente Técnica: Helena Maria Penha Santos Castro (Tesoureira) • Arrecada as importâncias legalmente cobradas na escola, mediante guias ou documentos passados pelas entidades competentes; • Procede ao depósito das importâncias autorizadas respeitantes às requisições de fundos e cobradas directamente pela escola; • Entrega ao Banco de Portugal ou repartição de finanças, nos prazos regulamentares, as importâncias das guias de receitas do Estado; • Entrega na CGD ou repartição de finanças, nos prazos regulamentares, as importâncias das guias de operações de tesouraria; • Emite cheques para pagamento das despesas com pessoal, devidamente autorizadas, ou depositar nas Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 11 Escola Secundária de Monção 403180 respectivas contas as importâncias devidas; • Efectua pagamentos de acidentes cobertos pelo seguro escolar e resultantes de acidentes de serviço • Executa a Conta de Gerência; • Escritura a folha de cofre; • Controla as contas de depósito • Procede ao pagamento, emitindo os cheques ou fazendo a transferência bancária, de despesas de funcionamento, devidamente autorizadas; • Regista e numera as facturas e outros documentos de despesa no respectivo livro; • Colabora na elaboração de balancetes a apresentar nas reuniões do conselho administrativo e outros que lhe sejam solicitados; • Após receber orientação do Presidente do Conselho Administrativo, elabora o orçamento da escola; • Elabora, mensalmente, as requisições de fundos de vencimentos e material e processar o vencimento do pessoal docente e não docente; • Deposita os cheques relativos aos descontos na CGD; • Exporta para a MISI os dados relativos a pagamento de vencimentos e aquisição de materiais; • Antes de pagar facturas a fornecedores informa a gestora de contratos para verificação do valor e quantidades de acordo com o contrato firmado; • Assegura as transferências bancárias para os formandos dos cursos financiados; • Assegura os pagamentos aos fornecedores; • Assegura o controlo da facturação mensal a imputar aos cursos financiados; • Arquiva a documentação contabilística e financeira relativa aos cursos financiados; • Executa tudo o mais que lhe seja determinado pelo chefe dos serviços de administração escolar. 3. Políticas e procedimentos contabilísticos. 3.1. Princípios contabilísticos: A contabilidade rege-se por princípios. A aplicação destes princípios deve conduzir à obtenção de uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos resultados e da execução orçamental da escola. 3.2. Os princípios contabilísticos são os seguintes: 1. Da Entidade Contabilística: “Constitui entidade contabilística todo o ente público ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com o POC-Educação. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e informação o requeiram, podem ser criadas subentidades contabilísticas, desde que esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central”. 2. Da Consistência: “Considera-se que a entidade não altera as suas políticas contabilísticas de um exercício para o outro.” 3. Do Custo Histórico: “Os registos contabilísticos devem basear-se em custos de aquisição ou de contratos, obedecendo ao circuito completo da despesa.” 4. Do Custo Materialidade: “As demonstrações financeiras devem evidenciar todos os elementos que Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 12 Escola Secundária de Monção 403180 sejam relevantes e que possam afetar avaliações ou decisões pelos utentes interessados.” 13 3.3. Escrituração. Escrituração e Conta de Gerência. A escola efetua o registo contabilístico das receitas e das despesas de acordo com o sistema de contabilidade pública. As dotações para funcionamento da escola devem ser globalmente distribuídas nas rubricas «Outras despesas correntes - diversas» e «Outras despesas de capital – diversas» (Decreto-Lei n.º 43/89, Regime Jurídico de Autonomia). 3.4. Suportes de informação – documentos Todas as operações realizadas – aquisição de mercadorias, vendas do bufete, da papelaria ou do refeitório, pagamento de subsídios de estudo, etc. – originam obrigatoriamente a emissão de um documento que as descreve e as classifica e que constitui o suporte de todos os registos a efetuar nos livros de escrituração. 3.5. Suportes de informação – Informáticos Livro de Caixa: aquele que permite conhecer, a todo o momento, o movimento em cada setor (bufete, papelaria, reprografia, etc.). Impressão do Livro de Caixa. Todas as folhas são numeradas e rubricadas pelo Chefe dos Serviços de Administração Escolar, e presentes em reunião do Conselho Administrativo, sendo assinadas pelos seus membros; São obrigatoriamente lançadas todas as receitas e despesas; Todos os documentos de despesa recebidos no ano económico são numerados sequencialmente, registando-as no Registo Diário de Faturas; O Livro de Caixa não pode apresentar défice; São lançadas a «débito» as receitas dos respetivos sectores e os movimentos da CGD; São lançadas a «crédito» as despesas dos diferentes programas de apoio socioeducativo e o movimento da CGD. 3.6. Natureza da rubrica: receitas Saldo da gerência anterior: saldo apresentado pelo «Caixa», quer em cofre, quer em depósitos bancários, no encerramento das atividades do ano anterior. Deve condizer com o saldo da gerência anterior apresentado na conta de gerência; Transferências de saldos: no início de cada gerência, o primeiro lançamento a efetuar é o saldo final em numerário, que transitou da responsabilidade anterior, tanto em «coluna» como no «TOTAL»; de seguida deverá proceder-se ao lançamento dos saldos apurados na gerência anterior dos sectores do bufete e da papelaria (devendo, em contrapartida, ser escriturados os mesmos valores no lado da despesa dos respetivos sectores); Subsídios: verbas concedidas pela DREN e/ou por outras entidades públicas ou privadas; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 Prémio do seguro escolar: verbas recebidas dos alunos fora da escolaridade obrigatória; Receitas de exploração: vendas em numerário e/ou cartão magnético realizadas diária e diretamente pelos sectores aos utentes; Auxílios económicos diretos: montante a suportar pelo ASE respeitantes aos alunos carecidos de meios financeiros; 3.7. Natureza da rubrica: despesas. Bens duradouros: bens destinados ao apetrechamento das instalações escolares sujeitas ao cadastro e inventário dos bens do estado (CIBE); Bens não duradouros: produtos ou mercadorias relacionadas com géneros alimentares, material escolar destinado a ser vendido ou fornecido na papelaria; produtos e mercadorias a transacionar pelo bufete, entre outros; Comparticipações: encargos a suportar sob a forma de subsídios em alimentação, material escolar, duradouro ou de uso corrente; Perdas e danos: montante dos prejuízos em numerários causados por falhas ou roubos. 3.8. Livro «Registo Diário de Faturas»: aquele em que são registados todos os documentos relativos a encargos com a aquisição de bens ou serviços. 3.9. Folha de Cofre: a Folha de Cofre do ASE diz respeito, a todos os movimentos do mesmo. A Folha de Cofre é um documento fundamental de escrituração em contabilidade, e, conjuntamente com o Livro de Caixa, de controlo — o Livro de Caixa está para a Contabilidade assim como a Folha de Cofre está para a Tesouraria. 3.10. Classificação das receitas e das despesas. A partir de 2003, aplicam-se à elaboração dos orçamentos, os códigos de classificação económica das receitas e das despesas públicas constantes dos anexos ao Decreto-Lei nº 26/2002, de 14 de Fevereiro. 4. Medidas de controlo interno. 4.1. Conceitos. Um sistema de controlo interno significa — todas as políticas e procedimentos (controlos internos) estabelecidos pela tutela e pelo órgão de gestão da escola que contribuem para garantir, tanto quanto for praticável, a execução das políticas estabelecidas, a salvaguarda de bens e património, a prevenção e deteção de fraudes e erros, a precisão e plenitude dos registos contabilísticos e a preparação atempada de informação financeira fiável. O controlo interno caracteriza-se, em sentido lato, por controlo interno administrativo — que inclui o plano de organização e os procedimentos e registos que se relacionam com os processos de decisão — e o controlo interno contabilístico — que compreende o plano da organização e os registos e procedimentos que se relacionam com a salvaguarda dos ativos e com a confiança que inspiram os registos contabilísticos. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 14 Escola Secundária de Monção 403180 Os objetivos do Controlo Interno visam assegurar: A confiança e integridade da informação; A conformidade com as políticas, planos, procedimentos, leis e regulamentos; A salvaguarda dos ativos; A utilização económica e eficiente dos recursos; A legalidade e a regularidade das operações; A integralidade e exatidão dos registos contabilísticos; A execução dos planos e políticas superiormente definidos; Eficácia da gestão e a qualidade da informação. Elementos fundamentais a ter em atenção no sistema de controlo interno. Um sistema de controlo interno alicerça-se num conjunto de princípios básicos que lhe dão consistência: 4.2. A segregação de funções. A segregação, separação ou divisão de funções tem como finalidade evitar que sejam atribuídas à mesma pessoa duas ou mais funções concomitantes com o objetivo de impedir ou pelo menos dificultar a prática de erros ou irregularidades ou a sua dissimulação. Este controlo baseia-se fundamentalmente na separação de funções incompatíveis entre si. No ciclo de uma operação que abrange o conjunto dos atos compreendidos entre o início e o seu termo, é de toda a conveniência que seja atribuída a uma pessoa uma tarefa específica da qual é a única responsável. A observância deste princípio justifica que a função contabilística deve estar separada da função operativa tendente a evitar que uma pessoa tenha simultaneamente a responsabilidade pelo controlo físico dos ativos e pelo seu registo contabilístico, situação que lhe permitiria facilmente cometer irregularidades. 4.3. Controlo das operações. O controlo das operações consiste na sua verificação ou conferência que, em obediência ao princípio da segregação de funções, deve ser feita por pessoa ou pessoas diferentes das que intervieram na sua realização ou registo. Podem citar-se, a título exemplificativo, os seguintes controlos: As contagens físicas periódicas de bens do ativo e a sua comparação com os registos contabilísticos; As reconciliações bancárias; A realização de inventários mensais das existências. 4.4. Definição de autoridade e de responsabilidade. A definição de autoridade e de responsabilidade assenta num plano organizativo onde se definem com rigor os níveis de autoridade e de responsabilidade em relação a qualquer operação. Este Manual deve conter uma distribuição funcional da autoridade e da responsabilidade tendente a fixar e a delimitar, dentro do possível, as funções de todo o pessoal. 4.5. Pessoal qualificado, competente e responsável. A aplicação deste princípio determina que o pessoal deve ter as habilitações literárias e técnicas necessárias e Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 15 Escola Secundária de Monção 403180 a experiência profissional adequada ao exercício das funções que lhe são atribuídas. A observância destes requisitos determina que o pessoal seja devidamente selecionado. A verificação deve ser sistematizada através da avaliação do pessoal não docente, conduzindo ao processo de averiguação do cumprimento da suas funções e das suas necessidades formativas. 4.6. Registo metódico dos factos. A aplicação deste princípio relaciona-se com a forma como as operações são relevadas na contabilidade que deve ter em conta a observância das regras contabilísticas aplicáveis e os comprovantes ou documentos justificativos. Estes devem ser numerados de forma sequencial, devendo ser possível efetuar um controlo dos comprovantes ou documentos que se inutilizem ou anulem. Também se destina a assegurar uma conveniente verificação da ligação entre os diferentes serviços, a acelerar o processo de registo das operações e a fornecer com rapidez, precisão e clareza aos responsáveis os elementos informativos de que carecem no exercício da sua atividade gestora. Para que o sistema de controlo interno funcione com regularidade, deve-se atender aos seguintes itens: Todas as operações devem ser autorizadas para que se possa obter a prova de que os factos subjacentes aos registos contabilísticos foram efetuados em conformidade com o respetivo ato de autorização; O pessoal de cada setor deve estar sujeito a rotações periódicas entre si; Todos os resultados deverão ser adequadamente avaliados; Deverá ser facultada formação permanente ao pessoal. 5. Normas de utilização das instalações da ASE 5.1. Acção Social Escolar – Regulamento. Os Serviços de Ação Social Escolar abrangem os seguintes sectores: 1. Auxílios Económicos 2. Transportes Escolares 3. Seguro Escolar 4. Bar/Bufete 5. Refeitório 6. Papelaria Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 16 Escola Secundária de Monção 403180 Organigrama dos serviços de acção social escolar • Responsável dos Serviços • Manuel Cesário Faria Fernandes A.S.E. PAPELARIA • Maria Elisa Sérvio Parente • Ana Teresa Cruz Alves (Responsável pelo sector) • Miguela Ângela Ponte BUFETE • Responsável pelo sector • Ana Paula Aragão Fernandes Pinto REFEITÓRIO 5.1.1. O Assistente Técnico Manuel Cesário Faria Fernandes Executa o programa informático do ASE; Elabora os mapas mensais, trimestrais e anual para a DREN relativos ao funcionamento do refeitório, papelaria, bufete, entre outros; Organiza os processos individuais dos alunos que se candidatem a subsídios ou bolsas de estudo; Encomenda os livros e software para a Biblioteca e prémios com os lucros da papelaria; Recolhe as quantias referentes às alíneas anteriores; Assegura uma adequada informação aos alunos e encarregados de educação dos apoios a que têm direito; Organiza os processos referentes aos acidentes escolares; Organiza e planeia os transportes escolares, em colaboração com a Autarquia; Lança e arquiva os encargos do ASE; Organiza a informação dos apoios complementares aos alunos, encarregados de educação e professores Faz o registo diário de facturas (livro e suporte papel); Faz a requisição de mercadorias para o bufete /refeitório e envia pelo meio mais expedito ao fornecedor Recebe e confere os bens adquiridos na presença da requisição e da factura/guia; Participa na organização dos serviços de refeitório, bufete e papelaria por forma a melhorar a qualidade dos serviços; Faz o balancete das fotocópias tiradas, e a pagar através do programa GIAE; Regista a entrada e saída de mercadorias; Actualiza as ementas no portal da escola e nos programas da ASE; Actualiza o preço das mercadorias; Exporta os dados do ASE para a MISI; Elabora a ficha de subsídios e o registo das senhas da cantina; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 17 Escola Secundária de Monção 403180 5.1.2. A Assistente Técnica: Sandra Gonçalves Lourenço Procede à validação e substituição dos cartões de banda magnética (CBM) e insere as autorizações de saída anuais e pontuais; Procede ao carregamento dos CBM, em substituição da Papelaria; Faz a alteração das marcações de senhas para o refeitório; Procede ao carregamento nos CBM dos créditos dos professores para a reprografia; Procede à anulação de despesas indevidas no Bufete e Papelaria; Disponibiliza, quando solicitadas, listagens de consumos e entradas e saídas dos alunos; Procede á requisição de CBM à JPM; Faz o controlo e manutenção dos CBM para visitantes bem como dos de substituição; Recebe e envia toda a documentação relativa à ADSE; Faz atendimento ao público quando solicitada. Como Gestora de contratos: Mantem organizado um dossier de contratos contendo: Índice, todos os contratos da escola e listagem de fornecedores; Verifica, nos contratos por ajuste directo e ajuste directo no regime simplificado, se o montante permitido não é excedido, informando se tal ocorrer; Informa o chefe dos serviços de administração escolar, com a devida antecedência, do termo dos contratos e da necessidade ou não de estabelecer novo contrato; Procede ao controlo da facturação decorrente da celebração dos contratos em vigor; Elabora os contratos utilizando as plataformas Gatewiit – Vortal para os acordos quadros da ANCP; Publicita os contratos no Portal do Governo – Base Gov; Participa na monitorização dos procedimentos no âmbito das compras públicas – Agregações do CAPI; Preenche e mantem actualizada a grelha de gestão de contratos; Informa, semanalmente, o Chefe dos Serviços Administração Escolar sobre o ponto da situação dos contratos; Elabora ofícios, faxes e correio electrónico relativos à sua área funcional. 5.1.3. O Assistente Técnico: Alexandre Agostinho V. F. Dias Colabora e articula com os diferentes serviços da escola no âmbito do desenvolvimento de actividades de aprendizagem e projectos; Apoia o SASE no que concerne à segurança dos alunos e seguros escolares; Apoia as diferentes equipas de trabalho no âmbito da segurança da escola, desporto escolar e outros projectos; Substitui o chefe dos serviços de administração escolar na ausência deste e da 1.ª substituta; Procede, no final de cada mês, à inventariação física global das existências em armazém através do cruzamento das fichas de inventariação c/ os livros de armazém; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 18 Escola Secundária de Monção 403180 Procede ao armazenamento dos produtos da cantina e bufete, depois de recebidas e conferidas pelo responsável do serviço (Cesário Fernandes); Elabora a relação de necessidades para o bufete e cantina; Entrega os produtos nos respectivos sectores (Bufete/Cantina), em função da requisição dos responsáveis; Entrega a guia de acompanhamento de resíduos e perdas nos serviços de administração escolar. 5.1.4. A Assistente Técnica: Maria Elisa Sérvio Parente Abre a Papelaria às 09:00 horas e fecha às 12:00 horas. Faz atendimento ao público no seu sector funcional; Faz o carregamento dos cartões magnéticos; Entrega as vinhetas para os transportes escolares aos alunos com Escalão A; Procede à contagem do dinheiro proveniente dos carregamentos dos cartões e da venda de senhas e entrega o valor apurado à Tesoureira; Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; Participa em serviços ou programas organizados pela escola que visem prevenir a exclusão escolar dos alunos; Organiza os processos individuais dos alunos que se candidatem a subsídios ou bolsas de estudo; Coopera na elaboração das ementas semanais para a cantina; Garante que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de conservação. Devolve ou inutiliza, informando o Diretor e o Assistente Técnico responsável pelo setor, os produtos que não se apresentem em boas condições; Requisita os produtos necessários ao funcionamento da Papelaria, elaborando a respetiva relação de necessidades; Mantem um stock pequeno de produtos e garantir que não esgote em condições normais; Inventaria as necessidades em termos de aquisição, reparação ou conservação dos equipamentos; Mantem inventários atualizados, tanto dos produtos consumíveis em armazém como dos equipamentos. 5.2. Auxílios económicos – Regulamento. Os Auxílios Económicos visam reforçar as bonificações da prestação de serviços aos alunos com menos recursos de modo a permitir o cumprimento da escolaridade obrigatória. 5.2.1. Condições de atribuição de bonificações. 1. Todos os alunos poderão candidatar-se devendo para isso: Preencher o boletim que será facultado pelos Serviços Administrativos. Entregar o boletim devidamente preenchido nos Serviços de Administração Escolar no ato da matrícula e, para além da Declaração da Segurança Social relativo ao escalão de Abono de Família, consoante os casos, os seguintes documentos: a) Agregado Familiar – Fazem parte do agregado familiar todas as pessoas que vivem na mesma casa em Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 19 Escola Secundária de Monção 403180 comunhão de mesa. Filhos: entregam IRS/Recibo/Inscrição no fundo de desemprego/Declaração da escola onde estudam se estiverem fora da escolaridade obrigatória (consoante os casos); Avós: Recibo de reforma b) Trabalhadores por conta de outrem - Declaração de IRS Modelo 3/Recibo de vencimento atualizado, com a indicação da categoria profissional. c) Sócio ou Sócios Gerentes - Declaração de IRS Modelo 3 (com anexos)/IRC e respetivos anexos. d) Trabalhador por conta própria - Declaração de IRS Modelo 3 (com anexos)/IRC e respetivos anexos. Fotocópia da guia dos descontos da segurança social. e) Rendeiros - Declaração da renda paga ao senhorio. f) Emigrantes - IRS/Recibo de vencimento com a categoria profissional, auferido no país onde trabalha. g) Viúvos (as) - Recibo de reforma/Pensão de sobrevivência declarada no IRS. h) Desempregados - Declaração do fundo de desemprego a comprovar que está inscrito/subsídio de desemprego - declaração passada pela Segurança Social, onde conste o início e o fim e respetivo valor mensal, indicar a categoria profissional. i) Baixa médica - Valor mensal da baixa médica e declaração da Segurança Social. j) Domésticas - Declaração da Segurança Social (se recebe ou se desconta e o montante), inscrição no fundo de desemprego. k) Habitação - Recibo de renda da casa atual, onde conste a designação do proprietário com o n.º de contribuinte e anexar fotocópia do contrato de arrendamento. l) Pais divorciados, separados judicialmente ou de facto - Certidão de divórcio passada pelo tribunal com valor mensal da pensão de alimentos. m) Pais solteiros ou separados de facto - Declaração sob compromisso de honra mencionando se recebe ou não pensão de alimentos. n) Despesas de Saúde: Quem não faz IRS anexa as despesas. 5.2.2. Outras informações. Sempre que haja alteração da situação socioeconómica do agregado familiar, o aluno poderá requerer apoio ou cancelar o mesmo; Os alunos cuja capitação seja superior ao limite estabelecido pelo despacho ministerial, não podem ser abrangidos; Os boletins são confidenciais e para uso exclusivo da escola, podendo ser utilizados unicamente pelas repartições para confirmação dos rendimentos neles incluídos; O órgão de gestão da escola deve proceder à confirmação das declarações prestadas, inclusive junto das repartições de finanças; No caso de haver declarações expressas nos boletins que suscitem dúvidas, o órgão de gestão deve utilizar todos os meios ao seu alcance para esclarecer e clarificar tais situações; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 20 Escola Secundária de Monção 403180 As bonificações devem ser traduzidas em serviços prestados pela escola, não podendo ser entregue em dinheiro aos alunos ou aos pais e encarregados de educação; Os encarregados de educação poderão reclamar da decisão do órgão de gestão no prazo definido pela escola, preenchendo o formulário de reclamações existentes. 5.3. Transportes escolares – Regulamento. O conjunto dos meios de transporte utilizados pelos alunos na sua deslocação diária casa /escola e escola/ casa e que visa o cumprimento da escolaridade obrigatória, bem como a continuação de estudo designa-se por transporte escolar. É da competência da Câmara Municipal de Monção a organização, funcionamento e o controlo dos transportes escolares. Para os alunos que não cumpriram ainda a escolaridade obrigatória o transporte escolar é gratuito. 5.3.1. Condições de acesso aos transportes escolares. Os alunos devem residir no Concelho de Monção Os alunos devem estar matriculados no estabelecimento de ensino situado na área de influência Pedagógica. Os alunos devem residir a mais de 3 Km do estabelecimento de ensino, podendo a Câmara Municipal ultrapassar estes limites desde que a segurança do aluno esteja em causa. Os alunos deverão levantar os passes junto dos Serviços da Câmara Municipal de Monção. Durante a deslocação casa /escola e escola /casa os alunos deverão cumprir as instruções do motorista. Os alunos que sejam autores de algum dano no meio de transporte serão responsabilizados por tal ato. 5.4. Seguro escolar – Regulamento. Todos os alunos que se encontrem matriculados e a frequentar esta Escola, estão abrangidos pelo seguro de atividade escolar. 5.4.1. Definição de acidente escolar. Tudo o que provoque ao aluno doença, lesão corporal ou morte e que resulte de uma causa externa súbita, fortuita ou violenta e que ocorra no local ou no tempo de atividade escolar é considerado acidente da atividade escolar. Como acidente escolar considera-se a atividade desenvolvida com a autorização e responsabilização das autoridades escolares, com a orientação e acompanhamento de um docente, nomeadamente: O trabalho escolar realizado pelos alunos dentro ou fora da sala de aula. Atividades desenvolvidas no pavilhão gimnodesportivo. Atividades recreativas ou culturais realizadas dentro da escola ou em espaços cedidos a esta. Em práticas desportivas organizadas pelos serviços do Ministério de Educação. Visitas de estudo e excursões dentro do País e que se realizem nas condições legais. Atividades de tempos livres, incluindo as organizadas em interação Escola/Comunidade. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 21 Escola Secundária de Monção 403180 Intoxicação por ingestão de alimentos fornecidos pela cantina ou bufete. Todo o acidente que ocorra na deslocação residência/escola é considerado acidente escolar desde que: Ocorra no percurso habitual feito pelo aluno. Ocorra no período de tempo considerado necessário para percorrer a distância da escola/residência ao local do acidente. O aluno utilize transportes escolares ou públicos no percurso normal de ida e regresso da escola, salvo quando houver responsabilidade da entidade transportadora. Os alunos com idade superior a 12 anos e que utilizem bicicletas, titulares da respetiva licença de condução e sendo este o meio de transporte mais utilizado nas deslocações escola/casa e vice-versa. Em caso de atropelamento a Acão Social Escolar só atuará quando a culpa do acidente for, toda ou em parte, do aluno e se verificarem as seguintes condições: Ter ocorrido no percurso habitual casa /escola e dentro do período de tempo necessário a percorrer a distância a pé. Tiver sido participado imediatamente às autoridades policiais e judiciais competentes. Tiver sido participado à Acão Social Escolar em impresso próprio. A Acão Social Escolar só atuará após decisão judicial. 5.5. Bar/bufete – Regulamento. 1. O horário de funcionamento do bufete deve estar exposto em local visível junto às suas instalações. O horário de funcionamento do bufete é o seguinte: 09.00H às 11:45H – 13:30H às 17:00H (16:30H à sexta-feira). Na sala dos professores é: no período da manhã das 10:00 às 10:25 Horas. 2. O preço dos produtos deve ser afixado em local visível. 3. Têm acesso ao bufete os professores, alunos, funcionários e outros utilizadores devidamente autorizados pelo Diretor. 4. A aquisição dos produtos faz-se mediante a entrega ao funcionário do respetivo cartão magnético. Em casos excecionais, em que o sistema GIAE não esteja a funcionar corretamente é possível adquirir a senha para o refeitório na Papelaria. 5. O preço dos produtos praticados no bufete não deve ter como objetivo o lucro, mas apenas garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos parâmetros de razoabilidade definidos superiormente. 6. Aos assistentes operacionais responsáveis pelo bufete compete: a) Garantir que os produtos armazenados, expostos e servidos se encontrem em bom estado de conservação; b) Devolver ou inutilizar, informando o Diretor e o Assistente Técnico responsável pelo setor, os produtos que não se apresentem em condições de serem consumidos; c) Requisitar os produtos necessários ao funcionamento do seu setor elaborando a relação de necessidades; d) Manter um stock pequeno de produtos e garantir que não esgote em condições normais; e) Inventariar as necessidades em termos de aquisição, reparação ou conservação dos equipamentos; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 22 Escola Secundária de Monção 403180 f) Manter inventários atualizados mensalmente, tanto dos produtos consumíveis em armazém como dos 23 equipamentos. g) Verificar, sempre que possível em conjunto com o Assistente Técnico responsável pelo setor, a receção da mercadoria, de acordo com a requisição oficial. Circuito de decisão e execução - Bufete Responsável pelo Sector: Ana Teresa Ferreira da Cruz Alves Requisita diariamente, em impresso próprio, a mercadoria ao responsável pelos stocks, confere e assina Faz o controle dos stocks Faz a folha de caixa, impressa nos Serviços pelo programa GIAE, com a presença da responsável do serviço e que é assinada por ambas e entrega-a a contabilidade 5.6. Refeitório – Regulamento. 1. O horário de funcionamento do refeitório deve estar exposto em local visível, junto às suas instalações. O horário em vigor é 09:00/11:45horas – 13:30/17:00 horas. À 6.ª feira encerra às 16:30 horas. 2. O acesso às refeições faz-se mediante a apresentação do cartão magnético personalizado. 3. A aquisição da refeição é feita até ao dia útil imediatamente anterior, ou no próprio dia em horário a estabelecer pelo órgão de gestão, mediante o pagamento de uma multa. 4. A aquisição da refeição para almoço no próprio dia está limitada em número, que será estabelecido pelo órgão de gestão. 5. O preço da refeição e o montante da multa são os determinados pela lei. 6. Podem utilizar o refeitório os professores, funcionários e alunos da escola. 7. Todos os alunos e demais utentes deverão esperar ordeiramente a sua vez de entrar no refeitório escolar, seguindo na fila de "self-service", com ordem e respeito absoluto pelas instruções dadas pelo funcionário de serviço. 8. Durante a refeição os utentes devem: Cumprir as regras de bom comportamento à mesa; Procurar não sujar o chão, as mesas e as cadeiras; Aproveitar bem a comida, procurando não deixar restos de alimentos para que a refeição seja proveitosa; Não estragar os alimentos com brincadeiras de mau gosto; Entregar, no fim da refeição, o tabuleiro, no local indicado, abandonando de imediato o refeitório, pela porta; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 Enquanto permanecerem no refeitório devem acatar as ordens dos funcionários e professores. 9. No último dia útil de cada semana deve ser exposta, para a semana seguinte, nas instalações do refeitório e nos locais pré-definidos, a ementa para essa semana. 10. As ementas são elaboradas em conjunto pelos Assistentes Técnicos do ASE e pelo Diretor. Da ementa devem constar refeições equilibradas, completas e não repetidas nessa semana. 11. Por razões de saúde e a pedido do interessado antecipadamente, pode ser confecionado uma refeição de “dieta” que, no entanto, não deve ultrapassar o custo da refeição normal. 12. Ao responsável pelo refeitório compete: a) Garantir que os produtos em armazém e utilizados na confeção das refeições estejam em bom estado de conservação; b) Devolver ou inutilizar, informando o Diretor e o Assistente Técnico responsável pelo sector, os produtos que não se apresentem em condições de serem consumidos; c) Inventariar necessidades em termos de aquisição, reparação ou conservação dos equipamentos; d) Manter o inventário atualizado, tanto dos produtos consumíveis como dos equipamentos a seu cargo. Circuito de decisão e execução - Refeitório Responsável pelo Sector: Ana Paula Aragão F. Pinto Faz, diariamente, a requisição dos géneros, em impresso própria, ao responsável pelos stocks Recebe e confere a mercadoria requisitada, entregue pelo responsável pelos stocks, confere e assina No final do dia elabora e assina a folha de consumo diário e entrega-a nos SAE (ASE) 5.7. Papelaria – Regulamento. 1 - O horário de funcionamento da papelaria deve estar exposto em local visível junto às suas instalações. O horário de funcionamento da papelaria é o seguinte: período da manhã – 08:30 às 12:15 horas; período da tarde – 13:45 às 17:00 horas 2 - O preço dos produtos deve ser afixado em local visível. 3 - Têm acesso ao à Papelaria os professores, alunos, funcionários e outros utilizadores devidamente autorizados pela Direção. 4 - A Papelaria destina-se a servir os alunos, professores e funcionários, em material necessário aos trabalhos escolares. 5 - A Papelaria é o local onde se pode também proceder ao carregamento monetário do cartão magnético de identificação. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 24 Escola Secundária de Monção 403180 6 - O preço dos produtos praticados na Papelaria não deve ter como objetivo o lucro, mas apenas garantir a cobertura de eventuais perdas e danos, estando os valores do seu lucro dentro dos parâmetros de razoabilidade definidos superiormente. Circuito de decisão e execução – Papelaria Responsável pelo Sector: Maria Elisa Sérvio Parente Elabora a requisição de produtos e entrega nos SAE Recebe a mercadoria requisitada, do responsável pelos stocks, confere e assina Faz a caixa com a presença do(a) responsável sendo assinada pelos intervenientes Entrega a folha de caixa, impressa nos Serviços pelo programa GIAE, na contabilidade 5.8. Reprografia – Regulamento. 1 – O horário de funcionamento da reprografia deve estar exposto em local visível junto às suas instalações. Os serviços de reprografia têm o seguinte horário: período da manhã – 08:30 às 12:15; período da tarde – 14:00 às 17:00 (sexta-feira 15:30); 2 – O preço da reprodução de originais deve ser afixado em local visível no interior da reprografia. 3 – Os originais devem ser enviados para o correio electrónico printesmoncao.com com pelo menos 24 horas de antecedência, acompanhados da informação do número de exemplares a reproduzir; 4 – São oficiais e gratuitas: a) As reproduções destinadas a avaliar os alunos; b) Outras reproduções reconhecidamente importantes para o processo educativo. c) As reproduções destinadas ao funcionamento dos serviços e algumas da associação de pais e encarregados de educação; d) As reproduções destinadas à comunicação escola/comunidade local. 5 - Os pagamentos dos serviços prestados pela Reprografia são feitos no ato de entrega com o cartão magnético. 6 – O preço das reproduções particulares não deve ter como objetivo a obtenção de lucro, mas apenas pagar o material, energia e desgaste do equipamento. 7 – Compete ao conselho administrativo estabelecer o preço das reproduções. 8 – Têm acesso à reprografia: a) Docentes, alunos e funcionários; b) Associação de pais e encarregados de educação; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 25 Escola Secundária de Monção 403180 c) Outras entidades autorizadas pelo conselho administrativo. 9 – Diariamente, serão entregues os valores apurados, nos serviços administrativos da escola. O Documento deverá ser rubricado pelo assistente operacional e a tesoureira e será arquivado pelo funcionário responsável dos serviços, em dossier próprio. Circuito de decisão e execução – Reprografia A contabilidade adquire o material necessário conforme as necessidades da escola Os diversos Serviços/Estruturas requisitam na reprografia as fotocópias de que necessitam Fotocópias oficiais (a sua autorização terá “visto” do Director Fotocópias não oficiais (pagas) Esta verba será entregue, semanalmente, na contabilidade a) O controle, mensal, é efectuado por um funcionário através do programa GIAE e do registo das fotocopiadoras a) Esta verba é debitada directamente nos cartões de Aluno/Professor/Funcionário 5.9. É da competência do serviço de reprografia: • Executar o serviço de reprografia, reproduzindo documentos com utilização de equipamento próprio. 5.9.1. A Assistente Operacional: Sónia Pereira Fernandes 6. Faz a requisição dos materiais necessários ao funcionamento do setor, elaborando a respetiva relação de necessidades; 7. Faz a inventariação de necessidades em termos de aquisição, reparação ou conservação dos equipamentos; 8. Verifica as requisições das fotocópias oficiais e leva-as à Direção para autorização; 9. Opera o programa informático JPM – Gestão Escolar para abatimento do valor dos trabalhos efectuados; 10. Verifica o correcto preenchimento das requisições dos trabalhos a efectuar; 11.Mensalmente, verifica o contador de cada máquina fotocopiadora (Reprografia, Secretaria e BE/CRE) e entrega o n.º de fotocópias na contabilidade; 12.Entrega, semanalmente, na Contabilidade a verba resultante das fotocópias não oficiais (pagas); 13.Faz a limpeza, no 1º andar do P5: reprografia, salas 2, 4, 5, 6, 8, 10, WC’s e áreas adjacentes; 14.Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; 15.Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes; 16.Faz a entrega e recepção dos livros dos alunos dos cursos profissionais; 17.Faz a entrega e recepção dos leitores de CD’s que estão à guarda da reprografia. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 26 Escola Secundária de Monção 403180 27 6. Definição do circuito de arrecadação das receitas e da autorização da despesa 6.1. Procedimento para aquisição de bens e despesas O Diretor efetuará consultas aos fornecedores, sempre que o montante se justifique Depois de selecionado o fornecedor, o assistentes responsáveis pelo bufete e papelaria e o assistente técnico designado (Alexandre Dias) elaboram a relação de necessidades em impresso próprio O Chefe de Serviços procede ao respetivo cabimento O Presidente do Conselho Administrativo autoriza a compra O Assistente Técnico responsável pelo setor faz a requisição oficial que é assinada pelo Chefe dos Serviços. Na ausência deste, é assinada por quem o substitui É entregue ao fornecedor, presencialmente, via fax ou correio electrónico, ficando-se com o comprovativo O Assistente Técnico responsável pelos sectores bufete / papelaria / refeitório efetua a receção e conferência da encomenda validando a guia de remessa ou fatura O Assistente Técnico efetua o registo da fatura e o número da requisição oficial no “Registo Diário de Faturas”. Seguidamente, faz o registo no programa SASE e havendo cabimento, remete-a à tesoureira O Conselho Administrativo autoriza o pagamento; a tesoureira emite o meio de pagamento por cheque ou transferência bancária, escritura a folha de cofre e remete o documento (fatura) ao responsável pelo setor, que faz o registo do pagamento no programa O Assistente Técnico do ASE anota o pagamento no registo diário de faturas e arquiva o documento em pasta própria. No primeiro dia útil de cada mês, confirma todos os movimentos efetuados ao longo do mês e imprime a folha de cofre, o livro caixa, o mapa de análise financeira e fecha as contas do mês Todos os documentos mencionados anteriormente são assinados pelos respetivos responsáveis Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 28 6.2. As despesas da Escola têm os seguintes procedimentos A Relação de Necessidades é elaborada: Pelos Coordenadores de Departamento, Coordenadores de Projetos, Responsáveis pelos Clubes, Coordenadores das Estruturas Pedagógicas, Diretores de Turma. Nos Serviços Administrativos, pela(o) Assistente Técnica(o) responsável pela área. Na Reprografia, pela Assistente Operacional do sector; O material de limpeza e manutenção pelo Encarregado de Coordenação dos Assistentes Operacionais em seguida o Chefe de Serviços procede ao respetivo cabimento O Presidente do Conselho Administrativo autoriza a compra O Assistente Técnico responsável faz a requisição oficial que é assinada pela Chefe dos Serviços Administrativos e na sua ausência, por quem o substitui É entregue ao fornecedor, presencialmente, via fax ou correio electrónico, ficando-se com o comprovativo O responsável pela relação de necessidades em conjunto com o responsável pela requisição oficial efetua a receção e conferência das encomendas, validando as guias de remessa ou faturas. Na ausência de um dos responsáveis, confere o chefe dos serviços administrativos. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 7. Assistentes Operacionais. Ao assistente operacional incumbe genericamente, no desenvolvimento do projecto educativo da escola, o exercício de funções de apoio a alunos, docentes e encarregados de educação entre e durante as actividades lectivas, assegurando uma estreita colaboração no processo educativo. A descrição das respectivas funções não prejudica que sejam atribuídas aos funcionários tarefas de idêntica complexidade e responsabilidade não expressamente mencionadas. A descrição dos conteúdos funcionais não pode, em caso algum, constituir fundamento para o não cumprimento dos deveres de obediência, sigilo profissional e respeito. 7.1. Ao encarregado de coordenação do pessoal auxiliar de acção educativa compete genericamente coordenar e supervisionar as tarefas do pessoal que está sob a sua dependência hierárquica, competindo-lhe, predominantemente: 7.1.1. O Assistente Operacional João Fernando Pinheiro Rodrigues • Orientar, coordenar e supervisionar o trabalho do pessoal auxiliar de acção educativa; • Colaborar com os órgãos de administração e gestão na distribuição do serviço dos assistentes operacionais; • Controlar a assiduidade do pessoal a seu cargo e elaborar o plano de férias a submeter à aprovação dos órgãos de administração e gestão; • Atender e apreciar reclamações ou sugestões sobre o serviço prestado, propondo soluções; • Comunicar infracções disciplinares ao pessoal a seu cargo e levantar autos de notícia relativos a infracções disciplinares verificadas; • Requisitar ao armazém e fornecer material de limpeza, de primeiros socorros e de uso corrente nas aulas; • Comunicar estragos ou extravios de material e equipamento; • Afixar e divulgar convocatórias, avisos, despachos internos, pautas, horários, etc.; • Fazer a recepção e conferência dos bens adquiridos pela ASE na presença da requisição e da factura/requisição; • Cooperar com o Delegado de Segurança na operacionalização do Plano de Segurança da Escola. 7.1.2. O Assistente Operacional José Fernando Barreiros Inácio • Abre a Portaria e liga o computador para controlo de entradas e saídas; • Faz o atendimento e encaminhamento das chamadas telefónicas; • Controla as entradas e saídas dos alunos através do programa informático instalado; • Controla a entrada dos utentes da escola, procedendo à sua identificação através de BI ou documento equivalente e encaminha-os para o serviço solicitado; • Presta informações; • Faz vigilância da área circundante ao seu sector funcional (Portaria); • Quando não está na Portaria faz vigilância rondando todo o perímetro da escola; • Abre e fecha o Portão de entrada de mercadorias e faz o seu encaminhamento; • Presta apoio à limpeza do R/C do Pavilhão 5; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 29 Escola Secundária de Monção 403180 • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.3. A Assistente Operacional: Margarida Maria Barbosa Barros Mendes • Levanta as revistas e jornais destinados à BE/CRE no local habitual antes de entrar ao serviço; • Abre a BE/CRE, liga os equipamentos e verifica que tudo está operacional; • Faz atendimento ao público na BE/CRE; • Entrega dos livros solicitados, mediante correcto preenchimento da respectiva requisição; • Opera a fotocopiadora e cobra o valor estipulado por fotocópia; • Apoia os utentes na pesquisa da informação recorrendo ao fundo documental existente; • Faz a entrega e recepção, mediante o preenchimento da requisição adequada, do material solicitado para as aulas; • Faz a actualização, para DOC.BASE, do fundo documental; • Faz o registo e catalogação manual dos livros e outro material que é entregue para a BE/CRE; • Faz o registo dos novos utentes no respectivo programa informático e atribui-lhes um cartão; • Faz a entrega, semanalmente, na reprografia do valor correspondente às fotocópias tiradas na BE/CRE; • Faz a entrega, na contabilidade, do valor correspondente às impressões na BE/CRE; • Colabora com a equipa coordenadora da BE/CRE na diversa actividades que se realizam naquele espaço; • Faz a gestão da utilização dos equipamentos informáticos (computadores); • Faz a limpeza e arrumação de todo o espaço da BE/CRE e das salas 23, 24, 25 e 26. 7.1.3. A Assistente Operacional: Teresa Maria Lourenço Morais. • É responsável pelo sector funcional: Pavilhão 1 • Faz vigilância no interior e exterior do Pavilhão 1; • Garante a limpeza do recinto exterior do Pavilhão 1 incluindo a zona da “carvalheira”; • Garante a limpeza das salas (19, 20, 21, 22, espaços comuns e WC’s do 1.º andar do P1; • Faz a reposição dos materiais em falta nos WC’s; • Providenciar a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico e informático necessário ao desenvolvimento do processo educativo que se encontra no Pavilhão 1; • Presta apoio à actividade lectiva aos docentes, no Pavilhão 1; • Dá apoio à BE/CRE entre as 13:00 e as 15:00 horas; • No final de cada aula verifica se há qualquer anomalia nas salas do P1 e comunica-a ao ECPAO; • No final do dia fecha as salas, janelas e persianas das salas e o Pavilhão 1; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 30 Escola Secundária de Monção 403180 • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.4. A Assistente Operacional: Cármen Lúcia Rodrigues de Oliveira. • Faz vigilância no interior e exterior do Pavilhão 1; • Presta apoio à actividade letiva aos docentes no R/c do Pavilhão 1; • Prepara a sala 17 (Cinema) quando é requisitada; • No final de cada aula verifica se há qualquer anomalia nas salas do P1, R/c e comunica-a ao ECAO; • Fecha as salas, janelas e persianas das salas do Pavilhão 1 no final do dia; • Faz a limpeza das salas 13 a 18 do R/c do Pavilhão 1, Wc’s e espaços comuns; • Faz a limpeza dos espaços exteriores adjacentes ao do Pavilhão 1; • Providenciar a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico e informático necessário ao desenvolvimento do processo educativo que se encontra no Pavilhão 1; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.5. Assistente Operacional: Amélia da Conceição Rodrigues Ferreira. • Faz vigilância no interior e exterior do R/C Pavilhão 1 incluindo a zona da “carvalheira” • No final de cada aula verifica se há qualquer anomalia nas salas do R/C do Pavilhão 1 e comunica-a ao ECPAE • Presta apoio à actividade lectiva aos docentes no R/c do Pavilhão 1 • Faz a reposição dos materiais em falta nos WC’s do R/c • Faz a limpeza das salas 9, 10, 11, 12 e 27 do Pavilhão 1 e do WC do R/c • Faz a limpeza dos espaços exteriores adjacentes ao do Pavilhão 1 • Fecha as salas, janelas e persianas das salas do R/C do Pavilhão 1 no final do dia. • Providencia a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico e informático necessário ao desenvolvimento do processo educativo que se encontra no Pavilhão 1 • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 31 Escola Secundária de Monção 403180 7.1.6. A Assistente Operacional: Bonança Maria da Rocha. • É responsável pelo sector funcional: Pavilhão 2; • Faz vigilância no interior e exterior do Pavilhão 2; • No final de cada aula verifica se há qualquer anomalia nas salas Pavilhão 2 e comunica-a ao ECAO; • Presta apoio à actividade lectiva dos docentes no Pavilhão 2; • Faz a reposição dos materiais em falta nos WC’s; • Faz a limpeza de todas as salas do Pavilhão 2, WC’s e espaços comuns; • Faz a limpeza dos espaços exteriores adjacentes ao do Pavilhão 2; • Fecha as janelas e persianas das salas do Pavilhão 2 no final do dia; • Fecha o Pavilhão 2 no final do dia; • Providencia a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico e informático necessário ao desenvolvimento do processo educativo que se encontra no Pavilhão 2; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.7. A Assistente Operacional Maria Manuela Oliveira Pinto Gonçalves. • É responsável pelo sector funcional: Pavilhão 3; • Faz vigilância no interior e exterior do Pavilhão 3 incluindo o balneário exterior; • No intervalo das 10:00 horas e das 15:30 horas, quando necessário, dá apoio no Pavilhão 4 (vigilância no interior e exterior); • Garante a limpeza do recinto exterior do Pavilhão 3; • Garante a limpeza do R/c do Pavilhão 3 (salas 1, 2, Lab. de Física, Lab. de Química, Sala da Rádio Escolar, WC’s e Hall de entrada); • Providencia a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico e informático necessário ao desenvolvimento do processo educativo que se encontra no Pavilhão 3; • Presta apoio à actividade lectiva aos docentes, no Pavilhão 3; • No final de cada aula verifica se há qualquer anomalia nas salas do P3 e comunica-a ao ECPAE; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 32 Escola Secundária de Monção 403180 • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Faz a cobertura, quando necessário, de horários no sector funcional da Portaria; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.8. A Assistente Operacional: Paula Maria Ribeiro Figueiredo. • Faz vigilância no interior e exterior do Pavilhão 3 incluindo o balneário exterior; • Levanta, no Bufete geral, os produtos destinados ao Bar da sala de Professores onde faz atendimento ao público entre as 10:00 e as 10:25 Horas; • No intervalo das 15:30 horas dá apoio no Pavilhão 4 (vigilância no interior e exterior); • Garante a limpeza do recinto exterior do Pavilhão 3; • Garante a limpeza do Pavilhão 3 (salas 5, 6, 7, 8, Lab. de Biologia, e Hall do 1º andar); • Providenciar a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico e informático, necessário ao processo educativo, que se encontra no Pavilhão 3; • Presta apoio à actividade lectiva aos docentes, no Pavilhão 3; • No final de cada aula verifica se há qualquer anomalia nas salas do P3 e comunica-a ao ECPAE; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Faz a cobertura, quando necessário, de horários no sector funcional da Portaria; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.9. Assistente Operacional: Ana Teresa Ferreira Cruz Alves. • Supervisiona o serviço do Bufete Geral; • Prepara os produtos a servir no Bufete; • Faz atendimento ao público; • Procede à reposição dos produtos; • Entrega, ao responsável pelo serviço, a lista de necessidades de produtos; • Garante a limpeza diária do Bufete Geral; da sala de convívio e do WC para deficientes do P4; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola fazendo vigilância, na zona circundante ao bufete, em horas de pouco movimento; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanha o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes; • Colabora com o responsável pelo serviço na procura e selecção dos produtos mais adequados a Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 33 Escola Secundária de Monção 403180 disponibilizar no Bufete. 34 7.1.10. A Assistente Operacional: Miguela Ângela F. Azevedo Ponte. • Prepara os produtos a servir no Bufete; • Faz atendimento ao público; • Procede à reposição dos produtos; • Na ausência da responsável do sector entrega, ao responsável pelo serviço, a lista de necessidades; • Garante a limpeza diária do Bufete Geral, das duas salas de convívio e do átrio do P4; • Entre as 13:00 e as 13:30 horas presta apoio no espaço lúdico; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola fazendo vigilância, na zona circundante ao bufete, em horas de pouco movimento; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanha o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.11. A Assistente Operacional: Sandra Maria Ruivo Gonçalves. • Faz a gestão do espaço lúdico (Consolas Wii e Karaoke); • Garante a limpeza das salas, espaços comuns e WC’s do R/c do Pavilhão 5 exceto a secretaria; • Providenciar a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento que se encontra no Pavilhão 4; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Faz a cobertura, quando necessário, de horários no sector funcional da Portaria; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.12. A Assistente Operacional: Catarina de Jesus Baptista Dias. • Presta apoio ao Encarregado de coordenação dos assistentes operacionais; • Verifica quais os professores a faltar e prepara o mapa de substituições de acordo com os critérios préestabelecidos; • Faz a limpeza das salas dos Professores, Gabinete do Director e Órgão Executivo do Pavilhão 5 e, no período da manhã, da Secretaria; • Providencia a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico e informático necessário ao desenvolvimento do processo educativo que se encontra no Pavilhão 5; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 • Das 13:00 às 14:45 horas, apoia o espaço lúdico no P4; • Apoia o funcionamento do bar da sala de professores entre 10:00 e as 10:30 horas; • Participa no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanha o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.13. A Assistente Operacional: Augusta Maria Garrido Parente. • Substitui, sempre que necessário, os colegas que prestam serviço na Portaria; • Elabora o mapa de faltas dos Professores e entrega-o nos Serviços de Administração Escolar – Área de Pessoal; • Faz a distribuição da diversa documentação pelos Professores; • Faz o encaminhamento dos utentes para o serviço solicitado; • Faz o atendimento e encaminhamento das chamadas telefónicas a partir do PBX do R/c do Pavilhão 5; • Providencia a conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico e informático necessário ao desenvolvimento do processo educativo que se encontra no Pavilhão 5; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola. 7.1.14. A Assistente Operacional: Olívia Sousa Rodrigues Carvalho. • É responsável pelo sector funcional: Pavilhão Gimnodesportivo; • Faz vigilância no perímetro interior e exterior do seu sector funcional incluindo o campo de jogos descoberto; • Faz a limpeza dos balneários do Pavilhão Gimnodesportivo; • Faz a limpeza dos balneários exteriores de apoio; • Presta apoio às actividades extra-curriculares que decorram no Pavilhão Gimnodesportivo; • Providenciar a arrumação, conservação e boa utilização das instalações, bem como do material e equipamento didáctico necessário ao desenvolvimento do processo educativo que se encontra no Pavilhão Gimnodesportivo; • Presta apoio à actividade lectiva aos docentes do seu sector funcional; • No final de cada aula verifica se há qualquer anomalia no Pavilhão e comunica-a ao ECAO; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 35 Escola Secundária de Monção 403180 7.1.16. O Assistente Operacional: José Manuel Ventuzelo Marques. 36 • Abre todos os Pavilhões; • Faz vigilância no Pavilhão Gimnodesportivo e espaços adjacentes; • No final de cada aula verifica se há qualquer anomalia no Pavilhão Gimnodesportivo e comunica-a ao ECAO; • Presta apoio à actividade lectiva aos docentes no Pavilhão Gimnodesportivo (entre as 13:00 e 15:00 horas); • Presta auxílio na limpeza do Pavilhão Gimnodesportivo e balneários exteriores de apoio; • Faz manutenção diversa; • Providencia a arrumação, conservação e boa utilização das instalações; • Participa com os docentes no acompanhamento dos jovens durante o período de funcionamento da escola, com vista a assegurar um bom ambiente educativo; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.1.17. A Assistente Operacional: Maria da Nazaré Fernandes Carreira. • Faz vigilância e limpeza nas zonas adjacentes aos Pavilhões 3, 4, 5, e salas 36, 37 e 38; • Faz vigilância no P2 entre as 11:00 e as 13:30 horas; • Faz vigilância no Pavilhão Gimnodesportivo e espaços adjacentes; • Garante apoio na vigilância e limpeza do Pavilhão 3 quando necessário; • Coopera nas actividades que visem a segurança de crianças e jovens na escola; • Presta apoio e assistência em situações de primeiros socorros e, em caso de necessidade, acompanhar o aluno a unidades de prestação de cuidados de saúde; • Nos períodos de interrupção de aulas faz a manutenção dos espaços verdes. 7.7.18. A Assistente Operacional: Margarida Castro Alves. 7.1.19. O Assistente Operacional: José Fernando Peres. • Prepara os produtos a servir no Bufete no período nocturno; • Faz atendimento ao público durante o período nocturno; • Garante a limpeza diária do Bufete Geral durante o período nocturno; • Presta apoio à actividade lectiva aos docentes durante o período nocturno; • No final das aulas verifica se há qualquer anomalia nas salas utilizadas e comunica-a ao ECPAO; • Fecha o Pavilhão 1 no final das aulas; • Faz vigilância ao recinto escolar; • Coopera nas actividades que visem a segurança na escola. 7.1.20. A Assistente operacional: Ana Paula Aragão Fernandes Pinto. • É responsável pelo sector funcional: Cantina/Refeitório; • Organiza e coordena os trabalhos na cozinha e refeitório; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 • Faz a requisição de géneros para a refeição do dia; • Confecciona e serve as refeições; • Emprata; guarnece e decora as refeições servidas; • Presta as informações necessárias para a aquisição de géneros e controla os bens consumidos diariamente, elaborando, no final do dia a folha de consumo; • Assegura a limpeza e arrumação das instalações, equipamentos e utensílios de cozinha, do refeitório e do bufete, bem como a sua conservação; • Colabora na limpeza e arrumação das instalações escolares, nos períodos de interrupção lectiva e de férias escolares e sempre que não funcione a cantina. 7.1.21. A Assistente operacional: Ana Cristina Esteves Soares. • Confecciona e serve as refeições; • Emprata; guarnece e decora as refeições servidas; • Presta as informações necessárias para a aquisição de géneros; • Assegura a limpeza e arrumação das instalações, equipamentos e utensílios de cozinha, do refeitório e do bufete, bem como a sua conservação; • Colabora na limpeza e arrumação das instalações escolares, nos períodos de interrupção lectiva e de férias escolares e sempre que não funciona a cantina. 7.1.22. A Assistente operacional: Maria Helena Faria Fernandes. • Confecciona e serve as refeições; • Emprata; guarnece e decora as refeições servidas; • Presta as informações necessárias para a aquisição de géneros; • Assegura a limpeza e arrumação das instalações, equipamentos e utensílios de cozinha, do refeitório e do bufete, bem como a sua conservação; • Colabora na limpeza e arrumação das instalações escolares, nos períodos de interrupção lectiva e de férias escolares e sempre que não funciona a cantina. 7.1.23. A Assistente operacional: António Presa Mendes. • Confecciona e serve as refeições; • Emprata; guarnece e decora as refeições servidas; • Presta as informações necessárias para a aquisição de géneros; • Assegura a limpeza e arrumação das instalações, equipamentos e utensílios de cozinha, do refeitório e do bufete, bem como a sua conservação; • Colabora na limpeza e arrumação das instalações escolares, nos períodos de interrupção lectiva e de férias escolares e sempre que não funciona a cantina. 7.1.24. A Assistente operacional: Maria da Conceição Gonçalves Fernandes. • Confecciona e serve as refeições; Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 37 Escola Secundária de Monção 403180 • Emprata; guarnece e decora as refeições servidas; • Presta as informações necessárias para a aquisição de géneros; • Assegura a limpeza e arrumação das instalações, equipamentos e utensílios de cozinha, do refeitório e do bufete, bem como a sua conservação; • Colabora na limpeza e arrumação das instalações escolares, nos períodos de interrupção lectiva e de férias escolares e sempre que não funciona a cantina. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 38 Escola Secundária de Monção 403180 8. Planos de substituição 39 Ausências temporárias – Substituição dos Titulares Assistentes Operacionais Assistentes Técnicos Titulares 1.º Suplente 2.º Suplente Ismael Joaquim S. Ribeiro Lima Maria de Lurdes Rego Prado Alexandre Agostinho V. F. Dias Manuel Cesário F. Fernandes Alexandre Agostinho V. F. Dias Maria Elisa Sérvio Parente Ana Maria Brei Caldas Sandra Filipa R. Ribeiro Silva Maria de Lurdes Rego Prado António José S. Araújo Rodrigues Maria de Lurdes Rego Prado Sandra Gonçalves Lourenço Geni Mª Ponte Cunha Fernandes Maria de Lurdes Rego Prado Helena Mª Penha Santos Castro Maria Elisa Sérvio Parente Alexandre Agostinho V. F. Dias Ana Maria Brei Caldas Maria de Lurdes Rego Prado Geni Maria P. Cunha Fernandes Sandra Filipa R. Ribeiro Silva Sandra Filipa R. Ribeiro Silva Ana Maria Brei Caldas António José S. A. Rodrigues Sandra Gonçalves Lourenço Maria de Lurdes Rego Prado Ismael Joaquim S. Ribeiro Lima Alexandre Agostinho V. F. Dias Manuel Cesário F. Fernandes Maria Elisa Sérvio Parente João Fernando P. Rodrigues Catarina de Jesus Baptista Dias Sandra Maria Ruivo Gonçalves Teresa Maria Lourenço Morais Cármen Lúcia R. de Oliveira Amélia Conceição R. Ferreira Cármen Lúcia R. de Oliveira Teresa Maria Lourenço Morais Amélia Conceição R. Ferreira Amélia Conceição R. Ferreira Cármen Lúcia R. de Oliveira Teresa Maria Lourenço Morais Margarida M.ª Barros Mendes Teresa Maria Lourenço Morais Cármen Lúcia R. de Oliveira Bonança Maria da Rocha Teresa Maria Lourenço Morais José Manuel Ventuzelo Marques Teresa Maria Lourenço Morais Bonança Maria da Rocha José Manuel Ventuzelo Marques Mª Manuela Pinto Gonçalves Paula Maria Ribeiro Figueiredo Mª da Nazaré Fernandes Carreira Paula Maria Ribeiro Figueiredo Mª Manuela Pinto Gonçalves Mª da Nazaré Fernandes Carreira Ana Teresa Cruz Alves Paula Maria Ribeiro Figueiredo Cármen Lúcia R. de Oliveira Miguela Ângela F. Azevedo Ponte Paula Maria Ribeiro Figueiredo Cármen Lúcia R. de Oliveira Sandra Maria Ruivo Gonçalves Catarina de Jesus Baptista Dias Cármen Lúcia R. de Oliveira Sónia Pereira Fernandes Catarina de Jesus Baptista Dias Bonança Maria da Rocha Catarina de Jesus Baptista Dias João Fernando P. Rodrigues Bonança Maria da Rocha Augusta Maria Garrido Parente Catarina de Jesus Baptista Dias Sandra Maria Ruivo Gonçalves José Fernando Barreiros Inácio João Fernando P. Rodrigues Maria Manuela Pinto Gonçalves José Manuel Ventuzelo Marques José Fernando Barreiros Inácio Olívia de Sousa R. Carvalho Olívia Sousa Rodrigues Carvalho José Manuel Ventuzelo Marques Margarida Mª de Castro Alves Ana Paula Aragão F. Pinto Ana Cristina Esteves Soares António Presa Mendes Ana Cristina Esteves Soares Ana Paula Aragão F. Pinto Maria Helena Faria Fernandes António Presa Mendes Ana Cristina Esteves Soares Ana Paula Aragão F. Pinto Mª da Conceição G. Fernandes António Presa Mendes Maria Helena Faria Fernandes Maria Helena Faria Fernandes Ana Paula Aragão F. Pinto Mª da Conceição G. Fernandes Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 Quadro legal 40 A – Caracterização da Unidade de Gestão 1. Enquadramento Decreto-Lei n.º 75/2008. Ministério da Educação Aprova o novo modelo de gestão escolar 2. Organização 2.1. Órgãos de administração e gestão Decreto-Lei n.º 355-A/98. D.R. n.º 263, Série I-A, Suplemento de 1998-11-13. Ministério da Educação Aprova o regime de exercício de funções para os cargos de presidente do conselho executivo ou de diretor e de vicepresidente do mesmo conselho ou de adjunto do diretor do órgão de administração e gestão dos estabelecimentos públicos de educação pré-escolar e dos ensinos básico e secundário, bem como dos respetivos agrupamentos. 2.2. Modalidades de ASE – articulação entre os serviços centrais e regionais do ME, autarquias locais e escolas Lei n.º 5-A/2002. D.R. n.º 9, Série I-A, Suplemento de 2002-01-11. Assembleia da República Primeira alteração à Lei n.º 169/99, de 18 de Setembro. Estabelece o quadro de competências, assim como o regime jurídico de funcionamento, dos órgãos dos municípios e das freguesias. Lei n.º 159/99. D.R. n.º 215, Série I-A de 1999-09-14. Assembleia da República. Estabelece o quadro de transferência de atribuições e competências para as autarquias locais. Decreto-Lei n.º234-A/2000. D.R. n.º 222, Série I-A, Suplemento de 200009-25. Presidência do Conselho de Ministros. Cria, no ordenamento de carreiras da administração local, a carreira de assistente de ação educativa e estabelece regras para a contratação de pessoal para o exercício de funções de auxiliar de ação educativa. Decreto-Lei n.º 35/90. D.R. n.º 21, Série I de 1990-01-25. Ministério da Educação. Define o regime de gratuitidade da escolaridade obrigatória (revoga o artigo 6.º do Decreto-Lei n.º 301/84, de 7 de Setembro, cuja redação foi alterada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 243/87, de 15 de Junho). Decreto-Lei n.º399-A/84. D.R. n.º 299, Série I, Suplemento de 1984-12-28. Presidência do Conselho de Ministros e Ministérios da Administração Interna, dos Negócios Estrangeiros, da Justiça, das Finanças e do Plano e da Educação. Estabelece normas relativas à transferência para os municípios das novas competências em matéria de ação social escolar em diversos domínios. Decreto-Lei n.º 299/84. D.R. n.º 206, Série I de 1984-09-05. Presidência do Conselho de Ministros e Ministérios da Administração Interna, das Finanças e do Plano, da Educação e do Equipamento Social. Regula a transferência para os municípios das novas competências em matéria de organização, financiamento e controle de funcionamento dos transportes escolares, de acordo com o disposto no n.º 5 do artigo 47.º da Lei n.º 42/83, de 31 de Dezembro, e no Decreto-Lei n.º 77/84, de 8 de Março. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno Escola Secundária de Monção 403180 Portaria n.º413/99. D.R. n.º 132, Série I-B de 1999-06-08. Ministério das Finanças, da Educação e da Saúde. Aprova o Regulamento do Seguro Escolar 3. Recursos humanos afetos ao SASE Decreto-Lei n.º 189/84. D.R. n.º 133, Série I de 1984-06-08. Presidência do Conselho de Ministros e Ministérios das Finanças e do Plano e da Educação. Estabelece os princípios legais permissivos de aplicação genérica das medidas de reorganização dos serviços administrativos dos estabelecimentos dos ensinos preparatórios e secundários. Decreto-Lei n.º190/96. D.R. n.º 234, Série I-A de 1996-10-09. Presidência do Conselho de Ministros. Regulamenta a elaboração do balanço social na Administração Pública. Decreto Regulamentar n.º 74/84. D.R. n.º 217, Série I de 1984-09-18. Presidência do Conselho de Ministros e Ministérios das Finanças e do Plano e da Educação. Estabelece as áreas funcionais dos serviços administrativos dos estabelecimentos oficiais do ensino preparatório e secundário. Portaria n.º295/85. D.R. n.º 116, Série I de 1985-05-21. Ministério da Educação. Aprova as regras de funcionamento dos serviços administrativos dos estabelecimentos oficiais do ensino preparatório e secundário, bem como diversos impressos a utilizar por aqueles serviços. 4. Informatização dos serviços 5. Auditoria de conformidade Lei n.º 91/2001. D.R. n.º 192, Série I-A de 2001-08-20, republicado e renumerado pela Lei nº 48/2004 Assembleia da República. Lei de enquadramento orçamental. Decreto-Lei n.º 26/2002. D.R. n.º 38, Série I-A de 2002-02-14. Ministério das Finanças. Estabelece o regime jurídico dos códigos de classificação económica das receitas e das despesas públicas, bem como a estrutura das classificações orgânicas aplicáveis aos organismos que integram a administração central. Decreto-Lei n.º 155/92. D.R. n.º 172, Série I-A de 1992-07-28 Ministério das Finanças Estabelece o regime da administração financeira do Estado. Decreto-Lei n.º 737/76. D.R. n.º 243, Série I de 1976-10-16. Ministérios do Plano e Coordenação Económica e das Finanças. Determina que as receitas e despesas públicas passem a reger-se por códigos de classificação orgânica, funcional e económica. 5.1. Despesas 5.2. Receitas Portaria n.º295/85. Lei n.º 91/2001. Republicada e renumerado pela Lei nº 48/2004, Decreto-Lei n.º 197/99. D.R. n.º 132, Série IA de 1999-06-08. Ministério das Finanças. Transpõe para a ordem jurídica interna as Diretivas n.º 592/50/CEE, do Conselho, de 18 de Junho, 93/36/CEE, do Conselho, de 14 de Junho, e 97/52/CE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 13 de Outubro, e estabelece o regime de realização de despesas Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 41 Escola Secundária de Monção 403180 públicas com locação e aquisição de bens e serviços, bem como da contratação pública relativa alocação e aquisição de bens móveis e serviços. Decreto-Lei n.º 43/89. D.R. n.º 29, Série I de 1989-02-03. Ministério da Educação. Estabelece o regime jurídico de autonomia das escolas oficiais do 2.º e 3.º ciclo do ensino básico e do ensino secundário. Decreto-Lei n.º 75/2008. Decreto-Lei n.º 26/2002. Decreto-Lei n.º 155/92. Decreto-Lei n.º 737/76. Portaria n.º295/85. Lei n.º 91/2001. Decreto-Lei n.º357/88. D.R. n.º 237, Série I de 1988-10-13. Ministério da Educação. Cria em cada escola do 2.º e 3.º ciclo do ensino básico e em cada escola do ensino secundário um fundo de manutenção e conservação do edifício escolar. Decreto-Lei n.º 26/2002. Decreto-Lei n.º 737/76. Decreto-Lei n.º 43/89. B – Gestão financeira – Caracterização da situação 1. Gestão financeira e orçamental 1.1. Elaboração da proposta de orçamento 1.2. Execução do orçamento 2. Procedimentos e sistemas de controlo Lei n.º 91/2001. Republicada e renumerada Lei nº 48/2004 Decreto-Lei n.º 75/2008. Decreto-Lei n.º 43/89. Decreto-Lei n.º 54/2003. Decreto-Lei n.º 26/2002. Despacho n.º13224/2003 (2.ª série). D.R. n.º 154, Série II de 2003-07-07. Ministério da Educação - Gabinete do Secretário de Estado da Administração Educativa Portaria n.º671/2000 (2.ª série). D.R. n.º 91, Série II de 2000-04-17. Ministério das Finanças - CIBE Análise da conta de gerência Despacho n.º13224/2003 (2.ª série). Despacho n.º19242/2002 (2.ª série). D.R. n.º 199, Série II de 2002-0829. Ministério da Educação - Gabinete do Secretário de Estado da Administração Educativa Despacho n.º15459/2001 (2.ª série). D.R. n.º 172, Série II de 2001-07-26. Ministério da Educação - Gabinete da Secretária de Estado da Administração Educativa Portaria n.º413/99. Manual de procedimentos e organização dos SAE – Anexo III do Regulamento Interno 42
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