PASSO-A-PASSO PARA ARQUIVAMENTO INFORMATIZADO E INDEXAÇÃO DE
NORMATIVOS, DECISÕES E COMUNICADOS
(Item 32, “a” e “b” e subitem 32.1, Capítulo II, das NSCGJ)
Obs.: é obrigatório o backup dos arquivos, com periodicidade mínima semanal.
1. Clique no menu “Iniciar” (ou use a tecla com o símbolo do Windows) e clique em
“Meus documentos”, conforme se vê abaixo:
2. Após, crie uma nova pasta dentro de “Meus documentos”, clicando com o botão
direito e, em seguida, clicando “Novo” e “Pasta”, conforme a figura abaixo:
3. Após, nomeie a pasta criada como se vê abaixo.
4. Dentro da pasta “Atos normativos-decisões-comunicados - CSM e CGJ”, grave
todas as publicações de interesse do Ofício de Justiça, nomeando os arquivos pelo
número e ano da norma/decisão/comunicado/pareceres etc, bem como assunto neles
tratados (argumentos para pesquisa futura), conforme exemplo abaixo:
Para pesquisas futuras, é possível utilizar o nº da norma, o órgão responsável ou o
assunto. Por isso, é importante que se nomeie o arquivo com argumentos que se
refiram ao assunto, ainda que com palavras sinônimas geralmente usadas para
referência ao assunto.
5. A tela de pesquisa é a que pode ser vista abaixo e é acessada com um clique no
ícone “lupa”, conforme indica a seta na tela abaixo:
6. Após ser clicada a “lupa”, clique em “Todos os arquivos e pastas”:
7. Digite o argumento o ser pesquisado no campo próprio, após, clique em
“Pesquisar”. O argumento pode ser pesquisado como “todo ou parte do nome do
arquivo” ou como “palavra ou frase no arquivo”, ou seja, como conteúdo dos arquivos.
A pesquisa pelo nome é bem mais rápida, então é recomendável esta utilização
sempre que possível. Acentos e espaços são considerados também, então sugere-se
utilizar argumentos que contenham o “radical” da palavra (aquela parte que não sofre
alteração com o plural, gênero etc). No exemplo abaixo, para pesquisar arquivos
nomeados com “precatória”, digitamos como argumento de pesquisa somente “precat”.
O resultado da pesquisa apresentará todos os arquivos que contenham em seu nome
“precat”.
Note na figura acima que é possível também a pesquisa por data de modificação e
tamanho do arquivo, bem como há opções avançadas de pesquisa, geralmente
desnecessárias para a rotina do dia-a-dia da maioria dos usuários.