Sistema ASI - Almoxarifado
Manual do usuário
i
AlmoxWeb
Índice
1. Apresentação _________________________________________________________________________________ 5
2. Navegação ____________________________________________________________________________________ 6
2.1 Navegação
2.2 Acesso ao Sistema
2.3 Expiração da senha
2.4 Acesso ao menu geral
2.5 Botões e Funcionalidades
2.6 Estrutura Linear do Menu
6
6
10
10
12
14
3. Barra de Ferramentas__________________________________________________________________________ 17
3.1 Composição da Barra de Ferramentas
3.2 Consultando um Registro
3.3 Consultando um Campo
17
18
21
4. Movimentação ________________________________________________________________________________ 25
4.1 Movimentação
4.2 A Entrada de Materiais no Almoxarifado
4.3 Entrada - Interagindo com o sistema Compras
4.4 Solicitação
4.5 Baixa
4.6 Estorno
4.7 Transferência entre contas
4.8 Alterando uma entrada
4.9 Requisição
4.9.1 Requisição
4.9.2 Cadastro
4.9.3 Autorização
4.9.4 Atendimento
4.9.5 Recebimento
4.10 Transferência Almoxarifado
4.10.1 Transferência Almoxarifado
4.10.2 Cadastro
4.10.3 Atendimento
4.10.4 Recebimento
4.11 Devolução
4.11.1 Devolução
4.11.2 Cadastro de devolução
4.11.3 Recebimento de Devolução
25
25
30
32
34
37
39
42
44
44
44
48
49
53
55
55
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61
63
63
64
67
5. Registro de Observações_______________________________________________________________________ 69
6. Estoque _____________________________________________________________________________________ 70
6.1 Estoque
6.2 Classificação
6.2.1 Quanto à Natureza
6.2.2 Quanto ao Consumo
6.2.3 Quanto à Criticidade
6.2.4 Quanto ao Valor
6.3 Política de Compras
6.3.1 Política de Compras
6.3.2 Parâmetros
6.4 Transferência de Endereço
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70
71
71
74
78
80
83
83
83
85
Índice
7. Compra _____________________________________________________________________________________ 87
7.1 Pedido de Ressuprimento
7.2 Pedido de Compra
7.3 Evento
7.4 Previsão de Consumo por UR
7.4.1 Cadastro
7.4.2 Autorização
7.4.3 Confirmação
7.5 Registro de Preço
7.5.1 Cadastro
7.5.2 Atendimento
7.5.3 Autorização
7.4.5 Consulta de Registro de Preço
7.6 Nível de Estoque
7.7 Relatório de Empenho
87
91
94
94
94
96
98
98
98
100
102
103
104
106
8. Inventário___________________________________________________________________________________ 107
9. Segurança __________________________________________________________________________________ 111
9.1 Usuário
9.2 Perfil
9.3 Consultando e/ou Alterando um Perfil cadastrado
111
115
118
10. Tabelas____________________________________________________________________________________ 120
10.1 Estrutura Organizacional
10.1.1 Almoxarifado
10.1.2 Centro de Custos
10.1.3 Unidade Administrativa
10.1.4 Unidade de Requisição
10.2 Entidade Externa
10.2.1 Fornecedor
10.3.3 Órgão Externo
10.3 Lançamentos
10.3.1 Tipo de Observação
10.3.2 Documentação de Lançamentos
10.3.3 Operações
10.4 Estoque
10.4.1 Endereço de Estoque
10.5 Localidade
10.5.1 País
10.5.2 Região
10.5.3 Unidade de Federação – UF
10.5.4 Cidade
10.5.5 Instalação
10.5.6 Endereço
10.6 Funcionário
10.7 Material
10.7.1 Por órgão
10.7.2 Catálogo Restrito
10.7.3 Etiquetas
10.7.4 Endereçamento de Material
121
121
123
125
128
132
132
137
139
139
141
142
145
145
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147
147
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149
150
151
152
154
156
165
167
172
11. Financeiro _________________________________________________________________________________ 175
11.1 Ano/Mês Referência U.G.
11.2 RMMA/ RMAA
11.3 Prévia RMA
175
177
181
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AlmoxWeb
12. Impressão de Relatórios _____________________________________________________________________ 183
13. Relatórios Gerenciais ________________________________________________________________________ 185
13.1 Materiais não movimentados
13.2 Movimentação
13.2 Entradas
13.3 Saídas
13.4 Posição de Estoque
13.5 Materiais Vendidos - Fornecedor
13.6 Fornecedor - Materiais Vendidos
13.7 Materiais a Vencer
13.8 Gráfico de Aquisições
13.9 Gráfico de Consumo
185
186
187
188
189
190
191
192
193
194
14. Agenda ____________________________________________________________________________________ 195
14.1 Grupo de Usuários
14.2 Envio de Comunicado
14.3 Visualização
196
198
200
15. Consulta de Material_________________________________________________________________________ 201
16. Calendário _________________________________________________________________________________ 208
iv
1. Apresentação
Este manual foi desenvolvido para auxiliar o usuário na utilização do Sistema
ASI.
O
objetivo é levar ao leitor as bases para uma boa utilização do sistema, apresentando de forma
gradativa e com uma linguagem didática os diversos módulos do sistema.
Em virtude da evolução de processos internos, a implantação de um novo sistema gera
a necessidade de readaptação dos métodos de trabalho. É necessário ganhar produtividade e
aproveitar as possibilidades e ferramentas da computação.
Nesse sentido, o manual permitirá que você descubra os métodos para trabalhar de
forma mais rápida, confiante e eficiente, utilizando os vários recursos oferecidos pelo Sistema
ASI.
Em cada módulo será abordado uma breve apresentação conceitual e com a utilização
de exemplos cadastrados passo a passo no próprio sistema. Além disso, serão apresentadas as
imagens das telas que facilitarão a visualização e o entendimento por parte do usuário.
Este é mais um material oferecido pela Link Data ao usuário. Esperamos que você
manipule o sistema de maneira eficiente e tire amplo proveito de todas as facilidades que a
automatização de procedimentos proporciona.
Bom proveito!
Todos os direitos reservados
SCRN 714/715 – Ed. Linkdata, Bloco B – Asa Norte
Fone: (0xx61) 2101-8800 Fax: (0xx61) 2101-8888
CEP: 70.761-720 Brasília - Distrito Federal
Internet: http:/www.linkdata.com.br
E-mail: [email protected]
5
AlmoxWeb
2. Navegação
2.1 Navegação
A navegação visa proporcionar ao usuário um melhor entendimento dos procedimentos
básicos encontrados no sistema. Podemos citar como tais procedimentos o acesso ao sistema, o
acesso ao menu geral, e os botões utilizados nos módulos, que serão apresentados a seguir:
2.2 Acesso ao Sistema
O
acesso
ao sistema de
permissões destinadas a um dos
ASI
WEB está condicionado primeiramente ao
Módulos:
usuário
ter
Compras, Almoxarifado ou Bens Móveis. (referência
Segurança/usuário e Segurança/perfil)
Primeiramente, abra o
Navegador
e informe a URL (endereço pré-definido) para acesso ao
sistema WEB.
NOTA:
Não utilize as teclas de navegação do seu browser para movimentar-se entre as telas do sistema,
mesmo que, porventura, estejam habilitadas. A tecla "enter" também não deve ser utilizada
para o sistema ASI.
A tela abaixo é apresentada para a escolha do sistema que deseja trabalhar:
6
Navegação
DICA: Você também pode acessar o sistema preenchendo o campo usuário (código – que pode ser a matrícula ou CPF,
depende do Órgão). Basta preencher o código, digitar a senha e confirmar.
Após preencher parte do seu nome e
clicar
na lupa ao lado, o sistema apresentará o
resultado dos nomes encontrados:
7
AlmoxWeb
Nota:
• Quando o resultado da consulta contém apenas um usuário, o campo é preenchido
automaticamente.
• Se o sistema não encontrar resultado com o conteúdo pesquisado, a mensagem “Nenhum registro
foi encontrado na execução dessa consulta.” será apresentada. Neste caso, uma tela com os
filtros será apresentada para continuar a pesquisa.
• Se o resultado apresenta um número maior que 50 linhas, você pode visualizar o resultado nas
páginas seguintes por meio das setas:
Após clicar no clips, a tela será apresentada com o nome escolhido:
Para acessar o sistema, preencha a senha e clique em Confirmar.
Posteriormente, a tela será apresentada conforme o módulo padrão indicado pelo
administrador do sistema. Se o usuário tiver acesso a mais de um módulo, poderá alternar
conforme indicado a seguir:
8
Navegação
Especificamente para os módulos de Almoxarifado e Patrimônio que o
Referência
Ano/Mês de
é apresentado:
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AlmoxWeb
DICA
Procure alterar sua senha na primeira vez que efetuar o Login . A combinação do Login aliado à senha é a
melhor forma de garantir a segurança no acesso ao aplicativo e às suas funcionalidades, pela sua unicidade ,
especificidade e particularidade de cada usuário. Este Controle garante a segurança do aplicativo e o acesso às
informações somente aos perfis que possuam permissão.
2.3 Expiração da senha
Utilizando-se o recurso de solicitação de nova senha, o sistema enviará para o e-mail do
usuário.
Caso o administrador não tenha cadastrado um e-mail para o usuário, o sistema
apresenta a mensagem “Você não possui e-mail cadastrado. Procure o Getor responsável”.
Nota: O e-mail é cadastrado em Tabelas/funcionário/Cadastro).
Senha Forte
Este recurso consiste em obrigar o usuário a informar uma senha que:
• Não contenha espaços;
• Contenha pelo menos um caractere numérico;
• O primeiro dígito tem pelo menos uma letra;
• Contenha pelo menos uma letra maiúscula;
• Contenha pelo menos uma letra minúscula;
• Contenha pelo menos um caractere especial
• Tenha pelo menos 7 caracteres.
Saiba como ativar este recurso entrando em contato com o suporte do sistema ASI.
2.4 Acesso ao menu geral
Passe o mouse no ícone menu e selecione a opção desejada. A tela de acesso ao menu
do sistema é apresentada de acordo com a configuração do perfil do usuário:
10
Navegação
O menu é apresentado conforme o acesso permitido a cada usuário. Por exemplo, se o
usuário não tiver permissão para operar os módulos financeiro e agenda, o menu será
apresentado da seguinte forma:
É recomendável que somente o Gestor, ou seja, o administrador do sistema possa
alterar o acesso às operações do sistema.
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AlmoxWeb
Nota: Todas as operações executadas são armazenada no nome do usuário estão sob
responsabilidade dele. Isso garante a segurança e confiabilidade nas operações. Lembre-se de efetuar
o Logoff quando não for mais utilizar o sistema, mesmo que por um curto intervalo de tempo, para
evitar o uso indevido do sistema por outras pessoas.
2.5 Botões e Funcionalidades
A navegação através do sistema é realizada pelos botões abaixo. Suas funcionalidades
são as mesmas em qualquer dos módulos do sistema. Segue abaixo as descrições sucinta de
utilização. Além dos botões, o sistema dispões de duas teclas de atalhos: F11 e F7, cujas
funcionalidades são, respectivamente, visualização em tela cheia e consulta de campos
tabelados
Botão
Funcionalidade
Adicionar
Adiciona um registro à área “selecionados” da tela de consulta.
Adicionar Todos
Adiciona todos os registros à área “selecionados” da tela de consulta.
Anexar
Insere um dado a um campo, ou anexa um arquivo . No contexto de pregão
presencial, habilita o recurso para inserir valores de negociação.
Abrir arquivo
Abre um arquivo anexado.
Cancelar
Retorna para a tela de edição.
Confirmar
Confirma a inclusão do registro.
Consultar
Habilitado no canto superior direito da tela quando o cursor é colocado em um campo
que o título do mesmo se encontra sublinhado. Ação ativada também pela tecla F7
Habilitado no canto inferior esquerdo para consultar um registro.
Editar
Excluir
Expande
Imagem
Relatórios
Gerar
12
Edita especificação no pedido, processo e licitação.
Exclui um registro cadastrado. Ao clicar neste botão será solicitada confirmação.
Expande a árvore apresentada no módulo “Material”.
Associa imagem ao evento.
Seleção de Relatórios Disponíveis.
Gera relatórios para impressão.
Navegação
Limpar Seleção
Linhas
Exclui todos registros adicionados à área “selecionados” da tela de consulta.
Adiciona ou subtrai linhas na listagem apresentada.
Novo
Edita um novo registro.
Restaurar
Restaura os campos preenchidos.
Retirar da Seleção
Retira um registro adicionado à área “selecionados” da tela de consulta.
Retorna
Visualizar
Ajuda
Baixar arquivo
Retorna para a tela imediatamente anterior.
Exibe o registro de forma organizada na tela, deixando os campos desabilitados para
edição. Visualiza detalhes de um registro cadastrado.
Exibe a ajuda do módulo.
Baixa arquivos anexados
Copiar
Copia um pedido de compra anterior para iniciar um novo.
Enviar E-mail
Envia solicitação de cotação de preços aos fornecedores do ramo.
Documentos
Apresenta a lista de documentos para habilitação de licitantes.
Nova
Janela
Abre nova janela da aplicação no mesmo ponto em que estava na janela
anterior.
Além dos botões, o sistema dispõe de duas teclas de atalhos: F11 e F7, cujas
funcionalidades são, respectivamente, visualização em tela cheia e consulta de campos
tabelados
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AlmoxWeb
2.6 Estrutura Linear do Menu
14
Navegação
15
3. Barra de Ferramentas
3.1 Composição da Barra de Ferramentas
I.Campo: preenchimento é de livre texto
II.*Campo: Precedidos de * (asterisco) indicam que o preenchimento é obrigatório
III.Campo: Sublinhado e negritado indica que o preenchimento ocorre com a pesquisa,
por meio da lupa superior ou por da tecla F7, do conteúdo digitado no campo. A lupa
superior habilita apenas quando o cursor do mouse está dentro do campo.
IV.*Campo: Sublinhado, negritado e precedido de asterisco indica que o preenchimento
ocorre conforme descrito em II e III.
Campo
sombreado
não
pode
ser
editado
(geralmente
preenchido
automaticamente). Ex.: Orgão.
Campo de livre edição.
Campo com fundo amarelo indica que há
máscara
, ou seja, o preenchimento
é padronizado previamente para que um formato seja respeitado. Ex: nº de CNPJ –
24.936.973/0001-03 – preenchimento de números em posições definidas.
- 17 -
Box para escolha de tabelas já cadastradas
17
AlmoxWeb
FUNCIONALIDADES DOS BOTÕES DA BARRA INFERIOR

Consulta : Apresenta uma tela de filtros para buscar registros referentes
ao título da tela. A partir da tela de filtro apresentada, em que o título na aba tem o texto
“Consulta”, este botão têm a função de apresentar o resultado da busca de acordo com
os filtros preenchidos. (vide detalhes no tópico Consultando um Registro);

Novo: Possibilidade iniciar um novo registro;

Cancelar: Permite cancelar operações quando de um determinada
etapa, antes de finalizá-las;

Restaurar: Volta os dados originais na tela. Situação: O
usuário
consultou um Registro para alterar, apagou o campo para reescrever antes de confirmar.
Caso clique em restaurar, o sistema retorna com a informação que estava preenchida
antes;

Excluir: Exclui o registro da tela acordo com o título;

Relatórios: direciona para a tela dos relatórios disponíveis do contexto ;

Visualiza: Apresenta numa única tela os detalhes do registro, inclusive
informações de outras abas;

Confirmar: Confirma a inclusão ou alteração do registro da tela.
3.2 Consultando um Registro
Os registros aqui tratados referem-se ao título de cada tela.
Todas as consultas de registros no sistema são semelhantes à apresentada no exemplo
abaixo, mudando apenas os campos do filtro. Observe, no exemplo seguinte, como pesquisar
um registro de fornecedor já cadastrado no Contexto Tabela/Entidade Externa/Fornecedor.
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Ao clicar na lupa inferior, os filtros seguintes serão apresentados:
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AlmoxWeb
Preencha os campos desejados do filtro acima e clique no botão Consulta. A tela
contendo os resultados será apresentada com os dados solicitados no filtro. Neste exemplo, será
listado todos os fornecedores que possuem “DATA” no nome:
Nota:
• Se o sistema não encontrar resultado com o conteúdo pesquisado, uma tela com os filtros será
apresentada para continuar a pesquisa.
• Você pode voltar na aba consulta para alterar o critério de pesquisa e consultar novamente;
• Caso queira voltar à tela anterior, basta clicar em cancelar;
• Se o resultado apresenta um número maior que 50 linhas, você pode visualizar o resultado nas
páginas seguintes por meio das setas:
Ao clicar no clips, o sistema apresentará o fornecedor escolhido:
20
A partir daqui, você pode editar o registro, visualizar ou emitir relatórios, dentro das
restrições e regra de cada Contexto do sistema.
3.3 Consultando um Campo
Os campos que permitem consulta estão em negrito e sublinhados como apresentados
na tela do exemplo a seguir.
Para consultar um registro, na tela de edição, posicione o ponteiro do mouse sobre o
campo que deseja pesquisar. Pressione o botão consultar localizado no canto superior direito da
tela.
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AlmoxWeb
Ao clicar no botão consultar, o sistema localizou somente uma conta com as palavras
“material escolar”, portanto, o campo será preenchido automaticamente. Veja o exemplo:
Se a consulta do campo, for com uma palavra que tenha em mais de uma conta, o
sistema apresentará outra tela contendo todos os registros para que o usuário selecione a conta
desejada. Veja o exemplo abaixo, quando se consulta, no campo conta superior, a palavra
“artigos”:
22
Se o usuário não preencher nenhum campo na tela inicial, ao pressionar no botão
consultar, será apresentada uma segunda tela de consulta:
Preencha os campos desejados do filtro acima e clique no botão Consulta, localizado no
canto esquerdo da tela. A tela de resultado da pesquisa será exibida:
23
AlmoxWeb
Nesta tela serão apresentados todos os registros contendo os dados solicitados no filtro.
Selecione o item desejado e clique no botão no botão Anexar registro. O sistema retornará para
a tela principal exibindo o registro anexado.
Caso o registro desejado não se encontre dentre os apresentados, poderá ser solicitada
a visualização dos próximos registros através dos botões de navegação se o resultado da
consulta possuir mais de uma página:
» DICA
Para que sejam retornados todos os registros cadastrados no sistema, deixe os campos em branco e
pressione o botão consulta no canto inferior esquerdo. Os campos apresentados na tela de consulta
são similares aos da tela de cadastro.
24
4. Movimentação
4.1 Movimentação
O módulo de movimentação visa mostrar as tramitações do Almoxarifado. Para utilizá-lo,
selecione a opção “Movimentação” como apresentado abaixo:
4.2 A Entrada de Materiais no Almoxarifado
O almoxarifado tem por objetivo controlar o estoque de materiais de consumo de um
órgão ou entidade. Portanto, quando um material é entregue ao Almoxarifado, deverá ser
efetuada a entrada deste material no sistema.
A "Entrada de Material" também é chamada de "Nota de Recebimento". Na tela inicial, o
usuário tem a possibilidade de efetuar inclusão, exclusão, e consultar notas de recebimentos dos
materiais por meio do botão de Consulta (lupa) localizada no canto inferior esquerdo da tela.
25
AlmoxWeb
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA ENTRADA DE MATERIAL, CERTIFIQUE-SE DE
QUE:

o
fornecedor
Externa/Fornecedor);
está
cadastrado
no
sistema
(Tabelas/
Entidade

o material está cadastrado no sistema com unidade de medida definida
(Tabelas/ Material/ Por órgão);

o referido material já possui um endereço físico cadastrado no sistema;

o referido material não está em análise, ou seja, o material deve estar com
status ATIVO;

a entrada está no mês de referência (vide Menu/ Financeiro/ Mês de
referência);
1º passo: Informar dados gerais.
Para
cadastrar
uma
entrada
de
materiais,
acesse
pelo
Menu
a
opção
Movimentação/Entrada e siga as instruções abaixo.
ABA NOTA
Nesta tela, o campo U.G virá preenchido automaticamente, se o órgão possuir apenas
uma Unidade Gestora. Se houver mais de uma U.G., o usuário deverá selecionar aquela que irá
cadastrar o material e seguir com o preenchimento da tela a partir do campo [1] conforme
abaixo:
26
No campo [1] escolha o Almoxarifado que está recebendo o material. Posicione o cursor
do mouse dentro do campo, digite o nome o ou parte do nome do almoxarifado e clique na lupa
superior para anexá-lo; (look up)
No campo [2], a data de recebimento vem preenchida automaticamente com a data
atual. O usuário poderá alterá-la, caso seja outra a data de recebimento do material.
No campo [3], informe a data de atesto. A data de atesto deve ser maior ou igual a data
de recebimento, uma vez que a data de atesto é também a data do registro contábil do referido
material.
ATENÇÃO: Uma entrada pode ser efetuada sem a data de atesto. Caso não se
preencha a data de atesto, o material aparecerá no estoque como pendente e não será possível
sua movimentação. Além disso, caso o usuário deixe em branco a data de atesto, o material não
aparecerá no relatório financeiro (RMA).
No campo [4] especifique o tipo de entrada do material;
No campo [5] especifique a finalidade desta entrada de material: Estoque, Evento,
Consumo Imediato, Múltiplos;
No campo [6] especifique o tipo de saída: Normal, Consumo Imediato, Ressuprimento de
Fundo;
27
AlmoxWeb
No campo [7] escolha o fornecedor (aquele que forneceu/entregou o material. Pode ser
pessoa física ou jurídica). Digite o nome ou parte do nome do fornecedor e clique na lupa
superior para anexá-lo (look up);
O campo [8] refere-se aos documentos relacionados aos tipos de entrada dos materiais.
Digite as informações necessárias (número da nota fiscal, por exemplo) e a data.
OBS: 1. A data informada deverá ser menor ou igual a data atual;
2.
O
nome
dos
documentos
já
deverão
estar
criados
em
Tabelas/Lançamentos/Operações e associados diretamente aos tipos de entrada;
3. É possível tornar obrigatório o preenchimento de um documento, caso seja de
interesse do Gestor do almoxarifado. (Vide Tabelas/Lançamentos/Operações);
Em seguida, clique na aba itens.
2º passo: Detalhar o material
ABA ITENS
No campo [1] digite o nome do material ou parte do nome e clique na lupa superior [2]
para anexá-lo. O material já deverá estar cadastrado em Tabelas/Material;
No campo [3] digite a quantidade do material que está sendo recebido;
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No campo [4] informe o valor total do material;
No campo [5] digite a data de validade do produto. A data de validade não é de
preenchimento obrigatório, mas é necessária para que o Sistema futuramente informe ao usuário
quando o prazo está perto de expirar. É possível também informar dois itens iguais, mas com
data de validade diferente;
O botão lápis [6] é ativado quando o cursor do mouse está dentro do campo de
descrição do material. Ao clicar no lápis uma nova tela de edição será apresentada para que o
usuário informe as características sobre o material;
No campo [7], o valor total dos itens deverá ser preenchido manualmente e,
necessariamente, deve ser igual a soma de todos os itens especificados nesta tela.
O campo [8] indica a variação média de preço do material. Quando marcado, se houver
alguma divergência entre o preço médio e o preço indicado, o sistema apresentará a seguinte
mensagem: " Há uma variação maior do que 20.0% em relação ao Preço Médio".
Para que o sistema apresente esta informação é necessário que o preço médio já tenha
sido cadastrado no sistema. (OBS: esta ferramenta é apenas informativa ao usuário). Porém, se
o preço do item for realmente acima do estimado, então o usuário deverá desmarcar o campo.
3º passo: Confirmar operação.
Após o preenchimento de todas as informações acima, clique no botão CONFIRMAR e
a mensagem "Entrada gravada com sucesso" será apresentada. Um número para esta entrada
será gerado.
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba "Observações" para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique
no botão carregar. A aba "Observações" emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário
saiba que o referido material possui alguma especificação ou informação de relevância.
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AlmoxWeb
4.3 Entrada - Interagindo com o sistema Compras
No sistema de almoxarifado há a possibilidade de registrar entrada de material em
conformidade com o sistema de Compras, de forma que o usuário, ao informar o nº do empenho,
ganhe agilidade no registro de entrada de dados, além de diminuir a possibilidade de erros de
preenchimento. A integração com Sistema de Compras pode ser opcional ou obrigatória.
Para cadastrar uma entrada, interagindo com o sistema de Compras, acesse pelo
Menu Movimentação/ Entrada. A seguinte tela será apresentada:
1º Passo: Informar dados gerais
ABA NOTA
Primeiramente, no campo [1], selecione o tipo de entrada COMPRA INTEGRADA. A
tela será atualizada de acordo com a opção escolhida.
Campo [2]: informe o Almoxarifado. Digite o nome ou parte do nome do Almoxarifado e
clique na lupa superior para pesquisar e anexar;
Campo [3]: Selecione a finalidade de acordo com as opções disponíveis: estoque,
evento, consumo imediato e múltiplos;
30
Campo [4]: Selecione o tipo de saída: Normal, Consumo imediato, Suprimento de
Fundos;
Campo [5]: Informe o fornecedor. Digite o nome ou parte do nome do Fornecedor e
clique na lupa superior para pesquisar e anexar;
Campo [6]: Informe o nº do empenho que foi cadastrado no Sistema de Compras. Em
seguida clique no botão [7]
para interagir com o sistema de Compras.
Ao executar a integração, o sistema importará os dados dos campos: data do empenho,
fornecedor, processo de entrada a data, além dos itens processo.
2º passo: Visualizar os materiais importados do sistema de Compras
ABA ITENS
Nesta tela é possível visualisar os materiais importados do sistema de Compras, tais
como os itens, a quantidade solicitada e os valores. Os campos vêm preenchidos
automaticamente, podendo apenas diminuir a quantidade de itens.
NOTA: Há possibilidade de registrar mais de uma entrada utilizando o mesmo Nº de
empenho. desde que não ultrapasse a quantidade total e nem acrescente outros itens além
dos que já constam no empenho informado.
31
AlmoxWeb
3º Passo: Confirmar Operação
Após o preenchimento das informações necessárias, clique no botão CONFIRMAR.
Após a confirmação, a tela de relatório será apresentada para que o usuário imprima a nota de
recebimento. (Vide impressão de relatórios)
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma informação adicional, clique na aba "Observações" para
editá-la. (vide tópico Registro de Observações). Após editar as informações necessárias, clique
no botão carregar. A aba "Observações" emitirá um alerta (ficará piscando) para que o usuário
saiba que o referido material possui alguma especificação ou informação de relevância.
4.4 Solicitação
No módulo de Solicitação são registrados os pedidos de materiais feitos pelos usuários
dentro de uma Unidade Requisitante (U.R.). Normalmente, cada Unidade Requisitante possui um
solicitante autorizado que consolida os pedidos dos usuários da U.R., faz uma análise prévia e,
posteriormente, solicita os materiais necessários ao Almoxarifado, por meio do preenchimento da
requisição. A solicitação não é de preenchimento obrigatório; é apenas uma prévia para o
cadastro de requisições e não gera movimentação para o Almoxarifado. (Vide tópico Requisição)
1º Passo: Informar dados gerais
Para registrar um pedido de material acesse pelo menu, conforme a figura abaixo:
A seguinte tela será apresentada:
32
Na tela de edição, o usuário poderá efetuar inclusão, exclusão e alteração. Poderá
consultar também uma solicitação existente por meio da lupa, localizada no canto inferior
esquerdo da tela.
No campo [1] selecione o Almoxarifado que será solicitado o material. Digite o nome ou
parte do nome do almoxarifado e clique na lupa superior [2] para anexar.
No campo [3] digite o nome da Unidade Requisitante que está solicitando o material e
clique na lupa superior [2] para anexar;
A data da solicitação vem preenchida automaticamente com a data atual. O responsável
pela Solicitação pode alterar para uma outra data, desde que esteja dentro do mês aberto;
No campo [4] escolha o material a ser solicitado. Digite o nome ou parte do nome do
material e clique na lupa superior [2] para anexar.
Descreva a quantidade a ser solicitada, no campo [5]. A unidade de medida U.M. será
preenchida automaticamente.
O campo Patrimônio deverá ser preenchido, caso algum dos materiais listados esteja
vinculado a um bem permanente. Exemplo: um determinado cartucho de tinta (material de
consumo) vincula-se a uma determinada impressora (material permanente). Assim, o usuário
digita o número patrimonial correspondente e clica na lupa superior [2] para anexar.
2º Passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações acima, clique no botão CONFIRMAR. O sistema
emitirá a seguinte mensagem: "Solicitação gravada com sucesso!" e um número de solicitação
será gerado.
33
AlmoxWeb
4.5 Baixa
Este módulo tem por objetivo o cadastrar Baixas de Materiais no sistema. Há
circunstâncias que necessitam registrar um bem no sistema como baixado, por motivo de
extravio, cadastro indevido, leilão etc. As baixas são efetuadas por usuários que têm permissão
para fazê-las.
Para dar baixa em um material, acesse pelo Menu Movimentação/ Baixa, conforme
mostra a figura abaixo:
Na tela inicial, é possível incluir, excluir, alterar, consultar, imprimir e visualizar um
material. Observe o exemplo de inclusão a seguir:
1º Passo: Informar dados gerais da baixa
ABA NOTAS
34
Os campos "Órgão e U.G." virão preenchidos automaticamente de acordo com o órgão
escolhido no login do sistema. Se houver mais de um órgão cadastrado, este campo será
preenchido pelo usuário;
Inicie o preenchimento da tela a partir do campo [1] informando o Almoxarifado em que o
bem está cadastrado. Digite o nome ou parte do nome do almoxarifado e clique na lupa superior
[2] para anexar (fazer look up);
No campo [3] selecione uma das modalidades associada à baixa de material. Conforme
a modalidade escolhida, o campo "Destino" habilitará ou não.
As principais modalidades de baixa são: Extravio, Cessão e Doação.

Extravio: Quando selecionada esta modalidade, o campo "Destino" fica
desabilitado. No campo de Documentos, o que será informado é o número do processo
da baixa. Adicione + linhas e informe o número de processo e a data. Para este tipo de
modalidade, a baixa se dá através do preço médio do material, ou seja, os valores a
serem retornados serão de acordo com as últimas movimentações;
35
AlmoxWeb

Cessão: Quando selecionada esta modalidade, o campo "Destino" fica
habilitado. Informe o destino (um órgão externo) do bem a ser baixado, digitando ou
pesquisando por meio da lupa superior [2]; No campo de Documentos, o que será
informado é o número do processo da baixa. Adicione + linhas e informe o número do
processo e a data. Para este tipo de modalidade, a baixa se dá através do preço médio
do material, ou seja, os valores a serem retornados serão de acordo com as últimas
movimentações;

Doação: Quando selecionada esta modalidade, o campo "Destino" fica
habilitado. Informe o destino (um órgão externo) do bem a ser baixado, digitando ou
pesquisando por meio da lupa superior [2]; No campo de Documentos o que será
informado é o número do processo de baixa. Acrescente + linhas e informe o número de
processo e a data. Para este tipo de modalidade a baixa se dá através do preço médio
do material, ou seja os valores a serem retornados serão de acordo com as últimas
movimentações.
Após a seleção da modalidade, o próximo passo será informar os itens que serão
baixados do sistema.
2º Passo: Informar os itens da baixa
No campo [4], informe os itens que serão baixados do sistema. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo de descrição e clique na lupa superior [2] para pesquisar (fazer o
look
up);
Os campos Unidade de Medida, Natureza e Quantidade Estoque não são editáveis. O
sistema apresenta automaticamente os dados associados ao material consultado;
O campo Quantidade (Qtd.) é editável. O usuário deverá informar a quantidade de itens
que será baixado do sistema;
3º Passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações necessárias para baixar o bem, confirme a
operação clicando no botão confirmar. A mensagem "Baixa cadastrada com sucesso";
Uma vez confirmada a baixa, somente poderão ser alteradas a data da baixa e a
quantidade de itens baixados, podendo ser acrescentado outros materiais.
36
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar acrescentar uma observação, clique na aba “observações”. (Vide tópico
Registro de Observações).
4.6 Estorno
O módulo Estorno tem por objetivo a realização de ajustes referentes às entradas de
materiais cadastradas. Estes ajustes podem ser de quantidades, valores ou a troca de materiais.
O usuário pode alterar os dados de uma entrada cadastrada no mês anterior ou no mês aberto e
de forma equivocada.
Um usuário registrou uma entrada, por exemplo, de 10 borrachas com valor total de R$
100,00, quando na verdade eram 10 pacotes com 100 borrachas cada, ou seja, deveria ter
registrado 1000 borrachas com valor total de R$ 100,00, porém já havia registrado a saída de 06
borrachas. Ao cadastrar o estorno, o sistema registrará a saída do valor e quantidade original do
material integralmente e registrará nova entrada extra-orçamentária com as respectivas
correções. Veja:
Entrada e Saída Original
Movimento
Quantidade
Entrada
Saída
Preço Médio
2005000123
10
100,00
-
10,00
2005000199
06
-
60,00
37
AlmoxWeb
Após executar o estorno:
Entrada
Qtde
Saída
Preço Médio
Movimento
Extra-Orçamentária
1º
06
60,00
-
10,00
Referente ao
doc.
2005000199
2º
10
-
100,00
10,00
Referente ao
doc.
2005000123
3º
1000
100,00
-
0,10
Referente ao
doc.
2005000123
4º
06
-
0,60
0,60
Referente ao
doc.
2005000199
Total
100,60
1º) Primeiramente, o sistema registrará a entrada de R$ 60,00 referente a requisição
200500199 para que haja saldo antes de registrar a saída da entrada 2005000199;
2º) Em seguida, registrará a saída integral da entrada original de R$ 100,00, referente ao
doc. 2005000123;
3º) Posteriormente, lançará a entrada extra-orçamentária de 1000 borrachas no valor de
R$ 100,00, referente ao doc. 2005000123;
4º) E finalmente, registrará uma nova requisição referente a requisição 20005000199
com o novo valor.
O valor de saída maior que o valor de entrada extra-orçamentária deve-se ao fato de que
o preço médio reduziu de 10,00 (100/10) para 0,10 (1000/10).
Essa alteração afeta o movimento contábil do mês, recalcula todos os lançamentos no
movimento do estorno sem afetar registros contabilizados anterior a data do estorno.
Observe o exemplo a seguir:
38
Para finalizar o ajuste do movimento, clique no botão Confirmar.
4.7 Transferência entre contas
O módulo "Transferência entre Contas" representa a modificação da Conta Contábil de
um material. Como resultado desta operação, o sistema gera o crédito e o débito do valor do
Material em questão nas respectivas contas envolvidas (conta destino e conta origem)
respectivamente. Esta alteração da conta de um material para outra afeta o movimento contábil
do mês.
39
AlmoxWeb
NOTA: ANTES DE EFETUAR A TRANSFERÊNCIA DE CONTA DE UM MATERIAL, CERTIFIQUE-SE
DE QUE:
• O usuário tem permissão de acesso à modificação de conta do material de acordo com seu
perfil;
• Existe pelo menos duas Contas de “Ativo” cadastradas;
• Todas as UG's tem que estar no mês aberto.
O Gestor do Almoxarifado ou o Responsável pela Modificação de Conta deverá ter as
funcionalidades correspondentes às atividades que poderão ser executadas, que são: incluir,
consultar e imprimir, no perfil em questão.
Observe abaixo um exemplo de transferência de conta contábil.
1º Passo: Escolher o material efetuando uma consulta
ABA CADASTRO
Primeiramente escolha o material, cuja conta será modificada. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo [1] e em seguida clique na lupa superior [2] para pesquisar;
Em seguida, o sistema mostrará os dados da conta. A conta de origem deste material
será preenchida automaticamente, bem como o mês e ano em aberto e a data de inclusão. O
código será gerado pelo sistema quando a operação for confirmada;
No campo [3] escolha a conta de destino (Conta Nova). Posicione o cursor do mouse
dentro do campo [3] e clique na lupa superior [2] para pesquisar e anexar;
Após o preenchimento destas informações, clique na aba Observações para justificar a
troca de Conta do Material;
40
2º Passo: preencher aba Observações
ABA OBSERVAÇÕES
Primeiramente, no campo [1] escolha o tipo de Observação que será registrado;
No campo [2], digite a justificativa da troca de conta contábil do material em questão.
Para que o sistema carregue as informações editadas nesta aba, clique no botão [3]
CARREGAR.
A aba Observação emitirá um alerta (ficará piscando) para o usuário. (vide tópico
Registro de Observações)
3º Passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações e a edição das observações necessárias para
modificar a conta de um material, confirme a operação clicando no botão CONFIRMAR.
41
AlmoxWeb
4.8 Alterando uma entrada
O usuário pode, alternativamente, consultar, alterar, excluir, visualizar ou ainda emitir
relatório referente às entradas cadastradas no Sistema.
NOTA: Para que o usuário execute alterações em uma Entrada, é necessário observar as
seguintes informações:

Não deve existir movimentações posteriores, tais como uma requisição
atendida;

Não há devolução cadastrada;

Os campos Almoxarifado e Tipo de Entrada não poderão ser alterados;
Veja abaixo como alterar uma entrada:
1º Passo: Consultar Entrada
Acesse pelo menu o módulo Movimentação/ Entrada. A tela de Entrada será exibida
para que o usuário consulte a nota de recebimento que deseja alterar.
Clique na lupa inferior, conforme indicado na figura abaixo para consultar a Entrada:
42
Em seguida será apresentada a seguinte tela para que o usuário preencha os filtros de
pesquisa:
2º Passo: Preencher os filtros de pesquisa
Preencha os campos de acordo com os dados da Entrada (pode ser pelo número da
nota, ou data de inclusão, ou por almoxarifado, etc) e, em seguida, clique no botão CONSULTA
novamente. Obs: Não é necessário o preenchimento de todos os campos;
Em seguida, o sistema apresentará uma lista das Entradas e o usuário deverá selecionar
aquela que deseja alterar. Após a seleção, o sistema apresentará os dados da Entrada
cadastrada, e a partir desta tela o usuário poderá alterar os dados.
3º Passo: Confirmar operação
Após realizadas as alterações, clique no botão CONFIRMAR para finalizar as alterações
da Entrada de materiais.
43
AlmoxWeb
4.9 Requisição
4.9.1 Requisição
O módulo Requisição tem por objetivo cadastrar as Requisições de Materiais feitas ao
Almoxarifado. Essas requisições são efetuadas pelos setores que têm permissão para requisitar
materiais (Unidades Requisitantes - UR). A requisição é a formalização da demanda de um ou
mais setores do órgão por um ou mais bens de consumo.
A requisição, em outras palavras, é uma solicitação de material ao almoxarifado, que se
subdvide-se em quatro etapas: Cadastro, Autorização, Atendimento e Recebimento.
Para cadastrar uma Requisição acesse o menu conforme a figura apresentada a seguir:
4.9.2 Cadastro
O cadastro de requisição é efetuado tanto pelo preenchimento dos campos na tela de
edição, como também pela busca de solicitações previamente cadastradas da U.R. e do
Almoxarifado correspondente.
44
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA REQUISIÇÃO CERTIFIQUE-SE DE QUE:
• A Unidade Gestora está cadastrada ;
• O Almoxarifado está cadastrado;
• A Unidade Administrativa (U.A.) está cadastrada;
• A Unidade Requisitante (U.R.) está cadastrada;
• Existe um Centro de Custo cadastrado;
• O material está cadastrado e com o status do material ATIVO ou INDISPONÍVEL com saldo em
estoque;
• O Gestor do Almoxarifado ou Responsável pela Requisição de Material possui permissão para
cadastramento de Requisições.
Veja abaixo um exemplo de cadastro de Requisição: 1º Passo: Informar dados gerais da
requisição
ABA EDIÇÃO
Inicie o preenchimento da tela a partir do campo [1], Unidade Requisitante (U.R.). Digite
o nome da U.R. e clique na lupa superior [6] para procurar e anexar (look up);
Após informar a Unidade Requisitante, os sistema preencherá automaticamente os
campos "Endereço" e "C.C" (Centro de Custo);
45
AlmoxWeb
Campo [2]: Informe o Almoxarifado. Digite o nome do almoxarifado e clique na lupa
superior [6] para anexá-lo (look up);
Campo [3]: Refere-se a algum evento específico que será associado a esta requisição,
por exemplo, um Congresso, uma Conferência, Reunião, etc. Selecione para qual evento se
destina a requisição que está efetuando; (O evento deverá estar cadastrado em
Compra/Evento).
Campo [4]: Informe o material que deseja requisitar. Clique na lupa superior [6] para
pesquisar o material e anexá-lo (look
up).
Caso deseje informar mais materiais, clique no botão
;
Campo [5]: Informe a quantidade do referido material que deseja solicitar;
O campo Patrimônio deverá ser preenchido, caso algum dos materiais listados esteja
vinculado a um bem permanente. Exemplo: um determinado cartucho de tinta (material de
consumo) vincula-se a uma determinada impressora (material permanente). Assim, o usuário
digita o número patrimonial correspondente e clica na lupa superior [2] para anexar.
O botão indicado por [7] tem a funcionalidade de buscar os dados de solicitações
cadastradas previamente na U.R. informada. (Ver Solicitação)
O botão indicado por [8] tem a funcionalidade de buscar os dados de uma requisição
anterior;
2º Passo: Confirmar operação
Após seguir o passo a passo acima, confirme a operação de inclusão de requisição de
material , clicando no botão CONFIRMAR.
O sistema mostrará, no campo Nº da Requisição, o número dado para a requisição e o
número sequencial de requisições. O sistema exibe ainda a situação da requisição no campo
"Situação atual";
NOTA: É necessário observar o limite de previsão de consumo, pois o sistema não permitirá
finalizar o cadastro com o saldo de previsão de consumo excedido, bem como ultrapassar o
limite de consumo médio mensal da previsão de consumo.
ABA OBSERVAÇÕES
Se o usuário desejar editar alguma observação, deverá clicar na aba Observações.
(Veja com detalhes Registro de Observações).
46
Realizando uma consulta:
Se desejar realizar uma consulta, clique no botão
localizada no canto
inferior esquerdo da tela. Será apresentada a tela abaixo:
Preencha os campos necessários para filtrar a pesquisa. Não é obrigatório o
preenchimento de todos os campos; o usuário poderá buscar as requisições por Almoxarifado,
ou pela data, ou por Requisitante, etc. Em seguida, clique novamente no botão
;
O sistema exibirá a situação atual da requisição consultada.
47
AlmoxWeb
4.9.3 Autorização
Este módulo representa Autorização das requisições de materiais ao almoxarifado,
quando a Unidade Requisitante (U.R.) em questão, possuir o papel do Autorizador no fluxo de
trabalho. Essas requisições são efetuadas pelos setores que têm permissão para requisitar
materiais.
É no módulo “Autorização”, que o usuário define se as requisições previamente
cadastradas serão autorizadas.
Observe o exemplo a seguir:
Em seguida, deve-se selecionar a requisição que deseja autorizar. A tela abaixo será
apresentada:
48
Campo [1]- Selecione a requisição para ser autorizada.
Campo [2]- Relação de itens da requisição selecionadas.
Após a seleção dos itens, clique no botão CONFIRMAR. A seguinte mensagem será
apresentada: "Requisição autorizada com sucesso".
NOTA: Para efetuar uma autorização é necessário definir, no ato do cadastro da Unidade Requisitante, os
usuários autorizadores desta U.R.; caso contrário, as requisições cadastradas serão autorizadas
automaticamente.
4.9.4 Atendimento
Este módulo representa o Atendimento das Requisições de Materiais por parte do
Almoxarifado. Essas requisições são efetuadas pelos setores (Unidades Requisitantes - U.R.)
que têm permissão para requisitar materiais.
No Atendimento, o usuário, após selecionar as requisições, deve analisar e atender de
acordo com a disponibilidade dos materiais em estoque. Na tela inicial realiza-se o atendimento
das requisições, como também consulta de registros de atendimentos.
Caso exista o papel do Autorizador, no fluxo de trabalho, as requisições serão
autorizadas antes do atendimento.
Veja a seguir como realizar o Atendimento de requisições:
49
AlmoxWeb
ABA SELEÇÃO
O campo "Órgão" virá preenchido automaticamente de acordo com o login no sistema.
Campo [1]: Primeiramente, o usuário deve selecionar um dos almoxarifados. Uma lista
será exibida com os almoxarifados definidos. Em seguida, será apresentada uma lista de
requisições pendentes do Almoxarifado selecionado.
Campo [2]: selecione o tipo de requisições que deseja visualizar: Pendentes ou
Agendadas;
O Responsável pelo Atendimento pode escolher o tipo de ordenação das requisições
pendentes para atendimento, que podem ser por Data, U.R. ou Número da Requisição conforme
mostra a tela acima;
Campo [3]: selecione as requisições que deseja atender;
Campo [4]: Clique no botão AUTOMÁTICO, se desejar que o sistema atenda
automaticamente todas as requisições;
Para atender manualmente as requisições selecionadas, clique na aba "Atendimento".
NOTA: É possível imprimir uma requisição, mesmo sem atendê-la, marcando o campo “imprimir” e, em
seguida, pressionando o botão “relatórios”. Posteriormente, a tela de impressão será exibida para
selecionar e imprimir os relatórios disponíveis.
50
ABA ATENDIMENTO
Se o usuário NÃO optar em atender automaticamente as requisições, deverá clicar na
aba "Atendimento” para definir a quantidade dos itens, segundo os quais serão atendidos ou
não:
Campo [1]: o usuário informa a quantidade dos itens que serão atendidos;
Campo [2]: Botão Editar (lápis) abre a tela para visualizar as informações do item
selecionado;
Campo [3]: As setas habilitam quando é selecionado mais de uma requisição. Clique
para movimentar as requisições.
CP: Compra Pendente
Qt.Conf: Quantidade a confirmar
E.A.: Estoque Atual
E.T: Estoque Total
C.M: Consumo médio Mensal
C.Ex.A: Consumo do Exercício Anterior
C.Ex.: Consumo do Exercício
C.A: Consumo dos últimos 12 meses
C.M: Consumo Médio Mensal
Q.R: Quantidade Requisitada
Un: Unidade de Medida
Q.F: Quantidade Fornecida
51
AlmoxWeb
Ao arrastar a barra de rolagem para direita, informe a quantidade de material fornecida
e selecione o tipo de atendimento dentre as opções apresentadas. Veja abaixo:
O botão editar, abre a tela de detalhamento do item e mostra informações do item
selecionado. Quando a quantidade pendente (requisições a atender) for maior que a quantidade
em estoque o sistema irá SUGERIR a quantidade equitativa entre as requisições do item.
Para efetuar a confirmação do atendimento, clique no botão CONFIRMAR. Em seguida,
a tela de impressão será exibida para selecionar e imprimir os relatórios disponíveis. (vide tópico
impressão de relatórios).
ABA OBSERVAÇÕES
Para acrescentar observações, clique na aba Observações. (Vide tópico Registro de
Informações)
52
4.9.5 Recebimento
Este módulo representa o Recebimento das Requisições de Materiais por parte do
requisitante. Este recebimento funciona como uma assinatura eletrônica; o requisitante apenas
confirma eletronicamente que recebeu o material.
Após o atendimento das requisições, deve-se registrar no sistema o recebimento dos
materiais. Ao entrar no modulo recebimento, a tela apresentará uma relação de requisições
confirmadas, ou seja, já atendidas.
Veja abaixo como efetuar o recebimento de requisições:
1º Passo: Realizar consulta das requisições cadastradas pendentes de recebimento
Acesse pelo Menu Movimentação/ Requisição/ Recebimento e a seguinte tela será
apresentada:
NOTA: Se houver um número de excessivo de registros, será apresentada primeiramente uma tela de
consulta, a qual resulta, se não houver filtro, na exibição somente dos primeiros 500 registros.
53
AlmoxWeb
Nesta tela serão apresentadas todas as requisições pendentes de recebimento.
Dentre as requisições disponíveis na lista, posicione o cursor do mouse na requisição
que deseja receber e, em seguida, clique no botão Editar [2] para abrir a tela de edição;
Após selecionar a requisição desejada, a tela será exibida:
As requisições não recebidas ficarão com status “devolvida” e podem ser atendidas
novamente, havendo a possibilidade de alterar a quantidade dos itens.
Se desejar incluir alguma informação adicional, clique na aba”observações”, para editar
as observações que julgar necessárias. (vide tópico Registro de Observações).
2º Passo: Confirmar operação
Para efetuar a confirmação o recebimento da requisição, pressione o botão
CONFIRMAR.
54
4.10 Transferência Almoxarifado
4.10.1 Transferência Almoxarifado
Este módulo tem por objetivo o cadastrar as transferências de Materiais entre diferentes
almoxarifados num mesmo órgão. Essa operação é efetuada pelos órgãos que utilizam mais de
um almoxarifado para gerenciar seus estoques. As transferências são efetuadas conforme
permissões previstas nos perfis do Sistema.
A transferência visa, principalmente, a gestão distribuída de estoques tornando mais
dinâmico o atendimento das requisições de materiais. Por meio desse cadastro, um
Almoxarifado efetua requisições para transferência de materiais a outro Almoxarifado,
geralmente de maior porte, onde as operações financeiras são registradas.
O módulo permite, ainda, definir se a transferência tem a finalidade de atender a algum
evento específico, selecionando materiais, suas respectivas unidades de medida e quantidades
a serem transferidas. É subdividido em: Cadastro, Atendimento e Recebimento, conforme
mostra a imagem abaixo.
55
AlmoxWeb
4.10.2 Cadastro
Neste módulo do sistema, efetua-se o cadastro de transferência de materiais entre
Almoxarifados de um mesmo órgão. Por meio desse cadastro, um Almoxarifado efetua
requisições para transferência de materiais a outro Almoxarifado, geralmente de maior porte,
onde as operações financeiras são registradas.
Para incluir uma requisição para Transferência entre Almoxarifados, acesse pelo Menu o
módulo Movimentação/Transferência Almoxarifado/ Cadastro.
NOTA: ANTES DE REQUISITAR TRANSFERÊNCIA
ALMOXARIFADOS, CERTIFIQUE-SE DE QUE:
DE
MATERIAIS
ENTRE

o gestor do Almoxarifado ou responsável pelo cadastramento da transferência
de material entre Almoxarifados possui permissão para o cadastramento.

existem pelo menos dois Almoxarifados cadastrados no sistema;

o material está cadastrado no catálogo dos dois almoxarifados;

os dois Almoxarifados estão no mesmo mês aberto;
OBS: Quando o órgão possui mais de uma
U.G.,
o mês que aparecerá como aberto no
sistema é aquele relacionado à U.A. em que o usuário logado está cadastrado;
56
1º Passo: Informar dados gerais da Transferência
Campo [1]: Selecione o almoxarifado de origem. Clique na lupa de pesquisa, indicada
pela seta na tela acima. O sistema apresentará uma lista com os almoxarifados disponíveis. Este
é o almoxarifado de origem dos itens que estão sendo requisitados para transferência;
Campo [2]: Selecione o almoxarifado de destino. Clique na lupa de pesquisa, indicada
pela seta na tela acima. O sistema apresentará uma lista com os almoxarifados disponíves. Este
é o almoxarifado de destino dos itens que estão sendo requisitados para transferência;
Após o preenchimento destes campos, o sistema apresentará automaticamente o mês
aberto do almoxarifado de origem e o de destino.
Campo [3]: O usuário pode selecionar para qual evento se destina a transferência que
está efetuando. Clique na lupa superior da tela para procurar e anexar o evento;
2º Passo: Informar itens da transferência
O campo "Situação Atual" Refere-se ao material a ser transferido
Campo [4]: . Clique na lupa superior, indicada pela seta na tela acima, para pesquisar e
selecionar o material a ser transferido;
Campo [5]: Informe a quantidade de material que está requisitando para transferência;
57
AlmoxWeb
3º passo: Confirmar operação
Após seguir os passos acima, confirme a operação de inclusão da requisição de
transferência de material, clicando no botão CONFIRMAR. Em seguida a tela apresentará a
mensagem “Requisição gravada com sucesso”:
4.10.3 Atendimento
Neste módulo, o usuário, após selecionar as requisições, deve analisar e atender de
acordo com a disponibilidade dos materiais em estoque. Na tela inicial realiza-se o atendimento
das requisições, consulta de registros de atendimentos, impressão e visualização.
Observe o exemplo de atendimento de requisição a seguir:
1º - Realizando atendimento automático de Transferência de Material entre
Almoxarifados
ABA SELEÇÃO
O campo "Órgão" virá preenchido automaticamente pelo sistema.
Campo [1]: Selecione o Almoxarifado dentre as opções disponíveis. Essas opções são
definidas nas permissões de acesso ao usuário e, caso exista somente um Almoxarifado, o
sistema preenche o campo automaticamente.
58
Ao selecionar o Almoxarifado, o sistema exibirá as requisições pendentes.
Campo [2]: Marque as requisições que deverão ser atendidas;
Campo [3]: É possível imprimir uma requisição, mesmo sem atendê-la, marcando o
campo “imprimir” [3] e, em seguida, pressionando o botão “relatórios”. Posteriormente, a tela
de impressão será exibida para selecionar e imprimir os relatórios disponíveis;
Campo [4]: O botão "Automático" atende automaticamente as requisições selecionadas;
Clique neste botão e as requisições serão atendidas automaticamente.
2º
- Realizando
atendimento
manual
de
Transferência
de
Material
entre
Almoxarifados
Se o usuário NÃO optar em atender automaticamente as requisições, deverá selecionar
a requisição e clicar na aba “Atendimento” para definir a quantidade dos itens, que poderão ser
atendidos ou não.
ABA ATENDIMENTO
Nesta tela o usuário visualiza os detalhes do atendimento em questão e informa a
quantidade de cada item que será fornecida. Arrastre a barra de rolagem para preencher os
campos.
59
AlmoxWeb
O botão Editar (lápis), indicado pela seta vermelha, apresenta as informações do item
quando selecionado. Clique sobre o item e em seguida no botão Editar;
CP: Compra Pendente
Qt.Conf: Quantidade a confirmar
E.A.: Estoque Atual
E.T: Estoque Total
C.M: Consumo médio Mensal
C.Ex.A: Consumo do Exercício Anterior
C.Ex.: Consumo do Exercício
C.A: Consumo dos últimos 12 meses
C.M: Consumo Médio Mensal
Q.R: Quantidade Requisitada
Un: Unidade de Medida
Q.F: Quantidade Fornecida
Campo [1]: Digite a quantidade que será fornecida. Esta quantidade poderá ser menor
ou igual a quantidade requisitada;
Campo [2]: Selecione o tipo de Atendimento dentre as opções disponíveis;
Campo [3]: Pressione o botão CONFIRMAR para finalizar o atendimento da requisição.
Em seguida, a tela de impressão será exibida para selecionar e imprimir os relatórios
disponíveis. (vide tópico impressão de relatórios)
Se o usuário desejar editar alguma observação, deverá fazê-la na aba Observações
(Vide tópico Registro de Observações).
60
4.10.4 Recebimento
Após o atendimento das requisições por transferência entre Almoxarifados, o usuário
deverá registrar no sistema o recebimento dos materiais. Na tela de edição efetua-se o
recebimento dos itens ou consulta de registro de recebimentos.
Ao entrar no módulo Recebimento, será apresentada uma relação de requisições
confirmadas, ou seja, já atendidas:
Primeiramente, selecione o item de requisição que deseja receber.
Campo [1]: Clique sobre o item para que os botões [2] e [3] habilitem.
Campo [2] - Botão "Visualizar Registro": Clique no botão [2] para visualizar os dados da
requisição.
Campo [3] - Botão "Editar Registro": Clique sobre o botão [3] e o sistema mostrará a
requisição, para que então, o usuário confirme o recebimento, conforme tela abaixo:
61
AlmoxWeb
Para confirmar o recebimento das requisições por transferência entre Almoxarifados,
clique no botão
NOTA: Se houver um número de excessivo de registros, será apresentada primeiramente uma tela
de consulta, a qual resulta, se não houver filtro, na exibição somente dos primeiros 500 registros.
Se o usuário desejar editar alguma observação, deverá fazê-la na aba Observações
(Vide tópico Registro de Observações).
62
4.11 Devolução
4.11.1 Devolução
Ao receber materiais de uma determinada requisição, o usuário pode constatar algum
problema na requisição, como por exemplo, excesso de material. O sistema possibilita a
devolução de uma parte dos itens ou todos os itens da requisição. Neste caso, o processo de
devolução de materiais tem duas etapas, conforme o menu a seguir:
É importante salientar que há dois tipos de devoluções: esta em que há a possibilidade
de devolver uma parte ou todos os itens, e outra no módulo de Recebimento de Requisição, o
qual somente é possível efetuar a devolução de todos os itens.
63
AlmoxWeb
4.11.2 Cadastro de devolução
O sistema possibilita a devolução de uma parte dos itens ou todos os itens de uma
requisição. O cadastramento de uma devolução é efetuado conforme exemplo abaixo:
1º Passo: Informar dados gerais
ABA NOTA
Campo [1]: Selecione o almoxarifado em que a devolução será cadastrada. Digite o
nome do almoxarifado e clique na lupa superior (indicada pela seta) para selecionar e anexar;
O almoxarifado informado deve ser o mesmo informado no ato do cadastro de
requisição.
Após carregar o Almoxarifado selecionado, os campos Órgão e Unidade Gestora são
preenchidos automaticamente.
Campo [2]: A data de recebimento vem preenchido automaticamente pelo sistema com a
data atual. Este campo poderá ser editável, caso esta funcionalidade esteja definida no perfil do
usuário, cabendo a este seguir as seguintes regras:
1.
A data não poderá ser maior que a data atual;
2.
A data deve ser igual ou maior que a data de recebimento da requisição
do material;
64
3.
O ano/mês deverá estar aberto
O "tipo de entrada" virá preenchido como padrão "Devolução da Requisição";
A "Finalidade" sempre será "Estoque";
Campo [3]: Selecione a Unidade Requisitante (U.R.). Digite o nome da U.R. e clique na
lupa superior (indicada pela seta) para selecionar e anexar;
2º Passo: Informar documentos
Campo [4]: Selecione a requisição. Digite o número da requisição e clique na lupa
superior (indicada pela seta) carregá-la. Ou posicione o cursor do mouse dentro do campo [4] e
clique na lupa para procurar a requisição em questão e selecioná-la;
A data será preenchida automaticamente pelo sistema associada à requisição
selecionada.
Em seguida, clique na aba itens para informar os materiais que deseja devolver.
3º Passo: Informar itens e quantidade
ABA ITENS
Campo [5]: Digite o nome do material a ser devolvido e clique na lupa superior (indicada
pela seta) para anexá-lo;
65
AlmoxWeb
Campo [6]: Informe a quantidade de material que será devolvida. A quantidade não
deverá exceder o limite da quantidade de materiais recebida.
O preenchimento do Valor é feito automaticamente pelo sistema associado a quantidade
do material que esta sendo devolvida.
4º Passo: Confirmar operação
Após seguir os passos acima, confirme a operação de cadastro de Devolução clicando
no botão CONFIRMAR. O sistema apresentará a seguinte mensagem " Devolução gravada com
sucesso".
O sistema preencherá um número sequencial após a confirmação do cadastro da
devolução.
ABA OBSERVAÇÕES
Se o usuário desejar editar alguma observação, deverá fazê-la na aba Observações
(Vide tópico Registro de Observações).
NOTA: É importante salientar que há dois tipos de devoluções: esta em que há a possibilidade
de devolver uma parte ou todos os itens, e outra no módulo de Recebimento de Requisição, o
qual somente é possível efetuar a devolução de todos os itens.
66
4.11.3 Recebimento de Devolução
Este módulo tem por objetivo realizar o recebimento da devolução de material. O
recebimento atesta o recebimento do material.
Após o cadastramento da Devolução, o usuário deverá efetuar o recebimento, conforme
as instruções a seguir:
1º - Recebendo a Devolução automaticamente
Campo [1]: Selecione a Unidade Gestora que receberá a devolução;
Campo [2]: Selecione o Almoxarifado em que a devolução será recebida;
Após a seleção da U.G. e do Almoxarifado, o sistema mostrará as devoluções que
precisam ser recebidas.
Campo [3]: Marque Devolução cadastrada no qual quer receber. Se o usuário marcar o
campo "Receber" na parte superior da listagem das Devoluções cadastradas, todas as
Devoluções listadas serão selecionadas.
Finalize a operação pressionado o botão CONFIRMAR. Neste caso, o sistema registrará
o recebimento com a data atual do sistema.
67
AlmoxWeb
Para registrar uma Observação:
Se o usuário desejar registrar uma observação, deverá posicionar o cursor na linha do
registro desejado e clicar no botão Editar indicado pela seta na tela acima. Após clicar no botão
Editar, a seguinte tela será apresentada:
Ao clicar na aba “itens” a tela exibirá os materiais inclusos na devolução cadastrada.
Clique na aba ”observações”, para editar as observações que julgar necessárias. (vide
tópico Registro de Observações).
Após seguir as instruções indicadas, finalize a operação pressionado o botão
CONFIRMAR.
68
5. Registro de Observações
O registro de observações é corporativo, ou seja, é comum para todos os módulos do
sistema Almoxarifado. Na tela de edição de observações, o usuário seguirá os mesmos passos
em qualquer etapa que se encontre (cadastro de requisição, entrada de material, solicitação,
etc).
Para editar uma observação, siga as instruções abaixo:
No campo [1] informe o nome do funcionário que irá redigir a observação. Digite o nome
do funcionário e clique na lupa superior para anexar;
No campo [2] escolha o tipo de observação que será redigida;
No campo [3], a data da observação é preenchida automaticamente com a data atual;
Edite as informações necessárias no campo [4] e logo em seguida clique no botão [5]
Carregar. Se já existir outras observações, serão apresentadas no campo [6];
Para finalizar a edição de observações, clique no botão [7] CONFIRMAR.
Observe que após o registro de observações, a aba "Observações" emitirá um alerta,
ficará piscando. É um meio de alertar o usuário para alguma especificação de relevância sobre
algum item.
69
AlmoxWeb
6. Estoque
6.1 Estoque
Os estoques funcionam como reguladores do fluxo de negócios de uma organização.
Como a velocidade que as mercadorias são recebidas é usualmente diferente da velocidade que
são utilizadas, há a necessidade de um estoque funcionando como um armazém regulador de
demandas.
Os estoques precisam ser configurados no sistema para que funcionem de forma
adequada, ou seja, deve fornecer ao Gestor de Materiais os recursos necessários à uma boa
administração do estoque, evitando adquirir materiais abaixo ou além da demanda necessária.
Para acessá-lo, selecione a opção “Estoque” como apresentado abaixo:
70
Estoque
6.2 Classificação
A classificação dos estoques são subdivididas em Quanto à Natureza, Quanto ao
Consumo, Quanto à Criticidade e Quanto ao Valor. Para fazer a consulta da classificação,
primeiramente deve ser selecionado o tipo desejado, como mostra a tela abaixo.
Para cada classificação será apresentada uma tela diferente.
6.2.1 Quanto à Natureza
A consulta de classificação de bens quanto à natureza é separada em categorias, que
serão descritas aqui neste manual. Todas as telas de consulta para classificação de estoques
funcionam da mesma forma. Cada campo preenchido limita o resultado da consulta aos bens a
serem classificados.
Observe o exemplo a seguir:
1º passo: Consultar o item de material do estoque
OBS: Para realizar uma consulta nesta tela, não é necessário que o usuário preencha todos
os campos. A filtragem da consulta vai de acordo com a necessidade de cada usuário.
71
AlmoxWeb
Caso o responsável pelo almoxarifado tenha acesso a apenas um órgão – devido a seu
perfil, ou se só existir apenas um órgão cadastrado, o sistema preencherá o campo "Órgão"
automaticamente.
Inicie o preenchimento pelo campo [1], informando o Almoxarifado. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo [1] e clique na lupa superior [6] para pesquisar o almoxarifado e anexálo (look up).
O campo "Apenas Estoque" é um indicador de pesquisa, que já vem marcado como
padrão. Quando MARCADO, a consulta trará os materiais que já foram movimentados no
sistema (entrada, requisição, transferência, etc). Quando o usuário necessitar realizar a pesquisa
para trazer os materiais que não tenha sido movimentado nenhuma vez no sistema, deverá
desmarcar este campo.
Com a opção DESMARCADA e sem selecionar o almoxarifado, a consulta trará o
material para todos os almoxarifados, inclusive os almoxarifados bloqueados.
No campo [2], selecione o material desejado. Posicione o cursor do mouse dentro do
campo [2] e clique na lupa superior [6] para procurar o material e anexá-lo (look up);
Da mesma forma, informe a conta contábil que o material está relacionado. Posicione o
cursor do mouse no campo [3] e clique na lupa superior [6] para procurar e anexá-la (look up)
No campo [4] selecione o endereço do material, que foi cadastrado na entrada, clicando
na lupa superior [6].
No campo [5], escolha a natureza do estoque. Posicione o cursor do mouse dentro do
campo [5] e clique na lupa superior [6] para procurar e anexar (look up);
Em seguida, informe a quantidade ou um intervalo de quantidades do referido material
no estoque. Clique no botão CONSULTA , canto superior esquerdo.
72
Estoque
Após a consulta, os resultados serão exibidos para alterações na classificação do bem.
Veja abaixo:
2º Passo: Alterar a classificação do bem quanto à natureza
Primeiramente [1] marque o item o qual terá a classificação da natureza modificada; O
usuário pode selecionar mais de um item, se desejar;
No campo [2], selecione a nova natureza do referido material selecionado. Dentre as
opções estão: Estocável, Não estocável, Inativo em uso, Inativo em desuso, Não classificado.

Estocável – Quando o estoque é resultante de um planejamento prévio e
destinado a uma utilização conhecida;

Não Estocável – material de consumo imediato;

Inativo em uso – material estocado, sem perspectiva de entrada futura,
decorrente principalmente de mudanças na política de estoques; materiais que serão
consumidos até o término de seu estoque;

Inativo em desuso - material cujo uso foi suspenso; materiais que não poderão
ser mais consumidos independente do estoque;
Clique no botão [3] "Aplicar nova classificação aos itens".
Observe que após a aplicação de nova classificação ao item desejado, a nova natureza
irá aparecer conforme mostra a imagem abaixo:
73
AlmoxWeb
3º Passo: Confirmar operação
Executando as instruções indicadas acima, confirme a classificação do material
pressionando o botão CONFIRMAR.
6.2.2 Quanto ao Consumo
O procedimento para classificação de bens em estoque quanto ao consumo é idêntico à
classificação quanto à natureza. Somente os campos de tipo de classificação é que são
diferentes para refletirem a realidade dos itens de classificação. Os bens podem ser classificados
em duas categorias quanto ao consumo:
Alta Frequência: materiais de consumo constante;
Baixa Frequência: há necessidade de seu estoque mas não há previsão de consumo,
portanto seu estoque deve ser definido separadamente.
Observe o exemplo a seguir:
1º Passo: Consultar o item de material do estoque
OBS: Para realizar uma consulta nesta tela, não é necessário que o usuário preencha todos
os campos. A filtragem da consulta vai de acordo com a necessidade de cada usuário.
74
Estoque
Caso o responsável pelo almoxarifado tenha acesso a apenas um órgão – devido a seu
perfil, ou se só existir apenas um órgão cadastrado, o sistema preencherá o campo "Órgão"
automaticamente.
Inicie o preenchimento pelo campo [1], informando o Almoxarifado. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo [1] e clique na lupa superior [7] para pesquisar o almoxarifado e anexálo (look up).
No campo [2], selecione o material que deseja consultar. Posicione o cursor do mouse
dentro do campo [2] e clique na lupa superior [6] para procurar o material e anexá-lo (look up);
Da mesma forma, informe a conta contábil que o material está relacionado. Posicione o
cursor do mouse no campo [3] e clique na lupa superior [7] para procurar e anexá-la (look up)
No campo [4] selecione o endereço do material, que foi cadastrado na entrada, clicando
na lupa superior [7].
No campo [5], selecione um tipo de classificação do material em estoque quanto ao seu
consumo, que são: ALTA FREQUENCIA ou BAIXA FREQUENCIA. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo [5] e clique na lupa superior [7] para procurar e anexar (look up);
No campo [6], o usuário deverá selecionar um tipo de classificação do material em
estoque quanto ao consumo de acordo com a curva ABC, conforme especificações abaixo.
Posicione o cursor do mouse dentro do campo [6] e clique na lupa superior [7] para procurar e
anexar a classificação;
75
AlmoxWeb

Classe A : Itens que possuem alto valor de
demanda ou consumo anual.

Classe B : Itens que possuem um valor de
demanda ou consumo anual intermediário.

Classe C : Itens que possuem um valor de
demanda ou consumo anual baixo.
Clique no botão CONSULTA , canto superior esquerdo.
Após a consulta, os resultados serão exibidos para alterações na classificação do bem.
Veja abaixo:
2º Passo: Alterar a classificação do bem quanto ao consumo
Primeiramente [1] marque o item o qual terá o tipo de consumo modificado; O usuário
pode selecionar mais de um item da lista, se desejar;
No campo [2], selecione o novo tipo do material selecionado. Dentre as opções estão:
ALTA FREQUENCIA, BAIXA FREQUENCIA e NÃO CLASSIFICADO.
NOTA: Se a freqüência do material for de 1 a 5, o item é classificado como baixa
freqüência, e se for de 6 a 12 é classificado como alta freqüência. Ex: Houve
registro de saída um determinado material nos meses de janeiro, março e abril,
então a freqüência deste é 3, sendo classificado como material de baixa
freqüência.
76
Estoque
Em seguida, clique no botão [3] "Aplicar nova classificação aos itens".
Observe que após a aplicação de nova classificação ao item desejado, o novo tipo de
consumo irá aparecer conforme mostra a imagem abaixo:
3º Passo: Confirmar operação
Executando as instruções indicadas acima, confirme a nova classificação do material
pressionando o botão CONFIRMAR.
77
AlmoxWeb
6.2.3 Quanto à Criticidade
Os bens podem ser classificados em duas categorias quanto à criticidade:
SIM – materiais imprescindíveis ao funcionamento do Órgão, cuja falta pode causar a
paralisação de serviços essenciais; também classificados com "Nível 1".
NÃO – materiais não imprescindíveis ao funcionamento do Órgão, cuja falta têm pouco
impacto nas operações do órgão, não envolvendo riscos relacionados à segurança pessoal e/ou
patrimonial, possuindo ou não equivalentes. Também classificados como "Nível 2".
1º passo: Consultar o item de material do estoque
OBS: Para realizar uma consulta nesta tela, não é necessário que o usuário preencha todos
os campos. A filtragem da consulta vai de acordo com a necessidade de cada usuário.
Caso o responsável pelo almoxarifado tenha acesso a apenas um órgão – devido a seu
perfil, ou se só existir apenas um órgão cadastrado, o sistema preencherá o campo "Órgão"
automaticamente.
Inicie o preenchimento pelo campo [1], informando o Almoxarifado. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo [1] e clique na lupa superior [6] para pesquisar o almoxarifado e anexálo (look up).
No campo [2], selecione o material desejado. Posicione o cursor do mouse dentro do
campo [2] e clique na lupa superior [6] para procurar o material e anexá-lo (look up);
78
Estoque
Da mesma forma, informe a conta contábil que o material está relacionado. Posicione o
cursor do mouse no campo [3] e clique na lupa superior [6] para procurar e anexá-la (look up)
No campo [4] selecione o endereço do material, que foi cadastrado na entrada, clicando
na lupa superior [6].
No campo [5], selecione um tipo de classificação do material em estoque quanto à sua
criticidade. As opções são SIM ou NÃO. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [5] e
clique na lupa superior [6] para procurar e anexar o tipo (look up);
Em seguida, clique no botão CONSULTA, canto superior esquerdo.
Após a consulta, os resultados serão exibidos para alterações na classificação do bem.
Veja abaixo:
2º Passo: Alterar a classificação do bem quanto à criticidade
Primeiramente [1] marque o item o qual terá o nível crítico modificado; O usuário pode
selecionar mais de um item da lista, se desejar;
No campo [2], selecione o novo nível crítico do material selecionado.
Em seguida, clique no botão [3] "Aplicar nova classificação aos itens".
Observe que após a aplicação de nova classificação ao item desejado, o novo tipo de
consumo irá aparecer conforme mostra a imagem abaixo:
79
AlmoxWeb
3º Passo: Confirmar operação
Executando as instruções indicadas acima, confirme a classificação do material quanto à
criticidade pressionando o botão CONFIRMAR.
6.2.4 Quanto ao Valor
A fim de diferenciar eficientemente os itens de um estoque, utiliza-se uma técnica
simples, mas eficaz, denominada classificação ABC. O termo ABC em estoques significa ordem
de prioridade dos materiais estocados. Essa classificação permite separar os diversos materiais
em três classes:
Classe A: grupo de materiais mais importantes que devem ser controlados
rigorosamente pela administração. Geralmente os itens A representam, em conjunto,
aproximadamente 70% a 75% do valor total de todos os itens do estoque;
Classe B: grupo de materiais em situação intermediária entre as classes A e C.
Geralmente os itens B constituem aproximadamente 20% a 25% do valor deste estoque;
Classe C: grupo de itens menos importantes que merecem pouco controle por parte da
administração de materiais. Geralmente representam aproximadamente 5% do valor total do
estoque.
Veja a tabela abaixo:
80
Estoque
MATERIAIS
CLASSE
(%)
A
8.000
8%
B
25.007
25%
C
67.000
67%
Total
100.007
100%
A classificação de bens quanto ao valor sofre variação em função das curvas de valores
(ABC) cadastradas no sistema.
Observe o exemplo a seguir:
NOTA: Apenas os materiais cuja classificação é de alta freqüência são classificados quanto
ao valor.
Em seguida, pressione botão de consulta, no canto inferior esquerdo, para exibir os
resultados da classificação dos materiais:
81
AlmoxWeb
Executando as instruções indicadas acima, confirme a classificação do material
pressionando o botão Confirmar.
82
Estoque
6.3 Política de Compras
6.3.1 Política de Compras
O módulo de política de compras é útil para configurar parâmetros que irão subsidiar os
pedidos de compras para ressuprimento de estoques. Subdivide-se em:
6.3.2 Parâmetros
Existem dois parâmetros de configuração para a política de compras. Esses parâmetros
levam em consideração a classificação quanto ao consumo do material. Os dois parâmetros
estão descritos a seguir.
Alta Freqüência
Para definir os parâmetros para aplicação de materiais de alta freqüência de consumo
de um determinado almoxarifado, siga as instruções a seguir:
83
AlmoxWeb
Executando as instruções indicadas acima, conforme a operação pressionando o botão
Confirmar.
Baixa Freqüência
Parâmetro para aplicação a materiais de baixa freqüência de consumo. Observe o
exemplo a seguir:
Executando as instruções indicadas acima, confirme a operação pressionando o botão
Confirmar.
84
Estoque
6.4 Transferência de Endereço
Este módulo do sistema tem por objetivo efetuar transferências de endereços de
materiais. O endereço é relacionado ao material, podendo ser transferido apenas a quantidade
de itens do material de um endereço para outro. A transferência entre endereços não gera
movimento no estoque, portanto o material não movimentado que teve somente troca de
endereços, continua constando no sistema como não movimentado.
NOTA: Antes de efetuar as transferências de endereço, certifique-se de que existe mais de um
endereço cadastrado no Almoxarifado.
As transferências de endereço dos materiais em estoque são registradas conforme o
exemplo a seguir:
Primeiramente o usuário deverá selecionar o material que deseja transferir o endereço.
Posicione o cursor do mouse dentro do campo Material e clique na lupa superior para pesquisar.
Após a seleção do material, o sistema apresentará os dados gerais sobre o material, tais
como o órgão, a U.G. e o Almoxarifado em que o material foi cadastrado.
85
AlmoxWeb
No campo "Origem" serão apresentadas informações sobre o material, como o endereço
atual, saldo no Endereço e a Capacidade.
No campo "Destino" o usuário deverá selecionar o novo endereço que deseja transferir.
Deverá também informar a data da transferência bem como a quantidade a transferir.
Após preencher os campos indicados, finalize a operação pressionando o botão
Confirmar.
86
7. Compra
7.1 Pedido de Ressuprimento
Selecione os materiais para que seja feito o ressuprimento em função dos parâmetros já
definidos na política de compras. Ao selecionar a opção “Menu/Estoque/Pedido de
Ressuprimento” a tela abaixo será apresentada.
A política de compra é definida no menu/estoque/política de compras/alta frequência.
OBS: É importante salientar que o sistema apresentará apenas as classes de materiais
do almoxarifado informado, e que o pedido de ressuprimento não é um pedido de compra,porém
os dados podem ser utilizados para fazer um pedido de compra.
Em seguida, clique na aba itens para especificar os itens do pedido:
87
AlmoxWeb
Após preencher os campos necessários, finalize o pedido de ressuprimento,
pressionando o botão confirmar. Caso não tenho pressionado o botão para atualizar os
parâmetros, ao confirmar, o sistema apresentará a seguinte pergunta: “Deseja atualizar os
parâmetros”.
88
Compra
Abaixo seguem as fórmulas para chegar à quantidade sugerida. Para ser calculado
manualmente, o usuário utiliza a substituição das formulas pelos valores apresentados no
detalhamento de material.
Para calcular o Estoque Mínimo (Em):
Em= ES x Consumo Diário
Para calcular o Estoque Máximo (EM)
EM= (Lote de compras + ES) x Consumo Diário
Para calcular o Ponto de Pedido
PP= Em + (Consumo Diário x Prazo de Entrega)
Para calcular Quantidade Sugerida
Q=EM + (Prazo de Entrega x Consumo Diário) – EA – Pedido de Compras
89
AlmoxWeb
Abaixo segue um exemplo de como calcular valores nas fórmulas informadas
acima,seguem os dados para executar:
OBS: Todos os valores estão sujeitos ao arredondamento.
Para calcular o estoque mínimo:
Em=ES x Consumo Diário (você divide o consumo mensal por dias (30)) = 0,2666
Em=60 x (08 / 30)
Em=60 x 0,2666
Em=16
Para calcular o Estoque Máximo:
EM= (Lote de compra + ES) x Consumo Diário
EM= 360 + 60 x 0,2666
EM= 420 x 0,2666
EM= 111,972
Para calcular o Ponto de Pedido:
PP= Em + (Consumo Diário x Prazo de Entrega)
PP= 16 + (0,2666 x 150)
90
Compra
PP= 16 + 39,99
PP= 55,99 Aproximadamente 56
Para calcular a Quantidade Sugerida:
Q= EM+ (Prazo de Entrega x Consumo Diário) – EA – Pedido de compra
Q= 111,972 + (150 x 0,2666) – (47)
Q= 111,972 + 39,99 – (47)
Q= 151,962 – (47)
Q= 104,962
NOTA:O Sistema avisa quando está na hora de fazer o pedido de compra do material, ou seja o
Ponto de Pedido . Para ter acesso, o usuário deverá estar no grupo de usuarios, encontrado no
menu/agenda/grupo de usuarios. Toda vez que acessar o sistema será apresentado na agenda
as informações quanto ao prazo do material.
7.2 Pedido de Compra
Um pedido de compra pode ser efetuado a partir de um pedido de ressuprimento,
previamente cadastrado, por seleção de materiais ou ainda por ambos.
Na tela inicial realiza-se consulta, alteração, exclusão e inclusão de um pedido de
compra.
Observe o exemplo de inclusão a seguir:
91
AlmoxWeb
Posteriormente, clique na aba “itens” para incluir os materiais desejados no pedido de
compra:
92
Compra
Após preencher os campos necessários, finalize o pedido de compra pressionando o
botão confirmar.
93
AlmoxWeb
7.3 Evento
Na tela inicial realiza-se consulta, alteração, exclusão e inclusão de um evento, de
acordo o exemplo a seguir:
Após preencher os campos necessários, finalize o pedido de compra pressionando o
botão confirmar.
7.4 Previsão de Consumo por UR
7.4.1 Cadastro
As demandas decorrentes de necessidades específicas, cuja previsão de consumo é
definida, são registradas neste módulo. Na tela de edição efetua-se cadastro, inclusão,
alteração, exclusão e consulta, através do botão do canto inferior esquerdo, de uma previsão de
consumo por U.R. ou de um evento.
94
Compra
Vide o campo “Registro de Observações”.
Após preencher os campos indicados, finalize o cadastro pressionando o botão
confirmar
95
AlmoxWeb
7.4.2 Autorização
Para autorizar uma previsão de consumo por U.R., é necessário, primeiramente,
realizar, no botão do canto inferior esquerdo, consulta da previsão que deseja autorizar. Após
selecionar o registro desejado, a tela de cadastro será apresentada. Observe o exemplo a
seguir:
96
Compra
Após preencher o campo indicado, finalize a operação pressionando o botão confirmar.
NOTA: Apenas o campo quantidade autorizada fica habilitado para edição. Os demais, quando
é realizada a consulta da previsão a autorizar, serão preenchidos apenas para visualização.
97
AlmoxWeb
7.4.3 Confirmação
Na tela de "confirmação" será autorizado o cadastro.
7.5 Registro de Preço
7.5.1 Cadastro
O cadastramento de registro de preço é efetuado conforme as instruções a seguir:
98
Compra
Após preencher os campos indicados, finalize a operação pressionando o botão
confirmar.
NOTA: Haverá possibilidade de cadastramento apenas de itens que têm registro de preço no
sistema de compras e que tenha saldo.
99
AlmoxWeb
7.5.2 Atendimento
O atendimento depende da prévia autorização, ou seja, na tela inicial serão exibidos
apenas os registros autorizados. O atendimento é executado conforme as instruções a seguir:
Caso não autorize os registros automaticamente, clique na aba “atendimento” para abrílos:
100
Compra
Após preencher os campos indicados, finalize a operação pressionando o botão
confirmar.
NOTA: Haverá possibilidade de cadastramento apenas de itens que têm registro de preço no
sistema de compras e que tenha saldo.
101
AlmoxWeb
7.5.3 Autorização
Ao entrar no módulo de autorização serão exibidos os registros cadastrados. Para
autorizá-los siga as instruções a seguir:
Ao selecionar um registro e pressionar o botão editar, a tela a seguir será apresentada,
mas neste caso, a autorização será efetuada apenas deste registro:
102
Compra
Encerrando os procedimentos, finalize a operação pressionando o botão confirmar.
7.4.5 Consulta de Registro de Preço
Este módulo visa consultar e gerar relatório de registros de preço. Observe o exemplo a
seguir:
103
AlmoxWeb
Após preencher os campos necessários, clique no botão Consulta, localizado no canto
inferior esquerdo. A tela de impressão será apresentada para selecionar e imprimir os relatórios
disponíveis. (vide impressão de relatórios).
7.6 Nível de Estoque
Este módulo visa consultar e gerar relatório acerca do nível de estoque de um
determinado almoxarifado. Observe o exemplo a seguir:
Ao consultar o campo “material” na tela acima, será possível selecionar e pesquisar os
campos sobre o material.
Veja abaixo:
104
Compra
Após preencher os campos necessários, clique no botão Consulta localizado no canto
inferior esquerdo, a fim de visualizar o resultado:
Se desejar imprimir o resultado, clique no botão relatórios.
105
AlmoxWeb
7.7 Relatório de Empenho
Este módulo visa consultar e gerar relatórios de empenho. Observe o exemplo a seguir:
Após preencher os campos necessários, clique no botão Consulta, localizado no canto
inferior esquerdo. A tela de impressão será apresentada para selecionar e imprimir os relatórios
disponíveis. (vide impressão de relatórios).
106
8. Inventário
Um Inventário, também denominado Inventário Físico é um instrumento de controle para
um levantamento dos materiais em estoque nos almoxarifados e depósitos, e dos equipamentos
e materiais permanentes, em uso na empresa, que irá permitir o acompanhamento pelas áreas
responsáveis. Na tela inicial efetua-se cadastro ou consulta, no botão do canto inferior esquerdo,
de registros de inventários.
Execute-o conforme as instruções abaixo:
Depois de preenchidos os campos, selecione a aba “Itens”.
107
AlmoxWeb
Se desejar editar uma informação adicional, clique na aba “observações”. (vide tópico
observações). Finalize a operação pressionando o botão confirmar.
A importação ou exportação é efetuada, primeiramente, através de consulta de um
inventário previamente cadastrado. Posteriormente, clique na aba itens:
Ao clicar no botão exportar ou importar, a tela abaixo será exibida:
108
Inventário
Nota: Para operações com coletor de dados, é importante verificar se nas configurações de segurança,
nível personalizado, do Internet Explorer, a opção ativar está marcada, para executar controles ActiveX
e plug-ins.
109
9. Segurança
9.1 Usuário
Este módulo tem por objetivo cadastrar os usuários que utilizarão o sistema. No
cadastramento de usuário é feito um relacionamento do nome com o perfil de acesso permitido,
além de informar a senha de uso pessoal.
Na tela de cadastro efetua-se inclusão, alteração, exclusão e consultas de um usuário.
Observe um exemplo de inclusão de usuário abaixo:
NOTA: Para incluir um usuário no sistema é necessário que o funcionário já esteja cadastrado.
(Ver Tabelas/Funcionário/ Cadastro).
1º Passo: Informar dados gerais do usuário
No campo [1] selecione o funcionário desejado. Posicione o mouse dentro do campo [1]
e clique na lupa superior [2] para pesquisar e anexar o funcionário (look up);
No campo [3], informe uma senha de acesso inicial. Em seguida, confirme a senha.
111
AlmoxWeb
O campo "Bloqueado" refere-se ao bloqueio de um funcionário. Caso deseje bloquear
um funcionário já cadastrado no sistema, marque esta opção;
No campo [4] informe o sistema o qual o usuário terá acesso: Compras, Almoxarifado,
Patrimônio; Clique na lupa superior [2] para pesquisar e anexar (look up);
O campo "Bloqueio" refere-se ao sistema. Seleciona essa opção, caso queira bloquear o
uso de algum módulo em um usuário já cadastrado.
Indique se o sistema será padrão para este usuário, marcando a opção "Padrão";
2º Passo: Definir o perfil do usuário
Para informar o perfil de acesso para o módulo selecionado, posicione o cursor do
mouse dentro do campo "sistema" e clique no botão EDITAR (lápis), conforme figura abaixo:
112
Tabelas
A seguinte tela será apresentada:
ABA PERFIL
Informe o perfil do sistema ou selecione um perfil na lista existente. Clique na lupa
superior [2] para pesquisar e anexar o perfil do usuário (look up).
Marque a opção "Utilizado" para indicar qual o perfil estará em vigor. Obs: Para um
mesmo sistema selecionado, o usuário pode ter mais de um perfil, sendo que, apenas um pode
estar marcado como utilizado. Se houver apenas um perfil a opção é obrigatória; pelo menos um
perfil tem que estar selecionado como "utilizado".
ABA AUTORIZAÇÃO
Nesta aba é possível informar se o usuário tem permissão para efetuar autorizações
em alguma fase dos módulos do sistema.
113
AlmoxWeb
Dê um clique simples na fase que deseja registrar a permissão ao usuário e em
seguida clique no botão lápis. A seguinte tela será apresentada:
Marque a opção (nível 1 ou nivel 2) para indicar a autorização do módulo
correspondente. Após o preenchimento das informações necessárias, clique no botão
RETORNAR para voltar à tela inicial.
3º passo: Confirmar operação
De volta à tela inicial, e após a execução das instruções acima, confirme a inclusão do
usuário do sistema clicando no botão CONFIRMAR.
114
Tabelas
9.2 Perfil
Este módulo tem por objetivo cadastrar o Perfil que definirá qual contexto o usuário
poderá acessar. Além disso, define também o que pode ser feito dentro de cada contexto. Por
exemplo: um determinado usuário pode acessar a tabela de material para incluir um novo
material (funcionalidade incluir) e outro usuário acessa a mesma tabela, porém só podendo
consultar (funcionalidade consulta).
O Perfil possibilita outras restrições do tipo: Por UA, por UL, por UR, por UG, por conta.
O Perfil é, em caráter genérico, uma permissão individualizada ou específica para um
determinado grupo de usuários.
Na tela de edição é possível incluir um novo perfil a um usuário; alterar o perfil de um
usuário; excluir um perfil e imprimir relatórios disponíveis.
Para incluir um perfil, acesse pelo Menu Segurança/ Perfil, conforme abaixo:
115
AlmoxWeb
1º Passo: Informar dados gerais
ABA CADASTRO
No campo [1] informe o nome do perfil a ser incluído.
No campo [2] informe para qual sistema o perfil será cadastrado. Digite o nome do
sistema ou pesquise um a partir da lista existente. Clique na lupa superior [3] para pesquisar e
anexar (look up);
O campo "Bloqueio" quando marcado, bloqueia um perfil já existente. A data de bloqueio
é preenchida automaticamente pelo sistema quando este campo é selecionado;
No campo [4], selecione quais contextos estarão disponíveis para o perfil, ou seja, os
módulos que o usuário terá permissão para acessar. Posicione o cursor do mouse dentro do
campo [4] e clique na lupa superior [3] para pesquisar e anexar (look up);
2º Passo: Selecionar funcionalidades
O sistema preenche automaticamente para cada contexto as funcionalidades mínimas
para funcionamento como padrão, porém é possível pode retirá-las e/ou acrescentar outras.
Para verificar as funcionalidades que estarão disponíveis para o usuário, posicione o
cursor do mouse dentro do campo [4] e clique no botão lápis [5].
116
Tabelas
A seguinte tela será apresentada:
Se desejar acrescentar mais funcionalidades ao perfil do usuário, clique em + linhas.
Em seguida, informe a funcionalidade ou pesquise por meio da lupa superior a lista de
funcionalidades existente; Se desejar excluir alguma das funcionalidades, selecione o campo X,
do lado esquerdo das funcionalidades.
Após a seleção, clique no botão RETORNAR, para voltar à aba Cadastro.
3º Passo: Selecionar restrições
ABA PERMISSÕES
Nesta aba, o usuário seleciona qual tipo de restrição deseja atribuir ao contexto.
117
AlmoxWeb
Selecione o tipo de permissão no campo [1]. Permissão por: Almoxarifado, Órgão, UA,
UG ou UR.
No campo [2], informe o conteúdo da restrição conforme o tipo definido. Os filtros da
consulta serão apresentados conforme tipo de restrição selecionado. Por exemplo: se for
escolhido o tipo de restrição ‘por almoxarifado’, os filtros da consulta serão os definidos para
consulta de almoxarifado. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [2] e clique na lupa
superior [3] para anexar (look up).
4º Passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações necessárias confirme a inclusão de Perfil,
clicando no botão CONFIRMAR.
Veja também como Consultar e/ou Alterar um perfil existente.
9.3 Consultando e/ou Alterando um Perfil cadastrado
O usuário pode, alternativamente, consultar, alterar, excluir, visualizar ou ainda emitir
relatórios referentes aos perfis cadastrados. Veja como Consultar um Perfil Cadastrado:
1º Passo: Preencher filtros de pesquisa.
118
Tabelas
Na tela inicial, clique na lupa inferior como mostra a figura. A seguinte tela de filtro será
apresentada:
Após digitar o nome ou código, clique novamente no botão CONSULTA. O sistema
apresentará uma lista de perfis e o usuário selecionará apenas um.
2º passo: Alterar dados gerais
119
AlmoxWeb
Nesta tela o usuário poderá alterar o nome do perfil cadastrado, bloquear o perfil, além
de retirar ou acrescentar contextos.
Para editar os contextos, deverá fazê-los um de cada vez. Dê um clique simples dentro
do módulo que deseja alterar e clique no botão LÁPIS para editar as funcionalidades.
Ao finalizar as alterações, clique no botão CONFIRMAR.
Caso queria excluir um dos módulos, selecione o item e clique no botão CONFIRMAR.
Se desejar visualizar o perfil, clique no botão VISUALIZAR.
Para visualizar os relatórios diponíveis, clique no botão RELATÓRIOS. (Vide tópico
Impressão de Relatórios)
10. Tabelas
O funcionamento do sistema de Almoxarifado está vinculado aos dados de uma série de
tabelas existentes internamente. As tabelas fazem parte do módulo central de cadastro das
informações elementares, as quais subsidiarão as funções de diversos formulários.
Trabalhar com o sistema sem que existam dados nas tabelas, se torna inviável, visto que
o sistema só estará pronto para uso rotineiro após o cadastramento das mesmas, pois serão
consultadas nos diversos módulos e grande parte das telas apresentadas tem seu
funcionamento condicionado às tabelas.
NOTA IMPORTANTE: Algumas tabelas do sistema já são alimentadas com dados pela Link-Data no
momento da implantação do sistema.
As tabelas abiliza o registro de entrada de dados, diminuindo a possibilidade de erros e
permite consultas através de listas. O acesso ao módulo de tabelas é esporádico durante
operações normais e entradas, saídas e baixas do almoxarifado. Contudo, essas tabelas são de
preenchimento obrigatório e devem preceder qualquer outro procedimento no sistema.
Este módulo é subdividido conforme o menu abaixo:
120
Tabelas
» DICA
* Os campos das tabelas que aparecem com o fundo sombreado indicam que não há necessidade de entrada de dados e
não podem ser pesquisados. Exemplos: órgão, numeração sequencial e datas.
* Se o campo bloqueio for marcado, a data de bloqueio será preenchida automaticamente (data atual). Indica que
determinada informação/condição foi restrita temporariamente naquela operação.
10.1 Estrutura Organizacional
10.1.1 Almoxarifado
Nesta tela é possível o usuário cadastrar um novo almoxarifado, alterar informações,
excluir e também consultar os almoxarifados existentes no Órgão.
Observe um exemplo de inclusão de novo almoxarifado no sistema. Acesse pelo Menu,
Tabelas/ Estrutura Organizacional/ Almoxarifado.
121
AlmoxWeb
1º passo: Informar dados gerais
O campo órgão é de preenchimento obrigatório e não editável. Caso o responsável pelo
almoxarifado tenha acesso a apenas um órgão ou se só existir um órgão cadastrado, o sistema
preenche o campo automaticamente.
Inicie o cadastro de um novo Almoxarifado preenchendo o nome no campo [1].
Dê uma sigla para este almoxarifado.
2º passo: Informar dados dos responsáveis pelo almoxarifado
O almoxarifado que está sendo cadastrado deverá estar vinculado hierarquicamente a
um almoxarifado superior. No campo [2] escolha o Almoxarifado Superior digitando o nome ou
parte do nome. Clique na lupa superior [9] para fazer o lookup (anexar);
No campo [3] digite o nome do funcionário responsável pelo almoxarifado e clique na
lupa [9] para fazer o lookup (anexar);
No campo [4] digite o nome do funcionário co-responsável pelo almoxarifado e clique na
lupa [9] para fazer o lookup (anexar)
122
Tabelas
Marque SIM ou NÃO caso o novo almoxarifado detenha controle financeiro; Ao marcar
SIM, as movimentações financeiras do almoxarifado vão refletir no RMMA (Resumo de
Movimentação Mensal do Almoxarifado). Ao marcar NÃO, o almoxarifado não terá controle
financeiro de suas movimentações.
O campo [6], quando marcado, o usuário bloqueia o almoxarifado, entretanto, suas
atividades pendentes ficarão ativas até serem finalizadas. Quando o Almoxarifado estiver
bloqueado o mesmo não é apresentado no resultado das pesquisas. O almoxarifado somente
poderá ser bloqueado se não tiver saldo em estoque.
O campo [7] quando marcado, tem a funcionalidade de suspender entradas e saídas de
materiais de um determinado almoxarifado; é possível apenas consultar e emitir relatórios.
Quando o responsável pelo almoxarifado bloquear um almoxarifado, o sistema preenche
automaticamente o campo com a data atual.
No campo [8] o usuário seleciona a Unidade Gestora. Digite o nome da U.G e clique na
lupa [9] para fazer o lookup (anexar).
3º passo: Confirmar operação
Após preenchimento de todas as informações, confirme a inclusão do Almoxarifado.
Clique no botão CONFIRMAR.
A seguinte mensagem será apresentada: "Almoxarifado cadastrado com sucesso".
10.1.2 Centro de Custos
A partir desta tabela o usuário tem permissão de inclusão, exclusão, edição e consulta
de um Centro de Custos-CC. Esta operação representa a possibilidade de alocação de custos
diretos e indiretos em determinado segmento da organização (órgão), ou seja, são todos os tipos
de despesas que uma Unidade Gestora possui, ou ainda a departamentalização dos gastos para
cada segmento. Só é possível excluir um Centro de Custo que não foi associado a uma Unidade
de Localização.
Observe o exemplo de inclusão de um C.C.:
123
AlmoxWeb
Órgão: Informe o órgão em que o Centro de Custo será inserido. Clique no botão de
consulta (lupa superior) para fazer a pesquisa e anexar;
Código: O sistema preenche o campo automaticamente, quando o órgão é selecionado.
Nome: Informe o nome do Centro de Custo que está sendo inserido;
Bloqueio: Se este campo for marcado, a data de bloqueio será preenchida
automaticamente pelo sistema com a data atual do sistema, após a confirmação da operação.
Após preencher os campos necessários, finalize o cadastro pressionando o botão
Confirmar.
124
Tabelas
10.1.3 Unidade Administrativa
A Unidade Gestora do Órgão é formada por várias unidades administrativas.
Eventualmente faz-se necessário o cadastramento de novas unidades administrativas visando
atender mudanças na hierarquia ou organograma do Órgão.
Para cadastrar uma U.A, acesse pelo Menu Tabelas/ Estrutura Organizacional/ Unidade
Administrativa, conforme figura abaixo:
A partir da tela de edição efetua-se inclusão e exclusão de U.A's. É possível também
alterar uma unidade administrativa já existente, bem como realizar consultas por meio do botão
do canto inferior esquerdo (lupa). Observe o exemplo de inclusão a seguir:
125
AlmoxWeb
ABA DADOS GERAIS
1º passo: Informar dados gerais da Unidade Administrativa
No campo [1] digite o nome da Unidade Administrativa que está sendo criada;
No campo [2] informe a sigla da Unidade Administrativa;
No campo [3] informe a Unidade Administrativa hierarquicamente superior, se houver.
Digite o nome ou parte do nome da U.A superior e clique na lupa superior para anexar (lookup);
O nome do Órgão será apresentado automaticamente, de acordo com o órgão escolhido
no momento do login do sistema;
O botão "bloqueio", quando marcado, especifica se a U.A. está disponível ou não para o
sistema. A data de bloqueio será preenchida automaticamente com a data atual, após a
confirmação.
2º passo: informar os responsáveis pela Unidade Administrativa
Clique
Administrativa.
126
na
aba
Responsáveis
para
informar
os
responsáveis
pela
Unidade
Tabelas
ABA RESPONSÁVEIS
No campo [1] informe o nome do funcionário responsável pela Unidade Administrativa.
Digite o nome ou parte do nome do funcionário e clique na lupa superior [5] para anexar (lookup)
No campo [2] informe a função deste funcionário. Digite a função e clique na lupa
superior [5] para anexar (lookup);
No campo [3] informe a ordem do responsável e a assinatura. Marque a opção
"assinatura" caso a assinatura do responsável seja exigida;
No campo [4] preencha a data de inicio e de fim de vigência do responsável;
Poderá haver outros responsáveis pela U.A. Neste caso acrescente mais linhas e repita
os mesmos procedimentos.
3º passo: Confirmar operação
Após preenchimento de todas as informações, confirme a inclusão da Unidade
Administrativa. Clique no botão CONFIRMAR.
A seguinte mensagem será apresentada: "Registro gravado com sucesso".
127
AlmoxWeb
10.1.4 Unidade de Requisição
A tabela Unidade de Requisição tem por objetivo cadastrar uma Unidade de Requisição
no órgão, na condição de associá-la a uma Unidade Gestora, Unidade Administrativa e a um
Centro de Custo. A Unidade de Requisição é utilizada para agrupar Unidades de Localização
que vão compor uma única Unidade de Requisição.
A partir da tela de edição, efetua-se inclusão, alteração e exclusão de uma Unidade de
Requisição. É possível também fazer consultas de U.R's, por meio do botão (lupa) no canto
inferior esquerdo. Para incluir uma Unidade de Requisição, acesse pelo Menu/ Tabelas/
Estrutura Organizacional/ Unidade de Requisição - UR.
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UMA UNIDADE DE REQUISIÇÃO, CERTIFIQUE-SE DE
QUE:
• A Unidade Gestora está cadastrada;
• O Almoxarifado está cadastrado;
• O Centro de Custo está cadastrado;
• O Endereço da referida U.R. está cadastrado.
128
Tabelas
1º passo: Informar dados gerais.
ABA EDIÇÃO
Nesta tela, o Órgão virá preenchido automaticamente pelo sistema. O campo U.G será
preenchido pelo sistema após o cadastro de uma Unidade Administrativa;
No campo [1] informe a Unidade Administrativa que está vinculada à U.R. Digite o nome
da U.A e clique na lupa de pesquisa [10] para anexar (lookup).
No campo [2] informe o Centro de Custo responsável pela U.R. Digite o nome do Centro
de Custo e clique na lupa de pesquisa [10] para anexar (lookup).
Informe uma sigla para a Unidade de Requisição; em seguida, no campo [3] informe a
quantidade de funcionários alocados na Unidade de Requisição;
No campo [4] digite o nome da Unidade de Requisição que será incluída.
No campo [5] selecione o endereço da Unidade de Requisição. Pesquise por meio da
lupa superior [10] o endereço da referida U.R
129
AlmoxWeb
No campo [6] informe o funcionário responsável pela U.R. Selecione o nome do
funcionário, fazendo a pesquisa por meio da lupa superior [10];
No campo "bloqueio" o usuário informa se a Unidade de Requisição está bloqueada ou
não. Quando marcado o bloqueio, não é permitido que esta Unidade de Requisição solicite
materiais. Em seguida, a data de bloqueio será preenchida automaticamente pelo sistema;
O campo "Permitir Agendamento?", caso esteja habilitado, a Unidade de Requisição
poderá atribuir dias para que se possa realizar agendamento das requisições.
O campo [7] refere-se aos catálogos associados. Neste campo é possível restringir aos
catálogos de materiais definidos para as Unidades Requisitantes. Posicione o cursor do mouse
dentro do campo "Catálogo" e clique na lupa superior [10] para pesquisar e anexar o catálogo a
ser associado. Se houver mais catálogos para associar, clique em + linhas para acrescentá-los;
No campo [8] informe o dia, se houver um dia específico para requisições;
No campo [9] informe as Unidades de Localização que irão compor a Unidade de
Requisição; Posicione o cursor do mouse dentro do campo U.L e clique na lupa superior [10]
para pesquisar e anexar a unidade de localização. Acrescente + linhas para informar outras
UL's.
Em seguida, clique na aba "Autorizador".
130
Tabelas
2º passo: Informar os dados do autorizador da Unidade de Requisição
ABA AUTORIZAÇÃO
No campo [1] informe o nome do funcionário que autorizará as requisições. Digite o
nome ou parte do nome do funcionário e clique na lupa superior [2] para anexar (look up). Caso
haja outros funcionários autorizadores, acrescente + linhas para informá-los;
O nível máximo de hierarquia é selecionado de acordo com o nível do autorizador. O
campo varia de acordo com a quantidade de níveis selecionados.
3º passo: Confirmar operação
Após preencher os campos necessários para incluir uma Unidade de Requisição, clique
no botão CONFIRMAR. A mensagem será apresentada: "Registro gerado com sucesso".
NOTA: Na tabela U.R., é possível cadastrar dias específicos para requisição, diferenciandose do módulo Calendário que, cadastra-se uma data, ou seja, um dia de um determinado
mês de um determinado ano; e na tabela cadastra-se, por exemplo, o dia 15 de cada mês.
131
AlmoxWeb
10.2 Entidade Externa
10.2.1 Fornecedor
A tabela Fornecedor tem por objetivo cadastrar os fornecedores de materiais ou
serviços. Fornecedor é uma entidade que mantém relação comercial com o órgão; em outras
palavras pode-se dizer que fornecedor é a entidade que vende material ou serviço para o órgão.
Na tela de edição é possível realizar cadastro de fornecedor, alterar, excluir um
fornecedor - desde que não exista etapa posterior, consultar fornecedores já cadastrados,
visualizar dados informados no cadastro, bem como imprimir relatórios disponíveis.
Para cadastrar um fornecedor, acesse pelo Menu Tabelas/ Entidade Externa/ Forncedor,
conforme a figura a seguir:
132
Tabelas
1º Passo: Informar os dados gerais do fornecedor.
ABA CADASTRO
No campo [1] selecione o tipo de fornecedor de acordo com as opções: Pessoa Jurídica,
Pessoa Física ou Estrangeiro. É importante ressaltar que a tela de preenchimento de dados
mudará de acordo com o tipo selecionado. Neste exemplo, a tela apresentada é de Pessoa
Jurídica.
No campo [2] selecione o porte da empresa: Micro-empresa, Pequena, Média ou
Grande;
O país está relacionado com a cidade, portanto quando esta for selecionada o campo
será preenchido automaticamente.
Indique se o fornecedor cadastrado irá participar de compras eletrônicas ou não;
Preencha os demais campos de acordo com os dados do fornecedor: CNPJ, Inscrição
estadual. Inscrição municipal, razão social, nome fantasia, endereço, telefones, email, etc;
133
AlmoxWeb
A data de cadastro é preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual;
O campo "bloqueio" quando selecionado bloqueia um fornecedor já existente;
No campo "Contato", preencha o nome das pessoas de contato da referida empresa
(fornecedor). Se houver mais de uma pessoa, acrescente + linhas para informar os dados de
cada uma.
Em seguida clique na aba Complemento.
2º passo: informar complementos
ABA COMPLEMENTO
Nesta aba o usuário informa dados complementares do fornecedor. Veja tela abaixo:
No campo [1] selecione o tipo de abrangência do fornecedor (empresa): Local, Nacional,
Regional;
No campo [2] informe os dados bancários do fornecedor. Posicione o mouse dentro do
campo "banco" e clique na lupa superior [3] para pesquisar (lookup). Da mesma forma, pesquise
a agência, no campo [4], clicando na lupa superior [3]. Digite o numero da conta corrente.
Se houver outros dados bancários, acrescente + linhas e repita o procedimento de
preenchimento.
Em seguida, clique na aba Representantes.
134
Tabelas
3º passo: Informar representantes
ABA REPRESENTANTES
Nesta aba o usuário informa o representante legal.
O campo [1] será preenchido com a razão social informada na tela de Cadastro.
No campo [2] adicione + linhas para informar o nome do representante legal da empresa
e os demais dados, como: endereço, cidade, CEP, telefone e email. Arraste a barra de rolagem
para preencher estes campos.
No campo [3] adicione + linhas para informar outros dados relativos aos representantes
legais, tais como: estado civil, CPF, RG, profissão, cargo, país, etc.
Em seguida, clique na aba Ramo Atividade.
135
AlmoxWeb
4º passo: Informar os ramos de atividade do fornecedor
ABA RAMO ATIVIDADE
Nesta aba o usuário informa os ramos de atividade do fornecedor. O usuário informa um
grupo específico ou seleciona-o de uma lista de grupos existentes. Quando o grupo for
selecionado, o filtro de subgrupo ficará restrito conforme associação com o grupo, ou seja, serão
disponibilizados os subgrupos referentes ao grupo selecionado.
Posicione o cursor do mouse dentro do campo [1], subgrupo, e clique na lupa superior
[2] para pesquisar e anexar (lookup).
136
Tabelas
5º passo: Confirmar operação
Após preencher todas as informações necessárias para cadastro de fornecedor,
confirme a operação clicando no botão CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada:
"Registro cadastrado com sucesso"
Se desejar acrescentar alguma observação, clique na aba Observação. Vide Registro
de Observações
10.3.3 Órgão Externo
A tabela Órgão Externo tem por objetivo cadastrar as entidades que mantém algum tipo
de relacionamento com o órgão desde que não seja comercial. Por exemplo, uma entidade
beneficente que receberá bens doados do órgão.
Para incluir um órgão externo, acesse pelo Menu Tabelas/ Entidade Externa/ Órgão
Externo, conforme figura abaixo:
137
AlmoxWeb
1º passo: informar dados gerais do órgão externo
Observe um exemplo de inclusão de órgão externo:
Preencha a tela de acordo com os dados individuais do órgão externo. Informe o nome,
sigla, endereço, bairro, CEP, telefones, email. O campo "identificação", normalmente é um
CNPJ. Marque a opção "Valida CNPJ" para que o sistema valide o número informado como um
CNPJ.
O campo "país" será preenchido automaticamente quando a cidade for selecionada.
Para informar a cidade, posicione o cursor do mouse dentro do campo[1] "Cidade" e clique na
lupa superior [2] para selecionar a cidade.
Para preenchimento do campo "Contatos", clique em + linhas. Informe os nomes das
pessoas de contato e os demais dados pessoais
O campo "Bloqueio", quando marcado, bloqueia um órgão já existente. O campo será
preenchido com a data atual quando a opção bloqueio for marcada.
138
Tabelas
2º passo: Confirmar cadastro
Após o preenchimento dos campos necessários, finalize o cadastro clicando no botão
CONFIRMAR. Uma mensagem será apresentada: "Órgão Externo gravado com sucesso".
10.3 Lançamentos
10.3.1 Tipo de Observação
A tabela de Lançamentos/ Tipo de Observação permite ao usuário cadastrar um tipo de
observação utilizados nos diversos contextos de cada módulo. Os tipos de observação
(finalidade) permitem cadastrar informações restritas e personalizadas para os clientes e para os
contextos do sistema. As informações cadastradas podem ser consultadas, alteradas e excluídas
e apresentadas em relatórios.
Para incluir um tipo de observação, acesse pelo Menu Tabelas/ Lançamentos/ Tipo de
Observação. Observe o exemplo a seguir:
1º passo: Escreva o nome do tipo de observação;
2º passo: Acrescente + linhas para associar o tipo de observação a um contexto;
139
AlmoxWeb
3º passo: Posicione o cursor do mouse dentro do campo [3] e clique na lupa superior [4]
para pesquisar o contexto.
A seguinte tela será apresentada:
4º passo: A partir da lista apresentada, selecione o contexto por meio do clip [1]; ou se
desejar selecionar mais de um contexto, selecione por meio da seta amarela [2] e depois clique
no botão carregar [3].
A tela inicial voltará já com os respectivos contextos.
5º passo: Para finalizar o cadastro pressione o botão CONFIRMAR. Uma mensagem
será apresentada: "Tipo Observação gravado com Sucesso"
140
Tabelas
10.3.2 Documentação de Lançamentos
A tabela Documentação de Lançamentos tem por objetivo cadastrar os tipos de
documentos utilizados nos diversos contextos de cada módulo. Esta tabela permite realizar o
cadastro dos tipos de documento somente no Órgão informado. Caso não exista nenhum Órgão
informado, o sistema permitirá cadastrar tipos de documentos para qualquer Órgão cadastrado
no sistema.
Na tela de edição é possível incluir, alterar, consultar, visualizar os tipos de documentos,
além de imprimir relatórios disponíveis.
Para incluir um tipo de documento acesse pelo Menu Tabelas/ Lançamentos/
Documentação de Lançamentos. Observe um exemplo de inclusão a seguir:
1º passo: Informar dados gerais
No campo [1] digite o nome do tipo de documento;
No campo [2] informe qual é a máscara de preenchimento do conteúdo do documento. A
máscara define qual a disposição dos caracteres no preenchimento do documento; (Ver
Tabelas/Caracteristicas/Definição)
No campo [3] informe a quantidade de caracteres máximos que poderão ser informados
no preenchimento do documento;
O campo "Bloqueio", quando selecionado, bloqueia um tipo de documento já existente.
Ao ser marcado, a data de bloqueio será preenchido automaticamente pelo sistema.
141
AlmoxWeb
2º passo: Confirmar Operação
Após o preenchimento das informações, confirme a operação clicando no botão
CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada: "Documento gravado com sucesso".
Em seguida o sistema preencherá um código numérico para este documento.
10.3.3 Operações
A tabela Lançamento de Operações tem por objetivo cadastrar os tipos de operações,
bem como os documentos associados dos diversos contextos dos módulos. O tipo de compra
para a entrada de material, tanto no Almoxarifado quanto no Patrimônio, é uma operação prédefinida. Ao ser selecionado esse tipo, o contexto apresenta os documentos associados para
preenchimento.
Para consultar e alterar uma operação cadastrada, acesse pelo Menu Tabelas/
Lançamentos/ Operações. Veja o exemplo abaixo:
1º passo: Consultar operação cadastrada
Clique no botão "Consulta" (lupa) para pesquisar o tipo de movimento desejado e uma
tela de filtro de pesquisa, será apresentada. Novamente clique na lupa e uma lista de tipos de
movimento será apresentada, conforme abaixo:
142
Tabelas
Selecione o tipo de movimento desejado e clique no Clip para carregar. Após ser
carregado o tipo de movimento, a tela de edição será aberta para ser feita a operação:
2º passo: Alterar a operação cadastrada.
O tipo de Movimento e Sigla [1] virão preenchidos pelo sistema automaticamente
quando o usuário efetua a consulta;
No campo [2] serão apresentados os documentos do tipo de movimentação consultado;
143
AlmoxWeb
No campo [3], número e data, não são obrigatórios. Caso o usuário selecione-os, estará
informando que, para o documento em questão dentro do movimento selecionado, a coluna de
preenchimento da data e o número do documento será obrigatória;
No campo [4] informe a ordem que os documentos selecionados aparecerão no
contexto;
No campo [5] defina para o documento em questão dentro do movimento selecionado, a
quantidade máxima de repetições que o documento pode permitir. Exemplo: Se definido como 2,
o usuário pode adicionar até dois documentos do mesmo tipo no contexto do movimento. Não
poderá ser zero.
No campo [5] defina para o documento em questão dentro do movimento selecionado,
uma quantidade fixa de repetições do documento que serão exibidas ao se selecionar o tipo de
movimento. Exemplo: Se definido como 3, o sistema exibe, automaticamente 3 documentos do
mesmo tipo no contexto do movimento.
Regras: - se definido como zero, o documento não aparece no contexto do movimento;
- Deve ser menor ou igual a quantidade máxima.
3º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações necessárias, confirme a operação clicando no
botão CONFIRMAR. O sistema confirmará a alteração da operação e apresentará a seguinte
mensagem: "Tipo de movimento alterado com sucesso".
144
Tabelas
10.4 Estoque
10.4.1 Endereço de Estoque
A tabela Endereço de Estoque tem por objetivo cadastrar o endereço de estoque de
Almoxarifado. O endereço do estoque é relacionado ao material; e é no endereço onde se
encontra a quantidade de material.
Para cadastrar um endereço de Almoxarifado, acesse pelo Menu Tabelas/ Estoque/
Endereço, conforme abaixo:
A seguinte tela será apresentada:
145
AlmoxWeb
1º passo: Informar dados gerais do endereço do almoxarifado
O nome do órgão [1] virá preenchido automaticamente pelo sistema para identificação
do almoxarifado.
No campo [2] informe um almoxarifado específico ou selecione um da lista de
almoxarifados existentes e que não estejam bloqueados. Para consultar a lista de almoxarifados
existentes, posicione o cursor do mouse dentro do campo [2] e clique na lupa superior [5] para
anexar (lookup);
Caso o responsável tenha acesso a apenas um almoxarifado - devido a seu perfil - ou se
só existir um almoxarifado cadastrado, o sistema preenche o campo automaticamente.
O código da descrição do endereço será gerado dependendo da configuração de cada
cliente para identificação do contexto;
No campo [3], "Descrição", informe um endereço do estoque, onde conterá a localização
do material;
Informe uma sigla para o endereço para facilitar a localização;
No campo [4], "Endereço Superior", selecione um endereço superior do endereço de
estoque, cadastrado no sistema. Para consultar a lista de endereços no sistema, posicione o
cursor do mouse dentro do campo [4] e clique na lupa superior [5] para anexar (lookup);
O campo "último nível" quando marcado, indica que o endereço mencionado não haverá
nenhuma hierarquia abaixo dele.
2º passo: Confirmar operação
Para confirmar a inclusão do Endereço de Estoque do Almoxarifado, clique no botão
CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada "Estoque gravado com sucesso".
146
Tabelas
10.5 Localidade
10.5.1 País
Este módulo tem por objetivo cadastrar um país no sistema. Quando é feito o
cadastramento de uma cidade ou de um fornecedor é necessário informar o país.
Para cadastrar um novo país acesse o
Menu
: “Tabelas/Localidade/País. A tela a seguir
será apresentada:
Informe o nome do país que deseja cadastrar. Após preencher o país, finalize o cadastro
pressionando o botão CONFIRMAR.
Após a confirmação da operação, o sistema gerará automaticamente um número
(código) para esta inclusão.
10.5.2 Região
A tabela região é útil para definições de áreas específicas, compostas por uma ou mais
cidades. Essas áreas são chamadas de regiões e facilitam o gerenciamento de materiais quando
muitas cidades estão envolvidas nos processos de requisição do almoxarifado.
O cadastramento é efetuado conforme as instruções a seguir:
147
AlmoxWeb
No campo [1] digite o nome da região que será cadastrada.
No campo [2], informe a região superior, se houver. Clique na lupa de pesquisa,
conforme indicado pela seta, para selecionar a região superior.
Após preencher os campos indicados, finalize o cadastro pressionando o botão
Confirmar.
O sistema apresentará uma mensagem de confirmação e gerará um código
automaticamente pelo sistema.
10.5.3 Unidade de Federação – UF
O cadastramento das Unidades de Federação (U.F.) é realizado conforme as instruções
abaixo:
Após preencher os campos indicados, finalize o cadastro pressionando o botão
Confirmar. Um número (código) será gerado automaticamente pelo sistema.
148
Tabelas
10.5.4 Cidade
A tabela Cidade tem por objetivo cadastrar cidades no sistema. Para incluir uma cidade
acesse pelo Menu Tabelas/ Localidade/ Cidade.
Observe o exemplo a seguir:
1º passo: Informar dados gerais da cidade
No campo [1] digite o nome da cidade a ser incluída;
No campo [2] selecione a Unidade de Federeção (U.F.) da cidade. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo [2] e clique na lupa superior [5] para anexar a U.F;
No campo [3] digite o nome do país;
No campo [4] informe a região em que a referida cidade se encontra. Clique na lupa
superior [5] para selecionar e anexar (lookup);
O usuário poderá informar o Código IBGE - Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística
para a cidade, caso o possua;
O campo "bloqueio", quando selecionado, bloqueia a cidade. A data automaticamente
será preenchida pelo sistema com a data atual.
2º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações acima, confirme a operação clicando no botão
CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada: "Cidade gravada com sucesso".
149
AlmoxWeb
10.5.5 Instalação
A tabela Localidade - Instalação tem por objetivo cadastrar as instalações, ou seja, as
edificações onde serão relacionados os endereços. Por exemplo: Edifício 7 de setembro
(instalação), 2º andar sala 25 (endereço).
Para incluir uma instalação, acesse pelo Menu Tabelas/ Localidade/ Instalação. Observe
um exemplo de inclusão a seguir:
1º passo: Informar dados gerais da instalação
No campo [1] preencha o nome da Instalação;
No campo [2] preencha o endereço da referida instalação;
No campo [3] selecione a cidade. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [3] e
clique na lupa superior [4] para pesquisar e anexar (look up);
Preencha as demais informações, tais como: bairro e CEP;
O campo "Bloqueio", se marcado, bloqueia uma instalação já cadastrada. A data é
preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual.
2º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações, confirme a inclusão de instalação clicando no
botão CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada: "Instalação gravada com
sucesso".
150
Tabelas
10.5.6 Endereço
A tabela Localidade - Endereço tem por objetivo cadastrar o endereço, que é o lugar
físico onde se encontra um bem. Um endereço é a junção da instalação (edifício) com a
descrição de andar e sala de cada setor / seção. A tabela de localidade enquadra determinado
lugar em um endereço previamente cadastrado na tabela Localidade/Instalação.
Na tela de edição é possível efetuar cadastro, inclusão, alteração, exclusão, consultas,
visualização de endereços, bem como impressão de relatórios.
O acesso se dá pelo Menu Tabelas/ Localidade/ Endereço. Observe o exemplo de
inclusão a seguir:
1º Passo: Informar dados gerais do Endereço
No campo [1] informe o nome do endereço.
No campo [2] selecione a instalação. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [2] e
clique na lupa superior [3] para pesquisar e anexar (lookup);
No campo [4] informe um local superior referente a instalação. Pesquise na lupa superior
[3];
O campo "Bloqueio", se marcado, bloqueia um Endereço cadastrado. A data será
preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual.
151
AlmoxWeb
2º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações, confirme a inclusão de endereço clicando no
botão CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada: "Endereço gravado com
sucesso".
10.6 Funcionário
A tabela funcionário tem por objetivo cadastrar os funcionários no sistema. Um
funcionário cadastrado pode vir a ser um usuário do sistema ou alguém que é relacionado como
responsável em algum contexto, mesmo que indiretamente não operacionalize o sistema. Por
exemplo: o responsável pelo patrimônio de uma localização, seu nome aparece no termo de
responsabilidade mesmo sem ele acessar o sistema.
Na tela de edição é possível incluir, alterar, consultar, visualizar, excluir e imprimir
relatórios. Para cadastrar um funcionário, acesse pelo Menu/ Tabelas/ Funcionário/ Cadastro.
Observe um exemplo de cadastro a seguir:
152
Tabelas
1º Passo: Informar dados gerais do Funcionário
O nome do Órgão em que o funcionário trabalha virá preenchido automaticamente pelo
sistema;
No campo [1] digite o número da matricula do funcionário;
No campo [2] selecione a Unidade Administrativa de lotação do funcionário. Clique na
lupa [5] para pesquisar e anexar (lookup);
No campo [3] informe o nome do funcionário;
No campo [4] informe o cargo do funcionário;
Preencha os demais campos com as informações específicas do funcionário, tais como:
RG, E-mail, Fone/Ramal;
No campo "Data de saída", quando for o caso, informe a data em que o funcionário saiu
do órgão;
A "Data de Cadastro" é preenchida automaticamente automaticamente pelo sistema;
O campo "Bloqueio" quando marcado, bloqueia automaticamente um funcionário do
sistema. A data de bloqueio é preenchida pelo sistema com a data atual.
2º passo: Confirmar operação
Após o preenchimento das informações, confirme o cadastro do funcionário clicando no
botão CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada: "Funcionário cadastrado com
sucesso".
153
AlmoxWeb
10.7 Material
A partir da tabela Material é possível efetuar a inclusão, exclusão, edição e consulta de
um material. Existem duas formas de cadastramento do material: se o cliente é composto de um
único órgão, então serão permitidos o cadastro do material e seu detalhamento num único
módulo; se o cliente possui mais de um órgão, então o cadastramento será feito em duas etapas:
na primeira etapa são informados os dados gerais do material e colocado num catálogo geral do
cliente. Na segunda etapa são informados os detalhes deste material na visão de cada órgão e
colocado no catálogo específico do órgão.
No sistema ASI, o padrão de classificação adotado é o do “Federal Supply” (padrão
internacional), onde os materiais são classificados de acordo com o Grupo (classe maior de
materiais), Subgrupo (classe mais restrita de bens), Material (o nome do próprio material) e
Complemento (identificador do tipo de material), conforme demonstrado no exemplo a seguir:
Material (200001664): Cabo
Complemento (200001369): CI 40X2 PARES, (TELEFONIA)
Grupo (58): Equipamentos de Comunicações, Deteção e Radiação Coerente
Subgrupo (5815): Equipamentos de Teletipo e Fac-Simile
É comum verificar um mesmo tipo de material com vários nomes diferentes, fato que
dificulta o gerenciamento. Para evitar tais constrangimentos, é necessária a elaboração da tabela
de materiais que classifica e padroniza de forma coerente todas as descrições para propiciar
informações claras e objetivas aos usuários do sistema.
A Tabela de Materiais é gerada a partir do catálogo do “Federal Supply”, classificando os
bens em grupos e subgrupos. Desta forma, compete ao gestor da tabela de materiais padronizála, de uma forma ou de outra, desde que haja consciência em sua metodologia.
Como citado anteriormente, o material deverá ser descrito com o nome e com as
principais características que se deseja diferenciar. O nome do material deve ser o comercial, ou
seja, como ele é conhecido no dia a dia. Deve-se evitar nomes científicos ou pouco conhecidos.
Os nomes devem ser de entendimento de todos os funcionários da organização.
154
Tabelas
O material está vinculado ao grupo e ao subgrupo, cujas codificações são
independentes, ou seja, são sequenciais próprios do material. A codificação do complemento,
por sua vez, segue a mesma codificação do material.
Quando se importa um material da TABELA FEDERAL SUPPLY, o sistema ASI insere
automaticamente o grupo e o subgrupo do material em questão na tabela de material.
Esta tabela subdivide-se em três módulos, conforme a figura a seguir:
155
AlmoxWeb
10.7.1 Por órgão
A tabela Material por Órgão tem por objetivo cadastrar os materiais e serviços utilizados
pelo órgão. Existem particularidades para materiais de consumo e permanente, tais como: Uso
diferenciado das características, das unidades de medida, do endereçamento de estoque, do
catálogo restrito e da conta contábil. Além disso, é possível fazer uma relação entre material de
consumo e permanente a fim de restringir a solicitação de materiais de consumo. Por exemplo: o
requisitante de material de consumo só poderá pedir um determinado cartucho se na sua
Unidade de Localização (U.L.) existir uma impressora correlata.
Na tela de edição é possível incluir, alterar, consultar, visualizar um material e imprimir
relatórios existentes. Para cadastrar um material acesse pelo Menu Tabelas/ Material/ Por órgão.
Observe um exemplo de cadastramento de material a seguir:
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UM MATERIAL, CERTIFIQUE-SE DE QUE:
 existe a Unidade de Medida cadastrada no sistema;
 existe conta contábil cadastrada;
 existe endereço de estoque cadastrado;
 existe subgrupo cadastrado.
156
Tabelas
1º Passo: Informar dados gerais do material
ABA CADASTRO
O campo "órgão" virá preenchido automaticamente, caso exista somente um órgão. Se
houver mais órgãos cadastrados, o usuário deverá selecionar aquele em que deseja incluir o
material;
Em [1] selecione o tipo de operação: "Normal", "Mover Complemento" ou "Mover
Material".
OBS: Caso seja escolhida a opção “Mover Complemento”: o sistema habilitará somente
o campo complemento. O sistema habilita campo material para preenchimento do material
desejado, ao qual será movido o complemento escolhido. Ao preencher o material, sistema
carrega automaticamente todos dados do referido material.
Caso seja escolhida a opção “Mover Material”: o sistema deverá habilitar somente
campo material. O usuário deverá selecionar o material desejado e, em seguida, será habilitado
o campo subgrupo para escolha do novo subgrupo do material. A partir daí, o usuário seleciona
o subgrupo desejado.
Em "Classificação", o sistema preencherá o campo com o grupo relacionado ao
subgrupo selecionado.
No campo [2] selecione o subgrupo. Posicione o cursor do mouse dentro do campo [2] e
clique na lupa superior [3] para pesquisar o subgrupo.
157
AlmoxWeb
A seguinte tela será apresentada:
Após a seleção do subgrupo desejado, clique na seta azul (à esquerda da material) para
carregar e retornar à tela inicial;
158
Tabelas
Após a seleção do subgrupo desejado, no campo [1] MATERIAIS, será apresentada
automaticamente uma lista com os materiais relacionados ao subgrupo escolhido; Marque o
material e, em seguida, marque o respectivo complemento [2];
É possível alterar o material ou o complemento, editando-os no campo [3], ou
pesquisando outro registro por meio da lupa superior [7]. Posicione o curso do mouse dentro do
campo [3] e clique na lupa [7] para pesquisar;
No campo [4] informe a conta contábil do material. Pesquise na lupa superior [7];
No campo [5] informe a unidade de medida do material. Pesquise na lupa superior [7];
No campo [6], informe o status do material: Ativo, Análise ou Disponível.
OBS: Para os materiais com o status “ativo”, indica que esse material não tem restrição
nenhuma, ou seja, está disponível para ser consumido.
Para os materiais com o status “indisponível”, indica que esse material tem restrição, ou
seja, este material não estará disponível para efetuar nova compra ou consulta. Quando material
for cadastrado com esse status, o sistema irá bloquear os campos “mais linhas”.
Para os materiais com o status “análise”, indica que esse material tem restrição, ou seja,
este material não estará disponível para ser consumido. Porém, esse status de análise é usado
para materiais que não foram consumidos pelo órgão e o mesmo está passando por uma
avaliação.
Assim que o status for escolhido, a data será preenchida automaticamente pelo sistema
com a data atual.
No campo "Cód. Antigo" o usuário poderá informar o código antigo do material antes do
cadastramento no sistema.
Finalizado o preenchimento desta aba, clique na aba Características.
159
AlmoxWeb
2º Passo: informar as características do material
ABA CARACTERÍSTICAS
No campo [1] selecione um ou mais materiais similares. Para selecionar, posicione o
curso do mouse dentro do campo "descrição" e clique na lupa superior [5] para pesquisar e
anexar (look up).
No campo [2] informe as características do material. Indique a ordem de apresentação
da característica; Selecione o nome da característica por meio da lupa superior [5]. Ao selecionar
a característica, o sistema apresenta qual o tipo de caractere de preenchimento da
característica. O indicador de obrigatoriedade, se marcado, o sistema exigirá o preenchimento
da característica quando houver uma entrada do material.
No campo [3], selecione o indicador financeiro. Posicione o cursor do mouse dentro com
campo "indicador" e clique na lupa superior [5] para pesquisar e anexar (look up).
No campo [4] indique os Materiais Permanentes que utilizam este material de consumo,
se houver.
Após o preenchimento das informações acima, clique na aba Imagens.
160
Tabelas
3º passo: anexar imagem
ABA IMAGENS
Para inserir uma imagem do material, clique em + linhas [1];
Em seguida será apresentada uma tela para que o usuário procure a imagem salva no
computador. (IMPORTANTE: o nome do arquivo de imagem não poderá conter caracteres
especiais, tais como: Acentos gráficos, hífens, cedilha, etc.).
Em [1] digite o nome do material, em seguida, clique em [2] PROCURAR para anexar a
imagem do material. Após a seleção do arquivo de imagem, clique no botão RETORNAR, para
voltar à tela de imagens.
161
AlmoxWeb
Para visualizar a imagem anexada, clique no nome do arquivo para que o ícone,
indicado pela seta, se ative. Clique no ícone para visualizar a imagem do material.
162
Tabelas
4º passo: Informar especificações de compra (detalhes)
ABA DETALHES
Campo [1]: Acrescente + linhas para detalhar as informações dos itens. O sistema
preenche o número do item na ordem de cadastramento da especificação. O sistema preenche o
campo com a data atual, porém o usuário pode alterar conforme necessidade.
Campo [2]: Preencha a especificação de compra do material. O campo "Padrão"
quando marcado, indica qual especificação será a padrão. A especificação padrão será
carregada automaticamente no pedido de compra do material.
Campo [3] U.M de entrada: Selecione a unidade de medida de entrada, por meio da
lupa superior [8]. O sistema só permitirá a seleção de unidade de medida igual ou subordinada a
unidade de medida elementar. Se a unidade de medida de entrada tiver fator de conversão o
sistema observará esse fator na entrada de material do almoxarifado.
Campo [4] U.M. de saída: Selecione a unidade de medida de saída, por meio da lupa
superior [8]. O sistema só permitirá a seleção de unidade de medida igual ou subordinada a
unidade de medida elementar. Se a unidade de medida de saída tiver fator de conversão o
sistema observará esse fator na requisição de material do almoxarifado.
163
AlmoxWeb
Campo [5] Almoxarifado: O usuário informa o endereço e a unidade de medida de
estocagem do material. Um mesmo material pode ter quantos endereços forem necessários.
Selecione o endereço de estocagem. Para cada almoxarifado que o material for usado deverá
haver um endereço de estoque. (Ver Tabelas/Endereço de Estoque).
Selecione a quantidade e a Unidade de Medida de estocagem. Em seguinda, informe
qual a ordem de utilização do endereço de estoque. O sistema só efetua a entrada de material
do almoxarifado no endereço de ordem um.
Campo [6] Catálogo: Selecione o catálogo que contém o material. O catálogo reúne os
materiais que uma determinada unidade requisitante do almoxarifado pode solicitar. Um material
pode estar em mais de um catálogo.
5º Passo: Confirmar operação
Após o preenchimento de todas as informações, confirme o cadastro de material
clicando no botão CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada: "Registro cadastrado
com sucesso".
ABA OBSERVAÇÕES
Se desejar inserir alguma observação, clique na aba Observações para editá-la. (Ver
Registro de Observações)
164
Tabelas
10.7.2 Catálogo Restrito
A tabela Material Catálogo Restrito tem por objetivo cadastrar ou bloquear os catálogos
de materiais usados pelo órgão. Este catálogo restringirá o que pode ser requisitado pelas
Unidades Requisitantes.
Os catálogos sempre possuem uma ou mais UR's associadas. Essas UR's só poderão
efetuar requisições de materiais que foram definidos no(s) catálogo(s) restrito(s) ativo(s) em que
estiverem incluídas. Caso o mesmo material esteja em dois catálogos, um bloqueado e outro
ativo, ele não poderá requisitar o material do catálogo bloqueado.
Para incluir um catálogo restrito, acesse pelo Menu Tabelas/ Materiais/ Catálogo
Restrito. Observe um exemplo de cadastramento a seguir:
1º Passo: Informar dados gerais
Antes de cadastrar um catálogo restrito, verifique se você tem acesso a um único
almoxarifado, e se este está bloqueado ou não.
ABA CADASTRO
165
AlmoxWeb
O sistema preencherá o campo Órgão automaticamente, caso o usuário tenha acesso a
apenas um órgão ou se existir somente um órgão cadastrado. Caso contrário, o usuário deverá
selecionar o órgão.
No campo [1] informe um almoxarifado específico ou selecione um da lista de
almoxarifados existentes e que não estejam bloqueados. Posicione o cursor do mouse dentro do
campo [1] e clique na lupa superior [6] para selecionar um almoxarifado. Caso o usuário tenha
acesso a apenas um almoxarifado ou, se só existir um almoxarifado cadastrado, o sistema
preenche o campo automaticamente.
O código do catálogo, campo [2],será preenchido automaticamente pelo sistema após a
confirmação do cadastro;
A data também é preenchida automaticamente pelo sistema com a data atual;
No campo [3] informe o nome do Catálogo;
No campo [4] selecione uma finalidade para o Catálogo. Posicione o cursor do mouse
dentro do campo [4] e clique na lupa superior para pesquisar uma finalidade a partir da lista que
será apresentada;
No campo [5] informe uma coleção de materiais específicos. Clique em + linhas para
inserir os materiais. O usuário também poderá selecioná-los a partir da lista de materiais
existentes para o órgão informado e que não estejam bloqueados. Clique na lupa superior [6]
para selecionar os materiais existentes.
Outra opção é copiar os materiais de um dos Catálogos Restritos ativos já existentes
para o almoxarifado informado anteriormente. Para copiar, clique no botão [7].
O campo "Em estoque", quando marcado, define se os materiais, que serão consultados
para compor o catálogo, serão somente os materiais que já sofreram algum tipo de
movimentação, ou seja, passaram pelo estoque; ou se os materiais serão consultados de toda a
base.
2º passo: Informar as Unidades Requisitantes
ABA U.R.
Nesta aba, o usuário associa as Unidades Requisitantes que compõem o Catálogo
Restrito de Materiais.
166
Tabelas
Informe uma coleção de Unidades Requisitantes específicas ou selecione-as da lista de
unidades requisitantes existentes que não estejam bloqueadas, ou seja, que não apresentem
data de bloqueio.
Posicione o cursor do mouse dentro do campo [1] e clique na lupa superior [2] para
pesquisar e anexar as URs desejadas.
3º Passo: Confirmar operação
Após o preenchimento dos campos necessários, confirme a inclusão de catálogo
restritro, clicando no botão CONFIRMAR. A seguinte mensagem será apresentada: "Catálogo
gravado com sucesso".
10.7.3 Etiquetas
A tabela de Etiquetas tem por objetivo gerar etiquetas de materiais de um almoxarifado.
Para gerar etiquetas, acesse pelo Menu Tabelas/ Material/ Etiquetas. Observe o
exemplo a seguir:
1º passo: Informar os materiais a serem etiquetados
167
AlmoxWeb
No campo [1] informe os materiais cujas etiquetas serão geradas. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo [1] e clique na lupa superior [2] para selecionar os materiais desejados;
Em seguida, [3] indique a quantidade de etiquetas a serem geradas para cada material.
No campo [4] informe a partir de que ordem serão impressas as etiquetas;
Clique no campo [5] RELATÓRIOS para visualizar os relatórios disponíveis. A tela
abaixo será apresentada:
168
Tabelas
2º passo: selecionar os relatórios de etiquetas
Selecione o tipo de relatório desejado, com código de barras ou sem código de barras.
Em seguida, selecione o formato do relatório: PDF ou HTML.
Clique no botão GERAR. A partir disso, o sistema gerará relatórios nos formatos PDF ou
HTML para uma futura impressão.
169
AlmoxWeb
Clique sobre os relatórios para visualizar as etiquetas, com ou sem código de barras.
Veja os exemplos abaixo:
Etiquetas com código de barras:
170
Tabelas
Etiquetas sem códigos de barras:
NOTA: Para a impressão das etiquetas seguem as
medidas:
215,9 por 279,4
Código indicado: 628123
Utilize a impressão no papel carta.
171
AlmoxWeb
10.7.4 Endereçamento de Material
A tabela tem por objetivo associar um Endereço de estoque ao Material a fim de facilitar
a localização. Em um endereço pode conter vários materiais, assim como vários materiais
podem estar em um único endereço. O sistema contempla que o material tenha pelo menos um
endereço associado, não sendo possível a sua exclusão.
Para cadastrar o endereço de material, acesse pelo Menu Tabelas/ Material/ Endereço.
Observe o exemplo de cadastramento a seguir:
NOTA: ANTES DE CADASTRAR UM ENDEREÇO DE MATERIAL, CERTIFIQUE-SE DE
QUE:

Existe material cadastrado;

Existe Almoxarifado cadastrado;

A U.G está cadastrada;

O material já tenha pelo menos um endereço cadastrado no sistema.
1º passo: Informar dados gerais
172
Tabelas
No campo [1], informe um Almoxarifado específico ou selecione um da lista de
almoxarifados existentes e que não estejam bloqueados. Posicione o cursor do mouse dentro do
campo [1] e clique na lupa superior [4] para pesquisar e anexar (look up). Obs: Caso o usuário
tenha acesso a apenas um almoxarifado - devido ao seu perfil - ou se só existir um almoxarifado
cadastrado, o sistema preenche o campo automaticamente.
No campo [2], a Unidade Gestora (U.G.) é preenchida automaticamente pelo sistema
quando se seleciona o almoxarifado.
No campo [3] informe o material que deseja endereçar. Posicione o cursor do mouse
dentro do campo [3] e clique na lupa superior [4] para pesquisá-lo e anexá-lo (look up);
No campo [5] indique a ordem numérica dos endereços associados ao material.
No campo [6] selecione um endereço de material cadastrado no sistema que deseja
associar ao material informado; Clique na lupa superior [4] para pesquisar e anexar (look up);
No campo [7] selecione uma Unidade de Medida (U.M.Estocagem) cadastrada no
sistema. Clique na lupa superior [4] para pesquisar e anexar (look up);
No campo [8] digite a quantidade máxima de material suportada neste endereço de
estoque.
2º passo: Confirmar Operação
Após o preenchimento dos campos necessários, confirme o endereçamento de material,
clicando no botão CONFIRMAR.
173
11. Financeiro
11.1 Ano/Mês Referência U.G.
Este módulo possibilita a reabertura de um mês para a inclusão, alteração ou exclusão
da movimentação ocorrida no mês anterior.
Para executar o Fechamento ou a Abertura de um mês, acesse pelo Menu o módulo
Financeiro Ano/Mês Referência U.G.
A seguinte tela será apresentada:
ATENÇÃO: A tela acima só é possível a visualização, para os usuários que acessam o
sistema com perfil de Administrador. Para os demais usuários será possível a visualização
apenas da U.G. em que está cadastrado.
Nesta tela o usuário terá as seguintes informações:
175
AlmoxWeb
Órgão: será apresentado o nome do órgão automaticamente pelo sistema
U.G.'s: Apresenta as opções ATIVAS e SUSPENSAS para o usuário listar apenas o
status que deseja.
Ano/mês aberto: apresenta o ano e o mês aberto da referida U.G.
Operação: o sistema apresenta as opções Abrir, Fechar, Ativar e Suspender. O usuário
deverá marcar a operação que deseja executar;
Verificar pendências: O usuário poderá antes de realizar o fechamento solicitar a
checagem de pendências. Quando este campo estiver selecionado os dados de todas as
Unidades Gestoras ficarão desabilitados, sempre verificando pendências no ano/mês aberto.
Ao fechar o mês, o sistema verificará se há diferença entre o estoque e o movimento. Se
houver, o mês não será fechado. Neste caso entre em contato com [email protected].
Após preencher os campos indicados, finalize a operação pressionando o botão
CONFIRMAR.
Após a confirmação da operação, o usuário poderá consultar o mês fechado, como
também emitir o respectivo relatório. Veja tópico RMMA/ RMAA
176
Financeiro
11.2 RMMA/ RMAA
Este módulo possibilita consultar as movimentações contábeis e financeiras (elementos
de despesa e valores).O RMMA é o Resumo de Movimentação Mensal do Almoxarifado e o
RMAA é o Resumo de Movimentação Anual do Almoxarifado.
Observe o exemplo a seguir:
U.G.: Selecione a U.G que deseja consultar as movimentações financeiras. Posicione o
cursor do mouse dentro do campo da U.G e clique na lupa superior para pesquisar, conforme
indicado;
Ano/mês: Selecione o período que deseja consultar o fechamento.
Após a seleção, clique no botão CONSULTAR, localizado no canto inferior direito da
tela.
Atenção! Caso não seja selecionada nenhuma U.G. o sistema buscará o relatório de
movimentação de todas as U.G's. E caso não seja selecionado um período, o sistema
apresentará todos os fechamentos.
177
AlmoxWeb
Se o usuário não preencher o campo ano/mês na tela, será apresentado o resultado da
consulta, podendo selecionar mais de um registro:
Após selecionar o ano/mês desejado, clique no botão Relatórios. A tela de impressão
será apresentada para selecionar e imprimir os relatórios disponíveis. (vide impressão de
relatórios).
178
Financeiro
Selecione o tipo de relatório, bem como formato (PDF, HTML, RTF, Excel) que deseja
visualizar. Em seguida, clique no botão GERAR.
Veja abaixo um exemplo de RMMA:
179
AlmoxWeb
Na coluna Entrada, você encontra os valores das entradas Orçamentárias e
Extraorçamentárias. Para melhor compreensão da movimentação das entradas, veja o tópico
Relatórios Gerenciais/Entradas.
As entradas extraorçamentárias podem estar relacionadas às movimentações feitas em
transferência de almoxarifados, estoque, entre outros.
Na coluna saída, você encontra os valores das movimentações de saídas dos materiais.
Para melhor compreensão desta movimentação, veja o tópico Relatório Gerenciais/ Saídas.
180
Financeiro
11.3 Prévia RMA
É possível emitir uma prévia do Resumo de Movimentação do Almoxarifado para
conferência, antes de realizar o fechamento do mês.
Para emiti-la, primeiramente, consulte as U.G.’s que deseja realizar a consulta prévia do
RMA. Clique na lupa superior para pesquisar a U.G.desejada.
Em seguida, clique no botão Relatórios para que o sistema exiba a tela de impressão e
simultaneamente emita a prévia, apresentando um link com um arquivo no formato PDF.
181
AlmoxWeb
182
12. Impressão de Relatórios
Na tela de impressão selecione, entre os relatórios disponíveis, aquele que deseja
gerar:
Marque os relatórios que deseja gerar, conforme indicado pela seta e selecione o
formato do arquivo: PDF, HTML, RTF ou Excel.
Clique no botão GERAR para o sistema gerar os relatórios selecionados. Em seguida, o
sistema apresentará a tela de relatórios disponíveis. Quando houver relatórios em processo de
preparação (na coluna término) a tela será atualizada a cada 5 segundos e no primeiro momento
é apresentada sem o link:
183
AlmoxWeb
A tela acima apresenta a relação de relatórios gerados, o formato, data e hora do início
de geração dos relatórios. A coluna término é preenchida e o link apresentado quando o
relatório
for concluído.
Quando o
em
PDF,
usuário
escolhe o tipo de relatório a ser impresso, o sistema gera um
arquivo
o qual poderá ser salvo para uma futura impressão. Clique no link para visualizar o
relatório e imprimir.
NOTA: Para visualização ou impressão dos relatórios é necessário que o programa (acrobat reader) esteja
instalado na máquina cliente. Saiba como fazer o download (copia grátis) do aplicativo através do
site: http://www.brasil.adobe.com/products/acrobat/main.html
184
13. Relatórios Gerenciais
13.1 Materiais não movimentados
A partir deste módulo, são emitidos relatórios dos materiais não movimentados num
determinado período. Observe o exemplo a seguir:
A condição básica para geração do relatório é a existência de pelo menos um material
no almoxarifado que não tenha sido movimentado durante o intervalo definido pelo período da
consulta.
Período: informe o período que deseja consultar
Os campos Órgão, U.G, Almoxarifado e Conta devem ser selecionados através da
lupa de pesquisa, indicada pela seta na imagem acima.
Material: informe o material que deseja visualizar no relatório
Finalidade do Estoque: selecione a finalidade dentre as opções disponíveis - estocável,
não-estocável, inativo em uso, inativo em desuso e não classificado.
Criticidade: marque sim ou não
Curva: selecione a curva correspondente
185
AlmoxWeb
Frequência: selecione Alta ou Baixa Frequência
Quantidade: informe a quantidade de material desejada
Entradas: Selecione Com entradas ou Sem entradas
Após o preenchimento dos campos acima, clique no botão Relatórios. A tela de
impressão será apresentada para imprimir o relatório de materiais não movimentados (vide
impressão de relatórios).
13.2 Movimentação
A partir deste módulo, são emitidos relatórios dos materiais movimentados num
determinado período. Observe o exemplo a seguir:
A tela de impressão será apresentada para imprimir o relatório de materiais não
movimentados (vide impressão de relatórios).
186
Relatórios Gerenciais
13.2 Entradas
A partir deste módulo, são emitidos relatórios de entradas de materiais num determinado
período. Observe o exemplo a seguir:
Após preencher os campos necessários, clique no botão Consulta, localizado no canto
inferior esquerdo. A tela de impressão será apresentada para selecionar e imprimir os relatórios
disponíveis. (vide impressão de relatórios).
187
AlmoxWeb
13.3 Saídas
A partir deste módulo, são emitidos relatórios de saídas de materiais num determinado
período. Observe o exemplo a seguir:
A tela de impressão será apresentada para selecionar e imprimir os relatórios
disponíveis. (vide impressão de relatórios).
188
Relatórios Gerenciais
13.4 Posição de Estoque
Os relatórios de estoque de almoxarifado são emitidos conforme as instruções a seguir:
Após preencher os campos desejados, pressione o botão de consulta no canto inferior
esquerdo. Caso o usuário não preencha nenhum campo, a consulta apresentará O resultados
serão apresentados conforme os dados informados na tela inicial:
Após efetuar a seleção de registros desejados, clique gerar. A tela de impressão será
apresentada com os relatórios disponíveis. (vide impressão de relatórios).
189
AlmoxWeb
13.5 Materiais Vendidos - Fornecedor
Os relatórios de materiais vendidos dos fornecedores são emitidos conforme as
instruções a seguir:
Em seguida, a tela de impressão será apresentada para selecionar e imprimir o relatório.
(vide impressão de relatórios).
190
Relatórios Gerenciais
13.6 Fornecedor - Materiais Vendidos
Os relatórios dos fornecedores de materiais vendidos são emitidos conforme as
instruções a seguir:
Em seguida, a tela de impressão será apresentada para selecionar e imprimir o relatório.
(vide impressão de relatórios).
191
AlmoxWeb
13.7 Materiais a Vencer
Os relatórios de materiais à vencer são emitidos conforme as instruções a seguir:
Se o usuário não preencher nenhum campo, o sistema gera um relatório de todos os
matérias à vencer. Em seguida, a tela de impressão será apresentada para selecionar e imprimir
o relatório. (vide impressão de relatórios).
192
Relatórios Gerenciais
13.8 Gráfico de Aquisições
Para gerar um gráfico das aquisições, siga as instruções a seguir:
Após informar os dados, pressione o botão relatórios. Em seguida, a tela de impressão
será apresentada para selecionar e imprimir o gráfico. (vide impressão de relatórios).
193
AlmoxWeb
13.9 Gráfico de Consumo
Para gerar um gráfico de consumo siga as instruções a seguir:
194
14. Agenda
A partir desse módulo é possível visualizar as mensagens do sistema quando existentes.
Existem 5 tipos de mensagens já definidas. São elas:

Requisição Pendente,

Recebimento Pendente,

Material a Vencer,

Material em Estoque Base e

Material em Ponto de Pedido.
No menu, selecione a opção “Mensagens” e em seguida o item que deseja cadastrar ou
editar, como apresentado abaixo:
195
AlmoxWeb
14.1 Grupo de Usuários
A partir da tela de edição, são informados os usuários que integrarão o grupo que
receberá avisos.
Para selecionar o tipo de aviso que deseja editar, clique em
.
Será apresentada uma tela com o resultado da consulta, constando os tipos de aviso.
Selecione através do clipe o tipo desejado.
196
Agenda
Observe o exemplo seguinte:
Posicione o cursor do mouse dentro do campo [1] e clique na lupa superior [2] para
selecionar o tipo de aviso desejado;
No campo [3] selecione os usuários que poderão receber este tipo de aviso. Posicione o
cursor do mouse dentro do campo [3] e clique na lupa superior [2] para procurar e anexar (look
up).
197
AlmoxWeb
Marque o campo [4] para que o usuário visualize o aviso no momento em que fizer o
login no sistema;
Marque o campo [5] se desejar que o usuário receba também um email com o tal aviso;
Após preencher os campos indicados acima, finalize a operação pressionando o botão
.
14.2 Envio de Comunicado
O módulo "Envio de Comunicado" tem o objetivo de cadastrar mensagens que serão
visualizadas por um ou mais usuários do sistema. Tal mensagem pode ser visualizada quando o
usuário de destino logar no sistema ou quando acessar o contexto Visualização.
Ao entrar no módulo, a tela inicial será apresentada de modo que serão exibidas as
mensagens recebidas:
Ao sobrepor o cursor sobre uma mensagem recebida, o botão será habilitado para abrila.
Para exibir as mensagens enviadas, clique na próxima aba, conforme a tela a seguir:
198
Agenda
A tela de edição visa editar novos comunicados a um ou mais usuários ou ainda
visualizar mensagens recebidas. Veja o exemplo de edição a seguir:
199
AlmoxWeb
Após preencher os campos indicados acima, finalize pressionando o botão enviar.
14.3 Visualização
A tela de visualização mostra as pendências e materiais a vencer quando o usuário entra
no sistema ou acessa o menu “Agenda/Visualização”.
Observe a tela seguinte:
Ao posicionar o cursor sobre um aviso ou mensagem, o botão editar será habilitado
para abri-los.
200
15. Consulta de Material
Este módulo tem por objetivo consultar os materiais do almoxarifado. A consulta permite
verificar a posição de estoque do material, sua classificação e informações gerenciais do mateial,
tais como: o consumo médio mensal no almoxarifado e no órgão, os parâmetros para
ressuprimento, os resíduos financeiros, as especificações de compra padrão e os lotes
montados para materiais que tem prazo de validade.
Por meio deste módulo de consultas, é possível verificar o histórico das entradas e das
saídas, o histórico de consumo e a lista de fornecedores de um material. Como padrão, o
sistema apresenta os dados relativos aos últimos 12 meses, porém o usuário pode especificar o
período que deseja consultar. Além disso, a tela de consultas apresenta a lista de requisições
pendentes, entradas pendentes e pedidos de compra pendentes de um material no almoxarifado
especificado.
Para efetuar uma consulta de material, acesse pelo menu conforme mostra figura
abaixo:
201
AlmoxWeb
1º Passo: informar dados para pesquisa
Primeiramente informe o almoxarifado que deseja consultar. Posicione o cursor do
mouse dentro do campo [1] e clique na lupa superior [2] para procurar e anexá-lo (fazer o
look
up);
Em seguida, informe o material que deseja consultar. Posicione o cursor do mouse
dentro do campo [3] e clique na lupa superior [2] para procurar e anexá-lo. O sistema permite
que o usuário selecione mais de um material para consulta, se assim desejar.
Caso exista no perfil do usuário restrição por “Catálogo restrito”, o usuário somente
poderá consultar materiais incluídos no catálogo com status ativo ou indisponível.
O status do material pode ser Ativo, Indisponível, Em análise ou Todos. Como padrão, o
sistema apresenta o status "Todos", porém o usuário, antes de selecionar o material, poderá
mudar o status conforme opções existentes. Após o usuário ter selecionado o material o campo
fica desabilitado;
Após realizar os passos acima, o sistema apresenta os resultados da pesquisa
automaticamente, sendo agrupado por abas. O sistema listará os dados por material e, caso o
usuário selecione vários materiais, será necessário indicar item por item para ver o resultado.
202
Consulta de Material
2º Passo: Verificar os resultados da pesquisa
ABA MATERIAL
Nesta aba, os dados apresentados referem-se ao material pesquisado, como mostra a
imagem acima. Arraste a barra de rolagem da tela na lateral direita para visualizar todas as
informações referente ao material selecionado.
ABA ENTRADA
Ao clicar na aba “entrada”, serão apresentados todos os registros correspondentes à
entrada e ao pedido de compra pendente dos materiais consultados. Veja o exemplo:
Campo [1]: Compreende o período da consulta. Como padrão, o sistema apresenta os
dados relativos aos últimos 12 meses, porém o usuário pode especificar o período que deseja
consultar.
Campo [2]: Refere-se ao número identificador da nota de entrada deste material;
Campo [3]: Quantidade da entrada de material adquirida do fornecedor;
Campo [4]: Valor que o material foi comprado;
203
AlmoxWeb
Botão Editar [5] (lápis): Quando algum campo da entrada está selecionado, o botão
Editar (lápis) habilita. Ao clicar neste botão, o sistema abre o registro de entrada;
As Entradas Pendentes são entradas de materiais não contabilizados, ou seja, a data de
atesto não foi informada no momento do registro de entrada deste material;
Os Pedidos de Compra Pendente são os pedidos em aberto para aquisição de material,
por meio do processo de compras. São apenas os cadastrados no sistema de almoxarifado.
Os Pedido de Compras Externo (Módulo de Compras) são os pedidos em aberto para
aquisição de material, por meio do processo de compras. São apenas os cadastrados no sistema
de Compras (integração). Ver módulo Entrada - Interagindo com o sistema Compras.
ABA SAÍDA
A aba “saída” apresenta todos os registros correspondentes à saída do material
consultado. Veja abaixo:
Campo [1]: Compreende o período da consulta. Como padrão, o sistema apresenta os
dados relativos aos últimos 12 meses, porém o usuário pode especificar o período que deseja
consultar.
Campo [2]: O sistema mostra todos os dados relativos às saídas do referido material. O
sistema apresenta o número do documento, a data, tipo de operação, podendo ser Requisição,
Baixa ou Requisição de transferência. Quando for Baixa, o sistema mostrará a descrição Baixa e
o tipo, por exemplo: baixa por doação.
204
Consulta de Material
ABA REQUISIÇÕES PENDENTES
Esta aba apresenta os dados de uma requisição pendente de atendimento. Veja abaixo:
ABA FORNECEDOR
Esta aba apresenta os registros referentes ao material em relação ao fornecedor.
Mostra a relação dos fornecedores e a quantidade adquirida do fornecedor. Veja abaixo:
205
AlmoxWeb
ABA CONSUMO
O histórico do consumo do material fica registrado no sistema e pode ser visualizado
clicando na aba “consumo”:
ABA E.A. GERAL
[Na aba “E.A Geral” (Estoque Atual Geral) é possível verificar o total da quantidade e o
valor total dos itens de materiais atuais que pertencem à Unidade Gestora. Veja abaixo:
206
Consulta de Material
207
AlmoxWeb
16. Calendário
O Calendário tem por objetivo cadastrar datas possíveis para requisição de materiais ao
Almoxarifado por parte das Unidades de Requisição (U.R.). Nele é possível definir mais de uma
data de requisição para cada UR.
É importante salientar que o sistema possui duas formas para definição de períodos
específicos para requisição: uma forma é por data, que será descrita aqui neste módulo; a outra
é por dia específico, quando se cadastra uma Unidade de Requisição (ver Tabela/ Estrutura
Organizacional/ UR).
Para cadastrar uma data de requisição, acesse pelo Menu conforme mostra a imagem
abaixo:
208
Index
1º Passo: Informar dados Unidade de Requisição
Primeiramente, informe a Unidade Requisitante (U.R). Posicione o mouse dentro do
campo [1] e clique na lupa superior [2] para procurar e anexar (look up);
Em seguida, acrescente + linhas. Clique no botão indicado [3];
No campo [4] informe uma ou mais datas que esta U.R. poderá fazer requisições de
materiais;
2º Passo: Confirmar operação
Após informar os parâmetros desejados, confirme a operação pressionando o botão
CONFIRMAR.
NOTA: Na tabela U.R. (Tabelas/Unidade de Requisição), também é cadastrado dias
específicos para requisição, diferenciando de que no módulo Calendário cadastra-se uma
data, ou seja, um dia de um determinado mês do ano, e na tabela cadastra-se, por exemplo,
o dia 15 de cada mês.
209