Manual Usuário
Sistema Audatex
Conhecimento global. Foco local.
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DESCRIÇÃO DA MODIFICAÇÃO
2.0
24.08.2010
MT
Versão Inicial
Índice
1
SINISTROS ........................................................................................................................................................ 1
2
ACESSANDO MÓDULO SINISTRO ...................................................................................................................... 1
3
SELECIONANDO O VEÍCULO .............................................................................................................................. 2
3.1
PARA VEÍCULOS NÃO CADASTRADOS NO SISTEMA ......................................................................................................................... 2
4
DADOS ............................................................................................................................................................. 3
5
ORÇAMENTO ................................................................................................................................................... 5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
6
VISUALIZANDO O CÓDIGO E O PREÇO DE PEÇAS............................................................................................................................ 6
ENTENDENDO O ORÇAMENTO ................................................................................................................................................. 7
OPERAÇÕES RELACIONADAS ................................................................................................................................................... 8
INCLUINDO PEÇAS NÃO-CADASTRADAS E OUTROS ITENS ................................................................................................................. 8
DIVISÃO DE SINISTROS ........................................................................................................................................................... 9
DANOS NÃO COBERTOS PELO SEGURO E ESTIMATIVA MECÂNICA ...................................................................................................... 9
TOTAIS .............................................................................................................................................................................. 9
RELATÓRIO FINAL DO ORÇAMENTO ............................................................................................................... 10
6.1
EXPORTANDO RELATÓRIO .................................................................................................................................................... 11
7
AVISO DE SINISTRO ........................................................................................................................................ 12
8
PEDIDO DE PEÇAS .......................................................................................................................................... 13
9
PARECER ........................................................................................................................................................ 13
10
HISTÓRICO ..................................................................................................................................................... 14
11
LAUDO AVALIAÇÃO DE DANOS E LAUDO DE SALVADOS................................................................................. 16
12
CONCLUINDO O SINISTRO .............................................................................................................................. 18
13
COMPLEMENTO E VERSÕES DO ORÇAMENTO ................................................................................................ 18
13.1
13.2
VERSÃO DO ORÇAMENTO .................................................................................................................................................... 19
VISUALIZANDO VERSÕES...................................................................................................................................................... 20
14
JANELA PRINCIPAL ......................................................................................................................................... 20
15
STATUS DOS ORÇAMENTOS ........................................................................................................................... 21
15.1
15.2
15.3
LOCALIZANDO ORÇAMENTOS ................................................................................................................................................ 23
EXCLUINDO ORÇAMENTOS ................................................................................................................................................... 23
RECUPERANDO ORÇAMENTOS .............................................................................................................................................. 24
1
1
Sinistros
O Módulo Sinistro é a parte principal do Sistema Audatex.
Neste módulo será realizada:
Seleção das peças e dos serviços,
Soma dos tempos e dos valores,
Elaboração dos relatórios que serão encaminhados para
análise e aprovação.
2
Acessando Módulo Sinistro
Na primeira página do sistema, clique diretamente no ícone Sinistro.
Veja figura abaixo:
1
3
Selecionando o veículo
Clique no ícone
“Novo”. Selecione o veículo.
É muito importante selecionar o modelo correto do veículo, pois o orçamento será
realizado com base nestas informações.
Obs.: Para orçamentação de Importados consulte o Manual AudaPad.
3.1
Para veículos não cadastrados no sistema
Para veículos cujos modelos pararam de ser produzidos – é possível incluir no
orçamento o nome de veículo manualmente. Clique no ícone
Para salvar a inclusão, clique em
.
2
IMPORTANTE: Como o veículo não faz parte da base de dados, assim como suas peças,
o orçamento deverá ser feito manualmente, com a inclusão das peças uma a uma.
A qualquer momento para alterar o modelo do veículo já selecionado, clique no ícone
Selecionar Veículo
localizado na barra de ferramentas. Caso já tenha iniciado o
orçamento, o sistema não manterá as peças selecionadas previamente, será
necessário que você as inclua novamente.
4
Dados
Na pasta Dados, encontram-se as informações essenciais para orçamentação.
Preencha todos os campos. No campo Observações podem ser registradas
informações importantes que serão exibidas no Relatório. Os campos: Seguradora,
Padrão de Mão de Obra e Orçamentista são obrigatórios.
3
Caso após elaborar o orçamento do segurado seja necessário elaborar o orçamento do
terceiro, é possível vincular os orçamentos (segurado e terceiro), no próprio Sistema
Audatex. Selecione a opção Terceiro.
Os orçamentos vinculados serão exibidos na Janela principal do Módulo de Sinistros,
com o ícone de uma corrente
indicando a relação entre os orçamentos.
A navegação entre o orçamento Segurado e Terceiro pode ser feita com um dos
orçamentos aberto, utilizando as setas de navegação no canto superior direito da tela.
4
5
Orçamento
A elaboração do Orçamento do veículo será feita nesta guia. Siga os passos de acordo
com a imagem abaixo:
1. Selecione a região avariada do veículo.
2. Selecione a descrição que se refere à parte do veículo.
3. O desenho das peças aparecerá do lado direito da tela. Para incluir as peças no
orçamento, basta clicar no nome da peça ou no quadrado do desenho referente à
peça desejada.
4. As peças selecionadas constituirão uma “lista” localizada na parte inferior da tela.
O valor da peça e as horas de mão de obra, já estarão lançadas pelo sistema.
Selecione as operações: Trc (Troca), Pin (Pintura), Rec (Recuperação), R&I
(Remoção e Instalação).
Para excluir uma peça, clique novamente sobre o quadrado do desenho ou selecione a
peça e aperte a tecla “Delete” do seu teclado.
5
O Sistema exibe as horas de mão de obra e de pintura necessárias para reparação ou
troca de cada peça, mas elas podem ser alteradas. Basta apagar o valor e digitar um
novo. Este procedimento também pode ser utilizado caso queira alterar um valor da
peça exibida no sistema.
Caso altere o valor, o sistema exibe esta alteração mudando a cor para Vermelho para
valores acima do padrão exibido no sistema, e para Verde para os valores abaixo do
padrão.
5.1
Visualizando o código e o preço de peças
Para visualizar o código da peça, enquanto elabora o orçamento, posicione o mouse
em cima do nome da peça e aperte simultaneamente o botão <Ctrl> do teclado e o
botão esquerdo do mouse. Será exibido o Código da Peça a Descrição e o Preço,
conforme exemplo abaixo:
6
5.2
Entendendo o orçamento
Custo: Índice (%) que mostra os
custos dos reparos em relação ao
valor do veículo.
1
2
Peças: Valor Total de
Mão de Obra: Valor
Peças (aplicado os
Total da Mão de Obra.
descontos).
4
3
Total: Peças +
Mão de Obra
5
6
Estimativa: Total de
Estimativa
Mecânica.
7 8 9
1 – Ícone “Tipo de Peça”: Ao selecionar um item, será exibido um ícone que representa
um grupo específico de peças.
Grupo de peças com tempo de mão-de-obra referente a uma operação (troca, recuperação ou
remoção / instalação).
Grupo de peças sem tempo de mão-de-obra. Sistema já informa que a peça é apenas para troca.
Grupo de peças que possui operações relacionadas à sua troca ou recuperação.
Representa todo item incluído manualmente no orçamento.
2 – Operações = Definir Troca, Pintura, Recuperação ou Remoção e Instalação.
3 – REF = Referência do sinistro.
4 – Descrição = nome do item.
5 – QDE = quantidade do item.
6 – Preço unitário do item selecionado (fornecido pela montadora).
7 – Tempo de mão-de-obra em horas.
8 – Tempo de pintura em horas.
9 – FOR = Peça fornecida – quando as peças forem fornecidas pela seguradora.
7
5.3
Operações Relacionadas
Clicando em , será exibida a tela abaixo:
Quando duas ou mais peças apresentam operações comuns que envolvem os mesmos
tempos de mão-de-obra, é dito que as peças apresentam Overlap. Quando isso ocorre,
o Sistema Audatex identifica os tempos de mão-de-obra das operações comuns e
automaticamente as separa para evitar a duplicidade no cálculo dos tempos.
No exemplo abaixo, o sistema anulou a operação “Rem & Inst vidro da tampa tras”,
porque no orçamento já havia sido selecionada esta mesma operação, evitando desta
forma, o pagamento de duas operações iguais.
5.4
Incluindo peças não-cadastradas e outros itens
Caso deseje incluir itens não localizados dentro do Sistema ou algum serviço, clique no
ícone
“Inclusão Manual de Peças” localizado na barra de ferramentas. Será exibida
a tela abaixo.
1. Selecione as operações desejadas, localizadas do lado direito da tela;
2. Digite o “Código da Montadora”, que corresponde ao código da peça que deseja incluir
no orçamento. Caso não saiba, deixe em branco;
3. Preencha os demais campos, “Descrição” e “Desconto (%)”.
4. No campo “Classe” selecione o tipo de mão-de-obra: Elétrica, Funilaria, Mecânica,
Terceiros ou Vidraçaria/Tapeçaria. Caso deseje incluir serviços de terceiros, selecione a
opção “Terceiros”.
5. Digite a “Qtde” o “Preço” como desejar;
6. Em Tempos de “M. Obra” e “Pintura”, digite a quantidade de horas se desejar.
8
5.5
Divisão de sinistros
O Sistema está preparado para classificar em até nove sinistros um mesmo orçamento,
dividindo-os por pontos de impacto. Neste caso, será considerado para cada sinistro o
valor de uma franquia separadamente.
Selecione a peça e altere o campo “REF”, você pode classificar utilizando os números
de 0 a 9.
- 0 corresponde a “Dano não coberto” e “E”corresponde a “Estimativa Mecânica”.
5.6
Danos não cobertos pelo seguro e Estimativa mecânica
Danos não cobertos referem-se aos danos que não possuem relação com o sinistro
ocorrido. Classificando determinada peça com “0”, o sistema separa os valores
referentes aos custos que serão pagos pelo cliente, daqueles pagos pela Seguradora.
As peças de Estimativa Mecânica devem ser classificadas com “E”. O Sistema faz a
soma exibindo na pasta “Orçamento” o total de Estimativa, porém não considera estes
valores no Total Avaliado que é exibido do Relatório.
Ao salvar o orçamento, o valor de Estimativa Mecânica é exibido na pasta Conclusão.
5.7
Totais
Para visualizar os totais de tempos e valores por classe de mão-de-obra basta clicar no
botão,
localizado na barra de ferramentas.
9
6
Relatório Final do Orçamento
Após a finalização do orçamento será possível visualizar no Relatório, o resumo das
operações realizadas. Clique na barra de rolagem localizada do lado direito da tela
para ver detalhes do orçamento. Caso algum item tenha sido alterado no orçamento,
será exibido no Relatório, um sinal (+) ou (-) ao lado deste item.
É possível visualizar também os detalhes do orçamento:
10
Para imprimí-lo, clique no ícone Imprimir
duas formas: Resumido e Expandido.
. O orçamento pode ser impresso de
1. Orçamento Resumido: mostra apenas o tempo total de mão-de-obra dos itens
com operação relacionada.
2. Orçamento Expandido: mostra os detalhes dos tempos de mão-de-obra dos itens
com operação relacionada.
6.1
Exportando relatório
Há duas formas para exportar o orçamento. Pelo menu Impressão, opção Exportar
Orçamento, vide figura abaixo:
Ao clicar em “Exportar Orçamento” é exibida a tela para Salvar:
O Relatório é salvo em formato “Html” e pode ser impresso ou enviado por e-mail.
11
7
Aviso de Sinistro
Caso uma Seguradora tenha enviado o orçamento, o Aviso de Sinistro estará
preenchido com os dados do segurado e do acidente. Caso esteja fazendo o orçamento
de um veículo particular, não é necessário preencher esta tela.
12
8
Pedido de Peças
Nesta pasta, você visualiza todas as peças de troca. Para imprimir, clique no respectivo
ícone.
9
Parecer
Registro de um parecer sobre o orçamento realizado. Estes dados podem ser
transmitidos para a Seguradora. Clique no ícone conforme abaixo:
Será exibida a tela abaixo:
Externo – o comentário é visível no relatório impresso.
Interno – é visualizado somente no Histórico, e é transmitido.
Restrito – é visualizado somente no Histórico, porém não é transmitido.
Memo – é visualizado somente no Histórico, é transmitido em um relatório que pode ser
impresso separadamente.
13
Após salvar os pareceres, é possível visualizar a lista dos pareceres incluídos e dos
pareceres gerados automaticamente pelo Sistema.
O ícone Desbloqueado indica que o parecer pode ser alterado ou excluído.
O ícone Bloqueado indica que o parecer não pode ser alterado nem excluído.
Os pareceres gerados ficam Bloqueados após transmissão do orçamento.
10
Histórico
Permite visualizar o Histórico de todas as transações (alterações, inclusões, etc.) do
orçamento. Clique na opção “Histórico”:
O Histórico do processo permite transações com pareceres são identificadas com o
ícone .
Para visualizar informações do parecer, clique no ícone
Abrir.
Observações: Os pareceres bloqueados não podem ser alterados, mas pode-se usar o
Copiar e Colar. Somente pareceres desbloqueados podem ser editados ou excluídos.
14
Existem os seguintes tipos de Transação:
Transação
Solicitação de Vistoria
Solicitação de Complemento
Solicitação de Versão *
Novo Orçamento
Novo Complemento
Nova Versão *
Envio de Vistoria
Recebimento pelo
destinatário
Recebimento de Vistoria
Retorno de Vistoria
Alteração de Orçamento
Alteração de Orçamentista
Liquidação
Cópia Peças
Finalização de Processo
Lote Gerado
Lote Gerado, Pendente
Transmissão
Descrição
Solicitação de Vistoria recebida do Sistema da Seguradora
Solicitação de Complemento recebido do Sistema da Seguradora.
Solicitação de Versão recebido do Sistema da Seguradora
Gerada ao criarmos o orçamento
Gerada na criação do orçamento Complementar
Gerada na criação de uma nova Versão.
Vistoria enviada para Servidor da Audatex.
Orçamento recebido pelo destinatário.
Orçamento livre recebido
Vistoria alterada e recebida com alterações
Gerada todas as vezes que salvamos o orçamento
Gerada quando alteramos o orçamentista através do Grid
Passagem do processo para status “Analisados”.
Cópia das peças de um outro orçamento
Passagem do processo para status “Finalizados”.
Orçamento gerado, mas não foi transmitido via FTP (destinatário
definido como Transmissão em Lotes).
Orçamento gerado, mas deve ser transmitido via FTP
(destinatário
definido como Transmissão em FTP).
*Versão: São as Seguradoras que não utilizam o conceito Complemento de orçamentos.
A impressão está disponível no Menu Impressão, conforme abaixo:
15
11
Laudo Avaliação de Danos e Laudo de Salvados
O laudo de avaliação de danos é preenchido quando o veículo é considerado Perda
Total, mas nem todas as seguradoras utilizam este modelo.
Este modelo facilita a classificação das avarias causadas no veículo por “Pequeno”,
“Médio” ou “Grande” monta.
Selecione na coluna “Danificada?” as opções “Sim” ou “Não”. Cada peça possui uma
pontuação e, após realizar esta seleção das opções, resulta em uma “Pontuação Total”
que definirá o tipo da monta.
16
O laudo de salvado deve ser preenchido sempre que o veículo for considerado perda
total Este modelo possibilita a avaliação de diversos itens do veículo, indicando o
estado deles: Bom, Avariado, Não Há e Faltante. Cada item possui campos para
informar do estado encontrado. Preencha todo o formulário e, em seguida, clique em
“Informações Adicionais”.
Preencha os campos para que o Laudo seja concluído.
Na Guia Pneus defina o Estado dos Pneus com B para Bom, R
para Regular ou P para Péssimo.
17
12
Concluindo o Sinistro
É nesta tela que a conclusão do orçamento é definida. O orçamento terá status
“Concluído” quando o campo data de Conclusão for preenchido. Caso contrário, terá
status “Pendente”.
13
Complemento e Versões do Orçamento
A Seguradora pode solicitar um complemento para o orçamento já elaborado. Caso a
Seguradora trabalhe com “Complemento”, será necessário criar um orçamento.
Selecione o orçamento base (principal), clique no ícone “Complemento”.
Será criado um orçamento complementar com os dados do cliente e do veículo e um
número de identificação fracionado.
18
Exemplo: se o número do orçamento base for 43, então seu complemento será 43.1, o
próximo complemento será 43.2, e assim por diante.
Para cada complemento gerado as peças referentes aos complementos anteriores não
serão visualizadas na pasta Orçamento.
13.1
Versão do Orçamento
Caso a Seguradora trabalhe com o conceito Versão, selecione o orçamento base
(principal), clique no ícone “Complemento”. Ao criar uma nova Versão, o Sistema
mantém apenas a última versão, os anteriores não estarão mais disponíveis.
A pasta Orçamento exibe todas as peças inseridas nas versões anteriores. É possível
alterar, incluir ou excluir qualquer item.
19
13.2
Visualizando Versões
As versões ficam disponíveis no Sistema em forma de Relatório. Para cada versão há
um relatório com extensão html. Para visualizar as versões, selecione e clique Filtro de
Versões.
No relatório, as peças são destacadas com cores diferentes para comparação entre
versões:
Peça(s) incluída(s) na versão: ( I ) – Azul
Peça(s) alterada(s) na versão: (A) – Vermelho Escuro
Peça(s) excluída(s) na versão: (E) – Vermelho
14
Janela Principal
Exibe todos os registros salvos dos orçamentos.
1 - Existem fotos vinculadas ao orçamento. 2 - Fornecimento de peças – existem peças
a serem fornecidas pela seguradora. 3 - Status da transmissão – transmissão realizada.
20
15
Status dos Orçamentos
Na janela principal, as oficinas visualizam apenas as pastas Pendentes, Concluídos e
Excluídos. As Oficinas e Peritos recebem os orçamentos das Seguradoras e/ou
Reguladoras na pasta Pendentes.
Além das pastas acima, as Seguradoras e Reguladoras visualizam
também as pastas Analisados e Finalizados.
Ao concluir, o orçamento passa da pasta Pendente para a pasta
Concluído, em seguida é feita a transmissão para a Seguradora para
análise. Quando está de acordo, a Seguradora transfere o orçamento
para a pasta de Analisados.
 Um orçamento será direcionado automaticamente para a pasta
Concluídos quando for preenchido o campo Data de Conclusão,
localizado dentro do orçamento, na pasta Concluídos.
 Um orçamento será enviado para a pasta Analisados quando o
analista da Seguradora clicar no ícone “Liquidar”
.
 Um orçamento será Finalizado quando clicar no ícone Envio de
Processo .
21
Fluxo do processo de sinistro (para Seguradora e Reguladoras) e os comandos
necessários para alterar o status do orçamento entre as pastas.
Ícones utilizados no Módulo Sinistro, localizados na barra de ferramentas:
Criar um Novo Orçamento
Limpar Filtro (Atualiza o quadro de orçamentos)
Abrir o Orçamento selecionado
Visualizar as Fotos do Orçamento Selecionado
Salvar o orçamento aberto
Selecionar todos os orçamentos
Excluir o Orçamento Selecionado
Desmarcar todos os orçamentos selecionados
Imprimir o Orçamento Selecionado
Criar complemento ou nova versão do orçamento
selecionado
Localizar Orçamentos
Voltar
22
15.1
Localizando Orçamentos
Clique no ícone Localizar
, preencha um campo de preferência e clique em
.
Os resultados da pesquisa serão exibidos na tela principal.
Para limpar o filtro e atualizar a tela de orçamentos clique no ícone Limpa Filtro
Todos os orçamentos serão exibidos na janela principal.
15.2
.
Excluindo Orçamentos
Selecione o orçamento desejado e clique no botão Excluir. Ou selecione o orçamento,
clique com o botão direito do mouse e escolha a opção Excluir.
Ao excluir o orçamento todos os complementos também serão enviados para a pasta
Excluídos.
23
15.3
Recuperando Orçamentos
Os orçamentos excluídos podem ser recuperados às suas pastas de origem através da
função "Recuperar". Entre na pasta Excluídos, selecione o orçamento que será
recuperado, clique com o botão direito do mouse sobre o orçamento selecionado e
escolha a opção Recuperar conforme abaixo:
24