3.4 Cancelando Trâmite
Escolha a opção Cancelar Trâmite, no menu Operações, para cancelar o trâmite do
documento e de documentos circulares. Surgirão telas distintas.
Surgirá a seguinte tela para cancelamento de trâmite de documento:
O gestor poderá clicar nos botões de navegação
os trâmites de um documento para excluí-lo.
Para incluir o número do registro, clique no botão
, caso queira visualizar todos
.
Digite o número do registro do documento. Clique no botão
Busca de Documento.
45
para acessar a tela
• Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.
• Para mostrar o documento na tela, clique no botão
.
• Para visualizar o documento na tela Cancelar Trâmite, clique no botão
.
• Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão
.
• Para cancelar o procedimento, clique no botão
.
Pressione a tecla <Tab>para visualizar os demais dados.
Observe que na tela Cancelar Trâmite nos campos de/para deverão entrar apenas as
siglas.
O número da guia deverá ser o mesmo da GRD.
Ao clicar o mouse sobre o botão
documento será confirmado.
para gravar, o cancelamento do trâmite do
46
Surgirá a seguinte tela no caso de cancelamento de trâmite circular:
O gestor poderá clicar nos botões de navegação
os trâmites de um documento para excluí-lo.
, caso queira visualizar todos
Para incluir o número do registro, clique o mouse sobre o botão
.
Digite o número do registro do documento circular. Clique no botão
a tela Busca de Documento.
para acessar
Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.
Para mostrar o documento na tela, clique no botão
.
Para visualizar o documento na tela Cancelar Trâmite, clique no botão
47
.
Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão
Para cancelar o procedimento, clique no botão
.
.
Pressione a tecla <Tab>para visualizar os demais dados.
Caso queira cancelar todos os trâmites de um documento circular, habilite o campo
correspondente na tela.
Ao clicar o mouse sobre o botão
documento circular será confirmado.
para gravar, o cancelamento do trâmite do
3.5 Anexando/Apensando Documentos
Clique no botão
ou escolha a opção Anexar/Apensar, no menu Operações,
para anexar e/ou apensar documento.
Surgirá a seguinte tela:
• Selecione o tipo de juntada, Anexação ou Apensação.
48
• Digite o número do registro do documento principal ao qual será anexado/apensado
para acessar a tela Busca de
outro documento. Pode-se clicar no botão
Documento.
Surgirá a seguinte tela:
Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.
Para visualizar o documento na tela, clique no botão
.
Para visualizar o número do documento na tela de juntada, clique no botão
Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão
Para cancelar o procedimento, clique no botão
.
.
.
Pressione a tecla <Tab>.
Caso digite um registro de documento que não esteja em sua posse, aparecerá a
mensagem Documento não disponível para operação.
De volta à tela Juntada clique no botão
número do registro à esquerda da tela.
para inclui-la. Será visualizado o
O documento que será anexado/apensado não poderá ser digitado, deverá ser buscado
na tela de Busca de Documento, clicando no botão
49
.
Surgirá a seguinte tela:
Pode-se fazer a busca do documento preenchendo qualquer campo.
Para visualizar o documento na tela, clique no botão
.
Para visualizar o número do documento na tela de juntada, clique no botão
Para limpar a tela de busca e fazer uma nova pesquisa, clique no botão
Para cancelar o procedimento, clique no botão
Ao clicar o mouse sobre o botão
.
.
.
para gravar, a juntada será efetuada.
Se o documento não estiver registrado no sistema, habilite o campo documento avulso,
na tela Juntada.
Digite um resumo para o documento avulso, contendo o tipo, origem, número e data
do documento.
Ao clicar o mouse sobre o botão
para gravar, a juntada será efetuada.
50
3.6 Resolve Pendências
Escolha a opção Resolve Pendências, no menu Operações, para resolver pendência
marcada no trâmite.
Surgirá a seguinte tela:
Clique no botão
para listar as pendências.
Escolha a opção desejada: A Receber ou A Enviar.
A Receber – serão visualizados os documentos pendentes que estão esperando resposta.
Exemplo:
O órgão SE/DPE enviou para o Datasus e não recebeu resposta, como no exemplo a
seguir.
51
A Enviar – serão visualizados os documentos que necessitam de resposta.
Exemplo:
O órgão Datasus recebeu do órgão SE/DPE e não enviou resposta, como no exemplo
abaixo.
Selecione o documento cuja pendência foi resolvida e clique no botão
para
gravar.
Caso todas as pendências já tenham sido resolvidas, escolha a opção Marcar Todas.
Os documentos pendentes serão visualizados no grid.
52
4 CONSULTAS
4.1 Documentos
ou escolha a opção Documentos, no menu Consultas, para
Clique no botão
efetuar a consulta de documentos.
Surgirá a seguinte tela:
A pesquisa poderá ser efetuada por um campo ou mais, e quanto maior for o número
de informações (campos preenchidos), melhor será a performance do sistema.
Digite o tipo do documento ou clique no botão
53
para buscar o documento.
Surgirá a seguinte tela:
• Digite o nome ou parte do nome do tipo do documento. Clique no botão
.
• Selecione o tipo do documento e clique no botão
confirmar a operação.
para
• Digite o número do documento original. Pode-se clicar no botão
número do documento.
Surgirá a seguinte tela:
• Digite o número ou parte dele e clique no botão
54
.
para buscar o
• Selecione o número do documento original e clique no botão
para confirmar a operação.
• Digite o número do registro SIPAR, não sendo necessário colocar o dígito
verificador.
• Digite o órgão do documento. Pode-se clicar no botão
Busca Órgão.
para localizá-lo na tela
• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.
• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a sigla ou parte dela. Clique no botão
.
• Selecione o órgão do documento original e clique no botão
para confirmar a operação.
• Digite no campo Procedência o nome ou parte dele para que a pesquisa seja
realizada foneticamente, ou seja, por palavras com grafia diferente que tenham a
mesma sonoridade.
Exemplos:
Se digitar LUIS, o sistema retornará todos os respectivos nomes, escritos com S e com Z.
Se digitar SEÇÃO, o sistema retornará todos os respectivos nomes: SEÇÃO, SESSÃO,
CESSÃO.
55
• Digite no campo Interessado o nome ou parte dele para que a pesquisa seja
realizada foneticamente, ou seja, por palavras com grafia diferente que tenham a
mesma sonoridade.
Exemplo:
Se digitar LUIS, o sistema retornará todos os respectivos nomes, escritos com S e com
Z, com ou sem acento.
• Digite o assunto pelo qual o documento foi classificado. Pode-se clicar no botão
para localizá-lo.
Surgirá a seguinte tela:
• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Código.
• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do assunto ou parte dele; se for por
Código, digite o número ou parte dele. Clique no botão
.
• Selecione o assunto de classificação do documento original e clique no botão
para confirmar a operação.
• Preencha com um período provável de registro do documento.
• Digite o resumo ou parte dele. Após a execução da consulta, surgirá o botão
para exibir o resumo completo, conforme exemplo a seguir.
56
Após preencher o(s) campo(s) de pesquisa, clique o mouse sobre o botão
e surgirão todos os dados do documento na tela, como no exemplo abaixo.
O campo Referência só estará preenchido quando um documento fizer referência a outro.
Exemplo:
O tipo de documento Agenda que foi pesquisado está fazendo uma referência a Ata,
que é um documento avulso.
Serão visualizados no grid o interessado principal e os secundários, além da
procedência do documento.
Clique duas vezes na linha do grid para ver a especificação de cada um.
57
Exemplo:
Os dados de todas as tramitações do documento aparecerão no grid em ordem
decrescente, ou seja, a última tramitação será visualizada na primeira linha.
Clique duas vezes na linha do grid para ver o resumo do despacho de cada uma das
tramitações.
Exemplo:
Para imprimir as tramitações do documento clique no botão
.
Aparecerá a seguinte tela:
Ao clicar o mouse sobre o botão
, surgirá o detalhamento da Última
Tramitação, e no botão
, surgirá o detalhamento de todas as tramitações.
58
Clique no botão
para imprimir e no botão
para fechar.
Na tela principal existem botões para acessar detalhes referentes ao documento
pesquisado. Verifique se os mesmos estão disponíveis.
Para visualizar os anexos/apensos, clique no botão
.
Aparecerá a seguinte tela:
Surgirá o número do registro que está sendo pesquisado.
O botão
documento selecionado.
dará acesso a mais informações sobre o número do
59
Clique no botão
para visualizar o tipo, o número do documento original
e a data em que foi autuado, como no exemplo.
Para imprimir os dados do documento, clique no botão
.
Aparecerá a seguinte tela:
Clique o mouse sobre o botão
aparecendo na tela e no botão
Clique no botão
para visualizar somente o registro que está
para visualizar os demais documentos pesquisados.
para imprimir e no botão
para voltar à tela anterior.
4.2 Recebidos/Expedidos
Para consultar os documentos recebidos e expedidos pelo órgão de origem, escolha a
opção Recebidos/Expedidos, no menu Consultas.
60
Surgirá a seguinte tela:
A pesquisa poderá ser efetuada por um campo ou mais, e quanto maior o número de
informações (campos preenchidos), melhor a performance do sistema.
Digite o órgão de origem. Pode-se clicar no botão
para buscar o órgão.
Surgirá a seguinte tela:
• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.
• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a mesma ou parte dela. Clique no botão
• Selecione o órgão e clique no botão
.
para confirmar a operação.
• De volta à tela Consulta Recebidos e Expedidos, digite o órgão de destino. Pode-se
clicar no botão
para buscar o órgão.
61
Surgirá a seguinte tela:
• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.
• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a mesma ou parte dela. Clique no botão
• Selecione o órgão e clique no botão
.
para confirmar a operação.
Digite o Tipo de Despacho. Pode-se clicar o mouse sobre o botão
o despacho desejado.
para selecionar
Digite o Resumo do Despacho ou parte dele.
Na Data de Envio, preencha com um período provável de envio do documento. Esse
campo é obrigatório.
Clique no botão
para efetuar a consulta dos documentos.
Surgirá a tela Consulta Documentos para pesquisar os documentos.
62
4.3 Documentos Não Recebidos
Escolha a opção Documentos Não Recebidos, no menu Consulta, para consultar os
documentos encaminhados pelo órgão de origem e não recebidos no sistema, pelo órgão de
destino.
Surgirá a seguinte tela:
O sistema mostrará os dados na tela.
63
Habilite a opção Circular para consultar os documentos circulares.
No grid serão visualizados: Órgão de Destino, Tipo de Documento, Número do
Documento e Data de Envio.
Clique em
botão
para obter uma prévia do relatório. Para imprimir, clique no
.
Para voltar à tela anterior, clique o mouse sobre o botão
.
4.4 Documentos a Receber
Escolha a opção Documentos a Receber, no menu Consulta, para consultar os
documentos encaminhados pelo órgão de destino e não recebidos no sistema, pelo órgão de
origem.
Surgirá a seguinte tela:
O sistema mostrará os dados na tela.
64
Habilite a opção Circular para consultar os documentos circulares.
No grid serão visualizados: Órgão de Origem, Tipo de Documento, Número do
Documento e Data de Envio.
Clique em
botão
para obter uma prévia do relatório. Para imprimir, clique no
.
Para voltar à tela anterior, clique sobre o botão
.
4.5 Pendências
Escolha a opção Pendências, no menu Consulta, para consultar os documentos em
que, na tramitação, foi marcada uma data de retorno para resposta.
Surgirá a seguinte tela:
65
Digite a sigla do órgão que se deseja gerar a consulta. Pode-se clicar no botão
para acessar a tela Busca Órgão.
• Selecione um tipo de pesquisa: por Descrição ou Sigla.
• Se a pesquisa for por Descrição, digite o nome do órgão ou parte dele; se for por
Sigla, digite a mesma ou parte dela. Clique no botão
• Selecione o órgão e clique no botão
.
para confirmar a operação.
• Habilite a opção A Receber para obter a relação dos documentos que foram
enviados pelo órgão e ainda não foram respondidos, ou a opção A Enviar para
obter a relação dos documentos que foram recebidos e ainda não foram
respondidos.
• Selecione uma das opções em Pendências Resolvidas. Se a resposta já foi
encaminhada/recebida, marque Sim, caso contrário, Não.
• Digite a data início e a data fim do período que se deseja a pesquisa.
• O resumo do documento selecionado aparecerá no grid.
• O sistema mostrará no grid: Número do Registro, Órgão, Tipo de Documento,
Número do Documento, Despacho, Data da Resposta, Data Resolvida e Assunto.
• Para efetuar a consulta dos documentos, clique no botão
66
.
• Para obter uma prévia do relatório, clique no botão
clique no botão
. Para imprimir,
.
• Para voltar à tela anterior, clique no botão
.
5 RELATÓRIOS
5.1 Estatística
Escolha a opção Estatística, no menu Relatórios para visualizar os relatórios do sistema.
Surgirá a seguinte tela:
Selecione o tipo de relatório e após preencher o período desejado.
Clique
Clique no botão
no botão para visualizar o relatório.
para imprimir o relatório.
67
Produção: este relatório mostra a produção documental de todo o sistema.
Preencha o período desejado.
Clique no botão
para visualizar o relatório.
Clique no botão
para imprimir o relatório.
Assunto: este relatório refere-se a classificação de documentos.
Digite o órgão, preencha o período que deseja visualizar.
Clique no botão
para visualizar o relatório.
Clique no botão
para imprimir o relatório.
68
Tipo: este relatório refere-se a tipologia dos documentos.
Digite o órgão, preencha o período que deseja visualizar.
Clique no botão
para visualizar o relatório.
Clique no botão
para imprimir o relatório.
5.2 Órgão
Escolha a opção Órgão, no menu Relatórios para visualizar os órgãos cadastrados no
sistema.
Surgirá a seguinte tela:
A tela apresenta as seguintes opções :
•
•
Ativos - os órgãos que estão disponíveis no sistema;
Inativos - os órgãos que estão desabilitados no sistema.
69
Após a escolha de um dos títulos, o usuário deverá optar pela forma de apresentação do
relatório.
• Órgão: a exibição do relatório será pela descrição do órgão;
• Sigla: a exibição do relatório será pela sigla do órgão;
• Código: a exibição do relatório será pela numeração que foi incluído no sistema.
Clique no botão
para visualizar o relatório.
Clique no botão
para imprimir o relatório.
5.3 Código de Documento
Escolha a opção Código de Documento, no menu Relatórios para visualizar os códigos
de classificação.
Aparecerá a seguinte tela:
Clique no botão
para visualizar o relatório.
Clique no botão
para desistir da ação.
Surgirá a seguinte tela:
70
Clique no botão
para retornar a tela anterior.
5.4 Tabela de Temporalidade
Escolha a opção Tabela de Temporalidade, no menu Relatórios para visualizar os
códigos de classificação com a sua temporalidade.
Surgirá a seguinte tela:
Digite o número do código do assunto que deseja visualizar.
Clique no botão
Clique no botão
para visualizar o relatório.
para desistir da ação.
Surgirá a seguinte tela:
Clique no botão
para retornar a tela anterior.
71
5.5 Relatórios Gerenciais
Estes Relatórios mostram as atividades realizadas no sistema pelos usuários, órgãos, etc.
Surgirá a seguinte tela:
Escolha um dos itens abaixo para direcionar sua pesquisa.
Registros
Este relatório mostra toda a produção documental incluída no sistema em determinado
período, o gestor poderá digitar um dos três campos:
72
a) usuário – mostrará os registros realizados por um usuário, digite o username do
mesmo.
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
73
b) órgão – mostrará os registros de determinado órgão, com todos os seus usuários, digite
a sigla como se encontra no sistema.
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
74
c) assunto – mostrará a produção de todos os órgãos e seus usuários, tendo por base o
assunto em que o documento foi classificado.
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
75
Tramitação
Este relatório mostra toda a tramitação efetuada no sistema em determinado período, o
gestor poderá digitar um dos dois campos:
a) usuário – mostrará os tramitações realizadas por um usuário, digite o username do
mesmo.
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
76
b) órgão – mostrará as tramitações de determinado órgão, com todos os seus usuários,
digite a sigla como se encontra no sistema.
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
77
Anexados/Apensados
Este relatório mostra toda a anexação/apensação efetuada no sistema em determinado
período, o gestor poderá digitar um dos três campos:
a) usuário – mostrará os anexações realizadas por um usuário, digite o username do
mesmo.
Aperte o botão
para visualizar o relatório, aparecerá o
registro principal e o apenso ou anexo secundário.
Aperte o botão
para retornar a tela anterior.
78
b) órgão – mostrará as anexações/apensações de determinado órgão, com todos os seus
usuários, digite a sigla como se encontra no sistema.
Aperte o botão
para visualizar o relatório, aparecerá o
registro principal e o apenso ou anexo secundário.
Aperte o botão
para retornar a tela anterior.
79
c) assunto – mostrará a anexação/apensação de todos os órgãos e seus usuários tendo por
base o assunto em que o documento foi classificado.
Aperte o botão
para visualizar o relatório, aparecerá o
registro principal e o apenso ou anexo secundário.
.
Aperte o botão
para retornar a tela anterior
80
Documentos Excluídos
Este relatório mostra todas as exclusões efetuadas no sistema em determinado período,
pelos usuários e gestores:
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
81
Usuários
Este relatório mostra todos os usuários de determinado órgão.
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
82
Autuação
Este relatório mostra todas as autuações efetuadas no sistema em determinado período,
pelos órgãos autuadores:
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
83
Produção
Este relatório mostra toda a produção documental de determinado órgão, em um período.
O gestor poderá escolher um dos dois tipos de relatório:
a) tipo documento – irá visualizar o relatório pelos documentos que são incluídos no
sistema.
b) assunto – irá visualizar o relatório pelo assunto do código de classificação.
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
84
Aperte o botão
Aperte o botão
para visualizar o relatório.
para retornar a tela anterior.
5.6 Impressão de Etiquetas
Escolha a opção Etiqueta Capa, no Menu Relatórios, para imprimir etiqueta para capa
de processo. Essa opção só aparecerá para usuário que tenha perfil autuador e gestor.
Surgirá a seguinte tela:
85
Digite o número do registro do documento e clique a tecla <Tab>; o registro passará
para o grid Etiquetas a serem impressas.
para levar
Selecione o número do registro no grid Documentos e clique no botão
o registro para o grid Etiquetas a serem impressas. Para cancelar a operação, clique no
botão
.
Os documentos que terão as etiquetas impressas deverão constar no grid.
Clique no botão
para imprimir a etiqueta.
Para cancelar a operação, clique no botão
.
6 CONFIGURAÇÕES
6.1 Pessoa Física/Jurídica
Escolha a opção Pessoa Física/Jurídica, no menu Configurações, para cadastrar
pessoas e qualquer instituição.
Surgirá a seguinte tela:
86
O gestor deverá clicar no botão
para inserir novos dados.
• O código será gerado automaticamente após a gravação do registro.
• Digite o nome completo, sem abreviações.
• Escolha a opção Pessoa Física ou Pessoa Jurídica.
• Clique no botão
para gravar as informações.
• Será visualizado o nome que foi gravado e o Tipo de Pessoa, Física ou Jurídica.
• Para fazer uma pesquisa mais ampla, escolha a letra desejada na faixa de impressão:
• Para visualizar a tela de impressão, clique no botão
87
.
Surgirá a seguinte tela:
Observação: quando um nome é incluído na procedência ou no interessado, é criado
na tabela de cadastro de pessoa física e jurídica um código, para que possamos fazer uma
limpeza na tabela através do de/para.
• Para imprimir, clique no botão
. Se quiser voltar à tela anterior, clique no botão
.
• Para acessar a tela Busca Pessoa, utilize o botão
.
Digite um nome no campo Digite o nome a pesquisar.
Clique no botão
e o sistema fará uma pesquisa, conforme o exemplo a
seguir.
88
Ao digitar CRISTINA e clicar no botão
nomes que contêm a palavra CRISTINA.
, o sistema retornará todos os
Selecione o nome desejado e clique no botão
para confirmar a
ação.
Para alterar um nome, selecione o nome desejado e clique no botão
clicando no botão
. Salve
.
Se quiser excluir, selecione o nome e clique sobre o botão
.
Surgirá a seguinte mensagem:
Clique no botão
para confirmar a exclusão.
Observação: a exclusão do nome só poderá ocorrer caso não tenha nenhum
documento vinculado ao mesmo.
89
6.2 Cadastro de Usuário
Surgirá a seguinte tela:
• O gestor deverá clicar no botão
para inserir novos dados.
90
• Preencha todos os campos referente ao cadastro do usuário, inclusive os órgãos
subordinados, ou seja, todos os órgãos que o usuário terá permissão de trabalhar.
Observação: a inclusão no cadastro de usuários, somente poderá ocorrer, após a
inclusão no Sistema de Controle de Acesso/SCA.
Clique no botão para
Clique no botão para
Aperte o botão
salvar a inclusão.
cancelar o procedimento.
para buscar o nome do usuário para fazer alterações.
Surgirá a seguinte tela:
A busca poderá ser realizada pelo nome do usuário, username ou CPF.
Aperte o botão
para localizar.
91
.
Selecione o nome desejado e clique
Se quiser alterar, clique no botão
. Faça as alterações no cadastro do usuário
que se encontra na tela e clique no botão
Clique no botão
para salvar as modificações.
para imprimir os relatórios do cadastro de usuários.
Surgirá a seguinte tela:
• Ao selecionar o tipo da pesquisa numa das opções, o campo acima irá especificar.
Observação: a tela de Relatório é uma só, apenas o que muda é a forma de
visualização a partir da escolha do gestor.
92
• Neste exemplo escolhemos a UF, se quiser visualizar por ordem alfabética de
usuários selecione em
• Selecione como irá aparecer esse relatório
• Clique no botão
para visualizar o relatório.
• Surgirá a seguinte tela:
• Para imprimir, clique no botão
. Se quiser voltar à tela anterior, clique no botão
.
93
6.3 De Para Pessoa Física/Jurídica
Surgirá a seguinte tela:
O gestor deverá clicar no botão
para inserir novos dados.
Digite o Código Anterior e pressione a tecla <Tab>.
Digite o Código Novo de Pessoa Física/Jurídica. Exemplo página 19.
Código Anterior de Andréia Machado.
Código Novo de Andréia Batista Santana Rios.
94
Para gravar as informações, clique no botão
.
Após gravar os dados, o nome correspondente ao Código Anterior irá para o Código
Novo, ou seja, o nome Andréia Machado será substituído pelo de Andréia Batista Santana
Rios.
6.4 Despacho
Escolha a opção Despacho, no menu Configurações.
Observação: o gestor da UF não terá habilitado este menu.
95
Surgirá a seguinte tela:
O gestor deverá clicar no botão
para inserir novos dados.
O código será gerado automaticamente.
Digite a descrição do despacho.
Para gravar as informações, clique no botão
.
Aparecerá no grid o código e a descrição do despacho.
Para acessar a tela Busca Despacho, utilize o botão
96
.
• Digite a descrição ou parte do despacho.
• Clique no botão
e o sistema mostrará o despacho.
• Selecione o despacho desejado no grid e clique no botão
confirmar a busca.
• Para alterar o despacho, selecione o nome desejado e clique no botão
botão
para
. Salve no
.
• Se quiser excluir, selecione o nome e clique o mouse sobre botão o
Surgirá a seguinte mensagem:
Clique no botão
para confirmar a exclusão.
6.5 Documento
Escolha a opção Documento, no menu Configurações.
Observação: o gestor da UF não terá habilitado este menu.
97
.
Surgirá a seguinte tela:
Para inserir novos dados o gestor deverá clicar no botão
.
• Digite a sigla do documento e clique a tecla <Tab>.
• Digite a descrição do documento e pressione a tecla <Tab>.
• Selecione os parâmetros quanto a numeração, numeração anual, numerado e
numeração única.
• Digite o número padrão do documento conforme o seu formato.
Exemplo de formato de processo:
Para gravar as informações, clique no botão
.
Será visualizada a Sigla e o Tipo de Documento.
Para acessar a tela Busca Documento, utilize o botão
98
.
• Digite a descrição ou parte do documento.
• Clique no botão
e o sistema mostrará o(s) documento(s).
• Selecione o documento desejado no grid e clique no botão
para confirmar a busca.
• Para alterar o documento, selecione o nome desejado e clique no botão
• Salve no botão
.
.
Se quiser excluir, selecione o documento e clique o mouse sobre o botão
Surgirá a seguinte mensagem:
Para confirmar a exclusão, clique no botão
.
Somente será excluído o documento que não estiver sendo utilizado.
99
.
6.6 Assunto
Escolha a opção Assunto, no menu Configurações, para incluir o Código de
Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade.
Observação: o gestor da UF não terá habilitado este menu.
Surgirá a seguinte tela:
Para inserir novos dados, o gestor deverá clicar no botão
• Digite o código do assunto do documento.
100
.
• Habilite o campo Em Uso, se o assunto estiver em uso.
• Preencha a descrição do Assunto.
• Digite o complemento, se houver, referente ao código do assunto.
• Digite o complemento, se houver, referente à Tabela de Temporalidade.
• Digite os prazos de guarda dos documentos nos Arquivos Setorial, Central e
Intermediário. Habilite as opções Mês ou Ano.
• Faça a descrição dos prazos de guarda dos documentos.
• Habilite a Destinação Final do documento: Eliminação ou Permanente.
• Habilite o campo Mudança de Suporte, baseado na Tabela de Temporalidade.
• Digite observações, se houver, sobre a Tabela de Temporalidade.
Para gravar as informações, clique no botão
.
Para acessar a tela Busca Assunto, utilize o botão
.
• Selecione a opção a pesquisar por: Descrição ou Código.
• Digite a descrição/código do assunto ou parte dele.
101
• Clique no botão
e o sistema mostrará o Assunto.
• Selecione o assunto desejado no grid e clique no botão
confirmar a busca.
para
• Para alterar o assunto que se encontra na tela, clique no botão
campo desejado e salve-o clicando no botão
. Modifique o
.
• Se quiser excluir o assunto que se encontra na tela, desde de que não tenha nenhum
documento vinculado, clique o mouse sobre o botão
.
Surgirá a seguinte mensagem:
Clique no botão
para confirmar a exclusão.
6.7 Órgão SIPAR
Escolha a opção Órgão SIPAR, no menu Configurações, para cadastrar na tabela os
órgãos que estarão operando no sistema.
Observação: o gestor da UF não terá habilitado este menu.
102
Surgirá a seguinte tela:
O gestor deverá clicar no botão
para inserir novos dados.
• Digite o código, a sigla e o nome completo do órgão.
• Habilite o tipo da situação do órgão, quanto a Tramitação Documento, Atividade,
Formalidade e Situação SIPAR.
• Digite os respectivos números nos campos GRD, Guia Transferência, Listagem de
Eliminação, Prefixo Processo, Caixa Transferência e Caixa Eliminação.
• Para gravar as informações, clique no botão
• Para acessar a tela Busca Órgão, utilize o botão
103
.
.
• Selecione a opção a pesquisar: Descrição ou Sigla.
• Digite a descrição ou a sigla do órgão.
• Clique no botão
e o sistema mostrará o órgão.
• Selecione o órgão desejado no grid e clique no botão
confirmar a busca.
• Para alterar o órgão que se encontra na tela, clique no botão
campo desejado e salve-o clicando no botão
para
. Modifique o
.
• Se quiser excluir o órgão que se encontra na tela, clique o mouse sobre o botão
Surgirá a seguinte mensagem:
Clique no botão
para confirmar a exclusão.
104
.
6.8 Cancelar GRD
Escolha a opção Cancelar GRD, no menu Configurações, para cancelar a Guia de
Remessa de Documento.
Surgirá a seguinte tela:
O gestor deverá clicar no botão
para excluir a GRD.
• Digite o ano da GRD.
• No campo Número da GRD, pode-se escolher o número na primeira opção ou
digitá-lo na segunda.
105
Surgirão no grid os dados da GRD.
Para gravar as informações, clique no botão
.
Aparecerá uma tela com a seguinte mensagem:
Clique no botão
para confirmar o cancelamento.
6.9 Reimprimir GRD
Escolha a opção Reimprimir GRD, no menu Configurações.
106
Surgirá a seguinte tela:
Digite o órgão da GRD.
• No campo Número da GRD, pode-se escolher o número na primeira opção ou digitálo na segunda.
Surgirão no grid os dados da GRD.
Para reimprimir a GRD, clique no botão
Para imprimir, clique no botão
.
. Se quiser voltar à tela anterior, clique no botão
.
6.10 Documentos Não Recebidos
Escolha a opção Documentos Não Recebidos, no menu Configurações.
107
Surgirá a seguinte tela:
.
Digite o órgão a ser pesquisado. Ao pressionar a tecla <Tab>, o sistema mostrará os
dados na tela.
Habilite a opção Circular para consultar documentos circulares, na tela Documentos
Não Recebidos.
O Sistema mostrará no grid: Órgão de Destino, Tipo de Documento, Número do
Documento e Data de Envio.
Clique em
mouse sobre o botão
para obter uma prévia do relatório. Para imprimir, clique o
.
Para voltar à tela anterior, clique no botão
108
.
6.11 Desmembrar Processo
Escolha a opção Desmembrar Processo no menu Configurações, para retornar o
número do documento original, desfazendo a autuação realizada na tela Registro de
Documentos.
Surgirá a seguinte tela:
Selecione o número do registro a ser desmembrado. Clique no botão
para
transferi-lo para o grid Processos a desmembrar. Caso queira desistir da ação, clique no
botão
.
Os processos a serem desmembrados deverão estar nesse grid.
Para gravar as informações, clique no botão
109
.
6.12 Desmembrar Juntada
Através deste menu podemos desanexar documentos anexados erroneamente pelo
usuário.
Surgirá a seguinte tela:
Digite o número do documento que tem os anexos.
Clique no
botão para visualizar os anexos.
110
Habilite o documento que será desanexado, e clique em
.
O Sistema mostrará esta mensagem ao desanexar o documento.
Clique em
para voltar a tela anterior.
6.13 Troca Órgão
Clique o mouse sobre o botão
Configurações, para mudar de órgão.
ou escolha a opção Troca Órgão, no menu
111
Surgirá a seguinte tela:
Digite o órgão e clique no botão
para trocar o órgão.
EDITORA MS
Coordenação-Geral de Documentação e Informação/SAA/SE
(Normalização, revisão, editoração e impressão)
MINISTÉRIO DA SAÚDE
SIA, Trecho 4, Lotes 540/610 – CEP: 71200-040
Telefone: (61) 233-2020 Fax: (61) 233-9558
E-mail: [email protected]
Home page: http://www.saude.gov.br/editora
Brasília-DF, agosto de 2003
OS 1060/2003
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