TOTVS Gestão Hospitalar
Manual Ilustrado Controle de Documentos
e Pendência de Conta
11.8x
março de 2015
Versão: 2.0
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Sumário
1
Objetivos ................................................................................................................................................................................ 3
2
Controle de Documentos ....................................................................................................................................................... 3
2.1 Cadastro de Tipos de Documento ..................................................................................................................................... 4
2.2 Utilizando o Controle de Documentos ............................................................................................................................... 5
3
2.2.1
Realizando a transferência do Documento .............................................................................................................................5
2.2.2
Confirmando o Recebimento de Documento ..........................................................................................................................7
Pendências de Conta ............................................................................................................................................................. 9
3.1 Setor de Controle de Pendências .................................................................................................................................... 10
3.2 Cadastro de Pendências de Conta .................................................................................................................................. 12
3.3 Cadastro de Motivo de Recusa de Documentos ............................................................................................................. 13
3.4 Cadastro de Motivo de Pendência ................................................................................................................................... 13
3.5 Incluindo Pendência de Conta ......................................................................................................................................... 14
3.6 Incluindo Pendência de Conta ......................................................................................................................................... 15
3.7 Gerando Malote ............................................................................................................................................................... 17
2
1
Objetivos
O material que está sendo apresentado a você tem o objetivo de orientá-lo quanto aos seguintes processos do
Faturamento, da solução TOTVS Gestão Hospitalar:
Controle de
Documentos
2
Pendências da
Conta
Controle de Documentos
Em uma instituição de saúde um documento pode transitar por diversos setores, principalmente os documentos
relacionados ao prontuário dos pacientes e as guias de faturamento.
Geralmente, a recepcionista repassa a guia devidamente preenchida e assinada pelo paciente ao faturamento
que, por sua vez, confere e, se necessário, devolve à recepcionista ou ao médico para completar ou corrigir algo,
dentre outras situações semelhantes. O Controle de documentos permite a instituição evitar perdas, retrabalho e
otimizar o tempo.
Durante o processo é comum algum documento importante desaparecer ou ficar bastante tempo em poder de
uma pessoa que pode se ausentar por determinado período etc. Pensando nisso, o TOTVS Gestão Hospitalar permite
ao usuário fazer esse controle de repasse de documentos, garantindo eficiência e diminuindo chances de falhas
humanas.
O fluxo abaixo apresenta as etapas de controle de documentos na solução TOTVS Gestão Hospitalar.
Incluir o
Documento
Transferir o
Documento
3
Confirmar o
Recebimento
do Documento
2.1 Cadastro de Tipos de Documento
Para utilizar o Controle de Documentos é necessário cadastrar os Tipos de Documento que serão controlados pelo
sistema. Nessa opção é realizada a associação do tipo de documento com a pendência.
1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Registro e Controle/Tipos de Documento.
2. Clique em Incluir (página em branco).
3. Informe a Descrição de Tipo de Documento.
4. Selecione o Tipo de Documento (Fatura, Conta, Paciente, Guia, Exame, Disponibilização do PEP para o
Paciente, etc).
5. Selecione a pendência, a pendência escolhida será gerada sempre que o documento, referente ao tipo
selecionado, for gerado.
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6. Clique em OK.
2.2 Utilizando o Controle de Documentos
2.2.1
Realizando a transferência do Documento
1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/Controle de Documentos.
2. Se não deseja utilizar filtros, clique em Fechar.
3. Será exibida a tela inicial de Controle de Documentos.
4. Clique em Incluir (página em branco).
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5. Selecione o Tipo de Documento que será encaminhado.
6. Para maior controle é possível incluir o número do documento e selecionar um paciente para associá-lo.
7. Inclua observações se necessários.
8. Clique em OK.
9. Na tela inicial, selecione o documento incluído.
6
10. Clique em Processos/Repassar.
11. Selecione o usuário que deverá receber o Documento.
12. Preencha a justificativa do encaminhamento do Documento.
13. Clique em OK.
2.2.2
Confirmando o Recebimento de Documento
Após o repasse do documento o usuário de destino deve realizar a confirmação.
1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/Controle de Documentos.
2. Se não deseja utilizar filtros, clique em Fechar.
3. Será exibida a tela inicial de Controle de Documentos.
4. Selecione o documento que deseja confirmar o recebimento.
7
5. Clique em Processos/Confirmar.
6. Será exibida a tela de confirmação, clique em Sim.
Importante
Os filtros da tela inicial de Controle de Documentos devem ser marcados de acordo com o status dos
documentos que deseja visualizar.
8
3
Pendências de Conta
O controle de pendências tem como objetivo controlar as pendências vinculadas à parcial da conta de cada
paciente, vinculando o encerramento da conta ao encerramento destas pendências.
Importante
No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Opções/ Parâmetros/ Parâmetros Gerais/Faturamento II. Para
habilitar a funcionalidade, marque a opção Utiliza controle de pendências.
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3.1 Setor de Controle de Pendências
Para utilização do controle de pendências é necessário realizar o cadastro dos setores que terão suas
pendências de contas controladas.
1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Setor de Controle de Pendências.
2. Clique em Incluir (página em branco).
3. Preencha a descrição do setor.
4. Selecione a aba Perfis Associados.
5. Selecione qual perfil de usuário terá relação com esse setor. O perfil selecionado visualizará e poderá receber
(ou recusar, no caso de malote) qualquer documento enviado a esse setor.
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6. Selecione a aba Transferências de Setor para especificar para quais setores o setor selecionado
anteriormente poderá enviar documentos.
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7. Selecione o(s) setor(es) de destino.
8. Clique em OK.
3.2 Cadastro de Pendências de Conta
Também é necessário realizar o cadastro de Pendências da Conta. Esse cadastro diz respeito às pendências
existentes na conta, vinculado a apenas um parcial. A pendência pode ser Impeditiva (impede o encerramento da
parcial) ou Risco Gerenciável (não impede o fechamento da parcial).
1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Pendências de Conta.
2. Clique em Incluir (página em branco).
3. Preencha a descrição.
4. Selecione o Tipo (Impeditiva ou Risco Gerenciável).
5. Clique em OK.
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3.3 Cadastro de Motivo de Recusa de Documentos
Nessa opção é realizado o cadastro o Motivo de recusa de documentos.
1. Acesso Cadastros/Registro e Controle/Motivo para Recusa de Documentos.
2. Clique em Incluir (página em branco) para adicionar um novo motivo.
3. Informe a Descrição do Motivo.
4. Clique em Salvar.
3.4 Cadastro de Motivo de Pendência
A pendência de uma conta pode ser vinculada a um motivo. O cadastro de motivo de pendência possui código
auxiliar, pois existem convênios que disponibilizam códigos específicos para as pendências da conta.
1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Cadastros/Faturamento/ Pendências de Conta.
2. Clique em Anexos/Motivos de Pendências da Conta.
3. Clique em Incluir (página em branco).
4. Preencha o Código e a Descrição do Motivo de Pendência.
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5. Clique em OK para finalizar.
3.5 Incluindo Pendência de Conta
Nessa opção a pendência da conta é vinculada ao setor da pendência e motivo de pendência
previamente cadastrados.
1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Faturamento/ Pendências da Conta.
2. Clique em Incluir (página em branco) para inserir pendência de conta.
3. Informe o setor da pendência e o código da pendência.
4. Selecione o motivo da pendência de conta.
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5. Clique em OK.
3.6 Incluindo Pendência de Conta
1. Para finalizar uma pendência selecione-a, em seguida clique em Processos/Fechamento de pendências da
conta.
2. Clique em Executar.
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3. Na tela de confirmação clique em Sim.
4. A execução será concluída.
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3.7 Gerando Malote
O Malote de Documentos deve ser utilizado, quando se deseja enviar um conjunto de documentos à um
setor ou a um usuário.
1. Para iniciar o processo de criação de malotes acesse Faturamento/Controle de Documentos
2. Selecione os documentos que farão parte do malote.
3. Clique em Processo/Gerar Malote.
4. Será exibida a tela de repasse para Usuário ou Setor. Informe para onde será enviado o malote e também a
justificativa.
5. Clique em OK.
6. Será informado o número do malote que foi gerado.
Para fazer a confirmação do recebimento/recusa de Malotes de Documentos:
1. Acesse a tela de Controle de Documentos.
2. Identificar os documentos que estão agrupados por malote.
3. Selecione um ou mais documentos do malote escolhido.
4. Clique em Processos/Confirmar Malote.
5. Será exibida a tela do Assistente para Confirmação de Recebimento de Malote de Documentos.
6. Se deseja informe a descrição do processo.
7. Clique em Avançar.
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8. Na tela seguinte, será listado todos os documentos pertencentes ao malote.
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9. Selecione os documentos que serão aceitos. Os não selecionados serão recusados.
10. Caso algum documento não tenha sido selecionado, uma terceira tela será exibida solicitando um motivo
para a recusa do documento. Esses motivos devem ser cadastrados para que se possa usar essa
funcionalidade.
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11. A última tela é o passo de confirmação para o recebimento parcial ou integral dos documentos contidos no
malote.
12. Clique em Executar.
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13. Após o processamento será exibida a tela de conclusão do processo.
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