Manual Ciaf NFC-e Gratuito
Cadastro de Clientes
Cadastro de Produtos
Caixa Diário
Cadastro de formas de Pagamento – NFCe
Emissão NFC-e
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Cadastro de Clientes
Nesta opção iremos armazenar no sistema os dados de cadastro e informações de seus
clientes.
1 – Acessando a janela de cadastro de Clientes:
Para acessar a janela de cadastro de clientes, clique no Menu CADASTRO > CLIENTES ou
também no botão CLIENTES que é disponibilizado em sua tela principal. (Conforme telas abaixo):
Será aberta a janela do CADASTRO DE CLIENTES
Para iniciar o cadastro clique no botão
.
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OBS: O campo Código é de preenchimento automático do sistema, com isso o cadastro pode dar início
no campo de data deixando o campo de código em branco para que seja preenchido assim que o
cadastro do cliente seja salvo.
Preenchendo todos os dados de seu cliente será necessário somente acessar o botão
.
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Cadastro de Produtos
Antes de iniciarmos a movimentação do estoque é necessário cadastrar os grupos de produtos
e em seguida os produtos que terão as movimentações no CIAF
1 – Acessando a janela de Cadastro de Produtos:
Para cadastrar os produtos de sua empresa acesse a tela principal de seu sistema e com isso
clique em PRODUTOS. (Conforme imagem abaixo)
A guia CADASTRO DE PRODUTOS mostra em formato de lista, todos os itens cadastrados e
seus respectivos estoques.
A disponibilidade dos itens pode ser identificada por uma legenda na janela de produtos.
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- Produto com estoque disponível.
- Produto sem estoque ou com estoque não informado.
- Estoque igual ou abaixo do mínimo informado no cadastro do produto.
Ainda na tela de cadastro de produtos, são mostrados os seguintes botões:
: Permite consultar pela descrição um produto já cadastrado. (Atalho F2)
: Permite duplicar as principais informações de cadastro do item atual.
Facilitando o cadastro de itens muito semelhantes. (Atalho F4)
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: Permite realizar entradas rápidas de estoque no item selecionado. (Atalho F6)
: Permite acesso rápido ao cadastro de marcas. (Atalho F7)
Para cadastramos um novo produto clique em
Assim será direcionado para a tela de Dados Principais, onde poderá preencher com as
informações do produto.
Segue abaixo um passo a passo de como realizar o preenchimento dos campos:
1º CÓD. GRUPO: Selecione o grupo de produto no qual este produto será associado.
2º CÓDIGO: Será preenchido automaticamente pelo sistema, pois este é o código interno.
3º CÓD. BARRAS: O sistema vai unir as informações dos dois campos anteriores e criar um
código automaticamente, no entanto, pode ser digitado um valor até 13 caracteres. (Caso
deseje dispare o leitor de código de barras sobre um produto com código de barras para alimentar este
campo)
4º DESCRIÇÃO: Preencha o mesmo com a descrição de seu produto (O campo suporta até 60
caracteres de informação).
5º UNIDADE: Informe a unidade de comercialização de seu produto (KG, L, M, etc.)
6º MARCA: Selecione de qual marca cadastrada é o produto.
7º ESTOQUE: Defina o estoque inicial deste produto no sistema
8º EST. MÍNIMO: Informe a quantidade mínima que este produto pode ter em estoque.
Impostos / Valores
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Para compreender melhor como preencher estes campos, o contador da empresa poderá
auxiliar informando os valores.
1º R$ CUSTO: Informe o valor de custo do produto, dependendo da parametrização do sistema
este custo pode ser atualizado através da entrada de produtos.
2º % ICMS: Informe o percentual do ICMS do produto (Conforme informações de sua
contabilidade).
3º % IPI: Informe o percentual do IPI.
4º % RED. BASE ICMS:
5º SIT.TIBUTÁRIA: Código situação Tributária (Consulte esta informação com sua contabilidade)
6º CST/CSOSN: Informe o Código de Situação Tributária (Caso seja do Regime Normal) ou o
Código de Situação da Operação no Simples Nacional (Optante pelo simples Nacional)
7º CST IPI: Código de enquadramento legal do IPI
8º CST COFINS: Código de enquadramento legal do COFINS
9º CST PIS: Código de enquadramento legal do PIS
10º C. FISCAL: Classificação fiscal do produto.
11º CUS. DIV: Valor em R$ de outros custos diversos que o produto venha a ter.
12º M. OBRA: Valor da mão de obra em R$.
13º NCM: Nomenclatura Comum do Mercosul para classificação de produtos
14º MVA: Margem de Valor Agregado.
15º ORIGEM: Nacional ou estrangeira.
16º % LUCRO: Informe o percentual de lucro. (Informando o Percentual o valor de venda será
gerado a partir do cálculo do R$ Custo + % Lucro)
17º R$ VENDA: Valor de venda do produto.
18º R$ MÍNIMO: Valor mínimo para venda do produto. Caso este campo seja deixado em
branco o sistema não vai fazer o controle de valor no momento da venda do produto.
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Ao terminar de cadastrar estas informações clique no botão
.
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Caixa Diário
No Caixa Diário, ficarão registradas as movimentações financeiras que serão realizadas, para
realizar algumas movimentações é preciso que o caixa esteja aberto para a data atual. Segue
neste manual o procedimento de como trabalhar com o caixa.
1 – Acessando a janela do Caixa Diário:
Em sua tela principal do sistema clique em FINANCEIRO > CONTROLE DE CAIXA > CAIXA DIÁRIO.
(Conforme imagem abaixo)
2 - Abrindo o Caixa Diário:
Antes de iniciar movimentações financeiras, seu caixa precisa estar aberto no dia corrente.
Para isso, basta clicar no botão
, com o SALDO EM CAIXA com o valor 0 (zero).
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3 - Realizando lançamentos no Caixa:
É possível realizar um lançamento direto no caixa, porém não é obrigatório, pois as telas de
vendas, contas a receber ou a pagar e outras telas realizam o lançamento no caixa diário para
você.
Clique no botão
para iniciar o lançamento.
Segue abaixo o passo a passo para realizar o lançamento.
1º DATA: informe a data do lançamento (A mesma é preenchida automaticamente com a data atual
de seu computador)
2º HISTÓRICO: Selecione o histórico para esta operação teclando F8 ou clique no botão
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3º DOCTO: Informe um número de Documento para o lançamento (Campo não Obrigatório)
4º CLI/EMIT: Informe um cliente ou um emitente para a operação.
5º CHEQUE: Informe o número do cheque caso exista na operação (Campo não Obrigatório)
6º CPF/CNPJ: Informe o CPF ou CNPJ do cliente ou emitente. (Campo não Obrigatório)
7º FONE: Informe um telefone. (Campo não Obrigatório)
8º STATUS: Informe se o lançamento é um CRÉDITO ou um DÉBITO em seu caixa
9º VALOR: Informe Valor da operação em questão.
Para finalizar o lançamento clique em
.
4 - Equilibrando o Caixa Diário (lançamentos):
Algumas empresas optam por ao final do dia, lançar um Débito equivalente ao valor final do
saldo no dia, para fechar o caixa com o SALDO EM CAIXA zerado.
E no início do dia lançar um Crédito com o valor do saldo final do dia anterior, para o caixa não
começar Zerado.
Caso desejar realize estes lançamentos com um Histórico que poderá ser criado, realize a
conferência de seu Caixa Diário todos os dias, para ter controle das finanças da sua empresa.
Abaixo um exemplo prático:
- Dia 05/01/2013, valor final do caixa R$ 1.250,00.
Lançamos um débito de R$ 1.250,00, saldo no final do dia 05/01/2012 = R$ 0,00.
- Dia 06/01/2012, efetuamos a abertura do caixa e efetuamos um lançamento de R$ 1.250,00
para iniciar o saldo de caixa neste dia.
5 - Fechando o Caixa Diário:
Ao final do dia é necessário proceder com o encerramento do caixa, para isso clique no botão
.
Será apresentada uma mensagem se deseja confirmar os procedimentos, caso deseje clique
em SIM.
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Após clicar em SIM será questionado se deseja emitir a relação da movimentação, caso deseje
clique em SIM ou se não desejar clique em NÃO.
Seu caixa estará Fechado, e pronto para a abertura no dia seguinte.
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Cadastro de formas de Pagamento - NFCe
Segue abaixo um passo a passo de como realizar o cadastramento de novas formas de
pagamento da NFCe para que possa utilizá-las no sistema.
1 – Acessando a janela de cadastro de Formas de Pagamento:
Clique no botão VENDAS – NFCE na área de trabalho do sistema
Após aberta a janela de NFCe clique no botão FORMAS DE PAGTO (Conforme imagem abaixo)
O sistema já possui algumas formas de pagamento já cadastradas, porém é possível que
cadastre novas formas de pagamento, para que realize o cadastro realize os procedimentos
abaixo:
Após clicar no botão FORMA DE PAGTO na janela da NFCe será aberta a janela de formas de
pagamento onde já estarão registradas as formas padrões do sistema.
Para realizar o cadastro de uma nova forma de pagamento clique no botão
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1º CÓDIGO: Preencha o código para a forma de pagamento que irá cadastrar. Fique atento
para que o código informado já não tenha sido utilizado para outra forma de pagamento, por
este motivo mantenha a sequência nos códigos da forma de pagamento.
2º DESCRIÇÃO: Informe a descrição para a forma de pagamento. (Máx. 30 caracteres)
3º QT.PARCELAS: Informe a quantidade de parcelas que serão geradas para esta forma de
pagamento. OBS: Caso seja a vista informe apenas uma Parcela.
Após realizar estes preenchimentos clique no botão
A forma de pagamento foi criada normalmente, agora será necessário criarmos as parcelas
referente a forma de pagamento. Para isso clique no botão CRIA PARCELA na própria janela de
cadastro de Formas de pagamento.
Será aberta a janela de Relacionamento de parcelas a prazo.
Selecione a forma de pagamento que foi criada clicando no campo CÓDIGO.
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Após selecionada a forma de pagamento iremos criar as parcelas da mesma.
1º Nº PARCELA: Informe o número da parcela em questão (Exemplo: Parcela 1, Parcela 2, etc.)
2º INTERVALO DIAS: Informe o intervalo de dias para a criação da parcela, levando em
consideração que o prazo é contato a partir da data atual do computador.
3º INCLUIR: Clique no botão incluir para realizar a criação da parcela.
A Parcela será criada, para incluir mais parcelas na forma de pagamento preencha os campos
novamente ajustando o nº da parcela e o Intervalo de Dias. (Exemplo: 30, 60, 90 dias seriam
parcelas a cada Mês). Caso seja apenas uma parcela na forma de pagamento você pode clicar
em SAIR na janela.
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Realizando os procedimentos acima a forma de pagamento será registrada corretamente em
seu sistema permitindo a utilização no momento da finalização da NFCe.
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Emissão NFC-e
Nesta opção iremos efetuar a montagem e autorização de nossa NFC-e (Nota Fiscal
Consumidor Eletrônica)
Acessando a janela de NFC-e:
Para acessar a janela de NFC-e em seu sistema CIAF será necessário apenas clicar no menu
rápido VENDAS – NFC-E que se localiza na tela principal de seu sistema. (Conforme telas abaixo):
Será aberta a janela do VENDAS – NOTA FISCAL ELETRÔNICA PARA CONSUMIDOR FINAL –
NFC-E.
1 – Iniciando a NFC-e
Para iniciar a montagem de sua NFC-e clique no botão
.
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OBS: O campo Nº VENDA é de preenchimento automático do sistema, com isso o cadastro pode dar início
no campo de Vendedor.
2 - Selecionar o Vendedor
Para selecionar o vendedor será necessário apenas digitar no campo chamado VENDEDOR o
número 1. Com isso o sistema irá disponibilizar o vendedor LOJA para que seja efetuar a
montagem de sua NFC-e.
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3 - Selecionar o Cliente
Para selecionar o cliente selecione o campo chamado CLIENTE e com isso digite * e de um ENTER
em seu teclado. Efetuando esse procedimento será aberto uma tela para que possa pesquisar o
cliente para qual irá efetuar a venda.
Caso o cliente não esteja cadastrado em sua empresa será necessário apenas deixar o campo de
CLIENTE em branco e dar continuidade na emissão de sua NFC-e
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4 – Selecionar os Produtos
Para selecionar os produtos posicione o cursor de seu mouse sobre o campo chamado
CÓD.BARRAS e pressione * e ENTER em seu teclado. Com isso o sistema irá liberar a tela de
pesquisa para que seu produto seja selecionado.
Selecionando o produto será necessário apenas confirmar os dados como UN:, CFOP:, CST:, R$
UNITÁRIO:, R$ DESC: e QUANTIDADE. Após clique em gravar para que o produto seja adicionado
a grade de itens.
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OBS: Esse procedimento será repetido de acordo com a quantidade de itens que sua venda NFC-e irá
receber.
Após efetuarmos os procedimentos acima será necessário apenas finalizar o lançamento de
produtos. Com isso posicione o cursor de seu mouse no campo CÓD.BARRAS e clique em F6
em seu teclado para que o mesmo apresente a mensagem para finalizar o lançamento dos
Itens. Assim que a mensagem for apresentada clique em SIM.
5 – Finalizando sua NFC-e
Para finalizar a nota será necessário confirmar os dados de pagamento. Com isso clique na guia
chamada PAGAMENTO para que seja apresentada a tela de RECEBIMENTO NFC-e. (Conforme
tela abaixo)
Segue abaixo os dados que devem ser preenchidos na tela de pagamento.
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1º R$ TOTAL VENDA: - Esse campo irá apresentar o valor total de sua NFC-e no qual deve ser
recebido.
2º R$ RECEBIDO: - Esse campo é utilizado para digitação dos valores pagos pelo cliente.
3º R$ TROCO: - Campo utilizado para informar ao vendedor o valor de troco que deve ser
devolvido ao cliente.
4º MEIO DE PAGAMENTO: - Essa opção é utilizada para identificar qual forma de pagamento
foi utilizada. As opções disponibilizadas são:
01 – Dinheiro
02 – Cheque
03 – Cartão de Crédito
04 – Cartão de Débito
05 – Crédito Loja
10 – Vale Alimentação
11 – Vale Refeição
12 – Vale Presente
13 – Vale Combustível
99 – Outros
5º CONVÊNIO: - Esse campo será preenchido no caso de vendas utilizando Cartão de Crédito
ou Cartão de Débito.
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6º FORMA DE PAGAMENTO: - Esse campo será utilizado para identificar se sua venda será a
vista ou parcelada de acordo com o cadastro de suas parcelas.
7º INCLUIR RECEBIMENTO: - Esse botão é responsável por gravar as informações digitadas
acima.
Feito o preenchimento completo do pagamento de sua NFC-e de um enter na mensagem de
recebimento OK e após clique em SAIR. (Conforme tela abaixo)
6 – Processando a NFC-e
Após concluir o procedimento de pagamento será necessário apenas clicar no botão GRAVAR
para que o processamento de sua NFC-e seja iniciado.
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Com o processamento de sua NFC-e finalizado a mesma ficará com o campo STATUS NFC-e em
verde e com a descrição de APROVADO. (Conforme tela abaixo)
Obs* Caso tenha dúvidas, entre em contato conosco para que um de nossos analistas possa lhe
auxiliar nos procedimentos.
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