MANUAL DO USUÁRIO
GERENCIADOR ELETRÔNICO
DE
DOCUMENTOS
Manual do Usuário
Sumário
Menu Arquivos
Empresas Usuárias .....................................................................................................
Ativar Empresas ........................................................................................................
Cadastro (Assunto/Documento) ................................................................................
Sair ............................................................................................................................
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Menu Digitalização
Normal ...................................................................................................................... 08
Menu Impressão
Imagem Modelo 1 .....................................................................................................
Imagem Modelo 2 .....................................................................................................
Assuntos/Documentos ..............................................................................................
Empresas ...................................................................................................................
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Menu Diversos
Assistente .................................................................................................................. 11
Importação de Empresas ........................................................................................... 12
Configurações Gerais ................................................................................................ 13
Menu Utilitários
Dicas ......................................................................................................................... 14
Cadastro de Níveis de Usuários e Senhas ................................................................. 14
Menu Help
Suporte Técnico ........................................................................................................
Folhamatic na Web ...................................................................................................
Sobre o Sistema ........................................................................................................
Informações sobre o GED .........................................................................................
Visual Scanmatic – Gerenciador Eletrônico de Documentos.
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Manual do Usuário
Apresentação
O Sistema Scanmatic, desenvolvido pela Folhamatic Tecnologia em Sistemas tem o objetivo
de transformar as pilhas de papéis em arquivos digitais para captar, armazenar, gerenciar e
localizar versões digitais das informações.
Os documentos são preparados para serem digitalizados em qualquer scanner.
A Folhamatic Tecnologia em Sistemas coloca-se à disposição do usuário em caso de
eventuais dúvidas, oferecendo treinamento gratuito aos clientes nas sedes da Folhamatic,
suporte on- line a partir do acesso ao site www.folhamatic.com.br e suporte por telefone.
Agradecemos à confiança e a escolha pelos nossos produtos.
Folhamatic Tecnologia em Sistemas
Visual Scanmatic – Gerenciador Eletrônico de Documentos.
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Manual do Usuário
MENU ARQUIVOS
Empresas Usuárias
Nesta opção deverá cadastradas as empresas que serão utilizadas no Scanmatic.
Atenção: na opção e- mail deverá ser preenchido o e-mail do cliente para possibilitar o
envio do arquivo ao cliente por email.
Ativar Empresas
Nesta opção deverá ser escolhida a empresa que será utilizada no sistema. Clique no
botão pesquisa e selecione a empresa desejada, depois clique no botão ”ativa”.
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Manual do Usuário
Cadastro (Assunto/Documento)
Nesta opção deverá ser cadastrados os Assuntos/Sub Assuntos e Documentos onde
ficarão armazenados todos os relatórios e imagens scaneadas. Os assuntos ao serem
cadastrados ficarão na visualização como se fossem uma pasta e o documento com o nome do
arquivo.
Para cadastrar um assunto/sub assunto deixe a opção Scanmatic (GED) que está dentro
do quadro Assuntos/Sub Assuntos selecionado e clique no botão Assuntos, digite a descrição
desejada e clique no botão gravar. Para cadastrar um Sub Assunto deixe o assunto selecionado
e clique no botão Assuntos, digite a descrição desejada e clique no botão gravar.
Para cadastrar um Documento deixe o Assunto ou Sub Assunto selecionado, clique no
botão Documentos, digite a descrição desejada e clique no botão gravar.
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Manual do Usuário
Para alterar um Assunto/Sub Assunto ou Documento já cadastrado, deixe o mesmo
selecionado e clique no botão alterar, digite o novo nome e clique no botão alterar.
Para excluir um Assunto/Sub Assunto ou Documento já cadastrado, deixe o mesmo
selecionado, clique no botão excluir e confirme a exclusão.
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Manual do Usuário
Para localizar um Assunto/Sub Assunto ou Documento cadastrado, clique no botão
pesquisa, informe o nome desejado e clique no botão OK.
Sair
Nesta opção serão finalizadas as atividades do sistema. Confirme sim para o sistema
ser finalizado.
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Manual do Usuário
MENU DIGITALIZAÇÃO
Normal
Nesta opção será digitalizado o documento desejado, onde este será arquivado no Item
Documento que estiver selecionado.
Para selecionar o scaner desejado, clique no botão selecionar.
Para digitalizar o documento, selecione o item de documento desejado e clique no
botão Digitaliza. Após digitalizada, salve a imagem ou documento em uma pasta.
Poderá também ser importado um documento ou imagem para ser arquivado e
organizado nos documentos cadastrados. Para isso, selecione o item de documento desejado e
clique no botão Importa. Escolha a imagem ou documento desejado e clique no botão OK.
Para alterar um Documento que já esteja vinculado a uma imagem ou documento,
deixe-o selecionado e clique no botão altera.
Para excluir um Documento que já esteja vinculado a uma imagem ou documento,
deixe-o selecionado e clique no botão apaga.
Para enviar por e-mail a imagem ou documento que está sendo visualizado, clique no
botão onde contém o desenho de uma carta e espere a conclusão da exportação, para isso
deverão estar preenchidas corretamente as informações no menu Diversos/Assistente, o e- mail
de sua empresa e no cadastro das empresas o e- mail de seu cliente.
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Manual do Usuário
MENU IMPRESSÃO
Imagem Modelo 1
Para imprimir imagens ou documentos arquivados em seu computador, clique na lupa de
pesquisa e escolha a imagem ou documento desejado, para visualizar clique no botão vídeo,
se desejar imprimir clique no botão impressora e poderá enviar a imagem ou documento por
e-mail, para isso clique no botão e- mail.
Imagem Modelo 2
Para imprimir imagens ou documentos arquivados no s Assuntos/Sub Assuntos do
Scanmatic, deixe o documento selecionado, para visualizar clique no botão vídeo, se desejar
imprimir clique no botão impressora e poderá enviar a imagem ou documento por e-mail, para
isso clique no botão e-mail.
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Manual do Usuário
Assuntos/Documentos
Opção em desenvolvimento
Empresas
Nesta opção poderá ser impresso um relatório das empresas cadastradas. Este relatório
poderá ser completo, com todos os dados da empresa, ou reduzido, onde constará apenas o
código, a razão social e o telefone. Para listar as empresas, clique sobre a lupa de pesquisas e
selecione as empresas desejadas. Se preferir poderá digitar os códigos da empresa a serem
impressas, separando-as com ponto e vírgula.
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Manual do Usuário
MENU DIVERSOS
Assistente
Nesta opção o usuário poderá personalizar o seu sistema onde será apresentada a
seguinte tela:
Para mudar a cor de fundo do sistema escolha a opção “cor de fundo”, selecione a cor
desejada e clique no botão OK.
Poderá configurar a impressora escolhendo a opção “configura impressora” e fazendo
a configuração desejada.
Para alterar a configuração do sistema com multi empresas ou única empresa, clique
na opção “configurações gerais” e selecione as opções desejadas.
Para ser possível o envio das imagens ou documentos por e-mail será necessário clicar
na opção “e-mail” e preencha com o e- mail do remetente, ou seja de sua empresa, colocar o
servidor de saída, informar se requer ou não autenticação e também se a opção das empresas
estiver como única, preencha o e- mail do destinatário.
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Manual do Usuário
Importação de Empresas
Nesta opção poderá ser importado o cadastro de empresas, ou apenas algumas
empresas do cadastro do Office. Para isto seu sistema deverá estar configurado como multi
empresas, clique na opção Origem e localize a pasta onde se encontra o cadastro das
empresas. Para fazer a importação selecione a (s) empresa (s) desejada no quadro Lista das
Empresas Cadastradas no Office e clique na seta única para que esta empresa passe para o
quadro Lista das Empresas que serão Importadas ou dê duplo clique na empresa desejada que
ela irá automática para o quadro das empresas a serem importadas. Se desejar importar todas
as empresas, clique na seta dupla. Para finalizar clique no botão OK
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Manual do Usuário
Configurações Gerais
Ao efetuar a instalação do sistema, abrirá a tela para configuração se deseja trabalhar
com multi empresas ou empresa única.
Para utilizar o sistema como multi empresas, ou seja, poderá efetuar cadastros de
quantas empresas desejar, ou única empresa, para trabalhar com cadastro único. Ao selecionar
multi empresas poderá utilizar o cadastro já existente no Office, marcando sim nesta opção e
depois informando a unidade destino do cadastro.
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Manual do Usuário
MENU UTILITÁRIOS
Dicas
Opção em desenvolvimento.
Cadastro de Níveis de Usuários e Senhas
Nesta opção é possível fazer o cadastramento de usuários e suas respectivas senhas
para acesso ao sistema. Você poderá ainda discriminar os campos de livre acesso e de
bloqueio para cada usuário. Caso queira cadastrar novos usuários clique no botão “novo”,
digite o nome do usuário, a senha, confirme a senha digitada, e no campo utilizar senha
marque sim.
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Manual do Usuário
MENU HELP
Suporte Técnico
Esta opção apresentará a tela com todos os telefones do Call Center da Folhamatic
para os casos em que seja necessário o auxílio do Suporte Técnico.
Folhamatic na Web
Nesta opção o usuário poderá acessar o site da Folhamatic. Para isso clique sobre
www.folhamatic.com
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Manual do Usuário
Sobre o Sistema
Nesta tela constará a licença do usuário, ou seja, a personalização do sistema.
Informações sobre o GED
Nesta opção poderão ser visualizadas algumas informações sobre o Scanmatic
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Manual do Usuário
EQUIPE DE SUPORTE
O usuário pode contar com uma equipe de funcionários qualificados para o
atendimento de apoio para a utilização do sistema, seja através do suporte por telefone,
atendimento on- line através de nossa página www.folhamatic.com.br e por e- mail
[email protected]
A equipe de suporte também está a disposição do usuário, para treinamento intensivo
dos sistemas. Estes treinamentos devem ser agendados no início do mês, pelos telefones (019)
3471.3900 em Americana, (011) 3549.5700 em São Paulo, (021) 25182418 no Rio de Janeiro
e 0300-7893901 para outras regiões. Os treinamentos são ministrados nas instalações da
Folhamatic Sistemas.
A Folhamatic Tecnologia em Sistemas, desenvolve os sistemas baseada em
fundamentos legais. Para nos auxiliar continuamente, você pode enviar sua sugestão para
inovações nos sistemas para o endereço abaixo :? Folhamatic Americana – Av. Paulista, 629 – Jd. Colina – CEP 13478-580
? Folhamatic São Paulo – Av. Paulista, 1439 - Conj. 13 - 1º andar - Bela Vista -SP –
CEP 01311-100
? Folhamatic Curitiba - Rua Professora Geovina Correia Pacheco, 131 – Casa 1 –
Bacacheri – CEP 85520-640
? Folhamatic Rio de Janeiro - Rua Conceição, 105 – Sala 501 – Centro – CEP 20051011
? E- mail (Americana): [email protected]
? Office Service: www.folhamatic.com.br – WEB SAC
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