Gestão Informatizada de
Projetos
Sistema de Aprendizado Rápido
Passo a Passo
i
Sumário
1. CONTEXTUALIZAÇÃO DO CURSO
1
1.1 OBJETIVOS
1.2 CONTEÚDO PROGRAMÁTICO
1.3 METODOLOGIA
1.4 BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA
BREVE CURRÍCULO DO PROFESSOR
1
1
2
2
2
2. MICROSOFT PROJECT 2003
3
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.
2.8.
2.9.
2.10.
2.11.
INTRODUÇÃO
FERRAMENTAS DE PLANEJAMENTO E CONTROLE
INFORMATIZAÇÃO DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS
O MICROSOFT PROJECT 2003
O AMBIENTE DE TRABALHO DO MICROSOFT PROJECT
CONFIGURAÇÕES INICIAIS
FASES DO GERENCIAMENTO DE PROJETOS COM O MICROSOFT PROJECT
FASE I - CRIAÇÃO DO PLANO DE PROJETO
FASE II – CONTROLE DO ANDAMENTO DO PROJETO
GERENCIAMENTO DE MÚLTIPLOS PROJETOS
EMISSÃO DE RELATÓRIOS
3. CONCLUSÃO
3
3
5
7
8
14
15
16
49
59
63
65
ii
1
1. Contextualização do Curso
1.1 Objetivos
• Possibilitar uma adequada compreensão do aumento da eficiência e eficácia do
gerenciamento de projetos, obtido pela informatização das ferramentas gerenciais;
• Desenvolver uma concepção de informática aplicada ao gerenciamento de
empreendimentos, contextualizada em um modelo de gerenciamento contemporâneo;
• Desenvolver a habilidade crítica na utilização dos instrumentos do Microsoft Project,
de maneira a que o aluno tenha a percepção de sua utilidade, viabilidade e limitações.
1.2 Conteúdo programático
Conceituação de ferramentas gerenciais: Definição. Principais ferramentas de
planejamento e controle. Principais Aplicativos Computacionais para Gerenciamento de
Projetos: aplicativos de uso geral e aplicativos de uso específico.
Apresentação do aplicativo MS-Project: O Ambiente de Trabalho do Microsoft
Project. Modos de exibição no MSProject: Gráficos de Gantt, PERT e de Controle,
Planilha e Gráficos de Recursos, Planilhas de Utilização de Tarefa e Recurso. Outros
modos de exibição. Configurações Iniciais.
Gerenciamento do calendário: Definição dos calendários de projeto e de recurso.
Inserção e remoção de feriados.
Gerenciamento da estrutura do projeto: Estabelecimento da duração das atividades.
Análise PERT para estimativa de durações. Criação da estrutura analítica de projeto.
Estabelecimento da rede de precedências. Determinação do caminho crítico.
Gerenciamento de recursos: Determinação e alocação de recursos. Determinação dos
volumes de produção. Gerenciamento de conflitos
Atribuição de custos ao projeto: Calcular custos variáveis, custos fixos, lucro e BDI.
Acompanhamento da execução do projeto (controle): trabalhando com “linha de
base”. Inserção de informações sobre o andamento do projeto. Comparação do
planejado com o realizado: verificar se o andamento das tarefas difere do planejado,
verificar se o trabalho das tarefas difere do planejado, verificar se o custo das tarefas
difere do orçado. Reagendar as tarefas. Tabelas de acompanhamento.
Gerenciamento de múltiplos projetos e de subprojetos: Criação, inserção e exclusão
de subprojetos. Criação do Pool de Recursos. Estabelecimento de relações de
dependência entre projetos diferentes.
Gerenciamento e impressão de relatórios.
• Relatórios de Visão Geral: Resumo do projeto, Tarefas de nível superior,
Tarefas críticas, Etapas, Dias úteis.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
2
•
•
•
•
Relatórios de Atividades atuais: Tarefas não iniciadas, Tarefas com início
breve, Tarefas em andamento, Tarefas concluídas, Tarefas que já deveriam ter
iniciado, Tarefas adiadas.
Relatórios de custos: Fluxo de caixa, Orçamento, Tarefas com orçamento
estourado, Recursos com orçamento estourado, Valor acumulado
Relatórios de Atribuições: Quem faz o que, Quem faz o que e quando, Lista de
tarefas pendentes, Recursos superalocados.
Relatórios de Carga de trabalho: Uso da tarefa, Uso de recurso.
1.3 Metodologia
Os principais aspectos das ferramentas para gerenciamento de projetos serão
apresentados, bem como os conceitos que envolvem a utilização do MS Project serão
transmitidos de acordo com metodologia própria, formada por uma seqüência de passos
logicamente relacionados e de fácil compreensão e assimilação, que acelera o processo
de aprendizado.
1.4 Bibliografia recomendada
Vargas, Ricardo Viana. Microsoft Office Project 2003: Standard, Professional &
Server. Rio de Janeiro: Brasport, 2004.
Figueiredo, Francisco Constant de, Figueiredo, Helio Carlos Maciel. Dominando
Gerenciamento de Projetos com MS Project 2003. Rio de Janeiro. Ciência Moderna,
2005
Stonner, Rodolfo. Ferramentas de Planejamento: Utilizando o MS Project para
Gerenciar Empreendimentos. Rio de janeiro: E-papers, 2002.
Breve Currículo do Professor
Carlos Alberto Pereira Soares é Doutor em Engenharia de Produção, Mestre em
Engenharia Civil e Arquiteto e Urbanista. Professor do Programa de Mestrado e
Doutorado em Engenharia Civil da Universidade Federal Fluminense (UFF), Assessor
de Planejamento da Direção do Centro Tecnológico da UFF, professor convidado do
FGV Management, Diretor Financeiro da AEFE e Assessor Especial da Associação dos
Diplomados da Escola Superior de Guerra. É referee da Revista Árvore e de congressos
científicos e atua como consultor com diversos artigos publicados. E-mail:
[email protected]
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
3
2. Microsoft Project 2003
2.1. Introdução
Projeto pode ser entendido como um empreendimento não repetitivo, caracterizado por
uma seqüência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim, que se destina a atingir
um objetivo preciso, de acordo com parâmetros pré-definidos de prazo, custo, recursos,
qualidade e risco.
Assim, gerenciamento de projeto é o processo de planejar, organizar e controlar as
tarefas e recursos do projeto, em função de seus parâmetros.
A complexidade destas ações de gerenciamento, demandou, ao longo dos anos, a
criação e aperfeiçoamento de ferramentas de planejamento e controle, que aumentassem
a eficiência e eficácia dos processos de coleta, entrada, tratamento, visualização e
análise de dados, bem como os de tomada de decisão.
Também representou avanço significativo para o gerenciamento de projetos, a
informatização destas ferramentas, potencializando-as e possibilitando ampliar as
oportunidades de sua utilização e aplicação.
2.2. Ferramentas de Planejamento e Controle
Dentre as ferramentas de planejamento e controle de projetos destacam-se:
a) Estrutura de Divisão do Trabalho – EDT: A EDT é uma ferramenta de
gerenciamento do escopo do projeto. Se fundamenta na decomposição de atividades
complexas em conjuntos de atividades consideradas adequadas para o planejamento e
controle. Assim as atividades são agrupadas em níveis, sendo que cada nível
descendente representa um maior grau de detalhamento do projeto.
b) Cronograma de Barras: O cronograma de barras ou Gráfico de Gantt foi
desenvolvido pelo americano Henrry L. Gantt (1913) e consiste em marcações de
segmentos de reta em barras de um gráfico. Gantt criou este método visando a produção
fabril, porém, na década de 30, também a construção civil passou a utilizá-lo para o
planejamento e controle de seus projetos.
Sua montagem representa a alocação e nivelamento de recursos e a sua construção
indica a evolução dos eventos, em divisões iguais sobre uma linha horizontal, na qual
marca-se:
•
•
•
Intervalos de tempo considerados
Trabalho planejado
Trabalho realizado
Este grafo é formado, desta forma, por linhas paralelas horizontais e verticais, onde, nas
abcissas, são indicados os tempos gastos pelas atividades (anos, meses, semanas, etc.). e
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
4
nas ordenadas são indicadas divisões do gráfico, que podem representar, tanto produtos,
como serviços.
O gráfico de Gantt é muito utilizado para se representar cronogramas de mão-de-obra,
de materiais e de equipamentos, sendo muito importante quando se utiliza a técnica de
alocação e nivelamento de recursos.
c) Cronograma de Redes: Os cronogramas de redes, também chamados de redes de
planejamento, se fundamentam na representação do projeto através de atividades
interligadas.
O método PERT (EVALUATION AND REVIEW TECHNIQUE), surgiu em 1957 e
foi, então, desenvolvido pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos, na execução
do projeto do míssil POLARIS.
Por não haver experiência anterior quanto aos prazos de fabricação, cada fabricante
forneceu os prazos máximo, normal e mínimo que achavam factíveis, para a produção
de cada peça. Desta forma, dando-se um tratamento estatístico à estes prazos pode-se
estimar o “tempo esperado” de fabricação de cada componente como sendo:
te = a+4m+b
6
O Desvio Padrão como: σ = b-a
6
E a Variância por: σ2.
Em função deste tratamento, o método PERT é chamado de “probabilístico”.
O método CPM (CRITICAL PATH METHOD), foi criado, também em 1957 pela E. I.
Dupont de Neymours, para expandir seu parque fabril. A empresa se valeu de seu banco
de dados, para determinar a duração das atividades semelhantes, o que possibilitou a
criação de uma rede com uma única determinação do prazo de duração para cada
atividade. Desta forma, o método CPM é conhecido como um método determinístico,
por basear-se em uma única determinação, do prazo de duração de experiências
anteriores, para cada atividade.
Com o passar do tempo estas técnicas se fundiram, passando a usar a denominação
PERT/CPM.
Em 1964, o francês B. Roy, da Sorbone, desenvolveu o que chamou de “Diagrama de
Precedência”, que recebeu, no Estados Unidos, o nome Rede Neopert, Diagrama de
Blocos ou Método Francês. Neste método os tempos de duração podem ser
determinados de forma probabilística ou determinística.
Nesta rede não existe atividade fantasma, uma vez que atividades paralelas são ligadas
diretamente à atividade antecessora.
A interligação das atividades em uma rede ROY podem ser feita de quatro maneiras:
•
•
•
•
Ligação Fim-Início (FI)
Ligação Início-Início (II)
Ligação Início-Fim (IF)
Ligação Fim-Fim (FF)
Estas ligações podem conter uma defasagem que pode ser: positiva ou negativa.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
5
d) Planilhas, Formulários e Gráficos: As planilhas, formulários e gráficos
possibilitam que os dados sejam agrupados em função de suas especificidades,
facilitando a visualização e entrada de dados. São exemplos as planilhas de custos
unitários, as planilhas de quantitativos de produção, as planilhas de acompanhamento
físico e financeiro, os formulários de apropriação de dados, os gráficos de recursos, etc.
2.3. Informatização do Gerenciamento de Projetos
Informatizar o processo de gerenciamento de projetos consiste em utilizar recursos
computacionais para o desenvolvimento das ações de gerenciamento. Normalmente
consiste na informatização das ferramentas de planejamento e controle.
Segundo Goldhaber1, um Sistema Informatizado para Gerenciamento de Projetos
(SIGP) deve atender aos seguintes critérios básicos:
•
•
•
•
•
Relevância – por melhor que seja o tipo e a qualidade da informação processada
pelo sistema, ele só será relevante para o gerenciador se a informação for usada;
Tempestividade – deve permitir, em tempo hábil, análises da situação e adoção
de medidas corretivas, quando necessárias;
Confiabilidade – para ser válida a informação processada pelo SIGP tem que ser
precisa e confiável; caso contrário, poderá gerar descrédito e a informação não
será usada;
Flexibilidade – considerando a extraordinária mutabilidade do cenário da obra
ao longo de sua execução, é preciso que o SIGP atenda aos diferentes níveis de
gerenciamento, aos diferentes tipos de projeto e aos gerentes funcionais;
Economicidade – a relação custo/benefício de um SIGP deve ser compatível
com o tamanho do projeto.
Existem diversos motivos que justificam a utilização de programas computacionais de
Gerenciamento de Projetos, dentre os quais destacam-se:
•
•
•
•
•
•
•
aumenta a produtividade das equipes de gerenciamento;
o conjunto de informações requisitadas pelos programas otimizam o processo de
gerenciamento;
efetuam de forma rápida e precisa os cálculos demandados pelo gerenciamento,
tais como os relativos ao agendamento, aos custos de tarefas e recursos, ao fluxo
de caixa etc.;
possibilitam relatórios profissionais, em tempo hábil para a correção de desvios;
aumentam a eficiência e eficácia das simulações de planejamento;
melhora a percepção de oportunidade ou necessidade de decidir;
minimizam a possibilidade de erros de planejamento e de avaliação das
alternativas quanto aos resultados.
Dentre as ferramentas informatizadas mais simples de gerenciamento de projetos tem-se
planilhas eletrônicas e gerenciadores de banco de dados.
1
GOLDHABER, Stanley. Construction managment, principles and practices. Jonh Wiley & Sons,
New York, 1977
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
6
As planilhas eletrônicas podem ser utilizadas para o planejamento e controle de
recursos, para a elaboração de orçamentos, para o gerenciamento da apropriação de
dados, para a elaboração de gráficos de planejamento e controle, etc.
Os gerenciadores de banco de dados podem ser utilizados para gerenciar os diferentes
tipos de insumos utilizados no projeto, as produtividades do pessoal alocado ao projeto,
os agendamentos, etc.
Por serem normalmente interativos, estes programas possibilitam que informações de
ambos possam ser associadas e transferidas de um para outro, automatizando parte do
processo de gerenciamento.
Os programas desenvolvidos especificamente para o gerenciamento de projetos
possibilitam o planejamento, programação e controle, permitindo planejar atividades,
gerenciar calendários, calcular datas, alocar e nivelar recursos, gerenciar custos,
executar simulações e acompanhar o progresso do projeto, entre outros. São exemplos
deste tipo de programas o Microsoft Project, o Primavera Project Planner e o CASuperproject.
Também existem programas auxiliares, tais como os dedicados a orçamentação e
análise de riscos. São exemplos destes programas o Volare, o Tron-Orc e o @Risk,
Face a popularidade do Microsoft Project, diversos programas possuem interfaces
dedicadas a interagir com a sua base de dados (é o caso dos programas acima citados),
incrementado suas potencialidades. Neste sentido, por exemplo, os programas de
orçamentação possibilitam o gerenciamento de composições de custo, não disponíveis
no Microsoft Project, e os de análise de risco possibilitam a utilização de funções de
probabilidade, também não disponíveis no Microsoft Project.
Também existem programas que, embora possam ser utilizados sem o Microsoft
Project, tem neste a razão de seu sucesso e permanência no mercado, tais como oWBS
Chart Pro e o PERT Chart EXPERT.
O WBS Chart Pro é uma ferramenta utilizada na estruturação do escopo do projeto,
possibilitando a criação de diagramas hierárquicos que refletem a Estrutura de Divisão
do Trabalho - EDT. Apresenta poderosos recursos de sumarização, apresentação,
impressão, e integração com a web.
Ele utiliza as informações contidas nos campos do Microsoft Project, estruturando-as
em diagramas, de forma sincronizada. Qualquer alteração feita na EDT pode ser
automaticamente refletida no Microsoft Project, e vice-versa.
Dentre as características informadas pela Critical Tools, fabricante do software,
destacamos:
•
•
•
•
•
cria diagramas EDT diretamente na tela, de forma extremamente rápida e fácil,
sem limitações para o tamanho do gráfico ou para o números de tarefas;
instala um botão na barra de ferramentas do Microsoft Project permitindo a
criação de diagramas EDT com um simples clique;
permite exibir todos os níveis, mostrar só as atividades resumo, esconder ramos
da árvore, destacar marcos e tarefas do caminho crítico, etc;
exibe campos do Microsoft Project nos diagramas EDT e faz sumarizações de
valores e datas segundo os níveis da hierarquia;
permite imprimir todo o gráfico, apenas uma seção, imprimir em escala e
número de páginas especificado, incluir legendas, etc;
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
7
•
•
•
abre e salva arquivos no formato MPX (padrão do Microsoft Project que é
comumente utilizado para transferência de dados entre ferramentas de gerência
de projetos);
cria e exibe diagramas EDT a partir de dados de outros programas, transferidos
em formato MPX ou TXT;
salva diagramas EDT como figuras em formatos JPEG,PNG, BMP e TIFF para,
por exemplo, inserir essas figuras em documentos ou em páginas Web.
O PERT Chart EXPERT é uma ferramenta que auxilia o gerenciamento de projetos ao
otimizar a criação de cronogramas de rede (PERT). Através de um simples processo de
criação de gráficos, o PERT Chart EXPERT ajuda a identificar a ordem de ocorrência,
as dependências e os relacionamentos entre as tarefas de um projeto.
Dentre as características informadas pela Critical Tools, fabricante do software,
destacamos:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
cria redes PERT utilizando os dados do Microsoft Project. Todas as mudanças
efetuadas são refletidas automaticamente no projeto de Microsoft e vice-versa;
utiliza os filtros do Microsoft Project para delimitar as informações a serem
exibidas;
agrupa tarefas em faixas horizontais através da página usando campos tais como
o nível sumário, nome do recurso e grupo do recurso;
possibilita ocultar tarefas mantendo as relações de precedência destas com as
demais;
Permite exibir a rede PERT em uma escala de tempo (dias, semanas, meses, etc);
disponibiliza função Trace que possibilita selecionar uma tarefa e rastrear todas
as suas sucessoras ou predecessoras;
permite imprimir todo o gráfico, apenas uma seção, imprimir em escala e
número de páginas especificado, incluir legendas, etc;
abre e salva arquivos no formato MPX (padrão do Microsoft Project que é
comumente utilizado para transferência de dados entre ferramentas de gerência
de projetos);
salva diagramas EDT como figuras em formatos JPEG,PNG, BMP e TIFF para,
por exemplo, inserir essas figuras em documentos ou em páginas Web.
2.4. O Microsoft Project 2003
O Microsoft Project é o mais popular dentre os softwares de gerenciamento de projetos
atualmente existentes. Estima-se um universo de cerca de 5 milhões de usuários em
todo o mundo.
Dentre as características apresentadas pelo Microsoft Project, destacam-se:
•
•
•
•
é um software de gestão amigável, sendo facilmente compreendido pelo usuário;
dispõe dos conceitos e facilidades desenvolvidos pela Microsoft para o
Microsoft Office;
se adapta adequadamente às necessidades específicas do usuário;
possibilita o gerenciamento de projetos complexos, sendo orientado para a
tomada de decisão;
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
8
•
•
•
•
•
•
•
•
•
baseia-se no modelo Diagrama de Precedências. Portanto, as atividades do
projeto são criadas na forma de blocos em vez de setas;
possibilita trabalhar com tarefas recorrentes (as que ocorrem periodicamente);
permite estabelecer a estrutura de divisão do trabalho - EDT
permite trabalhar com diversos subprojetos simultaneamente;
permite estabelecer durações otimistas, pessimistas e esperadas (modelo
probabilístico) para as atividades;
os custos são alocados diretamente às atividades na forma de custos fixos ou de
custos dos recursos;
ressalta as partes críticas do projeto, possibilitando controlar e executar ações
corretivas a priori;
é compatível com a metodologia de gerenciamento de projetos do Project
Management Institute2;
apresenta preço acessível.
2.5. O Ambiente de Trabalho do Microsoft Project
A área de trabalho do Microsoft Project assemelha-se às dos programas do Microsoft
Office. Além da Barra de Menu, da Barra de Ferramentas, da Área de Edição e das
Barras de Rolagem, contém:
Barra de Modos: contém ícones de visualização das tabelas utilizadas com mais
freqüência pelo usuário. Pode ser exibida ou ocultada selecionando o menu Exibir e
clicando em Barra de modos.
Tabelas de Entrada e Visualização de dados: nesta área são apresentadas as tabelas
que possibilitam a entrada e visualização de dados. Cada tabela é formada por um
conjunto de dados logicamente relacionados (agendamento, custos etc.)
Área de Visualização Gráfica: destina-se a apresentação dos gráficos disponibilizados
pelo Microsoft Project (Gráfico de Gantt, Gantt de Controle etc)
Barra Separador Vertical (Cortina): separa a área de tabelas da área gráfica. Para
movê-la para a esquerda ou para a direita basta apontar o mouse, pressionar o botão
esquerdo e movimentá-la.
2
O PMI, sediado na Pensylvania, Estados Unidos, é uma organização sem fins lucrativos que visa
promover e ampliar o conhecimento existente sobre gerenciamento de projetos assim como melhorar o
desempenho dos profissionais e organizações da área.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
9
Barra de Menu
Área de Edição
Barra de
Ferramentas
Barra de Modos
Tabelas de Entrada e
Visualização de Dados
Barra de Rolagem
Vertical
Área de Visualização
Gráfica
Barra Separadora
Vertical (Cortina)
Barras de Rolagem Horizontal
O Microsoft Project possui dois formatos básicos de exibição de informações:
Tabelas: representam informações em linhas e colunas de forma similar a planilha
Excell. As tarefas ou recursos são distribuídas pela linhas, enquanto nas colunas (no
Microsoft Project são chamadas de campos) são disponibilizadas informações
específicas sobre os mesmos.
Gráficos: representam graficamente as informações. São exemplos de gráficos os
modos de exibição Diagrama de Rede, Gráfico de Gantt, Gráfico de Recursos e
Calendário.
A seguir serão apresentadas as principais tabelas e modos de exibição do Microsoft
Project:
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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Gráfico de Gantt
Calendário
Diagrama de rede
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Uso da tarefa
Uso do recurso
Planilha de recursos
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Gráfico de Recursos
Formulário Entrada de tarefas
Tabela de Entrada
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Tabela de custos
Tabela de controle
Tabela de trabalho
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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Tabela variação
2.6. Configurações Iniciais
Após a instalação do Microsoft Project recomendamos que sejam efetuadas as seguintes
configurações:
1
2
3
4
5
No menu Ferramentas clique em Opções e em seguida OK.
Selecione a ficha Agenda
Na caixa Mostrar unidades de atribuição como, selecione Decimal
Desmarque a caixa As novas tarefas são controladas pelo empenho
Clique em Definir como padrão e em seguida em OK..
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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2.7. Fases do Gerenciamento de Projetos com o
Microsoft Project
FASE I
Criação do Plano de Projeto
FASE II
Controle do Andamento do Projeto
1
Criar um arquivo de projeto
1
Inserir a data de apropriação dos
dados
2
Definir calendários
2
Atualizar como agendado
3
Inserir tarefas e marcos
3
Inserir as datas de início e de
término reais de uma tarefa
4
Criar a estrutura de divisão do
trabalho
4
Inserir a duração real da tarefa
5
Inserir durações
5
Atualizar o andamento da tarefa
como porcentagem
6
Definir dependências entre tarefas
6
Inserir custos reais das tarefas
7
Inserir informações sobre
recursos
7
Verificar se o andamento das
tarefas difere do planejado
8
Atribuir recursos
8
Verificar se o trabalho das tarefas
difere do planejado
9
Identificar o caminho crítico
9
Verificar se o custo das tarefas
difere do orçado
10
Definir os volumes de produção
10
Reagendar as tarefas
11
Gerenciar conflitos de prazos,
recursos e custos
12
Adicionar custos fixos
13
Salvar uma linha de base
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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2.8. FASE I - Criação do Plano de Projeto
O Microsoft Project trata o plano de projeto como um modelo informatizado que
gerencia o que será feito, quando será feito e por quem será feito. A seguir serão
apresentados os principais passos para a elaboração do plano de projeto.
Passo 1 - Criar um arquivo de projeto
É neste momento que são inseridas as informações iniciais sobre o projeto, tais como
título, objetivo, nome do gerente do projeto etc. , além de sua data de início ou de
término.
O Microsoft Project permite agendar o projeto de duas formas: a partir da data de início
ou a partir da data de término.
Na primeira (mais usual) o Microsoft Project calcula a data de término do projeto a
medida que são inseridas informações sobre o projeto.
Na segunda o Microsoft Project calcula a data de início do projeto de modo a que cada
tarefa termine o mais tarde possível e a data de término ainda seja cumprida.
1
2
No menu Arquivo, clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia
Resumo.
Digite as informações relevantes sobre o projeto nas caixas de propriedades de
arquivo.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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3
Na caixa Data de início, digite ou selecione a data em que você deseja iniciar o
projeto e clique em OK (se desejar agendar a partir da data de término, na caixa
Agendar a partir de, clique em Data de término do projeto e na caixa Data de
término, digite ou selecione a data de término a partir da qual o projeto será
agendado e clique em OK).
4
5
No menu Arquivo clique em Salvar.
.
Digite um nome para o projeto na caixa Nome do arquivo e clique em Salvar.
Observação: se necessário, as informações iniciais sobre o projeto poderão ser alteradas
a qualquer momento clicando em Informações sobre o projeto no menu Projeto, ou em
Propriedades no menu Arquivo.
Passo 2 - Definir calendários
Os calendários são conjuntos de dias e períodos de trabalho e de folga que definem
como os recursos alocados às tarefas (e as próprias tarefas) são agendados, assegurando
que os recursos sejam agendados somente quando estiverem disponíveis para o
trabalho. Neste sentido, os calendários se aplicam apenas aos recursos de trabalho e não
aos recursos materiais.
O Microsoft Project possibilita a utilização de três tipos de calendários:
• Calendário do projeto: determina a forma como todas as tarefas são agendadas;
• Calendário de tarefa: possibilita que algumas tarefas tenham um calendário
diferente do calendário do projeto;
• Calendário de recursos: possibilita a determinação de um calendário para cada
recurso ou categoria específica de recursos;
Os calendários de tarefas e de recursos são exceções à forma padrão de agendamento
das tarefas (com base no calendário do projeto). Assim, possibilitam a definição de
calendários específicos para o agendamento de tarefas ou recursos individuais, como,
por exemplo, um recurso que necessite trabalhar durante o período de folga.
Os calendários-padrão disponibilizados pelo Microsoft Project são:
• Padrão - De segunda-feira a sexta-feira das 9:00 às 13:00 e das 14:00 às 18:00;
• 24 horas - Diariamente de 00:00 às 00:00;
• Turno da noite - De segunda-feira a sábado, de 23:00 às 03:00 e de 04:00 às
08:00.
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No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Ferramentas, clique em Alterar período útil.
Clique em Opções, efetue as alterações necessárias e, quando terminar, clique em
OK:
• Especifique quando a semana e o ano fiscal do projeto iniciam.
• Especifique o horário de início e de término padrão para as datas de restrição
de tarefas em que você insere uma data, mas não inclui um horário.
• Especifique quantas horas há em um dia e em semana e quantos dias há em
um mês. Estes valores serão utilizados quando da definição das durações das
tarefas (vide item 5 – Inserir durações)
Para tornar essas alterações permanentes para todos os novos projetos do
Microsoft Project, clique em Definir como padrão.
Clique em Ok para retornar a janela Alterar período útil
Selecione no campo Para o tipo de calendário base a ser adotado como padrão
para o projeto (são fornecidos três calendários base).
Caso seja necessário um calendário diferente dos fornecidos pelo Microsoft
Project Clique em Novo.
Na caixa Nome, digite um nome para o novo calendário.
Para começar com um calendário padrão, clique em Criar novo calendário base.
Para criar um novo calendário base a partir de outro existente, clique em Criar
uma cópia do e, em seguida, clique no nome do calendário na caixa de calendário
e, em seguida, em OK.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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11
12
Efetue as alterações necessárias no calendário:
• Para alterar dias específicos do calendário, selecione os dias que você deseja
alterar no calendário.
• Para selecionar dias não-adjacentes, mantenha pressionada a tecla CTRL e
clique nos dias.
• Para selecionar dias adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e clique
no primeiro e no último dia que você deseja alterar no calendário.
• Para alterar um dia da semana para todo o calendário, por exemplo, para que
as sextas-feiras terminem às 16:00, clique na abreviação do dia na parte
superior do calendário. Para alterar todos os períodos de trabalho, por
exemplo, para iniciar os dias de trabalho das terças às sextas-feiras às 9:00,
clique na abreviação (como T para Terça) do primeiro dia de trabalho da
semana. Pressione a tecla SHIFT e clique na abreviação do último dia de
trabalho da semana (como S para Sexta-feira).
Em Definir a(s) data(s) selecionada(s) como, clique em Usar padrão, Período de
folga ou Período de trabalho não padrão.
Para alterar o Período de trabalho não padrão, digite as horas em que o trabalho deverá
iniciar e terminar nas caixas De e Até, respectivamente. Em seguida clique em Ok.
Observações:
• se o calendário foi criado visando uma tarefa ou recurso, você precisará atribuílo a tarefa ou recurso;
• a alteração das opções da caixa de diálogo Opções (item 3) não afeta o
calendário do projeto nem os calendários de períodos de trabalho dos recursos.
Ela afeta somente o modo como o Microsoft Project converte as durações nas
quantidades de tempo relacionadas usadas no projeto. Por exemplo, se na caixa
Horas por dia for informado 8 horas e você inserir 3d no campo Duração, as
barras de Gantt mostrarão 24 horas de duração. Se você definir Dias por semana
como 5 e inserir uma duração de 1 semana, esse valor será convertido em uma
duração de 40 horas.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
20
Passo 3 - Inserir tarefas e marcos
Uma tarefa representa uma quantidade de trabalho (possui uma duração), enquanto um
marco é uma tarefa sem quantidade de trabalho associada (não possui uma duração)
utilizada para identificar eventos significantes, como a conclusão de uma certa fase do
projeto.
O Microsoft Project trabalha com dois tipos de tarefas: tarefas que ocorrem uma vez e
tarefas recorrentes.
Tarefa que ocorre uma vez: normalmente, um projeto consiste em uma série de tarefas
relacionadas, que constituem a agenda do projeto, sendo normalmente inseridas na
ordem em que elas provavelmente ocorrerão.
Tarefa recorrente (tarefa que ocorre em intervalos previsíveis): uma tarefa pode ser
configurada para ocorrer diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente.
Também pode ser especificada a duração de cada ocorrência, quando a tarefa ocorrerá e por
quanto tempo ela deverá se repetir (um período de tempo ou o número específico de
ocorrências).
No Microsoft Project há várias maneiras de se inserir tarefas. A mais usual e prática é
através da Tabela de Entrada, formada pelos seguintes campos:
• Indicadores – coluna utilizada pelo Microsoft Project para informar ao usuário sobre
especificidades de agendamento ou qualquer outra informação sobre a tarefa julgada
importante.
• Nome da Tarefa - nome pelo qual a atividade é conhecida.
• Duração - duração da atividade.
• Início - data de início da atividade.
• Término - data de término da atividade.
• Predecessoras - atividades que se inter-relacionam com a atividade em questão.
• Nomes dos Recursos - nome dos recursos alocados à atividade.
Inserir uma tarefa.
1
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
2
No menu Exibir, clique em Tabela e em seguida em Entrada.
3
No campo Nome da tarefa, para cada tarefa digite o nome e pressione ENTER.
Observações:
• uma tarefa pode ser inserida entre tarefas existentes selecionando-se a linha
abaixo da qual a nova tarefa deverá aparecer. No menu Inserir, clique em Nova
tarefa e insira o nome da tarefa na linha inserida;
• as identificações das tarefas são automaticamente renumeradas depois que uma
tarefa é inserida;
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
21
•
não insira datas nos campos Início e Término de cada tarefa. O Microsoft Project
calcula as datas de início e de fim com base em como as tarefas estão
relacionadas (o que será visto mais adiante).
Inserir uma tarefa recorrente.
1
No campo Nome da tarefa, selecione a linha abaixo da qual a tarefa recorrente
deverá aparecer.
2
No menu Inserir, clique em Tarefa recorrente.
3
Na caixa Nome da tarefa, digite o nome da tarefa.
4
Na caixa Duração, digite a duração de uma única ocorrência da tarefa.
5
Em Padrão de recorrência, clique em Diariamente, Semanalmente, Mensalmente
ou Anualmente.
6
À direita de Diariamente, Semanalmente, Mensalmente ou Anualmente,
especifique a freqüência da tarefa.
7
Em Intervalo de recorrência, digite uma data de início na caixa Início e selecione
Termina após ou Termina em.
8
Se tiver selecionado Termina após, digite o número de ocorrências da tarefa. Se
tiver selecionado Termina em, digite a data em que a tarefa recorrente deverá
terminar.
9
Clique em OK.
Observações:
• as identificações das tarefas são automaticamente renumeradas depois que uma
tarefa é inserida;
• se não for inserida uma data na caixa Início, o Microsoft Project usará a data de
início do projeto;
• se a tarefa recorrente ocorrer em dias de folga, o Microsoft Project perguntará se
você deseja reagendar essas ocorrências;
• para exibir todas as ocorrências de uma tarefa recorrente, clique no sinal de mais
ao lado da tarefa recorrente principal.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
22
Inserir um marco.
1
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
2
No campo Nome da tarefa, digite o nome do marco.
3
No campo Duração, digite 0 e pressione ENTER.
Passo 4 - Criar a estrutura de divisão do trabalho
Uma estrutura de divisão do trabalho (EDT) é criada no momento que o projeto é
dividido em fases e subfases usando uma estrutura de tópicos hierárquica. No Microsoft
Project, as fases ou subfases são representadas por tarefas de resumo. Uma tarefa que
representa uma fase ou subfase é recuada para a esquerda, enquanto as tarefas que
constituem a fase ou a subfase encontram-se recuadas para a direita, ou rebaixadas, sob
ela.
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
Selecione as tarefas que deverão fazer parte da fase ou da subfase. Para
selecionar várias tarefas, pressione CTRL e clique em cada tarefa.
Clique em Recuo
para recuar a(s) tarefa(s) para a direita abaixo da fase ou
da subfase. Para desfazer o recuo clique em
.
A estrutura de divisão de trabalho pode ser representada por uma série de números,
letras ou uma combinação de ambos. Um código de EDT identifica a posição exclusiva
de uma tarefa na estrutura do projeto. Para trabalhar com códigos de EDT, você poderá
adicionar uma coluna a um modo de exibição de planilha.
1
Para exibir códigos de EDT, selecione um modo de exibição de planilha que
exiba tarefas.
• Para exibir a Planilha de tarefas, no menu Exibir, clique em Mais modos
de exibição. Na caixa Modos de exibição, clique em Planilha de tarefas e,
em seguida, clique em Aplicar.
• Para exibir o Gráfico de Gantt, no menu Exibir, clique em Gráfico de
Gantt.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
23
2
3
4
Clique no campo à direita do qual você deseja inserir uma coluna para o código
de EDT, como o campo Nome da tarefa, para inserir códigos de estrutura de
tópicos imediatamente à esquerda dos nomes de tarefa.
No menu Inserir, clique em Coluna.
Na caixa Nome do campo, clique em EDT e em seguida OK.
Observações:
• no Microsoft Project, todas as subtarefas de uma fase ou subfase devem estar
diretamente abaixo da tarefa de resumo para serem incluídas na fase ou na
subfase;
• para desfazer a estrutura de tópicos, recue todas as subtarefas e as tarefas de
resumo do próximo nível para a esquerda até que todas as tarefas retornem ao
mesmo nível da estrutura de tópicos;
• a colocação das tarefas em ordem hierárquica não cria automaticamente
dependências entre tarefas. Para criar dependências, é necessário vincular as
tarefas.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
24
Passo 5 - Inserir durações
Você pode inserir as durações em minutos (m), horas (h), dias (d), semanas (s) ou meses
(me). O Microsoft Project adota como padrão,
• 1 dia de trabalho = 8 horas;
• 1 semana = 5 dias de trabalho.
• 1 mês de trabalho = 20 dias de trabalho
Você pode alterar estas informações acessando o menu Ferramentas – Alterar o período
de trabalho – Opções (vide item 2 - Definir calendários).
O Microsoft Project não permite que sejam digitadas durações nas atividades-resumo
(em negrito), uma vez que estas durações são calculadas pelo programa através de suas
atividades constituintes.
1
2
4
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No campo Duração, da tarefa a ser alterada, digite a duração desejada.
Pressione ENTER.
Observação: quando as atividades forem executadas em períodos corridos de tempo
(utilizando os períodos e dias de folga), devemos colocar o sufixo dd após a duração da
atividade. Exemplo - 5 dias corridos = 5dd.
Passo 6 - Definir dependências entre tarefas
Após inserirmos as durações das tarefas, devemos determinar como essas tarefas estão
relacionadas entre si. Há vários tipos de relações entre tarefas, como vínculos que
mostram uma tarefa iniciando enquanto outra termina. No Microsoft Project, esses
vínculos são descritos como dependências entre tarefas. Também existem diferentes
tipos de restrições que podem associar a data de início ou de término de uma tarefa a
uma data específica.
Geralmente, as tarefas ocorrem em uma seqüência linear: as paredes são preparadas,
pintadas, etc. No entanto, há exceções em qualquer projeto. Por exemplo, enquanto uma
pessoa prepara as paredes para pintura, outra poderá pintá-la. Para criar uma seqüência,
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
25
vincule tarefas dependentes e informe ao Microsoft Project o tipo de dependência entre
elas. Normalmente, também é necessário definir o tempo de avanço ou de retardo entre
tarefas, pois, algumas vezes, um vínculo de tarefa por si só não é suficiente para mostrar
com precisão a relação entre as tarefas.
Exemplo de relacionamentos entre tarefas:
B inicia após o término de A
B inicia ao mesmo tempo que A
B termina ao mesmo tempo que A
B inicia 1 dia após o término de A
B inicia quando faltar 1 dia para o término
de A
B inicia quando A estiver 50% concluída
O Microsoft Project cria um vínculo de término a início entre as tarefas, por padrão.
Você pode alterá-lo para um vínculo de início a início, término a término ou término a
início e também definir o tempo de avanço ou de retardo entre tarefas.
Criar dependências utilizando a coluna predecessoras
1
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
2
No campo Predecessoras digite para cada tarefa o número da atividade
predecessora e, quando for o caso, o tempo de avanço ou retardo entre tarefas
(conforme exemplo acima).
Para desvincular as tarefas basta apagar a informação contida no campo Predecessoras
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
26
Criar dependências utilizando o ícone
1
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
2
No campo Nome da tarefa, selecione duas ou mais tarefas que você deseja
vincular na ordem desejada.
• Para selecionar tarefas não-adjacentes, mantenha pressionada a tecla
CTRL e clique no nome da tarefa.
• Para selecionar tarefas adjacentes, mantenha pressionada a tecla SHIFT e
clique na primeira e na última tarefa que você deseja vincular.
3
Clique em Vincular tarefas
Para desvincular as tarefas, selecione as tarefas desejadas no campo Nome da tarefa e
clique em Desvincular tarefas .
Criar dependências utilizando o Gráfico de Gantt
1
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
2
Clique e mantenha o mouse pressionado na barra da atividade predecessora;
3
Arraste até a barra da atividade sucessora;
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
27
Para desvincular as tarefas ou alterar o tipo de relacionamento basta clicar duas vezes na
seta que une duas barras e clicar em excluir, ou modificar o relacionamento no campo
Tipo.
Observação: todas as atividades que não tenham sucessoras devem ser ligadas ao marco
de fim. (a dica é verificar no Gráfico de Gantt quais as barras que não possuem setas de
ligação do lado direito e ligá-las ao marco de fim).
Passo 7 - Inserir informações sobre recursos
Os recursos são responsáveis pela realização efetiva das tarefas do projeto. Há dois tipos
de recursos: recursos de trabalho e recursos materiais. Os recursos de trabalho são as
pessoas e os equipamentos que concluem as tarefas dedicando tempo (ou trabalho) às
mesmas. Os recursos materiais são suprimentos, estoques ou outros itens consumíveis
usados para concluir as tarefas no projeto. Dentre os exemplos de recursos materiais
estão concreto, aço, madeira, papel, canetas, produtos químicos etc.
Os recursos materiais diferem dos recursos de trabalho de várias formas:
• Os campos de taxa de horas extras e de grupo de trabalho encontram-se
desativados.
• Não é possível especificar a disponibilidade da unidade.
• Os recursos materiais não são redistribuídos.
• Os recursos materiais não utilizam calendários de recursos.
• O custo por uso funciona de forma diferente que nos recursos de trabalho
Depois de ter identificado o escopo e as tarefas do projeto, devemos criar uma lista de
pessoas, equipamentos e materiais necessários à materialização do projeto. Isto é feito
através da Planilha de Recursos, formada pelos seguintes campos:
•
•
Nome do Recurso: digite o nome do recurso (pintor, ajudante, João, tinta PVA,
betoneira etc.);
Tipo: defina se o recurso é do tipo trabalho ou material;
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
28
•
•
•
•
•
•
•
•
Iniciais: automaticamente o Microsoft Project atribui iniciais. Altere se desejar;
Grupo: se desejar digite o nome do grupo a que o recurso pertence
(departamento, setor, etc)
Máximo: quantidade máxima de recursos disponíveis;
Taxa Padrão: custo do recurso por hora de trabalho normal;
Taxa Hora Extra: custo do recurso por hora extra de trabalho;
Custo por Uso: custo por utilização de uma unidade de recurso;
Acumular: forma de pagamento do recurso (rateado, início e fim);
Calendário: calendário de atividades do recurso.
Passo 7.1. Criar uma lista de recursos
1
2
3
4
No menu Exibir, clique em Planilha de recursos.
No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada.
No campo Nome do recurso, digite um nome de recurso.
Se desejar designar grupos de recursos, no campo Grupo do nome do recurso,
digite o nome do grupo.
Recursos humanos e equipamentos
5
No campo Tipo, certifique-se de que o tipo de recurso esteja definido para o
padrão de Trabalho.
6
No campo Unid. máximas do recurso, digite o número de unidades totais
disponíveis para esse recurso. Você pode inserir unidades máximas como uma
porcentagem (50%, 100%, 300%) ou como um decimal (0,5 - 1 - 3).
Recursos materiais
5
No campo Tipo relativo ao nome do recurso, selecione Material para recursos
materiais. Os campos Endereço de correio eletrônico, Grupo de trabalho e Logon
do Windows são desativados para esse recurso e o campo Rótulo do material é
ativado. Também é desativado o campo Unid. máximas
6
No campo Rótulo do material, insira o rótulo (kg, m³ etc) para o recurso.
Passo 7.2. Definir taxas de pagamento para recursos
O Microsoft Project calcula os custos dos recursos com base nas taxas normais e de
horas extras ou nos custos por uso inseridos:
• inserir taxas de recursos para que o Microsoft Project calcule os custos totais de
recursos com base em taxas inseridas para cada recurso. Observe que o Microsoft
Project pode calcular os custos totais assim que os recursos baseados em taxas e os
recursos com custos por uso forem atribuídos às tarefas.
• inserir um custo por uso para inserir preços que os recursos podem cobrar por
atribuição de tarefas.
1
2
3
4
No menu Exibir, clique em Planilha de recursos.
No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada.
Selecione um recurso.
No campo Tipo, clique em Trabalho se o recurso for um trabalhador ou
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
29
equipamento, ou Material se o recurso for suprimentos (tinta, cimento, areia,
papel etc).
Recursos humanos e equipamentos
5
No campo Taxa padrão, digite o custo do recurso por unidade de tempo.
Pressione TAB para mover-se para o campo se ele não estiver visível.
6
No campo Taxa h. extra, digite um valor de custo, e no campo Custo/uso, digite,
se houver, um valor de custo . Pressione TAB para mover-se para o campo se
ele não estiver visível.
Materiais
5
No campo Rótulo do material, digite uma unidade de medida para o recurso
material (como kg, t etc.) e nos campos Taxa padrão ou Custo/uso, digite um
valor de custo (se houver). Pressione TAB para mover-se para o campo se ele
não estiver visível.
Passo 8 - Atribuir recursos
Os recursos devem ser atribuídos as tarefas de modo a deixar claro quem é o
responsável pela realização das tarefas. Atribuir recursos também ajuda a determinar
quanto tempo levará para que a tarefa seja concluída, e se você controlar custos, quanto
a tarefa irá custar. Como já visto, um recurso pode ser uma pessoa, um equipamento, ou
um material utilizado durante a realização da tarefa.
1
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
2
Clique em Atribuir recursos
.
3
No campo Nome da tarefa (janela principal), selecione a tarefa para a qual deseja atribuir
um recurso.
4
No campo Nome (janela Atribuir recursos), clique no nome dos recursos que deseja
atribuir. Para selecionar vários recursos, pressione CTRL e clique em cada recurso.
5
Clique em Atribuir.
6
Repita os passos 3, 4, 5 e 6 para atribuir recursos às demais tarefas.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
30
Para agendar as tarefas, o Microsoft Project utiliza a fórmula
Duração=
•
•
•
Trabalho
Unidades
, onde:
Duração é a quantidade de tempo estimada para a execução da tarefa;
Trabalho é a quantidade de esforço necessário, em um período de tempo, para
executar a tarefa;
Unidades é a quantidade de recursos atribuídos à tarefa.
Essa relação é gravada no momento em que os recursos são alocados às atividades. Se a
quantidade de recursos for alterada, a duração e a quantidade de trabalho se ajustarão
para manterem o equilíbrio entre os fatores, considerando o que estiver definido no tipo
de tarefa (unidades fixas, trabalho fixo, duração fixa):
• Se o tipo de tarefa for Duração fixa, a alocação de recursos adicionais não
influenciará a duração da atividade, portanto, diminuirão os valores de unidade
dos recursos anteriormente alocados;
• Se o tipo de tarefa for Trabalho fixo, a alocação de recursos adicionais encurtará
a duração da tarefa;
• Se o tipo de tarefa for Unidades fixas, a alocação de unidades de recursos
adicionais encurtará a duração da atividade;
Normalmente adotamos como tipo de tarefa Unidades fixas (o Microsoft Project já vem
configurado desta forma). Para alterar o tipo de tarefa:
1
2
3
4
5
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Entrada.
Clique duas vezes em cima do nome da tarefa.
Selecione a guia Avançado.
Na caixa Tipo de tarefa, selecione o tipo de atividade desejado.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
31
Nesta etapa normalmente são atribuídos somente os recursos humanos e equipamentos,
uma vez que o Microsoft Project não reagenda automaticamente os recursos materiais.
Estes somente são distribuidos ao lonfo da duração da tarefa por ocasião de sua
alocação. Isto significa que se os recursos materiais forem atribuídos a uma tarefa e esta
tiver a sua duração diminuída, o campo Duração mostrará esta data, porém a barra de
Gantt continuará mostrando a duração anterior.
Passo 9 - Identificar o caminho crítico
Ao analisarmos as redes da maioria dos projetos podemos constatar que partindo do
início do projeto podemos alcançar seu término percorrendo mais de um circuito, sendo
o circuito mais longo o caminho crítico.
Assim, o caminho crítico é a série de tarefas (em alguns casos uma única tarefa) que
determina a data de término do projeto. Ou seja, quando a última tarefa do caminho
crítico for concluída, o projeto estará concluído.
Se o projeto tiver que terminar na data planejada, as tarefas do caminho crítico e os
recursos atribuídos a elas deverão merecer especial atenção.
O caminho crítico não é estático, podendo mudar de uma série de tarefas para outras à
medida que tarefas críticas forem sendo concluídas ou que tarefas de outro circuito
forem adiadas.
As tarefas do caminho crítico (as que não podem ser adiadas sem afetar a data de
término do projeto) são chamadas de tarefas críticas. Já as demais tarefas possuem,
normalmente, margem de atraso, que é o tempo que uma tarefa pode ser adiada sem
atrasar outras tarefas ou a data de término do projeto.
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Formatar clique em Assistente de gráficos de Gantt .
Siga as instruções do Assistente de gráficos de Gantt, conforme abaixo, para
formatar as tarefas do caminho crítico. Por padrão, as linhas de vínculo e barras
de Gantt de tarefas críticas aparecem em vermelho.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
32
Clique em avançar
Clique em Concluir
Clique em Formatar
Finalmente clique em Sair do assistente
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
33
Passo 10 - Definir os volumes de produção
O volume de produção pode ser entendido como a quantidade de cada recurso
necessária para executar a quantidade total de uma atividade. No exemplo abaixo temos
que para emassar 200 m² de paredes e tetos (na tabela Quantitativos temos que a
quantidade da atividade emassar paredes e tetos é igual a 200) são necessários:
• 40 galões de massa (200 x 0,20gl)
• 40 horas de pintor (200 x 0,32h)
Para emassar 1 m² de paredes e
tetos são necessários:
• 0,20 galões de massa
• 0,20 horas de pintor
QUANTITATIVOS
ATIVIDADES
UN
Emassar paredes e tetos
m²
Lixar paredes e tetos
m²
QUANT.
200
200
COMPOSIÇÕES DE CUSTO
Atividade
un
Emassar paredes e tetos
m²
Massa
gl
Pintor
h
Lixar paredes e tetos
m²
Lixa
un
Servente
h
Pintor
h
Quant.
1,00
0,20
0,20
1,00
0,30
0,20
0,20
Para a definição do volume de produção é necessário que tenhamos os quantitativos das
tarefas a serem executados, bem como a composição de custo unitário referente a cada
uma destas tarefas.
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Janela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas.
Na janela superior selecione a tarefa para a qual será definido o volume de
produção dos recursos alocados.
Recursos humanos e equipamentos
4
No campo Trabalho da janela inferior, digite o volume de produção. Por
exemplo, se a tarefa necessitar de 40 horas de pintor, insira 40.
5
Se a tarefa necessitar de mais de um pintor, no campo unidade digite a
quantidade de pintores
Materiais
4
No campo Unidades da janela inferior, digite o volume de produção. Por exemplo,
se você estiver usando 40 galões de massa, insira 40. Se a quantidade de material
usada depender da duração da tarefa, insira a taxa de uso adicionando uma barra
invertida (/) e um código ou abreviação da duração. Por exemplo, se 200 metros
de madeira forem usados por semana, insira 200/semana ou 200/s.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
34
6
7
8
Após definir o volume de produção dos recursos alocados à tarefa clique em Atribuir.
Repita os passos 3, 4, 5 e 6 para definir os volumes de produção das demais tarefas.
No menu Janela clique em Remover divisão
A inserção das informações referentes ao volume de produção faz com que o Microsoft
Project reagende o início e o término das tarefas. Para agendar as tarefas, o Microsoft
Project utiliza a fórmula
duração=
trabalho
, onde:
esforço do recurso
•
•
•
duração é a quantidade real de tempo decorrido antes que a tarefa seja concluída;
trabalho é o esforço necessário em um período de tempo para executar a tarefa;
esforço do recurso é a quantidade de recursos de esforço atribuídos à tarefa e
suas alocações.
O Microsoft Project também leva em consideração vários fatores, como dependências
entre tarefas, restrições e interrupções (feriados, férias etc). Por exemplo, se:
• três pintores trabalharem dois dias em uma tarefa, com um esforço de 8 horas
por dia, o trabalho de cada recurso será 16 horas: (2 dias * 8 horas);
• o esforço total dos recurso será 24 horas por dia: (3 pintores * 8 horas);
• o trabalho total da tarefa será 48 horas: (2 dias * 8 horas * 3 pintores);
• a duração será 2 dias: 48 horas / (3 pintores * 8 horas).
Passo 11 - Gerenciar conflitos de recursos, prazos e custos
Após termos alocados os recursos com suas respectivas cargas de trabalho (volume de
produção), pode ocorrer que determinados recursos estejam sendo utilizados em
quantidade superior ao máximo disponível em determinado momento. Também pode
ocorrer que no planejamento inicial a data de término ultrapasse a data considerada
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
35
adequada para o encerramento do projeto, ou que seu custo ultrapasse a estimativa
inicial, o que demandará do gerente de projeto um conjunto de ações logicamente
relacionadas, que possibilitem a resolução destes conflitos.
Antes de tentarmos solucionar estes conflitos, é importante que seja efetuada uma cópia
do arquivo do projeto, pois normalmente são necessárias várias tentativas que
conduzirão a várias soluções, sendo normalmente adotada a solução que, tendo
resolvido os conflitos de recursos e atendido a data de término considerada adequada,
apresente o menor custo.
1
2
3
No menu Arquivo, clique em Abrir.
Clique com o botão direito do mouse no arquivo do qual você quer fazer uma
cópia de backup e clique em Copiar.
Clique com o botão direito do mouse no plano de fundo da caixa de diálogo
Abrir e clique em Colar.
Passo 11.1. Solucionar conflitos de recursos
A superalocação de recursos (pessoal e equipamentos) ocorre basicamente em duas
situações: quando os recursos são programados para trabalhar em tarefas que ocorrem
simultaneamente e a quantidade de recursos num determinado momento é maior do que
a disponível e/ou quando se atribui a uma determinada tarefa uma quantidade de
recursos superior a existente.
Inicialmente devemos verificar se existe algum recurso superalocado:
1
2
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Exibir, clique em Planilha de recursos.
Os recursos superalocados aparecerão em vermelho.
Para solucionar o problema devem ser adotadas (de forma isolada ou em conjunto), as
seguintes ações:
• Localizar de forma detalhada o período nos quais os recursos estão
superalocados;
• Reduzir a superposição de tarefas;
• Agendar horas extras;
• Atribuir recursos alternativos às tarefas superpostas;
• Alterar os dias e horas de trabalho de um recurso.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
36
Localizar de forma detalhada o período nos quais os recursos estão superalocados
1
Aponte o ponteiro do mouse para qualquer ponto da Barra de Ferramentas,
pressione o botão direito do mouse e selecione Gerenciamento de recursos .
2
Clique no primeiro ícone da nova barra Gerenciamento de recursos (Modo de
exibição Alocação de recursos)
. Na janela superior será mostrada a tabela
Uso do recurso e na janela inferior a Tabela de entrada do Gráfico de Gantt.
Selecione o recurso superalocado (em vermelho) e, em seguida, dê um clique no
terceiro ícone da barra Gerenciamento de recursos (Ir para a próxima
superalocação)
.
3
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
37
Observações:
• para retornar ao gráfico de Gantt, Selecione o menu Janela - Remover divisão.
Depois selecione o menu Exibir – Gráfico de Gantt
• se aparecerem sinais de números (##) na parte de escala de tempo da janela superior
(modo de exibição Uso do recurso), as colunas na escala de tempo não possuem
largura suficiente para exibir as informações. Para alterar a largura das colunas,
arraste para a direita a borda da coluna.
Reduzir a superposição de tarefas
Para reduzir a superposição das tarefas devemos agendá-las para começar após o
término da tarefa que está superposta. Também podemos verificar se existem folgas e se
estas podem ser agendadas para ocorrer no período onde há superposição. Em ambos os
casos devemos acrescentar um retardo às tarefas.
1
2
Aponte o ponteiro do mouse para a seta que chega à atividade que será
reagendada e, em seguida dê um duplo clique com o botão esquerdo do mouse.
No campo Retardo digite a quantidade de dias em que o início da tarefa será
retardado e, em seguida, Ok.
Ou então:
1
No campo Nome da tarefa, dê um clique duplo na tarefa desejada.
2
Clique na guia Predecessoras.
3
No campo Retardo, digite o tempo de retardo.
Agendar horas extras.
Atribuímos horas extras aos recursos para reduzir a duração das tarefas nas quais estes
estão agendados. A carga de trabalho (volume de produção) dos recursos permanece a
mesma, porém são agendadas por dia um maior número de horas. Assim, a quantidade
de trabalho de horas extras não é adicionada à quantidade de trabalho da tarefa.
Na figura abaixo, a carga de trabalho do pintor é de 56h, das quais 16 são horas extras.
A duração da tarefa será (56-16)/8 horas por dia = 5 dias. Quando o trabalho de horas
extras for inserido, a duração da tarefa será reduzida.
1
2
3
4
5
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Janela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas.
Na janela superior selecione a tarefa para a qual será inserida hora extra.
Aponte o ponteiro do mouse em qualquer área da janela inferior, clique o botão
direito do mouse e selecione Trabalho do recurso.
No campo Hora extra digite a quantidade de horas extras e clique em OK.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
38
Atribuir recursos alternativos às tarefas superpostas.
Pode ser mais interessante ou necessário atribuir novos recursos às tarefas, de forma que
estes possam efetuar o trabalho agendado em demasia para outro recurso.
1
2
3
No menu Exibir, clique em Planilha de recursos
Selecione o recurso que será deslocado para baixa para que outro recurso possa
ser inserido
No menu Inserir selecione Novo Recurso
4
Digite os dados do novo recurso
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
39
5 Retorne para o Gráfico de Gantt
6 Selecione a tarefa na qual o recurso atualmente atribuído será substituído pelo
alternativo
7 Clique em Atribuir recursos
8 Selecione o recurso que será substituido
9 Clique em substituir e escolha o recurso alternativo que substituirá o original
10 Repita os passos 8 e 9 até que os recursos sejam substituídos e, em seguida, Ok
Antes
Depois
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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Alterar os dias e horas de trabalho de um recurso
Também é possível criar um calendário de recurso para especificar horas de trabalho,
férias, ausências , etc. para recursos individuais.
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3
4
No menu Ferramentas, clique em Alterar período útil.
Na caixa Para, clique no recurso cujo calendário deseja alterar.
Proceda conforme o Passo 2 – Alterar o período útil
Clique em OK.
Passo 11.2. Solucionar conflitos de prazos
Se após realizarmos o planejamento inicial do projeto, verificarmos que a data de
término ultrapassa a data pretendida, ou se por algum motivo for necessário antecipar a
data de término programada, será necessário antecipar as datas das tarefas do caminho
crítico. Esse procedimento também é conhecido como "Concentração de Esforços”, o
que é feito normalmente através de três ações (isoladas ou combinadas):
•
•
•
revisar as dependências entre as tarefas para permitir maior flexibilidade
de agendamento e possibilitar superposições: Se existirem tarefas que possam
ser iniciadas antes da data exibida na agenda, podemos sobrepô-las (adicionar
tempo de avanço) para modelar mais precisamente como o trabalho deverá ser
feito. Para alterar as dependências entre as tarefas proceda conforme item 6 Definir dependências entre tarefas, e para alterar o tempo de retardo proceda
conforme item Reduzir a superposição de tarefas
agendar horas extras: proceda como já apresentado anteriormente;
atribuir recursos adicionais para trabalhar nas tarefas do caminho crítico:
depois que os recursos tiverem sido atribuídos a uma tarefa, o Microsoft Project
recalcula a duração da tarefa se forem adicionados ou removidos outros
recursos. Para atribuir novos recursos proceda conforme item 8- Atribuir
Recursos
Passo 11.3. Solucionar conflitos de custos
Se o custo total de uma tarefa ou recurso ultrapassar o custo estimado, será preciso
examinar os custos de cada tarefa e de cada um de seus recursos para determinar onde
os custos podem ser reduzidos.
1
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5
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo.
No menu Janela, clique em Dividir. A tela passa a apresentar duas janelas.
Aponte o ponteiro do mouse em qualquer área da janela inferior, clique o botão
direito do mouse e selecione Custo do recurso.
Na janela superior selecione a tarefa objeto de verificação.
Observações:
• também podemos visualizar como os custos estão distribuídos pela duração de
uma tarefa no modo de exibição Uso da tarefa, exibindo seus detalhes sobre
custo. No menu Exibir, clique em Uso da tarefa. No menu Formatar, aponte para
Detalhes e clique em Custo;
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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•
se o valor do custo total de uma tarefa for maior do que a soma calculada de seus
vários custos baseados em taxa, por uso e fixos, isso poderá ter ocorrido porque
um recurso foi atribuído mais de uma vez a uma tarefa. Por exemplo, um recurso
pode ser atribuído a uma subtarefa bem como à sua tarefa de resumo, fazendo
com que os custos do recurso dupliquem;
Após solucionar os conflitos existentes, devemos inserir os recursos materiais com seus
respectivos volumes de produção. Como visto anteriormente, na etapa de alocação dos
recursos, normalmente são atribuídos somente os recursos humanos e equipamentos,
uma vez que o Microsoft Project não reagenda automaticamente os recursos materiais.
Estes somente são distribuídos ao longo da duração da tarefa por ocasião de sua
alocação. Isto significa que se os recursos materiais forem atribuídos a uma tarefa e esta
tiver a sua duração diminuída, o campo Duração mostrará esta data, porém a barra de
Gantt continuará mostrando a duração anterior.
Para atribuir recursos materiais e seus respectivos volumes de produção proceda
conforme os passos. 8 - Atribuir recursos e 10 - Definir os volumes de Produção.
Se após a atribuição dos recursos alguma tarefa tiver sua duração alterada, os recursos
materiais deverão ser removidos e alocados novamente (uma vez que os materiais
somente são distribuídos ao longo da duração da tarefa por ocasião de sua alocação).
Passo 12 - Adicionar valores de custo fixo e lucro
Após termos efetuado todos os passos anteriormente descritos, o Microsoft Project terá
todas as informações necessárias para calcular o custo variável de cada tarefa, faltando
apenas informar o custo fixo para que possa ser calculado o custo total de cada tarefa (e,
consequentemente, do projeto como um todo). Também é possível inserir o valor do
lucro a ser obtido com a execução de cada tarefa.
O Microsoft Project disponibiliza a coluna Custo fixo para que nesta sejam informados
os demais valores que devem ser adicionados ao custo calculado em função do
agendamento das tarefas e das taxas de recursos (custo variável). O valor digitado no
campo Custo fixo será adicionado ao valor presente no campo Custo total.
No exemplo abaixo, para a tarefa Emassar o Custo total é igual ao custo variável uma
vez que o valor do campo Custo fixo é igual a zero. Ao ser adicionado o valor de
R$100,00 ao Custo fixo, O Custo Total passa a ser R$300,00.
Para inserir valores no campo Custo fixo você deve proceder da seguinte forma:
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3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo.
Na coluna Custo Fixo digite para cada tarefa o valor a ser adicionado ao custo
variável.
Por padrão os custos fixos são rateados ao longo da duração da tarefa. Para que eles
sejam considerados no início ou no fim da tarefa use o campo Acumulação de custo
fixo, que está disponível na mesma tabela Custo.
Em vez de calcularmos para cada tarefa o valor a ser inserido no campo Custo fixo,
pode ser interessante inserir colunas que contenham fórmulas que possibilitem calcular
os custos fixos e o lucro de cada tarefa em função de percentuais.
Considerando, por exemplo, que o custo fixo e o lucro são, respectivamente, 30% e
20% do custo variável, devemos proceder da seguinte forma:
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No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo.
Selecione a coluna Custo total
No menu Inserir, selecione coluna
No campo Nome do campo da janela Definição da coluna, selecione Custo1
No campo Título digite Custo Variável e, em seguida, clique em Ok.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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7
Para inserir novas colunas proceda conforme passos 3 a 6. Devem ser inseridas
as seguintes colunas:
• Custo 2 com o Título Custo Fixo
• Custo 3 com o Título Lucro
• Custo 4 com o Título BDI
• Custo 5 com o Título Preço
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Selecione a coluna Custo Variável, pressione o botão direito do mouse e
selecione Personalizar campos
Dê um clique no botão fórmula
No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo
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11
Digite o sinal – (subtração) e em seguida, no campo Inserir, selecione Campo,
Custo, Custo fixo; em seguida, clique em Ok duas vezes
12
No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok
13
Selecione a coluna Custo Fixo inserida, pressione o botão direito do mouse e
selecione Personalizar campos
Dê um clique no botão fórmula
No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo1
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14
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34
Digite * 0,3 e, em seguida, clique em Ok duas vezes
No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok
Selecione a coluna Lucro, pressione o botão direito do mouse e selecione
Personalizar campos
Dê um clique no botão fórmula
No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo1
Digite * 0,2 e, em seguida, clique em Ok duas vezes
No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok
Selecione a coluna BDI, pressione o botão direito do mouse e selecione
Personalizar campos
Dê um clique no botão fórmula
No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo2
Digite o sinal + (adição) e, em seguida, no campo Inserir, selecione Campo,
Custo, Custo personalizado, Custo3; em seguida, clique em Ok duas vezes
No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok
Selecione a coluna Preço, pressione o botão direito do mouse e selecione
Personalizar campos
Dê um clique no botão fórmula
No campo Inserir, selecione Campo, Custo, Custo personalizado, Custo1
Digite o sinal + (adição) e, em seguida, no campo Inserir, selecione Campo,
Custo, Custo personalizado, Custo4; em seguida, clique em Ok duas vezes
No campo Acúmulo selecione Soma e, em seguida, Ok
Na coluna Preço selecione as tarefas que não sejam tarefas resumo
Pressione o botão direito do mouse e selecione Copiar células
Selecione as linhas respectivas na coluna Custo total
Pressione o botão direito do mouse e selecione Colar
No caso de desejarmos que o Lucro seja calculado sobre o preço, devemos utilizar a
seguinte fórmula: Lucro = Custo Total * (taxa / (1-taxa)), ou seja (Custo1 + Custo2) *
(0,2 / (1-0,2))
Antes de imprimir a Tabela de custo, devemos ocultar a coluna Custo fixo (a que
originalmente faz parte da tabela Custo),
Para ocultar uma coluna:
1
Selecione a coluna a ser ocultada
2
Pressione o botão direito do mouse e selecione Ocultar colunas
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Para reexibir ou inserir uma coluna:
1
Selecione a coluna que será deslocada para a direita para dar lugar a nova coluna
2
Pressione o botão direito do mouse e selecione Inserir colunas
Passo 13 - Salvar uma linha de base
A linha de base contém as estimativas originais sobre tarefas, recursos, atribuições e
custos, que serão utilizadas na fase de Controle do Andamento do Projeto, para
comparar os dados apropriados durante a execução do empreendimento, com os
estimados por ocasião do planejamento.
Somente deve ser criada após o plano do projeto ter sido considerado concluído, ou
seja, com todos os passos vistos até aqui adequadamente resolvidos.
1
No menu Ferramentas, selecione Controle e, em seguida, Salvar linha de base.
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2
Na janela Salvar linha de base dê um clique em Ok
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2.9. FASE II – Controle do andamento do projeto
O controle do andamento do projeto tem como objetivo avaliar o desempenho do
projeto, comparando se os resultados apropriados durante a sua execução estão de
acordo com o planejado. Caso sejam encontrados desvios, serão necessárias ações
corretivas que coloquem novamente no rumo o andamento do projeto. A seguir serão
apresentados os principais passos para o controle do andamento do projeto.
Passo 1 - Inserir a data de apropriação dos dados
1
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3
No menu Projeto, clique em Informações sobre o projeto.
Nas caixas Data atual e Data de satus, digite ou selecione a data de apropriação
dos dados.
Clique em OK.
Para realçar, no Gráfico de Gantt, as linhas verticais que aparecem nas datas
determinadas como Atual e Status, proceda da seguinte forma:
1
2
3
Aponte o ponteiro do mouse para a área do Gráfico de Gantt , pressione o botão
direito do mouse e selecione Linhas de grade.
Na janela Linhas de Grade selecione Data atual e nos campos Tipo e Cor
selecione o tipo e a cor da linha que representará a Data atual. Faça o mesmo
para a Data de Status.
Clique em OK.
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Passo 2 - Atualizar como agendado
Para facilitar o gerenciamento do controle do andamento do projeto, o Microsoft
Project disponibiliza uma barra de ferramentas chamada Controle. Para exibi-la aponte
o ponteiro do mouse para a área da Barra de Ferramentas, pressione o botão direito do
mouse e selecione Controle. Surgirá a seguinte barra:
Para atualizar como agendado:
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
Selecione o projeto inteiro.
Clique em Atualizar como agendado
No interior das barras surgirão novas barras (em negrito) que indicarão como as tarefas
deveriam estar, considerando a Data de status.
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Passo 3 - Inserir as datas de início e de término reais de uma
tarefa
1
2
No menu Exibir, clique em Gantt de Controle.
No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle
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3
Nos campos Iníc. real e Térm. real digite as datas de início e/ou término reais.
Observação: inserir uma data de início ou de término real de uma tarefa altera a data
agendada correspondente dessa tarefa. As datas da linha de base, no entanto, não são
afetadas.
Passo 4 - Inserir a duração real da tarefa
Ao inserirmos a duração real de uma tarefa, o Microsoft Project atualiza a data de início
real, a porcentagem de conclusão da tarefa e a duração da tarefa restante na agenda.
1
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3
No menu Exibir, clique em Gantt de Controle.
No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle
Na caixa Duração real, digite a duração real da tarefa.
Observação: ao inserimos uma duração real maior ou igual à duração agendada, a tarefa
se torna 100% concluída e a duração agendada passa a eqüivaler à duração real.
Passo 5 - Atualizar o andamento da tarefa como porcentagem
Também é possível indicar o andamento da tarefa inserindo a porcentagem da duração
da tarefa concluída. Para tarefas relativamente curtas, pode não valer à pena controlar o
andamento com detalhes; mas, para tarefas maiores, indicar a porcentagem de duração
das tarefas ajuda a controlar o andamento real de acordo com o plano da linha de base.
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3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Exibir, selecione Tabela e, em seguida, Controle
No campo % conc. digite o percentual de conclusão da tarefa
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53
Observações
a) o percentual de conclusão de uma tarefa de resumo é calculado com base no
andamento de suas subtarefas;
b) O “% concluído” é calculado em função das datas das atividade, considerando
duas informações: “duração Real” e “duração restante”. Ao informar duas das
três informações (“% concluído”, “duração Real” ,“duração restante”) o
Microsoft Project calcula a terceira baseado na data de status.
c) O “% físico concluído” é um campo destinado a digitação do % físico
propriamente dito. Por falha do aplicativo, esta coluna não mostra o % físico das
atividades resumo. Uma forma de se contornar este problema é inserir uma
coluna personalizada contendo a formula “= % físico concluído” e marcar a
opção que faz com que na atividade resumo seja feita uma média.
Passo 6 - Inserir custos reais das tarefas
O Microsoft Project atualiza automaticamente os custos reais conforme o andamento
das tarefas baseado no método de acumulação da tarefa e nas taxas dos recursos. Porém,
pode ser necessário controlar custos reais separadamente do trabalho real.
Inserir custos reais para tarefas concluídas
1
No menu Janela, clique em Dividir.
2
Aponte o ponteiro do mouse para a janela inferior, clique no botão direito do
mouse e selecione Custo do recurso.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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3
No campo Custo real, digite o custo real do recurso.
Inserir custos reais para tarefas em andamento
Neste caso é necessário que inicialmente seja desligada a atualização automática de
custos reais para que seja possível inserir manualmente o custo real
1
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6
No menu Ferramentas, clique em Opções e, em seguida, clique na guia Cálculo.
Desmarque a caixa de seleção O Microsoft Project sempre calcula os custos
reais.
Clique em OK.
No menu Janela, clique em Dividir.
Aponte para a janela inferior, clique no botão direito do mouse e selecione Custo
do recurso.
No campo Custo real, digite o custo real do recurso.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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Passo 7 - Verificar se o andamento das tarefas difere do
planejado
A grande maioria dos projetos sofre variações, sendo necessário localizar estas
variações o mais breve possível para que possam ser tomadas medidas corretivas.
O modo de exibição Gantt de controle ajuda a encontrar tarefas cujo agendamento
difere do plano da linha de base, pois as barras (linha de base x dados reais) não
coincidirão.
Também deve ser utilizada a tabela Variação, pois esta apresenta um conjunto de
informações sobre agendamento e andamento das tarefas.
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gantt de controle.
Para exibir os campos de variação, no menu Exibir, aponte para Tabela e clique
em Variação.
Identifique quais as tarefas que possuem dados reais diferentes do planejado
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
56
Passo 8 - Verificar se o trabalho das tarefas difere do
planejado
Também devemos ficar atento ao tipo e severidade da variação do trabalho agendado.
Uma tarefa com menos trabalho do que o planejado, tanto pode significar que o trabalho
foi executado de forma mais eficiente, quanto que seus recursos não estão alocados de
forma adequada.
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt ou de Controle
No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Trabalho.
Compare os valores dos campos Trabalho, Linha de base e Real. Os valores no
campo Variação exibem a diferença entre o trabalho agendado e a quantidade de
trabalho originalmente salva na linha de base.
Passo 9 - Verificar se o custo das tarefas difere do orçado
Durante a execução das tarefas é importante verificar se o custo real (apropriado) difere
do orçado (linha de base).O Microsoft Project calcula o custo do trabalho de cada
recurso, o custo total para cada tarefa e recurso e o custo total do projeto. Esses custos
são considerados agendados ou custos projetados, que refletem o cenário de custo mais
recente no andamento do projeto.
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No menu Exibir, aponte para Tabela e clique em Custo.
Compare os valores dos campos Custo total e Linha de base. Para a variação de
custo, observe o valor no campo Variação.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
57
Passo 10 - Reagendar as tarefas
Quando o trabalho agendado para ocorrer até a data de apropriação dos dados não for
totalmente executado, devemos reagendá-lo para uma data posterior a data de
apropriação.
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No campo Nome da tarefa, selecione as tarefas que você deseja reagendar
Clique em Reagendar trabalho
O trabalho será reagendado para iniciar logo após a data de apropriação.
Para reagendar o trabalho para iniciar numa data específica devemos proceder da
seguinte forma:
1
2
3
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No campo Nome da tarefa, selecione a tarefa que você deseja reagendar
No menu Ferramentas, clique em Controle e, em seguida, Atualizar projeto
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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6
Na janela Atualizar projeto selecione a opção Reagendar trabalho não concluído
para iniciar após e digite a data e a hora para as quais o trabalho não concluído
será reagendado.
Selecione a opção Tarefas selecionadas
Clique em Ok
Observações
• Se houver conflitos de agendamento proceder conforme item 11 - Gerenciar
conflitos de prazos, recursos e custos;
• Se uma tarefa estiver 0% concluída, o Microsoft Project moverá a tarefa inteira para
além da nova data de início e substituirá todas as restrições pela restrição Não
iniciar antes de.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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2.10.Gerenciamento de múltiplos projetos
Gerenciar vários projetos simultaneamente possibilita organizar e gerenciar projetos
complexos ou vários projetos logicamente relacionados de forma mais eficaz. Assim,
projetos complexos podem ser divididos em subprojetos, aos quais serão alocados
gerentes que terão acesso e controle sobre as partes da agenda pelas quais serão
responsáveis. Por sua vez, os subprojetos farão parte de um projeto mestre gerenciado
pelo gerente de maior hierarquia.
Para o gerenciamento de múltiplos projetos recomendamos os seguintes passos:
Passo 1 - Criar o conjunto de recursos
O conjunto (pool) de recursos contém os recursos utilizados pela empresa para executar
os projetos sob sua responsabilidade, possibilitando assim o compartilhamento de
recursos entre os projetos. Sua utilização permite agendar o trabalho dos recursos nos
projetos, identificar conflitos entre as atribuições em diferentes projetos e ver como o
tempo de um recurso será usado em vários projetos. Consiste num arquivo onde
somente a Planilha de Recursos conterá informações.
1
2
3
4
5
6
No menu Arquivo clique em Novo e em seguida OK.
Na janela Informações sobre o projeto clique em OK (não é necessário informar
uma data de início ou de término, pois o arquivo não conterá tarefas a serem
agendadas).
No menu Exibir clique em Planilha de recursos.
Preencha os campos da planilha conforme exposto na FASE I - Item 7 - Inserir
informações sobre recursos.
No menu Arquivo clique em Salvar.
Digite um nome para o projeto na caixa Nome do arquivo e clique em Salvar.
Passo 2 - Criar os subprojetos
Os projetos a serem inserido no projeto mestre serão criados conforme explicitado na
FASE I – Criação do Plano de Projeto, com exceção do item 7- Inserir informações
sobre recursos, que deverá ser efetuado da seguinte forma:
1
No menu Ferramentas clique em Compartilhamento de Recursos e selecione
Compartilhar recursos
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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Na janela Compartilhar recursos selecione Usar recursos
Na caixa De selecione o arquivo que contém o conjunto de recursos
Clique em OK.
Desta forma, não mais serão inseridos recursos em cada um dos projetos, ou seja, cada
projeto compartilhará recursos com o arquivo que contém o conjunto de recursos.
Assim, os recursos estarão disponíveis na Planilha de recursos para serem alocados.
Passo 3 - Criar o projeto mestre e inserir subprojetos.
1
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3
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5
6
Crie um arquivo de projeto conforme FASE I - Item 1 - Criar um arquivo de
projeto.
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
No campo Nome da tarefa, clique na linha abaixo da qual será inserido o
subprojeto.
No menu Inserir clique em Projeto.
Na caixa Examinar, clique na unidade ou na pasta que contém o arquivo de
projeto.
Na lista de pastas, abra a pasta ou a subpasta que contém o arquivo de projeto
desejado.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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7
8
Clique no arquivo a ser inserido e, em seguida, clique em Inserir.
Repita os passos 3 a 7 para inserir os demais subprojetos.
Observações:
• Os subprojetos são tratados como tarefas de resumo no projeto mestre. A tarefa
de resumo do subprojeto pode ser recuada para a direita e para a esquerda na
estrutura de tópicos para alterar a ordem do subprojeto na hierarquia de tarefas.
No entanto, se você recuar as tarefas para a esquerda ou para a direita no
subprojeto, e ele estiver vinculado a seu arquivo de origem, essas alterações
também serão mostradas no arquivo de projeto original;
• Depois de inserir um subprojeto, as suas subtarefas podem ser mostradas ou
ocultadas clicando no símbolo da estrutura de tópicos da subtarefa.
Passo 4 - Relacionar os subprojetos
Os projetos podem ser relacionados criando-se uma dependência entre tarefas de
diferentes projetos. A tarefa vinculada externamente aparecerá na lista de tarefas como
uma tarefa fantasma. Ao clicar duas vezes em uma tarefa com uma sucessora ou
predecessora externa, será aberto o arquivo que contém a tarefa externa se ele estiver
disponível.
1
2
3
4
No menu Exibir, clique em Gráfico de Gantt.
Selecione a primeira tarefa a ser relacionada, pressione a tecla Control e,
mantendo-a pressionada, selecione a segunda tarefa.
Clique em Vincular tarefas
Para alterar o tipo de dependência ou detalha-la selecione o campo
Predecessoras e efetue a alteração
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
63
2.11. Emissão de relatórios
O Microsoft Project disponibiliza vinte e nove relatórios predefinidos de tarefas,
recursos e tabelas de referência cruzada para impressão, conforme abaixo:
CATEGORIA
Visão geral
Atividades
atuais
Custos
RELATÓRIO
FINALIDADE
Resumo do projeto Apresenta uma síntese do projeto, englobando
informações sobre agendamento, custos, etc.
Tarefas de nível Apresenta as tarefas do primeiro nível da EDT.
superior
Tarefas críticas
Apresenta somente as tarefas críticas.
Etapas
Apresenta somente os marcos .
Dias úteis
Apresenta um resumo do calendário .
Tarefas não
Apresenta as informações contidas na tabela
iniciadas
Entrada, somente para as tarefas que ainda não
tenham iniciado .
Tarefas com início Apresenta as informações contidas na tabela
breve
Entrada, somente para as tarefas que ocorrem
dentro de um período solicitado.
Tarefas em
Apresenta as informações contidas na tabela
andamento
Entrada, somente para as tarefas em
andamento.
Tarefas concluídas Apresenta as informações contidas na tabela
Entrada, somente para as tarefas que já tenham
concluído.
Tarefas que já
Apresenta as informações contidas na tabela
deveriam ter
Entrada, somente para as tarefas que já tenham
iniciado
sido concluídas até uma data solicitada.
Tarefas adiadas
Apresenta as informações contidas na tabela
Entrada, somente para as tarefas com
cronograma provável atrasado em relação a
uma meta.
Fluxo de caixa
Apresenta fluxo de caixa contendo o custo
semanal e o custo total de cada tarefa.
Orçamento
Apresenta as informações contidas na tabela
Custo para todas as tarefas.
Tarefas com
Apresenta as informações contidas na tabela
orçamento
Custo para todas as tarefas com orçamento
estourado
estourado.
Apresenta informações referentes a linha de
Recursos com
base e ao executado, para os recursos com
orçamento
orçamento estourado.
estourado
Valor acumulado Apresenta índices referentes a Análise de
Valor Agregado.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
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Quem faz o que
Atribuições
Quem faz o que e
quando
Lista de tarefas
pendentes
Recursos
superalocados
Uso da tarefa
Carga de
trabalho
Personalizado
1
2
3
4
Uso de recurso
Para cada recurso, apresenta o conjunto de
tarefas agendadas, com as respectivas cargas
de trabalho.
Apresenta a alocação diária dos recursos,
mostrando seu comprometimento de trabalho
no período.
Apresenta a alocação semanal dos recursos
atribuídos à tarefas pendentes
Apresenta a programação dos recursos
superalocados
Para cada tarefa, apresenta os recursos
alocados, bem como o comprometimento
semanal destes.
Para cada recurso, apresenta o conjunto de
tarefas
agendadas,
bem
como
seu
comprometimento semanal.
Possibilita personalizar os relatórios existentes
No menu Exibir, clique em Relatórios.
Clique em um dos seguintes conjuntos de relatórios: Visão geral, Atividades
atuais, Custos, Atribuições ou Cargas de trabalho e, em seguida, clique em
Selecionar.
Clique no relatório que deseja imprimir e, em seguida, clique em Selecionar.
Clique em Imprimir.
Além dos relatórios padronizados, também podem ser impressas as diversas vistas
baseadas nos diferentes modos de exibição, tabelas, formulários e gráfico.
1
Selecione a tela a ser impressa.
2
Clique no ícone Visualizar impressão
.
3
Se necessário efetue as configurações necessárias.
4
Clique em Imprimir.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003
65
3. Conclusão
Esta publicação tem como objetivo apresentar, de forma prática e concisa, os conceitos
associados à informatização de ferramentas de gerenciamento de projetos utilizando o
aplicativo Microsoft Project.
Neste sentido, foi apresentada uma metodologia formada por uma seqüência de passos
logicamente relacionados e de fácil compreensão e assimilação, que acelera o processo
de aprendizado do aplicativo.
Sua origem é fruto da constatação de que o conjunto de informações disponibilizadas
pela Microsoft, por ser muito amplo, dificulta o processo de aprendizado daqueles que
desejam obter proficiência na utilização do Microsoft Project em tempo relativamente
curto, e de que esta proficiência também depende da forma como a utilização do
aplicativo reflete a prática usual de gerenciamento.
Com esta publicação esperamos ter contribuindo para tornar sua participação mais
agradável e produtiva, pois é um prazer tê-lo conosco.
Gestão Informatizada de Projetos – Microsoft Project 2003