ÍNDICE
1. INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 2
2. O SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES ........................................................... 3
Onde e Como Obter o Programa de Instalação ............................................................. 3
Instalando o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques .................. 3
Primeiro Acesso ............................................................................................................. 4
Menus de Acesso .......................................................................................................... 5
Mapa do Sistema .......................................................................................................... 5
Onde Encontrar as Informações de que Você Precisa ................................................... 5
Novidades do Sistema ................................................................................................ 12
Solução de Problemas ................................................................................................. 13
Dúvidas Mais Freqüentes ........................................................................................... 13
3. COMEÇANDO A USAR O SISTEMA ..................................................................................................... 17
4. FUNCIONALIDADES DO SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES .................................. 20
Menu Arquivo ............................................................................................................ 20
Menu Cheques ........................................................................................................... 26
Menu Relatórios ......................................................................................................... 33
Menu Utilitários .......................................................................................................... 41
Menu Tabelas ............................................................................................................. 44
Menu Ajuda ................................................................................................................ 49
5. DICAS IMPORTANTES PARA O USO DO SISTEMA ................................................................................... 50
Definição Conceitual .................................................................................................. 50
Importação e Exportação de Dados ............................................................................ 51
Campos de Uso da Empresa ....................................................................................... 51
Como Efetuar a Seleção Simultânea de Vários Cheques ............................................ 51
6. INFORMAÇÕES SOBRE O PROGRAMA .................................................................................................. 53
Controle de Versão do Sistema ................................................................................... 53
7. LEITORAS DE CÓDIGO DE BARRAS CMC7 ......................................................................................... 54
8. DÚVIDAS ADICIONAIS ................................................................................................................... 55
1. INTRODUÇÃO
Bem-vindo ao Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques.
O HSBC Bank Brasil S.A. – Banco Múltiplo, preocupado em criar facilidades e gerar segurança
aos seus Clientes, disponibiliza a você o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de
Cheques.
A captura dos cheques diretamente em seu escritório ou empresa proporciona maior segurança
e redução de prejuízos, pois o registro eletrônico permite a compensação em casos de extravios
ou assaltos. Além disso, o sistema possui diversas opções de consulta, permitindo o gerenciamento
completo dos cheques entregues ao HSBC.
As inovações disponibilizadas a você vão além da simples troca de informações via meios
eletrônicos, pois também possibilitam a realização de operações com cheques, desde o envio
para depósito à vista em sua conta corrente, para custódia no HSBC, até a realização de operações
de desconto, por meio de arquivos gerados com informações cadastradas em sua base de dados
local e transmitidos ao Banco.
Este manual apresenta o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques, permitindo
iniciar o processo de captura rapidamente. Além disso, explica como realizar as tarefas mais
usuais, oferece dicas e indica os recursos para controle e gerenciamento dos cheques.
Se você deseja explorar o Sistema mais ativamente ou aprender sobre os recursos técnicos, o
tópico “Onde Encontrar as Informações de que Você Precisa” indica outras fontes de informação.
O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques permite a captura de cheques
para custódia e depósitos à vista.
O controle e o gerenciamento dos cheques em custódia e à vista, enviados ao banco, é possível
através dos arquivos retorno disponibilizados pelo HSBC e tratados no Sistema de Captura de
Cheques. O retorno apresenta informações sobre a movimentação dos cheques nas carteiras de
custódia simples, descontada e garantida, assim como dos cheques transmitidos para depósito
à vista.
2
2. O SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO
E DESCONTO DE CHEQUES DO HSBC
ONDE E COMO OBTER O PROGRAMA DE INSTALAÇÃO
Você pode obter o programa de instalação do Sistema de Captura de Cheques do HSBC por
Download, no site do HSBC.
Acesse o site www.hsbc.com.br e faça o download do programa de instalação do Sistema de
Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques, clicando em um dos links a seguir:
> Para sua Empresa/Pagamentos e Recebimentos/HSBC Downloads/Captura de Cheques/
Software de Captura, Gerenciamento e Descontos de Cheques do HSBC.
Se você já tiver instalado o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques em sua
máquina, você pode optar por realizar somente o download do programa de atualização de
versão, sendo desnecessário baixar o programa completo.
No mesmo endereço está disponível também o Manual Operacional do Sistema de Captura,
Gerenciamento e Desconto de Cheques. Para obtê-lo, clique no link: Manual Operacional do
Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques.
INSTALANDO O SISTEMA DE CAPTURA, GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES
Para instalar o Sistema através do programa obtido no download, dê duplo clique sobre o
programa ou, no Windows, acesse o Menu Iniciar/Executar, localize o programa e clique em
<Abrir> e, em seguida, em <Ok>. Automaticamente o programa de instalação será acionado.
Na primeira tela serão apresentadas as recomendações necessárias para a instalação. Para dar
continuidade, clique em <Avançar>.
3
Leia as instruções apresentadas nas telas seguintes à instalação, as quais indicam o caminho de
instalação e o nome da pasta. Você poderá alterar o caminho de instalação e/ou o nome da pasta.
Na última tela de instalação do Sistema, clique em <Terminar> para concluir a instalação.
Após a instalação do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques do HSBC,
será disponibilizado um atalho na área de trabalho do seu computador. Você também poderá
acessá-lo com um clique no Menu Iniciar (do Windows)>Programas>Captura e
Gerenciamento de Cheques>Captura de Cheques.
Caso você já tenha instalado o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques em
sua máquina, realize novamente o procedimento de instalação do programa ou de atualização
de versão. A configuração do sistema será mantida, assim como toda a base de dados existente
na versão anterior.
O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques é monousuário, não sendo
possível sua utilização em rede.
PRIMEIRO ACESSO
Para o primeiro acesso, você deve utilizar o Usuário “Supervisor”
com a Senha “MASTER” (em maiúsculo ou minúsculo).
No primeiro acesso, o Sistema solicitará automaticamente a alteração da senha Usuário
“Supervisor”.
A nova senha pode ser alfanumérica, de 6 a 10 caracteres, sem distinção entre letras maiúsculas
e minúsculas.
Somente através do Usuário “Supervisor” é possível o cadastramento de novos usuários.
Portanto, essa nova senha deve ser mantida em absoluto sigilo.
Veja como cadastrar usuários no tópico Cadastro de Usuários, na página 44.
Depois de cadastrada a nova senha, o Sistema disponibilizará automaticamente a tela de
Configuração do Programa, para que sejam informados os dados do Cliente do HSBC que
estará utilizando o Sistema e, ainda, os critérios de exclusão automática dos cheques da base de
dados. Para obter mais detalhes, veja o tópico Configuração do Programa, na página 6.
Caso surjam problemas de acesso ou dificuldades com a senha, você deve entrar em contato
com a Mesa de Apoio do HSBC (telefone 0800 701 3979). O atendimento é de segunda a sextafeira, das 7 às 20 horas (horário de Brasília).
4
MENUS DE ACESSO
Esta é a área de trabalho do Sistema, através
da qual é possível acessar os menus de
opções: Arquivo, Cheques, Relatórios,
Utilitários, Tabelas e Ajuda.
Para
ter
acesso
às
principais
funcionalidades do sistema, basta clicar nos
atalhos em forma de figuras posicionados
abaixo do menu de opções.
Para obter a descrição das funcionalidades representadas pelas figuras, posicione o mouse
sobre uma delas. Com um clique sobre a figura, você acessará a função desejada.
MAPA DO SISTEMA
Você pode visualizar o mapa do Sistema através do Tópico 4 deste Manual (página 20):
Funcionalidades do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques.
ONDE ENCONTRAR AS INFORMAÇÕES DE QUE VOCÊ PRECISA
Ajuda para procedimentos
Para iniciar a Ajuda, clique em Ajuda> Ajuda F1.
A Ajuda é a principal fonte de informação sobre o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto
de Cheques. Nesse menu você encontrará tarefas comuns no Conteúdo ou através da guia
Pesquisar, a qual disponibilizará nova janela para acesso à informação desejada, através das
guias Índice e Localizar.
O Sistema em operação permite que
você obtenha ajuda para um item
específico, através da tecla “F1” ou com
um clique no botão de ajuda
identificado com um ponto de
interrogação
, posicionado na
barra de tarefas.
5
Como fazer
Configuração do Programa
Como Configurar o Programa
Essa opção deve ser utilizada para informar os dados do Cliente HSBC que estará utilizando o
Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques e, ainda, informar o valor de
referência para classificação dos cheques (valor inferior e valor superior) e os critérios de exclusão
automática de cheques da base de dados.
Para configurar o programa, clique em
Utilitários>Configurar Programa. O sistema
apresentará uma janela para preenchimento
dos campos. Após o preenchimento dos
campos, clique em <Gravar>.
Não há obrigatoriedade de preenchimento
prévio dos campos desta tela para iniciar a
captura de cheques. Porém, para a emissão do Protocolo de Entrega e da Capa de Lote é
extremamente necessário que as informações dos campos “Valor Inferior” e “Valor Superior”
estejam preenchidas corretamente, permitindo ao Sistema classificar os cheques por valor (maior
ou menor valor de referência), de acordo com os limites utilizados pelo sistema nacional de
compensação de cheques.
Caso haja dúvidas quanto aos valores informados nos campos “Valor Inferior” e “Valor Superior”,
você pode confirmar as informações através da Mesa de Apoio do HSBC ou através de seu
Gerente de Relacionamento.
Captura de Cheques
Como efetuar a captura de cheques
Existem duas maneiras para iniciar a captura de cheques:
a. Captura de cheques em novo grupo
b. Captura de cheques em grupo já existente
Captura de Cheques em Novo Grupo
Para capturar cheques em novo grupo, clique em Cheques>Capturar Cheques em Novo Grupo.
O Sistema criará automaticamente um novo grupo de captura de cheques e disponibilizará a tela
para a captura, sobre a qual será disponibilizada uma nova janela, chamada “Capa de Grupo”.
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A “Capa de Grupo” apresenta campos para preenchimento,
os quais serão válidos para os cheques do grupo durante a
captura dos mesmos.
Com exceção do campo “Conta Destino”, os demais campos
poderão ser alterados quando da captura de cada cheque.
A informação relativa ao “Valor do Grupo” é utilizada para verificar possíveis erros de digitação
dos valores dos cheques no processo de captura. Essa informação permanece disponível na tela
de captura de cheques, no canto superior direito, permitindo que você visualize a evolução dos
valores dos cheques capturados e perceba, ao final da captura de todos os cheques do grupo,
se há diferença entre os valores informados.
Para facilitar a captura dos cheques cujas datas de depósitos são iguais, preencha o campo Data
de Depósito, pois, quando da captura dos cheques, o sistema apresentará a data informada
previamente, não havendo a necessidade de digitá-la novamente para cada cheque.
Caso haja a necessidade de alterar a data de depósito informada na Capa de Grupo, é possível
alterá-la para cada cheque na tela de Captura de Cheques.
Após o preenchimento dos campos “Capa de Grupo”, clique em <OK> e o sistema disponibilizará
a tela de captura dos cheques. Nessa tela serão apresentados, previamente preenchidos, os
campos já digitados na “Capa de Grupo”. Com exceção do campo “Conta Destino”, o sistema
permite a alteração, na tela de Captura de Cheques, dos campos Valor do Cheque, Emissão do
Cheque, Data de Depósito e Leitura.
O campo “CPF/CNPJ” deve ser preenchido para os cheques do movimento de custódia. Os
campos “Origem”, “Dossiê/Contrato”, “Filial/Sucursal/Repres.” e “Qtde. de Parc.” são de
preenchimento opcional.
A captura dos dados do cheque no campo “Leitura” deverá ocorrer preferencialmente através
das informações da linha magnética CMC7. Essas informações podem ser capturadas
automaticamente através da Leitora de Código de Barras CMC7, ou manualmente, por digitação.
Caso não seja possível a captura dos dados do cheques pela linha magnética CMC7, você
poderá capturá-los através das informações da linha superior. Essa funcionalidade deverá ser
utilizada como contingência e somente pode ser feita através do botão “Forçar Digitação”,
disponível na tela de captura dos cheques.
Após o preenchimento dos campos da tela, clique em <Gravar> para que as informações do
cheque sejam armazenadas na base de dados do sistema. Para encerrar o grupo de captura dos
cheques, clique no botão <Fechar>.
Havendo divergência entre o somatório dos cheques capturados e o valor informado na “Capa
de Grupo”, o sistema apresentará aviso na tela, sendo possível ajustar automaticamente o
valor da “Capa de Grupo”, conforme somatório dos cheques.
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Captura de Cheques em Grupo Já Existente
Para capturar cheques em grupo já existente, clique em Cheques>Cadastro de Cheques. A
seleção de um grupo de cheques deverá ser efetuada através da lista de cheques cadastrados.
Clique no botão <Incluir> e o Sistema disponibilizará a tela para captura de novos cheques.
Utilizando a opção Cheques>Editar Grupos também é possível efetuar a captura de cheques
em grupo já existente. Através dessa opção serão apresentados os grupos de cheques já existentes.
Selecione um grupo específico e clique em <Capturar>. O Sistema disponibilizará a tela para
captura de novos cheques.
O processo de captura de cheques em grupo já existente é idêntico ao da captura de cheques em
novo grupo, descrito anteriormente. Porém, após a captura de novos cheques no grupo, é
aconselhável que você acesse a “Capa de Grupo”, através de botão específico na tela, e ajuste
a informação no campo “Valor do Grupo”, adicionando os valores dos novos cheques
capturados. Para encerrar o grupo de cheques capturados, clique no botão <Fechar>.
Geração de Arquivo Remessa
Como gerar arquivo remessa.
Para gerar arquivo remessa de cheques para transmissão ao Banco, clique em Arquivo> Marcar
Cheques/Gerar Arquivo. Você deve informar a conta corrente de destino, selecionar uma das
finalidades do movimento – Depósito à Vista, Custódia Simples, Desconto de Cheques ou
Transferência da Custódia Simples para Desconto –, e marcar os cheques que deverão compor
o arquivo remessa.
Para pesquisar os cheques da base do Sistema que serão marcados para geração, é possível
definir alguns critérios de seleção, tais como “Grupo” e/ou “Data de Depósito Inicial – Final”.
Com um clique no botão <Mostrar Todos>, o Sistema apresentará todos os cheques disponíveis
para envio ao Banco, considerando a finalidade selecionada para o movimento.
Para selecionar os cheques, clique na caixa de seleção disponibilizada ao lado de cada cheque
apresentado na tela. Você pode, ainda, marcar todos os cheques disponibilizados na tela, com
um clique no botão <Selecionar Todos>.
Após selecionar os cheques, clique em <Gerar Arquivo>. O Sistema disponibilizará uma janela
informando o diretório padrão no qual será gravado o arquivo remessa. Para gravá-lo em outro
diretório de sua preferência, selecione manualmente o diretório desejado.
Para que os cheques do arquivo remessa sejam processados pelos Sistemas do HSBC, você
deve transmitir o arquivo ao Banco e entregar o lote de cheques (físicos) em uma das agências
HSBC. Para mais informações sobre a transmissão de arquivos, consulte o item Transmissão de
Arquivos (página 9).
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Os cheques que compõem o arquivo remessa enviado ao HSBC para processamento receberão,
no arquivo retorno, um Número de Lote, também conhecido como Número da Operação, e
outras informações adicionais, como data de entrada e situação do cheque na carteira de custódia.
O lote de cheques (documentos físicos) do arquivo transmitido deve ser entregue em uma das
agências do HSBC, na mesma data da transmissão do arquivo. Caso contrário, a transmissão
efetuada se tornará inválida.
Para a entrega dos cheques ao Banco, deve-se imprimir a “Capa de Lote” e o “Protocolo de
Entrega”. Para mais informações sobre a “Capa de Lote” e o “Protocolo de Entrega”, consulte
o item Entrega dos Cheques ao Banco (página 10).
Para os cheques que compõem o arquivo com a finalidade “Transferência da Custódia Simples
para Desconto”, o Sistema não possibilita a impressão da Capa de Lote e do Protocolo de
Entrega, pois essa operação deve ser realizada com cheques que já estejam custodiados no
Banco ou, ainda, que estejam em trânsito através do processo de captura para custódia
simples.
Através dessa funcionalidade, o sistema atribuirá os seguintes status para identificar a situação
de cada cheque, conforme ação do usuário:
a. Marcado para Geração – Refere-se ao cheque que foi marcado para geração mas não teve
o arquivo remessa gerado;
b. Gerado – Refere-se ao cheque que, depois de marcado para geração, foi incluído no arquivo
gerado para transmissão ao Banco.
Transmissão de arquivos
Como enviar um arquivo de cheques através do Connect Bank
Acesse o site do HSBC na Internet (www.hsbc.com.br), clique no link Para Sua Empresa e
selecione a opção “Connect Bank”. Será disponibilizada a tela de acesso ao Connect Bank.
Informe a “Chave da Empresa”, a “Chave do Operador” e a “Senha”. Depois de disponibilizadas
as opções do Connect Bank, clique em Transferência de Arquivos>Enviar Arquivos>
Produção. Nesse momento você deve localizar o diretório onde o arquivo remessa está gravado.
Após localizar o diretório, selecione o arquivo a ser enviado (exemplo: CQ21803A.SEQ) e, na
janela que será disponibilizada, clique em <Iniciar envio>. A mensagem “Arquivo Transmitido,
OK” indica que o arquivo foi enviado com sucesso. Caso a mensagem seja diferente dessa ou
gere dúvidas, contate a Mesa de Apoio do Connect Bank.
9
Depois de transmitido o arquivo, o Banco efetuará a validação de seu conteúdo e disponibilizará
um arquivo retorno contendo o Protocolo Retorno ao Cliente, informando eventual ocorrência
com o arquivo ou com os cheques que o compõem. Para mais informações sobre como
recepcionar o arquivo retorno, consulte o item Recepção do Arquivo Retorno (página 10).
Entrega dos Cheques ao Banco
Como emitir os documentos para entregar os cheques ao Banco
Para a entrega dos cheques ao Banco, deve-se imprimir a “Capa de Lote”, em uma via, a qual
deve capear os cheques, e o “Protocolo de Entrega”, em duas vias, devidamente assinadas
pelo titular da conta destino.
Para imprimir a Capa de Lote, clique em Arquivo>Capa de Lote. O Sistema apresentará uma
janela para identificação da data e horário da geração do arquivo correspondente ao documento
a ser impresso.
Para imprimir o Protocolo de Entrega de Cheques, clique em Arquivo>Protocolo de Entrega. Da
mesma forma, o Sistema apresentará uma janela para identificação da data e horário da geração
do arquivo correspondente ao documento a ser impresso.
Para ambos os documentos, o Sistema primeiramente apresentará o arquivo para visualização
em vídeo, com opção para imprimir.
O funcionário da agência que receber os cheques irá conferir a quantidade e o valor dos
cheques com a informação do Protocolo de Entrega. Estando as informações corretas, o
funcionário assinará o documento e devolverá uma via para controle do cliente.
O Protocolo de Entrega deve ser arquivado em local seguro, pois em caso de perda, roubo ou
extravio dos cheques, o mesmo deve ser apresentado ao HSBC. A via do Protocolo de Entrega
retida pelo funcionário da agência será mantida em poder do HSBC.
Recepção do Arquivo Retorno
Como receber um arquivo retorno de cheques através do Connect Bank
Acesse o site do HSBC na Internet (www.hsbc.com.br), clique no link Para Sua Empresa e
Selecione a opção Connect Bank. Será disponibilizada a tela de acesso ao Connect Bank.
Informe a “Chave da Empresa”, a “Chave do Operador” e a “Senha”. Após a disponibilização
das opções do Connect Bank, clique em Transferência de Arquivos> Receber Arquivos.
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O Connect apresentará a lista dos arquivos disponíveis para a recepção. Indique o diretório ou
a pasta onde o arquivo deve ser gravado, selecione o arquivo a ser recebido (exemplo:
CCQ10000.DAT) e clique em <Iniciar recepção>. A mensagem “Arquivo Recebido, Ok” indicará
que o arquivo foi recebido com sucesso.
Para que o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques possa atualizar a sua
base de dados com as informações do arquivo recebido, você deve executar os seguintes
passos:
a. Acesse o Sistema, Menu Arquivo, funcionalidade Capturar Arquivo Retorno. O Sistema irá
disponibilizar uma nova janela, com o título “Selecione o arquivo”.
b. Indique o diretório onde o arquivo foi gravado, caso este seja diferente do qual será
apresentado na tela. Selecione o arquivo a ser capturado e clique em <Abrir>. Automaticamente
o Sistema atualizará sua base de dados e apresentará as informações dos cheques existentes no
arquivo, em forma de relatório, para visualização e/ou impressão.
Emissão de Relatórios
Como emitir relatório de cheques no Sistema.
O Sistema permite a visualização e impressão de diversos tipos de relatórios.
Os relatórios possuem finalidade específica, permitindo o controle dos cheques armazenados
na base de dados do Sistema.
Para acessar os relatórios, clique em Relatórios. O sistema disponibilizará as seguintes opções:
> Todos os cheques;
> Cheques a Enviar ao Banco;
> Cheques Gerados;
> Cheques Enviados ao Banco;
> Cheques em Custódia;
> Cheques Devolvidos;
> Cheques Retirados da Custódia;
> Posição Sintética da Carteira (Custódia Simples; Desconto; Em Garantias; Todas as Carteiras)
> Cheques em Carteira – Totais Diários / Totais Mensais;
> Cheques em Carteira – Totais por Bancos;
> Francesinha – Resumo da Movimentação de Cheques;
> Protocolo Retorno ao Cliente.
Com exceção dos relatórios “Cheques Gerados”, “Francesinha” e “Protocolo Retorno ao
Cliente”, é possível restringir a pesquisa dos demais relatórios na base de dados do Sistema,
através de diversos filtros que permitem personalização das informações.
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Você pode, ainda, definir a ordem em que as informações serão apresentadas no relatório e optar
por: relatório analítico, que contém informações detalhadas dos cheques da pesquisa; ou relatório
sintético, que apresenta as informações dos cheques pesquisados resumidas por total e
quantidade.
Todo relatório será classificado por conta corrente destino e apresentado para consulta em
vídeo, com opção para imprimir.
NOVIDADES DO SISTEMA
São diversas as inovações apresentadas no Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de
Cheques. Além de gerar arquivo de cheques para depósito à vista, também é possível transmitir
arquivos para custódia simples e para operação de desconto.
As operações da custódia simples contemplam a captura de cheques para inclusão na carteira, a
alteração da data de depósito e a solicitação de retirada de cheques. O desconto de cheques via
arquivo magnético pode ser viabilizado através de duas opções: cheques capturados para
desconto ou transferência de cheques da custódia simples para desconto.
A possibilidade de iniciar operação de desconto por meio eletrônico, podendo, ainda, informar
quais cheques você deseja que participem da proposta, significa um grande avanço
mercadológico e demonstra a preocupação do HSBC em disponibilizar aos seus clientes, serviços
com a agilidade e segurança que você merece.
Com o objetivo de proporcionar maior controle dos cheques que foram entregues ao HSBC, o
Sistema disponibiliza arquivo retorno contendo informações da movimentação de cheques nas
carteiras de custódia simples, descontadas e em garantias.
O arquivo retorno, conforme a finalidade do movimento, poderá conter: Protocolo Retorno ao
Cliente (com identificação diferenciada para cada arquivo transmitido pelo Cliente), Arquivo
Retorno da Análise dos Cheques para Operação de Desconto, Arquivo Retorno da Movimentação
de Cheques e Arquivo Retorno da “Francesinha”, com o resumo da movimentação na carteira,
por período.
Caso momentaneamente você deixe de realizar a captura do arquivo retorno e a atualização da
base do Sistema, você tem a opção de solicitar ao Banco, através de acesso ao Connect Bank,
o Arquivo de Cheques em Custódia, que tem por finalidade atualizar o banco de dados, de
acordo com a posição existente em sua carteira de custódia no HSBC.
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SOLUÇÃO DE PROBLEMAS
Para solução de problemas, você pode procurar auxílio acessando o menu Ajuda, ou entrar em
contato com a Mesa de Apoio do HSBC, responsável pelo esclarecimento de dúvidas sobre
instalação e operacionalização do Sistema.
O telefone da Mesa de Apoio do HSBC é 4004 3779 para as capitais e 0800 701 3779 para as
demais localidades. O atendimento é de segunda a sexta-feira, das 7 às 20 horas (horário de
Brasília).
DÚVIDAS MAIS FREQÜENTES
1 O que é custódia automática de cheques?
R: É um serviço em que o HSBC realiza a guarda física dos cheques pré-datados do cliente,
encaminhando-os para depósito nas respectivas datas de vencimento. Os cheques custodiados
no HSBC também poderão ser utilizados para operações de desconto e de garantia de empréstimos
e financiamentos.
2 Como se dá a captura de cheques no Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de
Cheques?
R: A captura dos cheques pode ser realizada de duas maneiras: automaticamente, através de
equipamento de leitora da linha magnética CMC7 do cheque; ou manualmente, através de
digitação das informações da linha magnética CMC7 ou da linha superior do cheque.
3 Quais os benefícios que eu, cliente, tenho efetuando a captura dos cheques?
R: São diversos os benefícios que o Cliente do HSBC possui com a captura dos cheques
diretamente em sua empresa ou escritório, a saber:
> Maior segurança e redução de prejuízos, pois o registro eletrônico permite a compensação
do cheque em caso de assaltos ou extravios;
> Agilidade na entrega dos cheques ao Banco;
> Maior controle e gerenciamentos dos Cheques;
> Possibilidade de realizar operação de desconto de cheques via meio eletrônico;
> Redução de custos com a automatização de processos.
4 Como obter o equipamento de Leitora da Linha Magnética CMC7?
R: Você deverá acionar o seu Gerente de Relacionamento para solicitar o equipamento. As
opções de equipamentos estão listadas no tópico 7 deste Manual.
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5 Onde eu poderei obter apoio técnico sobre a operacionalização do Sistema de Captura,
Gerenciamento e Desconto de Cheques?
R: Você poderá obter apoio técnico com a Mesa de Apoio do HSBC, pelo telefone 0800 701 3979,
responsável pelo atendimento sobre dúvidas na instalação e operacionalização do Sistema. O
atendimento é de segunda a sexta-feira, das 7 às 20 horas (horário de Brasília).
6 O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques poderá ser instalado para
uso em rede?
R: O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques é monousuário, não podendo
ser utilizado em rede.
7 O que eu faço com os cheques capturados?
R: Você deve transmitir o arquivo lógico ao HSBC pelo Connect Bank ou por outro meio de
intercâmbio de arquivos (para mais informações, consultar o seu Gerente de Relacionamento) e,
na mesma data da captura, entregar os cheques físicos na agência.
8 O que eu devo possuir para realizar o intercâmbio de arquivos com o HSBC?
R: Você deve possuir acesso ao Connect Bank ou a outro meio de intercâmbio de arquivos, com
a opção de transmissão e de retorno de arquivos. Para tanto, você deverá estar cadastrado junto
ao HSBC, no Dossiê de Cadastro de Meios Magnéticos.
9 Como poderei me cadastrar junto ao HSBC para o intercâmbio de arquivos de cheques?
R: Você deverá entrar em contato com o seu Gerente de Relacionamento, para o cadastramento
através do formulário Dossiê de Cadastro de Meios Magnéticos.
10 Os cheques custodiados podem ser usados em operação de crédito?
R: Sim. Você poderá realizar operações de desconto ou de garantia de empréstimos e
financiamentos.
11 Quais são as transações de manutenção de cheques?
R: As transações são as de alteração da data de depósito e de baixa/retirada de cheques da
custódia e podem ser comandadas por meio eletrônico (Software de Captura), Connect Bank
ou através da Agência do HSBC.
12 Como poderei realizar a consulta das transações de manutenção de cheques?
R: A consulta das transações de manutenção de cheques (alteração da data de depósito e de
baixa/retirada de cheques da custódia) poderá ser realizada pelo acesso ao Connect Bank>
Custódia de Cheques>Consulta Movimentação de Cheques.
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13 É possível cancelar a solicitação de baixa/retirada de cheques da custódia?
R: Sim. É possível cancelar a baixa/retirada de cheques, mas somente para solicitação comandada
no mesmo dia. Você poderá comandar o cancelamento através do Connect Bank, das 8 às 19
horas (horário de Brasília), ou com o seu Gerente de Relacionamento, durante o expediente
bancário.
14 Os cheques informados no arquivo remessa, para a finalidade de desconto, podem ser
rejeitados na operação?
R: Sim. Os cheques transmitidos para a operação de desconto podem ser aceitos ou não, de
acordo com a análise realizada pelo HSBC.
15 O que acontece com o cheque capturado para desconto e que eventualmente não seja
aceito na análise realizada pelo Banco?
R: Ao gerar o arquivo de cheques para desconto, você deve optar por manter (ou não) os
cheques na custódia simples, devido à possibilidade desses não serem aceitos na análise da
operação. Caso a sua opção seja a de manter na custódia simples os cheques não aceitos para
desconto, você deve enviá-los ao banco, juntamente com os demais cheques, na mesma data da
transmissão do arquivo. Caso contrário, você deverá enviar ao HSBC somente os cheques
aprovados para a operação.
16 Como acontece a liberação da operação de desconto?
R: Existem duas formas para a liberação da operação de desconto: liberação automática,
através da qual o Banco libera a operação pelo valor aprovado na análise, e; liberação após
confirmação, através da qual o cliente deve acessar o Connect Bank > Empréstimos > Desconto
de Cheques > Propostas Realizadas no Dia.
No Sistema de Captura de Cheques, a escolha da forma de liberação da proposta é realizada no
momento da geração do arquivo, através do Menu Arquivo> Marcar Cheques / Gerar Arquivo.
Para qualquer das opções é imprescindível que os cheques físicos vinculados à operação sejam
entregues ao Banco até o horário de expediente bancário, sob pena de cancelamento da operação.
17 Qual o horário limite para transmissão de solicitação de operações de Desconto para o
HSBC?
R: Os arquivos de cheques capturados diretamente para desconto devem ser transmitidos até
às 15h30min (horário de Brasília). Após este horário serão acatados os arquivos transmitidos
para a Custódia Simples.
Os arquivos de cheques para transferência da custódia simples para desconto, devem ser
transmitidos até o horário limite das 17 horas (horário de Brasília). Depois desse horário, serão
rejeitados para desconto.
15
18 Qual o horário limite para a entrega dos cheques físicos ao Banco, para a operação de
desconto?
R: Os cheques que compõem a operação de desconto devem ser entregues ao Banco durante
o horário de expediente bancário, na mesma data da transmissão do arquivo, sob pena de
cancelamento da operação.
19 Qual o horário limite para liberar a operação de desconto através do Connect Bank?
R: Caso na geração do arquivo você tenha optado por “liberação após confirmação”, você
deve acessar a proposta de desconto através do Connect Bank (Empréstimos > Desconto de
Cheques > Propostas Realizadas no Dia) e realizar a confirmação na mesma data da transmissão
do arquivo, até o horário limite das 18h45min (horário de Brasília), sob pena de cancelamento
da operação.
16
3. COMEÇANDO
A
USAR
O
SISTEMA
Depois de concluído o processo de instalação, para iniciar o uso do Sistema, você deve efetuar
o cadastramento das contas HSBC, de depósito e/ou custódia de cheques, que deseja movimentar
via meio eletrônico. Para tanto, acesse o Menu Tabelas> Cadastro de Contas. Veja descrição
mais detalhada no item Cadastro de Contas (página 45).
Para o uso básico do Sistema relativo à captura de cheques e transmissão de arquivo para o
HSBC, você deve acessar:
1 Menu Cheques, opção Captura de Cheques em Novo Grupo: preencha as informações da
capa de lote disponibilizada na tela e inicie a Captura de Cheques.
Caso você possua uma leitora de CMC7 conectada ao computador, basta efetuar a captura
automaticamente através dela. Para “forçar a digitação” através da linha superior do cheque
ou através da linha magnética, pressione o botão <Digitar>. Para cada cheque capturado,
o botão <Gravar> deverá ser pressionado.
2 Menu Arquivo, opção Marcar Cheques/Gerar Arquivo: informe a conta corrente de
destino, selecione a finalidade do movimento – depósito à vista, custódia simples, desconto
de cheques ou transferência da custódia simples para desconto –, defina critérios de busca
dos cheques na base do Sistema, selecione os cheques que deverão compor o arquivo
remessa, clique no botão <Gerar Arquivos> e confirme.
É possível alterar o diretório destino do arquivo remessa e do seu respectivo backup.
3 Menu Arquivo, opção Protocolo de Entrega: selecione a identificação do arquivo
transmitido e comande a impressão do Protocolo de Entrega de cheques.
Para a finalidade do movimento igual a “Transferência da custódia simples para desconto”,
não devem ser impressos o Protocolo de Entrega e a Capa de Lote.
4 Menu Arquivo, opção Capa de Lote: selecione a identificação do arquivo transmitido e
comande a impressão da Capa de Lote.
Transmissão de arquivo remessa para o banco
A transmissão do arquivo remessa de cheques ao HSBC poderá ser realizada através do
Connect Bank, opção Transferência de Arquivos>Enviar Arquivos.
17
Para transmissão da remessa através de outros meios de intercâmbio de arquivos (exemplo:
VANs / Redes EDI), consulte o fornecedor do respectivo serviço.
Entrega dos cheques (físicos) capturados
O lote de cheques capturados deve ser entregue em qualquer agência do HSBC, acompanhado
do Protocolo de Entrega e da Capa de Lote emitidos pelo Sistema de Captura, Gerenciamento
e Desconto de Cheques.
O Protocolo de Entrega de Cheques e a Capa de Lote podem ser emitidos no momento da
geração do arquivo remessa ou, ainda, através do Menu Arquivo.
Captura de arquivos retorno
Após a transmissão do arquivo, será disponibilizado, em meio magnético, o Protocolo Retorno
ao Cliente. Além desse retorno, também são disponibilizados pelo Banco os seguintes tipos de
arquivos: retorno da movimentação de cheques nas carteiras de custódia, retorno da devolução
de cheques, resumo da movimentação de cheques por período (Francesinha), retorno da análise
dos cheques para operação de desconto e arquivo de cheques em custódia. Para obtê-los,
acesse:
1 Connect Bank (ou outro meio de intercâmbio de arquivos), opção Transferência de
Arquivos> Receber Arquivos: recepcione o arquivo retorno disponibilizado pelo HSBC
e grave-o no diretório desejado.
Para recepção do retorno através de outros meios de intercâmbio de arquivos (exemplo:
VANs / Redes EDI), consulte o fornecedor do respectivo serviço.
2 Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques, Menu Arquivo, opção
Capturar Arquivo Retorno:
O Sistema irá disponibilizar uma nova janela, com o título “Selecione o arquivo”. Indique
o diretório onde o arquivo foi gravado, caso este seja diferente do diretório padrão
apresentado na tela. Em seguida, selecione o arquivo a ser capturado e clique em <Abrir>.
Automaticamente o Sistema atualizará a sua base e apresentará os dados do arquivo em
vídeo, no formato de relatório. Se desejar, você pode imprimir o relatório através do botão
<Imprimir>.
18
Além de atualizar as informações dos cheques já existentes na base, através do arquivo retorno
o Sistema realiza também a inclusão de cheques eventualmente ainda não cadastrados,
possibilitando manter os dados atualizados de acordo com as operações de depósito ou de
custódia realizadas no HSBC, por meios eletrônicos.
Informações adicionais
Importante: Além da geração de arquivo de cheques capturados para custódia ou para depósito
à vista, também é possível efetuar a transmissão de arquivos para alteração da data de
depósito e de baixa/retirada de cheques em custódia simples. Para tanto, selecione a função
desejada no Menu Cheques e preencha as informações solicitadas para geração do arquivo.
Este processo é similar ao da geração de arquivo para captura de cheques.
Conforme pode ser consultado neste Manual, existem diversas outras funcionalidades disponíveis
no Sistema, possibilitando o cadastramento de clientes, devedores, feriados, câmaras de
compensação e bancos. Existem também processos de geração e de restauração de backup e
critérios para a limpeza das tabelas internas do sistema.
É possível, ainda, efetuar a emissão de relatórios de cheques, de acordo com as diversas opções
do Menu Relatórios, permitindo realizar o controle e acompanhamento da sua carteira de custódia
através de critérios de classificação das informações dos cheques na base do sistema.
19
4. FUNCIONALIDADES DO SISTEMA DE CAPTURA,
GERENCIAMENTO E DESCONTO DE CHEQUES
MENU ARQUIVO
Marcar Cheques / Gerar Arquivo
Para selecionar os cheques a serem enviados ao Banco, clique em Arquivos>Marcar cheques/
Gerar Arquivos. O sistema apresentará uma janela para que você indique a conta corrente de
destino, selecione a finalidade do movimento e marque os cheques que devem compor o arquivo
remessa.
Estão disponíveis as seguintes
opções quanto à finalidade do
movimento para o arquivo remessa:
a.
b.
c.
d.
Deposito à Vista;
Custódia Simples;
Desconto de Cheques;
Transferência da Custódia
Simples para Desconto.
Depósito à Vista
Movimento de cheques exclusivamente para depósito à vista em conta corrente do Cliente
HSBC. Os cheques da base de dados disponíveis para seleção devem conter a data de depósito
igual à data atual.
Custódia Simples
Movimento de cheques para custódia simples no HSBC. Podem ser marcados cheques prédatados e, ainda, cheques para alteração da data de depósito e para solicitação de baixa/retirada
da custódia simples.
Para a inclusão na carteira de custódia simples, o Sistema não disponibilizará para marcação
cheques que já estejam vinculados a algum tipo de operação: depósito à vista, custódia simples,
desconto ou em garantias.
Os cheques do arquivo que se destinam à inclusão na carteira devem ser entregues ao Banco,
acompanhados do Protocolo de Entrega de Cheques e da Capa de Lote, preferencialmente na
mesma data da transmissão do arquivo.
20
Os cheques da custódia simples incluídos no arquivo para alteração da data de depósito ou para
solicitação de baixa/retirada da carteira, não são listados nos documentos Protocolo de Entrega
e Capa de Lote, pois já estão custodiados no Banco.
Desconto de Cheques
Arquivo de cheques capturados para operação de desconto no HSBC.
Para a inclusão na carteira de desconto, o Sistema não disponibilizará para marcação cheques
que já estejam vinculados a alguma dessas operações: depósito à vista, custódia simples, desconto
ou em garantias.
Na geração de arquivo de cheques
capturados
para
desconto,
é
obrigatório indicar a opção quanto à
forma de liberação do crédito:
“liberação automática da operação
pelo valor aprovado na análise do
HSBC”
ou
“liberação
após
confirmação do valor aprovado para
desconto” e, ainda, a opção quanto à
destinação dos cheques: “enviar para
a custódia simples os cheques não aceitos para desconto” ou “não enviar para a custódia
simples os cheques não aceitos para desconto”.
Os cheques para desconto devem ser entregues ao Banco, acompanhados do Protocolo de
Entrega de Cheques e da Capa de Lote, impreterivelmente na mesma data da transmissão do
arquivo, sob pena de cancelamento automático da operação.
Somente devem ser entregues na Agência HSBC os cheques que forem aceitos para desconto e,
ainda, os que não foram aceitos para desconto, mas que serão enviados para a carteira de
custódia simples. Os demais cheques devem ficar em poder do cliente.
Quando a sua opção for para não enviar os cheques não aceitos para a Custódia Simples, emitir
o protocolo de entrega e a capa de lote após a recepção do “Arquivo Retorno Análise dos
Cheques para Operação de Desconto” e atualização do Software, para que o conteúdo dos
documentos seja atualizado com o resultado da análise e liste apenas os cheques que deverão
ser entregues ao Banco.
21
Transferência da Custódia Simples para Desconto
O arquivo deve conter cheques já vinculados à custódia simples para compor operação de
desconto no HSBC.
Para a transferência da custódia simples para desconto, o Sistema disponibilizará para marcação
exclusivamente os cheques que em sua base de dados já estejam vinculados à custódia simples.
Na geração do arquivo é obrigatório
indicar a opção quanto à forma de
liberação do crédito: “liberação
automática da operação pelo valor
aprovado na análise do HSBC” ou
“liberação após confirmação do valor
aprovado para desconto”.
Para esta finalidade de movimento não serão impressos o Protocolo de Entrega de Cheques e a
Capa de Lote, pois os cheques já estão vinculados à custódia simples, em poder do Banco ou
em trânsito.
Caso os cheques não sejam aceitos na operação de desconto pela análise do HSBC, permanecerão
na carteira de custódia simples.
Depois de selecionar a finalidade do movimento, realize a marcação dos cheques a serem incluídos
no arquivo remessa para o Banco.
Para saber mais sobre o Protocolo de Entrega e a Capa de Lote, acesse respectivamente os itens
a seguir descritos.
Protocolo de Entrega
Para emitir o Protocolo de Entrega de Cheques, clique em
Arquivo> Protocolo de Entrega. O sistema apresentará uma
janela para identificação do arquivo gerado.
Após selecionar o arquivo, clique em <OK> e o sistema
apresentará o Protocolo de Entrega em vídeo, conforme
abaixo. Para imprimi-lo, clique no botão <Imprimir>.
22
O Protocolo de Entrega deve ser impresso em
duas vias, as quais deverão ser assinadas pelo
cliente e entregues juntamente com os cheques
em qualquer agência do HSBC, na mesma data
da transmissão do arquivo, durante o
expediente bancário.
O Protocolo de Entrega informa os totais de
quantidade e valor dos cheques que devem ser
entregues ao Banco. Portanto, o movimento da
custódia simples não inclui os cheques marcados
para alteração da data de depósito ou para
solicitação de baixa/retirada da carteira, pois os cheques já estão custodiados no HSBC.
Importante:
a. Caso os cheques relativos ao arquivo transmitido componham operação de desconto:
> é imprescindível que sejam entregues ao Banco na mesma data da transmissão do arquivo,
dentro do horário de expediente da agência, sob pena de cancelamento da operação.
> caso não haja opção de enviar para a custódia simples os cheques não aceitos para a
operação, o protocolo de entrega e capa de lote devem ser emitidos somente após o
recebimento do arquivo retorno “análise dos cheques para operação de desconto” e a
respectiva atualização do Software. Isto será necessário para que os cheques não aceitos
na operação sejam excluídos dos documentos.
b. Para o movimento de “Transferência da Custódia Simples para Desconto” não há impressão
do Protocolo de Entrega de cheques.
Na entrega dos cheques físicos ao HSBC, o funcionário da agência irá receber os cheques e
conferir as informações de quantidade e valor total dos cheques, comparando-as com as do
Protocolo de Entrega.
Estando corretas as informações, uma das vias do Protocolo de Entrega será devolvida ao
cliente, devidamente protocolizada pelo funcionário que recebeu os cheques. O cliente deverá
arquivar o documento em local seguro, para eventual necessidade, principalmente no caso de
furto ou extravio de malote/cheques.
Capa de Lote
Para emitir a Capa de Lote, clique em Arquivo> Capa de Lote. O sistema apresentará uma janela
para identificar o arquivo gerado.
23
Depois de selecionado o arquivo, clique em <Ok> e o sistema
apresentará a Capa de Lote em vídeo, conforme abaixo. Para
imprimir a Capa de Lote, clique no botão <Imprimir>.
A Capa de Lote deverá ser impressa em uma via, a qual deve ser
entregue juntamente com os cheques em qualquer agência do
HSBC.
A Capa de Lote informa os totais de
quantidade e valor do lote de cheques
físicos que deve ser entregue ao
Banco. Portanto, o movimento da
custódia simples não inclui cheques
marcados para alteração da data de
depósito ou para solicitação de baixa/
retirada da carteira, pois estes já se
encontram custodiados no HSBC.
Importante: Para o movimento de “Transferência da Custódia Simples para Desconto” não
há impressão da Capa de Lote.
Capturar Arquivo Retorno
O processo de captura de arquivo retorno
no Sistema está vinculado à ação de
recepcionar o arquivo disponibilizado pelo
HSBC, através do Connect Bank ou de
outro meio de intercâmbio de arquivos
utilizado.
Ao receber o arquivo retorno, você deve gravá-lo em uma pasta ou diretório de sua escolha.
Para capturar o arquivo retorno no Sistema, clique em Arquivos>Capturar Arquivo Retorno. O
sistema apresentará uma janela contendo o arquivo recebido via meios eletrônicos.
Identifique o diretório no qual o arquivo foi gravado, selecione-o e, em seguida, clique em
<Abrir>.
O Sistema atualizará a base de dados conforme informações recebidas no arquivo retorno e,
ainda, disponibilizará os dados dos cheques contidos no arquivo em forma de relatório, para
visualização e/ou impressão.
24
O arquivo retorno, conforme a finalidade do movimento, poderá conter:
> Protocolo Retorno ao Cliente: para todo arquivo remessa de cheques transmitido ao HSBC,
será gerado automaticamente um arquivo retorno contendo o protocolo da transmissão
efetuada. O protocolo apresenta as informações de todos os cheques contidos no arquivo
remessa, com identificação diferenciada para cada remessa transmitida.
> Arquivo Retorno Análise dos Cheques para Operação de Desconto: disponibilizado
automaticamente pelo Sistema de Custódia do HSBC, quando concluída a análise da
operação de desconto e os cheques estão pendentes de entrega no HSBC. Lista os cheques
aceitos e não aceitos para a operação de desconto, permitindo, após a atualização da base
de dados do Software, que seja impresso protocolo/capa de lote contendo os cheques que
deverão ser entregues ao Banco, considerando a opção do cliente, de enviar ou não os
cheques não aceitos na operação.
> Arquivo Retorno da Movimentação de Cheques: disponibilizado automaticamente pelo
sistema de custódia do HSBC, apresenta a movimentação dos cheques na carteira. Esse
relatório permite manter atualizada a base de dados no Sistema de Captura, Gerenciamento
e Desconto de Cheques;
> Francesinha: apresenta o resumo da movimentação dos cheques nas carteiras de custódia
simples, descontada e garantida. A periodicidade de disponibilização do arquivo poderá ser
definida pelo cliente, devendo ser cadastrada pela agência no sistema de custódia do
HSBC. Para tanto, você deve contatar o seu Gerente de Relacionamento.
> Arquivo de Cheques em Custódia: este arquivo é disponibilizado eventualmente, mediante
solicitação através do Connect Bank, e tem por objetivo atualizar a base de dados do
Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques, com as informações existentes
nas carteiras de custódia indicadas na solicitação do arquivo, podendo ser: custódia simples,
descontada, garantida ou de todas as carteiras.
Recuperar Backup de Arquivo Remessa
Esta função permite recuperar o status dos
cheques que constam no arquivo remessa gerado
para transmissão. O processo ocorre a partir da
recuperação do arquivo de Banco de Dados
(CAP_CHEQ.DB) da pasta/diretório na qual foi
gravado.
Esse procedimento deverá ser efetuado apenas se constatado algum equívoco quanto aos
cheques que compõem o arquivo remessa, antes que seja transmitido ao HSBC.
25
Para executar esta função, clique em Arquivo>Recuperar Backup de Arquivo Remessa. O
sistema apresentará uma janela para identificação do arquivo gerado.
Configuração da Impressora
Para selecionar a impressora, clique em Arquivo>Configurar
Impressora. O sistema apresentará uma janela contendo a
lista das impressoras instaladas. Selecione a impressora
desejada e em seguida clique em <OK>.
Sair
Finaliza o acesso ao Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques.
MENU CHEQUES
Cadastro de Cheques
Para acessar o cadastro de cheques, clique em Cheques>Cadastro de Cheques. O sistema apresentará
uma janela contendo a lista dos cheques capturados e armazenados na base do sistema.
Nesta janela são apresentadas todas as
informações dos cheques capturados.
Para que você possa visualizar todas as
informações do cheque, é disponibilizada
a barra de rolagem horizontal, e ainda,
conforme a quantidade de cheques na
base do sistema, será disponibilizada
automaticamente a barra de rolagem
lateral.
O sistema permite a classificação dos cheques apresentados na consulta. Essa classificação
pode ser realizada através de “um clique” na coluna desejada. Por exemplo: caso a classificação
desejada seja por ordem seqüencial de Banco, clique na coluna Banco.
Nesta janela, além de ser apresentada a relação dos cheques capturados, também são
disponibilizados os botões de ação: Incluir, Alterar, Excluir, Pesquisar, Importar, Exportar
e Fechar.
26
Clicando em <Incluir>, o sistema disponibilizará a janela para captura de cheques, apresentando
os cheques do grupo selecionado. É possível a inclusão de um novo cheque no grupo
selecionado, cujo processo é idêntico ao da captura de cheques em novo grupo.
Para mais informações sobre a captura de cheques, consulte o tópico Captura de Cheques em
Novo Grupo, na página 28.
> Clicando
em
<Alterar>,
o
sistema
disponibilizará uma nova janela com as
informações do cheque selecionado, permitindo
alteração desses dados.
> Clicando em <Excluir> , o sistema excluirá o
cheque selecionado do grupo de cheques capturados. É possível selecionar mais de um cheque
para esta função.
> Clicando em <Pesquisar>, o sistema disponibilizará uma janela para a seleção do tipo de
pesquisa (por grupo, conta, cheque, valor, data de depósito, CPF, CNPJ) e informará os
argumentos de pesquisa.
>
Clicando em <Importar>, o sistema
disponibilizará uma janela para a seleção ou digitação
dos campos: “Número do Grupo”, “Conta Destino” e
“Origem do Cheque”.
Para que as informações relativas aos campos “Conta
Destino” e “Origem do Cheque” sejam extraídas do
arquivo de importação, manter os referidos campos sem
preenchimento.
Caso haja necessidade de alterar esses campos, basta selecionar ou digitar as informações
desejadas na tela “Importar Arquivo” e o sistema atribuirá a informação para todos os cheques
do arquivo a ser importado.
Para realizar a importação de dados dos
cheques, clique em <Importar> na tela
Importar Arquivo. O sistema apresentará uma
nova janela para a identificação da pasta/
diretório na qual encontra-se gravado o
arquivo origem de dados. Selecione o arquivo
desejado e clique em <Abrir>. O sistema
atualizará a base de dados com os cheques
importados do arquivo.
27
Selecionando a opção “Layout”, você poderá obter o layout exigido pelo sistema para a
importação de cheques.
Quando da importação dos cheques, o sistema apresentará um relatório analítico de cheques
informando se os mesmos foram importados com sucesso. Para os cheques importados, o relatório
apresentará a descrição “cheque importado”. Para os cheques não importados, o relatório apresentará
a descrição “cheque rejeitado” e o motivo pelo qual não foi possível concluir a importação.
> Clicando em <Exportar>, o sistema disponibilizará uma
janela para a seleção do local (unidade de
armazenamento, pasta ou diretório) onde será gravado
o arquivo para exportação de dados dos cheques. O
arquivo será gerado no formato de texto (.txt) no layout
pré-definido pelo Sistema. Selecionando a opção
“Layout”, você poderá obter o layout utilizado para a
exportação de cheques.
> Clicando em <Fechar>, a tela de cheques cadastrados
será encerrada automaticamente pelo sistema.
Captura de Cheques em Novo Grupo
Para a captura de cheques, clique em Cheques>Capturar Cheques
em Novo Grupo. O sistema criará automaticamente um novo grupo
de captura de cheques e apresentará uma janela contendo a Capa de
Grupo. Os campos para preenchimento são: Conta Destino, Origem,
Valor do Grupo e Data de Depósito. Após o preenchimento dos campos da Capa de Grupo, clique
em <Ok>. O sistema disponibilizará uma janela para a captura individual dos cheques.
Para a captura do cheque, obrigatoriamente, os campos “Valor do Cheque”, “Emissão do Cheque”
e “Data de Depósito” devem ser preenchidos.
Preencha o campo “Data de Depósito” somente para os grupos de cheques que possuam a
mesma data de depósito. Para datas diferentes, preencha o campo individualmente na tela de
captura dos dados do cheque.
A captura das informações do cheque poderá ser
realizada de duas maneiras: automaticamente, através
de equipamento de Leitora de Código de Barras CMC7;
ou manualmente, por digitação das informações da linha
magnética ou da linha superior do cheque.
28
A captura das informações através da Leitora do Código de Barras CMC7 deverá iniciar quando
o cursor estiver posicionado no campo “Leitura”. O cheque deverá ser passado na leitora de
cheques e as informações da linha magnética serão transferidas automaticamente.
Na impossibilidade de captura automática das informações do cheque, você poderá clicar no
botão <Digitar>, para que a captura do cheque possa ser realizada manualmente. O sistema
disponibilizará uma nova janela, permitindo a entrada manual de dados.
Você poderá digitar as informações do
cheque pela linha magnética CMC7,
constante nos módulos 1, 2 e 3, e clicar em
<Ok>. O sistema analisará a consistência
das informações digitadas. Estando
corretas, a janela será encerrada e os dados
transferidos para o campo “Leitura” da janela de captura do cheque.
Na eventual impossibilidade de captura do cheque por digitação das informações da linha
magnética CMC7, você deverá clicar no botão <Forçar Digitação>, para que seja possível
digitar as informações da linha superior do cheque. Mas lembre-se, esta opção deverá ser
utilizada somente na impossibilidade de informar os dados da linha magnética CMC7.
Na digitação dos dados da linha superior do cheque, o campo “Tipo de Cheque” será
apresentado previamente preenchido como “5 – Cheque normal”. Porém, você deve confirmar
se realmente é esta a tipificação do cheque, que corresponde ao último número (10.º dígito) do
segundo módulo da linha magnética CMC7.
A seguir, digite as informações “Câmara”, “Banco”, “Agência”, “Número da Conta” e “Número
do Cheque”. Não há necessidade de digitar os campos “C1”, “C2” e “C3”, pois o sistema efetua
o cálculo e os preenche automaticamente. Depois de digitar esses dados, clique em <Ok>.
Estando as informações corretas, conforme cálculo realizado pelo sistema, as mesmas serão
transformadas automaticamente para o modo correspondente à linha magnética e transferidas
para o campo “Leitura” da janela de captura do cheque.
Depois de preenchido o campo “Leitura”, você deverá informar o número do CPF ou do CNPJ,
conforme o emitente do cheque. Esta informação é obrigatória para os cheques destinados à
custódia no HSBC.
Os campos “Dossiê/Contrato”, “Filial/Sucursal/Representante” e “Quantidade de Parcelas”
estão previstos para uso exclusivo da empresa. Você poderá utilizar estes campos para qualquer
necessidade de controle e gerenciamento interno, relativo a cada cheque capturado. As
informações inseridas nos campos serão tratadas pelos sistemas de custódia ou de depósito à
vista do HSBC e estarão vinculadas ao cheque enviado no arquivo remessa, sendo devolvidas
no arquivo retorno. Os campos possuem o seguinte formato:
29
> Dossiê/Contrato > preenchimento opcional, com 13 posições alfanuméricas;
> Filial/Sucursal/Representante > preenchimento opcional, com 7 posições alfanuméricas;
> Quantidade de Parcelas > preenchimento opcional, com 2 posições numéricas.
Após finalização do processo de captura dos cheques, clique em <Gravar>. Conforme os
cheques do grupo são capturados, os mesmos são listados na tela. No campo superior direito da
janela de captura do cheque, há um totalizador que informa o valor do grupo (informado na
Capa de Grupo), o somatório do valor dos cheques capturados e a diferença entre os valores
apresentados. Essas informações permitem o acompanhamento da evolução da captura dos
cheques no grupo, sendo possível identificar eventual divergência a ser regularizada.
> Clicando em <Alterar>, o sistema disponibilizará uma nova janela com as informações do
cheque selecionado, permitindo alteração dos dados.
> Clicando em <Excluir>, o sistema excluirá o cheque selecionado do grupo de cheques
capturados. É possível selecionar mais de um cheque para esta função.
> Clicando em <Pesquisar>, o sistema disponibilizará uma janela para a seleção do tipo de
pesquisa (por grupo, conta, cheque etc.) ou o conteúdo a ser pesquisado.
> Clicando em <Digitar>, o sistema permitirá a captura do cheque manualmente, conforme
processo anteriormente citado.
> Clicando em <Clientes>, o sistema permitirá o cadastramento do emitente do cheque na
Tabela de Clientes.
> Clicando em <Fechar>, o sistema executará automaticamente o fechamento do grupo. Havendo
divergência entre o valor informado na Capa de Grupo e o somatório do valor dos cheques
capturados, o sistema apresentará a seguinte mensagem: “Existe diferença entre o valor do lote
e a somatória dos cheques. Efetuar o acerto automaticamente?”. Clicando em <Sim>, o grupo
de cheques será fechado pelo somatório do valor dos cheques capturados. Clicando em <Não>,
o grupo será fechado com diferença, a qual deverá ser regularizada posteriormente.
É possível alterar a tabela de clientes com a inclusão das informações do emitente dos cheques.
Para tanto, acesse a função <Clientes>. O sistema disponibilizará uma nova janela denominada
“Cadastro de Clientes”. Para mais informações sobre o cadastro de clientes, consulte o tópico
Cadastro de Clientes, na página 46.
Alteração da Data de Depósito
Para comandar a alteração da data de depósito de
um ou mais cheques da sua carteira de custódia,
clique em Cheques>Alteração da Data de Depósito. O sistema apresentará uma nova janela, a
qual permitirá o filtro dos cheques, cujas datas serão alteradas. Selecione os cheques desejados,
preencha a nova data de depósito e clique em <Alterar>.
30
Esta opção está disponível para cheques da carteira simples.
Para o envio dos cheques para a alteração da data de depósito, você deve acessar a função
Arquivo> Marcar Cheques/Gerar Arquivo, selecionar os cheques, gerar o arquivo remessa e
transmitir ao HSBC para processamento.
Baixa/Retirada de Cheques
Para comandar a baixa/retirada de um ou mais cheques da sua carteira de custódia, clique em
Cheques>Baixa/Retirada de Cheques. O sistema apresentará uma nova janela , a qual permitirá o filtro
dos cheques para baixa/retirada da custódia. Selecione os cheques desejados, informe o tipo de baixa
para cada cheque e clique em <Retirar>. Esta opção está disponível para cheques da carteira simples.
Para o envio dos cheques para baixa/retirada da custódia,
você deve acessar a função Arquivo> Marcar Cheques/
Gerar Arquivo, selecionar os cheques, gerar o arquivo
remessa e transmiti-lo ao HSBC para processamento.
Editar Grupos
Para editar grupos de cheques já existentes, clique
em Cheques>Editar Grupos. O sistema
apresentará uma janela contendo os dados dos grupos de cheques cadastrados.
Com o clique do mouse ou uso das setas direcionais do teclado, selecione o grupo desejado e
escolha uma das opções: Capturar, Ajustar ou Excluir.
> Clicando em <Capturar>, o sistema editará o grupo selecionado, permitindo a captura de
novos cheques no grupo.
> Clicando em <Excluir>, o sistema excluirá o grupo de cheques selecionado. Uma vez
excluído, não há como recuperá-lo.
Clicando em <Ajustar>, o sistema disponibilizará uma janela para o ajuste
de grupos e cheques. Será apresentado o valor do grupo selecionado,
sendo possível corrigi-lo através da opção “Auto Ajustar Valor do Grupo”.
Com o clique do mouse, o sistema considerará o somatório do valor dos
cheques como valor do grupo. Caso haja cheques com valor incorreto, o
sistema permitirá a correção individual desses cheques.
31
Alterar em Bloco
Para alterar em bloco os dados dos cheques, clique em Cheques>Alterar em Bloco. Você
poderá alterar em bloco: Conta Corrente Destino, Origem e Data de Depósito.
As opções de seleção/filtro dos cheques na base de dados do sistema são as mesmas para
qualquer das funções passíveis de alteração em bloco.
Alterar C/C Destino
Para alterar a C/C Destino dos cheques, clique em Cheques> Alterar em Bloco> Alterar C/C Destino.
Somente poderá ser alterada a C/C Destino dos cheques que constarem na base de dados em
qualquer das seguintes situações: “capturado/cadastrado” ou “marcado para geração”. Para as
demais situações do cheque não será possível alterar a conta corrente destino.
Ao disponibilizar a tela para a alteração da conta corrente
destino, o sistema apresentará a seguinte mensagem: “A
alteração da conta corrente destino somente poderá ser
realizada para cheques não enviados ao banco”.
Para continuar, clique em <Ok>. O sistema apresentará uma
janela contendo as opções para seleção/filtro de cheques.
Informe a Nova C/C Destino, faça a seleção/filtro, selecione os cheques a serem alterados e
clique em <Alterar>.
Importante: o sistema não permite alteração da conta corrente destino para cheques cujos
arquivos foram transmitidos ao banco.
Alterar Origem
Para alterar a Origem dos cheques registrados na base de dados do sistema, clique em
Cheques>Alterar em Bloco>Alterar Origem. O sistema apresentará uma janela contendo
opções para seleção/filtro de cheques.
Informe a Nova Origem, faça a seleção/filtro, selecione os cheques a serem alterados e clique em
<Alterar>.
Importante: o sistema permite alteração da origem para todos os cheques da base:
transmitidos e não transmitidos ao banco.
32
Alterar Data de Depósito
Para alterar a Data de Depósito dos cheques, clique em Cheques> Alterar em Bloco> Alterar
Data de Depósito.
Somente poderá ser alterada a data de depósito dos cheques que constarem na base de dados
em qualquer das seguintes situações: “capturado/cadastrado”, “marcado para geração” ou
“devolvido”. Para as demais situações do cheque não será possível alterar a data de depósito.
Ao disponibilizar a tela para a alteração da data de depósito, o sistema apresentará a seguinte
mensagem: “A alteração de data de depósito somente poderá ser realizada para cheques não
enviados ao banco. Para realizar a alteração de data de depósito para cheques em custódia,
acesse o menu Cheques, opção Alteração da Data de Depósito”.
Para continuar, clique em <Ok>. O sistema apresentará uma janela contendo opções para seleção/
filtro de cheques.
Informe a Nova Data de Depósito, faça a seleção/filtro, selecione os cheques a serem alterados
e clique em <Alterar>.
Excluir Cheques
Para exclusão de um ou mais cheques da base de
dados do Sistema, clique em Cheques>Excluir
Cheques. O sistema apresentará uma janela
contendo opções para seleção/filtro de cheques.
Esta opção é indicada para a exclusão de vários cheques da base de dados do sistema, de uma só vez.
Faça a seleção/filtro, selecione os cheques a serem excluídos e clique em <Excluir>.
Uma vez excluídos os cheques da base de dados do Sistema, não será possível a sua recuperação.
MENU RELATÓRIOS
Através do Menu Relatórios, o sistema disponibiliza os seguintes tipos de relatórios, a saber: Todos
os Cheques, Cheques a Enviar ao Banco, Cheques Gerados, Cheques Enviados ao Banco, Cheques
em Custódia, Cheques Devolvidos, Cheques Retirados, Posição Sintética da Carteira (Custódia
Simples, Desconto, Em Garantias, Todas as Carteiras), Cheques em Carteira – Totais Diários / Mensais,
Cheques em Carteira – Totais por Bancos, “Francesinha” e Protocolo Retorno ao Cliente.
33
A maioria dos relatórios possui opções que permitem sua personalização, através da seleção de
filtros e critérios de buscas na base de dados, conforme demonstrado na figura ao lado.
Para restringir a pesquisa, a tela denominada “Relatório de Cheques” apresenta o quadro
“Restringir a pesquisa por”, com os seguintes campos para preenchimento: data de depósito
inicial/final, data de emissão inicial/final, grupo inicial/final, origem inicial/final, c/c destino,
banco, agência, cheque, CNPJ/CPF, situação e emitente.
O preenchimento dos campos da tela não é
obrigatório e, uma vez preenchidos, o Sistema
apresentará o relatório conforme informações
inseridas ou selecionadas.
Caso nenhum campo seja preenchido, o
Sistema apresentará todas as informações
disponíveis na base de dados.
As opções do quadro “Restringir a pesquisa
por” são intuitivas e de fácil interpretação. Porém, o campo “situação” pode apresentar diversas
opções, dependendo do status em que se encontra o cheque na base de dados e o processamento
realizado pelo HSBC para a finalidade proposta. Veja ao final deste item o quadro com as
possíveis situações do cheque na base do Sistema.
No campo “Ordenar por”, é possível definir a ordem/seqüência na qual serão listados os cheques.
O sistema permite a visualização e impressão dos relatórios nos modos Analítico e Sintético. Para
tanto, selecione uma das opções Analítico ou Sintético apresentadas no campo “Ordenar por”.
O relatório analítico apresenta as informações com todos os detalhes dos cheques, variando
apenas de acordo com o tipo de relatório selecionado.
O relatório sintético apresenta informações resumidas dos cheques, inclusive quantidade e
valor.
34
Caso você possua na base de dados cheques cadastrados/capturados para mais de uma conta
corrente destino, o sistema classificará, automaticamente, os relatórios por conta corrente destino,
respeitando, ainda, os filtros de pesquisa definidos.
Todas as opções de relatórios disponibilizam as informações para consulta em vídeo, com opção
para impressão do documento.
Veja a seguir as possíveis situações para os cheques cadastrados na base do Sistema:
35
Todos os Cheques
Para obter o relatório de todos os cheques
cadastrados na base de dados, clique em
Relatórios> Todos os Cheques. O sistema
apresentará a tela “Relatório de Cheques”, com o
quadro “Restringir pesquisa por”.
Caso deseje personalizar o relatório de acordo com
suas necessidades, defina os filtros para pesquisa, selecione a ordem ou seqüência das
informações e indique a forma de apresentação: analítico ou sintético.
Para mais informações sobre a tela “Relatório de Cheques” com o quadro “Restringir a pesquisa
por”, consulte descrição no início do item Menu Relatórios. Também é possível consultar neste
item o quadro informativo “Situação do Cheque na Base de Dados”.
Cheques a Enviar ao Banco
Este relatório apresenta todos os cheques capturados e ainda não enviados ao Banco, cujas
situações podem ser: Capturado/Cadastrado, Marcado para Geração e Gerado.
Para obter o relatório dos cheques a enviar ao banco, clique em Relatórios> Cheques a Enviar
ao Banco. O sistema apresentará a tela “Relatório de Cheques”, com o quadro “Restringir
pesquisa por”.
Caso deseje personalizar o relatório de acordo com suas necessidades, defina os filtros para
pesquisa, selecione a ordem ou seqüência das informações e indique a forma de apresentação:
analítico ou sintético.
São possíveis as seguintes situações para os cheques a enviar ao Banco: capturado/cadastrado;
gerado. Veja mais detalhes no item Menu Relatórios, quadro informativo “situação do cheque
na base de dados”.
Cheques Gerados
Para obter o relatório dos cheques gerados, clique em Relatórios> Cheques Gerados. O sistema
apresentará uma janela para seleção do arquivo remessa gerado.
Selecione o arquivo gerado e, com um clique em <Abrir>, o sistema disponibilizará o relatório
dos cheques contidos no arquivo remessa.
36
Esta opção de relatório não permite personalizar a forma de apresentação, pois seu objetivo é
simplesmente demonstrar o conteúdo do arquivo gerado, para que você tenha segurança em
transmiti-lo ao Banco, eliminando qualquer dúvida sobre o conteúdo ou, ainda, para que você
possa realizar eventuais controles desejados.
Cheques Enviados ao Banco
Esse relatório apresenta os cheques cadastrados na base do Sistema, já enviados ao Banco e
que tiveram suas informações complementares (situação do cheque, número do lote, etc.)
atualizadas por meio de arquivo retorno.
O relatório apresenta os cheques por conta corrente destino e por finalidade do movimento,
podendo ser: depósito à vista, custódia simples, carteira de desconto e carteira em garantias.
Quanto aos detalhes dos cheques, além dos dados já existentes no cadastro de cheques, o
Sistema acrescenta novas informações, conforme processamento realizado pelo HSBC e informado
através do arquivo retorno. São acrescentados aos detalhes de todos os cheques: data de
entrada na carteira, número do lote/operação e situação do cheque.
São diversas as possíveis situações para o cheque enviado ao Banco, atualizadas na base de
dados com informações do arquivo retorno. Veja mais detalhes no item Menu Relatórios, quadro
“situação do cheque na base de dados”.
É possível também a inclusão automática de novos cheques na base de dados do Sistema, caso
estes sejam informados no arquivo retorno e eventualmente ainda não constem no cadastro de
cheques.
Para obter o relatório dos cheques enviados ao banco, clique em Relatórios> Cheques Enviados
ao Banco. O sistema apresentará a tela “Relatório de Cheques”.
Selecione uma das opções disponíveis: Depósito à Vista, Custódia Simples, Carteira de Desconto,
Carteira em Garantias ou Todos os Cheques.
Caso deseje personalizar o relatório de acordo com suas necessidades, no quadro “Restringir a
pesquisa por” defina os filtros para pesquisa, selecione a ordem ou seqüência das informações
e indique a forma de apresentação: analítico ou sintético.
Para mais informações sobre a tela “Relatório de Cheques”, com as opções do quadro “Restringir
a pesquisa por”, consulte descrição do item Menu Relatórios. Também é possível consultar
neste item o quadro “situação do cheque na base de dados”.
37
Cheques em Custódia
Esse relatório apresenta os cheques custodiados no HSBC cadastrados na base de dados do
Sistema. Os cheques são apresentados por conta corrente destino e por carteira de custódia.
Quanto aos detalhes dos cheques, além dos dados já existentes no cadastro de cheques, o
Sistema acrescenta novas informações, conforme processamento realizado pelo HSBC e informado
no arquivo retorno. São acrescentados aos detalhes de todos os cheques: data de entrada na
carteira, número do lote/operação e situação do cheque.
É possível também a inclusão automática de novos cheques na base de dados do Sistema, caso
estes sejam informados no arquivo retorno e eventualmente ainda não constem no cadastro de
cheques.
São diversas as possíveis situações para o cheque cadastrado na base de dados. Veja mais
detalhes no item Menu Relatórios, quadro “situação do cheque na base de dados”.
Para obter o relatório dos cheques em custódia, clique em Relatórios> Cheques em Custódia.
O sistema apresentará a tela “Relatório de Cheques”.
Selecione a carteira de custódia desejada: Custódia Simples, Carteira de Desconto, Carteira em
Garantias ou Todas as Carteiras.
Caso deseje personalizar o relatório de acordo com suas necessidades, no quadro “Restringir a
pesquisa por”, defina os filtros para pesquisa, selecione a ordem ou seqüência das informações
e indique a forma de apresentação: analítico ou sintético.
Para mais informações sobre a tela “Relatório de Cheques” e sobre as possíveis situações do
cheque por carteira de custódia, consulte descrição do item Menu Relatórios.
Cheques Devolvidos
Esse relatório apresenta todos os cheques devolvidos, os quais foram enviados para compensação
na data de depósito e devolvidos pelo serviço de compensação do Banco do Brasil.
São diversos os motivos de devolução do cheque. Ex.: cheque sem fundos, cheques sustados
ou fraudados, irregularidade no endosso, divergência ou insuficiência de assinatura, entre
outros.
Para obter o relatório dos cheques devolvidos, clique em Relatórios> Cheques Devolvidos. O
sistema apresentará a tela “Relatório de Cheques”, com o quadro “Restringir a pesquisa por”.
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Caso deseje personalizar o relatório de acordo com suas necessidades, no quadro “Restringir a
pesquisa por” defina os filtros para pesquisa, selecione a ordem ou seqüência das informações
e indique a forma de apresentação: analítico ou sintético.
Para mais informações sobre a tela “Relatório de Cheques” e sobre as possíveis situações do
cheque por carteira de custódia, consulte a descrição do item Menu Relatórios.
Na janela para definição dos critérios de pesquisa, é possível optar por cheques enviados ao
Banco para a finalidade de “Custódia Simples”, “Depósito à Vista”, ou “Todos”.
Cheques Retirados da Custódia
Nessa opção de relatório são apresentados exclusivamente os cheques na situação “Retirado”,
pertencentes à carteira de custódia simples.
Para obter o relatório dos cheques retirados da custódia, clique em Relatórios> Cheques
Retirados. O sistema apresentará a tela “Relatório de Cheques”, com o quadro “Restringir a
pesquisa por”.
Caso deseje personalizar o relatório de acordo com suas necessidades, no quadro “Restringir a
pesquisa por” defina os filtros para pesquisa, selecione a ordem ou seqüência das informações
e indique a forma de apresentação: analítico ou sintético.
Para mais informações sobre a tela “Relatório de Cheques” e sobre as possíveis situações do
cheque por carteira de custódia, consulte descrição do item Menu Relatórios.
Na janela para definição dos critérios de pesquisa, é possível optar por cheques enviados ao
Banco para a finalidade de “Custódia Simples”, “Carteira de Desconto”, ou “Todos”.
Posição Sintética da Carteira
Esse relatório apresenta a posição sintética da carteira de cheques em custódia, com informações
de cheques a depositar por número de dias/período, compostos por dados existentes na base do
Sistema, permitindo obter o gerenciamento do fluxo de caixa.
Para obter a posição sintética da carteira de cheques em custódia, clique em Relatórios> Posição
Sintética da Carteira. Selecione a carteira de custódia desejada para consulta: “Custódia
Simples”, “Desconto”, “Em Garantias” ou “Todas as Carteiras”.
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No resultado da consulta, os cheques a depositar são classificados por quantidade de dias do
vencimento, sendo apresentados quantidade e valor dos cheques a depositar na data atual
(Hoje), em 1, 2, 3, 4 e 5 dias, e ainda, por períodos de 6 a 10, 11 a 15, 16 a 30, 31 a 60 e
superiores a 60 dias.
As informações são disponibilizadas para consulta em
vídeo, conforme tela demonstrada a seguir.
Através do botão <Imprimir> você pode imprimir a
consulta realizada. Também é possível visualizar a relação
dos cheques informados em cada dia/período. Para tanto,
basta selecionar o item desejado e clicar em <Visualizar>.
Neste caso, o sistema apresentará a relação dos cheques
para consulta, com opção para impressão.
Caso sua base de dados não esteja atualizada com as informações disponibilizadas em arquivo
retorno pelo HSBC, a consulta realizada poderá apresentar divergência com os cheques
efetivamente custodiados no Banco.
Para atualizar a sua base de dados, você pode solicitar o Arquivo de Cheques em Custódia,
através do Connect Bank > Recebimentos > Custódia de Cheques > Arquivo de Cheques em
Custódia. Em caso de dúvidas, fale com o seu Gerente.
“Francesinha”
Esse relatório apresenta o demonstrativo da movimentação de cheques das carteiras de custódia,
por período.
Para obter esse relatório, clique em Relatórios> Francesinha. O sistema apresentará uma janela
para seleção do diretório no qual foi gravado o arquivo retorno contendo as informações da
movimentação de cheques na carteira. Selecione o arquivo desejado e clique em <Abrir>.
O relatório é apresentado automaticamente no momento da captura do arquivo retorno pelo
Sistema. Para saber mais sobre a captura do arquivo retorno, consulte o item Captura do Arquivo
Retorno, neste manual.
O arquivo poderá apresentar o resumo da movimentação das carteiras de Custódia Simples,
Descontada e Em garantias, caso tenha tido movimento no período informado.
A periodicidade de disponibilização do arquivo feita de acordo com a opção cadastral definida
pelo cliente, podendo ser diária, quinzenal, mensal ou não emite. Para obter mais informações,
você deve contatar o seu Gerente de Relacionamento.
40
Esse relatório apresenta as informações existentes em sua carteira de custódia na data da geração
do arquivo retorno. Caso eventualmente as informações estejam divergentes das existentes em
sua base de dados local, solicite ao HSBC o Arquivo de Cheques em Custódia, para fins de
atualização do cadastro de cheques de seu Sistema.
O Arquivo de Cheques em Custódia pode ser solicitado através do Connect Bank >
Recebimentos > Custódia de Cheques > Arquivo de Cheques em Custódia. Em caso de dúvidas,
fale com o seu Gerente.
Protocolo Retorno ao Cliente
Para obter o protocolo retorno ao cliente, clique em Relatórios> Protocolo Retorno ao Cliente.
O sistema apresentará uma janela para seleção do diretório, no qual foi gravado o arquivo
retorno contendo o Protocolo Retorno ao Cliente. Selecione o arquivo desejado, clique em
<Abrir>.
O relatório é apresentado automaticamente no momento da captura do arquivo retorno pelo
Sistema. Para saber mais sobre a captura do arquivo retorno, consulte o item Captura do Arquivo
Retorno, neste manual.
Todo arquivo remessa de cheques transmitido ao HSBC deverá gerar automaticamente um
arquivo retorno contendo o Protocolo Retorno ao Cliente. O protocolo apresenta as informações
de todos os cheques enviados no arquivo remessa com identificação diferenciada para cada
remessa transmitida.
MENU UTILITÁRIOS
Tela Configuração do Programa
Para configurar o programa, clique em Utilitários>
Configurar Programa. O sistema apresentará a
tela “Configuração do Programa” para
preenchimento dos campos. Após a realização da
operação, clique em <Gravar>.
Não há obrigatoriedade de preenchimento prévio dos campos desta tela para iniciar a captura
de cheques. Porém, para a emissão do Protocolo de Entrega e da Capa de Lote, é extremamente
necessário que as informações dos campos “Valor Inferior” e “Valor Superior” estejam preenchidas
corretamente, permitindo ao Sistema classificar os cheques por valor (maior e menor valor de
referência), de acordo com os limites utilizados pelo serviço nacional de compensação de cheques.
41
Caso haja dúvidas quanto aos valores informados nos campos “Valor Inferior” e “Valor Superior”,
você pode confirmar as informações através da Mesa de Apoio do HSBC ou através de seu
Gerente de Relacionamento.
Substituição SISTEC pelo Software HSBC e Migração da Base de Cheques e Cadastros
de Clientes e Devedores
Os clientes que utilizam, atualmente, o software SISTEC da TecPoint para captura de cheques
deverão substituí-lo pelo Software HSBC.
Será possível migrar, do SISTEC para o software do HSBC, a base de cheques e os cadastros de
clientes e devedores. Para tanto, o cliente deverá gerar arquivo de exportação através do
software SISTEC e importá-lo para o software de captura do HSBC.
Exportação Cadastro de Cheques
Para a exportação do cadastro de cheques, acesse o software SISTEC e clique no Menu Cheques>
Cadastro. O sistema apresentará a tela de Cadastro de Cheques contendo todos os cheques
armazenados na base de dados.
Clique no botão <Exportar>, selecione a opção “Texto Normal (Sem títulos, Somente dados
dos cheques)” e, em seguida, clique no botão Selecionar o Arquivo>Salvar a Exportação.
O sistema apresentará a janela padrão Windows para seleção da unidade de gravação e diretório,
bem como para digitação do nome do arquivo a ser exportado.
Para finalizar a exportação, clique no botão <Salvar>. O arquivo será gerado em formato (.TXT)
e gravado na unidade de gravação/diretório selecionado.
Exportação do Cadastro de Clientes
Para exportação do Cadastro de Clientes, acesse o software SISTEC e clique no Menu Tabelas>
Cadastro de Clientes. O sistema apresentará a tela de Cadastro de Clientes contendo todas as
informações dos clientes cadastrados na base de dados.
Ao clicar no botão <Exportar>, o sistema apresentará a janela padrão Windows para seleção da
unidade de gravação e diretório, bem como para digitação do nome do arquivo a ser exportado.
Para finalizar a exportação, clique no botão <Salvar>. O arquivo será gerado em formato (.TXT)
e gravado na unidade de gravação/diretório selecionado.
42
Exportação do Cadastro de Devedores
Para exportação do Cadastro de Devedores, acesse o software SISTEC e clique no Menu
Tabelas>Cadastro de Devedores. O sistema apresentará a tela de Cadastro de Devedores
contendo todas as informações dos devedores cadastrados na base de dados.
Ao clicar no botão <Exportar>, o sistema apresentará a janela padrão Windows para seleção da
unidade de gravação e diretório, bem como para digitação do nome do arquivo a ser exportado.
Para finalizar a exportação, clique no botão <Salvar>. O arquivo será gerado em formato (.TXT)
e gravado na unidade de gravação/diretório selecionado.
Gerar Backup do Sistema
Para gerar o backup do sistema, clique em Utilitários> Gerar Backup do Sistema.
O sistema permite a gravação do arquivo de Banco de Dados (CAP_CHEQ.DB) no local de sua
escolha, podendo ser na mesma unidade de disco ou em outra unidade (Ex.: disquete, CD-Rom,
unidade de rede).
Para que sejam preservadas as manutenções efetuadas, sendo possível a recuperação dos dados
em caso de problemas no computador, o procedimento de geração de backup deve ser efetuado
após cada período de utilização do sistema.
Restaurar Backup do Sistema
Operação inversa à do Backup, a restauração
apaga os arquivos (extensão “.DB”) do
programa e grava os arquivos do disco de
backup. Esta operação deve ser feita quando
os arquivos forem perdidos ou danificados.
Para restaurar o backup do sistema, clique em
Utilitários> Restaurar Backup do Sistema.
Para identificar o diretório no qual o arquivo backup foi gravado, clique no botão binóculo.
Selecione o arquivo backup e clique em <Ok>.
O sistema apresentará a seguinte mensagem: “Serão eliminadas as informações cadastradas
após a última geração de backup do sistema. Confirma restauração?”.
43
Clicando em <Sim>, o sistema iniciará a rotina de backup e as informações digitadas após o
último backup serão apagadas.
Clicando em <Não>, a restauração não será realizada e a base de dados atual será mantida.
Limpeza de Tabelas
A limpeza de tabelas eliminará da base de dados do
Sistema todos os registros da opção selecionada.
Para acessar a Limpeza de Tabelas, clique em Utilitários>
Limpeza de Tabelas. O sistema apresentará a tela
“Limpeza de Tabelas”, na qual é possível selecionar a
opção de tabelas para exclusão das informações.
Conforme a necessidade, é possível excluir as tabelas
de Contas, Origem, Clientes, Devedores, Câmaras de Compensação, Bancos e Feriados. Além
disso, o sistema permite a seleção de uma ou mais tabelas para limpeza.
Para efetuar a limpeza da tabela de cheques, acesse o Menu Cheques> Excluir Cheques. Veja
como excluir cheques no tópico Excluir Cheques, na página 33.
Importante: uma vez confirmada a limpeza da(s) tabela(s), não será possível a recuperação
das informações. Por isso, recomenda-se a realização de um backup antes da confirmação
de limpeza da(s) tabela(s).
MENU TABELAS
Cadastro de Usuários
Para cadastrar um usuário, clique em Tabelas> Cadastro
de Usuários. O sistema apresentará a tela “Cadastro de
Usuários”, na qual é possível visualizar a lista de usuários
cadastrados. Além disso, é possível incluir novos usuários,
alterar as opções de acesso e excluir um usuário cadastrado.
Para inserir um novo usuário, clique em <Inserir>. O
sistema apresentará uma tela com os campos nome e senha
habilitados para preenchimento, bem como as opções de
permissão de acessibilidade.
44
A senha do usuário pode ser alfanumérica, de 6 a 10 caracteres, sem distinção entre letras
maiúsculas e minúsculas.
Entre os itens de permissão de acessibilidade, apenas não será permitido habilitar ao novo
usuário a opção “Cadastro de Usuários”, sendo esta uma funcionalidade de acesso exclusivo
do Usuário Supervisor (Master).
Para alterar um usuário, clique em <Alterar>. Altere as informações necessárias e clique em
<Gravar>.
Para excluir um usuário, clique em <Excluir> e confirme.
Cadastro de Contas
Para cadastrar uma nova conta
corrente, clique em Tabelas> Cadastro
de Contas. O sistema apresentará a tela
de “Cadastro de Contas Bancárias”.
Para inserir uma nova conta, clique em
<Inserir>. O sistema apresentará a tela
“Cadastro de Contas”. Preencha os
campos corretamente e clique em
<Gravar>.
Para alterar uma conta, clique em <Alterar>. Altere as informações necessárias e clique em
<Gravar>.
Você poderá, ainda, excluir contas e imprimir a relação das contas cadastradas, sendo possível
escolher a ordem de impressão: Banco, Agência, Nome ou Endereço.
Importante: a(s) conta(s) corrente(s) cadastrada(s) deverá(ão) necessariamente pertencer
ao cliente, pois o banco não poderá depositar cheques em outra conta corrente que não seja
a do nominal dos cheques.
Cadastro de Origem
Para cadastrar uma nova origem, clique em Tabelas> Cadastro de Origem. O sistema apresentará
a tela “Cadastro de Origens” com a lista de origens já cadastradas.
45
Para inserir uma nova origem, clique em <Inserir>. O sistema apresentará uma nova janela para
preenchimento das informações.
Preencha os campos corretamente e clique em <Gravar>.
Para alterar uma origem, clique em <Alterar>. Altere as informações necessárias e clique em
<Gravar> (veja figura).
Você poderá, ainda, excluir origens e imprimir a relação de origens cadastradas, com opção de
escolher a ordem de impressão: Código ou Descrição.
Cadastro de Clientes
Para cadastrar um Cliente, clique em Tabelas> Cadastro de Clientes. O sistema apresentará a
tela “Cadastro de Clientes” com a lista dos clientes já cadastrados no Sistema.
Para inserir um novo cliente, clique
em <Inserir>. O sistema apresentará
uma nova tela para preenchimento
das informações cadastrais do cliente.
Preencha os campos corretamente e
clique em <Gravar>.
Para alterar os dados de um cliente,
clique em <Alterar>. Altere as
informações necessárias e clique em
<Gravar> (veja a figura ao lado).
Você poderá pesquisar clientes (por nome, conta corrente ou CPF/CNPJ) com um clique no
botão <Pesquisar> e importar ou exportar dados dos clientes.
Para importar uma relação de clientes, clique em <Importar>. Verifique o layout ou formato a
ser utilizado para essa função.
Para exportar uma relação de clientes, clique em <Exportar>. Verifique o layout ou formato no
qual o arquivo será gravado.
Para imprimir a relação de clientes, clique em <Imprimir>. A lista de clientes será disponibilizada
primeiramente em vídeo, com a possibilidade de comandar a impressão.
46
Cadastro de Devedores
Para cadastrar um Devedor, clique em Tabelas> Cadastro de Devedores. O sistema apresentará
a tela “Cadastro de Devedores” com a lista dos clientes já cadastrados no Sistema.
Para inserir um novo devedor, clique em <Inserir>. O sistema apresentará uma nova tela para
preenchimento das informações cadastrais dos devedores. Preencha os campos corretamente e
clique em <Gravar>.
Para alterar os dados de um devedor, clique em <Alterar>. Altere as informações necessárias e
clique em <Gravar>.
Você poderá pesquisar um devedor (por nome, conta corrente ou CPF/CNPJ) com um clique no
botão <Pesquisar> e importar e exportar dados dos devedores.
Para importar uma relação de devedores, clique em <Importar>. Verifique o layout ou formato
a ser utilizado para essa função.
Para exportar uma relação de devedores, clique em <Exportar>. Verifique o layout ou formato
no qual o arquivo será gravado.
Para imprimir a relação de devedores, clique em <Imprimir>. A lista de devedores será
disponibilizada primeiramente em vídeo, com a possibilidade de comandar a impressão.
Cadastro de Feriados
Para cadastrar um feriado, clique em Tabelas> Cadastro de Feriados. O sistema apresentará a
seguinte mensagem: “Para que o sistema possa realizar a validação da data de depósito, preencha
aqui os feriados locais”.
Será apresentada a lista dos feriados oficiais
do Brasil pré-cadastrados. O sistema permite a
manutenção da tabela. Ex: inclusão de um
feriado local.
No cadastramento do cheque, o Sistema deverá
verificar a tabela de feriados quando da
digitação da data de depósito.
47
Para inserir um novo feriado, clique em <Inserir>. Preencha os campos corretamente e clique
em <Gravar>.
Você poderá, ainda, alterar ou excluir um feriado cadastrado.
Para imprimir a tabela de feriados, clique em <Imprimir>. Você poderá escolher a ordem de
impressão: por Dia do Feriado ou Descrição.
Câmaras de Compensação
Para cadastrar uma Câmara de Compensação,
clique
em
Tabelas>
Câmaras
de
Compensação. O sistema apresentará a tela
“Câmaras de Compensação” com a lista das
câmaras de compensação cadastradas no
Sistema.
O Sistema apresentará uma lista de câmaras de compensação pré-cadastradas. É possível realizar
a manutenção da tabela através das funções Inserir, Alterar ou Excluir.
Para inserir uma nova câmara de compensação, clique em <Inserir>. Preencha os campos
corretamente e clique em <Gravar>.
Você poderá, ainda, alterar ou excluir uma câmara de compensação cadastrada.
Para imprimir a tabela de câmaras de compensação, clique em <Imprimir>. Você poderá escolher
a ordem de impressão por UF (Unidade da Federação), Câmara ou Setor.
Cadastro de Bancos
Para cadastrar um banco, clique em
Tabelas> Cadastro de Bancos. O sistema
apresentará uma janela com a lista dos
bancos cadastrados no Sistema.
O sistema permite a manutenção da tabela
através das funções: Inserir, Alterar ou
Excluir.
Para inserir um novo banco, clique em <Inserir>. Preencha os campos corretamente e clique em
<Gravar>.
48
Você poderá, ainda, alterar ou excluir as informações de um banco cadastrado.
Para imprimir a tabela de câmaras de compensação, clique em <Imprimir>. Você poderá escolher
a ordem de impressão: por Código ou Nome do Banco.
MENU AJUDA
Para iniciar a Ajuda, clique em Ajuda> Ajuda F1.
A Ajuda é a principal fonte de informação sobre o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto
de Cheques. É possível consultar tarefas comuns através do Índice e, ainda, procurar o texto
desejado através da guia Pesquisar.
Para obter ajuda para um item específico, estando com a janela aberta, você poderá clicar no
botão representado por um ponto de interrogação. O sistema disponibilizará a descrição desse
item específico, através do tópico relacionado no Ajuda.
Também é possível obter Ajuda para qualquer item desejado; basta estar com a janela ativa e
acionar a tecla F1.
Para consultar informações detalhadas sobre a operacionalização das principais funções do
sistema, clique em Ajuda>Como fazer. Esta funcionalidade permite a consulta das seguintes
funcionalidades:
> Configurar o Programa;
> Efetuar a Captura dos Cheques;
> Gerar Arquivo Remessa;
> Enviar um arquivo de cheques através do Connect Bank;
> Emitir os documentos para entregar os cheques ao banco;
> Receber um arquivo retorno de cheques através do Connect Bank;
> Emitir relatório de cheques no Sistema.
49
5. DICAS IMPORTANTES PARA
O
USO
DO
SISTEMA
DEFINIÇÃO CONCEITUAL
Captura de Cheques em Grupo
O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques foi preparado para que você
efetue a captura de cheques em grupo. Isso facilita o controle na captura, principalmente
quando a quantidade de cheques a capturar for expressiva. Também facilita o controle e o
gerenciamento dos cheques capturados ainda não transmitidos ao Banco.
Ao iniciar a captura dos cheques através da funcionalidade específica “Captura de Cheques em
Novo Grupo”, o Sistema disponibilizará a tela “Capa de Grupo”, permitindo o preenchimento
prévio de informações para todos os cheques do grupo a serem capturados. Esses dados são:
conta destino, origem dos cheques, valor do grupo e data de depósito.
Cada grupo de captura de cheques possui um número atribuído automaticamente pelo Sistema,
o qual serve exclusivamente para controle interno relativo aos cheques e grupos de cheques já
capturados.
Na geração de arquivo remessa de cheques ao Banco, é possível selecionar cheques de vários
grupos. Os cheques selecionados serão inseridos no arquivo remessa a ser transmitido ao
Banco.
O Banco recepciona o arquivo remessa e considera os cheques do arquivo como um lote de
cheques para processamento. No arquivo retorno, o sistema de custódia do HSBC atribui aos
cheques do arquivo um número de operação, denominado “Número do Lote”.
Lotes de Cheques no Sistema de Custódia e de Depósito à Vista do HSBC
Ao recepcionar o arquivo transmitido, os sistemas do HSBC efetuam a validação/consistência
dos dados e disponibilizam um arquivo retorno: o Protocolo Retorno ao Cliente, o qual informa
se os cheques contidos no arquivo transmitido foram aceitos ou não.
Os registros do arquivo que você transmitiu são tratados pelo Banco como um “lote de cheques”
para custódia ou para depósito à vista, conforme a finalidade do movimento.
O Banco atribui ao lote de cheques (registros do arquivo remessa) um número de operação,
denominado “Número do Lote”.
50
O “Número do Lote” é gravado para cada cheque em custódia no HSBC e atualizado
automaticamente na base de dados do Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de
Cheques, através do arquivo retorno disponibilizado pelo Banco.
Você pode usar a informação “Número do Lote” para consulta dos cheques em sua carteira de
custódia no HSBC, inclusive nas opções de consultas através do Connect Bank.
IMPORTAÇÃO E EXPORTAÇÃO DE DADOS
O Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques permite a importação e a
exportação de dados.
Você poderá utilizar esses recursos para as tabelas de cheques, de clientes e de devedores. Cada
uma dessas opções informa o layout utilizado pelo Sistema para Importação e Exportação de
dados.
CAMPOS DE USO DA EMPRESA
Na tela de captura de cheque foram disponibilizados campos de uso exclusivo da empresa,
permitindo o preenchimento dos mesmos para controle interno dos cheques registrados na
base de dados do sistema.
Para tanto, foram disponibilizados os campos “Dossiê/Contrato”, “Filial/Sucursal/
Representante” e “Quantidade de Parcelas”. As informações inseridas nos campos serão
tratadas pelos sistemas de custódia ou de depósito à vista do HSBC e estarão vinculadas ao
cheque enviado no arquivo remessa, sendo devolvidas no arquivo retorno. Os campos possuem
o seguinte formato:
Dossiê/Contrato > preenchimento opcional, com 13 posições alfanuméricas;
Filial/Sucursal/Representante > preenchimento opcional, com 7 posições alfanuméricas;
Quantidade de Parcelas > preenchimento opcional, com 2 posições numéricas.
COMO EFETUAR A SELEÇÃO SIMULTÂNEA DE VÁRIOS CHEQUES
Para a seleção simultânea de vários cheques, na opção Arquivo> Marcar Cheques / Gerar
Arquivo você pode utilizar o recurso Caixa de Seleção para selecionar/marcar os cheques,
ou ainda, a opção <Selecionar Todos>.
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Nas demais opções que não contenham estes recursos, você deve selecionar os cheques
utilizando o teclado, conforme segue:
> Shift + Click para selecionar um bloco de cheques (Click no primeiro registro e Shift +
Click no último);
> Ctrl + Click para selecionar registros aleatórios.
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6. INFORMAÇÕES SOBRE
O
PROGRAMA
Esse Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques é uma cortesia do HSBC. Sua
finalidade é facilitar a operacionalização do sistema referente à captura e administração de
cheques, tais como cadastro e captura automática de cheques, relatórios administrativos e troca
de arquivos com o HSBC.
Todos os dados informados no preenchimento desse Sistema, tais como nomes, endereços,
valores, datas de depósitos, cadastro de clientes, de devedores, etc., são de inteira responsabilidade
do cliente/usuário.
O HSBC Bank Brasil S.A. – Banco Múltiplo fica isento de qualquer responsabilidade por
insuficiência no preenchimento dos campos ou por remessa de informações indevidas.
CONTROLE DE VERSÃO DO SISTEMA
Com o objetivo de aprimorar o atendimento aos clientes e acompanhar a evolução do mercado,
o Sistema de Captura, Gerenciamento e Desconto de Cheques poderá ser alterado em algumas
funcionalidades.
A atualização do Sistema será através da disponibilização de programa específico de atualização,
ou mesmo através de um novo programa de instalação.
Para identificar a Versão do Sistema que você está usando, clique em Ajuda> Sobre.
Sempre que houver atualização do Sistema, também será atualizada a versão deste Manual
Operacional.
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7. LEITORAS
DE
CÓDIGO
DE
BARRAS CMC7
O HSBC firmou parceria com importantes fornecedores de leitoras. Existem diversos tipos de
equipamentos adaptados para diferentes perfis de clientes. São leitoras manuais e semiautomáticas, com leitura de CMC7 e código de barras (modelos híbridos).
Para mais informações sobre fornecedores, modelos e sobre como adquirir seu equipamento,
consulte seu Gerente de Relacionamento.
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8. DÚVIDAS ADICIONAIS
Em caso de dúvidas adicionais, fale com seu Gerente de Relacionamento ou entre em contato
com nossa Mesa de Apoio do HSBC.
O telefone da Mesa de Apoio do HSBC é 4004 3779 para as capitais e 0800 701 3779 para as
demais localidades. O atendimento é de segunda a sexta-feira, das 7 às 20 horas (horário de
Brasília).
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