FUNDAÇÃO PRESIDENTE ANTÔNIO CARLOS
Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares
Manual de
Eventos
Rua Manoel Byrro, 241 – Vila Bretas – Governador Valadares – MG
- Tel: (33) 3212-6700 - - CEP - 35.032-620
APRESENTAÇÃO
O Manual de Eventos, ora apresentado, se constitui num instrumento que favorece a
eficiência do processo de organizar e realizar os eventos acadêmicos, pois padroniza as
informações necessárias e socializa-as, por meio eletrônico, uma das formas mais rápidas de
disseminar e estabelecer um padrão de qualidade para a atividade.
FUNDAÇÃO PRESIDENTE ANTÔNIO CARLOS
Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO .......................................................................................................................... 5
2 NICE - NÚCLEO DE INVESTIGAÇÃO CIENTIFICA E EXTENSÃO ............................ 7
2.1 Estrutura .................................................................................................................................. 7
2.2 Atribuições ............................................................................................................................... 7
3 EVENTOS ................................................................................................................................... 9
3.1 Quanto a sua duração, dimensão e estrutura ....................................................................... 9
3.1.1 De baixa complexidade .......................................................................................................... 9
3.1.2 De alta complexidade ............................................................................................................. 9
3.2 Quanto a sua modalidade ....................................................................................................... 9
3.2.1 Aula inaugural ........................................................................................................................ 9
3.2.2 Aula magna ........................................................................................................................... 10
3.2.3 Brunch .................................................................................................................................. 10
3.2.4 Café da manhã ...................................................................................................................... 10
3.2.5 Ciclo de palestras .................................................................................................................. 10
3.2.6 Coffee break ......................................................................................................................... 10
3.2.7 Colóquio ............................................................................................................................... 11
3.2.8 Concurso ............................................................................................................................... 11
3.2.9 Conferência........................................................................................................................... 11
3.2.10 Congresso ........................................................................................................................... 11
3.2.11 Convenção .......................................................................................................................... 11
3.2.12 Coquetel .............................................................................................................................. 12
3.2.13 Curso................................................................................................................................... 12
3.2.14 Debate ................................................................................................................................. 12
3.2.15 Descerramento de placa ...................................................................................................... 12
3.2.16 Encontro ............................................................................................................................. 12
3.2.17 Entrevista coletiva .............................................................................................................. 13
3.2.18 Exposição ........................................................................................................................... 13
3.2.19 Feira .................................................................................................................................... 13
3.2.20 Formatura ........................................................................................................................... 13
3.2.21 Fórum ................................................................................................................................. 13
3.2.22 Inauguração ........................................................................................................................ 13
3.2.23 Jornada ................................................................................................................................ 14
3.2.24 Lançamento de Selo ........................................................................................................... 14
3.2.25 Mesa redonda...................................................................................................................... 14
3.2.26 Mostra ................................................................................................................................. 14
3.2.27 Oficina ................................................................................................................................ 14
3.2.28 Painel .................................................................................................................................. 14
3.2.29 Palestra ............................................................................................................................... 15
3.2.30 Reunião ............................................................................................................................... 15
3.2.31 Salão ................................................................................................................................... 15
3.2.32 Semanas Acadêmicas ......................................................................................................... 15
3.2.33 Seminário ............................................................................................................................ 16
3.2.34 Simpósio ............................................................................................................................. 16
3.2.35 Torneio esportivo ................................................................................................................ 16
3.2.36 Videoconferência ou Teleconferência ................................................................................ 16
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3.2.37 Workshop ........................................................................................................................... 16
4 ORGANIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS DE EVENTOS ..................... 20
5 REALIZAÇÃO DO EVENTO ................................................................................................ 21
6 PÓS EVENTO .......................................................................................................................... 22
7 APOIO OPERACIONAL E DIVULGAÇÃO ........................................................................ 23
8 ORIENTAÇÕES GERAIS PARA OS ORGANIZADORES ............................................... 24
8.1 Apresentação e tramitação da proposta de evento ............................................................. 24
8.2 Local do evento ...................................................................................................................... 24
8.3 Inscrições ................................................................................................................................ 24
8.4 Solicitações de equipamentos, materiais e serviços ............................................................ 24
8.4.1 Equipamentos ....................................................................................................................... 24
8.4.2 Mesas e cadeiras ................................................................................................................... 25
8.4.3 Registros de imagens ............................................................................................................ 25
8.4.4 Coffee break e serviço de mesa ............................................................................................ 25
8.4.5 Materiais e serviços de divulgação ....................................................................................... 25
8.4.6 Crachás, Pastas, Brindes e Outros Materiais Gráficos ......................................................... 25
8.4.7 Passagens aéreas e traslados ................................................................................................. 26
8.4.8 Hospedagem e alimentação .................................................................................................. 26
8.5 Vagas e participantes............................................................................................................. 26
8.6 Promotores associados, patrocínios e apoio cultural .......................................................... 26
8.6.1 Patrocínios e apoio cultural .................................................................................................. 27
8.7 Presença e participação de autoridades............................................................................... 28
8.8 Programação do evento ......................................................................................................... 28
8.9 Certificados ............................................................................................................................ 29
8.10 Avaliação do evento ............................................................................................................. 29
9 FORMULÁRIOS ...................................................................................................................... 30
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1 INTRODUÇÃO
Este Manual foi elaborado para servir como um instrumento de orientação para os
interessados em organizar e realizar eventos de natureza e interesse acadêmicos e institucionais,
sejam eles internos ou externos, de pequeno ou de grande porte.
O Manual compreende além da transcrição de atos oficiais que disciplinam a matéria,
informações sobre a finalidade e as atribuições do Núcleo de Investigação Científica e Extensão NICE, e a relação detalhada dos procedimentos a serem adotados e das normas a serem
observadas pelos idealizadores dos eventos, que contam com a aprovação e o apoio da
Instituição.
São apresentados, ainda, modelos dos formulários utilizados e um fluxograma (ANEXO
I) para uma visão adequada do processo de tramitação das propostas de eventos e a compreensão
da necessidade de rigorosa observância dos prazos e condições estabelecidos.
No final do documento, para conhecimento e orientação, são apresentadas informações a
respeito do protocolo e do cerimonial a serem observados nos eventos acadêmicos e nas reuniões
solenes realizadas na Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares.
Para maior facilidade de todos os usuários, o conjunto das informações contidas neste
Manual está disponível em: /www.unipacgv.com.br
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2 NICE - NÚCLEO DE INVESTIGAÇÃO CIENTIFICA E EXTENSÃO
O NICE é o órgão responsável por orientar, coordenar e avaliar eventos promovidos e
realizados pelos cursos e setores da faculdade, e administrar solicitações de cessão e locação de
espaços institucionais.
2.1 Estrutura
O NICE, para o desenvolvimento de eventos estabelece relações intra e inter-setoriais por
meio de uma estrutura composta por:
01 Coordenador
01Assistente
01 Auxiliar
2.2 Atribuições
 Receber, avaliar e encaminhar propostas de eventos acadêmicos de extensão universitária,
para aprovação da Diretoria;
 Orientar, organizar e supervisionar os eventos;
 Emitir pareceres de avaliação sobre a realização de eventos;
 Administrar solicitações de cessão e locação de espaços, autorizadas de acordo com os
critérios estabelecidos;
 Elaborar os relatórios de atividades;
 Preparar relatório anual de cessão/locação de espaços;
 Participar de fóruns, seminários e encontros locais e regionais ligados às atividades de
eventos;
 Executar outras atividades correlatas, juntamente com as Células (Acadêmica,
Administrativa e Financeira).
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3 EVENTOS
A realização de eventos é um importante instrumento de comunicação institucional e,
quando bem planejado e organizado por profissionais competentes, contribui para intensificar o
relacionamento da Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares com os
diferentes públicos da comunidade acadêmica. Além disso, cria novos conceitos e consolida a
imagem da Instituição, de seus produtos, serviços e idéias.
Para os fins deste Manual, os eventos acadêmicos, organizados e realizados por iniciativa
exclusiva de integrantes da faculdade, ou em parceria com outras instituições e entidades,
classificam-se conforme descrito a seguir:
3.1 Quanto a sua duração, dimensão e estrutura
3.1.1 De baixa complexidade
Aqueles que reúnem até um máximo de 100 participantes, com divulgação interna restrita,
que não utilizam serviços de transporte coletivo, hotelaria, e cuja realização se restringe a, no
máximo, 6 horas.
3.1.2 De alta complexidade
Aqueles que reúnem acima de 100 pessoas, e que necessitam de ampla gama de
equipamentos e recursos de infraestrutura, divulgação ampla, serviços de terceiros, transporte,
hospedagem e alimentação, dentre outros.
3.2 Quanto a sua modalidade
3.2.1 Aula inaugural
É um momento importante na vida acadêmica de uma instituição de ensino superior e
deve receber a devida divulgação. A aula inaugural deve ser proferida por professor de público e
notório conhecimento do assunto do curso; deverão estar presentes os primeiros alunos e
professores do curso, além de seus convidados e demais membros da Faculdade.
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3.2.2 Aula magna
É a solenidade que, nas universidades do mundo todo, marcam o início das atividades
escolares acadêmicas a cada ano.
Prioritariamente deve ser pronunciada pelo Magnífico Reitor e/ou Diretor da Instituição.
É uma aula privativa do Reitor, por isso chama-se Magna, de Magnífico. Claro que o Reitor
poderá convidar Professor, Intelectual ou Autoridade para pronunciá-la; deve ser uma pessoa de
público e notório conhecimento, de grande cultura e largo saber, com responsabilidade nos meios
culturais e acadêmicos.
3.2.3 Brunch
É uma refeição de múltipla escolha que une o café da manhã e o almoço, no meio do dia.
Utilizado para lançamento de tecnologias, serviços e produtos, uma coletiva de imprensa ou
apresentação de uma novidade ao mercado. Evento inadequado para confraternização e
entretenimento.
3.2.4 Café da manhã
Evento com alto retorno empresarial, em função do horário, no qual os presentes têm
maior capacidade de captação e assimilação dos assuntos a serem abordados. Tem por objetivo
reunir os presentes para apresentar uma nova filosofia da empresa, mudanças gerenciais, novos
produtos, comunicados de fusão, entre outros temas de interesse da empresa.
3.2.5 Ciclo de palestras
É derivado da conferência, sendo que se diferencia por estar vinculado a uma série de
palestras pronunciadas por professores e especialistas na matéria a ser abordada.
3.2.6 Coffee break
Não se trata de um evento, mas sim de um lanche oferecido no intervalo de eventos, para
participantes e/ou autoridades presentes.
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3.2.7 Colóquio
Reunião, com profissionais de uma determinada área de conhecimento, restrita para
discussão de um tema específico, e destinada a esclarecer dúvidas e levar à tomada de decisão.
3.2.8 Concurso
Competição que ocorre nas áreas cultural, científica, tecnológica, ou outras. É coordenado
por uma comissão, devendo ter regulamento próprio.
3.2.9 Conferência
Exposição pública sobre determinado assunto técnico, artístico, científico ou literário. O
conferencista expõe um tema específico, próprio de sua especialidade acadêmica ou profissional,
previamente divulgado, com tempo de duração determinado. Ao final responde a perguntas, de
preferência formuladas por escrito pelos assistentes e dirigidas à mesa. Usualmente a conferência
conta com um moderador.
3.2.10 Congresso
É uma reunião formal e periódica de pessoas pertencentes a grupos profissionais com o
mesmo interesse, geralmente promovido por entidades associativas, objetivando estudar, debater
e chegar a conclusões sobre um tema geral, que é exposto em sub-temas. Os congressos
apresentam, ainda, as comissões técnicas, formadas por grupo de estudiosos de um tema, com a
finalidade de analisar os trabalhos ou debaterem sobre os temas, que serão apresentados no
plenário, de acordo com o regimento. As apresentações, trabalhos e propostas são reunidos em
um só documento, entregue aos congressistas, juntamente com as conclusões do evento. A sua
duração é de cinco dias e sua realização, anual ou bienal.
3.2.11 Convenção
Promovida isoladamente por grupos empresariais que geralmente, reúnem indivíduos de
uma determinada empresa, podendo ser realizada por setores distintos ou congregar todos os seus
integrantes.
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3.2.12 Coquetel
Encontro de confraternização, no qual as pessoas ficam em pé e se servem de bebidas
diversas e petiscos finos, e que tem como objetivo reunir pessoas para um momento de
descontração, realizado antes ou após um evento formal como, por exemplo, uma inauguração ou
uma sessão solene.
3.2.13 Curso
Evento educativo, caracterizado pela apresentação de um tema específico, e que tem como
objetivo o conhecimento, treinamento ou reciclagem dos participantes, capacitando-os para o
exercício das atividades relacionadas ao assunto proposto. Por serem permitidas perguntas e
debates, o número de participantes não deve ultrapassar de 50 pessoas. A duração de um curso
depende de vários fatores, variando entre mínimo de oito horas e o máximo de 12 meses.
3.2.14 Debate
É uma reunião entre duas pessoas, cada uma defendendo o seu ponto de vista, geralmente
antagônico e polêmico. Exige a presença de um moderador ou mediador, que coordena os
trabalhos, estabelecendo as regras do evento. Pode ser aberto ao público que, no entanto, não
participa; as perguntas só podem ser feitas pelo mediador, por um debatedor ou por pessoas
especialmente convidadas para este fim, que tenham interesse no tema debatido.
3.2.15 Descerramento de placa
Caracterizado pelo ato de descerramento de uma placa para homenagear pessoas que se
destacaram pelo seu trabalho na Instituição, para marcar solenidades de inauguração ou
acontecimento histórico.
3.2.16 Encontro
Caracteriza-se pela reunião de pessoas de uma categoria profissional para debater temas
polêmicos, apresentados por representantes dos grupos participantes. Precisa de um coordenador
para apresentar os representantes dos grupos e a coordenação dos trabalhos, que podem ser
expostos em forma de palestras, conferências, mesas redondas, painéis.
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3.2.17 Entrevista coletiva
Evento em que uma autoridade da empresa comunica aos profissionais da imprensa um
fato novo, de alta relevância, abrindo, em seguida, espaço para questionamentos.
3.2.18 Exposição
Exibição pública de produções artísticas, industriais, técnicas e científicas. Atende aos
mais diversos questionamentos do público visitante.
3.2.19 Feira
Evento que compreende a montagem de estandes para fins de exposição, demonstração e
comercialização de produtos e serviços.
Nesse tipo de evento, além da comercialização, a Instituição mostra à comunidade em
geral o seu trabalho e a sua importância para a sociedade. Pode ser de pequeno, médio ou grande
porte e, geralmente, acontece paralelamente a seminários e congressos.
3.2.20 Formatura
Caracterizada por uma solenidade formal de encerramento de curso, marcada pela entrega
de certificados de conclusão.
3.2.21 Fórum
Este evento caracteriza-se pela troca de informações e debate de idéias, com a presença de
grandes audiências. Seu objetivo é o de conseguir a efetiva participação da platéia, sempre
numerosa, que deve ser sensibilizada e motivada. Os temas são expostos por orador indicado
pelos grupos participantes e apresentados à mesa de trabalhos, constituída de autoridades ou
especialistas. O evento também deve ser coordenado por um moderador, que definirá as regras de
apresentação de cada grupo.
3.2.22 Inauguração
Caracterizada pela apresentação de novas instalações ou unidades da empresa, com o
objetivo de divulgá-la institucionalmente.
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3.2.23 Jornada
Reunião de grupos de profissionais, realizada periodicamente, com o objetivo de
discussão em congressos. São pequenos congressos, diferindo destes por se tratar de reuniões de
grupos de determinada região em épocas propositadamente não coincidentes.
3.2.24 Lançamento de Selo
Caracterizado por um ato que faz parte da programação de uma data comemorativa
importante, como o aniversário da empresa.
3.2.25 Mesa redonda
Evento que reúne de quatro a oito pessoas que, sentadas em semicírculo, debatem sobre
um tema polêmico, controvertido e de interesse, tendo cada debatedor cerca de dez minutos para
sua apresentação inicial. Após cada exposição, o tema é discutido entre eles, com cerca de dois
minutos para cada questão, sendo admitidas perguntas, respostas e réplica, nunca tréplica. A
mesa-redonda pode ser aberta ou fechada. A primeira modalidade permite a intervenção da
platéia e a segunda restringe a participação aos apresentadores. É necessária a presença de um
moderador que coordena os trabalhos e estabelece as regras.
3.2.26 Mostra
É o mesmo que exposição, mas sem o objetivo de venda. É pequena, circulante e visa
somente divulgar; pode ser itinerante ou não. É a única forma de expor que circula, isto é, pode
ser vista em vários locais, com a mesma forma e conteúdo. Exemplo: mostra de fotos.
3.2.27 Oficina
É semelhante ao workshop, sendo que a Oficina é mais utilizada na área educacional,
enquanto o workshop nas áreas comercial e empresarial.
3.2.28 Painel
Caracteriza-se por um quadro de apresentações, no qual um orador principal e até quatro
painelistas explanam sua visão sobre um tema predeterminado. É necessária a presença de um
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moderador que coordena os trabalhos e fixa as regras do evento. O painel é dividido em duas
partes:
• Primeira Parte: os painelistas apresentam o tema individualmente, de acordo com as regras do
evento, tendo o orador principal maior tempo de explanação. Os painelistas abordam sub-temas
ou posições próprias do assunto abordado.
• Segunda Parte: são seguidas as mesmas regras da mesa redonda, nas quais os painelistas
debatem entre si e respondem às perguntas da platéia, que devem ser feitas por escrito e
identificáveis.
3.2.29 Palestra
Encontro para exposição de assunto específico a uma platéia pequena, com mínimo de
familiaridade com a matéria em questão. Finda a apresentação, é usual uma sessão reservada a
perguntas e questionamentos do público.
3.2.30 Reunião
Evento que reúne grupos de pessoas da Faculdade ou de outras instituições a fim de
discutir, debater e solucionar temas relacionados com políticas, ações e resultados de trabalho,
com o objetivo de decidir, em conjunto, quais as melhores ações a serem desenvolvidas.
3.2.31 Salão
Destinado a promover e divulgar produtos, visando criar entre os consumidores uma
imagem positiva das empresas participantes. Seu objetivo é a promoção da imagem da instituição
e não a comercialização imediata.
3.2.32 Semanas Acadêmicas
Caracterizada pela reunião de estudantes, coordenada por professores, com apoio de
profissionais da área, com o objetivo de discutir temas relacionados com a classe a qual
pertencem. O encontro acadêmico de um mesmo setor deve ser produtivo, objetivando informar
aos estudantes de hoje – profissionais do futuro – algo de suas áreas de atuação. É realizada,
como a nomenclatura diz, em sete dias.
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3.2.33 Seminário
Caracteriza-se pela discussão de um tema proposto, do qual se estuda todos os seus
aspectos, pesquisados por grupos e apresentados por representantes, não havendo tomada de
decisão. É apresentado sob a forma dialogal, como palestra, painel, debate ou mesa redonda, em
período pré-determinado, com a presença de um coordenador que domine o assunto e de um ou
mais apresentadores, escolhidos pelo grupo. São permitidas perguntas, de preferência escritas e
identificadas. A duração do seminário é de no máximo um dia; se realizado em mais de um dia é
jornada.
3.2.34 Simpósio
É a apresentação de um tema geral de grande interesse, que é dividido em sub-temas, por
especialistas de renome, sendo seu objetivo final o intercâmbio de informações, com a tomada de
decisão. Mais eclético que o congresso, permite também a apresentação de temas de interesses
geral, e não só de classes específicas, no qual pessoas de todos os segmentos e setores sócioeconômicos podem ter interesse. A duração de um simpósio é, em média, de um a três dias.
3.2.35 Torneio esportivo
Competição de caráter esportivo que promove a integração e a competição saudável entre
pessoas, que podem ser funcionários, atletas, alunos, entre outras categorias.
3.2.36 Videoconferência ou Teleconferência
Evento que permite a interação, por meio de tecnologias de comunicação, entre um grupo
de pessoas que se encontram em espaços diferentes e distantes. A apresentação é feita por meio
de recursos audiovisuais e eletrônicos que possibilitam a interlocução entre os participantes, com
as interrupções necessárias a qualquer instante, visando encurtar distâncias, racionalizar diálogos,
reduzir investimentos e acelerar a troca de informações entre pessoas e empresas.
3.2.37 Workshop
O termo em inglês define uma oficina de trabalho. São encontros em que há uma parte
expositiva seguida de demonstrações do objeto (produto) que gerou o evento. O evento pode ser
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dividido em duas partes: teórica e prática, e os participantes são de uma mesma área ou segmento
de trabalho.
A seguir, veja como confeccionar uma Lista de Conferência Completa (Checklist):
CHECKLIST
A confecção de um checklist irá ajudar com mais precisão nas providências do evento. Dessa
forma, segue abaixo os ítens mais importantes para a realização de um evento.
1) Definição do Público de Interesse
2) Objetivo do Evento
Data / Hora: ( a data e o horário do evento sempre são definidos segundo a agenda de quem for o
responsável direto pelo evento).
Local: (deve ser definido de acordo com o tipo de evento).
3) Providências:
 Solicitação do Espaço por ofício ou contrato;
 Autorização para utilização do espaço: nome, cargo, telefone.
 Confirmação da reserva: data, por documento, por telefone.
4) Detalhamento do local
 Localização exata: endereço e acesso (mapa se for o caso)
 Aspectos externos: limpeza, obras, entulhos, iluminação.
 Aspectos internos: capacidade do auditório, estado de conservação, segurança contra
incêndio, saída de emergência, iluminação, acústica, tipo de assento no auditório, cor.
 Distribuição dos assentos: modelo, fileiras, quantidade.
 Esboçar o local destinado: Palco (degraus de acesso, tamanho do palco, púlpito fixo ou
móvel, suporte para bandeiras, bandeiras (quais e estado de conservação), tipo da mesa
principal, tamanho, altura, fachada aberta ou fechada.
5) Materiais possíveis de serem utilizados:
Datashow, microfone, mesa de som, sistema de gravação, tela para projeção, televisão, aparelho
de DVD, notebook, impressora, painel decorativo, corda divisória de ambiente, fita de
inauguração, livro de presença, decoração com flores, material de secretaria.
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6) Dimensionamento
Participantes internos e externos (convidados); responsável (nome, endereço, telefones).
7) Abertura Oficial
Presidente da mesa, convidados, pronuncia-mentos.
8) Cronograma de atividades: ordem dos trabalhos.
9) Criação: Confecção de materiais impressos – folder, flyer, cartazes, banners, faixa, crachás,
livro de assinatura, certificados de participação, sinalização.
10) Convites
Escolha do modelo e elaboração do texto, confecção, impressão gráfica, responsável (nome,
endereço, telefone e data da entrega); relação de convidados (autoridades obrigatórias,
convidados especiais, servidores e familiares), listagem de encaminhamento (correio, pessoal),
confirmação de presenças (listagem de confirmação, participantes ativos – palestrantes,
homenageados – confirmação pessoal), Responsável (nome e telefone).
11) Comunicação do Evento:
Fotógrafo, cobertura de imagens, divulgação por matérias jornalísticas, distribuição de cartazes,
entrevistas e coletiva com a imprensa.
12) Comunicação aos órgãos internos envolvidos: autoridades internas, convocação ou convite.
13) Serviço
Café, coffee break, pessoal de serviço (garçom, copeiras, etc), material de serviço (copos,
bandejas, etc), pessoal do serviço de som (microfones, gravação), Comissão de Recepções para
Autoridades, Receptivo de Apoio, Convocação de equipe envolvida, marcação de reunião das
equipes, fechamento do checklist.
14) Assessoria de Comunicação Social:
Preparação de press-release e briefing sobre o evento, divulgação do programa e material
ilustrativo/promocional, divulgação para a comunidade interna.6
15) Decoração:
Local do evento (auditório, plenário, sala, etc), mesa diretora dos trabalhos, dispositivo das
bandeiras, flores, painéis, faixas internas, prismas em acrílico, banners.
16) Cerimonial
Comissão de recepções, reunião para definição de funções, fornecimento de materiais, crachás,
mesa de receptivo, material de apoio, relação completa dos convidados, relação de autoridades
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confirmadas, cartões de marcação de assentos, mapa de assentos no Plenário, coordenação
(roteiros de desenvolvimentos, pauta do evento – roteiro da solenidade, mestre-de-cerimônias,
composição da mesa de honra, cartões de mesa, ata da sessão, livro de assinaturas e nominatas).
17) Relação de pessoal que pode ser necessário:
Recepcionista, secretária, digitador, office boy, mestre-decerimônias, jornalista, fotógrafo,
tradutor/intérprete, motorista, manobrista, digitador, operador de áudio visual, operador de
filmagem, operador de som/luz, eletricista, encanador, maître/garçom, médico, enfermeiro,
segurança e serviços gerais.
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4 ORGANIZAÇÃO E APRESENTAÇÃO DE PROPOSTAS DE EVENTOS
A iniciativa de proposição de eventos é facultada aos integrantes do corpo docente, ao
Diretor, Coordenadores de cursos e Coordenadores de Núcleo, aos membros do corpo funcional e
discente da Faculdade. No caso da iniciativa partir de integrante do alunado a proposta deverá,
necessariamente, conter a indicação de um docente que dela será co-responsável e aprovada pelo
coordenador do curso.
A proposta de evento deverá ser apresentada mediante o preenchimento completo dos
formulários específicos e a juntada dos documentos e informações requeridos; sua tramitação e
apreciação têm como requisito o atendimento dos seguintes prazos:
a)
Eventos de baixa complexidade: 21 dias de antecedência;
b)
Eventos de alta complexidade aberto semestralmente.
Atendidos os requisitos formais acima estabelecidos, a proposta de evento deverá ser
encaminhada ao Núcleo de Extensão, que submeterá as propostas recebidas à avaliação
acadêmica e financeira, responsável por proceder a análise das propostas.
A análise das propostas de realização de eventos levará em conta:
a) Atendimento dos prazos de envio do formulário;
b) Preenchimento completo do formulário;
c) Aprovação da proposta pela Direção;
d) Objetivo do evento;
e) Relevância do evento em nível institucional e para o segmento a que se destina;
f) Exeqüibilidade da proposta: existência de infraestrutura (espaço físico, número de
participantes, etc.).
Na hipótese da apresentação de propostas com datas de realização coincidentes, terá sempre
precedência aquela referente aos eventos previstos no calendário oficial da faculdade e a
relevância do evento para a comunidade acadêmica
No caso de aprovação da proposta, sua execução fica condicionada à análise da
viabilidade financeira.
Cabe ao NICE, supervisionar, apoiar e avaliar a execução dos eventos da instituição. O
acompanhamento dos eventos dar-se-á por intermédio da análise do relatório final de atividades,
com a descrição das principais ações desenvolvidas no período.
21
5 REALIZAÇÃO DO EVENTO
A execução do evento proposto e aprovado é responsabilidade de seu coordenador, no
caso de eventos de baixa complexidade, ou de sua Comissão Organizadora, no caso de eventos de
média e de alta complexidade, aos quais incumbem as seguintes atribuições:
a) Fornecer, com a devida antecedência, todas as informações necessárias aos setores de
apoio envolvidos, para a adequada organização e divulgação do evento;
b) Zelar pelo nome da Instituição;
c) Garantir a adequada execução do evento proposto;
d) Observar e fazer observar, na realização das sessões previstas, as normas protocolares
e de cerimonial vigentes na Faculdade;
e) Responsabilizar-se pela guarda e conservação dos bens e equipamentos institucionais
fornecidos durante o período de sua utilização;
f) Executar e responsabilizar-se por todos os atos de natureza acadêmica relacionados
com o desenvolvimento do evento.
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6 PÓS EVENTO
Encerrado o evento, o seu proponente deve encaminhar, ao NICE, um relatório
circunstanciado a respeito das atividades desenvolvidas.
O prazo para o encaminhamento desse relatório é de 30 (trinta) dias, a contar da data de
encerramento do evento, e sua não apresentação inabilita o Coordenador e os demais membros de
sua equipe de coordenação, caso haja, para fins de apresentação de propostas de novos eventos.
23
7 APOIO OPERACIONAL E DIVULGAÇÃO
Por meio do NICE, a Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares
proporciona apoio técnico e operacional aos eventos aprovados na forma estabelecida neste
Manual. Esse apoio consiste em:
a) Garantir a disponibilidade dos espaços institucionais requeridos para a execução do
evento, em condições adequadas de uso;
b) Garantir o fornecimento, em condições de pleno uso e em tempo hábil, dos materiais e
equipamentos requeridos;
c) Providenciar o oferecimento das demais facilidades e serviços previstos e aprovados;
d) Assegurar a divulgação do evento, conjuntamente com a Assessoria de Comunicação,
superintendendo a confecção das peças publicitárias e sua distribuição;
e) Providenciar, junto aos setores competentes, a emissão de passagens, reserva de hotéis,
transporte, etc., quando necessário;
f) Fornecer orientação a respeito das normas protocolares e de cerimonial, sempre que
necessário ou requerido;
g) Registrar a presença de autoridades e elaborar as respectivas nominatas para uso do
mestre de cerimônia, quando for o caso.
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8 ORIENTAÇÕES GERAIS PARA OS ORGANIZADORES
8.1 Apresentação e tramitação da proposta de evento
Elaborada a proposta de realização de evento acadêmico, de acordo com as normas e
orientações contidas neste Manual, ela deve ser encaminhada ao NICE, para início do processo.
Aprovação acadêmica e viabilidade financeira e administrativa.
Deferida, o NICE tomará as medidas necessárias para garantir a disponibilidade dos
recursos de infraestrutura, de equipamentos e demais meios de apoio necessários para a
realização do evento, e acionará a Assessoria de Comunicação para a adoção do plano de
divulgação previsto na proposta.
8.2 Local do evento
Com o intuito de minimizar custos e evitar problemas de deslocamento e montagem de
infraestrutura os eventos, como regra geral, devem utilizar as instalações e facilidades da
Instituição.
Para os eventos de baixa complexidade, e para todos aqueles que não prevêem diferentes
tipos de encontros em sua programação, só será aceita a reserva de um único local, com
capacidade adequada ao volume do público previsto.
8.3 Inscrições
Os organizadores devem fornecer todas as informações necessárias para a formalização
das inscrições dos interessados no evento: data(s), horário(s), local (is), programação, condições
para inscrição, prazos.
Sempre que houver concurso externo para a realização do evento, devem ser informadas a
identidade e a natureza das entidades patrocinadoras. É altamente recomendável que, sempre que
possível, as inscrições sejam realizadas via Internet.
8.4 Solicitações de equipamentos, materiais e serviços
8.4.1 Equipamentos
Discriminar adequadamente o número e as especificações dos equipamentos solicitados
informando, inclusive, o período de utilização, se este for inferior ao da duração do evento.
25
8.4.2 Mesas e cadeiras
Quando necessárias, informar quantidade e especificação de tamanho das mesas.
8.4.3 Registros de imagens
Informar necessidade, tipo de cobertura e fases a serem registradas. O fornecimento desse
serviço é restrito à existência dos recursos necessários na Instituição e à disponibilidade de
agenda do setor responsável.
8.4.4 Coffee break e serviço de mesa
Para o coffee break, informar datas e número estimado de pessoas a serem atendidas, e
observar as seguintes orientações:
I.
O serviço de coffee break não é oferecido no caso de eventos com uma única sessão e com
duração estimada inferior a duas horas;
II.
Nos eventos com duração igual ou superior a duas horas, realizados em um único período
(ou manhã ou tarde ou noite), o coffee-break será oferecido no início da sessão ou no
intervalo, se houver;
III.
Nos eventos realizados em período integral (manhã e tarde), o coffee-break será oferecido
no início ou no intervalo da sessão matinal e no intervalo da sessão da tarde.
O serviço de mesa prevê exclusivamente o fornecimento de água ao(s) palestrante(s) e
demais integrantes da mesa de trabalho do evento.
8.4.5 Materiais e serviços de divulgação
Devem ser minuciosamente descritos e indicadas as quantidades requeridas. Lembrar que,
uma vez aprovada a realização do evento, o (s) responsável (is) devem entrar em contato com o
NICE, para viabilizar junto à Assessoria de Comunicação, como será a execução da campanha de
divulgação do evento, de acordo com a verba disponível para este fim.
8.4.6 Crachás, Pastas, Brindes e Outros Materiais Gráficos
Se necessários, devem ser requeridos com adequada descrição e indicação de quantidade e
destinação. Devem ser discriminados como material de consumo.
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Observe-se que, neste caso e no de materiais e serviços de divulgação, a confecção das
peças deverá obrigatoriamente observar e respeitar as normas de utilização do nome, logotipo e
símbolos da Faculdade
8.4.7 Passagens aéreas e traslados
Devem ser preenchidos os formulários próprios para requisição desses serviços.
8.4.8 Hospedagem e alimentação
Deve ser preenchido o formulário de reserva de hotel. A hospedagem, quando aprovada,
terá como destino um dos hotéis com os quais a faculdade mantém convênio no município de
Governador Valadares. As despesas de hospedagem, quando aprovadas, referem-se às diárias
cobradas pelo estabelecimento hoteleiro e ao café da manhã. Cabe exclusivamente ao hóspede o
pagamento de despesas extras ou imprevisíveis (lavanderia, telefone, frigobar, bebidas,
restaurante, ressarcimento de danos ou prejuízos, etc.).
No caso de despesas de alimentação, quando aprovadas, elas deverão ser pagas na forma
de ressarcimento. Para tanto, deve ser solicitada Nota Fiscal discriminada, em nome da Fundação
Presidente Antônio Carlos, CNPJ 17.080.078/0117-96.
Não serão ressarcidas, em nenhum caso, despesas com bebidas alcoólicas ou de terceiros
não incluídos na autorização prévia.
8.5 Vagas e participantes
Nos eventos com número de vagas fixado, a quantidade de participantes está previamente
definida e limitada. Nos eventos sem estipulação de vagas, o(s) organizador (es) deve(m)
fornecer uma estimativa, a mais objetiva possível, do número esperado de participantes.
8.6 Promotores associados, patrocínios e apoio cultural
No caso de eventos cuja organização e a realização contam com o concurso de outras
instituições, recomenda-se o estabelecimento de um acordo formal que discrimine e fixe, da
forma mais clara possível, os encargos e responsabilidades que cabem a cada uma das partes.
Essa medida é fundamental para evitar problemas ou ônus nas fases de preparação e de
execução do evento, bem como a duplicação de esforços e iniciativas.
27
Para os eventos que contam com patrocínio ou apoio cultural de empresas, ou com
financiamento de agências oficiais de fomento, é indispensável que seu(s) organizador (es)
informe(m) claramente as condições estabelecidas no acordo ou contrato formal de patrocínio,
apoio ou financiamento, para as providências devidas, sobretudo aquelas relativas à confecção do
material promocional e de divulgação.
8.6.1 Patrocínios e apoio cultural
O patrocínio é um investimento que uma empresa faz com o intuito de receber em troca
um retorno institucional ou de marketing, de acordo com o valor aplicado. A captação de recursos
exige conhecimento da linguagem de marketing, familiaridade com a quantificação do valor do
benefício que o projeto proporcionará ao patrocinador e do valor da logomarca que está sendo
apresentada.
A primeira apresentação de um projeto deve ser feita por meio de uma proposta. O projeto
deve ser claro, com solicitações objetivas e informações detalhadas sobre os benefícios da ação
para o patrocinador. As propostas de patrocínio devem ser apresentadas com muita antecedência
uma vez que, como regra, as empresas definem seus investimentos em marketing cultural
anualmente.
Mais simples e mais focado que o patrocínio, o apoio cultural é feito por meio da permuta
de bens e serviços. Por exemplo, resolve-se o problema de hospedagem conseguindo apoio de um
hotel, integral ou com desconto.
AVISO IMPORTANTE
Qualquer acordo de patrocínio, de apoio cultural ou de financiamento que, direta
ou indiretamente, implique em geração de ônus ou de compromisso de qualquer
natureza para a Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares, só
pode ser autorizado, formalizado e assinado pelo Diretor Geral da instituição.
Quaisquer entendimentos ou acordos, por escrito ou não, estabelecidos sem a
interveniência daquelas autoridades, são nulos de pleno direito, podendo dar lugar
a medidas reparadoras de natureza cível.
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8.7 Presença e participação de autoridades
Na organização da proposta de evento deve-se prever e identificar claramente as
autoridades, universitárias e extra universitárias, que serão convidadas para o evento.
Constitui norma protocolar e regra de boa convivência acadêmica o encaminhamento de
convite formal aos integrantes da gestão acadêmica ( Diretor, Vice diretor, Coordenadores), para
os eventos que têm lugar na Instituição.
Usualmente, e sempre na dependência da natureza do evento, a presença desses
convidados limita-se à sessão de abertura do evento, e sua participação a alocuções de
cumprimento e boas vindas.
Para fins de organização do cerimonial recomenda-se que a proposta de evento contenha a
discriminação das autoridades a convidar.
Para autoridades, os convites devem ser encaminhados na forma de correspondência
escrita.
Para fins de organização do cerimonial é requerido que o(s) organizador(es)
comunique(m) ao NICE das autoridades que confirmaram presença até, no máximo, um dia antes
da realização do evento.
8.8 Programação do evento
A programação do evento encaminhada deverá ser a mais completa possível, de acordo
com as informações solicitadas nos formulários próprios.
Nesse sentido é imprescindível que, ao encaminhar sua proposta para análise e aprovação,
o(s) organizador (es) do evento já tenha(m) a programação definitiva estabelecida, bem como
conte(m) com compromisso dos especialistas e profissionais convidados para participar das
mesas e demais atividades previstas.
Nesse quesito, de fundamental importância, são as informações a respeito da qualificação
e das credenciais desses especialistas e profissionais. Devem ser anexados os currículos
resumidos de todos esses convidados, discriminando, pelo menos:
I.
II.
III.
Nome
Naturalidade
Formação universitária: graduado em ____ pela ____ , Mestre em ____ pela ____ ,
Doutor em ____ pela ____ ...
29
IV.
Maior cargo acadêmico ou profissional, atual ou já ocupado. Ex.: professor titular da
Universidade X, ou ex reitor da Universidade Y, ou presidente do Conselho de
Administração do Grupo H, etc.
No caso de profissionais universitários, indicar duas ou três publicações principais, entre as
mais recentes, se for o caso.
8.9 Certificados
Para os profissionais convidados como palestrantes, conferencistas, ou integrantes de
demais tipos de eventos será fornecido, certificado com discriminação de tipo e título de trabalho
realizado, evento no qual foi apresentado e data.
Os dados constantes do certificado expedido reproduzem as informações prestadas pelo(s)
organizador (es) do evento, e só delas depende a sua fidedignidade.
Esse tipo de certificado será encaminhado ao(s) organizador (es) até, no máximo, o final
da participação do convidado.
Para os inscritos em eventos, e que tenham cumprido as exigências de participação, será
expedido Certificado de Participação, assinado pelo Diretor da Faculdade Presidente Antônio
Carlos de Governador Valadares.
Em nenhum caso será admitida a expedição de certificados para eventos que não
prevejam, pelo menos, a apuração de presença.
Como norma institucional, só terão direito a certificados os inscritos que comparecerem a,
no mínimo, 75% (setenta e cinco por cento) das atividades previstas e realizadas.
8.10 Avaliação do evento
Embora não se trate de um item obrigatório sugere-se que, especialmente no caso de
eventos de alta complexidade, seus organizadores, ao final, submetam ao público presente um
questionário de avaliação do encontro, de resposta facultativa. A sistematização e a análise dos
resultados dessa consulta são importantes para o contínuo aperfeiçoamento da organização das
iniciativas institucionais na área de realização de eventos.
O questionário de avaliação (ANEXO II), quando utilizado, deverá ser encaminhado ao
NICE.
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9 FORMULÁRIOS
Nesta parte são apresentados os modelos de formulários utilizados para a proposição de
eventos e solicitação de diferentes tipos de serviços de apoio.
Para uso dos interessados os formulários, em formato de texto (extensão.doc), encontramse disponíveis no endereço: http://www.unipacgv.com.br
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ANEXO II – QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO
QUESTIONÁRIO DE AVALIAÇÃO
É muito importante conhecer sua opinião sobre a organização e o desenvolvimento das atividades
que contaram com sua participação. Sua manifestação em muito contribuirá para que seja
possível o aperfeiçoamento dessa ação universitária de socialização do saber acadêmico
Professor [
]
Aluno [ ]
Curso:_____________________________________________________
Data:
Logística e Infraestrutura
Indicador
Grau de Satisfação
Bom
Regular
Ruim
Comente e/ou enumere aspectos
positivos e/ou negativos que
mereçam destaque
Divulgação
Recepção
Acesso ao Local
Instalações
Equipamentos
Organização Geral
Da Programação
Indicador
Palestrante
Conteúdo dos temas
Carga horária
Dê sua opinião:
Grau de satisfação
Bom
Regular
Ruim
Comente e/ou enumere aspectos
positivos e/ou negativos que
mereçam destaque
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ANEXO III - NOTAS SOBRE O CERIMONIAL E O PROTOCOLO
Cerimonial nada mais é que um conjunto de normas estabelecidas com a finalidade de
ordenar corretamente o desenvolvimento de qualquer ato solene ou comemoração pública que
necessite de formalização, ou seja, procedimentos como disciplina, hierarquia, ordem, elegância,
respeito, bom senso, bom gosto e simplicidade que os profissionais de cerimonial seguem durante
a organização e realização de atos, públicos ou não. Esses procedimentos, quando corretamente
utilizados, possibilitam o alcance do sucesso nos eventos promovidos pelas instituições.
A precedência, conceito com o qual se estabelece e se expressa à estrutura de um Estado,
de uma instituição, ou de um grupo social, constitui a base de um cerimonial.
Em todos os atos e eventos oficiais da Faculdade Presidente Antônio Carlos de
Governador Valadares o Diretor Geral tem precedência sobre todas as demais autoridades, exceto
na presença do Reitor e Vice-reitor. Por essa razão, cabe ao Diretor a presidência de todas as
reuniões a que, por arbítrio ou convide, comparecer.
1 Composição de mesas diretivas
Em cerimônias, sessões solenes e demais eventos universitários, a composição da mesa
diretiva dos trabalhos deve respeitar e refletir a ordem hierárquica.
Sendo assim, em mesas lineares a mais alta autoridade presente senta-se ao centro da
mesa e a preside. A segunda maior autoridade ocupa o lugar imediatamente à direita da
presidência, a terceira maior autoridade ocupa o lugar imediatamente à esquerda da presidência
da mesa. O mesmo esquema deve ser observado até a acomodação da última autoridade na ordem
de precedência.
Na hipótese da solenidade ou evento incluir homenagem a pessoa agraciada ocupa o lugar
reservado para a segunda maior autoridade presente, esta o da terceira, e assim sucessivamente.
Na hipótese de à solenidade ou evento comparecerem autoridades não universitárias, a
segunda maior autoridade universitária presente cede seu lugar apenas no caso da presença de:
I.
II.
Autoridades municipais – Prefeito;
Autoridades de âmbito estadual ou regional: Governador, Vice Governador, Presidente da
Assembléia Legislativa, Presidentes de Tribunais, Comandantes de Regiões Militares;
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III.
Autoridades federais: Ministros de Estado, Presidente da Câmara de Deputados,
Presidente do Senado, Presidentes de Tribunais, Comandantes Militares.
Em mesas não lineares – usualmente em forma de quadrilátero – a primeira maior autoridade
presente ocupa a cabeceira da mesa diretora. A segunda maior autoridade presente senta-se no
primeiro lugar à direita; a terceira no primeiro lugar à esquerda e assim sucessivamente,
obedecida a regra geral de precedência. Na hipótese da presença de homenageados, aplica-se
igualmente a regra estabelecida para a composição das mesas lineares.
Além dessa norma cerimonial básica na composição de mesas diretoras de solenidades e
eventos, devem ser observados alguns preceitos de bom senso.
É altamente recomendável, na organização de mesas diretoras, evitar o excesso de
componentes, cujo número sempre deve ser adequado à importância do evento e, sobretudo, ao
espaço disponível. Em princípio, admitidas exceções em casos muito especiais, não é
recomendável compor mesas com mais de dez integrantes.
Integram a mesa, necessariamente, apenas as principais autoridades universitárias, as
principais autoridades externas, os homenageados e, se for o caso, o responsável principal - ou
responsáveis principais, no caso de parcerias - pela organização do evento acadêmico.
Na hipótese da presença de um número significativo de autoridades e/ou homenageados,
recomenda-se que, em sua maior parte, eles sejam acomodados na(s) cadeiras da(s) primeira(s)
fileira(s) da platéia, as quais deverão ser antecipadamente reservadas.
2 Discursos e saudações
A abertura da solenidade ou evento cabe à maior autoridade presente, e as demais
intervenções são usualmente feitas na ordem inversa de precedência, de modo que o último
discurso cabe à maior autoridade presente ou, se for o caso, à pessoa homenageada.
Como regra de cautela, todo discurso deve ser escrito previamente para evitar excessos de
inspiração e de retórica diante do público O bom discurso deve ser curto, sucinto, sereno e
objetivo. Sua duração deve se orientar pela expectativa que se cria. Um discurso de formatura ou
de paraninfo, por exemplo, pode durar até cerca de cinco minutos, tempo suficiente para que o
orador esgote os assuntos já tradicionais desse tipo de intervenção oral.
35
3 Uso da Bandeira Nacional
A Bandeira Nacional, em todas as apresentações no território nacional, ocupa lugar de
honra, e deverá obedecer às seguintes disposições:
a) Em recinto privativo de autoridade, ficará ao lado direito de sua mesa de trabalho ou em
outro local realçada;
b) Em sala ou salão, por motivo de reuniões, conferências ou solenidades, ficará erguida por
detrás da cadeira da presidência ou do local da tribuna, sempre acima da cabeça do
respectivo ocupante;
c) Içada em mastro ficará no topo. Se figurar juntamente com a bandeira de outra nação será
colocada na mesma altura. Se figurar com bandeiras representativas de instituições civis,
será colocada acima;
d) Utilizada com outras bandeiras de Estados, Municípios, outros países ou empresas,
seguem-se:
Bandeira Nacional e do Estado: Nacional à esquerda e Estado à direita.
O lado direito e esquerdo de um dispositivo é definido sob o ponto de vista de uma pessoa de
frente para o público: no caso de um palco, de frente para a platéia; e no caso de uma
instituição/prédio/praça, de frente para a rua.
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Bandeira Nacional, Estado e Município: Nacional no centro, Estado à direita e Município à
esquerda.
Bandeira Nacional, Estado e Faculdade: Nacional no centro, Estado à direita e Fupac à
esquerda.
Bandeira Nacional, Estado, Município e Fupac: Nacional no centro direita, Estado à direita da
nacional, dividindo as duas o centro, Município à esquerda e Fupac à esquerda, ao lado da
bandeira do Estado.
4 Hino
O Hino Nacional é composto da música de Francisco Manoel da Silva e do poema de
Joaquim Osório Duque Estrada. Abaixo, daremos as principais normas:
 Ao ser executado numa solenidade, o público deve estar de pé, em silêncio, mantendo
uma postura formal em sinal de respeito.
Pelo Parágrafo Único do artigo 30, da Lei nº 5.700, de 01/09/1971, é vedada qualquer outra
forma de saudação ao Hino Nacional que não seja: atitude de respeito, de pé, e em silêncio, sendo
37
os civis, com a cabeça descoberta e os militares em continência, segundo os regulamentos das
respectivas corporações.
 Antigamente, os aplausos eram reservados apenas para quando o hino fosse tocado
por orquestra sinfônica em concerto; hoje, com as gravações, há quem justifique esse
hábito como sinal de amor a Pátria. Pelo Parágrafo Único acima, conclui-se que não se
aplaude o Hino Nacional. O hábito de colocar a mão direita sobre o peito (coração)
durante a execução do Hino Nacional segue o modelo dos Estados Unidos e da França.
 A execução do Hino Nacional só terá início depois que o Presidente do evento
Necessariamente nas solenidades universitárias de outorga de grau, de concessão de
títulos honoríficos e de homenagens, e facultativamente na realização de outros eventos, o Hino
Nacional – e somente ele - deve ser executado logo após a composição da mesa diretora dos
trabalhos. Em nenhum evento ou situação será admitida a apresentação de versões resumidas do
Hino Nacional Brasileiro.
5 Trajes
Nos eventos universitários os representantes da Instituição devem utilizar o traje passeio
completo, compreendendo:
Para mulheres: vestido ou tailleurs de calça ou saia, sandália ou sapato de salto alto em cores
escuras;
Para homens: terno em cores escuras, gravata clara e discreta, e sapato preto.
Nas cerimônias universitárias de outorga de grau e de concessão de títulos honoríficos, a
Faculdade Presidente Antônio Carlos de Governador Valadares adota como regra geral o uso da
pelerine, restringindo o uso das vestes talares apenas para as solenidades de outorga de grau aos
formandos dos cursos de graduação.
Também revestidas de significados simbólicos e indicativas de precedência, as pelerines
utilizadas pelo Reitor ou a sua indicação são de cor branca, e as de uso das demais autoridades
são de cor azul.
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6 Pronomes de tratamento e forma de nominação
São as seguintes as principais formas de tratamento quando da nominação de autoridades
e da referência a elas:
Magnífico Reitor e Vossa Magnificência para:
Reitores de Universidades
Excelentíssimo Senhor (Exmo. Sr.) e Vossa Excelência (V. Exa.) para:
Pró-Reitores
Presidente da República
Vice Presidente da República
Ministros de Estado
Chefe do Estado Maior das Forças Armadas
Chefe do Gabinete Militar da Presidência da República
Chefe do Gabinete Civil da Presidência da República
Consultor Geral da República
Presidentes e Membros das Assembléias Legislativas dos Estados
Governadores de Estado e Vice-Governadores
Prefeitos Municipais
Secretários de Estado
Senadores
Deputados
Procurador Geral da República
Embaixadores e Cônsules
Meritíssimo (MM) e Vossa Excelência (V. Exa.) para:
Juízes do Trabalho, Juízes de Direito e Juízes Eleitorais
Ilustríssimo Senhor (Ilmo. Sr.) e Vossa Senhoria (V.S.ª) para:
Funcionários graduados
Organizações comerciais e industriais
Particulares em geral
Quando do convite para a composição de mesas de direção de trabalhos a forma de nominação
deve ser a seguinte:
Começar pelo [pronome de tratamento] ao que se segue [identificação do cargo] ao
que se segue [maior título acadêmico ou profissional da pessoa em questão, se for
o caso] e concluir pelo [nome da pessoa detentora do cargo].
Exemplos:
Excelentíssimo Senhor Ministro da Justiça da República Federativa do Brasil,
Advogado Fulano de Souza.
Magnífico Reitor da Universidade Universal, Professor Doutor Sicrano da Silva.
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Quando convidados para integrar a mesa diretora pessoas que representam autoridades que não
puderam comparecer, a nominação deve revestir a seguinte forma:
Começar por Em representação, ou Representando [pronome de tratamento] ao
que se segue [identificação do cargo] ao que se segue [maior título profissional ou
acadêmico e nome da autoridade ausente] ao que se segue [cargo e nome do
representante, acompanhado ou não da indicação do status acadêmico ou
profissional).
Exemplos:
Representando o, (ou Em representação ao) Excelentíssimo Senhor Reitor da
Universidade ........, Professor Fulano de Tal, o senhor Pro-Reitor da instituição;
Professor Sicrano da Silva.
Representando o, (ou Em representação ao) ilustríssimo senhor Presidente da
Federação das Indústrias do Estado de Minas Gerais, Engenheiro Fulano de Souza,
o Senhor Vice-Presidente do Centro das Indústrias do Estado de Minas Gerais,
Beltrano de Jesus.
A nominação de demais autoridades, para simples registro oral de presença, dispensa a utilização
de pronomes de tratamento, adotando-se a seguinte forma:
Começar com: Gostaríamos também de assinalar e agradecer a presença das
seguintes autoridades, ao que se segue [nome da pessoa] e concluir com [indicação
do cargo ou função e da organização a qual pertence].
Exemplos:
Beltrana de Araújo, diretora do xxxxxx. Beltrano de Oliveira, diretor do yyyyyyyy.
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Mestre de cerimônias
Ao Mestre de Cerimônias compete conduzir o evento com segurança, do início ao fim,
anunciar o roteiro que foi traçado pelo Cerimonial, em boa postura e com voz firme. É importante
que tenha noções de cerimonial, não seja apenas um locutor.
A função desse profissional é ordenar e orientar a cerimônia. Em determinados tipos de
solenidades é comum usar um casal para conduzir o evento visto que, assim, a dupla poderá
dividir listas de nomes a serem chamados (conferencistas, agraciados, formandos), tornando a
cerimônia mais atraente.
Pode também o mestre de cerimônias elaborar a relação com os nomes das autoridades
presentes, identificar e confeccionar as nominatas com os nomes das autoridades que deverão ser
citadas pelo presidente da solenidade, conferir o som, orientar as recepcionistas quanto à
formação da Mesa, coordenar o serviço de água para Mesa e conduzir a cerimônia com bom
desempenho.
Requisitos necessários ao mestre de cerimônias: memória, habilidade, inspiração,
criatividade, entusiasmo, determinação, observação, teatralização, síntese, ritmo, voz,
vocabulário, expressão corporal, postura, apresentação pessoal, naturalidade e conhecimento.