Orientações para Compra de Acervo Bibliográfico
Chapecó, Março de 2015
1 Compra de Livros
Este manual foi elaborado para orientar as unidades sobre o novo processo de solicitação de
compra de acervo bibliográfico que passará a ser realizado pela Divisão de Compras, bem como auxiliar na
identificação da quantidade adequada de exemplares para cada componente curricular, possibilitando a
obtenção de conceito satisfatório a excelente na avaliação deste critério, durante o processo de
autorização/reconhecimento dos cursos.Desta forma, faz-se necessário definir os seguintes conceitos:
Bibliografia Básica: lista de referências, composta por livros ou documentos catalogados na Biblioteca,
indicados pelo professor como leitura indispensável para a formação do estudante e que possam ser
consultados/emprestados por eles.
Bibliografia Complementar: lista de referências, composta por livros ou documentos catalogados na
Biblioteca, indicados pelo professor como leitura complementar para a formação do estudante e que
possam ser consultados/emprestados por eles.
Ao indicar a bibliografia para um novo componente curricular ou substituir títulos em componentes
curriculares em andamento, deve-se levar em consideração o acervo já existente na Biblioteca. Desta
forma, aconselha-se verificar o que já está catalogado na área do componente curricular, os principais
autores e a quantidade já disponível para empréstimo. De acordo com o instrumento de avaliação,
disponibilizado pelo MEC, a sugestão são três títulos básicos, na proporção de um exemplar a cada 10
estudantes e cinco complementares para pleitear o conceito 3 (de 1 - 5). Por exemplo, para um curso com
entrada de 60 estudantes, no componente curricular “A” seriam necessários:
Bibliografia Básica: 3 títulos básicos com as seguintes quantidades:
•
•
•
Bibliografia 1 – são necessários 6 exemplares
Bibliografia 2 – são necessários 6 exemplares
Bibliografia 3 – são necessários 6 exemplares
Bibliografia complementar: 5 títulos complementares
•
•
•
•
•
Bibliografia 1
Bibliografia 2
Bibliografia 3
Bibliografia 4
Bibliografia 5
Cabe ressaltar que, se este componente curricular for executado em outros cursos, a quantidade de
exemplares necessários aumenta conforme a quantidade de matriculados, somando todos os componentes
curriculares ofertados. Assim, se o componente curricular for ofertado em mais 2 (duas) matrizes
curriculares, cujo número de vagas é 60 (sessenta) para cada componente curricular seriam necessários:
Componente curricular A com 60 matriculados na matriz A, 60 matriculados na matriz B e 60 matriculados
na matriz C = 180 matriculados.
Bibliografia Básica: 3 títulos básicos com as seguintes quantidades:
•
•
Bibliografia 1 – são necessários 18 exemplares
Bibliografia 2 – são necessários 18 exemplares
2
•
Bibliografia 3 – são necessários 18 exemplares
Bibliografia complementar: 5 títulos complementares
•
•
•
•
•
Bibliografia 1
Bibliografia 2
Bibliografia 3
Bibliografia 4
Bibliografia 5
Os Quadros 1 e 2 apresentam, respectivamente, os critérios analisados para obtenção dos
conceitos de 1 a 5 no Indicador da Bibliografia Básica e Bibliografia Complementar de acordo com o
instrumento de avaliação do MEC.
Quadro 1: Conceito e critério de análise do MEC para Bibliografia Básica
Indicador
Livros
bibliografia
(indicador
Conceito
da 1
Critério de análise
Quando o acervo referente aos títulos indicados na bibliografia básica (mínimo de 3
básica
bibliografias) atende aos programas das disciplinas do curso, na proporção de um
de
exemplar para mais de quinze (15) alunos para cada turma e/ou não está
destaque)
informatizado, atualizado e tombado junto ao patrimônio da IES.
2
Quando o acervo referente aos títulos indicados na bibliografia básica (mínimo de 3
bibliografias) atende aos programas das disciplinas do curso, na proporção de um
exemplar para até quinze (15) alunos e não está adequadamente informatizado,
atualizado e tombado junto ao patrimônio da IES.
3
Quando o acervo referente aos títulos indicados na bibliografia básica (mínimo de 3
bibliografias) atende aos programas das disciplinas do curso, em quantidade
suficiente, na proporção de um exemplar para até dez (10) alunos para cada turma, e
está informatizado, atualizado e tombado junto ao patrimônio da IES.
4
Quando o acervo referente aos títulos indicados na bibliografia básica (mínimo de 3
bibliografias) atende aos programas das disciplinas do curso, em quantidade
suficiente, na proporção de um exemplar para até oito (8) alunos para cada turma, e
está informatizado, atualizado e tombado junto ao patrimônio da IES.
5
Quando o acervo referente aos títulos indicados na bibliografia básica (mínimo de 3
bibliografias) atende aos programas das disciplinas do curso, em quantidade
suficiente, na proporção de um exemplar para até seis (6) alunos para cada turma, e
está informatizado, atualizado e tombado junto ao patrimônio da IES.
3
Quadro 2: Conceito e critério de análise do MEC para Bibliografia Básica
Indicador
Livros
Conceito
da 1
Quando o acervo não atende às indicações bibliográficas complementares, referidas
bibliografia
complementar
Critério de análise
os programas das disciplinas.
2
Quando
o
acervo
atende,
insuficientemente,
às
indicações
bibliográficas
complementares, referidas os programas das disciplinas (mínimo de 5 bibliográficas),
referidas nos programas das disciplinas.
3
Quando
o
acervo
atende,
suficientemente,
às
indicações
bibliográficas
complementares, referidas os programas das disciplinas (mínimo de 5 bibliográficas),
referidas nos programas das disciplinas.
4
Quando o acervo atende, plenamente, às indicações bibliográficas complementares,
referidas os programas das disciplinas (mínimo de 5 bibliográficas), referidas nos
programas das disciplinas.
5
Quando
o
acervo
atende,
excelentemente,
às
indicações
bibliográficas
complementares, referidas os programas das disciplinas (mínimo de 5 bibliográficas),
referidas nos programas das disciplinas.
Nos subitens a seguir serão detalhados os procedimentos de solicitação da compra da bibliografia
contemplando:
1. Planejamento;
2. Solicitação de cadastro;
3. Criação da SDCV.
O processo de compra de Periódicos continua no fluxo atual.
1.1
Planejamento
A compra de acervo bibliográfico deverá estar prevista e orçada no PPC do curso.
Anualmente, cada curso de graduação deverá verificar sua necessidade de compra de acervo
bibliográfico, conforme orientações supracitadas e incluir esta demanda no planejamento operacional para o
ano seguinte.
Os cursos deverão prever recursos e criar ação específica para compra de livros e ação específica
para a manutenção de periódicos.
A aprovação das ações de compra de acervo bibliográfico cadastradas no Sistema do Planejamento
é realizada de acordo com a previsão do PPC.
4
1.2
Solicitação de cadastro
A solicitação de compra de acervo bibliográfico poderá ser realizada durante período a ser definido
e comunicado às unidades pela Divisão de Compras.
Caso a obra já tenha sido adquirida através do Sistema de Compras, pode-se iniciar o procedimento
de criação da SDCV detalhado no item 1.3.
Uma simples pesquisa nos itens de compra cadastrados no Sistema de Compras possibilita
identificar se uma obra está cadastrada ou não no sistema.
Caso a obra nunca tenha sido adquirida pelo Sistema de Compras OBC, o responsável pelas
compras na unidade (área, diretoria, setor) deverá preencher o formulário em anexo (Anexo 1) e
encaminhar à Divisão de Compras, no e-mail [email protected] para que esta possa cadastrar
a obra como item de compra no Sistema de Compras. Os dados a serem informados no formulário são:
1. Tipo do material: Informar se o material a ser adquirido é livro, folheto, catálogo, artigo, norma;
2. Título;
3. Autor;
4. Edição: sempre será adquirida a edição mais recente da obra;
5. Ano de publicação;
6. Local: cidade de publicação da obra;
7. Editora: não necessariamente a obra será adquirida da editora indicada;
8. ISBN;
9. Tipo da Bibliografia: Informar se é bibliografia básica ou complementar.
Obs.: para obtenção dos dados necessários para o preenchimento do formulário de obras já catalogadas na
Biblioteca, o solicitante poderá consultar o Sistema Pergamun, através do link Biblioteca, no Portal da
Unochapecó.
A Divisão de Compras efetuará o cadastro de um item de compra para cada obra e
encaminhará o código do item ao responsável pela compra na unidade para criação da SDCV –
Solicitação de Compra Virtual.
1.3
Criação da SDCV
O responsável pela compra de acervo bibliográfico na unidade deverá acessar o Sistema de Compras com
seu usuário e senha e seguir os seguintes passos:
•
•
•
•
1º passo: definir prioridade da compra, que poderá ser Normal ou Alta;
2º passo: definir o tipo da compra, através da seleção de umas das seguintes alternativas:
Compra: utilizado para solicitação de compra da obra;
Orçamento: utilizado para solicitação de orçamento para determinado item. No caso do acervo, o
solicitante, caso não tenha certeza do valor que a demanda de compra de acervo bibliográfico
representa, poderá, antes de solicitar a compra, efetuar a solicitação de um orçamento, para, a
partir dele, definir os títulos e as quantidades a serem solicitadas.
•
3º passo: selecionar a filial para qual a compra deverá ser realizada;
5
•
4º passo: selecionar o item de compra, ou seja, selecionar a obra e cadastrar as informações
complementares sobre o produto no campo “Descrição (Uso Externo)”. As informações cadastradas
neste campo acompanharão a solicitação de cotação e portanto, ficarão visíveis aos fornecedores.
No campo Descrição (Uso externo) será mantido o seguinte texto para visualização dos
fornecedores: “O FORNECEDOR DEVE ENVIAR A EDIÇÃO SOLICITADA OU A MAIS
ATUALIZADA. EM CASO DE DEFEITO DE FABRICAÇÃO NO LIVRO, A TROCA PODERÁ SER
REALIZADA A QUALQUER MOMENTO, INDEPENDENTE DE QUANDO FOI COMPRADO.”
•
5º passo: definir a quantidade de itens a serem adquiridos. Atentar para as orientações sobre
quantidades adequadas para atender os critérios de análise do MEC e pleitear conceito satisfatório
a excelente na avaliação dos cursos, lembrando que, o mínimo são 3 (três) obras básicas por
componente curricular para cada 10 (dez) estudantes para obter o conceito 3.
•
6º passo: cadastrar a data em que o item será utilizado.
A Figura 1 demonstra os campos que deverão ser preenchidos para indicação do item de compra
da SDCV.
Figura 1: Tela do Sistema de Compras, exemplificando a criação da SDCV de compra de acervo bibliográfico.
Definido o item de compra, é necessário ainda, informar:
1. O plano de contas gerencial, contábil e rateio;
2. Comentários (Uso interno): deverá ser indicada se a obra a ser adquirida será bibliografia Básica ou
Complementar;
3. A ação e recurso do planejamento.
Finalizada a criação da SDCV a mesma é avaliada pelos seguintes aprovadores:
6
•
•
•
•
Biblioteca;
Diretoria de Finanças e Contabilidade;
Setor Contábil;
Diretor da unidade.
Se a solicitação for aprovada, inicia-se o procedimento de cotação e seleção do fornecedor. Se a
solicitação de compra for recusada, o processo encerra neste momento.
Quando finalizado o procedimento de cotação e seleção do fornecedor, o Sistema de Compras
verifica se a ação do Sistema do Planejamento dispõe de recursos disponíveis para efetivação da compra:
•
Havendo recursos disponíveis, a solicitação de compra segue para análise final dos aprovadores de
compras e após aprovação, a ordem de compra é emitida e encaminhada ao fornecedor
selecionado;
•
Não havendo recursos disponíveis, o solicitante receberá um e-mail informando que deverá efetuar
o procedimento de Realocação através do Sistema do Planejamento. A SDCV permanecerá
aguardando a finalização do procedimento de realocação. Se a realocação não for aprovada, a
SDCV não será finalizada e o processo encerra neste momento. Se a realocação for aprovada, o
solicitante deverá indicar a SDCV a ser finalizada, no Sistema de Compras,
A Divisão de Almoxarifado acompanhará a entrega das obras na Biblioteca que efetuará a
verificação da integridade do material, a catalogação, o cadastro ou atualização do cadastro das obras e a
distribuição da obra ao local de destino.
Assim que efetuada a entrega na Biblioteca, a Divisão de Almoxarifado encaminhará e-mail a
unidade solicitante informando que o pedido foi recebido e estão sendo realizados os trâmites internos de
conferência e cadastro na Biblioteca.
7
Anexo 1: Formulário para solicitação de cadastro de obra no Sistema de Compras
Solicitação de Cadastro de Acervo Bibliográfico no Sistema de Compras
Tipo de
material
Título
Autor
Edição
Ano
Local
Editora
ISBN
Tipo da
Bibliografia
8