Tutorial utilização PubliELSA – Módulo I (submissão de
dissertação, monografia, tese e artigo)
Funções
O menu à esquerda significa suas funções, que podem ser “Coordenador”, “Comitê de Publicação”,
“Pesquisador”, “Consultor ad hoc”, “Secretaria” e “Autor”. Todos, exceto Secretaria e Consultor ad
hoc tem papel de autor também (vide figura exemplo de um membro do comitê que também é
autor).
Submissão de trabalho
Primeiramente o autor deve efetuar um cadastro e depois utilizar o usuário e senha cadastrados para
acessar o sistema. O usuário e senha são enviados por e-mail juntamente com a confirmação do
cadastro:
Assunto e-mail: Cadastro Efetuado
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Dr(a). [NOME],
Seu cadastro foi efetuado no sistema PubliELSA. Guarde seu usuário e senha para acessos futuros.
Usuário : [USUARIO]
Senha : [SENHA]
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Após o cadastro, o autor deve clicar no link “Submeter trabalho” no menu e digitar os dados
referentes ao trabalho. O usuário recebe uma confirmação por e-mail (a secretaria recebe uma cópia
do e-mail) :
Assunto e-mail: [IDTRABALHO] Confirmação de submissão
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Dr(a). [NOME],
Seu trabalho "[TITULO]" foi submetido com sucesso. O número de identificação é
[IDTRABALHO]. Você deve aguardar um prazo mínimo de 15 dias para finalizar o seu trabalho.
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Ao concluir a submissão, Um aviso é enviado a todos os pesquisadores, que podem acessar o
trabalho para análise. O artigo fica 15 dias para verificação e depois o autor deve concluir a
submissão.
Assunto e-mail de confirmação: [IDTRABALHO] Submissão de trabalho
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Dr(a). [NOME],
Um novo trabalho intitulado "[TITULO]" ([IDTRABALHO]) foi submetido. Durante 15 dias, antes
da submissão final, ficará a disposição dos interessados para, caso desejem, contatar o autor
principal, para conversar sobre a proposta e autores.
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Para editar o trabalho o autor deve clicar em “Editar trabalho”. Após os 15 dias, o link “Submeter
trabalho final” aparece para que o autor possa concluir a submissão (vide figura abaixo).
Assunto e-mail de lembrete ao autor: ([IDTRABALHO]) Finalizar trabalho
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Dr(a). [NOME],
O prazo para consulta e alteração do trabalho "[TITULO]" ([IDTRABALHO]) foi esgotado. Favor
acesse o sistema PubliELSA e finalize a submissão acessando o seu trabalho e clicando em
"Submeter trabalho final".
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Após a submissão, o artigo é encaminhado para a secretaria para verificação dos dados. A secretária
deve clicar no link “Listar artigos pendentes” para localizar o trabalho. Ao abrir o trabalho, a
secretária deve verificá-los e ir até o final da página onde encontra-se uma caixa onde deve-se
digitar as pendências do trabalho para que o autor possa corrigi-las. Clicando em “Enviar”, o
trabalho é enviado ao autor para correção das pendências (ficam gravadas e são enviadas por email). Caso clique em “Sem pendências”, é enviado a todos do Comitê de Publicação.
Assunto e-mail para o autor: Correção pendências
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Dr(a). [NOME],
Seu trabalho "[TITULO]" ([IDTRABALHO]) encontra-se com dados pendentes (vide abaixo).
Favor acesse o sistema PubliELSA para corrigir as informações.
Pendências :
[PENDENCIAS]
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Assunto e-mail para o Comitê de Publicação: Novo trabalho
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Dr(a). [NOME],
Encontra-se disponível para avaliação um novo trabalho: "[TITULO]" ([IDTRABALHO]).
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Avaliação pelo Comitê de Publicação
Após a verificação da secretaria, o artigo é encaminhado a todos os membros do Comitê, deixando
com pareceres pendentes para cada membro no quadro “Avaliações”, com um prazo de 15 dias para
o envio da avaliação. Para enviá-la, o membro do Comitê deve ir ao final do trabalho e encontrará
uma caixa para envio da avaliação.
Assunto e-mail lembrete avaliação: Lembrete avaliação
Corpo do e-mail:
Prezado(a). Dr(a). [NOME]:
Em [DATA] lhe enviamos um convite para avaliação do trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]).
Como ainda não recebemos a avaliação, pedimos que a mesma seja encaminha através do sistema
PubliELSA no prazo máximo de 10 dias. Em caso de indisponibilidade favos nos comunique.
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Para visualizar ou editar uma avaliação já enviada, basta clicar ir até a lista “Avaliações” e clicar em
cima da decisão para abrir uma nova janela com o conteúdo da avaliação. Para editá-la basta clicar
no link “Editar avaliação”, que aparece na nova janela.
Avaliação do coordenador
O coordenador pode indicar novos consultores entre os pesquisadores ELSA, consultores ad hoc,
definir a data prazo para avaliação final (possivelmente data da reunião) e enviar o resultado final
ao autor.
O coordenador pode aumentar o prazo de consultores e autores bastando clicar em cima da data do
prazo e abrirá uma janela para informar a nova data.
Novo consultor (ELSA)
Opção para incluir um consultor entre os pesquisadores ELSA, levando-se em conta que estão précadastrados. Uma janela com uma caixa de busca com as opções de busca por “nome”, “instituição”
ou “especialidades” aparece. Ao buscar o pesquisador, basta clicar em “Enviar pedido para
avaliação” para enviar automaticamente o pedido de parecer.
Assunto e-mail convite avaliação consultor ELSA: Convite avaliação
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Dr(a). [NOME],
Gostaríamos de lhe convidar para avaliar o trabalho "[TITULO]" ([IDTRABALHO]), submetido
para avaliação do Comitê de Publicação ELSA.
Acesse o sistema PubliELSA para enviar sua avaliação em um prazo máximo de 15 dias.
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Novo consultor (ad hoc)
O procedimento para busca de consultor ad hoc é semelhante ao de cima, porém existe a opção de
“Cadastrar consultor ad hoc” para cadastrar um novo consultor caso o mesmo não seja encontrado.
A cada novo pedido de avaliação uma nova senha é enviada ao consultor ad hoc.
Assunto e-mail convite avaliação consultor ad hoc: Convite avaliação
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Dr(a). [NOME],
Gostaríamos de lhe convidar para avaliar o trabalho "[TITULO]" ([IDTRABALHO]), submetido
para avaliação do Comitê de Publicação ELSA.
Acesse o sistema PubliELSA para enviar sua avaliação em um prazo máximo de 15 dias.
Usuário : [USUARIO]
Senha : [SENHA]
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
Definir prazo avaliação
Define uma data para a avaliação final do trabalho. Todos os membros do Comitê são avisados :
Assunto e-mail aviso Comitê: ([IDTRABALHO]) Prazo avaliação definido
Corpo do e-mail:
Prezado(a) membro(a) do Comitê de Publicação:
A data para avaliação final para o trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]), foi definida na data de
[DATA].
[ASSINATURA]
Enviar decisão aos autores
Abre a janela para envio de decisão aos autores. O coordenador deve escolher quais avaliações dos
consultores ficarão disponíveis aos autores. O Comitê recebe um e-mail. O Centro de Dados e o
CDir também recebem o e-mail, em caso de aprovação direta.
Assunto e-mail aviso autor: Decisão Comitê de Publicação
Corpo do e-mail:
Prezado(a) Autor(a):
Encontra-se disponível no sistema PubliELSA a avaliação do Comitê de Publicação, referente a
seu trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]).
Favor reenvie o seu trabalho no prazo de [PRAZO] dias a partir da presente data. (1)
Atenciosamente,
[ASSINATURA]
(1) Apenas em caso de “Aprovação condicional”.
Assunto e-mail aviso Comitê: ([IDTRABALHO]) Decisão final
Corpo do e-mail:
A decisão final do trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]) foi enviada ao autor.
Decisão : [DECISAO]
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[ASSINATURA]
Lembrete consultor
Assunto e-mail lembrete ao consultor: Lembrete avaliação
Corpo do e-mail:
Prezado(a). Dr(a). [NOME]:
Em [DATA] lhe enviamos um convite para avaliação do trabalho [IDTRABALHO] ([TITULO]).
Como ainda não recebemos a avaliação, pedimos que a mesma seja encaminha através do sistema
PubliELSA no prazo máximo de 10 dias. Em caso de indisponibilidade favos nos comunique.
Atenciosamente,
[ASSINATURA]