Quadrem International Ltd
MANUAL DE CADASTRO
1
SUPPLY NETWORK MANAGER (SNM)
Versão
Data da modificação
Modificado por
Comentários
1.0
11/03/2008
Lorena Araújo
Versão Inicial
2.0
14/04/2008
Lorena Araújo
Revisado conforme
solicitação Quadrem
3.0
15/08/2008
Lorena Araújo
Atualizações Supply
Centre
4.0
11/11/2008
Miriã Fernandes
Atualizado conforme
solicitação Quadrem.
5.0
09/03/2009
Ellen Ramos
Revisado conforme
solicitação Quadrem
6,0
28/03/2011
Juliana Rocha
Revisão de processos
2
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Todos os conteúdos deste Manual do Usuário, e também o nome Quadrem, seus logo, marca
e estilo são de propriedade da Quadrem Internacional Ltda ("Quadrem"), e são protegidas sob
marca registrada, cópia e outras leis de propriedades intelectuais de países em todo o
mundo, acordos e outras leis.
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desempenho ou exibição deste documento, no todo ou em parte, ou o software representado
por este documento, sem uma previa autorização expressamente escrita pela Quadrem
Internacional
Lt d a e
estritamente
proibida. Alem disso, algumas marcas e
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propriedades intelectuais aqui presentes, podem ser propriedades de terceiros, e seus
respectivos direitos intelectuais de propriedade em relação a este trabalho também serão
reservados.
O software é planejado pela Quadrem para ser acessado e utilizado somente pelos usuários
registrados no portal da Quadrem. Se você ou sua companhia não são registrados no portal
dos usuários, então não há o direito de acesso e/ou o uso deste Software ou o uso desta
documentação. Como usuário registrado do portal, seu uso do Software e desta
documentação é também regido pelo seu acordo de usuário do portal.
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OBJETIVO
O objetivo deste documento é auxiliar o fornecedor na antecipação do envio das informações
referentes à sua nota fiscal para a área de pré recebimento fiscal da Vale.
As empresas que utilizam este recurso digitam um espelho de sua nota fiscal no portal Supply
Centre e recebem em alguns minutos a resposta da Vale sobre a aprovação de sua nota ou
não.
Em caso de rejeição, o fornecedor é informado sobre o motivo para que providencie a
correção envie sua nota fiscal corrigida. Quando a nota fiscal é aprovada, o fornecedor recebe o
número do RI junto com este aceite, o que garantirá o canal verde na portaria da Vale, pois
todas as notas fiscais das mercadorias que estão sendo entregues já foram pré digitadas e
deram entrada no ERP da Vale com sucesso, garantindo que nenhuma mercadoria será
rejeitada e que o pagamento da nota será realizado uma vez que a nota já consta cadastrada
no sistema do comprador.
Este explicativo manual demonstra como utilizar de todos estes benefícios.
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Conteúdo
1. FATURA..........................................................................................................................................6
2. COMO PROCURAR UM DOCUMENTO .................................................................................................7
3. RESUMO DA FATURA .....................................................................................................................10
3.1. INFORMAÇÕES GERAIS ........................................................................................................11
3.1.1. Informações Gerais (Cabeçalho da Fatura) ....................................................11
3.1.2. Itens da Linha ...........................................................................................13
3.1.3. Total de Impostos .............................................................................................23
3.1.4. Resumo do Valor Total da Fatura .................................................................24
3.2. DESCONTO OU DÉBITO ........................................................................................................25
3.3. INFORMAÇÕES DOS PARTICIPANTES....................................................................................26
3.4. TERMOS DE ENTREGA..........................................................................................................27
3.5. OPÇÕES MULTI-LINHAS ......................................................................................................28
3.6. AVISO ..................................................................................................................................28
3.7. REGISTRO DE ALTERAÇÕES.................................................................................................29
4. IMPRIMINDO A FATURA ..................................................................................................................29
5. SUBMETENDO A FATURA ...............................................................................................................29
6. RESPOSTA DA FATURA..................................................................................................................30
6.1. REMOVER RESPOSTA DA FATURA DA ÁREA DE TRABALHO ................................................32
7. CANCELAMENTO DE FATURA..........................................................................................................34
8. VISUALIZAR FATURA ENVIADA........................................................................................................36
9. ATENDIMENTO QUADREM ..............................................................................................................39
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1. Fatura
O processamento de uma Fatura pode ser efetuado utilizando-se um ou mais pedidos e alterações de
pedidos e suas respectivas linhas. As faturas podem ser criadas a partir de vários Pedidos ou Alterações de
Pedidos, contanto que os Pedidos (ou Alterações) possuam a mesma Moeda, o mesmo Idioma e o mesmo
Comprador. Se algum deles for diferente, o Supply Centre emitirá um aviso e não permitirá que o usuário
prossiga.
Informações adicionais com relação a uma Fatura incluem:
Se uma Fatura for criada a partir de vários pedidos, e for salva, essa fatura será considerada como
uma nova Fatura, mesmo que ela já exista para o mesmo conjunto de pedidos ou para um
subconjunto dos pedidos selecionados para a criação da nova Fatura. A nova Fatura terá o status de
processamento como "Pendente", se tiver sido salva, ou "enviado", se tiver sido submetida;
É possível criar várias Faturas para um único Pedido. Entretanto, só poderá existir uma Fatura ativa
por vez com o status de processamento definido como "Pendente". As Faturas criadas anteriormente no status
de processamento "Pendente" são alteradas para "Substituída" e o documento se torna inativo.
As Faturas com um status igual a "Substituída" só podem ser abertas no modo de visualização;
A validação de uma fatura por parte dos alguns compradores pode ser visualizada no link "Resposta
da Fatura".
Para item de serviço não deverá ser criada INVOICE. A criação deverá ser realizada apenas para itens
de material.
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2. Como Procurar um documento
Na barra de comandos, selecione Procurar e a opção "Document Search".
Apenas os pedidos aceitos podem ter suas faturas criadas no Supply Centre.
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O fornecedor realizará a pesquisa do documento.
- Tipo de Documento: Selecionar Ordem de Compra
- Status: Selecionar Ativo
- Status do Processamento: Selecionar Respondido
- Procurar data inicial: Incluir uma data inicial para pesquisa
- Procurar data final: Incluir uma data final para pesquisa
Após preencher os campos informados, clique no botão Procurar.
1. Realizar o filtro da
pesquisa
2. Clique em
Procurar
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Listarão todos os pedidos conforme a pesquisa.
Para criar uma fatura, o usuário deverá selecionar o pedido e clicar no botão "Fatura".
Lista de
documentos
Clique em
Fatura
A tela Confirmação da Fatura é exibida, relacionando as Informações do Comprador e os itens de linha
que serão faturados. Essa tela permite que o usuário remova da fatura itens de linha não desejados.
Veja abaixo como proceder:
Atenção: Para itens de serviço não deverá ser criada INVOICE. A criação deverá ser realizada Apenas para
itens de material.
3. Para continuar a criação da Fatura, clique no
botão Confirmar Item(s) Marcado(s).
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3. Resumo da Fatura
Após clicar em Continuar será aberta a tela "Resumo da Fatura" que fornece todos os campos que um
usuário pode preencher ou modificar na Fatura do Comprador. As informações contidas no Pedido serão
importadas na Fatura, eliminando a necessidade de inserir novamente informações duplicadas. Para
simplificar as explicações, os exemplos a seguir serão divididos por seção.
Informações gerais
Itens de Linha
Total de Impostos - os
impostos não devem
ser incluídos no
cabeçalho, somente no detalhe do
item.
Resumo do Valor da Fatura.
10
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3.1. Informações Gerais
O campo Informações Gerais traz informações sobre toda a fatura. Os campos com (*) são de preenchimento
obrigatório:
3.1.1. Informações Gerais (Cabeçalho da Fatura)
Veja na tabela abaixo os valores válidos para cada campo do cabeçalho da Fatura
Campo
Forma de
Preenchimento
Número do
Protocolo
da Fatura
Campo de texto
com até 50
caracteres
Data de
Emissão
Data
Propósito
Lista de Valores
Valores
Obrigatório?
Si
m
dd/mm/aaaa.
Origem
Fatura
Número
que
identifica
o
documento de fatura no portal
Quadrem,
sugerido
automaticamente pelo sistema.
Pode ser alterado, pelo fornecedor
para receber o mesmo valor do
campo "Núm Ref Interna". Isso
facilita a identificação da nota fiscal
no Portal Quadrem
Data de emissão conforme consta
na Nota Fiscal impressa.
Tipo de fatura que está sendo
criada. Será sempre "Original".
Fatura
Tipo da Nota Fiscal.
Fatura
Fatura
Si
m
Original
Descrição
Si
m
Este
campo
deve
ser
preenchido pelo fornecedor
com os seguintes códigos, de
acordo com a opção que
consta na NF original:
. NFe - (NOTA FISCAL
ELETRONICA)
Tipo da
Fatura
Lista de Valores
. NF - (NOTA FISCAL MODELO
1 ou 1-A)
. NFF - (NOTA FISCAL-FATURA
MODELO 1 ou 1-A)
. NFS - (NOTA FISCAL DE
SERVIÇO, MODELO 99)
. NFFS - (NOTA FISCAL FATURA
DE SERVIÇO, MODELO 98)
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Si
m
Campo
Núm Ref
Interna
N do Governo /
CFO
P
Forma de
Preenchimento
Valores
Campo de texto
com até 40
caracteres
Campo de texto
com até 04
caracteres
Obrigatório?
Origem
Descrição
Fatura
Número interno de identificação da Nota
Fiscal no fornecedor. Se não possuir,
repetir o número da Nota Fiscal impressa.
Não
Pedido
Código Fiscal de Operação. Este campo é
utilizado para validações do tipo da nota e
cálculo dos impostos. Em caso de mais de
um CFOP por linha de nota fiscal, o CFOP
mais freqüente deverá ser utilizado.
Sim
Pedido
Não
Fatura
Deve ser utilizado o ASN informado no
próprio portal.
Si
m
Fatura
Número da Nota Fiscal. A série informada
neste campo deve ser a mesma que
consta na Nota Fiscal impressa. Deve
conter o número da fatura que será
impresso no documento que acompanha
a mercadoria.
Si
m
Fatura
do fornecedor. Indica se esta é a última
fatura referente ao pedido selecionado.
Si
m
Pedido
Moeda do preço unitário.
Pedido
Sugerido automaticamente pelo Portal.
Pedido
Moeda de pagamento da fatura.
Fatura
O sistema permite a inclusão de anexos,
porém nem todos os compradores estão
preparados para recebê-los. Consulte o
nosso centro de suporte para saber quais
compradores aceitam anexos para este
documento.
Não
Recebe um
valor padrão da
VAL
E
Data de vencimento da fatura
Data de
vencimento da
fatura
Nota de
Embalagem/Nú
mero do aviso
de Embarque
Número de
Referência da
Fatura
Original
Data
dd/mm/aaaa.
Campo de texto
Campo de texto
com até 40
caracteres
Nota Fiscal
(máximo de 14
posições) + "-"
+ Série da Nota
(lista de
valores)
Utilize SEMPRE
a opção "N":
Final Invoice
Campo de texto de
apenas 01 caractere "Y" para sim
É utilizado somente para controle interno
"N" para Não
Moeda da
Fatura
Idioma
Moeda de
Pagamento
Anexos
Campo de texto
com até 03
caracteres
Campo de texto
com até 02
caracteres
Campo de texto
com até 03
caracteres
BRL (Brasil /
Real)
pt (português)
BRL (Brasil /
Real)
Si
m
Arquivo de até 5Mb
Não
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Observações Importantes:
Este documento deve ser obrigatoriamente preenchido no portal, a fatura deverá ser criada imediatamente após a
emissão da Nota, sendo enviado à Vale antes da entrega efetiva do material, caso seja enviada depois a Invoice
pode ser rejeitada pela Vale. Uma vez que este documento é utilizado para conferência na entrada do material e da
Nota Fiscal.
Nesta tela deverão ser preenchidos os campos que serão enviados a Vale.
A Quantidade enviada em cada item deverá ser igual à quantidade faturada na Nota Fiscal.
A Vale poderá rejeitar a Nota Fiscal se o total de itens faturados ultrapassar a quantidade total solicitada na Ordem
de Compra.
Após preencher todos os campos, clique no botão "Salvar" para enviar posteriormente ou em "Submeter" para
enviar à fatura para Vale.
Após "Submeter" a fatura, aparecerá uma tela de confirmação da ação.
3.1.2. Itens da Linha
Este campo mostra as linhas que compõem a fatura, são os itens originados do(s) pedido(s) de compra.
Para editar informações sobre o item e
de seus impostos, clique no
número da linha,
que está em formato de link.
Caso a quantidade faturada seja alterada
diretamente da tela de Itens da Linha, o botão
Atualizar deve ser clicado para que a alteração seja
aplicada à nota fiscal.
Remover Itens de Linha
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1. Clique na caixa ao
lado dos itens de linha a
serem removidos;
2. Clique no botão Remover Itens
marcados;
Adicionar Novo Item
1. Clique no botão
Adicionar Novo Item para adicionar
um novo item à
linha de Fatura.
Para voltar à tela Resumo da
Fatura clique no botão Resumo da
Página.
Para ver o próximo item de linha
da Fatura, clique no botão
Próximo.
Esta área mostra os detalhes da
linha.
Informe aqui os Descontos ou
Débitos por item, caso existam.
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Aqui estão os impostos do item
que devem ser preenchidos.
Valor total do item.
Digite aqui notas do item para comprador. Alguns
compradores só consideram as informações colocadas no nível do
cabeçalho na fatura.
3.1.2.1. Informações do Cliente
Esta área possui todos os detalhes da linha. Os campos já estão preenchidos e tem como base o pedido de
origem. Embora os campos estejam abertos para digitação, somente o campo "Quantidade" deve ser alterado, no
caso de uma entrega parcial. Já o campo "Preço" não deve ser alterado.
NCM - É um campo de oito
dígitos que deve ser preenchido
somente nos casos em que há
incidência de IPI.
Número do fabricante da
peça. Este campo não é
obrigatório.
Campo
Quantidade
da Fatura
Forma de
preenchimento.
Campo
Numérico Até 9
dígitos antes da
virgula e até 6
após a virgula)
Campo
Numérico Até 9
Preço unitário dígitos antes da
virgula e até 6
após a virgula)
Campo
Unidade de
Numérico Até 9
Medida do
dígitos antes da
Preço Unitário virgula e até 6
após a virgula)
Valores
Obrigatório?.
Origem
Descrição
Sim
Fatura
Quantidade atendida para esta linha da
Nota Fiscal.
Fatura
Preço unitário para o item desta linha da
nota fiscal com impostos inclusos conforme
acordado previamente com a empresa
compradora.
Fatura
Unidade de medida da quantidade,
podendo ser identificação interna do
fornecedor ou algum valor da lista de
Si
m
Si
m
códigos padrão.
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Campo
Numérico Até 9
Sim
virgula e até 6
após a virgula)
Código NCM (Nomenclatura Comum do
Mercosul) para o item. Se o código NCM
dígitos antes da
Fatura
informado não for válido ou não estiver
cadastrado nos sistemas legados VALE, o
valor é extraído internamente.
3.1.2.2. Desconto ou Débito
Informe os descontos ou débitos referentes a cada item.
Adicione um novo Desconto
e/ou Débito à linha.
Exclua o(s) item(s)
selecionados.
Clique em "Atualizar" para
atualizar as informações
inseridas.
OBS: A VALE não considerará Desconto ou Débito para Item. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de
atendimento.
Campo
Forma de
preenchimento
Valores
Obrigatório?
Origem
Descrição
Sim
Fatura
Classificação do Débito/Crédito.
Sim
Fatura
Valor do Débito/Crédito.
Sim
Fatura
Código do Débito/crédito.
dd/mm/aaaa
Não
Fatura
dd/mm/aaaa
Não
Fatura
Sim
Fatura
Allowance
Desconto/d
ébito
(Desconto)
Lista de Valores
Charge (Acréscimo)
Valor
Campo Numérico
Até 9 dígitos
antes
da virgula e até 6
após a virgula)
Freight (Frete)
Insurance (Seguro)
Código do
Serviço
Discount (Desconto)
Lista de Valores
Discount-Special
(Desconto Especial)
Data de
Início
Data de
Término
Data
Data
Descrição
Texto
16
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Requerido pelo Portal mas não
é utilizado pela VALE
Requerido pelo Portal mas não
é utilizado pela VALE.
Descrição do desconto/débito.
3.1.2.3. Detalhes do Imposto do Item
Insira os impostos referentes a cada linha da Fatura.
Selecione caso o imposto discriminado já conste no preço
unitário informado.
Campos de preenchimento obrigatório:
Campo
Forma de
preenchimento
Valores
ICM
S
-
ICM
Obrigatório?
Origem
Descrição
Fatura
É o identificador do imposto.
Informe qual imposto está
sendo destacado. Alguns
compradores
aceitam
somente impostos de linha
para itens de material. Como
exemplo, o ICMS e IPI
aplicado ao item devem
estar sempre em nível de
linha.
(SEMPRE
S
INCIDENTE).
ICMS-S
-
ICMS
-
SUBSTITUICAO TRIBUTARIA
(NÂO-INCIDENTE QUANDO
Tipo de
Imposto
Lista de Valores
TIVER DE SER SOMADO AO
TOTAL
INCLUSO
CASOS).
DA
LINHA
NO
S
OU
DEMAIS
IPI - IPI (SEMPRE EXCLUSO)
17
Quadrem International Ltd
Sim
Campo
Forma de
preenchimento
Imposto
Local/
Estado de
Origem
Campo Texto
com 2 caracteres
Valores
Composto
de
segmentos.
identifica
O
a
Obrigatório?
Origem
Descrição
Não
Fatura
Sigla do Estado de Origem
do produto
dois
primeiro
origem
da
mercadoria:
0=nacional
1=estrangeiro
2 = estrangeiro adquirido no
mercado interno.
O segundo define a situação
tributária
do
item
na
legislação do ICMS.
00 - Tributada Integralmente
CSTCód.
Sit. Trib.
Código CST (Código da
Situação
Tributária
Campo Numérico 10 - Tributada e com
com 3 dígitos.
cobrança do ICMS por
Exemplos:
substituição tributária
040
060
140
160
Si
m
20 - Com redução de base
de cálculo
30 - Isenta ou não tributada
e com cobrança do ICMS por
substituição tributária
40 - Isenta
41 - Não tributada
50 - Suspensão
51 - Diferimento
60 - ICMS cobrado
anteriormente por
substituição tributária
70 - Com redução de base
18
Quadrem International Ltd
Fatura
Estadual). Este campo é
obrigatório para ICMS, é
este código que indica o
tipo de incidência do ICMS,
deve
ser
informado
INCLUSIVE em casos de
Isenção de ICMS.
de cálculo e cobrança do
ICMS por substituição
tributária
90 - Outras
Alíquota
Campo Numérico
Até 9 dígitos
antes da virgula e
até 4 após a
virgula)
Campo
Forma de
preenchimento
Base de
Cálculo
Campo Numérico
Até 9 dígitos
antes da virgula e
até 6 após a
Valores
Deve ser 0
Sim
Fatura
Acrescente aqui a alíquota
do imposto informado. Se
for isento de ICMS, informe
alíquota igual a 0 (zero).
Obrigatório?
Origem
Descrição
Sim
Fatura
Valor do item em que será
incidido o imposto. Este
campo pode ser editado,
para poder cumprir os casos
onde o valor tributável não
é o total calculado de
Quantidade
x
Preço
Unitário.
Si
m
Fatura
Valor total do imposto, em
reais, da linha.
virgula)
Valor do
Imposto
Campo Numérico
Até 9 dígitos
antes da virgula e
até 6 após a
virgula))
Deve ser 0
Observações:
- Em hipótese alguma a base de cálculo do ICMS pode ficar sem valor; se não tiver ICMS a calcular, entre com base
de cálculo = 0 (zero).
- Se o ICMS for 'NORMAL' a base de cálculo deverá ser 0 (zero).
- Se o ICMS for 'NÃO SE APLICA' a base de cálculo só poderá ser = 0 (zero).
Utilizando o imposto do item para o preenchimento do CST
Para se adaptar ao Supply Centre, a Vale utiliza a entrada do CST na tabela de impostos do item ao invés da entrada
na linha.
- Se não tiver imposto a calcular, entre com valor do imposto = 0 (zero) e informe o valor do CST.
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Selecione ICMS como
tipo de imposto.
Informe o
faturado.
CST
Informe a alíquota.
O recálculo é feito sempre que um
imposto é incluído.
Se houver redução na base de
cálculo, informe o percentual de
redução sem o caracter "%".
Depois de incluído, a base de
cálculo terá uma subtração desse
percentual. Clique em "Atualizar" na
página "Resumo da Fatura".
OBS.:
Após clicar em Atualizar, o recálculo é feito pelo Supply Centre
20
Quadrem International Ltd
A base de calculo é
preenchida
automaticamente.
Observação: Caso haja o sistema composto de tributação, ou seja, um determinado imposto seja calculado sobre o
valor do produto líquido, mais um imposto já inserido, o sistema oferece a facilidade de "cálculo aplicado". Como
exemplo prático, há um tipo de ICMS que utiliza o valor de IPI como base de cálculo. O exemplo abaixo se refere a
este caso.
Informe a alíquota do
primeiro imposto a incidir.
Informe a alíquota do segundo imposto a incidir.
Repare que a base de cálculo é o valor total da
linha sem impostos.
Clique em "Aplicar" para calcular o novo
valor de base tributável.
21
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Verifique o valor total calculado. Diferente do
valor tributável anterior.
Há casos em que o fornecedor precisa calcular o ICMS baseado na soma de outros dois impostos: IPI e ICMS-S.
Nesse caso, o fornecedor deverá cadastrar primeiro o IPI na primeira coluna e preencher os valores normalmente.
Depois na segunda coluna, ele deve cadastrar o ICMS-S preenchendo-o normalmente mas sem clicar no link
"Aplicar". Na terceira coluna, o fornecedor deverá cadastrar o ICMS, porém, no campo "Base de Cálculo", ele
deverá acrescentar a soma dos valores dos campos "Total do Imposto" da primeira e segunda coluna.
20 + 20 + 200 = 240
+
22
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3.1.2.4. Valor Total do Item
Este campo mostra em detalhes o valor total do item:
3.1.2.5. Total de Impostos do item de linha
Estes 2 quadros mostram os impostos aplicados na fatura no nível da linha e do cabeçalho. O primeiro quadro
apenas mostra o somatório de todos os impostos aplicados em nível de linha. O segundo quadro pode ser
atualizado e se refere aos impostos aplicados em nível de cabeçalho. Os detalhes de cada campo serão explicados
em outra seção.
OBS: A Vale não considerará Impostos para o Cabeçalho. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de
atendimento.
3.1.3. Total de Impostos
Após adicionar os impostos item a item, conferir o total de impostos em Resumo da Fatura
23
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3.1.4. Resumo do Valor Total da Fatura
Este campo deve ser checado antes de enviar a nota fiscal. Ele mostra o valor total da fatura somando o valor de
cada item que a compõe.
Após inserir os dados do item, você deve checar as informações para Submeter a nota fiscal.
Para isso deve retornar ao Resumo da Fatura
Clique no botão
"Resumo da fatura"
para retorna à tela
com Informações
Gerais da Fatura.
Número de Linhas
Número total de linhas que compõem a fatura.
Total de Impostos nos Débitos e Créditos
Total de impostos referentes aos débitos e/ou ao crédito. Não aplicável.
Impostos na Fatura
Somatório de Impostos não Incidentes, ou seja, que não fazem parte do preço unitário.
Total de Impostos Incidentes
Somatório de impostos incidentes na fatura.
Valor do Subtotal
Valor total da fatura, sem impostos não incidentes.
Desconto Total
Desconto total da fatura.
Custo Total
24
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Custo adicional.
Total de Impostos
Valor total de impostos aplicados.
Quantia Atual Paga
Valor a ser (preenchimento não obrigatório).
Valor Total
Valor total, com impostos, descontos e débitos atribuídos.
3.2. Desconto ou Débito
A seção Descontos ou Despesas contém informações relacionadas a descontos e despesas com relação à fatura
inteira. Os códigos de serviço mais utilizados são: Frete (Freight), Seguros (Insurance), Descontos (Discounts) e
Outros (Other Discounts). Execute as etapas a seguir para preencher os dados desta seção:
OBS: A Vale não considerará Desconto ou Débito para o Cabeçalho. Em caso de dúvidas, entre em contato com a
central de atendimento.
Clique em "Adicionar
novo item" para inserir
informações de Desconto
ou débito".
25
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Insira o valor em reais.
Descreva a que se
referem os valores
informados.
Selecione "Allowance" para crédito
e "Charge" para débito
Informe o código de serviço do
desconto ou crédito.
3.3. Informações dos Participantes
A seção Informações dos Participantes contém informações do comprador e do fornecedor. Assim como as
informações referentes a entrega do Pedido e Faturamento.
Caso o CNPJ de faturamento não seja
igual ao CNPJ que consta nas
informações do fornecedor, preencher
aqui
com os dados da filial que
faturou o pedido
26
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3.4. Termos de Entrega
A seção Termos de Entrega fornece informações sobre entrega e transporte no nível de cabeçalho da Fatura em
relação à Fatura inteira. Os itens de linha da fatura não possuem suas próprias informações de transporte.
OBS: Na primeira fase do projeto de Invoice (nota fiscal eletrônica), a Vale não considerará Termos de Entrega para
o Cabeçalho. Em caso de dúvidas, entre em contato com a central de atendimento.
Preencha as informações
relativas ao faturamento. Veja
abaixo:
Caso seja necessário alterar alguma informação de
pagamento, clique no botão "Modificar".
Para editar informações referentes aos termos de
entrega, clique no botão "Modificar".
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3.5. Opções Multi-Linhas
A seção Opções Multi-Linhas, é usada para adicionar ou alterar impostos aplicáveis à nota fiscal.
Caso necessário, selecione também as informações sobre as suas condições de entrega. Ao final, clique em
Atualizar para aplicar as seleções à nota fiscal e retornar à aba Informações Gerais.
Preencha
impostos
aplicáveis.
os
Clique em "Atualizar" para aplicar as
seleções à cotação.
3.6. Aviso
A seção Aviso, é usada para adicionar qualquer aviso para o comprador quando necessário.
Preencha o campo de aviso.
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3.7. Registro de Alterações
A seção Registro de Alterações, é usada para consultar as alterações realizadas na nota
fiscal.
As informações disponíveis nesta seção são: usuário que realizou a ação, data, hora e a ação
tomada.
4. Imprimindo a Fatura
Caso queira imprimira fatura, clique em "Imprimir". Abrirá um arquivo com o resumo da fatura (Para isso, é
necessário ter instalado na máquina o programa Adobe Acrobat Reader).
5. Submetendo a Fatura
Após editar as informações da fatura, clique no botão "Submeter":
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A seguinte mensagem é exibida:
6. Resposta da Fatura
A validação ou não da Fatura eletrônica enviada no portal será informada ao fornecedor através de documentos
disponibilizados no link "Resposta da Fatura", localizado na Área de Trabalho do Supply Centre.
A mercadoria somente pode ser enviada para a Vale após o recebimento do ACEITE da fatura, caso contrário, os
itens entregues serão devolvidos e os custos de devolução, por conta do fornecedor.
Caso a fatura não seja aceita, será enviada uma mensagem com o erro encontrado. O fornecedor deverá analisar o
problema e gerar uma nova fatura no SupplyCentre.
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Clique no botão "Fatura" para gerar
uma nova fatura.
Verifique se a
fatura foi
aceita ou
rejeitada.
Verifique se a resposta da fatura obteve aceite ou rejeição, através do campo "Finalidade". Caso a resposta da
fatura conste como rejeitada, a causa da rejeição deve ser verificada no campo "Observação".
Em alguns casos, a resposta da fatura é recebida como rejeitada, mas no conteúdo do campo observação, consta a
informação de que a fatura está sendo analisada na Vale. Quando isso ocorre, você pode receber outras rejeições
durante a validação na Vale, até que finalmente, você recebe uma resposta de fatura com aceite.
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6.1. Remover Resposta da Fatura da área de trabalho
Para remover a sua resposta da fatura da área de trabalho, siga os procedimentos abaixo:
Clique em "Resp da Fatura".
Após selecionar o link Resposta da Fatura, serão listadas todas as faturas que já foram respondidas.
As respostas com status "Accepted" basta selecioná-las e clicar e remover. Já as que tiverem o status
"NotAccepted" é necessário acessá-las, e no resumo da resposta selecionar o flag "Remover da área de trabalho".
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Selecione o flag para que essa resposta
da fatura seja removida da área de
trabalho.
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7. Cancelamento de Fatura
O cancelamento de uma fatura pode ser usado quando o fornecedor perceber que enviou uma nota fiscal
eletrônica com informações divergentes da nota impressa, mesmo que a resposta da fatura tenha sido processada
com sucesso na Vale.
O cancelamento também pode ser usado quando a nota fiscal impressa tem que ser cancelada pelo próprio
fornecedor antes que a mesma seja enviada para a Vale e seja impressa uma nova nota fiscal para a substituição.
Veja abaixo como cancelar uma nota fiscal:
Na tela de procura por documentos, busque a ordem de compra referente à nota fiscal (invoice) que deseja
cancelar.
Selecione
documento
desejado.
o
Clique
"Fatura".
em
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A tela Confirmação da Fatura é exibida, mas você não precisa selecionar todos os itens. Então selecione pelo menos
um item e clique em "Confirmar" para criar o formulário de cancelamento.
3. Para continuar a criação do cancelamento da
Fatura, clique no botão Confirmar Item(s)
Marcado(s).
1.
No formulário de cancelamento, você deve preencher os campos "Num Ref Fatura Original" e "Data
de Emissão" com os mesmos valores que foram preenchidos na nota fiscal que você deseja cancelar.
2.
No campo "Tipo de Fatura", selecione o valor "Fatura Corrigida".
Nota: Você não precisa preencher mais nenhum campo do cancelamento. Apenas os três citados acima.
3.
Clique em Submeter.
4.
Depois de enviado o cancelamento, você pode criar uma fatura com as informações corretas.
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Após o envio do cancelamento, a Vale pode enviar para o fornecedor, uma notificação via e-mail caso encontre
uma das situações descritas abaixo:
Cancelamento enviado após 30 dias do envio da nf. eletrônica. O fornecedor receberá uma notificação via
e-mail informando que a NF não será cancelada;
Cancelamento enviado com o campo "Num Fatura Original" ou "Data de Emissão" diferente do que foi
informado na fatura enviada. O fornecedor receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi
enviada eletronicamente;
Cancelamento enviado sem que a nota fiscal eletrônica tenha sido enviada anteriormente. O fornecedor
receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi enviada eletronicamente;
Cancelamento enviado para uma nota fiscal que já tenha sido enviada eletronicamente e que também já
tenha sido rejeitada. O fornecedor receberá uma notificação informando que a nota fiscal não foi enviada
eletronicamente.
8. Visualizar Fatura Enviada
Para visualizar suas faturas enviadas à Vale, utilize o menu, "Procurar> Documento Search" ou "Document History
Report".
Selecionando a opção "Documente Search" preencha os campos abaixo:
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"Tipo do Documento" selecione a opção fatura;
"Status do Documento" selecione Ativo;
"Status do processamento" selecione Enviado;
"Nº do documento" insira o n° da Fatura
"Datas de Início/Finalização" data em que o documento foi enviado à Vale. (Opcional)
Após preencher os parâmetros de busca, clique em "Procurar". Será listados os documentos com essas
características.
A outra opção de pesquisa é utilizando o "Documente History Report", para isso preencha o número do documento
com o número do pedido e no tipo de documento selecione a opção "Order". Em seguida, clique em "Gerar
Relatório".
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Após clicar em "Gerar Relatório", o documento será apresentado abaixo:
Clique no número da fatura com status do
processamento sent para visualizá-lo.
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9. Atendimento Quadrem
Em caso de dúvidas não hesite em nos contatar, através da nossa central de atendimento 0800 762 14 34 ou e-mail
para [email protected], de segunda à sexta-feira das 8h às 20h.
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