Universidade Federal Fluminense
Pró-Reitoria de Planejamento
Coordenação de Orçamento e Custos
PROCESSOS DA DIVISÃO DE APOIO TÉCNICO
Niterói, Outubro de 2014
Versão 1.0
DAT/PLOR
12/10/2014
2
Índice
PROCESSOS DA DIVISÃO DE APOIO TÉCNICO ....................................................... 1
1
DAT-PLOR .................................................................................................... 6
1.1 DAT/PLOR .............................................................................................. 7
1.1.1
Elementos do processo ..................................................................... 7
1.1.1.1
ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF ... 7
1.1.1.2
ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM
PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES ...................................................... 7
1.1.1.3
2
ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS ..................................... 8
DAT-PLOR 01 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF ...... 9
2.1 ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS - UFF .................... 10
2.1.1
Elementos do processo ................................................................... 10
2.1.1.1
Receber processo ................................................................ 10
2.1.1.2
Conferir documentos ........................................................... 10
2.1.1.3
Documentação correta? ....................................................... 11
2.1.1.4
Elaborar despacho (documentação incorreta) ......................... 11
2.1.1.5
Encaminhar o processo ao Coordenador ................................ 11
2.1.1.6
Elaborar despacho final ........................................................ 11
2.1.1.7
Atualizar controles internos .................................................. 12
2.1.1.8
Encaminhar processo para a PROPPI ...................................... 12
3 DAT-PLOR 02 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSO AUTOFINANCIÁVEL EM
PARCERIAS COM OUTRAS INSTITUIÇÕES ............................................................ 13
3.1 ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM PARCERIA COM
OUTRAS INSTITUIÇÕES .................................................................................. 14
3.1.1
Elementos do processo ................................................................... 14
3.1.1.1
Receber processo ................................................................ 14
3.1.1.2
Conferir documentos ........................................................... 14
3.1.1.3
Documentação correta? ...................................................... 15
3.1.1.4
Elaborar despacho (documentação incorreta) .......................... 15
3.1.1.5
Existe solicitação de isenção/redução de percentuais? ........... 15
3.1.1.6
Encaminhar processo ao Pró-Reitor ....................................... 15
12/10/2014
3
4
3.1.1.7
Recebimento do processo ..................................................... 16
3.1.1.8
Deferido? ........................................................................... 16
3.1.1.9
Elaborar despacho (indeferimento) ........................................ 16
3.1.1.10
Encaminhar processo ao Coordenador .................................. 16
3.1.1.11
Elaborar despacho final ...................................................... 17
3.1.1.12
Atualizar controle interno ..................................................... 17
3.1.1.13
Encaminhar processo à PROPPI ............................................ 17
DAT-PLOR 03 - ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS ..................................... 18
4.1 ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS ...................................................... 19
4.1.1
Elementos do processo ................................................................... 19
4.1.1.1
Receber processo ................................................................ 19
4.1.1.2
Conferir documentos ........................................................... 19
4.1.1.3
Documentação correta? ....................................................... 20
4.1.1.4
Elaborar despacho (documentação incorreta) .......................... 20
4.1.1.5
Existe solicitação de isenção/redução de percentuais? .............. 20
4.1.1.6
Encaminhar processo ao Pró-Reitor ....................................... 21
4.1.1.7
Recebimento de processo ..................................................... 21
4.1.1.8
Deferido? ........................................................................... 21
4.1.1.9
Elaborar despacho (indeferimento) ........................................ 21
4.1.1.10
Encaminhar processo ao Coordenador .................................. 21
4.1.1.11
Elaborar despacho final ....................................................... 22
4.1.1.12
Atualizar controles internos .................................................. 22
4.1.1.13
Fonte 281? ........................................................................ 22
4.1.1.14
Copiar processo em 2vias .................................................... 23
4.1.1.15
Encaminhar uma via para DO/PLOR ...................................... 23
4.1.1.16
Arquivar uma via ............................................................... 23
12/10/2014
4
4.1.1.17
Encaminhar processo para assinatura do Reitor ...................... 23
12/10/2014
5
1 D AT- P L O R
12/10/2014
6
Versão: 1.0
Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico
1.1
DAT/PLOR
Descrição
Os principais processos realizados pela Divisão de Apoio Técnico da Coordenação de Orçamento e Custos são:
Análise de processos - Cursos Autofinanciáveis UFF;
Análise de processos - Cursos Autofinanciáveis em parceria com outras instituições;
Análise de processos - Projetos.
1.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO
1.1.1.1
ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF
Descrição
Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação
de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do
plano de aplicação de recursos.
Processo
DAT-PLOR 01 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS UFF ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS - UFF
1.1.1.2
ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSOS AUTOFINANCIÁVEIS EM
PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES
Descrição
Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação
de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do
plano de aplicação de recursos.
Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR:
- Convênios (Recursos públicos, Recursos privados)
- Contrato
Processo
DAT-PLOR 02 - ANÁLISE DE PROCESSOS - CURSO AUTOFINANCIÁVEL EM PARCERIAS
COM
OUTRAS
INSTITUIÇÕES
ANÁLISE
DE
PROCESSOS
CURSOS
AUTOFINANCIÁVEIS EM PARCERIA COM OUTRAS INSTITUIÇÕES
12/10/2014
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1.1.1.3
ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS
Descrição
Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos, e tem como
objetivo principal o estudo de viabilidade econômica para implementação de projetos que visem gerar recursos diretamente
arrecadados.
Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR:
- Protocolo de intenções;
- Acordo de cooperação;
- Termo de cooperação;
- Termo de execução descentralizada;
- Convênios (recursos públicos, recursos privados);
- Contrato.
Processo
DAT-PLOR 03 - ANÁLISE DE PROCESSOS - PROJETOS - ANÁLISE DE PROCESSOS PROJETOS
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2 D AT- P L O R 0 1 - A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - C U R S O S
AUTOFINANCIÁVEIS UFF
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Versão: 1.0
Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico
2.1 ANÁLISE
DE
PROCESSOS
CURSOS
AUTOFINANCIÁVEIS
UFF
-
Descrição
Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação
de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do
plano de aplicação de recursos.
2.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO
2.1.1.1
Receber processo
Descrição
Objetivo:
Receber processo e atualizar planilha de controle de processos recebidos.
2.1.1.2
Conferir documentos
Descrição
Objetivo:
Verificar se o processo possui a documentação obrigatória e válida.
Entrada:
Processo recebido.
Descrição das ações:
Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Resolução CUV nº155/06,
abaixo descriminados:
- Plano de trabalho - Art. 5º;
- Edital do curso;
- Aprovações setoriais: da Unidade e do Departamento - Art. 6º e 7º;
- Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa (anexo VI) - Art. 5º;
- Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 13 e 14.
Verificar se a documentação encontra-se corretamente preenchida.
Saída:
Processo analisado.
12/10/2014
10
2.1.1.3
Documentação correta?
Descrição
Dada a conferência de documentos realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para a
atividade 'Elaborar despacho final'.
Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho' será realizada.
Portões
SIM
NÃO
2.1.1.4
Elaborar despacho (documentação incorreta)
Descrição
Objetivo:
Esclarecer à Unidade, em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade.
Entrada:
Análise realizada na atividade anterior.
Descrição das ações:
Elaborar despacho à Unidade, com informações relativas à documentação analisada.
Saída:
Despacho elaborado.
2.1.1.5
Encaminhar o processo ao Coordenador
Descrição
Objetivo:
Encaminhar o processo à Unidade (Coordenador do curso) para ajustes da documentação.
2.1.1.6
Elaborar despacho final
Descrição
Objetivo:
Informar à PROPPI que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido.
Entrada:
Análise realizada na atividade anterior .
Descrição das ações:
Elaborar despacho à PROPPI, com informações relativas à documentação analisada.
12/10/2014
11
Saída:
Despacho elaborado.
2.1.1.7
Atualizar controles internos
Descrição
Objetivo:
Registrar as informações relativas à distribuição dos percentuais de receitas arrecadadas.
Entrada:
Processo analisado.
Descrição das ações:
Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada do processo recebido.
Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo.
Saída:
Planilhas atualizadas e compartilhadas com as demais divisões da PLOR/PLAN.
Planilha de controle de processos.
2.1.1.8
Encaminhar processo para a PROPPI
Descrição
Objetivo:
Encaminhar o processo à PROPPI para homologação do edital.
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3 D AT- P L O R 0 2 - A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - C U R S O
A U T O F I N A N C I Á V E L E M PA R C E R I A S C O M O U T R A S
INSTITUIÇÕES
12/10/2014
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Versão: 1.0
Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico
3.1 ANÁLISE
DE
PROCESSOS
CURSOS
AUTOFINANCIÁVEIS
EM
PARCERIA
COM
OUTRAS
INSTITUIÇÕES
Descrição
Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos para a criação
de novos cursos autofinanciáveis, e tem como objetivo principal a verificação dos documentos necessários e a análise do
plano de aplicação de recursos.
Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR:
- Convênios (Recursos públicos, Recursos privados)
- Contrato
3.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO
3.1.1.1
Receber processo
Descrição
Objetivo:
Receber processo e atualizar planilha de controle de processos recebidos.
3.1.1.2
Conferir documentos
Descrição
Objetivo:
Verificar se o processo possui a documentação obrigatória e válida.
Entrada:
Processo recebido.
Descrição das ações:
Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Resolução CUV nº155/06,
abaixo descriminados:
- Proposta contratual;
- Minuta do instrumento contratual;
- Plano de trabalho - Art. 5º;
- Edital do curso;
- Aprovações setoriais: Unidade e Departamento - Art. 6º e 7º;
- Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa - Art. 5º;
- Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 13 e 14.
Verificar se a documentação encontra-se corretamente preenchida.
Saída:
12/10/2014
14
Processo analisado.
3.1.1.3
Documentação correta?
Descrição
Dada a conferência dos documentos, realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para
avaliação da existência de solicitação de isenção/redução de percentuais.
Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho (documentação incorreta)' será realizada.
Portões
NÃO
SIM
3.1.1.4
Elaborar despacho (documentação incorreta)
Descrição
Objetivo:
Esclarecer à Unidade em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade.
Entrada:
Análise realizada na atividade anterior.
Descrição das ações:
Elaborar despacho à Unidade, com informações relativas à documentação analisada.
Saída:
Despacho elaborado.
3.1.1.5
Existe solicitação de isenção/redução de percentuais?
Descrição
Se a documentação do processo contiver o formulário de solicitação de isenção/redução de percentuais, segue-se para a
atividade 'Encaminhar processo ao Pró-Reitor'.
Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'.
Portões
NÃO
SIM
3.1.1.6
Encaminhar processo ao Pró-Reitor
Descrição
12/10/2014
15
Objetivo:
Encaminhar o processo ao Pró-Reitor.
3.1.1.7
Recebimento do processo
Descrição
Recebimento de processo após avaliação do Pró-Reitor.
3.1.1.8
Deferido?
Descrição
Se a solicitação de isenção/redução de percentuais for deferida pelo Pró-Reitor, segue-se para a atividade 'Elaborar
despacho final'.
Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho (indeferimento)'.
Portões
SIM
NÃO
3.1.1.9
Elaborar despacho (indeferimento)
Descrição
Objetivo:
Esclarecer à Unidade em relação à definição do Pró-Reitor, quanto à solicitação de isenção/redução de percentuais da
UFF.
Entrada:
Processo contendo o parecer do Pró-Reitor.
Descrição das ações:
Elaborar despacho à Unidade, solicitando ajustes no plano de trabalho e o formulário de manifestação, conforme
percentuais contidos no parecer do Pró-Reitor.
Saída:
Despacho elaborado.
3.1.1.10
Encaminhar processo ao Coordenador
Descrição
Objetivo:
Encaminhar o processo à Unidade (Coordenador do curso) para ajustes da documentação.
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3.1.1.11
Elaborar despacho final
Descrição
Objetivo:
Informar à PROPPI que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido e que a
solicitação de isenção/redução de percentuais foi deferida.
Entrada:
Processo recebido do Pró-Reitor.
Descrição das ações:
Elaborar despacho à PROPPI com as informações relativas à documentação analisada e as informações pertinentes a
solicitação de isenção/redução de percentuais, salientando as observações apontadas na análise dos documentos.
Saída:
Despacho elaborado.
3.1.1.12
Atualizar controle interno
Descrição
Objetivo:
Registrar as informações relativas à distribuição dos percentuais de receitas arrecadadas.
Entrada:
Processo analisado.
Descrição das ações:
Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada no processo recebido.
Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo.
Saída:
Planilhas atualizadas e compartilhadas com as demais divisões da PLOR/PLAN.
Planilha de controle de processos.
3.1.1.13
Encaminhar processo à PROPPI
Descrição
Objetivo:
Encaminhar o processo à PROPPI para homologação do Edital.
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4 D AT- P L O R 0 3 - A N Á L I S E D E P R O C E S S O S - P R O J E T O S
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Versão: 1.0
Autor: DAT/PLOR - Divisão de Apoio Técnico
4.1 ANÁLISE
PROJETOS
DE
PROCESSOS
-
Descrição
Este processo refere-se às atividades realizadas pela DAT/PLOR, em relação aos processos administrativos, e tem como
objetivo principal o estudo de viabilidade econômica para implementação de projetos que visem gerar recursos diretamente
arrecadados.
Instrumentos contratuais analisados pela DAT/PLOR:
- Protocolo de intenções;
- Acordo de cooperação;
- Termo de cooperação;
- Termo de execução descentralizada;
- Convênios (recursos públicos, recursos privados);
- Contrato.
4.1.1 ELEMENTOS DO PROCESSO
4.1.1.1
Receber processo
Descrição
Objetivo:
Receber processo e atualizar planilha de controle de processos recebidos.
4.1.1.2
Conferir documentos
Descrição
Objetivo:
Verificar se o processo possui a documentação obrigatória e válida.
Entrada:
Processo recebido.
Descrição das ações:
Verificar se o processo contém os seguintes documentos obrigatórios, conforme os artigos da Norma de Serviço Nº
626/2012, abaixo descriminados:
- Proposta comercial - Art.3º;
- Minuta do instrumento contratual - Art.3º;
- Plano de trabalho - Art.3º;
- Aprovações setoriais: Unidade e Departamento - Art. 6º;
- Termo de concessão de bolsa e aceitação de auxílio bolsa - Art. 3º e 11;
- Formulário de manifestação (somente se houver pedido de isenção/redução dos percentuais da UFF) - Art. 4º.
Verificar se a documentação encontra-se corretamente preenchida.
Saída:
Processo analisado.
12/10/2014
19
4.1.1.3
Documentação correta?
Descrição
Dada a conferência dos documentos, realizada na atividade anterior, caso os documentos estejam corretos, segue-se para
a avaliação da existência de solicitação de isenção/redução de percentuais.
Caso contrário, a atividade 'Elaborar despacho (documentação incorreta)' será realizada.
Portões
SIM
NÃO
4.1.1.4
Elaborar despacho (documentação incorreta)
Descrição
Objetivo:
Esclarecer à Unidade em relação à documentação faltante e/ou que não se encontra em conformidade.
Entrada:
Análise realizada na atividade anterior.
Descrição das ações:
Elaborar despacho à Unidade, com informações relativas à documentação analisada.
Saída:
Despacho elaborado.
4.1.1.5
Existe solicitação de isenção/redução de percentuais?
Descrição
Se a documentação do processo contiver o formulário de solicitação de isenção/redução de percentuais, segue-se para a
atividade 'Encaminhar processo ao Pró-Reitor'.
Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho final'.
Portões
SIM
NÃO
12/10/2014
20
4.1.1.6
Encaminhar processo ao Pró-Reitor
Descrição
Objetivo:
Encaminhar o processo ao Pró-Reitor para decisão sobre solicitação de isenção/redução de percentuais.
4.1.1.7
Recebimento de processo
Descrição
Recebimento de processo após avaliação do Pró-Reitor.
4.1.1.8
Deferido?
Descrição
Se a solicitação de isenção/redução de percentuais for deferida pelo Pró-Reitor, segue-se para a atividade 'Elaborar
despacho final'.
Caso contrário, segue-se para a atividade 'Elaborar despacho (indeferimento)'.
Portões
NÃO
SIM
4.1.1.9
Elaborar despacho (indeferimento)
Descrição
Objetivo:
Esclarecer à Unidade, em relação à definição do Pró-Reitor, quanto à solicitação de isenção/redução de percentuais da
UFF.
Entrada:
Processo contendo o parecer do Pró-Reitor.
Descrição das ações:
Elaborar o despacho, para enviar à Unidade, solicitando ajustes no plano de trabalho e o formulário de manifestação,
conforme percentuais contidos no parecer do Pró-Reitor.
Saída:
Despacho elaborado.
4.1.1.10
Encaminhar processo ao Coordenador
Descrição
Objetivo:
Encaminhar o processo à Unidade (Coordenador do curso) para ajustes da documentação.
12/10/2014
21
4.1.1.11
Elaborar despacho final
Descrição
Objetivo:
Informar à SAPT/CAD que os documentos que compõem o processo encontram-se em conformidade com o exigido e que a
solicitação de isenção/redução de percentuais foi deferida.
Entrada:
Processo recebido do Pró-Reitor.
Descrição das ações:
Elaborar despacho à SAPT/CAD, com informações relativas à documentação analisada e informações sobre a solicitação
de isenção/redução de percentuais, salientando as observações apontadas na análise de documentos.
Saída:
Despacho elaborado.
4.1.1.12
Atualizar controles internos
Descrição
Objetivo:
Registrar as informações relativas à distribuição de percentuais de receitas arrecadadas.
Entrada:
Processo analisado.
Descrição das ações:
Alimentar as planilhas com as informações presentes na documentação analisada no processo recebido.
Atualizar planilha de controle de processos, com a saída do processo.
Saída:
Planilhas atualizadas e compartilhadas com as demais divisões da PLOR/PLAN.
Planilha de controle de processos.
4.1.1.13
Fonte 281?
Descrição
Se a fonte do convênio presente na documentação do processo for a fonte 281 (convênio com órgãos públicos), segue-se
para a atividade 'Copiar processo em 2vias'.
Caso contrário, segue-se para a atividade 'Encaminhar processo para a assinatura do Reitor'.
Portões
12/10/2014
22
SIM
NÃO
4.1.1.14
Copiar processo em 2vias
Descrição
Objetivo:
Manter em arquivo físico cópias de documentos de partes relevantes do processo.
Entrada:
Processo com despacho final e fonte 281.
Descrição das ações:
Separar documentos relevantes e copiá-los em duas vias.
Saída:
Cópias realizadas.
4.1.1.15
Encaminhar uma via para DO/PLOR
Descrição
Objetivo:
Uma via do processo copiado será enviada à DO/PLOR.
4.1.1.16
Arquivar uma via
Descrição
Objetivo:
Arquivar uma via no DAT/PLOR para fins de controle.
4.1.1.17
Encaminhar processo para assinatura do Reitor
Descrição
Objetivo:
Encaminhar o processo à SAPT/CAD para assinatura do Reitor.
12/10/2014
23